Để tổ chức sự kiện DN mang lại hiệu quả
Xác định khách mời mục tiêu phù hợp
Nhà sản xuất chương trình Cass Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham
dự là thật sự đến vì có hứng thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà
hoặc ăn tiệc.
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ giúp
xác định khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã biết đến
thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản phẩm mới cho
bạn bè, người quen.
Welty gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm thấy hài
lòng và doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra.
Hợp tác tổ chức
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách
khách hàng thường xuyên của công ty. Những lúc thế này, bạn cần tìm đối tác
cùng tổ chức sự kiện. Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu không có ít
nhất một người đồng ý góp thời gian và công sức cho ý tưởng của bạn thì làm sao
thu hút hàng trăm, hàng ngàn người đến dự sự kiện.
Kết hợp với các tổ chức và doanh nghiệp khác thì sẽ tranh thủ được khách hàng
của họ. Chọn đúng đối tác sẽ giúp tăng hiệu quả của sự kiện, thu hút thêm sự chú ý
của giới truyền thông và khách hàng cho doanh nghiệp. Hãy để mắt đến các đối
tác hoặc nhà tài trợ trong mạng lưới doanh nghiệp cùng ngành.
Giăng lưới rộng
Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt tại sự
kiện. Ở những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả năng mất
khách càng cao, đôi khi đến 50%, 70%.
Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách. Nhưng nếu là sự kiện mà
khách phải trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những lượng tham
dự thực tế lại nhiều.
Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu
ngành, bởi vì chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự.
Chọn địa điểm vàng
Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một trong
những điều quan trọng nhất. Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi nổi tiếng
thu hút đông đảo người đến dự hơn.
Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương tiện
giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ… Họ đi
thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng? Sau khi sự
kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người đều có xe; và
không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ đường xa để tham gia sự kiện.
Giữ liên lạc
Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ lại
đến dự nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp dụng để
giữ liên lạc với các khách mời:
- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh thích
hợp để cải tiến dần.
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện.
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò chuyện sâu
hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ đón thông tin của
sự kiện tiếp theo.