Chapter 13  Delegating

• What Delegation Means • Essentials of Delegation • Benefits of Delegation • Why People Resist

Delegation

• How to Delegate

Successfully

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Aspects of Delegation

• Delegation:Giving a  portion of one’s  responsibility and  authority to a subordinate. • 3 Aspects of Delegation:

– Responsibility – Authority – Accountability

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As a Supervisor:

• You have been given the  responsibility for certain  activities and the results they are  expected to produce.

• You have been given the the

authority (rights and powers) to  carry out your responsibilities.

• You have been given the

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accountability (obligation to  your boss) to produce these  results.

Lines of Responsibility and Authority • Chain of command: The lines of  responsibility and authority in an  organization that provide the  anatomy of its organization chart. • This shows who is responsible at  each level for everything that  happens or fails to happen.

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• Channels of communication: The  organizational lines (corresponding  with the chain of command) along  which messages are passed from  one level to another.

Benefits of Delegation

• More time for managing • More and better work  from happier people

• Development of  promising people • Greater efficiency • Improved leadership

skills

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Why Managers Have Trouble Delegating

• Some feel workers will not take

responsibility (Theory X).

• Some feel that the work will not

be done right.

• Some have an inner need for  power, authority, control, and  indispensability.

• Some feel the worker will do  better at the task then them. • Some fear the responsibility for

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the mistakes of others.

Why Managers Have Trouble Delegating

• Some are unable to let go. • Some can not shift from doing the

work to managing people.

• Some find it quicker and easier to

do than to train others to do. • Some do not want to give up the

tasks involving personal  advantages or enjoyment.

• Some are reluctant to lose touch. • Sometimes they are not willing,

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qualified workers.

Why Workers Won’t Accept Responsibility

• Some are unable, unwilling,

or both.

• Some fear failure. • Some fear the consequences

of making mistakes.

• Some fear rejection by other

workers.

• Some see added responsibility  as meaningless extra work  (job loading).

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• Some like their job as it is.

How to Delegate Successfully

• Conditions for success

include: – Advance planning – A positive attitude toward

your people

– Trust on both sides – Ability to let go and take

risks

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– Good communication – Commitment

How to Delegate Successfully

• The steps in delegation:

– Plan: Decide what you can delegate

and to whom.

– Develop the task in detail. – Delegate: Give the responsibility

and authority, establish  accountability, the worker accepts  it, set up checkpoints (The  Contract).

– Follow up: observe checkpoints

and give feedback.

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– Don’t accept reverse delegation.

Common Mistakes in Delegation

• Failure to communicate

clearly

• Over supervising • Too little training and

support • No controls • Job loading

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Common Mistakes in Delegation

• Assigning undesirable  tasks with no reward

• Picking the wrong person • Delegating management  responsibilities such as  discipline

• Creating overlapping

responsibilities 12

Adapt Delegation to Your  Situation

• Delegate time­consuming

detail that others are  willing to do.

• Delegate things others do

better than you do.

• Train others to take over

in your absence.

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Adapt Delegation to Your  Situation

• Delegate tasks and  responsibilities that  motivate and develop.

• Keep management  responsibilities to  yourself (termination,  discipline).

• Delegate anything else

that makes sense.

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