Dự báo và thích ứng
Chúng ta đang sống trong thời kỳ mà mọi việc đều biến đổi rất nhanh và
khó đoán trước được điều gì sẽ xảy ra. Quả thật hôm nay khó có thể biết
được sắp tới tỷ giá sẽ ở mức nào, hay đáy của VN-Index sẽ là bao nhiêu.
Công nghệ thông tin và hội nhập kinh tế đã làm nền kinh tế của chúng ta liên
thông với nền kinh tế thế giới như hai chiếc bình thông nhau. Mọi sự thay
đổi về tỷ giá, về lãi suất ngân hàng, về giá dầu, giá vàng đều ảnh hưởng ngay
hay có thể nói là tức thời lên nền kinh tế Việt Nam. Và tất nhiên ảnh hưởng
này trực tiếp hay gián tiếp sẽ có tác động ngay đến hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
Vậy chúng ta cần làm gì để đối phó với các thay đổi đang diễn ra hàng
ngày? Có lẽ đây là một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan
tâm nhất và đang phải đối mặt.
Bài viết này chỉ xin đề cập đến một phần nhỏ của câu hỏi trên, đó là ở góc
độ doanh nghiệp, chúng ta nên chuẩn bị gì để ứng phó với những ảnh hưởng,
hay nói cách khác có thể hạn chế những tác động, do sự thay đổi gây ra.
Cần dự báo trước
“Cần dự báo trước”, đó là cụm từ chúng ta thường nghe thấy trong thời gian
gần đây.
Từ việc dự báo các cơn bão sẽ đổ vào đâu, về sản lượng gạo trong năm, đến
dự báo về mức tăng lạm phát, về mức tăng trưởng… Dự báo là công việc
không đơn giản, dự báo đúng không hề dễ dàng chút nào và vì thế đôi khi
chúng ta rất ngại phải dự báo. Phải chăng đó là do bản năng sợ sai tiềm ẩn
trong bản thân mỗi con người?
Thế nhưng cần nhận thấy rằng, việc chần chừ không đưa ra dự báo hay
quyết định đúng lúc đồng nghĩa với việc cầm chắc phần thua, hay nếu có
thoát cũng chỉ nhờ may rủi. Trong doanh nghiệp, lãnh đạo cần tập cho đội
ngũ của mình quen với việc phải dự báo và chuẩn bị cho các dự báo khác
nhau.
Muốn dự báo được, chúng ta cần phải có các dữ liệu, từ các dữ liệu quá khứ
cộng với các dữ liệu liên quan đang diễn ra, chúng ta sẽ phân tích và đưa ra
các tình huống, các kịch bản khác nhau. Do bản thân dự báo là một khoa học
xác suất vì thế cần có kịch bản cho từng tình huống riêng.
Ở đây đôi lúc do chỉ muốn tập trung vào một tình huống “dễ” nhất hay do
thiếu sự phân tích thấu đáo nên nhiều lúc chúng ta chỉ chuẩn bị cho một kịch
bản tốt mà quên đi những kịch bản xấu. Cần đánh giá cả những kịch bản,
những tình huống xấu nhất có thể xảy ra để sẵn sàng ứng phó. Hãy suy nghĩ
rằng, nếu thực tế điều xấu nhất không xảy ra thì mọi việc chỉ có thể tốt hơn
mà thôi.
Cho dù chúng ta có dự báo giỏi đến đâu đi nữa, vẫn không thể dự báo được
mọi tình huống, vẫn sẽ có lúc những gì xảy ra khác với những gì chúng ta
suy tính. Chính trong lúc này, khả năng thích ứng nhanh của đội ngũ chính
là lời giải cho vấn đề trên. Hãy để tâm rèn luyện kỹ năng này, nó chính là
một trong những kỹ năng giúp doanh nghiệp thành công trong thời đại ngày
nay. Tuy nhiên, chúng ta cũng đừng chủ quan mà quá lạm dụng khả năng
này.
Khả năng thích ứng
Thích ứng hay phản ứng nhanh với sự thay đổi đòi hỏi bộ máy phải hoạt
động 100% hay thậm chí 110% công suất, trong giai đoạn này vấn đề tối ưu
hóa chi phí cần phải xếp sau vấn đề thời gian. Nếu chúng ta thường xuyên ép
bộ máy chạy ở ngưỡng bằng hoặc trên 100% công suất thì chắc chắn sẽ
không hiệu quả và rất dễ bị gãy cả hệ thống. Không phải ngẫu nhiên khi tính
toán công suất thiết bị, những người làm dự án đều tính toán công suất hoạt
động tối ưu của thiết bị nằm trong khoảng từ 70-80% công suất thiết kế. Bộ
máy con người cũng không nằm ngoài quy luật này.
Dự báo càng nhiều tình huống, càng có nhiều kịch bản khác nhau, chuẩn bị
cho các kịch bản này kỹ lưỡng bao nhiêu thì khả năng thích ứng của bộ máy
càng tăng bấy nhiêu. Thật vậy, quá trình chuẩn bị cũng chính là lúc đào tạo
và rèn luyện cho đội ngũ của mình khả năng xử lý trong những tình huống
khác nhau, lần sau có thể sự việc xảy ra không hoàn toàn như vậy nhưng
chúng ta có thể rút tỉa cách xử lý trong một vài công đoạn cho các tình
huống mới. Vì thế việc luyện tập phân tích tình huống, cách xử lý là rất quan
trọng để nâng cao kỹ năng thích ứng cho mọi người.
Ngoài ra còn một yếu tố rất quan trọng là phải có quan điểm thích nghi với
sự thay đổi hay nói cách khác là hãy suy nghĩ tích cực về sự thay đổi. Tiềm
thức con người luôn hướng về sự ổn định vì chính sự ổn định là nền tảng cho
sự tối ưu. Vì thế trong tâm lý mỗi người chúng ta đều ưa chuộng sự ổn định,
không thích hay e ngại những thay đổi, xáo trộn.
Sự thay đổi thường nằm ngoài mong muốn chủ quan và vì thế khi có sự thay
đổi chúng ta hay mất thời gian, mất công sức cho việc than vãn, luyến tiếc
thậm chí còn tìm cách quay trở lại cái cũ. Đôi khi thời gian cho những việc
như vậy chiếm hết tâm trí và sức lực cho đến khi biết rằng không thể thì đã
quá muộn để thích ứng. Thay vì thế chúng ta nên dũng cảm đối mặt và tiếp
nhận sự thay đổi, đừng phó mặc số phận cho sự may rủi.
Hãy suy nghĩ rằng sự thay đổi tuy là điều không muốn nhưng là điều không
né tránh được. Bình tĩnh tiếp nhận, xem lại những tình huống đã xảy ra
tương tự để tìm cách ứng phó, suy nghĩ logic để nhanh chóng vượt qua và
thích nghi với hoàn cảnh mới.
Dự báo nhiều phương án, có được kịch bản chi tiết cho những tình huống có
thể xảy ra sẽ giúp chúng ta có kế hoạch chuẩn bị chu đáo. Đừng ngại tốn
thời gian và công sức cho việc lên kế hoạch, chuẩn bị càng chi tiết bao nhiêu
sẽ càng giúp chúng ta ứng phó nhanh và thuận lợi bấy nhiêu khi sự việc xảy
ra. Và nếu sự chuẩn bị đó không phải dùng đến thì nó vẫn sẽ giúp chúng ta
phát triển khả năng thích ứng cho những trường hợp tương tự có thể xảy ra
trong tương lai.