CHƯƠNG VII ĐIỀU KHIỂN
I. KHÁI NIỆM ĐIỀU KHIỂN VÀ CÁC YÊU CẦU II. TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN III. CÁC THUYẾT ĐỘNG VIÊN IV. LÃNH ĐẠO V. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Hướng dẫn
1. Khái niệm
Thúc đẩy Đào tạo
Điều khiển
Động viên
2. Yêu cầu - Hiểu biết tâm lý, giao tế nhân sự - Tỉnh táo, nhạy bén - Biện pháp hữu hiệu để đào tạo, bồi dưỡng - …
1. Tuyển dụng - Tìm người phù hợp để giao phó một vị trí đang trống a. Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp
Kế hoạch sản xuất
Phân tích môi trường
Cầu nhân lực
Biến động lực lượng lao động
• Những nhân viên hiện có bên
1. Tuyển dụng a. Nhu cầu nhân lực và nguồn cung cấp
Bên trong trong doanh nghiệp
Bên ngoài
• Sinh viên từ các trường • Người thất nghiệp • Nhân viên của những doanh
Nguồn cung
nghiệp khác
1. Tuyển dụng b. Xác định yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn người
lao động
Bản mô tả công việc • Nhận diện công việc • Tóm tắt công việc • Các mối quan hệ trong công việc • Chức năng, trách nhiệm trong công việc • Quyền hành • Điều kiện làm việc
1. Tuyển dụng b. Xác định yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn người
lao động
Bản tiêu chuẩn công việc • Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, các kỹ năng
• Kinh nghiệm • Tuổi đời • Sức khỏe • Hoàn cảnh gia đình • Đặc điểm tính cách cá nhân
cần thiết cho công việc,…
1. Tuyển dụng c. Tuyển chọn - Các rào cản:
• Đơn xin việc • Lý lịch • Kiểm tra, trắc nghiệm • Khám sức khỏe • Phỏng vấn • Thử việc
2. Đào tạo huấn luyện nhân viên - Đào tạo nhân viên mới - Đào tạo nhân viên cũ 3. Phát triển nghề nghiệp Là sự chuẩn bị của quản trị đối với những biến động sẽ
tới.
Động viên
Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao
Nhu cầu
Biến thành
Mong muốn
Là nguyên nhân
Thôi thúc
Dẫn tới
Hành động
Đáp ứng
Thỏa mãn
1. Thuyết cấp bậc nhu cầu của A. Maslow
Tự hoàn thiện
Tự khẳng định, phát triển khả năng,…
Được tôn trọng
Được quý trọng, công nhận,…
An toàn
Các mối quan hệ, sự yêu mến,… Xã hội
Sinh lý
An ninh, được bảo vệ, ổn định cv,…
Thức ăn, nước uống, nghỉ ngơi,…
2. Thuyết bản chất con người của Mc. Gregor
Không thích làm việc, lười biếng, Thụ động, không muốn nhận trách nhiệm, Sẵn sàng chấp nhận sự chỉ huy, kiểm soát
Là người ham thích làm việc, Sẵn sàng nhận trách nhiệm, Năng động sáng tạo, biết tự kiểm soát để
của người khác
hoàn thành mục tiêu
Cách thức tác động?
• Kích thích bằng vật chất. • Đôn đốc, kiểm tra thường xuyên
2. Thuyết bản chất con người của Mc. Gregor
• Tôn trọng ý kiến • Tạo cơ hội thăng tiến
3. Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
Các yếu tố duy trì
Liên quan đến
Liên quan đến
• Tính chất công việc • Nội dung công việc • Phần thưởng
• Quan hệ giữa cá nhân và tổ chức • Bối cảnh làm việc • Phạm vi công việc
Các yếu tố động viên
3. Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
Các yếu tố duy trì
Các yếu tố động viên
• Sự thách thức của công
việc • Phương pháp giám sát • Hệ thống phân phối thu
nhập
• Các cơ hội thăng tiến • Ý nghĩa của các thành
tựu
• Quan hệ với đồng nghiệp • Điều kiện làm việc • Chính sách công ty • Địa vị • Quan hệ giữa các cá
• Sự nhận dạng khi công việc được thực hiện • Ý nghĩa của các trách
nhiệm nhân
3. Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
Ảnh hưởng
Các yếu tố duy trì
Các yếu tố động viên
Khi đúng
Khi sai
Khi đúng
Khi sai
• Không có sự • Không thỏa
mãn
• Không có sự
bất mãn • Không tạo ra sự hưng phấn hơn • Bất mãn • Ảnh hưởng tiêu cực, chán nản, thờ ơ
bất mãn (bình thường)
• Thỏa mãn • Hưng phấn trong quá trình làm việc, hăng hái, có trách nhiệm hơn
4. Ứng dụng các thuyết động viên vào thực
hành quản trị
Nhận biết nhu cầu của nhân viên, quan tâm và tạo điều
kiện giúp họ thỏa mãn các nhu cầu.
tâm lý)
Tạo môi trường làm việc tốt (vật chất, bầu không khí
Công việc: phân công công việc hợp lý, công bằng;
luân chuyển và mở rộng công việc; thú vị hóa công việc.
4. Ứng dụng các thuyết động viên vào thực
hành quản trị
Khen thưởng hợp lý
Tạo điều kiện tham gia trao đổi mục tiêu, quyết định,
phát triển nhóm tự quản, nhóm chất lượng.
Các kỹ thuật hỗ trợ: lịch làm việc năng động, kỳ nghỉ,
sinh hoạt chung…
1. Khái niệm Lãnh đạo? Là chỉ dẫn, điều khiển, ra
Là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được những mục tiêu của tổ chức.
Là làm cho công việc được hoàn thành bởi người khác.
lệnh và đi trước.
2. Phong cách lãnh đạo Là tập hợp những phương pháp hay cách thức tác động mà nhà quản trị thường sử dụng để chỉ huy nhân viên thực hiện một nhiệm vụ hay công việc nào đó.
2. Phong cách lãnh đạo a. Quan điểm của Kurt Lewin
Độc đoán
• Nhà quản trị áp đặt
• Nhân viên nhận và thi hành
mệnh lệnh
giám sát chặt chẽ
• Thường xuyên kiểm tra
2. Phong cách lãnh đạo a. Quan điểm của Kurt Lewin
• Nhà quản trị thường tham
Dân chủ
• Giao bớt quyền lực cho
khảo, bàn bạc, lắng nghe ý kiến của cấp dưới
cấp dưới.
• Thông tin 2 chiều
2. Phong cách lãnh đạo a. Quan điểm của Kurt Lewin
Tự do
• Nhà quản trị rất ít quyền lực
quyết.
• Dành cho cấp dưới quyền tự
2. Phong cách lãnh đạo a. Quan điểm của Kurt Lewin Áp Dụng?
• Tổ chức mới hình thành • Tổ chức đang trong tình trạng trì trệ, thiếu
Độc đoán
kỷ luật
• Tổ chức có tính kỷ cương, nề nếp, nhân
Dân chủ
• Nhà lãnh đạo có đủ bản lĩnh để không trở
viên tự giác
thành người “theo đuôi” quần chúng
Tự do
• Trình độ cấp dưới cao • Việc thực hiện công việc đòi hỏi tính tính độc lập, phải chủ động, sáng tạo để tự giải quyết
2. Phong cách lãnh đạo b. Quan điểm của Robert Blake và Jame Mouton
5,5
Cao 1,9 9,9
Quan tâm đến con người
1,1
9,1
Thấp
Quan tâm đến sản xuất Cao
2. Phong cách lãnh đạo b. Quan điểm của Robert Blake và Jame Mouton - Phong cách 1,1: + Nhà quản trị quan tâm đến con người và công việ ở
Tình hình hoạt động của công ty ngày càng xấu đi nếu nội bộ trì trệ và cấp dưới thiếu khả năng làm việc độc lập.
mức thấp
2. Phong cách lãnh đạo b. Quan điểm của Robert Blake và Jame Mouton - Phong cách 1,9: + Nhà quản trị quan tâm tối đa đến con người nhưng ít
quan tấm đến công việc.
họ.
+ Chú trọng quy trì mối quan hệ con người và làm hài lòng
2. Phong cách lãnh đạo b. Quan điểm của Robert Blake và Jame Mouton - Phong cách 9,1: Nhà quản trị quan tâm tối đa đến công việc nhưng ít quan
tâm tới con người. Tính độc đoán cao. - Phong cách 9,9: + Nhà quản trị quan tâm tối đa đến công việc và con
+ Nhà quản trị toàn tâm toàn ý với công việc trên cơ sở
người.
của mối quan hệ tôn trọng và tin cậy lẫn nhau.
2. Phong cách lãnh đạo b. Quan điểm của Robert Blake và Jame Mouton - Phong cách 5,5: + Nhà quản trị quan tâm đến công việc và con người ở
mức độ vừa phải.
thần làm việc của nhân viên ở mức độ thỏa đáng.
+ Cân đối giữa mức độ thực hiện công việc và duy trì tinh
2. Phong cách lãnh đạo c. Thuyết 4 hệ thống quản trị của Rensis Likert
Rất ít
Ít
Nhiều
Rất nhiều
Mức độ tham gia của cấp dưới vào việc ra quyết định
Tham vấn Tham gia theo nhóm
Quyết đoán áp chế Quyết đoán Nhân từ
2. Phong cách lãnh đạo c. Thuyết 4 hệ thống quản trị của Rensis Likert
• Chuyên quyền cao độ • Có ít lòng tin vào cấp dưới • Thúc đẩy bằng đe dọa và trừng phạt,
• Sử dụng hệ thống thông tin từ trên
phần thưởng hiếm hoi
Hệ thống 1
• Giới hạn việc ra quyết định ở cấp cao
xuống dưới
2. Phong cách lãnh đạo c. Thuyết 4 hệ thống quản trị của Rensis Likert
dưới
• Có sự tin cậy của cấp trên vào cấp
dọa và trừng phạt
• Thúc đẩy bằng khen thưởng và 1 ít đe
Hệ thống 2
• Tiếp thu một số ý kiến của cấp dưới • Cho phép một phần sự giao quyền ra quyết định nhưng kiểm tra chặt chẽ
2. Phong cách lãnh đạo c. Thuyết 4 hệ thống quản trị của Rensis Likert
dưới nhưng không hoàn toàn. • Thường tìm cách sử dụng các tư
tưởng và ý kiến cấp dưới.
• Nhà quản trị hy vọng và tin tưởng cấp
• Dùng các phần thưởng để thúc đẩy • Hình phạt hiếm hoi. Có ít nhiều sự Hệ thống 3
• Quyết đinh chính sách chung ở cấp
thông tin 2 chiều.
cao, giao một 1 số quyết định cho cấp thấp hơn.
2. Phong cách lãnh đạo c. Thuyết 4 hệ thống quản trị của Rensis Likert
cấp dưới.
• Có lòng tin và hy vọng hoàn toàn vào
kiến của cấp dưới và sử dụng nó một cách xây dựng.
• Luôn luôn thu nhận các tư tưởng, ý
Hệ thống 4 • Có những phần thưởng về mặt kinh tế
dựa trên phạm vi theo nhóm
• Thông tin 2 chiều
1. Khái niệm Thông tin (thông đạt): Là quá trình gửi tin, chuyển tin và nhận tin áp dụng cho tất cả các chức năng quản trị, nhưng đặc biệt trong chức năng lãnh đạo hay điều khiển.
2. Sự hình thành thông tin
-
-
Dữ liệu: thông tin ở dạng thô phải được xử lý để cho ra các thông tin khả dụng. Nhà quản trị sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định hữu hiệu để giúp giải quyết các vấn đề quản trị.
Xử lý Dữ liệu Thông tin
3. Truyền thông tin
Nguồn Mã hóa Kênh truyền
Phản hồi Người nhận Giải mã
4. Những hình thức thông tin - Chữ viết: + Hồ sơ, tài liệu tham khảo. + Lưu trữ, “giấy trắng mực đen” + Đòi hỏi thời gian Thông tin quan trọng, phức tạp, đòi hỏi độ chính xác
cao. - Lời nói: + Là hính thức thông dụng + Nhanh (truyền và phản hồi) + Nếu có nhiều trung gian độ tin cậy giảm sút
4. Những hình thức thông tin - Những phương pháp khác: cử động, cử chỉ, thái độ,…
5. Rào cản thông tin - Thiếu chuẩn bị về mục đích, nội dung và phương tiện
truyền đạt.
- Những giả thiết không được làm rõ: người gửi thông tin thường tin rằng người nhận sẽ sẵn sàng hiểu ý mình.
- Sự mập mờ về chữ nghĩa - Thông tin được diễn tả kém - Sự mất mát do truyền đạt thông tin
