MBA trong tầm tay
(P6)
SỰ KẾT HỢP GIỮA CÁC YÊU CẦU VỀ
NHÂN SỰ VÀ CHUYÊN MÔN
Cho đến giờ, chúng ta đã phác thảo những nhiệm
vụ mà Lucy phải thực hiện trong công việc của
mình,
những nhiệm vụ cần thiết cấu thành yêu cầu
chuyên môn của công việc. Chúng ta cũng đã bàn
luận đến tính cách của Lucy cũng như việc chúng
liên quan đến công việc của cô như thế nào. Hiển
nhiên, Lucy và công việc của cô là rất phù hợp. Tuy nhiên, chúng ta vẫn chưa
rõ việc quản lý của Lucy sẽ bắt đầu tạo ra sự phù hợp đó ra sao.
Hầu hết các nhà quản lý sẽ đơn giản chỉ phân công công việc, giải thích yêu
cầu của công việc và sau đó hy vọng Lucy sẽ thực hiện công việc theo quy
trình đã được thiết lập từ trước. Trong một thời gian dài, những bước thực
hiện như thế này đã trở thành quy chuẩn và dẫn đến hiệu suất trong công việc
.
Tóm lại, các yêu cầu chuyên môn được đáp ứng và công việc tiến hành đều.
Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra với các nhu cầu của con người - như kỳ vọng, l
òng
tin cá nhân, tính sáng tạo và sự phát triển của riêng Lucy -
những thứ này xem
qua có vẻ dễ dàng bị bỏ qua, đặc biệt khi Lucy tin vào nỗ lực tốt nhất của cô,
bất kể điều gì.
Khoảng 30 năm trở lại đây, thậm chí từ trước đó nữa, một loạt các cuộc
nghiên cứu đã được tiến hành về tổ chức và tái tổ chức công việc. Một trong
những nguyên tắc quan trọng nhất được phát hiện ra thông qua các cuộc
nghiên cứu này là: Những nhân viên càng được khuyến khích tự tổ chức và
quản lý công việc của mình theo các cách phù hợp nhất v
ới phong cách sẵn có
của họ (đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và đòi hỏi của công việc), thì quá trình
thực hiện công việc trong một thời gian nhất định sẽ tốt hơn và sự tận tâm
dành cho tổ chức cũng cao hơn. Mặc dù nguyên tắc này có vẻ hiển nhiên và
đã được chứng minh trong công việc thực tế, tuy nhiên, phải mãi đ
ến gần đây,
nhiều nhà quản lý mới bắt đầu tuân theo.
Ngày càng nhiều tổ chức cho thành lập những Đội tự quản công việc và nó
phù hợp với nguyên tắc đã được nêu trên. Mục đích của xu hướng này là
khuyến khích các Nhóm làm việc mà không cần đến sự giám sát ngoại vi -
thay vào đó là dựa vào nguồn lực bên trong của chính họ như lãnh đ
đề ra các kế hoạch, phụ trách chất lượng, quản trị mối quan hệ của các thành
viên… Tâm điểm của hoạt động này chính là tính tự quản, tức cho phép và
khuyến khích các nhân viên đưa những đặc điểm cá nhân mình vào công việc
Những nhân viên giống Lucy ít cần đến sự giám sát. Một nhà quản lý có thể
giao việc cùng với những nguồn lực để cô thực hiện công việc đó, còn mình
rút lui vào hậu trường.
Điều này không có nghĩa công việc của nhà quản lý đó
kết thúc ở đây. Rút lui vào hậu trường có nghĩa là để Lucy tự kiểm soát bản
thân mình; nó không có nghĩa là nhà quản lý không còn đóng vai trò gì nữa
trong công việc. Đến một lúc nào đó, Lucy sẽ cần thêm các nguồn lực, ngoài
các chính sách, sự đào tạo đặc biệt, các cơ hội, sự bàn luận và cả sự giúp đỡ
để tiếp cận những người quan trọng trong hệ thống tổ chức.
Vai trò của nhà quản lý cần trở thành một người tạo điều kiện hoặc huấn
luyện viên hơn là người quản lý, một người cố vấn đầy kinh nghiệm hơn là
một ông chủ, một người có thể duy trì được hiểu biết về môi trường làm việc
chung rộng lớn hơn nhằm giúp các nhân viên làm việc.
Điều đặc biệt quan trọng đối với một nhà quản lý là kiên định chú ý đến mọi
thứ đáp ứng những quan điểm về công việc của các cá nhân như thách thức,
tính đa dạng trong công việc, hiểu toàn bộ quá trình làm việc, được làm điều
gì đó có ý nghĩa và khiến các nhân viên cảm thấy có giá trị khi là thành viên
của tổ chức. Khi các nhân tố này được đáp ứng, thì nhân viên sẽ gần như gắn
bó chặt chẽ với công việc, cũng như với con người và tổ chức đó (chúng ta sẽ
bàn luận vấn đề này sâu hơn tại phần sau với nội dung về sự tận tâm của nhân
viên).
Việc hiểu tất cả những điều này theo cách chung mới chỉ là bước thứ nhất.
Bước quan trọng tiếp theo là phải áp dụng nó vào thế giới đặc biệt của mỗi cá
nhân nhân viên.
Điều gì khiến công việc trở nên thách thức hơn với Lucy? Điều gì sẽ đáp ứng
được sự đa dạng trong nhu cầu của cô? Những khía cạnh nào trong công việc
của Lucy sẽ tạo ra sự toàn vẹn? Điều gì sẽ đem lại ý nghĩa của công việc
trong con mắt của cô? Và những thứ gì cô coi là có giá trị? Phải đứng trên lập
trường của chính Lucy để trả lời những câu hỏi này, chứ không phải từ quan
điểm của ông chủ cô .
Việc cần thiết để bản thân các nhân viên thiết kế và tái thiết kế cách thức để
họ có thể chỉ dẫn công việc của mình nằm trong định đề đã được đề cập trước
đó. Kết quả sẽ là công việc được thực hiện tốt hơn và nhân viên sẽ tận tâm
hơn với tổ chức.
TẠO NÊN NHỮNG MỐI LIÊN HỆ CÁ NHÂN PHÙ HỢP: HIỂU GIÁ
TRỊ CỦA NHAU
Lucy thường làm việc gần gũi với Fred. Dù kết hợp với nhau rất tốt trong
công việc chung nhưng họ lại rất khác nhau về tính cách và những quan điểm
về giá trị bản thân. Lucy là một người nguyên tắc và tập trung,
tiến hành công
việc theo một kế hoạch định trước, xử lý tốt các chi tiết công việc, giữ bình
tĩnh và thận trọng nếu phải giải quyết các rắc rối, thích giao thiệp với mọi
người và có sự tự tin. Ngược lại, Fred có xu hướng tự do,
có thể lùi bước hoặc
tiến tới trong công việc, không có kế hoạch trong công việc của mình như thể
anh ta chỉ phác thảo toàn bộ bức tranh mà không hề có chi tiết, mất kiểm soát
nếu có rắc rối, thỉnh thoảng anh ta cũng thích làm việc cùng người khác
nhưng thường xuyên không đưa ra định kiến của mình và khó đưa ra các
quyết định. Fred coi mình là thành viên sáng tạo của bộ đôi (Fred v
à Lucy) và
anh coi Lucy như một người thực hiện trực tiếp các ý kiến của mình. Lucy
đồng ý.
Sự khác nhau giữa Lucy và Fred có thể dễ dàng là nguồn gốc của mâu thuẫn.
Thực tế, cho đến khi có đủ hiểu biết về những khác biệt của nhau, họ cũng
trải qua nhiều va chạm. Lucy cố gắng làm cho Fred trở thành người có tính tổ
chức hơn và thường xuyên than phiền rằng anh ta không bao giờ hăng hái với
điều mình đang làm. Fred c
ũng than phiền rằng Lucy không có bất cứ sự sáng
tạo gì và thường chú ý quá nhiều đến các chi tiết. Thực ra, cả hai người đều
bổ sung cho nhau rất tốt, thực tế họ đã tạo ra sự cân bằng và cùng hướng tới
công việc chung, người này bù đắp cho chỗ thiếu hụt của ngư
ời kia. Lucy học