Hoạt động quảng bá và tổ chức
các buổi lễ (phần 2)
Hội nghị thường niên: Có nhiều địa
điểm khác nhau để tổ chức sự kiện
này, từ khách sạn, hội trường công
cộng đến các hội triển lãm hay những trung tâm hội nghi
lớn . tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong
việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia.
Hội nghi thường niên thường mang tính trang trọng và có
nghị cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình
cũng phải như thế.Phấn nội dung chính của nhưng
chương trình như thế này sẽ bao gồm những phiên bản
họp đã có, bài diễn văn chủ chủ tịch, bản kê khai tài chính
và kiểm toán hàng năm, phần trinh bày của các giám
đốc,….
Cần đề cập ra số lần thông báo trước cũng như các
phương thức triệu tập hội nghị thường niên, hoặc trong
điều lệ của tổ chức hoặc thong qua các điều khoản yêu
cầu về pháp lý của công ty. Dù là thế nào thí những điều
khoản này củng cần được tuân thủ chặt chẽ, nếu không
nếu không cuộc họp sẽ vô hiệu lực hoặc bị cho là vi phạm
quy định.
Hội nghị
Hội nghị là một phương pháp giao tiếp rất hiệu quả, với rất
nhiều cơ hội tốt cho hoạt động PR. Sau đây là một số gợi
ý hướng dẫn giúp bạn tổ chức hội nghi thành công dưới
góc độ một chuyên viên PR.
Các điểm chung
Hội nghị thường đề cập đến rất nhiều vấn đề xoay quanh
một chủ đề lớn. Đó là sự kết hợp giữa lời nói (phiên toàn
thể,hội thảo các hoạt động được bổ trợ),trưng bày hình
ảnh âm thanh và các thần thuyết trình, hình thức văn bản
(tài liệu phát cho người tham dự), vật thể chưng bày,và
đôi khi có cả một cuộc triển lãm nhỏ. Thông thường đây
là hoạt dộng nhầm đến tất cả mọi người, được tổ chức
trong một hội trường hay nhà hát lớn, với dàn bục dành
cho những buổi họp và bài phát biểu theo nghị trình.
Hội nghi thường rất phức tạp (như hội nghị chính trị), kéo
dài đến 5 ngày và đi kèm với những buổi họp “bên lề” (các
buổi gặp gỡ, tọa đàm hay dón tiếp ngoài phần chính của
hội nghi) đóng vai trò như những vệ tinh các phiên họp
chính của hội nghị cũng rất đơn giản, chỉ diễn ra trong một
vài ngày với lượng khán giả nhất định và với một phiên
họp toàn thể duy nhất.
Số lượng khách tham dự
Hội nghị thường là buổi họp rất đông các đại biểu và
khách tham dự. số lượng tham dự cũng không cố định,
thường dao động từ 150 người đến vài trăm người. trung
bình, có một hội nghị có khoảng 350- 450 người tham dự.
Thời điểm
Hầu hết các hội nghị lớn thường được tổ chức vào mùa
thu – từ tháng 9 đến đầu tháng 11, vốn là những tháng
được ưa chuộng nhất các hội nghị về giáo dục tổ chức tại
các trường đại học diễn ra vào kỳ nghỉ hè. Điều có thể sẽ
thay đổi trong tương lai khi một số trường đại học đang
xem xét đến việc giảm ký nghĩ hè dài và tổ chức thêm
các học kỳ trong năm để tiết kiệm chi phí
Thời gian