TỔ CHỨC SỰ KIỆN - HỌP BÁO
Hướng dẫn tổ chức Họp báo: Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.
Kinh nghiệm Họp báo: Nhiều nhà quản lý họp báo đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người. Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau: Phần 1. Chuẩn bị phần nội dung Họp báo Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm. Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện. Phần 2. Địa điểm tổ chức họp báo hiệu quả Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương. Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.
Phần 3. Mời khách họp báo ( phóng viên báo chí dự họp báo và tổ chức họp báo hiệu quả) Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn. Phần 4. Chuẩn bị tư liệu họp báo như danh sách tài liệu họp báo Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính. Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này. Phần 5. Thảo luận với MC Họp báo và người diễn thuyết Họp báo Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi. MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới. Phần 6. Diễn tập họp báo và Các họp báo Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa,
hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?... Phần 7. Buổi họp báo bắt đầu với đầy đủ khách mời Họp báo Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo. Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi… Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn về Họp báo.
Họp báo Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp, thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông. "Tổ chức họp báo thường xuyên là mở cái van xả cho hơi ra bớt", David Beckwith, cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống nói như vậy. Ông nói điều này có nghĩa là cùng với thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời, và áp lực ấy được giải tỏa khi có họp báo. Beckwith nói: "Họp báo rất có ích khi bạn có điều cần thông báo hay cần nói. Hãy nghĩ tại sao ta làm việc này và kết quả là gì".
Trước khi họp báo Bước đầu tiên để tổ chức họp báo là phải đảm bảo rằng có tin. Đối với người đứng đầu một đất nước, chuyện này ít khi thành vấn đề. Nhưng đối với thủ trưởng một cơ quan nhỏ của chính phủ, thu hút được báo giới có thể khó hơn. Phóng viên không ưa dùng thời gian vào những việc mà họ không cho là sự kiện trong khi họ có tin tức khác đang mời gọi. Trong các bước tổ chức họp báo cần: * Xác định chủ đề của buổi họp báo và xem có gì cần đưa tin không. * Xác định xem họp báo có thật sự cần thiết không, hoặc phóng viên có viết được chính xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu cùng trao đổi kiểm chứng bằng điện thoại trước khi công bố không. * Quyết định xem vị quan chức chính phủ kia sẽ nói gì trong lời khai mạc. * Viết sẵn những ý chính của bài phát biểu khai mạc cho vị quan chức. Cũng như trong phỏng vấn, chỉ tập trung vào ba ý chính. Nhiều hơn thế là không cần thiết. * Xác định những câu hỏi có thể được hỏi và những câu trả lời thích hợp. Những câu này phải rộng hơn chủ đề của cuộc họp báo, vì phóng viên có thể hỏi những vấn đề khác nữa. Một số cơ quan báo chí lưu danh mục các chủ đề trên vi tính và thường xuyên cập nhật, như vậy không phải viết mới mỗi lần họp báo. * Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo chính thức, nhất là khi vị quan chức kia không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi. Đề nghị nhân viên văn phòng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi các câu hỏi. Việc này cho phép cả vị quan chức và văn phòng báo chí biết được sơ hở trong khi trả lời. * Chọn ngày cho họp báo một cách cẩn thận. Kiểm tra sự kiện này trong cả lịch trình dài hạn của các cơ quan chính phủ để đảm bảo không có mâu thuẫn với các sự kiện thông tin khác ngày hôm đó. * Chọn giờ cho họp báo. Giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường là thích hợp nhất cho việc này. * Chọn địa điểm tiện lợi và có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thông. Địa điểm trông phải hấp dẫn và làm tăng hiệu quả của thông điệp. Ví dụ, nếu chủ đề họp báo là lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn một nông trại. Nếu chủ đề là giáo dục, thì thư viện một trường là địa điểm thích hơp. * Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn không. Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh như sơ đồ lớn để quan chức có thể trình bày trong cuộc họp báo hay không? Đặt những phương tiện này gần với người trình bày để sau này chúng xuất hiện trên phương tiện truyền thông. Những minh họa trực quan cũng cần được in ra và cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên có
thể tham khảo khi viết bài và in báo hay truyền thanh. * Quyết định xem ai, nếu có, sẽ giới thiệu vị quan chức chính phủ tại cuộc họp báo và tuyên bố kết thúc. * Thông báo cho báo giới. Ngoài những phóng viên thường xuyên viết về vị quan chức này, bạn có thể mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề. Ví dụ, nếu nội dung họp báo về môi trường, bạn nên thông báo cả cho những phóng viên về môi trường. * Gọi điện cho phóng viên một hoặc hai ngày trước sự kiện để nhắc họ. Nên tìm hiểu xem ai sẽ đến, ai không đến để sắp xếp phòng họp phù hợp. * Lên lịch thông báo về cuộc họp báo. * Gửi fax hoặc thư điện tử cho báo chí ở xa, có quan tâm nhưng không thể đến dự họp báo. * Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp và vận chuyển tư liệu liên quan, như túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thông cáo báo chí, tiểu sử và tranh ảnh. * Xác định xem báo giới có cần phải được kiểm tra giấy tờ hay không. Điều này có nghĩa là chỉ một số phóng viên nhất định có giấy mời. * Đáp ứng các nhu cầu về phương tiện kỹ thuật cho báo giới. Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu ra. Đảm bảo chắc chắn các thiết bị cần dùng sẽ hoạt động tốt. * Phân công cán bộ trông nom hậu cần cho cuộc họp. Vào ngày họp báo, người đó phải có mặt tại địa điểm từ sớm và phải sẵn sàng giải quyết những vấn đề không lường trước, ví dụ như tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu nếu đây là cuộc họp báo ngoài trời. Nếu địa điểm họp báo ở ngoài văn phòng * Xác định xem bạn có cần phòng tiếp khách để đón quan chức chính phủ đó không. * Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của phóng viên. * Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động của những cán bộ chủ chốt tại địa điểm, như đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật và nhân viên quan hệ công chúng. Mặc dù ở nơi khác bạn là khách, tại sân nhà bạn là chủ nhà chịu trách nhiệm cho mọi mặt của sự kiện. Mọi trục trặc có thể xảy ra. Ví dụ, một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ để đến trao thiết bị cho một bệnh viện. Ông ta và thư ký báo chí của ông đều biết sẽ trả lời câu hỏi của phóng viên sau lễ trao tặng, nhưng họ quên không thu xếp một chỗ cho tình tiết này. Vị quan chức này tổ chức họp báo với 15 phóng viên tại sảnh của bệnh viện, với một ban
nhạc nhà trường chơi rất ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe được gì, còn địa điểm thì quá chật chội không đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình. Ít nhất trước sự kiện này một tuần, người phát ngôn lẽ ra phải yêu cầu bệnh viện dành cho một phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm và thời gian, và cùng trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - thậm chí trước một giờ. Trái lại, vì không làm được như vậy nên các phóng viên hoàn toàn thất vọng còn vị quan chức chính phủ kia lỡ cơ hội lên tin. Trong khi họp báo * Nên có bảng đăng ký phóng viên và khách mời để bạn biết ai có mặt. * Ngay từ đầu cuộc họp, cho phóng viên biết diễn giả có bao nhiêu thời gian, và chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi. * Đảm bảo họp báo và các phát biểu ngắn gọn. Báo chí ưa quan chức nói ngắn và sẵn sàng trả lời câu hỏi hơn là người diến thuyết hàng nửa giờ. * Dành thời gian cho câu hỏi. * Ghi âm lại những nhận xét của quan chức chính phủ để chuyển thành văn bản lưu trữ. * Giải đáp những câu hỏi chưa được trả lời. Nếu vị quan chức chính phủ chưa trả lời được ngay, nên thú nhận là mình chưa trả lời được và nhớ thực hiện lời hứa trả lời vào cuối ngày. Sau khi họp báo * Đưa ngay tư liệu của cuộc họp báo lên trang Web để quảng bá. * Gửi tài liệu hội nghị được phát và bản viết tay cho bất kỳ ai có quan tâm mà không đến dự được. * Thực hiện mọi lời hứa bổ sung thông tin hoặc trả lời đúng hẹn những câu hỏi còn chưa được trả lời. * Kiểm điểm lại tất cả các bước đã thực hiện và ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau.
LỊCH BIỂU HỌP BÁO VÀ DANH SÁCH PHÓNG VIÊN Bây giờ khi bạn có thể nhanh chóng phản ứng trước các tin tức mới và mời giới truyền thông khi có chuyện để nói, hãy duy trì một danh sách cập nhật các địa chỉ liên hệ với giới truyền thông. * Lên danh sách tên các phóng viên, cơ quan của họ, lĩnh vực quan tâm,
địa chỉ làm việc và nhà riêng, số điện thoại di động, fax và địa chỉ thư điện tử. Cũng nên lập danh sách riêng các phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn và theo khu vực địa lý. * Đảm bảo rằng các danh sách này được cập nhật. * Biết cách thức mỗi phóng viên muốn nhận tin – bằng fax, điện thoại, thư điện tử. * Biết thời hạn đưa tin của mỗi phóng viên và không gọi điện thoại trong thời gian đưa tin. * Tìm xem ai trong giới truyền thông quyết định tin tức nào sẽ được đăng và vào thời điểm nào trong ngày, trong tuần hoặc tháng quyết định đăng tin được đưa ra. Tìm hiểu xem một hãng truyền thông muốn được thông báo trước trong bao lâu trước khi diễn ra một sự kiện. Thủ tục Cho phép Họp báo. Trình tự thực hiện + Cơ quan, tổ chức gửi công văn xin phép hoặc văn bản thông báo đến Cục Báo chí. - Đối với tổ chức trong nước: Tổ chức ở Trung ương gửi công văn xin phép họp báo. - Đối với cơ quan đại diện nước ngoài Cơ quan đại diện nước ngoài (cơ quan đại diện Ngoại giao; cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên Chính phủ tại Việt Nam) gửi thông báo bằng văn bảnđến Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thông báo cho Bộ Ngoại giao. - Các đoàn đại biểu nước ngoài thăm chính thức Việt Nam theo lời mời của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội hoặc Bộ Ngoại giao được thực hiện theo chương trình của Đoàn. Cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông để phối hợp quản lý. - Các Đoàn đại biểu nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của các cơ quan Việt Nam khác, cơ quan chủ quản Việt Nam có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Cục Báo chí, Bộ Thông tin và Truyền thông.
+ Cục Báo chí có văn bản trả lời việc đồng ý hay không đồng ý việc họp báo (đối với tổ chức trong nước và cơ quan đại diện nước ngoài). Cách thức thực hiện - Trực tiếp tại Cục Báo chí - Thông qua hệ thống bưu chính. Thành phần, số lượng hồ sơ -Cơ quan, tổ chức có văn bản xin phép hoặc văn bản thông báo, ghi rõ: + Nội dung họp báo; + Ngày, giờ họp báo; + Địa điểm; + Thành phần tham dự; + Người chủ trì, chức danh của người chủ trì. + Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật… Số lượng hồ sơ: 01 (bộ) bản chính. Thời hạn giải quyết: - Đối với cơ quan đại diện nước ngoài, cơ quan nước ngoài: sau 24 giờ kể từ khi nhận được văn bản xin phép, Cục Báo chí có văn bản trả lời; nếu không có ý kiến thì việc họp báo coi như được chấp nhận. - Đối với trong nước: Tổ chức muốn họp báo phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: - Tổ chức Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính - Cơ quan có thẩm quyền quyết định theo quy định: Bộ Thông tin và Truyền thông. - Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Cục Báo chí - Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Cục Báo chí. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính - Văn bản chấp thuận Lệ phí (nếu có): Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có và đề nghị đính kèm): Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):
