K ng thuy t trình ế Page 1 of 12
K NĂNG THUY T TR ÌNH
Trong t đi n t “thuy t tr ế ình” r t nhi u nghĩa. Chúng ta s hi u t “thuy t trình” ế
theo nghĩa xu t phát t “trình bày” cĩ nghĩa là “đ a cho ai đĩ m t cái gì đĩ – nĩi đi u gì đĩ v i ai ư
đĩ” ho c giao ti p v i ai đĩ. ế
“Thuy t trình” m t hình th c c a giao ti p th đ c nh n th y d i nhi uế ế ượ ướ
hình th c khác nhau. M t s ví d c a thuy t trình trong kinh doanh là: ế
Vi t: Th , l i nh n, báo cáo, nh n xét, biên b n c a cu c h p, các cu c h p, đ nghế ư
Nĩi: Chuy n tr , h p, ph ng v n, bán m t s n ph m ho c d ch v
Hành đ ng :Ng n ng c ch , hành đ ng ơ
Các n i dung v “K năng thuy t trình” d i đây s kh ng bao g m các chi ti t c a ế ướ ơ ế
m t bài thuy t trình d i d ng vi t, mà ch đ c p t i hai ki u d ng thuy t trình nĩi đĩ là: ế ướ ế ế
M t bài gi i thi u s n ph m/bán hàng t t
T ch c cu c h p
1- Gi i thi u s n ph m và bán hàng
1.1- Các đ c đi m c a m t bài phát bi u hi u qu
- m c đích/ch c năng ràng: Tr c khi ti n hành gi i thi u v s n ph m ho c bán ướ ế
hàng, m c đích/ch c năng c a bài thuy t trình c n ph i đ c đ t ra. Đi u này s b o đ m ế ượ
m t c h i t t h n nh m đ t đ c hi u qu thuy t trình. ơ ơ ượ ế
Cĩ b n m c đích và ch c năng chính c a m t bài phát bi u.
1. Ch c năng th ng báo: Cung c p th ng tin v s n ph m d ch v và các v n đ liên ơ ơ
quan.
2. Ch c năng thuy t ph c: Nh m đ t t i k t qu b t bu c ng i nghe ph i nghe theo ế ế ườ
3. Ch c năng ki m s t: Nh m b o đ m r ng bài gi i thi u ph i đi theo đúng ch c năng
ho c m c đích
4. Ch c năng k t h p: K t h p các ch c năng trên v i nhau vì m c tiêu chung c a bài ế ế
trình bày.
K ng thuy t trình ế Page 2 of 12
B t kỳ bài gi i thi u s n ph m ho c bán hàng nào đ u ph i ít nh t m t trong các
ch c năng ch y u trên ho c m t ch c năng ch y u k t h p v i các ch c năng th y u ế ế ế ế
khác n a.
- Đ c chu n b chu đáo: Càng chu n b chu đáo càng tăng s c thuy t ph c. M t trongượ ế
nh ng nguyên t c c b n “kh ng ph i tình bày nh ng b n mu n trình bày nh ng ơ ơ
h mu n nghe”.
M c ch đ bài phát bi u hay ho c d , thì ng i phát bi u lúc nào cũng ph i tuân ườ
th chi n l c “chu n b ”. Đ c chu n b s gi m đ c m c đ s hãi. ế ượ ượ ượ
- N i dung:
N i dung c a b t kỳ bài phát bi u nào c n ph i theo th t logic. H n th n a, bài phát bi u ơ ế
ph i đ c trình bày m t cách rõ ràng v i th ng tin đ y đ . Đi u đĩ s t o ra ham mu n l ng ượ ơ
nghe và hi u đ c ý c a ng i trình bày. Đ cĩ th đ t đ c nh ng kh năng đĩ, thì vi c ượ ườ ượ
chu n b là v cùng quan tr ng. ơ
N i dung s bao g m 3 ph n và chia th i gian bài phát bi u theo t l . Đĩ là:
+ Gi i thi u
- M c đích phát bi u
- T o nên s h h p
- Gi i thi u ch đ bài phát bi u
+ Trình bày các đi m chính: Các đi m chính v i chi ti t gi i thích ho c t ng ph n ế ươ
+ Hi n th d i d ng hình nh minh ho đ tăng c ng thêm cho n i dung trình bày. ướ ườ
Trình bày nh ng b c nh, hình v , đ ho , ….s k t qu t t. M t b c nh th nĩi hàng ế
nghìn t . L i ích chính c a các giáo c tr c quan nh m chuy n t i nh ng th ng tin kinh ơ
doanh s giúp cho ng i nghe/ng i đ c hi u nh h n. Ch c n nhìn li c qua m i th ng ườ ườ ơ ế ơ
tin v quá kh , hi n t i và t ng lai s đ c phân tích nhanh chĩng. ươ ượ
+ K t thúc trình bày:ế
- Nh c l i m c đích và khuy n khích ế
- Tĩm t t các đi m chính.
1.2- Các đ c đi m c a m t ng i thuy t tr ườ ế ình t t
K ng thuy t trình ế Page 3 of 12
• Th hi n t ính cách cá nhân
- H h p v i ng i nghe. ườ
- Liên l c b ng m t v i ng i nghe. ườ
- Th hi n s t tin: Qua hành đ ng, đi u b , c ch , l i nĩi….
- kh năng tr l i câu h i: Tr l i m i câu h i đ t ra liên quan đ n n i dung trình ế
bày và kh ng bao gi nĩi “kh ng bi t” khi b h i.ơ ơ ế
• Ki m st đ c gi ng nĩi và các y u t t ng tác ượ ế ươ
- Ki m st gi ng nĩi: Ng i trình bày th tuỳ theo di n bi n c a n i dung s ườ ế
d ng các c p đ , nh p đ gi ng nĩi khác nhau nh m nh n m nh n i dung ho c thu hút s t p
trung c a ng i nghe. ườ
- S d ng microphone
- Đ n tr c đ c ph n ng: Chu n b t t tích lu kinh nghi m cho phép d đ n ướ ượ
tr c đ c các kh năng ph n ng, các tình hu ng cĩ th kh i g i ph n ng c a ng i nghe.ướ ượ ơ ườ
Ng i trình bày c n hi u r ng ph n ng c a ng i nghe “l i m i g i đ đ c thuy tườ ườ ượ ế
ph c”. Ph n ng c a ng i nghe kh ng bao gi đ c coi là s c n tr hay d u hi u th t b i ườ ơ ượ
c a bài trình bày.
- Bi t ng i nghe và đ c đ c ng n ng c a ch c a ng i ngheế ườ ượ ơ ườ
Bài t p th c hành:
Hãy s p x p các đo n d i đây đ thành m t bài phát bi u v “Khách s n Happy” ế ướ
Trên đây đã tĩm t t xong bài phát bi u c a t i h m nay v “Khách s n Happy”. T i hy ơ ơ ơ
v ng r ng các b n s đ n v i khách s n chúng t i trong các c ng vi c kinh doanh c a b n. ế ơ ơ
Khách s n s lu n quan tâm đ n nhu c u c a khách hàng c a b n. Nh trên đã nĩi các ph ng ơ ế ư
đ u l n v i đ n i th t làm b ng g cây t ch, nhà hàng cĩ nhi u lo i mĩn ăn v i giá c h p lý ế
và m i ng i đây đ u thân thi n. l i v i chúng t i các b n s c m th y th t tuy t v i. ườ ơ
Khách s n 3 nhà hàng. M t nhà hàng ph c v các mĩn ăn Vi t Nam, m t nhà hàng
ph c v các mĩn ăn châu Âu nh th t n ng bánh sandwiches. Nhà hàng th 3 n m d i ư ướ ướ
t ng tr t chuyên ph c v các mĩn cá. Các mĩn ăn đ u ngon và giá c r t h p lý.
K ng thuy t trình ế Page 4 of 12
Khách s n 100 ph ng h ng superior 50 ph ng executive. Các ph ng đ u đ c trang ượ
b đ n i th t b ng g t ch và d ng ngh đ u r t sách s và êm ái. Đèn đ c thi t k t t ế ườ ượ ế ế
sáng s a. M i ph ng đ u r ng và b n th m chí cĩ th cĩ c m t cu c h p kinh doanh nh .
Bài phát bi u h m nay v “Khách s n Happy”. M c đích c a bài phát bi u nh m ơ
cung c p cho các b n th ng tin v khách s n m i này. Hy v ng r ng cu i bài trình bày này ơ
các b n s cân nh c đ n vi c tr thành khách hàng quen thu c c a khách s n. T i s trình ế ơ
bày 3 đi m m u ch t sau:
Đĩ là:
a. Ph ng
b. Nhà hàng và cu i cùng là
c. Con ng i ườ
Khách s n 150 ng i. T t c m i ng i đ u đã đ c đào t o. Đ cung c p d ch v ườ ườ ượ
khách hành t t h đ c d y ph i lu n m m c i. Khách hàng s r t thích thú khi nĩi chuy n ượ ơ ườ
v i h . Đ ng ph c c a m i ng i đ u ch nh t và s ch s . ườ
2 - T ch c cu c h p
2.1- Các đ c đi m c a m t cu c h p t t
Khái ni m: M t cu c h p là g ì?
- H p là m t hình th c giao ti p. Đĩ là m t nhĩm ng i t p trung nhau l i v i m c đích ế ườ
đ th o lu n, tranh cãi ho c quy t đ nh. Vì m t cu c h p th ng liên quan đ n nhi u ng i, ế ườ ế ườ
nên th ng khác nhau v ý ki n và cĩ th gây nên các v n đ . ườ ế
- M t cu c h p t t s h n ch nh ng s khác bi t đĩ k t qu th đ t đ c ngay. ế ế ượ
M i cu c h p đ u ph i đ c chu n b , cân nh c ti n hành đ xem làm th th nào đ ượ ế ế ế
m i th đ u t t.
- Các ki u h p khác nhau v qui m (s l ng ng i tham d ), tính ch t (chính th c ơ ượ ườ
ho c kh ng chính th c), th i gian… ơ
C hai lo i cu c h p chính th ckh ng chính th c đ u c n đ n s c n th nquan ơ ế
tâm. Nĩ s tr nên ít chính th c h n khi cĩ s th và v n đ x y ra. ơ ơ
- Các cu c h p đ u ph i tuân th m t ho c k t h p các m c đ ế ích sau:
• Ki m st
K ng thuy t trình ế Page 5 of 12
• K t h pế
• Th ng báoơ
• Thuy t ph cế
- Ti n trình m t cu c h p s bao g m:ế
• Phân tích và gi i quy t các v n đ ế
• T v n và gi i h các xung đ tư
• Th o lu n và trao đ i quan đi m
• Nêu v n đ và t o đ ng c ơ
• Xúc ti n thay đ i ki n th c, k năng và quan đi mế ế
• Nh n đ c ý ki n và h i âm ượ ế
• Tăng c ng h i đápườ
• Đào t o và phát tri n
Nĩi chung m c đích c a b t kỳ cu c h p nào đ u nh m đ n m t quy t đ nh, m t hành ế ế
đ ng ho c m t s thay đ i
- Chi phí và hi u qu
M i cu c h p đ u ph i t ính đ n chi phí. D i đây là ví d m t s chi phí khác nhau :ế ướ
+ Chi phí th i gian
+ Chi phí v t ch t: ti n và các d ng c ph tr s d ng
+ Chi phí c h i: M i ng i th làm đ c vi c n u h kh ng đ n cu c h p, giáơ ườ ượ ế ơ ế
tr c a nh ng ho t đ ng này nh th nao?, bao nhiêu?. Vì v y hãy lu n nghĩ đ n th i gian ư ế ơ ế
c a m i ng i và b n ph i ch c ch n r ng cu c h p c a b n là đáng giá đ t ch c và tham ườ
d
Cu c h p t i s d n đ n: ế
- Quy t đ nh t iế