Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố
quyết định
Hầu hết các dự án ERP cho doanh nghiệp (DN) cỡ vừa hoặc lớn tại Việt Nam hiện
nay luôn đề cập tới vấn đề customize phần mềm (PM). Sở dĩ yêu cầu customize
thường có trong các dự án ERP, kể cả giải pháp ngoại lẫn nội, là do sự khác biệt
giữa PM và hoạt động của DN luôn rất lớn, nhất là các DN nhỏ.
Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố quyết định
Trên thực tế, giải pháp ERP ngoại có sẵn nhiều quy trình tiên tiến nhưng DN Việt
Nam thường chưa sẵn sàng theo được các quy trình này, nhất là các DN vừa và
nhỏ. Còn giải pháp ERP nội tuy có ít các quy trình xây dựng sẵn nhưng lại có khả
năng thay đổi theo yêu cầu của DN. Cần lưu ý, sự sẵn sàng customize của mỗi giải
pháp ERP khác nhau và phụ thuộc vào khả năng cho phép về mặt kỹ thuật của mỗi
nhà phát triển. Tuy vậy, khá nhiều DN hiện nay khi lựa chọn PM, thường chỉ quan
tâm đến thương hiệu của PM, các tính năng có sẵn của PM, chi phí và tiến độ triển
khai. Rất ít DN quan tâm đến yếu tố kỹ thuật của giải pháp. Đối với các DN từng
có kinh nghiệm triển khai ERP (như đã triển khai ERP bị thất bại hoặc đã triển
khai thành công module kế toán mở rộng phức tạp), họ sẽ quan tâm nhiều hơn đến
bản chất tạo nên sự thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP.
Ai thay đổi theo ai?
Việc lựa chọn một PM ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với DN về cả ngành nghề
kinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô DN, hệ thống quản lý đang có... gần như là
điều không tưởng. Nếu như việc lựa chọn này dễ dàng thì các dự án triển khai ERP
chỉ là “cài đặt và chạy ngay” mà không cần chỉnh sửa hoặc thay đổi DN. Tuy
nhiên, điều này mâu thuẫn hoàn toàn với thực tế chúng ta vẫn đang thấy là các dự
án triển khai ERP thường kéo dài, nan giải và chi phí rất cao.
Việc lựa chọn một PM ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với DN về cả ngành nghề
kinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô DN, hệ thống quản lý đang có... gần như là
điều không tưởng.
Thông thường vấn đề nan giải xuất hiện khi phát sinh sự “không phù hợp” giữa
PM với thực trạng hoặc yêu cầu của DN (như thông tin cần quản lý thêm, hoặc cần
bỏ bớt, hoặc thêm một bước kiểm tra vào quy trình đang có sẵn trên PM...). Để giải
quyết sự “không phù hợp” này, hoặc là DN thay đổi theo PM, hoặc PM thay đổi
theo DN. Như trên đã nói, việc thay đổi các yếu tố trong PM phụ thuộc chủ yếu ở
sự cho phép về mặt kỹ thuật hệ thống của PM, nói cách khác là khả năng tùy chỉnh
của mỗi giải pháp PM. Trong trường hợp ý tưởng phát triển ban đầu của PM đã
được ấn định ở trạng thái tĩnh, nghĩa là hạn chế tối đa quyền chỉnh sửa, đổi mới thì
rất khó customize. Hoặc do nhà cung cấp (NCC) chỉ là đơn vị triển khai thuê nên
không có quyền sửa đổi và nếu có thể sửa đổi thì DN sẽ phải trả chi phí cao hơn rất
nhiều. Với các trường hợp này, DN bắt buộc phải thỏa hiệp theo PM mà không
được quyền yêu cầu ngược lại. Khi sự không phù hợp quá lớn và DN không thể
chấp nhận làm theo PM thì dự án đương nhiên sẽ thất bại.
Chúng tôi từng gặp một số DN mua PM ERP với giá cao, nhiều module nhưng kết
quả cuối cùng thì việc ứng dụng không bằng một PM kế toán nội. Khi lựa chọn
PM, họ tin tưởng tuyệt đối vào “hệ thống quản lý” có sẵn của PM cùng “công nghệ
quản lý” hiện đại trong đó. Nhưng họ không lường được “sự phù hợp” mới là yếu
tố cần quan tâm hơn hết, nó quan trọng hơn cả sự tiên tiến, hiện đại và đôi khi hơn
cả thương hiệu của nhà cung cấp (NCC) PM. Nếu DN của bạn đang hoạt động với
mô hình tiên tiến thì có thể sẽ phù hợp với hệ thống ERP hiện đại. Ngược lại, nếu
DN của bạn đang hoạt động theo kiểu manh mún, nhỏ lẻ thì sẽ phù hợp hơn với
các hệ thống ERP đơn giản nhưng dễ sửa đổi.
Tùy chỉnh như thế nào cho vừa?
Trong trường hợp PM cho phép sửa đổi thì điều quan trọng là hai bên DN và NCC
PM cần hoạch định thời gian và kinh phí phát sinh khi customize. Việc chỉnh sửa
cần căn cứ trên sự bàn bạc, thống nhất giữa hai bên sao cho không quá tùy tiện lạm
dụng cơ chế “may đo” và phải đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Cách làm
thông thường là DN đưa ra yêu cầu của mình, mức độ chi tiết hoàn toàn phụ thuộc
vào khả năng diễn đạt và trình bày của DN. Trong trường hợp DN chỉ đưa ra được
yêu cầu tổng quan thì NCC hoặc đơn vị tư vấn khảo sát sẽ chịu trách nhiệm lập
bảng yêu cầu chi tiết. DN có thể yêu cầu chỉnh sửa, cắt bớt một số yêu cầu hoặc có
thể tách thành nhiều giai đoạn triển khai giúp chi phí của dự án giảm theo. Trước
đó, DN nên xem xét kỹ khả năng sửa đổi của PM, cũng như tham quan các mô
hình ứng dụng tương tự mà NCC đã thực hiện và để chắc chắn rằng giải pháp được
chọn là phù hợp, tránh tình trạng may đo mới hoàn toàn không thể thực hiện được.
Theo cách làm trên đây, tư tưởng chủ đạo của việc triển khai dự án PM ERP đã
thay đổi: không còn bắt buộc DN “theo” PM mà là PM phải “theo” DN. Phần khó
khăn được đẩy sang phía NCC PM. Đã có độc giả của tạp chí Thế Giới Vi Tính hỏi
tôi rằng “triển khai PM thiên về may đo thì đến bao giờ mới xong dự án?”. Câu trả
lời đơn giản là cần phải hoạch định thời điểm “xong” với từng dự án ERP cụ thể.
Việc hoạch định này có thể không chính xác nhưng sẽ giúp hai bên có căn cứ để
không kéo dài dự án, đặc biệt là không thể thất bại.
Kết thúc bài viết này, lời khuyên chân thành dành cho các DN chuẩn bị đầu tư ERP
là nên tìm hiểu và thỏa thuận chi tiết với NCC PM ERP trước khi ký hợp đồng tùy
chỉnh PM để xác định rõ khả năng đáp ứng được hay không của PM và chi phí cho
việc tùy chỉnh được tính như thế nào. Bởi suy cho cùng, DN vẫn là người sử dụng
PM, nên sẽ hiểu là mình cần gì và PM chỉ là công cụ để phục vụ DN mà thôi.
--- Ban biên tập ASOFT tổng hợp và biên soạn ---