Bài giảng quản trị cung ứng (Ths. Trần Hoàng Giang)

Chương 4 Hệ Thống Thông Tin

1. Tầm quan tr ọng của hệ th ống thông tin

trong hoạt động logistics

2. Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản

lý hệ thống thông tin

3. Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics

-những bước cải tiến

4. Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các

công ty logistics tại Việt Nam

4.1. Tầm quan trọng của Hệ thống thông tin

trong hoat động Logistics:

Theo luật giao dịch điện tử của nước Cộng hòa Xã h ội Chủ nghĩa việt Nam được Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29 tháng 11/2005

Hệ thống thông tin là gì ?

Hệ th ống thông tin là h ệ th ống được tạo lập để gửi nhận,lưu tr ữ hi ển th ị ho ặc th ực hi ện các x ử lí khác đối với thông điệp dữ liệu

Thông tin d ữ li ệu là thông tin được tạo ra, g ửi đi,

được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

Phương ti ện điện tử là ph ương ti ện ho ạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang h ọc, điện từ ho ặc công ngh ệ tương tự

Hệ thống thông tin đóng vai trò cực kì quan trọng

Hệ thống thông tin logistics bao gồm:

(cid:216)Thông tin trong n ội bộ từng tổ ch ức thu ộc hệ th ống logistics: doanh nghi ệp logistics, các nhà cung c ấp, các khách hàng/ người mua hàng …

(cid:216)Thông tin trong t ừng bộ phận ch ức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, k ỹ thu ật, kế toán – tài chính, t ổ ch ức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh …

(cid:216)Thông tin trong t ừng khâu c ủa dây chuy ền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng bến bãi, vận tải… Và sự kết nối gi ữa các t ổ ch ức, bộ ph ận, công đoạn nêu trên.

Thông tin kịp thời chính xác là nền tảng đảm bảo sự thành công của logistics.

4.2 Chu trình đặt hàng - sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin.

Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm các bước sau:

1.Chu ẩn bị đơn hàng và chuyển đi 2. Đơn hàng được chấp nh ận và nh ập vào hệ th ống (ghi vào sổ, vào máy…) 3.Gi ải quyết đơn hàng 4.Chu ẩn bị hàng hóa theo yêu c ầu (s ản xu ất, thu mua, phân loại, đóng gói, dán nhãn…) 5. Vận chuyển hàng hóa 6. Bốc dỡ, giao nhận hàng

Giả sử rằng: khi việc đặt hàng được thực hiện bằng tay (không sử dụng máy tính, EDI và mạng) thì chu trình đặt hàng cần một khoảng thời gian như sau:

6.Giao hàng cho khách hàng 5.Chuyển hàng cho khách hàng 1.Khách hàng đặt hàng

1 Ngày 3 Ngày 2 Ngày

2.Nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng 3.Giải quyết đơn đặt hàng 4.Chuẩn bị hàng và đóng gói

1 Ngày 1 Ngày 5 Ngày

Giả định nêu trên x ảy ra khi điều kiện không có nh ững biến động, thời gian thực hiện mỗi bước công vi ệc là th ời gian trung bình. T ổng cộng mất đến 13 ngày. M ột khi xảy ra nh ững sự cố bất trắc thì sẽ dẫn đến những thay đổi về thời gian.

Hình Toàn bộ chu trình đặt hàng - đứng trên góc độ khách hàng .

Hình: Chu trình đặt hàng khi có những thay đổi.

1. Khách hàng chuẩn bị đơn hàng và gởi đi 2. Nhà cung cấp nhận đơn hàng

2 Thời gian dao động 1-3 ngày 3. Giải quyết đơn đặt hàng

Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày 4. Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói

1 Thời gian dao động 0,5-1,5 ngày

5.Thời gian vận chuyển hàng hóa

Thời gian dao động 1-9 ngày 6. Khách hàng nhận hàng và đưa vào kho

3 Thời gian dao động 1-5 ngày

1 Thời gian dao động 0,5 -1,5 ngày

4.5

21.5

Thời gian dao động từ 4,5- 21,5 ngày

4.3 Hệ thống thông tin trong hoạt động logistics-những bước cải tiến:

Sơ đồ: Đường đi của một đơn hàng

Giao hàng cho khách hàng

Khách hàng đặt hàng

Vận chuyển hàng hóa

Chuyển đơn đặt hàng

Hóa đơn

Danh mục hàng hóa có sẵn

Đơn đặt hàng

Kiểm tra công nợ

Chuẩn bị xuất kho

Thực hiện đơn đặt hàng

Nhận đơn hàng

Hồ sơ danhmục hàng hóa

Kế hoạch sản xuất

sản xuất

Kế hoạch chuyển hàng

Chứng từ vận tải

Thông Tin Trực Tiếp

Thông Tin Gián Tiếp

Bảng: Đặc trưng của các hệ thống thực hiện đơn hàng

Cấp độ

Hình thức của hệ thống

Tốc độ

Chi phí thực hiện/ duy trì

Hiệu quả

Độ chính xác

Chậm

Thấp

1

Thực hiện bằng tay

2

Trung bình

Tốt

Thực hiện bằng điện thoại

Trung bình

3

Nhanh Đầu tư cao chi phí

Cao

Nối mạng điện tử trực tuyến

hoạt động thấp

Rất tốt

Cấp độ 1, 2

Bưu Điện

Hóa Đơn

Bộ Phận Nhận Tin

Người Mua

Nhà Cung Cấp

Yêu Cầu Mua Hàng

Điện thoại

Bộ Phận Nhận Đơn Hàng

Đại Diện Thương Mại

Bưu Điện

Hình: Dòng thông tin theo kiểu truyền thống

Cấp độ 3: Nối mạng điện tử trực tuyến

Ở cấp độ 1 và 2 khi hình th ức thực hiện bằng tay và điện thoại thì tốc độ th ực hi ện ch ậm, khi nh ận đơn hàng, b ộ ph ận thông tin ti ến hành ghi s ổ và tri ển khai các b ước còn l ại. Qua nhi ều công đoạn rất mất th ời gian ch ỉ đến khi máy tính ra đời, phát triển và được nối mạng thì m ới tạo ra được cu ộc cách m ạng thực sự trong vi ệc thực hiện đơn đặt hàng và t ạo điều kiện cho logistics ra đời và phát triển.

Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI)

• Hệ th ống trao đổi dữ li ệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI) là h ệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính gi ữa các b ộ ph ận với nhau. • EDI cho phép g ửi và nh ận dữ li ệu với tốc độ nhanh nhất, chính xác cao. • EDI là hệ thống khá phức tạp chi phí đầu tư tốn kém nhưng lợi ích của nó thì không ai phủ nhận.

Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchanger – EDI)

Lợi ích cụ thể của EDI là:

(cid:216)Giảm được kho ảng 60%-70% th ời gian để lập, lưu tr ữ hồ sơ, chuyển đến địa chỉ cần thiết và công việc có liên quan.

(cid:216)Giảm thiểu được những sai sót so với việc thao tác bằng tay.

(cid:216)Giảm được 80% chi phí chuyển đơn đặt hàng và giải quyết các công việc có liên quan.

(cid:216)Giúp phản hồi thông tin nhanh chóng.

(cid:216)Giảm công việc và thời gian bốc dỡ hàng.

(cid:216)Giảm lượng hàng dự trữ.

(cid:216)Tăng độ chính xác trong tất cả các công việc của chu trình đặt hàng.

Giao dịch trực tiếp

Hộp thư của người mua

Hộp thư của nhà cung cấp

Máy tính người mua

Máy tính nhà cung cấp

Giao dịch gián tiếp

Mạng Máy Tính Bên Thứ 3

Hộp thư nhà

Hộp thư người

Hình: Dòng thông tin giao dịch điện tử

Máy tính và EDI không ch ỉ giúp nâng cao hi ệu qu ả khâu trung tâm của hệ th ống logistics - chu trình đặt hàng mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả ở tất cả các khâu khác:

v Quản lý tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư, v Tự động lập yêu cầu vật tư (khi tồn kho đến điểm tới hạn), v Lập đơn đặt hàng và kiểm tra đơn đặt hàng, v Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện các đơn hàng, v Lưu trữ các đơn hàng đã thực hiện, v Sử dụng trong vi ệc phân tích tình hình th ực hi ện các đơn đặt hàng, v Lập các báo cáo theo yêu cầu.

Đặc biệt trong khâu quản lý vật tư và lập đơn hàng, máy vi tính đóng vai trò rất quan tr ọng. Các dữ liệu được lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin rất thuận tiện cho việc truy cập, tạo các báo cáo theo mẫu thống nhất.

Các vật tư không quản lý bằng máy tính

Các vật tư dược quản lý bằng máy tính

Phòng/ban có nhu cầu

Máy tính

In các yêu cầu mua hàng

Các kế hoạch yêu cầu vật tư (MRP)

Các bản yêu cầu vật tư(viết tay)

Nhân viên kế hoạch kiểm tra lại

Nhân viên cung ứng/ mua hàng kiểm tra lại

Nếu không sửa đổi

Sửa đổi lại

Máy tính

Bản copy đơn đặt hàng

Lập đơn đặt hàng và thông báo

Hình: Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính.

hóa đơn

thông báo

báo cáo

Thay đổi đơn hàng

báo cáo kiểm tra

báo cáo tồn kho

Nhập dữ liệu

§Hồ sơ các đơn đặt hàng §Hồ sơ hàng tồn kho §Hồ sơ hàng hóa §Hồ sơ nhà cung cấp §Hồ sơ hợp đồng §Hồ sơ các vật tư đặc biệt

Các đơn đặt hàng thêm

Danh sách những mặt hàng đã hết

Danh sách đơn đặt hàng mở rộng

Báo cáo tình hình quản lý vật tư

Danh sách các đơn hàng đòi hỏi nhà cung cấp uy tín

Báo cáo về các nhà cung cấp: - giao hàng - chất lượng - dịch vụ - giá

Báo cáo hoạt động cung ứng : - chi phí - giao hàng -chất lượng -đề xuất

Các đơn hàng có thay đổi

Danh mục các đơn hàng chờ

Máy Tính

Kiểm tra nhà cung ứng

Hình: Sơ đồ hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính.

4.4 Giới thiệu một số hệ thống thông tin của các công ty logistics tại Việt Nam

4.4.1 Hệ thống thông tin của MAERSK Logistics Việt Nam :

được

Sử dụng hệ thống thông tin toàn cầu (global systems). ệ th ống trao đổi • Maersk Communication System (MCS): MCS là h thông tin gi ữa các văn phòng Maersk Logistics trên kh ắc thế giới dưới dạng telex. • Operations and Documentation Execution System (MODS): thiết kế riêng cho v ận chuy ển đường bi ển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management). MODS được sử dụng để qu ản lý đơn đặt hàng của khách hàng.

4.4.2 Hệ thống thông tin của FLDC

FLDC – First Logistics Development (JV) Company – Liên doanh phát triển tiếp vận số một

Là một công ty liên doanh với 4 đối tác :

1.Công ty Neptune Oriental Line - NOL,Singapore. 2.Công th ương maị Mitsui-Mitsui & Co.Ltd, Nhật Bản . 3. Tổng công ty đường sông miền nam – SOWATCO, Việt Nam 4. Tổng công ty vận tải và thuê tàu – Vietfratch,Việt Nam

Được bộ kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép số 996/GP cho phép

Trong đó NOL là cổ đông chính góp 48%; Mitsui góp 15%;

FLDC có chức năng chính là xây dựng và khai thác cảng

VICT là một trong những đơn vị đầu tiên tại Việt Nam kinh doanh

Cũng như tại các cảng biển lớn của thế giới, công nghệ thông tin

– thành lập ngày 22/09/1994 – Sowatco góp 26%; Vietfrach 11% – container chuyên dụng, với tên giao dịch là Vietnam International Container Terminal, gọi tắt là VICT – dịch vụ logistics. – được sử dụng như một công cụ hữu hiệu để điều khiển hoạt động logistics.

Tại các cảng biển Việt Nam hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho giao nhận vận tải đường biển khá phức tạp và không hiệu quả

Người giửi/ nhận hàng

Hãng tàu vận tải

Ngân hàng

Hải quan

Công ty vận tải nội bộ

Công ty giao nhận

Nhà khai thác cảng

Hình: Hệ thống thông tin truyền thống trong giao nhận vận tải tại các cảng biển Việt Nam.

So với các cảng biển trên thế giới và trong khu vực thì việc sử dụng IT và EDI tại các cảng Việt Nam còn chậm.

HảiPhòng Quy Nhơn

Sài Gòn

Tân Cảng

Bến Nghé

VICT

Ứng Dụng IT

Và EDI

Có

Không

Sơ khởi

Không

có

Hệ thống quản lý

nội bộ

Sử dụng EDI

Không

Sơ khởi

Không

có

Nguồn: Vietnamshipper Hệ thống MAPS với máy chủ IBM, cài đặt chương

trình AS 400, nối với các bộ phận:

oPhân b ổ tàu bến oBãi x ếp/ dỡ container o Cổng bãi oQu ản lý container tại cổng bãi o Bộ phận làm báo cáo o Hệ thông xuất vận đơn o Dịch vụ thông tin oKho hàng l ẻ/ trạm đóng hàng

Hệ thống thông tin của VICT hoàn thiện theo hướng thương mại điện tử, xây dựng thông tin cảng (Port Information Center)

Hãng tàu vận tải Công ty vận tải bộ

Công ty giao nhận Người gửi /nhận hàng Trung tâm thông tin cảng

Hải quan Ngân hàng

Mô hình trung tâm thông tin cảng.