Quản trị dự án  trên máy tính với Microsoft Project

Khoa CNTT ­ Đại học Kinh doanh và Công  nghệ Hà Nội

Lộ trình môn học

 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)

 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

 Bài 7: Quản lý chi phí dự án

 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

 Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

BÀI 4 XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC

Nội dung chính (1/2)

việc (WBS)

 Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công

2 công việc

phẩm

 Phương pháp phân rã công việc  Phân rã công việc theo thiết kế sản  Các loại liên kết công việc  Tìm ví dụ 4 loại LK  Thể hiện liên kết trên MSP  So sánh khác biệt trên cùng cặp

 Đặt lag bằng tay  Đặt lag kéo thả  Tách nhập công việc  Chú thích công việc  Gỡ bỏ liên kết công việc  Dịch chuyển công việc  Dịch chuyển toàn bộ dự án

 Thiết lập độ trễ các công việc

 Phân rã công việc theo quy trình  Phân rã công việc theo tổ chức  Lập danh sách công việc trên MSP  Xác định ngày hoàn thành  Đặt lịch bằng tay và tự động  Liên kết các công việc  Bằng Predecessor  Bằng thao tác kéo thả  Bằng nút bấm liên kết  Bằng Form nhập Task Information

 Ý nghĩa của đường Găng  Phương pháp tìm đường

Găng

 Xác định đường Găng trong

MSP

Nội dung chính (2/2)  PERT và CPM  Kiểu mạng AOA và AON  Cách vẽ sơ đồ AOA  Cách vẽ sơ đồ AON  Định nghĩa đường Găng

 3 bài tập tìm đường Găng   Nhập và kiểm tra kết quả so

– Critical Path

với MSP

 Tính chất đường Găng và

công việc Găng

Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc

 Sau khi xác định các yêu cầu của dự  án, người quản lý dự án cần lên kế  hoạch cho các công việc cần làm  bằng WBS

 WBS là viết tắt của Work Break­down  Structure, là cấu trúc phân rã các  công việc của dự án thành các công  việc nhỏ hơn

 WBS vừa được sử dụng để xác định  công việc, thời gian, vừa để phân bổ  nhân công, chi phí cho từng hạng mục  dự án

Phương pháp phân rã công việc

 Có 3 phương pháp cơ bản để phân rã công việc

 Theo thiết kế sản phẩm

 Theo quy trình thực hiện

 Theo tổ chức con người

Phân rã công việc theo thiết kế sản phẩm

 Các công việc cần thực  hiện được phân chia  theo các hạng mục  thành phần của sản  phẩm dự án

 Cách phân rã này

thường phải dựa trên  thiết kế sản phẩm  Thuận lợi cho quá trình  giám sát chất lượng  sản phẩm và điều phối  vật tư, điều phối nhân  lực theo chuyên môn

Phân rã công việc theo quy trình thực hiện

 Các công việc dự án được chia theo  từng giai đoạn hàng tuần, tháng, quý  gắn liền với quy trình thực hiện dự án

 Cách phân rã này thường dựa trên

quy trình sản xuất, quy trình thi công  và lấy thời gian làm trục chính

 Cách phân rã này thuận lợi cho việc

giám sát và đảm bảo tiến độ thời gian  cho dự án, thuận lợi cho việc điều  phối các nguồn lực KỊP THỜI với các  công việc

Phân rã công việc theo tổ chức con người

 Công việc được phân chia theo  từng phòng ban, đội nhóm, từng  vai trò cụ thể trong tổ chức con  người trong/ngoài dự án

 Cách phân chia này cần dựa trên  sơ đồ tổ chức trong dự án hoặc  sơ đồ tổ chức nơi thực hiện dự án  vai trò con người làm trục chính

 Cách phân rã này thuận lợi cho  phân công công việc và điều  khiển dự án.

 Có thể kết hợp với các phương  pháp phân rã khác tùy tính chất  dự án

Lập danh sách công việc trên MSP

 Sử dung Gantt Chart view hoặc Task Sheet

 Nhập các công việc vào cột Task Name

 Xác định thời gian hoàn thành trong cột

Duration

 Xác định ngày bắt đầu và kết thúc trong cột

Start và Finish

 Điều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay và tự

động

 Điều chỉnh quan hệ mẹ­con giữa các công

việc

Các thuộc tính ràng buộc

2. Khi người quản lý thay đổi

Loại task

Duration Units

Work

Fixed Duration Work

Work

Units

Fixed Units

Work

Duration

Duration

Fixed Work

Units

Duration

Duration

3. MSP sẽ cập nhật lại

1. Nếu loại task  là..

Fixed Units

1. Giao 1 thợ sơn làm full­time 100%  để sơn phòng trong 4 ngày. Số  giờ công cần làm là 32 giờ.

2. Nếu ta tăng số giờ làm việc lên 40  giờ. MSP sẽ tính toán lại thời gian  làm ­ DURATION =5 ngày. Như  vậy thợ sơn phải làm thêm 1 ngày  nữa.Nếu thêm 1 người thợ sơn  full­time nữa, sẽ chỉ mất 2 ngày.

Fixed Work

1. Nếu hai thợ sơn được giao 100%  thời gian để sơn tường trong 2  ngày (giờ công = 32, một người  làm 16 giờ)

ngày lên 4 ngày. MSP sẽ tính lại  số đơn vị nhân công thành 50%  để đảm bảo số giờ làm cố định 32  giờ.

2. Nếu ta tăng thời gian làm từ 2

Fixed Duration

 Thợ sơn được giao sơn căn  phòng trong 4 ngày. Số giờ  làm việc Work = 32 giờ

 2. Khi ta giảm số giờ làm việc  của thợ sơn xuống còn nửa  ngày, MSP giữ nguyên thời  gian 4 ngày và tính lại Work =  16 giờ

Effort­driven

1.

Nếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một công  việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như vậy tổng số  giờ công của cả hai là 48h, mỗi người làm 24h trong  suốt khoảng thời gian 24 giờ đã lên kế hoạch cho công  việc

2.

Tiếp tục tạo một công việc giống như vậy với thời  lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công việc này,  số giờ công sẽ là 24.

3.

Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full­time 100%.  Cơ chế lập lịch effort­driven sẽ tính toán lại để mỗi  nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 task

Tổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ nhưng thời  gian dự án giảm xống con 23r

Liên kết các công việc

 Liên kết bằng nhập giá trị

Predecessor

 Liên kết bằng thao tác kéo thả

 Liên kết bằng nút bấm liên kết

 Liên kết bằng Form nhập Task

Information

 Gỡ bỏ liên kết

Các loại liên kết công việc

Loạ

Tên đầy đủ

Ý nghĩa

Ví dụ

i FS

Finish­to­Start

SS

Start­to­Start

Xong việc này mới bắt  đầu việc khác Cùng bắt đầu

FF

Finish­to­Finish

Cùng kết thúc

SF

Start­to­Finish

Bắt đầu việc khác khi  xong việc hiện tại

Thiết lập độ trễ các công việc  Đặt lag bằng tay  Đặt lag bằng thao tác

kéo thả  Lag dương  Lag âm

Các thao tác khác trên công việc

 Dịch chuyển task  Dịch chuyển project  Chú thích  Tách/nhập task  Liên kết hyperlink

Khái niệm và ý nghĩa mạng công việc

 Mạng công việc là kỹ thuật trình  bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới  dạng sơ đồ quan hệ giữa các  công việc, công việc trên mạng  được xác định cả về thời gian và  thứ tự trước sau

 Mạng công việc là sự kết nối các  công việc và sự kiện trong dự án.

 Giúp xác định trực quan các chuỗi  công việc để hoàn thành dự án,  giúp xác định chuỗi công việc  trọng yếu chi phối thời gian hoàn  thành dự án

AOA và AON

 Sơ đồ mạng công việc có hai dạng

 Việc trên mũi tên ­ AOA  Việc trên nút ­ AON

Vẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sau

Khái niệm đường găng

 Đường găng là chuỗi công việc dài  nhất trong các chuỗi công việc nối  từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

hoàn thành dự án, là đường các  chứa các công việc trọng yếu trong  dự án

 Đường găng chi phối thời gian

để hoàn thành dự án

 Giúp xác định thời gian ngắn nhất

gian và tối ưu hóa dự án

 Được sử dụng để đảm bảo thời

Tìm đường găng trong các sơ đồ sau

Dựng sơ đồ mạng công việc và tìm đường  găng với MSP  Nhập danh sách các công việc

vào Gantt Chart

các công việc

 Thiết lập thời gian và quan hệ

Diagram

 Chuyển sang view Network

 Sử dụng các chức năng format  định dạng lại sơ đồ mạng, xác  định rõ các công việc màu đỏ ­  các công việc trên đường găng

tập trước

 Đối chiếu kết quả với các bài