intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chia sẻ: Năm Tháng Tĩnh Lặng | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:29

0
80
lượt xem
28
download

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 3 cung cấp các nội dung liên quan đến công việc quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức. Chương này gồm có các nội dung: Quy trình văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ tài liệu,...và một số nội dung khác. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu

  1. Chương 3 QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU  TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
  2. I. Quy trình văn bản Đi ­ Đến 1. Quy trình văn bản đến ­ Kiểm tra văn bản. (btap) ­ Đăng ký văn bản đến (sodangky) ­ Chuyển giao văn bản đến (vb) ­ Lưu văn bản đến (vande, tenvb) Lưu ý tài liệu điện tử
  3. 2. Quy trình văn bản đi  ­ Kiểm tra văn bản  ­ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) ­ Đăng ký vao sổ văn bản ­ Làm thủ tục chuyển giao ­ Lưu văn bản Lưu ý tài liệu điện tử
  4. I. Quản lý văn bản đi – đến 1. Quy trình văn bản đến ­ Kiểm tra hồ sơ văn bản. ­ Đăng ký văn bản đến ­ Chuyển giao văn bản đến ­ Lưu văn bản đến Quy trình quản lí tài liệu điện tử
  5. 2. Quy trình văn bản đi  ­ Kiểm tra văn bản ­ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) ­ Đăng ký vao sổ văn bản ­ Làm thủ tục chuyển giao ­ Lưu văn bản Quy trình quản lí tài liệu điện tử
  6. 3. Lập hồ sơ HS là một tập văn bản có  liên quan về một vấn đề,  sự việc (hay một người)  hình thành trong quá trình  giải quyết vấn đề sự việc  đó hoặc được kết hợp lại  do có những điểm giống  nhau về hình thức như  cùng loại VB, cùng tác  giả, cùng Tgian. 
  7. ­ Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp Phân theo nội dung hồ sơ chia thành ­ Hồ sơ nguyên tắc ­ Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp ­ Hồ sơ nhân sự ­ Hồ sơ đối tác, khách hàng ­ Hồ sơ kế toán ­ Hồ sơ kỹ thuật ­ Hồ sơ sản phẩm…
  8. Phân theo tính chất hồ sơ chia thành ­ Hồ sơ mật ­ Hồ sơ quan trọng ­ Hồ sơ thường sử dụng ­ Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi  giải quyết công việc)
  9. ­ Phương pháp lập hồ sơ ­ Tập hợp văn bản  ­ Sắp xếp văn bản ­ Viết tiêu đề hồ sơ
  10. II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU 1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu 1.1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem  xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc  phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự  hoạt động của một tổ chức 
  11. 1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ • Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời • Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. • Có thể dễ dàng tìm hồ sơ • Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ  sơ khi cần thiết
  12. 1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ • Tính thống nhất • Tiện lợi, dễ kiểm soát, kiểm tra • Tính an toàn thực hiện các biện pháp phòng chống  cháy, nổ   • Tính bảo mật, thông tin được quản lý chặt chẽ • Coi hồ sơ tài liệu là tài sản chung của cơ quan  • Thực hiện theo chuyên môn đảm bảo tính khoa học • Bảo quản hồ sơ, tài liệu kéo dài tuổi thọ phục vụ  hoạt động của cơ quan.
  13. 1.4. Tổ chức quản lý HSTL  ­ Quản lý HS­TL theo bộ phận Ưu điểm + Tránh được sự trì hoãn không cần thiết + Dễ dàng thực hiện + Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác Nhược điểm   Trùng lắp hồ sơ trong các bộ phận.
  14. • Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện  nhiều công việc khác nhau trong văn phòng. • Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý  chung • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật. • Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ  tối thiểu và tạm thời.
  15. ­ Quản lý HS – TL tập trung tại VP • Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và  thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu  cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
  16. 2. Phương pháp phân loại hồ sơ, tài  liệu tại các phòng ban. ­ Theo vần, mẫu tự ­ Theo số hồ sơ ­ Kết hợp giữa chữ và số ­ Theo nội dung chủ để ­ Theo địa danh ­ Theo thời gian
  17. 2.1. Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự Döïa theo teân cuûa hoà sô, taøi lieäu saép xeáp theo traät töï töø A ñeán Z (Ví duï Hoà sô cuûa Coâng ty A xeáp tröôùc hoà sô cuûa Coâng ty B, Hoà sô nhaân vieân Kim Anh xeáp tröôùc hoà sô cuûa nhaân vieân N V Baùu…).
  18. Tiếp (2.1….) • Ưu điểm  • Không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa  vào tên hồ sơ. Dễ hiểu nhanh chóng. • Nhược điểm  • ­ Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên. Ví dụ…  • ­ Nội dung, vấn đề có nhiều hồ sơ sẽ bảo quản ở nhiều vị trí  khác nhau. Ví dụ…
  19. 2.2. Sắp xếp theo số hồ sơ Các hồ sơ sau khi đã lập hoàn chỉnh và ghi số hồ sơ, căn cứ  vào số hồ sơ chúng ta sắp xếp Ví dụ: Hồ sơ 01 là pháp lý, hồ  sơ số 02 là nhân sự…  Hoặc nếu là các tài liệu thì theo số của tài liệu. Ví dụ: Hợp  đồng số 01 với Công ty ABC, Hợp đồng số 02 với BCD, Hợp  đồng số 03 với CDE…
  20. Tiếp (2.2….) Ưu điểm   ­ Mở rộng vô hạn hệ thống lưu trữ. Ví dụ một công  ty hiện thời có hồ sơ của 20 khách hàng được lưu trữ  theo số. Năm sau nếu tăng thêm 100 khách hàng thì  hồ sơ khách hàng có thể dễ dàng mở rộng.  ­ Bảo mật thông tin. Nhược điểm  ­ Tốn thời gian công sức để tạo thư mục cho các hồ  sơ.  ­ Khó tra tìm (nếu số thứ tự của hồ sơ, tài liệu không  chuẩn)
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2