Bài giảng Module 4: Hệ thống quản lý và phân phối hậu cần trong tình huống khẩn cấp

Module 4

Hệ thống quản lý và phân phối hậu cần trong tình huống khẩn cấp

Module 4

Giới thiệu

Module này mô tả hệ thống tổ chức, huy ñộng và phân phối nguồn hỗ trợ trong tình huống khẩn cấp hay thảm họa cho ñúng ñối tượng, ñịa ñiểm, công bằng với chất lượng ñảm bảo, dựa trên thông tin chính xác

Module 4

Mục tiêu học tập

Khi học xong module này, học viên có thể:

(cid:1) Trình bày ñược vai trò và ý nghĩa của ngành y tế trong hệ thống tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực hỗ trợ trong tình huống khẩn cấp

(cid:1) Trình bày ñược những khó khăn ngành y tế gặp phải

trong tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực

(cid:1) Mô tả các công cụ sẵn có ñể lập kế hoạch tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực trong tình huống khẩn cấp

Module 4

Phần 1

Quản lý

hậu cần

Module 4

Mục tiêu

Sau khi học xong phần 1, học viên có thể:

(cid:1) Trình bày ñược phạm vi áp dụng, mục tiêu, hệ thống, quá trình và công cụ sử dụng trong quản lý hậu cần

(cid:1) Sử dụng công cụ trong quản lý hậu cần

Module 4

Câu hỏi

Hệ thống quản lý hậu cần là gì?

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

(cid:1) Là hệ thống ñể cung cấp các hỗ trợ và phân phối nguồn

lực (nhân lực và vật lực)

ðến ñúng ñịa ñiểm Kịp thời ðủ số lượng ðảm bảo chất lượng

(cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1) (cid:1) Giá cả hợp lý

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

Khu vực thảm họa

Deliver

(cid:1) ðến ñúng ñịa ñiểm (cid:1) Kịp thời (cid:1) ðủ số lượng (cid:1) ðảm bảo chất lượng (cid:1) Giá cả hợp lý

Acquire

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

Mạng lưới

Nguồn nhân lực

Tiêu chuẩn và hệ thống

Kho dự trữ

Quản lý hậu cần

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

Nguồn nhân lực

Hệ thống

Kho lưu trữ

Các cơ chế ñiều phối trong và liên tổ chức

Bản ghi nhớ giữa: • Quân ñội, Chữ thập

ðào tạo chuyên viên (khóa ñào tạo 1 năm)

ñỏ, các tổ chức

Mạng lưới cấp quốc gia Trung ương/khu vực/Tỉnh-Thành phố/Chính quyền ñịa phương

• Nhà sản xuất, dự trữ,

phân phối

Các tiêu chuẩn, hướng dẫn

Các tổ chức quốc tế

Các nhóm ñánh giá nhu cầu hậu cần

Dự trữ của Bộ y tế • Hàng dự tữ • Hàng ñệm

Các cá nhân/Tình nguyện viên

Liên hợp quốc

Các tổ chức khác

Trường ñại học/Các cơ quan chuyên trách khác

Các quy trình: - Mua sắm (quốc gia và quốc tếl) - hàng cứu trợ - Vận chuyển - Kho - Theo dõi - Báo cáo

Các tổ chức thương mại • Thỏa thuận trước mua

hàng

• Nhà tài trợ

Kế hoạch lưu trữ, bão quản và phân phối trung ương và ñịa phương

ðơn vị quản lý hậu cần • Truyền thông • Mua sắm • ðóng góp • kho • Vận chuyển • Tài chính • Theo dõi và báo cáo

Hệ thống quản lý thông tin

Chính sách quốc gia Văn bản dưới luật quốc gia Hướng dẫn của chính phủ Chương trình quốc gia và chương trình của ñịa phương

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

A. Lập kế hoạch

(cid:1) Kế hoạch hàng năm

(cid:1) Kho vật tư bệnh viện

(cid:1) Máy móc vật tư khác

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

B - Thu thập Yêu cầu:

1. Kế hoạch hoạt ñộng hàng năm 2. Trang thiết bị hàng năm

Bản kế hoạch

3. Nhu cầu trang thiết bị 4. Tài liệu thanh lý vật tư (thuốc, sinh

phẩm, vật tư, trang thiết bị)

5. Khẳng ñịnh các nguồn hỗ trợ sẵn có

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần C. KHO DỰ TRỮ: Hướng dẫn quy ñịnh lưu kho an toàn (cid:1) Lưu giữ thực phẩm ở những nơi khô ráo, thoáng gió, không có côn trùng, sâu bọ, các loài gặm nhấm…

(cid:1) Các bao, thùng thực phẩm không ñể trực tiếp trên nền kho. Dùng ván, gạch hay vật liệu ñể kê sàn xếp thực phẩm.

(cid:1) Xếp thực phẩm cách tường ít nhất 40cm và không xếp

(cid:1) Xếp riêng những bao, thùng thực phẩm bị hỏng và không

chồng quá cao.

(cid:1) Xếp các bao, thùng theo hàng ñôi ñể dễ dàng thông khí, vững chắc và thuận tiện cho việc thống kê, kiểm soát.

bị hỏng.

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

C. Kho dự trữ: Hướng dẫn quy ñịnh lưu kho an toàn

(cid:1) Chỉ cho những người ñược phép vào kho.

(cid:1) Cập nhật thẻ ra vào và kiểm tra ñịnh kỳ.

(cid:1) Theo dõi theo nguyên tắc “1 vào – 1 ra”. Lưu kho thực phẩm và thuốc men còn hạn sử dụng từ 1 năm trở lên.

(cid:1) Vắc cin phải ñược lưu giữ ở kho lạnh với nhiệt ñộ từ 2 – 8 ñộ C. Không lưu giữ thực phẩm và vắc xin trong cùng kho lạnh.

(cid:1) Không ñể thuốc men tiếp xúc trực tiếp với nắng mặt trời.

Module 4

Hệ thống quản lý hậu cần

(cid:1) ðịa ñiểm tập trung (cid:1) Kênh phân phối trong tình huống

D. Phân phối, cung ứng

khẩn cấp

a. Qua hệ thống kho dược b. Qua Sở y tế c. Chính quyền ñịa phương, …

Module 4

(cid:1) Kiểm kê báo cáo hậu cần (cid:1) Sử dụng các báo cáo (cid:1) Xác ñịnh ñịa ñiểm (cid:1) Vận chuyển hàng cứu trợ (cid:1) Hàng cứu trợ phù hợp với nhu cầu, nguy cơ và

E. THEO DÕI VÀ ðÁNH GIÁ

(cid:1) Sử dụng hàng cứu trợ theo khu vực, tùy theo tình

thảm họa

huống khẩn cấp…

Module 4

ðánh giá Y tế và quản lý hậu cần

Trong giai ñoạn khẩn cấp/thảm họa,cần ðánh giá thiệt hại và

Phân tích nhu cầu (DANA) ñể lập kế hoạch hậu cần:

(cid:1) Hệ thống truyền thông

(cid:1) Hệ thống giao thông (ñường bộ, ñường không, ñường biển)

(cid:1) Hệ thống kho lưu trữ và hệ thống phân phối

(cid:1) Tận dụng các mạng lưới:

i. ii. iii. iv.

Hệ thống ñiện/ga Hệt hống cấp nước Kho dự trữ và phân phối xăng dầu Hệ thống nước thải

Module 4

Phạm vi áp dụng Quản lý hậu cần trong ðáp ứng Tình huống khẩn cấp

1. Kế hoạch ứng phó dựa trên ðánh giá thiệt hại và

phân tích nguy cơ/ðánh giá nhanh

2. Kêu gọi/Tiếp cận hệ thống phân phối hàng cứu trợ

3. Giao thông/Hệ thống vận chuyển

4. Kho dự trữ/Hệ thống lưu kho

5. Hệ thống phân phối

6. Hệ thống theo dõi

7. Hệ thống báo cáo

Module 4

ðáp ứng Hậu cần

ðáp ứng hậu cần

Lập ñịa bàn thực ñịa

Kế hoạch Hành ñộng

Huy ñộng nguồn lực

Module 4

ðáp ứng hậu cần

Huy ñộng nguồn lực

Lập ñịa bàn nghiên cứu

Kế hoạch hành ñộng

Nguồn lực sẵn có

ðánh giá thiệt hại và Phân tích nhu cầu

Nguồn nhân lực

Sự phối hợp (phối hợp trong 1 ngành, hay nhiều ngành khác, tổ chức trong nước và quốc tế

Hệ thống quản lý

Viết mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể

Kết quả là bản kế hoạch

Kế hoạch phân phối SP

Bản kế hoạch sẵn có

Kế hoạch theo dõi và báo cáo

Module 4

Bài tập thực hành

Tình huống 1: Các chuyên gia nói rằng dịch H1N1 lần thứ 2 ñã

xảy ra ở Mỹ, Canada, Anh và ðức Câu hỏi 1: Anh/chị sẽ thiết lập Hệ thống quản lý hậu cần như thế nào?

(Cấp tỉnh và huyện)

Tình huống 2: Dịch H1N1 thứ 2 ñã xảy ra ở ñất nước ta, bệnh nhân ñang ñược cách ly và theo dõi trong bệnh viện. Câu hỏi 2: Anh chị sẽ làm gì ñể ñáp ứng và quản lý hậu cần?

(Cấp tỉnh và huyện)

Câu hỏi 3: Nguyên tắc phối hợp trong Quản lý hậu cần

Module 4

Tại sao hàng cứu trợ không phù hợp?

(cid:1) Áp lực từ tình trạng khẩn cấp và những nhu cầu thiếu thực tế/sự trông chờ của chính quyền, phương tiện truyền thông và cộng ñồng dẫn tới ra quyết ñịnh không hợp lý vì:

1. Thiếu quy ñịnh, hướng dẫn về các sản phẩm thiết

2. Thiếu các tiêu chuẩn, biểu mẫu thực hiện

3. Thiếu sự phối hợp liên ngành (quốc gia và quốc tế)

4. Thiếu kế hoạch và hoạt ñộng quản lý hậu cần cấp cơ

yếu trong tình huống khẩn cấp

5. Chưa ñầu tư thiết lập hệ thống phân phối hậu cần

sở

chuyên nghiệp

Module 4

Phần 2

Hệ thống quản lý phân phối

Module 4

Hệ thống quản lý phân phối

(cid:1) Là hệ thống lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vận

chuyển, phân phối, theo dõi và báo cáo về hàng cứu trợ

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lý phân phối …

1. Hướng dẫn tiêu chuẩn chẩn ñoán và xử trí trong tình

2. Danh mục chuẩn quốc gia dùng trong THKC:

(cid:2) Thuốc, vắc cin, hóa chất, thuốc thử và các sản phẩm

huống khẩn cấp

(cid:2) Các xét nghiệm chuyên khoa (chăm sóc ban ñầu,

khác

(cid:2) Trang thiết bị (xét nghiệm, thí nghiệm, TTB bảo hộ cá nhân, cơ quan quản lý, ñánh giá/quản lý và báo cáo), TTB hiện thời, dự trữ

phân loại, chấn thương, tả, bỏng, tai nạn phóng xạ và hóa học...)

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lý phân phối … 3. Quy ñịnh trong tình huống khẩn cấp:

(cid:1) Yêu cầu hàng hóa thiết yếu của các cơ sở y tế ñịa

phương (hóa chất, thuốc, bông gạc, ga trải giường, thực phẩm và nước sạch)

(cid:1) Bảo quản thuốc

(cid:1)

Thống kê và báo cáo hàng cứu trợ

Module 4

Thành phần của hệ thống quản lý phân phối …

4. Hỗ trợ hệ thống cơ sở y tế nhằm cung cấp nước, gas, nhiên liệu, hệ thống làm lạnh, và quản lý chất thải

5. Kho chứa hàng và các dụng cụ thiết yếu khu vực, quốc

6. Hệ thống kho trữ bổ sung sử dụng các hệ thống quản lý sẵn có nhằm duy trì khả năng ñáp ứng ñột xuất ( như luân chuyển hàng hóa, ñảm bảo an toàn, hạn dùng, bao gói, nhãn mác)

7. Thỏa thuận với các nhà cung cấp cho các trường hợp

gia, các tỉnh và ñịa phương

khẩn cấp

Module 4

Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu …

Có sự gia tăng các nhu cầu hoặc bổ sung, sửa chữa các

1. Phân loại, chăm sóc ban ñầu và vận chuyển trang thiết

thiệt hại:

bị (xét nghiệm nhanh),

2. Cấp cứu và TTB phẫu thuật (trang bị hiện có, dự phòng) 3. Thuốc, vắc xin, thuốc chống ñộc, thuốc chữa rắn cắn, bình khí, hóa chất, dịch truyền, thuốc chống nhiễm khuẩn, khử trùng

4. Hóa chất, sinh phẩm xét nghiệm (thuốc thử, hóa chất) 5. Máu, các sản phẩm của máu và ngân hàng máu

Module 4

Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu …

6. Trang bị bảo hộ cá nhân

7. Trang thiết bị và hóa chất bảo quản thực phẩm và nước

8. Nhu cầu truyền thông, vận chuyển, quản lý và báo cáo

9. Nhu cầu thực phẩm thiết yếu/cung cấp cho gia ñình (nhân

viên y tế và cộng ñồng)

10. Xăng dầu, ñiện, ga và hệ thống cấp nước, nhu yếu phẩm

Module 4

Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu

11. Trang thiết bị phẫu thuật, chấn thương,

chỉnh hình và Răng hàm mặt

12. Vật dụng cho bệnh nhân: giường bệnh,

quần áo...

13. Thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý bị

hư hại

14. Trang bị cho NVYT: quần áo ñồng

phục, phương tiện ñi lại, liên lạc, nơi ăn ở, dụng cụ vệ sinh cá nhân

Module 4

Nguyên tắc Quản lý nguồn lực hỗ trợ...

1. Nâng cao năng lực ñánh giá về:

a. Thiệt hại, khả năng hoạt ñộng của cơ sở vật chất thiết yếu ñể

duy trì, tiếp tục cung cấp nhu yếu phẩm và dịch vụ

b. Nhu yếu phẩm cho các cơ sở phân phối, những khó khăn trong việc tiếp cận cơ sở phân phối, nguồn hỗ trợ/sự sẵn có của nhu yếu phẩm

2. Thiết lập hệ thống quản lý phân phối nhu yếu phẩm ñể lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển, phân phối, theo dõi và thống kê sản phẩm

3. Duy trì liên kết cơ sở sản xuất cung cấp hàng cứu trợ trực tiếp

(bao gồm thông tin liên lạc, khả năng sản xuất, ñảm bảo thời gian giao sản phẩm)

Module 4

Nguyên tắc Quản lý nguồn lực hỗ trợ...

4. ðưa ra quy ñịnh trong ñặt hàng,

phương thức thanh toán, phân phối, thay ñổi ñơn hàng và mẫu bảng kê sản phẩm trong THKC

5. ðưa ra quy ñịnh cung ứng thuốc và

các trang thiết bị y tế

6. Ngành Y tế tham gia vào phối hợp

liên ngành và hệ thống báo cáo, quản lý

Module 4

Các lỗi thường gặp với hàng cứu trợ …

1. Cung cấp số lượng lớn hàng hóa không cần thiết

2. Rất nhiều hàng hóa không phù hợp, không cần thiết, không ñúng loại, hàng ñã qua sử dụng, ñóng gói không tốt

3. Sản phẩm thiếu:

(cid:1)

Thông tin chi tiết về sản phẩm

(cid:1) Danh sách ñóng gói (cid:1) Nhãn mác và (cid:1) Hạn sử dụng, hoặc hàng ñã quá hạn

4. Sản phẩm không ñược ñóng gói kỹ hoặc không tránh

ñược ảnh hưởng môi trường/thời tiết (cid:1) Sản phẩm có nguy cơ không ñược ñóng gói riêng biệt, chai thủy tinh bị vỡ, thực phẩm ñược ñể chung với hóa chất và các sản phẩm khác

Module 4

Các lỗi thường gặp với hàng cứu trợ

5. Cảng, sân bay và kho chứa hàng nhanh chóng quá tải vì số lượng hàng hóa lớn nên nhiều hàng hóa phải ñể ở ngoài trời (chịu ánh nắng mặt trời, mưa, gió, ñộ ẩm, côn trùng, cháy nổ và trộm cắp)

6. Hàng hóa ñược chuyển ñến tùy vào khoảng cách cơ sở phân phối, không theo nhu cầu thực tế hay khả năng sử dụng

7. Các cơ quan cứu trợ không phối hợp với nhau, hàng

cứu trợ không có thời ñiểm chuyển ñến hay danh sách sản phẩm

Module 4

Thực hành

(cid:1) Bão Ketsana ñã ñi vào khu vực miền trung của Việt Nam, tàn phá hoa màu, nhà cửa, và cơ sở y tế, hàng nghìn người bị mất nhà cửa, hàng trăm người chết và bị thương.

(cid:1) Anh/chị là thành viên của Ban chỉ ñạo phòng chống

lụt bão tỉnh và tham gia vào công tác phân phối hàng cứu trợ cho nạn nhân.