Các bước để tổ chức thành công sự kiện
Việc tổ chức sự kiện (Event Planning) chỉ là bề nổi của hoạt động Marketing và là
công việc hết sức đơn giản so với Sáng tạo sự kiện (Event Creating). Việc trả lời
các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục cần làm là bạn có
được toàn cảnh về công việc tổ chức một sự kiện. PITvietnam Event Planning giới
thiệu các việc phải làm trong tổ chức sự kiện gồm:
Xác định mục đích của sự kiện: Bạn cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ
chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.... để có
sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.
Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt
hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng
thị trường, mở rộng mối quan hệ... Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để
chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà
sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy
mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu
xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục
tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp
phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất tr
ên ngân sách
bỏ ra.
Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình:
Thiết lập nhóm làm việc:
Cần tham quan và khảo sát địa điểm tổ chức.
Địa điểm:
Tham quan các địa điểm
Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
Chọn địa điểm
Khảo sát địa điểm
Ký hợp đồng địa điểm
Xác nhận thông tin chi tiết
Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm
Cần lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất cho sự kiện tổ chức.
Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
MC: Người dẫn chương trình.
PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
Thuyết trình:
Chọn chủ đề cho sự kiện
Xác định người thuyết trình
Phác thảo bài thuyết trình
Trang phục cho người thuyết trình
Quà tặng cho người thuyết trình
Báo chí, các cơ quan truyền thông:
Mời đại diện báo chí.
Đại diện của đài truyền hình
Phóng viên báo chí
Phóng viên đài truyền hình
1. Người quay phim, chụp hình.
2. Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
3. Người xử lý các tình huống phát sinh.
Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn
Các đơn vị bảo trợ
Báo chí
Đài truyền hình
Đại biểu
Khách tham dự
Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...