ả

ị ự

Qu n tr  d  án  trên máy tính ớ v i Microsoft Project

ạ ọ Khoa CNTT ­ Đ i h c Kinh doanh và  ộ ệ Công ngh  Hà N i

ọ

ộ

L  trình môn h c

ự ự ả  Bài 1: D  án và các quy trình qu n lý d  án

(MSP)

ớ ụ ệ  Bài 2: Gi i thi u công c  Microsoft Project

ự ả ầ  Bài 3: Qu n lý yêu c u d  án

ự ị  Bài 4: Xây d ng l ch trình công vi c ệ

ủ ả ố ị  Bài 5: Phòng ch ng r i ro và qu n lý l ch

ế ậ ề ố  Bài 6: Thi ồ ự t l p và đi u ph i ngu n l c

 Bài 7: Qu n lý chi phí d  án

ự ả

 Bài 8: Các k  thu t giám sát d  án

ự ậ ỹ

 Bài 9: Ôn t p và ki m tra ậ

ể

Ự

BÀI 7 Ả QU N LÝ CHI PHÍ D  ÁN

ộ

N i dung chính

ạ

ự

ễ

ể

ự

ồ ạ

ệ ệ

t Std. / Ovt. / Cost.Use t cách tính Prorated / Start

 Các lo i hình chi phí  Thi ế ặ ề ệ t đ t ti n t  Khai báo chi phí các lo iạ  Phân bi  Phân bi / End ậ

ặ ạ ư

ệ

ố

 Nh p chi phí theo công vi c ệ  Thí nghi m các tình hu ng tính chi

ử

ấ

 B ng d  li u chi phí ữ ệ  L c, x p, đánh d u và nhóm công  ế

phí ả ọ ệ

ạ

 Theo dõi chi phí th c tự ế  Xây d ng bi u đ  chi phí ể  Bi u di n k  ho ch d  án ế  Timeline view  Đ t task vào timeline   T o milestone  Đ a milestone vào timeline  Copy timeline g i các bên  Menu format chu nẩ  Format theo resource sheet  Format theo tracking gantt  Các d ng format khác

ế

ả

i ngân ợ

vi c theo chi phí  In b ng ti n đ  gi ộ ả  In các báo cáo t ng h p chi phí ổ

Cái gì là chi phí?

ữ

ế

ọ

 Nh ng chi phí

ấ ỳ ấ  tr ng y u nh t trong b t k

ề

ư

ự

ự ệ

ư ấ

ố

ớ ậ ư

ợ  Cũng có các chi phí g n v i v t t

d  án nào đ u là chi phí nhân công làm  vi c cho d  án, cũng nh  phí t  v n và  các chi phí thuê ngoài các đ i tác mà  ồ chúng ta ký h p đ ng. ắ ữ

ể

ế

ư , nh  xi  ạ măng, g ch ngói, vôi v a, giáo hay các  máy móc thi công.   Và n u b n lên k  ho ch đ  đi công tác,  ế ạ

ế

ạ

ạ

ạ

ự

ạ ầ b n cũng c n quan tâm đ n các chi phí vé  ổ máy bay, đi l i, khách s n, công tác phí b   sung vào chi phí d  án.

ạ

Các lo i hình chi phí

 Std. Rate (Standard Rate)

 Chi phí nhân công ho c chi phí máy móc làm  ờ vi c trong khung th i gian đã đăng ký

 Ovt. Rate  (Overtime Rate)

ặ ệ

 Chi phí nhân công ho c chi phí máy móc làm  ờ vi c ngoài khung th i gian đã đăng ký

 Cost/Use

ặ ệ

 Chi phí m t l n tính theo l n phân công s   ử

ộ ầ ầ ụ ồ ự d ng c a ngu n l c

ủ  Fixed Cost

 Chi phí c  đ nh g n v i t ng công vi c ch   ứ

ớ ừ ệ ố ị ả ắ ắ ớ ồ ự không ph i g n v i ngu n l c

Cách tính chi phí

 Prorated

 Tính chi phí theo s  gi

ố ờ ặ ho c s  đ n

ử ụ ớ ớ i đâu tính t i đó

 Tính chi phí vào th i đi m b t đ u s   ử

 End

ố ơ ị ệ v  phát sinh s  d ng cho công vi c  ự d  án. Dùng t  Start ể ờ ồ ự ụ d ng ngu n l c. Chi phí tr  tr ắ ầ ả ướ c

 Tính chi phí vào th i đi m k t thúc s   ử d ng ngu n l c. Chi phí tr  sau.

ể ế ờ ồ ự ụ ả

Thi

ế ặ ề ệ t đ t ti n t

 Ch n menu  ọ ể

File \ Options \  ế ặ ề ệ t đ t ti n t

riêng

Display đ  thi cho d  ánự ể ặ

 Có th  đ t riêng lo i ti n, s  ch  s   ữ ố

ạ ề ư

ố ậ ế ố th p phân cũng nh  cách vi t s   ự ề ti n cho d  án  Currency : Lo i ti n ạ ề  Decimal Digits: S  ch  s  sau d u  ố

ữ ố ấ ậ

ề ng ti n ế ố ề t s  ti n th p phân  Symbol: bi u t ể ượ  Placement: các vi

ế ặ ỗ ợ

Các thi

ả t đ t h  tr  qu n lý chi phí khác

 Ch n menu  ọ

File \ Options \ Schedule

Resource Sheet

Giá trong giờ

ơ

ị Đ n v  tính

Cách tính chi phí

Giá ngoài giờ

ướ

ậ

ẫ

H ng d n thao tác nh p chi phí

1.

ờ

cho

2.

ồ

ậ ứ ồ ự ậ

ạ

3.

ậ

ố ị

ộ

4.

ự ế

ậ

ộ

theo m t

ụ

ạ

5.

ậ

ơ

ị

ồ ự

ố ị

Chi phí c  đ nh

6.

ậ

ồ

ạ

Nh p m c chi phí theo gi ạ ngu n l c d ng work ộ ầ Nh p chi phí m t l n cho ngu n  ự l c d ng work Nh p chi phí c  đ nh cho m t  công vi cệ Nh p chi phí th c t h ng m c Nh p chi phí theo đ n v  (unit)  ạ cho ngu n l c d ng material ộ ầ Nh p chi phí m t l n cho ngu n  ự l c d ng material

Chi phí  theo giờ

ả

B ng chi phí

ả

ồ ự

5 b ng chi phí khác nhau cho cùng 1  ngu n l c: A, B, C, D, E

ờ

ắ ầ

Th i gian b t đ u  ệ ự hi u l c

ả

ờ

Khai báo chi phí theo  kho ng th i gian

ậ

ậ Bài t p nh p chi phí

ề

ướ

ẫ

Đ  bài

H ng d n

#

ự

ầ ễ ướ

ắ ầ

ề ể

ứ

ầ

ớ

H ng v  bi n Đông” b t đ u th  6 đ u tháng v i các công

1

ươ

ng trình văn ngh  3 ngày ủ

ệ ề

ả

ồ

ậ L p d  án “Tu n l vi c:ệ ­ In treo băng rôn ­ Ch ­ In treo b n đ  ch  quy n

ậ

ụ

ả

ồ

2

ệ ạ Nh p các h ng m c chi phí cho vi c “In treo băng rôn”, “In treo b n đ ”  ế ế + Chi phí thi t k  => 500.000 VND ấ + Chi phí in  n => 2.000.000 VND ệ + Tình nguy n viên => 100K/ngày, 30K/h

ạ

ậ

ệ

ồ

­

3

ề

ậ

ươ Âm thanh, Ánh sáng, Ti n đi n

ệ ng trình văn ngh  3 ngày” g m:  ề ệ , Ti n v n

ậ ư

ệ ề

ụ Nh p các h ng m c chi phí cho vi c “Ch ễ , Di n viên,  ễ ạ , Đ o di n Tình nguy n viên ướ chuy nể , Ti n v t t , N c u ng  trang trí

ố , Bánh mỳ

ả

ứ

ễ

ạ

4

ậ ề

ứ L p b ng chi phí Đ o di n: Th  2­6 giá 1tr/ngày, th  7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày.  Ti n thuê Âm thanh, Ánh sáng T2­6 : 2tr / ngày  T7­CN: 4tr/ngày

ổ

ộ

ươ

Tính t ng chi phí toàn b  ch

ng trình

5

ủ

ứ

ậ Tính chi phí các ngày th  7 và ch  nh t

6

ủ

ệ

ạ

ả

ậ

Các d ng b ng nh p li u c a MSP

1. Cost

 B ng nh p và theo dõi chi phí k  ho ch, th c t

ự ế ế ả ậ ạ

1. Entry

 B ng k  ho ch ban đ u

ế ả ạ ầ

1. Schedule

 B ng nh p và theo dõi l ch

ả ậ ị

1. Work

 B ng nh p và theo dõi nhân công

ả ậ

1. Summary

 B ng t ng h p

ả ổ ợ

1. Tracking

 B ng h  tr  theo dõi d  li u th c t

ỗ ợ ữ ệ ự ế

 B ng theo dõi m c đ  s  d ng ngu n l c ồ ự

ả 1. Usage ả ộ ử ụ ứ

ậ ọ

ấ

Bài t p l c, nhóm và đánh d u chi phí

Bài t pậ

Đáp án

#

ệ

ấ

ớ

ỏ

1

ấ Tìm các công vi c có chi phí l n nh t, nh  nh t

ệ

ệ

ọ

2

L c các công vi c có chi phí > 2 tri u

ệ

ấ

ừ

ệ

3

Đánh d u các công vi c có chi phí t

1­3 tri u

ệ

4

Nhóm các công vi c theo chi phí

ệ

ấ

ỏ

ượ

ệ

5

Đánh d u đ  các công vi c có chi phí v

t quá 3 tri u

ọ

ạ

6

ệ L c các công vi c có chi phí còn l

i >0

ự ế

ấ

7

ệ Đánh d u các công vi c đã có chi phí th c t

phát sinh >0

ộ ả

ế

ả

In b ng ti n đ  gi

i ngân

1

2

3

5

4

ậ

ể

ồ

L p bi u đ  chi phí 1

2

3

4

Theo dõi chi phí th c tự ế

ể

ự ế ậ

Ki m kê  chi phí th c t ệ ừ t ng công vi c và nh p vào  c t ộ Act. Cost

ọ

Ch n Table

Tracking

ạ

Các lo i báo cáo chi phí

 Cash Flow

 Báo cáo dòng ti n ti n đ  gi

 Budget

ộ ả ề ế ủ i ngân c a d  ánự

 Báo cáo ngân qu  d  trù c a d  án

 Overbudget Tasks

ỹ ự ự ủ

 Báo cáo các công vi c có chi phí v

 Overbudget Resource ồ ự

ệ ượ t d  trùự

 Báo cáo các ngu n l c có chi phí v

 Earned Value

ượ t d  trùự

 Báo cáo đ  l ch chi phí d  án theo  ự ng pháp Earned Value

ộ ệ ươ ph

ự

ế

ạ

Trình bày k  ho ch d  án trên Timeline

ả ộ + Click chu t ph i + Ch n ọ Add to Timeline

ướ

ẫ H ng d n thao tác

ặ

 T o ạ Summary Task  T o task l p đi l p l

i

ặ ạ Recurring

ạ Task

ử

 T o ạ Milestone  Đ a ư Milestone vào Timeline  Copy Timeline g i các bên liên

 K t h p

quan  Copy cho E­mail  Copy cho trình chi uế  Copy Full­size ế ợ Timeline và Gantt Chart

Các màn hình Format

Các màn hình Format