Bài giảng Quản trị dự án Microsoft Project: Dự án và quy trình quản lý (Bài 1)

ả

ị ự

Qu n tr d án trên máy tính ớ v i Microsoft Project

ạ ọ Khoa CNTT Đ i h c Kinh doanh và ộ ệ Công ngh Hà N i

ộ

ọ

L trình môn h c



ự

ả

Bài 1: D án và các quy trình qu n lý d án

(MSP)

ớ

ụ

ệ

 Bài 2: Gi

i thi u công c Microsoft Project

ự

ả

ầ

 Bài 3: Qu n lý yêu c u d án

ự

ị

 Bài 4: Xây d ng l ch trình công vi c ệ

ủ

ả

ố

ị

 Bài 5: Phòng ch ng r i ro và qu n lý l ch

ế ậ

ồ ự

ề

ố

 Bài 6: Thi

t l p và đi u ph i ngu n l c

ự

ả

 Bài 7: Qu n lý chi phí d án

ự

ậ

ỹ

 Bài 8: Các k thu t giám sát d án

ể

 Bài 9: Ôn t p và ki m tra ậ

Ự

Ả

BÀI 1 Ự D ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QU N LÝ D ÁN

ộ

N i dung chính

ự

ệ ự

ủ ậ ự

ộ ổ

ả

ự

ế

ỉ

ạ ủ

ả

ủ

ậ

 Khái ni m d án ệ  Ý nghĩa c a d án ự  Công tác l p và phê duy t d án  L trình d án  T ng quan v qu n lý d án ự ề  Quy trình qu n lý yêu c u ầ ả  Quy trình l p k ho ch ậ  Quy trình qu n lý r i ro  Quy trình giám sát d ánự  Quy trình đóng d ánự

 D án xuyên Vi ệ  Thu th p yêu c u d án ậ ầ  Ướ ượ ờ c l ng th i gian, chi phí, nhân ố ượ công, kh i l ng  L p k ho ch d án ậ ế ự ạ  Thi ế ậ ị ự t l p l ch trình d án  Phòng ch ng r i ro d án ủ ố  Giám sát và đi u ch nh d án ự ề  Đóng d ánự  Th o lu n ý nghĩa c a các quy trình ả ả

ự

qu n lý d án

ự

ệ Khái ni m d án

 D án là m t kh i l

ộ ệ ằ

ấ ị ph m ạ ự ệ ầ ng công vi c c n th c hi n nh m đ t các nh t đ nh trong i h n gi

ờ ớ ạ ề th i gian, chi phí, tài nguyên

ạ ề ớ ạ v quy mô, c.ướ ấ ị , đòi h i ỏ

ạ ụ ả c qu n lý sát sao liên t c đ đ m b o thành công

ụ ự ả

c đánh giá d a trên các tiêu ặ ạ ấ ượ ắ ớ g n v i các yêu c u đ t ra. ự ố ượ k t quế ụ ả và m c tiêu cho tr vi, gi i h n v  D án có tính ờ và tính b t đ nh ự duy nh tấ , tính t m th i ể ả ả ả ượ ph i đ  Vi c đ t các k t qu và m c tiêu đ ế ượ ệ ầ ng chí ch t l

ụ ề ự

Hãy cho ví d v d án?

ự

 D án 1:

ớ ạ ớ ạ ớ ạ

 M c tiêu: ụ  S n ph m/công trình: ẩ ả  Quy mô/ph m vi:  Gi  Gi  Gi ự

ạ ờ i h n th i gian: i h n chi phí: i h n tài nguyên khác: ự

 D án 2:

ớ ạ ớ ạ ớ ạ

 M c tiêu: ụ  S n ph m/công trình: ẩ ả  Quy mô/ph m vi:  Gi  Gi  Gi

ạ ờ i h n th i gian: i h n chi phí: i h n tài nguyên khác:

ệ

ệ ạ

ấ ườ

ủ

ệ

ả

 Tăng c

ạ ượ

ớ ạ

ụ

ờ

ự ủ Ý nghĩa c a d án  Là công c đ th c hi n nh ng công vi c mang tính ữ ụ ể ự ờ ấ ị duy nh t, b t đ nh và t m th i ả c m c tiêu trong gi

ng kh năng qu n lý các gói công vi c có r i i h n th i gian và tài

ro cao đ t đ nguyên

 Là c s đ liên k t các bên liên quan trong quá trình

ự

ơ ở ể ệ

ẩ

ố

ệ

ế ệ th c hi n công vi c  Th m đ nh, c p v n ố ấ ị  Xin phép đ u t ẩ ậ ầ ư , nh p kh u, vay v n  Giám sát, đánh giá hi u qu ả

ệ ự

ậ

L p và phê duy t d án

ng vĩ mô ng

ế

ộ xã h i

ườ 1. Môi tr ị ườ 2. Th tr ậ ỹ 3. K thu t 4. Tài chính 5. Kinh t ể 6. Tri n khai

Lộ trình dự án Lộ trình dự án

ổ

ự

ả

ề T ng quan v qu n lý d án  M c tiêu ụ

ầ

ự

ụ

ấ ượ

ớ

ng trong gi

 Đ m b o ả ạ

ả ạ ướ c

ạ h n th i gian, chi phí, tài nguyên cho tr

ộ

ệ

ự

ồ ự

ề

ạ

ậ

ủ

ự

ả ệ

c các yêu ữ

ạ ượ ị

ụ ằ

ậ

ị

ờ ả ượ c duy t và đ t đ ẩ ả ng s n ph m/d ch v b ng nh ng

ệ ố

ề

ậ ể ậ

ụ ỹ

ế

ề

ế

ạ

ỹ

ụ

ạ

ố

ả d án đ t m c tiêu, k t qu , đ t yêu c u ch t l ế ờ  N i dung th c hi n  Là quá trình l p k ho ch, đi u ph i th i gian, ngu n l c và giám sát ế ố ằ ể quá trình phát tri n c a d án nh m đ m b o d án hoàn thành đúng ạ ờ ạ th i h n, trong ph m vi ngân sách đ ấ ượ ề ỹ ầ c u đã đ nh v k thu t và ch t l ấ ươ ng pháp và đi u ki n t t nh t cho phép ph  Áp d ng ki n th c, k năng, công c , k thu t đ l p k ho ch, đi u ứ ụ ự ph i, giám sát d án đ t m c tiêu

Các mục tiêu của quản lý dự án Các mục tiêu của quản lý dự án

ậ

ủ ề ả

ộ ự

ế ế ữ ữ

ả ự

ạ

Ch đ th o lu n  Đi ch có ph i là m t d án? ả ợ  Th nào là ng ườ ợ ỏ i đi ch gi i?  Th nào là ng ỏ ả ườ ự i qu n lý d án gi  Nh ng y u t ợ ể ế ố ầ c n đ ý khi đi ch ?  Nh ng y u t ế ố ầ ự c n qu n lý trong d án?  T i sao ph i qu n lý d án? ả ả

ự

ả Mô hình qu n lý d án

Qu n lýả d ánự

Các lĩnh vực cần quản lý trong dự án Các lĩnh vực cần quản lý trong dự án

ị ự

ả

Các quy trình cho qu n tr d án

ầ

ả

ự

ậ

ự

ế ị

ủ

ự

ề

ỉ

1. Qu n lý yêu c u d án ạ 2. L p k ho ch d án ố ủ 3. Xác đ nh r i ro và phòng ch ng r i ro 4. Giám sát và đi u ch nh d án 5. Đóng d ánự

ự

ả

ầ

Quy trình qu n lý yêu c u d án

ị

ế

ự

Xác đ nh các bên liên quan đ n d án 

ườ ử ụ

i s d ng



ợ

ể

ủ

ợ

ộ

Tìm hi u nhu c u, mong đ i, ràng bu c c a bên liên quan

ậ

ầ

ệ u tiên th c hi n các yêu c u ệ

ự

ầ

ả ả ể

ữ

ự

ạ

ầ

ớ

Khách hàng, ng ầ ư Nhà đ u t , tài tr  ả ơ Các c qu n lý ầ Tìm hi u yêu c u  ầ ầ L p danh sách yêu c u ự ứ ự ư Phân th t ạ Qu n lý tr ng thái th c hi n yêu c u ổ Qu n lý các thay đ i yêu c u ế ớ Ki m soát s ăn kh p gi a k ho ch d án v i các yêu c u

ự

ậ

ạ

ế Quy trình l p k ho ch d án

ị

ằ

ầ

ế ế ả

ệ

ầ t k s n ph m, d ch v , công trình s th c hi n

ả ẽ ự ầ

c l

ấ

ự

, c s v t ch t cho d án

ị ự

ị

Xác đ nh các yêu c u b ng quy trình qu n lý yêu c u ẩ ụ ị Thi ệ ệ ướ ượ ng công vi c c n làm Phân rã công vi c, ậ ư ơ ở ậ Xác đ nh nhân công, chi phí, v t t Xây d ng l ch trình d án: 

ự ệ

phân công ai làm vi c gì v i v t t

, chi phí nh th nào

ớ ậ ư ằ

ư ế ả

ị

ể

ủ

ậ

ủ

ố

ậ ế ế ậ

ế ớ

ự ấ

ạ ạ ở ộ

ự

ế

Xác đ nh các r i ro có th có b ng quy trình qu n lý r i ro ể C p nh t k ho ch d án đ phòng ch ng r i ro Xác nh n k ho ch, l y cam k t v i các bên liên quan Ti n hành kh i đ ng d án

ủ

ự

ả

Quy trình qu n lý r i ro d án

ậ ư ị ng, v t t , công

ệ ầ

ủ ị

ườ i, môi tr ẩ ả ồ ứ ộ ả ủ ưở ng?

3. Đánh giá r i ro: Kh năng x y ra? M c đ nh h ử

ồ ủ ườ Xác đ nh các ngu n r i ro (con ng ố ợ ụ c , công ngh , ph i h p, yêu c u, s n ph m) ắ Xác đ nh các r i ro g n v i t ng ngu n ả ế ượ ớ ừ ả ủ

ậ

ọ ự L a ch n chi n l  ể

ạ

ắ ụ ể ự ậ ế ế ậ ự ự ệ ế ệ ạ ạ

ủ c x lý r i ro ấ ẹ ả Chuy n / Tránh / Gi m nh / Ch p nh n ố ự Xây d ng k ho ch phòng ch ng, kh c ph c Th c hi n c p nh t k ho ch d án đ th c hi n k ho ch ố phòng ch ng r i ro

ề

ỉ

Quy trình giám sát và đi u ch nh

ấ ệ ề ề

ố ệ ượ ỏ c, nhân công b ra,

ệ ể ệ ố ị

ẩ ự ạ ề ủ

ự ồ ự ể ả ể ạ ộ ế ế ế ự ự ả ụ ự ệ ỉ

Theo dõi các v n đ phát sinh v công vi c, nhân công, công ệ ậ ư ngh , v t t … ề ả ậ Thu th p các s li u v s n ph m làm đ ờ chi phí đã tiêu hao, th i gian th c hi n ớ ế ế Ti n hành đ i chi u v i k ho ch đ xác đ nh sai l ch ấ Ti n hành phân tích các v n đ c a d án ạ Ti n hành ki m soát tình tr ng ngu n l c d án ề Th c hi n ho t đ ng đi u ch nh đ đ m b o các m c tiêu d án Báo cáo tình hình d án cho các bên liên quan

7. ậ 8. Giám sát và c p nh t r i ro d án

ự ậ ủ ự

Quy trình đóng d ánự

ẩ

ề ả ấ ấ ượ

ố ố ố

ạ

ng ờ ơ ở ố i nhu n trên c s đ i chi u v i k ho ch ấ ậ ộ ạ ế ấ Th ng kê các s n ph m hoàn công Th ng kê các v n đ ch t l ỏ Th ng kê nhân công, chi phí, th i gian đã b ra ớ ế Phân tích l Xem xét m c đ đ t m c tiêu c p 1, c p 2

ụ ệ ợ ứ ọ 6. Rút ra bài h c kinh nghi m

ủ ụ ệ

8. Gi

Ti n hành các th t c nghi m thu, bàn giao ồ ự ế ả ự i phóng các ngu n l c cho d án

ệ t

ự

ượ

ệ

t ki m năng l

ướ

ạ

c R ng Đông

ớ

ự D án đi xe máy xuyên Vi  M c tiêu d án ụ  Du l ch ị  Qu ng bá v ti ề ế ả  Các bên liên quan  Đi n l c Vi ệ ự ệ t nam  Xí nghi p bóng đènphích n ệ  Sinh viên l p….

ự

ầ

ệ

t nam ậ

ề ế

ệ

ồ

ượ

t ki m năng l

ộ ử ụ

ị Xác đ nh yêu c u d án  Đi n l c Vi ệ ự  Nâng cao nh n th c c ng đ ng v ti ứ  C vũ phong trào s d ng đèn compact

ạ

 Xí nghi p R ng Đông

ổ ệ ả

ạ

ố ộ

ọ

ố ớ i các thành ph l n d c qu c l

ạ

 Qu ng cáo cho đèn compact R ng Đông  Đ m b o h n 10.000 dân t ả ạ ơ ế ế t đ n đèn R ng Đông

ả 1A bi

ờ ồ

ủ ậ

 Đoàn xe máy gây chú ý b ng, áo, mũ, c đ ng ph c ụ ằ  Tuân th lu t giao thông, đi ban ngày

Thi

ế ế ộ t k l

trình

ườ

 L p l

ộ

ị

ả

ế

ả

ẵ

ị

ẵ

ế t



ồ ng:



ộ



ạ

ờ

ậ ộ trình các cung đ  Ch ng 1: Hà N i – H i Phòng – Thái Bình – Nam Đ nh ặ ị ả  Ch ng 2: Nam Đ nh – Ninh Bình – Thanh Hóa Vinh ặ  Ch ng 3: Vinh – Hà Tĩnh – Qu ng Bình – Qu ng Tr ị ặ  Ch ng 4: Qu ng Tr Qu ng Ngãi – Hu Đà N ng ặ ả  Ch ng 5: Đà N ng – Quy Nh n – Nha Trang – Phan Thi ặ  Ch ng 6:Phan Thi ế ặ t – Vũng Tàu – TP. H Chí Minh ườ ộ ố ượ Ướ ượ ng’ đ dài đ c l ng ‘kh i l ố ấ Ướ ượ ng ‘năng su t’ – t c đ đi: c l ờ Ướ ượ c l ng ‘th i gian’ – th i gian ch y:

ự

ạ ế ậ L p k ho ch d án ụ 1. M c tiêu

ờ

ệ

 KL: … km NC: … gi

LT: … ngày CP: … tri u

1. Giai đo nạ 2. Nhân l cự ấ ơ ở ậ 3. C s v t ch t 4. Đào t oạ ố ợ 5. Ph i h p các bên

ủ ị L ch trình & r i ro

ờ ượ

TG

Công vi cệ

Th i l

ng

ID

ụ

ắ

R i roủ

Kh c ph c

Kh ả năng

nh Ả h

ngưở

M c ứ độ

Chi n ế cượ l

Phòng ch ngố

07:00

D yậ

07:30

Ăn sáng

ậ

ộ

D y mu n

ấ

08:00

Xu t phát

Đau b ngụ

ướ

09:30

ỉ ố Ngh u ng n

ủ

ố

Th ng l p

ế

ạ