Bài giảng Quản trị dự án TS. Trịnh Thùy Anh

… Dự án: Khám phá mới của bạn …

Các nội dung chính

… Dự án: Công cụ thực hiện mục ñích …

Khái niệm về dự án

ô n g việ c

Nguồn lực

Mục ñích

Thời gian

Tập hợp các ñề suất

tạo mới, mở rộng, cải tạo CSVC

Tăng trưởng về số lượng Duy trì cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ

bỏ vốn

(cid:1) Ngân hàng thế giới WB:

Hiệu quả: lợi ích (tối ña)

Mục tiêu cụ thể

Chính sách hoạt ñộng, các khoản mục chi phí

thời gian xác ñịnh

Lợi nhuận cho chủ ñầu tư Lợi ích của cả xã hội

ðầu ra

ðầu vào

Cơ hội Cơ hội ñầu tư ñầu tư

Báo cáo Báo cáo ñầu tư ñầu tư

ðặc ñiểm dự án

Các giai ñoạn ñầu tư

Dự án Dự án ñầu tư ñầu tư

ðánh giá ðánh giá lại, thanh lại, thanh lý lý

ðặc thù Có mục ñích Mỗi dự án là duy nhất, Không có dự án thứ 2 tương tự Dự án có một ñiểm xuất phát, và ñích ñến cụ thể

Kết thúc ðẦU TƯ

Chuẩn bị ðẦU TƯ

Thẩm Thẩm ñịnh ñịnh

Khai Khai thác thác DA DA

Thực hiện ðẦU TƯ

Thiết kế Thiết kế chi tiết chi tiết

Xây Xây dựng, dựng, TC TC

Rủi ro Tạm thời, chu kỳ sống

ðấu ðấu thầu, thầu, Hợp Hợp ñồng ñồng

Rủi ro luôn song hành với dự án Tương hỗ Mâu thuẫn

Phân bố thời gian cho các nỗ lực của dự án

Chu kỳ của dự án

Dự án ñặc biệt có kết thúc nhanh Kết thúc nhanh % hoàn thành của dự án ðỉnh mức nỗ lực Tăng trưởng nhanh

Kết thúc chậm Bắt ñầu chậm Mức ñộ nỗ lực % hoàn thành của dự án Thời gian Tăng trưởng nhanh

Hình thành

Lựa chọn

Lập kế hoạch, tiến ñộ, giám sát, kiểm soát

ðánh giá và kết thúc

Thời gian Dự án thông thường Bắt ñầu chậm

Thời gian

Các bên liên quan ñến dự án

Nội dung quản trị

Ngân hàng, ñịnh chế tài chính, ñối tác liên doanh

ðơn vị xây dựng công trình, lắp ñặt trang thiết bị

Tổ chức tài trợ vốn

Nhà thầu

Nhà nước

Bộ Kế hoạch và ðầu tư Bộ Xây dựng Bộ Tài chính Ngân hàng Nhà nước

Giai ñoạn xây dựng ý tưởng

Giai ñoạn phát triển

Giai ñoạn thực hiện

Giai ñoạn kết thúc

Chủ dự án

Cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc

ðưa ra các yêu cầu về thời gian, chất lượng, chi phí

Khách hàng

Nhà cung ứng

Chuyên môn về khảo sát, thiết kế, lập dự toán, giám sát CT, nghiệm thu chất lượng CT

Khái niệm quản trị dự án

Kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật

Mục tiêu

Hoạt ñộng dự án

… ðể không lạc ñường …

Tư vấn

Lịch sử Quản trị dự án

Mục tiêu quản trị dự án

Lịch sử cổ ñại: Kim tự tháp Ai Cập, ñế chế Ba Tư …

(cid:2) Bùng nổ tri thức nhân loại (cid:2) Tăng trưởng nhu cầu hàng hóa/dịch vụ

Sự hài lòng của khách hàng

1950: Lĩnh vực quân sự Mỹ: Manhattan, Apollo, Sao Bắc Cực…

(cid:2) Thị trường cạnh tranh toàn cầu

Lợi nhuận

Nghề nghiệp bất thường

Nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của tổ chức

Hệ thống chỉ tiêu kỹ thuật

Quản trị dự án

Chuyên nghiệp

Mục tiêu cấp 2 Sản phẩm/ dịch vụ Mục ñích ban ñầu Thời gian

Mục tiêu cấp 1 Chi phí Chất lượng

Các hoạt ñộng của dự án

Các hoạt ñộng sản xuất – kinh doanh

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà có tính chất mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất ñịnh hàng hoá hoặc dịch vụ (sản xuất ñơn chiếc)

Một khối lượng lớn hàng hoá dịch vụ ñược sản xuất trong một thời kỳ (sản xuất hàng loạt)

Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Thời gian tồn tại của các công ty, tổ chức là lâu dài

Lập kế hoạch

Các số liệu thống kê ñược sử dụng hạn chế trong các dự án

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích ñối với việc ra quyết ñịnh

Thiết lập mục tiêu ðiều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch

Phải trả giá ñắt cho các quyết ñịnh sai lầm

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm

Nhân sự mới cho mỗi dự án

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến

Trách nhiệm rõ ràng và ñược ñiều chỉnh qua thời gian

Phân chia trách nhiệm thay ñổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án

Môi trường làm việc thường xuyên thay ñổi

Môi trường làm việc tương ñối ổn ñịnh

ðiều phối thực hiện Giám sát

ðo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo Giải quyết các vấn ñề. ðiều phối tiến ñộ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và ñộng viên cán bộ và nhân viên.

Quản trị dự án

Nội dung quản trị

Nhà nước

Tổng thể các chính sách, cơ chế, pháp luật, quy ñịnh….

Lập kế hoạch tổng quan

Quản trị phạm vi

Quản trị thời gian

Quản trị chi phí

Quản trị chất lượng

Quản trị nhân lực

Dự án ñầu tư

Quản trị rủi ro

Giai ñoạn dự án

Quản trị thông tin

Quản trị hoạt ñộng cung ứng

Nhà quản trị dự án

Các vấn ñề mấu chốt

• Dự án là gì? • Quản trị dự án ñể làm gì? • ðặc ñiểm dự án ảnh hưởng ñến quản trị

dự án như thế nào?

• Thế nào là dự án thành công? • Các nội dung quản trị dự án?

Lĩnh vực dự án

Chương 2

… Bước khởi ñầu quan trọng …

Lựa chọn dự án và các tiêu chí lựa chọn

… Tìm hoa trong rừng …

Lựa chọn dự án trong ñiều kiện bất trắc – phân tích rủi ro

Khung phân tích ñể lựa chọn dự án Lựa chọn dự án và các tiêu chí lựa chọn Quan ñiểm lựa chọn dự án Lựa chọn dự án trong lĩnh vực tư nhân và công cộng Các mô hình lựa chọn dự án Sử dụng các chỉ tiêu ñịnh lượng ñể lựa chọn dự án Sử dụng các tiêu chí ñịnh tính ñể lựa chọn dự án

Khung phân tích lựa chọn

Lựa chọn dự án? Hiệu quả

Khả thi

Lợi ích xã hội, cộng ñồng?

Nhà nước

Phân tích môi trường ñầu tư Phân tích pháp lý

Phân tích thị trường Xem xét tính phù hợp của DA ñối với QH phát triển chung của quốc gia, ngành, ñịa phương

Dự án ñầu tư

Chủ dự án

ðịnh chế tài chính Phân tích môi trường Phân tích kỹ thuật dự án Phân tích nguồn lực Xem xét sự an toàn của vốn vay

Lợi nhuận?

Quan ñiểm lựa chọn

Mô hình lựa chọn

Phân tích rủi ro Phân tích tài chính dự án Phân tích kinh tế xã hội Lựa chọn các DA tốt nhất ñể ñầu tư, phát hiện ngăn chặn các dự án xấu

Mô hình không số:

Hiệu quả dự án: quy mô lãi?

• Mô hình con bò thần

Quan ñiểm chủ ñầu tư

• Mô hình tính khẩn thiết của hoạt ñộng

Sự an toàn của số vốn vay?

• Mô hình tính cấp thiết của cạnh tranh

Quan ñiểm ngân hàng

• Mô hình lợi thế so sánh

Tác ñộng tích cực, tiêu cực?

Quan ñiểm nền kinh tế

Mô hình số:

• Sử dụng các chỉ tiêu ñịnh lượng

Thu ngân sách: thuế, lệ phí? Chi ngân sách: trợ cấp, ưu ñãi?

• Tính ñiểm: sử dụng các chỉ tiêu ñịnh tính

Quan ñiểm ngân sách

Công bằng xã hội?

Quan ñiểm phân phối lại thu nhập

Các chỉ tiêu ñịnh lượng lựa chọn dự án

Các tiêu chí ñịnh tính lựa chọn dự án

Dự án

Các tiêu chí lựa chọn (gia trọng tương ñối)

Dự án xây dựng văn ốc cao phòng

Dự án kinh doanh sạn, nhà khách hàng

Dự án vận hành nhà máy sản xuất hạt nhựa

NPV

∑

− CB t t NPV > 0 t + 1( ) r

= 0

Yếu tố lợi nhuận, thể hiện qua việc ñạt ñược các chỉ tiêu tài chính tốt (0,3)

2. Chỉ tiêu tỷ suất nội hoàn:

Sự dễ dàng trong việc xin ñược cấp phép, khả năng giải phóng mặt bằng, sự thuận lợi và hỗ trợ của cơ quan quản lý nhà nước và chính quyền ñịa phương trong quá trình thực hiện dự án (0,15)

NPV

IRR > r 0

=∑

− CB t t t + IRR )

1(0 =

Kinh nghiệm và chuyên môn của chủ dự án trong lĩnh vực ñầu tư (0,2)

4. Chỉ tiêu thời gian hoàn vốn:

Ít rủi ro, ít chịu sự tác ñộng của môi trường kinh tế xã hội (0,15)

3. Chỉ tiêu tỷ số lợi ích/chi phí: ∑

NPV

Khả năng dễ dàng trong khai thác, quản lý một cách chuyên nghiệp (0,1)

= ∑

)

− CB t t + r )

BCR

t 1(0

= 0 n

BCR > 1

∑

T < n

Nâng cao uy tín sau khi thực hiện dự án, khả năng phát triển lâu dài về sau, các lợi ích khác (0,1)

B t + r C t + r

)

Tổng ñiểm

3,1

2,85

Lựa chọn dự án trong ñiều kiện bất trắc – Phân tích rủi ro

1. Chỉ tiêu hiện giá thuần:

Chủ quan, ñộ tin cậy??? Không xét sự phụ thuộc giữa các yếu tố???

… trong gió bão …

Sử dụng nhiều tiêu chí ñánh giá lựa chọn dự án Dễ xây dựng ma trận quyết ñịnh Thích hợp với nhiều dự án

Lựa chọn dự án trong ñiều kiện bất trắc – phân tích rủi ro Phương pháp phân tích ñịnh tính rủi ro Phương pháp phân tích ñịnh lượng rủi ro

Khả năng xuất hiện rủi ro trong dự án

Phân tích ñịnh tính rủi ro dự án:

• Mục ñích: ñánh giá tổng thể xem rủi ro tác ñộng ñến những bộ phận nào và mức ñộ ảnh hưởng của nó ñến từng bộ phận và toàn bộ dự án.

ðòi hỏi chi phí và nguồn lực lớn, thời gian dài

Các phương pháp phân tích: • Phương pháp chuyên gia

Dự án có tính ñộc ñáo, cá biệt Môi trường kinh tế: giá cả, lạm phát, cơ chế kinh tế

Rủi ro luôn tiềm ẩn trong dự án Rủi ro luôn tiềm ẩn trong dự án

ðòi hỏi sự hợp tác cao của nhiều bên liên quan Môi trường chính trị, luật pháp: trách nhiệm về tài chính công, hệ thống kiểm soát Môi trường văn hóa: thói quen, hành vi người dân

Phân tích ñịnh lượng rủi ro dự án:

1. Phương pháp chuyên gia

1. Phương pháp tỉ suất chiết khấu ñiều chỉnh

Phương pháp chuyên gia tập thể

RA: tỉ suất chiết khấu ñiều chỉnh theo ñộ rủi ro RF: tỉ suất chiết khấu khi không có rủi ro I: Tỉ số lạm phát cho phép RP: Phần thưởng rủi ro ñể ñiều chỉnh suất chiết khấu

Ph−¬ng ph¸p 1: Làm việc nhóm: RA = (RF + I + RP)t ðánh giá ý kiến chuyên gia Họp nhóm chuyên gia: lấy ý kiến tự do Ph−¬ng ph¸p 2: RF P là xác suất xuất hiện rủi ro

Phương pháp Delphi

RA = 1 -P

Phương pháp 3: theo kinh nghiệm phân ra 3 mức ñộ mạo hiểm:

…

Các loại dự án

Tỉ lệ chiết khấu ñiều chỉnh

Dự án an toàn Dự án có mức ñộ mạo hiểm thấp Dự án có mức ñộ mạo hiểm cao

rd = r + 2% rd = r + 4% rd = r + 8%

Tập hợp ý kiến Tập hợp ý kiến Lấy ý kiến chuyên gia (biệt lập) Lấy ý kiến chuyên gia (biệt lập)

Tổ dự án sử dụng bảng câu hỏi Tổ dự án tập hợp các ý kiến chung Tổ dự án tập hợp các ý kiến chung Tổ dự án gửi danh mục ý kiến chung

2. Phương pháp phân tích ñộ nhậy

3. Phương pháp xác suất

• B−ước 3: tính giá trị kỳ vọng của thu nhập mong ñợi X= ∑∑∑∑ Xi. Pi

i = 1

Hiệu quả của dự án: các chỉ tiêu NPV, IRR, BCR, T

Yếu tố ñầu vào

Phân tích ñộ nhậy

Yếu tố ñầu ra

Giá bán sản phẩm Quy mô thị trường (nhu cầu, tiềm năng) Vốn ñầu tư-, chi phí khai thác Chi phí sử dụng vốn Tuổi thọ của dự án

4. Phương pháp cây quyết ñịnh

Các vấn ñề mấu chốt

Nhu cầu thị trường cao (0,3)

Triển khai theo hướng X

-0,2

Nhu cầu thị trường thấp (0,7) 0,7

-2

0,14

Triển khai theo hướng Y

Chọn dự án A

Nhu cầu cao 0,632

3,8

Hướng X

1,6

Nhu cầu thấp 0,368

-2,2

0,14

1,6

Hướng Y

0,19

-0,2

• Lựa chọn dự án ñể làm gì? • Làm thế nào ñể lựa chọn ñúng dự án? • Các yếu tố bất ngờ có ảnh hưởng ñến sự thành công của dự án không? Phải làm thế nào ñể tránh các ảnh hưởng tiêu cực?

Thiếu dữ liệu ñể lựa chọn

Nhu cầu cao 0,3

3,8

• Lựa chọn dự án có vai trò thế nào ñối với doanh

Chọn dự án B

-0,67

Nhu cầu thấp 0,745

Hướng X

-2,2

nghiệp/tổ chức?

Dữ liệu tạm ñủ ñể chọn

0,14

- 0,2

Hướng Y

-0,2

0,47

Nhu cầu cao 0,176

3,8

Hướng X

-1,14

Nhu cầu thấp 0,824

-2,2

ðầy ñủ dữ liệu ñể chọn

- 0,2

Hướng Y

-0,2

0,34

Kết thúc chương 2

Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án

Các mô hình tổ chức dự án Lựa chọn mô hình tổ chức dự án

Giám ñốc dự án

Vị trí và trách nhiệm của giám ñốc dự án Tố chất cần thiết của giám ñốc dự án

Xây dựng ñội ngũ dự án

ðội ngũ dự án Cấu thành ñội ngũ dự án Phát triển và lãnh ñạo ñội ngũ dự án

Mô hình dạng chức năng

GIÁM ðỐC

...

…Quản lý dự án chính là quản lý con người…

Trưởng phòng ñầu tư

Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng tài chính

(cid:2)Linh hoạt trong việc huy ñộng và sử dụng nhân lực (cid:2)Tính chuyên nghiệp cao

(cid:2)Khó ñiều hành (cid:2)Tổ chức lỏng lẻo, môi trường bất ổn (cid:2)Các hoạt ñộng DA không nhận ñược sự ưu tiên cần thiết

Mô hình dạng ma trận

Mô hình dạng dự án

GIÁM ðỐC

... Giám ñốc kỹ thuật Giám ñốc tài chính Giám ñốc kinh doanh Trưởng bộ phận dự án

Giám ñốc DA A

Trưởng phòng kỹ thuật

Giám ñốc DA B

Trưởng phòng tài chính

Giám ñốc DA A A, B C, D E, F G, H

Giám ñốc DA B I, K L, M O, P Q, T

Tài chính

Kỹ thuật

Sản xuất

Tài chính

Kỹ thuật

Sản xuất

(cid:2)ðội ngũ ổn ñịnh, tổ chức theo yêu cầu khách hàng ⇒ phản ứng nhanh (cid:2)Nhà quản lý có ñầy ñủ quyền lực ñối với DA, dễ ñiều hành, (cid:2)Các thành viên chịu sự ñiều hành trực tiếp của giám ñốc dự án

Giám ñốc DA C X, Y Z, T V, U J, R

(cid:2)Lãng phí nhân lực (cid:2)Nhà quản lý có thể thuê chuyên gia giỏi bên ngoài

(cid:2)Trao quyền cho trưởng DA ⇒ thực hiện DA ñúng y/cầu kỹ thuật, tiến ñộ, ngân sách (cid:2)Tài năng chuyên môn ñược phân cho nhiều DA khác nhau (cid:2)Kết thúc DA, các nhà chuyên môn lại trở về các phòng chức năng (cid:2)Tổ chức theo yêu cầu khách hàng ⇒ phản ứng nhanh

(cid:2)Quyền & trách nhiệm phức tạp, có thể gây trùng chéo, mâu thuẫn, trái ngược nhau (cid:2)Vi phạm chế ñộ hai thủ trưởng

Nhân tố ảnh hưởng

Mô hình chức năng

Mô hình dự án

Mô hình ma trận

Cao

Tính thay ñổi

Thấp

Kỹ thuật sử dụng

Tiêu chuẩn

Phức tạp

Mới

Trung bình

Cao

Mức ñộ phức tạp

Thấp

Trung bình

Dài

Thời gian dự án

Ngắn

Quy mô

Trung bình

Nhỏ

Lớn

Trung bình

Cao

Tầm quan trọng

Thấp

Trung bình

ðặc ñiểm khách hàng

Duy nhất

Phong phú, ña dạng

Lựa chọn mô hình tổ chức thực hiện DA (cid:2)Quy mô DA, nguồn lực DA? (cid:2)ðặc ñiểm DA: ñịa ñiểm, thời gian thực hiện? (cid:2)Công nghệ sử dụng? (cid:2)ðộ bất ñịnh của DA? (cid:2)Khả năng, chuyên môn, kinh nghiệm? (cid:2)Số lượng DA cùng thực hiện trong cùng thời kỳ?

Trung bình

Yếu

Mạnh

Tính phối hợp với các bộ phận trong dự án

Trung bình

Mạnh

Yếu

Tính phối hợp với các bên liên quan ngoài dự án

Nhanh

Trung bình

Dài

Thời gian ñưa ra các quyết ñịnh

• Trọng tâm

Vị trí của giám ñốc dự án

• ðiều hành phối hợp

Khách hàng

Cơ quan chính phủ

Tổ chức tài trợ

Cộng ñồng

Tổ chức, dịch vụ

… Giám ñốc mất phần lớn thời gian quan hệ với các nhân vật chính của dự án …

Giám ñốc dự án

Các nhà cung ứng

Lð trực tiếp

Tư vấn

Các nhà thầu

Bộ phận chức năng

Trách nhiệm của nhà quản trị DA

Tố chất của giám ñốc dự án

Kiến thức

ðáp ứng nhu cầu của khách hàng

Quản trị sự thay ñổi

Phục vụ khách hàng

ðiều hành DA theo mục tiêu

Phối kết hợp các thành viên

Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án

Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro ...

Duy trì nguồn lực

Phẩm chất

Năng lực

Vấn ñề nguồn lực

ðảm bảo hệ thống thông tin, báo cáo

Trách nhiệm với công ty mẹ

Kiến thức của giám ñốc dự án

Năng lực của giám ñốc dự án

Năng lực lãnh ñạo

Khả năng giao tiếp & thông tin Khởi xướng Bề mặt kiến thức tổng hợp Làm gương Kiến thức kỹ thuật chuyên ngành Khả năng thương lượng & giải quyết khó khăn Kiến thức kỹ thuật chuyên ngành Bề mặt kiến thức tổng hợp Huấn luyện

Năng lực ra quyết ñịnh

Năng lực ngoại giao

Khả năng tiếp thị & quan hệ với khách Lắng nghe

Kiến thức quản lý Kiến thức quản lý

(cid:2).

So sánh giữa nhà QLDA và quản lý chức năng

Phẩm chất của giám ñốc dự án

Nhà quản trị chức năng

Nhà quản trị dự án

Là chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn

Ý chí, bình Ý chí, bình tĩnh, kiên ñịnh tĩnh, kiên ñịnh

Phẩm chất Phẩm chất tính cách tính cách

Cởi mở, Cởi mở, hướng ngoại hướng ngoại

Linh hoạt, Linh hoạt, thích ứng thích ứng

Có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực, kinh nghiệm phong phú

Thạo kỹ năng phân tích Có kỹ năng tổng hợp

ðạo ñức ðạo ñức cá nhân cá nhân

Phẩm chất Phẩm chất ñạo ñức ñạo ñức

ðạo ñức ðạo ñức xã hội xã hội

Giám sát kỹ thuật chuyên sâu về lĩnh vực

Tổ chức, phối hợp mọi bộ phận, thành viên cùng hoàn thành DA

Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ

Chịu trách nhiệm tổ chức, tuyển dụng, lập kế hoạch, hướng dẫn, quản lý dự án

Tinh thần tập thể

ðội ngũ dự án

Mục tiêu chung

Nguyên tắc xây dựng ñội ngũ

… ðội ngũ: nghĩa là nhiều người làm những ñiều tôi nói …

Quyền lợi

Trách nhiệm

Ràng buộc

Khích lệ

Thưởng phạt rõ ràng

Chỉ ñạo

Giúp ñỡ

Dung hòa các mối quan hệ

Phát triển và lãnh ñạo ñội ngũ dự án

Các vấn ñề mấu chốt

Phát triển ñội ngũ dự án

ðào tạo, Bồi dưỡng

ðánh giá, Khuyến khích

• Mô hình tổ chức nào cho dự án của bạn? • Làm giám ñốc dự án khó như thế nào?

Phải làm những gì?

Dân chủ

Hỗ trợ

Giám sát

Lãnh ñạo ñội ngũ dự án

Tinh thần tập thể

Ý chí, nhiệt tình

Giúp ñỡ, hỗ trợ

Xây dựng văn hóa ñội ngũ

• ðội ngũ dự án ñóng vai trò gì trong sự thành công của dự án? ðội ngũ quan trọng hơn hay giám ñốc dự án quan trọng hơn? ðể phát triển ñội ngũ phải làm thế nào?

Cơ chế

Rõ ràng

Thưởng phạt

Quản trị xung ñột

Xoa dịu

Thỏa hiệp

Hợp tác

Bỏ qua

ðối lập

Lập kế hoạch dự án

Cơ cấu phân chia công việc

Ngân sách dự án

… Phía trước là con ñường…

LẬP KẾ HOẠCH

Thiết lập mục tiêu ðiều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch

ðIỀU PHỐI THỰC HIỆN

… Kế hoạch, kế hoạch, và kế hoạch…

GIÁM SÁT

Quá trình lập kế hoạch

Kế hoạch cấp 1

Quá trình lập kế hoạch

Các mức ñộ của kế hoạch

Kế hoạch cấp 2

Kế hoạch cấp 3

Kế hoạch dự án

Trình tự lập kế hoạch dự án

Lập tiến ñộ

Mục tiêu

Xác lập mục tiêu

Phát triển kế hoạch (WBS)

• xác ñịnh các công việc cần làm • sắp xếp công việc theo trình tự • xác ñịnh nguồn lực, thời gian thực hiện những công việc ñó

Ý nghĩa của kế hoạch dự án

Dự toán Chi phí, Cân bằng nguồn lực

Báo cáo kết thúc

• • • • •

cơ sở ñể tuyển dụng, ñiều phối nhân lực căn cứ ñể lập ngân sách và kiểm tra tài chính dự án căn cứ ñể ñiều phối và quản lý các công việc của dự án giúp tránh khỏi hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro cơ sở ñể kiểm tra, giám sát, kiểm soát dự án

Thực hiện kế hoạch dự án

Nội dung kế hoạch dự án

Tổng quan chung về dự án

Các mục tiêu của dự án

Yêu cầu kỹ thuật & quản trị

ðánh giá ý tưởng dự án

Xác ñịnh các yêu cầu dự án

Thiết kế dự án

Thực hiện

Tiến ñộ thực hiện dự án

Nguồn lực dự án

Hợp ñồng dự án

Triển khai dự án

Thử nghiệm dự án

dự án

Nhân sự của dự án

Phương pháp kiểm tra, ñánh giá

Khai thác dự án

Hoạt ñộng và duy trì dự án

Thu thập ý kiến ñánh giá của khách hàng

Xác ñịnh và kế hoạch ñối phó rủi ro

10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở

13.00.00 Nội thất

11.00.00 Chuẩn bị mặt bằng

12.00.00 Xây nhà

14.00.00 Hoàn thiện

13.10.00 ðiện

11.10.00 họp với ñ.phương

12.10.00 ðổ móng

14.10.00 ...

13.20.00 Nước

11.20.00 ño ñạc, vệ sinh

12.20.00 Làm tầng 1

14.20.00 …

13.30.00 …..

11.30.00

12.30.00 Làm tầng 2

14.30.00 …

12.31.00

11.31.00 11.32.00

12.31.10 12.32.20

11.32.10 11.32.20

12.32.21 12.32.22

12.32.00

11.32.21 11.32.32

… Một dự án lớn là tổng hợp của những nhiệm vụ nhỏ …

12.40.00 …

OBS

Trình tự:

Cơ cấu phân chia công việc WBS

Nội dung:

Xác lập ma trận trách nhiệm

WBS

o Mô tả các công việc phải làm? o Người chịu trách nhiệm các công việc? o Quỹ thời gian với từng công việc? o Các yêu cầu nguồn lực?

Xác ñịnh dữ liệu liên quan ñến công việc (thời gian nguồn lực)

Phân tích dự án thành các gói công việc/công việc

Lập danh mục và mã hóa công việc

Ma trận trách nhiệm

Công việc

Kế toán trưởng dự án

Kỹ sư trưởng dự án

Giám ñốc dự án

Trưởng bộ phận kinh doanh

Tổng giám ñốc công ty

Lập kế hoạch dự án

Xác ñịnh WBS

Cð

Ước tính chi phí

Cð

Lập kế hoạch thị trường

Lập tiến ñộ

Cð

… Tiên liệu trước những khoản chi không rõ …

Ngân sách

Ngân sách dự án:

Lập ngân sách:

Phương pháp từ trên xuống

Kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt ñộng dự án nhằm ñảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, tiến ñộ và ñảm bảo yếu tố kỹ thuật của dự án.

Ngân sách

Phương pháp từ dưới lên

ðặc ñiểm ngân sách dự án: (cid:2) Phụ thuộc kế hoạch, mục tiêu và nguồn quỹ tổ chức (cid:2) Mang tính ước tính, giả thuyết (cid:2) Ngân sách phải linh hoạt, có thể ñiều chỉnh ñược

Ước lượng các yếu tố chi phí

Phương pháp kết hợp

Chi phí ñầy ñủ

Ngân sách

Chi phí trực tiếp

Chi phí chung

Lợi nhuận ñịnh mức + thuế

Chi phí vật liệu

Chi phí lao ñộng

Chi phí máy

Các vấn ñề mấu chốt

• Kế hoạch dự án ñược lập thế nào? • Cơ cấu phân chia công việc ñể làm gì? • Ngân sách dự án ñược xác ñịnh thế nào?

…Lần lượt từng ngày ñi …

9191

Quá trình lập kế hoạch

Kế hoạch cấp 1

Quá trình lập kế hoạch

Các mức ñộ của kế hoạch

Kế hoạch cấp 2

Kế hoạch cấp 3

Biểu ñồ Gantt:

Kế hoạch cho chương trình quốc gia ñưa mèo vào vũ trụ

NhiNhiệệm vm vụụ chchíínhnh

Năm Năm 11

Năm Năm 22

Năm Năm 33

Năm Năm 44

Năm Năm 55

ThiThiếết kt kếế, ch, chếế ttạạo to tààu vu vũũ trtrụụ cho mcho mèèoo

ThThửử nghi

nghiệệm tm tààu vu vũũ trtrụụ

c năng sinh lý củủa ma mèèo o

Nghiên cứứu chu chứức năng sinh lý c Nghiên c trong vũũ trtrụụ trong v

TuyTuyểển chn chọọn/hun/huấấn luy

n luyệện mn mèèoo

ng/mô hìình ñưa m

o lên nh ñưa mèèo lên

Xây dXây dựựng hng hệệ ththốống/mô h vvũũ trtrụụ / /ñưa mñưa mèèo vo vềề

…Bíquyết ñểthiết kếnhiệm vụ…

ðưa mðưa mèèo lên v

o lên vũũ trtrụụ / / ñưa mñưa mèèo vo vềề

Sơ ñồ mạng?

Sơ ñồ CPM: Critical Path Method – phương pháp ñường găng

Chuỗi công việc song song

Chuỗi công việc tuần tự

Sơ ñồ PERT: Program and Evalution Review Technique – Kỹ thuật ñánh giá và kiểm soát chương trình

Chuỗi công việc dây chuyền

Sơ ñồ mạng AON: sơ ñồ mạng sự kiện công việc ñặt trên nút

D G

Sơ ñồ mạng AOA:

Sơ ñồ mạng công việc công việc ñặt trên ñường

… Theo ñúng trình tự…

I E A B F C K

Trình tự lập sơ ñồ mạng

Quy tắc lập sơ ñồ mạng: - ðánh số - Tách và nhập công việc - ðơn giản - Phản ánh quan hệ

Xác ñịnh WBS Lập sơ ñồ mạng

…Ta là người quan trọng …

D G Tính thời gian, chi phí công việc Xác ñịnh ñường găng, thời gian DA I E A B F C K

Một số ñịnh nghĩa về công việc:

Một số ñịnh nghĩa về sự kiện:

Công việc thực:

ðổ BT móng 10 ngày

Sự kiện ñầu

Sự kiện xuất phát

ðào ñất móng

Lắp ghép móng

Công việc ảo:

5 ngày

2 ngày

Sự kiện cuối

Sự kiện hoàn thành

Công việc chờ ñợi

Công việc nối tiếp nhau:

ðường: chuỗi các công việc sắp xếp liên tục ðường găng: ñường có ñộ dài lớn nhất Mạng lưới: phối hợp giữa nút và cung

Hai công việc cùng bắt ñầu:

A B

Tài nguyên: Dự trữ ñược/Không dự trữ ñược Thời gian công việc

Hai công việc cùng kết thúc:

Các thông số trong sơ ñồ mạng

i Ej Lj j

Thời ñiểm sớm của sự kiện:Ej

Thời ñiểm sớm của các công việc Thời ñiểm bắt ñầu sớm: ESij = Ei Thời ñiểm kết thúc sớm: EFij = ESij + tij

Ej = Ei + tij Ej = Max [(Ei + tij) ; (Eh + thj );…]

Thời ñiểm muộn của sự kiện: Lj

Thời ñiểm muộn của các công việc Thời ñiểm kết thúc muộn: LFij = Lj Thời ñiểm bắt ñầu muộn: LSij = LFij – tij

Lj = Lk – tjk Lj = Min [(Lk - tik) ; (Ll - til);…]

Thời gian dự trữ của sự kiện: Rj Rj = Lj – Ej

Thời gian dự trữ của công việc: Dự trữ toàn phần: GRii = Lj – Ei – tij Dự trữ bắt ñầu: SRij = Lj – Li – tij Dự trư kết thúc: FRij= Ej –Ei – tij Dự trữ ñộc lập: IRij = Ej - Li – tij

Ví dụ

Trình tự lập sơ ñồ mạng CPM

D,3

G,4

A,2

I,4

B1: Tính thời ñiểm sớm của sự kiện Ej

E,6

E1 = 0 Ej = Max (Ei + tij)

B,4

F,12

B2: Tính thời ñiểm muộn của sự kiện Lj

C,4

Ln = En Lj = Min (Lk – tjk)

K,3

B3: Xác ñịnh ñường găng

ñường dài nhất, có Rj = 0

B4: Tính thời ñiểm sớm của công việc

ESij = Ei EFij = ESij + tij

B5: Tính thời ñiểm muộn của công việc

LFij = Lj LSij = LFij – tij

Công Công viviệệcc ThThờời i hhạạnn TrTrìình tnh tựự ththựực c hihiệệnn

B6: Tính thời gian dự trữ

GRij = Lj – Ei – tij SRij = Lj –Li – tij FRij = Ej –Ei – tij IRij = Ej –Li – tij

AA BB CC DD EE FF GG II KK 22 44 44 33 66 1212 44 44 33 KhKhởởi công i công i công KhKhởởi công KhKhởởi công i công sau A sau A sau B sau B sau Csau C sau F, E, D sau F, E, D sau Gsau G sau Csau C

Bước 1: E1 = 0 E2 = E1 + t12 = 2 E3 = E1+ t13 = 4 E4 = E1+ t14 = 4 E5 = max [E2+ t25; E3+ t35; E4+ t45] = E4+ t45 = 16 E6 = E5+ t56 = 16 + 4 = 20 E7 = max [ E4+ t47; E6+ t67] = E6+ t67 = 20 + 4 = 24

Bước 4, 5, 6:

⇒ L7 = E7 = 24

Công việc tij EFij LSij GRij SRij FRij IRij ESij = Ei LFij = Lj (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) A (1-2) 4 0 4 13 9 9 9 0 0

Bước 2: Ln = En L6 = L7 - t67 = 24 - 4 = 20 L5 = L6 - t56 = 20 - 4 = 16 L4 = min [L7 - t47; L5 - t45] = L5 - t45 = 4 L3 = L5 - t35 = 16 - 6 = 10 L2 = L5 - t25 = 16 - 3 = 13

B (1-3) 2 0 2 10 8 8 8 0 0

B−íc 3:

Sự kiện găng: 1, 4, 5, 6, 7 ⇒ ñường găng C, F, G, I

D,3

G,4

A,2

I,4

E,6

B,4

F,12

C,4

K,3

C (1-4) 4 0 4 4 0 0 0 0 0 D (2-5) 3 4 7 16 13 9 0 9 0 E (3-5) 6 2 8 16 10 8 0 8 0 4 16 16 4 F (4-5) 12 0 0 0 0 G (5-6) 4 16 20 20 16 0 0 0 0 I (6-7) 4 20 20 24 20 0 0 0 0 K (4-7) 3 4 7 24 21 17 17 17 17

Các thông số trong sơ ñồ mạng PERT

te =

Khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn D?

Từ D →Z →p%

σ =

a + 4m + b 6 b - a 6

Thời hạn hoàn thành dự án tương ứng với mức xác suất p?

2 V = σ

2 )

(

Từ p → Z → D

b - a 6 S = ∑ te = ∑tij σ2 = ∑ σ2

ij (ij là các công việc găng)

− SD σ

tong

2 σ ij

− SD ∑

… ðối thủcạnh tranh nặng ký …

Ví dụ: cho ví dụ như trên

Xác ñịnh thời gian sớm nhất ñể hoàn thành DA?

Xác ñịnh xác suất ñể hoàn thành DA muộn nhất là 28 tuần?

σ σ2 a m b te Công việc A 1 2 6 2.5 0.8 0.7 B 3 4 5 4.0 0.3 0.1 C 3 4 8 4.5 0.8 0.7 D 2 3 5 3.2 0.5 0.3 E 4 6 8 6.0 0.7 0.4 F 11 12 16 0.8 0.7 12.5

Các bước thực hiện (cid:2)Vẽ sơ ñồ mạng (cid:2)Tính thời gian tij và σ2 của mỗi công việc (cid:2)Dùng phương pháp CPM với tij = te ñể xác ñịnh các công việc găng và ñường găng (cid:2)Xác ñịnh khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn

Tính thời gian hoàn thành DA với khả năng 70%?

D,3

G,5

A,3

I,5

Công việc găng: C, F, G, I

E,6

B,4

⇒ ðường găng:

F,13

C,5

K,4

1 - 4 - 5 - 6 - 7

Thời gian sớm nhất ñể hoàn thành DA là S = 26,17 tuần ⇒ σ2

T = 3,8

28 - 27

D - S

Z =

= 1,028 ⇒ p = 0,845

σ2

8,3

…Giải pháp cho những ñiều phức tạp …

Với p = 0,7 ⇒ Z = 0,502

D = (Z *σ2

T ) + S = 0,502*(3,83)1/2 +26,17 = 27,2 tuần

G 2 4 9 4.5 1.2 1.4 I 3 4 9 4.7 1.0 1.0 K 1 3 8 3.5 1.2 1.4

CCáác vc vấấn ñn ñềề mmấấu chu chốốtt

• Sơ ñồ Gantt hay sơ ñồ mạng? • Mạng CPM hay mạng PERT? • Lập sơ ñồ mạng như thế nào?

11 9

ðiều hòa

nguồn lực

Vấn ñề cơ bản về phân bổ nguồn lực

Các vấn ñề cơ bản

… Viên gạch nền …

Phương pháp ñường găng rút ngắn tiến ñộ dự án

Phân bổ nguồn lực trong ñiều kiện hạn chế

Phân loại nguồn lực

Biểu ñồ yêu cầu nguồn lực ñiển hình

Kế toán

Tính chất thay thế

Chế tạo

Kết thúc

Thiết kế sơ bộ

Phát triển nâng cao

Thiết kế chi tiết

Khả năng sẵn có

Tính chất dự trữ

Lao ñộng phổ thông

Vật liệu

500

125

400

Các yêu cầu nhân lực (giờ công)

100

Kỹ sư

Các yêu cầu vật liệu ($100)

300

200

100

Chi phí NVL Chi phí nhân công Chi phí khác … Có thể thay thế Khôn g thể thay thế

Có thể dự trữ Khôn g thể dự trữ

Tiêu hao dần Có thể phục hồi Khôn g bị ràng buộc Khôn g bị ràng buộc

Các bài toán về phân bổ nguồn lực

Cân bằng các yếu tố nguồn lực

(cid:1) Thời gian hạn chế (cid:1) Nguồn lực hạn chế

ðiều hòa nguồn lực dự án

… ð(cid:4) d(cid:6) án phù h(cid:12)p v(cid:14)i b(cid:17)n …

(cid:2) ðiều hòa nguồn lực (cid:2) ðẩy nhanh tiến ñộ (cid:2) Phân bổ nguồn lực trong ñiều kiện hạn chế (cid:2) Tối ưu hoá quan hệ thời gian - chi phí

D,6,5

4-7

1-3

G,4,8 A,4,8 I,4,10 E,3,6 B,2,6

3-5

3 4

1-2

6 !10!

2-5

5 !8!

4 !4! 7

5-6

6-7

1-4

4-5

4 !7!

2 !5! 5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

3 !6! 5

1 !5! 1 !6! 3 1 !8! 2

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

3-5

4-7

1-2

1-3

2-5

4-7

1-3

3-5

4-5

5-6

6-7

1-4

2-5

1-2

6-7

5-6

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

4-5

1-4

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

F,12,7 C,4,5 K,3,4

6 !12!

5 !12!

4 !4! 7

4 !13!

- 1 ngày, + 2 người

3 !6! 5

2 !5! 5

- 2 ngày, + 4 người - 4 ngày, + 6 người

1 !7! 1 !6! 3

1 !8!

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

3-5

- 1 ngày, + 2 người

Phương pháp ñường găng – rút ngắn tiến ñộ dự án

4-7

4-5

1-4

1-3

3-5

4-5

… Nhanh lên, b(cid:17)n là ng(cid:25)(cid:26)i cu(cid:29)i cùng …

4-5

5-6

6-7

1-2

2-5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn

• Ưu tiên các công việc găng • Ưu tiên các công việc có dự trữ thời gian nhỏ

nhất

• Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện nhỏ

nhất

• Ưu tiên các công việc có thời ñiểm khởi công hay

Phân bổ nguồn lực trong ñiều kiện hạn chế

hoàn thành sớm nhất

• Ưu tiên các công việc thực tế ñòi hỏi phải hoàn

thành trước.

• Ưu tiên các công việc theo ý muốn chủ quan hoặc

… Khi m i th" ñ$u thi%u …

ý nghĩa chính trị của con người.

Ngày ñầu tiên:

Công việc (ij)

ðặc ñiểm

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

1-2

Găng

1-3

1-4

Ngày thứ 3:

ðặc ñiểm

Dự trữ (ngày)

Công việc (ij)

Nhu cầu (người)

2-3

Găng

1-3

Tiếp, còn 2 ngày

1-4

Tiếp, còn 1 ngày

2-6

Bắt ñầu

2-5

Bắt ñầu

Ngày thứ 4:

Ngày thứ 7:

ðặc ñiểm

Công việc (ij)

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

Công việc (ij)

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

2-3

Găng, ñang làm

2-3

Găng, còn 1 ngày

1-3

Tiếp tục, còn 1 ngày

2-6

Tiếp tục, thiếu 1 người, ñã làm ñược 3 ngày

4 nhưng còn thiếu 1

2-5

Tiếp tục, còn 3 ngày

4-7

Tiếp tục, còn 4 ngày

2-6

Bị ñẩy lùi từ trước

4-7

Bắt ñầu

4-7

Bắt ñầu

ðặc ñiểm

Ngày thứ 5:

Ngày thứ 8:

ðặc ñiểm

Công việc (ij)

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

Công việc (ij)

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

3-6

Găng, bắt ñầu

2-3

Găng, còn 3 ngày

2-6

Tiếp tục, thiếu 2 công

4 (hiện có 5)

2-5

Tiếp tục, còn 2 ngày

4-7

Tiếp tục, còn 3 ngày

2-6

Tiếp tục, thiếu 1 người

5-7

Bị ñẩy lùi xuống

4-7

Bị ñẩy lùi từ trước

Ngày thứ 9:

Công việc (ij)

ðặc ñiểm

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

3-6

Găng, tiếp tục, còn 2 ngày

4-7

Tiếp tục, còn 2 ngày

5-7

Bị ñẩy lùi xuống lần 2

Ngày thứ 11:

ðặc ñiểm

Công việc (ij)

Dự trữ (ngày)

Nhu cầu (người)

6-7

Găng

5-7

Tiếp tục, còn 1 ngày

Mô hình quản lý chi phí dự án

Thời gian

Chi phí

(-) Ctrực tiếp (+) Cgián tiếp

Mối quan hệ giữa thời gian – chi phí

(cid:1) Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ: giảm T (PA bình thường) với chi phí tăng tối thiểu (cid:1) Mô hình chi phí cực tiểu: giảm chi (PA ñẩy nhanh)

… B(cid:17)n có ñ(i 50 ngàn l+y m-t ngày ñi chơi?…

Ví dụ

Cho p/a bình thường và p/a ñẩy nhanh, lập p/a ñiều chỉnh (chi phí gián tiếp là 10 triệu ñ/tuần)

Mô hình ñẩy nhanh tiến ñộ

CV CV trước

Tmin

Cmax

Phương án bình thường To; Co

Phương án ñẩy nhanh Tmin; Cmax

Công việc găng

Giảm thời gian Chi phí tăng tối thiểu

Phương án ñiều chỉnh Tñc < To ; C ñc< Cmax

- - A B B C, E C, E D, G D, G F, I

10 6 8 9 8 6 8 3 7 6

7 2 5 8 5 4 6 2 4 5

Ctrực tiếp : + Cgián tiếp : -

A B C D E F G H I K Tổng

50 17 90 80 50 40 120 40 60 50 597

71 41 105 100 77 56 140 55 93 68 806

P/a bình thường

P/a ñẩy nhanh

A(10)

A(7)

C(8)

C(5)

F(6)

F(4)

K(6)

K(5)

E(8)

E(5)

G(8)

G(6)

I(7)

I(4)

B(6)

B(2)

H(3)

H(2)

D(9)

T = 39 tuần

T = 27 tuần

C = 987 tr.ñ

C = 1076 tr.ñ

Ctrực tiếp = 597 tr.ñ Cgián tiếp = 390 tr.ñ

Ctrực tiếp = 806 tr.ñ Cgián tiếp = 270 tr.ñ

P/a ñiều chỉnh 1

F(6)

A(10) 1

C(8) 4

A(7) 1

C(5) 4

K(6)

T = 39 tuần

T = 33 tuần

I(7)

K(6) 7

B(6)

E(8) 3

F(6) G(8) 5

E(8) 3

G(6) 5

H(3)

C = 987 tr.ñ

C = 983 tr.ñ

D(9)

Tmin C

CV găng

biên T có thể

T thực tế giảm 3

C tăng thêm 21

T thực tế giảm 2

C tăng thêm 12

tổng

P/a ñiều chỉnh 2

F(6)

A(7) 1

C(5) 4

K(6)

T = 31 tuần

I(7)

B(4)

E(8) 3

G(6) 5

H(3)

giảm 3 giảm 4

Mô hình chi phí cực tiểu

C = 975 tr.ñ

D(9)

Tmin C

CV găng

biên T có thể

Phương án bình thường To; Co

Phương án ñẩy nhanh Tmin; Cmax

T thực tế giảm 2

C tăng thêm 12

Công việc không găng

Phương án ñiều chỉnh Tmin; C ñc< Cmax

tổng

Giảm chi phí Kéo dài dij (ij: công việc không găng)

giảm 4

Ví dụ

Những vấn ñề mấu chốt

Cho VD như trước, p/a bình thường có T = 39 tuần, p/a ñẩy nhanh có T = 27 tuần P/a ñiều chỉnh mới có T = 27 tuần, C = 998 tr.ñ (giảm 78 tr.ñ)

• Khi phân bổ nguồn lực cần chú ý ñến

những vấn ñề gì?

C tiết kiệm

T kéo dài

• Có những cách phân bổ nguồn lực như

thế nào? ðược sử dụng trong các trường hợp nào?

B C D 20

1 3 2

E F 27 16

To 10 6 8 9 8 6 8 3 7 6

Tmin 7 2 5 8 5 4 6 2 4 5

Cbiên 7 6 5 20 9 8 10 15 11 18

dIJ 0 0 0 8 5 6 0 0 0 0

152152

G H 15 I K

Các vấn ñề về kiểm soát dự án

Quá trình kiểm soát dự án

Nội dung kiểm soát dự án

…X1 lý nh3ng ñi$u n4m ngoài kh7 năng d(cid:6) ñoán…

KhKháái ni

i niệệm kim kiểểm som soáátt

ðạt mục tiêu, có hiệu quả

QuQuáá trtrìình ño nh ño lưlườờng,ng, ñ ñáánh nh gigiáá, , ñiñiềều chu chỉỉnh nh ththựực hic hiệệnn

Các vấn ñề về kiểm soát dự án

Thực thi dự án

ðầu vào

ðầu ra

Mối liên hệ ngược

… ðảm bảo cho dự án ñi ñúng hướng …

QuQuáá trtrìình ki

nh kiểểm som soáát dt dựự áánn

HHệệ ththốống ki

ng kiểểm som soáát dt dựự áánn

Các tiêu chuẩn

Lập kế hoạch tổng quan

Quá trình thực hiện

Theo dõi, ño lường

Không cần ñiều chỉnh

••

Kết quả mong muốn

So sánh

Các thay ñổi, rủi ro, phát sinh

Nguyên tắắc:c: Nguyên t kkếế hohoạạchch •• HT thông tin BC HT thông tin BC HT phân tíích ch •• HT phân t HT phảản hn hồồii •• HT ph

Kết quả thực tế ðo lường kết quả thực tế

ðiều chỉnh

Thu thập thông tin, báo cáo

Phân tích thực trạng

Thực hiện ñiều chỉnh Xác ñịnh các sai lệch Xây dựng kế hoạch ñiều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch

Quá trình kiểm soát dự án

Các quá trình kiểm soát chung

Các báo cáo tiến trình

Kiểm soát chung ñối với các thay ñổi

Theo dõi các công việc dự án

Kiểm soát thay ñổi nội dung

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát tiến ñộ

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát rủi ro

Các quá trình kiểm soát hỗ trợ

… Luôn nh(cid:14) duy trì s(cid:6) ki(cid:4)m soát …

KhKháái ni

i niệệm theo dõi d

m theo dõi dựự áánn

CCáác phương ph

p theo dõi c phương phááp theo dõi

100 n: 0 –– 100

hu thậập thông tin, p thông tin, ng kê, phâân tn tíích ch

p ñơn giảản: 0 p theo dõi chi tiếếtt 50 p 50 –– 50

TiTiếến n trtrìình th nh thựực hic hiệện n ((ththựực tc tếế // kkếế hohoạạchch))

•• TThu th •• TThhốống kê, ph •• LLậập bp bááo co cááoo

Phương phááp ñơn gi •• Phương ph •• Phương ph Phương phááp theo dõi chi ti –– Phương ph –– Phương ph

Phương phááp 50 i gian Phương phááp mp mốốc thc thờời gian

KhKháái ni

i niệệmm

t, ghi nhậận kn kếết qut quảả c trong quáá

xem xéét, ghi nh xem x c công việệc trong qu ccáác công vi nh thựực hic hiệện dn dựự áánn trtrìình th

theo cáác lc lịịch tr theo c

ðo lường tiến trình và phân tích kết quả

ch trìình nh ñã ññã ñịịnh snh sẵẵnn

… Có nh3ng ñi(cid:4)m m(cid:29)c không th(cid:4) v(cid:25)(cid:12)t qua …

Thời gian, Chất lượng, Chi phí

nh thựực hic hiệện dn dựự

Phân tíích kch kếết qut quảả Phân t

BBááo co cááo tio tiếến trn trìình th áán n

Kế hoạch Kế hoạch

Thực tế Thực tế

ddữữ liliệệu thu thựực tc tếế ng văn bảảnn bbằằng văn b

Tình hình thực hiện dự án

Phát hiện sai lệch

Phân tích xu thế

Phản ứng ñiều chỉnh

t phương áán gin giảải quy

i quyếết kht kháác?c?

i chi phíí??

i quy mô/nộội dung c

c công i dung cáác công

ðiều chỉnh trong quá trình kiểm soát dự án

1.1. TTììm mm mộột phương Xem xéét lt lạại chi ph 2.2. Xem x Xem xéét lt lạại thi thờời hi hạạn?n? 3.3. Xem x Xem xéét lt lạại quy mô/n 4.4. Xem x viviệệc dc dựự áán?n? 5.5. DDừừng dng dựự áán?n?

… Thêm mu(cid:29)i trong món súp cBa tôi …

KiKiểểm som soáát ti

i gian t tiếến ñn ñộộ ththờời gian

Nội dung

Thời gian

t t

C V

1 A Làm móng nhà

(0/-1)

(-1/-1)

2 B Vận chuyển cần trục

(-1/0)

3 C Lắp dựng cần trục

Nội dung kiểm soát dự án

(0/1)

4 D Vận chuyển cấu kiện

(-1/-1)

5 E Lắp ghép khung nhà

… ðCng bao gi(cid:26) làm ông chB ph7i ng(cid:17)c nhiên …

t chi phíí KiKiểểm som soáát chi ph

Kiểm soát chi phí tích luỹ

Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

Chi phí

Chi phí tích luỹ Ngân sách tích luỹ

giới hạn trên

Giới hạn kiểm soát dưới

Giới hạn dưới

Giới hạn kiểm soát trên

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

c thay ñổổi i

TTíích hch hợợp kip kiểểm som soáát dt dựự áánn

KiKiểểm som soáát cht chấất lưt lượợng vng vàà ccáác thay ñ thiếết kt kếế thi

t hiệện sai kh

Kiểm soát tiến ñộ

n sai kháác so v c so vớới i tiêu kỹỹ thuthuậật, ct, cáác c

KiKiểểm som soáát t chchấất lưt lượợngng

PhPháát hi ccáác chc chỉỉ tiêu k tiêu chuẩẩn n tiêu chu

Kiểm soát cung ứng …

Kiểm soát rủi ro

nh thiếết kt kếế ccủủa ha hệệ

KiKiểểm som soáát t thiếết kt kếế thi

nhnhậận din diệện, kin, kiểểm som soáát ct cáác c ññặặc tc tíính thi ththốống (s

ng (sảản phn phẩẩm cm củủa da dựự áán)n)

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chi phí

CCáác vc vấấn ñn ñềề mmấấu chu chốốtt

HHếết chương

t chương 77

năng kiểểm m

•• LLààm thm thếế nnàào ño ñểể kikiểểm som soáát dt dựự áán?n? •• Phương ph p, công cụụ, k, kỹỹ năng ki Phương phááp, công c sosoáát dt dựự áán?n?

177

Khái niệm rủi ro

Cơ hội, lợi ích

Sự kiện bất ngờ

RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN

Mất mát, thiệt hại

… Phía chân tr(cid:26)i 7m ñ(cid:17)m…

Rủi ro = Xác suất xuất hiện * Mức ñộ tác ñộng

Phân loại rủi ro

Rủi ro ñơn lẻ

Rủi ro do môi trường tác ñộng

(cid:3) Một số ñặc ñiểm cơ bản của rủi ro

Hình thức thể Hình thức thể hiện của rủi ro hiện của rủi ro

Rủi ro xâu chuỗi

Rủi ro ñồng thời

Môi trường

Nhận thức

Môi trường

hoạt ñộng

Môi trường thiên nhiên

Môi trường văn hoá

Môi trường kinh tế

con người

xã hội

chính trị

luật pháp

Môi trường công nghệ, thông tin

tổ chức

Rñi ro xuÊt hiÖn Rñi ro xuÊt hiÖn

Rñi ro tiÒm Rñi ro tiÒm tµng tµng

Môi trường bên trong

Môi trường bên ngoài

Các giai ñoạn Các giai ñoạn của rủi ro của rủi ro

Rủi ro phân theo ñối tượng tác ñộng

Rủi ro thuần tuý

Rủi ro suy tính

Rủi ro về

Rủi ro về nhân lực

Rủi ro về trách nhiệm pháp lý

tài sản

Rủi ro phân theo bản chất

Rủi ro

Rủi ro có thể

trong giao

…….

Rủi ro trong công nghiệp

Rủi ro không thể tính toán ñược

tính toán ñược

Rủi ro trong kinh doanh thương mại

thông vận tải

Rủi ro phân theo ngành Rủi ro phân theo khả năng lượng hoá

Khả năng xuất hiện rủi ro trong dự án

Rủi ro có khả năng bảo hiểm

Rủi ro không có khả năng bảo hiểm

ðòi hỏi chi phí và nguồn lực lớn, thời gian dài Rủi ro phân theo khả năng bảo hiểm Dự án có tính ñộc ñáo, cá biệt Môi trường kinh tế: giá cả, lạm phát, cơ chế kinh tế

Rủi ro không

Rủi ro luôn tiềm ẩn trong dự án Rủi ro luôn tiềm ẩn trong dự án

Rủi ro có hệ thống

hệ thống

Phân loại rủi ro trong dự án

Quá trình quản lý rủi ro

Rủi ro phân theo ñặc tính hệ thống ðòi hỏi sự hợp tác cao của nhiều bên liên quan Môi trường chính trị, luật pháp: trách nhiệm về tài chính công, hệ thống kiểm soát Môi trường văn hóa: thói quen, hành vi người dân

Kế hoạch quản lý rủi ro

Xác ñịnh rủi ro

Phân tích ñịnh tính rủi ro

Phân tích ñịnh lượng rủi ro

Rủi ro từ môi trườ ng bên trong DA

Rủi ro từ môi trườ ng bên ngoài DA

Rủi ro trên góc ñộ chủ ñầu tư

Rủi ro trên góc ñộ nhà thầu

Rủi ro trên góc ñộ tư vấn

Rủi ro trong giai ñoạn chuẩ n bị ðT

Rủi ro trong giai ñoạn thực hiện ðT

Rủi ro trong giai ñoạn khai thác ðT

Rủi ro liên quan ñến chi phí DA

Rủi ro liên quan ñến thời gian DA

Rủi ro liên quan ñến chất lượn g DA

Kế hoạch ñối phó rủi ro

Kiểm soát, ñiều chỉnh rủi ro

Phân theo nguồn gây rủi ro Phân theo góc ñộ nhà quản lý Phân theo các giai ñoạn dự án Phân theo ñối tượng tác ñộng

Ký kết và thực hiện hợp ñồng

Gửi thư mời

ðề nghị ký hợp ñồng

Trả lời ñề nghị

Nhận lời mời

Ký kết hợp ñồng dự án

Ký kết

ðàm phán ban ñầu

ðàm phán thực tế

ðàm phán hợp ñồng dự án

HỢP ðỒNG VÀ QUẢN TRỊ HỢP ðỒNG DỰ ÁN

Người cam ñoan

Khoản phạt vi phạm

Tiền ñặt cọc

Quyền thế chấp

Bảo ñảm hợp ñồng dự án

… Xi%t chGt vòng vây…

Nhà nước

Ban ngành chủ quản

Các bên liên quan

Phê duyệt hợp ñồng dự án

Thực hiện thực tế

Thực hiện thích ñáng

Bồi thường khi vi phạm

Thực hiện hợp ñồng dự án

Thay ñổi và hủy bỏ hợp ñồng

Giải quyết tranh chấp hợp ñồng

Thay ñổi và hủy bỏ hợp ñồng dự án

Giải quyết bằng hòa giải

Giải quyết nhờ thỏa thuận bàn bạc

Chấm dứt hợp ñồng dự án

(cid:2) tự nguyện, nhất trí (không a/hưởng quốc gia) (cid:2) do bất khả kháng (cid:2) do một bên vi phạm, ảnh hưởng bên kia (cid:2) Xuất hiện ñiều kiện hủy bỏ hợp ñồng

Giải quyết bằng trọng tài

Giải quyết bằng khiếu nại

(cid:2) do quá trình thực hiện: nghĩa vụ ñã hoàn thành (cid:2) do thay ñổi / hủy bỏ quy ñịnh hành chính (cid:2) do bất khả kháng (cid:2) do hai bên sáp nhập làm một (cid:2) do các bên thỏa thuận, nhất trí (cid:2) do trọng tài / tòa án ra phán quyết

Các vấn ñề mấu chốt

• Quản trị rủi ro ảnh hưởng ñến sự thành công của dự án thế nào? Có thể có những rủi ro nào xảy ra ñối với một dự án? Có thể làm gì ñể quản trị các rủi ro ñó?

• Quản trị hợp ñồng ñóng vai trò gì trong quản trị dự án?

Làm thế nào ñể quản trị hợp ñồng dự án?

… Xin chúc mừng! Bạn là người thành công …

195

Các hình thức kết thúc dự án

Thời ñiểm kết thúc dự án

Quá trình kết thúc dự án

… Có nhiều cách ra ñi…

Báo cáo dự án

Kết thúc hoàn toàn

Kết thúc dự án bằng cách bổ sung

• Công ty con tách rời hoặc sát nhập với

công ty mẹ

• Dự án ñã thành công • Dự án bị loại bỏ • Dự án bị chấm dứt tức thời

. . . .

Kết thúc dự án bằng cách sát nhập

Kết thúc dự án bằng cách bỏ rơi

• Cắt giảm ngân sách từ từ • Duy trì ngân sách nhỏ ñủ ñể tồn tại dự án

nhưng không hoạt ñộng

• Che ñậy sự thất bại

• Vấn ñề nhân sự • Sản xuất • Kế toán tài chính • Kỹ thuật • Các hệ thống thông tin phần mềm • Tiếp thị • Hoạt ñộng mua sắm, phân phối, pháp lý

• Tổ chức dự án là không cần thiết

• Thiếu sự hỗ trợ từ phía nhà quản trị cấp cao

• Chỉ ñịnh nhầm nhà quản trị dự án

• Lập kế hoạch tồi

. . . .

… Khoảnh khắc nói lời tạm biệt …

. . . .

Dự án chấm dứt

Mua sắm

Thực ñịa

Tổ chức

Tài chính

Quyết toán

Báo cáo nhân sự

Kế hoạch phân bố

Họp kết thúc

Các giấy tờ phù hợp

Các thông báo của nhà cung cấp

… Những con ñường dẫn tới thành Rome ...

Thanh toán cho kiểm toán

Báo cáo cuối cùng

ðóng cửa các cơ sở

Thu thập các báo thu

Thanh lý thiết bị và nguyên vật liệu

bản liệt kê các công việc cần thiết ñể kết thúc dự án.

. . . .

A Sắp xếp cán bộ dự án (PO) và nhóm thực hiện dự án (PT) B Hướng dẫn và thủ tục phát hành hướng dẫn cho: Chỉ ñạo buổi họp kết thúc dự án 1 Kết thúc hợp ñồng với cán bộ dự án và nhóm thực hiện dự án 1 Giải phóng cán bộ dự án và nhóm thực hiện dự án, lên 2 kế hoạch phân công lại nhiệm vụ Hoàn tất các lệnh ñặt hàng và hợp ñồng 2 Tiến hành những hoạt ñộng về nhân sự cần thiết 3 Chuẩn bị bản ñánh giá hoạt ñộng cá nhân cho từng cán bộ 4 Kết thúc thủ tục báo cáo 3 dự án và thành viên của nhóm thực hiện dự án Chuẩn bị báo cáo cuối cùng 4 Hoàn thiện và sắp xếp theo thứ tự các hồ sơ dự án 5

. . . .

Xác ñịnh dự án D C Tài chính Dẫn chứng phạm vi hoạt ñộng của dự án ñã ñược phê 1 duyệt 1 Hoàn tất các tài liệu và hồ sơ tài chính Chuẩn bị cho việc phân chia cấu trúc của dự án và lưu vào 2 hồ sơ dự án 2 Chi phí kiểm toán quyết toán và các chi phí Kế hoạch, Ngân sách và Trình tự thực hiện E

1 Dẫn chứng ngày bàn giao thực tế của tất cả các hạng mục theo hợp ñồng 3 Chuẩn bị báo cáo quyết toán tài chính dự án 2 Dẫn chứng ngày hoàn thành thực tế tất cả các nghĩa vụ hợp ñồng khác 4 Thu thập các giấy báo thu 3 Chuẩn bị báo cáo quyết toán và báo cáo tình hình công . . việc . .

H Báo cáo cho ban quản lý và khách hàng F Kiểm soát và lệnh thực hiện công việc Nộp báo cáo quyết toán ñến khách hàng 1 Nộp báo cáo quyết toán ñến ban quản lý 2 1 Hoàn thành tất cả lệnh ñặt hàng và hợp ñồng Quản lý hợp ñồng và hoạt ñộng tiếp thị i G ðánh giá và kiểm soát dự án Tập hợp các tài liệu về hợp ñồng với bản sửa ñổi, quyền miễn trừ 1 và các tài liệu liên quan. 1 ðảm bảo hoàn thành mọi công việc Xác nhận và dẫn chứng về việc tuân thủ theo ñúng các ñiều khoản 2 2 Chuẩn bị báo cáo ñánh giá cuối cùng hợp ñồng 3 Tổ chức buổi họp tổng kết Tập hợp chứng từ về vận ñơn và các tài liệu chấp nhận hàng của 3 4 Quyết toán tài chính, nhân lực, và các thủ tục báo cáo tiến ñộ khách hàng . . . .

Mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh mới J Chính thức thông báo cho khách hàng về kết thúc hợp ñồng 4 Lưu trữ tài liệu về những khả năng gia hạn dự án hoặc hợp ñồng, 1 hoặc các lĩnh vực kinh doanh khác có liên quan Bắt ñầu và theo ñuổi các vụ kiện cáo với khách hàng 5

ðạt ñược cam kết gia hạn, mở rộng 2 Chuẩn bị và thực hiện biện hộ cho các vụ kiện cáo của khách 6 hàng Kiểm soát hồ sơ của dự án K Hoàn thiện hệ thống dữ liệu của dự án và chuyển cho người quản 1 Bắt ñầu các công bố chính thức rộng rãi về việc hoàn thành 7 lý hợp ñồng Huỷ các tài liệu của dự án theo như yêu cầu của quy trình ñã ñặt ra 2 Chuẩn bị báo cáo quyết toán về tình trạng hợp ñồng 8

. . . .

L Mua sắm và giao thầu Tài liệu kỹ thuật M Với mỗi hợp ñồng mua sắm và giao thầu cần phải: Thu thập và lưu trữ tất cả các tài liệu kỹ thuật 1

Có giấy tờ chứng nhận việc tuân thủ hợp ñồng và hoàn thành 1 Chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cuối cùng 2 Các hoạt ñộng tại hiện trường dự án N Thẩm tra lại việc quyết toán và thủ tục kế toán hợp lệ theo quy 2 ñịnh của dự án Kết thúc các hoạt ñộng tại hiện trường dự án 1

Thông báo cho bên bán/nhà thầu phụ về việc hoàn thành 3 Thanh lý thiết bị và nguyên vật liệu 2 . . . .

M Tài liệu kỹ thuật

Thu thập và lưu trữ tất cả các tài liệu kỹ thuật 1

Chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cuối cùng 2

Các hoạt ñộng tại hiện trường dự án N

Kết thúc các hoạt ñộng tại hiện trường dự án 1