BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN
CHƯƠNG 6. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN HTTT
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Giới thiệu chung 2. Phát triển Tuyên bố dự án 3. Phát triển kế hoạch quản lý dự án 4. Hướng dẫn và quản lý thực hiện dự án 5. Giám sát và điều khiển công việc dự án 6. Thực thi điều khiển thay đổi tích hợp 7. Đóng dự án hoặc pha dự án
2
1. Nhóm quy trình quản lý tích hợp DA
Gồm các quá trình và các hành động QLDA cần để nhận dạng, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, phối hợp các quá trình và các hoạt động QLDA khác.
Rất quan trọng để hoàn thành dự án, quản lý thành công mong đợi và
3
đáp ứng yêu cầu các bên liên quan
Giới thiệu chung
Ví dụ, ước tính chi phí cần thiết cho kế hoạch dự phòng (cid:0)
tích hợp các quy trình về tri thức miền chi phí, thời gian, rủi ro. Chẳng hạn, rủi ro khi thay thế nhân viên thì một/nhiều quy trình cần được xem xét.
Thành phẩm dự án cũng cần tích hợp từ một số quy trình
Cần thiết tương tác kết hợp các quá trình riêng rẽ
(i) Phân tích và hiểu được phạm vi. Điều này bao gồm các dự án và yêu cầu sản phẩm, tiêu chuẩn, giả định, khó khăn, và những ảnh hưởng khác liên quan đến một dự án, và làm thế nào mỗi người sẽ được quản lý hoặc giải quyết trong dự án;
(ii) Thông tin như thế nào cần được xác định và sau đó biến nó
thành một kế hoạch quản lý dự án;
(iii) Thực hiện các hành động sản xuất thành phẩm dự án; (iv) Đo lường và giám sát tiến độ dự án, đưa ra hành động thích
hợp đề đạt mục tiêu dự án.
4
Một số hoạt động đội quản lý dự án:
2. Quy trình phát triển Tuyên bố dự án
Nội dung chính
Quy trình xây dựng một tài liệu ủy quyền chính thức cho một dự án / một giai đoạn và lập hồ sơ yêu cầu ban đầu đảm bảo yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan
5
Thiết lập quan hệ đối tác người thực hiện và người thụ hưởng Tuyên bố chính thức được phê duyệt khởi động dự án Người quản lý dự án được xác định và trao quyền trong khi hình thành tuyên bố dự án và trước khi lập kế hoạch. Quản lý dự án tham gia vào hình thành Tuyên bố dự án
Dự án được tuyên bố bởi người bên ngoài: nhà tài trợ, PMO, Hội đồng chỉ đạo danh mục. Trực tiếp hoặc giao quản lý dự án xây dựng Tuyên bố dự án
QT phát triển TB DA: Sơ đồ tương tác
Sơ đồ tương tác với các quy trình khác
quy trình và 3 quy trình ngoài nhóm quy trình
6
5 đầu vào 1 đầu ra: Tuyên bố dự án liên quan tới 1 quy trình trong nhóm
ĐV PT TBố DA: Phát biểu công việc DA
ĐV1: Phát biểu công việc dự án
Phát biểu công việc DA (The statement of work: SOW) Mô tả thuật lại về sản phẩm/dịch vụ Dự án nội bộ: dựa trên nhu cầu kinh doanh, yêu cầu sản phẩm/dịch vụ. Dự án ngoài: từ khách hàng như một phần của tài liệu đấu thầu (yêu cầu thầu, yêu cầu thông tin, yêu cầu giá…)
Nhu cầu kinh doanh: đòi hỏi của thị trường, tiến bộ công nghệ, yêu
cầu pháp luật/quy định của chính quyền,
Mô tả phạm vi sản phẩm: Đặc trưng của sản phẩm, mối quan hệ giữa
sản phẩm với nhu cầu kinh doanh
Kế hoạch chiến lược: mối liên kết của dự án với kế hoạch chiến lược
7
Phát biểu công việc DA thường bao gồm:
ĐV QT PTTBố DA: Trường hợp kinh doanh
ĐV2: Trường hợp kinh doanh (tài liệu)
trị yêu cầu đầu tư cho dự án Bao gồm các nội dung sau:
Nhu cầu thị trường. Ví dụ, nhu cầu chia sẻ hình ảnh và quảng cáo
trên các hệ thống chia sẻ hình ảnh cho phép xây dựng hệ thống
Nhu cầu tổ chức: Doanh nghiệp đào tạo nghề đồ họa máy tính lập dự
án mở một chương trình đào tạo nghề mới để tăng doanh thu
Nhu cầu khách hàng: ĐHQGHN lập dự án xây dựng hệ thống phần
mềm quản lý cán bộ
Nhu cầu đổi mới công nghệ: Công ty máy tính lập dự án chế tạo nhanh hơn máy tính xách tay mới nhỏ hơn, rẻ hơn dựa trên tiến bộ công nghệ bộ nhớ và công nghệ điện tử
Nhu cầu pháp lý: Dự án khắc phục hiện tượng thâm nhập trái phép
hệ thống
Tác động sinh thái: Nâng cao độ phù hợp sinh thái của sản phẩm
máy tính
8
Nhu cầu xá hội: Dự án hệ thống thông tin dự báo nhu cầu nhân lực
Cung cấp thông tin cần thiết theo quan điểm kinh doanh về giá
ĐV QT PTTBố DA: các đầu vào khác
ĐV3: Hợp đồng
ĐV4: Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Hợp đồng là một đầu vào khi dự án từ đấu thầu
ĐV5: Tài sản quy trình tổ chức
Tiêu chuẩn của Chính phủ và ngành Hạ tầng của tổ chức Các điệu kiện thị trường liên quan tới doanh nghiệp …
nghĩa chuẩn quá trình trong tổ chức
Các quy trình, chính sách chuẩn hiện có của tổ chức và các định
9
Mẫu biểu Thông tin lịch sử và Cơ sở tri thức bài học kinh nghiệm …
Kỹ thuật PT TBố DA: Ý kiến chuyên gia
Dùng để đánh giá mọi chi tiết kỹ thuật và quản lý trong
các đầu vào phát triển tuyên bố dự án
Nguồn ý kiến chuyên gia
10
Các đơn vị khác trong tổ chức Các nhà tư vấn Các bên liên quan bao gồm cả khách hàng và nhà tài trợ Hội nghề nghiệp và kỹ thuật Nhóm công nghiệp Chuyên gia chủ đề Bộ phận quản lý dự án (PMO)
ĐR PT TBố DA: Tuyên bố DA
Giới thiệu
Là văn bản nêu được nhu cầu kinh doanh, hiểu biết hiện thời về nhu cầu người dùng, về sản phẩm/dịch vụ/kết quả cần được đảm bảo
Nội dung
Cần được phê duyệt
án
Mục đích hay biện minh của dự án Mục đích, tiêu chí thành công liên quan đo lường được của dự
Yêu cầu mức cao Mô tả dự án mức cao Rủi ro mức cao Tóm tắt lịch biểu quan trọng Tóm tắt về ngân sách Các yêu cầu chính của DA: yếu tố cấu thành thành công của DA, người quyết định thành công của DA và người phê duyệt dự án
11
quyền
Người quản lý dự án được trao quyết định, trách nhiệm và thẩm
Tên và quyền của nhà tài trợ và khách hàng ký Tuyên bố DA
3. Quy trình phát triển Kế hoạch DA
Giới thiệu
phối hợp các kế hoạch thành phần
Ghi lại các hành động cần thiết để xác định, chuẩn bị, tích hợp,
dự án
Xác định cách thức thực hiện, giám sát và điều khiển, kết thúc
vực và độ phức tạp của DA
Nội dung kế hoạch quản lý dự án tùy thuộc nhiều vào miền lĩnh
tích hợp các quy trình
KHQLDA được phát triển suốt quá trình thực hiện DA thông qua
12
Xây dựng dần : QT điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng
Khái niệm Kế hoạch QLDA
Hoạt động
đường cơ sở từ các quá trình lập kế hoạch
Tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch thành phần và các
Kế hoạch thành phần
13
Có thể tóm tắt hoặc chi tiết; được chi tiết hóa theo tiến độ Bao gồm một / nhiều kế hoạch thành phần Mỗi khi được sánh đường cơ sở: KHQLDA chỉ được thay đổi khi mà một yêu cầu thay đổi được phát sinh và được chấp nhận nhờ Quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng
Kế hoạch quản lý phạm vi Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý thời gian biểu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch cải tiến quy trình Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm
Kế hoạch QLDA: các thành phần
Các nội dung thành phần
dụng cho từng pha
Vòng đời được chọn cho dự án và các quy trình sẽ được áp
trình nói trên
Cách sử dụng các quy trình được chọn để quản lý các DA cụ thể, bao gồm các phụ thuộc và tương tác thuộc các quy trình này cũng như các input và output cốt lõi
Kết quả điều chỉnh của đội phát triển sự án: Các quy trình QLDA được đội PTDA chọn Mức độ thực hiện mỗi quy trình được chọn Mô tả các công cụ và kỹ thuật được chọn để hoàn thành các quy
Các công việc được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu DA Một tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi (“một kế hoạch quản lý được văn bản hóa”) cách các thay đổi được giám sát và điều khiển
hình được thực hiện
14
Một kế hoạch quản lý cấu hình văn bản hóa cách quản lý cấu
Kế hoạch QLDA: các thành phần
Các thành phần (tiếp)
duy trì
Sự toàn vẹn đường cơ sở đo lường hiệu năng ra sao sẽ được
Nhu cầu và Kỹ thuật giao tiếp của các bên liên quan Các đánh giá quản lý cốt lõi đối với nội dung, phạm vi và thời gian để tạo điều kiện giải quyết các vấn đề mở và cấp phát các quyết định
Đường cơ sở
…
(Ba đường cơ sở trên kết hợp thành đường cơ sở đo hiệu năng)
Đường cơ sở phạm vi Phát biểu phạm vi dự án Cấu trúc phân rã công việc Từ điển cấu trúc phân rã công việc
15
Đường cơ sở thời gian biểu Đường cơ sở thực thi chi phí giá thành Đường cơ sở phạm vi
QT phát triển KHQL DA: Sơ đồ
Nhận xét
16
Có 4 đầu vào, 1 kỹ thuật và 1 đầu ra 4 đầu vào của quy trình là thành phẩm từ nhiều quy trình liên quan Chỉ một đầu ra là Kế hoạch quản lý DA Liên quan tới rất nhiều quy trình: Tính quan trọng của KHQLDA
ĐV PT KH QL DA
ĐV1: Tuyên bố DA Như quy trình trước
ĐV2: Kết quả từ các quy trình lập KH
của quy trình này
Có nhiều quy trình lập kế hoạch mà đầu ra của chúng là đầu vào
cập nhật kế hoạch quản lý dự án
ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Mọi cập nhật kế hoạch thành phần hoặc đường cơ sở đều cần
Tiêu chuẩn Chính phủ hoặc ngành Hệ thống thông tin quản lý dự án: các bộ công cụ tự động hóa như lập lịch, quản lý cấu hình, thu thập và cung cấp thông tin…
17
Cấu trúc và văn hóa của tổ chức Hạ tầng Quản lý nhân sự
ĐV 4: Tài sản quy trình tổ chức
ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức
đề xuất, chiến lược đo lường hiệu năng
Hướng dẫn chuẩn, hướng dẫn công việc, chiến lược đánh giá
Các tiêu chuẩn và chiến lược tạo thành quy trình chuẩn trong tổ chức
đảm bảo nhu cầu riêng của DA
Các hướng dẫn và yêu cầu đóng DA như các chiến lược đánh giá và
tiếp nhận sản phẩm
Mấu kế hoạch quản lý dự án
Các thủ tục điều khiển thay đổi bao gồm các bước là các chuẩn, chính sách, kế hoạch, thủ tục chính thức của công ty và bất cứ văn bản DA nào được biến đổi và cách thức biến đổi
sở đo lường hiệu năng…
18
Hồ sơ các dự án trước đây: phạm vi, chi phí, tiến độ, đường cơ
Thông tin lịch sử và CS tri thức bài học kinh nghiệm CS tri thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản và đường cơ sở của mọi chuẩn, chính sách , thủ tục và các tài liệu khác của công ty
PT KHQL DA: Kỹ thuật và Đầu ra
Kỹ thuật: Nguồn ý kiến chuyên gia được dùng để
KHQLDA
Đối sánh sự phù hợp quá trình với mục tiêu DA Phát triển các chi tiết kỹ thuật và quản lý đưa vào trong
thành công việc của DA
Xác định nguồn và các mức độ kỹ năng cần có để hoàn
đổi quá trình điều khiển
Đầu ra: Kế hoạch quản lý dự án
Định nghĩa mức độ quản lý cấu hình áp dụng cho DA Xác định các tài liệu DA là chủ thể được hình thức hóa thay
19
Đã được giới thiệu
4. Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA
T
hực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đạt được mục tiêu của dự án: Thực hiện hành động để hoàn thành mục tiêu dự án Tạo thành phẩm dự án Chọn nhân sự, đào tạo, quản lý các thành viên đội DA tới dự án Thu nhận, quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên gồm có vật liệu,
công cụ, thiết bị và cơ sở vật chất
20
Thi hành các phương pháp và tiêu chuẩn đã được lên kế hoạch Thiết lập và quản lý các kênh thông tin DA: nội bộ và ra bên ngoài
Quy trình Định hướng & QL thực hiện DA
N
ội dung (tiếp) Sinh dữ liệu DA: chi phí, tiến độ, tiến độ kỹ thuật và chất lượng,
trạng thái để tạo điều kiện dự báo
được chấp nhận vào phạm vi, kế hoạch và môi trường DA
Đặt vấn đề thay đổi yêu cầu và làm phù hợp các yêu cầu thay đổi
trình đã được phê duyệt
C
hủ thể Người quản lý dự án và đội quản lý dự án: dẫn dắt thực hiện các hoạt động được lên kế hoạch, quản lý giao diện kỹ thuật và tổ chức
21
Quản lý rủi ro và thi hành các hành động ứng phó rủi ro Quản lý người bán hàng và nhà cung cấp Thu thập tài liệu và bài học kinh nghiệm và thi hành cải tiến quy
thành các công việc được lên kế hoạch và lập lịch
Quy trình này bị ảnh hưởng trực tiếp từ miền ứng dụng của DA Thành phẩm được sản xuất như đầu ra được thực hiện khi hoàn
hiện dự án
Thông tin hiệu năng công việc được tập hợp như một phần thực
Định hướng & QL thực hiện DA
N
ội dung với thay đổi được chấp nhận Hành động hiệu chỉnh: Hướng dẫn bằng văn bản thực hiện công việc DA đưa hiệu năng tương lai kỳ vọng công việc DA theo tuyến kế hoạch QLDA
22
Hành động phòng ngừa: Hướng dẫn bằng văn bản để tiến hành các công việc giảm thiểu xác suất hậu quả tiêu cực từ rủi ro DA Sửa chữa khiếm khuyết: Định danh văn bản hóa chính thức một khiếm khuyết trong một thành phần DA với đề xuất hoặc sửa chữa khiếm khuyết hoặc thay thế thành phần
Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào
ĐV1: Kế hoạch quản lý DA
ĐV2: Yêu cầu thay đổi được phê duyệt
Đã được giới thiệu
năng
Là một phần của quy trình điều khiển thay đổi tích hợp hiệu
được phê duyệt, một số khác thì không
Một cập nhật trạng thái điều khiển thay đổi chỉ ra một số thay đổi
ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp
Đội DA lập lịch thi hành yêu cầu thay đổi được chấp nhận Yêu cầu thay đổi được phê duyệt: mở rộng/thu hẹp phạm vi DA
nhân viên, hồ sơ đào tạo)
Văn hóa, cấu trúc tổ chức công ty hoặc khách hàng Hạ tầng (hiện có) Quản lý nhân sự (hướng dẫn thuê/sa thải, đánh giá hiệu suất
23
Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án
Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu vào
ĐV4: Tài sản quy trình tổ chức
giữ hồ sơ, yêu cầu an ninh cho phép
Hướng dẫn chuẩn và hướng dẫn công việc Yêu cầu truyền thông xác định phương tiện truyền thông, lưu
Các thủ tục vấn đề và quản lý khiếm khuyết định nghĩa điều khiển vấn đề và khiếm khuyết, định danh và giải pháp vấn đề và khiếm khuyết, dò tìm mục hành động
liệu đo lường sẵn có đối với quá trình và sản phẩm
CSDL đo lường quá trình được dùng để thu thập và tạo các dữ
24
Hồ sơ từ các dự án trước đây CSDL quản lý vấn đề và lỗi chứa trạng thái, thông tin điều khiển vấn đề và lỗi trong lịch sử, giải pháp vấn đề và lỗi, các kết quả của mục hành động
Định hướng & QL thực hiện DA: Kỹ thuật
KT1: Ý kiến chuyên gia
Các loại hình chuyên gia, tập trung vào đơn vị khác nội bộ công ty, nhà tư vấn, các bên liên quan (bao gồm nhà tài trợ và khách hàng), hội nghề nghiệp và kỹ thuật KT2: Hệ thống thông tin quản lý dự án
thống thu thập và phân bố thông tin…
25
một phần của yếu tố môi trường doanh nghiệp công cụ phần mềm lập lịch, hệ thống quản lý cấu hình, hệ
Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra
ĐR1: Thành phẩm
thi hành dịch vụ … độc đáo và được kiểm chứng
ĐR2: Thông tin hiệu suất công việc
Thành phẩm được phê duyệt : sản phẩm, kết quả, năng lực
ĐR3: Các yêu cầu thay đổi
Tình trạng thành phẩm Tiến độ theo lập lịch Chi phí phát sinh
Thực hiện công việc DA: có vấn đề phát sinh dẫn tới thay đổi chính sách - thủ tục DA, phạm vị DA, chi phí và ngân sách, lịch dự án, chất lượng DA
khiếm khuyến; cập nhật tài liệu
26
Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa; Sửa chữ
Định hướng & QL thực hiện DA: Đầu ra
ĐR4: Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
ĐR5: Cập nhật tài liệu dự án
Kế hoạch quản lý yêu cầu Kế hoạch quản lý lịch biếu Kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chất lượng Kế hoạch quản lý nguốn nhân lực Kế hoạch quản lý truyền thông Kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý mua sắm Các đường cơ sở của DA
27
Các tài liệu yêu cầu Nhật ký DA Đăng ký rủi ro Đăng ký các bên liên quan
5. QT giám sát &điều khiển công việc DA
hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý dự án
theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ để đáp ứng các mục tiêu
Giám sát (Monitor) thực hiện trong suốt dự án. Thu thập, đo lường và phân phối thông tin hiệu năng; đánh giá độ đo và xu hướng để cải tiến quy trình; liên tục cung cấp thông tin cho đôi quản lý DA
ngừa hoặc tái lập lịch và theo dõi hiệu năng công việc
28
Điều khiển (Contrrol): xác định hành động sửa chữa hay phòng
QT giám sát &điều khiển công việc DA
Nội dung
phòng ngừa được chỉ định và tư vấn các hành động này
So sánh hiệu năng DA trên thực tiễn với theo kế hoạch Đánh giá hiệu năng nhằm xác định: hành động hiệu chỉnh hoặc
Xác định những rủi ro mới và phân tích, theo dõi và giám sát rủi ro dự án hiện thời để đảm bảo các rủi ro được xác định, tình trạng của chúng được báo cáo, và kế hoạch thích hợp ứng phó rủi ro đang được thực hiện
phẩm DA và làm tài liệu về chúng
Duy trì một cơ sở thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến sản
và dự báo
Cung cấp thông tin hỗ trợ báo cáo tình trạng, đo lường tiến bộ,
lịch trình hiện tại
Cung cấp các dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin
ra
29
Giám sát thực hiện các thay đổi được phê duyệt khi chúng xảy
Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào
ĐV1: Kế hoạch quản lý DA
Như đã được giới thiệu ĐV2: Báo cáo hiệu năng
sự kiện quan trọng, vấn đề được xác định, và các bài toán
báo cáo do đội dự án chuẩn bị chi tiết các hoạt động, thành quả,
30
Trạng thái hiện thời Thành quả đáng kể trong khoảng thời gian Các hành động được lập lịch Dự báo Các vấn đề
Giám sát & ĐK công việc DA: Đầu vào
ĐV3: Yếu tố môi trường doanh nghiệp
ĐV4: Tài nguyên quy trình tổ chức Yêu cầu truyền thông trong tổ chức Thủ tục kiểm soát tài chính: báo cáo thời gian, mã số kế toán, đánh giá chi phí và giải ngân, và các quy định hợp chuẩn khác
Chuẩn chính phủ hoặc chuẩn ngành Hệ thống xác thực công việc của công ty\ Dung sai rủi ro các bên liên quan Hệ thống thông tin quản lý dự án
tác động, và ma trận xác suất và tác động
Thủ tục quản lý vấn đề và lỗi thủ tục kiểm soát rủi ro: phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất và
31
CSDL đo lường quá trình CSDL bài học kinh nghiệm
GS & ĐK công việc DA: Kỹ thuật & Đầu ra
KT: Ý kiến chuyên gia
ĐR1: Yêu cầu thay đổi
Đã được giới thiệu
ĐR2: Cập nhật kế hoạch quán lý DA
Đã được giới thiệu
ĐR3: Cập nhật tài liệu DA
Tập trung vào: Kế hoạch quản lý lich biểu, kế hoạch quản lý chi phí; Kế hoạch quản lý chất lượng; Đường cơ sở phạm vi; đường cơ sở lịch biểu; đường cơ sở hiệu năng chi phí
32
Các dự báo Báo cáo hiệu năng Nhật ký vấn đề …
6. Điều khiển thay đổi tích hợp hiệu năng
Giới thiệu
33
xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi, phê duyệt những thay đổi và quản lý các thay đổi đối với các sản phẩm trung, tài sản quá trình tổ chức, tài liệu dự án, và kế hoạch quản lý dự án
7. Quy trình đóng DA/ pha DA
Nội dung
34
hoàn thiện tất cả các hoạt động trên tất cả các quá trình quản lý dự án chính thức hóa hoàn thành toàn bộ hoặc giai đoạn dự án.