10 chiến thuật hữu hiệu để tăng năng suất làm việc
10 chiến thuật hữu hiệu để tăng năng suất làm việc
Dưới đây là 10 phương pháp sẽ giúp bạn có được những chiến
thuật hiệu quả để tăng năng suất làm việc do David Allen, tác giả
của cuốn sách nổi tiếng “Getting Things done” (GTD) đưa ra.
1. Cảnh giác với tính năng đa nhiệm
Điều này nghe có vẻ phản thực tế nhưng sự thật là chúng ta sẽ
làm việc hiệu quả hơn nếu chúng ta chỉ kiểm tra thư điện tử vài
lần trong ngày thay vì liên miên kiểm tra chúng từng giờ. Việc
kiểm tra liên tục không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến công
việc của bạn trở nên xáo trộn.
2. Sắp xếp hộp thư đến
Công nghệ là một người đầy tớ tuyệt vời nhưng cũng là một ông
chủ khó tính thậm chí là tồi tệ. Nếu việc trả lời hoặc sắp xếp thư
chỉ mất chưa đầy 2 phút thì bạn hãy làm ngay lập tức. Còn nếu
mất nhiều thời gian hơn, hãy kiểm tra thư của bạn vào những giờ
cố định đã được lên sẵn trong ngày. Đừng cài đặt những tín hiệu
thông báo ở máy tính mỗi lúc có thư mới. Hãy gửi đi ít hơn để
nhận ít hơn và luôn viết ngắn gọn, súc tích nhất có thể.
3. Giải tỏa đầu óc
Bạn không cần phải ngồi tư thế hoa sen và tụng kinh nhưng mỗi
ngày, bạn nên dành ra vài lần, mỗi lần vài phút để bình tĩnh lại
và làm thư thái đầu óc. Đi vòng quanh khu làm việc hoặc chỉ đơn
giản là rời xa màn hình máy tính cũng có thể giúp bạn sảng khoái
và tập trung hơn trong công việc.
4. Loại bỏ những cuộc hẹn không cần thiết
Gặp gỡ trực tiếp là điều cần thiết vì đôi khi nhiều bức thư điện tử
có thể bị hiểu sai, hoặc trục trặc kỹ thuật làm nó không đến được
với người nhận. Tuy vậy, hãy tích cực bảo vệ thời gian của mình,
cố gắng tránh các yêu cầu gặp mặt thật sự không cần thiết.
5. Học cách nói “không”
Tuy chỉ có một chữ cái nhưng đó là từ khó nói ra nhất. Một lần
nữa, hãy tránh xa các thư điện tử. Nếu bạn có thể làm được thì
hãy cố gắng giải quyết vấn đề của người thỉnh cầu.
6. Lên danh sách
Các chuyên gia về làm việc hiệu quả đều lên danh sách. Nhờ vậy,
sẽ không còn những đêm bạn nằm ngủ và ở trong tình trạng lo
lắng khi bạn chắc chắn đã quên làm điều gì đó. Hãy lên các loại
danh sách khác nhau, cả những danh sách ngắn hạn cần làm lập
tức và danh sách những mục tiêu dài hạn. Bên cạnh đó, hãy xác
định rõ ràng những công việc nào nên được làm trước. Đừng để
bản thân thất bại vì bắt đầu mỗi ngày với một chương trình dài
mà lại không hề không có thật.
7. “Cai” các mạng xã hội
Nếu bạn không cần cho công việc, hãy lưu Facebook ở nhà và tắt
Twitter trong suốt thời gian làm việc. Hành động này không chỉ
khiến quỹ thời gian của bạn nhiều hơn mà còn giúp bạn có thể
tập trung hoàn toàn vào công việc.
8. Thiết lập hệ thống
Các hệ thống cho dù đơn giản nhất đều cho phép các dự án tiến
về phía trước trong khi bạn giải phóng đầu óc để thư giãn và nhìn
vào những thứ cao hơn. Quản lý những tóm tắt rõ ràng và đầy đủ
giúp làm tăng sự rõ ràng, tập trung, và kiểm soát. Điều đó cũng
giúp cung cấp các nền tảng then chốt phân biệt nơi bạn đang đi
và điều gì là thật sự cần thiết.
9. Dọn dẹp bàn làm việc
Cảm hứng làm việc cũng là một yếu tố rất quan trọng. Chính vì
thế, các chuyên gia khuyên rằng, bạn nên dành ra ít nhất 15
phút mỗi ngày để dọn dẹp ngăn nắp bàn làm việc. Hãy bỏ đi
những thứ không cần thiết và sắp xếp giấy tờ một lần mỗi ngày.
