Chƣơng 3: QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI BỘ PHẬN AN NINH KHÁCH SẠN
3.1. Quản lý các khu phòng dịch vụ tại bộ phận an ninh
3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh
3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh
3.2. Quản lý trang thiết bị và văn phòng phẩm
3.2.1. Quản lý các thiết bị
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm
79
3.1. Quản lý các khu phòng dịch vụ tại bộ phận an ninh
3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh
3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh
8 0
KIẾN THỨC
- Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh phụ thuộc vào:
+ Quy mô
+ Vị trí
+ Thứ hạng
+ Thiết kế
+ Hoạt động
(Khu vực phòng chính của bộ phận an ninh thưởng bồ trí ở tầng 1)
3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh
8 1
- Khu vực cổng chính
- Khu vực cổng nhân viên
- Khu vực để xe
- Khu vực sảnh
- Khu vực hành lang
- Khu vực phòng camera, phòng máy
- Khu vực khác: mái nhà, nhà hàng,…
(Mỗi khu vực khác nhau thì bố trí người, phương tiện khác nhau)
3.1.1. Khu vực hoạt động của bộ phận an ninh
8 2
a. Khái niệm bố trí mặt bằng
b. Bố trí các khu vực thuộc bộ phận an ninh
3.1.2. Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh
8 3
a. Khái niệm bố trí mặt bằng
- Bố trí mặt bằng: Tổ chức, sắp xếp, định dạng,.. Không
gian, vật chât đáp ứng nhu cầu hoạt động của DN
- Bố trí mặt bằng tại bộ phận an ninh: Tổ chức, sắp xếp,
định dạng,.. Không gian, vật chât tại bộ phận an ninh, đáp ứng
nhu cầu hoạt động của khách sạn.
(Tùy thuộc vào vị trí, quy mô, thứ hàng KS)
8 4
(1). Văn phòng an ninh.
(2). Phòng camera, hệ thống máy tính.
(3). Phòng thường trực cổng nhân viên.
(4). Phòng thường trực khu vực gửi xe.
(5). Phòng giám đốc (trưởng bộ phận).
(6). Phòng kho, lưu trữ,...
(Đôi với khách sạn 4 – 5 sao)
b. Bố trí các khu vực thuộc bộ phận an ninh
8 5
- Là nơi dành riêng cho bộ phận an ninh: Họp, đào tạo,…
- Bố trí: không gian, trang thiết bị
- Nguyên tắc: Thuận chiều, tiết kiệm và hợp lý
(1) Khu văn phòng an ninh
8 6
- Là nơi dành riêng cho nhân viên trực camera, máy tính
- Bố trí: không gian, trang thiết bị
- Nguyên tắc: Dễ quan sát, thuận tiện, gọn, sạch và phù hợp
(2) Khu phòng camera, máy tính
8 7
- Là nơi dành riêng cho nhân viên trực cổng
- Bố trí: không gian, trang thiết bị
- Nguyên tắc: Dễ quan sát, thuận tiện, gọn, sạch và phù hợp
(3) Khu phòng thường trực cổng nhân viên
88
- Là nơi dành riêng cho nhân viên trông giữ xe
- Bố trí: không gian, trang thiết bị
- Nguyên tắc: Thoáng, an toàn, dễ quan sát, gọn sạch,..
(4) Phòng thường trực khu vực trông xe
89
- Phòng giám đốc: Thuận tiện, an toàn.
- Phòng kho, lưu trữ: An toàn, thoáng, thuận tiện, phù hợp,..
(5) Phòng giám đốc, kho, lưu trữ
90
3.2.1. Quản lý các thiết bị
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm
- Trang thiết bị, công cụ hỗ trợ
- Sổ sách, vật mau hỏng rẻ tiền
- Tài chính và các hóa đơn chứng từ
3.2. Quản lý trang thiết bị và văn phòng phẩm
91
- Quản lý trang thiết bị, tài sản
Là quá trình trông coi và giữ gìn trang thiết bị, tài sản, bảo
đảm cho trang thiết bị, tài sản không bị mất mát, hao hụt trừ những
hao mòn tự nhiên.
- Lập kế hoạch mua, dữ trữ
- Quản lý: kiểm soát, báo cáo,…
- Thanh lý
3.2.1. Quản lý các thiết bị
92
- Trang thiết bị thuộc bộ phận an ninh
+ Hệ thống camera, máy tính
+ Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhắn tin
+ Hệ thống máy kiểm soát ra vào
+ Công cụ hỗ trợ: đèn pin, máy fax
+ Vật dụng khác: Hệ thống âm thanh, hộp y tế,…
3.2.1. Quản lý các thiết bị
93
Hệ thống camera, máy tính
Camera quan sát là:
+ Là một hệ thống
+ Gồm các thiết bị điện tử
+ Kết nối
+ Ghi nhận thông tin
+ Truyền tới người sử dụng
94
Hệ thống camera, máy tính
Nguyên lý hoạt động:
95
Hệ thống camera, máy tính
(1). Camera quan sát.
(2). Nguồn cho camera.
(3). Đầu ghi hình camera.
(4). Ổ cứng cho đầu ghi hình.
(5). Dây điện cấp nguồn cho camera
(6). Dây tín hiệu cho camera.
(7). Jack kết nối
(8). Dây mạng internet.
(9). Hệ thống mạng có sẵn.
(10). Thiết bị nhận hình ảnh và đưa đến người quản lý
Thiết bị cấu hành hệ thống camera:
96
Hệ thống bộ đàm, máy nhắn tin
- Dùng để liên lạc giữa các nhân viên trong bộ phận và
trao đổi thông tin.
- Quản lý: Bảo quản, sữa chữa, thay thế,…
Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhăn tin
97
Hệ thống điện thoại
- Dùng để liên lạc và trao đổi thông tin
- Điện thoại cố định
- Điện thoại cố định
- Quản lý: Bảo quản, sữa chữa, thay thế,…
Hệ thống bộ đàm, điện thoại, máy nhăn tin
98
+ Hệ thống máy kiểm soát ra vào
+ Công cụ hỗ trợ: đèn pin, máy fax
+ Vật dụng khác: Hệ thống âm thanh, hộp y tế,…
Các thiết bị khác
Quản lý:
- Kế hoạch mua sắm
- Nhập kho
- Sử dụng
- Sửa chữa, thanh lý
99
Nội dung:
+ Thiết bị văn phòng phẩm
+ Kế hoạch mua sắm
+ Bảo quản, lưu kho
+ Sử dụng
+ Thanh lý hoặc hủy bỏ
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
100
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
Thiết bị văn phòng phẩm
- Là những vật phẩm đơn giản
- Phục vụ cho các hoạt động văn phòng
- Giấy tờ, sổ sách, băng dính, kẹp, gim, kéo,…
101
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
Kế hoạch mua sắm
- Số lượng
- Chủng loại
- Mục đích sử dụng
- Nhà cung cấp
- Hình thức thanh toán
- Giao nhận hàng
102
3.2.2. Quản lý văn phòng phẩm
Bảo quản và sử dụng, thanh lý
- Bảo quản trong kho
- Nguyên tắc bảo quản
- Sử dụng đúng, đủ
- Xử lý các tình huống phát sinh
- Thanh lý hoặc hủy bỏ
103
3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm
Kế hoạch ngân sách: Là lập dự trù kinh phí hoạt
động trong một năm tài chính (năm dự toán), được tổng
hợp số liệu liên quan để thực hiện các hoạt động, công
việc dự kiến trong năm kế hoạch.
Yêu cầu:
+ Dựa vào kế hoạch chung của khách sạn
+ Dự vào kế hoạch của bộ phận
+ Thực tế hoạt động của bộ phận an ninh
104
3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm
Người phụ trách:
+ Trưởng bộ phận an ninh
+ Hỗ trợ: Phó trưởng bộ phận, thư ký
Nội dung:
+ Mục đích ngân sách
+ Các danh mục/đối tượng
+ Bảng kê
105
3.2.3. Kế hoạch ngân sách hàng năm
Phân bổ ngân sách
+ Danh mục công việc
+ Trang thiết bị
+ Giấy tờ, hóa đơn
+ Báo cáo định kỳ
+ Phát sinh
106
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 3
1. Nội dung của quản lý trang thiết bị, cho biết các nhóm
trang thiết bị tại bộ phận an ninh?
2. Hệ thống camera quan sát là gì? Nguyên lý hoạt động
và các trang thiết bị cấu thành hệ thống camera.
3. Nội dung cơ bản của quản lý văn phòng phẩm tại bộ
phận an ninh khách sạn.
107
Chƣơng 3: QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI BỘ PHẬN AN NINH KHÁCH SẠN
