TỔ CHỨC SỰ KIỆN - HỌP BÁO
Hướng dẫn tổ chức Họp báo: Họp báo là một hình thức để kết nối doanh
nghiệp với giới truyền thông và cng đồng. Để mt buổi họp báo ấn
tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm
thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch
vụ họp báo là quá tn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những
kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn
được giới truyền thông đến tham dự.
Kinh nghim Họp báo: Nhiều nhà quản lý họp báo đã phải loay hoay khá lâu
khi nhận được yêu cu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã
quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyn hình, mặt
báo, nhưng làm thế nào đểđược một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu
cầu, thì vn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người.
Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nm kỹ 7 bước
bản sau:
Phần 1. Chuẩn bị phần nội dung Họp báo
Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên
nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức
cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là nhng
thông tin xác đáng nhất. Hãy th hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng
rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là phần
nội dung không đáng được quan tâm.
Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới
phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chng hạn như, bạn gọi
qua một số báo và đài truyền hình mà ch nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng
tôi s cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại
phần nội dung sự kiện.
Phần 2. Địa điểm tổ chức họp o hiệu quả
Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần
phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian,
điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các
trung tâm hi nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy
đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cnh các
yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện vánh sáng, trang trí lịch sự,
không phô trương.
Một số công ty vì mun “chơi trội”, đã lựa chọn các kng gian ngoài tri
cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang:
không có bục đng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên nh và âm thanh
thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.
Phần 3. Mời khách họp báo ( phóng viên báo chí dhọp báo và tổ chức
họp báo hiệu quả)
Li mi, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch
thip và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt
và tham gia trlời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax
cho các quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy
mời chính thức. Hãy cgắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên li mời
của bạn.
Phần 4. Chuẩn bị tư liệu họp báo như danh sách tài liệu họp báo
Tư liệu họp báo cn phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo
theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được c thông tin đến chủ đề họp
báo, thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch
trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình nh,
biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.
Thi thong các tài liu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng
tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về
luôn. Đơn giản là hhoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông
tin trong tài liu này.
Phần 5. Tho luận với MC Họp báo và người diễn thuyết Họp báo
Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân
vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của
bạn. Lý do là nhà tchức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung
nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng
m chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các u hi khó
khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm th nào
để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.
MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành
mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc
tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy
thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MCthể làm giảm kng khí
căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự.
Mọi cử chỉ vui nhộn, i hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.
Phần 6. Diễn tập họp báo và Các họp báo
Họp báo là skiện quan trọng để bạn nâng cao hình nh công ty mình trong
mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu.
Diễn tập chính là lúc bn phát hiện, dự phòng những bất n có thể xảy ra
trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu
chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt
người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cu chưa,
hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều qhay
không?...
Phần 7. Buổi họp báo bắt đầu với đầy đủ khách mời Họp o
Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước
khi bui họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống k
thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp
cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao
nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình hung bạn đã phòng bị sẵn ở
khâu din tập để ứng phó cho buổi họp báo.
Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bi một ai đó có thể đề nghị được nêu
câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên
đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp:
chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ
quan, theo vị trí chỗ ngồi…
Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho gii truyền tng những lời cảm
ơn chân thành nhất, đồng thời bày tmong muốn được tiếp tục đón tiếp họ
trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và ch
xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin
nóng hi nhất về chính công ty của bạn về Họp báo.
Họp báo
Các cuộc họp báo giúp các hãng truyn thông và công chúng cùng vi một
hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong mt phiên hỏi đáp, thường ở
một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ
hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức
chính phủ đưa đến cho công chúng tng điệp của họ cũng qua phương tiện
truyền tng.
"Tổ chức họp báo thường xuyên mở cái van xả cho hơi ra bớt", David
Beckwith, cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống i như vậy. Ông i
điều này có nghĩa là cùng vi thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng
viên, họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời, và áp lực ấy được giải tỏa khi có
họp báo.
Beckwith nói: "Họp báo rất ích khi bạn điều cần thông báo hay cần
nói. Hãy nghĩ tại sao ta làm việc này và kết quả là gì".
Trước khi họp báo
Bước đầu tiên để tổ chức họp báo là phải đảm bảo rằng có tin. Đối với người
đứng đầu một đất c, chuyện này ít khi thành vấn đề. Nhưng đối với thủ
trưởng một cơ quan nhỏ của chính phủ, thu hút được báo giới có thể k
hơn. Phóng viên không ưa dùng thời gian vào những việc mà họ không cho
là skiện trong khi họ tin tức khác đang mi gọi. Trong các bước tổ chức
họp báo cần:
* Xác định chủ đề của buổi họp báo và xemgì cần đưa tin không.
* Xác định xem họp báo có thật sự cần thiết kng, hoặc phóng viên có
viết được chính xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liu cùng trao đổi kiểm chứng
bằng điện thoại trước khi công bố không.
* Quyết định xem vị quan chức chính phủ kia sẽ nói gì trong lời khai mạc.
* Viết sẵn những ý chính của bài phát biểu khai mạc cho vị quan chức.
Cũng như trong phỏng vấn, chỉ tập trung vào ba ý chính. Nhiu hơn thế là
không cn thiết.
* Xác định những câu hỏi có thể được hỏi và những u trả lời thích hợp.
Những câu này phải rộng hơn chủ đề của cuộc họp báo, vì png viên có th
hỏi những vấn đề khác nữa. Một số cơ quan báo clưu danh mục các chủ
đề trên vi tính và thường xuyên cập nhật, như vậy không phải viết mới mỗi
ln họp báo.
* Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo chính thức, nhất là khi v
quan chức kia không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi. Đề nghị nhân viên
văn phòng báo cđóng giả phóng viên để hỏi các câu hỏi. Việc này cho
phép cvị quan chức và văn phòng báo cbiết được sơ hở trong khi trả lời.
* Chọn ngày cho họp báo một cách cẩn thận. Kiểm tra sự kiện này trong
cả lịch trình dài hạn của các cơ quan chính phủ để đảm bảo không có mâu
thuẫn với các sự kiện tng tin khác ngày hôm đó.
* Chọn giờ cho họp báo. Giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường là
thích hợp nhất cho việc này.
* Chọn địa điểm tiện lợi và có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyn thông.
Địa điểm trông phải hấp dẫn và làm tăng hiệu quả của thông điệp. Ví dụ, nếu
chủ đề họp báo là lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn một nông trại. Nếu chủ đề
là giáo dục, thì thư vin một trường là địa điểm thích hơp.
* Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn kng. Có phương tiện
hỗ trợ hình ảnh như sơ đồ lớn để quan chức có thể trình bày trong cuộc họp
báo hay không? Đặt những phương tiện này gần với người trình bày để sau
này chúng xuất hiện tn phương tiện truyn thông. Những minh họa trực
quan cũng cần được in ra và cho vào cp tài liệu họp báo để phóng viên có