ả

ị ự

Qu n tr  d  án  trên máy tính ớ v i Microsoft Project

ạ ọ Khoa CNTT ­ Đ i h c Kinh doanh và  ộ ệ Công ngh  Hà N i

ộ

ọ

L  trình môn h c

ự ự ả  Bài 1: D  án và các quy trình qu n lý d  án

(MSP)

ớ ụ ệ  Bài 2: Gi i thi u công c  Microsoft Project

ự ả ầ  Bài 3: Qu n lý yêu c u d  án

ự ị  Bài 4: Xây d ng l ch trình công vi c ệ

 Bài 5: Phòng ch ng r i ro và qu n lý l ch

ủ ố ả ị

 Bài 6: Thi

ế ậ ề ố ồ ự t l p và đi u ph i ngu n l c

 Bài 7: Qu n lý chi phí d  án

ự ả

 Bài 8: Các k  thu t giám sát d  án

ự ậ ỹ

 Bài 9: Ôn t p và ki m tra ậ

ể

Ố

Ủ

Ả

Ị

BÀI 5 PHÒNG CH NG R I RO VÀ QU N LÝ L CH

ộ

N i dung chính

ườ

ng găng

 Xác đ nh s  ngày làm vi c đ  hoàn thành

ả

ệ ậ ả

ệ ng Găng

ủ

i  u hóa đ ườ

ườ ng Găng

ệ ể ố ị d  ánự

ồ ủ

ự

ả

ưở

ủ ng r i ro

ậ

 Tính ngày k t thúc d  án ế  Nh p ngày tháng trong MSP  Các lo i l ch MSP  Th  nghi m 3 lo i l ch chu n: Standard, 24

ế ượ

ủ

ố

c phòng ch ng r i ro

ủ

ạ ị ẩ ử

ự ị

ủ

ọ

ế

ọ

ả ớ ự ị ng l ch v i d  án

ự

ủ

ố

 Luy n t p s  đ  m ng công vi c và đ ơ ồ ạ  Đ m b o và t ố ư  Xác đ nh r i ro trên đ ị  Quét các ngu n r i ro  Đánh giá kh  năng và  nh h ả  Tính giá tr  r i ro ị ủ  Xác đ nh chi n l ị  Xây d ng file qu n lý r i ro ả ự  Xây d ng Custom Field qu n lý r i ro ự ủ ả  L c, s p x p và phân nhóm r i ro ắ ế  Đánh d u r i ro tr ng y u ấ ủ  Tính chi phí và nhân l c phòng ch ng r i ro  Giám sát r i roủ

ế ặ ị ủ ạ ị ệ Hours, Night Shifts  T  đ nh nghĩa l ch ị  Phân tích  nh h ưở  Đăng ký ngày nghỉ  Các thi t đ t l ch c a MSP

ệ

ườ

ẽ ơ ồ ạ ệ ậ Luy n t p v  s  đ  m ng công vi c  ng găng và tìm đ

ờ Th i gian (h) ID Công vi cệ Trình tự

A ọ Làm c c tre 5 Làm ngay

B Vót nan tre 6 Làm ngay

ặ ằ ọ C Ch n m t b ng 1 Làm ngay

ồ ọ ồ ỏ D Tr ng c c chu ng th 4 Sau A, C

E Đan rào ch. thỏ 8 Sau B

ồ ỏ F Lót chu ng th 4 Sau D, E

G Mua thỏ 8 Sau C

ả ỏ ồ H Th  th  vào chu ng 2 Sau F, G

ứ I Làm máng th c ăn 2 Sau F

ụ K ụ Ph c v  khách 3 Sau I

ả

ố ư

ườ

ả Đ m b o và t

i  u hóa đ

ng găng

 Đ ng găng chi ph i th i gian hoàn thành d  án

ờ

ổ

ườ

ự  công vi c ệ ưở  t ng th i gian hoàn thành d   ự

ng

ưở

ườ trên đ ị ả án b   nh h

ờ ố ị ả ng găng b   nh h ng theo

ể ệ

ự

ắ

ờ

ườ ả

ườ

ả

 Đ ng găng th  hi n th i gian ng n nh t đ  hoàn thành d  án  ự ng găng giúp d

ấ ể  đ m b o thành công các công vi c trên đ ệ ấ ạ án hoàn thành đúng h n nhanh nh t

ườ

ằ

 T i  u hóa các công vi c trên đ

ắ ể ủ

ế

ắ

ờ

ổ

ờ ng găng nh m rút ng n th i  t ki m chi phí s  giúp thu ng n th i gian t ng th  c a

ồ ự

ự

ố ư gian, ti d  án và t

ệ ệ ẽ ố ư i  u hóa các ngu n l c.

ủ

ự

ả

 Công tác phòng ch ng r i ro

ả ằ đ m b o

ệ

ượ ượ

ố ườ các công vi c trên đ

đ ng găng đ

ệ c th c hi n nh m  c thành công

ề

ồ ự

ngu n l c giúp

ố ư hóa các

 Công tác đi u ph i cân b ng

t

i  u

ệ công vi c trên đ

ố ằ ườ ng găng

ủ

ố

Quy trình phòng ch ng r i ro

ị

ườ

ủ Xác đ nh r i ro trên đ

ng găng

ệ

ờ

#

Công vi cệ

Th i gian

Làm sau

ồ ủ

 Thi ườ đ

ậ ế ậ t l p ma tr n các công vi c trên  ng găng và ngu n r i ro

1

ấ ấ Xin c p đ t

1 tu nầ

ế

ủ

ị ặ ằ

ẩ

2

Chu n b  m t b ng

4 tu nầ

1

ệ

ọ

3

Xây phân x

ngưở

8 tu nầ

2

 Ti n hành xác đ nh r i ro v i t ng  ớ ừ ị ộ ngu n trên m i công vi c thu c  đ

ồ ườ ng găng

4

Xây nhà làm vi cệ

10 tu nầ

2

ủ

ậ

 L p danh sách các r i ro

ắ

5

ặ L p đ t thi

ế ị t b

6 tu nầ

3

ế

ậ

ậ

 Ti n hành đánh giá và c p nh t các

ệ

ắ

ủ

ộ

6

ặ ệ ố L p đ t h  th ng đi n

2 tu nầ

4, 5

thu c tính r i ro

ắ

ướ

7

ệ ử L p h  x  lý n

ả c th i

3 tu nầ

6

ươ

ố

 Tính toán ph

ng án phòng ch ng

r i roủ

ử

8

Ch y thạ

2 tu nầ

6

ủ

ố

 Tính toán chi phí phòng ch ng r i ro

ả

ầ

9

ấ Băt đ u s n xu t

2 tu nầ

8

ủ

ậ

ị

Ma tr n xác đ nh r i ro

ậ ư

ố ợ

Con ng

iườ

Máy móc

V t t

/ Tài chính

Ph i h p / Khác

Công vi cệ

ấ ấ Xin c p đ t

Sai th  t củ ụ

ị ặ ằ

ẩ

Chu n b  m t b ng

ế ủ Thi u máy i

Xây phân x

ngưở

ạ ộ ế Tai n n lao đ ng Thi u xi măng

ắ

ặ L p đ t thi

ế ị t b

Sai quy trình

ệ

ắ

ặ ệ ố L p đ t h  th ng đi n

ậ ư ế Thi u v t t

ử

Ch y thạ

ệ ố ư ế ệ ả Ch a quen h  th ng Thi u nhiên li u i do sai Quá t công su tấ

ầ

ả

ấ Băt đ u s n xu t

ệ ấ M t đi n

Đánh giá r i roủ

ả

 Đánh giá kh  năng x y ra

ủ

ị

ự

ệ

ự

ệ

ả  Xác đ nh xác su t x y ra r i ro tùy theo  ấ ả tình hình d  án và các bi n pháp phòng  ch ng đã th c hi n

ứ

ằ

ặ

ộ

ố  Th ườ

ị ng tính b ng giá tr  % ho c m c đ :

ộ ả

Cao, Trung bình, Th pấ  Đánh giá m c đ   nh h

ề

ưở ứ  Đánh giá m c đ   nh h

ứ ộ ả ấ ượ

ng khi r i ro x y ra

th i gian, ch t l ử ụ

ặ

ộ

ng ưở ng v  chi phí,  ả ủ ứ

ờ  Th ườ ng s  d ng thang m c đ  1­5 ho c  ị

ấ

giá tr : Cao, Trung bình, Th p

ị ủ

Tính giá tr  r i ro

ế ượ

ủ

ử

Chi n l

c x  lý r i ro

ả 1. Gi m thi u

ộ ả ứ ả ả ả ưở

ể ộ

 Tác đ ng làm gi m kh  năng x y ra và m c đ   nh h

ng

ồ ủ ệ ị ằ ổ t tiêu ngu n r i ro, thay đ i công ngh , l ch trình b ng

1. Né tránh  Tri

ả ủ ế ằ i pháp thay th  nh m né tránh r i ro

 Chuy n công vi c và ngu n r i ro cho đ i tác khác th c

ệ các gi 1. Chuy nể ồ ủ ự ệ ể ố

ậ

 Ch p nh n s  t n t

hi nệ ấ 1. Ch p nh n ậ ủ ộ i c a r i ro mà không ch  đ ng gi m  ớ ả ả

 V n chu n b  ph

ươ ụ ề ắ ặ ẩ ị ng án kh c ph c và theo dõi đ u đ n ự ồ ạ ủ ủ ấ ả ặ ể thi u do chi phí “quá l n” ho c không có kh  năng gi m  thi uể ẫ ủ r i ro.

ủ

ậ

L p danh sách r i ro

ả

ộ

ế ượ

R i roủ

Kh  năng

M c đứ

Giá trị

Chi n l

c

ID

ế

ể

ả

Thi u xi măng

50%

4

2.0

Gi m thi u

1

ư

ố ụ

ắ

ạ

Phòng ch ng: Mua d  20% Kh c ph c: Vay bên c nh

ỏ

ủ

2

H ng máy

i

ủ

ố

Tính chi phí phòng ch ng r i ro

ự

ệ

ệ

ờ

 Khai báo th i gian th c hi n các công vi c phòng

ch ngố

ủ

ạ

ố

 Khai báo các lo i chi phí cho phòng ch ng r i ro

ừ

ạ

 Khai báo chi phí c  th  theo t ng lo i chi phí ụ ể

ử ụ

ố

 S  d ng task usage, resource usage th ng kê chi phí

 In báo cáo chi phí

ệ

ể

ố

ị Xác đ nh s  ngày làm vi c đ  hoàn thành  d  ánự

1.

ẽ ơ ồ ạ

ệ

V  s  đ  m ng công vi c

2.

ệ

ệ ừ

ắ ầ

ế

ỗ t kê các chu i công vi c t Li ế khi b t đ u đ n khi k t thúc  d  ánự

3.

ỗ

ng găng – chu i

ườ ệ

ấ

Tìm đ ố công vi c có s  ngày dài nh t

4.

ườ

ộ ờ

ng găng chính là  ể

ệ

Đ  dài đ th i gian làm vi c đ  hoàn  thành d  ánự

ự

ế Tính ngày k t thúc d  án

ừ

ự

ệ ắ ầ ệ

ừ

ế

ậ ố

ễ

 MSP tính ngày k t thúc t ng  ế ự công vi c hay d  án d a vào  ờ ộ ngày b t đ u, c ng thêm th i  ạ ị gian làm vi c theo t ng lo i l ch  khác nhau và có tính đ n ngày  ư ủ ỉ ngh  (th  7, ch  nh t) cũng nh   ỗ ổ  T , Qu c khánh…) ngày l

ứ  (gi

ứ

ị

Ch c năng đăng ký l ch trong MSP

ả

ự

 Ng ườ ể

ễ

theo th c t

i qu n lý d  án có  ỉ ị th  đăng ký l ch ngh  và  ự ế các ngày l   d  ánự

 Các thi ượ

ế ặ ị ử ụ

ẽ t đ t l ch s   ơ ở c s  d ng làm c  s

đ cho các tính toán th i ờ gian trong d  ánự

ạ ị

ơ ả ệ

 Các lo i l ch c  b n bao  ị ồ g m l ch làm vi c thông  ườ ng 8h/ngày, làm  th ặ ố su t 24h ho c làm đêm

ạ ị Lo i l ch

ớ Ngày làm vi cệ ạ ị T o l ch m i  tùy ch nọ

ầ ị L ch tu n làm  vi c thông  ngườ ệ th

Danh sách  ngày lễ

Ngày nghỉ Ngày lễ

ạ ị

Các lo i l ch trong Microsoft Project

ả

ạ ị Lo i l ch

ễ Di n gi

i

ẩ

ề

ứ

ừ

ứ

ỉ

ắ ầ ừ ố chu n truy n th ng, b t đ u t   ế ế th  2 đ n th  6, t  8h sáng đ n  17h chi uề ỗ và m i ngày ngh  1h.

ượ

Standard

ế

ứ  đêm th  2  ừ  23h đêm

ế

ỗ

ỉ

ắ ầ ừ đ c tính b t đ u t ứ cho đ n sáng th  7, t đ n 8h sáng và m i ngày ngh  1h.

ỉ ờ không có th i gian ngh .

Night Shift

24 Hours

ạ ị

ự

T o l ch riêng cho d  án

ế ộ ệ ỉ Ch  đ  làm vi c / ngh

ọ ệ Đăng ký khung gi ờ Ch n ngày làm vi c  ứ ấ (th  m y?)

ặ

ệ ị

ỳ

ị Đăng ký l ch đ c bi

t đ nh k

Resource Sheet

1. Click đúp

ờ

ặ 5. Đ t gi

ỉ  làm/ngh

ị

ầ

ỳ 6. Đăng ký đ nh k   tu n/tháng/năm

ử

ế ị

t đ nh

4. S achi ti kỳ

ặ

2. Thay đ i ổ l chị

ị 3. Đăng kýl ch đ c  tệ

bi

ế ặ ị

ự

Các thi

t đ t l ch cho d  án

ắ ầ ậ ị ừ ế ngày b t đ u/k t thúc ự ơ ở Schedule from: L p l ch t ị Calendar: L ch c  s  cho d  án

ế ặ ị

ủ

Các thi

t đ t l ch c a MSP

ọ Ch n menu File \ Options \ Schedule

ế ặ ị

ậ Bài t p thi

t đ t l ch

Đáp án

#

Câu h iỏ

ậ

ổ

ị

1

ơ ườ

ắ ầ

ườ

ợ

ng” kéo dài 4 ngày. Không thay đ i DURATION, xác đ nh  ng h p ngày b t đ u là :  1/4,

ng” trong các tr

ệ ơ ườ Nh p công vi c “S n t ệ ự ế ố s  ngày th c t  cho vi c “S n t 2/4, 3/4,  4/4/2014

ự

ủ

ế

ườ

ủ

ợ

2

i thích s  khác nhau c a ngày k t thúc trong các tr

ng h p 2, 3, 4 c a câu

ả Gi trên

ồ ự

ử

ợ

ng, th  2 làm n a

ợ ơ ị

ợ ườ

ư

ổ

ợ

ỗ

ỉ

Đăng ký ngu n l c 3 th  s n. Th  1 làm vi c l ch thông th ngày bu i sáng, th  3 làm l ch th

ệ ị ng nh ng ngh  ăn gi

ườ  2/4

ồ ự

ệ

ơ ườ

ắ ầ

3

ng” b t đ u

ợ ơ ế

ợ ơ ự

ủ

ợ ơ Gán ngu n l c Th  s n 1, Th  s n 2, Th  s n 3 cho vi c “S n t ngày 1/4 phân tích s  khác nhau c a ngày k t thúc

ợ ơ

ứ

ầ

ầ

ỳ

ị

ỉ

ị

4

Đăng ký l ch ngh  đ nh k  vào các th  5 trong 3 tu n đ u tháng 5 cho “Th  s n 3”

ồ ự

ợ ơ

ợ ơ

ệ

ơ

5

ự ắ ầ

So sánh s  khác nhau khi thay ngu n l c “Th  s n 1”/”Th  s n 3” cho vi c “S n  ườ t

ng” b t đ u ngày 4/4