Thực hiện những sáng kiến đổi
mới (Phần 1)
Các nguồn lực tài chính và con người chưa bao giờ là vô hạn và
chúng đang ngày càng khan hiếm và quý giá hơn bao giờ hết.
Quyết định phân bổ các nguồn lực này vào đâu thực sự ngày
càng khó khăn và rủi ro hơn bởi vì một quyết định sai có thể gây
tổn thương sâu sắc cho một tổ chức.
Tuy vậy, người quản lý vẫn phải đưa ra những quyết định về việc
phân bổ các nguồn lực - một cách nhanh chóng - để giảm bớt
ảnh hưởng của cuộc suy thoái. Cùng lúc đó họ cũng phải lưu ý
đến mọi chuyện và đưa công ty đi đến thành công khi những
ngày tươi sáng quay trở lại.
Vì sự phức tạp và những rủi ro gắn liền với những quyết định
này, quá trình đánh giá các dự án phải rõ ràng và hợp lý. Chúng
tôi xin đề xuất quá trình được gọi là Hạng mục dự án tối ưu
(OPP) dưới đây. Việc tiến hành OPP bao gồm 5 bước:
1. Phát triển các chỉ tiêu ưu tiên hoá hoá dự án. Bạn quan
tâm đến việc đạt được những tăng trưởng trong doanh số
ngắn hạn hơn hay đến việc đẩy mạnh kế hoạch chiến lược 3
năm của bạn? Tăng chỉ số khách hàng hay giảm chi phí?
Chỉ tiêu bạn sử dụng để dành ưu tiên cho các dự án sẽ
được quyết định bởi mục tiêu chính của bạn.
2. Phân tích khả năng của nguồn lực. Nhân viên của bạn
phải tốn bao nhiêu thời gian cho một dự án cụ thể? Sự sẵn
có của các máy móc và dịch vụ cần thiết?
3. Tập trung và tổ chức thông tin về những dự án gần đây
và những dự án được lập kế hoạch. Có bao nhiêu dự án
gần đây đang được tiến hành hoặc đang trong giai đoạn
chuẩn bị? Mỗi dự án gần đây tốn bao nhiêu thời gian và tiền
bạc? Có bao nhiêu dự án liên quan đến việc phát triển sản
phẩm và bao nhiêu dự án liên quan đến vấn đề an ninh và
an toàn?
4. Đánh giá hạng mục dự án. Có những dự án nào có thể kết
hợp được với nhau không? Những sáng kiến nào được
khuyến khích và sáng kiến nào nên bỏ qua vào thời điểm
hiện tại? Những sáng kiến nào có thể tiến hành song song?
5. Tiến hành quá trình quản lý hạng mục dự án liền mạch.
Những biện pháp nào bạn có thể sử dụng cho việc cân nhắc
và dành ưu tiên cho các dự án là một nỗ lực không ngừng?
Phương pháp này cũng hiệu quả tại các chi nhánh, các đơn vị và
trên thực tế trong các tổ chức lớn, việc tiến hành quá trình OPP
cũng được khuyến khích tại một số cấp. Trong bài báo này,
chúng ta sẽ cụ thể mỗi bước gồm những vấn đề gì và do đó bạn
có thể thấy OPP sẽ như thế nào khi được thực hiện.
1. Phát triển các chỉ tiêu ưu tiên hoá dự án. Một hạng mục dự
án, giống như một hạng mục đầu tư, cần phải được đa dạng hoá.
Nó về cơ bản bao gồm các sáng kiến chiến lược và sách lược,
các sáng kiến thúc đẩy phát triển, có liên quan đến chi phí và các
dự án lấy khách hàng hoặc nhân viên làm tâm điểm. Các chỉ tiêu
dùng để ưu tiên hoá các dự án tiềm năng và hiện tại thường
thuộc các nhóm dưới đây:
- Thúc đẩy chiến lược.
- Cân bằng nhu cầu tồn tại trong cơn bão kinh tế hiện tại với
chuẩn bị cho những ngày tươi sáng phía trước.
- Tăng doanh số.
- Thiết lập một lợi thế cạnh tranh hoặc xoá bỏ một bất lợi trong
cạnh tranh.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng
- Giảm chi phí
- Tăng sự hài lòng và ở lại của nhân viên.
- Đảm bảo phù hợp với các quy định luật lệ.