NH NG CHI N THU T QUY T Đ NH TRONG LĨNH V C PH C V KCH
NG
Đ nh nghĩa c a ph c v khách hàng thay đ i tùy theo xí nghi p. M t cách chung chung d ch
v ph c v khách hàng có l xem nh là ph ng ti n s d ng s logic đ t o ra s s d ng ư ươ
theo th i gian và kng gian c a m t s n ph m.
Ph n 1: Đ nh nghĩa.
Ph n 2: Nh ng chi n thu t c a ph c v khách ng. ế
Ph n 3: S phát tri n c a tiêu chu n.
PH N 1 Đ NH NGHĨA
Trong ph n l n công ty, ph c v khách hàng đ c đ nh nghĩa trong 3 cách khác nhau: ượ
Nh là m t ho t đ ngư : ví d nh là vi c kí nh ng đ n đ t hàng, vi c qu n lí nh ng ư ơ
tranh ch p, l p hóa đ n bán hàng. ơ
Nh là vi c tính nh ng thành tích, hi u quư : ví d nh kh năng giao n p 95% c a ư
đ n đ t hàng trong vòng 48 ti ng.ơ ế
Nh là nh ng ph n tri t lí và nh ng chi n thu t c a công ty h n là m t ho t đ ngư ế ế ơ
ho c m t s đo l ng thành tích. ườ
Giá c?a s?n
ph?m có h?n
Giá m?t hàng
t?n kho
Phí v?n
chuy?n
Tính toán logic
Giá c?a nh?ng
don d?t hàng
Giá th?c ch?t c?a
kh?i hàng có s?n
Marketing
S?n ph?m
C?i ti?n
M?ng lu?i nh?ng noi tiêu th?/
M? c d? ph?c v? khách hàng
Giá
Đi m m u ch t : M t đ nh nghĩa m i đây c a ph c v khách hàngtùy theo tr ng ườ
h p.
“ M t quá trình mà n m b t đ c n i gi a ng i mua, ng i bán ng i giao d ch. ượ ơ ườ ườ ườ
Ti n trình này quy ra m t giá tr thêm vào m t s n ph m ho c là ph c v trao đ i. Nh ng giáế
tr thêmo th hi n qua th i gian ng n c a m t giao d ch đ n gi n hay th i gian dài nh ơ ư
h p đ ng c a nh ng bên. V y thì chăm sóc kch hàng là m t quá trình cho nh ng thu n l i
ch ng t r ng nó có tác đ ng đ n nh ng m c xích trong giá tr s n ph m, và đây là m t cách ế
hi u nghi m”
B ngoài công vi c marketing bao hàm vi c có th b o v nh ng kháchng v i vi c
tăng s th a mãn c a h . Đi u này cho phép công ty đ u t m t th i gian dài cho vi c giành ư
đ c nh ng khách hàng m i.ượ
Bernard J. Lalonde và Paul Zinszer, chính h đã làm rõ nét ph c v khách hàng cho 3
nhóm: tr c, trongsau giao d ch.ướ
1/ Nh ng y u t tr c giao d ch: ế ướ
Nh ng ho t đ ng ph c v kháchng tr c giao d ch là tài s n c a nh ng chính sách chung ướ
c a công ty. Chúng bao g m nhi u nhi m v .
-Chính sách v t ch t c a ph c v khách hàng ( customer service policy statement)
Nh ng cam k t đ c vi t c a chínhch v t ch t trong ph c v khách hàng thì d a trên ế ượ ế
c s phân tích nh ng nhu c u nh sau, đ nh nghĩa chu n m c c a d ch v ; nó quy t đ nhơ ư ế
ai có b n ph n ph i đo l ng thành tích c a ph c v kháchng và theo m c đ , cho m i ườ
cam k t đ c vi t tr n nghi p vế ượ ế
-Ti p c n g n gũi nh ng khách hàng.ế
Th t là điên r khi thi t l p m t cam k t nào đó cho vi c c i thi n thông qua nh ng buôn ế ế
n khác nhau mà b qua thông tin c a khách hàng. M t cam k t đ c vi t mà gi m b t ế ượ ế
kh năng khách hàng quanm đ n nh ng thành tích không th c t ; nh ng nó cũng đ a ra ế ế ư ư
nh ng t li u liên h v i công ty mà nh ng m c đ thành tích đ c ch thì kng b ư ượ
m c ph i.
-C u trúc t ch c.
M c dù không t n t i c u trúc t ch c tiêu bi u nào cho cho m i chính sách c a ph c v
khách hàng, nh ng c u trúc ch n ph i d ng trao đ i và h p tác gi a nh ng ch c năng
bao hàm trong cam k t đ c vi t c a ph c v khách hàng. H n n a, nh ng công ty ph iế ượ ế ơ
cung c p cho kháchng tên và s đi n tho i c a d ch v c a cá nhân thi t k đ t bi t ế ế
cho s th a mãn nh ng nhu c u v thông tin c a h . Nh ng ng i mà ng i này qu n lí ườ ườ
nh ng thành ph n c a ph c v khách hàng ph i ch u trách nhi m và uy tín, bao hàm tài
chính, cách th c mà nó khuy n khích qu n lí nh ng giao ti p gi a nh ng ch c năng đa ế ế
d ng c a công ty.
-S linh ho t.
M t s linh ho t c a h th ng thì c n thi t cho vi c đáp ng nh ng s ki n không trong ế
k ho ch nh là đình công, bão, hay thi u ngu n cung c pế ư ế
-Nh ng ph c v
Nh ng thông tin và nh ng h i th o cho phépng ty c i thi n s qu n lí sáp nh p c a
ph c v kháchng. Nh ng tài li u c a ti n trình thông tin cho phép hi u m c tiêu c a ế
quy t đ nh c a ph c v khách hàng trên s qu n lí hàng t n kho và nh ng chính sáchế
makerting.
5 thành y u t k t h p cùng nhau t o nên m t thành ph n c t y u c a chi n thu t logicế ế ế ế
2/ Nh ng y u t trong giao d ch ế
Thông th ng, nh ng y u t này thêm vào nh ng khái ni m truy n th ng c a ph c v kháchườ ế
ng.
-M c đ gián đo n kh i hàng d tr .
M cng t n kho là m t đ i l ng đo l ng tr c ti p v n có s n c a s n ph m. Trong ượ ườ ế
tr ng h p m t t n kho, s th a mãn c a khách hàng có l đ c b o v trong d trù c aườ ượ
s n ph m thay th cao c p gi ng nh m t yêu c u v i m t giá c h p d n, quy n rũ, ế ư ế
ho c trong s xoay s s n ph m v i s ch m tr n i li n trên m t l i th . ế
-Thông tin c a nh ng đ n đ t hàng. ơ
H i h trao đ i v i khách hàng m t cách nhanh chóng chính xác, m c đ t n kho, tình
tr ng ti n tri n c a đ n hàng, ngày gi i quy t, giao ng và tình hình liên t c còn thi u ế ơ ế ế
c a nh ng đ n hàng. S qu n lí nh ng đ n hàng ch m tr th i gian c n thi t cho vi c ơ ơ ế
k t thúc m t thành tích m t cách h th ng logic. Con s nh ng đ n hàng ch m tr đ cế ơ ượ
đăng kí b i lo i khách hàng và b i s n ph m đ xác đ nh và c i ti n m t thành tích không ế
h p lí c a h th ng.
-Nh ng y u t c a chu trình đ t hàng ế
Chu trình đ t hàng là t ng th i gian c n thi t gi a kh i đ u và k t thúc vi c giao hàng ế ế
trong tình tr ng ho t đ ng cu i cùng v i khách ng. Các b c c a chu trình đ t hàng là: ướ
nh n đ n đ t hàng, n i chuy n hàng, đóng gói, gi i quy t và cung c p thông tin. Nh ng ơ ơ ế ư
khách hàng chú tr ng nh t là liên quan b i t ng th i gian c a chu trình đ t hàng, nó t
ch y u đ x p đ t thông tin liên t c cho phép xác đ nh toàn b nguyên nhân c a s thay ế ế
đ i trong các b c xác đ nh trên đây. ướ
-Nh ng gi i quy t ế
M t s n l đ c gi i quy t nhanh chóng h n nh ng cái khác. Nh ng cái m i m c a ượ ế ơ
m t gi i quy t nhanh chóng đ c đánh gcao,là m t đ t thù quan tr ng đ xác đ nh ế ượ
khách hàng mà ng i này h ng nh ng ph c v đ t thù: đây là vai trò c a qu n lí logicườ ưở
đóng góp m t liên k t chính tr gi a các ph n, có l s thích tc a khách hàng xác đ nh ế
nhi u v s ph i h p buôn bán chuy n đ i.
-S chuy n đ i
S chuy n đ i th ng đ c ti n hành trong vi n c nh c a nhu c u khách hàng hay nh ng ườ ượ ế
d ki n c a nguy c gián đo n kh i hàng d tr trong m t s ph n g i t m vào kho. ế ơ
-S chính xác c a h th ng
S chính xác c a s l ng và lo i s n ph m thì cũng quan tr ng nh s chính xác trong ượ ư
vi c l p hóa đ n. Nh ng sai xót có l nhi u khi ph i tra giá đ t trong kì h n c a s tranh ơ
ch p có s l ng liên quan v i khách. Nh ng thi u sót ph i làm m t b n báo cáo th ng ượ ế
kê: ph n trăm s l i trên t ng s đ n hàng, t đó đ a ra pbình thành tích c a h th ng ơ ư
logic.
-S n ph m thay th ế
S thay th l c i thi n vi c ph c v khách hàng. Nó ti n hành khi m t s n ph m ế ế
ph i thay th b i m t cái khác trong cái nhìn mang l i s th a mãn cao c p hay t ng ế ươ
đ ng cho khách hàng . Cho s phát tri n v m t chính tr c a s thay th , công ty ph iươ ế
gi đ c m i quan h v i khách hàng, đ a nh ng thôngo và ki m đ c s ng thu n ượ ư ế ượ ư
c a h . Ph i gây m t d u n c a s n ph m trong s thay th đ trong qu n lí thành tích ế
th làm nh ng c i ti n. Nh ng y u t c t lõi c a chính sách còn l i này là môt s liên ế ế
l c t t v i khách hàng.
3/ Nh ng y u t sau giao d ch ế
Nh ng y u t sau làm nh ng quy t đ nh c a ph c v cung c p cho khách hàng sau vi c bán ế ế
m t s n ph m.
-i đ t, b o hành, tu s a và nh ng ph ng thay th . ế
Y u t nàyl m t h s chìa khoá c a s mua c a kháchng: nó ph i đ c đánhế ượ
giá cùng v i s chăm sóc nh ng y u t ph c v kháchng trong giao d ch. Th t c n thi t ế ế
đ cung c p m t nhân viên trong lĩnh v c cài đ t m t s n ph m hay ít nh t là th m tra
nh ng ch c năng t t c a nó tr c khi ng i tiêu dùng s d ng; m t v n s n có c a ướ ườ
ng i tu s a và nh ng b ph n thay th ; m t tài li u và h ng d n s d ng đ c xácườ ế ướ ượ
nh n ch c ch n c a ng i tu s a; m t ng i qu lí ch c năng đ qu n lí vi c b o hành ườ ườ
tu s a.
-c đ nh v trí s n ph m.
c đ nh v trí c a s n ph m là m t nhân t c n thi t khác c a ph c v khách hàng. k t ế
khi m t s n ph m xu t hi n nó đã ti m tàng m t s nguy hi m, th m chí là không h p l ,
ng ty ph i có kh năng chu n b đ rút kh i th tr ng và đoán tr c nh ng nguy c ườ ướ ơ
c a vi c không th a mãn c a khách hàng.
-Kháng ngh tr l i.
Thông th ng , h th ng logic thì ti p t c nh m t s ti n lên trong m t h ng: công tyườ ế ư ế ướ
luôn h ng v kháchng. Tuy nhiên, t t c nh ng công ty th l n l n v ng hóa.ướ
Không ng ng thúc đ y thói quen cũ cho vi c qu n lí nh ng m c tái ph m mà cái này có
th tr giá r t đ t. M t chính sách và nh ng ti n trình ph i ch rõ làm th o đ qu n lí ế ế
nh ng kháng ngh , nh ng phàn n và đôi khi tr l i hang tùy theo tình hình.ng ty ph i
b o toàn thông tin liên l c thông qua nh ng ph ng ti n mà vi c này th giúp đ phát ươ
tri n s n ph m và tính logic c a chúng
-Thay th s n ph m.ế
Trong tr ng h p nào đó, m t s n ph m có th m t v trí t m th i v i kháchng màườ
ng i này mong đ i cho m t s tu s a c a đ n hàng; m t s n ph m thay th th cũngườ ơ ế
đ c cung c p trong th i h n b o hành nh là y u t ph c v kháchng.ượ ư ế
PH N 2 CHI N THU T C A PH C V KHÁCH NG
Chính sách ph c v khách hàng không hi u qu có th gi m b t nhi u tác đ ng c a
Maketting và tính logic. K t qu , ph c v khách hàng luôn là m t ph n b lãng quên c aế
Maketting và m c đ ph c v khách thì th ng d a trên nh ng chu n m c c a công ườ
nghi p và nhà cung ng hay d a vào s phán đoán và kinh nghi m th ng m i. Vi c này ươ
ý nghĩa là m c đ ph c v khách hàng thì không có căn c trên nh ng yêu c u c a
khách hàng và nhu c u mua c a h . V y cái gì là l i ích khi đ c m t s n ph m nh ng ư
không đ t t i nguy n v ng c a ng i tiêu dùng. Đi u thi t y u làm t chính sách ph c ườ ế ế
v khách hàng d a trên nhũng nhu c u c a khách hàng và s liên k t v i chi n thu t ế ế
Maketting và nh ng m c tiêu dài h n c a công ty.
4 ph ng pháp phát tri n cung ng c a công ty m t chi n thu t th c s c a vi c ph c vươ ế
khách hàng là:
-c đ nh ph n ng c a ng i tiêu dùng đ i m t v i ng ng t n kho trên nh ng ườ ư
m ng l i phân ph i khác nhau. ướ
- Tính toán cân đ i giá ph i tr ho c thuo.
- Dùng phân tích ABC c a ph c v khách hàng.
- Th c hi n ki m toán c a ph c v khách hàng.
1/ Ph n ng c a ng i tiêu ng v i s ng ng hàng t n kho ườ ư
Trong lĩnh v c tiêu dùng, m c đ ph c v khách hàng đ c đo l ng gi a ch nghi p và ượ ườ
ng i mô gi i. Th nh ng s đo l ng xu t s c là ng i tiêu dùng. Đi u này nói r ng ng iườ ế ư ườ ườ ườ
mua s n ph m trong m ng l i phân ph i. M t s ng ng t t n kho trong kho ng gi a ướ ư
ng i s n xu t và ng i buôn bán không tác đ ng nhi u đ n ng i tiêu dùng. M ng l iườ ườ ế ườ ướ
phân ph i có th x p đ t m t t n kho trong tr ng h p x y ra b t ng . ế ườ
M t trong nh ng cách thi t l p m c đ ph c v khách hàng t ng x ng là d a vào ế ươ
vi c xác đ nh ph n ng khác nhau c a ng i tiêu dùng trong tr ng h p ng nh t n kho: ườ ườ ư
thông tin này ph i đ c truy n đi r ng rãi cho ng i buôn bánch nghi p. ượ ườ
Đ trình bày m t chi n thu t ph c v khách hàng, đi u c n thi t đ bi t là ph n ng ế ế ế
c a ng i tiêu dùng khi đ i m t v i ng ng t n kho, s xu t hi n m t s n ph m thay th ườ ư ế
m c đích tìm ki m m t ngu n cung c p khác. ế
Trong nhi u tr ng h p ng ng t n kho, ng i tiêu dùng thì không luôn ch p nh n m t ườ ư ườ
s thauy đ i ngu n cung c p.
Đa s nh ng ng i bán l tr n t giác trong v trí c a h cho vi c sinh l i gi a ườ
c nh tranh c a h khi ng i tiêu dùng mu n thay đ i nhà cung ng bán l trong tr ng h p ườ ườ
ng ng t n kho.ư
V i nh ng m c này, ng i tiêu dùng thì đ c s p đ t vàng đ i ch tiêu th m t ườ ượ
đ n hàng riêng.ơ
2/ Phân giá c / l i t c
T ng chi phí đ c th a nh n trong ho t đ ng logic nh là s v n chuy n, g i vào kho, s ượ ư
cung ng và s s n xu t, qu n lí t n kho có th xem nh là giá c c a ph c v khách hàng. ư
n i dung nói r ng cho m t m c đ ph c v khách hàng, t ng giá c c a h th ng logic ph i
th p nh t.
Trong cách ti p c n nghiên c u c a logic, s tăng thêm c a ph c v khách hàng tácế
đ ng đ n s tăng giá c t ng c ng nh ranh giá c a giá c ph c v . Luôn c n thi t đ ế ư ế
phát tri n ph c v khách hàng b i vi c tăng vi c buôn bán.
M t ph ng pháp khácc đ nh m i liên quan gi a giá c và l i t c d a trên m c đ ươ
ph c v kháchng bao g m rút ra nh ng bài h c kinh nghi m t nh ng s ki n nh đình ư
ng, thi u cung c p…ế
V i cùng m t ý ki n, hi u s i gi i tác đ ng nh th nào thì cũng r t quan tr ng. ế ư ế
Hi u qu , ch nghi p cung c p s n ph m cho ng i tiêu dùng, ch xí nghi p ít khi ti p ườ ế