ả

ị ự

Qu n tr  d  án  trên máy tính ớ v i Microsoft Project

ạ ọ Khoa CNTT ­ Đ i h c Kinh doanh và  ộ ệ Công ngh  Hà N i

ọ

ộ

L  trình môn h c

ự ự ả  Bài 1: D  án và các quy trình qu n lý d  án

(MSP)

ớ ụ ệ  Bài 2: Gi i thi u công c  Microsoft Project

ự ả ầ  Bài 3: Qu n lý yêu c u d  án

ự ị  Bài 4: Xây d ng l ch trình công vi c ệ

ủ ả ố ị  Bài 5: Phòng ch ng r i ro và qu n lý l ch

ế ậ ề ố  Bài 6: Thi ồ ự t l p và đi u ph i ngu n l c

ự ả  Bài 7: Qu n lý chi phí d  án

 Bài 8: Các k  thu t giám sát d  án

ự ậ ỹ

 Bài 9: Ôn t p và ki m tra ậ

ể

Ữ Ệ

Ự

BÀI 8 THEO DÕI D  LI U VÀ GIÁM SÁT D  ÁN

ộ

N i dung chính

ự

ng pháp giám sát Earned Value

t l p Baseline

t l p Status Date

 Ph ươ  Bài toán ví dụ  Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP  Tính SPI, CPI trong MSP  Báo cáo Earn Value

ế

ộ

ự

 Khái ni m và quy trình giám sát d  án ệ  Khái ni m Baseline ệ  Thi ế ậ  Khái ni m Status Date ệ  Thi ế ậ  C p nh t tr ng thái Task trên toolbar ậ ạ ậ  C p nh t tr ng thái Task đúng ti n đ ậ ạ ậ  C p nh t task b ng Form  ằ ậ ậ  C p nh t d  li u d  án b ng Table \  ằ ậ ữ ệ ậ

ế

ắ

ể

Tracking  S  d ng Baseline ử ụ  T ng h p các tính năng l c ổ ọ ợ  K t h p l c+nhóm+đánh d u ế ợ ọ ấ  L c t ọ ự ộ  đ ng và s p x p  Các c p hi n th ị ấ

ự

ỉ

ề Giám sát và đi u ch nh d  án

 Giám sát d  án là công tác thu

ự ườ

ự

ậ ằ

ữ ệ ng các d  li u d  án  ạ

ệ

th p, đo l nh m đánh giá tình tr ng hoàn  thành công vi c, nhân công và chi  phí tiêu hao. ủ

ụ

ề

ấ ượ

ế

 M c tiêu c a giám sát d  án là tìm  ự (variance) v  năng  ớ ế ả ng, k t qu  so v i k

ra các sai l ch ệ ấ su t, ch t l ho ch.ạ

ệ

ị

ơ ở ể ả

ế

ượ

ụ

 Các sai l ch s  là c  s  đ  xác  ẽ ề ầ ấ i quy t  đ nh các v n đ  c n gi ự nh m ằ đi u ch nh  ạ ỉ ề cho d  án đ t  ề c các m c tiêu đã đ  ra đ

Quy trình giám sát d  ánự

ớ

ự Giám sát d  án v i MSP

1.

ạ

ậ

2.

Baseline

3.

4.

5.

ự ế ự

ế L p k  ho ch ố ồ ự Cân đ i ngu n l c và chi phí ế ậ t l p Baseline Thi ế ậ Thi t l p Status Date ậ ố ệ ậ C p nh t s  li u th c t

d  án

ắ ầ ế ự ế

1.

ờ ả ẩ

ế

ạ

ỉ

2.

Đánh giá và đi u ch nh k  ho ch Báo cáo tình hình d  ánự

% Hoàn thành công vi cệ Ngày công th c tự ế Th i gian b t đ u k t thúc th c t % s n ph m hoàn thành Chi phí th c tự ế ề

Status Date

ệ

Khái ni m Baseline

ộ ả

ụ

ả

ị

ự

ạ

ộ

 Baseline là m t b n ghi ( nh ch p) các  ệ công vi c, phân công, ngu n l c, l ch  ủ trình c a d  án t

ồ ự ể ờ i m t th i đi m

ẽ ượ

 D  li u trong Baseline s  đ

i c a

ớ ế

ế ạ

ạ

c dùng  ệ ạ ủ ể ờ

i th i đi m

ữ ệ ể ự ướ

ộ đ  so sánh các bi n đ ng hi n t d  án so v i k  ho ch t tr

c đây

 Baseline là công c  c  s  đ  giám sát

ự

ụ ơ ở ể ổ

ứ

ể

ộ

ố

và đánh giá các thay đ i trong d  án so  ớ ờ ờ v i m t th i đi m trong quá kh  (th i  ể đi m ch t baseline)

ườ

ệ

ố

 Ng

ự

ả

ượ

ổ

ố

ườ ự ng th c hi n ch t  i ta th ạ ế baseline k  ho ch d  án sau khi b n  ấ ạ ế k  ho ch đ c trao đ i và th ng nh t  ớ v i các bên.

ế ậ

Thi

t l p Baseline

t l p

ủ

ế ậ Baseline vào m t ộ Thi ẵ trong 11 “ô” s n có c a MSP

ụ

ự

ượ

ữ “Ch p” / ghi d   ệ li u toàn d  án  ỉ ặ ho c ch  ghi các  ệ c  công vi c đ ch nọ

ỏ

Xóa b  Baseline

ệ

Khái ni m Status Date

ạ

 Status Date là ngày theo dõi tr ng thái d   ự

án

ế ậ

ộ ự

ế

 Đ c thi ượ

t l p đ  theo dõi ti n đ  d  án,  ể

ự

ờ

ể ế t th i đi m giám sát d  án

ệ ố cho h  th ng bi là ngày nào

ậ

ẽ ượ

 Các s  li u th c t ố ệ

nh p vào s  đ

c tính

ố ệ

ế

ự ế là s  li u đ n ngày Status Date

ưở

 Status Date  nh h

ng đ n các tính toán

ượ

ặ

ị

ế ặ c đ t m c đ nh là

ả ủ ự ộ  đ ng c a MSP và đ t ệ ạ i ngày hi n t

Tab Project \ Status Date

ế ậ

Thi

t l p Status Date

4

1

5

2

3

7

8

6

9

ậ ạ

ệ

ậ

C p nh t tr ng thái công vi c

ậ

ậ

ạ

ệ

ị

Vi c đúng l ch

C p nh t tình tr ng hoàn  thành

ế

ậ ậ ậ ộ

 C p nh t b ng nút b m trên Ribbon ậ ằ ấ  C p nh t b ng Form ậ ằ  C p nh t tr ng thái task đúng ti n  ậ ạ đ  theo Status Date

ủ

ệ

ạ

T m h y công vi c

ệ ậ ậ C p nh t vi c  có phát sinh

% hoàn thành

Ngày công th c tự ế

ệ

ạ

Ngày công

ế

ọ M i vi c đúng h n  đ n ngày 22/5

còn l

iạ

ậ

ế

ậ ệ

ạ ộ

ắ ầ Ngày b t đ u/k t  thúc th c tự ế

ọ C p nh t đúng h n m i  ờ ế công vi c đ n m t th i  đi mể

ậ

ự ế ự

ằ

d  án b ng

ậ ữ ệ C p nh t d  li u th c t Table \ Tracking

Chi phí  th c tự ế

ờ

ắ ầ

% hoàn thành  ệ công vi c (tính  ờ theo gi

làm)

Ngày  công  th c tự ế

Th i gian b t đ u  th c tự ế

ờ Gi công  th c tự ế

ờ

Ế

Th i gian K T  THÚC th c tự ế

Ngày  công  iạ

Còn l

ẩ

% hoàn thành công vi c ệ ả tính theo s n ph m

ử ụ

S  d ng Baseline

ạ

ế

ầ ư

ệ ạ

ế

ạ

K  ho ch hi n t

i

K  ho ch ban đ u l u  trong Baseline

 Baseline có th  s  d ng v i  ớ

ể ử ụ ể Tracking Gantt đ  xem xét các sai  ự ệ l ch tr c quan

 Baseline cũng đ

ế

ạ

ử ụ ậ ặ t n i dung k  ho ch

ượ c s  d ng trong  các Variance Table ho c Form c p  ậ ế ộ nh t cho bi ố ố ầ ch t l n cu i

ố ệ ượ

ệ

View \ Tables \ Variance

 Các s  li u đã ch t trong Basline  ố ể ệ cũng đ c th  hi n trong các báo  ơ ở ể cáo và là c  s  đ  tính sai l ch

ỗ ợ

Các tính năng View h  tr  giám sát

ệ

ấ

ầ

Đánh d u các công vi c c n chú ý

 Highlight ấ

 Đánh d u các công vi c c n chú ý gi ệ quy t trên b ng danh sách côngvi c

ệ ầ ả i ế ả

L c ọ công vi c, ệ ồ ự ngu n l c

 Filter ọ ị

ệ ỉ ể ồ ự ệ ồ ự

 L c các công vi c và ngu n l c, ch  hi n  th  các công vi c, ngu n l c theo tiêu chí  đã đ nhị  Group by ị ư

 Hi n th  toàn b  các công vi c, ngu n  ị

ồ ự

ệ

Nhóm các công vi c, ngu n l c

ể ệ ộ ồ

ễ ả ự l c nh ng nhóm theo các tiêu chí đã đ nh  giúp qu n lý và giám sát d  dàng

Các tiêu chí L c ọ và Đánh d uấ

Active Tasks  ọ

ệ ự

ự

ệ

ệ

L c các công vi c đang có hi u l c th c hi n

Completed Tasks 

ọ

ệ L c các công vi c đã hoàn thành

Critical 

ế

ệ

ọ

ườ

Các công vi c tr ng y u trên đ

ng Găng

Date Range… 

ệ

ả

ờ

Các công vi c trong kho ng th i gian

Incompleted Tasks 

ư

ệ

ọ

L c các công vi c ch a hoàn thành

Late tasks 

ộ

ị

ệ Các công vi c b  mu n

 Milestones

ự

ủ

ố

ọ

ể L c riêng các đi m m c c a d  án

ệ

ờ

ọ

Task With Estimated Duration  L c công vi c có th i gian

ướ ượ c l

ng…

Using Resource  

ệ

ộ

ọ

ồ ự L c các công vi c theo m t ngu n l c

ế

ấ

ạ

ọ

T o L c và Đánh d u tùy bi n

Xóa l cọ

Xóa đánh d uấ

ạ ọ T o l c

Danh sách l cọ

ạ

ấ

T o đánh d u

ị ọ ự ộ

ể

Hi n th  l c t

đ ng

Danh sách đánh d uấ

Các tiêu chí Nhóm

 Active v. Inactive

ệ ạ

ệ

Nhóm riêng công vi c hi n t

ủ ệ ạ i và vi c t m h y

ự ộ

ặ ị

ệ

 Auto Schedule v. Manually Scheduled  đ ng / b ng tay

ư

ằ Nhóm riêng vi c đ t l ch t  Complete and Incomplete Tasks Nhóm riêng vi c đã xong, ch a xong

ệ  Constraint Type ệ

ể

ộ

Nhóm riêng vi c theo ki u ràng bu c

 Critical 

ế

ệ

ế

ọ

ọ

Nhóm riêng vi c tr ng y u và không tr ng y u (Găng, không găng)

 Duration

ố Nhóm theo s  ngày công

 Duration and Priority

ứ ư

ố

Nhóm theo s  ngày công và m c  u tiên

 Milestones

ự

ể

ố

Nhóm theo các đi m m c d  án

 Priority 

ứ ư

Nhóm theo m c  u tiên

 Resource

ồ ự

ử ụ

Nhóm theo ngu n l c s  d ng

ế ợ ọ

ậ

ấ

Bài t p k t h p l c + nhóm + đánh d u

TT Bài t pậ Đáp án

ư ệ ọ 1 Hãy l c ra các công vi c ch a hoàn thành

ệ ấ 2 ầ Đánh d u các công vi c g n xong (> 70% complete)

ử ụ ợ ặ ệ ọ 3 ợ ẽ L c các công vi c s  d ng “Bàn xoay”, “Th  n n”, “Th  v ”

ệ ấ 4 ệ Đánh d u các công vi c có chi phí > 3 tri u

ắ ầ ệ ầ ầ ọ 5 L c các công vi c b t đ u trong tu n đ u tháng 5

ự ệ ệ 6 Nhóm các công vi c theo ngày th c hi n

ệ ấ 7 Nhóm các công vi c theo % hoàn thành & chi phí (cao ­> th p)

ế

ắ

ệ S p x p các công vi c

 by Start Date

ắ ầ

 X p theo ngày b t đ u

ế  by Finish Date ế

ế

 X p theo ngày k t thúc

 by Priority

ị ư

ế

 X p theo giá tr   u tiên

 by Cost

ế

 X p theo chi phí

 by ID

ế

 X p theo mã

ế ự ộ

ắ

ọ

L c, nhóm và s p x p t

đ ng

1

Ầ

ế

ắ

S p x p TĂNG D N theo các

ệ ạ

ộ

ị

giá tr  trên c t hi n t

i

ắ

ế

Ả

ệ ạ

ị

Ầ S p x p Gi M D N theo các giá  ộ tr  trên c t hi n t

i

ộ

ị

NHÓM theo các giá tr  trên c t  ệ ạ

hi n t

i

đ ng đang áp

2

Xóa L C t ụ

Ọ ự ộ ộ

ệ ạ

d ng theo c t hi n t

i

ỡ ỏ ị

ệ ạ

ộ

G  b  NHÓM theo các  i giá tr  trên c t hi n t

3

ể

ấ

ị

Các c p hi n th

 +/­  

ệ

ệ

n hi n các công vi c chi ti

ế t

ệ ấ

ệ

Ẩ  All Subtasks  Hi n t

ấ t các các c p công vi c

 Outline Level X ể

ị

ế

ệ

ấ

 Hi n th  các công vi c đ n c p X

ươ

Ph

ng pháp giám sát

Earned Value

Baseline

 Earned Value là ph án b ng đ nh l

ự ươ ng pháp giám sát d   ự ượ ằ ị ng d a trên chi phí

 Ho t đ ng c a d  án th c hi n nhi u/ít  ự

ạ ộ ự ủ ệ ề  ề ả ẩ ự ế ẽ  s ộ ự ượ chi phí phát sinh nhi u/ít => thông qua  ạ ế giám sát chi phí k  ho ch, chi phí theo s n  ph m hoàn thành và chi phí th c t ế giám sát đ c ti n đ  d  án

 D  án đ ự

ượ c coi là đ t ti n đ  n u l ch trình  ạ ộ ế ị ầ ặ ạ ế ụ và chi phí đ t các m c tiêu ban đ u đ t ra

Status Date

ự

ử

ườ

D  án X1000 ­ may áo g i Tr

ng Sa

 May gia công 1000 áo lính

ự

ờ

 Th i gian th c hi n:

ệ 10 ngày

ợ

 Chi phí d  án: 100.000 / 1 th  / 1

ợ

ự ử ụ ngày & s  d ng 10 th .

ệ

 Chi phí: 1 tri u/ngày

ổ

 T ng chi phí:

10 tri uệ

ộ

ự L  trình d  án X1000

Sản lượng dự kiến

Chi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS

Chi phí thu được theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP

Giám sát dự án vào cuối ngày thứ 3 PV – BCWS = 3 triệu EV – BCWP = 2 triệu (200 áo x 10.000 đ) AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi)

Hết ngày thứ 3 số sản phẩm làm ra 200/300 = 67% so với dự định Chỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/BCWS = 0.67

Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiến Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ACWP = 0.87

ươ

ữ ệ

Phân tích t

ng quan d  li u

ờ

 % Th i gian

 SPI = 0.67 < 1

ệ

 30% (3 ngày)  Chi phí tg  ng: 3 tri u

ẩ

ứ  % S n ph m ả

 Làm ch m SPI < 1 ậ  Làm đúng ti n đ  SPI = 1 ộ ế  Làm nhanh SPI > 1

 CPI = 0.87 < 1

ứ

ệ

 20% (200 áo)  Chi phí tg  ng: 2 tri u

 % Chi phí

 Tiêu nhi u CPI < 1 ề  Tiêu đúng CPI = 1  Tiêu ít CPI > 1

ệ

 23% (2.3 tri u)ệ  Chi phí tg  ng: 2.3 tri u ứ

Nhỏ hơn 1 là xấu

ự

ờ

D  báo th i gian và chi phí

ự

 D  báo chi phí

ế

ộ

ự

 D  báo ti n đ   Duration / SPI   10 ngày / 0.67 = 15 ngày

EAC  = Cost / CPI             = 10 tr / 0.87              = 11.5 tr

Dự án có khả năng chậm 5 ngày và vượt ngân quỹ 1.5 triệu dựa trên những số liệu thu thập được vào ngày thứ 3

Cần tăng năng suất để SPI > 1 và cắt giảm chi phí 1.5 triệu cho 7 ngày tiếp theo để CPI > 1 nhằm đảm bảo mục tiêu

ứ

ỉ

ươ

Tra c u các ch  tiêu theo ph

ng pháp Earned Value

SV

CV

Status Date =

ế

ạ

ậ

Earned Value trên MSP : L p k  ho ch

1 2

3

5

4

6

ế ậ

Earned Value trên MSP : Thi

t l p Basline & Status Date

1 3

4

2

ậ ữ ệ

ự ế

ậ

Earned Value trên MSP : C p nh t d  li u th c t

3 2

1

4 5 6 7

Bắt đầu đúng KH Hết 3 ngày công Làm 200 áo = 20% Chi phí thực tế

Earned Value trên MSP : Đánh giá d  ánự

CPI < 1 => tiêu nhiều vượt ngân sách

Chi phí dự báo

5 6 5 Chi phí thực tế

3 4 7

SPI < 1 => chậm tiến độ

Chi phí theo sản phẩm dự kiến từ đầu (200 áo x 10.000 = 2 triệu)

Chi phí theo lịch tiến độ dự kiến vào ngày thứ 3

Lưu ý:

2 1

+ Earned Value Method = Physical % Complete

+ Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI:

- Thay đổi giá trị Physical % Complete

- Chọn Status Date tăng thêm 1 ngày sang 22/5 để khử sai số lịch

ậ

Bài t p Earned Value

ệ

ề

Bài t p ậ (Các công vi c trên đ u kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày)

Đáp án

#

ệ

ế

ậ

ộ

1

ả Công vi c nào có kh  năng ch m ti n đ ?

ệ

ả

ượ

ứ

ự

ượ

2

Công vi c nào có kh  năng v

t m c chi phí? D  báo v

t bao nhiêu?

ệ

ả

ớ

3

Công vi c nào có kh  năng hoàn thành s m?

ự ế

ệ

ả

ố

ơ

4

Công vi c nào có kh  năng tiêu t n chi phí ít h n d  ki n?

ủ

ự

ệ

ố

ố

5

D  báo s  ngày hoàn thành c a vi c s  5?

Báo cáo Earned Value

1

3

4

2