Tái cấu trúc doanh nghiệp
Tái lập hay tái cấu trúc?
"Cần phải tái cấu trúc thôi!”, “Cần phải tái lập thôi!” - đó là những câu mà nhiều lãnh
đạo doanh nghiệp và cả nhân viên thường thốt lên trong thời gian gần đây khi gặp những
khó khăn, trở ngại trong công tác quản lý, điều hành hoặc khi hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp gặp phải những khó khăn, đình trệ.
“Tái cấu trúc” (Restructuring) và “Tái lập” (Re-engineering/Recreating) được nhiều
người hiểu một cách chung chung là quá trình thực hiện những thay đổi căn bản trong
doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Đôi khi, những từ này được hiểu lẫn lộn với nhau và bản thân từng từ cũng có rất nhiều
cách hiểu khác nhau, dẫn đến khi thực hiện, do cách làm khác nhau, kết quả đem lại khác
nhau, tạo ra những cuộc tranh luận bất tận giữa các chuyên gia.
Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin chia sẻ quan điểm và cách nhìn rõ hơn về các cụm
từ đang là “mốt thời thượng” này.
“Restructuring” (thường được dịch là “tái cấu trúc”) là quá trình tổ chức (re-organize),
sắp xếp lại doanh nghiệp nhằm tạo ra “trạng thái” tốt hơn cho doanh nghiệp để thực hiện
những mục tiêu đề ra.
Mục tiêu chung của tái cấu trúc là đạt được một “thể trạng tốt hơn” cho doanh nghiệp để
doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn dựa trên những nền tảng về sứ mệnh, tầm nhìn,
định hướng chiến lược sẵn có của doanh nghiệp. Tuy vậy, trong nhiều trường hợp, tái cấu
trúc có thể chỉ nhằm mục tiêu đạt được sự “cải thiện vận hành” ở một mảng nào đó trong
tổ chức, doanh nghiệp.
Một chương trình tái cấu trúc toàn diện sẽ bao trùm hầu hết các lĩnh vực như cơ cấu tổ
chức, nguồn nhân lực, cơ chế quản lý, điều hành; các hoạt động và các quá trình; các
nguồn lực khác của doanh nghiệp. Tái cấu trúc cũng có thể được triển khai “cục bộ” tại
một hay nhiều mảng của doanh nghiệp (tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất…) nhằm
đạt mục tiêu là nâng cao “thể trạng” của bộ phận đó.
“Re-engineering” (được một số người dịch là “tái lập”) là quá trình thiết kế lại (redesign)
tận gốc các quá trình (processes) trong doanh nghiệp, đặc biệt là các quá trình kinh doanh
(business processes) nhằm giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Mục tiêu của “re-
engineering” là tạo ra những quy trình được thiết kế lại tốt hơn, giúp doanh nghiệp hoạt
động hiệu quả hơn, cũng dựa trên những nền tảng về sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng
chiến lược sẵn có của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi nói đến khái niệm “recreating” (đây mới đúng nghĩa là “tái lập”) thì mọi
việc trở thành khác đi. Một quá trình tái lập đúng nghĩa và trọn vẹn phải bao gồm ít nhất
ba bước chính sau:
• Tư duy lại (Rethinking)
• Thiết kế lại (Redesigning)
• Xây dựng lại (Rebuilding)
Tư duy lại là “suy gẫm” lại về môi trường, thị trường và doanh nghiệp.
Môi trường là môi trường mà doanh nghiệp đang tồn tại hoặc sẽ hướng đến, bao gồm các
yếu tố vĩ mô như chính trị, pháp lý, kinh tế, xã hội, công nghệ… Thị trường là thị trường
mà doanh nghiệp đang hoạt động, bao gồm dung lượng của thị trường, mức tăng trưởng,
xu hướng tiêu dùng, phân khúc thị trường và thị trường mục tiêu, các tác lực ảnh hưởng
(sản phẩm thay thế, đối thủ tiềm năng và hiện tại, sức ép từ khách hàng, sức ép từ nhà
cung cấp…), thương hiệu, hệ thống phân phối… Doanh nghiệp là chính bản thân doanh
nghiệp, bao gồm cơ cấu tổ chức, hệ thống quản trị, các nguồn lực, hoạt động, quá trình…
Khi “tư duy lại”, chúng ta cần thu thập và phân tích rất kỹ những thông tin của môi
trường bên ngoài và bên trong doanh nghiệp để có những giải pháp tốt nhất cho doanh
nghiệp. Kết quả của “tư duy lại” có thể là một trong các phương án sau:
• Tiếp tục các bước tiếp theo, tức thiết kế lại, xây dựng lại;
• Chuyển đổi ngành nghề, loại hình hoạt động;
• Án binh bất động - tạm thời chưa làm gì;
• Tái cấu trúc (restructuring);
• Rút lui từng phần hay toàn bộ (exit strategy)
“Thiết kế lại” là “vẽ” lại toàn bộ bức tranh tổng thể và chi tiết về doanh nghiệp, đi từ triết
lý kinh doanh, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các chuẩn mực đạo đức, chuẩn mực
hành vi, văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu, định hướng chiến lược, chiến lược công ty…
cho đến cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý điều hành, các hoạt động, quá trình, các nguồn
lực….
“Thiết kế lại” là để cho ra đời một “bản vẽ kiến trúc” mới ưu việt hơn cho tòa nhà doanh
nghiệp dựa trên cơ sở những phân tích có được trong quá trình “tư duy lại” ở trên.
“Xây dựng lại” là xây dựng lại tòa nhà doanh nghiệp theo đúng thiết kế mới đã lập. Đây
là một quá trình lâu dài và gian khổ, đòi hỏi sự cam kết từ phía lãnh đạo doanh nghiệp
cũng như sự nỗ lực và quyết tâm cao của toàn thể cán bộ, nhân viên. Kết quả của quá
trình “xây dựng lại” phụ thuộc rất nhiều vào “vật liệu”, “trang thiết bị” xây lắp, con
người, “phương pháp thi công”… Vì vậy, nhiệm vụ này đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng
bộ giữa các phòng, ban, bộ phận và cần có những con người am hiểu cách thức xây dựng
theo cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng.
Như vậy, có thể nói “tái cấu trúc” là một phần của quá trình tái lập, chủ yếu chỉ đi vào
mục tiêu “nâng cao thể trạng” của doanh nghiệp trên nền tảng hiện có, trong khi đầu ra
của tái lập là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp, bao gồm đích đúng, con đường đúng,
phương tiện đúng dựa trên một nền tảng có thể hoàn toàn mới.
Tương tự như việc “tái cấu trúc” một khách sạn chỉ là chỉnh trang, sơn sửa lại phòng ốc,
bổ sung, thay các trang thiết bị, huấn luyện, đào tạo lại nhân viên hoặc thay đổi người, cải
tiến cung cách phục vụ… để kinh doanh tốt hơn. Trong khi đó “tái lập” một khách sạn có
thể dẫn đến việc chuyển đổi công năng (ví dụ thành cao ốc văn phòng, làm trung tâm dạy
ngoại ngữ), hoặc chỉ đơn giản là bán nó đi để làm việc khác.
Vì sao tái cấu trúc thất bại?
Có doanh nghiệp với doanh số cả ngàn tỉ đồng, quy mô nhân viên trên ngàn người suốt
mấy năm qua đã “loay hoay” mãi với chuyện tái cấu trúc. Doanh nghiệp đã không tiếc
tiền thuê một công ty tư vấn về để khởi xướng và dẫn dắt quá trình tái cấu trúc.
Họ bắt đầu bằng việc vẽ lại sơ đồ tổ chức, viết lại quy chế tổ chức hoạt động của các
phòng/ban, viết các bản mô tả công việc; rồi soạn thảo các quy trình làm việc và hoàn
thành một bộ tài liệu đồ sộ với đầy đủ các “hướng dẫn”, “quy trình”, “quy phạm”… được
đóng thành tập dày. Bộ tài liệu đã được chuyển giao cho lãnh đạo doanh nghiệp một cách
trang trọng trong một buổi lễ hoành tráng với sự tham gia của nhiều quản lý cấp cao và
cấp trung.
Tiếp theo đó, chủ doanh nghiệp cũng đã bỏ không ít tiền cho các công ty “săn đầu người”
để chiêu dụ nhân tài về nhằm thay thế, “nâng cấp” bộ máy nhân sự cho phù hợp với sơ đồ
tổ chức mới, chức năng, nhiệm vụ mới và những bản mô tả công việc mới. Toàn bộ quá
trình viết lách, soạn thảo, hiệu chỉnh, hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu mất cả
năm trời. Công tác tuyển dụng, tái bố trí, thuyên chuyển, thay thế người… cũng kéo dài
suốt năm.
Thế nhưng chỉ sau chưa đầy nửa năm, bộ tài liệu hầu như đã bị “xếp xó”, không mấy ai
quan tâm sử dụng. Các “nhân tài” mới thì lần lượt ra đi, không hẹn ngày về, doanh
