Xì xào, chuyện nhỏ
hóa to
Nạn thông tin không chính thức hay kiểu xì xào lời ra, tán vào “bà tám”
trong doanh nghiệp như một căn bệnh ung thư ngấm ngầm tàn phá hiệu
quả và tinh thần làm việc. Loại bỏ nó là việc hoàn toàn khả dĩ dù không
hề đơn giản.
Hậu quả
Công ty Tư vấn Handel Group, một chuyên gia về xử lý nạn “bà tám” trong
công sở, khuyến cáo: “Nhiều người cho rằng việc xì xào là một sản phẩm phụ
khó tránh khỏi và vô hại của đời sống công sở, nó vốn chuyện thường tình và
là xu hướng tự nhiên của con người.
Thế nhưng, đây là một quan niệm hoàn toàn sai lầm. Nếu không được quản
lý, nó có thể tàn phá tinh thần và hiệu quả làm việc trong công ty”.
Ngay chính sự tồn tại của việc thông tin “đầu xuôi, đuôi ngược” đã là minh
chứng của một môi trường giao tiếp và cộng tác không hiệu quả bởi khi đó,
người nhân viên, quản lý, hay thậm chí giám đốc trò chuyện về những vấn đề
rất liên quan đến công việc với một người mà hoàn toàn không liên hệ đến
vấn đề cũng như không thể làm gì để can thiệp.
Đây là hình thức phàn nàn “yếu đuối” bởi người khởi xướng không dám đối
đầu trực diện với vấn đề. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhân viên lảng tránh
những nội dung trao đổi nhạy cảm.
Cách loại bỏ
Loại bỏ vấn để này không khó nhưng đòi hỏi sự đồng thuận và thực thi
nghiêm túc từ chính ban lãnh đạo của công ty. Đầu tiên, chính ban lãnh đạo
công ty cần nhận ra và giúp mọi người trong công ty nhận ra những hậu quả
tai hại mà nạn “bà tám” có thể gây ra cho chính họ và cho tổ chức.
Chính người CEO phải tuyên bố: “Mọi hành vi bàn tán không chính thức
trong công sở đều không được chấp nhận”. Sau đó, cần khuyến khích mọi
người xem cuộc chiến chống nạn “bà tám” như một trò chơi có phần thưởng
là sự giao tiếp cởi mở giữa mọi cấp độ nhân viên và một môi trường làm việc
tính cực.
Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần sẵn sàng trao đổi những nội dung quan
trọng, và thường rất “đáng sợ” với nhân viên, chẳng hạn như năm nay tỷ lệ
cắt giảm lương thưởng là bao nhiêu, biên chế công ty sẽ bị cắt giảm bao nhiêu
người...
Một hành vi “bà tám” sẽ không được cấu thành nếu như có người nói mà
không có người nghe.
Thế nên, bạn cần xây dựng một sự đồng thuận với mỗi nhân viên rằng mỗi
người đều có trách nhiệm nhắc nhở người khác khi họ có hành vi buôn
chuyện để trước nhất khẳng định hành vi này không được chấp nhận trong
công sở, và sau đó, khuyến khích người đó đến bày tỏ trực tiếp với người có
thẩm quyền.
Lý do khiến thông tin xì xào tồn tại là những nỗi sợ như: “tôi sẽ bị sa thải nếu
nói ra điều này”, “người gần nhất dám nói ra điều này hiện đang gặp rắc rối”,
“văn hóa công ty này không khuyến khích tôi nói ra sự thật”...
Vì thế, nếu muốn xóa bỏ vấn nạn này, ban lãnh đạo cần tạo ra môi trường làm
việc an toàn để nhân viên bày tỏ ý kiến, đồng thời, cần nhanh chóng phản hồi
những lo lắng của nhân viên ngay khi vừa phát hiện ra các dấu hiệu bất ổn.
Công cụ hỗ trợ quản lý
Có một thực tế không thể phủ nhận rằng những nhân viên hay “tám chuyện”
với nhau thường gắn bó và có tinh thần đội nhóm tốt hơn. Họ cũng thường
nắm bắt được những thông tin quan trọng về tâm tư, nguyện vọng của các
đồng nghiệp khác.
Do đó, nếu được quản lý tốt, hành vi từng được xem là rủi ro này có thể hỗ
trợ quá trình quản lý được hiệu quả hơn. Trước khi học cách sử dụng công cụ
mới này, ta cần hiểu rõ bản chất và cách thức vận hành của nó trong doanh
nghiệp:
- Đầu tiên, mức độ thích bàn tán của nhân viên nam và nữ là như nhau. Nam
giới thường không thú nhận rằng họ đang “bà tám” mà sử dụng những từ văn
vẻ như “thảo luận” hay “thu thập tin tức”.
- Thứ hai, nơi bàn tán không phải quanh máy pha cà phê hay máy photocopy,
những nơi quá công khai và nhiều rủi ro, mà là đằng sau những cách cửa đóng
như phòng họp, nhà vệ sinh, quầy bảo vệ.
-Thứ ba, vì sợ bị lộ nên đối tượng hay nội dung “nhỏ to rỉ tai” thường được
mã hóa. Chẳng hạn như một nhân viên từng mã hóa sếp mình thành “một ca
hết thuốc chữa” trong thông điệp “tám chuyện” gửi bằng email đến các đồng
nghiệp khác.
- Sau cùng và cũng quan trọng nhất, luôn có một nhóm đóng vai trò truyền tin
cho các nhóm lê la to nhỏ. Họ có thể là những người lao công hay thư ký bởi
hai đối tượng này thường biết được nhiều thông tin và tiếp xúc với mọi tầng
lớp nhân viên trong tổ chức. Do đó, xác định được đối tượng truyền tin và
quản lý được họ chính là bí quyết để quản lý nạn “bà tám” trong công ty.
Cần nghiêm cấm để tạo ra môi trường giao tiếp cởi mở, thong suốt và đáng
tin cậy, thế nhưng, nếu được kiểm soát tốt, nó cũng có thể cho bạn những
thông tin không chính thống nhưng có giá trị và hữu ích.
Bên cạnh đó, nó còn có thể hoạt động như một hệ thống cảnh báo và kiểm tra
phản hồi về những thay đổi dự kiến trong công ty. Điều quan trọng là bạn cần
nắm rõ tình hình “bà tám” trong doanh nghiệp của mình và những hệ lụy kèm
theo để có cách xử lý phù hợp. Tiêu diệt nó, hoặc biến địch thành bạn, hoặc
cả hai.
