Luận văn Thạc sĩ Kinh doanh thương mại: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN

LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG

VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH

Ngành: Kinh doanh thương mại

PHẠM THỊ PHƯƠNG NHUNG

Quảng Ninh - 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của

Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

Chuyên ngành: Kinh doanh thương mại

Mã số: 83.40.121

Họ và tên: Phạm Thị Phương Nhung

Người hướng dẫn: PGS. TS Trịnh Thị Thu Hương

Quảng Ninh - 2020

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý

kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh” là đề tài

nghiên cứu độc lập của riêng tôi, được viết dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và

đánh giá các số liệu tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng

Ninh. Các số liệu là trung thực và chưa được công bố trong các công trình nghiên

cứu có nội dung tương đồng nào khác.

Quảng Ninh, ngày tháng năm 2020

Tác giả

Phạm Thị Phương Nhung

ii

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự

giúp đỡ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Nhân đây, em xin gửi lời cảm

ơn sâu sắc, lòng biết ơn chân thành đến các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện và giúp

đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

Trước hết em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Ngoại

thương, Khoa Sau đại học, Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế của trường cùng tập

thể các thầy cô giáo, những người đã trang bị kiến thức cho em trong suốt thời gian

học tập và nghiên cứu tại trường.

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn PGS.

TS Trịnh Thị Thu Hương, người đã trực tiếp định hướng, hướng dẫn cho em để

hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất.

Do thời gian nghiên cứu và kiến thức còn hạn chế, luận văn được hoàn thiện

không thể tránh khỏi những sơ suất thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến

đóng góp của các thầy cô giáo cùng các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Quảng Ninh, ngày tháng năm 2020

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phạm Thị Phương Nhung

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i

LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ ii

MỤC LỤC ................................................................................................................. iii

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ .............................................................................. vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ............................................................................. vi

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT..................................................................... vii

TÓM TẮT LUẬN VĂN ........................................................................................... ix

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu .............................................................................................. 2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................................... 4

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài .......................................................... 5

5. Phương pháp nghiên cứu đề tài ............................................................................... 5

6. Kết cấu của luận văn ............................................................................................... 6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA DOANH

NGHIỆP ..................................................................................................................... 7

1.1. Tổng quan về kho hàng...................................................................................... 7

1.1.1. Khái niệm về kho hàng .................................................................................. 7

1.1.2. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho hàng .................................................. 7

1.1.3. Phân loại kho hàng ......................................................................................... 9

1.2. Tổng quan về quản lý kho hàng của doanh nghiệp ...................................... 14

1.2.1. Khái niệm về quản lý kho hàng của doanh nghiệp ...................................... 14

1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng ..................................................... 15

iv

1.2.3. Mối liên hệ giữa kho hàng và các hoạt động logistics ................................. 15

1.2.4. Các hoạt động quản lý kho hàng.................................................................. 17

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ........................................................................................ 41

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH .................... 42

2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam ........................ 42

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ............................................................... 42

2.1.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 43

2.2. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh ....................................................... 45

2.2.1. Các loại kho hàng ........................................................................................ 45

2.2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho ....................................................... 48

2.2.3. Quy trình xuất – nhập hàng ......................................................................... 54

2.2.4. Quy trình kiểm kê ........................................................................................ 58

2.2.5. Quy trình xử lý rác thải ................................................................................ 58

2.2.6. Công tác đảm bảo an ninh, an toàn trong kho hàng .................................... 59

2.2.7. Tổ chức quản lý nhân sự trong kho ............................................................. 61

2.3. Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh ....................................................... 63

2.3.1. Thuận lợi và kết quả đạt được ..................................................................... 63

2.3.2. Khó khăn và hạn chế còn tồn đọng .............................................................. 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ........................................................................................ 69

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO

HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM TẠI

QUẢNG NINH ........................................................................................................ 70

v

3.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh .............................................................................................................. 70

3.1.1. Định hướng phát triển của công ty .............................................................. 70

3.1.2. Định hướng phát triển kho hàng .................................................................. 75

3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh ....................................................... 75

3.2.1. Giải pháp về trang thiết bị ........................................................................... 76

3.2.2. Giải pháp về nguồn nhân lực ....................................................................... 80

3.2.3. Một số kiến nghị .......................................................................................... 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................ 87

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 89

PHỤ LỤC

vi

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 2.1. Tổng hợp pallet sử dụng tại khu vực sản xuất ...................................... 50

Bảng 2.2. Tổng hợp các trang thiết bị chính trong kho hàng ................................ 52

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Trang

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Yazaki Quảng Ninh ...................................................... 43

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ layout nhà xưởng Yazaki Quảng Ninh ...................................... 47

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ nhân sự trong kho ...................................................................... 62

Hình 2.1. Xe cấp phát phụ kiện cho khu vực sản xuất ATO ................................ 48

Hình 2.2. Quy tắc lấy phụ kiện theo hình chữ Z ................................................... 57

vii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TỪ

STT VIẾT TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT

TẮT

ADM Administration Department Phòng hành chính – kế toán 1

Công đoạn sản xuất ATO ATO 2

Chuẩn bị sản xuất CBSX 3

Phương châm “Trách nhiệm xã CSR 4

hội doanh nghiệp”

Đại học ĐH 5

Giao thông vận tải GTVT 6

Hệ thống quản lý bảo mật ISMC 7

thông tin

Kỹ thuật sản xuất KTSX 8

Công đoạn sản xuất MAE MAE 9

10 NXB Nhà xuất bản

11 NYS New Yazaki System Phòng cải tiến

12 PCD Purchase Product Control Phòng công vụ

Department

13 PPD Prepare production Department Phòng chuẩn bị sản xuất

viii

14 PRO Protector Loại phụ kiện làm bằng nhựa

PV, đóng bên ngoài bộ dây để

bảo vệ mạch điện và các bộ

phận bên trong.

15 QA Quality Assurance Phòng chất lượng

16 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

17 TQM Total Quality Management Phòng quản lý chất lượng

Department

ix

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Kho là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kì công ty nào. Quản lý

kho là tổng hợp tất cả các hoạt động liên quan đến kho bao gồm: nhận hàng, phân

loại hàng hóa, sắp xếp hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói, giao hàng, hoạch định và

kiểm soát tồn kho. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng muốn công việc quản lý kho

được hiệu quả, năng suất cao ta phải có sự hoạch định nhu cầu và kiểm soát vật tư

tốt, mặt bằng thiết kế trong kho phải tối ưu, thiết bị nâng chuyển và lưu trữ phải phù

hợp,… Ngoài ra, hệ thống tin học hiện đại cũng giúp cho việc quản lý kho trở nên

dễ dàng hơn. Do đó nội dung của luận văn này sẽ tập trung chủ yếu vào việc phân

tích thực trạng hoạt động của kho hàng trong công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

quản lý kho hàng tại đây. Đồng thời luận văn cũng gợi mở hướng phát triển và mở

rộng thêm khi thời gian nghiên cứu là đủ dài.

Về cơ bản kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra, tuy nhiêu quá trình hoạt động

vẫn áp dụng theo mô hình cũ, bộ máy nhân sự cồng kềnh dẫn đến thông tin liên lạc

chậm trễ, nhiều lãng phí cả về thời gian và công sức không đáng có. Kho hàng được

trang bị tương đối đầy đủ, tuy nhiên lại chưa bắt kịp xu hướng phát triển chung như

phương châm của lãnh đạo Tập đoàn đề ra đó là “Doanh nghiệp phát triển cùng thế

giới – Doanh nghiệp cần thiết cho xã hội”. Nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động

quản lý kho hàng tại Yazaki Quảng Ninh, sau khi nghiên cứu phân tích thực trạng

đang diễn ra thì tác giả đã đề xuất một số giải pháp như sau: Bổ sung thêm trang

thiết bị hiện đại, cần thiết cho hoạt động kho và duy trì môi trường làm việc ổn

định, an toàn lành mạnh cho công nhân viên; Ứng dụng phần mềm quản lý hiện đại

trong quản lý và vận hành toàn công ty nói chung, đối với hoạt động kho nói riêng;

nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và gắn

bó lâu dài với công ty; cùng với đó là đưa ra các kiến nghị đối với Chính phủ, Ban

lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh để hoạt động của doanh nghiệp nói chung, hoạt động kho

nói riêng được thêm phần thuận lợi, trực tiếp góp phần đẩy mạnh kinh tế địa

phương và kinh tế cả nước.

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, Việt Nam đang hội nhập quốc tế sâu sắc, hoạt

động thương mại hàng hoá ngày càng tăng lên cả quy mô và cơ cấu thị trường. Các

doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn khi tham gia vào thị trường quốc tế, tuy

nhiên bên cạnh cơ hội là sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Các doanh nghiệp

thường sẽ quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn

thiện hoạt động logistics của mình như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng,

các yếu tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng,… muốn tồn tại và phát triển

được doanh nghiệp phải có sự khác biệt, tạo ra ưu thế chiếm lĩnh thị trường. Với xu

hướng mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, một sân chơi bình đẳng đối với tất cả các

thành phần kinh tế thì để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp Việt Nam

phải nhận thức đúng đắn về bản thân doanh nghiệp, về thị trường, về đối thủ cạnh

tranh từ đó có những chiến lược phù hợp để chiến thắng trên thương trường. Đặc

biệt các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa nước ngoài

tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng, phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá

thành rẻ, v.v… như hàng hóa Trung Quốc, Thái Lan, Indonesia, Nhật. Do đó, muốn

đưa ra thị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá với hàng ngoại, buộc các

doanh nghiệp Việt phải tìm mọi cách cắt giảm chi phí tối đa. Trong các yếu tố cấu

thành nên giá của sản phẩm chiếm một phần không nhỏ chính là chi phí logistics. Vì

vậy có thể nói hoạt động logistics nói chung và quản lý kho bãi nói riêng đóng vai

trò hết sức quan trọng. Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và đúng địa điểm

nhờ đó đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra chính xác như nhịp độ

đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm và giảm

chi phí lưu thông trong phân phối hàng hóa, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của

doanh nghiệp. Hàng hóa phải được bảo quản tốt, an toàn, đảm bảo đúng chất lượng

của nhà sản xuất. Quy trình xuất, nhập hàng hóa ra vào kho phải đảm bảo nhanh

chóng, chính xác và thuận tiện để tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và đạt hiệu quả

tối ưu nhất. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt

chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận,

2

làm cho cả quá trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn nhưng cũng phức tạp hơn.

Do vậy, quản lý kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quá trình lưu trữ, bảo quản

hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng.

Công ty Yazaki Hải Phòng Việt Nam thuộc Tập đoàn Yazaki của Nhật Bản,

có vai trò là trụ sở chính tại khu vực miền Bắc Việt Nam, chuyên sản xuất và kinh

doanh bộ dây dẫn điện trong xe ô tô. Tập đoàn Yazaki hoạt động kinh doanh quy

mô toàn cầu tại 46 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới với 596 nhà máy cùng

các chi nhánh lớn nhỏ. Trong tất cả các cơ sở sản xuất kinh doanh của tập đoàn,

Công ty Yazaki Hải Phòng Việt Nam là một trong những nhà máy đứng đầu về mặt

chất lượng, giá cả sản phẩm và xuất hàng luôn đúng thời hạn. Tuy nhiên đối với

hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh trong thời gian qua vẫn tồn tại những hạn chế như thiếu quy trình quản

lý, chất lượng nhân lực chưa cao và đặc biệt chưa ứng dụng công nghệ thông tin

trong khâu quản lý kho hàng, v.v… Nhận thức được vấn đề này tác giả lựa chọn đề

tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty

TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh” cho luận văn tốt nghiệp thạc

sỹ của mình.

2. Tình hình nghiên cứu

Trên thế giới và cả trong nước có nhiều công trình và tư liệu có liên quan đến

quản trị logistic nói chung và quản trị kho hàng nói riêng, sau đây là một số công

trình có liên quan:

2.1. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Gwynne Richards (2011) đã đề cập đến mọi khía cạnh về quản lý, vận hành

một kho hàng, những tiến bộ công nghệ mới nhất có thể ứng dụng trong quản lý

kho. Cùng với đó ông đã đưa ra những gợi ý để tổ chức vận hành trơn tru một kho

hàng nhằm đáp ứng tốt nhất cho khâu vận chuyển.

David E. Mulcahy và Joachim Sydow (2008) đi vào giải thích chi tiết các khái

niệm, ứng dụng và thực tiễn cần thiết để quản lý kho hàng một cách thành công, bao

gồm cả việc lựa chọn và áp dụng phần mềm phù hợp. Các tác giả theo dõi vòng đời

3

của sản phẩm từ khi nhận tại kho, thông qua lô hàng đi ra và đến lợi nhuận cuối

cùng của sản phẩm. Cách tiếp cận này minh họa hậu cần của chuỗi cung ứng được

vận hành tốt và cách thức hoạt động của nó liên quan đến mọi giai đoạn hoạt động

của kho. Các chủ đề mà tác giả đề cập đến bao gồm làm thế nào để giảm thiệt hại

sản phẩm, tăng cường lưu lượng sản phẩm đã xác định và theo dõi hàng tồn kho,

tăng năng suất của nhân viên, cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm chi phí vận hành

kho, cải thiện lợi nhuận và bảo vệ tài sản.

Stuart Emmett (2011) đã đưa ra các phân tích giúp cho nhà quản lý biết cách

kiểm soát kho của mình hay nên thuê ngoài. Ông cũng đề cập đến tác động của việc

quản lý kho hàng lên hệ thống tổng thể nhằm tìm cách nâng cao dịch vụ khách hàng

và thúc đẩy lợi nhuận.

James R. Stock và Douglas M.Lambert (2011) tập trung trên mọi khía cạnh

của quản trị logistics bắt đầu từ việc tạo ra một đơn đặt hàng cho một sản

phẩm/hàng hóa phải thông qua quá trình sản xuất, lưu kho, quản lý hàng tồn kho,

vận chuyển và đến tay khách hàng. Nhà nghiên cứu đề cập chi tiết hơn khi nói đến

quản lý hàng tồn kho kết hợp một số phương pháp tính toán, đồng thời cũng giải

thích chi tiết quá trình của hậu cần "chuỗi cung ứng". Họ có thể không hoàn toàn đề

cập cụ thể vấn đề quản lý kho hàng nhưng đã đưa ra các thông tin cần thiết cho hoạt

động quản trị logistics nói chung.

2.2. Tình hình nghiên cứu trong nước

An Thị Thanh Nhàn và Nguyễn Thông Thái (2015) đã trình bày về tổng quan

môn học Quản trị logistics kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản trị dự trữ, quản trị

vận chuyển, quản trị các hoạt động logistics hỗ trợ, tổ chức và kiểm soát logistics.

Trong đó, cũng đã đề cập những kiến thức cơ bản nhất về logistics đầu vào.

Phan Thanh Lâm (2014) đã trình bày những lý luận và thực tiễn cơ bản về

chức năng - nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, thể

thức nhập xuất kho, hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quản hàng hóa, phương thức

kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút, những quy tắc trong vận hành quản trị kho

4

hàng, quản lý hành chính kho hàng, hiệu quả kinh tế trong quản lý kho, quản trị rủi

ro trong quản lý kho hàng.

GS.TS Đặng Đình Đào, PGS.TS Trần Văn Bão, TS Phạm Cảnh Duy và TS

Đặng Thị Thúy Hồng (2018) đã đề cập tương đối đầy đủ về các hoạt động quản trị

logistics cũng như mối liên hệ của logistics với cách ngành khác trong nền kinh tế,

trong đó có hẳn 1 chương nói về hoạt động quản lý kho hàng cả về lý luận và kinh

nghiệm thực tiễn.

Có thể nói các đề tài nghiên cứu là khá phong phú và đề cập đến nhiều khía

cạnh khác nhau của quản trị logistics, một số đề tài nghiên cứu tập trung vào phát

triển dịch vụ logistics của các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong nước mà chưa

có đề tài nào nghiên cứu riêng về quản trị kho hàng của doanh nghiệp sản xuất, cụ

thể là hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam

tại Quảng Ninh. Vì vậy, đề tài tác giả lựa chọn không bị trung lặp với các đề tài

trước đây.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm phân tích, đánh giá hoạt động quản lý

kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh, từ đó

đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng cho

Công ty.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu ở trên luận văn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý kho hàng.

- Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki

Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh.

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của

Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh.

5

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Nghiên cứu hoạt động quản lý kho hàng.

Phạm vi không gian: Kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh.

Phạm vi thời gian: Nghiên cứu này sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ

cấp trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2019 để phân tích thực trạng và đưa ra những

giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh.

5. Phương pháp nghiên cứu đề tài

5.1. Cách tiếp cận thu thập dữ liệu

Nguồn cung cấp dữ liệu là từ các phòng Hành chính, phòng Chuẩn bị sản xuất,

bộ phận kho thuộc phòng Công vụ… của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh. Các thông tin nội bộ và báo cáo thống kê của Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh. Các nguồn thông tin này đều đã được

tổng hợp và lưu trữ tại các phòng ban của công ty và chủ yếu sử dụng để phân tích thực

trạng quản lý kho hàng. Nguồn cung cấp dữ liệu bên ngoài bao gồm sách và tư liệu

quốc tế về logistics, quản lý kho hàng, tạp chí chuyên ngành các lý thuyết về quản lý

logistics trong doanh nghiệp nói chung và lý thuyết về quản lý kho hàng nói riêng.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Một số phương pháp được sử dụng trong quá trình nghiên cứu đó là phương

pháp phân tích lý thuyết, phân tích dữ liệu như thống kê, tổng hợp, so sánh nhằm

đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại công ty TNHH Yazaki Hải

Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh.

6

Bên cạnh đó tác giả đã đi tham quan kho hàng thành phẩm và kho nguyên vật

liệu của công ty để có cái nhìn thực tế và hiểu rõ nghiệp vụ kho.

6. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của

luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý kho hàng của doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki

Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty

TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh.

7

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1. Tổng quan về kho hàng

1.1.1. Khái niệm về kho hàng

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị

hàng hóa nhằm cung ứng nguyên liệu đầu vào cho từng công đoạn sản xuất và hàng

hóa thành phẩm cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.

Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ

thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền

cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí

của các hàng hoá được lưu kho.

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì kho hàng được coi là tài sản lớn nhất, quyết

định đến quá trình bán hàng cũng như tác động ngược lại đối với sản xuất. Kho

hàng được bố trí hợp lý, quy trình nhập xuất kho phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí

hoạt động của kho. Đối với mỗi doanh nghiệp không nhất thiết phải có kho riêng để

lưu trữ toàn bộ hàng hóa mà có thể sử dụng dich vụ kho bãi cung cấp bởi bên thứ 3

để tối ưu chi phí.

1.1.2. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho hàng

1.1.2.1. Vai trò của kho

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của

doanh nghiệp, vậy vai trò của kho là:

Thứ nhất, kho là nơi giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân

phối hàng hóa, giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số

lượng sản phẩm trên toàn hệ thống. Nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa

vụ và có những dao động khó lường, các nguồn cung cũng có diễn biến phức tạp

8

trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì để đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn

định với chi phí hợp lý. Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho có thể giúp doanh

nghiệp đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh,

phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.

Thứ hai, nhờ có kho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận

chuyển và phân phối. Việc giảm chi phí quản lý kho có thể chủ động tạo ra các lô

hàng mang tính kinh tế, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hóa, góp

phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng

tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Thứ ba, kho hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp

bằng việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, góp phần giao hàng

đúng thời gian và địa điểm.

Thứ tư, kho hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc

thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa, v.v…

1.1.2.2. Chức năng của kho

Các công ty sản xuất kinh doanh hay thương mại phân phối càng ngày càng

phát triển thì mức độ phức tạp trong quản lý kho hàng càng cao. Lượng hàng trong

kho càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho

rộng và nguồn nhân lực có trình độ phù hợp. Vậy chức năng chính của nhà kho là:

Tiếp nhận hàng hóa: Khi hàng hóa, nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn

nhỏ, lẻ khác nhau thì kho hàng có chức năng là điểm tập kết hợp nhất các lô hàng

nhỏ thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế quy mô khi tiếp tục vận chuyển

tới nhà máy/thị trường bằng phương tiện như xe kéo container, tàu thuyền,…

Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của

khách hàng, kho có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra đồng thời phối hợp và ghép nhiều

loại hàng hóa khác nhau thành mội đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn

sàng cho quá trình bán hàng.

9

Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng,

chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng được tối đa diện tích và dung

tích kho, bảo quản hàng hóa trong kho được an toàn, tránh rủi ro như hỏa hoạn, mối

mọt, biến dạng hay mất cắp,…

1.1.2.3. Nhiệm vụ của kho

Nhiệm vụ chính của kho bao gồm:

- Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định

về số lượng, chất lượng, cơ cấu hàng hóa và giao hàng đúng thời gian.

- Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối.

- Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ.

- Bảo vệ hàng hoá khỏi những tác nhân bên ngoài môi trường (mưa, nắng,

gió,…)

1.1.3. Phân loại kho hàng

Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác

biệt. Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ

chức thì không nhất thiết phải xây dựng hệ thống kho riêng có của mình. Có nhiều loại

kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh

tế cao nhất.

Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho

Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác

hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá. Kho này chỉ làm nhiệm

vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất

bán. Kho này thường dùng để bảo quản và lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào, bán

thành phẩm để tiếp tục sản xuất hoặc hàng hóa đầu vào đối với các doanh nghiệp

thương mại.

Kho tiêu thụ: Kho này chứa các loại thành phẩm của nhà máy sản xuất ra.

Nhiệm vụ chính của kho là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói

10

hình thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương

mại hoặc đơn vị tiêu dùng khác.

Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng,

bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác.

Khi điều kiện giao thông không cho phép vận chuyển thẳng từ địa điểm đóng hàng tới

địa điểm nhận hàng, hoặc cần phải gom hàng từ nhiều nơi rồi mới có thể đóng đủ hàng

lên xe để vận chuyển đến điểm tiếp theo thì người ta sẽ sử dụng kho trung chuyển. Kho

này không nhất thiết phải của doanh nghiệp mà thường là dịch vụ kho được cung cấp

bởi bên thứ 3.

Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian

dài và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có kho dự

trữ phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong thời gian dài. Nhà nước cũng có kho dự

trữ nhằm giải quyết các vấn đề xã hội khi có rủi ro xảy ra.

Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao

hàng thuận tiện cho các đơn vị khách hàng. Thuộc loại kho này là hệ thống kho

nguyên, nhiên, vật liệu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên,

nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại

thường cung ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng.

Phân theo đặc điểm kiến trúc

Kho kín: Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ

bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài. Đối với loại

kho này bên trong sẽ có hệ thống thiết bị phù hợp để đảm bảo cho các loại hàng hóa

khác nhau luôn đạt chất lượng ổn định nhất. Lưu trữ hàng hóa thông thường thì

trong kho chỉ cần hệ thống thông gió, làm mát, tránh mối mọt gỉ sét,... Còn những

hàng hóa đặc thù như hàng nông sản, đông lạnh hay tươi sống thì cần có phòng mát

để bảo quản riêng

Kho nửa kín: Kết cấu loại kho này khá đơn giản, chỉ che mưa, nắng cho hàng

hóa mà không có các kết cấu ngăn cách với môi trường ngoài kho. Lưu trữ trong

kho này là các mặt hàng hoặc nguyên vật liệu ít bị ảnh hưởng bởi môi trường bên

11

ngoài, có kích thước lớn, cồng kềnh, khó di chuyển, điển hình như gỗ, nhôm, một

số nguyên vật liệu dùng trong xây dựng, cầu đường,...

Kho lộ thiên: Chỉ là những bãi lưu trữ hàng hóa mà không có hệ thống che

chắn, ngăn cách với môi trường bên ngoài, thường áp dụng với hàng hóa luân

chuyển nhanh hoặc mặt hàng ít bị tác động bởi điểu kiện thời tiết như than, vật liệu

xây dựng,…

Theo hình thức sở hữu

Kho chủ sở hữu (kho riêng): Là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu

quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức, dùng để lưu trữ các sản phẩm,

hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra. Ngoài ra còn một

hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản. Dạng kho này thì cá

nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn vị khác, trả

tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm. Tuy không có quyền sở hữu

nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác và sử dụng. Các đối tượng sử

dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng

về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng.

Kho riêng có những ưu điểm như:

Tiết kiệm thời gian: Không gian của kho riêng thường mang tính tự quản nên

sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xuất nhập hàng, tức là có thể xuất nhập bất

cứ lúc nào mà không cần thông báo hay có kế hoạch trước. Bởi khi so sánh với kho

thương mại thì doanh nghiệp sẽ phải gửi trước kế hoạch thuê kho và danh mục hàng

hóa để được hệ thống sắp xếp, chưa kể đến trường hợp kho bị quá tải không còn đủ

không gian lưu trữ thì sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch và hoạt động của doanh

nghiệp.

Mức độ kiểm soát cao: Doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn các yếu tố liên quan

đến việc lưu trữ, có thể quan sát và theo dõi lô hàng của mình một cách trực tiếp

cho đến khi được chuyển giao cho khách hàng của mình.

12

Tính linh hoạt: Kho riêng có tính linh hoạt cao nên khi vận chuyển xuất nhập

hàng hóa sẽ dễ dàng hơn, không cần rập khuôn theo quy trình của một đơn vị nào

khác.

Góp phần tạo lòng tin từ phía khách hàng: Khi có kho riêng để lưu trữ hàng

hóa thì quá trình xuất nhập hàng sẽ diễn ra đúng thời gian yêu cầu. Khách hàng

cũng cảm thấy yên tâm hơn khi đối tác là công ty quy mô, có kho riêng phục vụ cho

quá trình bán hàng được diễn ra liên tục, thường xuyên.

Tận dụng tốt nguồn nhân lực: Công ty có thể tận dụng nguồn nhân lực trong

kho riêng một cách phù hợp với từng công việc phân bố trong kho. Họ thường là

những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm, giúp hoạt động trong kho diễn ra

chuyên nghiệp và ít rủi ro.

Bên cạnh những ưu điểm thì kho riêng cũng vấp phải một số nhược điểm như:

Chi phí đầu tư cao: Kho riêng cần chi phí rất lớn trong xây dựng và duy trì

hoạt động. Bên cạnh đó là chi phí máy móc, trang thiết bị trong kho, chi phí tuyển

dụng đào tạo nhân viên và các chi phí vẫn hành khác.

Chi phí cơ hội: Được hiểu là những cơ hội đầu tư bị bỏ lỡ khi doanh nghiệp

quyết định dồn ngân sách cho việc đầu tư kho bãi. Trong khi đó nếu thuê kho chung

thì có thể tiết kiệm được một khoản và dùng số tiền còn lại đầu tư phát triển sản

phẩm và các chiến lược khác.

Diện tích kho riêng cố định: Khi khách hàng muốn đặt số lượng hàng lớn hơn

hoặc lùi ngày giao hàng mà chưa có kế hoạch trước thì lượng hàng tồn trong kho sẽ

tăng bột biến, diện tích kho thì không thể mở rộng ngay được, ảnh hưởng trực tiếp

đến bộ phận sản xuất. Hay đối với những thời điểm hàng lưu kho ít, không tận dụng

hết diện tích sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp.

Rủi ro cao: Trong trường hợp vận hành kho riêng không tốt dẫn đến thất thoát,

hư hỏng hàng hóa thì mọi tổn thất đều do doanh nghiệp gánh chịu, không chỉ thế mà

còn ảnh hưởng dây chuyền đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Mặt khác, sau thời gian vận hàng mà doanh nghiệp muốn bán lại hoặc cho thuê kho

13

sẽ gặp nhiều khó khăn vì ngay từ đầu kho đã được thiết kế chuyên môn hóa theo

hoạt động sản xuất cũng như yêu cầu của mình.

Kho thương mại (cho thuê): Là kho do cá nhân, doanh nghiệp hay một tổ chức

xây dựng và cung cấp các dịch vụ về bảo quản, lưu trữ hàng hóa, bốc xếp, vận

chuyển hàng. Kho thương mại thường có diện tích lớn, được chia ra nhiều khu vực

hoặc ô kệ. Sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê kho chứa hàng hóa ngắn

hạn hoặc dài hạn trong không gian chung hoặc không gian riêng tùy yêu cầu khách

hàng nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng.

Những ưu điểm khi sử dụng kho cho thuê:

Linh hoạt thay đổi địa điểm: Doanh nghiệp sử dụng kho cho thuê không quá

phụ thuộc vào đơn vị cho thuê kho mà chỉ ràng buộc bởi một hợp đồng thuê kho có

thời hạn. Vì thế trong trường hợp tìm được nơi khác cho thuê với giá tốt hơn hoặc

thay đổi địa điểm kinh doanh chiến lược thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển

địa điểm trong thời gian ngắn nhất có thể.

Chi phí lưu kho được kiểm soát: Các tổ chức cho thuê kho thường sẽ công

khai mức giá. Doanh nghiệp thuê kho căn cứ vào đó chỉ phải trả 1 khoản phí cố

định tương đương diện tích sử dụng mà không trực tiếp trả các phí khác như điện,

nước, nâng cấp kho, bảo trì máy móc,... Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm

soát chi phí bỏ ra cho việc lưu kho, từ đó cân đối ngân sách tốt hơn cho hoạt động

kinh doanh.

Diện tích kho thay đổi linh hoạt: Đối với doanh nghiệp sản xuất theo mùa vụ

(hàng nông sản) thì diện tích cần lưu kho thường thay đổi liên tục. Lựa chọn thuê

kho sẽ giúp tiết kiệm trong khi sản xuất thấp và tối ưu cho phí khi sản xuất tăng cao.

Không mất vốn đầu tư: Khác với doanh nghiệp sở hữu kho riêng thì những

doanh nghiệp đi thuê kho sẽ không mất chi phí đầu vào, chỉ phải trả phí cho quá

trình sử dụng.

Một số hạn chế khi thuê kho:

14

Thiếu tính chủ động: Khi muốn thuê kho doanh nghiệp phải đặt trước và gửi

danh mục hàng hóa để được sắp xếp. Tuy nhiên trong mùa cao điểm thì tần suất sử

dụng kho sẽ rất cao, phát sinh nhiều rủi ro cho bên đi thuê như hết chỗ, khách hàng

trước đó xuất hàng muộn so với kế hoạch hoặc muốn kéo dài thời gian lưu kho so

với dự kiến nhưng không còn chỗ,...

Khó đáp ứng cho sản phẩm đặc thù: Dịch vụ kho thường đáp ứng nhu cầu lưu

trữ đối với nhiều loại mặt hàng đa dạng ở mức cơ bản, phù hợp với số đông. Đối với

sản phẩm đặc thù như hàng đông lạnh, hàng tươi sống thì cần có điều kiện bảo quản

đặc biệt hơn, mà dịch vụ này không phải lúc nào cũng sẵn và chi phí có thể rất cao.

Phân loại theo quy mô:

Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng và danh mục

hàng hoá dự trữ trong kho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng

cán bộ công nhân viên công tác ở kho, người ta chia kho thành 3 loại: Kho lớn (tổng

kho), kho trung bình và kho nhỏ. Cách chia này thường dùng trong nội bộ một

doanh nghiệp cho thuận tiện với việc quản lý và phân bổ chi phí đầu tư.

1.2. Tổng quan về quản lý kho hàng của doanh nghiệp

1.2.1. Khái niệm về quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Kho hàng trong ngành logistics không chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ hàng hóa,

kho bãi đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động logistics nói riêng và

toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung, nhằm cung ứng cho khách hàng hàng hóa nhanh

nhất với chi phí thấp nhất khi họ có yêu cầu. Vì thế, việc quản lý kho hàng hiệu quả

được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế. Nó

giúp các doanh nghiệp: Chủ động trong việc sắp xếp, gom hàng, vận chuyển các lô

hàng có cùng lộ trình, cùng kích thước, từ đó giảm giá thành trên mỗi sản phẩm;

giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa; đảm bảo chất lượng

hàng hóa được lưu trữ, duy trì nguồn cung ổn định, dịch vụ ổn định từ đó giúp

doanh nghiệp gia tăng vị thế cạnh tranh hơn; góp phần giúp giao hàng đúng thời

gian, địa điểm.

15

Từ lâu kho hàng đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung

ứng logistics. Doanh nghiệp muốn tối ưu hiệu quả các hoạt động quản lý và vận

chuyển hàng hoá thông qua việc chuyên môn hoá hoạt động kho hàng của mình.

Vậy quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp

đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo

tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời,

góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng nhằm mục đích bảo quản hàng hóa tránh bị hư hao, xuống

cấp, mau hỏng; tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết

hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục; đảm bảo có đủ lượng hàng tồn khi có

yêu cầu, nhanh chóng xuất kho cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng

hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa đủ để tập trung xuất khẩu;

luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với chi phí ít tốn

kém. Bên cạnh đó quản lý việc ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất còn

giúp ích cho công tác kiểm soát khi cần thiết.

Một hệ thống quản lý hoạt động trong kho và hàng dự trữ hiệu quả sẽ đem lại

những ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp, bao gồm: Ngăn ngừa sự quá tải hoặc

thiếu hụt hàng hóa trong kho; ngăn chặn tồn kho quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời;

tiết kiệm chỗ trống để tăng diện tích sử dụng kho, tiết kiệm nhân lực bốc xếp; giảm

chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị, nhân sự trong

kho; giảm sử dụng số tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một

thời điểm nào đó; cập nhật thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

1.2.3. Mối liên hệ giữa kho hàng và các hoạt động logistics

Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về

kho bãi khi có thể. Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các

hoạt động logistics khác.

Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu

ra của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. Người ta

16

có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm

chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với

từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở

kho. Tại đó sẽ tiến hành gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp

để vận chuyển. Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu

thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô

hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách,

rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách

hàng. Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận

chuyển.

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí

sản xuất có mối liên hệ rất mật thiết cần phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải

tối ưu. Nếu doanh nghiệp nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi

của thị trường, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho, nhờ

đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất tăng do phải thay

đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào khác. Trong trường hợp hàng không đủ

đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính

năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp. Còn nếu

doanh nghiệp sản xuất với quy mô quá lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không

bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, chi phí quản lý kho tăng lên, làm ảnh hưởng đến

hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự

trữ mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách. Con người không thể dự

báo hết được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất

thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá. Khi lượng đặt hàng lớn trong thời gian

gấp gáp thì tồn kho sẽ giúp giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng, doanh

nghiệp có thể giao đủ hàng cho khách và điều chỉnh kế hoạch sản xuất sao cho đáp

ứng được tốt hơn trong thời gian tới.

Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Quản lý kho một cách hiệu quả

góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối. Nhờ có kho nên có thể

17

chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế nhờ đó làm giảm chi phí bình quân

trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản

lý tốt định mức hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của

kho. Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản

chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ tiện tăng lên hay cắt giảm.

Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được

tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất. Việc bố trí kho và số lượng kho ảnh

hưởng gián tiếp đến chi phí dự trữ nhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận

chuyển và tổng chi phí logistics mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Số lượng kho phù hợp

với quy mô sản xuất và khả năng tài chính sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí

dự trữ, chi phí vận chuyển.

1.2.4. Các hoạt động quản lý kho hàng

1.2.4.1. Thiết kế và bố trí kho bãi

Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp có liên quan trực tiếp tới thiết kế và

bố trí của kho hàng. Một thiết kế hoàn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi

và giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất. Do đó, cần hiểu

rõ về những nguyên tắc thiết kế một kho hàng tối ưu. Để xác định được đúng mục

tiêu, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau: Tại sao kho hàng đó tồn tại? Nó phục

vụ thị trường nào? Nó có phải là một phần của mạng lưới kho hay không? Những

loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho? Dòng đời dự kiến của kho là gì? Nó sẽ là

khu đất xanh hay một kho hàng hiện có?

Mục đích sử dụng sẽ chi phối hiệu quả, chi phí vận hành, môi trường làm việc

của kho hàng. Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh

hưởng đến kích thước, thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngoài;

các quy định được thực hiện cho việc lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng giữa

kho và không gian làm việc.

Khi lựa chọn vị trí kho hàng, ta nên dựa vào đầu ra liên quan đến việc dịch

chuyển hàng từ hóa điểm cuối cùng của dây chuyền sản xuất đến khách hàng. Một

trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao chính là dịch vụ khách hàng, mà

18

đặc trưng nhất là thời gian giao hàng. Theo nhu cầu hiện nay, doanh nghiệp thường

áp dụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh nên việc xác định vị trí kho hàng của

mình gần khách hàng hoặc gần các hãng vận chuyển đối tác là một quyết định hoàn

toàn đúng đắn. Tuy nhiên, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định khác về số

lượng kho cần thiết và kích thước của các kho. Ngoài việc xem xét các khía cạnh

đầu ra, thì tầm quan trọng của đầu vào khi bắt đầu lựa chọn vị trí kho cũng là một

khía cạnh đáng quan tâm. Doanh nghiệp cần tìm hiểu về vị trí của nhà cung cấp

đồng thời gia hạn thời gian đặt hàng để biết được mức độ uy tín của họ. Vì đây là

những thông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch kích thước và đặt vị trí của kho.

Sau khi đã quyết định về số lượng kho cần thiết và xác định được các vị trí

kho phù hợp, tiếp theo là thiết kế về kết cấu và quy mô của từng kho. Có rất nhiều

yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch này, vì vậy ta cần phải liệt kê một số

câu hỏi trước khi bắt tay vào thiết kế. Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi dưới đây

để xác định được nhu cầu của mình:

Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong kho? Hoạt động trong kho chỉ bao

gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hay cần thêm các khu vực

dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng khác?

Các đặc tính của sản phẩm? Đây là yếu tố có tác động đáng kể đến thiết kế

và các trang thiết bị sử dụng trong kho. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng nào

sẽ lưu trữ trong kho, có yêu cầu đặc biệt về xếp dỡ và bảo quản hay không? Mặt

hàng này có gây độc hại, ảnh hưởng tới môi trường hay sức khỏe con người cần bảo

quản riêng biệt hay không?...

Hàng hóa có tuân theo mùa vụ không? Nếu trong kho lưu trữ loại hàng

mang tính chất mùa vụ thì cần tính toán tại thời điểm lượng hàng nhiều nhất là bao

nhiêu để có thiết kế kho phù hợp. Tối ưu nhất là thiết kế kho có không gian linh

hoạt, mở rộng được vào lúc cao điểm và tận dụng vào việc khác trong thời gian

hàng hóa ít hơn.

Kho có phải xử lý hàng trả lại? Hiện nay chất lượng dịch vụ khách hàng

đang là một trong những yếu tố cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Trong trường

19

hợp hàng đến tay khách nhưng bị lỗi, hỏng, phát sinh vấn đề phải trả lại thì lô hàng

đó có nhập kho ngược lại không hay sẽ được lưu trữ và sửa chữa tại một nơi khác?

Điều này khiến cho doanh nghiệp phải thiết kế thêm không gian dành riêng cho việc

lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó.

Khi thiết kế mặt bằng kho, để đạt hiệu quả tối ưu cần tuân thủ theo nguyên tắc

FAST – được viết tắt bởi 4 yếu tố: F – Flow (dòng chảy), A – Accessibiity (khả

năng tiếp cận), S – Space (không gian) và T – Throughput (thông lượng). Tầm quan

trọng của 4 yếu tố là như nhau và chúng có quan hệ mật thiết. Nhằm đạt sự cân

bằng thì khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng cần được xem xét và đánh

giá lại về tác động tổng thể của sự thay đổi đó.

F – Flow: Dòng chảy ở đây là một chuỗi các hoạt động hợp lý trong kho nơi

mỗi hoạt động được đặt càng gần càng tốt với hoạt động trước nó và tương tự với

chức năng theo sau nó. Chúng ta quan tâm đến sự di chuyển có kiểm soát, không bị

gián đoạn của hàng hóa, con người và các thiết bị (xe nâng, thiết bị xếp dỡ khác).

Nó cũng rất quan trọng để biết vị trí của vật liệu trong hệ thống kho kệ, trạng thái và

vị trí của hàng hóa, trạng thái và vị trí của thiết bị nâng hạ. Mục đích ở đây là đặt ra

các hoạt động kho phối hợp nhịp nhàng, trôi chảy với số lượt di chuyển và gián

đoạn tối thiểu.

A – Accessibility: Khả năng tiếp cận không chỉ có nghĩa là việc tiếp cận được

sản phẩm hay không mà còn là tiếp cận như thế nào. Từ hàng hóa đến các công cụ

cần thiết phải được tiếp cận một cách nhanh nhất có thể để tối ưu hiệu quả. Ngoài

ra, chúng ta cần biết được mức độ yêu cầu của đơn vị đóng gói để có phương pháp

tiếp cận phù hợp.

S – Space (Không gian). Đây là một yếu tố trực quan nhất vì khi không gian

được khai thác một cách khôn ngoan sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động diễn ra trong

kho được thông suốt, hiệu quả. Sử dụng không gian kho tối đa cho mục đích lưu

trữ, vận hành và xử lý kho, đồng thời không gian tối thiểu cần thiết cho các chức

năng liên quan như văn phòng, khu vực làm việc,… Nhờ có nhiều phương tiện lưu

trữ có sẵn trên thị trường ngày nay (kệ hàng, pallet, gác lửng, …), doanh nghiệp có

20

thể sử dụng tối ưu không gian kho, không chỉ sử dụng khu vực sàn mà còn mở rộng

lên phần không gian phía trên của kho hàng. Hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện đại

đều tự đứng và không cần sự hỗ trợ cấu trúc từ chính kho hàng vì vậy kho hàng có

thể được thiết kế như một “Chiếc hộp lớn” với cấu trúc đơn giản và chi phí thấp

nhất. Cũng vì vậy mà doanh nghiệp có được tính linh hoạt trong hoạt động bằng

cách chọn thiết bị lưu trữ đáp ứng tốt nhất với các hàng hóa hiện tại và sau đó thay

đổi nó khi doanh nghiệp phát triển để đáp ứng các nhu cầu mới trong tương lai.

T – Throughput: Thông lượng hay có thể hiểu là lưu lượng hàng hóa luân

chuyển qua kho. Chúng ta không chỉ xem xét loại sản phẩm nào đi qua kho mà còn

phải tính đến bản chất và vận tốc của nó khi tham gia vào dòng chảy của hàng hóa

lưu kho. Với đặc điểm của từng loại hàng cụ thể (tính nguy hiểm, dễ vỡ, cần bảo

mật, khả năng tương thích với sản phẩm khác,…) thì doanh nghiệp sẽ phải tính toán

và thiết kế kho sao cho phù hợp. Nắm rõ được vận tốc di chuyển và khối lượng

hàng hóa di chuyển qua kho sẽ giúp cho việc lên kế hoạch sản xuất được cụ thể, chi

tiết và hiệu quả hơn.

1.2.4.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho

a. Các thiết bị vận chuyển cơ bản

Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người

công nhân. Xe có nhiều loại: loại xe một bánh, loại xe hai bánh, loại xe ba bánh và

loại xe bốn bánh, kích thước to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ

bảo quản ở trong kho. Cấu tạo xe khá đơn giản gồm: tay cầm, phần mặt phẳng để

hàng và bánh xe, thích hợp vận chuyển những mặt hàng to, cồng kềnh nhưng không

quá nặng.

Băng tải, băng chuyền là thiết bị công nghiệp tự động hóa, chuyển tải có tính

kinh tế cao và được ứng dụng trong vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu ở mọi

khoảng cách. Hay có thể hiểu rằng đó là thiết bị vận chuyển đồ vật từ nơi này đến

nơi khác, từ điểm A đến điểm B. Băng tải, băng chuyền đang dần thay thế các công

cụ vận chuyển truyền thống như xe đẩy, xe chở hàng. Một số loại băng tải công

nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là băng tải cao su, chịu được

21

nhiệt và sức tải lớn; băng tải xích, khá tốt trong ứng dụng tải dạng chai, sản phẩm

cần độ vững chắc; băng tải con lăn; băng tải PVC tải nhẹ và thông dụng với kinh tế;

băng tải góc cong chuyển hướng sản phẩm từ 30 đến 180 độ; băng tải nâng hạ vận

chuyển hàng theo phương đứng với góc nghiêng nhất định.

Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong

kho từ tầng một đến tầng hai. Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ

điện hoặc quay tay (loại nhỏ).

Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng, nhờ “tời” chạy bằng

động cơ điện. Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000kg.

Thang máy dùng ở các kho lớn cơ giới hoá, có ít nhất từ 2 tầng trở lên.

Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng

xuống hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc

180 độ, nhờ độ dài của dây cáp.

b. Các thiết bị xếp dỡ hàng hóa (thiết bị nâng hạ)

Để hỗ trợ cho công việc xếp dỡ hàng hóa được nhanh chóng, hiệu quả thì sử

dụng thiết bị nâng hạ tự động, bán tự động đang là xu thế khá phát triển hiện nay.

Thiết bị này thường là các lại xe nâng với nhiều chủng loại và cấu tạo khác nhau:

Xe nâng tay là tên gọi của xe nâng hàng mà nó được nâng lên hạ xuống bởi

sức người. Loại xe này không chỉ dùng để nâng, hạ hàng hóa mà còn có thể dùng để

vận chuyển với quãng đường ngắn, bằng phẳng. Vì điều khiển bằng sức người nên

trọng lượng nâng tối đa chỉ từ 500 – 1000 kg.

Xe nâng điện là xe nâng hoạt động bởi điện năng dùng từ bình ắc quy và các

mô tơ để di chuyển, nâng, hạ hàng hóa. Loại xe này có các bộ phận và chức năng

như xe điện thông thường, có ghế ngồi, buồng lái, vô lăng, chân ga, chân phanh, cài

số tiến lùi. Xe nâng điện thường hoạt động rất êm, không gây ồn ào và chỉ thích hợp

sử dụng ở các phân xưởng, nhà máy, kho hàng có sàn trơn mịn, chất lượng tốt,

thường dùng trong các kho hàng đông lạnh, kho thực phẩm,…. Xe nâng điện gồm 3

loại là xe nâng điện bán tự động, xe nâng điện đứng lái và xe nâng điện ngồi lái.

22

Xe nâng điện bán tự động, đây là loại xe phát triển từ xe nâng tay và có thêm

bình ắc quy điện. Xe có thêm vị trí cho người đứng điều khiển để không tốn sức di

chuyển và nâng hạ hàng hóa.

Xe nâng điện đứng lái, đây là loại xe đặc biệt vì người điều khiển phải đạp và

giữ vào chân phanh thì xe mới di chuyển được, xe khá nhỏ gọn có thể di chuyển

trong kho hàng chật hẹp, khả năng nâng hàng lên cao

Xe nâng điện ngồi lái, loại xe này khá thoải mái cho người điều khiển vì có

buồng lái và ghế ngồi, cấu tạo và điều khiển tương tự như xe ô tô. Thông thường

loại xe này có thể nâng được hàng hóa dưới 2,5 tấn

Xe nâng hàng động cơ đốt trong, loại xe này sử dụng 1 trong 3 loại nhiên liệu để

tạo ra công suất đó là xăng, gas và dầu diesel, dùng để nâng dỡ và di chuyển hàng hóa

với khối lượng lớn, tần suất cao mà các loại xe khác không thể đáp ứng được. Cấu tạo

của xe giống như cấu tạo xe ô tô và có thêm hệ thống thủy lực để nâng hàng hóa. Trong

doanh nghiệp thường sử dụng loại xe nâng tối đa 5 tấn, loại xe nâng 10 tấn thì chủ yếu

dùng tại các cảng biển, nơi có khối lượng hàng hóa lớn và nhiều.

Thiết bị cần thiết hỗ trợ cho mọi xe nâng hàng chính là pallet. Pallet là một

cấu trúc phẳng dùng để cố định hàng hóa khi hàng được nâng lên bởi một xe hay tời

nâng hoặc các thiết bị vận chuyển khác. Pallet có cấu tạo cơ bản của một đơn vị

lượng tải cho phép di chuyển và xếp vào kho một cách hiệu quả. Sản phẩm công

nghiệp này được sử dụng rộng rãi trong kho vận và vận chuyển hàng hóa. Pallet

giúp việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho và giữa các phương tiện được dễ

dàng và nhanh chóng. Pallet không chỉ được làm từ kim loại như sắt, thét, mà còn

được làm từ gỗ, nhựa, giấy… Những lợi ích trực tiếp khi sử dụng pallet có thể kể

đến như là: giúp hạn chế tối đa tình trạng vỡ hỏng hàng hóa do được đóng gói và cố

định trên pallet; vận chuyển an toàn đối với các sản phẩm điện tử, sành sứ dễ vỡ,

hàng hóa có giá trị cao; hàng hóa cách mặt đất 1 khoảng nên chống được ẩm mốc từ

đất; có thể di chuyển số lượng hàng hóa lớn bằng cách di chuyển cả pallet và xếp

hàng vào container một cách nhanh chóng.

23

Hiện tại có khá nhiều loại pallet nhưng chỉ có 4 loại được dùng nhiều nhất

chính là pallet nhựa, pallet sắt, pallet giấy, pallet gỗ. Pallet nhựa có độ bền cao, khả

năng chống chịu với thời tiết khắc nghiệt tốt, không bị ẩm mốc, thích hợp cho các

loại hàng hóa lưu giữ trong kho thời gian dài. Pallet sắt gặp nhược điểm là giá

thành cao nên chỉ được sản xuất theo số lượng hạn chế, tùy vào yêu cầu của người

mua. Pallet sắt được dùng cho các loại hàng hóa nặng như gạch, đá, sắt thép…

Pallet giấy là loại có giá thành cao nhất trong 4 loại bởi nó được sản xuất từ loại

giấy đặc biệt ép chặt với nhau bằng keo dưới tác động của áp lực lớn bởi vậy pallet

giấy chịu tải trọng rất thấp, khoảng 200kg. Loại pallet này chỉ được dùng cho các

loại hàng hóa cao cấp. Pallet gỗ thường sản xuất không hạn chế, sử dụng được cho

nhiều loại hàng hóa, chắc chắn và có giá thành rẻ. Bởi vậy pallet gỗ là sự lựa chọn

cho doanh nghiệp nào chỉ cần sử dụng pallet 1 lần hoặc đối với hàng hóa xuất khẩu.

c. Hệ thống giá, kệ kho hàng:

Một trong những trang thiết bị không thể thiếu trong kho đó là hệ thống giá,

kệ để cất trữ hàng hóa. Đây là phương tiện giúp bảo quản hàng hóa 1 cách tốt nhất

và tối ưu được diện tích nhà kho. Đồng thời dựa vào thiết kế và cách sắp xếp hàng

hóa trên mỗi giá, kệ sẽ giúp cho công tác quản lý được gọn nhẹ và dễ dàng hơn rất

nhiều, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho cho doanh nghiệp.

Kệ kho hàng còn gọi là kệ kho công nghiệp, được sử dụng chủ yếu trong các

ngành công nghiệp, xưởng cơ khí, doanh nghiệp cho thuê kho bãi, kho doanh nghiệp

sản xuất, các đơn vị vận chuyển hàng có trọng tải nặng chuyên dụng như vận chuyển ô

tô, động cơ máy móc. Kệ kho hàng được làm từ nhiều chất liệu như sắt, gỗ, thép,…

Tuy nhiên hiện nay kệ kho được làm từ sắt, thép lỗ chữ V đa năng hoặc thép ống, được

sơn tĩnh điện và chống oxy hóa là được sử dụng phổ biến hơn cả. Bởi kệ để kho hàng

được làm bằng thép lỗ chữ V rất bền và có khả năng chịu lực tốt.

Kệ kho chứa hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình lưu

trữ hàng hóa. Kệ kho dùng để nâng, đỡ hàng hóa, từ hàng có trọng tải nhẹ đến trọng

tải nặng; từ hàng đã thành phẩm đến hàng nguyên liệu, vật tư. Kệ kho giúp cho việc

sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học, nhìn tổng thể kho sẽ chuyên nghiệp và có

24

tính thẩm mỹ hơn, cũng như giúp cho quá trình xếp dỡ, xuất nhập hàng được nhanh

chóng thuận tiện. Nếu được thiết kế phù hợp kệ kho còn giúp tận dụng khoảng trống

trên cao, giúp khai thác triệt để không gian kho hàng. Mặt khác, trong trường hợp thời

tiết xấu (mưa lũ dài ngày) hoặc có rủi ro bất ngờ xảy ra thì hệ thống giá kệ kho chắc

chắn, bảo quản hàng trên cao sẽ tránh cho hàng bị ngập nước, mối mọt ẩm mốc,..

Dựa vào trọng tải hàng lưu trữ mà ta có thể phân chia thành kệ tải trọng nặng,

kệ tải trọng trung và kệ tải trọng nhẹ:

Kệ tải trọng nặng là loại kệ để hàng được thiết kế nhiều tầng chứa các pallet

hàng hóa nặng với tải trọng trên 800kg/tầng. Kệ có độ bền và độ vững chắc cao nên

sẽ là một lựa chọn rất tốt để chứa hàng hóa. Kệ tải trọng nặng rất đa dạng về hình

thức bao gồm các loại như sau:

Kệ Double Deep: Là một loại kệ chứa được nhiều hàng hóa với các trọng tải từ

1500 – 6000 kg/tầng và có thể chứa từ 2- 4 pallet hàng. Kệ double deep có chiều cao

tối đa có thể đạt là đến 10m, các ngăn kệ có chiều sâu từ 1200mm đến 4500mm. Kệ

làm từ chất liệu thép nhất Nhật Bản và được sơn tĩnh điện chống ăn mòn kim loại. Kệ

này được thiết kế theo phương thức lắp ráp bulong bao gồm các bộ phận sau tạo nên:

thanh beam, chân trụ, ray dẫn, trụ bảo vệ, bass móc, giằng chéo, giằng ngang.

Kệ Drive In: Là một loại kệ có kích thước rất lớn, sức chứa gấp đôi với các kệ

kho cổ điển thông thường với tải trọng ≥ 500kg/pallet. Chiều cao của một kệ là đến

8 tầng, có thể chứa 2 – 8 pallet trên một hệ thống ray kệ drive in và có thể nhiều

hơn. Kệ này chỉ chứa được đồng nhất một loại pallet duy nhất có cùng một kích

thước. Kệ được lắp ráp từ các chi tiết như: thanh giằng, chân trụ, ray dẫn pallet, trụ

bảo vệ, bear đỉnh, gối đỡ ray.

Kệ khuôn: Là loại kệ được thiết kế để chứa các khuôn mẫu, có thể lắp ráp

nhiều tầng tùy theo nhu cầu của người dùng. Mỗi tầng của kệ khuôn có thể chứa

hàng hóa có tải trọng từ 1 – 5 tấn. Kệ khuôn được lắp ráp từ các chi tiết sau: khay

trượt, giằng chéo, giằng ngang, chân trụ, chốt chặn, ray dẫn hướng, đế chân.

Kệ Push Back: Với thiết kế tiết kiệm không gian của kho, kệ push back dùng

để lưu trữ nhiều loại hàng hóa trên 1 pallet với các chủng loại và kích cỡ khác nhau.

25

Kệ push back làm tăng mật độ lưu trữ hàng hóa khi giảm được số lối đi trong kho.

Kệ này có thể chứa từ 2 đến 4 pallet trong mỗi ngăn. Với thiết kế pallet sắt và kệ 2

mặt thuận tiện lấy hàng nên thích hợp chứa hàng có trọng tải nặng, ví dụ như vật

liệu xây dựng. Kệ Push Back được thiết kế lắp ráp qua các chi tiết sau: khung cột

chịu tải, thanh liên kết khung, thanh beam, trụ bảo vệ, rào bảo vệ, xe trượt 1, xe

trượt 2, miếng chặn pallet.

Kệ Selective: Là loại kệ chứa hàng đơn giản từ khâu thiết kế cho đến khâu lắp

ráp. Kệ được tạo nên từ 6 chi tiết chính sau là khung cột chịu tải, thanh liên kết

khung, rào bảo vệ, trụ bảo vệ, thanh beam, thanh support. Kệ selective được dùng

với kho pallet thủ công, có thể kết hợp nhiều thành phần lưu trữ trên một hệ thống.

Kệ Cantilever Rack: Đây là loại kệ được thiết kế để chứa hàng hóa, sản phẩm

với nhiều kích thước khác nhau, phù hợp với mặt hàng ống dài, thanh gỗ,…Gồm

một kệ đứng cố định ở giữa và các tay đỡ đưa ra phía ngoài, thích hợp việc xếp dỡ

hàng hóa từ phía trước, không vướng bởi các cột như kệ chứa pallet. Kệ được lắp

ráp từ các chi tiết như: thanh beam liên kết, trụ chịu tải, tay đỡ chịu tải, đế kệ.

Kệ trượt pallet: Là kệ được làm bằng sắt thép cao cấp nên chi phí đầu tư khá

cao. Kệ này là giải pháp lưu trữ hàng hóa trong kho hàng với kỹ thuật tự động hóa

bằng các thanh chuyển động được điều khiển từ xa. Kệ được lắp đặt bằng các chi

tiết như: thanh beam, chân trụ, đế chân, tắc kê, băng chuyền, dây chuyển, thanh

chuyển động, bàn tải trọng lực.

Đặc điểm chung của 7 loại kệ trên đều là loại kệ trọng tải trọng nặng, có sức chứa

hàng hóa lớn hơn 500kg/pallet trở lên. Hàng hóa khi chứa trên các kệ này đều phải sử

dụng các loại xe nâng để bốc hàng lên xuống. Màu sắc tiêu chuẩn là xanh – cam – xám,

tuy nhiên màu sơn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.

Kệ tải trọng trung là loại kệ có nhiều tầng chứa hàng, mỗi tầng được ngăn

cách bằng mâm tole hoặc ván ép. Kệ có sức chứa từ 300 - 700kg/tầng với chiều dài

kệ từ 1m – 2,5m. Kệ là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp lưu trữ hàng tải

trọng vừa, đa dạng mẫu mã, chủng loại. Thông thường các hàng hóa sẽ được đóng

26

thùng carton hay khay chứa mà không bắt buộc đặt trên các pallet. Nhóm kệ tải

trọng trung được phân chia như sau:

Kệ Carton Flow Rack: Là loại kệ tự động bao gồm một hay nhiều làn kệ vận

hành bằng hệ thống con lăn. Kệ được thiết kế theo kỹ thuật chuyển động các băng

chuyền có độ dốc tạo lực chuyển động cho hàng hóa. Kệ chứa hàng hóa vào các thùng

hay khay mà không sử dụng pallet. Hệ thống lối đi xuất nhập hàng hóa tách biệt nhờ cơ

chế tự động tự trượt về phía trước nên việc xuất nhập hàng hóa khác nhau.

Kệ trung tải: Là loại kệ đa năng chứa được rất nhiều chủng loại hàng hóa. Kệ

sử dụng các bản tôn dày hoặc ván để lưu trữ hàng hóa chất lên các tầng mà không

sử dụng các pallet. Kệ thiết kế bao gồm các chi tiết như: tole cuốn cạnh hay ván,

thanh beam, trụ, thanh giằng.

Kệ trượt tự động: Là loại kệ tự động di chuyển hàng hóa theo các băng chuyền tự

động. Kệ trượt tự động thuộc kệ cao cấp, tiết kiệm được thời gian, chi phí quản lý hàng

hóa. Kệ chứa từ 2-4 thùng carton trên một ngăn kệ mà không cần sử dụng pallet.

Kệ tải trọng nhẹ là loại kệ chứa hàng hóa bằng hoặc nhỏ 200kg/tầng, hệ

thống kệ được thiết kế rất nhiều tầng. Kệ được sử dụng để lưu trữ hàng hóa như: lưu

hồ sơ, lưu phụ tùng, vật dụng gia đình, trưng bày hàng hóa. Kệ tải trọng nhẹ được

phân chia thành hai loại là kệ đa năng và kệ siêu thị.

Kệ đa năng: Là loại kệ có rất nhiều mẫu mã, hình dáng có thể sử dụng trong

không gian hẹp. Kệ chỉ chứa các hàng hóa dưới 200kg/tầng. Kệ được tạo từ mâm

tole cuốn cạnh, chân trụ thép, đế chân nhựa, ê kê.

Kệ siêu thị: Là loại kệ dùng để trưng bày hàng hóa của siêu thị, chứa các mặt

hàng đa dạng mẫu mã. Kệ có rất nhiều kiểu dáng và màu sắc khác nhau tùy vào nhu

cầu của người sử dụng. Kệ được thiết kế đơn giản dễ dàng tháo lắp và di chuyển.

Nhóm kệ tải trọng nhẹ này khi lấy hàng chỉ sử dụng bằng tay hoặc xe thang

mà không cần đến xe nâng.

27

Khi doanh nghiệp đầu tư kho và các thiết bị bên trong thì cần phải cân nhắc và

chọn lọc kỹ lưỡng bởi sẽ phải chi ra nguồn ngân sách đáng kể, cần cân nhắc đến

những tiêu chí cụ thể như:

Kệ kho phải có chất lượng tốt. Chất lượng kệ hàng luôn phải đặt lên hàng đầu.

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình những kệ kho chứa hàng có chất lượng

cao để đảm bảo an toàn cho nhân viên kho và hàng hóa. Chất lượng kệ kho được

quyết định qua yếu tố chắc chắn của kệ, có thể chọn những kệ sắt hay kệ thép, với

tính năng chống ăn mòn, độ bền và độ chịu đựng tốt.

Kệ chứa hàng phải phù hợp với loại hàng hóa, sản phẩm. Mỗi loại hàng hóa

sẽ có kích thước và trọng tải khác nhau. Việc lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp

với hàng hóa không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng tính an toàn

trong quá trình lưu trữ. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ kích thước và trọng tải

từng kiện hàng, tổng trọng tải hàng hóa sẽ lưu trữ trong kho, hình thức xuất nhập

kho,…để lựa chọn loại kệ hàng phù hợp nhất.

Kệ chứa hàng có tải trọng tương ứng với khối lượng hàng hóa. Hiện nay giá

kệ chứa hàng hóa được chia thành 3 loại theo tải trọng là kệ kho tải trọng nặng, kệ

kho tải trung, kệ kho tải trọng nhẹ tương ứng với sức chứa từ 150kg đến 5000kg.

Dựa vào trọng tải hàng hóa và nguồn ngân sách của mình doanh nghiệp có thể cân

nhắc và lựa chọn sao cho hợp lý.

Kệ chứa hàng có tính thẩm mỹ cao, ngoài việc lựa chọn chất liệu, doanh

nghiệp cần lưu ý chọn kệ hàng có kiểu dáng và màu sắc hài hòa với không gian

chung. Tùy nhà sản xuất mà kệ kho hàng sẽ có những màu sắc, kiểu dáng khác

nhau, tốt nhất nên chọn kệ hàng sáng màu và đồng nhất, tránh việc pha trộn quá

nhiều màu sắc làm rối mắt. Cũng có thể tận dụng màu sắc kệ hàng để phân chia loại

hàng hay khu vực lưu trữ. Cách lựa chọn màu sắc, bố trí kệ hàng sẽ phần nào thể

hiện bộ mặt của doanh nghiệp. Một kho hàng có kệ hàng đẹp sẽ là điểm nhấn cho

không gian kho trở nên bắt mắt hơn, chuyên nghiệp hơn.

Kệ kho cần phải phù hợp với diện tích của kho. Diện tích mỗi kho hàng sẽ

khác nhau nên cần chọn loại kệ chứa hàng phù hợp. Để làm được việc này, doanh

28

nghiệp phải lên sơ đồ và kế hoạch lưu trữ cụ thể ngay từ đầu, từ đó đặt mua lượng

kệ đủ dùng, vừa tiết kiệm chi phí mua kệ mà vẫn đảm bảo khai thác triệt để không

gian kho.

Ngoài hệ thống kệ kho đã liệt kê ở trên còn có 1 số trang thiết bị khác cũng

được sử dụng để bảo quản hàng trong kho, đó là giá chuyên dùng, bục để hàng hay

sàn để hàng,…

d. Các loại trang thiết bị khác

Bên cạnh những trang thiết bị cơ bản cần thiết cho các hoạt động trong mỗi

kho hàng thì còn có các thiết bị hỗ trợ cho công tác quản lý kho được thuận tiện,

nhanh chóng và hiện đại hơn đó là hệ thống máy vi tính, máy quét mã vạch, hệ

thống phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều

đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng

chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng,

tình trạng hàng… Ví dụ như: Adaline, BS Silver, SSE, Perfect Warehouse, GM Sales.

Đây đều là các phần mềm thông dụng, hiệu quả và dễ dàng sử dụng trong quản lý kho,

tùy vào điều kiện thực tế mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn ứng dụng phần mềm phù hợp

để đạt hiệu quả cao nhất cũng như tiết kiệm chi phí sử dụng.

Ngoài ra hệ thống đảm bảo an ninh, an toàn trong kho về cả người và hàng hóa

cũng rất cần thiết như: camera giám sát, cửa chống trộm tia hồng ngoại, dụng cụ

phòng cháy chữa cháy, cáng cứu thương cho những trường hợp khẩn cấp, dụng cụ y

tế sơ cứu tức thời,….

1.2.4.3. Quy trình xuất nhập hàng hóa

Nghiệp vụ lưu kho, bảo quản hàng hoá là một trong những nghiệp vụ quan

trọng và được thực hiện thường xuyên, liên tục trong doanh nghiệp. Vì vậy cần phải

xây dựng quy trình xuất – nhập hàng một cách rõ ràng, cụ thể để nhằm mục đích

quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong

kho của các đơn vị trực thuộc và công ty mẹ.

Quy trình nhập kho

29

Tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà xây

dựng nên quy trình cụ thể, nhưng nhìn chung quy trình nhập kho đều phải trải qua

các bước như sau:

Bước 1: Đề nghị nhập kho. Lý do đề nghị nhập kho thường xuất phát từ việc

mua hàng của nhà cung cấp hoặc tái nhập do các bộ phận sử dụng không hết hoặc

không sử dụng trả lại kho. Ngoài ra còn có các nguồn nhập khác như nhập điều

chuyển (chuyển từ kho khác đến); nhập từ gia công, sản xuất; nhập từ sửa chữa

hoàn thành; nhập điều chỉnh (do phát hiện thừa trong kiểm kê); nhập do nhận góp

vốn và nguồn nhập khác,… Người có nhu cầu nhập hàng phải ghi phiếu đề nghị

nhập kho, trong đó ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, thời gian dự nhập. Phiếu đề nghị

này phải được cán bộ quản lý cấp phòng/bộ phận/dự án xác nhận phê duyệt trước

khi chuyển cho thủ kho và làm công tác nhập kho. Nếu số lượng mặt hàng nhiều thì

người đề nghị phải đính kèm bảng kê, packing list theo phiếu.

Bước 2: Chuẩn bị kho bãi. Dựa vào kế hoạch nhập hàng hoặc phiếu đề nghị

nhập kho đã được phê duyệt, thủ kho tính toán số lượng hàng hóa cần phải lưu trong

kho, trong khu vực chứa hàng. Nếu năng lực chứa hàng của kho không phù hợp, thủ

kho phải đề nghị tìm kiếm, bố trí địa điểm chứa hàng chuyển cho trưởng bộ phận

vật tư hoặc quản lý dự án xem xét có ý kiến.

Bước 3: Nhập hàng. Kế toán dự án, thủ kho hoặc cán bộ vật tư căn cứ vào

phiếu đề nghị nhập hàng được duyệt để lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ rõ ràng các

thông tin và chỉ tiêu trên phiếu. Trước khi nhập kho bắt buộc phải kiểm soát chất

lượng hàng nhập. Thủ kho và người được giao nhiệm vụ kiểm tra bằng các dụng cụ

và phương pháp thích hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, tính chất cơ - lý - hóa

với từng loại hàng và đối chiếu tài liệu, tiêu chuẩn, yêu cầu nhập hàng, sau đó ghi

kết quả vào biên bản kiểm nghiệm. Đối với hàng hóa thông dụng, thủ kho tự kiểm

tra các mặt hàng theo phiếu đề nghị nhập kho cả về chất lượng và số lượng. Nếu

hàng hóa đáp ứng yêu cầu thì ký vào phiếu đề nghị nhập. Nếu phát hiện hàng hóa

không đáp ứng hoặc sai khác bất kỳ tiêu chí nào thì chưa thực hiện nhập kho mà

báo cáo quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận để giải quyết. Cán bộ quản lý sẽ xem xét,

đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý cho nhập kho toàn bộ/một phần hoặc từ chối

30

nhập toàn bộ/một phần. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ tiêu chí và được đồng ý nhập

kho thì thủ kho và người nhập hàng ký vào phiếu đề nghị nhập kho và biên bản giao

nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng nhập.

Bước 4: Báo cáo hàng nhập. Thủ khi chịu trách nhiệm lập báo cáo nhập kho

cho kế toán dự án với các nội dung là số lượng thực nhập; chất lượng hàng nhập;

ngày tháng năm nhập và các nội dung khác theo phiếu nhập kho.

Bước 5: Kiểm tra ghi nhận nhập kho, lưu hồ sơ. Kế toán nhận lại chứng từ

nhập kho và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Những bộ phận có liên

quan lưu trữ giấy tờ làm căn cứ hạch toán.

Quy trình xuất kho đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác

nhau sẽ có điểm đặc thù riêng, tuy nhiên nhìn chung thì sẽ trải qua 6 bước cơ bản

như sau:

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho. Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến

hoạt động đòi hỏi xuất kho lập phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa

sẽ do bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để

sản xuất lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị

xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận

bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị. Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét

và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.

Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải trình lên giám đốc hoặc

trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần

thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt.

Bước 3: Kiểm tra tồn kho. Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành

kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem

số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần

thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại

và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng nếu có thể,… Sau khi xác nhận đã

bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chuyển bước tiếp theo.

31

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác. Căn cứ vào

thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho

sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.

Bước 5: Xuất kho. Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất

(đã có đầy đủ xác nhận của quản lý các bộ phận liên quan: kế toán, thủ kho, nhận

hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình

trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải

nếu cần thiết.

Bước 6: Cập nhật thông tin. Kế toán kho cập nhật ký xuất kho, thủ kho ghi

lại thẻ kho và xác nhận lượng tồn kho. Số lượng phải được thống nhất và ghi nhận

chính xác giữa các bên.

Trên đây là quy trình xuất nhập hàng theo phương pháp thủ công. Ngày nay

để tối ưu hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí thì có rất nhiều phần mềm theo dõi

và thay thế việc ghi chép truyền thống, giúp cho việc kiểm soát hàng hóa ra vào kho

chính xác và đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng phần mềm trong quản lý đồng bộ từ kế

toán, bán hàng, quản lý hàng tồn kho, kiểm kê, vv…hay chỉ sử dụng từng phần trong

hoạt động cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô và mô hình sản xuất kinh doanh của mỗi

doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ phải cân đối chi phí, hiệu quả đem lại giữa việc sử

dụng nhân công, quy trình thủ công và áp dụng phầm mềm hiện đại có tính phí.

1.2.4.4. Quy trình kiểm kê hàng hóa

Có thể nói kho hàng là nơi tồn đọng phần lớn vốn kinh doanh của doanh

nghiệp bao gồm thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu và các trang thiết bị

có giá trị khác. Do đó thực hiện kiểm kê kho là việc làm hết sức cần thiết và cần

được lên kế hoạch hoạt động cụ thể. Khác với kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê kho

bao gồm cả việc kiểm kê các thiết bị, đồ dùng trong kho với tần suất khác nhau phụ

thuộc vào mặt hàng hay thiết bị cần kiểm kê. Phương pháp xác định tần suất kiểm

kê dựa vào kỹ thuật phân tích ABC. Đây là kỹ thuật phân tích dựa theo nguyên tắc

Pareto (nhà kinh tế Italia thế kỷ 19) phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp

32

thành 3 nhóm A, B, C. Căn cứ mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số

lượng chủng loại hàng.

Nhóm A, bao gồm những loại hàng hóa có tỷ trọng giá trị cao chiếm 70 – 80%

tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng chỉ chiếm 15% về mặt số lượng.

Nhóm B, bao gồm những loại hàng có tỷ trọng giá trị ở mức trung bình, chiếm

15 – 25% tổng giá trị hàng dự trữ và khoảng 30% về mặt số lượng.

Nhóm C bao gồm những loại hàng có tỷ trọng giá trị nhỏ, chiếm khoảng 5%

giá trị hàng dự trữ và khoảng 55% về số lượng.

Kỹ thuật phân tích ABC giúp cho người quản lý kho biết giá trị của lô hàng để

quan tâm đúng mức trong việc sắp xếp vị trí và giám sát kiểm tra; xác định thời gian

lô hàng sẽ kiểm kê định kỳ khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau: Nhóm A –

kiểm kê hàng tháng, hàng tuần; Nhóm B – kiểm kê hàng quý; Nhóm C – kiểm kê

hàng 6 tháng. Tương tự như hàng hóa, các trang thiết bị trong kho cũng được phân

chia quản lý và kiểm kê theo kỹ thuật phân tích ABC để luôn đảm bảo không bị thất

thoát tài sản và xử lý kịp thời đối với những trường hợp có phát sinh sự cố.

Quy trình kiểm kê kho hàng được thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê. Lượng hàng hóa và thiết bị trong kho là rất

lớn, do đó nếu cùng kiểm kê vào một thời điểm thì mất nhiều thời gian và có thể

gây gián đoạn cho hoạt động xuất – nhập cũng như hoạt động của sản xuất. Do đó

cần dùng kỹ thuật phân tích ABC để xác định tần suất kiểm kê cho các thiết bị và

hàng hóa trong kho.

Bước 2: Căn cứ vào báo cáo trang thiết bị tổng hợp trong kho để lập danh mục

kiểm kê bao gồm tất cả trang thiết bị, đồ dùng sử dụng trong kho, danh mục nguyên

vật liệu, hàng thành phẩm. Tuy nhiên việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ là công việc của

kế toán, kho có trách nhiệm cung cấp báo cáo số liệu một cách trung thực và đầy đủ

nhất.

33

Bước 3: Tiến hàng kiểm kê số lượng thực tế còn trong kho, ghi vào bảng kiểm

kê kho, cần có 2 người làm việc song song và ghi số liệu độc lập vào 2 bảng kê để

tăng tính chính xác.

Bước 4: So sánh 2 bảng kiểm kê số lượng thực tế xem có chênh lệch hay

không. Nếu có thì cần kiểm đếm lại lần nữa để có số liệu chính xác nhất.

Bước 5: Sau khi đã chốt số lượng kiểm kê thực tế cuối cùng thì thực hiện đối

chiếu con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sai khác thì người chịu

trách nhiệm trực tiếp phải giải trình cụ thể.

Bước 6: Điều chỉnh lại số lượng tồn kho theo đúng thực tế

Bước 7: Lập biên bản kiểm kê kho, các bên có liên quan ký xác nhận đầy đủ

1.2.4.5. Xử lý rác thải

Trong quá trình hoạt động sản xuất doanh nghiệp chắc chắn có thải ra môi

trường một lượng chất thải nhất định. Việc xử lý chất thải nếu không có quy trình

nghiêm ngặt, đúng quy định thì sẽ gây ra vấn đề môi trường nghiêm trọng, cũng

như tốn kém trong khâu khắc phục hậu quả ô nhiễm. Bởi vậy doanh nghiệp cần tuân

thủ các quy tắc xử lý chất thải chung như sau:

Doanh nghiệp có trách nhiệm tăng cường áp dụng biện pháp về tiết kiệm tài

nguyên và năng lượng; sử dụng tài nguyên, năng lượng tái tạo và sản phẩm, nguyên

liệu, năng lượng sạch thân thiện với môi trường; sản xuất sạch hơn; kiểm toán môi

trường đối với chất thải và các biện pháp khác để phòng ngừa, giảm thiểu phát sinh

chất thải.

Doanh nghiệp cần phải phân loại chất thải tại nguồn nhằm mục đích tăng

cường tái sử dụng, tái chế, đồng xử lý, xử lý và thu hồi năng lượng.

Nước thải phải được thu gom, xử lý, tái sử dụng hoặc chuyển giao cho đơn vị

có chức năng phù hợp để tái sử dụng hoặc xử lý đạt quy chuẩn kỹ thuật môi trường

trước khi thải ra môi trường. Đối với khí thải, cần phải được xử lý đạt quy chuẩn kỹ

thuật môi trường trước khi thải ra môi trường.

34

Doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ xử lý chất thải thân thiện với môi

trường và áo dụng chế phẩm sinh học trong xử lý chất thải đúng với quy định của

pháp luật.

Phân nhóm xử lý chất thải bao gồm:

- Chất thải nguy hại, cần được vận chuyển và xử lý bởi đơn vị chuyên nghiệp

dưới sự cấp phép và chấp nhận hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Chất thải rắn sinh hoạt, được phân loại tại nguồn phù hợp với mục đích quản

lý, xử lý thành các nhóm: Nhóm hữu cơ dễ phân hủy (thức ăn thừa, lá cây, rau, củ,

quả, xác động vật); nhóm có khả năng tái sử dụng, tái chế (giấy, nhựa, kim loại, cao

su, nilong, thủy tinh); nhóm còn lại.

- Chất thải rắn công nghiệp thông thường.

- Xử lý nước thải. Doanh nghiệp cần phải có hệ thông thu gom riêng nước

mưa và hệ thống thu gom xử lý nước thải tập trung đạt chuẩn kỹ thuật môi trường.

Hệ thống xử lý nước thải phải đảm bảo đủ công suất xử lý toàn bộ lượng nước thải

phát sinh của hệ thống xưởng sản xuất và khu điều hành.

- Xử lý khí thải công nghiệp.

- Xử lý một số chất thải đặc thù: Chất thải rắn từ hoạt động xây dựng, chất thải

từ hoạt động nông nghiệp, chất thải từ hoạt động giao thông vận tải, chất thải đặc

thù từ khai thác khoáng sản,…

1.2.4.6. An ninh, an toàn trong kho

Quản trị rủi ro bao gồm xác định nguyên nhân gây ra rủi ro, xây dựng danh

mục những rủi ro chính và tìm biện pháp phòng ngừa trước khi nó xảy ra nhằm

giảm thiểu rủi ro và tổn thất để phát triển bền vững

a. Nhận diện những rủi ro phổ biến

Rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm: Sản phẩm có thể bị giảm về chất

lượng, hư hỏng, biến dạng, bao bì bị rách, móp,v.v…, nguyên nhân chủ yếu kể đến

như sau: Do cẩu thả trong quá trình bốc xếp thủ công, hay do người điều khiển xe

35

nâng thiếu kinh nghiệm dẫn đến bị lỗi; bị đè nén quá trọng lượng bởi các loại hàng

hóa khác; bị lăn, hất tung, chệch hướng, nghiêng lắc, va chạm hay bị rung trong khi

chuyền tay nhau hoặc nâng lên hạ xuống của xe nâng hạ trong quá trình bốc xếp; bị

ảnh hưởng bởi thời tiết, nhiệt độ bên ngoài (độ ẩm cao, mưa nhiều, quá nắng, nhiệt

độ cao,…); bị dây bẩn hay nhiễm mùi từ các loại hàng hóa khác.

Rủi ro từ phía đối tác và nhà cung cấp: Rủi ro này khi xảy ra thường gây nên

tổn thất khá lớn. Vì một lý do nào đó mà khách hàng lùi lại thời gian nhận hàng mà

không báo trước hoặc từ chối nhận hàng thì hàng sẽ bị dồn ứ lại trong kho. Nhất là

đối với những mặt hàng đặc thù sản xuất theo thiết kế của bên mua thì rủi ro này có

thể nói là không mong muốn nhất của doanh nghiệp. Vì không thể bán được cho bất

kỳ khách hàng nào khác, mà sửa hàng thì lại tốn thêm nhiều thời gian và chi phí.

Mặt khác nhà cung cấp giao hàng trễ hẹn hoặc giao nhầm, giao sai mã sản phẩm thì

sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cũng như lãng phí

nguồn lực đã bỏ ra để quản lý lô hàng đó nay lại chưa có hàng để quản lý.

Rủi ro mất cắp, thất thoát hàng trong kho: Đa phần rủi ro này xảy ra đều có sự

thông đồng của nhân viên kho và người bên ngoài, do lợi dụng sơ hở và hệ thống an

ninh. Số khác do kho được trang bị thiết bị chống trộm khá sơ sài, không có hệ

thống bảo mật kết nối trực tiếp với người quản lý nên đã tạo cơ hội cho kẻ gian đột

nhập từ bên ngoài vào đánh cắp hàng hóa.

Rủi ro do thiên tai, địch họa như động đất, sóng thần, lũ lụt, thảm họa thiên

nhiên. Đây được coi là những rủi ro bất khả kháng mà doanh nghiệp chỉ có thể tìm

cách để làm cho tổn thất khi rủi ro xảy ra là thấp nhất.

b. Các biện pháp khắc phục rủi ro

Có nhiều cách khắc phục rủi ro như né tránh rủi ro, tìm cách làm giảm thiểu

rủi ro, chuyển giao rủi ro cho một bên khác,… Cụ thể với từng trường hợp sẽ lựa

chọn cách làm phù hợp để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

Phòng ngừa rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm: Đối với mỗi loại hàng

hóa khác nhau lại có tiêu chuẩn chất lượng và cách bảo quản khác nhau, nhưng nhìn

36

chung lại thì cần phải chú ý ở một số điểm để đảm bảo hàng hóa luôn đạt chất lượng

tốt nhất.

Trước hết ở khâu đóng gói hàng hóa, mỗi loại hàng lại có quy cách đóng gói

khác nhau nhưng đều có mục đích chung là đảm bảo chất lượng hàng hóa bên trong.

Cần chú ý khi đóng gói phải tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn đã đề ra, khi xếp

chồng lên nhau thì tránh đè nén quá nặng có thể làm bẹp hàng phía dưới. Tùy đặc

thù của hàng hóa mà chọn điều kiện bảo quản cho phù hợp. Ví dụ hàng thực phẩm

thì cần bảo quản trong kho đông lạnh hoặc kho có hệ thống làm mát luôn duy trì

nhiệt độ ổn định, hàng thời trang cao cấp thì cần có hệ thống giá mắc treo để luôn

đảm bảo tính thẩm mỹ của sản phẩm, nhưng hàng vật liệu xây dựng thì lại chỉ cần

có bãi đủ rộng để chưa hàng mà không cần tiêu chuẩn đặc biệt nào cả

Chất lượng hàng hóa rất dễ bị giảm nếu quá trình vận chuyển làm không tốt.

Về bao bì phải đảm bảo bảo vệ được hàng hóa bên trong, chọn phương thức và

phương tiện vận chuyển phù hợp với từng loại mặt hàng cụ thể. Nếu vận chuyển

bằng thiết bị nâng hạ thì hàng phải được đóng thùng, xếp ngay ngắn tránh để xô

lệch dễ rơi móp méo bao bì. Nếu vận chuyển thủ công thì người bốc xếp phải có ý

thức trách nhiệm bảo vệ hàng hóa, tránh quăng quật, thả tự do làm biến dạng hàng

hóa.

Phòng ngừa rủi ro từ phía đối tác hoặc nhà cung cấp: Đây là rủi ro mà những

doanh nghiệp mới hoạt động thường gặp phải nhiều hơn là những doanh nghiệp có

lịch sử hoạt động lâu dài. Rủi ro này gặp phải khi doanh nghiệp không đảm bảo

được chất lượng hàng hóa cũng như thời gian giao hàng khiến cho khách hàng

không còn tin tưởng và từ chối nhận hàng. Để khắc phục rủi ro này thì mỗi doanh

nghiệp phải đảm bảo được chất lượng và giá thành sản phẩm luôn ở mức tối ưu để

vừa lòng khách hàng, bằng cách cắt giảm mọi chi phí không cần thiết, tập trung cho

sản xuất và chất lượng sản phẩm, tăng lòng tin phía khách hàng để tránh rủi ro đáng

tiếc xảy ra. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch sản xuất linh hoạt để lượng tồn trong

kho không bị quá tải mà vẫn đảm bảo đủ cung cấp cho những khách hàng khác.

Kho luôn phải thiết kế riêng một khu vực để ứng phó với những trường hợp có phát

sinh đột biến như thế này. Đối với nhà cung cấp, khi đặt hàng cần có kế hoạch cụ

37

thể, danh mục hàng hóa cụ thể và thậm chí là tiêu chuẩn đối với từng loại nguyên

vật liệu để nhà cung cấp nắm được yêu cầu của khách hàng. Từ đó họ có thời gian

chuẩn bị và giao hàng một cách đúng hẹn, đạt yêu cầu. Tuy nhiên khi quyết định

hợp tác thì doanh nghiệp cũng phải tìm hiểu về khả năng cung ứng của nhà cung

cấp để có kế hoạch đặt hàng cho phù hợp, và đồng thời lựa chọn nhiều nhà cung cấp

để tránh tình trạng độc quyền cũng như rủi ro không có hàng, gây lãng phí chi phí

quản lý kho và trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.

Phòng ngừa rủi ro mất cắp, thất thoát hàng trong kho: Rủi ro này thường phát

sinh khi hệ thống bảo an của kho còn lỏng lẻo. Cần trang bị thêm bằng cả thiết bị

như camera giám sát, cửa chống trộm, cửa tia hồng ngoại hay hệ thống báo trộm kết

nối trực tiếp với người quản lý. Bên cạnh đó là tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý

thức trách nhiệm của mỗi người công nhân viên trong kho, bảo vệ và các bộ phận

có liên quan.

Phòng ngừa rủi ro thiên tai: Để tránh được loại rủi ro này thì khi bắt đầu thiết

kế xây dựng, cần phải nghiên cứu kỹ về tình hình thời tiết khí hậu cũng như các

thiện tai đã từng xảy ra trong quá khứ để có biện pháp phòng tránh. Ví dụ nơi đặt

kho địa hình trũng, khi hậu ở đây thường xuyên có mưa to thì khi xây dựng kho cần

có giá kệ trên cao để bảo quản hàng, tiếp xúc với mặt sàn chỉ để những đồ đạc ít bị

ảnh hưởng bởi nước và độ ẩm,…

Ngoài những biện pháp nêu trên còn có một biện pháp nhằm chuyển giao rủi

ro đó là mua bảo hiểm tài sản. Sau khi đã thực hiện tất cả các biện pháp bảo đảm

doanh nghiệp vẫn có thể mua bảo hiểm cho kho hàng của mình để đề phòng vẫn có

rủi ro xảy ra thì bên bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm đối với những tổn thất mà doanh

nghiệp gặp phải.

c. Biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn trong kho

Kho hàng chiếm một phần tài sản lớn của doanh nghiệp nên luôn ẩn chứa

nhiều rủi ro liên quan đến thất thoát hàng hóa. Mặt khác kho chứa nhiều chủng loại

hàng với quy cách đóng gói khác nhau, nhiều thiết bị xe nâng và số lượng công

38

nhân viên nhất định. Do vậy đảm bảo an ninh kho hàng, an toàn cho người lao động

là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng.

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động mà kho của mỗi doanh nghiệp có diện tích

và sức chứa khác nhau. Để giám sát được toàn bộ hoạt động bên trong thì sự quan

sát của người quản lý là chưa đủ, cần có thêm thiết bị hỗ trợ như camera, cửa chống

trộm hoạt động liên tục 24/24. Các thiết bị này không chỉ để cảnh cáo kẻ gian có ý

đồ xấu mà các nhà lãnh đạo còn dùng để xem lại hoạt động trong kho xem đã hợp lý

chưa, có điểm bất cập hay cần điều chỉnh gì không, hoặc để điều tra lại khi phát

hiện có điểm bất thường.

Nói về vấn đề an toàn lao động tại kho hàng trước hết phải kể đến tính tuân

thủ nội quy làm việc của công nhân viên. Mỗi doanh nghiệp phải đưa ra quy định rõ

ràng về trang phục, dụng cụ, tác phong làm việc, có hướng dẫn xử lý trong các

trường hợp xảy ra sự cố thường gặp. Đồng thời thực hiện các biện pháp đảm bảo an

toàn khác như: đặt biển cảnh báo khu vực nguy hiểm (tủ điện, khu vực dễ cháy nổ,

khu vực có khí độc hại,…); khoanh vùng giới hạn ra vào tại nơi làm việc đặc thù;

cung cấp bảo hộ lao động đầy đủ cho công nhân viên;…

Hệ thống chăm sóc y tế là rất cần thiết để đảm bảo sơ cứu kịp thời cho mọi

trường hợp có người bị thương. Thông thường phòng y tế tại doanh nghiệp cần có

phòng khám, phòng nghỉ với số giường bệnh nhất định, dụng cụ sơ cứu, cáng cứu

thương, xe lăn,… Đồng thời để đảm bảo sức khỏe người lao động có thể trang bị

thêm phòng nghỉ giữa giờ, chiếu nghỉ, giường nghỉ vào giờ giải lao,… tùy thuộc

vào điều kiện kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trên hết là chăm lo sức khỏe

người lao động để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cháy nổ là rủi ro khá thường gặp và để lại tổn thất rất lớn về người và tài sản.

Do đó thiết bị phòng cháy chữa cháy gần như là bắt buộc trong mỗi doanh nghiệp

nói chung và kho hàng nói riêng. Hệ thống báo cháy và còi báo tự động sẽ giúp phát

hiện nguy cơ cháy sớm và thông báo trên diện rộng để những người xung quanh có

đủ thời gian xử lý sự cố. Thiết bị chữa cháy khá đa dạng từ thô sơ cho đến hiện đại,

bao gồm bao cát, bạt, xô múc nước, vòi phun, bình cứu hỏa, hệ thống phun nước

39

chữa cháy tự động,…. Để tránh lúng túng khi có sự cố thì định kỳ doanh nghiệp cần

tập huấn và tổ chức diễn tập phòng cháy chữa cháy, nêu cao tinh thần tự giác trong

việc chấp hành nội quy an ninh, an toàn nhà xưởng nói chung và kho hàng nói riêng.

Đảm bảo vệ sinh kho hàng là một trong những yếu tố không thể thiếu khi nói

đến biện pháp an ninh, an toàn trong kho. Nguyên tắc được áp dụng phổ biến nhất

trong lĩnh vực này đó là 5S. Đây là chữ cái viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật đó là:

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Sàng lọc,

Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự nhất định, di

dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng. (S1)

Sắp xếp: Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp

theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách khoa học theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy,

dễ lấy, dễ trả lại. (S2)

Sạch sẽ: Thường xuyên giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ thông qua vệ sinh

tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc. S3 hướng tới

cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính

chính xác của máy móc, thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)

Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc triển khai S4 các

hoạt động 3S ở trên sẽ cải thiện dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn

thiện 5S trong doanh nghiệp

Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi

người trong thực hiện 5S.

Quy tắc này được áp dụng lần đầu tại Công ty Toyota của Nhật và sau này đã

được áp dụng tại nhiều công ty, nhiều quốc gia trên thế giới bởi tính hiệu quả mà nó

mang lại. Ở Việt Nam quy tắc này được áp dụng khá phổ biến trong cả công ty sản

xuất và các đơn vị hoạt động ở lĩnh vực khác. Nếu tuân thủ đầy đủ 5S kể trên thì

gần như biện pháp an ninh an toàn đã được đảm bảo.

40

1.2.4.6. Tổ chức quản lý nhân sự trong kho

Để vận hành kho hàng hiệu quả thì bộ máy nhân sự và cách tổ chức quản lý

là điều tiên quyết quan trọng. Hệ thống nhân sự trong kho không cần phân cấp quá

phức tạp nhưng cần rõ ràng, cụ thể. Cần có nội quy và phân quyền, nhiệm vụ rõ

ràng cho từng vị trí để đàm bảo giải quyết công việc có trình tự trước sau, không bị

chồng chéo lên nhau và cũng không bỏ sót công việc mà không có ai chịu trách

nhiệm. Thông thường mỗi kho sẽ có thủ kho quản lý chung về giấy tờ, sổ sách và

bao quát hoạt động của kho. Tùy quy mô và mức độ phức tạp của hàng hóa bảo

quản trong kho mà bố trí số lượng nhân sự phù hợp. Dưới thủ kho là các nhân viên

kho. Nhân viên kho được giao trách nhiệm theo từng vị trí cụ thể. Công việc thường

xuyên sẽ là bốc, xếp bảo quản hàng hóa trên các giá kệ hoặc vị trí thích hợp, quản lý

khu vực mình được phân công bao gồm cả hàng hóa và các trang thiết bị. Đối với

công ty có kho hàng nhỏ, không phân biệt rõ kho thành phẩm và kho nguyên vật liệu

thì nhân viên kho sẽ vừa phải bốc xếp hàng nhập và và chuẩn bị hàng xuất ra. Đối với

công ty sản xuất quy mô lớn thì sẽ phân rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, công việc

được chuyên môn hóa cao hơn và thậm chí có sự hỗ trợ của máy móc, phần mềm để

tiết kiệm sức lao động. Khi đó nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên kho là theo

dõi phần mềm quản lý để biết được tình hình hàng hóa cũng như thiết bị khác trong

kho, kịp thời báo cáo sự cố bất thường và đề xuất phương án xử lý.

41

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1 luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về quản lý

kho hàng của doanh nghiệp như tổng quan về kho hàng bao gồm khái niệm, vai trò,

chức năng, nhiệm vụ và phân loại kho hàng; tổng quan về quản lý kho hàng bao

gồm khái niệm, mục đích, ý nghĩa của quản lý kho, đồng thời trình bày về các hoạt

động cơ bản trong quản lý kho hàng. Các hoạt động quản lý đó bao gồm thiết kế, bố

trí kho bãi; cơ sở vật chất trang thiết bị trong kho; quy trình xuất-nhập, kiểm kê

hàng hóa; an ninh, an toàn kho hàng và tổ chức nhân sự trong kho của doanh

nghiệp. Đây là tiền đề lý luận quan trọng để phân tích thực trạng quản lý kho hàng

tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh tại chương 2.

42

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM

TẠI QUẢNG NINH

2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Yazaki là một tập đoàn lớn của Nhật Bản, hiện đang chiếm lĩnh tới 1/3 thị

phần trên thị trường thế giới về lĩnh vực sản xuất bộ dây dẫn điện cho xe ô tô (gồm:

dây điện, dây cáp quang). Yazaki hiện có 440 chi nhánh, tại 42 quốc gia ở khắp các

châu lục: Á, Âu, Phi, Mỹ Latinh với tổng số lao động khoảng 231.000 người. Nhà

máy tại Quảng Ninh là nhà máy thứ 4 của Yazaki đầu tư xây dựng tại Việt Nam,

sau nhà máy tại tỉnh Bình Dương, thành phố Hải Phòng và tỉnh Thái Bình với tên

đăng ký chính thức là Chi nhánh công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh (sau đây gọi tắt là Yazaki Quảng Ninh)

Để mở rộng quy mô sản xuất và cung cấp nguồn hàng chất lượng ra thế giới,

Yazaki Quảng Ninh đã được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận dầu tư số

22212000074 chứng nhận lần đầu ngày 06 tháng 08 năm 2013 do Ban quản lý khu

kinh tế Quảng Ninh cấp, có trụ sở chính đặt tại lô đất CN-02, KCN Đông Mai,

phường Đông Mai, thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh. Tổng diện tích xây dựng là

70.000 m2 với số vốn là 35 triệu USD (100% vốn Nhật Bản). Nhân sự làm việc tại

công ty tính đến 31/03/2020 là 4708 người, trong đó có 4443 công nhân viên nữ và

265 công nhân viên nam.

Yazaki Quảng Ninh hoạt động với mô hình xưởng sạch khép kín, không bụi,

được thiết kế liên hoàn giữa khu vực văn phòng, khu vực sản xuất và kho bãi. Trong

xưởng trang bị đầy đủ từ hệ thống chiếu sáng hiện đại, điều hòa 100% khu vực sản

xuất, hệ thống báo cháy tự động để đảm bảo an toàn cho cả người và tài sản của

43

toàn bộ công ty. Hệ thống bảo vệ luôn được thắt chặt để đảm bảo an toàn cho nhà

xưởng.

Lĩnh vực hoạt động chính tại Yazaki Quảng Ninh là sản xuất bộ dây dẫn điện

trong xe ô tô, cung cấp cho các hãng xe nổi tiếng đó là Honda, Toyota, Nisan,

BMW,… Quy trình sản xuất hoàn toàn khép kín từ khâu xử lý nguyên vật liệu đầu

vào cho đến khi hoàn thành bộ dây thành phẩm xuất bán. Thị trường xuất chủ yếu là

Nhật Bản, Mỹ, Châu Âu. Một số lượng nhỏ sẽ xuất bổ sung hàng cho Trung Quốc

và Philipin để tiếp tục vận chuyển đến khách hàng mục tiêu. Tại Việt Nam Yazaki

nói chung và Yazaki Quảng Ninh nói riêng luôn là một trong những doanh nghiệp

tuân thủ pháp luật, đóng thuế đầy đủ và chăm lo đến đời sống của cán bộ công nhân

viên. Hàng năm công ty đều tổ chức du lịch thường niên và phát quà vào những dịp

đặc biệt (8/3, 1/6, trung thu, 20/10,…) để động viên tinh thần người lao động cũng

như thể hiện mong muốn người lao động gắn bó lâu dài cùng công ty.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng

Ninh được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:

(Nguồn: Bộ phận nhân sự Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Yazaki Quảng Ninh

44

Chức năng từng phòng ban

Phòng Hành chính (ADM – Administration Department) bao gồm bộ phận kế

toán, nhân sự và đời sống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm chấm công, quản lý

giờ công, tiền lương, làm các thủ tục liên quan đến bảo hiểm và chế độ phúc lợi cho

công nhân viên. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, phân chia nhân sự

về các phòng ban. Bộ phận đời sống quản lý các thủ tục như khám sức khỏe định

kỳ, các vấn đề về y tế, các thủ tục đi lại, ra vào xưởng, cấp phát đồng phục, phát quà

theo chế độ cho người lao động (quà 1/6, quà Trung thu,….). Tổng nhân sự là 20

công nhân viên.

Phòng Quản lý chất lượng (TQM – Total Quality Managerment Department:

Đây là phòng ban không tham gia trực tiếp quá trình sản xuất nhưng có vai trò quan

trọng trong hiệu quả hoạt động tổng thể của toàn công ty. TQM có trách nhiệm đào

tạo công nhân viên mới, đánh giá chất lượng công nhân viên định kỳ 3 tháng, 6

tháng, 12 tháng một lần theo từng nội dung cụ thể. Tổ chức thi và cấp chứng chỉ

thao tác tại công đoạn sản xuất cho công nhân. Triển khai và quản lý thực hiện ISO

mới nhất cũng như theo dõi các hoạt động cải tiến chất lượng của từng phòng ban

nhằm giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất hoạt động. Nhân sự đang làm việc tại

phòng ban là 16 nhân viên, trình đồ đại học trở lên.

Phòng công vụ (PCD - Purchase Product Control Department) gồm các bộ

phận mua hàng, xuất nhập khẩu, điều hành sản xuất chung. Bộ phận mua hàng có

trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và đặt hàng nguyên vật liệu

cho sản xuất cũng như thiết bị theo yêu cầu của các phòng ban khác. Bộ phận xuất

nhập khẩu chịu trách nhiệm làm tờ khai hải quan, chuẩn bị các loại chứng từ liên

quan, theo dõi lô hàng xuất khẩu. Bộ phận điều hành sản xuất chung được phân phụ

trách từng nhóm hàng cụ thể, gồm các công việc ban hành kế hoạch sản xuất cho

các phòng ban, trực tiếp quản lý hoạt động tại kho, tổng hợp kết quả sản xuất và báo

cáo cấp trên, họp triển khai hoạt động sản xuất hàng mới. Phòng công vụ gồm 21

nhân viên làm việc tại văn phòng và 672 công nhân kho.

45

Phòng chuẩn bị sản xuất (PPD – Prepare Production Department) chuẩn bị dữ

liệu, trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất và 1 số phòng ban khác, gồm

bộ phận quản lý thiết kế, kỹ thuật và bộ phận gia công. 80% thiết bị dùng trong xưởng

nói chung và kho nói riêng được gia công tại phòng CBSX. Bộ phận kỹ thuật chịu

trách nhiệm kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị máy móc trong toàn xưởng. Số lượng

nhân viên tại phòng Chuẩn bị sản xuất là 150 người trong đó là 120 công nhân kỹ thuật

và gia công thiết bị và 30 nhân viên phụ trách tại văn phòng.

Phòng Cải tiến (NYS – New Yazaki System) là phòng ban không tham gia sản

xuất nhưng quyết định mọi thao tác và số lượng nhân công trong sản xuất. Phòng

NYS gồm bộ phận kế hoạch, cụ thể hóa kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ xuất

hàng theo đơn của phòng công vụ giao xuống. Phòng thiết kế công đoạn chịu trách

nhiệm thiết đặt dây chuyền sản xuất, cải tiến khu vực sản xuất hoạt động chưa hiệu

quả và thực hiện các yêu cầu của cấp trên. Nhân sự làm việc gồm 62 người.

Phòng Sản xuất (MAE - ATO) gồm 2 bộ phận là sản xuất MAE và sản xuất

ATO. MAE chịu trách nhiệm cắt dây và dập đầu tanshi vào dây điện (tương tự như

gắn phích cắm vào dây điện thông thường). ATO có trách chiệm gia công bộ dây

thành phẩm, tức là cắm dây vào các thiết bị kết nối theo bảng mạch điện có sẵn, bó

gọn bộ dây và gắn các phụ kiện phủ ngoài bảo vệ bộ dây trước khi lắp vào xe ô tô.

Do đặc thù công việc công nhân MAE chỉ có 915 người chiếm 30% nhân sự của

phòng sản xuất, còn lại bộ phận ATO là 2131 công nhân.

Phòng Chất lượng (QA – Quality Assurance) đưa ra hệ thống quản lý chất

lượng cho toàn xưởng, đảm bảo chất lượng hàng hóa cuối cùng trước khi xuất, giải

quyết các khiếu nại về chất lượng của khách hàng bao gồm cả việc sửa hàng, nhân

sự duy trì ổn định 722 công nhân viên.

2.2. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

2.2.1. Các loại kho hàng

Tổng thể nhà máy của Yazaki Quảng Ninh được thiết kế và xây dựng theo mô

hình xưởng sạch, khép kín. Tức là khu vực sản xuất, kho, văn phòng điều hành đều

46

được bố trí gắn liền với nhau một cách hợp lý và thuận tiện nhất. Để phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả, nhà kho của Yazaki Quảng Ninh

được phân thành 2 khu riêng biệt đó là kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm.

2.2.1.1. Kho nguyên vật liệu

Xét tổng thể cấu trúc của toàn xưởng có 3 cổng chia thành cổng ra vào dành

cho công nhân viên, cổng chính – sảnh lớn đón khách và cổng xuất nhập hàng. Do

đó để thuận tiện cho công tác xuất – nhập, xếp dỡ hàng hóa thì kho hàng của công

ty được thiết kế ở phía cổng thứ 3. Tại đây có sân bãi đủ rộng đảm bảo cho việc xếp

dỡ, vận chuyển hàng hóa từ xe vào kho hoặc từ kho đóng hàng vào container.

Diện tích kho nguyên vật liệu khoảng 3500m2.

Nguyên vật liệu đầu vào phục vụ chủ yếu cho hoạt động sản xuất bao gồm 4

nhóm chính là cuộn dây điện, đầu tanshi dẫn điện, các phụ kiện phủ ngoài và

protector (loại phụ kiện làm bằng nhựa PV, đóng bên ngoài bộ dây để bảo vệ mạch

điện và các bộ phận bên trong). Do đó để thuận tiện cho quản lý thì kho nguyên vật

liệu cũng được layout thành 4 khu vực tương ứng.

Dây dẫn điện và tanshi được layout chung 1 phòng (1500m2), phục vụ cho

công đoạn sản xuất MAE, được bảo quản trên giá có che nilon để hạn chế bụi bẩn,

gây ảnh hưởng đến độ dẫn điện. Các giá này để song song và được đánh ký tự phân

biệt bới 2 chữ cái in hoa, ví dụ: SK, CX,… Khi vận chuyển hàng trong kho này chủ

yếu dùng xe đẩy tay loại 4 bánh và có mặt phẳng để hàng. Trong kho không dùng

đến thiết bị nâng hạ do các giá hàng chỉ cao tối đa 150cm, người công nhân hoàn

toàn có thể tự thao tác mà không cần đến sự hỗ trợ của bất kỳ phương tiện nào khác.

Phụ kiện phủ ngoài và PRO (Protector - loại phụ kiện làm bằng nhựa PV,

đóng bên ngoài bộ dây để bảo vệ mạch điện và các bộ phận bên trong) được layout

cùng 1 phòng phục vụ cho công đoạn sản xuất ATO và cách bố trí từng loại phụ

kiện cụ thể phức tạp hơn do mỗi mã hàng lại cần lượng phụ kiện với chủng loại

khác nhau. Việc sắp xếp vị trí để phụ kiện cho mỗi mã hàng đều phải tuân thủ rất

nhiều quy tắc để đảm bảo không nhầm lẫn, sai sót khi cấp phát cho bộ phận sản

xuất. Giá để phụ kiện phủ ngoài được đặt theo từng ô, ngăn cách bởi lối đi và cũng

47

được đặt tên bởi 2 chữ cái in hoa và màu sắc khác nhau để phân biệt. Protector

trước khi gia công có trọng lượng nhẹ nhưng khá cồng kềnh. Đây là khu vực duy

nhất trong kho được thiết kế giá nhiều tầng lên cao và cần sự hỗ trợ của thiết bị

nâng hạ. Khu vực này bố trí sát mép tường để tận dụng diện tích và không gian kho

mà không mất đi tính thẩm mỹ tổng thể.

2.2.1.2. Kho thành phẩm

Kho thành phẩm của Yazaki Quảng Ninh có 2 khu vực là thành phẩm chờ

đóng gói và thành phẩm đóng gói hoàn chỉnh. Kho chờ đóng gói là khu vực cuối

cùng của bộ phận sản xuất, có diện tích khá khiêm tốn và thay đổi linh hoạt tùy vào

kế hoạch xuất hàng. Sau khi kiểm tra bước cuối cùng và được đóng gói hoàn chỉnh

thì hàng hóa được bảo quản trong kho thành phẩm. Kho này có cửa trước thông với

khu vực sản xuất, cửa sau thông ra sân bốc xếp hàng lên xe trực tiếp mà không phải

di chuyển quá nhiều. Trong kho layout thành từng ô tương ứng với kích thước của

pallet đóng hàng, ngoài ra không có giá kệ nào khác, di chuyển và xếp dỡ bởi xe

nâng điện

Tổng diện tích kho thành phẩm là 1500m2 trong đó khu vực tạm nhập chờ đóng

gói chỉ chiếm 500m2, còn lại là diện tích hàng đóng gói hoàn chỉnh chờ xuất khẩu.

(Nguồn: Bộ phận KTSX – Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ layout nhà xưởng Yazaki Quảng Ninh

48

2.2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho

2.2.2.1. Phương tiện vận chuyển

Có 2 quãng đường chính cần vận chuyển hàng hóa liên quan đến hoạt động

của kho đó là vận chuyển nguyên vật liệu từ kho cấp phát cho khu vực sản xuất và

vận chuyển hàng thành phẩm từ khu vực sản xuất về kho thành phẩm. Hoạt động

sản xuất tại Yazaki Quảng Ninh là hoạt động theo dây chuyền, cần sự phối hợp nhịp

nhàng, chính xác bởi tất cả các bộ phận từ khâu cấp phụ kiện đầu vào cho tới khi

hoàn thành bộ dây thành phẩm chuyển về kho. Bởi vậy, một khi có kế hoạch sản

xuất thì tất cả các bộ phận đều cùng vận hành và làm việc liên tục. Tốc độ di chuyển

không cần quá nhanh hoặc quá chậm mà luôn phải duy trì ở mức độ trung bình, đảm

bảo không gián đoạn.

Quá trình di chuyển cấp phát phụ kiện từ kho tới khu vực sản xuất ATO được

hỗ trợ bởi “xe cấp phát phụ kiện”. Đây là loại xe được thiết kế và gia công chỉ nhằm

phục vụ cho hoạt động của Yazaki tại xưởng Quảng Ninh. Xe có khung làm bằng

thép không gỉ, được ghép bởi các tấm ván bằng nhựa để chứa hộp phụ kiện nhỏ hơn

bên trên. Xe hoàn toàn dùng sức người để di chuyển, không hỗ trợ nâng hạ, xếp dỡ

hàng. Đặc thù đường đi trong khu sản xuất khá nhỏ hẹp, nếu sử dụng các loại

phương tiện như hiện có thông thường thì sẽ không đảm bảo được số lượng phụ

kiện trong 1 lần di chuyển hoặc phát sinh thêm thiết bị hỗ trợ khác. Như vậy tuy tốc

độ không nhanh nhưng phải kết hợp với sự thao tác của công nhân thì loại xe này

tương đối hợp lý.

(Nguồn: Bộ phận KTSX – Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Hình 2.1. Xe cấp phát phụ kiện cho khu vực sản xuất ATO

49

Phương tiện hỗ trợ vận chuyển cuộn dây điện và lõi tanshi từ kho cho bộ phận

sản xuất MAE là xe đẩy tay loại 4 bánh, có mặt phẳng phía dưới để đặt cuộn dây và

lõi tanshi. Loại xe này chỉ dùng sức người để điều khiển, tương đối nhỏ gọn và dễ

sử dụng thích hợp với lối đi nhỏ, nhiều ngã rẽ như trong khu vực sản xuất.

Bộ dây thành phẩm từ sản xuất sẽ được xếp lần lượt theo thứ tự vào thùng

carton hoặc thùng nhựa (tùy thuộc vào thị trường xuất hàng) và đặt trên pallet. Khi

đạt đủ số lượng theo quy định thì sẽ cần phải vận chuyển về khu vực thành phẩm

chờ đóng gói. Tại công đoạn này người công nhân có phương tiện hỗ trợ là xe

chuyển hàng nâng tay, vận chuyển cả pallet hàng về vị trí. Tuy vận chuyển hàng có

khối lượng khá lớn nhưng với sự hỗ trợ của phượng tiện vận chuyển thì mọi việc trở

nên thuận tiện hơn nhiều. Tuy nhiên loại xe này khi chở hàng thì tương đối cồng

kềnh, chiếm nhiều diện tích. Đặc biệt khi có 2 xe lấy hàng ở cùng khu vực thì dễ

gây ách tắc và lộn xộn, khiến cho 1 xe phải chờ xe còn lại, khi nào xong mới tiếp

tục công việc được. Vì thế đôi khi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của sản xuất. Trên

thực tế sự cố này ít xảy ra và vẫn có thể khắc phục ngay được mà chưa ghi nhận

trường hợp nào phải dừng sản xuất để xử lý.

2.2.2.2. Thiết bị xếp dỡ

Thiết bị xếp dỡ là một trong những trang thiết bị không thể thiếu trong kho,

nhất là với quy mô hoạt động lớn như Yazaki Quảng Ninh. Thiết bị xếp dỡ này chủ

yếu dùng trong quá trình vận chuyển hàng từ kho thành phẩm ra điểm xếp hàng vào

container. Loại xe sử dụng là xe động cơ điện ngồi lái, do công nhân điều khiển.

Thông thường phương tiện này chỉ sử dụng khi có kế hoạch xuất hàng và cần tập

hợp hàng đóng vào container trong khoảng thời gian ngắn, làm việc liên tục để đạt

hiệu suất tối ưu. Hoặc vào mùa cao điểm, xưởng vận hành 100% công suất thì cần

sử dụng phương tiện thay thế sức lao động để đảm năng suất làm việc tốt nhất.

Như đã trình bày ở trên khu vực chưa protector trong kho nguyên vật liệu là

nơi duy nhất thiết kế giá nhiều tầng lên cao, bởi vậy cần có sự hỗ trợ của thiết bị

nâng hạ hàng hóa phù hợp. Phương tiện sử dụng tại đây là xe nâng điện đứng lái,

người công nhân điều khiển xe để xếp thùng hàng mới vào vị trí và lấy thùng hàng

50

nhập trước đó xuống để xuất kho cho sản xuất. Khi dùng thiết bị này thì vẫn cần có

công nhân trực tiếp đứng trên thanh nâng của xe để xếp hàng mà xe không thể tự

động làm hết mọi thao tác được. Số lượng xe khá ít, trong điều kiện sản xuất bình

thường thì chỉ cần 1 xe là đủ, thời điểm sản xuất tăng cao mới cần dùng đến 2 xe.

Do trong quá trình thiết kế ban đầu đã tính toán trước đến lưu lượng sử dụng loại

phụ kiện này nên đã hạn chế được số thiết bị cần sử dụng, tránh lãng phí.

Pallet là một trong những thiết bị không thể thiếu trong kho hàng. Ngoài việc

dùng để vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa được dễ dàng thuận tiện thì pallet còn được

thiết đặt chiếm một vị trí cố định tại mỗi chuyền sản xuất để trực tiếp xếp hàng vào

thùng carton (hoặc thùng nhựa). Tùy vào số công nhân thao tác trên chuyền mà

phân ra chuyền to và chuyền nhỏ. Thông thường đối với chuyền to thiết đặt 4 vị trí

để pallet, chuyền nhỏ 2 vị trí để pallet

Bảng 2.1. Tổng hợp pallet sử dụng tại khu vực sản xuất

Đơn vị tính: chiếc

SỐ CHUYỀN SẢN XUẤT SỐ PALLET/CHUYỀN TỔNG SỐ

30 chuyền to 4 pallet/chuyền 120

8 chuyền nhỏ 2 pallet/chuyền 16

(Nguồn: Bộ phận kho – Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Tổng 136

Ngoài ra số pallet đang chờ là 40, chiếm khoảng gần 30% số pallet thiết đặt cố

định trên chuyền. Đây cũng là thiết bị không thể thiếu trong kho thành phẩm, dùng

để cố định 1 kiện hàng hóa và giúp quá trình đóng hàng vào container được thuận

tiện, dễ dàng.

Pallet sử dụng trong toàn xưởng là loại pallet nhựa, có độ bền cao, không bị

ảnh hưởng bởi thời tiết, mối mọt ẩm mốc.

51

2.2.2.3. Hệ thống giá, kệ

Để đảm bảo tận dụng tối đa diện tích và quản lý hàng trong kho một cách khoa

học thì kệ để hàng là một trong những lựa chọn tối ưu. Để lựa chọn được loại kệ,

giá để phù hợp thì cần căn cứ vào nhiều yếu tố để quyết định. Giá kệ được dùng chủ

yếu trong kho nguyên vật liệu, có 2 loại kệ được sử dụng là kệ trung tải và kệ

Carton Flow Rack.

Kệ trung tải là kệ được cấu tạo bởi các thanh trụ và ván dày để lưu trữ hàng

hóa, thích hợp dùng đối với những hàng hóa có tải trọng dưới 200kg. Hàng lưu trữ

chủ yếu là các loại phụ kiện nhỏ, tương đối nhẹ. Mỗi loại phụ kiện được chứa trong

khay nhựa, thùng carton hoặc thùng xốp tùy thuộc vào quy cách đóng gói của nhà

sản xuất sau đó đặt lên kệ theo vị trí quy định. Mỗi vị trí để hàng sẽ đều có nhãn dán

ghi các thông số như tên phụ kiện, vị trí để trong kho, vị trí cấp phát cho sản xuất,

số lượng phụ kiện tối đa mỗi lần di chuyển,… Số lượng kệ khá nhiều và bố trí theo

ô bàn cờ, có lối đi vừa đủ cho 2 người thao tác ở 2 dãy kệ gần nhau. Mỗi kệ đều

được đặt tên bởi 2 chữ cái in hoa và màu sắc để dễ phân biệt. Đối với 1 loại phụ

kiện trên kệ luôn được bố trí 2 vị trí để, 1 vị trí thao tác thường xuyên và 1 vị trí để

hàng dự trữ. Kệ sơn 2 màu xanh, xám khá bắt mắt mà không làm ảnh hưởng tính

thẩm mỹ chung.

Kệ Carton Flow Rack, loại kệ này vận hành bằng hệ thống con lăn, được thiết

kế theo kỹ thuật chuyển động các băng chuyền có độ dốc tạo lực chuyển động của

hàng hóa. Thùng carton chứa protector nhập kho sẽ được xếp vào hệ thống kệ này.

Hàng mới nhập kho sẽ đẩy vào từ phía sau, hàng xuất ra để sử dụng được lấy từ

phía trước do đó có 2 lối đi riêng biệt cho nhập và xuất hàng. Tại sao không sử dụng

kệ tải trung như các loại phụ kiện khác mà lại dùng kệ Carton Flow Rack. Bởi đặc

thù protector chưa gia công khá cồng kềnh, số lượng đóng trong 1 thùng carton rất

ít, nên để tiết kiệm thời gian tráo đổi hộp trống và hộp phụ kiện mới thì cần thiết

dùng loại kệ này. Mặt khác tần suất sử dụng protector là khá liên tục, dùng kệ có

con lăn trượt có thể dự trữ nhiều thùng hàng cùng lúc, giảm thời gian đi lại xếp

hàng vào vị trí nhập cho công nhân.

52

Nhìn chung hệ thống giá kệ sử dụng trong kho khá hợp lý và đáp ứng yêu cầu

công việc, thuận tiện trong thao tác cũng như tiết kiệm được nhiều sức lao động.

Tuy nhiên mật độ phụ kiện chứa trên kệ tải trung khá là dày và là các loại phụ kiện

tương tự nhau, rất dễ gây nhầm lẫn cho người thao tác khi lấy phụ kiện.

Bảng 2.2. Tổng hợp các trang thiết bị chính trong kho hàng

SỐ STT TÊN THIẾT BỊ VỊ TRÍ SỬ DỤNG GHI CHÚ LƯỢNG

1 Xe cấp phát phụ Từ kho ra sản xuất ATO 34 xe Tự gia công

kiện

2 Xe đẩy tay Từ kho ra sản xuất MAE 10 xe Mua ngoài

3 Xe chuyển hàng Kéo hàng từ sản xuất về kho 34 xe Mua ngoài

nâng tay

4 Xe nâng điện Xếp hàng Protector 2 xe Mua ngoài

đứng lái

5 Xe nâng điện ngồi Kho thành phẩm, đóng hàng 5 xe Mua ngoài

lái vào container

6 Pallet Kho thành phẩm, vị trí đóng 176 chiếc Mua ngoài

hàng ở sản xuất

7 Kệ trung tải Kho phụ kiện 20 kệ Mua ngoài

8 Kệ Carton Flow Giá để Protector 3 kệ Mua ngoài

(Nguồn: Bộ phận kho – Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Rack

53

2.2.2.4. Các trang thiết bị khác

Ngoài các trang thiết bị kể trên, để hoạt động trong kho được vận hành một

cách trơn tru thì kho hàng của công ty còn được trang bị hệ thống máy vi tính để

nhập dữ liệu quản lý chung, hệ thống điều hòa, quạt gió, đèn chiếu sáng, camera

an ninh,…

Kho được bố trí 1 văn phòng nhỏ, khoảng 20m2 để lưu trữ giấy tờ quan trọng.

Bên trong có 2 máy vi tính kết nối mạng nội bộ để liên lạc nhận thông tin giữa các

phòng ban và đảm bảo không làm rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Trao đổi thông tin

giữa các phòng ban qua hình thức gửi mail, gọi điện hoặc chuyển trực tiếp văn bản

có đầy đủ chữ ký của trưởng bộ phận hoặc người có đủ thẩm quyền.

Công ty có quy định cấm sử dụng điện thoại di động trong quá trình làm việc,

do đó tại các vị đầu mỗi chuyền sản xuất, kho, phòng chức năng, văn phòng đều có

trang bị điện thoại bàn và số điện thoại nội bộ để liên lạc trao đổi thông tin được

thuận tiện. Tuy nhiên do yêu cầu công việc mà một số bộ phận hoặc vị trí công việc

phải di chuyển rất nhiều do đó gọi máy bàn không phải phương án khả thi, bắt buộc

phải sử dụng điện thoại cá nhân. Đôi khi lợi dụng điểm này nhiều công nhân đã sao

nhãng và chểnh mảng công việc được giao.

Toàn xưởng được lắp đặt điều hòa với nhiệt độ kiểm soát trong khoảng 28-30

độ C. Tuy nhiên trong kho chỉ có hệ thống thông gió thay cho điều hóa bởi không

gian trần kho khá cao, nếu dùng điều hòa sẽ tốn chi phí khá lớn. Đây cũng là nhược

điểm của kho khi mà những ngày thời tiết mùa hè rất nắng nóng, nhiệt độ ngoài trời

và nhiệt độ kho tăng cao gây ảnh hưởng đến sức khỏe người công nhân và nguy cơ

gây biến dạng 1 số loại phụ kiện nhạy cảm với nhiệt độ.

Hệ thống đèn chiếu sáng trong kho được thiết đặt theo tiêu chuẩn đảm bảo

cung cấp đủ ánh sáng cho toàn không gian. Bóng đèn sử dụng là bóng Led tube

thủy tinh bọc nhựa, tăng cường khả năng chiếu sáng trong khi tiết kiệm điện đến

60% so với bóng thông thường. Ngoài ra nếu có sự cố rơi thì lớp nhựa bên ngoài

cũng ngăn cho mảnh vỡ thủy tinh văng ra ngoài gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng

hóa và sự an toàn của những người xung quanh.

54

Camera được phân bố đều trong toàn xưởng, tuy nhiên ngay bên trong kho thì

lại chưa có camera giám sát trực tiếp. Đây là một trong những thiếu sót khá lớn đảm

bảo an ninh an toàn trong kho.

Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy bao gồm thiết bị báo cháy tự động hiện

đại, phân bố đều trong toàn xưởng, bình phun CO2, vòi phun,… Định kỳ công ty

đều tổ chức buổi diễn tập khi có rủi ro cháy nổ xảy ra để tăng tính hiệu quả trong

phòng cháy chữa cháy.

Xưởng đang hoạt động với hơn 4000 công nhân viên chia 2 ca luân phiên và

phần lớn là lao động nữ. Do đó vấn đề chăm sóc sức khỏe, y tế cho người lao động

là rất cần thiết. Phòng y tế được bố trí ngay trong xưởng bao gồm phòng vắt sữa cho

công nhân viên đang nuôi con nhỏ dưới 1 tuổi. Bên trong có tủ trữ đông, máy tiệt

trùng bình, ghế ngồi để đảm bảo giữ nguyên chất lượng nguồn sữa mẹ. Phòng nghỉ

bố trí khoảng 10 giường đơn và 10 giường đôi dành cho công nhân viên ốm, mệt,

nhân viên bầu nghỉ ngơi theo chế độ. Ngoài ra phòng trực của nhân viên y tế luôn

đầy đủ dụng cụ sơ cứu tức thời, trang thiết bị khám bệnh cơ bản để chăm sóc sức

khỏe cho công nhân viên yên tâm làm việc.

2.2.3. Quy trình xuất – nhập hàng

2.2.3.1. Quy trình nhập kho từ nhà cung cấp

Việc tìm kiếm nhà cung cấp để đàm phán đặt hàng do bộ phận mua hàng của

phòng Công vụ chịu trách nhiệm thực hiện. Sau khi đã chốt đơn và tiến hành giao

hàng thì sẽ nhập kho theo quy trình như sau:

Xe chở nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến, bộ phận bảo vệ báo cho nhân

viên thu mua biết thông tin và cho xe chở nguyên vật liệu vào sân kho.

Nhân viên phòng mua hàng, nhân viên kho tiến hành nhận hàng với các công việc

đó là kiểm tra tên hàng, số lượng hàng thực tế trùng khớp đơn hàng. Nếu có sai sót về

số lượng nhân viên kho và nhà cung cấp xem xét lại để chỉnh sửa đồng thời báo cho bộ

phận mua hàng biết tình hình thực tế. Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin nhân viên kho

ký vào giấy nhận hàng từ nhà cung cấp để hoàn tất thủ tục nhập hàng.

55

Nhân viên kho tiến hàng vận chuyển nguyên vật liệu vào vị trí tạm nhập để

chờ bộ phận QC kiểm tra chất lượng đầu vào, tùy từng loại nguyên vật liệu mà nhân

viên sử dụng phương tiện vận chuyển khác nhau.

Sau khi nhân viên QC kiểm tra chất lượng và đóng dấu pass, nhân viên kho

tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, sắp xếp theo vị trí đã được quy định sẵn

2.2.3.2. Quy trình nhập kho từ bộ phận sản xuất

Bộ dây thành phẩm sau khi bộ phận QA kiểm tra và không phát hiện ra lỗi sẽ

được nhập kho, chờ xuất khẩu. Quy trình thực hiện như sau:

Ở khu vực sản xuất, sau khi gia công xong bộ dây thành phẩm sẽ được xếp trong

thùng poly đối với hàng xuất Nhật hoặc thùng carton đối với thị trường xuất còn lại, đặt

trên pallet và chờ công nhân kho tới vận chuyển về khu vực chờ nhập kho.

Tại khu vực chờ nhập kho nhân viên QA kiểm tra bộ dây lần cuối, ngoại

quan không có vấn gì thì quét mã vạch trên Name (tấm thẻ nhỏ ghi thông tin mã

hàng, đơn vị sản xuất, ngày nhập hàng, QR code để kiểm tra,…) lưu lại dữ liệu

trong máy tính. Sau đó đóng đủ hàng vào thùng theo quy cách và dán nhãn, mã vạch

cả lô hàng vào bao bì bên ngoài thể hiện thông tin xuất khẩu. Cuối cùng dùng nilon

bọc bên ngoài để cố định thùng hàng, xếp thùng lên pallet và di chuyển nhập kho

thành phẩm. Hàng nhập kho trong ngày phải theo dõi đầy đủ vào check list và cuối

ngày quản lý tổng hợp ghi vào báo cáo tổng thể treo tại bảng thông tin để tiện theo

dõi giám sát.

2.2.3.3. Quy trình xuất kho thành phẩm

Bộ dây thành phẩm của công ty sẽ được xuất khẩu trực tiếp ra thị trường nước

ngoài mà không bán trong nước. Do đó đi kèm với thủ tục xuất kho là các giấy tờ

làm hồ sơ xuất khẩu như danh mục hàng hóa, packing list, tờ khai hải quan,… Quy

trình xuất kho được thực hiện như sau:

Nhân viên phụ trách xuất khẩu ban hành phụ lục đơn hàng và quy cách đóng

gói xuống kho. Nhân viên kho xem xét mã hàng cần giao (tên hàng, số lượng), tìm

kiếm vị trí để và di chuyển hàng ra khu vực chờ xuất. Sau khi lấy đủ số lượng hàng

56

thì kiểm tra lại lần cuối cho khớp với phụ lục đơn hàng và tiến hành đóng gói theo

từng pallet để xếp hàng vào container. Nhân viên kho ký vào phiếu xuất kho. Quản

lý có trách nhiệm nhập số liệu vào máy tính và báo cáo lại về phòng công vụ tình

hình xuất hàng. Phòng công vụ cập nhật thông tin và chuẩn bị các loại giấy tờ liên

quan đảm bảo xuất khẩu lô hàng cho đối tác.

2.2.3.4. Quy trình xuất kho cho bộ phận sản xuất

Xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất là quá trình gắn liền với hoạt

động sản xuất và tuân theo thời gian tiêu chuẩn để hoàn thành công việc. Do đó số

lượng nhân sự cấp phát phụ kiện từ kho luôn được thiết đặt cụ thể, công việc được

ghi chi tiết, rõ ràng trong bảng chỉ thị thao tác dành cho công nhân viên kho. Nhưng

nhìn chung quy trình sẽ tuân thủ qua các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị nhân sự. Kế hoạch sản xuất cho toàn xưởng sẽ được ban

hành cuối mỗi tuần để các phòng ban có sự chuẩn bị nhân sự cho tuần làm việc tiếp

theo. Quản lý kho cũng theo đó để bố trí nhân sự của mình sao cho phù hợp. Khu

vực nào của sản xuất làm việc thì kho cũng phải có người tương ứng. Với những

nhân viên làm ở chuyền tạm dừng sản xuất thì nhân sự được cho nghỉ chờ việc hoặc

bổ sung cho người nghỉ ở các vị trí khác.

Bước 2: Thực hiện cấp phát phụ kiện cho khu vực sản xuất.

Đối với kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ATO, mỗi công nhân được giao

quản lý 1 xe cấp phát phụ kiện, trong đó có các hộp trống được ghi thẻ tên quy định

loại phụ kiện, thông số kỹ thuật tóm tắt, vị trí để trong kho, vị trí cấp phát ra sản

xuất,… Dựa vào thẻ tên công nhân tìm đúng vị trí để phụ kiện trong kho, lấy đủ số

lượng yêu cầu đặt lại vào xe. Phụ kiện tại 2 giá gần kề nhau luôn được sắp xếp theo

nguyên tắc di chuyển hình chữ Z để tốn ít thời gian nhất và không bỏ sót phụ kiện

cần lấy. Người công nhân luôn phải tuân thủ quy tắc này trong quá trình làm việc

để tránh lãng phí thời gian và cấp phát chậm trễ phụ kiện ra cho sản xuất. Sau khi

tập hợp đủ phụ kiện cần thiết người công nhân kéo xe ra chuyền cần phát và xếp

phụ kiện vào vị trí làm việc thích hợp theo đúng thẻ tên. Khi sắp xếp hộp phụ kiện

57

trê xe phải theo thứ tự và ngăn nắp gọn gàng để tránh làm mất thời giao và giao

nhầm phụ kiện.

Đối với kho phục vụ sản xuất MAE, công nhân nam sẽ thực hiện vận chuyển

lõi tanshi và cuộn dây điện ra cho khu vực sản xuất tương ứng. Công nhân sẽ dùng

thẻ tên của tanshi và cuộn dây cần lấy để tìm vị trí để trong kho, tìm đúng phụ kiện

cần lấy và vận chuyển ra ngoài sản xuất. Giá để tanshi và cuộn dây luôn được che

phủ nilon để tránh bụi. Vì vậy sau khi lấy phụ kiện xong công nhân phải tuyệt đối

tuân thủ đập nắp nilon nguyên trạng như cũ, tránh sự cố xảy ra.

(Nguồn: Bộ phận kho – Yazaki Quảng ninh, 2019)

Hình 2.2. Quy tắc lấy phụ kiện theo hình chữ Z

Bước 3: Ghi check list. Sau khi kết thúc 1 chuyến người công nhân ghi lại

check list theo dõi với các thông số như thời gian lên chuyền, số chuyến lên chuyền

kể từ khi bắt đầu ca làm việc để quản lý hiệu suất làm việc. Thông thường 1 ca làm

việc người công nhân sẽ chỉ phải đi 5-6 chuyến tùy theo quãng đường di chuyển đối

với vị trí từng chuyền. Con số này đã được tính toán, thiết đặt và quy định rõ trong

bảng chỉ thị thao tác yêu cầu công nhân tuân thủ.

Bước 4: Tập hợp số liệu báo cáo. Cuối ngày quản lý kho phải tập hợp lại toàn

bộ check list của công nhân do mình quản lý, nhập dữ liệu vào mẫu báo cáo cuối

58

ngày, treo tại bảng thông tin để tiện cho việc kiểm tra giám sát. Trong quá trình làm

việc quản lý có trách nhiệm đánh giá xem có bất thường hay không, nếu có phải làm

bảng điều tra nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý để khắc phục cho lần sau.

Nếu bất thường và phương án xử lý liên quan đến nhiều phòng ban thì cần phải làm

báo cáo chi tiết và mở cuộc họp để cùng bàn bạc đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.

2.2.4. Quy trình kiểm kê

Công tác kiểm kê kho hàng được thực hiện theo kế hoạch kiểm kê chung của

toàn công ty. Theo đó tất cả hàng thành phẩm, phụ kiện đều kiểm kê định kỳ 6

tháng một lần. Các trang thiết bị khác tùy vào tính chất và giá trị mà kiểm kê và bảo

dưỡng thường xuyên theo lịch cụ thể dán trên mỗi thiết bị. Cụ thể quy trình được

thực hiện như sau:

Đối với hàng thành phẩm và phụ kiện trong kho: Việc kiểm kê được tiến hành

định kỳ 6 tháng 1 lần vào ngày làm việc cuối cùng của tháng 6 và tháng 12. Riêng

kỳ kiểm kê tháng 12 có thể điều chỉnh trùng với kỳ kiểm kê trước nghỉ tết nguyên

đán để tiết kiệm thời gian và công sức. Trước khi tiến hành kiểm kê phòng công vụ

ban hành kế hoạch tạm dừng sản xuất 2 tiếng từ 15h đến 17h để kiểm kê toàn

xưởng. Khu vực nào sẽ do quản lý của khu vực đó kiểm kê ghi lại kết quả để đối

chiếu sổ sách. Quản lý kho sẽ phải kiểm kê toàn bộ các mã phụ kiện còn trong kho,

số lượng tồn là bao nhiêu, đối chiếu so sánh với sổ sách. Kết thúc kiểm kê ghi lại

biên bản và báo cáo lên phòng công vụ để tập hợp báo cáo cấp trên

Đối với các trang thiết bị khác trong kho, cuối tháng quản lý ghi lại số lượng

thực tế, đánh giá tình trạng hoạt động và sử dụng của thiết bị báo cáo lên cấp trên.

Đồng thời căn cứ tình hình thực tế đưa ra đề xuất nếu cần phải order thêm thiết bị.

Ngoài ra với mỗi loại trang thiết bị đều có ghi tem bảo dưỡng định kỳ, công việc

này do phòng KTSX thực hiện và chịu trách nhiệm báo cáo cấp trên.

2.2.5. Quy trình xử lý rác thải

Trong quá trình hoạt động của mình Tập đoàn Yazaki nói chung và Yazaki

Quảng Ninh nói riêng luôn đề cao phương châm thân thiện với môi trường, hoạt

59

động sản xuất luôn gắn liền bảo vệ môi trường. Do đó quy trình xử lý rác thải được

thực hiện khá chặt chẽ và bài bản từ khâu đầu vào.

Mọi loại rác thải trước khi loại bỏ đều phải phân loại trước theo các nhóm

tương ứng, đó là: rác thải giấy loại, lõi băng keo (bìa cứng); rác thải nhựa (đuôi clip

cắt thừa); băng keo thừa; dây điện cắt hỏng và các loại rác thải sinh hoạt khác. Ở cái

vị trí cố định được đặt thùng rác có ghi nhãn rõ ràng, công nhân sau mỗi ca làm việc

phải vứt bỏ rác tại vị trí làm việc theo nhóm tương ứng. Công nhân lao công hàng

ngày thu gom rác và xử lý mỗi loại theo đúng quy định đề ra. Riêng dây điện cắt

hỏng trước khi xử lý đều phải ghi lại số cân để kiểm soát lượng sử dụng và lượng

hủy bỏ. Đây là căn cứ xác định vấn đề phát sinh ở khu vực sản xuất và kiểm soát

mất cắp, thất thoát dây điện trong kho. Đối với bìa carton và vỏ bao bì của các loại

phụ kiện trong kho đều được thu gom gọn gàng để bán lại cho nhà cung cấp hoặc tái

sử dụng tùy theo tình hình thực tế từng thời kỳ.

Ngoài ra kho còn chịu trách nhiệm xử lý đối với các phụ kiện bị rơi, biến

dạng, không đạt tiêu chuẩn phát hiện tại bộ phận sản xuất bị thu hồi về; bộ dây thử

nghiệm hàng mới không còn sử dụng; các thiết bị hỏng ở phòng ban khác yêu cầu

hủy. Khi đó bộ phận nào yêu cầu hủy sẽ phải ghi danh sách thiết bị, mã phụ kiện

(mã bộ dây) cùng số lượng cụ thể gửi về cho bộ phận kho 1 ngày trước khi tiến

hành hủy. Hoạt động này không tiến hành thường xuyên mà chỉ thực hiện khi có

yêu cầu từ các phòng ban khác.

2.2.6. Công tác đảm bảo an ninh, an toàn trong kho hàng

Kho hàng là nơi chiếm giữ lượng tài sản khá lớn của toàn bộ công ty bao gồm

vốn lưu động trong kinh doanh và tài sản cố định khác. Bởi vậy ngoài công tác đảm

bảo an ninh an toàn chung cho toàn công ty thì biện pháp đảm bảo an ninh an toàn

cho riêng khu vực kho là rất quan trọng. Tuy nhiên tại Yazaki Quảng Ninh thì công

tác này là quy định áp dụng chung cho toàn công ty, toàn xưởng và tất cả mọi người

đều phải tuân thủ, do đó chưa có sự quan tâm chú trọng hơn tại kho hàng.

Thiết kế tổng thể của toàn công ty là khu vực sản xuất ở trung tâm, văn phòng,

phòng chức năng, kho bố trí xung quanh. Các phòng ban ngăn cách với khu sản

60

xuất bởi cửa kính trong suốt, dù có ở bên ngoài vẫn có thể quan sát mọi hoạt động

bên trong. Do đó tuy camera chỉ bố trí bên ngoài nhưng vẫn giám sát được toàn bộ

hoạt động của xưởng. Nhưng điểm thiếu sót đó là kho hàng được xây khép kín, hạn

chế người ra vào, nếu không có đồng phục và thẻ nhân viên thì không thể vào kho,

đồng thời camera cũng không giám sát được toàn bộ hoạt động trong kho, nhất là

những khu vực phía trong bị che khuất khá nhiều. Do đã quy định khá chặt chẽ

trong quy trình làm việc đối với từng cá nhân, bộ phận nên việc đặt thiết bị giám sát

hiện đại còn khá sơ sài. Tuy nhiên trong trường hợp sự cố xảy ra mà Yazaki Quảng

Ninh cần điều tra nguyên nhân tổng thể và ở thời gian trong quá khứ thì đây là một

khó khăn rất lớn.

Như nhiều công ty sản xuất quy mô lớn có kho hàng tách biệt thì thường có

cửa hồng ngoại hoặc cửa chống trộm để tránh những hành vi gian lận làm thất thoát

hàng hóa. Tuy nhiêu Yazaki Quảng Ninh là xưởng kín, quản lý công nhân viên ra

vào theo cửa riêng, mỗi khi ra vào đều được kiểm soát chặt chẽ đảm bảo không

mang được đồ dùng hay thiết bị trong xưởng ra ngoài. Tuy nhiên hoạt động này là

do nhân viên bảo vệ thực hiện, hoàn toàn bằng cảm quan mà không có máy móc

hiện đại. Lợi dụng sơ hở này nhân viên kho, nhân viên bảo vệ và nhân viên thuộc

bộ phận sản xuất đã cấu kết với nhau để đánh cắp cuộn dây điện, lõi tanshi mang ra

ngoài bán trục lợi riêng. Hành vi này diễn ra trong thời gian khá dài nhưng không bị

phát hiện chứng tỏ sự lỏng lẻo trong công tác đảm bảo an ninh kho hàng tại công ty.

Công nhân viên làm việc tại kho đều được trang bị đồng phục, bảo hộ lao

động, găng tay phù hợp với từng vị trí làm việc. Xe nâng hạ dùng động cơ điện thân

thiện môi trường, không có khí thải độc hại và an toàn với người vận hành cũng như

những người xung quanh. Ngoài ra các phương tiện hỗ trợ cho quá trình vận chuyển

phụ kiện, nguyên vật liệu từ kho ra khu vực sản xuất tương đối an toàn, không gây

hại cho sức khỏe người sử dụng. Nếu có hỏng hóc hoặc sự cố thì bộ phận kỹ thuật

đều kịp thời sửa chữa và thay mới để tránh ảnh hưởng hoạt động chung cũng như

gián đoạn sản xuất.

Đảm bảo vệ sinh kho hàng là một trong những hoạt động Yazaki Quảng Ninh

làm rất tốt. Xưởng hoạt động với tôn chỉ hàng đầu là tuân thủ quy tắc 5S. Mỗi vị trí

61

làm việc đều được phân chia khu vực, có dán nhãn bằng băng dính trắng hoặc vàng

nổi bật, chỉ để những vật dụng cần thiết cho công việc. Vệ sinh kho thực hiện đầu

và cuối ca tại vị trí làm việc của mỗi người. Thùng rác phân bố khá đều và được ghi

nhãn để phân loại rác ngay từ ban đầu, thuận tiện cho quá trình xử lý về sau. Tuy

nhiên tuân thủ 5S thì cũng không thể làm sạch tuyệt đối kho hàng với quy mô lớn

như tại xưởng Quảng Ninh được, mà việc này do bộ phận lao công lau dọn phụ

trách. Nền xưởng được lau định kỳ hàng ngày bằng máy lau nhà, có sử dụng dung

dịch sát khuẩn hợp vệ sinh. Cửa, tủ đồ, giá kệ,… lau thường xuyên đầu và cuối ca

làm việc. Thùng phụ kiện luôn có nắp che chắn hoặc để trong túi nilon để hạn chế

tối đa bị dính bụi bẩn.

Yazaki Quảng Ninh có nhà bếp và phòng ăn riêng phục vụ bữa ăn cho công

nhân viên theo từng ca làm việc. Khu vực này được xây dựng tách biệt hẳn với

xưởng sản xuất do hàng ngày đều phải nhập thực phẩm tươi sống, xe ra vào thường

xuyên dễ làm phân tâm và ảnh hưởng sức khỏe công nhân viên. Mặt khác hoạt động

tại nhà bếp thường xuyên có mùi dầu mỡ, thức ăn thừa dễ có chuột, bọ, kiến,…có thể

sẽ làm ảnh hưởng tới vệ sinh chung và nguy cơ hỏng hàng do chuột cắn,… Đây là

một trong những biện pháp giữ gìn an toàn cho cả hàng hóa và toàn xưởng nói chung.

2.2.7. Tổ chức quản lý nhân sự trong kho

Bên cạnh trang thiết bị đầy đủ thì bộ máy nhân sự làm việc ở kho là một yếu

tố quan trọng góp phần quyết định tính hiệu quả của hoạt động tại kho hàng. Kho tại

Yazaki Quảng Ninh là một bộ phận thuộc quản lý của phòng Công vụ, do đó kho

không có quản lý chung mà chỉ có quản lý trực tiếp phân theo khu vực làm việc cụ

thể. Mọi tài liệu, báo cáo lên cấp trên đều do phòng Công vụ nắm thông tin và chịu

trách nhiệm chính. Bởi vậy nhân sự ở kho không phân cấp nhiều, chỉ có quản lý và

nhân viên làm việc trực tiếp.

62

(Nguồn: Bộ phận kho – Yazaki Quảng Ninh, 2019)

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ nhân sự trong kho

Đối với kho thành phẩm, công việc chủ yếu của nhân viên là kiểm tra và sắp

xếp hàng nhập kho sao cho đúng nguyên tắc và vị trí, bốc xếp hàng đóng vào

container để xuất khẩu. Nhân sự chủ yếu là công nhân viên nam, độ tuổi khá trẻ và

có sức khỏe tốt, phân chia thành nhân viên bốc xếp và nhân viên điều khiển xe xếp

dỡ hàng.

Đối với kho nguyên vật liệu thì việc phân chia nhiệm vụ có phần phức tạp

hơn, bao gồm nhân viên kho phục vụ sản xuất MAE (cắt dây) và nhân viên kho

phục vụ sản xuất ATO (gia công bộ dây). Nhân viên kho ở khu vực MAE có nhiệm

vụ chính và giao bộ dây và lõi tanshi ra cho bộ phận sản xuất, thu lại lõi để cuộn

dây và bao bì bảo quản tanshi về tái sử dụng hoặc hủy theo quy định. Nhân sự làm

việc chủ yếu là công nhân nam, quản lý kho chịu trách nhiệm bao quát chung và

theo dõi check list ghi số chuyến giao cho sản xuất của công nhân, cuối ngày tập

hợp kết quả lưu mẫu báo cáo hàng ngày. Nhân viên kho ATO chiếm quân số lớn

nhất trong kho do công việc đòi hỏi sự làm việc liên tục, cẩn thận, tỉ mỉ, chủ yếu là

công nhân nữ. Nhân sự sẽ chia cố định theo từng chuyền sản xuất, công việc chính

là tìm đúng mã phụ kiện cần giao cho sản xuất. Thông thường 1 ca làm việc công

nhân sẽ phải đi từ 5-6 chuyến phụ thuộc vào quãng đường di chuyển và số lượng

phụ kiện trong 1 lần di chuyển.

63

2.3. Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

2.3.1. Thuận lợi và kết quả đạt được

2.3.1.1. Các yêu tố bên ngoài

Vị trí địa lý, Công ty Yazaki Quảng Ninh đặt tại Khu công nghiệp (KCN)

Đông Mai – một địa điểm hết sức thuận lợi để xây dựng xưởng sản xuất và kho

hàng. KCN Đông Mai là một khu đất rộng, bằng phẳng, có vị trí gần đường Quốc lộ

18, rất tiện cho việc vận chuyển hàng theo đường bộ, có thể đóng hàng trực tiếp vào

container và vận chuyển từ kho ra cảng biển (Hải Phòng) để xuất hàng mà không

cần qua kho trung gian hoặc chuyển về công ty mẹ. Do lịch trình di chuyển khá

nhanh (khoảng 2,5 tiếng kể từ kho ra đến cảng) nên khi có kế hoạch xuất hàng có

thể vận chuyển hàng trực tiếp ra cảng làm thủ tục hải quan xuất đi mà không cần

lưu kho chờ xuất tại cảng. Điều này giúp công ty tiết kiệm được chi phí, thời gian

vận chuyển và là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất bám sát thực tế nhất có thể.

Môi trường pháp luật được hoàn thiện. Sự ổn định của hệ thống chính trị, luật

pháp, chính sách của một quốc gia có ảnh hưởng rất nhiều đến sự tồn tại và khả

năng phát triển của các ngành kinh tế nói chung và công ty có vốn đầu tư nước

ngoài nói riêng. Việt Nam là quốc gia có sự an toàn về chính trị, hệ thống chính

sách minh bạch thông thoáng đã tạo tiền đề thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh

doanh của Yazaki nói chung và hoạt động quản lý kho hàng nói riêng.

Đơn đặt hàng tương đối ổn định. Do đảm bảo được chất lượng thành phẩm trong

khâu sản xuất nên hàng hóa của công ty được khách hàng đánh giá cao và duy trì đơn

đặt hàng lâu dài. Điều này giúp cho sản xuất mang tính ổn định, lượng hàng cần dự trữ

trong kho ít biến động, vòng quay nhanh, tiết kiệm được chi phí quản lý kho.

2.3.1.2. Các yêu tố bên trong doanh nghiệp

Về kết cấu kho hàng: Kho hàng được thiết kế và xây dựng liên hoàn cùng khu

vực sản xuất và các phòng ban khác nên đã tối ưu được chi phí xây dựng cũng như

giảm thời gian di chuyển và trang thiết bị trong quá trình hoạt động. Như đã nêu ở

trên, vị trí kho đặt tương đối phù hợp với kiến trúc tổng thể và thuận tiện cho quá

64

trình xuất nhập hàng hóa. Kho được phân chia rõ ràng gồm kho thành phẩm và kho

nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu cũng chia thành khu vực phục vụ sản xuất MAE và

khu vực sản xuất ATO giúp cho việc chuyên môn hóa cao hơn và sắp xếp nhân

công phù hợp hơn. Trong kho có văn phòng nhỏ, khoảng 20m2 để bảo quản lưu trữ

giấy tờ sổ sách quan trọng. Điều này cũng rất cần thiết và phù hợp với quy mô hoạt

động của toàn công ty.

Về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: Nhìn tổng thể thì Yazaki Quảng Ninh được

đầu tư xây dựng nhà xưởng kiên cố, chắc chắn và có nhiều trang thiết bị hiện đại.

Tại kho hàng trang thiết bị đáp ứng ở mức cơ bản gồm giá kệ, xe nâng, dụng cụ hỗ

trợ xếp dỡ, máy tính lưu trữ thông tin. Tuy chưa áp dụng công nghệ mới trong quản

lý nhưng để tương ứng với trình độ nhân công đang làm việc tại kho thì trang thiết

bị được đánh giá là phù hợp.

Về quy trình xuất nhập hàng hóa: Quy trình làm việc tại Yazaki Quảng Ninh

được xây dựng hết sức chặt chẽ, chuẩn hóa đến từng thao tác và thời gian thực hiện.

Để đưa ra được quy trình làm việc hay còn gọi là “Bảng chỉ thị thao tác” thì phòng

CBSX và phòng NYS phải khảo sát và thiết đặt trong thời gian từ 1-3 tháng trước

khi áp dụng. Mỗi bộ phận được ví như 1 bánh răng trong chuỗi chuyển động chung

là hoạt động của cả công ty, bởi vậy hoạt động của kho không đơn thuần chỉ là xuất

nhập hàng mà là xuất nhập hàng sao cho kế hoạch sản xuất là tối ưu nhất, chi phí

thấp nhất, hiệu quả cao nhất. Sự tuân thủ của người công nhân cũng là một trong

những yếu tố làm nên tính tối ưu của quy trình này. Hiện tại bộ phận kho cùng các

phòng ban khác có liên quan vẫn đang không ngừng tìm kiếm điểm thiếu sót để đưa

ra phương án cải tiến hiệu quả và tiết kiệm hơn nữa trong hoạt động quản lý kho

hàng.

Về quy trình kiểm kê, đã thực hiện kiểm kê theo nguyên tắc ABC và thực hiện

nghiêm túc, đúng thời gian, nội dung quy định. Nhờ đó mà ít khi xảy ra sự cố do

máy móc thiết bị hỏng hoặc thất thoát hàng ra bên ngoài.

65

Công tác đảm bảo an toàn cho người lao động trong kho được thực hiện tương

đối tốt. Do có quy định chi tiết về nội quy làm việc, giữ gìn vệ sinh chung, có chế

độ chăm sóc y tế đầy đủ nên công nhân viên yên tâm làm việc.

Về tổ chức nhân sự hoạt động trong kho, do công việc không quá phức tạp, ít

biến động nên nhân sự không phân cấp nhiều, chỉ có quản lý kho và công nhân làm

việc trực tiếp. Mỗi quản lý được giao phụ trách từ 20 – 25 người tùy khu vực. Ngoài

ra các công việc khác liên quan đến giấy tờ, báo cáo hoạt động kho do phòng Công

vụ đảm nhiệm, thiết kế quy trình, layout vị trí để dụng cụ thiết bị do phòng NYS và

CBSX thực hiện. Công việc có tính chuyên môn hóa cao, phù hợp với năng lực và

trình độ của người phụ trách.

Yazaki Quảng Ninh hoạt động với quy mô hơn 4000 công nhân viên nên vấn

đề nhân sự và tuyển dụng luôn được thực hiện thường xuyên liên tục. Nguồn lao

động địa phương luôn được ưu tiên hàng đầu và cơ bản đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng

của công ty. Chính sách tuyển dụng của Yazaki Quảng Ninh là khuyến khích người

quen của công nhân đang làm việc nộp đơn để được tuyển dụng nhanh và có chế độ

thưởng hấp dẫn. Với chính sách lương thưởng rõ ràng, phúc lợi tốt nên lượng công

nhân viên đi làm tương đối ổn định, nhân viên kho cũng ít biến động và không gặp

trường hợp người nghỉ quá nhiều phải dừng hoạt động.

2.3.1.3. Kết quả đạt được

Tận dụng được những lợi thế của mình về cả yếu tố bên trong và bên ngoài,

hoạt động quản lý kho hàng hiệu quả đã góp phần giúp Yazaki Quảng Ninh đạt

được nhiều thành tựu đáng kể.

Yazaki giữ vững danh hiệu nhà máy đứng đầu chất lượng và giá thành thế giới

3 năm liên tiếp 2017, 2018, 2019; Dự án cải tiến cắt giảm nhân công trong công đoạn

cấp phát phụ kiện (công nhân kho cấp phụ kiện cho khu vực sản xuất) đại diện cho

Việt Nam tham gia đại hội QC cấp tập đoàn và đạt giải Ba chung cuộc; Hiệu suất làm

việc trung bình đạt 97% trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018 - Đạt 100% kế hoạch

đặt ra. Riêng năm 2019 hiệu suất đạt 101% - Vượt kế hoạch đề ra 4%.

2.3.2. Khó khăn và hạn chế còn tồn đọng

66

Qua quá trình phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại công ty

Yazaki Quảng Ninh, tác giả nhận thấy còn một số khó khăn gây ảnh hưởng đến hoạt

động của xưởng nói chung và của kho nói riêng. Nổi cộm là những vấn đề như sau:

Xưởng Quảng Ninh được trang bị khá nhiều thiết bị hiện đại như hệ thống

chiếu sáng, điều hòa kiểm soát nhiệt độ, hệ thống báo cháy, dây chuyền sản xuất,…

nhưng lại chưa quan tâm đúng mức đối với kho hàng. Điển hình là kho không có

điều hòa, chỉ có quạt thông gió. Với điều kiện thời tiết mùa hè thì trong kho khá là

oi bức khó chịu, ảnh hưởng xấu tới sức khỏe công nhân viên cũng như tinh thần làm

việc của họ. Thêm nữa thiết bị trong kho chủ yếu dùng sức người (xe nâng tay),

quãng đường di chuyển một ngày của người công nhân khá dài và phải di chuyển

liên tục nên hiệu suất không cao, cần nhiều công nhân làm việc. Số lượng xe nâng

điện còn khá ít và chưa tự động hoàn toàn, cần có người hỗ trợ mới có thể hoàn

thành xếp dỡ hàng. Loại xe dùng để cấp phát phụ kiện từ kho nguyên vật liệu cho

sản xuất là xe tự thiết kế gia công, dùng sức đẩy bằng tay mà k có hỗ trợ của máy

móc nên số lượng phụ kiện mỗi chuyến có hạn, cần nhiều người làm cùng công việc

thì mới đảm bảo cấp phát đủ phụ kiện cho sản xuất.

Vấn đề an toàn, an ninh kho hàng chưa thật sự được chú trọng. Dựa vào layout

toàn xưởng có thể thấy công nhân làm việc chỉ ra vào theo 1 cửa duy nhất, đây cũng

là cửa an ninh kiểm soát ra vào. Khi làm việc công nhân không được mang theo đồ

vật bên ngoài vào xưởng, không dùng kẹp ghim sắc nhọn có thể tác động vào hàng

hóa hoặc để tóc quá dài,… Khi ra ngoài cũng không được mang theo đồ vật từ trong

xưởng đi ra. Nhân viên an ninh sẽ khám xét mỗi lượt công nhân ra vào. Tuy nhiên

quá trình này mang tính cảm quan và hình thức là chính, chưa phát huy được hết

nhiệm vụ của mình. Kẻ gian có thể không mang được đồ vật to nhưng dây điện nhỏ,

băng keo cách điện, clip xiết loại nhỏ,… thì vẫn có thể giấu trong người và mang ra

ngoài. Thất thoát trong trường hợp này không nhiều nhưng tạo ra tiền lệ không hay

và ảnh hưởng đến ý thức làm việc chung, nhất là tại kho hàng công nhân có điều

kiện tiếp xúc với nhiều loại phụ kiện khác nhau. Mặt khác xuất phát từ chính quy

định quản lý tưởng như chặt chẽ này mà kho không được trang bị camera giám sát

67

chi tiết và cửa chống trộm cảm ứng. Điểm này chính là một kẽ hở để kẻ gian lợi

dụng lấy trộm hàng từ trong kho.

Trong quá trình hoạt động của mình Yazaki đã xây dựng được quy trình làm

việc và hệ thống nhân sự khá là chặt chẽ. Tuy nhiên xét về tổng thể thì khá là cồng

kềnh bởi hoàn toàn dùng sức người mà không có hỗ trợ nhiều bởi phần mềm và

công nghệ thông tin hiện đại. Quy trình làm việc nặng về thủ tục giấy tờ hơn là tốc

độ xử lý. Toàn bộ thông tin ban hành đều dùng văn bản trao tay trực tiếp, thông tin

cần xác nhận các phòng ban thì phải mở cuộc họp và về xin ý kiến xác nhận cấp

trên,… gây mất rất nhiều thời gian và cần thêm nhân sự chỉ để đi họp tiếp nhận

thông tin. Do số lượng máy tính hạn chế và chỉ cấp quản lý mới được cài đặt mail

riêng để sử dụng nên nhân viên không thể dùng cách truyền đạt thông tin và xác

nhận qua mail được. Sử dụng điện thoại bàn bất tiện, điện thoại di động bị hạn chế

và cấm ở 1 số vị trí nên vấn đề liên lạc đang là một khó khăn tại công ty. Mặt khác

hoạt động quản lý kho hàng thực hiện hoàn toàn thủ công, nhập số liệu vào file exel

trên máy tính mà không có phần mềm hỗ trợ tự động, dẫn đến mỗi khi cần số liệu

báo cáo lên cấp trên thì mất rất nhiều thời gian. Biểu mẫu không thống nhất nên đối

với mỗi vấn đề được chỉ thị lại mất thời gian làm báo cáo cả về số liệu và hình thức

sao cho phù hợp. Nguyên vật liệu nhập về kho chỉ dán thẻ tên để theo dõi mà không

gắn mã vạch, gây khó khăn trong việc tìm đúng phụ kiện cấp phát cho sản xuất. Mặt

khác những loại phụ kiện nhỏ thường được lấy theo cảm quan của người công nhân

mà không có dụng cụ đo lường chính xác. Bởi vậy mà khi không có mã vạch để

quản lý và theo dõi số lượng thì rất dễ gây lãng phí và thất thoát ra bên ngoài.

Xét về việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý, sẽ là thiếu

sót nếu chỉ nói đến công ty không trang bị phần mềm mà quên mất trình độ của

người sử dụng. 85% lao động có trình độ phổ thông, hạn chế trong việc sử dụng

máy vi tính hoặc chưa từng tiếp xúc bao giờ. Nếu Yazaki Quảng Ninh áp dụng

phầm mềm trong quản lý kho thì sẽ phải đào tạo khá cơ bản về nghiệp vụ máy tính

văn phòng và cách dùng phần mềm. Hoặc ngay từ đầu phải tuyển dụng nhân viên có

trình độ cao đẳng hoặc đại học để đáp ứng yêu cầu công việc với mức lương cao

hơn. Tuyển bao nhiêu người là đủ và khi áp dụng phần mềm có thể giảm được bao

68

nhiêu nhân công trực tiếp, chi phí tiết kiệm là bao nhiêu? Đây là bài toán khó mà

Yazaki Quảng Ninh cần phải cân nhắc lựa chọn trước khi đưa ra quyết định.

Hoạt động sản xuất lại công ty Yazaki Quảng Ninh là sản xuất theo dây

chuyền với thời gian hoàn thành 1 bộ dây thành phẩm được giới hạn cụ thể. Năng

suất sẽ được tính bằng số bộ dây thực tế hoàn thành trên số bộ dây theo kế hoạch.

Do đó để đạt năng suất cao nhất cần có sự phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận

trực tiếp tham gia vào sản xuất, mà người công nhân cấp phát phụ kiện lên kho là

một trong số những bộ phận đó. Hoạt động của kho phân loại theo từng khu vực sản

xuất cụ thể và được chuẩn hóa trong bộ “Chỉ thị thao tác”. Nếu thay đổi quy trình

này bằng cách sử dụng phần mềm hỗ trợ thì sẽ phải xây dựng lại bộ chỉ thị thao tác,

thiết đặt lại số nhân sự và công việc cụ thể sao cho phù hợp. Việc này không chỉ

liên quan đến kho mà còn liên quan đến các phòng ban khác như NYS thiết kế lại

quy trình, CBSX xây dựng lại dữ liệu, layout vị trí để phụ kiện, KTSX cải tạo, gia

công thiết bị phát sinh, đánh dấu lại đường đi cho phù hợp,… Đây có thể nói là

điểm khó khăn khi phải thay đổi căn bản trong cách quản lý hoạt động tại kho hàng.

69

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Từ những thực trạng đã được chỉ ra ở trên tác giả đánh giá cao hệ thống

quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng

Ninh. Trang thiết bị sử dụng trong kho tương đối đầy đủ và đáp ứng được yêu

cầu công việc. Tổ chức hoạt nhân sự chặt chẽ, xây dựng quy trình làm việc rõ

ràng. Tuy nhiên do chưa ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý

nên bộ máy nhân sự còn cồng kềnh, tốc độ xử lý thông tin và dữ liệu có phần

chậm trễ. Do vậy, ở chương 3 tác giả mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để giúp

công tác quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh hoàn thiện hơn nữa.

70

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO

HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG

VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH

3.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh

3.1.1. Định hướng phát triển của công ty

Sứ mệnh tập đoàn Yazaki là “Doanh nghiệp phát triển cùng thế giới – Doanh

nghiệp cần thiết cho xã hội”. Để thực hiện sứ mệnh, các hoạt động của tập đoàn

được hình thành dựa trên những phương châm quản lý cơ bản sau đây:

- Đưa ra ý tưởng mới và nỗ lực không ngừng để nâng cao hiệu quả và hiệu

suất hoạt động của tập đoàn nhằm mang lại giá trị cao nhất đến với khách hàng trên

toàn thế giới.

- Tuân thủ pháp luật, tôn trọng văn hóa địa phương, cống hiến cho sự phát

triển kinh tế và xã hội.

- Hoạt động doanh nghiệp lấy môi trường và sự an toàn làm ưu tiên hàng đầu,

cống hiến cho một xã hội thịnh vượng trong tương lai.

- Thực hiện giao dịch lành mạnh và công bằng, hướng tới sự tồn tại và phát

triển thịnh vượng.

- Lấy con người làm trọng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhằm ưu tiên phát

huy năng lực cá nhân và tập thể, đồng thời hỗ trợ thực hiện các ước mơ cá nhân.

Phương châm quản lý cơ bản trên đã được cụ thể hóa thành “Phương châm

CSR – Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp”, “Phương châm môi trường Yazaki toàn

cầu” và các “tiêu chuẩn hành động”.

71

Phương châm CSR – Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp

Sứ mệnh “Doanh nghiệp phát triển cùng thế giới – Doanh nghiệp cần thiết cho

xã hội” chỉ có thể đạt được khi bắt kịp tốc độ phát triển của thế giới và đáp ứng

được sự tin tưởng, kỳ vọng của xã hội. Trong quá trình thực hiện phương châm kinh

doanh của mình, Yazaki luôn lắng nghe tiếng nói của các bên liên quan và đáp lại

bằng các hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu là cống hiến cho sự phát triển

bền vững của xã hội, Yazaki khuyến khích các đối tác ủng hộ và cùng đồng hành để

thực hiện thành công mục tiêu này:

Đối với khách hàng:

Phát triển và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ an toàn, chất lượng cao tuân thủ

tiêu chuẩn liên quan và quy định của pháp luật.

Đứng trên quan điểm khách hàng cung cấp thông tin sản phẩm một cách phù hợp

Tích cực bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của Tập đoàn đồng thời tôn trọng quyền

sở hữu trí tuệ hợp pháp của cá nhân và tổ chức khác.

Bảo vệ và quản lý nghiêm ngặt các thông tin cơ mật của khách hàng trong quá

trình làm việc.

Nỗ lực ngăn chặn và quản lý tất cả các rủi ro có thể dự đoán trước xoay quanh

công việc, theo đó trong trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp có thể bảo đảm sự an

toàn cho nhân viên và người dân địa phương cũng như duy trì hoạt động sản xuất

kinh doanh liên tục.

Đối với cộng đồng địa phương:

Tôn trọng văn hóa cùng quy định pháp luật của mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ,

đặc biệt là quy định về xuất nhập khẩu tại các quốc gia Tập đoàn có hoạt động.

Nghiêm cấm hối lộ cán bộ nhà nước, quan chức, chính trị gia; duy trì mối

quan hệ trong sáng và kiện toàn với các cơ quan chính phủ.

Hướng tới mục tiêu xây dựng một xã hội thịnh vượng, tích cực tham gia các

hoạt động đối thoại và cống hiến cho xã hội.

72

Đối với môi trường toàn cầu:

Tích cực xúc tiến các hoạt động bảo vệ môi trường theo “Phương châm môi

trường Yazaki toàn cầu” nhằm lưu giữ môi trường an toàn, phong phú cho thế hệ

mai sau.

Đối với các đối tác kinh doanh:

Duy trì mối quan hệ công bằng, trong sáng và thực hiện các giao dịch một

cách trung thực.

Tuân thủ pháp luật và quy định nhằm cạnh tranh công bằng.

Khuyến khích các đối tác kinh doanh hợp tác, cùng tuân thủ phương châm

hoạt động của tập đoàn.

Đối với nhân viên:

Tạo dựng lòng tin với nhân viên thông qua đối thoại chân thành và cởi mở.

Tôn trọng sự đa dạng của nhân viên, tạo cơ hội việc làm bình đẳng, không

phân biệt đối xử

Tôn trọng nhân quyền, không sử dụng lao động cưỡng bức và lao động trẻ em.

Tuân thủ pháp luật và quy định liên quan đến lao động, bao gồm tiền lương,

thời gian làm việc, chế độ phúc lợi, đồng thời duy trì môi trường làm việc an toàn

lành mạnh cho tất cả công nhân viên.

Tích cực đào tạo nguồn nhân lực, nâng cao năng lực và tính sáng tạo của nhân viên.

Phương châm môi trường Yazaki toàn cầu.

Tập đoàn Yazaki nhận ra rằng bảo vệ tài nguyên môi trường đang là vấn đề

bức thiết toàn cầu. Song song với phương châm cơ bản Yazaki luôn nỗ lực góp

phần xây dựng một thế giới tốt đẹp, thịnh vượng hơn thông qua các hoạt động kinh

doanh thân thiện với môi trường và công tác thiện nguyện. Các nguyên tắc hành

động cơ bản đó là:

Tăng cường quản lý môi trường, nâng cao nhận thức về bảo vệ môi trường cho

tất cả nhân viên và khuyến khích nhân viên thực hiện bảo vệ môi trường.

73

Ứng phó với hiện tượng nóng lên toàn cầu, giảm khí thải gây hiệu ứng nhà

kính trong quá trình sản xuất và cung cấp các sản phẩm tiết kiệm năng lượng.

Xúc tiến sử dụng hiệu quả tài nguyên nhằm hình thành xã hội tái sử dụng, tận

dụng tài nguyên bằng cách tái chế rác và giảm khí thải ra môi trường.

Quản lý hiệu quả các chất gây độc hại cho môi trường trong sản phẩm và trong

quá trình sản xuất.

Phát triển các sản phẩm thân thiện với môi trường, cân nhắc sự nóng lên toàn

cầu, tái sử dụng nguyên liệu và hạn chế chất độc hại khi phát triển sản phẩm mới.

Tiêu chuẩn hành động.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng các hành động cụ thể như:

Xúc tiến đối thoại với khách hàng. Yazaki hiểu rằng nhu cầu của khách hàng

là khởi điểm cho mọi hoạt động của mình, do đó luôn lắng nghe và nắm bắt nhu cầu

của khách. Đồng thời Yazaki sử dụng hiệu quả ý kiến đóng góp của khách hàng để

cải hiện sản phẩm, dịch vụ của công ty;

Đảm bảo chất lượng sản phẩm và sự an toàn của khách hàng, đây là điểm ưu

tiên hàng đầu trong tất cả các hoạt động kinh doanh của tập đoàn và các công ty

trực thuộc. Yazaki quản lý chặt chẽ tất cả các sản phẩm, dịch vụ của mình cả về

chất lượng và quy trình sản xuất liên quan đến tiêu chuẩn, yêu cầu từ phía khách

hàng. Trong rường hợp phát hiện vấn đề liên quan chất lượng sản phẩm, dịch vụ của

mình Yazaki sẽ nhanh chóng thông báo kịp thời và xử lý khắc phục sự cố theo quy

định của công ty.

Thông báo thông tin về sản phẩm. Yazaki cung cấp những thông tin cần thiết

để khách hàng có thể sử dụng sản phẩm một cách an toàn và phù hợp.

Nâng cao hiệu suất hoạt động bằng cách giảm giá thành: Yazaki luôn nỗ lực

trong việc hợp lý hóa các hoạt động nhằm cung cấp cho khách hàng những sản

phẩm, dịch vụ chất lượng cao với giá thành phải chăng nhất. Bên cạnh đó luôn tích

cực thực hiện các hoạt động cải thiện doanh nghiệp (NYS – New Yazaki System)

như cải tiến, cơ cấu lại công ty và quy trình QC.

74

Tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của các cá nhân,

tổ chức. Yazaki khuyến khích tư duy, sáng tạo nhằm phát triển tài sản trí tuệ. Quyền

sở hữu trí tuệ do mua lại hoặc tạo ra trong quá trình hoạt động kinh doanh là tài sản

có giá trị của tập đoàn. Việc những cá nhân, tổ chức sử dụng bất hợp pháp thương

hiệu và quyền sáng chế của Yazaki để cung cấp các sản phẩm giả mạo kém chất

lượng không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn làm ảnh hưởng tiêu cực đến hình

ảnh và thương hiệu của Yazaki. Do vậy, Yazaki không chấp nhận cá nhân, tổ chức

khác sử dụng bất hợp pháp quyền sở hữu trí tuệ của mình đồng thời cũng không sử

dụng bất hợp pháp quyền sở hữu trí tuệ của cá nhân hoặc tổ chức khác.

Quản lý và bảo vệ thông tin cơ mật. Các thông tin cá nhân, thông tin kỹ thuật

và các thông tin thu thập trong quá trình hoạt động kinh doanh là những thông tin

cơ mật được phân loại theo Chính sách hệ thống quản lý bảo mật thông tin (ISMS)

và các quy định nội bộ khác về bảo mật thông tin của Yazaki tại Việt Nam. Những

thông tin này nếu bị rò rỉ/tiết lộ ra ngoài rất có thể gây ảnh hưởng và tổn hại đến tập

đoàn và bên thứ 3. Do đó Yazaki quản lý rất chặt chẽ những thông tin nội bộ này và

tuân thủ tuyệt đối chính sách ISMS.

Quản lý rủi ro bao gồm nhận diện, phòng ngừa rủi ro ngay tại vị trí làm việc

và ứng phó với rủi ro dựa theo kế hoạch khôi phục sau thảm họa. Việc ngừng sản

xuất kinh doanh của Yazaki trong trường hợp khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến xã hội

nên cần xây dựng kế hoạch khôi phục sau thảm họa nhằm phục hồi và duy trì hoạt

động kinh doanh liên tục trong trường hợp khẩn cấp, các kế hoạch này được rà soát

và diễn tập thường xuyên nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Trong trường hợp

khẩn cấp sẽ ưu tiên bảo vệ tính mạng nhân viên và người dân địa phương.

Thúc đẩy hoạt động bảo vệ môi trường. Yazaki luôn chủ động xây dựng các

tiêu chuẩn và mục tiêu bảo vệ môi trường đồng thời lên kế hoạch hành động để đạt

được mục tiêu để ra. Bên cạnh đó công ty cũng cung cấp các sản phẩm thân thiện

với môi trường.

Cân nhắc trong hoạt động mua hàng. Yazaki khuyến khích đối tác kinh doanh

tuân thủ pháp luật và nghiêm cấm những hành vi lạm dụng vị thế thống lĩnh trong

75

thương lượng. Hướng đến mục tiêu phát triển chuỗi cung ứng hoàn thiện, phát huy

hết tiềm năng vốn có của công ty.

Đảm bảo môi trường làm việc an toàn lành mạnh. Yazaki luôn đề cao tuân thủ

các quy định liên quan đến an toàn vệ sinh lao động nhằm bảo vệ sức khỏe, tính

mạng của bản thân và của người khác.

Không ngừng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, một trong những nhân tố

quan trọng làm nên thành công của tập đoàn cho đến hôm nay. Do đó không ngừng

nâng cao chất lượng đầu vào, chất lượng đào tạo và đánh giá chứng chỉ là nhiệm vụ

hàng đầu song hành cùng hoạt động sản xuất của công ty.

Yazaki Quảng Ninh là một trong những công ty trực thuộc luôn có những

hành động thiết thực thể hiện hiện phương châm tập đoàn đã đề ra. Thêm vào đó

từng bước thực hiện cải cách bộ máy nhân sự vận hành theo hướng hiện đại, áp

dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất và quản lý hàng ngày.

3.1.2. Định hướng phát triển kho hàng

Kho hàng là một trong những mắt xích quan trọng của chuỗi logistics. Kho

hàng hoạt động hiệu quả sẽ góp phần giảm chi phí trực tiếp khi tính toán giá thành

sản phẩm. Bởi vậy định hướng trong tương lai đối với kho hàng tại Yazaki Quảng

Ninh đó là kho hàng vận hành theo hướng hiện đại hóa, thay thế lao động và

phương pháp quản lý truyền thống bằng phần mềm và công nghệ hiện đại. Cụ thể:

Giai đoạn 2020-2025: Nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng, tối ưu hoạt

động của bộ máy nhân sự, tránh lãng phí

Giai đoạn 2025-2030: Hoàn thiện hệ thống quản lý hàng trong kho bằng mã

vạch, sử dụng thiết bị xếp dỡ hàng hóa hiện đại thay thế sức lao động của công

nhân, cơ bản hoàn thành mục tiêu kho hàng tự động.

3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

Từ những nguyên nhân đã nhắc đến ở chương 2 tôi xin đưa ra một số giải

pháp, hy vọng nó sẽ hữu ích cho nhà quản lý.

76

3.2.1. Giải pháp về trang thiết bị

3.2.1.1. Bổ sung trang thiết bị cần thiết cho hoạt động của kho hàng

Như đã biết kho để kho hàng hoạt động hiệu quả, phát huy hết chức năng

nhiệm vụ của nó thì cần phải có hệ thống trang thiết bị phù hợp. Một mặt là trang

thiết bị phục vụ cho quá trình lưu kho quản lý hàng hoá, mặt khác là trang thiết bị

tạo môi trường tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên làm việc

trong kho.

Như đã phân tích ở chương 2, kho được trang bị hệ thống thông gió và chưa

đủ để đáp ứng yêu cầu về nhiệt độ thông thường và chất lượng không khí, do đó cần

phải bổ sung điều hòa là điều hợp lý. Tuy nhiên do trần kho cao, nếu dùng điều hòa

trần như khu vực sản xuất thì sẽ không hiệu quả và tốn nhiều chi phí vận hành cũng

như lắp đặt, nếu có hư hỏng cần sửa chữa hoặc bảo trì bảo dưỡng sẽ khó khăn và

ảnh hưởng hoạt động bình thường của kho. Phương án phù hợp hơn cả là dùng điều

hòa cây, đặt tại vị trí thích hợp để cùng với quạt thông gió luôn duy trì nhiệt độ ổn

định trong kho hàng. Số lượng điều hòa sẽ phụ thuộc công suất và layout trong kho

hàng sao cho hợp lý. Bộ phận mua hàng thuộc phòng Công vụ chịu trách nhiệm tìm

nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm cập nhật

layout bản vẽ mới về sơ đồ nhà xưởng và lắp đặt thiết bị mới theo đúng tiến độ.

Nhìn vào bảng 2.2 (Tổng hợp trang thiết bị chính trong kho) có thể thấy ở

công đoạn vận chuyển hàng thành phẩm từ sản xuất về kho đang sử dụng xe nâng

tay với số lượng 34 xe tương ứng với số chuyền đang hoạt động (riêng chuyền nhỏ

1 xe phục vụ 2 chuyền). Đây là công đoạn cần sự di chuyển và làm việc liên tục,

dùng xe nâng tay và sức đẩy của công nhân đã dẫn đến tình trạng chậm trễ, phải chờ

đợi hoặc di chuyển số chuyến nhiều hơn quy định. Bởi vậy để thay thế xe nâng tay

thủ công có thể sử dụng xe nâng điện 1 người đứng lái. Ưu điểm của loại xe này là

chạy bằng ắc quy điện, êm ái không gây tiếng ồn, không xả khí thải độc hại, tương

đối nhỏ gọn phù hợp với đường đi quanh xưởng, nếu gặp xe ngược chiều vẫn có thể

tránh nhau mà không ảnh hưởng đến không gian xung quanh. Thời gian di chuyển

cho 1 vòng ngắn hơn xe nâng tay do đó có thể tính toán thiết đặt lại công việc cho

77

mỗi công nhân điều khiển xe. Thay vì 1 xe phục vụ cho 1 chuyền sẽ là 2 xe phục vụ

cho 3 chuyền tùy thuộc vào tình hình cụ thể về quãng đường và vị trí layout. Như

vậy chi phí mua xe nâng điện có thể tăng lên nhưng được bù đắp bởi chi phí nhân

công có thể cắt giảm được. Xét trong thời gian dài có thể nâng cao năng suất lao

động và góp phần cơ giới hóa, hiện đại hóa hoạt động toàn xưởng nói chung, hoạt

động kho hàng nói riêng.

Cũng qua bảng 2.2 (Tổng hợp trang thiết bị chính trong kho) thì xe cấp phát

phụ kiện tại công đoạn vận chuyển phụ kiện từ kho ra sản xuất ATO là xe tự gia

công lắp đặt ngay tại xưởng, thực hiện bởi bộ phận KTSX. Ưu điểm của xe là nhỏ

gọn, không dùng động cơ nên rất an toàn, không gây ô nhiễm môi trường. Tuy

nhiên khi chứa phụ kiện thì khá nặng, di chuyển trong khi vực sản xuất nhiều đường

đi nhỏ hẹp thì hơi bất tiện do người đẩy xe không thể quan sát rõ ràng phía trước.

Để khắc phục hạn chế này tác giả đề xuất phương án đặt xe mua ngoài, là loại xe sử

dụng động cơ điện, 1 người ngồi lái, vị trí lái nâng lên cao đảm bảo người điều

khiển xe luôn quan sát rõ ràng phía trước. Khi cải tiến được tốc độ cấp phát phụ

kiện thì vị trí để phụ kiện ở khu vực sản xuất cũng cần mở rộng. Hiện tại sản xuất

đã thay thế hình thức công nhân kho tự thu gom hộp rỗng bằng thu hộp rỗng bằng

máng trượt, do đó vị trí để phụ kiện ở sản xuất được mở rộng có thể chứa được nhiều

hơn. Đồng thời kết hợp áp dụng loại xe mới sẽ có thể cắt giảm được nhân công trực

tiếp, tiết kiệm chi phí cho công ty. Việc tính toán phân chia lại nhân sự và công việc

cho từng công nhân do phòng NYS và CBSX thực hiện và được cập nhật trong bản

“Thiết kế tiêu chuẩn”. Theo đó các phòng ban liên quan sẽ nắm được những thay đổi

liên quan đến bộ phận của mình và lên kế hoạch thực hiện cho phù hợp.

3.2.1.2. Tăng cường công tác an ninh, an toàn kho hàng

Kho hàng là một trong những tài sản giá trị của một công ty sản xuất. Tuy

nhiên hiện tại vấn đề an ninh an toàn trong kho chưa được Yazaki đầu tư quan

tâm đúng mức. Biện pháp an toàn được đặt chủ yếu tại khu vực sản xuất do tôn

chỉ làm việc của Yazaki là “Chất lượng đặt lên hàng đầu”. Và quả thực chất

lượng sản phẩm của Yazaki luôn được đánh giá rất cao trên thị trường. Vậy nếu

biện pháp an ninh an toàn trong kho hàng được quản lý chặt chẽ hơn nữa thì chắc

78

chắn hoạt động kho hàng sẽ phát huy hiệu quả và tiết kiệm được nhiều chi phí.

Các biện pháp cần làm đó là:

Bổ sung hệ thống camera giám sát trong kho. Đây là biện pháp mang tính

phòng ngừa rủi ro xảy ra nhằm nâng cao ý thức công nhân viên hoạt động trong

kho, tránh cho họ có ý đồ xấu đánh cắp hàng hóa mang ra ngoài.

Gắn thiết bị báo động khi có đột nhập tại cửa nhập hàng từ nhà cung cấp. Nếu

không có kế hoạch nhập hay xuất hàng ra ngoài thì cửa này luôn đóng và cấm ra

vào. Tuy nhiên nếu có sự thông đồng của nhân viên kho và bảo vệ thì vẫn có thể lấy

hàng qua cửa này và mang ra ngoài được. Do đó đây là biện pháp cần thiết và hết

sức quan trọng để ngăn chặn triệt để mọi hành vi gian lận, đánh cắp, làm thất thoát

tài sản và hàng hóa của công ty.

Giống như camera, hệ thống báo cháy tự động được trang bị toàn xưởng

nhưng lại không được trang bị trong kho hàng. Điều này có thể liên quan đến kết

cấu của kho, không làm trần mà thông thẳng với mái tôn bên ngoài. Như vậy để

phòng ngừa rủi ro cháy nổ có thể xảy ra, biện pháp trước mắt là yêu cầu tất cả mọi

công nhân viên tuân thủ tuyệt đối quy định phòng chống cháy nổ, không mang chất

cấm, bật lửa vào nhà xưởng, nguồn điện luôn được kiểm soát chặt chẽ. Nhất là

những ngày nắng nóng lượng điều hòa và quạt dùng nhiều thì phải để mức nhiệt độ

thích hợp tránh gây quá tải dẫn đến chập cháy. Trong dài hạn công ty cần nghiên

cứu lại kết cấu của nhà kho để nâng cấp hiện đại và an toàn hơn cho hàng hóa cũng

như công nhân viên làm việc tại đây.

Để tăng cường giám sát vòng ngoài, tránh kẻ gian đột nhập và tạo tâm lý an

toàn yên tâm làm việc cho công nhân viên thì lực lượng bảo vệ bên ngoài là rất

quan trọng. Nhân viên bảo vệ cần được trang bị kiến thức, kỹ năng tự vệ, đề cao

cảnh giác và tinh ý phát hiện kịp thời điểm bất thường báo cáo ban quản lý để luôn

đảm bảo an toàn cho khu vực sản xuất cũng như hoạt động của các phòng ban khác

bên trong.

79

3.2.1.3. Sử dụng phần mềm quản lý SAP ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là thuật ngữ được dùng liên quan đến một

loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty

quản lý các hoạt động chủ chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua

hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý

quan hệ với khách hàng,… SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được

phát triển bởi công ty SAP (System Application Programing) của Đức. SAP cung

cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), các ứng dụng bao gồm cả

quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management), quản lý

tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm và quản lý chuỗi cung

ứng. Ứng dụng phần mềm SAP ERP vào quản trị chuỗi cung ứng hay cụ thể hơn là

hoạt động quản lý kho hàng vô cùng hiệu quả. Những lợi ích mà phần mềm

ERP mang lại vượt trội hơn hẳn so với những cách quản lý thông thường.

Quản lý hệ thống kho với bộ mã vật tư, hàng hóa được thống nhất và linh

hoạt. Trong phần mềm ERP, hệ thống kho được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu

từ nhà máy, doanh nghiệp đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản

lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý. Phần

mềm ERP cho phép khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa linh động, do cấu trúc mã bao

gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn.

Quản lý, phân nhóm hàng hóa, vật tư thành nhiều chiều. Bởi doanh nghiệp

thường muốn truyền tải mọi thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào

bộ mã, điều này sẽ gây khó khăn một phần cho việc xây dựng bộ mã hàng hóa, vật

tư. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm ERP, một phần thông tin đó sẽ được chuyển

vào quản lý trong khái niệm phân nhóm.

Lưu trữ nhiều dữ liệu thông tin hàng hóa, vật tư. Trong phần mềm ERP, hàng

hóa được lưu trữ sẽ kèm theo các thông tin quản lý bao gồm: trọng lượng, kích

thước, thể tích, thời gian mua hàng, giao nhận hàng, có cần phải kiểm nghiệm hay

không, thời gian sản xuất và hạn sử dụng, số lô... Mặt khác còn có một số vùng sẽ

80

cho phép người sử dụng có thể mở rộng tùy biến để khai báo thêm thông tin cần

quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp.

Khả năng kiểm soát hàng tồn kho. Phụ thuộc theo từng loại hàng hóa mà

doanh nghiệp sẽ xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị thì

càng cần quản lý thật chi tiết và chặt chẽ. Phần mềm ERP cung cấp nhiều phương

pháp để kiểm soát hàng hóa, vật tư bao gồm: quản lý phiên bản, quản lý theo lô,

quản lý theo số serial, quản lý vị trí trong kho.

Nâng cao khả năng giao dịch kho tức thời, chính xác cả về lượng và giá trị.

Các giao dịch trong kho chuẩn đều sẽ được định nghĩa sẵn trong phần mềm ERP và

mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận

không tốn nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết mọi giao

dịch xuất - nhập đều dựa trên căn cứ vào một nguồn cụ thể.

Khả năng tự đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán. Giống như các phân hệ khác

trong phần mềm ERP, quản lý kho hàng cũng sẽ tích hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán.

Tất cả các giao dịch phát sinh đều phải được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán

đi kèm. Do đó, trong các thao tác xuất - nhập, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch

cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.

Mặt khác ứng dụng SAP ERP trong doanh nghiệp là một giải pháp hiện đại

không chỉ đem lại hiệu quả trong quản lý kho mà còn nâng cao hiệu quả trong hoạt

động bán hàng và quan hệ với nhà cung cấp do nhiều tính năng ưu việt được thiết kế

riêng cho quy trình này.

3.2.2. Giải pháp về nguồn nhân lực

Một trong những phương châm quản lý cơ bản của Yazaki đó là “Lấy con

người làm trọng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhằm ưu tiên phát huy năng lực

cá nhân và tập thể, đồng thời hỗ trợ thực hiện các ước mơ cá nhân”. Bởi vậy phát

triển nguồn nhân lực cũng là tiền đề cốt lõi tạo nên thành công cho Tập đoàn Yazaki

nói chung và Yazaki Quảng Ninh nói riêng. Với các thực trạng đã phân tích ở

chương 2 tác giả đề xuất các giải pháp như sau:

81

3.2.2.1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đầu vào

Theo như định hướng phát triển Yazaki Quảng Ninh nói chung và kho hàng

nói riêng thì giai đoạn 2020-2025 nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là phải sử dụng

hiệu quả nguồn lao động hiện có, đồng thời từng bước ứng dụng phần mềm hiện đại

trong quản lý và loại bỏ hoàn toàn lãng phí (nhân lực, vật lực). Để làm được điều

này và cùng lúc triển khai thực hiện các giải pháp về trang thiết bị kể trên thì kiểm

soát chất lượng nhân sự đầu vào là một việc làm vô cùng cần thiết.

Trước đây quy trình tuyển dụng của công ty đối với công nhân là sàng lọc hồ

sơ, thi viết, vượt qua khóa đào tạo 10 ngày với kết quả đạt 80% thì coi như được

nhận vào làm việc. Quy trình này áp dụng cho công nhân làm việc tại khu vực sản

xuất và công nhân làm việc ở kho. Tuy nhiên với xu thế phát triển kho theo hướng

hiện đại hóa thì nguồn nhân lực hiện tại sẽ không đáp ứng được yêu cầu công việc

mà cần tuyển chọn, đánh giá kỹ càng hơn nữa. Đó là tuyển dụng nhân sự tại kho

theo quy trình đối với nhân viên như sau: sàng lọc hồ sơ, thi viết, thi kỹ năng tin học

máy tính, phỏng vấn trực tiếp đê tìm ra người có năng lực phù hợp với vị trí làm

việc tại kho.

Sau khi sàng lọc và tuyển chọn được úng viên phù hợp, thay vì trải qua khóa

đào tạo 10 ngày về quy định, kiến thức chung, các thao tác cơ bản cần thiết thì riêng

nhân viên kho sẽ được hướng dẫn về các phần mềm đang áp dụng tại kho, cách vận

hành cũng như phương pháp xử lý khi có sự cố và bất thường xảy ra.

Vậy làm thế nào để thu hút nhân lực chất lượng nộp đơn ứng tuyển vào vị trí

công ty đang tìm kiếm? Đó là tạo được môi trường làm việc thân thiện, đầy đủ về

cơ sở vật chất cũng như chế độ lương thưởng phù hợp, xứng đáng với công sức bỏ

ra. Chế độ phúc lợi và chăm sóc người lao động đầy đủ như tham quan du lịch, quà

vào các dịp đặc biệt: quà tết thiếu nhi, quà tết trung thu, quà tết nguyên đán,… Đối

với công nhân viên ở xa có chế độ xe bus đưa đón để đảm bảo giờ giấc làm việc

cũng như sức khỏe, sự an toàn của công nhân viên. Yazaki Quảng Ninh đã thực

hiện tương đối tốt, tuy nhiên một số xe bus đã cũ, xuống cấp, không có điều hòa, tài

82

xế lái ẩu,… Điều này cần phòng hành chính làm việc lại với bên cung cấp dịch vụ

để cải thiện tình hình và đem lại sự an tâm cho mọi người.

3.2.2.2. Nâng cao hiệu quả làm việc của các phòng ban khác.

Liên quan đến hoạt động tại kho hàng không thể không nhắc đến vai trò của

phòng NYS và phòng CBSX. Phòng NYS có trách nhiệm tính toán, thiết đặt quy

trình làm việc và số nhân sự phù hợp. Để làm được điều này thì cần phải theo dõi

mọi hoạt động của công nhân kho, bấm giờ, ghi lại kết quả thời gian ít nhất 5 lần để

lấy dữ liệu trung bình làm cơ sở tính toán. Kết quả cuối cùng là NYS phải đưa ra

bản “Thiết kế tiêu chuẩn”. Dựa vào kết quả này và các dữ liệu đi kèm khác phòng

CBSX sẽ tiến hành cập nhật lại toàn bộ dữ liệu trên máy tính, layout lại vị trí để

từng mã phụ kiện nếu có thay đổi, làm phiếu order gia công thêm thiết bị phát sinh.

Như vậy tuy không trực tiếp tham gia quy trình xuất nhập hàng hay kiểm soát hàng

hóa nhưng năng lực làm việc của 2 phòng ban kể trên ảnh hưởng trực tiếp hoạt động

tại kho hàng. Bởi vậy NYS và CBSX cần nâng cao hơn nữa trong quá trình làm việc

cũng như truyền đạt thông tin để tránh tình trạng chậm trễ phải chờ đợi hoặc kéo dài

thời gian cập nhật theo thay đổi mới như đã diễn ra vài lần trước đây.

Bộ phận KTSX cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất toàn

xưởng nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng. Nhân viên kỹ thuật cần được

nâng cao tay nghề hơn nữa để nhanh chóng, kịp thời xử lý được các sự cố liên quan

đến trang thiết bị để tránh tình trạng gián đoạn sản xuất, kéo theo đó là gián đoạn tại

kho và các bộ phận có liên quan khác (QA).

Trong quá trình vận hành không thể tránh khỏi trường hợp phát sinh lỗi sản

phẩm mà cho đến khi giao hàng cho khách mới được phát hiện ra. Khi đó toàn bộ

sản phẩm xuất cùng lô hàng, cùng thời gian đều phải thu hồi để điều tra lỗi, tìm

kiếm nguyên nhân và khắc phục sửa chữa. Trong nhiều trường hợp hàng phải tái

nhập kho để sửa toàn bộ. Để hạn chế tình trạng này xảy ra khiến kho không chủ

động được vị trí để hoặc phải layout lại mất nhiều thời gian thì bộ phận sản xuất và

QA cần nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc hơn nữa. Mỗi công đoạn sản xuất

công nhân cần phải tuyệt đối tuân thủ mọi thao tác làm việc, không tự ý cắt bỏ thao

83

tác, làm tắt, làm sai quy định gây ảnh hưởng đến chất lượng bộ dây thành phẩm.

Đối với các vị trí kiểm tra mạch điện cần tuyệt đối tuân thủ và không được sao

nhãng tránh sai sót. Có thể lắp thêm camera giám sát ngay tại mỗi vị trí kiểm tra

điện để tiện cho việc điều tra khi phát sinh lỗi. Đối với bộ phận QA cần nâng cao

tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình làm, tập trung vào sản phẩm để phát

hiện điểm bất thường kịp thời xử lý. Ngoài nhân viên làm việc cố định QA còn có

nhân viên kiểm tra giám sát. Do trong xưởng chủ yếu là lao động địa phương, phần

lớn có quen biết nhau nên nhiều khi vì tính cả nể mà bỏ qua những sai phạm, điều

này hết sức nguy hiểm. Bởi vậy bên cạnh việc tuyên truyền, giáo dục, nâng cao ý

thức trách nhiệm thì phòng QA cần ban hành quy trình làm việc chặt chẽ hơn nữa,

có chế độ xử lý nghiêm minh rõ ràng đối với hành vi gian lận, che giấu làm phát

sinh lỗi sản phẩm gây ảnh hưởng đến tài chính cũng như uy tín của công ty với

khách hàng.

3.2.3. Một số kiến nghị

Nhìn chung Yazaki Quảng Ninh đang hoạt động tương đối ổn định và đạt

được nhiều thành tựu đáng kể. Tuy nhiên trong xu thế hiện đại hóa toàn cầu như

hiện nay thì mô hình tổ chức và vận hành của Yazaki đã không còn đáp ứng được

mục tiêu đề ra trong tương lai. Bởi vậy để kiện toàn bộ máy tổ chức và hoạt động

của toàn công ty nói chung cũng như hoạt động kho hàng nói riêng thì Yazaki

Quảng Ninh cần mạnh dạn thay đổi, hòa nhập vào xu thế mới để vừa tận dụng, vừa

khai thác hết những tiềm năng vốn có của mình cũng như duy trì hoạt động theo

đúng phương châm “Doanh nghiệp phát triển cùng thế giới – Doanh nghiệp cần

thiết cho xã hội”.

3.2.3.1. Kiến nghị đối với Chính phủ

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu

sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Quá trình hội nhập của đất nước ta từ cấp độ

khu vực và liên khu vực nay đã lên đến cấp độ toàn cầu. Yazaki là Tập đoàn đa

quốc gia, mở công ty trực thuộc tại Việt Nam theo hình thức đầu tư FDI (công ty có

100% vốn nước ngoài). Để tiếp tục phát huy được hiệu quả sử dụng nguồn vốn

84

cũng như tạo tiền đề thuận lợi cho hoạt động của các công ty có vốn FDI ở Việt

Nam thì Chính phủ cần có thêm những biện pháp như sau:

• Nhóm giải pháp về luật pháp, chính sách:

- Tiếp tục rà soát pháp luật, chính sách về đầu tư, kinh doanh để sửa đổi các nội

dung không đồng bộ, thiếu nhất quán, bổ sung các nội dung còn thiếu và loại bỏ các

điều kiện áp dụng ưu đãi đầu tư không phù hợp với cam kết của Việt Nam với WTO.

- Theo dõi, giám sát việc thi hành pháp luật về đầu tư và doanh nghiệp để kịp

thời phát hiện và xử lý các vướng mắc phát sinh. Khẩn trương ban hành các văn bản

hướng dẫn các luật mới, nhất là các luật mới được Quốc hội thông qua trong thời

gan gần đây có liên quan đến đầu tư, kinh doanh.

- Ban hành các ưu đãi khuyến khích đầu tư đối với các dự án xây dựng các

công trình phúc lợi (nhà ở, bệnh viện, trường học, văn hoá, thể thao) cho người lao

động làm việc trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu

kinh tế.

• Nhóm giải pháp về quy hoạch:

- Đẩy nhanh tiến độ xây dựng và phê duyệt các quy hoạch còn thiếu; rà soát để

định kỳ bổ sung, điều chỉnh các quy hoạch đã lạc hậu nhằm tạo điều kiện thuận lợi

cho nhà đầu tư trong việc xác định và xây dựng dự án.

- Quán triệt và thực hiện thống nhất các quy định mới của Luật Đầu tư trong

công tác quy hoạch, đảm bảo việc xây dựng các quy hoạch ngành, lĩnh vực, sản

phẩm phù hợp với các cam kết quốc tế.

- Hoàn chỉnh quy hoạch sử dụng đất, công bố rộng rãi quy hoạch, tạo điều

kiện để đẩy nhanh tiến độ giải phóng mặt bằng cho các dự án đầu tư; rà soát, kiểm

tra, điều chỉnh quy hoạch sử dụng đất một cách hiệu quả, nhất là đối với các địa

phương ven biển nhằm đảm bảo phát triển kinh tế và môi trường bền vững.

• Nhóm giải pháp về cơ sở hạ tầng:

- Tiến hành tổng rà soát, điểu chỉnh, phê duyệt và công bố các quy hoạch về

kết cấu hạ tầng đến năm 2025 làm cơ sở thu hút đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng.

85

- Xem xét việc ban hành một số giải pháp mở cửa sớm hơn mức độ cam kết

của ta với WTO đối với một số lĩnh vực dịch vụ mà nước ta có nhu cầu về văn hóa -

y tế - giáo dục, bưu chính - viễn thông, hàng hải, hàng không.

• Nhóm giải pháp về nguồn nhân lực:

- Nghiên cứu điều chỉnh chuyển dịch cơ cấu lao động theo tốc độ chuyển dịch

cơ cấu kinh tế.

- Thực hiện các giải pháp nhằm đưa Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ

luật Lao động vào thực tế cuộc sống để ngăn ngừa tình trạng đình công bất hợp

pháp, lành mạnh hóa quan hệ lao động theo tinh thần của Bộ luật Lao động

3.2.3.1. Kiến nghị đối với tỉnh Quảng Ninh

Trong những năm vừa qua Quảng Ninh là một trong những địa phương làm

rất tốt công tác thu hút vốn đầu tư nước ngoài FDI. Để tạo điều kiện thuận lợi cho

các doanh nghiệp đã và đang hoạt động trên địa bàn và thu hút thêm vốn đầu tư thì

Quảng Ninh cần chú trọng đến một số giải pháp như sau:

Tập trung triển khai đồng bộ các giải pháp nghiên cứu, đánh giá lại môi trường,

chính sách thu hút đầu tư. Tỉnh tích cực xây dựng nhiều đề án hơn nữa với các giải

pháp đột phá, tạo môi trường thông thoáng hơn cho các doanh nghiệp đầu tư.

Nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư tỉnh (IPA

Quảng Ninh). Đây là tổ chức chuyên trách trực thuộc UBND tỉnh làm công tác xúc

tiến và hỗ trợ các nhà đầu tư.

Xây dựng và ban hành các chính sách hỗ trợ đối với doanh nghiệp và nhà đầu

tư như: Chính sách hỗ trợ và ưu tiên đầu tư vào các khu công nghiệp, khu kinh tế

trên địa bàn tỉnh; hỗ trợ các doanh nghiệp trong triển khai ứng dụng khoa học công

nghệ sản xuất kinh doanh; hỗ trợ về vốn tín dụng…

Tỉnh cần tập trung các nguồn lực vào xây dựng, hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ

tầng, giao thông, đô thị, hạ tầng kinh tế nhằm góp phần cải thiện môi trường đầu tư

nói chung và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các

doanh nghiệp trên địa bàn.

86

Bên cạnh việc hoàn thiện bộ nhận diện thương hiệu xúc tiến đầu tư Quảng

Ninh; xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về xúc tiến đầu tư, chương trình xúc tiến đầu

tư hàng năm, hệ thống hóa và chuyên nghiệp hóa các ấn phẩm, tài liệu xúc tiến đầu

tư theo chuẩn quốc tế... thì tỉnh nhà cần có các biện để phát huy và nâng cao hiệu

quả của các hoạt động kể trên.

3.2.3.1. Kiến nghị đối với công ty Yazaki Quảng Ninh

Để hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động tại kho

hàng nói riêng thì Yazaki cần có những biện pháp như sau:

Hoàn thiện hệ thống trang thiết bị phục vụ hoạt động của kho hàng và môi

trường làm việc của công nhân viên nói chung.

Tăng cường biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn cả về người và tài sản hàng

hóa trong kho.

Áp dụng phần mềm hiện đại trong quản lý kho hàng. Tiến tới áp dụng trong toàn

bộ các hoạt động khác để khai thác tối đa nguồn lực của công ty, gia tăng lợi nhuận.

Không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân sự đầu vào, định kỳ đánh giá,

đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho công nhân viên làm việc tại kho hàng và các

phòng ban khác.

Xây dựng quy định, phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban để nâng

cao tinh thần trách nhiệm cũng như tạo tính liên kết tập thể trong các hoạt động sản

xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kho hàng nói riêng.

87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Bằng những thông tin thu thập được và phân tích hoạt động của kho hàng ở

Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh tôi đưa ra một số giải

pháp về trang thiết bị và giải pháp về nhân sự nhằm hoàn thiện hơn trong công tác

quản lý kho hàng. Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tế còn ít, khả năng còn nhiều hạn

chế, các vấn đề trong quá trình quản lý hàng tại kho luôn biến động không ngừng

nên sự hiểu biết chỉ dừng lại ở những gì cơ bản nhất. Những vấn đề đã và đang tồn

tại nếu có sự đồng thuận và quyết tâm từ Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh thì hoàn toàn có thể giải quyết được, góp phần giảm thiểu rủi

ro hàng hóa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

88

KẾT LUẬN

Sau khi nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản

lý kho hàng tại công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh” có thể

rút ra một số kết luận như sau:

Thứ nhất, qua khảo sát kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt

Nam tại Quảng Ninh rộng, thông thoáng nên việc xuất nhập hàng hoá được thuận

tiện, công tác bốc xếp hàng hoá vào kho cũng nhanh chóng. Bên cạnh đó cơ sở vật

chất kỹ thuật của kho khá đầy đủ, kho hàng của Công ty đã đầu tư trang thiết bị

đồng bộ, tuy chưa áp dụng công nghệ thông tin hiện đại nhưng phần nào đáp ứng

khả năng bảo quản và xuất nhập hàng của kho. Việc quản lý quy trình luân chuyển

chứng từ, hàng hoá chặt chẽ đảm bảo đúng nguyên tắc.

Thứ hai, công ty đã tận dụng được thế mạnh của mình và phát huy trong quản

lý hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý kho hàng nói riêng. Tuy còn

một số mặt hạn chế, nhưng có thể nói hoạt động kho hàng của Công ty TNHH

Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh đã hoạt động tương đối tốt góp phần

giảm chi phí logistics một cách rõ rệt cho công ty. Hy vọng Yazaki Quảng Ninh sẽ

tiếp tục gặt hái được thành công ở những năm tiếp theo.

Thứ ba, việc nghiên cứu đề tài trên là một cơ hội quý báu để tác giả tìm hiểu,

học tập, đúc kết lý luận và thực tế nhằm nâng cao chất lượng học tập, nghiên cứu ở

trình độ thạc sỹ và là nền tảng cho công tác nghiên cứu sau này. Kết quả nghiên cứu

của luận văn cũng góp phần bổ sung vào lý luận và thực tiễn về quản lý kho hàng của

Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh. Thực trạng quản lý

kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh cũng là

những vấn đề chung của ngành logistics nước ta. Chính vì lẽ đó những ý kiến đóng

góp của luận văn cũng là tài liệu hữu ích cho các công ty sản xuất và công ty logistics

trên cả nước về quản lý kho bãi nói chung.

89

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1. An Thị Thanh Nhàn, Nguyễn Thông Thái, Giáo trình logistics kinh doanh,

Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, 2015

2. Phan Thanh Lâm, Cẩm nang quản trị kho hàng, Nhà xuất bản Phụ Nữ, Hà

Nội, 2014.

3. Đặng Đình Đào, Phạm Cảnh Duy, Đặng Thị Thúy Hồng, Giáo trình quản

trị logistics, Nhà xuất bản Tài Chính, Hà Nội, 2018.

4. Lục Thị Thu Hường, Quản lý hậu cần trong thương mại điện tử, Nhà xuất

bản Thống Kê, Hà Nội, 2016.

5. Đoàn Thị Hồng Vân, Logistics – Những vấn đề cơ bản, Nhà xuất bản Lao

Động – Xã Hội, Hà Nội, 2013.

6. Đoàn Thị Hồng Vân, Quản lý logistics, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, 2016.

7. Đặng Đình Đào, Logistisc – Những vấn đề lý luận và thực tiễn ở Việt Nam,

NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2011.

8. Đinh Thị Thanh Bình, Bài giảng: Quản lý kho và hàng lưu kho. Bộ môn

Quy hoạch và quản lý GTVT – ĐH GTVT, 2017

9. Nguyễn Thông Thái, Bài giảng: Logistics kinh doanh thương mại, NXB Đại

học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2016.

10. Micheal H. Hugos, Nguyên lý quản trị chuỗi cung ứng, Nhà xuất bản Thế

Giới, Hà Nội, 2017.

11. Từ Sỹ Sùa, Quản lý logistics quốc tế, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà

Nội, 2015.

Tiếng Anh

1. Gwynne Richards and Susan Grinsted, The logistics and supply chain

toolkit, Kogan Page, New York, 2016, 2nd.

90

2. Gwynne Richards, Warehouse Management, Amazon, New York, 2011, 2nd.

3. David E. Mucalhy and Joach Sydow, A supply chain logistics program for

warehouse management, Auerbach Publications, 2008, 1st.

4. Stuart Emmett, Exellence in warehuse management: How to minimise cost

and maximise value, Wiley, 2005, 1st.

5. James R. Stock and Douglas M.Lambert, Strategic logistics management,

McGraw Hill/Irwin, New York, 2000, 4th.

6. Shoshanah Cohen and Joseph Roussel, Strategic supply chain management,

McGraw - Hill Education, 2013, 2nd.

7. John Mangan and Chandra Lalwani, Global logistics and supply chain

management, Wiley, 2016, 3rd.

8. Edward H. Frazelle, Ph.D, World – Class warehousing and material

handling, McGraw - Hill Education, 2016, 2nd.

9. Scott B. Keller and Brian C. Keller, The definitive guide to warehousing,

Pearson FT Press, 2013, 1st.

10. Alan Rushton, John Oxley, Phil Croucher, The Handbook of logistics and

distribution management, Kogan Page, 2017, 6th.

11. Anthony M. Pagano and Matthew Liotine, Technology in supply chain

management and logistics: Current practice and future applications, Elsevier,

2019, 1st.

12. John Manner – Bells and Ken Lyon, The logistics and supply chain

innovation handbook: Disruptive technologies and new business models, Kogan

Page, 2019, 1st.

Tài liệu khác

1. Chi nhánh công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh,

Báo cáo trang thiết bị sử dụng trong kho, 2019.

91

2. Chi nhánh công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh,

Báo cáo nhân sự toàn xưởng, 2019.

3. Chi nhánh công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh, Đề

tài hoạt động QC: Giảm thời gian cấp – thu hồi hộp phụ kiện chuyền AC4, 2019.

Website

1. http://www.yhv.com.vn/tap-doan-yazaki.html, truy cập ngày 20/06/2020.

2. https://ictnews.vietnamnet.vn/cuoc-song-so/doanh-nghiep-nganh-go-ung-

dung-sap-erp-vao-quan-tri-de-nang-hieu-qua-canh-tranh-40793.html, truy cập ngày

22/06/2020.

3. http://www.tapchicongthuong.vn/bai-viet/tinh-hinh-thu-hut-von-dau-tu-

nuoc-ngoai-va-cac-giai-phap-nang-cao-hieu-qua-su-dung-nguon-von-fdi-

54252.htm, truy cập ngày 22/06/2020.

4. http://tapchicongthuong.vn/bai-viet/kinh-nghiem-thu-hut-von-dau-tu-truc-

tiep-nuoc-ngoai-cua-cac-nuoc-trong-khu-vuc-dong-nam-a-va-mot-so-khuyen-nghi-

doi-voi-tinh-quang-ninh-69800.htm, truy cập ngày 22/06/2020.

PHỤ LỤC

1. Hình ảnh giá kệ trong kho hàng.

Một số thiết bị xếp dỡ, nâng chuyển.

Hình ảnh Protector đang trên bàn thao tác.