Tài liệu Quản trị học - Chương 5

Chia sẻ: Little Duck | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

175
lượt xem 50
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương V. CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN Chức năng điều khiển là một chức năng chung của quản trị liên quan đến hoạt động hướng dẫn, đôn đốc, động viên, khuyến khích những người thuộc quyền thực hiện các quyết định của mình nhằm đạt đến mục tiêu của tổ chức. Như vậy, muốn thực hiện được các hoạt động nêu trên người lãnh đạo phải có quyền lực thực sự mới có thể điều khiển người khác được. Quyền lực ở đâu mà có? Hiện đang còn có nhiều ý kiến khác nhau về quyền lực quản trị. I. LÝ THUYẾT...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu Quản trị học - Chương 5

Chöông V. CHÖÙC NAÊNG ÑIEÀU KHIEÅN Chöùc naêng ñieàu khieån laø moät chöùc naêng chung cuûa quaûn trò lieân quan ñeán hoaït ñoäng höôùng daãn, ñoân ñoác, ñoäng vieân, khuyeán khích nhöõng ngöôøi thuoäc quyeàn thöïc hieän caùc quyeát ñònh cuûa mình nhaèm ñaït ñeán muïc tieâu cuûa toå chöùc. Nhö vaäy, muoán thöïc hieän ñöôïc caùc hoaït ñoäng neâu treân ngöôøi laõnh ñaïo phaûi coù quyeàn löïc thöïc söï môùi coù theå ñieàu khieån ngöôøi khaùc ñöôïc. Quyeàn löïc ôû ñaâu maø coù? Hieän ñang coøn coù nhieàu yù kieán khaùc nhau veà quyeàn löïc quaûn trò. I. LYÙ THUYEÁT VEÀ QUYEÀN LÖÏC QUAÛN TRÒ 1. Khaùi nieäm veà quyeàn löïc quaûn trò - Theo Giaùo sö John Frennch vaø Bertram Ravew, ngöôøi Myõ thì quyeàn löïc quaûn trò laø “Söï sai khieán vaø kieåm soaùt maø moät nhaø quaûn trò coù ñöôïc vaø haønh xöû treân ngöôøi khaùc”. - Theo Giaùo sö Vuõ theá Phuù “Quyeàn löïc trong toå chöùc tröôùc heát theå hieän quyeàn ra quyeát ñònh hay ñöa ra caùc chæ thò. Quyeàn haønh chính laø naêng löïc cho pheùp chuùng ta yeâu caàu caáp döôùi phaûi haønh ñoäng theo söï chæ ñaïo cuûa mình”. - Theo TS. Buøi Duy Huaân “Quyeàn haønh laø naêng löïc quyeát ñònh, chæ huy, cöôõng böùc, khen thöôûng, tröøng phaït hay ra leänh ñoái vôùi thuoäc caáp vaø troâng ñôïi söï tieán haønh cuûa hoï”. Töø caùc khaùi nieâïm treân chuùng ta ruùt ra caùc ñaëc ñieåm chung cuûa quyeàn löïc: a. Ñaëc ñieåm 1: Nhaø quaûn trò söû duïng quyeàn löïc nhö coâng cuï ñeå thöïc hieän caùc chöùc naêng cuûa mình. Thaät vaäy, duø baát ôû ñaâu, baát cöù loaïi toå chöùc naøo ngöôøi quaûn trò ñeàu phaûi söû duïng “Quyeàn” cuûa mình ñeå chæ baûo, ñoân ñoác, ñoäng vieân khuyeán khích, baét buoäc, thuùc eùp, … ngöôøi khaùc laøm theo caùc quyeát ñònh cuûa mình. Tuy nhieân khoâng phaûi baát cöù moät meänh leänh naøo cuûa ngöôøi quaûn trò truyeàn ñi cuõng ñöôïc caáp döôùi chaáp haønh nghieâm chænh, chính vì vaäy maø coù ñaëc ñieåm thöù 2. b. Ñaëc ñieåm 2: Tính gaén boù göõa caùc thaønh vieân trong toå chöùc. Ñöôïc theå hieän moái quan heä quyeàn löïc, traùch nhieäm cuûa caùc beân trong quaù trình thöïc hieän caùc muïc tieâu chung cuûa toå chöùc. Moái quan heä töông taùc gaén boù giöõa caùc beân trong toå chöùc ñaûm baûo cho quyeàn löïc ñöôïc thöïc thi moät caùch nghieâm tuùc, trieät ñeå. Chaát keo keát dính caùc thaønh vieân trong taäp theå thì coù nhieàu, nhöng tröôùc heát phaûi keå tôùi laø “Vaên hoùa cuûa toå chöùc” maø ngöôøi quaûn trò taïo laäp chuùng trong nhieàu naêm thaùng. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
2. Lyù thuyeát veà quyeàn löïc quaûn trò Hieän coøn coù nhieàu lyù thuyeát veà löïc quaûn trò khaùc nhau vì coù nhieàu caùch tieáp caän veà quyeàn löïc quaûn trò khoâng gioáng nhau. Tuy nhieân lyù thuyeát quyeàn löïc veà quyeàn löïc quaûn trò tieáp caän töø nguoàn goác phaùt sinh ra chuùng ñang ñöôïc nhieàu ngöôøi uûng hoä vì noù coù tính thöïc tieãn cao. Sau ñaây laø noäi dung chuû yeáu veà quyeàn löïc quaûn trò theo caùch tieáp caän naøy. a. Quyeàn löïc chính thöùc. Laø quyeàn löïc phaùt sinh töø chöùc vuï maø caáp treân quyeát ñònh chính thöùc, caùc thaønh vieân trong taäp theå phaûi toân phuïc. Vì vaäy, neáu anh ta coù chöùc vuï caøng cao thì quyeàn löïc caøng lôùn, ngöôïc laïi chöùc vuï caøng nhoû thì quyeàn löïc caøng thaáp vaø khi khoâng coøn chöùc vuï naøo thì quyeàn löïc chính thöùc cuõng seõ khoâng coøn nöõa. Tuy nhieân, ñaây môùi chæ laø ñieàu kieän caàn nhöng chöa ñuû ñeå nhaø quaûn trò thöïc hieän ñaày ñuû caùc chöùc naêng cuûa mình hay noùi caùch khaùc ñaây môùi chæ coù “Quyeàn” nhöng chöa chaéc ñuû “Löïc” taùc ñoäng. Vì vaäy, ngöôøi quaûn trò caàn coù nhöõng quyeàn löïc khaùc. b. Quyeàn löïc chuyeân moân. Laø quyeàn löïc phaùt sinh töø naêng löïc chuyeân moân. Ngöôøi quaûn trò naøy coù moät naêng löïc chuyeân moân vöõng vaøng khieán ngöôøi khaùc phaûi toân phuïc anh ta, nghe vaø laøm theo anh ta ñoøi hoûi. Vì vaäy, quyeàn löïc naøy nhieàu hay ít phuï thuoäc vaøo trình ñoä chuyeân moân cao hay thaáp. c. Quyeàn löïc ñöôïc toân vinh. Ñoù laø quyeàn löïc cuûa nhaø quaûn trò phaùt sinh töø söï ngöôõng moä cuûa ngöôøi khaùc, vì anh ta coù nhöõng ñaëc ñieåm ñaëc bieät. Ngöôøi naøy thöôøng coù moät phaåm chaát ñaïo ñöùc vaø naêng löïc toát, khieán cho ngöôøi khaùc toân vinh, nghe vaø laøm theo anh ta ñoøi hoûi. Nhö vaäy, muoán coù quyeàn löïc cao ñoøi hoûi ngöôøi quaûn trò phaûi ra söùc phaán ñaáu tu döôõng toát. Ba loaïi quyeàn löïc treân taïo thaønh moät quyeàn löïc thöïc söï cuûa nhaø quaûn trò. Ngöôøi quaûn trò coù ñuû 3 loaïi quyeàn löïc naøy thì duø baát cöù ôû cöông vò naøo khi yeâu caàu ngöôøi khaùc laøm vieä gì cuõng seõ ñöôïc ngöôøi döôùi quyeàn chaáp haønh moät caùch nghieâm tuùc nhaát. II. KHÍCH ÑOÄNG QUAÛN TRÒ Muoán ñieàu khieån ñöôïc ngöôøi khaùc khoâng chæ coù quyeàn thöïc söï maø coøn bieát söû duïng quyeàn cuûa mình nhö theá naøo ñeå taïo ñoäng löïc thuùc ñaåy maïnh meõ ñeán ñoái töôïng hoaøn thaønh xuaát saéc caùc nhieäm vuï cuûa mình. Khích ñoäng quaûn trò laø caùch thöùc maø nhaø quaûn trò thöïc hieän caùi quyeàn “ñieàu khieån“ ngöôøi khaùc nhaèm taïo ñoäng löïc thuùc ñaåy ngöôøi khaùc thöïc hieän caùc meänh leänh cuûa mình moät caùch maïnh meõ nhaát. Neáu coù ai ñoù chæ bieát duøng quyeàn ra leänh cho ngöôøi khaùc laøm maø khoâng caùch taïo ra moät ñoäng löïc nhaát ñònh ñeå thuùc ñaåy döôùi quyeàn laøm vieäc thì chaéc chaén laø hieäu quaû quaûn trò khoâng cao. Hieän coù nhieàu lyù Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
thuyeát veà taïo ñoäng löïc thuùc ñaåy. Sau ñaây chæ toùm taét moät soá noäi dung cô baûn cuûa caùc lyù thuyeát taïo ñoäng löïc thuùc ñaåy thuoäc tröôøng phaùi Coå ñieån vaø tröôøng phaùi Taùc phong. 1. Theo tröôøng phaùi Coå ñieån Ñeå taïo ñoäng löïc thuùc ñaåy phaûi phaân coâng traùch nhieäm roõ raøng, taêng cöôøng kieåm tra, kieåm soaùt vaø khuyeán khích baèng lôïi ích vaät chaát. Bôûi vì hoï cho raèng, baûn chaát con ngöôøi laø löôøi bieáng traùnh naëng tìm nheï, khoâng töï giaùc thöïc hieän ñaày ñuû caùc traùch nhieäm cuûa mình maø caáp treân ñaõ giao phoù. Thöïc chaát lyù thuyeát naøy laø lyù thuyeát “Caây gaäy vaø cuû caø roát”. Söû duïng caây gaây ñeå ñe doïa tröøng phaït (phaân coâng traùch nhieäm, kieåm tra - kieåm soaùt) vaø söû duïng “cuû caø roát” ñeå khuyeán khích söï nhieät tình haêng haùi cuûa hoï baèng lôïi ích vaät chaát. Lyù thuyeát naøy ñaõ thöïc söï ñoùng goùp khoâng nhoû cho söï tieán boä cuûa nhaân loaïi veà lónh vöïc quaûn trò trong theá kyû XX maø ñaëc bieät noù laïi caøng coù yù nghóa to lôùn ñoái vôùi caùc nöôùc ñang phaùt trieån, möùc ñoä daân trí coøn thaáp vaø nhu caàu cô baûn cuûa ngöôøi lao ñoäng vaãn ñeà cao vai troø vaät chaát trong ñôøi soáng xaõ hoäi. 2. Tröôøng phaùi Taùc phong Traùi laïi vôùi tröôøng phaùi Coå ñieån, tröôøng phaùi Taùc phong chuû tröông taùc ñoäng veà maët tinh thaàn, hoï coi troïng caùc yeáu toá taâm lyù, caùc moái quan heä xaõ hoäi cuûa toå chöùc nhö: Traéc nghieäm taâm lyù khi tuyeån choïn nhaân vieân; thöøa nhaän söï ñoùng goùp cuûa caù nhaân trong toå chöùc; tìm hieåu nhu caàu ñeå ñaùp öùng nhu caàu cuûa caù nhaân; tìm hieåu taâm lyù caù nhaân vaø taâm lyù taäp theå ñeå taùc ñoäng phuø hôïp taâm lyù cuûa töøng ñoái töôïng… Töø nhöõng tö töôûng cuûa tröôøng phaùi naøy, ngaøy nay chuùng ñaõ ñöôïc phaùt trieån thaønh nhieàu moân khoa hoïc môùi nhö: Taâm lyù hoïc; xaõ hoäi hoïc. Vaø ñaõ ñöôïc caùc nhaø quaûn trò öùùng duïng chuùng vaøo thöïc haønh quaûn trò ñaït ñöôïc nhieàu thaønh quaû to lôùn. III. CAÙ NHAÂN VAØ TAÂM LYÙ CAÙ NHAÂN Quaûn trò suy cho ñeán cuøng laø quaûn trò con ngöôøi, muoán taùc ñoäng coù hieäu quaû caàn phaûi hieåu veà hoï. 1. Haønh vi caù nhaân a. Caù nhaân vaø ñaëc ñieåm taâm lí caù nhaân a1. Khaùi nieäm caù nhaân: Laø moät con ngöôøi cuï theå (chöù khoâng phaûi con ngöôøi noùi chung) coù nhöõng ñaëc ñieåm taâm lí rieâng, laøm cho phaân bieät giöõa ngöôøi naøy vôùi ngöôøi khaùc, laøm cho hoï laø hoï chöù khoâng phaûi ngöôøi khaùc. a2. Khaùi nieäm taâm lí caù nhaân: Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Theo GS. Vuõ Theá Phuù “Taâm lí con ngöôøi laø toaøn boä cuoäc soáng tinh thaàn, theá giôùi noäi taâm cuûa con ngöôøi”. - Theo TS.Buøi Ngoïc Oaùnh “… Taâm lí con ngöôøi luoân gaén boù vôùi hoaït ñoäng cuûa hoï. Baát cöù moät hoaït ñoäng naøo cuûa con ngöôøi ñeàu coù taâm lí caû. Nhö theá, caùc hieän töôïng taâm lí coù nhieàu, …” a3. Caùc ñaëc ñieåm taâm lí caù nhaân - Xu höôùng: Nhu caàu, ñoäng cô, lí töôûng, nieàm tin, theá giôùi quan cuûa caù nhaân quyeát ñònh haønh vi caù nhaân. Khi con ngöôøi coù lí töôûng, nieàm tin, … maõnh lieät seõ vöôït qua nhöõng gì khoù khaên thöû thaùch nhaát ñeå ñi ñeán muïc tieâu ñaõ choïn; ngöôïc laïi ngöôøi khoâng coù lí töôûng, nieàm tin, … thì khoâng theå laøm vieäc gì toát ñöôïc. Do vaäy, trong quaûn trò caàn khích leä, ñoäng vieân, giaùo duïc moïi ngöôøi soáng coù nieàm tin, hy voïng ñeå hoï coù theå soáng toát hôn, coáng hieán nhieàu hôn cho toå chöùc maø hoï ñang soáng vaø laøm . - Tính caùch: Thuoäc tính taâm lí phöùc hôïp cuûa caù nhaân bao goàm nhieàu thuoäc tính taâm lí rieâng bieät cuûa caù nhaân ñoù ñöôïc keát hôïp laïi vôùi nhau, bieåu hieän heä thoáng thaùi ñoä cuûa caù nhaân vôùi hieän thöïc vaø ñöôïc theå hieän trong heä thoáng caùc haønh vi, cöû chæ, caùch noùi naêng cuûa caù nhaân ñoù. Trong moãi con ngöôøi luoân coù hai tính caùch toát vaø xaáu. Tính caùch toát theå hieän nhö söï duõng caûm, chaân thaønh, chung thuûy, thuaän hieáu, …; ngöôïc laïi tính caùch xaáu theå hieän nhö söï heøn nhaùt, doái traù, phaûn boäi, … Trong quaûn trò, phaûi bieát chaêm soùc naâng niu töøng con ngöôøi toát vieäc toát, laøm cho noù ngaøy caøng sinh soâi naûy nôû caøng nhieàu, laán aùt ñi nhöõng tính caùch xaáu; ñoàng thôøi cuõng kieân quyeát leân aùn nhöõng ngöôøi xaáu vieäc xaáu ñeå ngaên chaën chuùng phaùt trieån nhieàu hôn. - Khí chaát: Laø thuoäc tính taâm lí phöùc hôïp, bieåu hieän cöôøng ñoä, toác ñoä vaø nhòp ñoä cuûa caùc hoaït ñoäng taâm lí, theå hieän saéc thaùi cuûa haønh vi, cöû chæ, caùch noùi naêng cuûa caù nhaân ñoù. Theo vieän só Vieän haøn laâm khoa hoïc Lieân xoÂ PAPLOP thì xaõ hoäi loaøi ngöôøi coù 4 loaïi caên baûn: Ngöôøi coù khí chaát soâi noåi; Ngöôøi coù khí chaát linh hoaït; Ngöôøi coù khí chaát ñieàm tónh vaø Ngöôøi coù khí chaát öu tö. Vôùi 4 loaïi ngöôøi treân, trong quaûn trò caàn phaûi ñöôïc ñieàu tra nghieân cöùu caån thaän, töø ñoù coù nhöõng bieän phaùp taùc ñoäng hay söû duïng hoï cho phuø hôïp trong töøng coâng vieäc cuï theå, nhaèm khai thaùc heát moïi khaû naêng tieàm aån ôû trong moãi con ngöôøi. Nguï ngoân Nga coù caâu “Anh thôï giaày ñi laøm baùnh, anh ñaàu beáp ñi vaù giaày thì ñöøøng mong chi coù thaønh quaû toát ñöôïc” - Naêng löïc: Laø toång hôïp nhöõng thuoäc tính ñoäc ñaùo cuûa caù nhaân, phuø hôïp vôùi nhöõng yeâu caàu ñaëc tröng cuûa moät hoaït ñoäng nhaát ñònh, baûo ñaûm hoaøn thaønh coù hieäu quaû Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
nhaát trong lónh vöïc hoaït ñoäng ñoù. Naêng löïc do hai yeáu toá taïo neân, ñoù laø yeáu toá thaàn ñoàng (ñoä thoâng minh) do baåm sinh vaø do hoïc hoûi, reøn luyeän maø coù. Neáu naêng löïc cuûa moät con ngöôøi laø 100% thì do yeáu toá hoïc taäp, reøn luyeän taïo neân chieám 97% vaø chæ coù 3% do yeáu toá thaàn ñoàng. Ñieàu ñoù cho ta thaáy raèng, trong quaûn trò caàn phaûi taïo ñieàu kieän vaø cô hoäi cho moïi ngöôøi hoïc taäp, reøn luyeän vaø phaán ñaáu tröôûng thaønh, laø moät taøi saûn voâ giaù, moät nguoàn löïc cuûa moïi nguoàn löïc trong quaù trình phaùt trieån cuûa moät toå chöùc. b. Haønh vi caù nhaân. Haønh vi cuûa caù nhaân bieåu hieän treân nhieàu maët: theå hieän qua thaùi ñoä nhö baèng loøng hay khoâng baèng loøng, thích (vui veû taùn thöôûng) hay khoâng thích (buoàn chaùn, giaän döõ). Haønh vi theå hieän qua nhaân caùch nhö caùch ñoái nhaân xöû theá veà caùc söï vieäc, hieän thöïc cuûa theá giôùi xung quanh (noùi naêng teá nhò, chöôûi bôùi, taán coâng, choáng traû ngöôøi khaùc, …). Haønh vi caù nhaân theå hieän qua nhaän thöùc nhö phaân bieät söï ñuùng, sai; bieát beânh vöïc leõ phaûi vaø pheâ phaùn ñieàu traùi, … Nhöõng haønh vi bieåu hieän laø tính caùch toát caàn phaûi ñöôïc naâng niu, chaêm chuùt laøm cho noù ngaøy caøng phaùt trieån; ñoàng thôøi phaûi leân aùn nhöõng haønh vi vi phaïm ñaïo ñöùc, loái soáng, truyeàn thoáng toát ñeïp cuûa daân toäc cuõng nhö cuûa coâng ty mình. 2. Söï töï veä cuûa caù nhaân “Ñaáu tranh” ñeå töï veä, baûo ñaûm cho söï toàn taïi vaø phaùt trieån cuûa caù nhaân laø moät qui luaät phoå bieán treân moïi lónh vöïc hoaït ñoäng cuûa ñôøi soáng xaõ hoäi noùi chung vaø trong moât toå chöùc doanh nghieäp noùi rieâng vaø noù dieãn ra moät caùch töï nhieân, thöôøng xuyeân, lieân tuïc. Do coù nhieàu “söùc eùp” khaùc nhau vaø naêng löïc, nhaän thöùc cuûa moãi caù nhaân cuõng khoâng gioáng nhau, neân cô cheá töï veä cuõng dieãn ra muoân hình muoân veû, coù nhöõng caùch töï veä mang tính tích cöïc ñoàng thôøi cuõng coù caùch töï veä tieâu cöïc. a. Töï veä tích cöïc Caù nhaân töï noå löïc laøm vieäc, hoïc taäp, reøn luyeän ñeå tieán leân naác thang cao hôn trong toå chöùc hoaëc töï khaúng ñònh vai troø cuûa mình trong toå chöùc ñeå khoâng phaûi söï “ñe doaï” hay tuït haäu, … Vaø, nhö vaäy hoï caûm thaáy töï baûo veä ñöôïc laáy mình ñeå toàn taïi vaø phaùt trieån. Ñaây laø caùch töï veä tích cöïc, trong quaûn trò caàn taïo ñieàu kieän thuaän lôïi ñeå caù nhaân töï khaúng ñònh mình trong toå chöùc. b. Töï veä tieâu cöïc Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Nhöõng ngöôøi naøy thöôøng coù maâu thuaãn vôùi toå chöùc maø tröôùc heát laø ngöôøi laõnh ñaïo cuûa hoï. Do nhaän thöùc vaø naêng löïc coù haïn maø hoï khoâng choïn caùc bieän phaùp töï veä tích cöïc maø coù theå choïn caùc bieän phaùp töï veä tieâu cöïc nhö sau: Laõnh ñaïm thôø ô, khoâng quan taâm gì ñeán toå chöùc hoaëc trung bình chuû nghóa, khoâng - uûng hoä ai hoaëc choáng ñoái ai, ai laøm gì maëc hoï, ï… - Duøng lôøi noùi hoaëc haønh ñoäng thoâ baïo, phaïm phaùp ñeå choáng traû laïi caáp treân hoaëc ngöôøi khaùc, … Rôøi boû toå chöùc cuûa mình. - 3. Söï hoäi nhaäp Do taùc ñoäng nhieàu yeáu toá ngoaïi caûnh vaø söï thay ñoåi veà maët nhaän thöùc daãn ñeán nhöõng caù nhaân coù maâu thuaãn vôùi nhau phaûi söû duïng caùc bieän phaùp töï veä tieâu cöïc thöôøng toàn taïi khoâng laâu maø daàn daàn hoäi nhaäp vaøo toå chöùc cuûa mình, neáu anh ta khoâng rôøi boû toå chöùc. Ñieàu kieän ñeå caùc thaønh vieân hoäi nhaäp ñoù laø: YÙ thöùc, muïc tieâu, lôïi ích chung, chòu söï taùc ñoäng vaø aûnh höôûng beân trong beân ngoaøi nhö nhau, töùc “Cuøng hoäi cuøng thuyeàn”. Vì vaäy trong quaûn trò tính coâng baèng trong toå chöùc caàn phaûi ñöôïc duy trì, laø ñieàu kieän laø moâi tröôøng toát cho söï hoäi nhaäp cuûa caù nhaân, giöõ vöõng khoái ñoaøn keát nhaát trí trong toå chöùc. IV. ÑOAØN NHOÙM VAØ TAÂM LYÙ ÑOAØN NHOÙM 1. Taâm lyù ñoaøn nhoùm - Ñoaøn nhoùm laø moät taäp hôïp ngöôøi, lieân keát vôùi nhau thaønh moät toå chöùc vôùi moät muïc ñích chung maø moãi caù nhaân rieâng reõ khoâng theå thöïc hieän ñöôïc. - Coù hai loaïi nhoùm: Nhoùm chính thöùc vaø khoâng chính thöùc. Nhoùm chính thöùc hình thaønh do toå chöùc qui ñònh nhö caùc phoøng, ban, phaân xöôûng, toå, … Nhoùm khoâng chính thöùc hình thaønh treân cô sôû taâm lí, thích hay khoâng thích, yeâu hay gheùt. “Moãi coâng ty ñeàu coù hai cô caáu toå chöùc. Moät laø cô caáu chính thöùc, ñöôïc ghi trong ñieàu leä. Coøn caùi kia laø quan heä haøng ngaøy giöõa nhöõng con ngöôøi trong toå chöùc – HAROLD GENEEN” (trích: “Lôøi vaøng cho caùc nhaø kinh doanh” – Nhaø xuaát baûn treû naêm 1994). - Moãi loaïi ñoaøn nhoùm neâu treân coù nhöõng ñaëc ñieåm taâm lí khaùc nhau: +Nhoùm chính thöùc: Taâm lí thöøa haønh, caáp baäc, … +Nhoùm khoâng chính thöùc coù hai loaïi cô caáu: Cô caáu môû vaø cô caáu kheùp kín. Cô caáu môû nhö toå vaên ngheä, moât nhoùm boùng baøn bao goàm nhöõng ngöôøi thích vaên ngheä vaø theå thao vaø noäi dung hoaït ñoäng laønh maïnh coù lôïi cho toå chöùc; cô caáu kheùp kín laø cô caáu hình thaønh vì coù chung moät lôïi ích cuïc boä, hoï hoaït ñoäng khoâng coâng khai vaø thöôøng laø baát lôïi Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
cho toå chöùc, trong quaûn lí caàn phaûi tìm hieåu kó muïc ñích, caùc thaønh vieân trong nhoùm ñaëc bieät laø thuû lónh cuûa nhoùm naøy ñeå coù nhöõng bieän phaùp ñoái phoù thích hôïp. 2. Haønh vi cuûa nhoùm a. Söï töï veä cuûa nhoùm. Cô caáu töï veä (phoøng veä)ä coù tính chaát caù nhaân cuïc boä. “Ñaáu tranh” choáng laïi nhöõng ñe doïa cuûa nhoùm ñeå ñaït tôùi muïc ñích chung cuûa nhoùm. Trong hai loaïi cô caáu chính thöùc vaø khoâng chính thöùc cô caáu töï veä cuõng coù phaàn khaùc nhau. - ÔÛ cô caáu chính thöùc thöôøng töï veä baèøng nhöõng bieän phaùp tích cöïc nhö: caùc thaønh vieân trong nhoùm coá gaéng vöôn leân (thi ñua) ñeå khaúng ñònh cuûa nhoùm mình so nhoùm khaùc, hoaëc ñoâi khi cuõng coù nhöõng bieän phaùp töï veä khoâng tích cöïc nhö: baùo caùo khoâng trung thöïc hoaëc duøng nhöõng maùnh khoeù nhaát ñònh hoaëc tranh thuû söï ñoàng tình cuûa nhöõng caù nhaân coù uy tín cao trong toå chöùc gaây aûnh höôûng cho nhoùm, … - ÔÛ cô caáu khoâng chính thöùc ñaëc bieät laø cô caáu kheùp, thöôøng söû duïng nhöõng bieän phaùp töï veä tieâu cöïc nhö : duøng thuû ñoaïn, nhöõng ñoäng taùc giaû ñeå choáng laïi söï ñe doïa, laøm phöông haïi ñeán toå chöùc. b. Tieán trình hoäi nhaäp. - Söï ñe doaï töø nhieàu phía khaùc nhau khieán cho nhöõng caù nhaân tìm caùch töï veä, nhöng neáu töï veä caù nhaân seõ khoâng coù keát quaû vì vaäy hoï thöôøng tìm nhöõng caù nhaân coù “ñoàng soá phaän” taäp hôïp thaønh nhoùm, döïa vaøo söùc maïnh taäp theå ñeå phoøng veä coù keát quaû hôn. Khi ñaõ ñaït ñöôïc muïc ñích cuûa nhoùm thì nhoùm seõ khoâng coøn nöõa hoaëc hoäi nhaäp vaøo nhoùm khoâng chính thöùc môùi hoaëc hoäi nhaäp vaøo nhoùm chính thöùc. - Neáu nhoùm chính thöùc coù chuaån möïc ñuùng ñaén; coù toå chöùc chaët cheõ; ôû ñoù ngöôøi thuû lónh laø ngöôøi maãu möïc; taïo ñöôïc söï ñoaøn keát nhaát trí trong nhoùm seõ aûnh höôûng toát ñeán tinh thaàn, thaùi ñoä cuûa caùc thaønh vieân trong nhoùm vaø ngoaøi nhoùm. Ngöôïc laïi, seõ taïo ra nhieàu nhoùm khoâng chính thöùc phaùt sinh; daãn ñeán toå chöùc phaân hoaù, chia reõ, maát ñoaøn keát, … Vaø, trong tröôøng hôïp nhö vaäy thì nhoùm khoâng chính thöùc coù aûnh höôûng raát lôùn trong toå chöùc, laøm cho coâng taùc quaûn trò khoù khaên, phöùc taïp daãn ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc keùm hieäu quaû. V. LAÕNH ÑAÏO 1-Taâm lí laõnh ñaïo. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
a. Ngöôøi laõnh ñaïo: Laø ngöôøi coù chöùc vuï, quyeàn haïn vaø traùch nhieäm trong heä thoáng quaûn trò. Ngöôøi laõnh ñaïo tröôùc heát laø moät thaønh vieân trong toå chöùc, hoï laø ngöôøi sinh ra chöù khoâng phaûi taïo ra nhö thuyeát “vó nhaân” ñaõ noùi. Lao ñoäng cuûa hoï chuû yeáu laø lao ñoäng trí oùc, ñoøi hoûi söï saùng taïo vì khoâng coù khuoân maãu saün. Hoï laøm vieäc vôùi ngöôøi khaùc chöù khoâng phaûi laøm vieäc thay ngöôøi khaùc. b. Ngöôøi laõnh ñaïo höõu hieäu: thöôøng coù caù ñaëc ñieåm taâm lyù nhö sau: b1. Caù tính: - Luoân ñieàm tónh laøm chuû moïi tình huoáng. Caù tính naøy ñoøi hoûi ôû ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bi quan dao ñoäng tröôùc nhöõng khoù khaên thöû thaùch, khoâng bò cuoán huùt bôûi nhöõng tình huoáng maø phaûi ñieàm tónh, chuû ñoäng ñoái phoù chuùng moät caùch toát nhaát, vì söï ñieàm tónh laø ñieàu kieän caàn thieát giuùp cho anh ta coù ñuû saùng suoát ñeà ra caùc quyeát ñònh chính xaùc giaûi quyeát toát trong caùc tình huoáng khoù khaên, phöùc taïp vaø nguy caáp nhaát, traùnh ñöôïc nhöõng hieän töôïng noùng voäi gaây nguy haïi cho toå chöùc. - Trung thöïc vôùi thuoäc caáp. Laø moät ñöùc tính heát söùc caàn thieát ñoái vôùi taát caû quaûn trò vieân ôû moïi caáp maø tröôùc heát laø ngöôøi laõnh ñaïo, vì tính trung thöïc cuûa ngöôøi laõnh ñaïo seõ chieám ñöôïc söï kính troïng vaø quí meán cuûa nhöõng thuoäc caáp, laø nguoàn ñoäng löïc thuùc ñaåy hoï ra söùc hoaøn thaønh taát caû nhöõng meänh leänh do anh ta ñoøi hoûi. - Côûi môû nhöng kieân quyeát khi caàn thieát. Ñöùc tính naøy theå hieän baûn lónh cuûa ngöôøi laõnh ñaïo, laø moät con ngöôøi luoân coù cuoäc soáng côûi môû vôùi moïi ngöôøi, khoâng ghim guùt, thaønh kieán caù nhaân nhöng luoân luoân laø moät con ngöôøi quyeát ñoaùn trong coâng vieäc, khoâng “theo ñuoâi” ngöôøi khaùc, anh ta bieát vieäc gì caàn neân laøm kieân quyeát laøm vieäc gì khoâng neân laøm, khoâng nghe lôøi nhöõng keû cô hoäi, xu nònh. “Neáu toâi phaûi toång hôïp thaønh moät töø ñeå noùi leân phaåm chaát cuûa moät giaùm ñoác gioûi, toâi seõ noùi raèng ñoù laø Tính quyeát ñònh – LEE IACOCCA” (trích: “Lôøi vaøng cho caùc nhaø kinh doanh” – Nhaø xuaát baûn treû naêm 1994) - Giaûn dò nhöng khoâng xueà xoaø. Cuõng laø ñöùùc tính caàn thieát maø moãi ngöôøi laõnh ñaïo caàn phaûi coù, bôõi söï giaûn dò cuûa anh ta seõ laøm cho quaàn chuùng caûm meán vaø gaàn guõi, nhöng söï giaûn dò khoâng ñeán möùc xeà xoøa quaù ñaùng, quaù taàm thöôøng laøm giaûm ñi söï toân kính cuûa ngöôøi khaùc. - Nhieät tình vaø göông maãu. Bôõi ngöôøi laõnh ñaïo laø taám göông saùng ñeå moïi ngöôøi noi theo, neáu anh ta thieáu nhieät tình, göông maãu trong coâng vieäc, trong ñôøi soáng vaø trong sinh hoaït, … seõ gaây nhieàu khoù khaên trong coâng taùc laõnh ñaïo. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Trung taâm ñoaøn keá cuûa toå chöùc. Caù tính naøy khoâng nhöõng ñoøi hoûi ngöôøi laõnh ñaïo phaûi soáng ñoaøn keát vôùi moïi ngöôøi maø coøn laø trung taâm cuûa söï ñoaøn keát. ÔÛ caù nhaân vaø boä phaän naøo coù söï raïng nöùt veà söï ñoaøn keát, thoâng qua ngöôøi naøy seõ ñöôïc haøn gaén. - Laø ngöôøi luoân troïng chöõ tín. b2. Uy tín. - Uy tín coù yù nghóa ñaëc bieät trong coâng taùc laõnh ñaïo cuûa ngöôøi laõnh ñaïo. Ngöôøi laõnh ñaïo coù uy tín cao, nhöõng yù kieán cuûa hoï thöôøng coù troïng löôïng ñoái vôùi caáp döôùi vaø ngöôïc laïi thì bò thuoäc caáp ñaøm tieáu, chaáp haønh moät caùch mieãn cöôõng. - Uy tín cuûa ngöôøi laõnh ñaïo hình thaønh töø hai nguoà n: Töø “caùi uy” vaø chöõ “tín”. ”Caí uy” do chöùc vuï taïo neân, chöùc vuï caøng cao thì “caùi uy” caøng lôùn vaø ngöôïc laïi. Chöõ “tín” laø söï tín nhieäm cuûa ngöôøi khaùc ñoái vôùi ngöôøi laõnh ñaïo; tín nhieäm nhieàu hay ít laø do keát quaû quaù trình reøn luyeän phaán ñaáu cuûa baûn thaân ngöôøi ñoù; neáu keát quaû reøn luyeän, phaán ñaáu cao thì söï tín nhieäm cuûa quaàn chuùng nhieàu vaø ngöôïc laïi. Trong thöïc teá coù nhieàu ngöôøi do thieáu taøi vaø ñöùc ñaõ coá tình taïo nhöõng ñoäng taùc giaû ñeå hoøng taïo uy tín cho mình. Uy tín ñoù ngöôøi ta goïi laø uy tín giaû nhö: uy tín do sôï haõi cuûa caáp döôùi; uy tín do gia tröôûng; uy tín do khoaûn caùch; uy tín do coâng thaàn; uy tín do mò daân, … 2- Haønh vi laõnh ñaïo a. Bieåu töôïng Ngöôøi laõnh ñaïo laø ngöôøi ñöùng ñaàu toå chöùc hay moät nhoùm, moïi haønh vi cuûa anh ta coù aûnh höôûng to lôùn ñeán taäp theå. Anh ta laø bieåu töôïng laø taám göông saùng cho caùc thaønh vieân trong taäp theå noi theo. Trong coâng vieäc neáu anh ta laø ngöôøi taän tuïy thì nhaân vieân seõ chaêm chæ laøm vieäc; anh ta giöõ nghieâm kyû luaät lao ñoäng thì nhaân vieân khoâng daùm ñi treã veà sôùm. Trong ñôøi soáng anh ta lieâm chính, giaûn dò thì nhaân vieân khoâng daù m tham oâ, lôïi duïng. Trong sinh hoaït anh ta luoân maãu möïc thì nhaân vieân seõ baét chöôùc theo, … b. Phong caùch laõnh ñaïo Coù nhieàu caùch tieáp caän phong caùch khaùc nhau neân cuõng coù nhieàu teân goïi phong caùch khaùc nhau: b1. Phong caùch tieáp caän theo heä thoáng Do giaùo sö Likert cuøng ñoàng nghieäp cuûa OÂng ôû tröôøng ñaïi hoïc Michigan (Myõ) ñaõ nghieân cöùu caùc kieåu maãu phong caùch cuûa caùc nhaø quaûn trò baèng sô ñoà 4 heä thoáng nhö sau: Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Heä thoáng 1: Kieåu laõnh ñaïo “Quyeát ñoaùn – aùp cheá”. Kieåu naøy theå hieän söï chuyeân quyeàn cao, thuùc ñaåy ñoái töôïng baèng söï ñe doaï tröøng phaït, phaàn thöôûng hieám hoi; thoâng tin töø treân xuoáng; ra quyeát ñònh taâp trung ôû ngöôøi quaûn trò caáp cao. - Heä thoáng 2: Kieåu laõnh ñaïo “Quyeát ñoaùn – nhaân töø”. Kieåu laõnh ñaïo naøy coù theå hieän loøng tin caáp döôùi; thuùc ñaåy ñoái töôïng chuû yeáu laø kích thích, khen thöôûng; chaáp nhaän moät soá thoâng tin caáp döôùi; cho pheùp moät phaàn ra quyeát ñònh cuûa caáp döôùi. - Heä thoáng 3: Kieåu laõnh ñaïo “Tham vaán”. Theå hieän tin töôûng vaø hy voïng caáp döôùi; tröôùc khi quyeát ñònh veà moät vaán ñeà naøo ñoù thöôøng coù tham khaûo caáp döôùi. - Heä thoáng 4: Kieåu laõnh ñaïo “Tham gia theo nhoùm”. Theå hieän tin töôûng, hy voïng caáp döôùi; toå chöùc cho ñoái töôïng tham gia yù kieán theo nhoùm. Tieáp caän döïa theo quyeàn löïc quaûn trò, ta coù caùc phong caùch laõnh ñaïo nhö sau: b2. Phong caùch laõnh ñaïo ñoäc ñoaùn (Chuyeân quyeàn). Theå hieän, ra leänh cho caáp döôùi thi haønh; khoâng tham khaûo yù kieán ngöôøi khaùc khi quyeát ñònh. Phong caùch laõnh ñaïo naøy thöôøng thaáy söû duïng phoå bieán trong thôøi kyø quaân chuû, phong kieán “Quaân xöû thaàn töû, thaàn baát töû baát trung” vaø hieän nay vaãn coøn söû duïng raát haïn cheá trong quaûn trò doanh nghieäp vôùi nhöõng tình huoáng ñaëc bieät nhö: khaån caáp; nhöõng toå chöùc môùi hình thaønh; hoaëc noäi boä chia reõ, beø phaùi maát ñoaøn keát nghieâm trong thì ngöôøi laõnh ñaïo buoäc phaûi söû duïng phong caùch naøy ñeå duy trì caùc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc nhöng cuõng chæ laø giaûi phaùp tình theá nhaát thôøi, khoâng theå söû duïng laâu daøi ñöôïc. b3. Phong caùch laõnh ñaïo daân chuû. Coù caùc ñaëc ñieåm sau: Tröôùc khi quyeát ñònh moät vaán ñeà gì, ngöôøi laõnh ñaïo cuõng tham yù kieán ngöôøi khaùc; daønh nhieàu quyeàn haïn cho caáp döôùi; hoï khoâng haønh ñoäng khi coù nhieàu thaønh vieân trong toå chöùc khoâng ñoàng tình quyeát ñònh cuûa hoï. Phong caùch laõnh ñaïo naøy coù nhieàu öu ñieåm, vì vaäy noù ñang ñöôïc söû duïng khaù phoå bieán trong quaûn trò doanh nghieäp ôû nöôùc ta vaø nhieàu nöôùc treân theá giôùi. b4. Phong caùch laõnh ñaïo töï do. Coù caùc ñaëc ñieåm sau: Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Ngöôøi laõnh ñaïo ñeà ra muïc tieâu (nhieäm vuï) cho ñoái töôïng, ñoái töôïng töï choïn keá hoaïch, phöông phaùp thöïc hieän nhieäm vuï cuûa mình, ngöôøi laõnh ñaïo ít khi söû duïng quyeàn löïc can thieäp vaøo hoaït ñoäng cuûa ñoái töôïng; ngöôøi laõnh ñaïo ñoùng vai troø laø ngöôøi giuùp ñôõ cho ñoái töôïng hoaït ñoäng nhö: cung caáp phöông tieän caàn thieát, cung caáp thoâng tin, taïo moâi tröôøng thuaän lôïi vaø giuùp ñôõ khi ñoái töôïng gaëp phaûi khoù khaên trong hoaït ñoäng cuûa mình. c. Löïa choïn phong caùch laõnh ñaïo. Löïa choïn phong caùch theo kieåu oâ baøn côø cuûa Giaùo sö Robert vaø Jane Mouton ñeà xuaát - nhö sau: 1.9 9.9 5.5 1.1 9.1 - Haøng ngang (truïc hoaønh): theå hieän söï quan taâm ñeán coâng vieäc. - Haøng doïc (truïc tung): theå hieän söï quan taân ñeán con ngöôøi. + Goùc 1.9: Ngöôøi quaûn trò quan taâm saâu saéc caùc nhu caàu con ngöôøi, daãn tôùi baàu khoâng khí taâm lí thaân aùi nhöng khoâng quan taâm ñeán coâng vieäc, thöôøng nghieâng veà phía “Höõu” ñoâi khi theo ñuoâi nhaân vieân, boû lôõ caùc cô hoäi thöïc hieän caùc muïc tieâu, nhieäm vuï cuûa mình. + Goùc 9.1: Nhaø quaûn trò chuyeân quyeàn trong coâng vieäc, hoï chæ quan taâm ñeán coâng vieäc maø khoâng quan taâm gì ñeán con ngöôøi. Noù seõ giaûi quyeát ñöôïc coâng vieäc, nhöng thöôøng hay va chaïm, ít ñöôïc söï uûng hoä cuûa nhieàu ngöôøi vaø vì vaäy chaát löôïng coâng vieäc hoï thöïc hieän khoâng cao. + Goùc 9.9: Nhaø quaûn trò quan taâm saâu saéc caû con ngöôøi vaø caû cho coâng vieäc. Ñaây laø loaïi ngöôøi lyù töôûng nhaát, nhöng trong thöïc thöïc teá khoâng theå coù vì khoâng phaûi taát caû Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
vieäc gì cuõng phuø hoïp caû lôïi ích cuûa caù nhaân vaø taäp theå. Do ñoù, hoaëc hy sinh moät phaàn coâng vieäc (lôïi ích cuûa taäp theå) ñeå taêng theâm söï thoaõ maõn lôïi ích cuûa caù nhaân vaø ngöôïc laïi seõ hy sinh moät phaàn lôïi ích caù nhaân ñeå taêng theâm lôïi ích cuûa taäp theå. + Goùc 1.1: Laø goùc quaûn trò suy keùm nhaát, hoï khoâng quan taâm ñeán con ngöôøi maø cuõng chaúng quan taâm gì ñeán coâng vieäc, chæ duy trì caùc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc ôû möùc toái thieåu nhaát. Hoï boû maëc taát caû, hoï chæ coøn giöõ vai troø laø ngöôøi cung caáp thoâng tin töø treân xuoáng. Töø phaân tích 4 goùc, 4 phong caùch quaûn trò cöïc ñoan, hai oâng naøy ñeà nghò choïn phong caùch laõnh ñaïo ôû goùc (5.5) laø coù hieäu quaû nhaát. - Söï choïn löïa nhö treân, giuùp cho ta moät phöông höôùng chung (khoâng neân ôû cöïc naøy hay cöïc khaùc) ñeàu khoâng toát, caàn phaûi dung hoøa giöõa yeâu caàu coâng vieäc chung vaø nguyeän voïng chính ñaùng cuûa caù nhaân. Tuy nhieân, cuõng caàn phaân bieät phong caùch laõnh ñaïo vaø caùch xöû lyù chuùng trong töøng tình huoáng cuï theå, ngöôøi quaûn trò coù theå aùp duïng naëng veà tính chuyeân quyeàn ñoái vôùi ngöôøi naøy, tình huoáng naøy hay naëng veà tính daân chuû ñoái vôùi ngöôøi khaùc tình huoáng khaùc treân cô sôû vì lôïi ích chung cuûa toå chöùc vaø coù quan taâm ñeán lôïi ích caù nhaân. “Khoâng coù giaûi phaùp naøo hoaøn haûo cho baát kyø moät vaán ñeà naøo. Khoâng coù moät quyeát ñònh naøo laøm cho moïi ngöôøi ñeàu vui loøng ñöôïc. Toát nhaát laø moät söï dung hoøa. Sau khi caân nhaéc moïi khaû naêng, haõy quyeát ñònh theo caùch maø baïn cho laø toát nhaát. Nhöng laïy Chuùa, ñöøng trì hoaõn - PARKINSON” (trích: “Lôøi vaøng cho caùc nhaø kinh doanh” – Nhaø xuaát baûn treû naêm 1994). 3. Phöông phaùp laõnh ñaïo (phöông phaùp chung) - Theo TS. Yves Enregle thì “Laõnh ñaïo laø laøm cho ngöôøi khaùc laøm vieäc vaø hieåu bieát coâng vieäc ñeå laøm cho ngöôøi khaùc laøm”. Muoán taùc ñoäng ñeán ngöôøi khaùc laøm vieäc, ngöôøi laõnh ñaïo phaûi thoâng qua caùc phöông phaùp. Phöông phaùp laõnh ñaïo laø toång theå caùc caùch thöùc taùc ñoäng cuûa ngöôøi laõnh ñaïo ñeán ñoái töôïng nhaèm thöïc hieän nhöõng muïc tieâu mong ñôïi. Neáu so vôùi chöùc naêng, nguyeân taéc thì phöông phaùp laø boä phaän naêng ñoäng nhaát, ngöôøi laõnh ñaïo khoâng nhöõng phaûi bieát löïa choïn phöông phaùp thích hôïp cho töøng tình huoáng vaø ñoái töôïng cuï theå maø coøn phaûi bieát thay ñoåi phöông phaùp khi phöông phaùp ñoù toû ra khoâng thích hôïp vaø thay theá vaøo ñoù nhöõng phöông phaùp thích hôïp hôn. Vì vaäy, phöông phaùp laø raát phong phuù vaø ña daïng, nhöng coù theå phaân chuùng thaønh 3 loaïi sau: a. Phöông phaùp haønh chính - Laø phöông phaùp söû duïng quyeàn löïc mang tính chaát baét buoäc ñoái töôïng phaûi thöïc hieän nhieäm vuï cuûa mình. - Caùc coâng cuï ñeå thöïc hieän quyeàn löïc cuûa mình: Caùc quyeát ñònh quaûn trò; caùc coâng cuï keá hoaïch; caùc coâng cuï toå chöùc; caùc coâng cuï chính saùch, cheá ñoä vaø caû caùc coâng cuï kyõ thuaät quaûn trò khaùc. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Söû duïng phöông phaùp haønh chính trong quaù trình laõnh ñaïo moät taäp theå ngöôøi laø ñieàu raát caàn thieát, bôûi ôû ñoù noù theå hieän caùi quyeàn laõnh ñaïo cuûa ngöôøi laõnh ñaïo, buoäc ñoái töôïng phaûi phuïc tuøng voâ ñieàu kieän, laøm cho coâng vieäc ñöôïc tieán haønh moät caùch nhanh choùng vaø töông ñoái deã thöïc hieän. Tuy nhieân, khoâng neân quaù laïm duïng phöông phaùp naøy cuõng seõ daãn ñeán söï nhaøm chaùn neáu khoâng muoán noùi laø söï sôï haõi cuûa caáp döôùi khi hoï nhaän quaù nhieàu meänh leänh haønh chính, laø cô hoäi phaùt sinh ra beänh quan lieâu giaáy tôø, xa rôøi thöïc teá. b. Phöông phaùp kinh teá - Laø söû duïng caùc bieän phaùp khuyeán khích baèng lôïi ích vaät chaát. Chaúng haïn nhö taêng giaûm tieàn löông, tieàn thöôûng, tieàn phuï caáp, tieàn boài döôõng, … hieän nay “khoaùn” laø hình thöùc khuyeán khích baèng lôïi ích vaät chaát mang laïi nhieàu hieäu quaû ôû nhieàu ngaønh ngheà treân nhieàu lónh vöïc khaùc nhau, bôûi noù coù söï raøng buoäc giöõa quyeàn lôïi vaø nghóa vuï laïi vôùi nhau, vì muoán coù quyeàn lôïi baét buoäc phaûi thöïc hieän toát nghóa vuï cuûa mình. Söû duïng phöông phaùp naøy coù yù nghóa raát to lôùn trong coâng taùc laõnh ñaïo, noù phaùt huy tính naêng ñoäng saùng taïo cuûa caáp döôùi vaø taïo ñoäng löïc maïnh meõ thuùc ñaåy ñoái töôïng thöïc hieän coù hieäu quaû caùc nhieäm vuï cuûa mình. Tuy nhieân, neáu quaù nhaán maïnh phöông phaùp kinh teá maø boû qua caùc phöông phaùp khaùc seõ khuyeán khích cho chuû nghóa thöïc duïng phaùt trieån, laøm xoùi moøn caùc nguyeân taéc – ñaïo lyù vaø nhaân caùch cuûa con ngöôøi, seõ gaây nguy haïi veà kinh teá – xaõ hoäi. c. Phöông phaùp giaùo duïc - Laø phöông phaùp taùc ñoäng leân tinh thaàn cuûa ngöôøi lao ñoäng, nhaèm khôi daäy tính tính tích cöïc, tính töï giaùc, haêng haùi thi ñua hoaøn thaønh toát caùc nhieäm vuï ñöôïc giao. Phöông phaùp giaùo duïc coù yù nghóa cöïc kyø to lôùn trong moät toå chöùc, bôûi con ngöôøi laø nguoàn löïc cuûa moïi nguoàn löïc, caàn phaûi ñöôïc phaùt trieån toaøn dieän veà: tö töôûng, trình ñoä, naêng löïc, theå löïc, phaåm chaát ñaïo ñöùc, nhaân sinh quan, theá giôùi quan, … coù nhö vaäy con ngöôøi môùi coù khaû naêng töï laøm chuû baûn thaân vaø xaõ hoäi. Coù nhieàu caùch khaùc nhau ñeå tieán haønh vieäc giaùo duïc con ngöôøi. Nhöng caên cöù vaøo noäi dung giaùo duïc ngöôøi ta chia thaønh hai loaïi: giaùo duïc cô baûn vaø giaùo duïc cuï theå. - Giaùo duïc caên baûn giuùp cho con ngöôøi phaùt trieån toaøn dieän. Thoâng qua caùc hình thöùc ñaøo taïo daøi haïn cuõng nhö boài döôõng ngaén haïn phuø hôïp vôùi trình ñoä vaø ñieàu kieän cuûa töøng ñoái töôïng khaùc nhau. - Giaùo duïc cuï theå laø giaùo duïc töøng maët, cho töøng tình huoáng cuï theå. Thoâng qua caùc hình thöùc: khen - cheâ; thuyeát phuïc; töï pheâ bình vaø pheâ bình; khen thöôûng - kyû luaät; toå chöùc caùc phong traøo thi ñua lao ñoäng saûn xuaát, ñoäng vieân khuyeán khích, khen thöôûng nhöõng taäp theå vaø caù nhaân tích cöïc, haïn cheá nhöõng taäp theå caù nhaân thieáu tích cöïc. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Moãi loaïi phöông phaùp neâu treân ñeàu coù nhöõng öu, nhöôïc ñieåm rieâng. Vì vaäy, trong quaûn trò caàn keát hôïp ñoàng thôøi caùc phöông phaùp laõnh ñaïo. d. Söï keát hôïp caùc phöông phaùp laõnh ñaïo Trong laõnh ñaïo caàn söû duïng keát hôïp caùc loaïi phöông phaùp nhaèm taïo ra moät ñoäng löïc maïnh meõ hôn, phöông phaùp haønh chính taïo ra ñoäng löïc chính trò, phöông phaùp kinh teá taïo ra ñoäng luïc vaät chaát, phöông phaùp giaùo duïc taïo ra ñoäng löïc tinh thaàn. Ñoàng thôøi söû duïng keát hôïp caùc phöông phaùp seõ khaéc phuïc cho nhau nhöõng nhöôïc ñieåm trong moãi loaïi phöông phaùp. Neáu chæ phöông phaùp haønh chính khoâng thoâi thì deã gaây söï öùc cheá caêng thaúng; hoaëc quaù nhaán maïnh khuyeán khích baèng lôïi ích vaät chaát thì deã sinh ra tö töôûng thöïc duïng; hay chæ coi troïng giaùo duïc khoâng thoâi thì cuõng seõ nhaøm chaùn. Ttaëng moät caùi baèng khen keøm theo moät chieác “bao thö” laø vaäy. VI. TRUYEÀN THOÂNG TRONG QUAÛN TRÒ Truyeàn thoâng laø truyeàn ñi nhöõng thoâng tin cho caùc ñoái töôïng nhaän tin. Moïi hoaït ñoäng cuûa nhaø quaûn trò ñeàu thoâng qua truyeàn thoâng. Chaát löôïng truyeàn thoâng coù aûnh höôûng raát lôùn ñeán hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa toå chöùc. 1. Caùc loaïi thoâng tin a. Caên cöù tình traïng cuûa thoâng tin, ta coù: - Thoâng tin goác hay thoâng tin sô caáp. - Thoâng tin dieãn suaát hay thoâng tin thöù caáp. b. Caên cöù vaøo nguoàn goác thoâng tin: ta coù: Thoâng tin beân trong: laø nhöõng thoâng tin beân trong noäi boä cuûa toå chöùc. - - Thoâng tin beân ngoaøi: laø nhöõng thoâng tin beân ngoaøi cuûa toå chöùc. c. Caên cöù theo ñoái töôïng söû duïng thoâng tin: ta coù: - Thoâng tin chæ huy hay thoâng tin töø treân xuoáng. Thoâng tin chaáp haønh hay thoâng tin phaûn hoài – thoâng tin töø döôùi leân. - d. Caên cöù vaøo vai troø cuûa thoâng tin: ta coù: - Thoâng tin baùo caùo. - Thoâng tin keá hoaïch. - Thoâng tin toå chöùc. - Thoâng tin kieåm tra. - Thoâng tin thoáng keâ. - Thoâng tin keá toaùn. 2. Tieán trình truyeàn thoâng Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Trong toå chöùc caùc nhaø quaûn trò söû duïng tieán trình truyeàn thoâng ñeå thöïc hieän caùc chöùc naêng, duy trì caùc vai troø quaûn trò cuûa mình. Coù nhieàu yù kieán khaùc nhau veà caùc böôùc cuûa tieán trình truyeàn thoâng, sau ñaây laø soá böôùc caên baûn. 2 1 3 Ngöôøigôûi, Maõ hoaù Maïch ngöôøi taïo baèng caùc chuyeån - ra nguoàn thoâng keânh tryeàn thoâng tin ñieäp thoâng Ngöôøi nhaän Giaûi maõ vaø nhaän caùc thoâng Thoâng tin thöùc thoâng tin phaûn hoài tin a. Ngöôøi göûi: laø ngöôøi taïo ra nguoàn thoâng tin vaø phaùt ñi nhöõng thoâng tin ñoù ñeán ngöôøi nhaän, vaø laø ngöôøi baét ñaàu cuûa tieán trình truyeàn thoâng. Tröôùc khi göûi moät thoâng tin 4 5 6 ñeán ngöôøi nhaän, ngöôøi göûi phaûi maõ hoaù nhöõng tö töôûng, yù ñònh cuûa mình thaønh nhöõng kyù hieäu ngoân ngöõ nhaát ñònh, ngöôøi ta goïi laø thoâng ñieäp. b. Thoâng ñieäp: bao goàn nhöõng kyù hieäu baèng chöõ vieát, baèng lôøi hoaëc baèng cöû chæ haønh ñoäng. b1. Thoâng ñieäp baèng lôøi noùi, ngöôøi truyeàn tin duøng lôøi noùi ñeå dieãn ñaït nhöõng thoâng tin mình caàn cung caáp cho ñoái töôïng nhaän tin. Laø hình thöùc söû duïng khaù phoå bieán trong quaûn trò. Vì hình thöùc naøy giuùp cho ngöôøi truyeàn tin dieãn ñaït khaù ñaày ñuû vaø chi tieát nhöõng thoâng tin caàn truyeàn ñi, nhöng chaát löôïng truyeàn thoâng cao hay thaáp coøn phuï thuoäc vaøo naêng khieáu vaø naêng löïc trí tueä cuûa ngöôøi göûi vaø ngöôøi nhaän thoâng tin. b2. Thoâng ñieäp baèng chöõ vieát. Ñaây cuõng laø hình thöùc phoå bieán, noù coù nhieàu öu ñieåm laø nhanh, goïn, traùnh sai leäch vaø coù theå kieåm soaùt ñöôïc, cho pheùp löu giöõ thoâng tin laâu daøi. Tuy nhieân hình thöùc naøy thöôøng gaëp nhieàu trôû ngaïi veà ngöõ nghóa ñoâi khi khoâng roõ raøng hoaëc khoâng theå dieãn ñaït heát taát caû nhöõng chi tieát cuûa noäi dung thoâng tin caàn truyeàn taûi. Vì vaäy, trong thöïc teá nhöõng quyeát ñònh quaûn trò coù tính chaát ñaëc bieät quan troïng ngöôøi ta thöôøng keát hôïp hai hình thöùc thoâng tin baèng vaên baûn chöõ vieát vaø tin baèng lôøi. b3. Thoâng ñieäp khoâng lôøi. Taát caû nhöõng thoâng ñieäp khoâng söû duïng chöõ vieát vaø lôøi noùi ñeàu laø thoâng ñieäp khoâng lôøi. Thoâng ñieäp khoâng lôøi raát höõu ích, noù ñöôïc theå hieän qua neùt maët, ñieäu boä, caùc ñoäng taùc cuûa cô theå. Thoâng ñieäp khoâng lôøi deã nhaän thaáy nhaát ôû caùc haønh vi ngöôøi troïng taøi treân treân saân coû, ngöôøi chæ huy ôû chieán tröôøng, caùc nhaø kinh doanh treân thò tröôøng chöùng khoaùn vaø khi giao tieáp tröïc tieáp vôùi nhau thì coù khoaûng 50% thoâng Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
ñieäp ñöôïc truyeàn taûi qua neùt maët, ñieäu boâ, caùc ñoäng taùc khaùc cuûa cô theå, qua ñoù maø ngöôøi nhaän hieåu ñöôïc phaàn naøo veà söï mong muoán, tình caûm cuûa ngöôøi truyeàn tin. Thoâng ñieäp khoâng lôøi coøn coù moät daïng khaùc, ñoù laø thoâng ñieäp baèng hình aûnh, ñaây cuõng laø hình thöùc söû duïng khaù phoå bieán trong caùc tröôøng hoïc. Ngaøy nay, nhôø söï tieán boä khoa hoïc kyõ thuaät, söï trôï giuùp cuûa coâng cuï maùy tính cho pheùp caùc thoâng tin ñöôïc truyeàn qua maïng Internet ñi khaép theá giôùi vôùi nhieàu ngoân ngöõ ña daïng nhö lôøi noùi, chöõ vieát, hình aûnh. Giuùp cho cho coâng vieäc truyeàn thoâng ñöôïc thuaän tieän, deã daøng vaø chính xaùc. c. Maïch chuyeån (keânh truyeàn thoâng). Laø con ñöôøng maø moät thoâng ñieäp ñöôïc truyeàn ñi töø ngöôøi göûi ñeán ngöôøi nhaän. Söï phong phuù thoâng tin gaén lieàn vôùi khaû naêng chuyeån taûi thoâng tin cuûa keânh, ñieàu ñoù noùi leân moãi maïch chuyeån coù khaû naêng chuyeån taûi thoâng tin khaùc nhau. Coù 4 maïng (keânh) chuyeån taûi thoâng tin ñoù laø: Thaûo luaän tröïc tieáp; qua maïng internet; qua ñieän thoaïi; qua ñöôøng lieân laïc thö töø taøi lieäu. Trong ñoù, truyeàn tin tröïc tieáp tính phong phuù cuûa thoâng tin cao nhaát; keá ñeán laø ñieän thoaïi; internet vaø ñöôøng lieân laïc baèng thö töø, taøi lieäu. d. Giaûi maõ. Laø dòch nhöõng thoâng ñieäp nhaän ñöôïc thaønh nhöõng kyù hieäu ngoân ngöõ maø ngöôøi nhaän coù theå hieåu ñöôïc yù nghóa cuûa chuùng. Chaúng haïn, oâng giaùm ñoác nhaän ñöôïc böùc thö cuûa ñoái taùc, oâng ta coù theå dòch ra hoaëc nhôø ngöôøi khaùc dòch ra thaønh nhöõng kyù hieäu ngoân ngöõ maø oâng ta coù theå hieåu chuùng ñöôïc ñoù laø söï giaûi maõ. Khi hai beân göûi vaø nhaän khoâng ñoàng ngoân ngöõ thì vieäc maõ hoaù vaø giaûi maõ coù aûnh höôûng raát lôùn ñeán chaát löôïng thoâng tin. e. Ngöôøi nhaän vaø nhaän thöùc thoâng tin. Khi nhaän ñöôïc thoâng ñieäp cuûa ngöôøi gôûi ñaõ ñöôïc giaûi maõ thì ngöôøi nhaän tin seõ hieåu ñöôïc noäi dung thoâng ñieäp cuûa ngöôøi gôûi. Nhöng do khaû naêng vaø trình ñoä khaùc nhau maø ngöôøi nhaän coù theå hieåu noäi dung thoâng ñieäp coù theå khaùc nhau. Ngöôøi coù khaû naêng tö duy toát söï nhaän thöùc bao giôø cuõng coù choïn loïc, hoï thöôøng tìm kieám caùi maø ngöôøi göûi mong ñôïi; ngöôïc laïi, ngöôøi coù tö duy nhaän thöùc keùm thöôøng ghi nhaän moät caùch raäp khuoân maùy moùc, hieåu thieáu chính xaùc hoaëc khoâng ñaày ñuû. f. Thoâng tin phaûn hoài. Thoâng tin phaûn hoài laø nhöõng phaûn öùng cuûa ngöôøi nhaän ñoái vôùi thoâng ñieäp cuûa ngöôøi gôûi. Noù cho ta thaáy raèng ngöôøi nhaän ñaõ nhaän ñöôïc vaø möùc ñoä hieåu ñeán ñaâu? Ví duï, thaày giaùo giaûng baøi, sinh vieân gaät hoaëc laéc ñaàu laø phaûn öùng cuûa ngöôøi nhaän tin, noù cho ngöôøi Thaày hieåu phaàn naøo veà ngöôøi hoïc troø ñaõ nghe qua baøi giaûng cuûa mình, töø ñoù ngöôøi Thaày coù theå hoaøn thieän hôn baøi giaûng cuûa mình. 3. Raøo caûn cuûa truyeàn thoâng Quaù trình truyeàn thoâng thöôøng gaëp raát nhieàu trôû ngaïi laøm aûnh höôûng tôùi chaát löôïng thoâng tin. Sau ñaây laø laø moät soá trôû ngaïi (raøo caûn) thöôøng gaëp: Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Khoâng coù keá hoaïch thu thaäp, xöû lyù, löu tröû thoâng tin, ñeán khi caàn tìm kieám voäi vaõ neân thoâng tin khoâng lieân tuïc chính xaùc, chaát löôïng thoâng tin thaáp. - Söï maäp môø veà ngöõ nghóa trong caùc thoâng tin, laøm cho ngöôøi nhaän coù theå hieåu nghóa naøy hay nghóa khaùc hoaëc ngöôïc laïi, gaây haäu quaû khoù löôøng tröôùc ñöôïc trong quaù trình thöïc hieän. - Caùc thoâng tin ñöôïc dieãn taû keùm, cuõng seõ laøm cho ngöôøi nhaän khoâng ñaày ñuû hoaëc keùm chính xaùc. Hieän töôïng naøy lieân quan ñeán naêng khieáu cuûa ngöôøi truyeàn tin. Tuy nhieân, cuõng coù theå khaéc phuïc chuùng baèng caùc bieän phaùp coù lieân quan ñeán khaâu chuaån bò tröôùc khi truyeàn tin. - Söï maát maùt do truyeàn ñaït hay do ghi nhaän keùm. Hieän töôïng xaûy ra khaù phoå bieán trong quaù trình truyeàn thoâng. Muoán khaéc phuïc hieän töôïng naøy caàn phaûi coù nhieàu bieän phaùp ñoàng boä töø caû hai phía ngöôiø truyeàn tin vaø ngöôøi nhaän tin. - Ít laéng nghe hoaëc ñaùnh giaù voäi vaõ. Ñaây laø hieän töôïng thöôøng baét gaëp ôû nhöõng nhaø laõnh ñaïo ñoäc ñoaùn chuyeân quyeàn, coù phöông phaùp laøm vieäc keùm, chuùng coù theå gaây ra nhöõng haäu quaû naëng neà cho toå chöùc. - Söï khoâng tin caäy, söï ñe doïa sôï haõi laøm cho thoâng tin sai leäch. Hieän töôïng ngöôøi gôûi hoaëc ngöôøi nhaän khoâng tin caäy beân kia hoaëc do söï sôï haõi cuûa caáp döôùi phaûi baùo caùo sai söï thaät laøm cho thoâng tin sai leäch thieáu chính xaùc, chaát löôïng thoâng tin keùm. - Do söùùc eùp veà maët thôøi gian khoâng cho pheùp, phaûi tieán haønh moät caùch voäi vaõ daãn ñeán chaát löôïng thoâng tin thaáp laø ñieàu khoù traùnh khoûi. Tuy nhieân, chuùng ta coù theå khaéc phuïc chuùng baèng caùch: caäp nhaät caùc thoâng tin kòp thôøi, xaùc ñònh caùc tieâu chí taäp hôïp thoâng tin phuïc vuï cho nhieàu phöông aùn khaùc nhau. 4. Truyeàn thoâng höõu hieäu Ñeå coâng taùc truyeàn thoâng höõu hieäu, caùc nhaø quaûn trò caàn naém vöõng caùc yeâu caàu cuûa thoâng tin, caùc nguyeân taéc vaø kyõ naêng truyeàn thoâng nhaát ñònh. a. Caùc yeâu caàu cuûa thoâng tin. Trong quaûn trò, thoâng tin coù yù nghóa cöïc kyø quan troïng. Ngaøy nay, nhöõng ngöôøi chieán thaéng laø ngöôøi coù thoâng thoâng tin ñaày ñuû, kòp thôøi vaø chính xaùc nhaát. PAUL GETY coù noùi raèng “thoâng tin – ñoù laø meï cuûa tröïc giaùc”. - Thoâng tin ñaày ñuû, kòp thôøi vaø chính xaùc. Laø cô hoäi toát ñeå doanh nghieäp thaéng theá trong caïnh tranh treân thöông tröôøng. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Thoâng tin coù ích hay thoâng tin phaûi phuø hôïp vôùi yeâu caàu cuûa ngöôøi nhaän. Ñieàu ñoù ñoøi hoûi ngöôøi nhaän thoâng tin phaûi bieát phaân tích vaø choïn loïc ñeå phuïc vuï cho nhöõng söï vieäc nhaát ñònh. - Thoâng tin phaûi coâ ñoïng vaø logic. Noù cho pheùp ta hieåu roõ baûn chaát, moái lieân heä söï vieäc vaø hieän töôïng trong quaù trình phaùt sinh, phaùt trieån cuûa chuùng. b. Caùc nguyeân taéc truyeàn thoâng. Caùc yù töôûng hình thaønh leân nguoàn thoâng tin phaûi roõ raøng. - - Xaùc ñònh muïc ñích truyeàn thoâng ñuùng ñaén. - Xem xeùt ñieàu kieän maø söï truyeàn thoâng seõ thöïc hieän. - Tham khaûo yù kieán ngöôøi khaùc neáu thôøi gian cho pheùp. - Söû duïng caùc ngoân ngöõ truyeàn thoâng phuø vôùi khaû naêng cuûa maïch chuyeån vaø ngöôøi nhaän. Tìm cô hoäi ñeå hoå trôï ngöôøi nhaän tin. - - Theo ñuoåi coâng vieäc cho ñeán khi hoaøn thaønh. - Lôøi noùi phaûi ñi ñoâi vôùi vieäc laøm. c. Moät soá kyõ thuaät trong truyeàn thoâng. - Noùi: + Chuaån bò kyõ tröôùc khi noùi. Duø baïn laø ngöôøi thaät söï coù taøi huøng bieän cuõng neân chuaån bò kyõ tröôùc khi noùi, nhö vaäy seõ laøm cho caâu chuyeän maïch laïc, logic, suùc tích vaø gaõy goïn hôn nhieàu. + Söï roõ raøng vaø maïch laïc. Ñaây laø yeâu caàu cho taát caû nhöõng baøi phaùt bieåu naøo, vì noù bieåu thò chaát löôïng cuûa baøi phaùt bieåu. + Keát hôïp nhieàu ngoân ngöõ khaùc nhau, chuù yù ngoân ngöõ khoâng lôøi. Trong giao tieáp vôùi nhau ngöôøi ta thaáy raèng, coù hôn 50% thoâng tin ñöôïc truyeàn ñi baèng caùc cöû chæ, ñieäu boä thaân theå. Moät maët, chuùng laøm taêng theâm söï phong phuù thoâng tin, maët khaùc laøm loâi cuoán ngöôøi nghe, giaûm nheï bôùt meät moûi vaø nhaøm chaùn nhaát laø nhöõng cuoäc hoïp keùo daøi nhieàu tieáng ñoàng hoà. + Tìm caùch taïo caùc tình huoáng gay caán vaø giaûi quyeát chuùng hoaëc coù theå ñaët caâu hoûi ñeå taïo theâm söï chuù yù ñoái vôùi ngöôøi nghe hoaëc gôïi yù ngöôøi nghe ñaët caâu hoûi, … nhö vaäy seõ laøm cho khoâng khí buoåi hoïp sinh ñoäng vaø höùng thuù hôn nhieàu. + Laøm giaûm nheï söï caêng thaúng khi meät moûi. Baèng nhöõng caâu chuyeän vui, nhöõng ví duï minh hoïa dí doûm nhaèm giaûi toûa söï caêng thaúng nhaát laø nhöõng giôø cuoái buoåi hoïc taäp, buoåi hoïp goàm nhieàu tieáng ñoàng hoà. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
- Laéng nghe ngöôøi khaùc noùi: + Söï kieân nhaãn laéng nghe. Duø nhöõng gì baïn khoâng muoán nghe cuõng haõy kieân nhaãn laéng nghe hoï noùi baèng caùc bieåu hieän beân ngoaøi ñeå cho ngöôøi noùi coù theå caûm nhaän ñöôïc söï laéng nghe cuûa baïn, ví duï: khoâng toû ra meät moûi, chaùn ngaùn hoaëc toû ra khoù chòu, … + Khuyeán khích ngöôøi noùi baèng nhöõng khích leä phuø hôïp taâm lyù ngöôøi noùi, coù theå baèng caùc cöû chæ taùn thöôûng hoï nhö gaät ñaàu, nhoûm ngöôøi veà phía tröôùc, nôû nuï cöôøi khích leä, ... + Trình baøy nhöõng gì nghe ñöôïc baèng ngoân ngöõ rieâng cuûa mình thaáy thaän tieän nhaát nhaèm ghi nhôù laïi nhöõng gì maø baïn thaáy caàn thieát. Maët khaùc cuõng theå hieän söï chaêm chuù cuûa mình khi ñang nghe. + Theå hieän caûm xuùc khi nghe ñeå ñoäng vieân ngöôøi noùi, chaúng haïn nhö voã tay khi ngöôøi noùi ngaét caâu. + Coá gaéng cheá ngöï nhöõng ñònh kieán vaø thaønh kieán cuûa baûn thaân. Chaúng haïn nhö gioïng noùi, hình thöùc aên maëc, phöông phaùp noùi khoâng phuø hôïp vôùi taâm lyù cuûa mình. + Traùnh phaùn quyeát voäi vaõ. Deã gaây ra maát thieän caûm hoaëc thaønh kieán khoâng ñaùng coù. “Toâi öôùc ao coù moät tröôøng daïy ngöôøi ta laéng nghe. Suy cho ñeán cuøng, moät nhaø quaûn lyù cuõng caàn phaûi laéng nghe nhö anh ta caàn noùi vaäy. Raát nhieàu ngöôøi khoâng nhaän thöùc ñöôïc raèng söï giao tieáp dieãn ra hai chieàu – LEE IACOCCA” (trích: “Lôøi vaøng cho caùc nhaø kinh doanh” – Nhaø xuaát baûn treû naêm 1994) - Vieát: + Ngaén goïn, suùc tích, söû duïng töø ngöõ ñôn giaûn deã hieåu. + YÙ roõ raøng. + Trình baøy thoâng ñieäp phuø hôïp vôùi muïc ñích. + Vieát ñuùng chính taû. VII. XUNG ÑOÄT 1. Xung ñoät laø thuoäc tính cuûa quaûn trò Trong moät toå chöùc, do maâu thuaãn veà quyeàn lôïi, taâm lí vaø trong quan heä neân xung ñoät xaûy ra giöõa nhoùm (boä phaän naøy) naøy vôùi nhoùm khaùc (boä phaän khaùc) giöõa caù nhaân naøy vôùi caù nhaân khaùc döôùi nhieàu möùc ñoä cuõng khoâng gioáng nhau, laø ñieàu khoâng theå traùnh khoûi. Hieåu ñieàu ñoù seõ giuùp cho chuùng ta coù moät quan ñieåm chung thoáng nhaát: khoâng quaù aâu lo veà noù nhöng cuõng khoâng neân xem thöôøng noù maø phaûi bình tónh tìm caùch giaûm bôùt söï xung ñoät vaø giaûm nheï möùc ñoä xung ñoät. 2. Nguoàn goác cuûa xung ñoät Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn
Xung ñoät baét nguoàn töø nhieàu nguyeân nhaân khaùc nhau, sau ñaây laø soá nguyeân nhaân thöôøng xaûy ra söï xung ñoät: Do yù thöùc toå chöùc kyû luaät cuûa boä phaän hoaëc caù nhaân keùm. - - Do ñaëc ñieåm taâm lí khaùc nhau. - Do phaùt sinh trong caùc quan heä: kinh teá, chính trò, caùc quan heä xaõ hoäi phöùc taïp. - Do phaùt trieån khoâng ñoàng ñeàu veà trình ñoä nghieäp vuï, chuyeân moân. Do thieáu soùt, söï thieân vò vaø taùc phong laõnh ñaïo cuûa caùn boä laõnh ñaïo. - 3. Caùc loaïi hình xung ñoät - Xung ñoät giöõa caùc thaønh vieân trong ban laõnh ñaïo cuûa toå chöùc. Ñaây laø xung ñoät ôû boä phaän caáp cao, noù coù aûnh höôûng raát lôùn ñeán chaát löôïng hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, neáu xung ñoät gay gaét vaø keùo daøi coù theå laøm tan raõ cuûa moät toå chöùc. - Xung ñoät giöõa caùc boä phaän trong toå chöùc: Thuû tröôûng vôùi Bí thö Ñaûng uûy; giöõa thuû tröôûng vôùi Chuû tòch coâng ñoaøn; giöõa Thuû tröôûng vôùi bí thö Ñoaøn Thanh Nieân Coâng Saûn; giöõa thuû tröôûng vôùi Ban thanh tra nhaân daân, … - Xung ñoät giöõa caáp treân vaø caáp döôùi. Hieän töôïng thöôøng xaûy ra do phöông phaùp, leà loái laøm vieäc, phong caùch laøm vieäc, … - Xung ñoät giöõa caùc thaønh vieân trong toå chöùc. Thöôøng xuaát hieän do maâu thuaãn giöõa traùch nhieäm vaø quyeàn lôïi. Trong toå chöùc neáu moät hoaëc moät soá ngöôøi ñöôïc höôûng moät ñaëc aân naøo ñoù, chaúng haïn anh ta raát ít nhieäm vuï, traùch nhieäm maø ngöôïc laïi ñöôïc höôûng moät quyeàn lôïi lôùn hôn ngöôøi khaùc thì ngay laäp töùc bò ngöôøi khaùc dò nghò, daàn daàn phaùt sinh ra maâu thuaãn vaø xaûy ra xung ñoät. 4. Giaûm tröø xung ñoät Ñeå giaûm tröø xung ñoät (ngaên chaën vaø giaûm nheï xung ñoät), ngöôøi quaûn quaûn trò caàn thöïc hieän moät soá vieäc chuû yeáu sau ñaây: Baûn thaân ngöôøi laõnh ñaïo phaûi theå hieän tính maãu möïc veà nhieàu maët; laø trung taâm ñoaøn - keát noäi boä; khoâng ngöøng naâng cao uy tín caù nhaân trong toå chöùc; ñaûm baûo moät khoaûng caùch caàn thieát; coù baûn lónh vaø töï chuû. - Toå chöùc lao ñoäng khoa hoïc, hôïp lí vaø kieân quyeát giöõ nghieâm kyû luaät (Nguyeân taéc kyû luaät). Choïn löïa caùc “EÂ kíp” laõnh ñaïo vaø taäp taäp theå laøm vieäc toát nhaát coù theå ñöôïc. - - Luoân giöõ caùc moái quan heä thaân thieän, bình ñaúng, coâng minh trong ñoái xöû. Biên Soạn : Thân Tôn Trọng Tín Sưu t m b i: www.daihoc.com.vn