Đừng ra bưu điện
Thư điện tử ngày nay đã trở thành một phương tiện truyền thông hiệu quả.
Không chỉ ít tốn kém hơn thư viết giấy, không có các chi phí in, bưu điện hay gửi thư,
thư điện tử còn có thể được gửi tới các danh sách lựa chọn (bao gồm những người
đăng ký để nhận thư) và do vậy có được số lượng “độc giả nhà” hơn so với thư gửi
truyền thống.
Nếu bạn đang ngần ngừ tự hỏi liệu có nên đưa bản tin điện tử vào chương trình
tiếp thị tổng hợp của mình không, thì hãy nghiên cứu các lợi ích cơ bản sau đây. Một
bản tin điện tử sẽ cung cấp thông tin về trang web của bạn đồng thời tăng giá trị dịch
vụ của công ty bạn. Đó cũng là một phương tiện tuyệt vời cho hoạt động quan hệ công
chúng. Nó cho phép bạn có được thông tin về khách hàng, nhận tín hiệu phản hồi từ
họ, nhờ đó hiểu thêm về khách hàng. Cuối cùng, khi xây dựng một danh sách những
người đăng ký nhận thư có quy mô vừa đủ, bạn có thể chọn các nhà quảng cáo giúp
biến thư điện tử trở thành một nguồn tạo thu nhập giá trị cho công ty của bạn.
Sau đây là những bước để xây dựng và giới thiệu bản tin điện tử của bạn.
1. Xây dựng danh sách
Cách đơn giản nhất để xây dựng một danh sách người đăng ký nhận thư là bổ
sung một hộp đăng ký vào trang chủ website của bạn. Điều quan trọng là cần giữ phần
hộp đăng ký này càng ngắn gọn càng tốt, như chỉ cần điền địa chỉ email chẳng hạn. Và
cần nói rõ rằng người đăng ký sẽ được nhận thông tin từ công ty của bạn để việc giao
tiếp qua thư cua bạn không bị nhầm với thư rác. Bạn có thể bổ sung một đơn đăng ký
dài hơn trong trang web của mình, nhưng nên nhớ dạng đơn càng dài thì càng ít người
điền hoàn chỉnh nó.
Ngoài việc tập hợp tên trên mạng, hãy hỏi các khách hàng và khách hàng tiềm
năng địa chỉ e-mail trong các hình thức liên hệ khác của công ty. Nếu bạn là người bán
lẻ, bạn có thể sưu tập địa chỉ e-mail của những người đăng ký mới ở quầy thu tiền.
2. Tổ chức nội dung bản tin
Tất cả những vấn đề trong bản tin của bạn phải có một nhan đề nhất quán bao
gồm tên của bản tin hay của công ty, ngày phát hành và đường dẫn tới trang web của
bạn. Theo Hiệp hội Tiếp thị Trực tiếp, mặc dù các mức thư dưới dạng HTML trông
hấp dẫn hơn, nhưng 80% bản tin điện tử vẫn được gửi dưới dạng văn bản đơn giản để
phù hợp với những người nhận thư không có chương trình hiển thị HTML.
Bạn có ít nhất hai sự lựa chọn liên quan đến nội dung: một loạt các lời quảng
cáo ngắn với đường dẫn đến các bài tin dài hơn trên trang web; hoặc một bài phân tích
sâu, toàn diện đặt rải rác theo các đoờng dẫn. Nếu bạn đang quảng cáo nhiều sản phẩm
bao trùm nhiều mối quan tâm, thì các dòng quảng cáo ngắn về nhiều loại sản phẩm hay
nhiều chủ để có thể sẽ hiệu quả hơn cả. Nhưng để xây dựng hình ảnh về công ty bạn
như một nguồn tìm đến trong lĩnh vực bạn hoạt động, thì một bài dài viết về một chủ
đề thích hợp sẽ có tác dụng tốt hơn. Dù bạn chọn hình thức nào đi nữa, nên cố gắng
giữ chiều dài toàn bộ bản tin tương đối ngắn - chẳng người nhận thư nào muốn đọc
mười trang bản tin trực tuyến đâu.
Các cuộc điều tra và phản ứng của khách hàng là một con đường tuyệt vời giúp
bạn hiểu hơn về khách hàng của mình và làm bản tin điện tử của bạn phù hợp với nhu
cầu của họ. Trong mỗi số phát hành, hãy khuyến khích độc giả nhắp chuột vào nút
“Trả lời” để gửi thông tin phản hồi cho bạn. Và hãy thường xuyên kiểm tra danh sách
của bạn.
3. Gửi thư đúng cách
Tần suất gửi bản tin điện tử của bạn phải nhất quán. Dù bạn gửi bản tin mỗi
tháng một lần, hai tuần một lần hay một tuần một lần thì khách hàng cũng sẽ đi tới chỗ
mong chờ bản tin của bạn tới theo một lịch trình quen thuộc.
Bạn có thể quản lý danh sách của bạn trong một tổ chức, sử dụng một server
danh sách miễn phí (như www.topica.com) hoặc thuê một máy chủ danh sách chuyên
nghiệp như SparkLIST.com hoặc BigList.com. Nếu bạn chọn cách tự gửi các thư của
mình, thì có lẽ nên chia nhỏ danh sách của bạn thành từ nhóm, mỗi nhóm gồm dưới 50
tên, như thế các thư của bạn sẽ không bị nhà cung cấp dịch vụ mạng coi là thư rác.
Khi chọn dịch vụ gửi thư, hãy tìm một trang chủ có quản lý thư gửi lại (để
khiến danh sách của bạn liên tục được cập nhật và không gồm cả các địa chỉ e-mail mà
bạn không gửi đến được), báo cáo quản lý cơ bản, một hệ thống an ninh và khả năng
tiếp cận dễ dàng với danh sách của bạn vào tất cả mọi lúc. Tiến hành theo những bước
này, chẳng bao lâu bạn sẽ có một bản tin điện tử giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ
với khách hàng và làm tăng lợi nhuận biên của công ty.