LỜI GIỚI THIỆU
Tổ chức và Quản lý trong hoạt động Kinh doanh là đến mối quan hệ và sự
phối hợp quan hệ cùng với sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong một
chỉnh thể là hệ thống lãnh đạo và quản lý các lĩnh vực hoạt động, các ngành các
cấp, hệ thống các hình thức và biện pháp các quyết định kể từ khi xác định mục
tiêu, phương hướng, vạch kế hoạch tiến hành để đôn đốc, kiểm tra thực hiện,
nghiệm thu cuối cùng kết quả đạt được, rút ra những bài học thành công và chưa
thành công, đề ra hững giải pháp tiếp tục xử lý những công việc còn lại. Điều đó
đòi hỏi phải có sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể
hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận
đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết
chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức.
Vì vậy, khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu
tố: quan hệ dọc(theo thứ bậc quản lý) hay hệ ngang (theo chức năng); quan hệ
lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất quan hệ chính thức hay quan hệ
không chính thức. Khái quát lại có 2 loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển
phục tùng và quan hệ phối hợp cộng tác. Với những kiến thức đã được học về
môn Tổ chức- Quản lý, trong bài tiểu luận này em muốn đề cập đến: Mối quan
hệ Điều khiển phục tùng, các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong
quản lý doanh nghiệp
SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1/KHÁI NIỆM:
Thực tế trong đời sống kinh tế - xã hội luôn luôn có sự hiện diện của tổ
chức dưới các hình thức: từ đơn giản đến phức tạp, từ vi mô đến vĩ mô. Nói
chung tổ chức mang một ý nghĩa rất rộng nhưng trong bài viết này em muốn đề
cập tới một định nghĩa gần hơn với khái niệm Tổ chức quản lý: Tổ chức là một
cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và
chức năng (được hợp thức hoá), trong đó các thành viên của nó thực hiện từng
phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung.
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành:
- Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức được khái quát
từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Cơ cấu là phương tiện để thực hiện chức năng, bao gồm các bộ phận hợp
thành tổ chức.
- Cơ chế vận hành là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng
chức năng.
Do đó trong một tổ chức chúng ta phải biết kết hợp hài hoà cả 3 yếu tố
trên, có như vậy mới mong đạt được hiệu quả hoạt động của mình. Bởi lẽ chức
năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ
không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận
hành của tổ chức.
2/CƠ CẤU TỔ CHỨC
Bất kỳ một hệ thống tổ chức nào dù được xây dựng theo loại hình nào
cũng đều bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Điều đó phản
ánh cách thức tổ chức bên trong của một hệ thống, biểu hiện sự thống nhất của
các mối quan hệ qua lại, vững chắc giữa các bộ phận của nó. Trong đó cơ cấu
chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho hoạt động quản lý. Còn
cơ cấu không chính thức đóng vai trò làm “gia vị” giúp giải quyết các vấn đề
phức tạp, tế nhị trong doanh nghiệp.
2.1/Cơ cấu chính thức:
* Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu được ghi nhận chính thức trong
các văn bản pháp lý, điều lệ tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp
không được ghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được
mọi người ghi nhận như là một thể chế.
* Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi bộ phận và mỗi
người trong tổ chức với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức (bao
gồm quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực hiện sự phân công, phân
cấp và liên kết trong tổ chức, bảo đảm kỷ cương và hiệu lực tổ chức, phục vụ
mục tiêu của doanh nghiệp.
* Trong cơ cấu chính thức việc bố chí, đề bạt được thực hiện bằng quyền
lực hành chính. Giữa người phụ trách và ngưòi thừa hành có quan hệ điều khiển-
phục tùng theo chức vụ, bằng phương pháp cưỡng chế chấp hành. Trong đó, mối
quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp được quy định rõ ràng, không được
tùy tiện theo cảm tính và phải gắn với trách nhiệm khi phối hợp.
2.2/Cơ cấu không chính thức:
* Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức "phi hình thể"
nhằm thực hiện những mối liên hệ “mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân
và giữa các nhóm người có đặc điểm, lợi ích riêng cần được điều hoà để phục vụ
mục tiêu chung. Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có
hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính.
* Trong doanh nghiệp việc bố chí đan xen vào nhau các quan hệ chính
thức và các quan hệ không chính thức sẽ giúp cho các nhiệm vụ quản lý được
thực hiện một cách linh hoạt hơn và có kết quả cao hơn. Vì vậy trong quản lý,
điều quan trọng là phải xác định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của
cơ cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức.
QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG
1/Vai trò của quan hệ điều khiển phục tùng:
1.1/ Quan hệ điều khiển phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ
chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới (trên xuống và dưới lên)
giữa người phụ trách và người thừa hành.
Hành vi điều khiển: là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết
các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung. Đó là hình thức
tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và
kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành.
Việc lựa trọn phương pháp và hình thức xử lý, giải quyết tình huống cụ
thể luôn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó quan trọng và trước hết là thực
trạng tổ chức và trình độ kiến thức, chuyên môn, năng lực phẩm chất của người
quản lý cũng như chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc
của hệ thống tổ chức quản lý. Vì vậy sự điều khiển sẽ rất dễ rơi vào tình trạng
chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt, mất đồng bộ trong hoạt động quản lý.
Sự điều khiển đó có thể mang tính hành chính (cưỡng chế thi hành) hoặc mang
tính hướng dẫn. Tính hành chính ở đây có thể hiện qua các phương pháp hành
chính:
Các phương pháp hành chính là các phương pháp tác động dựa vào các
mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp.
Các phương pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách
tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động dưới
quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi người lao
động phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.
Điều này thường được thể hiện qua nội quy làm việc của doanh nghiệp hay như
các quyết định của cấp trên yêu cầu cấp dưới phải thực hiện công việc được
giao.
Vậy các phương pháp hành chính có vai trò như thế nào trong quản trị
kinh doanh?
Nó xác lập trật tự kỷ cương làm việc trong doanh nghiệp. Là khâu nối các
phương pháp quản trị khác lại, phương pháp hành chính giải quyết các vấn đề
đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng; Tác động hành chính có hiệu lực
ngay từ khi ban hành quyết định. Vì vậy các phương pháp hành chính hết sức
cần thiết trong những trường hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó
khăn, phức tạp.
Các phương pháp hành chính tác động vào đối tượng quản trị theo 2
hướng tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng
quản trị
-Theo hướng tác động về mặt tổ chức: chủ doanh nghiệp ban hành các văn
bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ, nhằm thiết lập tổ chức và xác định
những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.
-Theo hướng tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng quản trị: chủ
doanh nghiệp đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới
thực hiện những nhiệm vụ nhất định, hoặc hoạt động theo những phương hướng
nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và
đúng hướng điều chỉnh kịp thời các sai phạm.
Tuy nhiên sử dụng các phương pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị
phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây, nếu không rất dễ gây ra hậu quả
nghiêm trọng khó có thể sửa chữa.
-Thứ nhất: Phương pháp hành chính chỉ có hiệu quả cao khi quyết định
đó có căn cứ khoa học, được luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế. Ngoài ra quyết
định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể. Cho nên khi
đưa ra quyết định hành chính, nên cố gắng có đủ các thông tin cần thiết cho việc