TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA DU LỊCH HỌC _____________
Bài tiểu luận giữa kỳ nhóm 5 Tổ chức sự kiện ngoại giao và ứng dụng cho du lịch
Môn học Lớp Giảng viên : Nghiệp vụ Giao tiếp và Lễ tân ngoại giao : K53 Du lịch học : ThS. Trịnh Lê Anh
Hà Nội – 2011
PHẦN 1: TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN NGOẠI GIAO 1.1. Tiếp kiến 1.2. Họp báo 1.2.1. Họp báo là gì?
Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp, thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông. "Tổ chức họp báo thường xuyên là mở cái van xả cho hơi ra bớt", David Beckwith, cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống nói như vậy. Ông nói điều này có nghĩa là cùng với thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời, và áp lực ấy được giải tỏa khi có họp báo.
1.2.2. Quy trình họp báo
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 1
1.2.2.1 Trước khi họp báo Bước đầu tiên để tổ chức họp báo là phải đảm bảo rằng có tin. Đối với người đứng đầu một đất nước, chuyện này ít khi thành vấn đề. Nhưng đối với thủ trưởng một cơ quan nhỏ của chính phủ, thu hút được báo giới có thể khó hơn. Phóng viên không ưa dùng thời gian vào những việc mà họ không cho là sự kiện trong khi họ có tin tức khác đang mời gọi. Trong các bước tổ chức họp báo cần: * Xác định chủ đề của buổi họp báo và xem có gì cần đưa tin không. * Xác định xem họp báo có thật sự cần thiết không, hoặc phóng viên có viết được chính xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu cùng trao đổi kiểm chứng bằng điện thoại trước khi công bố không. * Quyết định xem vị quan chức chính phủ kia sẽ nói gì trong lời khai mạc. * Viết sẵn những ý chính của bài phát biểu khai mạc cho vị quan chức. Cũng như trong phỏng vấn, chỉ tập trung vào ba ý chính. Nhiều hơn thế là không cần thiết. * Xác định những câu hỏi có thể được hỏi và những câu trả lời
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 2
thích hợp. Những câu này phải rộng hơn chủ đề của cuộc họp báo, vì phóng viên có thể hỏi những vấn đề khác nữa. Một số cơ quan báo chí lưu danh mục các chủ đề trên vi tính và thường xuyên cập nhật, như vậy không phải viết mới mỗi lần họp báo. * Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo chính thức, nhất là khi vị quan chức kia không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi. Đề nghị nhân viên văn phòng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi các câu hỏi. Việc này cho phép cả vị quan chức và văn phòng báo chí biết được sơ hở trong khi trả lời. * Chọn ngày cho họp báo một cách cẩn thận. Kiểm tra sự kiện này trong cả lịch trình dài hạn của các cơ quan chính phủ để đảm bảo không có mâu thuẫn với các sự kiện thông tin khác ngày hôm đó. * Chọn giờ cho họp báo. Giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường là thích hợp nhất cho việc này. * Chọn địa điểm tiện lợi và có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thông. Địa điểm trông phải hấp dẫn và làm tăng hiệu quả của thông điệp. Ví dụ, nếu chủ đề họp báo là lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn một nông trại. Nếu chủ đề là giáo dục, thì thư viện một trường là địa điểm thích hơp. * Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn không. Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh như sơ đồ lớn để quan chức có thể trình bày trong cuộc họp báo hay không? Đặt những phương tiện này gần với người trình bày để sau này chúng xuất hiện trên phương tiện truyền thông. Những minh họa trực quan cũng cần được in ra và cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên có thể tham khảo khi viết bài và in báo hay truyền thanh. * Quyết định xem ai, nếu có, sẽ giới thiệu vị quan chức chính phủ tại cuộc họp báo và tuyên bố kết thúc. * Thông báo cho báo giới. Ngoài những phóng viên thường xuyên viết về vị quan chức này, bạn có thể mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề. Ví dụ, nếu nội dung họp báo về môi trường, bạn nên thông báo cả cho những phóng viên về môi trường. * Gọi điện cho phóng viên một hoặc hai ngày trước sự kiện để nhắc họ. Nên tìm hiểu xem ai sẽ đến, ai không đến để sắp xếp phòng họp phù hợp. * Lên lịch thông báo về cuộc họp báo. * Gửi fax hoặc thư điện tử cho báo chí ở xa, có quan tâm nhưng không thể đến dự họp báo. * Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp và vận chuyển tư liệu liên quan, như túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thông cáo báo chí, tiểu sử và tranh ảnh. * Xác định xem báo giới có cần phải được kiểm tra giấy tờ hay
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 3
không. Điều này có nghĩa là chỉ một số phóng viên nhất định có giấy mời. * Đáp ứng các nhu cầu về phương tiện kỹ thuật cho báo giới. Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu ra. Đảm bảo chắc chắn các thiết bị cần dùng sẽ hoạt động tốt. * Phân công cán bộ trông nom hậu cần cho cuộc họp. Vào ngày họp báo, người đó phải có mặt tại địa điểm từ sớm và phải sẵn sàng giải quyết những vấn đề không lường trước, ví dụ như tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu nếu đây là cuộc họp báo ngoài trời. Nếu địa điểm họp báo ở ngoài văn phòng * Xác định xem có cần phòng tiếp khách để đón quan chức chính phủ đó không. * Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của phóng viên. * Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động của những cán bộ chủ chốt tại địa điểm, như đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật và nhân viên quan hệ công chúng. Mặc dù ở nơi khác chúng ta là khách, tại sân nhà chúng ta là chủ nhà chịu trách nhiệm cho mọi mặt của sự kiện. Mọi trục trặc có thể xảy ra. Ví dụ, một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ để đến trao thiết bị cho một bệnh viện. Ông ta và thư ký báo chí của ông đều biết sẽ trả lời câu hỏi của phóng viên sau lễ trao tặng, nhưng họ quên không thu xếp một chỗ cho tình tiết này. Vị quan chức này tổ chức họp báo với 15 phóng viên tại sảnh của bệnh viện, với một ban nhạc nhà trường chơi rất ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe được gì, còn địa điểm thì quá chật chội không đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình. Ít nhất trước sự kiện này một tuần, người phát ngôn lẽ ra phải yêu cầu bệnh viện dành cho một phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm và thời gian, và cùng trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - thậm chí trước một giờ. Trái lại, vì không làm được như vậy nên các phóng viên hoàn toàn thất vọng còn vị quan chức chính phủ kia lỡ cơ hội lên tin. 1.2.2.2. Trong khi họp báo * Nên có bảng đăng ký phóng viên và khách mời để bạn biết ai có mặt. * Ngay từ đầu cuộc họp, cho phóng viên biết diễn giả có bao nhiêu thời gian, và chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi.
* Đảm bảo họp báo và các phát biểu ngắn gọn. Báo chí ưa quan chức nói ngắn và sẵn sàng trả lời câu hỏi hơn là người diến thuyết hàng nửa giờ. * Dành thời gian cho câu hỏi. * Ghi âm lại những nhận xét của quan chức chính phủ để chuyển thành văn bản lưu trữ. * Giải đáp những câu hỏi chưa được trả lời. Nếu vị quan chức chính phủ chưa trả lời được ngay, nên thú nhận là mình chưa trả lời được và nhớ thực hiện lời hứa trả lời vào cuối ngày. 1.2.2.3 Sau khi họp báo * Đưa ngay tư liệu của cuộc họp báo lên trang Web để quảng bá. * Gửi tài liệu hội nghị được phát và bản viết tay cho bất kỳ ai có quan tâm mà không đến dự được. * Thực hiện mọi lời hứa bổ sung thông tin hoặc trả lời đúng hẹn những câu hỏi còn chưa được trả lời. * Kiểm điểm lại tất cả các bước đã thực hiện và ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 4
1.2.2.4. Lịch biểu họp báo và danh sách phóng viên * Lên danh sách tên các phóng viên, cơ quan của họ, lĩnh vực quan tâm, địa chỉ làm việc và nhà riêng, số điện thoại di động, fax và địa chỉ thư điện tử. Cũng nên lập danh sách riêng các phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn và theo khu vực địa lý. * Đảm bảo rằng các danh sách này được cập nhật. * Biết cách thức mỗi phóng viên muốn nhận tin – bằng fax, điện thoại, thư điện tử. * Biết thời hạn đưa tin của mỗi phóng viên và không gọi điện thoại trong thời gian đưa tin. * Tìm xem ai trong giới truyền thông quyết định tin tức nào sẽ được đăng và vào thời điểm nào trong ngày, trong tuần hoặc tháng quyết định đăng tin được đưa ra. Tìm hiểu xem một hãng truyền thông muốn được thông báo trước trong bao lâu trước khi diễn ra một sự kiện. 1.2.3. Thủ tục cho phép Họp báo 1.2.3.1 Quy trình thực hiện Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép hoặc văn bản thông báo đến Cục Báo chí. - Đối với tổ chức trong nước: Tổ chức ở Trung ương gửi công văn xin phép họp báo.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 5
- Đối với cơ quan đại diện nước ngoài: Cơ quan đại diện nước ngoài (cơ quan đại diện Ngoại giao; cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam) gửi thông báo bằng văn bản đến Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thông báo cho Bộ Ngoại giao. - Các đoàn đại biểu nước ngoài thăm chính thức Việt Nam theo lời mời của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội hoặc Bộ Ngoại giao được thực hiện theo chương trình của Đoàn. Cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông để phối hợp quản lý. - Các Đoàn đại biểu nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của các cơ quan Việt Nam khác, cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông. + Cục Báo chí có văn bản trả lời việc đồng ý hay không đồng ý việc họp báo (đối với tổ chức trong nước và cơ quan đại diện nước ngoài) 1.2.3.2 Cách thức thực hiện - Trực tiếp tại Cục Báo chí - Thông qua hệ thống bưu chính. 1.2.3.3 Thành phần, số lượng hồ sơ - Cơ quan, tổ chức có văn bản xin phép hoặc văn bản thông báo, ghi rõ: + Nội dung họp báo; + Ngày, giờ họp báo; + Địa điểm; + Thành phần tham dự; + Người chủ trì, chức danh của người chủ trì. + Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật… Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) bản chính. - Thời hạn giải quyết: + Đối với cơ quan đại diện nước ngoài, cơ quan nước ngoài: sau 24 giờ kể từ khi nhận được văn bản xin phép, Cục Báo chí có văn bản trả lời; nếu không có ý kiến thì việc họp báo coi như được chấp nhận. + Đối với trong nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. - Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: + Tổ chức, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính + Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Bộ Thông tin và Truyền thông.
+ Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Cục Báo chí + Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Cục Báo chí. - Kết quả thực hiện thủ tục hành chính + Văn bản chấp thuận + Lệ phí (nếu có) + Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có và đề nghị đính kèm) + Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có) - Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục đích của tổ chức đó. - Không vi phạm các quy định tại Điều 10 Luật Báo chí. - Phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo (đối với trong nước). Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính - Luật Báo chí ngày 28/12/1989. - Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Báo chí ngày 12/6/1999. - Nghị định 51/2002/NĐ-CP ngày 26/4/2002. - Nghị định 67/CP ngày 31/10/1996 của Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động thông tin, báo chí của phóng viên nước ngoài, các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. - Thông tư liên bộ số 84/TTLB-VHTT-NG ngày 31/12/1996 của Bộ Văn hóa – Thông tin - Ngoại giao hướng dẫn thi hành Quy chế quản lý hoạt động thông tin báo chí của phóng viên nước ngoài, các cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. 1.3. Đón tiếp viếng thăm NGHI LỄ ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN KHÁCH CẤP CAO ĐẾN THĂM NƯỚC TA Tổ chức lễ đón nhưng không huy động quần chúng; không bắn đại bác chào mừng; không tổ chức lễ tiễn, chỉ chào từ biệt ở nhà khách và ra một thông báo trịnh trọng trên các phương tiện thông tin đại chúng. 1.3.1 THĂM CHÍNH THỨC. 1.3.1.1. Thành phần tham dự đón. a) Tại sân bay Nội Bài: - Đón đoàn nguyên thủ quốc gia. + Bộ trưởng (Trưởng ban đón tiếp) đón và ngồi cùng xe với Trưởng đoàn đưa đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Thứ trưởng Bộ Ngoại giao. + Vụ trưởng lễ tân, Vụ trưởng khu vực Bộ Ngoại giao. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 6
- Đón đoàn người đứng đầu Chính phủ. + Bộ trưởng đón và ngồi cùng xe với trưởng đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Thành phần còn lại như đón nguyên thủ quốc gia. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. Ghi chú : Nếu nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu Chính phủ dừng chân ở một thành phố nào đó của Việt Nam (trừ thành phố Hồ Chí Minh đã có sở ngoại vụ là chi nhánh của Bộ Ngoại giao) hoặc ở biên giới Việt Nam trước khi đến Hà nội thì Vụ trưởng lễ tân đến tận nơi đoàn dừng chân để đón và đưa đoàn về Hà Nội. Tại Việt Nam nếu đoàn đi thăm địa phương (tỉnh) thì Phó chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh đón đoàn ở địa giới hai tỉnh (nếu đoàn đi ô-tô hoặc xe lửa). - Đón đoàn chủ tịch Quốc hội. + Phó Chủ tịch Quốc hội đón và ngồi cùng xe với trưởng đoàn về nhà khách. + Chủ nhiệm hoặc Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và hội đồng Nhà nước. + Sĩ quan bảo vệ mặc quần áo theo sắc phục của ngành. - Đón đoàn phó tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng ngoại giao và Tổng thư ký Liên hợp quốc. + Một Bộ hay Thứ trưởng. + Vụ trưởng Lễ tân và Vụ trưởng khu vực Bộ ngoại giao. b) Tại lễ đón chính thức ở Hà nội. - Đoàn nguyên thủ quốc gia. + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Nhà nước. + Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nếu khách thực hiện cả chức năng hành pháp). + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. + Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội. + Đại diện Quân đội nhân dân Việt Nam.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 7
+ Một số Bộ trưởng có nhiều quan hệ với nước của khách và một số cán bộ có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Nếu khách có phu nhân hoặc phu quân thì ta thu xếp người đón và có thể có chương trình riêng. + Đại sứ và cán bộ đại sứ quán nước của khách. + Đoàn ngoại giao. - Đoàn người đứng đầu chính phủ. + Chủ trì: Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. + Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Bộ trưởng bộ Ngoại giao. + Chủ tịch uỷ ban Nhân dân thành phố Hà nội. + Đại diện quân đội nhân dân Việt Nam. + Một số Bộ trưởng và một số cán bộ có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Nếu khách có phu nhân hoặc phu quân thì ta thu xếp người đón và có thể có chương trình riêng. + Đại sứ và cán bộ đại sứ quán nước của khách. + Đoàn ngoại giao. - Đoàn chủ tịch Quốc hội. + Chủ trì : Chủ tịch Quốc hội. + Chủ tịch hội đồng dân tộc và một số chủ nhiệm, phó Chủ nhiệm uỷ ban thường trực của Quốc hội. + Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. + Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội. + Đại sứ nước của khách. - Đoàn Phó tổng thống, Phó Thủ tướng. + Cấp tương đương của phía Việt Nam chủ trì.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 8
+ Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước hoặc Phó Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. + Thứ trưởng Bộ Ngoại giao. + Một số vị có chức vụ tương đương với thành viên chính thức của đoàn. + Đại sứ nước của khách. - Đoàn Bộ trưởng Bộ ngoại giao và tổng thư lý Liên hợp quốc. + Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chủ trì. + Thứ trưởng Ngoại giao hoặc trợ lý Bộ trưởng ngoại giao. + Cấp vụ Lễ tân, Vụ khu vực, và các vụ liên quan thuộc Bộ Ngoại giao. 1.3.1.2. Nghi lễ đón tiếp. a) Đoàn nguyên thủ quốc gia và đoàn người đứng đầu chính phủ. - Tại sân bay. + Treo cờ hai nước. + Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước. + Người đón cao nhất ở sân bay ngồi cùng xe với Trưởng đoàn về nhà khách. + Có một xe ô-tô dẫn đường và đội mô-tô hộ tống: Tổng thống: 8 mô-tô hộ tống. Thủ tướng: 6 mô tô hộ tống. + Chỉ bố trí xe con riêng cho Trưởng - Phó đoàn số còn lại đi xe nhiều chỗ ngồi. + Đường phố chính gần nơi đón đoàn có dây cờ, biển cờ, biểu ngữ chào mừng bằng tiếng Việt và tiếng nước có đoàn đến Việt Nam. - Tại nơi đón chính thức ở Hà nội (tại nhà "Phủ Chủ tịch") + Treo quốc kỳ hai nước, có dây cờ trang trí và khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng. + Thiếu nhi tặng hoa trưởng đoàn. + Cử quốc thiều hai nước.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học
Page 9
+ Duyệt đội danh dự quân đội nhân dân Việt Nam. Nếu đón đoàn nguyên thủ quốc gia thì đội danh dự bao gồm binh sĩ đại diện của 3 quân chủng hải - lục - không quân; nếu đón đoàn người đứng đầu Chính phủ thì chỉ có lục quân. (Chủ tịch Hội đồng Nhà nước hoặc Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng cùng trưởng đoàn nước bạn duyệt đội danh dự). + Có đội tiêu binh ở bậc thềm Nhà "Phủ Chủ tịch" và "Nhà khách chính phủ". + Tại nhà ở của trưởng đoàn có treo cờ của nước khách. b) Đoàn Chủ tịch Quốc hội, Phó tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và Tổng thư ký liên hợp quốc. - Tại sân bay. + Treo cờ hai nước; đối với Tổng thư ký Liên hợp quốc là cờ Liên hợp quốc. + Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước. + Người đón cao nhất ngồi cùng xe trưởng đoàn đưa đoàn xe về nơi đón chính thức. + Có xe cảnh sát dẫn đường (lúc đón, tiễn và các hoạt động). - Tại nơi đón chính thức ở Hà Nội. + Thiếu nhi tặng hoa trưởng đoàn. + Nhà ở của trưởng đoàn có treo cờ của nước khách (nhà ở của Tổng thư ký Liên hợp quốc treo cờ liên hợp quốc). + Đoàn chủ tịch quốc hội tổ chức đón tại Nhà "Phủ Chủ tịch" có đội tiêu binh xếp hàng bồng súng chào hai bên thềm. + Các đoàn Phó Tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và Tổng Thư lý Liên hợp quốc tổ chức đón tại "Nhà khách chính phủ". Ghi chú: Nếu mưa bão thì bỏ nghi lễ đón ở ngoài trời, chỉ đón ở phòng khách với thành phần như trên đã nêu. Khi đoàn đi ra ngoài thành phố thì có mô-tô dẹp đường (đoàn Tổng thống và thủ tướng). 1.3.1.3. Mức độ tiếp và chiêu đãi. Đoàn nguyên thủ quốc gia, đứng đầu chính phủ, Chủ tịch Quốc Hội. + Sau lễ đón chính thức, lãnh đạo cấp cao Việt Nam (Người có chức vụ và cấp bậc ngang Trưởng đoàn) tiếp đoàn tại Nhà "Phủ chủ tịch" (có thành viên chính thức của đoàn cùng dự).
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 10
+ Nếu đoàn nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ, Chủ tịch Quốc hội có yêu cầu và tuỳ mức độ quan hệ, Tổng Bí thư Đảng cộng sản Việt Nam sẽ tiếp xã giao đoàn. + Chủ tịch Hội đồng Nhà nước sẽ tiếp xã giao đoàn người đứng đầu Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội. + Lãnh đạo cấp cao Việt Nam (người có chức vụ ngang cấp với Trưởng đoàn) chủ trì chiêu đãi trọng thể hoan nghênh đoàn tại nhà "Phủ chủ tịch" (tiệc ngồi, mời hẹp). + Thành phần dự chiêu đãi: Phía khách : Tất cả đoàn viên chính thức và tuỳ tùng chính, Đại sứ của nước cử đoàn, phu nhân và phu quân của nguyên thủ quốc gia trưởng đoàn và của các đoàn viên chính thức. Phía ta: Các vị tham gia đón, tiễn và hội đàm; tuỳ mức độ quan hệ có thể mời thêm một số đồng chí lãnh đạo khác dự, một số phu nhân (hoặc phu quân) cho tương xứng với đoàn khách. + Sau chiêu đãi có biểu diễn nghệ thuật chào mừng đoàn với các tiết mục mang tính chất dân tộc kèm thêm một số ít tiết mục của nước khách. b) Đoàn Phó Tổng thống, Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Ngoại giao và tổng thư ký Liên hợp quốc. + Đoàn đến chào Chủ tịch Hội đồng Nhà nước hoặc Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng sau lễ đón. + Lãnh đạo Việt Nam cùng chức vụ với trưởng đoàn chủ trì chiêu đãi hoan nghênh đoàn tại "Nhà khách Chính phủ", thành phần dự và mức độ lễ tân thấp hơn đoàn người đứng đầu Chính phủ. + Không tổ chức biểu diễn nghệ thuật chào mừng đoàn. Nếu đoàn yêu cầu có thể mời đoàn xem tại rạp. 1.3.1.4. Hội đàm + Các đoàn cấp cao nhất (Tổng thống, Thủ tướng, Chủ tịch quốc hội) hội đàm tại Nhà "Phủ Chủ tịch". + Các đoàn khác hội đàm một nơi khác. 1.3.1.5. Tham quan, giải trí: Đối với tất cả các đoàn (thăm chính thức hoặc làm việc). + Nếu khách có yêu cầu, có thể tổ chức đặt vòng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và thăm nơi ở, nơi làm việc của Người.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 11
+ Việc đi tham quan địa phương, cơ sở sản xuất, di tích lịch sử, văn hoá tuỳ thuộc vào thời gian, yêu cầu của đoàn và khả năng của ta. + Người tháp tùng Tổng thống và Thủ tướng là Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng. + ở các địa phương, kể cả ở thành phố Hồ Chí Minh không tổ chức nghi thức đón, chỉ treo cờ, khẩu hiệu ở sân bay, nơi ở. Chủ tịch hội đồng Nhân dân hoặc Chủ tịch uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố cùng một số cán bộ đón, không huy động quần chúng. Lãnh đạo tiếp và mời cơm thân. Không tổ chức mít tinh chào mừng. 1.3.1.6. Mức độ đài thọ theo nguyên tắc có đi có lại: + Ta đài thọ ăn, ở, đi lại bằng ô-tô cho đoàn viên chính thức và các tuỳ tùng chính của : - Đoàn Tổng thống và Thủ tướng. - Đoàn Chủ tịch Quốc hội. - Đoàn phó Tổng thống, Phó Thủ tướng. - Đoàn Bộ trưởng Ngoại giao, tổng Thư ký Liên hợp quốc. + Số còn lại do khách tự đài thọ. + Các chi phí dịch vụ chuyên cơ, mua vé máy bay, đánh điện, gọi điện thoại đường dài, do khách tự đài thọ. + Những trường hợp ngoại lệ khác phải xin chỉ thị cấp trên.. 1.4. Tiếp xúc
I. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP
XÚC NGOẠI GIAO
II. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TIẾP
XÚC NGOẠI GIAO
III. NHỮNG NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC TIẾP XÚC
NGOẠI GIAO
- - Nắm chắc ý đồ và cá tính đối phương: Phải chuẩn bị kỹ để đối phó với mọi tình huống, kể cả những tình
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 12
huống bất ngờ nhất hoặc phức tạp nhất.
IV. NHỮNG CÔNG VIỆC PHẢI LÀM TRƯỚC, TRONG VÀ
SAU MỖI CUỘC TIẾP XÚC NGOẠI GIAO
1. Trước mỗi cuộc tiếp xúc a) Đề nghị tiếp xúc b) Chuẩn bị nội dung tiếp xúc
Trước mỗi cuộc tiếp xúc, người cán bộ cần nhất thiết chuẩn bị tốt
công tác chuẩn bị bao gồm các mặt sau:
Bước 1:
- Nếu cuộc tiếp xúc do đối phương yêu cầu, cần băng mọi biện pháp khôn khéo để khai thác đối phương nhằm làm rõ mục đích yêu cầu và ý đồ của đối phương đối với cuộc tiếp xúc để chuẩn bị cho bước chuẩn bị về nội dung.
- Ngược lại, nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, trong quá trình thu
xếp cần lưu ý giữ kín không được để lọt cho đối phương biết thông tin nhàm biết được mục đích yêu cầu và ý đồ của ta.
Bước 2:
Sau bước 1 cần tiến hành ngay việc nghiên cứu tất cả các mặt có lien quan để xác định ý đồ của đối phương, cá tính của đối phương. Trên cơ sở đó xác định mục đích yêu cầu và sách lược của ta và vạch rõ các phương án và nội dung sẽ nói. Trong khi vạch phương án cần tính lỹ tất cả các mặt để lên các phương án chủ động đối phó với các tình huống bất ngờ.
Bước 3:Về địa điểm và thành phần tham dự tiếp xúc cần tùy tình hình
cụ thể để sắp xếp cho thích hợp:
- Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của ta, ta cần thu xếp địa điểm sao
cho nghiêm túc thuận lợi , tạo cho đối phương cảm thấy được tôn trọng để tạo không khí thuận lợi cho cuộc tiếp xúc.
- Nếu cuộc tiếp xúc do yêu cầu của đối phương và do họ bố trí địa
điểm thì khi đến địa điểm cần chý ý quan sát xem có điều gì bất thường không như máy ghi âm trộm, chụp ảnh trộm…
-
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 13
Về thành phần dự tiếp xúc cần bố trí những cán bộ nắm được vấn đề cùng dự và phiên dịch. Cần khống chế số người cùng dự một cách hợp lý, tránh để đối phương hiểu nhầm. Trong trường hợp tiếp xúc quan trọng hoặc tế nhị, số người cùng dự càng ít càng tốt nhưng phải tính. 2. Trong mỗi cuộc tiếp xúc
a) Đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi: Điều này có ý nghĩa rất quan trọng
trong mỗi cuộc tiếp xúc ngoại giao, nó tạo cho khách mời được tôn trọng, cũng như thấy được mục điích của đối phương khi sắp xếp chỗ ngồi.
b) Diễn biễn tiếp xúc
Trong qúa trình tiếp xúc, cán bộ chủ trì phải bình tĩnh trong việc trình bày ý kiến của mình, lắng nghe ý kiến của đối phương thật kỹ càng và bình tĩnh đối đáp chính xác, chặt chẽ để đảm bảo yêu cầu, mục đích của ta.
3. Sau mỗi cuộc tiếp xúc:
- Cần đánh gia xem cuộc tiếp xúc đạt được tới mức nào, rút ra được
những kinh nghiệm gì từ cái nhỏ nhất đến cái lớn nhất.
- Đánh giá lại những thông tin và tư kiệu thu được, phân biệt thật giả,
đánh giá cá nhân đối tượng.
- Làm biên bản tiếp xúc hay báo cáo tiếp xúc, báo cáo lên cấp trên và thông báo trung thực , kịp thời cho các cơ quan, đơn vị có lien quan. V. NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT ĐỐI VỚI CÁN BỘ TRONG
TIẾP XÚC NGOẠI GIAO 1. Trình độ hiểu biết
- Phải hiều và nắm vững đường lối chính sách chung và đặc biệt là
chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà Nước ta.
- Phải hiểu và nắm vững tình hình quan hệ giữa nước đối phương với nươc ta, chính sách đối ngoại của nước đó, chính sách của nước đó đối với nước ta.
- Phải có sự hiểu biết cơ bản về lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hóa và
phong tục tập quán của nước mình.
- Phải có một sự hiểu biết tối thiểu về kinh tế, khoa học kỹ thuật, lịch sử
thế giới, lịch sử quan hệ quốc tế…
- Phải biết thành thạo một ngoại ngữ thông dụng quốc tế.
2. Những đức tính cần có
- Tuyệt đối trung thành và trung thực với Đảng, với tổ quốc, với dân tộc
và đặt quyền lợi của tổ quốc lên trên hết.
- Phải có tính chiến đấu, phải biết tiến công và biết phòng ngự để giành
thắng lợi cho tổ quốc.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 14
- Phải luôn luôn tỉnh táo, không để đối phương kích động. Phải có thái độ cần thiết và lời lẽ cần thiết trước mỗi đối thủ, để bảo vệ lợi ích quốc gia.
- Phải luôn luôn vững vàng sẵn sàng đối phó với những tình huống bất
ngờ và phức tạp nhất. 3. Những điều cần phải chống
- Chống chủ nghĩa cá nhân, phải luôn luôn đặt lợi ích tổ quốc và nhân
dân lên trên hết.
- Chống tự ti, người cán bộ ngoại giao là đại diện của một quốc gia, do đó không được phép tự ty. Tự ty là làm nhục quốc thể, là tự tước vũ khí là tự đầu hàng đối phương. Vì vậy cần khiêm tốn nhưng không được tự ty.
- Chống bừa bãi cẩu thả hành động thiếu suy nghĩ - Chống bị mua chuộc bằng vật chất, tiền bạc…
1.5. Gặp gỡ 1.6. Phát biểu – Nói chuyện Nói chuyện
Đừng bao giờ đứng lên để nói điều gì đó. Hãy luôn luôn có điều gì
đó để nói rồi hãy đứng lên.
những bài nói chuyện trước công chúng có thể được chia thành 3 loại
chính:
- Loại thông tin
- Loại truyền cảm hứng
- Loại chỉ dẫn
NÓI CHUYỆN ĐỂ THÔNG TIN
Ở đây, bạn trình bày các sự kiện và các hàm ý của chúng, Một bài nói
chuyện loại này sẽ cần nhiều thứ chứ không chỉ toàn lời nói. Bạn sẽ cần các
phương tiện nghe nhìn để giới thiệu các dữ liệu. Hãy dùng một máy chiếu
(projector) hoặc một hình minh hoạ.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 15
Thông tin trình bày phải rõ ràng và gọn gàng
Một bài nói chuyện nhằm mục đích thông tin phải liệu sao để không
làm khó cho thính giả. Đừng tọng vào đầu người ta quá nhiều những ý niệm
trừu tượng và những con số mà họ không thể tiếp thu.
NÓI CHUYỆN ĐỂ TRUYỀN CẢM HỨNG
Mọi loại thính giả đều có thể được truyền cảm hứng. Một bài nói
chuyện truyền cảm hứng là một bài nói chuyện nhằm đánh thức người ta.
Mục đích của nó là làm cho thính giả đứng dậy, đi và làm một cái gì đó
trong một tình hình nào đó. Đây là một bài nói chuyện có tính thúc đẩy; nó
thường ngắn thôi và chỉ có một chủ điểm. Truyền cảm hứng có nghĩa là làm
cho người ta phải cảm, phải nghĩ. Bài nói chuyện loại này thường có chứa
một câu chuyện thành công hay một câu chuyện thực. Nó có thể làm cho
người ta cười hay khóc, buồn hay giận, hay bức xúc… Nó bắt đầu một cách
kịch tính và kết thúc cách cô đọng, sâu sắc.
NÓI CHUYỆN ĐỂ CHỈ DẪN
Bài nói chuyện loại này cũng được gọi là bài giảng, thường diễn ra
trong lớp học hay trong hội trường. Nó không phải là một bài nói chuyện 10
phút, nhưng dài hơn thế nhiều – thường ở khoảng giữa 45 và 90 phút. Một
bài giảng, để có hiệu quả, cần tránh hình thức cầu kỳ. Bầu khí tốt nhất để
học tập là một bầu khí thân thiện và thoải mái.
Một giảng viên ưu tú cần có những thứ sau đây:
- một kiến thức toàn diện về chủ đề, cùng với kinh nghiệm
trong đời sống thực;
- niềm tin vào chủ đề mình giảng;
- có khiếu hài hước và có khả năng khơi gợi cảm xúc;
- có sự tham dự tích cực của thính giả;
- và có những phương tiện nghe nhìn thích hợp.
Nếu bạn có 90 phút, hãy phân chia như sau: 20 phút tham dự của
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 16
người nghe thông qua một bài tập; 40 phút trình bày bằng miệng, xen kẽ 10
phút dùng phương tiện nghe nhìn; 15 phút cho hoạt động hỏi đáp; cuối cùng
là 5 phút đúc kết.
Một cử toạ đông đến 150 người vẫn có thể được sắp xếp để tiếp thu
một bài diễn giảng cách hiệu quả. Các phương tiện nghe nhìn có thể bao
gồm trong những thứ như: một màn hình lớn, một hệ thống âm thanh với
băng cát-xét hoặc đĩa CD. Đối với cử toạ dưới 100 người, có thể dùng các
posters khổ lớn hay một tấm bảng trắng. Trong thời đại máy tính hôm nay,
bạn có thể dùng các phần mềm trình bày như Microsoft PowerPoint, Corel
Show hay Lotus Freelane Graphics.
kỹ năng truyền thông tốt và cách nói chuyện “chuyên nghiệp”.
Sau đây là những kỹ năng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp
Vấn đề như thế nào phụ thuộc cách mà bạn nói về chúng. Khi bạn nói
tốt, bạn sẽ tạo nên một hình ảnh “professional” (chuyên nghiệp) về mình.
Khi những suy nghĩ của bạn được diễn đạt mạch lạc, bạn trở nên tự tin, có
sự kiểm soát trong mắt mọi người. Những ý kiến của bạn sẽ gây chú ý hơn.
Vấn đề là không chỉ bạn nói gì, mà còn phụ thuộc vào cách bạn nói.
Xây dựng một kế hoạch trong đầu
1. Biết đối tượng nghe của bạn là ai. Khi chuẩn bị bài nói chuyện,
dù đó là trong một buổi tiệc hay là một buổi họp, bạn phải biết mình nói
chuyện trước đối tượng nào. Phong cách của bạn cần phù hợp với mỗi loại
đối tượng. Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và
muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ
khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá
nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với
khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 17
chuyện của mình.
2. Biết rõ chủ đề của bạn. Xử lý trước những câu hỏi mà bạn nghĩ có
thể được mọi người đặt ra. Hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời. Luyện tập
bài nói chuyện của bạn vài lần (nếu có thể, nên ghi âm và nghe lại nhiều lần,
để bạn đánh giá được cách nói chuyện của mình). Trong những cuộc hội
thảo hay hội thoại riêng tư, tránh những “cà kê” những câu chuyện ngồi lê
đôi mách. Bạn phải biết rõ chủ đề bạn định nói. Và luôn luôn cẩn thận khi
bạn sắp trình bày những quan điểm cá nhân. Bạn cần phải biết chính xác bạn
sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4
điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi.
Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin
hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.
Nói rõ ràng
3. Phát âm rõ. Nói chậm rãi và phát âm tốt. Không có gì tệ hại hơn
một người nói chuyện lầm bầm, hoặc luyến từ, hoặc nói quá nhanh đến nỗi
người khác không hiểu bạn muốn nói gì.
4. Sử dụng một giọng nói chuyên nghiệp. Điều chỉnh lại giọng nói
và thay đổi tốc độ giọng nói của bạn. Hãy ngừng một chút trước khi bạn đưa
ra một quan điểm.
5. Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp. Cấu trúc câu rất quan trọng. Thỉnh
thoảng, nói một câu dài, nhiều thông tin là cần thiết. Nhưng tốt nhất, bạn nên
ngắt ra thành nhiều mệnh đề ngắn. Bạn có thể thêm thắt những thành ngữ
phổ biến.
6. Đừng lưỡng lự. Tránh những tiếng “ừm”, “à”. Đồng nhất và loại
bỏ thói quen lặp đi lặp lại một từ nào đó. Người nghe cũng sẽ khó chịu khi
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 18
bạn nhắc đi nhắc lại những câu: “bạn biết đấy” (có phải bạn muốn hét to
“Không, tôi không biết vấn đề này”…) hoặc “điều này chính xác có ý nghĩa
gì?”…
7. Chọn từ ngữ cẩn thận. Đừng sử dụng những từ ngữ thô tục (dù là
bạn có… quen miệng). Bạn muốn được trông thông minh và nói chuyện tốt
hơn, vậy thì thật quan trọng để tạo dựng một cái nhìn về mình. Tránh những
từ tiếng lóng và cả việc phủ định hai lần theo cách “Tôi không muốn
không…”
8. Không gì là mãi mãi với thời gian. Bạn phải biết thay thế những
từ cổ bằng những từ thông dụng đang dùng, nhưng hãy chắc chắn là bạn sử
dụng đúng.
9. Giới hạn lời lẽ. Đừng nói quá nhiều và nói không mạch lạc. Sử
dụng sự hài hước có mức độ. Đừng cố gắng tỏ ra khôi hài đối với người lần
đầu tiên bạn gặp. Có thể có người không thích sự hài hước của bạn. Trừ phi
bạn có năng khiếu khôi hài, còn lại thì hãy cất những trò đùa trong những
câu chuỵên của bạn. Đôi lúc bạn sẽ làm ai đó bực mình và bạn sẽ tự làm
biến mất vẻ ngoài hoàn hảo của mình nếu người đối diện của bạn không
cười trước những câu chuyện tiếu lâm bạn vừa kể!
Hãy tự nhiên
10. Tạo dựng một vẻ ngoài. Thư giãn. Thái độ nghiêm túc rất quan
trọng, nhưng cũng cần cho nó một chút sinh động. Bạn có thể thay đổi linh
hoạt cung cách của mình, đừng chỉ “cứng đơ” như một khúc gỗ! Tuy nhiên,
bạn cũng sẽ làm mọi người bực mình nếu cứ huơ chân múa tay liên tục. Hãy
giữ im đôi tay của bạn nếu không cần thiết minh họa cho những ý nghĩ của
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 19
bạn.
11. Cá nhân. Luôn hướng mắt về những người nghe bạn nói, dù bạn
đang nói chuyện với 300 người hay chỉ 1 người. Những phát thanh viên trên
truyền hình trông như đang nói chuyện với chúng ta thật bởi vì mắt của họ
hướng thẳng vào camera, và đôi mắt sẽ cho thấy sự thật và mức độ tin cậy
của câu chuyện. Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn
thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi
nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám
đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình
thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm
một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp
bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi
nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề
thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói
chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại.
Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra
tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám
mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng
giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ
dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ
dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ!
12. Luôn là chính mình. Hãy tin vào những gì bạn nói. Nói với lòng
nhiệt tình và sự tin chắc vào điều mình nói. Nhiều người cảm thấy cần phải
rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ
cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm
thấy bị “khớp” và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là
một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề
chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là
một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả. Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 20
13. Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì
bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian
trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ
bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và
làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông
nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng
thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì.
Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và
điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật.
Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt
lo lắng hơn.
Bài phát biểu
Các ki năng trình bày một bài phát biểu
Trước tiên, bước ra từ phía sau bục và thiết lập mối quan hệ của
bạn với khán giả
Tâm trí vô thức của chúng ta liên tục giám sát bốn khu không gian giữa
chúng ta và những người khác. Chúng tôi đã vô thức phát triển một chiếc
radar cực kỳ phức tạp này để giữ cho chúng ta an toàn, và điều này có ứng
dụng quan trọng trong các bài phát biểu trước công chúng. Khoảng cách 12
feet hoặc hơn là không gian công cộng, và nó là không gian tự do nhất.
Chúng ta không quan tâm đến bất cứ ai cách xa chúng ta hơn mười hai feet.
Vì vậy, chúng ta không hề để tâm tới.
Khoảng cách từ mười hai feet đến bốn feet là không gian xã hội. Ở đây, Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 21
chúng ta sử dụng sự chú ý nhiều như cách bạn với một ai đó đứng trong
vòng tròn kế tiếp tại một bữa tiệc cocktail. Bạn để ý tới họ, nhưng bạn vẫn
có thể tiếp tục nói chuyện với người khác.
Khoảng cách từ bốn feet đến 1 foot rưỡi, là khoảng không gian cá nhân nơi
chúng ta chú ý nhất. Trong thực tế, chúng ta muốn giữ cho đôi mắt của
chúng ta vào bất cứ ai trong không gian đó bất cứ lúc nào. Một lần nữa, đó là
một vấn đề an toàn. Người đó là đủ gần với chúng ta để làm hại chúng ta, vì
vậy chúng ta sẽ tập trung.
Cuối cùng, một foot rưỡi đến 0 là khoảng không gian thân mật, và ở mức
này chúng tôi chỉ cảm thấy thoải mái đối với những người mà chúng ta thực
sự tin tưởng.Vợ chồng, thành viên gia đình, bạn bè gần gũi, những người
hấp dẫn bạn vừa gặp ở một bữa tiệc - đó là những người mà chúng tôi cho
phép vào không gian thân mật.
Đâu là những ứng dụng đối với những bài phát biểu trước công chúng?
Đứng đằng sau bục phát biểu có nghĩa là bạn đã gần như được bảo đảm là
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 22
đứng xa mọi người nhiều hơn mười hai feet. Điều đó có nghĩa là ở cấp độ vô
thức, không có ai quan tâm đến bạn. Vì vậy, một trong những cách dễ nhất
để cải thiện phần trình bày của bạn là hâm nóng các kết nối giữa bạn và khán
giả bằng cách rời khỏi bục phát biểu và cẩn thận bước vào không gian cá
nhân của một số khán giả.
Nhờ có màn hình và màn chiếu treo, bạn thậm chí không phải ngừng bài
phát biểu của bạn, các thiết bị này sẽ giúp bạn biết rõ về tiến trình của bài
phát biểu khi bạn cố gắng đi bộ và nói chuyện cùng một lúc.
Di chuyển về phía khán giả của bạn, đặc biệt là các thành viên cụ thể, khi
bạn muốn nhấn mạnh một điểm quan trọng, hay báo hiệu nghỉ giải lao hay
thay đổi một chủ đề. Đây là cách thức đơn giản nhưng lại cải thiện rất lớn sự
kết nối giữa bạn với khán giả, thậm chí không cần nâng cao giọng.
Thứ hai, lắng nghe khán giả
Điều này nghe có vẻ hơi lạ - chẳng phải khán giả đến để nghe bạn phát biểu
sao? Nhưng tất cả các giao tiếp thành công đều là hai chiều, và lắng nghe
khán giả của bạn là một cách tuyệt vời để tăng uy tín của bạn. Điều này sẽ
giữ mọi người thích thú ngồi nghe bạn nói.
Vậy lắng nghe khán giả thế nào? Cách tốt nhất là thường xuyên có một thời
gian nghỉ trong bài phát biểu của bạn - ít nhất hai mươi phút, và tốt nhất là
mười phút - để bạn dừng lại và xem phản ứng của khán giả. Hỏi xem họ có
câu hỏi, phản ứng gì yêu cầu gì không? Đặt câu hỏi để gắn các kinh nghiệm
riêng của khán giả với những gì bạn đang nói.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 23
Bạn có thể để phần hỏi đáp ở cuối bài phát biểu, nhưng như thế thì hiệu quả
sẽ thấp hơn. Khán giả có thể quên câu hỏi mà họ vừa nghĩ tới cách đây mười
phút.
Bây giờ, đây là một phần quan trọng. Khi bạn hỏi khán giả điều gì đó, bạn
phải chờ sự phản hồi. Nếu bạn chờ một hoặc hai phần nghìn giây, bởi vì bạn
đang căng thẳng, và sau đó quyết định rằng không có ai sẽ nói gì, và tiếp tục
bài phát biểu của bạn, bạn dường như đã nói với khán giả là đừng bao giờ trả
lời. Diễn giả đã tự đạt ra các quy định.
Và đây là một phần quan trọng khác. Khi bạn lắng nghe khán giả, hãy lắng
nghe bằng toàn bộ cơ thể của bạn. Điều đó có nghĩa là dừng bất cứ việc gì
mà bạn đang làm, quay toàn bộ cơ thể về phía người đang hỏi và giữ nguyên
như vậy. Điều này có vẻ rất khó đối với một diễn giả bận rộn, nhưng nó cần
thiết nếu bạn có được những lợi thế của lắng nghe. Nhiều diễn giả chỉ nghe
được một nửa câu hỏi và bắt đầu di chuyển khi người hỏi chưa kết thúc.
Điều đó không lôi cuốn mà gây khán giả chán nản.
Cuối cùng, tập trung vào ý định cảm xúc cho khoảng ba phút trước mỗi
cuộc họp hay bài phát biểu quan trọng
Nhiều giám đốc điều hành nhầm lẫn khi nghĩ rằng lãnh đạo không có nghĩa
là không được thể hiện cảm xúc. Đó là một sai lầm lớn. Hãy nghĩ về nhà
lãnh đạo thành công, có uy tín, như Steve Jobs, hoặc chính trị gia ưa thích
của bạn. Mọi người phản hồi cho họ vì niềm đam mê đối với đối tượng của
họ, sự nghiệp và sản phẩm của họ. Lòng tin đến từ sự tập trung của những
cảm xúc mãnh liệt và lan truyền - như niềm vui thú, sự nhiệt tình, giận dữ -
vì vậy dành một vài phút để sống với cảm xúc mạnh mẽ đó trước khi bạn
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 24
bước ra ngoài để bắt đầu phát biểu hay tham gia vào một cuộc họp. Nếu bạn
thực hành điều này, bạn sẽ thể hiện với sức thu hút và tràn đầy năng lượng,
và mọi người sẽ bị thu hút về phía bạn.
Làm thế nào để tập trung? Đầu tiên là phải xác định cảm xúc, sau đó nghĩ
về một thời gian khi bạn trải nghiệm chúng một cách tự nhiên. Nhớ lại
khoảng thời gian đó là mạnh mẽ nhất mà bạn có thể, kích thích năm giác
quan, chỉ vài phút trước khi cuộc họp hay bài phát biểu. Cái trải nghiệm đó
có vị như thế nào? Mùi vị ra sao? Nghe như thế nào? Cảm nhận ra sao?
Trông thế nào? Trải qua những gợi ý cảm giác và đặt bản thân bạn trở lại
vào thời điểm hiện tại, đồng thời mang những cảm xúc đó vào cuộc sống.
Sau đó bước ra ngoài và thể hiện hết khả năng của mình.
1.Khái niệm họp
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
2.Mục đích cuộc họp
-Phân tích, giải quyết các vấn đề
-Tư vấn và giải hòa các xung đột
-Thảo luận và trao đổi quan điểm
-Nêu vấn đề và tạo động cơ
-Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng, quan điểm
-Nhận được ý kiến và hồi âm
-Tăng cường hỏi đáp
-Đào tạo và phát triển
Nói chung, mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết
định, một hành động hoặc một sự thay đổi
3.Các kiểu họp:
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 25
1.7. Họp
-Hội nghị
-Hội đồng
-Ủy ban
-Thường xuyên
-Điều đình, thỏa thuận
-Động viên
-Ra quyết định
-Hàng ngày
-Hàng tuần hoặc hàng tháng
-Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt.
Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất
(chính thức hoặc không chính thức), thời gian...
4.Quy trình tổ chức họp
4.1Lên kế hoạch cuộc họp
-Xác định mục đích và thống nhất chủ đề cuộc họp
-Lập kế hoạch cuộc họp:
+nội dung chi tiết cuộc họp
+thời gian diễn ra cuộc họp: thời điểm bắt đầu và kết thúc
+địa điểm họp
+kinh phí
+Lên danh sách những người tham dự và khách mời.
Xin được tổ chức cuộc họp
4.2 Chuẩn bị cuộc họp
-Tổng kết những thành phần đến tham dự cuộc họp để làm thư mời
-Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên
tham gia
-Bố trí phòng họp: chọn kiểu phòng, kê bàn ghế, sắp xếp vị trí ngồi cho đại
biểu,... , chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, đèn chiếu, màn hình....
-Lựa chọn nhân sự cho cuộc họp: người ghi biên bản, người dẫn chương
trình...
-tea break, coffee break cần chuẩn bị chu đáo, nên lớn hơn số lượng khách
đê tránh thiếu hụt
-Thảo luân trước về nội dung cuộc họp của những người chủ trì cuộc họp ít
nhất trước 1 ngày(nếu có)
Đối với các cuộc họp quan trọng( hội nghị, hội thảo): Cần có thư mời bằng
tiếng Anh, nhân viên tiếp tân tiếp đón và dẫn khách
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 26
Nếu cuộc họp được tổ chức tại khách sạn, cần làm việc chặt chẽ với khách sạn về các khâu phục vụ cuộc họp:máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng,... Nếu có điều kiện phải thử trước các thiết bị
4.3 Diễn biến quá trình họp
-Đón tiếp khách mời
-Thông báo và giới thiệu chương trình
-Thứ tự các vấn đề sẽ thảo luận. Có 3 phần chính được gọi là thủ tục khai
mạc, vấn đề chính và thủ tục bế mạc
-Ghi biên bản cuộc họp
CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP Chủ đề chính :
Thời gian
:
Chủ tọa
:
Thư ký
:
Thành phần : Nội dung
Mục
Thời lượng
Trình bày
-Một vài lưu ý với người điều hành cuộc họp:
+Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù đã nói rõ mục đích khi mời mọi
người dự họp, nhưng vẫn nên nhắc lại điều này.
+Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến.
+Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các
vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.
+Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp
nên dẫn đến một hành động nào đó
4.4 Xử lý thông tin
-Khi cuộc họp đã kết thúc, hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng.
-Gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi
người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 27
1.8.1. Khái quát chung về hội nghị:
1.8.1.1. Khái niệm:
Hội nghị là cuộc gặp mặt của nhiều người để bàn về một số nội dung, vấn
đề quan tâm.
1.8.1.2. Mục đích:
Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề trong chương trình
công tác hoặc đang được quan tâm lưu ý. Những đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo
vấn đề một cách có cơ sở khoa học.
1.8.1.3. Một số vấn đề lưu ý trong hội nghị:
- Cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo. Đối với hội nghị
trong phạm vi hẹp có thể gửi tài liệu để đại biểu có thời gian nghiên cứu trước.
Trong hội nghị nhất thiết phải có chủ tọa điều khiển và thư ký ghi chép đầy đủ.
- Người chủ trì hội nghị phải chuẩn bị tốt, nắm chắc các nội dung để xử lý
các tình huống xảy ra trong hội nghị.
- Trang trí hội trường (âm thanh, ánh sáng cũng là điều quan trọng trong
khâu chuẩn bị tổ chức).
- Trong quá trình tổ chức hội nghị nên bố trí một số tiết mục văn nghệ xen
kẽ.
1.8.2. Quy trình tổ chức hội nghị:
Bước 1:
- Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.
- Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
* Lập kế hoạch:
- Mục đích, yêu cầu cần đạt.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 28
1.8. Hội nghị
- Nội dung.
- Thời gian, địa điểm.
- Kinh phí.
- Dự kiến đơn vị phối hợp.
- Khách mời.
- Chương trình hội nghị.
- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc (nếu có).
* Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
- Chuẩn bị:
+ In ấn tài liệu.
+ Phát hành thư mời.
+ Chuẩn bị hội trường, khẩu hiệu, âm thanh, máy móc…
+ Đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có).
- Tổ chức hội nghị:
+ Đón tiếp đại biểu.
+ Phát tài liệu.
+ Điều khiển dẫn chương trình hội nghị.
- Kết thúc hội nghị:
+ Ghi biên bản hội nghị.
+ Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị.
Bước 2:
- Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:
+ Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
+ Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 29
Bước 3:
- Đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo.
1.8.3. Các vấn đề cơ bản trong việc đón tiếp khách:
1.8.3.1. Phương châm đón tiếp:
Trong đón tiếp khách nói chung, khách nước ngoài nói riêng, cần đáp ứng
một số yêu cầu sau đây:
- Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo và cởi mở;
- Trung thực, thẳng thắn;
- Tạo lòng tin, giữ lời hứa;
- Đảm bảo thời gian và chương trình làm việc.
1.8.3.2. Đón tiếp khách:
Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:
- Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách (danh sách, trưởng
đoàn, nam/nữ; khi nào khách đến, tại đâu, bằng phương tiện gì, vv…)
- Lập đề án/kế hoạch, kịch bản cho từng hoạt động: Ai đón tại nơi khách
đến (sân bay, bến cảng, địa giới), những ai đón tại trụ sở/ nhà khách/ khách sạn.
Có tặng hoa không, tặng khi nào, ở đâu, tặng những ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu
xe ôtô, xếp khách ngồi xe số mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không, vv…
Các cơ quan đón thường cử người thấp hơn một hai cấp ra sân bay đón khách.
Người cùng cấp đón ở trụ sở, nhà khách/ khách sạn trong thành phố.
- Tại trụ sở, nhà khách/khách sạn, sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong
thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm
hỏi sức khoẻ, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo
sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của
khách là muốn được nghỉ ngơi, thay đồ sau chặng đường dài. Vả lại chủ và khách
còn có dịp nói chuyện, vì vậy không nên kéo dài cuộc tiếp xã giao này.
1.8.3.3. Phòng tiếp khách:
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 30
Phòng tiếp khách phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự, trang
nhã. Khi trang trí nên hỏi ý kiến người có chuyên môn về gam màu, loại hình
trang trí (tranh và đồ vật, hoa, cây cảnh…), xếp đặt chúng ở vị trí nào trong phòng
khách.
- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì nên
kê bàn kiểu hội đàm.
- Nước hoa, nước thơm dù xịn và đắt tiền đến đâu cũng không phù hợp với
phòng khách, phòng làm việc, phòng ăn và phòng ngủ.
- Trong phòng khách, bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính
(khách ngồi bên tay phải chủ nhà). Trong phòng làm việc thì bố trí hai đoàn ngồi
đối diện. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm
việc, trước mặt mỗi người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước và cốc,
tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ trong khi hai đoàn đang phát biểu, hay
bàn thảo những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm.
1.8.3.4. Ngôi thứ và xếp chỗ:
Ngôi thứ:
Trong đối ngoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không
đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của
những người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ
dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ
nên vấn đề có phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh
về ngôi thứ.
Có hai loại ngôi thứ: Ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao.
- Ngôi thứ pháp lý: được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật.
Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và ví
trí trước sau của các quan chức cao cấp trong chính quyền.
Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước -
Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 31
các cơ quan quyền lực như Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán và
kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự trước sau.
- Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch
sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị,
các cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu
quân các vị đó, các nhà văn hoá, các nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng, vv…
Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi
thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ, đồng chí Chủ tịch Hội phụ
nữ tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng
chí thấp hơn Chủ tịch Hội phụ nữ tỉnh đương nhiệm, trên hoặc ngang đồng chí Phó
Chủ tịch đương nhiệm.
Xếp chỗ
Nguyên tắc xếp chỗ:
- Khách ngồi bên phải chủ nhà;
- Xen kẽ giữa chủ nhà và khách, giữa nam và nữ (nếu cùng cấp có thể xếp
nữ ngồi cao hơn nam, người cao tuổi ngồi cao hơn người thấp tuổi).
Trong phòng khách: Thông thường các cơ quan hay bố trí ghế ngồi theo
hình chữ U, theo đó, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa
chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà
(xem sơ đồ bố trí phòng khách).
Trên xe ôtô: Khách hoặc người có chức vụ cao nhất trong xe ngồi hàng sau
lái xe (bên phải). Chủ nhà ngồi bên trái khách. Phiên dịch ngồi ở ghế trên cạnh lái
xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch
ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Trong trường
hợp này, để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch lên xe trước, xuống xe sau
chủ nhà và khách.
Tại bàn tiệc: Nguyên tắc xếp chỗ trong bàn tiệc là xen kẽ giữa chủ và
khách, nam và nữ nhưng có chú ý đến khả năng ngoại ngữ của những người ngồi
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 32
gần nhau để dễ nói chuyện hoặc giúp những người không biết ngoại ngữ nói
chuyện.
Tuỳ theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng
tiệc mà quyết định có đặt bàn danh dự không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn
tiệc và cách bố trí bàn tiệc.
1.8.3.5. Phiên dịch:
Người giỏi giang, có năng khiếu và hiểu biết rộng mới làm được phiên
dịch. Người phiên dịch thành thạo không chỉ giỏi về dịch thuật mà còn biết xử trí
mọi tình huống một cách bản lĩnh và tỉnh táo. Làm phiên dịch là phải chấp nhận sự
gò bó, chịu được sức ép từ nhiều phía và sự vất vả, mệt mỏi.
Ban tổ chức cần tạo điều kiện tốt cho phiên dịch làm việc như cung cấp
thông tin, tài liệu cho phiên dịch từ trước, bố trí hệ thống micro và âm thanh,
cabin/buồng dịch, tai nghe để công tác dịch thuật đạt hiệu quả cao; cũng cần quan
tâm tới phục vụ giải khát, chống khô họng cho phiên dịch.
1.8.3.6. Tặng quà – tặng hoa:
Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà
nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp
đáng ghi nhớ.
Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng,
bao bì lịch sự.
Trong những dịp trọng thể (quốc khánh, lễ hội) nên tặng lẵng hoa hoặc bó
hoa to. Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới, ăn mặc
lịch sự (áo dài hoặc vest). Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa
cho cả hai người.
Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món
quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng,
giàu giá trị kỷ niệm và mang tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị
mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 33
Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất
lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ
như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất
kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa
quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà
Cách trao tặng:
- Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách
chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng
gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh.
- Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: nên được trao kín đáo, tốt
nhất là cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách.
Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem
ngay, có lời khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng
ở, sẽ cảm ơn khi gặp người tặng.
1.9. Hội thảo
HỘI THẢO
Hội thảo là là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều
đơn vị với nhau với mục đíchchính trị,kinh tế, học tập, giải trí, hiểu biết lẫn
nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.Ví dụ
hội thảo văn học, hội thảo nhiếp ảnh, hội thảo múa, hội thảo văn hóa cồng
chiêng, hội thảo văn hóa đọc trong thời đại bùng nổ truyền thông, hội thảo
về quyền sở hữu trí tuệ và bản quyền trong lĩnh vực âm nhạc...
Về nguyên tắc, hội nghị hội thảo quốc tế phải có kế hoạch từ năm
trước và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước.Nếu Hội nghị cấp Trường
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 34
phải xin phép Bộ.Nếu Hội thảo cấp khoa phải được sự đồng ý của Ban Giám
hiệu nhà Trường.Một số Hội thảo do Bộ yêu cầu trường đăng cai thì trường
không phải xin phép.
1.Qui trình thực hiện
- Xác định những nội dung và trọng tâm cần thảo luận trong Hội thảo,
đây là công việc hết sức quan trọng bởi hội thảo thường diễn ra trong thời
gian có hạn do vậy xác định nội dung chính và trọng tâm của hội thảo cần
được xem xét kĩ lưỡng nhằm đạt hiệu quả cao nhất cho chương trình hội
thảo.
- Phân công người viết báo cáo, tham luận ... một hội thảo có thành
công hay không tùy thuộc vào tính chất “hội” và “thảo” có được triển khai
một cách nghiêm túc hay không. Và, phần cốt lõi của hội thảo bao giờ cũng
dựa vào chất lượng của tham luận.Thế nhưng, trên thực tế, các cuộc hội thảo
thường ít khi dựa trên tiêu chí chất lượng tham luận (cũng như nhân vật có
khả năng tạo được tham luận chất lượng) mà chỉ chú trọng đến thành phần
khách mời (với tiêu chí phù hợp).
- Thành lập Ban tổ chức Hội nghị hội thảo. Mỗi hội thảo có chủ đề
riêng và có quy mô khác nhau do vậy công tác tổ chức là rất quan trọng. Ban
tổ chức quyết định quy mô, thời gian địa điểm, thành phần khách mời…của
buổi hội thảo. Đồng thời chỉ đạo công tác hậu cần chuẩn bị cho hội thảo.
- Lập danh sách đại biểu (Thành phần tham gia). Tùy theo nội dung và
quy mô của hội thảo mà ban tổ chức lên danh sách đại biểu. đại biểu là
những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mà hội thảo chọn làm chủ đề và
là những người có trách nhiệm thẩm quyền cao hơn đưa ra quyết định tổ
chức hội thảo. khách mời là những người có mối quan tâm đến chủ đề hội
thảo.
- Dự kiến chủ tịch và thư ký Hội nghị để điều hành Hội thảo. Trước
khi tiến hành hội thảo. Ban tổ chức đưa ra danh sách dự kiến những người
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 35
có khả năng làm chủ tịch và thư kí của hội thảo. Sau khi xem xét sẽ đưa ra
quyết định chủ tịch và thư kí hội nghị bở đây là thành phần hết sứ quan
trọng trong công tác điều hành hội thảo, quyết định rất nhiều đến sự thành
công của hội thảo.
- Xác định thời gian địa điểm tổ chức và gửi thư mời. Thời gian và địa
điểm được ban tổ chức xem xét kĩ lưỡng bởi tùy theo quy mô và kinh phí tổ
chức của hội thảo mà chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, sau đó tiến hành
soạn thảo thư mời và gửi đến các đại biểu.
- Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo qui định. Đây là yêu cầu quan
trọng đối với những hội thảo có đại biểu, khách mời là người nước ngoài
tránh những vướng mắc xuất nhập cảnh làm gián đoạn hội thảo với những
khách mời quan trọng được mời đến để nói chuyện,chia sẻ trong hội thảo.
- Tổ chức theo dõi việc đưa đón, tham quan, bố trí nơi ăn ở hợp lý cho
khách.Với những hội thảo có tính chất quốc gia, quốc tế thì đây là khâu
không thể thiếu. Vấn đề an ninh, nghỉ ngơi được chú trọng nhằm tâm lý
thoải mái nhất trước và sau hội thảo.
- In tài liệu kết luận, tổng kết những kinh nghiệm trong cuộc hội thảo
và thực hiện các báo cáo sau Hội thảo để gởi các nơi có liên quan..
2.Chuẩn bị hậu cần
Thông thường các hội nghị hội thảo được giao cho các công ty chuyên
tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiên. Bởi đó là đơn vị có kinh nghiệm tổ chức
một cách chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả tốt cho sự thành công của hội
thảo.
- Nguồn kinh phí : dự trù nguồn kinh phí là yếu tố then chốt, tuy theo
qkinh phí mà quyết định quy mô, địa điểm, thời gian …của hội thảo.
- Trang trí (băng rôl, cây cảnh, khẩu hiệu, ...), sắp xếp hội trường.Tuy
theo nội dung của buổi hội thảo mà đơn vị tổ chức sẽ trang trí cho phù hợp
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 36
từ băngrol đến khẩu hiệu một cách chuyên nghiệp nhất.
- Chuẩn bị báo cáo : Ban tổ chức và khách mời trao đổi trong buổi hội
thảo sẽ chuẩn bị riêng những bài báo cáo cho phù hợp với hoàn cách và nội
dung hội thảo.
- Phiên dịch : với những hội thảo có khách mời là người nước ngoài
thì cần có người phiên dịch sang tiếng phổ thông, những hội thảo mang tính
chất quốc tế thì hệ thống phiên dịch là dịch đuổi(dịch đồng thời)rất quan
trọng bởi có nhiều ngôn ngữ cần được truyền đạt.
- Photocopy tài liệu
- Giấy, viết, sơ mi, bản tên, cặp, sách, vật dụng (nếu có)
- Đăng ký đại biểu.
- Trực âm thanh ánh sáng và trực bảo vệ (trực suốt).
- Phục vụ các loại máy móc
- Thực hiện các chương trình tham quan theo hội nghị.
- Tiệc chiêu đãi hội nghị
- Thanh toán các khoản chi tiêu cho Hội nghị hội thảo
3. Cấp hạng khách trong hội thảo quốc tế
Với những hội nghị hội thảo có quy mô quốc gia quốc tế thì phải chấp
hành theo “Thông tư quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào
làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt
Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước” năm 2010.
Các cấp hạng khách quốc tế khi đến dự hội nghị hội thảo ở Việt nam
3.1. Khách đặc biệt:
Gồm các vị: Nguyên thủ Quốc gia; Phó Nguyên thủ Quốc gia; Người
đứng đầu Chính phủ đồng thời là Người đứng đầu Đảng cầm quyền có quan
hệ chính thức với Đảng Cộng sản Việt Nam mang danh nghĩa Đoàn đại biểu
Đảng – Nhà nước hoặc Đoàn đại biểu Đảng – Chính phủ; Chủ tịch Quốc
hội; Chủ tịch Thượng Nghị viện; Chủ tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch Liên minh
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 37
Nghị viện Thế giới; Chủ tịch Tổ chức liên Nghị viện các nước Đông Nam Á.
3.2. Khách Hạng A:
Gồm các vị: Phó Thủ tướng Chính phủ; Phó Chủ tịch Quốc hội và
những chức vụ tương đương như: Phó Chủ tịch Thượng Nghị viện; Phó Chủ
tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp thanh niên và sinh
viên thế giới; Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp phụ nữ thế giới; Chủ tịch
Uỷ ban Bảo vệ Hoà bình thế giới; Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Tổng thư ký
Liên hiệp công đoàn thế giới; Chủ tịch và Phó chủ tịch Liên đoàn Cựu chiến
binh...; Người kế vị Vua hoặc người kế vị Nữ Hoàng; Tổng thư ký Liên hợp
quốc; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.
3.3. Khách Hạng B:
Gồm các vị: Bộ trưởng; thứ trưởng và những chức vụ tương đương
như: Chủ tịch Tổng Công đoàn; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp thanh
niên; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ; Chủ tịch và tổng thư ký
Uỷ ban Olympic thế giới; Chủ tịch Hội Cựu chiến binh các nước...
Khách là các quan chức là Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức liên
Chính phủ (EU, ASEAN, APEC); Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức tài
chính quốc tế (WB, IMF, ADB); Chủ tịch Uỷ ban hỗn hợp.
3.4. Khách Hạng C:
Gồm tất cả các khách từ cấp Vụ, Cục trở xuống và những chức vụ
tương đương; phi công, hoa tiêu, các đoàn nghệ thuật và thể dục thể thao.
Khách là Phó chủ tịch các tổ chức, Phó tổng thư ký các tổ chức liên
Chính phủ và các tổ chức tài chính quốc tế; Phó Chủ tịch Uỷ ban Olympic
thế giới, Phó chủ tịch và Tổng thư ký Hội đồng thể thao Châu Á.
Riêng các đoàn nghệ thuật, thể dục thể thao ăn theo tiêu chuẩn loại B;
hoa tiêu và phi công ăn theo tiêu chuẩn loại A.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 38
3.5. Khách mời quốc tế khác:
Học viên quốc tế tham dự các khoá học, tập huấn ngắn hạn do Việt
Nam tổ chức; các khách mời quốc tế khác không thuộc các đối tượng quy
định tại khoản 1, 2, 3, 4 Phụ lục nêu trên.
Đối với học viên quốc tế do Việt Nam mời theo quy định tại Hiệp
định song phương giữa hai nước thì thực hiện theo Hiệp định.
1.10. Hội đàm
Một số nghi lễ trong buổi hội đàm
Ngôi thứ 1.
- Trong mọi trường hợp người quan trọng nhất luôn được xếp vào vị trí
được coi là hàng đầu.
- Mỗi nhà nước đều đặt ra một trật tự ngôi thứ chính thức quy định cấp
bậc của các nhân vật.
- Tuy nhiên những trình tự ngôi thứ này không phải là một mệnh lệnh
tuyệt đối không thể thay đổi được. Chúng có thể được thay đổi để vận dụng
vào những sự kiện cụ thể một cách thỏa đáng.
- Sự bình đẳng giữa các nhà nước.
+ Việc xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ các
nguyên thủ quốc gia với nhau và giữa các phái đoàn với nhau được thực hiện
trên nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước có chủ quyền.
+ Đối với một sự kiện điều quan trọng là phải có mục tiêu dứt khoát từ đầu
đến cuối.
+ Đối với đại sứ, lãnh sự và đại diện các tổ chức quốc tế.
+ Việc xác định vị trí các đại sứ tại một buổi lễ hay một bữa tiệc cần được
nghiên cứu kỹ lưỡng và thông thường họ được xếp ở những vị trí hàng đầu.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 39
+ Các nhân viên lãnh sự cũng là đối tượng được chú ý đặc biệt.
Ngôi thứ không có uỷ quyền: Người đại diện thì không thể được đối
xử như người mình đại diện trừ khi người đó đại diện cho nguyên thủ quốc
gia hay một thị trưởng.
Nhường chỗ: Thông thường chủ một buổi lễ ngồi ở vị trí số một, ngồi
bên phải hay trước mặt là một vị khách có cấp cao nhất. Nguyên tắc này
được điều chỉnh khi chủ tiếp một nhân vật có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự
nhường chỗ cho khách.
Dân biểu: Các dân biểu được xếp theo thâm niên được bầu trừ khi cấp
bậc của họ được xác định bằng một sắc lệnh
Các thị trưởng có ngôi thứ lễ tân bên cạnh nhân vật quan trọng nhất
khi có hoạt động diễn ra ở thành phố mình. Nguyên tắc này không phải lúc
nào cũng đúng đối với thị trưởng thủ đô.
Tuổi tác và thâm niên: Người nhiều tuổi được xếp trên người ít tuổi.
Người có thâm niên lâu hơn trong công tác sẽ được ưu tiên. Nếu 2 người có
thâm niên như nhau, người nhiều tuổi hơn sẽ được xếp trên. Người tiền
nhiệm xếp sau người đương nhiệm. Người giữ cương vị danh dự xếp sau
người giữ chức vụ thực tế.
Khách nước ngoài: Chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước
do chính quyền nước đó xác định chứ không do nước chủ nhà quy định.
Khách nước ngoài được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà.
Lịch sự với phụ nữ: Nam giới nhường chỗ cho nữ giới. Quan chức
cấp cao sẽ nhường chỗ cho khi người phụ nữ có cùng cấp bậc
Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn, các cặp vợ
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 40
chồng được xếp với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.
Các nhân vật tôn giáo: Các chức sắc tôn giáo được xếp sau các quan
chức dân sự, Tuy nhiên trong những hoàn cảnh cụ thể nguyên tắc này có thể
thay đổi.
Khi xếp chỗ cũng cần chú ý tới những người có huân huy chương
cũng như những nhân vật có uy tín trong các lĩnh vực của mình.
Xếp chỗ theo thứ tự ABC để đảm bảo sự bình đẳng giữa đại biểu, phái
đoàn hay quốc gia. Thường người ta sẽ rút thăm chữ cái đứng đầu để tránh
cách sắp xếp từ A đến Z cứng nhắc.
2. Lễ tân ngoại giao trong hội đàm.
Để tổ chức tốt cuộc hội đàm, người cán bộ lễ tân cần vạch kế hoạch
trước và kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén trước khi cuộc họp khai mạc; đặc
biệt, phải chú ý sắp xếp chỗ ngồi đúng vị trí, ngôi thứ.
Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc
đều có hoặc làm việc giữa hai đoàn. Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành
viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc không tham gia hội đàm, trừ phi
người đó đồng thời kiêm hành pháp. Sau đây là một số vấn đề cần chú ý khi
tổ chức một cuộc hội đàm với khách.
Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương
ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Nếu cần thiết, nước chủ nhà có
thể cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt được yêu cầu nêu trên.
Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi:
Bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo kiểu bàn dài,
hình ô-van hay bầu dục.
Về vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, không xếp xen kẽ
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 41
giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên.
Người chủ trì (Trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng
đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không
được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba
và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết.
Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy, trật
tự phải trái được đảo lại.
Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu vào ngồi đúng
vị trí.
Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong
hội đàm và thăm làm việc đối với Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ
nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên; một số nước mở rộng đến Chủ tịch
chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố. Nước ta chưa có
quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên. Cờ nhỏ (gọi là
cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đoàn. Cờ to của hai nước cũng có thể
được dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ
chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ.
Đại diện các Công ty khi làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể
dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và khách.
Phóng viên: Trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều
kiện thuận lợi cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút.
Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn
đề nội dung.
Phục vụ: Nói chung, trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối
hoặc nước trái cây. Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 42
cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ.
Ngày nay, không thấy nước nào để thuốc lá khi hội đàm, làm việc hoặc tiếp
khách. Sau khi phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ra ngoài để
phòng làm việc được tập trung, yên tĩnh. Người phục vụ chỉ vào khi cần
thiết hoặc được yêu cầu phục vụ. Trong khi hội đàm, làm việc nên tránh đi
ra, đi vào nhiều, ảnh hưởng đến không khí cuộc họp.
Nhóm 5 – Lớp Lữ Hành - K53 Du lịch học Page 43
PHẦN 2: ỨNG DỤNG TRONG DU LỊCH
