Giáo trình Quản trị công tác xã hội: Phần 2

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:167

Thêm vào BST

Báo xấu

154
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 2 Giáo trình Quản trị công tác xã hội gồm nội dung các chương: Chương 7 - Các thành phần tiến trình công tác nhân sự và đánh giá công việc; chương 8 - Lưu trữ hồ sơ và báo cáo; chương 9 9 - Nhà lãnh đạo và nhà quản lý; chương 10 - Ra quyết định quản trị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị công tác xã hội: Phần 2

CHƯƠNG 7. CÁC THÀNH PHẦN/ TIẾN TRÌNH CÔNG TÁC NHÂN SỰ VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC Công tác nhân sự là một tiến trình quản trị quan trọng bao gồm có được nhân sự, duy trì và làm việc với nhân viên và chấm dứt nhiệm vụ của họ khi cần thiết. Những hoạt động và thủ tục công tác nhân sự tạo nên phần chính yếu của hoạt động nhà quản trị ở các cơ sở công tác xã hội. Tìm kiếm nhân sự, làm việc với họ, hướng dẫn, giúp đỡ và lắng nghe họ, những việc này và các hoạt động khác có liên quan chiếm hết thời gian một ngày tiêu biểu của nhà quản trị, tính hiệu quả và kết quả của một cở có liên quan trực tiếp tới nhân sự : họ được thuê mướn như thế nào, họ cảm nhận về công việc của họ ra sao và họ làm gì. Những yếu tố này tùy thuộc vào quan hệ giữa nhân viên với cấp quản trị. Chương này xem xét những tiến trình chủ yếu của công tác nhân sự : tuyển mộ, tuyển chọn, bổ nhiệm, định hướng khen thưởng, đánh giá và chấm dứt công việc. Mỗi tiến trinhd được mô tả ngắn gọn, có minh họa và liên hệ đến hoạt động của các cơ sở dịch vụ xã hội. 7.1. Công tác nhân sự - mục tiêu, các thành phần, tiến trình và đánh giá công việc Công tác nhân sự là một tiến trình quản trị quan trọng bao gồm tìm được nhân sự, duy trì và làm việc với nhân viên và kết thúc công việc của họ khi cần thiết. Sự hiệu quả và kết quả hoạt động của một cơ sở có liên quan trực tiếp với nhân sự. 190
Mỗi cơ sở thường có chính sách nhân sự và phương thức tuyển chọn riêng. Việc này trước hết bao gồm soạn một bảng mô tả công việc sau khi đã phân tích công việc. Ray Johns cho rằng một bản mô tả công việc bao gồm :  Mô tả vị trí công việc, vị trí gì và chịu trách nhiệm với ai;  Nhiệm vụ và trách nhiệm;  Yêu cầu về năng lực chuyên môn; và  Các mối quan hệ Công tác nhân sự trong quản trị công tác xã hội là một tiến trình nhằm hình thành, sử dụng, duy trì nguồn nhân lực của tổ chức hay một cơ sở công tác xã hội một cách bền vững, hợp lý và hiệu quả. Đối với một cơ sở công tác xã hội cùng với chiến lược hoạt động, dịch vụ, nguồn lực vật chất, nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực trong tổ chức đó là vấn đề quan trọng cần quan tâm trước tiên. Trong điều kiện hoạt động theo cơ chế thị trường, nguồn nhân lực là nguồn lực xác định năng lực phục vụ và cạnh tranh của cơ sở công tác xã hội. Công tác nhân sự có thể chia làm 3 loại/nhóm hoạt động, mỗi nhóm hoạt động ứng với một số chức năng, công việc cụ thể. - Loại/ phục vụ công tác chung: bao gồm các công việc thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; hoạch định nhân lực; lựa chọn, bố trí nhân lực, theo dõi, quản lý kết quả hoàn thành công việc của các bộ phận hoạt động. - Hoạt động phát triển: bao gồm các hoạt động đào tạo và phát triển và thăng tiến. Cần phân biệt các hoạt động đào tạo và phát triển với thăng tiến. Đào tạo và phát triển là hoạt động nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, còn thăng thưởng nhằm hỗ trợ các nhân sự có triển vọng hoạch định lộ trình thăng tiến của họ cùng với sự phát triển của tổ chức. Hoạt động thăng tiến nhằm xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận và duy trì lực lượng lao động chất lượng tốt. 191
- Hoạt động sử dụng nhân lực: Là sự đối xử của tổ chức với các nhân viên và cán bộ quản lý làm việc cho tổ chức đó. Đây là một trong những hoạt động chủ yếu, quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Là công việc trực tiếp xây dựng, phát triển nguồn nhân lực đảm bảo cho tổ chức hoàn thành chức năng, nhiệm vụ. Xét từ góc độ chính sách, sử dụng nhân lực là một quá trình/tiến trình thực hiện các chính sách tiếp nhận, bố trí, phân công công việc, thử việc, thuyên chuyển, luân chuyển, đề bạt, hạ chức, kỷ luật, tinh giản biên chế, thôi việc đối với nhân viên và cán bộ trong tổ chức theo qui định hiện hành của Nhà nước. Trong một tổ chức, hoạt động quan trọng, diễn ra thường xuyên là sử dụng nhân lực. Không phải chỉ bộ phận nhân sự có chức năng thực hiện các hoạt động về công tác nhân sự. Để công tác nhân sự trong cơ quan thực thi hiệu quả, cần sự chỉ đạo, tham gia của các cán bộ quản lý cao nhất của tổ chức, là những người đứng đầu, các trưởng bộ phận. Ví dụ như Ban lãnh đạo cơ sở, các cán bộ quản lý trực tiếp và toàn bộ các cán bộ nhân sự của tổ chức. Công việc của các bộ phận này thực hiện các chức năng khác nhau. - Cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp cao có trách nhiệm xây dựng mục tiêu chiến lược của tổ chức bao gồm thiết kế tổ chức, hoạch định nhân lực. - Bộ phận công tác nhân sự chịu trách nhiệm đề xuất xây dựng cơ cấu, bộ máy, nguồn nhân lực hoạt động của cơ sở, xây dựng và thực hiện chính sách đối với toàn bộ nhân lực trong cơ quan. - Các trưởng bộ phận là những người quản lý hàng ngày tiếp xúc và làm việc trực tiếp với nhân viên trong tổ chức sẽ thực hiện các hoạt động quản lý liên quan đến kết quả làm việc của cá nhân người lao động. Tóm lại, vai trò của công tác nhân sự trong hoạt động của cơ quan là tạo ra các điều kiện thuận lợi để phát huy sức mạnh của nguồn lực quan trọng nhất trong tổ 192
chức -nguồn nhân lực nhằm đưa tổ chức đạt tới các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Việc hình thành được nguồn nhân lực chủ chốt, nguồn nhân lực đủ trình độ chuyên môn,, kỹ thuật, có phẩm chất đạo đức phù hợp được coi là vấn đề sống còn đối với tổ chức trong đó có tổ chức làm công tác xã hội. Các yếu tố phẩm chất năng lực của một nhân viên xã hội giỏi (3 C) :102 1. Tài năng, có được từ huấn luyện chuyên môn và kinh nghiệm làm việc (Competence); 2. Cẩn trọng - quan tâm, biểu lộ trong cả giao tiếp bằng lời và không lời; và 3. Cam kết-gắn bó, mong muốn đóng góp cho các dịch vụ của cơ sở và sẵn sàng sử dụng tài năng của mình để làm việc ấy. Những thành phần chủ yếu/tiến trình công tác nhân sự là : 1. Tuyển mộ, tuyển chọn và thuê mướn/bổ nhiệm  Tuyển mộ. Mục đích tuyển mộ là tìm được những nhân viên giỏi và có khả năng hòa hợp với thân chủ và những nhân viên khác. Một số phương pháp được sử dụng như : o Quảng cáo trên báo, tạp chí, và những phương tiện khác; o Thông báo ngắn gọn trên các tạp chí chuyên ngành, các trường học và các mạng lưới xã hội (Facebook và những mạng khác; o Những tiếp xúc cá nhân.  Tuyển chọn. o Có hai yếu tố quan trọng xem xét trong tiến trình tuyển chọn : nhu cầu và kỳ vọng của cơ sở; và mong muốn của người được tuyển chọn. 102 Skidmore, op.cit. p. 233. 193
o Tiến trình tuyển chọn gồm nhiều bước : Xem xét thông tin trong đơn xin việc gồm a) thông tin cá nhân về gia đình và trình độ học vấn, huấn luyện và kinh nghiệm làm việc; b) những tư liệu viết như nhận xét của những cơ sở tuyển dụng trước đây, nhận xét của trường và học bạ; c) kết quả các trắc nghiệm như trắc nghiệm y khoa và tâm lý; và d) những cuộc phỏng vấn cá nhân. o Trách nhiệm tiến trình tuyển chọn : Ở một số cơ sở, giám đốc cơ sở có trách nhiệm duy nhất; những noi khác thì giao cho một ủy ban tuyển chọn nhưng nhìn chung cả cấp quản trị lẫn ủy ban nhân sự ra quyết định.  Thuê mướn hay bổ nhiệm. Một khi ứng viên được báo tin là được chấp nhận thì người ấy phải được cung cấp thông tin về lương bổng, nhiệm vụ, trách nhiệm, và các mối quan hệ cũng như bản mô tả công việc và chính sách nhân sự của cơ sở. Với thông tin như thế ứng viên có thể ra quyết định nếu chấp nhận những điều kiện ấy thì ứng viên được thuê mướn hay bổ nhiệm. Quyết định bổ nhiệm sẽ do cấp có thẩm quyền cấp. 2. Bố trí công việc. Một khi ứng viên được thuê mướn người ta cho rằng người ấy là đúng người đúng việc. Nhân viên xã hội phải được bố trí/bổ nhiệm dựa vào năng lực chuyên môn của người ấy. Bố trí và sử dụng lao động là sự sắp xếp, bố trí và phân công lao động, quản trị lao động nhằm giải quyết 3 mối quan hệ cơ bản sau:  Người lao động và đối tượng lao động.  Người lao động và máy móc thiết  bị.  Người lao động với người lao động trong quá trình lao động 194
Ý nghĩa Bổ nhiệm quan trọng ở chỗ, là việc hiện thực hóa sự am hiểu năng lực, trình độ chuyên môn và quan hệ của một người vào vị trí công việc của cơ quan. Trong quản trị công tác nhân sự hiện nay, bổ nhiệm, phân công có ý nghĩa quan trọng còn ở chỗ, người được phân công công việc đó sẽ có cơ hội được làm đúng hay gần với chuyên môn, cơ hội nhận được thù lao và có cơ sở để thăng tiến như thế nào. Yêu cầu bố trí công việc Bố trí đúng người đúng việc. Thực hiện được điều này giúp người lao động có niềm tin và niềm vui khi bắt tay vào công việc, có cơ hội phát huy tài năng của người lao động và tạo không khí tốt trong làm việc của cơ quan. Đối với người quản trị nhân lực thực hiện yêu cầu này là căn cứ vào vị trí công việc để lựa chọn người có trình độ chuyên môn, tư chất, kinh nghiệm phù hợp. - Phát huy năng lực đích thực của nhân viên; - Cung cấp đủ phương tiện làm việc. - Bình đẳng với các nhân viên khác. Sau khi có ý tưởng bổ nhiệm/bố trí nhân viên mới, tổ chức cần thực hiện các hoạt động khác để nhân viên thực sự bắt tay vào làm việc. 3. Định hướng và huấn luyện. Đó là việc giới thiệu một người mới vào làm với cơ sở, các dịch vụ và cộng đồng. Đây là bước đầu để trở thành nhân viên đầy hứa hẹn của cơ sở.  Trong định hướng cần mô tả những điều sau đây :103 o Lịch sử của cơ sở và các dịch vụ; o Các chính sách cơ bản, các quy định và phương thức làm việc; 103 Ibid. p. 234-235. 195
o Cơ cấu tổ chức cơ sở bao gồm cấp bậc và chức vụ của nhân viên mới; o Thông tin cơ bản về lương, giờ làm việc, kỳ nghỉ và nghỉ phép vì ốm đau; o Sắp xếp văn phòng cho nhân viên ngồi làm việc, v.v. o Các khoản phụ cấp thêm như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kế hoạch hưu trí và những phương tiện giải trí; và o Các cơ hội và thách thức bao gồm thông tin về thăng thưởng, tăng lương và các cơ hội sáng tạo. Ý nghĩa của việc định hướng Giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc, có các kỹ năng, kiến thức cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc. Nhờ vậy, nhân viên mới bỏ qua những bỡ ngỡ ban đầu về tổ chức, môi trường, con người trong tổ chức. Do đó giảm thời gian và chi phí cho việc bắt tay vào công việc. Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với nơi làm việc, với cuộc sống sinh hoạt với văn hóa của tổ chức. Những điều này chi phối ảnh hưởng tới nguyên tắc làm việc, đạo đức của nhân viên sau này. Tạo sự chia sẻ gắn bó nhân viên với tổ chức ngay từ đầu. Nhừ đó mà cuốn hút người lao động vào việc thực hiện nhiệm vụ của mình, góp phần hoàn thành mục tiêu hoạt động của tổ chức. tằng thêm sự gắn bó, niềm tin và trung thành của nhân viên với tổ chức. Giúp tổ chức phát hiện đầy đủ tiềm năng, khả năng của người lao động giúp tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Định hướng nhân viên, để đạt được ý nghĩa trên, tổ chức cần thông tin cho nhân viên mới một số nội dung cụ thể, như sau: - Nội qui làm việc, các qui định về nguyên tắc, đạo đức,, nội qui an toàn lao động; các qui định riêng của cơ quan trong khi làm việc. 196
- Các phương tiện sử dụng khi làm việc; thông tin về cơ sở y tế. - Cơ cấu bộ máy các bộ phận, phòng ban chức năng trong cơ quan. - Những mối quan hệ chính trong cơ quan: về nhân sự, kế toán, hành chính và các hỗ trợ khác. - Những công việc thường xuyên, đột xuất mà nhân viên phải thực hiện hàng ngày. Cách thức thực hiện các công việc đó. - Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi theo qui định của cơ quan. - Chế độ trả lương, thưởng, phụ cấp và các qui chế về làm việc, ứng xử trong quan hệ công việc và sinh hoạt; các phương án trả lương; các phúc lợi được hưởng. - Mục tiêu sản xuất kinh doanh, các sản phẩm và dịch vụ tổ chức cung cấp; các bạn hàng, đối tác, phân khúc thị trường, qui trình sản xuất, công nghệ của tổ chức. - Những cơ hội và thách thức đang đặt ra với tổ chức. - Các chính sách liên quan đến người lao động (Luật lao động; Luật công chức; các qui định khác của cơ quan) - Các hoạt động văn hóa, tinh thần của tổ chức; bộ phận đại diện cho người lao động; - Cơ cấu bộ máy của tổ chức. - Yêu cầu cơ bản của công tác định hướng. Việc định hướng giới thiệu của tổ chức với nhân viên mới cần thân mật. Tùy theo phạm vi tổ chức, việc giới thiệu có thể diễn ra thêm tại các bộ phận thậm chí với một số cá nhân chủ chốt của tổ chức. 197
Cần tạo điều kiện và khuyến khích các nhân viên mới bày tỏ cảm nghĩ, kinh nghiệm ý kiến của mình về xây dựng, phát triển tổ chức và thực hiện công việc sắp tới của mình.  Huấn luyện là là sự phát triển có hệ thống về kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho việc thực hiện công việc đã giao một cách thích hợp, đầy đủ. Định hướng có thể là bước đầu của một chương trình huấn luyện. Việc này tăng năng suất và hiệu quả của nhân viên cũng như tăng cường tinh thần làm việc, thái độ/kỹ năng/kiến thức của nhân viên liên quan công việc, bạn đồng nghiệp và giám sát viên.  Cơ sở cần có một chương trình liên tục phát triển lực lượng nhân sự của mình. Kiểm huấn/giám sát và phát triển nhân sự sẽ được nói tới trong hai phần riêng biệt.  Quá trình đào tạo nhập môn không chỉ đơn thuần là dừng lại ở việc dẫn nhân viên mới đi giới thiệu với tất cả các nhân viên cũ và trình bày tóm tắt cho họ những nhiệm vụ chính của mình. Những người giám sát trực tiếp của các nhân viên mới còn phải giúp họ làm quen, tìm hiểu công việc của các phòng ban khác nhau, để từ đó họ có cảm giác rằng mình có nhiều liên quan đến công việc chung. Các chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực đưa ra những lời khuyên dưới đây giúp các doanh nghiệp thực hiện quá trình đào tạo nhập môn có hiệu quả.  Huấn luyện là một nghệ thuật để cải tiến cách thức làm việc của những người khác. Người quản lý nếu biết huấn luyện nhân viên của mình sẽ khuyến khích được họ sẵn sàng học hỏi và đối mặt với những thách thức từ yêu cầu công việc. Hãy tạo điều kiện cho nhân viên phát triển liên tục bằng cách giúp họ xác định các mục tiêu cần đạt được. Các phương thức huấn luyện - Huấn luyện nhóm 198
- Huấn luyện từ xa - Huấn luyện và đánh giá - Huấn luyện bằng cách ủy nhiệm - Đánh giá kỹ năng huấn luyện 4. Thăng thưởng. Điều này nói tới sự thăng tiến của một nhân viên đến một công việc tốt hơn hay vị trí cao hơn với trách nhiệm lớn hơn, danh tiếng nhiều hơn và thường là lương cũng cao hơn. Những yếu tố được xem xét là phẩm chất xuất sắc và chất lượng công việc cao cũng như thâm niên kinh nghiệm (mặc dù đó không phải là yếu tố chính để xem xét). 5. Thuyên chuyển/Điều động. Sự chuyển dịch nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác với cùng trách nhiệm và mức lương. Việc này nhằm điều chỉnh khối lượng công việc để đạt tính đa dụng cao hơn của lực lượng lao động và giúp nhân viên thỏa mãn nhiều hơn với công việc. Đôi khi, việc này do chính nhân viên yêu cầu vì lý do cá nhân như để phù hợp với gia đình người ấy. Đây là thuyên chuyển theo chiều ngang trái với thuyên chuyển theo chiều dọc. 6. Đánh giá thành tích. Đây là kiểm điểm định kỳ hay đánh giá những đặc điểm, tiềm năng và thành tích công việc của một người thông qua quan sát của người đánh giá hoặc trên cơ sở một tiêu chuẩn có tính hệ thống và đồng bộ hoặc các mục đích được người nhân viên và cấp trên thiết lập. Nó được sử dụng để quyết định thăng thưởng, điều động, giảm bớt hay cho tạm dừng nghỉ việc nhân viên một cách công bằng và có cân nhắc đúng đắn, xác định nhu cầu huấn luyện và như là một động lực khuyến khích và cơ sở cho công việc kiểm huấn/giám sát có hiệu quả. 199
7. Quản trị tiền công và tiền lương. Tiền trả cho nhân viên là sự động viên khích lệ đối với công việc mà họ làm tốt. Mặc dù nhân viên xã hội được cho là làm việc vì lý tưởng phục vụ nhưng họ cũng phải sống; do đó họ làm việc là để kiếm sống. Mức tiền công và tiền lương tùy thuộc vào điều kiện tài chính của cơ sở tuyển dụng, tiền lương được trả bởi các tổ chức khác, phí tổn hay mức sống hiện tại và quy định của chính phủ. 8. Kỷ luật. Đây là sức mạnh buộc một cá nhân hay một nhóm tuân thủ luật lệ, quy định và phương thức cần thiết để đạt các mục tiêu của cơ sở. Nó không phải là hình phạt mà chỉ là một hình thức giáo dục. Đó là hành động của cấp trên đối với một cấp dưới vi phạm luật lệ hay chính sách. Đó là một tiến trình kiểm soát. Hình thức kỷ luật: có 3 hình thức kỷ luật: Kỷ luật ngăn ngừa. Kỷ luật khiển trách là hình thức kỷ luật chính thức hơn và được tiến hành tế nhị kín đáo "phía sau cánh cửa". Kỷ luật trừng phạt (cảnh cáo): Thông thường, các mức nối tiếp của kỷ luật trừng phạt như sau:  Cảnh cáo miệng.  Cảnh cáo bằng văn bản.  Đình chỉ công tác.  Sa thải 9. Những quyền lợi và dịch vụ cho nhân viên. Ngoài tiền lương mà nhân viên nhận được cơ sở còn có khoản phụ cấp thêm cho họ. Việc này bao gồm dịch vụ sức khỏe hay y tế, về hưu và lương hưu, các dịch vụ giải trí, dịch vụ xã hội và thể dục, dịch vụ tư vấn và trợ cấp đời sống. 200
10. Thay thế, thôi việc/kết thúc, về hưu. Thay thế nói tới việc luân chuyển và thay thế nhân sự do thôi việc, về hưu, từ trần và khuyết tật. Thôi việc hay kết thúc công việc do nhân viên tự nguyện hay từ chức hay không tự nguyện hoặc bị áp lực thôi việc do cơ sở ngừng việc hay bị đuổi việc. Từ chức có thể do người nhân viên mong muốn để tìm việc khác tốt hơn bên ngoài, hoặc vì gia đình hay vì cá nhân mong muốn có nhiều thời gian hơn với gia đình, theo đuổi những mối quan tâm/nghề nghiệp mới. Trái lại, đuổi việc một nhân viên phài có cơ sở pháp lý vì nhân viên có thể kiện tụng cơ sở. Kết thúc công việc phải do nhà quản trị xử lý với sự chín chắn và nhạy cảm vì quyền lợi của cả cá nhân lẫn cơ sở .104 Một khi nhân viên đền tuổi nghỉ hưu, nhiều quyền lợi về hưu trí cần được thực hiện cho người ấy dựa trên các chính sách của cơ sở và luật bảo hiểm xã hội của quốc gia. Những cuộc vấn đàm thường được tổ chức trước khi nhân viên rời cơ sở. Công tác nhân sự: trường hợp công tác xã hội ở Việt Nam Tại Việt Nam, nghề công tác xã hội trong những năm trước mắt và 5 10 năm tới là rất cần thiết do nước ta đang thực hiện những đổi mới kinh tế, xã hội quan trọng, to lớn như chuyển nền kinh tế sang phát triển theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước; thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, hội nhập kinh tế quốc tế, tái cấu trúc nền kinh tế v.v. Tất cả những điều đó dẫn đến những thay đổi trong các mối quan hệ giữa gia đình, cộng đồng, cá nhân với cơ 104 Ibid. p. 240. 201
quan, tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động kinh tế, như tìm việc làm, thất nghiệp, di chuyển lao động. Ngoài những tác động của phát triển kinh tế, sự gia tăng những hòan cảnh khó khăn trong trẻ em, người già, người khuyết tật, người đau ốm; sự gia tăng tệ nạn xã hội như hiện tượng lan nhiễm HIV, bạo hành phụ nữ, trẻ em.. Tất cả những hiện tượng đó đòi hỏi cần có một đội ngũ cán bộ, nhân viên công tác xã hội chuyên nghiệp nhằm giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa con người với con người, góp phần tích cực vào sự thực hiện và phát triển phúc lợi của một xã hội Việt Nam hiện nay. Với mục tiêu phát triển công tác xã hội trở thành một nghề ở Việt Nam. Nâng cao nhận thức của toàn xã hội về nghề công tác xã hội; xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức, nhân viên và cộng tác viên công tác xã hội đủ về số lượng, đạt yêu cầu về chất lượng gắn với phát triển hệ thống cơ sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội tại các cấp, góp phần xây dựng hệ thống an sinh xã hội tiên tiến, Chính phủ đã ra quyết định số 32/QĐ-CP phê duyệt “Đề án phát triển nghề công tác xã hội giai đoạn 2010 – 2020”. Một số nội dung dưới đây có thể làm căn cứ để thực hiện có hiệu quả nhất công tác nhân sự trong quản trị công tác xã hội. “Giai đoạn 2010 - 2015, hỗ trợ xây dựng các mô hình điểm Trung tâm cung cấp dịch vụ công tác xã hội; giai đoạn 2016 - 2020, hỗ trợ nhân rộng mô hình Trung tâm cung cấp dịch vụ công tác xã hội tại các quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phố; trường đại học, trường nghề để cung cấp dịch vụ công tác xã hội cho cá nhân, nhóm, gia đình và cộng đồng có vấn đề xã hội105. Trung tâm cung cấp dịch vụ công tác xã hội là mô hình mới, do Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cho phép thành lập trên cơ sở đề xuất của các cơ quan chức năng hoặc các tổ chức chính trị - xã hội và cử cán bộ quản lý, điều hành. 105 Thủ tướng Chính phủ: Đề án phát triển nghề công tác xã hội giai đoạn 2010 – 2020”. 202
Nguồn kinh phí hoạt động của Trung tâm: ngân sách nhà nước hỗ trợ, nguồn thu từ hợp đồng cung cấp dịch vụ cho chương trình, dự án trong nước và quốc tế; đóng góp tự nguyện của đối tượng; hỗ trợ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Ngân sách trung ương hỗ trợ xây dựng, trang bị ban đầu cho Trung tâm trong thời gian triển khai thí điểm. Tăng số lượng cán bộ, viên chức, nhân viên và cộng tác viên công tác xã hội làm việc ở các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến tỉnh, huyện và cấp xã, các tổ chức sự nghiệp cung cấp dịch vụ công tác xã hội, các trường đại học có đào tạo về công tác xã hội và cán bộ nhân viên công tác xã hội hoạt động độc lập; Tiêu chuẩn nghiệp vụ cán bộ, viên chức, nhân viên công tác xã hội của các cơ sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội, bao gồm: cơ sở bảo trợ xã hội; trung tâm chữa bệnh - giáo dục - lao động xã hội; trung tâm cung cấp dịch vụ công tác xã hội; cơ sở tham vấn, tư vấn theo nhóm đối tượng của công tác xã hội là người già, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, người nhiễm HIV/AIDS, người tâm thần, người nghiện ma túy và các đối tượng khác” Căn cứ vào những nội dung này, công tác nhân sự nói chung của ngành công tác xã hội xác định được cơ cấu đội ngũ cán bộ, nhân viên của mình về lĩnh vực làm việc, cấp làm việc; xây dựng và vận dụng các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng để đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ nhân viên theo hướng chuyên nghiệp, có trình độ ngày càng nâng cao. Đánh giá thành tích công việc Đánh giá thành tích nên dựa vào sự hoàn thành công việc của nhân viên hơn lượng giá nhân viên như là một con người; 203
1. Khái niệm Đánh giá Đánh giá là một sự miêu tả chính thức về giá trị, tính hiệu quả hay mức độ thành công của một người hay một cái gì đó. Mọi hoạt động của con người trong cơ quan, tổ chức cần thường xuyên được đánh giá. Mục đích của việc đánh giá là nhằm tổng kết lại những điều đạt được và chưa đạt được và nguyên nhân là gì. Từ đó tiếp tục điều chỉnh hoạt động hướng tới trạng thái tốt hơn. 2. Khái niệm Đánh giá thành tích công việc Đây là kiểm điểm định kỳ hay đánh giá những đặc điểm, tiềm năng và thành tích công việc của một người thông qua quan sát của người đánh giá hoặc trên cơ sở một tiêu chuẩn có tính hệ thống và đồng bộ hoặc các mục đích được người nhân viên và cấp trên thiết lập. Nó được sử dụng để quyết định thăng thưởng, điều động, giảm bớt hay cho tạm dừng nghỉ việc nhân viên một cách công bằng và có cân nhắc đúng đắn, xác định nhu cầu huấn luyện và như là một động lực khuyến khích và cơ sở cho công việc kiểm huấn/giám sát có hiệu quả. Khi mới hình thành, khái niệm đánh giá thành tích công việc chỉ được hiểu là một quá trình thường bắt đầu từ việc xây dựng một biểu mẫu đánh giá và kết thúc bằng cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên và cũng thường được tiến hành một cách đại khái, hời hợt, chỉ mang tính chất hình thức. Tuy nhiên, vào cuối thập kỷ 80, tại hầu hết các nước có nền kinh tế phát triển, đánh giá thành tích công việc đã chú trọng tới việc xây dựng các mục tiêu và thứ tự ưu tiên mà theo đó thành tích công việc sẽ được đánh giá: phương pháp này được gọi là quản trị thành tích công việc. Quản trị thành tích công việc là một biện pháp nhằm đạt được kết quả tốt hơn của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua việc tìm hiểu và quản lý thành tích công việc của mỗi cá nhân với những mục tiêu, những tiêu chuẩn và những yêu cầu về kỹ năng đã được thống nhất xây dựng trước bằng cách đánh giá và cải thiện thành tích công việc. 204
Nếu quản trị thành tích công việc là một bộ phận của hệ thống kiểm soát của DN thì đánh giá thành tích công việc chỉ là một quá trình của quản trị thành tích công việc. Đánh giá thành tích công việc là việc xem xét kết quả các công việc mỗi cá nhân đã được thực hiện. Mục đích của đánh giá thành tích công việc là để xác định vị trí hiện tại cho nhân viên thực hiện công việc đó. Trong khi đó, quản trị thành tích công việc là việc xây dựng những mục tiêu trong tương lai mà nhân viên đó cần đạt được. Đánh giá công việc của nhân viên và cán bộ là việc đối chiếu so sánh kết quả thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên theo vị trí công việc được phân công. Trong nghề công tác xã hội,Theo Kahle, “Lượng giá công việc của những người thực hành nghề công tác xã hội là một công cụ để thăng thưởng sự phát triển nghề nghiệp và thực tế đã được một số những nghề giúp đỡ khác công nhận”106 Thực tế nghề công tác xã hội là nghề dịch vụ phục vụ con người. Những người tham gia công việc đều là những người nhiệt tình với công việc và có tính nhân văn cao trong quan hệ giữa con người với con người. 3. Mục đích Mục đích (cái bạn muốn đạt được) và mục tiêu (cái mà bạn cố gắng đạt được) của việc đánh giá thành tích công việc Đánh giá thành tích công việc là một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà một người quản lý giỏi cần phải thực hiện tốt. Bất cứ một hệ thống đánh giá nào cũng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua việc đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tổ chức đều cố gắng tối đa khả năng của mình. Cụ thể đánh giá thành tích công việc nhằm ba mục đích sau: - Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không (khen thưởng) 106 Rex A. Skidmore (Xuất bản lần thứ 3) Quản trị ngành công tác xã hội Quản lý năng động và các mối tương quan nhân sự- Bản dịch của Lê Chí An (1988) NXB Thanh Hóa, tr. 335. 205
- Soát xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết - Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này 4. Mục tiêu Để đạt được các mục đích trên, việc đánh giá thành tích công việc cần phải có được những kết quả cụ thể sau đây (mục tiêu): - Xác định và xây dựng những nội dung công việc cụ thể mà từng cá nhân phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của bộ phận, nơi mà cá nhân đó làm việc - Thiết lập những kết quả chính hoặc quan trọng mà doanh nghiệp mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong công việc sau một khoảng thời gian nhất định - So sánh mức độ kết quả thành tích công việc của từng cá nhân với mức chuẩn, làm cơ sở cho việc để có chế độ thưởng thích đáng - Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của từng cá nhân thông qua kết quả công việc thực tế - Xác định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy quản lý hay không - Xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi - Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác lập kế hoạch nhân lực cho tổ chức - Cải thiện sự trao đổi thông tin trong công việc giữa các cấp khác nhau Thông qua phân tích kết quả công việc (dù là hoàn thành hoặc không hoàn thành), phát hiện các sai lỗi, hạn chế và nguyên nhân, để từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nhằm ổn định và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý. Việc không hoàn thành công việc có thể do một hay nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan đối với bản thân nhân viên, như: 206
- Quy định, quy trình chưa rõ ràng, phù hợp - Môi trường và điều kiện làm việc không thuận lợi - Người quản lý chưa thực sự giám sát và hỗ trợ kịp thời - Năng lực chuyên môn hạn chế - Động cơ làm việc suy giảm - Kỷ luật không được tuân thủ - Tâm lý bất ổn do gia đình, người thân v..v - Sức khỏe giảm sút do bệnh tật - V..v Do vậy, người quản lý cần đảm bảo tính mục đích của việc đánh giá nêu trên. Nếu biến đánh giá thành trừng phạt thì dẫn đến tâm lý sợ hãi, bao che, đổ lỗi, né tránh.v..v. Nếu đánh giá chung chung, chiếu lệ thì dẫn đến tâm lý dĩ hòa vi quý, bình quân chủ nghĩa. Hệ quả là mất người, không thúc đẩy được hiệu quả làm việc mà các nguyên nhân vẫn không được nhận diện và khắc phục, cải tiến. Điều kiện cần và đủ để đánh giá thành tích nhân viên một cách chính xác, hợp lý, đúng mục đích thì người quản lý phải: (1) Thiết lập rõ ràng về trách nhiệm - tiêu chuẩn công việc, mục tiêu và kế hoạch thực hiện; (2) Theo dõi, giám sát thường xuyên quá trình làm việc của nhân viên để hiểu rõ và có đủ thông tin, bằng chứng về kết quả làm việc. Điều kiện cần – thiết lập tiêu chuẩn và mục tiêu công việc 1. Người quản lý cần tiến hành rà soát và mô tả công việc cho từng chức danh. Trong đó, nêu rõ trách nhiệm công việc phải thực hiện, yêu cầu về trình độ và năng lực cần có để đảm nhận công việc. (Xem mô tả công việc). 2. Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu chính yếu (KPI) mà nhân viên cần hoàn thành trong kỳ đánh giá (tháng, quý, năm). Các mục tiêu công việc phải đảm bảo 207
nguyên tắc SMART, đó là: (i) cụ thể (Specific); (ii) đo lường được (Measurable); (iii) khả thi (Attainable); (iv) phù hợp với nguồn lực hiện có (Resource - based); (v) có thời hạn cụ thể (Time bound). 3. Xác định các tiêu chuẩn năng lực và hành vi nhân viên cần tuân thủ và thể hiện được ổn định trong quá trình làm việc. Ví dụ: Thế nào là chấp hành kỷ luật và tận tâm với công việc; thế nào là khả năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt; thế nào là phát huy được năng lực chuyên môn; v..v. 4. Giao việc cho nhân viên đảm bảo rõ ràng về trách nhiệm, mục tiêu và tiêu chuẩn công việc. Theo đó, hai bên cùng xác định các điểm yếu, hạn chế và khó khăn của nhân viên để cùng phối hợp và cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện. Thống nhất về kế hoạch thực hiện và đề nghị nhân viên cam kết thực hiện bằng văn bản. Điều kiện đủ - Theo dõi, ghi nhận và hỗ trợ kịp thời 1. Người quản lý cần thường xuyên hàng tuần, tháng theo dõi kết quả và trao đổi với nhân viên về kết quả và tiến độ hoàn thành công việc. Đánh giá kết quả và đưa ra những nhắc nhở, cảnh báo hoặc động viên, khích lệ cũng như những hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời. 2. Ghi chép lại những biểu hiện tốt và chưa tốt cũng như kết quả trao đổi với nhân viên, làm cơ sở cuối kỳ (tháng, quý) đánh giá chính thức. Nếu không trao đổi và ghi chép sẽ không có đủ luận cứ và bằng chứng để đánh giá khách quan và xác đáng về kết quả quá trình làm việc của nhân viên. 3. Chuẩn bị kỹ lưỡng và hẹn trước với nhân viên về buổi đánh giá cuối kỳ Xem xét lại tiêu chuẩn/mục tiêu quá trình làm việc và kết quả đạt được cũng như những nhắc nhở, cảnh báo các sai phạm/lỗi hoặc tuyên dương những thành tích. Đưa ra các câu hỏi có tính chất gợi mở, xây dựng để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục kỳ kế tiếp. 208
4. Lắng nghe và trao đổi với nhân viên về kết quả tự đánh giá của nhân viên cũng như những mong đợi trong kỳ kế tiếp. Cùng xác định những biện pháp cải thiện cụ thể và cam kết hỗ trợ nhân viên. 5. Trình bày các kết quả đánh giá theo yêu cầu của tổ chức và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Các phương pháp đánh giá thành tích công việc : Phương pháp dựa vào tính cách : Danh mục những đặc điểm tính cách được cho là quan trọng đối với công việc được đánh giá (bài luận/kể chuyện, các thang bậc đánh giá đồ họa, xếp hạng, chọn lựa bắt buộc). Các đặc điểm như: thâm niên nghề nghiệp, trình độ học vấn, khả năng ra quyết định, sự gắn bó, trung thành với tổ chức, kỹ năng giao tiếp, sự sáng tạo Tuy nhiên cần lưu ý rằng, tính cách và năng lực là những phạm trù rất khó đánh giá. Trong hầu hết các hệ thống đánh giá thì tính cách thường không được xếp vào các tiêu chí đánh giá, trừ khi nó có liên quan cụ thể, trực tiếp tới thành tích công việc. Trong khi đó năng lực lại được quan tâm đánh giá nhiều nhất. Năng lực là một kỹ năng thể hiện khả năng có thể hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Nó có thể bao gồm cả khả năng chuyển giao kỹ năng và kiến thức. Phương pháp mô tả khái quát hóa : Tương tự với phương pháp dựa vào tính cách, phương pháp mô tả về thành tích của người nhân viên giỏi được sử dụng như tổ chức, giao tiếp, đánh giá và động viên nhưng thường thì không có định nghĩa đầy đủ (bài luận/kể chuyện, các thang bậc đánh giá đồ họa, xếp hạng, chọn lựa bắt buộc). Trong phương pháp đánh giá mô tả, người đánh giá thể hiện đánh giá của mình về người được đánh giá bằng việc viết một bản báo cáo đánh giá. Báo cáo đánh giá thường tập trung mô tả những điểm mạnh và điểm yếu cụ thể nào đó về 209