Đề án tốt nghiệp Quản lý công: Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HOÀNG TÙNG

ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI -

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 8/2024

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HOÀNG TÙNG

ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI -

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG

MÃ SỐ 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. TRẦN THỊ LOAN

Hà Nội, tháng 8 năm 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề án : “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư

tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội” là bao gồm các nghiên

cứu của cá nhân tôi trực tiếp thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS.

Trần Thị Loan, Phó trưởng khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Học Viện

Hành chính Quốc gia. Tôi xin cam đoan những số liệu và nội dung được sử

dụng trong Đề án đều có căn cứ và trích dẫn nguồn đầy đủ.

Học viên

Hoàng Tùng

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo và

các bạn học viên lớp cao học HC27. B1 của Học viện Hành chính Quốc gia đã

tạo điều kiện, giúp đỡ tôi hoàn thành Đề án thạc sĩ này.

Tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Trần Thị Loan, Phó trưởng khoa Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng, Học Viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng

dẫn tôi trong quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành Đề án thạc sĩ: “Đổi

mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai -

Thành phố Hà Nội”.

Xin cảm ơn Ban giám đốc, cán bộ, nhân viên phòng Tổ chức Hành chính

Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi thu thập,

thống kê những số liệu cần thiết phục vụ cho Đề án;

Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn bè, đồng nghiệp và

gia đình đã khuyến khích, động viên và hỗ trợ tôi hoàn thành Đề án.

Qua thời gian thực hiện Đề án, tôi đã có cơ hội được giao lưu, trao đổi,

học tập trong môi trường làm việc và nghiên cứu khoa học chân chính, chuyên

nghiệp; Điều đó đã giúp tôi có thêm nhiều kinh nghiệm, mở rộng thêm kiến

thức hiểu biết nhỏ bé của mình để qua đó nghiên cứu, tìm tòi cho đưa ra các

giải pháp của Đề án hoàn thiện hơn và áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư

lưu trữ được tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn./.

Học viên

Hoàng Tùng

DANH MỤC BẢNG

Biểu đồ: Các hạng chức danh nghề nghiệp của Bệnh viện………………….23

Bảng 1: Thống kê trình độ chuyên môn của CBVC-NLĐ bệnh viện……….24

Bảng 2: Thống kê độ tuổi và giới tính của CBVC-NLĐ Bệnh viện………...24

Hình. Sơ đồ tổ chức Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai………………………….19

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 3

LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 4

MỤC LỤC ........................................................................................................ 6

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

1. Lý do lựa chọn Đề án........................................................................................ 1

2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................... 4

3. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................... 5

4. Nhiệm vụ nghiên cứu........................................................................................ 5

5. Đối tượng nghiên cứu ....................................................................................... 6

6. Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 6

7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 6

7.1. Phương pháp luận .......................................................................................... 6

7.2. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 7

8. Hiệu quả (lợi ích) của đề án: ............................................................................ 7

9. Cấu trúc của Đề án: .......................................................................................... 8

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ ........................................................................................................ 9

1.1. Một số khái niệm ............................................................................................ 9

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư ..................................................................... 9

1.1.2. Khái niệm về tổ chức, quản lý công tác văn thư ........................................... 9

1.2. Vai trò của công tác văn thư ....................................................................... 10

1.2.1. Vai trò của công tác văn thư ....................................................................... 10

1.2.2. Vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư ............................................ 11

1.3. Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư .............................................. 12

1.3.1. Nội dung cơ bản .......................................................................................... 12

1.3.2. Nội dung cụ thể ........................................................................................... 13

1.4. Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư .................................................................................................................. 14

1.4.1.Trách nhiệm của Giám đốc Bệnh viện ......................................................... 14

1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính ............................... 14

1.4.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo các khoa, phòng, đơn nguyên khác ................ 14

1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn: ........................................................ 15

1.4.5. Trách nhiệm của văn thư Bệnh viện ........................................................... 15

Tiểu kết Chương I ......................................................................................... 16

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN

THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI ....................................... 17

2.1. Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội............. 17

2.1.1. Lịch sử hình thành: ..................................................................................... 17

2.1.2. Vị trí của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ...................................................... 17

2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ........................ 18

2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ...................................... 20

2.1.5. Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng thuộc Bệnh viện đa

khoa Hòe Nhai Hòe Nhai .................................................................................. 21

2.1.6. Bố trí nhân sự của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ....................................... 23

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai ............... 26

2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ....................................................................................................................... 27

2.3.1. Thực trạng ban hành văn bản về công tác văn thư: .................................. 27

2.3.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự của công tác văn thư .................... 28

2.3.3. Thực trạng cơ sở vật chất và trang thiết bị ................................................ 28

2.3.4. Thực trạng công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.................... 29

2.3.5. Bố trí nguồn kinh phí cho công tác văn thư ................................................ 29

2.3.6. Quản lý về nghiệp vụ và nghiên cứu khoa học ........................................... 30

2.3.7. Công tác thanh kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm ................................ 30

2.4. Nhận xét, đánh giá: ...................................................................................... 31

2.4.1. Ưu điểm: ..................................................................................................... 31

2.4.2. Những tồn tại hạn chế: ............................................................................... 32

2.4.3. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế .............................................................. 34

Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................... 36

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỔI MỚI TỔ

CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA

HÒE NHAI ..................................................................................................... 37

3.1. Quan điểm, mục tiêu, giải pháp chung về đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ..................................................... 37

3.2. Giải pháp cụ thể đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai ................................................................................................ 39

3.2.1. Đổi mới về hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn

thư ...................................................................................................................... 39

3.2.2. Giải pháp đổi mới về quản lý, điều hành công tác văn thư ....................... 40

3.2.3. Giải pháp tăng cường bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, viên

chức văn thư ...................................................................................................... 40

3.2.4. Giải pháp đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư ...................................................................... 41

3.2.5. Giải pháp xây dựng và hoàn thiện chương trình phần mềm quản lý văn

thư ...................................................................................................................... 42

3.2.6. Giải pháp tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư ............... 43

3.3. Kế hoạch thực hiện Đề án Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai – Thành phố Hà Nội .................................... 43

3.4. Dự kiến kinh phí triển khai thực hiện Đề án ............................................. 45

3.5. Thành lập Ban thực hiện đề án: ................................................................. 48

KẾT LUẬN .................................................................................................... 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 52

II. TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ............................................ 54

III. KẾT LUẬN ....................................................................................... 56

IV. KHUYẾN NGHỊ .............................................................................. 57

III. KẾT LUẬN ....................................................................................... 61

IV. KHUYẾN NGHỊ .............................................................................. 63

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do lựa chọn Đề án

Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng các loại văn bản và tài liệu là

phương tiện quan trọng để ghi chép và truyền tải thông tin đến các nhà lãnh đạo

và quản lý. Điều này nhằm phục vụ cho công tác chỉ đạo và điều hành nhiệm

vụ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, và tổ chức kinh

tế, trở thành một hoạt động thường xuyên, liên tục và không ngừng diễn ra.

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp đều có cách tổ chức bộ máy hoạt

động riêng biệt để phù hợp với yêu cầu và mục tiêu phát triển. Trong hệ thống

quản lý văn bản hành chính của nước ta, có thể thấy rằng công tác văn thư đóng

vai trò thiết yếu và không thể tách rời; Văn thư là hoạt động nghiệp vụ

quan trọng được thực hiện thường xuyên ở các cơ quan, đơn vị và có đóng góp

phần lớn trong việc nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều

hành mọi hoạt động từ cấp Bộ, Vụ, Cục trung ương cho Sở, Ban, ngành địa

phương.

Nhìn chung, trong mọi cơ quan, tổ chức hay đơn vị sự nghiệp, văn bản

và giấy tờ luôn đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức

và đơn vị, khoa, phòng với nhau. Mỗi văn bản, giấy tờ được tập trung quản lý,

khai thác, tra cứu và sử dụng hiệu quả thông qua bộ phận văn thư. Do đó có

thể thấy rằng công việc của bộ phận văn thư là một trong những nhiệm vụ then

chốt được hoàn thành bởi các cơ quan, đơn vị hay tổ chức để hỗ trợ việc cung

cấp thông tin đầy đủ cho quá trình quản lý điều hành cơ quan, tổ chức; từ

đó, đảm bảo rằng các thông tin, chủ trương và đường lối của Đảng và Nhà nước

được triển khai thực hiện một cách chính xác, hiệu quả và ổn định.

Từ trước đến nay, công tác văn thư vẫn luôn được mặc định là hoạt động

nghiệp vụ không thể thiếu của bộ máy quản lý hành chính và đóng vai trò quan

1

trọng trong hoạt động hành chính văn phòng, có tác động trực tiếp tới hoạt động

quản lý của một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Hơn nữa, công tác văn thư như là

một khâu thiết yếu trong guồng máy giúp việc cho các cấp lãnh đạo để chỉ đạo,

quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Như vậy, có thể

khẳng định tầm quan trọng của công tác Văn thư còn được thể hiện rõ trong

mọi lĩnh vực của hoạt động xã hội, góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh

tế của đất nước.

Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp đảm bảo rằng các quyết định chỉ đạo,

điều hành của các cấp quản lý được đưa ra kịp thời và chính xác, từ đó giúp các

cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả theo chế độ và duy trì bí mật của Đảng và

Nhà nước. Đồng thời, cũng hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ và phòng ngừa việc

sử dụng văn bản Nhà nước để tiến hành những việc làm không đúng

pháp luật. Ngoài ra, công tác Văn thư cũng góp phần khuyến khích sự phát triển

kinh tế và bảo vệ lợi ích của mỗi quốc gia.

Qua các yếu tố đã nêu trên, một lần nữa càng khẳng định công tác văn

thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với hầu hết cán bộ, viên chức

người lao động trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.

Ngoài ra, công tác văn thư cũng có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng trong

bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện

tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong thời đại 4.0 hiện nay.

Ngày 03/06/2020, tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, Chính phủ phê duyệt chương

trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 “Việt

Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các

công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều

hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương

thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn,

rộng khắp”. Do đó, có thể nói yêu cầu đổi mới chuyển đổi số trong công tác

2

văn thư là một điều tất yếu.

Có thể khẳng định, thời gian qua, công tác văn thư hoạt động nền nếp,

hiệu quả đã góp phần không nhỏ giúp ngành Y tế gặt hái thành công trong sự

nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân. Đặc biệt, công tác văn thư trong

ngành Y tế nói chung và tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai nói riêng là một phần

hoạt động quản lý nhà nước phục vụ công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân

dân, phục vụ truyền đạt thông tin giải quyết có hiệu quả nhiều nội dung cấp

thiết như dịch bệnh, tai biến chuyên môn, ngộ độc thực phẩm… Do công tác

văn thư luôn đòi hỏi yêu cầu về tính nhanh chóng và chính xác ở mức độ cao.

Tuy nhiên, tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai thì còn có nhiều bất cập nhất là

trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho nhân viên văn thư và các cán

bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý của các đơn vị phòng ban nghiệp vụ. Hơn nữa việc

phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật về văn thư, bảo vệ bí mật nhà nước

tại Bệnh viện còn yếu và chưa được thực hiện thường xuyên. Nhất là việc tập

huấn hướng dẫn kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, thực hành lập hồ sơ

công việc, kỹ năng và thực hành soạn thảo văn bản, kỹ năng và thực hành về

sử dụng công nghệ thông tin trong văn thư … Hơn nữa, việc xây dựng và tổ

chức thực hiện quy chế văn thư, ban hành các văn bản quy phạm để thể chế hóa

công tác văn thư cũng chưa được chú trọng. Hiện nay trong hoạt động của Bệnh

viện đa khoa Hòe Nhai, phòng Tổ chức Hành chính là bộ phận chịu trách nhiệm

chính việc thực hiện, triển khai và quản lý công tác văn thư. Tuy nhiên, bên

cạnh những kết quả đã đạt được, hiện nay công tác tổ chức và quản lý văn thư

tại Bệnh viện vẫn còn có những khó khăn, trở ngại cần được khắc phục và cần

được tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung. Một trong số đó là cần cải tiến

phương thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị trong công tác văn thư

cho đúng quy định và phù hợp hơn với thực tế tại Bệnh viện. Do vậy, việc thực

hiện đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư hiện nay của Bệnh viện là đòi

3

hỏi bức thiết.

Với những định hướng, mục tiêu mang tầm chiến lược chuyển đổi số

quốc gia được đưa ra ở trên, nhằm phát huy đạt được các mục tiêu tổ chức quản

lý công tác văn thư, trong quá trình thực tập tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai,

kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, em đã thực hiện nghiên cứu Đề

án “Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe

Nhai”.

2. Lịch sử nghiên cứu

Trong thời gian qua, việc nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư

đã được công bố và được đề cập khá nhiều qua các công trình nghiên cứu, Đề

án, khóa luận tốt nghiệp:

- “Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt, Trường Đại học Khoa học

xã hội và Nhân văn năm 2014 với nội dung:“ Khảo sát và đánh giá tình hình

tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa

bàn thành phố Hà Nội”.

Luận văn đã đưa ra các nghiên cứu và đánh giá thực hiện công tác văn

thư lưu trữ tại các công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội, mặt khác các

công ty này có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền khác với các đơn vị sự

nghiệp công lập như bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

- “Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hà, Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội năm 2017 với nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý

văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế”.

Đây là luận văn thực hiện đổi mới tổ chức tại cơ quan quản lý nhà nước

là Văn phòng Bộ Y tế, khác với đơn vị sự nghiệp công lập chuyên môn như tại

4

Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

- “Luận văn Thạc sĩ của Dương Thị Hoa tại Học viện Hành chính Quốc

gia năm 2018, với nội dung “Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục

Thuế Trung ương”.

- “Luận văn Thạc sĩ của Trần Hà Tâm “Hiện đại hóa công tác văn thư

tại bệnh viện Châm cứu Trung ương” Học viện Hành chính Quốc gia năm

2023”.

Luận văn chủ yếu đưa ra giải pháp áp dụng công nghệ thông tin vào công

tác văn thư, chưa có nội dung đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư.

Các Đề án, khóa luận về công tác văn thư lưu trữ đề cập ở trên đã giúp

cho Học viên có thêm những kiến thức, nội dung tham khảo liên quan đến công

tác văn thư; Ngoài việc là tài liệu tham khảo nó còn là cơ sở thực tế để so sánh

được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác để từ đó, Học viên đưa ra những

nhận định đánh giá đúng đắn, khách quan nhất. Đồng thời cũng là cơ sở để đưa

ra phương hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại phục vụ cho

mục đích nghiên cứu của đề án của mình.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai

thành phố Hà Nội.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nhiệm vụ 1: Nghiên cứu và làm rõ một số vấn đề lý luận về tổ chức và

quản lý công tác văn thư.

- Nhiệm vụ 2: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực

trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai giai

đoạn 2019-2022.

- Nhiệm vụ 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác

5

văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

- Nhiệm vụ 4: Đề xuất một số giải pháp đổi mới tổ chức, quản lý công

tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

5. Đối tượng nghiên cứu

- Tìm hiểu khảo sát hoạt động quản lý, tổ chức công tác văn thư của Bệnh

viện đa khoa Hòe Nhai:

+ Phân tích thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

để thấy được những thành tựu đã đạt được và những hạn chế của việc triển khai

thực hiện quản lý, tổ chức công tác văn thư từ đó tìm ra nguyên nhân của những

điểm hạn chế, những tồn tại trong công tác văn thư.

+ Đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển nâng

cao chất lượng tổ chức, quản lý công tác văn thư để hoạt động này ngày càng

được hiệu quả và phát triển hơn.

6. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của Đề án này là công tác tổ chức, quản lý văn thư

tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng và phần

nào đó giúp Phòng Tổ chức Hành chính của Bệnh viện nâng cao hiệu quả hoạt

động của văn thư nói riêng và phát triển hơn công tác quản lý điều hành của

Bệnh viện nói chung.

- Về nội dung: Hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

- Về không gian: Tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội.

- Về thời gian: Đề án nghiên cứu giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2022

7. Phương pháp nghiên cứu

7.1. Phương pháp luận

- Đề án này nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa

duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử mà nền tảng là Chủ nghĩa Mác -

6

Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; trong quá trình nghiên cứu, Học viên luôn bám

sát chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác văn

thư.

7.2. Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp khảo cứu tài liệu: Tìm hiểu các tài liệu trong nước về

công tác văn thư lưu trữ.

+ Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn sâu người làm công tác văn thư là

Trưởng, phó phòng Tổ chức Hành chính, nhân viên văn thư hành chính, nhân

viên phụ trách công tác hành chính của các khoa, phòng tại Bệnh viện đa khoa

Hòe Nhai. Trong đó tìm hiểu quan điểm, nhận thức của từng bộ phận cán bộ

lãnh đạo cũng như người làm chuyên môn nghiệp vụ đang làm việc tại Bệnh

viện về tầm quan trọng, ý nghĩa thiết thực của công tác văn thư đối với công

tác quản lý điều hành chung như thế nào.

+ Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp: Dựa trên các hồ sơ, số liệu

và dữ liệu thu thập được, Học viên đã phân tích kỹ lưỡng, đánh giá cẩn thận,

xem xét tỉ mỉ trên các khía cạnh khoa học quản lý, từ đó Học viên tổng hợp lại

để đưa ra những số liệu thống kê, báo cáo, kết luận, đề xuất phù hợp với thực

tiễn.

+ Phương pháp tổng hợp và phân tích định lượng: Trên cơ sở văn bản,

tài liệu tham khảo và các số liệu, thông tin thu thập được, Học viên sẽ thực hiện

phân tích, đánh giá, xem xét trên khía cạnh khoa học quản lý. Qua đó tổng hợp

lại để có những kết luận và đề xuất giải pháp trong việc đổi mới tổ chức quản

lý, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

8. Hiệu quả (lợi ích) của đề án:

- Ý nghĩa lý luận: qua việc thực hiện nghiên cứu Đề án đã bổ sung thêm

kiến thức, lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư dưới góc nhìn của khoa

7

học của chuyên ngành quản lý công.

- Ý nghĩa thực tiễn:

+ Đề án là cơ sở để áp dụng các giải pháp đổi mới nâng cao chất lượng

nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư tại bệnh viện Hòe Nhai cũng như

các bệnh viện cùng cấp trong thời gian tới.

9. Cấu trúc của Đề án:

Đề án gồm phần mở đầu, phần kết luận và có 3 chương, cụ thể như sau:

Chương I: Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư

Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư tại

bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

Chương III: Giải pháp và lộ trình thực hiện đổi mới tổ chức quản lý công

8

tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

“Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo,

ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong

công tác văn thư” (Trích Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020).

Công tác văn thư là một đơn vị cấu thành không thể thiếu trong hoạt

động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào; Nó cũng là hoạt động

nhằm giúp chuyển tải các thông tin, chỉ đạo từ cấp quản lý đến các đơn vị, cá

nhân, tổ chức liên quan một cách chính xác và kịp thời. Điều này đảm bảo rằng

công tác chỉ đạo, điều hành mọi nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị đều

được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng hướng dẫn, bao gồm tất cả những

công việc như soạn thảo và phát hành văn bản, tổ chức quản lý các văn bản

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

- Bất cứ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào muốn vận hành, hoạt động đều cần

có khâu tiếp nhận, xử lý thông tin; mà khâu này chỉ được tiếp nhận, truyền đạt

thông qua bộ phận văn thư. Vì thế, văn thư cơ quan luôn là bộ phận tối quan

trọng để thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ

chức.

1.1.2. Khái niệm về tổ chức, quản lý công tác văn thư

1.1.2.1 Khái niệm về tổ chức

Tổ chức là một quá trình xác định những công việc cần phải làm và cách

thức giao nhiệm vụ cho từng khoa, phòng, đơn vị hay cá nhân thực hiện các

9

công việc đó, từ đó nó tạo ra mối quan hệ liên kết trong nội bộ một cơ quan,

đơn vị. tổ chức là một trong những bước rất quan trọng giúp cho người lãnh

đạo thực hiện mục tiêu chung.

1.1.2.2. Khái niệm về quản lý

Quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích, có định hướng,

có kế hoạch của các cấp quản lý lên các các đối tượng quản lý để chỉ đạo, điều

hành, tạo ra mối liên kết các yếu tố khác nhau tham gia vào hoạt động chung

của cơ quan đơn vị thành một chỉnh thể thống nhất, giúp cho việc điều phối

hoạt động của các khâu một cách phù hợp, đúng quy định nhằm đạt đến một

mục tiêu xác định trong điều kiện thay đổi của môi trường.

1.1.2.3. Tổ chức, quản lý công tác văn thư

Tổ chức, quản lý công tác văn thư là tổng thể các hoạt động và biện

pháp của Nhà nước (hay của cấp quản lý) và của các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp, cá nhân có văn bản, tài liệu để triển khai thực hiện trên cơ sở pháp lý,

cơ sở khoa học và nhằm đảm bảo an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu, hồ

sơ.

1.2. Vai trò của công tác văn thư

1.2.1. Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác

những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Bệnh

viện nói riêng và hoạt động quản lý của nhà nước của các cơ quan, tổ chức nói

chung. Thông tin càng chính xác, đầy đủ và được cung cấp kịp thời thì hoạt

động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao.

Công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, giúp giải quyết

công việc nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, thời gian và sức lực của nhân viên

được tiết kiệm, trong khi vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu.

Công tác văn thư giúp lưu giữ đầy đủ các chứng cứ, tài liệu chứng minh

10

về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức kèm theo là trách nhiệm của những

cá nhân có liên quan. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ của văn thư

sẽ là những căn cứ pháp lý minh chứng cho tính chân thực và minh bạch của

cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nó cũng góp bảo vệ người đứng đầu trước pháp luật.

Công tác văn thư cũng tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu được tạo ra từ công tác văn thư nếu đầy đủ và chính xác sẽ góp

phần giúp công tác lưu trữ được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Khi các

hồ sơ được nộp lưu vào hệ thống lưu trữ cơ quan, quá trình tìm kiếm và truy

xuất thông tin sẽ trở lên dễ dàng hơn. Ngược lại công tác văn thư được thực

hiện không tốt, không đảm bảo số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu ngay từ

đầu, sẽ gây ra những khó khăn và sai sót trong công tác lưu trữ về sau. Điều

này có thể dẫn đến việc thất lạc những thông tin quan trọng hoặc gây khó khăn

trong việc truy xuất thông tin cần thiết.

Như vậy, có thể thấy, hoạt động của công tác văn thư có liên quan rất lớn

và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của cả cơ quan, đơn vị. Nếu làm

tốt công tác văn thư, sẽ góp phần giúp việc quản lý, điều hành của cơ quan đạt

được chất lượng, hiệu quả như mong muốn và ngược lại.

1.2.2. Vai trò của tổ chức, quản lý công tác văn thư

Thứ nhất: Tổ chức quản lý tốt công tác văn thư góp phần quan trọng đảm

bảo công tác quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị được thông suốt;

Thứ hai: Giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị giải quyết, xử lý nhanh chóng

và đưa ra các quyết định đáp ứng được các mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức, cơ

quan. Từ đó, cũng giúp cấp lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra công việc một

cách có hệ thống, qua đó đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ, công chức, viên chức

dưới quyền triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao, đảm bảo mục tiêu,

năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và đây cũng là những mục tiêu, yêu

11

cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Thứ ba: Tổ chức, quản lý công tác văn thư khoa học sẽ tạo công cụ để

kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Giúp cho việc lưu

giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm

tra, thanh tra, giám sát của cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.

- Thứ tư: Tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư có vai trò to lớn trong

việc bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, đơn vị

hoặc các bí mật của nhà nước, của quốc gia. Bí mật nhà nước nói chung và bí

mật của một cơ quan, tổ chức nói riêng luôn được đảm bảo nghiêm ngặt bởi

công tác văn thư. Hầu hết các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

đều được thể chế hóa bằng văn bản và được quản lý chặt chẽ trong quá trình

thực hiện công tác văn thư; Các tài liệu chứa thông tin bí mật được quản lý theo

quy trình nghiêm ngặt, bao gồm việc phân loại, lưu trữ và bảo mật. Điều này

ngăn ngừa nguy cơ mất mát, đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn các

thông tin quan trọng không bị lộ ra ngoài.

Như vậy có thể nói vai trò của việc tổ chức, quản lý công tác văn thư là

vô cùng quan trọng trong toàn bộ các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; Nếu

mỗi cơ quan, tổ chức đều có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công

tác văn thư thì có thể đề ra những chính sách, quy trình thực hiện phù hợp nhằm

đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức, đơn vị.

1.3. Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư

1.3.1. Nội dung cơ bản

Tổ chức, quản lý công tác văn thư là một trong những nội dung cơ bản

của công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức. Theo điều 34 Nghị định

30/2020/NĐ-CP quy định về nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

như sau:

Một là, xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản

12

quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

Hai là, quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư

Ba là, quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ

trong công tác văn thư

Bốn là, quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư, quản lý

công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư

Năm là, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

pháp luật về công tác văn thư

Sáu là, hợp tác quốc tế trong công tác văn thư

Bảy là, sơ kết tổng kết công tác văn thư.

Như vậy, căn cứ vào các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư,

các cơ quan trong phạm vi, quyền hạn của mình cần xác định rõ nội dung, trách

nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư.

1.3.2. Nội dung cụ thể

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các

quy định về công tác văn thư

- Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp đảm bảo

giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật

cho cơ quan, tổ chức;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư

- Bố trí kinh phí để hiện đại hóa trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật cơ sở vật

chất phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý

tài liệu điện tử.

- Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, thống kê tài liệu trong văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu

khoa học; Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý văn thư;

- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng, thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm

13

về công tác văn thư;

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa

phương;

1.4. Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, quản lý

công tác văn thư

1.4.1.Trách nhiệm của Giám đốc Bệnh viện

+ Chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư.

+ Phân công giải quyết kịp thời các văn bản gửi đến Bệnh viện.

+ Phê duyệt nội dung và ký văn bản đi hoặc ủy quyền cho cấp phó ký

thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác mà cấp phó được phân

công.

+ Chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ lưu trữ.

+ Chỉ đạo quản lý việc sử dụng con dấu của cơ quan.

1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính

+ Là người trực tiếp giúp Giám đốc Bệnh viện tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ công tác văn thư trong phạm vi cơ quan và khoa, phòng trực thuộc.

+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phối hợp cho các khoa, phòng, cá

nhân và báo cáo Giám đốc Bệnh viện chỉ đạo xử lý về những công việc có liên

quan.

+ Tham gia xây dựng dự thảo văn bản đi theo yêu cầu của Giám đốc

Bệnh viện.

+ Chịu trách nhiệm về mặt nội dung, thể thức trình bày văn bản đối với

tất cả các văn bản trước khi trình ký gửi đi.

1.4.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo các khoa, phòng, đơn nguyên khác

+ Kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Bệnh viện và trước

14

pháp luật về nội dung của văn bản.

1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên môn:

+ Soạn thảo văn bản theo sự phân công của lãnh đạo khoa, phòng trực

tiếp, theo chức trách, nhiệm vụ được giao.

+ Xác định tên loại văn bản cần soạn thảo: Công văn/Tờ trình/Báo cáo…

+ Đề xuất mức độ khẩn của văn bản

+ Soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức.

+ Đảm bảo chất lượng văn bản, đúng thời gian quy định.

1.4.5. Trách nhiệm của văn thư Bệnh viện

+ Kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả,

nếu phát hiện lỗi sai trong văn bản phải chuyển lại cho người hoặc bộ phận

soạn thảo để chỉnh sửa, hoàn thiện.

+ Ghi số văn bản, ngày, tháng, năm phát hành văn bản lên văn bản khi

văn bản đã đúng nội dung, thể thức và đã được ký duyệt.

+ Đóng dấu của Bệnh viện và dấu chỉ mức độ mật, khẩn lên văn bản (nếu

có).

+ Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản và theo dõi việc

chuyển phát văn bản đi đã đến đúng nơi nhận hay chưa.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bảo lưu văn bản.

+ Quản lý văn bản đến: thực hiện tiếp nhận văn bản, công văn, giấy tờ,

thư từ được gửi đến Bệnh viện, phân loại văn bản, nếu không phải là văn bản

gửi đích danh cho cá nhân thì thực hiện đăng ký vào sổ văn bản đến, trình và

chuyển giao văn bản đến cho Giám đốc Bệnh viện phê duyệt.

+ Quản lý sổ đăng ký văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đến để thống kê

số lượng văn bản và tra cứu văn bản khi có yêu cầu.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của chữ ký số (nếu

15

có).

Tiểu kết Chương I

Ở chương này, Học viên đã nêu ra những định nghĩa khái quát, cơ bản

về khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư cũng

như cách hiểu về nhiệm vụ tổ chức, quản lý văn thư. Đây cũng là tiền đề để

giúp Học viên có được những phân tích về thực trạng tổ chức, quản lý công tác

văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai và cũng là căn cứ cho việc triển khai,

phát triển các quan điểm, luận cứ và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề ở

16

các chương tiếp theo.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN

THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI

2.1. Khái quát về Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - Thành phố Hà Nội

2.1.1. Lịch sử hình thành:

Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai hiện nay có tiền thân là Nhà thương Khách

được thành lập từ năm 1889, đến thời Pháp thuộc được đổi tên thành Bệnh viện

Việt Trung, sau hòa bình lập lại được đổi tên thành bệnh viện Y học cổ truyền

Hà Nội.

Tháng 10/2002, UBND Thành phố Hà Nội có quyết định di dời Bệnh viện

Y học cổ truyền về cơ sở tại Mai Dịch, Cầu Giấy; đồng thời cho phép tư nhân

tham gia đầu tư góp vốn trong hệ thống bệnh viện thành Bệnh viện bán công

Hòe Nhai. Đến ngày 20/3/2007, UBND Thành phố thu hồi lại bệnh viện và thí

điểm chuyển đổi mô hình là Bệnh viện đa khoa công lập tự chủ hạng II đầu tiên

của Thành phố Hà Nội.

Căn cứ Quyết định số 6449/QĐ-UBND, ngày 04/12/2014 của UBND

Thành phố Hà Nội về việc sáp nhập Trung tâm Y tế Xây dựng Hà Nội vào Bệnh

viện Đa khoa Hòe Nhai trực thuộc Sở Y tế Hà Nội, do đó, Bệnh viện đa khoa

Hòe Nhai hiện có có 2 cơ sở hoạt động.

2.1.2. Vị trí của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai là Bệnh viện đa khoa hạng II tuyến Thành phố nằm trên địa bàn Trung tâm của Thủ đô, giáp ranh khu vực phố cổ có mật độ dân cư đông đúc, với qui mô 200 giường bệnh. Đến nay, Bệnh viện hiện có 02 cơ sở: Cơ sở 1: Số 17 - 34 phố Hòe Nhai, phường Nguyễn Trung Trực, quận Ba

Đình, Thành phố Hà Nội.

Cơ sở 2: số 34 ngõ 53 phố Tân Ấp, phường Phúc Xá, quận Ba Đình, Thành

17

phố Hà Nội.

2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

2.1.3.1. Chức năng

+ Khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân trên địa bàn Thủ đô; thực hiện nghiên cứu khoa học, được áp dụng các công nghệ kỹ thuật y cao trong chẩn đoán, điều trị, chăm sóc sức khỏe nhân dân; tham gia đào tạo về chuyên môn y dược và là cơ sở thực hành lâm sàng của các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực y tế theo quy định của pháp luật”.

2.1.3.2. Nhiệm vụ

- Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh + Khám, chữa bệnh đa khoa và quản lý bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế; - Tiếp nhận mọi trường hợp người bệnh đến khám, chữa bệnh nội trú và

ngoại trú;

+ Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe cho các cá nhân theo

quy định của Nhà nước;

+ Tổ chức khám giám định sức khỏe; khám giám định pháp y cho các đối tượng khi hội đồng giám định y khoa thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật yêu cầu;

+ Chuyển người bệnh nặng lên tuyến trên khi Bệnh viện không đủ khả

năng giải quyết.

- Đào tạo cán bộ + Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế của các trường đại

học và cao đẳng y dược trên địa bàn khi có nhu cầu;

+ Tổ chức đào tạo liên tục cho cán bộ nhân viên trong Bệnh viện hoặc các

đơn vị có nhu cầu để nâng cao trình độ chuyên môn, quản lý.

- Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ thuật + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc chỉ đạo tuyến dưới phát triển kỹ thuật để nâng cao chất lượng cấp cứu, chẩn đoán và điều trị theo nhiệm vụ được giao trên địa bàn;

+ Kết hợp với các cơ sở y tế tuyến dưới thực hiện chương trình và kế hoạch

18

chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân trên địa bàn Thủ đô;

+ Chuyển giao các kỹ thuật cho Bệnh viện tuyến dưới trong lĩnh vực phục

hồi chức năng- Đông y.

- Nghiên cứu khoa học về y học + Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học kỹ thuật, triển khai các Đề án, sáng kiến nghiên cứu và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật ở cấp Thành phố, cấp Bộ và cấp cơ sở;

+ Tham gia, tổ chức các Hội nghị, hội thảo khoa học trong lĩnh vực chuyên môn và hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước để đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học trong Bệnh viện.

- Phòng bệnh + Khám sàng lọc và đẩy mạnh công tác quản lý bệnh nhân ngoại trú liên

quan đến bệnh tim mạch, chuyển hóa;

+ Phối hợp với các cơ sở, trung tâm y tế dự phòng các quận huyện thực hiện thường xuyên nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch trên địa bàn Thành phố.

- Hợp tác quốc tế + Chủ động hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ngoài nước để đào tạo,

bồi dưỡng về chuyên môn theo đúng quy định của Nhà nước;

+ Tham gia các hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước nhằm nâng cao chất

lượng chuyên môn;

+ Phối hợp với các cá nhân, tổ chức, các nhà tài trợ để thực hiện các dự

án, các đề án hợp tác theo đúng quy định của pháp luật.

- Quản lý kinh tế y tế + Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách

nhà nước cấp;

+ Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về thu, chi ngân sách của Bệnh

viện và các quy định khác của pháp luật về ngân sách nhà nước;

+ Được phép tìm kiếm, mở rộng thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ khám chữa bệnh, các dịch vụ phi y tế, xã hội hóa, liên doanh liên kết theo quy định của pháp luật.

19

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Sở Y tế giao.

2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

- Ban giám đốc gồm Giám đốc và 03 Phó giám đốc - Về tổ chức bộ máy: Bệnh viện hiện có 22 khoa, phòng, tổ và đơn nguyên. Trong đó: Khối các phòng chức năng: 04 phòng và 03 tổ Khối lâm sàng: 09 khoa và 3 đơn nguyên/đơn vị Khối cận lâm sàng và Dược: 05 khoa

(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai)

20

Hình Sơ đồ tổ chức Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

2.1.5. Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng thuộc Bệnh

viện đa khoa Hòe Nhai Hòe Nhai

- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức Hành chính: là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng, chế độ chính sách, bảo vệ chính trị nội bộ, hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, quản lý tài sản, phòng chống cháy nổ, an ninh trật tư và công nghệ thông tin của Bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch tổng hợp: là phòng nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch hoạt động chuyên môn, công tác xã hội, quản lý chất lượng bệnh viện, kiểm tra giám sát thực hiện quy chế bệnh viện và thống kê, báo cáo nghiệp vụ chuyên môn bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Điều dưỡng: là phòng nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý, tổ chức, điều hành và giám sát công tác chăm sóc người bệnh toàn diện tại tất cả các khoa lâm sàng trong toàn Bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán: là phòng nghiệp vụ thực hiện toàn bộ hoạt động tài chính kế toán, quản lý tài sản và thu viện phí của Bệnh viện

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Cấp Cứu: là khoa lâm sàng tiếp nhận, phân loại, xử trí cấp cứu ban đầu các bệnh nhân cấp cứu nội, nhi và ngoại khoa theo Quy chế cấp cứu, hồi sức tích cực và chống độc của Bộ Y tế.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Nội tổng hợp: là khoa lâm sàng thực hiện các phương pháp không phẫu thuật để chữa bệnh, kết hợp lâm sàng với kết quả cận lâm sàng và kết hợp với các chuyên khoa lẻ; phụ trách hoạt động chuyên môn Nội chung như nội hô hấp, nội tiết niệu, Nội cơ – xương – khớp, nội truyền nhiễm và nội huyết học lâm sàng của bệnh viện.

21

- Chức năng, nhiệm vụ của Đơn nguyên Hồi sức tích cực – chống độc: là khoa lâm sàng thuộc khoa Nội tổng hợp có nhiệm vụ tiếp nhận điều trị và chăm sóc tích cực, toàn diện người bệnh; Cấp cứu – hồi sức - giải độc – điều trị nội trú, ngoại trú cho người bệnh ngộ độc cấp, mãn và các bệnh nội khoa khác; chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn Hồi sức tích cực – chống độc của bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Khám bệnh: là khoa lâm sàng chịu trách nhiệm tiếp đón, khám bệnh ban đầu, khám sàng lọc, chỉ định bệnh nhân vào điều trị nội trú, thực hiện công tác khám bệnh Nội, Sản, Nhi và liên chuyên khoa, tổ chức điều trị ngoại trú, khám sức khỏe định kỳ và hướng dẫn chăm sóc sức khỏe ban đầu.

- Chức năng, nhiệm vụ của Đơn nguyên Khám bệnh theo yêu cầu: là khoa lâm sàng thuộc khoa Khám bệnh có nhiệm vụ thực hiện chuyên môn khám bệnh Nội, Sản, Tim mạch, Nội soi tiêu hóa, chăm sóc da thẩm mỹ, răng thẩm mỹ, khám sức khỏe định kỳ, điều trị ban ngày.

- Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khám sức khỏe: là bộ phận chuyên môn có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành, khai thác, tìm kiếm và phối hợp với các khoa của bệnh viện để thực hiện các hợp đồng về khám sức khỏe định kỳ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có yêu cầu.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Thận nhân tạo: là khoa lâm sàng có nhiệm vụ lọc máu nhân tạo chu kỳ, điều trị, chăm sóc các người bệnh mắc các bệnh về nội thận như viêm cầu thận cấp mạn, hội chứng thận hư, nhiễm trùng tiết niệu, suy thận cấp, suy thận mạn… và thực hiện khám bệnh ngoại trú Thận – tiết niệu.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Phụ sản: là khoa lâm sàng có nhiệm vụ khám, tư vấn, quản lý thai nghén, thực hiện các thủ thuật, phẫu thuật các bệnh liên quan đến sản khoa. Chịu trách nhiệm về công tác sản khoa của bệnh viện. - Chức năng, nhiệm vụ của khoa Phục hồi chức năng – Đông y: là khoa lâm sàng, phụ trách chuyên môn kỹ thuật về y, dược cổ truyền & phục hồi chức năng trực thuộc bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Ngoại tổng hợp: là khoa lâm sàng thực hiện khám bệnh, chữa bệnh chủ yếu bằng các thủ thuật, phẫu thuật và chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn Ngoại khoa của bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Phẫu thuật thẩm mỹ: là khoa lâm sàng thực hiện khám bệnh, chữa bệnh chủ yếu bằng các thủ thuật, phẫu thuật và chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn Phẫu thuật Thẩm mỹ của bệnh viện.

22

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Gây mê hồi sức: là khoa lâm sàng có chức năng thực hiện công tác gây mê - hồi sức trước, trong, sau phẫu thuật và

một số kỹ thuật, thủ thuật y học đối với người bệnh theo đúng quy định chuyên môn kỹ thuật và chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn Gây mê hồi sức của bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Dược: là khoa cận lâm sàng có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về toàn bộ công tác dược – trang thiết bị y tế trong bệnh viện nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc men, sinh phẩm xét nghiệm – vật tư y tế có chất lượng, đồng thời tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc hợp lý, an toàn.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Xét nghiệm: là khoa cận lâm sàng thực hiện các kỹ thuật xét nghiệm, chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn xét nghiệm Sinh hóa, huyết học, vi sinh vật gây bệnh bao gồm: vi khuẩn, vi rút, kí sinh trùng theo phân tuyến chuyên môn kĩ thuật.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Chẩn đoán hình ảnh: là khoa cận lâm sàng thực hiện các kỹ thuật tạo ảnh y học trên người bệnh bằng các thiết bị X- Quang, siêu âm, cắt lớp, cộng hưởng từ, điện quang can thiệp để giúp cho việc chẩn đoán và điều trị bệnh.

- Chức năng, nhiệm vụ của khoa Dinh dưỡng Tiết chế: là khoa cận lâm sàng chịu trách nhiệm về việc tổ chức thực hiện công tác dinh dưỡng, tiết chế trong bệnh viện: Tổ chức thực hiện chế độ ăn bệnh lý, hỗ trợ tư vấn và truyền thông về dinh dưỡng cho người bệnh tại các khoa lâm sàng trong bệnh viện.

- Chức năng, nhiệm vụ khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn: là khoa cận lâm sàng chịu trách nhiệm về công tác giám sát, khử khuẩn tiệt khuẩn, quản lý đồ vải, vệ sinh môi trường, kiểm soát nhiễm khuẩn và quản lý chất thải bệnh viện.

2.1.6. Bố trí nhân sự của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

2.1.6.1. Số lượng người làm việc

- Số lượng được giao theo chỉ tiêu biên chế hành chính sự nghiệp là: 171,

trong đó:

+ Viên chức: 161 người. + Số lượng người lao động làm việc hợp đồng theo Nghị định số

161/2018/NĐ-CP của Chính phủ: 10 người.

23

- Tổng số lượng người làm việc hiện có là: 260 người, trong đó:

+ Viên chức: 105 người. + Hợp đồng lao động làm chuyên môn: 149 người. + Số người làm việc hợp đồng theo Nghị định số 161/2018/NĐ-CP của

Chính phủ: 06 người.

2.1.6.2. Cơ cấu nhân sự của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

24

Phân loại theo giới tính, trình độ, ngạch công chức/hạng viên chức:

Nội dung

Tiến sĩ và bác sĩ chuyên khoa II Bác sĩ chuyên khoa I và thạc sĩ Bác sĩ

Cao đẳng khác

Số lượng 6 28 19 5 20 35 10 96 15 26 260 Tỷ lệ % 2.3% 10.8% 7.3% 1.9% 7.7% 13.5% 3.8% 36.9% 5.8% 10.0% STT 1 2 3 4 Dược sĩ đại học 5 Đại học khác 6 Điều dưỡng/Kỹ thuật y đại học 7 Dược sĩ cao đẳng 8 Điều dưỡng/Kỹ thuật y cao đẳng 9 10 Nhân viên Cộng:

Bảng 1: Thống kê trình độ chuyên môn của CBVC-NLĐ bệnh viện (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai)

STT 1 2 3 4 5 6 Nội dung Số lượng nhân viên nam Số lượng nhân viên nữ Độ tuổi dưới 30 Độ tuổi từ 30-45 Độ tuổi từ 46-55 Độ tuổi trên 55 Số lượng 72 188 52 142 53 13 Tỷ lệ % 27.7% 72.3% 20.0% 54.6% 20.4% 5.0%

Bảng 2: Thống kê độ tuổi và giới tính của CBVC-NLĐ Bệnh viện (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai)

Nhìn chung, tỷ lệ đội ngũ cán bộ, viên chức người lao động của Bệnh viện

đủ điều kiện, tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, chức danh nghề nghiệp theo

quy định của bệnh viện hạng II tuyến Thành phố, có sự kế thừa kinh nghiệm

cũng như có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn sau đại học cao đáp ứng

thực hiện nhiệm vụ khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trên địa

bàn Thủ đô.

Ngoài ra, đội ngũ cán bộ, viên chức, người lao động của Bệnh viện đa

khoa Hòe Nhai đều có tuổi đời còn trẻ, chiếm phần lớn là độ tuổi 30-45 (đạt

54.6%) nên rất sung sức, đầy nhiệt huyết và năng động sáng tạo trong công việc

25

được giao.

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai

Hiện nay, công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai đang thực hiện

phần lớn theo hình thức truyền thống, tức là vẫn xử lý giấy tờ, văn bản, kể cả

các văn bản điện tử ký số gửi theo đường email vẫn được in ra bản giấy để trình

phê duyệt xử lý. Bệnh viện có phân công 1 cán bộ kiêm nhiệm đã được tập

huấn về công tác văn thư lưu trữ làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, giấy tờ hàng

ngày của Bệnh viện. Do chỉ có một cá nhân thực hiện công tác văn thư nên việc

xử lý công việc văn bản, giấy tờ chậm, nhiều khi bị muộn. Cá nhân phụ trách

văn thư chịu trách nhiệm gửi công văn, hồ sơ trình giám đốc để phê duyệt xử

lý. Sau khi có bút phê của Giám đốc hoặc người được ủy quyền khi giám đốc

đi vắng, cán bộ văn thư sẽ chuyển hồ sơ, giấy tờ đến bộ phận xử lý theo quy

định.

Ngoài việc xử lý tiếp nhận công văn, hồ sơ đến, cán bộ văn thư còn xử lý

phát hành văn bản đi, cho số, đóng dấu và thực hiện gửi theo đường bưu điện.

Việc này chỉ làm trong các buổi chiều do buổi sáng, văn thư ưu tiên cho xử lý

văn bản đến. Do chỉ có 1 người nên khi cán bộ văn thư nghỉ phép hoặc đi công

tác, tập huấn, phòng Tổ chức Hành chính sẽ cử người thay thế, tuy vậy, người

thay thế chỉ nhận nhiệm vụ xử lý văn bản, công văn đến mà không xử lý văn

bản đi. Vì thế việc phát hành văn bản đi sẽ phải chờ cán bộ chuyên trách văn

thư thực hiện.

Hàng ngày, cán bộ văn thư không chỉ đóng dấu văn bản đến và xử lý đóng

dấu văn bản đi, họ còn thực hiện đóng dấu vào hồ sơ sức khỏe của bệnh nhân

bao gồm phiếu khám sức khỏe đi làm, đi học, lái xe, giấy chuyển tuyến, xác

nhận bệnh án… Tất cả các văn bản, giấy tờ này đều yêu cầu phải ghi chép cụ

thể trong sổ đóng dấu để lưu và đối chiếu khi cần.

Nhìn chung, thực trạng của công tác văn thư tại bệnh viện hiện nay là đang

nửa vời, vừa là hình thức gửi hồ sơ điện tử qua email cá nhân, vừa xử lý văn

26

bản giấy tờ và các nội dung liên quan đến khám chữa bệnh tại bệnh viện.

Công tác văn thư nhiều khi xử lý bị chậm, hơn nữa các khoa, phòng bộ

phận chưa có hướng dẫn quy trình cụ thể nên vẫn thực hiện theo cảm tính hoặc

không đúng quy định, nhất là các thể thức văn bản gửi đi chưa đúng chuẩn, mỗi

khoa, phòng ghi một kiểu, cán bộ văn thư không đủ thời gian kiểm soát văn bản

đi dẫn đến các công văn, giấy tờ trăm hoa đua nở, Mặt khác việc xử lý, nhắc

nhở đôn đốc các bộ phận, khoa, phòng, cá nhân thực hiện lập hồ sơ công việc

và nộp lưu trữ khi hoàn thành cũng chưa được quan tâm.

Việc ký văn bản số tại Bệnh viện mới chỉ thực hiện khi ký chứng từ phiếu

thu, hóa đơn tài chính hoặc ký phiếu khám sức khỏe lái xe. Do cả bệnh viện chỉ

có 1 tài khoản ký số (do phòng Tài chính kế toán giữ) nên văn bản, công văn

gửi đi chưa xử lý ký số mà hầu hết là ký theo phương pháp thông thường.

2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa

khoa Hòe Nhai

2.3.1. Thực trạng ban hành văn bản về công tác văn thư:

Hiện tại, hầu như công tác văn thư của Bệnh viện vẫn chưa có một văn

bản hay quy chế của Bệnh viện ban hành để hướng dẫn, thể chế hóa nhiệm vụ,

quy trình, từng bước thực hiện. Các văn bản pháp lý làm căn cứ cho công tác

văn thư áp dụng và đang sử dụng là Nghị định 30/NĐ-CP của Chính phủ quy

định về công tác văn thư. Một số văn bản công văn của Ngành y tế Hà Nội chỉ

đạo thực hiện công tác văn thư. Bệnh viện chưa ban hành được văn bản quy

phạm nào liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, chưa ban hành văn bản pháp

quy về bảo mật con dấu và thiết bị lưu trữ khóa bí mật. Bệnh viện mới chỉ có

Quyết định cá biệt phân công cán bộ phụ trách bảo quản và sử dụng con dấu.

Còn thiết bị khóa bí mật (chữ ký số) thì đang giao cho bộ phận khác lưu trữ và

bảo quản vì liên quan đến việc ký hóa đơn số và đấu thầu.

Việc thiếu các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể

27

về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc và

lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu... gây khó khăn

trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác văn thư tại Bệnh viện

Tuy nhiên, đến nay bệnh viện cũng đang dự thảo quy trình công tác văn

thư, việc dự thảo giao cho phòng Tổ chức Hành chính nghiên cứu, biên soạn

dự thảo trên cơ sở các văn bản hướng dẫn quy phạm pháp luật, các tham khảo

của đơn vị bạn và căn cứ thực trạng của công tác văn thư tại Bệnh viện.

2.3.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nhân sự của công tác văn thư

Hiện tại, công tác văn thư tại Bệnh viện chỉ giao cho một cán bộ thuộc

phòng Tổ chức Hành chính làm nhiệm vụ giữ con dấu và tiếp nhận, xử lý văn

bản. Người phụ trách là 01 đồng chí Phó trưởng phòng. Bệnh viện chưa có

Quyết định thành lập bộ phận văn thư hay phòng văn thư, cơ cấu tổ chức không

cho phép. Do vậy, bộ phận văn thư làm hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm.

Ngoài ra, phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức:

nhất là việc tuyển dụng cán bộ có trình độ chuyên môn văn thư lưu trữ làm công

tác văn thư vẫn chưa được. Tuy có nhiều đợt tuyển dụng nhưng đến nay chưa

có nhân lực được đào tạo chuyên môn văn thư lưu trữ ứng tuyển. Đây có thể là

yếu tố khách quan của Bệnh viện, do hiện tại, không những nhân lực chuyên

môn văn thư mà còn một số nhân lực chuyên môn y cũng không tuyển dụng

được.

2.3.3. Thực trạng cơ sở vật chất và trang thiết bị

Do cơ sở hiện tại của Bệnh viện còn chật chội nên Bệnh viện chưa bố trí

được phòng văn thư riêng biệt, cán bộ văn thư vẫn phải ngồi chung với các cán

bộ nhân viên của phòng Tổ chức Hành chính. Mặt khác, trang thiết bị máy móc

phục vụ công tác văn thư như máy tính, máy in đã cũ, lạc hậu và thường xuyên

bị treo máy chạy chậm. Máy photocoy cũng cũ, in mờ hay bị kẹt giấy. Chưa có

28

máy tính riêng để soạn thảo văn bản mật. Ngoài ra, việc cất giữ và bảo quản

con dấu mới chỉ có một két sắt nhỏ để lưu trữ trong cùng 1 phòng chung, nhìn

chung chưa đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Đầu tư kinh phí cơ sở hạ tầng kĩ thuật cho công tác văn thư còn chưa

thỏa đáng, bộ phận văn thư chưa có phòng kho lưu trữ hồ sơ riêng biệt (đây

cũng là hạn chế chung của Bệnh viện do diện tích nhỏ hẹp, vị trí bệnh viện nằm

trong phố cổ không thể xây dựng cao tầng).

2.3.4. Thực trạng công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư

Hàng năm, bệnh vẫn có cử cán bộ làm công tác văn thư đi tập huấn theo

các lớp triệu tập tập huấn và phổ biến các quy định mới về công tác văn thư lưu

trữ do cơ quan cấp trên yêu cầu. Có một số lớp cuối khóa cấp chứng chỉ, có lớp

thì không. Tuy nhiên, về công tác đào tạo bồi dưỡng hoặc hướng dẫn nghiệp

vụ văn thư lưu trữ tại bệnh viện chưa được làm thường xuyên, bài bản và liên

tục. Có năm Bệnh viện đã mời một số chuyên gia, giảng viên đến Bệnh viện

hướng dẫn, cầm tay chỉ việc và trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư lưu

trữ cho cán bộ làm công tác văn thư hành chính của các khoa phòng trong toàn

bệnh viện.

Việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ công tác văn thư nhìn chung chưa được

chú trọng và đầu tư bài bản, có hệ thống, nên cũng chỉ như đánh trống bỏ dùi,

hiệu quả thực hiện trên thực tế chưa cao, chưa đi vào nền nếp.

2.3.5. Bố trí nguồn kinh phí cho công tác văn thư

Trong dự toán kinh phí hàng năm chưa có mục chi đầu tư cho công tác

văn thư riêng, mà Bệnh viện chỉ ghi nhận vào kinh phí cho sửa chữa mua sắm

máy móc vật tư văn phòng (bao gồm cả máy chuyên môn, máy vi tính). Nguồn

kinh phí cho đào tạo tập huấn văn thư cũng không có. Hiện chỉ có duy nhất là

nguồn chi phụ cấp đặc thù cho công tác giữ con dấu của Bệnh viện được quy

29

định trong quy chế chi tiêu nội bộ.

Nói chung việc đầu tư, bố trí kinh phí cho công tác văn thư của Bệnh

viện hiện rất hạn chế, nếu không muốn nói là không có.

2.3.6. Quản lý về nghiệp vụ và nghiên cứu khoa học

Về công tác nghiên cứu khoa học hay các đề án và đề tài về công tác văn

thư chưa được thực hiện tại đơn vị. Do đặc thù là chuyên môn y nên hầu hết

các đề tài nghiên cứu khoa học đều chủ yếu là phục vụ công tác chuyên môn,

chưa có sự đầu tư kinh phí cho công tác nghiên cứu khoa học và quản lý văn

thư.

2.3.7. Công tác thanh kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm

Do chưa có các quy chế, quy trình về văn thư lưu trữ nên việc thực hiện

công tác văn thư hiện tại vẫn theo kinh nghiệm và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo

phòng Tổ chức Hành chính. Chưa có sự phân nhiệm, quy trách nhiệm bài bản

do vậy việc thanh kiểm tra chỉ dựa trên thực tế công việc, chưa có chế tài để

khen thưởng hay xử phạt trong trường hợp cá nhân có vi phạm hoặc làm tốt.

Chưa thực hiện chế độ đãi ngộ cho người làm công tác văn thư đúng quy

định. Thực tế đã có quy chế chi tiêu nội bộ có điều khoản chi cho cán bộ làm

công tác giữ bảo quản con dấu một định mức khoán hàng tháng. Còn phụ cấp

văn thư lưu trữ theo quy định của nhà nước chưa thực hiện được do cán bộ làm

công tác văn thư không giữ ngạch chức danh văn thư viên.

Cũng do chưa ban hành quy chế, quy trình thực hiện nghiệp vụ công tác

văn thư nền đồng thời cũng dẫn đến việc kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong

thực hiện công tác văn thư còn hạn chế. Cùng với đó là chưa ban hành được

chế tài khen thưởng những cá nhân làm tốt hay xử phạt những cá nhân vi phạm

trong công tác văn thư. Việc kiểm tra công tác văn thư tại Bệnh viện chỉ làm

cho có, hầu hết là tự kiểm tra nội bộ lồng ghép với các buổi kiểm tra quy chế

30

chuyên môn của Bệnh viện. Chưa ban hành kế hoạch và lộ trình thực hiện thanh

kiểm tra riêng cho công tác văn thư lưu trữ. Nhìn chung, chỉ có Sở Y tế hoặc

các ban ngành có liên quan đến Bệnh viện kiểm tra mỗi năm 1 lần.

Việc tổ chức đánh giá sơ kết, tổng kết về công tác văn thư lưu trữ chủ

yếu thực hiện lồng ghép trong các kỳ cuộc đánh giá sơ kết, tổng kết công tác

năm của bệnh viện, chỉ là một phần nhỏ trong công tác hành chính quản trị của

bệnh viện.

2.4. Nhận xét, đánh giá:

2.4.1. Ưu điểm:

Cán bộ và nhân viên phòng Tổ chức Hành chính của Bệnh viện nói

chung và bộ phận văn thư nói riêng luôn nhiệt tình, năng động, ham học hỏi,

phấn đấu thực hiện, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao về công tác tổ

chức, quản lý văn thư tại Bệnh viện. Hầu hết các cán bộ được giao nhiệm vụ

công tác văn thư luôn đảm bảo việc giải quyết văn bản đúng trình tự, thủ tục,

kịp thời, chính xác, đúng theo quy định.

- Lãnh đạo Phòng Tổ chức Hành chính đã chỉ đạo tốt việc thực hiện các

nghiệp vụ, công tác liên quan đến tổ chức, quản lý công tác văn thư. Luôn

tạo điều kiện giúp cán bộ văn thư có nhận thức đúng về phẩm chất, năng lực

của bản thân, đồng thời giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn

thư một cách kịp thời và chính xác.

+ Về cơ bản các khoa, phòng bộ phận của Bệnh viện thực hiện công tác

soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày. Hầu hết nội dung văn

bản được viết đúng trọng tâm vấn đề cần giải quyết.

+ Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Bệnh viện cũng được

thực hiện theo quy định. Văn bản đi, văn bản đến đều được đăng ký tập trung

tại bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính; công tác lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bệnh viện đã được thực hiện tuy chưa thường

xuyên. Cán bộ, viên chức trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc đã

31

được hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc và biết cách thức giao nộp hồ sơ,

tài liệu công việc vào lưu trữ cơ quan.

+ Văn bản khi ban hành được nhân bản, đóng dấu và dấu chỉ mức độ

mật, khẩn (nếu có) cũng phải thực hiện đúng theo luật định; Cán bộ văn thư

không được đóng dấu khống vào văn bản hoặc sử dụng con dấu đóng sai

chức trách, nhiệm vụ. Cán bộ văn thư luôn đảm bảo văn bản mật, khẩn được

đóng dấu và giải quyết chuyển đi trong thời gian quy định.

+ Hoạt động sao chụp văn bản giấy đã được hạn chế, nhất là khi áp dụng

scan văn bản vào công tác văn thư đã góp một phần lớn vào việc tiết kiệm

giấy tờ, kinh phí, thời gian, công sức của nhân viên văn thư. Việc scan và lưu

trữ cũng như gửi văn bản qua đường thư điện tử đã bước đầu tạo thuận lợi

giúp cán bộ lãnh đạo quản lý dễ dàng tra tìm hoặc xem văn bản trực quan qua

điện thoại thông minh. Đây cũng là yếu tố thúc đẩy công tác văn thư của

Bệnh viện từng bước chuyển mình để hòa nhập vào thời đại công nghệ thông

tin bùng nổ như hiện nay. Việc sao chép văn bản cũng được thực hiện nghiêm

túc, chặt chẽ theo quy định của pháp luật.

- Việc lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng được thực hiện nhất

quán đúng trình tự và có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa hai bộ phận văn thư

và lưu trữ. Công tác lưu và nộp lưu hồ sơ được thực hiện nhanh chóng, chính

xác, gọn gàng và đảm bảo chất lượng công việc.

+ Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, hiện tại

Bệnh viện mới chỉ sử dụng email công vụ trên hệ thống email tập trung gửi

văn bản của UBND Thành phố và thực hiện gửi, nhận và quản lý văn bản

điện tử qua hòm thư điện tử gmail của từng khoa phòng, đơn nguyên.

2.4.2. Những tồn tại hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, hoạt động tổ chức, quản lý công tác

văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai vẫn còn nhiều điểm hạn chế như:

32

- Một số văn bản vẫn còn chậm trễ trong quá trình trình ký hoặc chuyển

giao đến các khoa, phòng, bộ phận và các cơ quan nhận văn bản đến.

- Đa số cán bộ làm công tác văn thư đều chưa được đào tạo chính quy

về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, cán bộ làm công tác văn thư được cử đi

tập huấn, bồi dưỡng cán bộ về nghiệp vụ văn thư lưu trữ do Sở Y tế tổ chức

hàng năm do vậy công tác triển khai thực hiện chưa đem lại hiệu quả tốt.

- Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều bất cập. Nhiều

cán bộ ở các khoa, phòng, ban khác đến mượn văn bản, tài liệu để photo

nhưng thiếu trách nhiệm trong việc giữ nguyên trạng tài liệu để trả lại, hoặc

trả lại nhưng kẹp tài liệu lộn xộn, gây nên khó khăn trong việc tìm kiếm lại

tài liệu khi cần.

- Một bộ phận cán bộ viên chức sau khi hoàn thành công việc thường

chây ì không lập hồ sơ công việc, hoặc khi nộp hồ sơ thì vẫn để tài liệu rời lẻ

không có list hồ sơ, hoặc phân loại hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ. Do vậy,

gây mất rất nhiều thời gian trong việc chỉnh lý, tra tìm tài liệu, sắp xếp, lập

hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và quản lý tài liệu, đây là tồn tại đã kéo dài

nhưng chưa được giải quyết triệt để.

- Một số máy móc, thiết bị văn phòng như máy in, máy photo bị hỏng

chưa được thanh lý, vẫn để ở trong phòng làm việc văn thư gây chiếm diện

tích và không có ích trong công việc.

- Chưa có kho lưu trữ văn thư riêng do cơ sở vật chất của bệnh viện còn

chật hẹp, do vậy số lượng tài liệu văn thư lưu trữ vẫn phải để chung tại phòng

văn thư, dẫn đến việc các tủ để tài liệu rất lớn, nhiều tài liệu phải xếp chồng

trên nóc tủ hay dưới mặt sàn chưa đảm bảo công tác bảo quản an toàn tài liệu.

- Vẫn còn một số cán bộ tại các khoa, phòng chưa thực hiện đúng tác

phong, cử chỉ trong công việc, vẫn còn chậm trễ tiến độ trong việc hoàn thành

soạn thảo văn bản được giao, gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công

33

việc.

2.4.3. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế

Một lần nữa có thể khẳng định “công tác văn thư là toàn bộ quá trình

xác định văn bản và tổ chức quản lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống

cơ quan Nhà nước”. Tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa

Hòe Nhai là sợi dây liên hệ giữa các ban giám đốc với các các khoa phòng

trong Bệnh viện; được đặt dưới sự quản lý của phòng Tổ chức Hành chính

với mục đích giải quyết công việc tiếp nhận xử lý văn bản đi và đến, đáp ứng

yêu cầu thực tế của công tác quản lý và điều hành Bệnh viện. Trong quá trình

tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện về cơ bản đã thực hiện tốt

chức năng, nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, hiện tại, việc tổ chức, quản lý

công tác văn thư của Bệnh viện còn thiếu nhiều vấn đề như sau:

- Chưa có quy trình, tiêu chuẩn và hướng dẫn cụ thể thực hiện các khâu

nghiệp vụ công tác văn thư phù hợp với thực tế của Bệnh viện.

- Việc xây dựng hệ thống phân loại, tìm kiếm, tra cứu văn bản đang thực

hiện thủ công trên sổ sách dẫn đến việc tra cứu văn bản còn mất nhiều thời

gian, khó khăn và đôi khi bỏ sót văn bản.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư là kiêm nhiệm,

không được đào tạo chuyên môn văn thư, nên thực hiện nhiệm vụ đôi khi còn

chưa chuyên nghiệp, lúng túng và không khoa học.

- Công tác bảo mật dữ liệu văn bản còn thủ công hầu hết là lưu trữ giấy

tờ, cặp file tài liệu gây tốn diện tích phòng làm việc và không đảm bảo an

toàn cháy nổ.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình quản lý văn

thư chưa được áp dụng triệt để dẫn đến việc các văn bản được xử lý giải

quyết còn chậm và chưa phân rõ được trách nhiệm cho cá nhân xử lý giải

34

quyết.

Công tác văn thư góp phần đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản và

nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác chuyên môn, quản lý, điều hành của

mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Tổ chức, quản lý công tác văn thư được xác

định như một hoạt động, một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong

guồng máy hoạt động của Bệnh viện. Làm tốt công tác này sẽ góp phần giải

quyết công việc quản lý, điều hành của Bệnh viện được nhanh chóng, chính

xác, khoa học đảm bảo được các bí mật Nhà nước theo quy định.

Ngoài ra, làm tốt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cũng là giải

pháp giúp cho đội ngũ cán bộ, viên chức của Bệnh viện nâng cao hiệu suất công

việc đồng thời giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của

cơ quan cấp trên và các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu của văn thư trở thành

phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó mỗi cán

bộ, viên chức có thể kiểm soát, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các

mục tiêu quản lý, năng suất, chất lượng, hiệu quả trong công việc sau này.

Tổ chức, quản lý công tác văn thư tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi

quyền lực của Bệnh viện. Góp phần giữ gìn những chứng cứ, bằng chứng về

hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát khi có yêu

cầu. Đồng thời đảm bảo bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ

35

quan, tổ chức và các bí mật nhà nước khác.

Tiểu kết Chương 2

Ở chương này, Học viên đã chỉ ra được các nội dung về hoạt động tổ

chức, quản lý công tác văn thư hiện nay tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

Nhìn chung, hoạt động công tác văn thư của Bệnh viện tương đối đầy đủ và

tuân thủ thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, Học viên sẽ

làm rõ hơn những vấn đề tồn tại, những hạn chế trong công tác văn thư của

Bệnh viện để có thể từ đó tìm ra những nguyên nhân làm xuất hiện tồn tại,

hạn chế đó, làm căn cứ đưa ra các định hướng, giải pháp giúp cải thiện, nâng

cao hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư của Bệnh viện trong thời

36

gian tới.

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỔI MỚI TỔ

CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA

HÒE NHAI

3.1. Quan điểm, mục tiêu, giải pháp chung về đổi mới tổ chức, quản

lý công tác văn thư tại bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

Công tác văn thư luôn gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, có vai trò đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Thời gian tới, để công tác văn thư được thực hiện chuyên nghiệp, nền nếp, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu đặt ra, rất cần sự vào cuộc của Đảng ủy – Ban giám đốc Bệnh viện nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Đề án đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư cần được đưa vào nội dung Nghị quyết của Đảng ủy như vậy mới đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy đảng, lãnh đạo các khoa, phòng, đơn vị, nhất là người đứng đầu về chủ trương, cơ chế và nguồn lực là nhân tố quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư; nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên các phòng chức năng trong việc lập hồ sơ công việc. Đảng ủy – Ban giám đốc thường xuyên quan tâm phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tốt hơn nữa. Ngoài ra, cần cường công tác kiểm tra, giám sát việc quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại khoa, phòng để kịp thời khắc phục những hạn chế, khuyết điểm; biểu dương, khen thưởng các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Muốn đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư phù hợp với thực tế và nâng cao chất lượng quản lý điều hành công việc tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai cần thực hiện các bước các giải pháp đồng bộ như sau:

37

Thứ nhất, tuyên truyền, phổ biến, quán triệt để thay đổi nhận thức của cấp lãnh đạo nhất là từ Ban giám đốc Bệnh viện đến lãnh đạo các khoa, phòng và cán bộ, viên chức, người lao động trong toàn Bệnh viện về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư hiện nay.

Thứ hai, xây dựng quy trình thực hiện công tác văn thư chuẩn theo quy định, đảm bảo không chỉ nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư mà còn phân công cụ thể, rõ người rõ việc đối với cán bộ lãnh đạo, viên chức các khoa, phòng, bộ phận trong Bệnh viện thực hiện tốt quy định về công tác văn thư thông qua các cuộc họp, giao ban.

Thứ ba, cần tuyển dụng cán bộ văn thư đúng chuyên môn nghiệp vụ văn thư để đảm trách nhiệm vụ. Nếu chưa tuyển được thì cán bộ được giao nhiệm vụ văn thư thường xuyên phải được cử đi đạo tào, bồi dưỡng để nâng cao trình độ, chuyên môn; cá nhân người làm công tác văn thư phải tự bồi dưỡng, cập nhật các văn bản, quy định về công tác văn thư và tham khảo, học hỏi các cơ quan đơn vị bạn để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Đảm bảo đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, có cơ chế chính sách bồi dưỡng, ưu đãi cho cán bộ văn thư kiêm nhiệm, đảm bảo đủ thanh toán làm thêm giờ (nếu có).

Thứ tư, tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn, trao đổi quy trình của công tác văn thư tại Bệnh viện đến từng cá nhân, khoa, phòng bộ phận để mọi người cùng hiểu và thực hiện đúng trình tự công tác văn thư. Đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động công tác văn thư; kịp thời động viên khen thưởng những cá nhân, bộ phận khoa, phòng thực hiện tốt đúng quy trình cũng như có biện pháp xử lý hạ thi đua đối với các vi phạm quy định về công tác văn thư hay không thực hiện đúng quy trình gây chậm trễ gây ảnh hưởng đến công việc chung.

38

Thứ năm, phải đầu tư, bố trí kinh phí đầu tư xây dựng ứng dụng công nghệ thông tin hoàn chỉnh trong công tác văn thư để giúp việc đăng ký văn bản đi/đến, tra cứu văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của Bệnh viện được nhanh chóng, chính xác, kịp thời; Có thể xây dựng phần mềm riêng biệt hoặc áp dụng phần mềm quản lý công việc trong hệ thống E-Office của các nhà cung cấp như VNPT, Viettel để sử dụng vào công tác văn thư tại Bệnh viện. Ngoài ra cũng có thể tích hợp với hệ thống quản lý khám chữa bệnh (bệnh án điện tử) đang được triển khai tại các phòng khám và khoa lâm sàng của Bệnh viện cho thuận lợi, giúp cho việc xử lý văn bản được dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn, đáp ứng yêu cầu công tác chuyển đổi số của Chính phủ hiện nay.

3.2. Giải pháp cụ thể đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại

bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

3.2.1. Đổi mới về hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công

tác văn thư

Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư. Văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai cần được chuẩn hóa đồng bộ, thống nhất.

Cần xây dựng ban hành các quy định hướng dẫn quy trình để cụ thể hóa trình tự, thực hiện công tác văn thư cũng như việc lập hồ sơ công việc và tra cứu khai thác, sử dụng tài liệu văn bản.

Luôn phải căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy trình thực hiện công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của của Bệnh viện. Cụ thể như các hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ công việc, quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư; Giao chức năng quản lý nhà nước đối với công tác văn thư cho một phòng đầu mối, có thể là phòng Tổ chức Hành chính. Sau đó, tiến hành lập nhóm liên khoa, phòng để tổ chức thực hiện kiểm tra chéo về công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn định kỳ, đột xuất hoặc khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên.. Kết quả kiểm tra phải lập thành biên bản có nội dung kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết.

39

Việc xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư có ý nghĩa thiết thực, giúp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư tại Bệnh viện được nhanh chóng, chính xác, đúng theo quy định của pháp luật, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của yêu cầu công việc quản lý điều hành Bệnh viện.

3.2.2. Giải pháp đổi mới về quản lý, điều hành công tác văn thư

Các cấp ủy Đảng, Ban giám đốc cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ. Đưa ra các chủ trương, đường lối cụ thể nhằm mục tiêu nâng cao hơn lượng quản lý đối với công tác văn thư. Muốn công tác văn thư đạt được yêu cầu chất lượng thì vai trò quản lý, giám sát rất quan trọng, cũng như việc định hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao.

Lãnh đạo các phòng, Ban cần nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, cần được tập huấn hoặc đi thực tế trao đổi kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các cơ quan, bệnh viện bạn để kịp thời tham mưu cho Ban giám đốc Bệnh viện vận dụng trong cơ quan.

Ban giám đốc Bệnh viện cần sâu sát hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của cán bộ làm công tác văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để cán bộ văn thư luôn hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác mình đang đảm nhiệm. Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn chỉ ra những sai sót, vướng mắc để rút ra bài học kinh nghiệm.

3.2.3. Giải pháp tăng cường bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ,

viên chức văn thư

Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của văn thư viên. Cán bộ văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết như cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư: như là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.

40

Cần có chính sách ưu đãi, ban hành và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư: Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó

với nghề cần phải có chính sách đãi ngộ đặc thù, kiêm nhiệm cho đội ngũ cán bộ văn thư, cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành phải được chi đúng, chi đủ. Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thư cần phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với năng lực, trình độ để cán bộ văn thư yên tâm công tác, phát huy được hết năng lực của mình cho công việc

Công tác tuyển dụng viên chức làm công tác văn thư cần phải chú trọng về tiêu chuẩn nghiệp vụ, đúng chuyên ngành và yêu cầu trình độ chuyên môn theo quy định. Đối với trường hợp cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư nếu chưa được đào tạo đúng chuyên môn văn thư lưu trữ thì phải được cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn về văn thư, lưu trữ.

3.2.4. Giải pháp đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, bổ sung kinh phí mua

sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Luôn đảm bảo và dành nguồn kinh phí ưu tiên là một trong những điều kiện quan trọng để tổ chức tốt các hoạt động quản lý văn thư. Tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư. Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, tăng cường thêm chi phí để mua sắm thêm các các trang thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy photo; nên mua sắm những máy hiện đại, có chất lượng cao, để đảm bảo phục vụ một cách hiệu quả nhất cho công tác văn thư của Bệnh viện.

41

Chú trọng hơn nữa về đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, mặc dù hiện tại Bệnh viện còn khó khăn: kho lưu văn bản chưa có, vẫn lưu tại nhiều nơi, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa đúng qui định; việc lưu hồ sơ tại các khoa, phòng thuộc chưa thống nhất. Hồ sơ công việc, tài liệu do cán bộ chuyên quản lưu giữ. Để khắc phục nhược điểm này, Bệnh viện cần phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận quản lý từng loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ riêng; Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ, Bệnh viện có kế hoạch mua sắm, thay thế hoặc bổ sung các thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu như: Giá, tủ,

hộp, bia bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết như máy tính, điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, máy hút bụi. Hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp duy tu, bảo dưỡng kho lưu trữ, các thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ.

3.2.5. Giải pháp xây dựng và hoàn thiện chương trình phần mềm quản

lý văn thư

Trong thời đại kỷ nguyên số 4.0 hiện nay, tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội đều được số hóa và ứng dụng phần mềm tin học đã đem lại hiệu quả rất cao. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin mà cụ thể là số hóa văn bản hành chính, áp dụng phần mềm quản lý trong công tác văn thư là đòi hỏi thiết yếu, khách quan, nhằm mục tiêu hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất thời gian chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ. Như thế mới thể hiện được tính chuyên nghiệp, chính xác, khoa học và hiện đại trong giải quyết công việc.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại kỹ thuật công nghệ 4.0 góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động quản lý điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị.

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính Nhà nước. Vì vậy, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO quốc tế để nâng cao chất lượng của công tác văn thư là một tất yếu khách quan, trong tương lai không xa sẽ bắt buộc áp dụng đồng loạt trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.

42

Việc xây dựng phát triển các phần mềm tin học hiện đại vào ứng dụng trong công tác văn thư là điều thiết yếu. Thực tế đã cho thấy, các phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý hồ sơ trong công tác văn thư, lưu trữ đã tạo bước đột phá giúp công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiện đại, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.

Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin cán bộ chuyên trách văn thư. Phối hợp với Tổ Công nghệ thông tin của Bệnh viện để tập huấn, hướng dẫn sử dụng và sửa lỗi phát sinh trên các phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư hiện có.

3.2.6. Giải pháp tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư

Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do đó, điều đầu tiên phải làm là để mọi cán bộ, viên chức, người lao động nói chung và nhất là cán bộ văn thư của cơ quan nói riêng phải nhận thức đúng về tầm quan trọng, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình. Tóm lại, việc nâng cao nhận thức về công tác văn thư của cán bộ, công chức của các khoa, phòng tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai là việc phải làm thường xuyên liên tục và luôn luôn phải thực hiện lồng ghép trong các buổi giao ban, hội nghị, tập huấn…;

Tăng cường công tác tuyên truyền, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm thay đổi tư duy, nhận thức của mỗi cán bộ, viên chức, người lao động tại Bệnh viện, gắn với trách nhiệm của người đứng đầu nhằm đẩy mạnh công tác lãnh đạo, chỉ đạo thiết thực, có hiệu quả.

Nâng cao chất lượng tham mưu cho lãnh đạo chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư; hướng dẫn cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc một cách có hiệu quả nhất.

Xây dựng chế tài có khen thưởng hoặc xử phạt những cán bộ, viên chức chưa thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ đối với công tác văn thư nhất là công tác lập hồ sơ công việc theo quy định.

3.3. Kế hoạch thực hiện Đề án Đổi mới tổ chức và quản lý công tác

văn thư tại Bệnh viện Đa khoa Hòe Nhai – Thành phố Hà Nội

43

Để đảm bảo hiệu quả của đề án đổi mới tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai trong thời gian tới, Học viên cho rằng cần triển khai một số nội dung chi tiết, theo kế hoạch cụ thể như sau:

Nội dung

TT

Đơn vị phối hợp

Sản phẩm (dự kiến)

Ghi chú

1.

Thời gian dự kiến Định kỳ hàng năm

Triển khai phổ biến, tập huấn quán triệt về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư

Đơn vị đầu mối chính Phòng Tổ chức Hành chính

Tổ quản lý lượng chất và các khoa, phòng liên quan

Cán bộ lãnh đạo và CBVC- NLĐ nắm nội được dung công tác văn thư Quy trình 2.

Trong năm 2024 Xây dựng quy trình thực hiện công tác văn thư chuẩn theo quy định

Tổ quản lý chất lượng, Phòng KHTH - 3.

2024 2026

Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tổ chức Hành chính

văn Tuyển dụng cán bộ văn thư đúng chuyên môn nghiệp vụ hoặc cử cán bộ đi học cao đẳng văn thư lưu trữ chính quy

4.

Bộ phận văn thư

Tuyển dụng được cán bộ chuyên môn thư Giấy chứng tập nhận huấn Cử cán bộ phụ trách văn thư của Bệnh viện đi tập huấn, đào tạo hàng năm

Phòng Tổ chức Hành chính

5.

Các khoa, phòng của Bệnh viện

Kế hoạch chức, tổ giấy mời tập huấn Tổ chức tập huấn, hướng dẫn, trao đổi quy trình của công tác văn thư tại Bệnh viện

Định kỳ hàng năm, theo lịch Định kỳ hàng năm, theo kế hoạch

về

44

Phòng Tổ chức Hành chính Bộ phận văn thư (mời chuyên gia giảng)

TT

Nội dung

Đơn vị phối hợp

Sản phẩm (dự kiến)

Ghi chú

6. kế

Tổ quản lý chất lượng Bản hoạch

Xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát công tác văn thư

Thời gian dự kiến Định kỳ hàng năm

7. bản

Thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất Biên kiểm tra

Đơn vị đầu mối chính Phòng Tổ chức Hành chính Tổ quản lý chất lượng

Định kỳ hàng năm

8. xuất

Phòng TCHC

Tổ công tác xã hội, tổ công nghệ thông tin Các khoa phòng của Bệnh viện

Rà soát khen thưởng kịp thời các cá nhân tập thể có việc làm để thực hiện tốt công tác văn thư thời

9. I

Phòng Tài chính kế toán Phòng TCHC, Tổ CNTT Liên tục, không có hạn Quý hàng năm

Đề khen thưởng, hoặc giấy khen Bản kế hoạch dự toán kinh phí được phê duyệt

10. -

2024 2025

Tổ CNTT, các lãnh đạo khoa, phòng

Phòng TCHC, bộ phận văn thư Hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm

Xây dựng kế hoạch dự trù kinh phí đầu tư phát triển, bảo trì phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin hoàn chỉnh trong công tác văn thư của Bệnh viện Triển khai thực hiện phần mềm quản lý công việc E-Office hoặc phần mềm quản lý văn bản hành chính

3.4. Dự kiến kinh phí triển khai thực hiện Đề án

Bố trí nguồn kinh phí phù hợp nhằm động viên, khuyến khích các đơn

vị, cá nhân tham gia triển khai đề án.

45

- Xây dựng lộ trình triển khai chuyển đổi số rõ rằng, minh bạch trong đó xây dựng cơ chế, chính sách nhằm khuyến khích động viên các khoa phòng, cá nhân tham gia thực hiện đề án.

- Xây dựng cơ chế khuyến khích, động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị, cá nhân tham gia thí điểm, tiên phong trong quá trình thực hiện chuyển đổi số của Bệnh viện.

Căn cứ khoản 1 Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư; quy định nguồn kinh phí cho công tác văn thư như sau: “Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm…”

Theo đó, bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức nhà nước còn phải xây dựng và thực hiện kế hoạch về kinh phí trong khoản dự toán ngân sách nhà nước hàng năm để phục vụ cho công tác văn thư.

Khoản 2 Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định kinh phí cho công

tác văn thư được sử dụng vào các công việc sau:

“- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư

tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

- Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản. - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công

tác văn thư.

- Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư”. Như vậy, kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng cho các công việc nêu trên là không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ quan, tổ chức. Việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử sẽ giúp cho công tác văn thư, công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.

Sau đây là dự kiến kinh phí thực hiện Đề án “Đổi mới tổ chức, quản lý

46

công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai”:

TT Nội dung Lộ trình thời gian dự kiến Kinh phí dự kiến (VND)

1

2024 - 2025 5.000.000

2

2024 - 2025 12.500.000

Chi phí quản lý bao gồm bồi dưỡng Ban chỉ đạo, tổ giúp việc Ban chỉ đạo đề án họp thông qua nội dung: - 5 người x 50.000 đ/người x 10 buổi họp - Nước uống, bút viết, sổ tay: 50.000 đ/người Tổ chức họp tuyên truyền, phổ biến nội dung Đề án đổi mới tổ chức quản lý công tác văn thư tới các cán bộ, viên chức người lao động Bệnh viện 3 Chi bồi dưỡng xây dựng quy trình văn Ðến 12/2024 5.000.000 thư của Bệnh viện

4 Chi bồi dưỡng họp nghiệm thu tiểu đề án, quy trình, quy chế về văn thư lưu trữ.

2024 – 2025 15.000.000

2024 - 2025 20.000.000

5 Tập huấn về công tác văn thư cho cán bộ làm công tác văn thư của Bệnh viện, (thuê giảng viên giảng bài E- learning, nước uống, hội trường) 2 lần 1 năm x 2 năm

6 Chi phí thuê phần mềm E-Office hàng năm: 20.000.0000đ/năm x 7 năm

2024 - 2030 140.000.000

7 Mua sắm máy tính, máy photo 8

50.000.000 2024 – 2025

Chi phí dự phòng 5.000.000

Tổng kinh phí dự kiến 252.500.000

Nguồn kinh phí: Trích trong nguồn thu tự chủ tài chính của Bệnh viện hàng

năm được phân bổ theo quy chế chi tiêu nội bộ có điều chỉnh đầu niên hạn tài

47

chính.

3.5. Thành lập Ban thực hiện đề án:

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ

về công tác văn thư.

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ

Quy định hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ

quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 6449/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 của UBND

Thành phố Hà Nội về việc tổ chức lại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai trên cơ sở

sáp nhập Trung tâm Y tế Xây dựng Hà Nội vào Bệnh viện đa khoa Hoè Nhai

trực thuộc Sở Y tế Hà Nội”.

Căn cứ Quyết định số 2752/QĐ-SYT ngày 26/11/2018 Sở Y tế Hà Nội

về việc Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện đa khoa Hòe

Nhai”.

Căn cứ Kế hoạch số 48/KH-UBND ngày 9/02/2023 UBND thành phố

Hà Nội ban hành kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2023”

Học viên xin đề xuất thành lập Ban đổi mới thực hiện đề án như sau:

Danh sách Thành viên thực hiện đề án Đề án : “Đổi mới tổ chức và quản

lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai - thành phố Hà Nội”, dự

kiến:

1. Bà Nguyễn Thị Minh H., PGĐ phụ trách TCHC, Trưởng ban

2. Ông Nguyễn Ngọc Ph., Phó giám đốc, Phó trưởng Ban

3. Bà Lại Thị T. , Phó trưởng phòng TCHC, Ủy viên thường trực

4. Bà Nguyễn Thị Thu T. , Kế toán trưởng, Ủy viên

5. Bà Hoàng Thị Thu H. , Phó trưởng phòng TCKT, Ủy viên

48

6. Bà Đinh Thị Th., văn thư viên, Ủy viên

7. Ông Nguyễn Danh S., phụ trách hành chính, Ủy viên

8. Bà Nguyễn Thị M., nhân viên phòng TCHC, Ủy viên

9. Bà Nguyễn Ngọc D., nhân viên phòng TCHC, Ủy viên thư ký

Các thành viên trên chịu trách nhiệm triển khai, xây dựng và thực hiện

đề án theo lộ trình thời gian dự kiến theo nội dung đề án.

Trong quá trình triển khai thực hiện đề án, nếu có vướng mắc, khó khăn,

đề nghị báo cáo ngay với Đảng ủy – Ban giám đốc Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai

để được tháo gỡ, giải quyết, đảm bảo việc thực hiện đề án chất lượng, đúng tiến

49

độ thời gian.

KẾT LUẬN

Đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị sự

nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội nói chung và tại Bệnh viện đa khoa Hòe

Nhai nói riêng là một xu thế tất yếu và đóng vai trò quan trọng đối với hoạt

động quản lý, điều hành góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chuyên

môn của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai. Đổi mới tổ chức, quản lý văn thư nhằm

bắt kịp với xu hướng phát triển hiện đại, hội nhập quốc tế; chuyển đổi số, xây

dựng chính quyền điện tử, chính quyền số. Đây là nhiệm vụ mang tính liên tục,

đòi hỏi phải phù hợp với tình hình thực tiễn của Bệnh viện để có những giải

pháp, lộ trình đổi mới cần mang tính khoa học, chiến lược. Do đó, mỗi nhà

Lãnh đạo quản lý cần có tư duy, nhận thức đổi mới, một tâm thế thích ứng, linh

hoạt có thể nhận diện rủi ro và quản trị sự thay đổi rủi ro một cách nhanh chóng,

kịp thời. Hơn thế nữa, cần có các nguyên tắc quản trị và có phương pháp quản

trị thích ứng, linh hoạt. trong hoạt động công tác văn thư.

Để đổi mới hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện đa

khoa Hòe Nhai cần có sự chung tay của các cấp ủy đảng trong hệ thống chính

trị. Trong đó, cần ưu tiên chuyển đổi số trong hoạt động văn thư và đổi mới,

cải tiến các quy trình, nghiệp vụ để hoạt động công tác văn thư hiện đại, khoa

học. Muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư, rất cần quan tâm đến

một số giải pháp để đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư trong các hoạt

động quản lý hành chính nhà nước.

Một lần nữa có thể khẳng định công tác văn thư có vai trò rất quan trọng,

không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và tại Bệnh

viện đa khoa Hòe Nhai nói riêng. Việc đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn

thư không chỉ giúp cho việc quản lý hành chính nhà nước được thực hiện một

50

cách khoa học và hiệu quả hơn mà còn góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín

của cơ quan, tổ chức. Tại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai, việc áp dụng các giải

pháp đổi mới tổ chức, quản lý công tác văn thư không chỉ giúp cải thiện chất

lượng dịch vụ và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, mà còn hỗ trợ tốt

hơn cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

Thêm nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư sẽ

góp phần thực hiện tốt công tác quản lý chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ

chuyên môn nghiệp vụ có hiệu quả của Bệnh viện, đồng thời cũng là thực hiện

nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước và hướng tới thực hiện Chính phủ số

51

trong thời đại 4.0 hiện nay.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1. Chính phủ (2020), “Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về

công tác văn thư”.

2. Chính phủ (2010), “Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05/03/2010 về

đào tạo, bồi dưỡng công chức”.

3. Bộ Nội vụ (2011), “Thông tư số 03/2011/TT-BNV ngày 25/01/2011 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức” Hà Nội.

4. Bộ Nội vụ (2012) “Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21/11/2012 Quy định về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, quản lý tài liệu vào lưu trữ cơ quan”.

5. Bộ Nội vụ (2013) “Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Quy định về việc chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ”.

6. Bộ Nội vụ (2013) “Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 Quy định hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức”.

7. Bộ Nội vụ (2014), “Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2024 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư”.

8. Nhà Xuất Bản Lao động (2016), “Giáo trình văn thư” trường Đại học

Nội vụ.

9. UBND thành phố Hà Nội (2014), “Quyết định số 6449/QĐ-UBND ngày 04/12/2014 về việc tổ chức lại Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai trên cơ sở sáp nhập Trung tâm Y tế Xây dựng Hà Nội vào Bệnh viện đa khoa Hoè Nhai trực thuộc Sở Y tế Hà Nội”.

10. UBND thành phố Hà Nội (2023), “Kế hoạch số 48/KH-UBND ngày

52

9/02/2023 về kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2023”

11. Sở Y tế Hà Nội (2018), “Quyết định số 2752/QĐ-SYT ngày 26/11/2018 về việc Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai”.

12. Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận và phương pháp công tác văn

53

thư”.

PHỤ LỤC TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT MỨC ĐỘ HÀI LÒNG CỦA CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI NĂM 2024

I. NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT

1. Nội dung khảo sát: Thực hiện khảo sát, đánh giá mức độ hài

lòng của cán bộ làm công tác Văn thư tại Bệnh viện:

- Đánh giá sự hài lòng về công việc, cơ hội học tập, thǎng tiến

- Đánh giá sự hài lòng chung về bệnh viện, tự hào khi làm việc tại BV

- Đạt thành tích cá nhân

- Tin tưởng vào sự phát triển của bệnh viện

- Mức độ gắn bó với khoa, phòng và bệnh viện

- Mức độ hài lòng về lãnh đạo Bệnh viện

- Tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân mình

2. Phương pháp khảo sát

2.1. Thiết kế nghiên cứu: Bảng hỏi ý kiến.

2.2. Công cụ khảo sát: Mẫu phiếu khảo sát ý kiến nhân viên y tế

2.3. Thời gian khảo sát: Tháng 3-4 năm 2024.

2.4. Cỡ mẫu: Cán bộ, nhân viên y tế của bệnh viện có tham gia hoặc liên

quan đến công tác văn thư của Bệnh viện đa khoa Hòe Nhai.

II. TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

3

30%

7

70%

0

0%

0

0%

Khối lượng công việc được giao phù hợp

5

50%

5

50%

0

0%

0

0%

Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ văn đi học tập, nâng cao trình độ

54

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

5

50%

5

50%

0

0%

0

0%

Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thư đi học tiếp bậc cao hơn

2

20%

7

70%

1

10%

0

0%

Có cơ hội thǎng tiến khi nỗ lực làm việc

3

30%

6

60%

1

10%

0

0%

Đánh giá sự hài lòng chung về Bệnh viện

4

40%

5

50%

1

10%

0

0%

Cảm thấy tự hào khi được làm việc tại Bệnh viện

công

2

20%

6

60%

2

20%

0

0%

Đạt được những cá thành nhân khi làm việc tại Bệnh viện

4

40%

6

60%

0

0%

0

0%

Tin tưởng vào sự phát của triển Bệnh viện trong tương lai

5

50%

4

40%

1

10%

0

0%

Sẽ gắn bó, làm tại khoa, việc phòng hiện tại lâu dài

4

40%

5

50%

1

10%

0

0%

Sẽ gắn bó làm việc tại Bệnh viện lâu dài

4

40%

5

50%

1

10%

0

0%

Mức độ hài lòng nói chung về lãnh đạo Bệnh viện

55

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

3

30%

6

60%

1

10%

0

0%

Tự đánh giá về hoàn độ mức thành công việc văn thư hoặc văn bản hành chính

III. KẾT LUẬN

- Tỷ lệ đánh giá hài lòng mức khá tốt đối với công tác văn thư là 9 3 %

- Tỷ lệ đánh giá hài lòng mức trung bình đối với công tác văn thư là 7 %

Trong đó:

- K h ô n g c ó t ỉ l ệ đ á n h g i á h à i l ò n g m ứ c k é m

Tổng hợp kết quả các tiêu chí

Khá tốt Trung bình Ghi chú

100%

Khối lượng công việc được giao phù hợp

100%

Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ văn đi học tập, nâng cao trình độ

100%

Bệnh viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thư đi học tiếp bậc cao hơn

90%

10%

Có cơ hội thǎng tiến khi nỗ lực làm việc

90%

10%

Đánh giá sự hài lòng chung về Bệnh viện

90%

10%

Cảm thấy tự hào khi được làm việc tại Bệnh viện

80%

20%

Đạt được những thành công cá nhân khi làm việc tại Bệnh viện

100%

Tin tưởng vào sự phát triển của Bệnh viện trong tương lai

56

Tổng hợp kết quả các tiêu chí

Khá tốt Trung bình Ghi chú

90%

10%

Sẽ gắn bó, làm việc tại khoa, phòng hiện tại lâu dài

90%

10%

Sẽ gắn bó làm việc tại Bệnh viện lâu dài

90%

10%

Mức độ hài lòng nói chung về lãnh đạo Bệnh viện

90%

10%

Tự đánh giá về mức độ hoàn thành công việc văn thư hoặc văn bản hành chính

IV. KHUYẾN NGHỊ

những điểm mạnh, những thành quả đó góp phần đem lại sự tin tưởng và sự

hài lòng ngày càng cao của cán bộ nhân viên.

- Tỷ lệ hài lòng cao trong công tác văn thư, Ban Giám đốc cần phát huy

tại Bệnh viện còn chưa thực sự mong muốn gắn bó, làm việc lâu dài nhằm tháo

gỡ, giải quyết các vấn đề gặp phải trong phạm vi quyền hạn cho phép.

57

- Xem xét tìm hiểu những vấn đề cán bộ nhân viên làm công tác văn thư

PHỤ LỤC TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT MỨC ĐỘ HÀI LÒNG CỦA CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HÒE NHAI NĂM 2024

I. NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 1. Nội dung khảo sát: Thực hiện khảo sát, đánh giá mức độ hài

lòng của cán bộ làm công tác Văn thư tại Bệnh viện:

- Đánh giá thực trạng xây dựng, ban hành các văn bǎn chỉ đạo, hướng

dẫn công tác vǎn thư của Bệnh viện

- Đánh giá thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, đánh giá công tác vǎn thư - Đánh giá thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị, môi trường làm

việc

- Đánh giá thực trạng nhân sự làm công tác văn thư 2. Phương pháp khảo sát 2.1. Thiết kế nghiên cứu: Bảng hỏi ý kiến. 2.2. Công cụ khảo sát: Mẫu phiếu khảo sát ý kiến nhân viên y tế 2.3. Thời gian khảo sát: Tháng 3-4 năm 2024. 2.4. Cỡ mẫu: Cán bộ, nhân viên y tế của bệnh viện

II. TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

4

40%

6

60%

0

0%

0

0%

Công tác xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư của Bệnh viện

4

40%

6

60%

0

0%

0

0%

Tính đầy đủ trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư

4

40%

6

60%

0

0%

0

0%

Tính kịp thời trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác vǎn thư

58

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

6

60%

4

40%

0

0%

0

0%

Tính hợp lý của hình thức tổ chức công tác văn thư

6

60%

4

40%

0

0%

0

0%

Tính kịp thời trong xử lý, giải quyết văn bản đi

6

60%

4

40%

0

0%

0

0%

Tính kịp thời trong tiếp nhận, giải quyết vǎn bản đến

6

60%

4

40%

0

0%

0

0%

Công tác soạn thảo văn bản tại các đơn vị trực thuộc Bệnh viện

5

50%

5

50%

0

0%

0

0%

Công tác soạn thảo văn bản trên hệ thống

8

80%

2

20%

0

0%

0

0%

Công tác quản lý, sử dụng con dấu

5

50%

5

50%

0

0%

0

0%

Công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

6

60%

4

40%

0

0%

0

0%

Ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm hỗ trợ công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

8

80%

2

20%

0

0%

0

0%

Công tác kiểm tra hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có tốt không?

59

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

8

80%

2

20%

0

0%

0

0%

Công tác đánh giá hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có đảm bảo tính khách quan, công bằng, chính xác không?

2

20%

6

60%

2

20%

0

0%

Phòng làm việc đảm thông bảo rộng rãi, thoáng, đầy đủ ánh sáng làm việc

3

30%

6

60%

1

10%

0

0%

Môi trường làm việc tốt, đàm bảo các yếu tố không ảnh hưởng đến sức khỏe

2

20%

7

70%

1

10%

0

0%

Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công tác văn thư

3

30%

6

60%

1

10%

0

0%

Phương tiện, trang thiết bị, máy móc hỗ trợ thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư

5

50%

5

50%

0%

0

0%

Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Hành chính Tổ chức của Bệnh viện

2

20%

8

80%

0%

0

0%

Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc Bệnh viện

60

Mức độ

Kém Tỷ

Tốt Tỷ lệ

Khá Tỷ lệ

Tỷ lệ

Trung bình

Tiêu chí

lệ

2

20%

8

80%

0%

0

0%

Mức độ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư của cán bộ làm văn thư tại Bệnh viện (tin học, ngoại ngữ...)

4

40%

6

60%

0%

0

0%

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện

4

40%

6

60%

0%

0

0%

Các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện (chế độ làm thêm ngoài giờ, chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm)

5

50%

5

50%

0%

0

0%

Công tác thi đua, đánh giá mức độ hoàn thành công việc đối với cán bộ làm công tác văn thư (có công bằng, khách quan, đảm bảo quyền lợi của từng cá nhân hay không).

III. KẾT LUẬN

- Tỷ lệ đánh giá hài lòng mức khá tốt đối với thực trạng công tác văn thư

là 95%

- Tỷ lệ đánh giá hài lòng mức trung bình đối với thực trạng công tác văn

thư là 5%

- Không có tỉ lệ đánh giá hài lòng mức kém

Trong đó:

61

Tổng hợp kết quả các tiêu chí

Khá tốt Trung bình

Ghi chú

100%

Công tác xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư của Bệnh viện

100%

Tính đầy đủ trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư

100%

Tính kịp thời trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác vǎn thư

100%

Tính hợp lý của hình thức tổ chức công tác văn thư

100%

Tính kịp thời trong xử lý, giải quyết văn bản đi

100%

Tính kịp thời trong tiếp nhận, giải quyết vǎn bản đến

100%

Công tác soạn thảo văn bản tại các đơn vị trực thuộc Bệnh viện

Công tác soạn thảo văn bản trên hệ thống

100%

Công tác quản lý, sử dụng con dấu

100%

100%

Công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

100%

Ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm hỗ trợ công tác lập hồ sơ, lưu hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

100%

Công tác kiểm tra hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có tốt không?

100%

Công tác đánh giá hoạt động công tác văn thư tại Bệnh viện có đảm bảo tính khách quan, công bằng, chính xác không?

80%

20%

Phòng làm việc đảm bảo rộng rãi, thông thoáng, đầy đủ ánh sáng làm việc

90%

10%

Môi trường làm việc tốt, đàm bảo các yếu tố không ảnh hưởng đến sức khỏe

62

Tổng hợp kết quả các tiêu chí

Khá tốt Trung bình

Ghi chú

90%

10%

Cơ sở vật chất phục vụ hoạt động công tác văn thư

90%

10%

Phương tiện, trang thiết bị, máy móc hỗ trợ thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư

100%

Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Hành chính Tổ chức của Bệnh viện

100%

Năng lực, trình độ cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc Bệnh viện

100%

Mức độ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư của cán bộ làm văn thư tại Bệnh viện (tin học, ngoại ngữ...)

100%

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện

100%

Các chế độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện (chế độ làm thêm ngoài giờ, chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm)

100%

Công tác thi đua, đánh giá mức độ hoàn thành công việc đối với cán bộ làm công tác văn thư (có công bằng, khách quan, đảm bảo quyền lợi của từng cá nhân hay không).

IV. KHUYẾN NGHỊ

- Tỷ lệ hài lòng cao trong đánh giá thực trạng công tác văn thư, Ban Giám đốc cần phát huy những điểm mạnh, những thành quả đó góp phần đem lại sự tin tưởng và sự hài lòng ngày càng cao của cán bộ nhân viên. - Bệnh viện cần có sự đầu tư, nâng cấp về cơ sở vật chất, thiết bị máy móc, máy photocopy, phòng làm việc đảm bảo rộng rãi, thông thoáng, đầy đủ ánh sáng và môi trường làm việc tốt không có yếu tố ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ làm công tác văn thư.

63