Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý đơn đặt hàng

Ầ Ề CÔNG TY CP PH N M M MELIASOFT

Meliasoft Joint Stock Company

Ơ Ặ

Ả

QUY TRÌNH QU N LÝ Đ N Đ T HÀNG

Ụ 1. M C ĐÍCH ả ể ụ ụ ữ ượ ự ụ ơ c xây d ng đ ph c v nh ng m c đích sau: (cid:0) ặ ả ứ ầ (cid:0) ạ ị ệ ệ ả ả ấ ụ ố Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng đ Đáp ng nhu c u qu n lý. ố Đ m b o tính chuyên nghi p, th ng nh t cao trong công vi c, đem l i d ch v t i đa cho khách hàng.

Ạ Ụ

ậ ủ ượ Công ty/T p đoàn là khách hàng c a Meliasoft ử ụ và s d ng 2. PH M VI ÁP D NG ụ c áp d ng cho ả Quy trình đ i pháp Meliasoft 2010 gi

Ị 3. Đ NH NGHĨA

Ý nghĩa

ế

ề c y quy n

ậ ư ạ K ho ch v t t Phòng kinh doanh ế K toán kho ườ ượ ủ Ng i đ Giám đ cố ế ắ Vi t t t KHVT PKD KTK NDUQ GĐ

Quy trình xử lý trong hệ thống

Quy trình xử lý ngoài hệ thống

Dữ liệu trong hệ thống

Tài liệu chứng từ

Điều kiện rẽ nhánh

Bắt đầu Kết thúc

Sự kiện phát sinh giao dịch

Sự kiện phát sinh chứng từ

4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 1

Ơ Ồ Ổ 5. S Đ T NG QUÁT

QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

Quản lý đơn đặt hàng mua

Quản lý đơn đặt hàng bán

Quản lý đơn hàng sản xuất

Đơn đặt hàng mua

Đơn đặt hàng bán

Đơn đặt hàng sản xuất

Bán hàng

Nhập mua

Nhập kho thành phẩm

Vận chuyển

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 2

Ả Ơ Ặ 6. QU N LÝ Đ N Đ T HÀNG MUA

ộ b

Begin

c á c ,

u ầ c

t t

u h n

ậ v

ó c

h c ạ o h

n ậ h p

ế K

ơ ồ ử 6.1 S đ x lý

01 Yêu cầu mua hàng

P B

g n à h

Sửa Đơn Hàng

Hủy Đơn Hàng

02 Lập Đơn Hàng

07 Hủy Đơn Hàng

a u M

P B

03 Duyệt Đơn Hàng

g n ở ư

g n à h

a u M

Không Duyệt

P B

r T \ c ố đ m á G

Duyệt

Đơn đặt hàng mua

o h K ủ h T

Phiếu giao nhận hàng

04 Nhận Hàng

Phiếu nhập kho

Đơn đặt hàng mua

K T K

05 Lập giao dịch nhập mua, in phiếu

Phiếu nhập kho

06 Nhập kho

o h k

ủ h T

End

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 3

ả ế 6.2 Mô t chi ti t

ứ ộ ự ệ N i dung Tên s ki n Ng ự iườ ệ th c hi n Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft Mã sự ki nệ

ẽ , hàng hóa s ậ ậ ư ầ ử ầ (01) Yêu c u mua hàng ộ Các b ph n, phòng ban có nhu ầ c u mua v t t làm yêu c u mua hàng g i cho phòng mua hàng. Các bộ ph n cóậ nhu c uầ

ộ ầ ặ ơ Đ n đ t hàng mua ậ (02) ơ L p đ n hàng ệ ố ự Cán b phòng mua hàng d a ể ậ vào yêu c u mua hàng đ l p ơ đ n hàng vào h th ng. Bp. Mua hàng

ậ ộ ng b ph n ẽ ưở ệ ơ ặ ơ Đ n đ t hàng mua

ệ thì c duy t ướ ượ c (4). ơ ệ ơ (03) Duy t đ n hàng nưở GĐ/Tr g Bp mua hàng

ơ ặ ố Giám đ c ho c tr mua hàng s duy t đ n hàng mua. ơ ế + N u đ n hàng đ ể chuy n qua b ượ ế c + N u đ n hàng không đ : n uế ả duy tệ , có hai kh năng ự ị ủ thì th c hi n ệ ơ đ n hàng b h y ả ử ạ ặ n u ế ph i s a l ướ i b c (7) ho c thông tin trên đ n hàng thì quay ạ ướ i b l c (2).

ơ ủ

ậ c nh n v , ký vào phi u (04) Nh p hàng ủ Th kho ặ ứ Th kho căn c vào đ n đ t ể ể hàng mua đ ki m tra hàng ế ề ậ ượ đ giao nh n.ậ

ơ ế ứ ế ậ Phi u nh p mua ậ ủ ị ị (05) KTK ậ ủ ế ậ L p giao d ch ậ nh p mua, in phi uế ặ K toán kho căn c vào đ n đ t ế hàng mua và phi u giao nh n ậ ậ ủ c a th kho l p giao d ch nh p ệ ố mua vào h th ng, sau đó in ấ phi u và l y xác nh n c a các bên liên quan.

ủ ế ậ Th kho ti n hành nh p kho ậ (06) Nh p kho Th khoủ

ộ ọ

ặ ơ Đ n đ t hàng mua ủ ơ (07) H y đ n hàng BP.Mua hàng Cán b phòng mua hàng ch n ọ ậ ơ đ n hàng đã l p, ch n thao tác ệ ố ủ h y trong h th ng.

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 4

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 5

Ả Ơ Ặ 7. QU N LÝ Đ N Đ T HÀNG BÁN

Begin

ơ ồ ử 7.1 S đ x lý:

01 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng

END

g n à h

n á b

02 Kiểm tra lượng hàng tồn kho

n ậ h p

ộ B

Thiếu

03 Thông báo với khách hàng

Đủ

Đơn đặt hàng bán

04 Lập đơn hàng bán

Đơn đặt hàng bán

g n ở ư

g n à h

05 Duyệt đơn đặt hàng bán

n á B

Không duyệt

P B

r T \ c ố đ m á G

Duyệt

n á b

Yêu cầu sản xuất

06 Yêu cầu sản xuất

g n à h

n ậ h p

ộ B

07 Quản lý sản xuất

y ã m à h N

Hóa đơn bán hàng

Phiếu nhập thành phầm

K T K

08 Lập hóa đơn , in hóa đơn, lệnh xuất kho

Lệnh xuất kho

09 Xuất kho

o h k

ủ h T

End

ặ ả ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 6

ả ế 7.2 Mô t chi ti t

ứ ự ệ ộ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ Ch c năng và báo ử ụ cáo s d ng trên ề P.M m Meliasoft

ộ ầ ừ (1) ậ ế Ti p nh n yêu ầ c u mua hàng BP.Bán hàng ậ Cán b phòng bán hàng ghi nh n yêu c u mua hàng t phía khách hàng.

ộ ể ồ ệ ố

ể ng ự (2) ượ Ki m tra l ồ hàng t n kho BP.Bán hàng ượ ứ c Cán b phòng bán hàng ki m tra ượ ng t n kho trên h th ng. l ứ ượ thì ể ế c + N u có th đáp ng đ ệ ướ c (4). th c hi n b ế ể + N u không th đáp ng đ ệ ướ ự thì th c hi n b c (3)

ộ ậ

(3) ượ ứ Thông báo v i ớ khách hàng BP.Bán hàng ớ B ph n bán hàng thông báo v i ơ khách hàng lý do đ n hàng ể không th đáp ng đ c.

ặ ơ Đ n đ t hàng bán ơ ặ ộ (4) ơ ậ L p đ n đ t hàng bán BP.Bán hàng thông tin ghi nh n ậ ứ Căn c vào ủ ầ ượ ừ đ yêu c u mua hàng c a c t khách hàng, cán b phòng bán ặ ậ hàng l p đ n đ t hàng bán trên ệ ố h th ng.

ậ ưở

ặ ơ Đ n đ t hàng bán

ệ thì c duy t ệ ự ộ (5) ệ ơ Duy t đ n hàng ệ ố ượ ự đ ng th c hi n

GĐ/ ngưở Tr BP.Bán hàng c ệ ướ ộ ố ặ ng b ph n Giám đ c ho c tr ơ ệ bán hàng duy t các đ n hàng đã ượ ậ đ c l p trên h th ng. ơ ế + N u đ n hàng đ ệ ố h th ng t ướ c (6). b ơ ế + N u đ n hàng không đ ự duy tệ thì th c hi n b ượ c (3)

ầ ầ ả ấ ượ ơ (6) ệ ố H th ng ả B ng yêu c u ấ ả s n xu t ậ L p yêu c u s n xu tấ

ầ ệ c duy t ả ầ ả (7) ấ S n xu t Nhà máy ấ ẩ ơ ậ ế ậ ả B ng yêu c u ấ ả s n xu t ơ Hóa đ n hàng bán ệ ơ ệ ơ (8) KTK ấ ủ L p hóa đ n, in hóa đ n và l nh xu t kho ầ ả ả c B ng yêu c u s n xu t đ ữ ậ ự l p d a trên nh ng đ n hàng ượ đ ấ Nhà máy s n xu t theo yêu c u ả s n xu t. Sau khi thành ph m hoàn thành ậ nh p kho, K toán kho l p hóa ơ đ n bán hàng, in hóa đ n, l nh ấ xu t kho giao cho th kho.

ủ ệ ấ ấ (9) Xu t Kho ủ Th Kho ự ấ ứ Th kho căn c vào l nh xu t ệ kho th c hi n xu t kho.

ặ ả ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 7

Ơ Ặ Ả Ấ Ả 8. QU N LÝ Đ N Đ T HÀNG S N XU T

Begin

X S h c ạ o h

Yêu cầu sản xuất

Sửa Đơn Hàng

Hủy Đơn Hàng

ơ ồ ử 8.1 S đ x lý

02 Hủy Đơn Hàng

01 Lập đơn hàng sản xuất

ế K P B

03 Duyệt đơn hàng

g n ở ư

X S h c ạ o h

r T Đ G

ế K P B

Không Duyệt

Duyệt

ấ u x

Đơn hàng sản xuất

n ả s

04 Sản xuất

n ậ h p

ộ B

Báo cáo thành phẩm nhập kho

05 Tích hoàn thành đơn hàng

X S h c ạ o h

End

ế k P B

ả ặ ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 8

ả ế 8.2 Mô t chi ti t

ứ

ộ ự ệ Tên s ki n N i dung Ng ự iườ ệ th c hi n Mã sự ki nệ

ạ ộ ế ấ ậ

Ch c năng và ử ụ báo cáo s d ng trên P.M mề Meliasoft ặ ơ Đ n đ t hàng ấ ả s n xu t ả ấ ự ừ (01) phòng kinh ơ ậ L p đ n hàng ấ ả s n xu t BP.Kế ạ ho ch SX Cán b k ho ch s n xu t l p ả ơ đ n hàng s n xu t d a trên yêu ấ ổ ầ ả c u s n xu t t ng t ử ế doanh g i đ n.

ơ ượ ặ ơ Đ n đ t hàng ấ ả s n xu t ỷ ơ (02) Hu đ n hàng BP.Kế ạ ho ch SX ệ c duy t Khi đ n hàng không đ ệ ủ ự ấ ả ư đ a vào s n xu t, th c hi n h y ơ đ n hàng.

ặ ưở ấ ẽ ặ ơ Đ n đ t hàng ấ ả s n xu t ả ấ ệ thì c duy t ướ ượ c (4). ế ể ế ượ ơ ệ ơ (03) Duy t đ n hàng ạ nưở GĐ/Tr g BP.Kế ho ch SX c : n u ế đ n ơ ệ ướ ự ả ị ủ thì th c hi n b ả ử ạ c i thông i ạ thì quay l ậ ộ ố ng b ph n Giám đ c ho c tr ạ ệ ơ ế k ho ch s n xu t s duy t đ n ả hàng s n xu t. ơ + N u đ n hàng đ chuy n qua b + N u đ n hàng không đ duy tệ , có hai kh năng hàng b h y (2) ho cặ n uế ph i s a l ơ tin trên đ n hàng ướ c (1). b

ả ả ậ ả ơ ệ ả ấ ộ ấ ự ả (04) ấ S n xu t ơ B ng kê đ n ấ ả hàng s n xu t ấ B ph n s n xu t th c hi n s n xu t theo đ n hàng s n xu t. BP.S nả xu tấ

ả ậ ứ ẩ ậ ệ ố ả ạ (05) Tích hoàn thành ơ đ n hàng BP.Kế ạ ho ch SX ơ B ng kê nh p kho thành ph mẩ ơ Đ n hàng s n xu tấ Căn c vào báo cáo nh p kho ộ thành ph m trên h th ng, cán b ấ ả ế k ho ch s n xu t tích hoàn ấ ả thành đ n hàng s n xu t

ặ ả ơ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Qu n lý đ n đ t hàng 9