Bài giảng An ninh khách sạn (Hotel Security) - Chương 2: Quản trị nhân lực tại bộ phận an ninh khách sạn

Chương 2. QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI BỘ PHẬN AN NINH KHÁCH SẠN

2.1. Tổ chức lao động bộ phận an ninh 2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức 2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên 2.1.3. Quan hệ phối hợp với các bộ phận

2.2. Tuyển dụng và bố trí nhân sự bộ phận an ninh 2.2.1. Thiết kế công việc/mô tả công việc 2.2.2. Định mức công việc ở bộ phận an ninh 2.2.3. Tuyển dụng lao động 2.2.4. Phân công lao động 2.2.5. Công việc trong một ca

2.3. Giám sát, điều hành, đào tạo và đãi ngộ nhân sự 2.3.1. Giám sát điều hành hoạt động 2.3.2. Đào tạo và đãi ngộ nhân sự

3 6

2.1. Tổ chức lao động bộ phận an ninh

2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

2.1.3. Quan hệ phối hợp với các bộ phận

+ Mô hình cơ cấu tổ chức của bộ phận an ninh

KIẾN THỨC

+ Nhiệm vụ, công việc của quản lý và nhân viên

+ Mối quan hệ giữa bộ phận an ninh và các bộ phận khác

+ Mô hình cơ cấu tổ chức của bộ phận an ninh tại một số KS

3 7

2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức

Giám đốc (trưởng bộ phận)

P. Giám đốc (Phó trưởng bộ phận)

Thư ký

Ca trưởng (tổ trưởng)

NV tuần

NV trực

NV Trực

NV trực

NV

NV Trực

tra

cổng

điện

Phòng

bãi giải

sảnh

nhân

chính

thoại

camera

xe

viên

Mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản của bộ phân an ninh (khách 4 -5 sao)

2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức

KIẾN THỨC

Cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, vị trí, chức danh,.. Phụ

thuộc vào các yếu tố sau:

+ Quy mô và thứ hạng khách sạn

+ Vị trí và tiêu chuẩn của tập đoàn

(2 khách sạn ở vị trí khác nhau, thứ hàng khác nhau thì cơ cấu tổ chức cũng có điểm khác)

+ Đặc điểm của từng khách sạn

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

- Giám đốc (trưởng bộ phận)

+ Quản lý hồ sơ:

+ Điều hành công việc:

+ Quản lý hồ sơ:

+ Điều hành công việc:

(Xây dựng kế hoạch nhân sự, giấy tờ,… )

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

- Phó giám đốc (Phó trưởng bộ phận)

+ Thực hiện các công việc được giao

+ Thay mặt giám đốc (điều hành, báo cáo,…)

+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động

+ Phân công công việc cho các nhân viên cấp dưới

+ Đề xuất về nhân sự, cơ sở vật chất,..

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

Thư ký

+ Hỗ trợ giám đốc các công việc có liên quan:

+ Tham gia các công việc khi được huy động:

+ Phối hợp với các bộ phận

+ Thực hiện các công việc theo lịch phân công

(Chuyển thông tin tới các bộ phận trong khách sạn)

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

Trưởng ca

+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc/phó giám đốc.

+ Hỗ trợ nhân viên trong ca làm việc

+ Thực hiện các công việc, lịch trình đã được phân công

(Trực cổng nhân viên)

+ Đề xuất các vấn đề về nhân sự, cơ sở vật chất, hoạt động

2.1.2. Nhiệm vụ của một số chức danh quản lý và nhân viên

Nhân viên

+ Thực hiện các công việc, lịch trình đã được phân công.

+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của mình

+ Báo cáo và xử lý các tình huống phát sinh

+ Đề xuất về công việc, ý tưởng, cơ sở vật chất,…

+ Phối hợp với các nhân viên trong quá trình tác nghiệp

(Trông coi phương tiện của khách)

2.1.3. Quan hệ phối hợp với các bộ phận trong khách sạn và đối tác bên ngoài

- Các bộ phận phòng ban trong khách sạn (Khách sạn 4 - 5 sao)

+ Nhân sự

+ Lễ tân + Thực phẩm và đồ uống

+ Bảo vệ (an ninh) *

+ Kỹ thuật + Phòng

+ Đào tạo, PR,…

+ Phòng thu mua

(Khách sạn Deawoo Hà Nội)

+ Tài chính + Chăm sóc sức khỏe

2.1.3. Quan hệ phối hợp với các bộ phận trong khách sạn và đối tác bên ngoài

- Mục đích:

Đảm bảo an toàn cho khách, nhân viên, tài sản, xử lý phát sinh.

- Nội dung:

a- Phối hợp với các bộ phận bên trong khách sạn

(Xử lý tình huống nhân viên mang đồ của khách sạn ra )

b- Phối hợp với các bộ phận bên ngoài khách sạn

Phối hợp với Bộ phập lễ tân

+ An toàn cơ sở vật chất

+ Xử lý tình huống phát sinh

+ an toàn cho khách đăng ký ở khách sạn

+ An toàn cho nhân viên

+ Hỗ trợ khách: Phương tiện đi lại, hành lý (nếu cần trợ giúp,.)

Phối hợp với bộ phập phòng

+ Phối hơp xử lý các tình huống phát sin h.

+ Đảm bảo anh ninh, an toàn về cơ sở vật chất,.

+ Đảm bảo an toàn cho nhân viên.

+ Đảm bảo an toàn cho khách khi ở khách sạn.

(Phát hiện cửa phòng mở)

+ Hỗ trợ khách hàng

Phối hợp với Bộ phập kỹ thuật

+ Đảm bảo anh ninh, an toàn về cơ sở vật chất.

+ Phối hơp xử lý các tình huống phát sin h.

(Phát hiện Hỏng hệ thống camera)

+ Đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Phối hợp với bộ phập nhân sự

+ Đảm bảo anh ninh, an toàn về cơ sở vật chất.

+ Đảm bảo an toàn cho nhân viên.

+ Phối hơp xử lý các tình huống phát sin nh.

+ Tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến và các chế độ đãi ngộ khác.

Với một số bộ phận khác

- Phối hợp với bộ phận chăm sóc sức khỏe

- Phối hợp với bộ phận nhập hàng

- Phối hợp với các nhân viên trong từng tình huống cụ thể.

Phối hợp với các đối tác bên ngoài khách sạn

KIẾN THỨC

+ Các đối tác bên ngoài (công an, đơn vị tổ chức,..)

+ Phối hợp nhằm đảm bảo an toàn cho khách

+ Đảm bảo an ninh an toàn cho các sự kiện lớn.

+ Sử lý các tình huống khẩn cấp

(Khách sạn thường có sự kiện quan trọng)

2.2. Tuyển dụng và bố trí nhân sự bộ phận an ninh

2.2.1. Thiết kế công việc/mô tả công việc

2.2.2. Định mức công việc ở bộ phận an ninh

2.2.3. Tuyển dụng lao động

2.2.4. Phân công lao động

2.2.5. Công việc trong một ca

2.2.1. Thiết kế công việc/mô tả công việc

+ Thiết kế công việc: (nhiệm vụ, trách nhiệm, ai thực hiện

và các điều kiện).

+ Thiết kế công việc phải chỉ rõ:

 Những việc gì phải được thực hiện

 Việc đó được thực hiện như thế nào

 Bao nhiêu việc được thực hiện

 Các bước thực hiện công việc

2.2.2. Định mức công việc ở bộ phận an ninh

KIẾN THỨC

+ Định mức công việc: (Kối lượng, số lượng công việc, thời

gian và điều kiện tác động)

+ Vài trò: Nâng cao năng suất lao động, tiết kiện nguồn lực

+ Nội dung: Định mức sản lượng, định mức quản lý, định

mức thời gian

2.2.2. Định mức công việc ở bộ phận an ninh

- Định mức nhân viên phụ thuộc vào: quy mô, thứ hạng, vị trí.

Định mức nhân viên tại bộ phận an ninh

tổng số phòng

- Trung bình 1 nhân viên bộ phận an ninh tương ứng với 15 phòng

(Công thức tính tương đối)

Số nhân viên =

2.2.3. Tuyển dụng lao động

+ Xác định nhu cầu nhân sự

+ Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng

+ Thực hiện việc tuyển dụng

(tuyển trực tiếp và tuyển gián tiếp)

Xác định nhu cầu nhân sự

+ Mục tiêu, kế hoạch của khách sạn

+ Công việc hiện tại

+ Dự báo sự biến động nhân sự sắp tới

+ Cạnh tranh giữa các khách sạn

CHIẾN LƢỢC PHÁT TRIỂN CHUNG 2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức

(Bảo vệ trường học, bệnh viện, siêu thị)

Duy trì ổn định

Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng

+ Kiến thức: an ninh, an toàn,..

Tiêu chuẩn

+ Kỹ năng: ngoại ngữ, vi tính, lãnh đạo,..

+ Trình độ học vấn: các cấp học đã trải qua

+ Kinh nghiệm: đã làm công việc được bao lâu,.

(kinh nghiệm, nơi làm việc trước khi tuyển dụng)

+ Hành vi ứng xử: khả năng giao tiếp, làm việc nhóm,…

Thực hiện việc tuyển dụng

(1). Thông báo, tìm kiếm, thu thút ứng viên

(2). Tiếp nhận hồ sơ, thông tin và sàng lọc

(3). Sơ tuyển (sơ tuyển qua hồ sơ hoặc phỏng vấn sơ loại)

(4). Phỏng vấn, kiểm tra, thi tuyển

(5). Tổng hợp kết quả, đánh giá

(6). Ra quyết định tuyển dụng

(chủ động tìm ứng viên có chất lượng tốt)

2.2.4. Phân công lao động

+ Khái niệm: (Bố trí, sắp xếp và các điều kiện khác nhằm

đáp ứng yêu cầu của công việc, đồng thời giảm thời gian và chi

phí, tối đa hóa lợi ích).

+ Yêu cầu

- Chọn người phù hợp để giao đúng việc

- Xác định trách nhiệm rõ ràng

- Đảm bảo sự hợp tác và hiệu quả

2.2.4. Phân công lao động

- Dựa vào đặc điểm công việc

+ Căn cứ phân công lao động

- Dựa vào tình hình lao động hiện có

- Dựa vào bản thân người lao động

- Dựa vào quy mô

- Dựa vào thời gian

2.2.4. Phân công lao động

nghiệp nhằm đảm bảo an toàn cho toàn bộ khách sạn.

Phối hợp lao động : Liên kết nhân viên, nhóm trong hoạt động tác

+ Nhân viên trong bộ phận

+ Nhân viên khác bộ phận

+ Nhân viên ngoài khách sạn

(Liên hệ với các bộ phận khách trong khách sạn)

+ Các bộ phận khác

Ca làm việc

Ca cố định

Thường bố trí theo khung thời gian như sau.

Ca 1A: từ 6h00 – 14h30

Ca 1B: từ 7h00 – 15h30

Ca 1C: từ 8h00 – 16h30

Ca 2: từ 14h00 – 22h30

Ca 3: từ 22h00 – 6h30 (ngày hôm sau)

Ca làm việc

Ca huy động

- Theo sự kiện phát sinh

- Theo tính chất công việc

- Biến động nhân sự

- Các yếu tố khác

Công việc trong một ca

+ Công việc trông giữ xe

+ Trực cổng nhân viên

+ Trực điện thoại và hệ thống camera

+ Tuần tra

(Tùy vào đặc điểm công việc mà ca làm việc sẽ khác nhau)

+ Công việc phát sinh trong ca

2.3. Giám sát, điều hành, đào tạo và đãi ngộ nhân sự bộ phận an ninh

a. Giám sát và điều hành tại bộ phận an ninh

(Khen thưởng nhân viên)

b. Đào tạo và đãi ngộ

a. Giám sát và điều hành tại bộ phận an ninh

- Giám sát và điều hành nhân viên.

- Giám sát quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị.

- Giám sát và điêu hành công việc.

- Giám sát và điều hành, xử lý các hình huống phát sinh

b. Đào tạo và đãi ngộ nhân sự tại bộ phận an ninh

Đào tạo: Cung cấp kiến thức cho người học nhằm thực

hiện tốt công việc.

(Đào tạo kỹ năng sử dụng bình chữa cháy)

b. Đào tạo và đãi ngộ nhân sự tại bộ phận an ninh

Đào tạo nhân sự vì:

+ Đáp ứng nhu cầu công việc

+ Ứng phó với các tình huống phát sinh

+ Sử dụng tốt các trang thiết bị mới

+ Đáp ứng các tiêu chuẩn, dịch vụ mới

(Bảo vệ trường học, bệnh viện, siêu thị)

b. Đào tạo và đãi ngộ nhân sự tại bộ phận an ninh

- Đào tạo nhân viên mới:

Tiêu chuẩn khách sạn, các hoạt động tác nghiệp.

- Đào tạo nhân viên đang làm việc:

Tiêu chuẩn mới, nâng cao kỹ năng chuyên môn, trang

thiết bị và hệ thống an ninh an toàn mới, tình huống phát sinh.

(Phối hợp với các bộ phận trong đào tạo)

4 bước của nội dung đào tạo

Bƣớc 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Bƣớc 2: Lập kế hoạch đào tạo

Bƣớc 3: Thực hiện đào tạo

Bƣớc 4: Đánh giá đào tạo

Các hình thức đào tạo

(1). Đào tạo tại chỗ: Đào tạo tại khách sạn

(2). Đào tạo bên ngoài (gửi người lao động tới các cơ sở đào tạo:

trong nước – nước ngoài)

(3). Đào tạo từ xa: Đào tạo thông qua các phương tiện truyền thông,

người học không phải tới cơ sở đào tạo

(Đào tạo tại chỗ là phổ biến hiện nay)

(4). Liên kết đào tạo (cơ sở đào tạo – Doanh nghiệp)

Đãi ngộ nhân sự

Mục đích

- Bù đắp và ghi nhận những nỗ lực quá khứ của nhân viên

- Duy trì sức cạnh tranh của KStrên thị trường lao động

- Kết nối thành tích của nhân viên với mục tiêu của KS

- Kiểm soát được ngân sách

- Thu hút được nhân viên mới

- Duy trì sự công bằng trong nội bộ khách sạn

- Giảm tỷ lệ bỏ việc và chuyển công tác

(Công bằng)

Nội dung đãi ngộ nhân sự

Đãi ngộ nhân sự

Đãi ngộ gián tiếp Đãi ngộ trực tiếp

- Ngày nghỉ bổ sung - Lương

- Bảo hiểm, y tế - Hoa hồng

- Trợ cấp - Thưởng

(Đào tạo miễn phí)

- Đào tạo, giải trí - Chia lợi nhuận