Bài giảng Quản lý dự án: Chương 2

Quản lý phạm vi (Scope)

Chương II

Nội dung

1. Quản lý phạm vi (Scope) là gì? 2. Khởi động dự án (Initiating project). 3. Lập kế hoạch phạm vi (Planning) và Xác định phạm

vi (Definition).

4. Kiểm tra phạm vi (Verification) và Kiểm soát phạm vi

(Controling).

2 QLDA

1. Quản lý phạm vi là gì?

 Phạm vi (Scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không bao giờ kết thúc.

 Các Thành quả chuyển giao (Deliverable) là

những thành quả của dự án mà sẽ chuyển giao: như là phần cứng, phần mềm (mua hoặc đặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo và chuyển giao…

 Nhóm dự án và các người liên quan (Stakeholders) phải cùng hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào.

3 QLDA

Quản lý phạm vi dự án

 Quản lý phạm vi dự án (Project scope

management)  Bao gồm các qui trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án.  Nó bảo đảm đội dự án và những người liên quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm.

4 QLDA

Quy trình Quản lý phạm vi dự án

1. Khởi động (Initiating project): Bắt đầu một dự án hoặc

chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.

2. Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai

3. Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ các sản phẩm

trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn (work breakdown structure-WBS).

4. Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa việc chấp

nhận phạm vi của dự án

5. Kiểm soát phạm vi (Controling): điều khiển những thay

đổi của phạm vi dự án.

5 QLDA

2. Khởi động dự án

 Khởi động dự án: Kế hoạch chiến lược và chọn dự

án.

 Trước tiên là nhìn bức tranh tổng thể hay kế hoạch

của tổ chức.

 Kế hoạch chiến lược nhằm xác định những hoạt

động dài hạn.

 Dự án IT phải hỗ trợ những mục tiêu thương mại,tài

chánh và chiến lược của đơn vị.

6 QLDA

Các phương pháp chọn dự án

 Tập trung vào nhu chung  Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ)  Dùng WSM (mô hình tính điểm có trọng số -

Weighted Scoring Model)

 Phân tích tài chính…

7 QLDA

Tập trung vào nhu cầu chung

 Ba tiêu chuẩn:

 Nhu cầu (need)  Tài chánh (fund)  Sự sẵn lòng (will)

“It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely”

8 QLDA

Phân tích SWOT

9 QLDA

Mô hình tính điểm có trọng số

 Xác định tiêu chuẩn quan trọng  Gán trọng số theo tỷ lệ %  Cho điểm cho mỗi tiêu chuẩn của dự án  Tính điểm từng dự án

10 QLDA

Tính điểm có trọng số

11 QLDA

Phân tích tài chính

 Phân tích NPV (Net present value): Giá trị hiện tại

tinh, tính lời lỗ qui đổi theo thời điểm hiện tại  ROI (Return on investment) = (total discounted

benefits - total discounted costs) / discounted costs: Kết quả thu được nhờ đầu tư.

 Thời gian hoàn vốn (Payback period).

12 QLDA

Thu thập yêu cầu

 Đối với một số dự án CNTT, thật hữu ích khi phân chia các việc phát triển yêu cầu thành các mục: khám phá, phân tích, đặc tả, và thẩm tra.

 Cẩn sử dụng một phương pháp lặp để xác định yêu cầu kể từ khi chúng còn không rõ ràng trong giai đoạn đầu dự án

13 QLDA

Phương pháp thu thập yêu cầu

 Phỏng vấn  Nhóm quan tâm và hội thảo  Sử dụng nhóm sáng tạo và kỹ thuật ra quyết định  Questionnaires and surveys  Quan sát  Tạo bản mẫu  Đánh giá theo chuẩn (Benchmarking)

14 QLDA

Tuyên bố dự án (Project Charter)

 Sau khi quyết định chọn dự án phải đưa ra Tuyên bố

dự án.

 Tuyên bố dự án công nhận dự án và cung cấp

những chỉ thị về việc quản lý dự án và những mục tiêu của dự án

 Những người liên quan sẽ ký vào Tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của dự án.

15 QLDA

Tuyên bố dự án

16 QLDA

3. Lập kế hoạch và Xác định phạm vi

 Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp

nền tảng về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi (scope statement) gồm:  Bảo vệ cho dự án (project justification)  Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án  Tổng kết về tất cả các sản phẩm chuyển giao của dự