Lợi hại của việc customize trong ERP
Có thể khẳng định rằng không một phần mềm (PM) nào có thể áp dụng 100% cho
doanh nghiệp (DN) ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù
riêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nào
cũng mang lại lợi ích cho dự án. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm được đúc rút từ chính
người trong cuộc
Lợi hại của việc customize trong ERP
Có thể khẳng định rằng không một phần mềm (PM) nào có thể áp dụng 100% cho
doanh nghiệp (DN) ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù
riêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nào
cũng mang lại lợi ích cho dự án. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm được đúc rút từ chính
người trong cuộc.
Customize - hiểu thế nào?
Tùy vào tính chất của các công việc, có thể phân loại customize gồm các việc sau:
• Phát triển thêm các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các
tình huống xuất hiện tại DN.
• Phát triển thêm các bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình công nghệ sản
xuất khác biệt có tại DN. Ví dụ bài toán quản lý size (cỡ) hoặc tính toán dự báo
phân loại sản lượng tôm sơ bộ dựa trên xác suất đánh bắt tôm tại các điểm ngẫu
nhiên hoặc kết nối hệ thống hỗ trợ thiết kế CAD/CAM vào chương trình quản lý
ERP...
• Phát triển các báo cáo đặc thù mà DN mong muốn khai thác từ CSDL của phần
mềm (PM)
• Phát triển hoàn thiện các tiện ích nâng cao năng suất khai thác và sử dụng PM
Khi tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp cũng như trong giai đoạn đàm
phán hợp đồng, yêu cầu xây dựng các đặc thù riêng không thể hiện rõ ràng và chỉ
thực sự được định hình khối lượng công việc phát sinh khi khảo sát chi tiết trong
quá trình tư vấn và triển khai. Đây cũng là điểm phát sinh rủi ro cho việc triển khai
ứng dụng các hệ thống PM trong DN.
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong DN bằng áp dụng CNTT thì việc
customize là phải có. Tuy nhiên, việc đưa ra yêu cầu customize thường có 2 mặt
lợi - hại mà nhà cung cấp (NCC) và KH cần cân nhắc mỗi khi đưa ra. Với những
bài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xử
lý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của DN.
Người sử dụng đặc biệt là là end-user (người dùng cuối) thường có xu hướng đưa
nguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy
trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai.
Với các bài toán riêng theo yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnh
hưởng của thời gian thực thi customize đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phát
sinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do DN quá chú tâm vào yêu cầu
này dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quả
thấp.
Một trong các yêu cầu customize mà KH thường đề ra là chỉnh sửa các tiện ích có
trong PM. Đây là yêu cầu cần xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì biên
giới giữa thuận lợi (cho người dùng) và việc phá vỡ quy trình chuẩn (cho DN) là
rất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt là
vấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, NCC cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vào
những yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặt
ra.
Customize ra sao?
Khi tiến hành customize bản thân NCC cần phân định rõ các lớp bài toán phải làm
và thống nhất được với KH khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đề
rất khó khăn do yêu cầu của KH không được nêu ra hết mà thường phát sinh trong
quá trình thực thi triển khai. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho đơn vị cung ứng.
Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưng
vừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắc
phục điều này, KH cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóa
trong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trong
quá trình triển khai.
Ngay cả khi đã có yêu cầu customize bản thân KH cũng nên theo sát quá trình
phân tích, thiết kế trước khi NCC tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm.
Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tích
hợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ít
khả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.
Customize dưới góc nhìn của NCC
Bản thân NCC không thích việc customize vì khả năng không kiểm soát được chi
phí và thời gian phát sinh. Mặt khác, khi thực thi customize, do áp lực về thời gian
NCC thường bỏ qua giai đoạn test để đưa chương trình vào hoạt động sớm, vì thế
thường kéo theo các sai sót do dữ liệu nhập vào trước đó là dữ liệu “sống” chưa
qua sàng lọc.
Hiện nay, các NCC nước ngoài gần như áp đặt việc bán đóng gói và chỉ thực thi
customize trong khâu lập báo cáo đặc thù. Trong khi các nhà NCC Việt Nam
thường có xu hướng “chiều” theo yêu cầu của KH. Đây là điểm yếu của NCC Việt
Nam dẫn đến tình trạng kém hiệu quả trong quá trình triển khai, đồng thời gián tiếp
làm thiệt hại cho KH.
Tính toán chi phí cho customize
Như đã phân tích ở trên, việc hình thành khối lượng công việc customize chỉ được
hiểu thật rõ trong bước khảo sát chi tiết dự án. Tuy nhiên, việc hoạch định
customize thuộc công việc có tính chi phí thêm hay không là điểm thường gây
tranh luận và phát sinh mâu thuẫn. Xu hướng hiện nay của KH là ít chấp nhận các
khoản chi phí phát sinh này hoặc chấp nhận với chi phí thấp.
Kinh nghiệm cho thấy rằng cả KH lẫn NCC cần phải hiểu rõ công việc của nhau để
cân đối hài hòa chi phí phát sinh này. Nếu KH không chấp nhận chi phí này cho
NCC, hiệu quả họat động của họ giảm, trong nhiều trường hợp sẽ kéo theo sự thua
lỗ. Kết quả, dự án sẽ có nguy cơ bị “sa lầy” hoặc “phá sản” sau một thời gian.
Thực tế trong thời gian qua, việc triển khai dự án ERP tại một số DN được gọi là
thành công tại VN, chi phí phát sinh nhiều khi vượt gấp hai ba lần chi phí chào giá
ban đầu. Đây cũng là điểm khiến các NCC PM VN đau đầu khi thỏa hiệp và phân
tích với KH. Do vậy, NCC nên có những khung giá cụ thể cho việc customize ngay
trong quá trình thương thảo hợp đồng để giúp KH lường trước được chi phí phát
sinh và xác định giới hạn khi đưa ra yêu cầu customize.
Có thể nói, customize là bạn đồng hành trong việc triển khai các giải pháp CNTT.
Tuy nhiên, để việc customize thuận lợi và hiệu quả, NCC và KH cần hiểu rõ lợi -
hại của việc customize, từ đó hoạch định tốt nội dung, thời gian thực thi, chi phí dự
kiến để hợp lý cho cả hai bên. Trong việc customize, bên nào tổn thất cũng sẽ ảnh
hưởng tới kết quả chung của dự án.
--Ban biên tập ASOFT sưu tầm và biên soạn--