08/09/2012
Quản lý phạm vi
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ
QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
1
2
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Quản lý phạm vi
4.1. Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi
3
4
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Phạm vi là gì?
4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì mà DA phải làm. DA phải có một phạm vi rõ ràng, nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc.
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm sát phạm vi
Các kết quả chuyển giao (Deliverables): là những kết quả của DA sẽ chuyển giao: Phần cứng, Phần mềm (mua hoặc làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương hướng chuyển giao
5 6
1
08/09/2012
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Qui trình quản lý phạm vi
4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
đoạn tiếp theo
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi
DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của
DA
Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi
DA
Điều khiển thay đổi phạm vi: những thay đổi của phạm vi
7 8
Tôn chỉ / Nội quy dự án
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi
Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp
nền tảng về phạm vi DA. Tuyên bố phạm vi (scope statement) gồm:
Kiểm chứng về DA (Project Justification)
Mô tả ngắn về sản phẩm của DA
Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của
DA
Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công
của DA
10
9
Tôn chỉ dự án (tt)
Phát biểu về phạm vi
11 12
2
08/09/2012
Xác định phạm vi
Phát biểu về phạm vi (tt)
Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được
Xác định đúng phạm vi
Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí,
nguồn lực
Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều
khiển DA
Giúp truyền đạt rõ rãng các trách nhiệm của mỗi
công việc
13
14
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS)
WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm
4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
để hoàn thành một dự án.
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
bước để hoàn thành dự án.
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi
Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án.
16 15
Vai trò của WBS
Kiểu định dạng WBS
Có 2 kiểu định dạng WBS:
WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ
có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án
WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các
cá nhân
WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự
án.
Chart Outline
Kiểu định dạng WBS: Chart
17 18
3
08/09/2012
Kiểu định dạng WBS: Outline
Các kỹ thuật xây dựng WBS
0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development
Top-Down Bottom-Up Analogy Rolling Wave
4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software
1st pass: go 1-3 levels deep Gather (thu thập) more requirements or
data
Add more detail later
4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing
Post-its on a wall
4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production
19 20
Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)
Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)
Top-down
Bottom-up
Start at lowest level tasks
Start at highest level Systematically develop increasing
Aggregate (gộp lại) into summaries
level of detail
(tóm tắt) and higher levels
Best if
Cons
Time consuming (tốn nhiều thời gian)
Needs more requirements complete
The problem is well understood Technology and methodology are not new This is similar to an earlier project or problem But is also applied in majority (phần
Pros
lớn) of situations (hoàn cảnh)
Detailed
21 22
Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)
Các tính chất của WBS
Analogy
Base WBS upon that of a “similar”
Có chiều hướng trên xuống. Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn. Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô
project
tả sản phẩm
Use a template
Sản phẩm: danh từ
đầu vào,
Analogy also can be estimation basis
đầu ra,
Pros
động tác xử lý
Based on past actual experience
Cons
Needs comparable project
24 23
4
08/09/2012
Nguồn thông tin để XD WBS
Các tính chất của WBS (tt)
Tài liệu:
Công việc:
Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi
Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,...
WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.
Con người: Những người có mối quan hệ
WBS viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";
trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án.
Trình tự của từng công việc là không quan trọng. Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình
Động từ Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý
25 26
Danh sách sản phẩm
Cấu trúc chi tiết WBS
WBS bao gồm hai thành phần chính.
Mô tả theo trình tự từ trên xuống
Danh
sách
sản
phẩm - DSSP (Product
Breakdown Structure - PBS)
Danh sách công việc - DSCV (Task Breakdown
Structure - TBS)
Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn.
Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm
con được mô tả bằng danh từ.
27 28
Danh sách sản phẩm (tt)
Danh sách công việc
Xác định các công việc cần thực hiện. DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả
từ trên xuống dưới.
Sản phẩm
DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con.
Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ
(hành động) và một bổ ngữ.
Sản phẩm con A Sản phẩm con B Sản phẩm con C
Sản phẩm con B.1 Sản phẩm con B.2
30 29
5
08/09/2012
Danh sách công việc (tt)
Xây dựng WBS
Xác định B-1 Đầu vào Xác định B-1 Xử lí Xác định B-1 Đầu ra
C¸c môc tiªu dự án
X¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ bµn giao
Các mục tiêu dự án được nhỏ chia thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giao
Sản phẩm bµn giao
ThÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao mét phÇn h÷u Ých cña môc tiªu dự án.
Xác định Xử lí 1 Xác định Xử lí 2 Xác định Xử lí 3
31 32
Kết hợp cả 2 danh sách
Xây dựng WBS (tt)
Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức của phần tử trong WBS
Môc tiªu dự án
Lưu ý:
X¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giao
Các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS
Sản phẩm bµn giao
Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc
(để ra được sản phẩm)
®Þnh nghÜa kÕ ho¹ch
kÕ ho¹ch công việc
34 33
Các cách biểu diễn WBS
Kết hợp cả hai danh sách (tt)
Sản phẩm (0.0)
Sản phẩm con A (1.0)
Sản phẩm con B (2.0)
Sản phẩm con C (3.0)
Biểu diễn theo sản phẩm Biểu diễn theo trình tự Biểu diễn theo trách nhiệm
Sản phẩm con B.1 (2.1)
Sản phẩm con B.2 (2.2)
Mô tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra
Mô tả Xử lí 1 (2.1.2.1)
Mô tả Xử lí 2 (2.1.2.2)
Mô tả Xử lí 3 (2.1.2.3)
Ví dụ WBS chi tiết
35 36
6
08/09/2012
Biểu diễn theo sản phẩm
Biểu diễn theo giai đoạn
Nhà mới
Nhà mới
0.0
0.0
Tầng 1
Phòng ngủ
2.0
Phòng bếp
Tầng 2
Phòng khách 2.0
3.0
1.0
Móng bê tông 1.0
3.0
Tủ bếp 1.2
Ánh sáng
Trang trí
Salon
Đổ móng
Tường
Cửa
Trần
Bàn ăn 1.1
Ghép sắt
2.1
2.2
2.3
1.2
2.1
2.2
2.3
1.1
Xây gạch
Trát
2.1.1
2.1.2
37 38
Làm thế nào để xây dựng WBS
Biểu diễn theo trách nhiệm
Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm
Nhà mới
0.0
Tách các sản phẩm thành từng công việc
Nề
Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản
Điện
Đồ gỗ
2.0
3.0
1.0
lý hơn từng giai đoạn lớn
Các công việc cần:
Cầu thang
Tường
Trần
Bể nước
Cửa
1.2
2.1
2.2
2.3
Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc
1.1
Xây gạch
Trát
Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc
2.1.1
2.1.2
Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn
40 39
Các nội dung cần thiết cho WBS
Các bước xây dựng WBS
các công việc dưới nó
Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS Tài liệu kèm theo để đảm bảo phạm vi Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng
Định hướng kết quả bàn giao Trách nhiệm của một cá nhân Có thời hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc Đơn vị công việc có thể quản lý được Dễ hiểu Có thể đo lường được
WBS
WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc Các thành viên nhóm DA phải tham gia xây dựng
là công cụ linh hoạt để đáp ứng những
Mỗi WBS nên có tài liệu đi kèm để đảm bảo phạm vi
WBS phải thay đổi 41 42
7
08/09/2012
Đánh giá một WBS tốt
Kiểm soát phiên bản của WBS
Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất
Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất.
Nguyên tắc: không bao giờ nên vứt bỏ các phiên bản trước, để còn biết được những rắc rối nảy sinh do sự thay đổi.
Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng
Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch gốc
danh từ (và tính từ)
của mình.
Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng
Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh
động từ và bổ ngữ.
số hiệu phiên bản.
Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy
đủ
Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên
đới đến WBS
44 43
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
Kiểm tra và kiểm soát phạm vi
4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiểm soát phạm vi
Các yếu tố quy định phạm vi Mở rộng phạm vi Kiểm soát thay đổi Thay đổi kế hoạch Giảm thiểu mở rộng phạm vi
45 46
Các yếu tố quy định phạm vi
Mở rộng phạm vi
là tài
Quy định phạm vi
liệu dự án xác định công việc tính đến hay không tính đến trong dự án và gồm các yếu tố sau: Xác định giả định kỹ thuật và nghiệp vụ
Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không được phê duyệt hay quản lý, làm ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, và/hoặc thời gian của dự án
Định nghĩa ràng buộc về tổ chức
Xác định sản phẩm, thời gian, kinh phí
Các dự án IT rất dễ bị thay đổi phạm vi. Ví dụ:
Các nhân tố rủi ro
Các chỉ tiêu hoàn tất
47 48
8
08/09/2012
Kiểm soát thay đổi
Về nguyên tắc
Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra
Kiểm soát thay đổi là một kỹ thuật dùng để đảm bảo rằng những thay đổi đã được quản lý.
Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để
giảm rủi ro.
Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình
quản lý sự thay đổi và sự kiện
Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc
kiểm soát và truyền thông
Tại sao dự án thất bại? 2 trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án: Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện, và Không quản lý hiệu quả những vấn đề này
Bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn
thiện
49 50
Các nguồn tạo thay đổi
Các tác nhân gây ra thay đổi
Khách hàng
Các cơ quan/đơn vị liên quan
Tổ dự án
Người tài trợ
LuËt ph¸p C¸c yªu cÇu míi vµ ®a ra nh÷ng kh¸m ph¸ C¸c ®¸nh gi¸ kh¸c nhau cña ngêi sö dông
Chính PM
v.v...
XuÊt hiÖn nhµ cung cÊp phÇn mÒm míi Kiểm tra • đơn vị • module • tích hợp • Chấp thuận c¸c tæ chøc bªn ngoµi Lập trình viên làm mịn chương trình
C¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch vµ nghiÖp vô chuyÓn ®æi c¸c nguån cô thÓ cña dù ¸n rµ xÐt kiÓm so¸t chÊt lîng
51 52
Định nghĩa thay đổi của dự án:
Phân loại thay đổi (3 loại)
Bất cứ hoạt động nào sau đây thay đổi:
Thay đổi quan trọng:
Phạm vi
Thay đổi nhỏ:
Kết quả bàn giao
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi:
Kiến trúc cơ bản
Chi phí
Lịch trình
53 54
9
08/09/2012
Thay đổi quan trọng (lớn)
Thay đổi nhỏ
Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.
Ví dụ:
Ví dụ:
Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía
Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi
chủ nhà - khách hàng)
người tài trợ)
Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài
Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần
module lập báo cáo (khách hàng đề nghị)
mềm (gây ra bởi khách hàng)
55 56
Thay đổi về sửa chữa/ sửa lỗi
Khác nhau giữa rủi ro và thay đổi
Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ
Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự
phải bổ sung hoặc khắc phục
phòng, lường trước
Ví dụ:
Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết
Kiểm soát thay đổi
Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị)
là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng.
Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra)
57 58
Xem xét tác động của thay đổi
Xét xem thay đổi ưu tiên
Ảnh hưởng tới công việc, thời gian
Lập danh sách những thay đổi
Ảnh hưởng tới kinh phí
Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp,
không cần phải thay đổi
Ảnh hưởng tới con người: phải
làm thêm
việc => phản ứng tiêu cực
Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời
gian, tiền,...
Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự
án
59 60
10
08/09/2012
Nhật ký thay đổi
Thủ tục kiểm soát thay đổi
Ghi yêu cầu thay đổi
Phân tích yêu cầu thay đổi
thực hiện
Làm rõ yêu cầu thay đổi
Lập lịch biểu thực hiện
Nhất trí?
phân tích tác động
Viết rõ lí do từ chối
Thông báo cho người yêu cầu thay đổi
Ngày tháng Mức ưu tiên Đồng ý? Mô tả thay đổi Người khởi đầu Ngày hiệu lực Phân tích tác động Người chịu trách nhiệm [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]
08/09/2012 62 61
Quản lý thay đổi & sự kiện
Quản lý thay đổi và sự kiện (tt)
Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ
Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử
yếu trong phạm vi kiểm soát dự án
dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?
Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo
Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án
cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát dự án?
Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với
Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính
các khoản mục chưa được giải quyết?
Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?
64 63
Tổng kết
Quản lý phạm vi dự án là gì?
Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án Tạo cấu trúc Work Breakdown
Phạm vi? Các sản phẩm bàn giao
Các phương pháp xây dựng WBS Các kiểu WBS
Kiểm tra và kiểm soát phạm vi
Các bước xây dựng WBS Đánh giá WBS
Thay đổi, nhận diện thay đổi, phân loại thay đổi Quản lý thay đổi 65
