Bài giảng Quản lý dự án: Chương 5 - Quản lý phạm vi dự án

CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN (Project Scope Management)

Mục tiêu

• Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy

trình được yêu cầu để bảo đảm tất cả công việc của dự án hoàn thành một cách thành công. • Quản lý phạm vi của dự án quan tâm chủ yếu đến việc xác định công việc gì thuộc và không thuộc dự án.

Quản lý phạm vi dự án (Project Scope Management)

• Tập hợp các yêu cầu (Collect Requirements) • Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Tạo WBS (work breakdown structure) • Xác nhận phạm vi (Verify Scope) • Điều khiển phạm vi (Control Scope) • Mô tả sự hổ trợ phần mềm trong quản lý phạm

vi dự án

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Thu thập yêu cầu: là quy trình xác định, thu thập những yêu cầu của các bên tham gia để đưa ra mục tiêu của dự án.

• Thu thập yêu cầu là xác định và quản lý những kỳ vọng của khách hàng và các bên tham gia, nó làm cơ sở cho việc tạo WBS

• Chi phí, lịch làm việc và kế hoạch chất lượng

đều dựa vào những yêu cầu này.

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Collect Requirements: Inputs, Tools &

Techniques, and Outputs

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Collect Requirements Data Flow Diagram

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Input

– Điều lệ của dự án (Project Charter): Giúp cho người quản lý biết ở mức độ tóm tắt những gì dự án cần được thực hiện để hoàn thành.

– Danh sách các bên tham gia (Stakeholder Register): xác định những người có thể cung cấp thông tin chi tiết cho dự án và những yêu cầu về sản phẩm

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Tools and techniques

– Phỏng vấn (Interviews): ấ

• Ph ng v n tr c ti p là cách ti p c n hình th c hay không

ự ế ỏ ế

ậ ừ ứ ể ứ các bên tham gia.

hình th c đ khám phá thông tin t – Nhóm mục tiêu (Focus group):

ớ ể

ọ ề ả ể ị ủ ể ẩ ợ

– Tạo điều kiện cho các cuộc hội thảo (Facilitated

workshop)

ọ ữ ặ ế ả ề • H p v i các bên tham gia và các chuyên gia đ tìm hi u v ụ nh ng mong đ i và quan đi m c a h v s n ph m, d ch v ho c k t qu

• Yêu c u h i th o là các bên tham gia cùng nhau xác đ nh

ầ ả ộ ị

ữ ả ẩ ầ nh ng yêu c u s n ph m.

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

– Kỹ thuật nhóm sáng tạo (Group creativity techniques):

• V n d ng trí tu t p th (Brainstorming): thu th p nhi u ý

ệ ậ ụ ể ề ậ

ậ ki n.ế

• K thu t nhóm đ nh danh (Nominal group technique): tăng

ậ ị

ỹ ườ ế ằ ỏ ộ c ng đ ng não b ng cách b phi u

• K thu t Delphi (The Delphi Technique): M t nhóm đ

ộ ượ c

ả ờ ữ ữ ỏ ỹ ọ ậ ủ ch n c a nh ng chuyên gia tr l i nh ng câu h i.

ưở ữ ệ ng/trí tu (Idea/mind mapping): Nh ng ý t ng

ủ ừ

ạ • Ánh x ý t ượ ạ ượ ưở ạ ố ưở ộ ệ c t o ra, thông qua vi c đ ng não c a t ng cá nhân ớ ng m i c cũng c và t o ra ý t đ đ

• S đ m i quan h (Affinity diagram): S l ạ

ệ ố ượ ớ ng l n các ý

c phân lo i thành nhóm. ơ ồ ố ượ ưở ng đ t

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

– Kỹ thuật nhóm các cách ra quyết định (Group Decision Making Techniques): có nhiều cách

• S nh t trí (Unanimity): m i ng

ự ấ ọ ườ ề ồ i đ u đ ng ý

• Ph n l n (Majority): s ng h c a trên 50% thành viên c a

ầ ớ ộ ủ ự ủ ủ

nhóm.

• Đa s (Plurality): Kh i l n nh t trong nhóm ra quy t đ nh.

ế ị ố

ả ố ố ớ ạ ượ ngay c khi không đ t đ ấ c đa s

• Đ c tài (Dictatorship): M t cá nhân đ a ra quy t đ nh cho

ế ị ư ộ

ộ nhóm.

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

– Quan sát (Observations): cung cấp cách trực tiếp theo dõi từng cá nhân trong môi trường của họ và xem họ thực hiện các công việc hoặc tác vụ của họ như thế nào.

– Nguyên mẫu (Prototypes): là một phương pháp thu thập sự phản hồi sớm trên các yêu cầu bằng cách cung cấp một mô hình hoạt động của sản phẩm kỳ vọng trước khi thật sự thiết kế nó.

– Bảng câu hỏi và khảo sát (Questionnaires and

Surveys): tập các câu hỏi được thiết kế nhanh để tích lũy thông tin từ những câu trả lời.

Thu thập các yêu cầu (Collect Requirements)

• Output

– Tài liệu về các yêu cầu(Requirements documentation) t cho d án các yêu c u c a các doanh nghi p c n thi

• Mô t

ủ ự ệ ế ầ ầ

– Kế hoạch quản lý các yêu cầu (Requirements

management plan)

ả ư ế nh th nào.

ệ ậ ầ ả c phân tích, thu th p tài li u, qu n

– Ma trận ghi vết các yêu cầu (Requirements traceability

matrix):

ồ ơ ề ư ế ự ự ệ ượ • H s v các yêu c u đ ố lý nh th nào trong su t quá trình th c hi n d án.

• Là m t b ng liên k t nh ng yêu c u đ n ngu n g c c a nó

ủ ế ế

ộ ả ế ồ ờ ự ầ ố ầ ố ữ và theo v t các yêu c u trong su t vòng đ i d án.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Định nghĩa phạm vi là quy trình mô tả chi tiết

của dự án và sản phẩm.

• Sự chuẩn bị phát biểu phạm vi dự án chi tiết là quyết định sự thành công của dự án và được xây dựng trên sản phẩm trung gian (deliverables), những giả định và các ràng buộc được ghi lại trong thời gian bắt đầu dự án.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Phạm vi(scope):

– Đề cập đến tất cả những công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của dự án và các qui trình được sử dụng để tạo ra sản phẩm.

– Phạm vi xác định điều gì cần làm và điều gì không cần

làm.

• Các sản phẩm trung gian (Deliverables):

– Là những sản phẩm được tạo ra như là một phần của dự án như phần cứng và phần mềm, các tài liệu lập kế họach hoặc các biên bản cuộc họp.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Benefits:

– Nâng cao tính chính xác của ước lượng chi phí, thời

gian và tài nguyên của dự án.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định trách nhiệm

một cách rõ ràng

– Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều

khiển dự án

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Define Scope: Inputs, Tools & Techniques, and

Outputs

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Define Scope Data Flow Diagram

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Input

– Project Charter:

ủ ả ấ • Cung c p các mô t

– Requirements Documentation

– Organizational Process Assets

ả ự d án và các đ c đi m c a s n ph m ứ ể ấ ặ ầ ữ ự ậ ấ ẩ c p cao, nó cũng ch a nh ng yêu c u ch p nh n d án.

ữ ữ ẫ ủ ụ • Nh ng chính sách, nh ng th t c và nh ng khung m u cho

ữ ộ ự ể ạ m t phát bi u ph m vi d án.

• Nh ng h s d án c a nh ng d án tr

ồ ơ ự ủ ữ ự ữ ướ c đây

ọ ượ ừ ữ ự ặ c rút ra t ạ nh ng giai đo n ho c d án

• Nh ng bài h c đ c đây.

ữ ướ tr

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Tools and techniques

– Expert judgment: Thường được sử dụng để phân tích thông tin cần thiết cho việc phát biễu phạm vi dự án. Bao gồm:

ơ ổ ị • Các đ n v khác trong t ứ ch c

• Ng

ườ ố ấ i c v n.

ầ ư ồ • Các bên tham gia bao g m khách hàng và nhà đ u t .

ộ ỹ ệ ậ • Các chuyên gia và hi p h i k thu t

• Nh ng nhóm công nghi p

ữ ệ

• Các chuyên gia v các v n đ có liên quan

ề ề ấ

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

– Product Analysis:

ụ ữ ệ ả ộ ự • Product analysis là m t công c có hi u qu cho nh ng d

– Alternatives Identification

ả ẩ án có s n ph m trung gian

ộ ỹ ữ ị • Vi c xác đ nh nh ng gi

ậ ượ ả i pháp là m t k thu t đ ể ự ế ữ

– Facilitated workshops

ệ ể ư ự ự ủ ệ ệ ử ụ c s d ng ệ ậ đ đ a ra nh ng cách ti p c n khác nhau đ th c hi n và th c hi n công vi c c a d án.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Outputs

– Phát biểu phạm vi của dự án (Project Scope

Statement):

– Mô tả chi tiết những sản phẩm trung gian của dự án

và yêu cầu công việc để tạo ra những sản phẩm trung gian này.

– Phát biểu phạm vi của dự án cũng cung cấp sự hiểu

biết chung về phạm vi dự án cho những bên tham gia của dự án.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

– Mức độ chi tiết mà phát biểu phạm vi dự án định nghĩa, những công việc được thực hiện và không được thực hiện có thể xác định được nhóm quản lý dự án điều khiển toàn bộ phạm vi dự án tốt như thế nào. Phát biểu phạm vi dự án chi tiết bao gồm:

ả ạ

ụ ượ ả ả ủ ế ả c mô t

ầ ữ ẩ ph m vi s n ph m (Product scope description): Nh ng • Mô t ặ ể ả ị ẩ đ c đi m c a s n ph m, k t qu , d ch v đ trong ồ ơ ề ệ ự d án và h s yêu c u. đi u l

• Đi u ki n ch p nh n s n ph m (Product acceptance

ấ ề ệ ả

ậ ế ể ề ệ ả ấ ị

ụ ế ả ẩ ị ẩ criteria): xác đ nh ti n trình và đi u ki n đ ch p các s n ph m, d ch v , k t qu hoàn thành.

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• S n ph m trung gian (Project deliverables): bao g m c hai

ẩ ả ồ

ụ ủ ự ả ẩ ồ ị ả ầ đ u ra g m có s n ph m hay d ch v c a d án

ự ệ ộ • Các công vi c không thu c d án (Project exclusions)

ủ ự ộ

• Các ràng bu c c a d án (Project constraints): Danh sách ự ế ợ ự ràng bu c c a d án k t h p v i ph m vi c a d

ủ ủ ả ạ ớ ộ

các mô t án.

– Cập nhật hồ sơ dự án (Project Document Updates):

• Đăng ký các bên tham gia (Stakeholder register)

ả ế ủ ự ữ • Nh ng gi thi t c a d án (Project assumptions)

• H s các yêu c u (Requirements documentation)

ồ ơ ầ

• Ma tr n v t các yêu c u (Requirements traceability matrix)

ế ậ ầ

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

Product Scope

Project Scope

Đặc điểm và chức năng đặc trưng của sản phẩm hoặc dịch vụ Công việc cần làm để tạo ra sản phẩm

Những tiến trình, công cụ và kỹ thuật được yêu cầu thay đổi bởi phạm vi ứng dụng như là một phần của chu trình sống của sản phẩm Những tiến trình, công cụ và kỹ thuật được yêu cầu thay đổi bởi phạm vi ứng dụng như là một phần của chu trình sống của dự án

Xác định trong chu trình sống của sản phẩm Xác định trong chu trình sống của dự án

Một sản phẩm có thể có vài thành thuộc nhưng những phần phụ phạm vi sản phẩm độc lập. Kết quả của một dự án là một sản phẩm đơn hoặc một sản phẩm trung gian.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp

theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

• WBS tổ chức và xác định công việc tổng thể của

dự án và trình bày công việc được xác định trong phát biểu phạm vi dự án được phê chuẩn hiện tại.

• Là một phương pháp được sử dụng để chia các mục tiêu chính của dự án thành những nhiệm vụ nhỏ hơn nhằm đạt được mục tiêu đó

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Kế hoạch công việc trong WBS được gọi là các gói công việc (work packages), một gói công việc có thể là lịch làm việc, ước lượng chi phí, theo dõi và điều khiển.

• Create WBS: Inputs, Tools & Techniques, and

Outputs

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Input:

– Project Scope Statement – Requirements Documentation – Organizational Process Assets: có thể ảnh hưởng đến

tiến trình tạo WBS

ữ ữ ẫ ủ ụ • Nh ng chính sách, nh ng th t c và nh ng khung m u cho

ữ ệ ạ

ữ ữ ự ự vi c t o WBS ủ ồ ơ ự • Các h s d án c a nh ng d án tr ừ ọ nh ng d án tr • Các bài h c rút ra t ướ c. ướ c.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Tools and techniques

– Decomposition: chia mục tiêu của dự án thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bao gồm các hoạt động:

• Xác đ nh phân tích nh ng s n ph m trung gian và các công

ữ ẩ ả ị

ệ ấ ứ ch c WBS

ừ ổ ệ ế ể ế t ng th đ n chi ti t

ữ ữ vi c liên quan. ổ • C u trúc và t • Phân rã công vi c trong WBS t ị • Tri n khai và gán nh ng mã đ nh danh cho nh ng thành

• Ki m tra m c đ phân rã công vi c có c n thi

ệ ầ ế ủ ph n c a WBS. ộ ứ ả ệ t và hi u qu

ể ầ ể không.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

– Cấu trúc của WBS có thể được tạo theo các cách:

ữ ủ ủ ự ạ ố

ớ ả ủ ệ ẩ ầ

ử ụ ứ ự ứ ứ ư ư • S d ng nh ng giai đo n c a chu trình s ng c a d án nh ủ m c đ u tiên c a vi c phân rã, v i s n ph m trung gian c a d án đ a vào m c th hai

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• S d ng s n ph m trung gian chính nh m c đ u tiên c a

ư ứ ủ ẩ ả ầ

ử ụ phân rã

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Output

– WBS: phân rã công việc theo sự phân cấp của thành phẩm được thực thi bởi nhóm dự án để hoàn thành mục tiêu của dự án và tạo ra sản phẩm trung gian theo yêu cầu. Với mỗi mức trong WBS từ trên xuống thể hiện chi tiết hơn các công việc của dự án.

– WBS dictionary: cung cấp sự mô tả chi tiết của các

thành phần của WBS.

• Code of account identifier

• Description of work

• Responsible organization.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Danh sách các m c tiêu c a ch

ụ ủ ươ ng trình (List of schedule

• Associated schedule activities

• Resources required

• Cost estimates

• Quality requirements

• Acceptance criteria

• Technical references

• Contract information

milestones)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

– Scope baseline: là một thành phần của kế hoạch quản

lý dự án

• Project scope statement.

• WBS.

• WBS dictionary.

– Project Document Updates: Nếu các yêu cầu thay đổi được phê chuẩn là kết quả từ tiến trình tạo WBS thì hồ sơ các yêu cầu có thể cần cập nhật lại.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

• Các nguyên lý cơ bản tạo WBS

– Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS. – Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng

các công việc dưới nó.

– Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ một người, ngay

cả khi có nhiều người thực hiện công việc này

– WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc; trước hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục đích khác nếu thực tế cho phép.

– Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển

WBS để bảo đảm tính nhất quán.

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

– Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu

được chính xác phạm vi công việc.

– WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Xác nhận phạm vi là quá trình hình thức hóa sự công nhận sản phẩm trung gian của dự án đã hoàn tất.

• Việc xác minh phạm vi bao gồm xem xét tổng

quan sản phẩm trung gian cùng với khách hàng hay người tài trợ để bảo đảm rằng họ hoàn toàn thỏa mãn và công nhận.

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Verify Scope: Inputs, Tools & Techniques, and

Outputs

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Verify Scope Data Flow Diagram

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Input

– Project Management plan • Project Scope Statement, • WBS, • WBS dictionary

• Danh sách t

ạ ầ ấ ả ự ả t c d án, s n ph m, và các lo i yêu c u khác

– Requirement Documentation: ẩ ủ – Requirement Traceability Matrix ố

ẩ ậ ớ cùng v i tiêu chu n công nh n c a nó.

ế ủ ố ớ ồ • Liên k t các yêu c u v i ngu n g c c a nó, và theo dõi su t

ự ủ

• Đ c th c hi n b i ti n trình đi u khi n ch t l

ầ chu trình c a d án – Validated Deliverables ở ế ự ượ ệ ấ ượ ề ể ng

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Tools and techniques

– Kiểm tra (Inspection -Review/Audit): bao gồm các hoạt động như phép đo, kiểm tra, và kiểm chứng để xác định xem công việc và các sản phẩm trung gian có đáp ứng được các yêu cầu và các điều kiện công nhận hay không.

• Output:

– Accepted deliverables: • S n ph m trung gian đ

ẩ ả ượ ặ ậ ở c công nh n b i khách hàng ho c

nhà tài tr .ợ

ự ủ ự ậ ẩ ậ • H s ghi nh n s công nh n s n ph m c a d án nh n

ự ế ợ ậ ả phía khách hàng, nhà tài tr và k t thúc d án. ồ ơ ượ ừ c t đ

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

– Change requests:

ử ề ổ ượ c x lý thông qua quy trình đi u

ợ ữ ể

ữ ậ ậ

ủ ả ư c c p nh t nh là m t k t qu ấ ỳ ộ ế ệ

ầ • Nh ng yêu c u thay đ i đ ổ khi n thay đ i tích h p. – Product Document Updates ồ ơ ự • Nh ng h s d án có th đ ể ả ẩ ồ ạ ị ể ượ ạ c a quy trình ki m tra ph m vi bao g m b t k tài li u nào ặ mà đ nh nghĩa s n ph m ho c tình tr ng báo cáo.

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Điều khiển phạm vi là quy trình theo dõi tình

trạng của dự án, phạm vi của sản phẩm.

• Điều khiển phạm vi của dự án để đảm bảo tất

cả các thay đổi yêu cầu, những hiệu chỉnh được đề nghị… được thực hiện thông qua quy trình điều khiển thay đổi tích hợp

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Control Scope: Inputs, Tools & Techniques, and

Outputs

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Control Scope Data Flow Diagram

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Input

– Project Management plan

ả ự ạ ượ ự c

ể ả qu n lý và đi u khi n nh th nào.

ả ự ớ ế • Scope baseline: so sánh v i k t qu th c s ủ ả • Scope management plan: mô t ph m vi c a d án đ ư ế ề ị • Change management plan: đ nh nghĩa quy trình qu n lý thay

ổ ủ ự đ i c a d án.

• Configuration management plan: xác đ nh nh ng ph m t

ữ ị ử có

• Requirement management plan.

ể ượ ự ề ể ấ ầ ổ c c u hình và quy trình đi u khi n s thay đ i. th đ

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

– Work performance information ề ế

ư ả ộ ủ ẩ

ự • Thông tin v ti n đ c a d án, nh s n ph m trung gian ể ẩ ả

ượ ủ nào đã b t đ u, s phát tri n c a nó, và s n ph m trung gian nào đ

ự ắ ầ ế c k t thúc. – Requirement Documentation – Requirement Traceability Matrix – Validated Deliverables – Organizational Process Assets

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Tools and techniques: Variance analysis

– Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo các tài liệu liên

quan đến phạm vi dự án.

– Các bảng tính giúp thực hiện các tính tóan tài chính, tạo mô hình tính điểm có trọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị.

– Phần mềm giao tiếp giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt

hơn thông tin về phạm vi dự án.

– Phần mềm quản trị dự ángiúp tạo WBS, nền tảng cho

các công việc trong biểu đồ Gantt.

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Output:

– Work performance measurements – Organizational Process Assets – Change requests – Project management plan updates – Project document updates

Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án

• Microsoft project 2010: quản lý thời gian

– Tạo lập một lịch biểu mới. – Nhập các nhiệm vụ – Chuyển một nhiệm vụ thành một cột mốc – Đưa vào một nhiệm vụlặp lại – Thay đổi độdài một nhiệm vụ – Xóa bỏmột nhiệm vụ – Sắp xếp lại các nhiệm vụtrong lịch biểu – Thay đổi ngày giờlàm việc – Lập lịch cho các công việc

Phần mềm trong quản lý phạm vi dự án

• Microsoft project 2010: quản lý chi phí

– Gán chi phí cho một tài nguyên – Chuẩn bị tính toán chi phí vượt giờ – Tìm kiếm các chi phí vượt ngân sách – Gán chi phí cố định cho một nhiệm vụ – Kiểm soát sựgia tăng chi phí của dựán. – Quan sát chi phí của một tài nguyên – Lưu các thông tin về chi phí – Thay đổi phương thức tính toán phí thực tế(Actual

Cost)