Bài 1:

1

NỘI DUNG

1.1. Ôn tập bảng tính Excel

1.1.1. Kiểu dữ liệu 1.1.2. Công thức và tham chiếu 1.1.3. Cơ sở dữ liệu 1.2. Tổng quan về đồ thị

1.2.1. Tạo đồ thị 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

1.3. Chọn kiểu đồ thị

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

2

1.4. Hoàn thiện đồ thị

1.1. Ôn tập bảng tính Excel

1.2. Tổng quan về đồ thị

Charts transform data into pictures.

4

Đồ thị giúp trình bày quan điểm của bạn một cách nhanh chóng. Với đồ thị bạn chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh, cho phép bạn so sánh và thấy hướng tăng trưởng chỉ trong chớp mắt

1.2.1. Tạo đồ thị

Tổng quan

Charts transform data into pictures.

Phần này trình bày cách thức tạo nhanh một đồ thị đơn giản trong vòng vài giây.

5

Sau đó bạn sẽ thấy được cách thức dữ liệu trong bảng tính được chuyển thành hình ảnh trên đồ thị.

1.2.1. Tạo đồ thị

Giả sử bạn đang làm việc với bảng thống kê số lượng túi xách của cửa hàng Eros do 3 nhân viên bán hàng bán được trong 3 tháng.

6

Làm sao để so sánh lượng túi bán ra của các nhân viên với nhau theo từng tháng?

1.2.1. Tạo đồ thị

How to …

1. Chọn vùng dữ liệu để vẽ đồ thị, bao gồm cả tên cột và hàng.

2. Click Insert  Charts

3. Chọn kiểu đồ thị: Column 

7

Clustered Column

1.2.1. Tạo đồ thị

Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính?

Worksheet row data is transformed into columns.

Mỗi đối tượng dữ liệu được phân biệt bằng màu sắc riêng trong đồ thị.

8

Đối tượng legend, được tạo ra từ tiêu đề mỗi hàng trên bảng tính cho biết màu sắc tương ứng với dữ liệu mỗi nhân viên trên bảng tính.

1.2.1. Tạo đồ thị

Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính?

Mỗi cột

Worksheet row data is transformed into columns.

trong đồ thị có độ cao tương ứng với giá trị nó biểu diễn  cho thấy ngay lập tức sự khác biệt về sản lượng bán giữa những nhân viên với nhau trong từng tháng

9

Ở bên trái của đồ thị, Excel tạo thang đo giá trị để xác định độ cao của mỗi cột.

1.2.1. Tạo đồ thị

Cập nhật và xác định vị trí đồ thị

Mặc nhiên đồ thị được đặt ở

trong trang tính.

A chart on the same worksheet as the data

10

“Đối tượng” đồ thị có thể di chuyển hoặc biến đổi kích thước của nó. Thậm chí in nó chung với dữ liệu

1.2.1. Tạo đồ thị

Thực hành

1. Tạo đồ thị.

2. Thay đổi dữ liệu của đồ thị.

3. Di chuyển đồ thị.

4. Thay đổi kích thước đồ thị.

5. Thay đổi kiểu đồ thị.

11

6. Hủy bỏ đồ thị.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Hãy quyết định bạn muốn biểu diễn cái gì

? Doanh số của mỗi nhân viên bán hàng thực hiện được qua thời gian để thấy mức độ phấn đấu của mỗi người

? Doanh số của các nhân viên bán hàng với nhau để thấy mức độ hiệu quả giữa các nhân viên

12

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Ví dụ đồ thị so sánh giữa các nhân viên với nhau

13

 Để so sánh, Excel gom số liệu ở mỗi cột số liệu thành 1 nhóm và so sánh số liệu trong cùng nhóm với nhau.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Nếu Excel gom mỗi hàng số liệu thành 1 nhóm để so sánh

14

 Đồ thị sẽ có ý nghĩa khác. Nó sẽ cho thấy tình hình bán hàng của từng nhân viên qua từng tháng

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

15

Bạn chọn cách đồ thị của bạn so sánh như thế nào bằng cách chọn Chart Tools  Design  Data  Switch Row/Column.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Tiêu đề đồ thị và các trục

Các tiêu đề minh họa ý nghĩa để người xem không

tên đồ thị

thang đo số lượng

tên trục phân loại

16

phải suy đoán xem đồ thị của bạn muốn nói gì.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

 Thêm tiêu đề chính cho đồ thị:

17

Chart Tools  Layout  Labels  Chart Title lựa chọn kiểu từ danh sách.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

 Thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung):

18

Chart Tools  Layout  Labels  Axis Titles lựa chọn kiểu từ danh sách.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Thêm chú thích:

19

Chart Tools  Layout  Labels  Legend  lựa chọn kiểu từ danh sách.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

 Thêm nhãn dữ liệu:

 Thêm bảng dữ liệu:

Chart Tools Layout Labels Data Labels lựa chọn kiểu từ danh sách.

20

Chart Tools  Layout  Labels  Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách.

1.2.2. Các thao tác trên đồ thị

Thực hành

• Titles, Axes, Gridlines; Legend; Data labels, Data table.

1. Tìm hiểu các mục :

21

2. Tạo đồ thị hình bánh (pie chart).

1.3. Chọn kiểu đồ thị

Ý nghĩa

Make your data clearer, and more stronger, informative.

Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa bên trong của nó – đó là tạo đồ thị thông điệp mà người muốn gửi đến người xem. Vì thế đặc điểm đánh giá chính yếu là thông điệp phải truyền đi hiệu quả nhất.

22

Các kiểu đồ thị khác nhau có thể truyền đi các thông điệp khác nhau của cùng 1 đối tượng dữ liệu.

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

How to?

Để chuyển kiểu đồ thị

1. Click phải vào đồ thị

2. Click

mục chọn Change Chart Type shortcut menu.

3. Chọn kiểu đồ thị thích hợp trong hộp thoại Change Chart Type

23

4. Nhấn OK

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Đồ thị cột (Clustered Column) so sánh các giá trị

Đồ thị cột

This chart shows how three salespeople every compare, month for three months

24

thích hợp để so sánh trực tiếp các giá trị với nhau ví dụ như so sánh số lượng bán của mỗi nhân viên.

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Đồ thị ghép chồng (stacked column)

Stacked Column so sánh cơ cấu các phần tử của các tổng thể

Stacked Column chart compares parts of several totals

25

Nó nhấn mạnh mức độ đóng góp “tương đối” của các phần tử đối với tổng thể

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Pie chart so sánh từng phần tử của 1 tổng thể

Đồ thị bánh so sánh các phần tử trong 1 tổng thể với nhau để làm rõ mức độ đóng góp của từng phần tử.

This chart shows how each figure sales month's contributes to the quarterly total.

26

Đây là đồ thị lý tưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Line so sánh các giá trị qua thời gian

Đồ thị đường (Line) – phù hợp biểu diễn xu hướng biến động theo thời gian như sản lượng, doanh thu và lợi nhuận.

Sử dụng đồ thị Line khi trục

This chart shows the trend in sales over time for each salesperson, month by month.

27

hoành là thời gian.

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Scatter – mối quan hệ 2 đại lượng

Scatter – phù hợp để thể hiện mối quan hệ giữa các giá trị dữ liệu khoa học hay thống kê

Thể hiện 2 thang đo trong 1

28

đồ thị qua 2 trục X và Y

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Lựa chọn Line và Scatter

Scatter – so sánh 2 tập số liệu cùng 1 lúc, một biểu diễn ở trục hoành và một ở trục tung. Các giá trị dữ liệu là các điểm nằm rãi rác trên đồ thị.

Line – luôn luôn chỉ có 1 tập

29

số liệu thể hiện ở trục tung

1.3.1. Chọn kiểu đồ thị

Thực hành

1. Chọn kiểu đồ thị

2. Tìm hiểu các kiểu con của đồ

thị cột (Column)

3. Tạo đồ thị đường (Line chart)

30

4. Tạo đồ thị hình bánh

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

Tổng quan

Một kiểu đồ thị phù hợp để biểu diễn 1 phần dữ liệu này nhưng lại không thích hợp cho phần dữ liệu khác

Excel cho phép kết hợp 2 hay

Use two chart types to within one chart create a combination chart.

nhiều kiểu trong cùng 1 đồ thị.

31

Phần này hướng dẫn các bạn cách kết hợp nhiều kiểu đồ thị với nhau và cách xử lý khi giá trị số liệu khác biệt lớn.

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

Kết hợp đồ thị Column và Line

Đồ thị bên so sánh doanh thu

Which is “more informative”?

dự án và doanh thu thực.

32

Đồ thị sau kết hợp kiểu cột để biểu diễn doanh thu thực và kiểu line cho doanh thu dự án.

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

How To?

1. Click chuột phải vào Series muốn đổi sang kiểu khác.

3. Click mục Change Series Chart Type trên shortcut menu.

4. Click chọn Line trong danh

sách.

5. Chọn dạng đồ thị thích hợp

33

rồi click OK

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

Thêm thang đo để làm rõ giá trị hiển thị

Ở đồ thị bên, column thể hiện doanh thu (tiền), và line biểu diễn hoa hồng (commission) (theo % doanh thu).

Nhận xét gì về biểu diễn của commission

34

Ở đồ thị sau hoa hồng được biểu diễn rõ hơn nhờ vào việc thêm 1 trục chứa thang đo cho nó.

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

Thêm thang đo - How To?

1. Right-click đường biểu diễn series muốn thay thang đo trên đồ thị

2. Click chọn mục Format Data Series trên shortcut menu

3. Click Series Options, chọn Secondary Axis trong Plot Series On.

35

4. Close.

1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp

Thực hành

1. Tạo đồ thị kết hợp

36

2. Thêm trục đồ thị

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Make data more noticeable with simple built-in formatting effects.

37

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Đọc giá trị chính xác hơn – Gridlines

Quan sát 2 hình bên và cho biết hình nào hiển thị các giá trị dữ liệu rõ ràng hơn? Tại sao?

38

Lưu ý: Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn đồ thị, rồi vào Chart Tools  Layout  Axes  Gridlines  chọn kiểu phù hợp từ danh sách.

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Đọc đúng giá trị – Data Labels

Quan sát 2 đồ thị

• Đồ thị nào cho thấy đúng giá trị dữ liệu? Tại sao?

• Đồ thị trên bên trái có dư

39

thừa không?

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Đọc đúng giá trị – Data Labels

Lưu ý:

Data Label hiển thị/ ẩn giá

trị dữ liệu

Axes hiện/ẩn thang đo

40

(trục Y)

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Thay đổi màu và hiệu ứng màu

Quan sát 2 đồ thị và nhận

xét sự khác biệt

• Màu nền đồ thị

• Màu các cột

• Đường bao các cột

41

Lưu ý: Mục Fill Effects trong lệnh Format Plot Area cho phép thay đổi hiệu ứng màu nền các đối tượng trong đồ thị

1.4. Hoàn thiện đồ thị

Thực hành Thay đổi các phần tử

1. Bỏ Gridlines

2. Thêm Data Labels

3. Tô màu các vùng (Plot) và

Data Series Colors

4. Đổi Font

5. Tạo bóng (Shadow) cho

42

đường viền