"Câu chuyện PR" - công thức bí mật cho
thành công trong giao tế
Ngày nay, mặc dù các công ty không quan tâm tới PR theo cùng một cách thức
như những hoạt động quảng cáo, các kết quả PR luôn đòi hỏi thời gian, chuyên môn
và công sức. Nó đi theo các lối mòn của những nghiên cứu truyền thống tổng hợp,
quan sát các xu hướng truyền thông mới cùng một vài kỹ năng tốt của con người.
Ngoài ra, PR luôn cần đến tài năng lâu đời về việc kể một câu chuyện hay. Đó chính
là sự khác biệt cơ bản giữa quảng cáo và PR.
Quảng cáo thiên nhiều về hoạt động bán hàng. Còn cốt lõi của PR là kể một
câu chuyện. Giờ đây, mọi người không thích trở thành đối tượng bán hàng nữa mà họ
thường hoài nghi các nhân viên bán hàng. Nhưng chúng ta lại luôn yêu thích những
câu chuyện hấp dẫn khác nhau. Chúng ta chuyển giao cho nhau những thông tin thiết
yếu nhất - về gia đình, về niềm tin và về lịch sử - thông qua các câu chuyện.
Dưới đây là “công thức bí mật” giúp bạn kể một câu chuyện kinh doanh hấp
dẫn thông qua giao tế công cộng.
Bắt đầu với những nghiên cứu tốt
Bạn hãy nghiên cứu cẩn thận. Trước bất cứ quyết định PR nào, bạn cần biết rõ
về phương tiện truyền thông nào sẽ tiếp cận, nó phù hợp với bạn ra sao, bạn thích hợp
hơn với dạng online hay truyền thống.
Để xác định được vấn đề này, hãy suy nghĩ về độ tuổi, nền tảng giáo dục, tài
chính, dân tộc, chuyên môn, các mối quan tâm xã hội và nhận thức của các khách hàng
cuối cùng sử dụng sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp. Sau đó tìm kiếm các phương tiện
truyền thông thích hợp và gửi tới một người nghe tương tự như khách hàng cuối cùng
của bạn.
Cũng sẽ rất quan trọng với việc biết được liệu các khách hàng mục tiêu của bạn
có đón nhận thông tin trực tuyến, hay qua tivi, radio, hoặc báo chí truyền thống,....
Kể một câu chuyện hấp dẫn
Hãy đi thẳng vào trái tim và cảm xúc về sự tồn tại của công ty bạn: Có phải chủ
công ty khởi sự kinh doanh vì một liên kết cá nhân tới các nhu cầu mà sản phẩm/dịch
vụ đáp ứng? Hoạt động kinh doanh của bạn có vượt qua một ngọn núi lớn nào để bắt
đầu hay tăng trưởng? Liệu có một câu truyện hấp dẫn nào về gốc gác của sản phẩm
bạn cung cấp, nó được tạo ra như thế nào? Công ty của bạn có một nhiệm vụ làm thay
đổi thế giới? Bạn có thể kể một câu chuyện hấp dẫn về việc làm thế nào bạn đã “cứu
sống” các khách hàng?
Một khi xác định được Câu truyện thực về hoạt động kinh doanh của bạn, bạn
đã sở hữu trong tay một công cụ tiếp thị độc nhất mà không ai có thể sao chép.
Để câu chuyện thực sự thu hút các nhà báo
Các nhà báo luôn khống chế một vài chủ đề nhất định. Họ hoàn toàn ghét việc
bị dội bom tấn bởi những thông tin mà không có gì đặc biệt đem lại cho tờ báo hay
phương tiện truyền thông của họ.
Vì vậy, bạn đừng gửi đi những tin tức kinh doanh tới các chủ bút của những tờ
báo thông tin lối sống. Đừng gửi những thông tin lối sống tới các chủ bút ngân hàng.
Đừng gửi bất cứ điều gì tới chủ bút nếu bạn có thể tự mình làm lấy. Hãy cho họ thấy
bạn đã làm tốt các công việc của mình thế nào.
Và trước khi xây dựng một câu chuyện PR, bạn cần đọc, xem hay nghe các bài
viết của các chủ bút, tìm hiểu phong cách và mối quan tâm của họ, đồng thời nhờ một
vai người xem xét cho ý kiến tham khảo.
Không ngừng theo sát diễn biến
Các nhà báo rất bận rộn, thời gian đối với họ là một tài sản quý giá. Im lặng
không có nghĩa là “không”. Im lặng có thể mang ý nghĩa là bài viết PR của bạn chưa
được họ họ xem qua hay đó là bạn đầu tiên bị loại bỏ. Điều đó có nghĩa rằng họ có thể
quá bận để trả lời bạn thệm chí họ quan tâm tới bài viết PR của bạn. Hay nó cũng có
thể có nghĩa rằng họ đã đã chuyển giao bài viết cho một ai đó xem xét chủ đề của bạn.
Rất có thể địa chỉ email không hoạt động.
Rất nhiều công ty đã phải mất 5-6 bước tiếp cận với các chủ bút để câu truyện
của mình được quan tâm và đăng tại. Hãy lịch sự nhưng luôn kiên quyết. Và nếu câu
trả lời là không, bạn hãy hỏi “tại sao?”. Nó có gì chưa hợp lý với tờ báo hay với chủ đề
nội dung? Động cơ chưa thích hợp? Hay nó tương tự một nội dung nào đó mới được
đăng tải gần đây?
Bạn có thể học được rất nhiều bằng việc hỏi tại sao và lắng nghe câu trả lời.
(Lời khuyên: Đừng bao giờ gọi điện hỏi lại vào buổi chiều muộn, thời điểm mà các
nhà báo rất bận rộn).
Câu chuyện của bạn có tương thích với các chủ đề tin tức nổi bật hiện tại?
Liệu đang có một cơn khủng hoảng kinh doanh nào đó? Nếu bạn cung cấp dịch
vụ phục hồi sau khủng hoảng cho các doanh nghiệp nhỏ, sẽ thích hợp hơn cả với việc
đưa ra các câu chuyện về các khách hàng đã khôi phục mạnh mẽ - với sự giúp đỡ của
bạn – sau cơn khủng hoảng.
Mùa xuân đang đến? Giờ là thời điểm tốt để đăng tải một câu chuyện về dịch
vụ tổ chức chuyên nghiệp hay dọn dẹp lưu động để giúp đỡ cho Văn phòng “Dọn dẹp
mùa xuân”.
Để có được kết quả tốt nhất, ít nhất một tháng trước các ngày nghỉ lễ hay sự
kiện được dự báo trước, bạn cần bắt tay ngay vào công việc. Còn đối với những thông
tin đột xuất, hãy nỗ lực trong vòng 24 giờ, còn bằng không nó sẽ tin tức cũ. Vòng quay
thông tin 24/7 đồng nghĩa với việc có rất nhiều thời gian và không gian để lấp đầy –
các nhà báo luôn tìm kiếm các tin tức nóng nhất có liên quan.
Trả lời, trình diễn và gửi thông điệp
Doanh nhân nổi tiếng Woody Allen đã từng nói: “Một nửa cuộc đời chúng ta là
sự trình diễn”. Việc trình diễn là 100% kết nối với truyền thông đại chúng. Đừng hủy
bỏ một cuộc phỏng vấn cho đến khi bạn ở trong bệnh viện.
Nếu bạn được sắp xếp để lên sóng truyền hình hay truyền thanh, hãy đến đó
sớm. Hãy sẵn sàng để đưa ra những câu truyện giàu ích lợi, đáng để đọc, hấp dẫn và
mang tính cá nhân. Bạn cần nhớ rằng giới truyền thông không ở đó để đem lại cho bạn
các kết nối công chúng. Giới truyền thông chỉ tồn tại khi họ làm vui lòng và cung cấp
đầy đủ cho các người nghe của họ.
Nếu bạn không cung cấp đủ thông tin hấp dẫn hay có thể được sử dụng ngay để
giải quyết các khó khăn, khúc mắc của mọi nguời, họ sẽ nhanh chóng lãng quên bạn –
và có thể không quay trở lại. Hãy tạo dựng sự giải trí và cung cấp đầy đủ thông tin cho
mọi người, và họ sẽ nhớ đến bạn lâu dài.
Xây dựng các mối quan hệ
Mọi thứ chưa kết thúc khi cuộc phỏng vấn chấm dứt. Các nhà báo luôn tìm
kiếm các thông tin tốt và các nguồn nội dung hay. Bạn có thể trở thành một chuyên gia