Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ HIỀN

Mã số sinh viên : 1607QTVA061

Khóa : 2016-2018

Lớp : ĐHLTQTVPK16A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Qua một thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội, dưới sự chỉ dạy và hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo, em đã

được trau dồi rất nhiều kiến thức cần thiết, bổ ích.

Để có được hành trang tri thức và kinh nghiệm thực tiễn như ngày hôm

nay, góp phần cho em hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn các

Thầy, Cô giáo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và trang bị

cho em những kiến thức, kỹ năng cơ bản để em thực hiện tốt công việc sau

này. Đặc biệt, trong quá trình làm khóa luận, em xin chân thành cảm ơn tới

Ths. Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Bộ môn Văn bản, Khoa Quản trị Văn

phòng, Cô đã tận tâm hướng dẫn em trong suốt thời gian qua để em hoàn

thành tốt khóa luận. Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Văn

phòng Học viện Hành chính Quốc gia và các viên chức, người lao động thuộc

Văn phòng Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình

tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập thông tin, tài liệu để hoàn thành đề tài nghiên

cứu này.

Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn khóa luận

này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn,

góp ý của Quý Thầy, Cô để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn cũng

như để em tiếp thu học tập và nghiên cứu tốt hơn trong những công trình tiếp theo.

Em xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia” là công trình nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có chú thích rõ ràng và hoàn toàn trung thực. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2018

Sinh viên

Vũ Thị Hiền

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa

1. HCQG Hành chính Quốc gia

2. ĐTBD Đào tạo, bồi dưỡng

3. CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức

4. QLNN Quản lý nhà nước

5. QPPL Quy phạm pháp luật

6. TP Thành phố

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 3

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 4

6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 4

7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 4

8. Kết cấu của đề tài .......................................................................................... 4

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN ............................................................................................ 6

1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước ................................... 6

1.1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 6

1.1.1.1. Khái niệm về văn bản ........................................................................... 6

1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước .............................................. 7

1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước ................................................ 8

1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước ................................... 8

1.1.3.1. Chức năng thông tin ............................................................................. 8

1.1.3.2. Chức năng quản lý ............................................................................... 8

1.1.3.3. Chức năng pháp lý ............................................................................... 9

1.1.3.4. Một số chức năng khác ........................................................................ 9

1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước................................................... 10

1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan

quản lý nhà nước ............................................................................................. 10

1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý ............... 10

1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động

của bộ máy lãnh đạo và quản lý ...................................................................... 10

1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật ....... 11

1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước .......................................................... 11

1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật ................................................................ 12

1.2.2. Văn bản hành chính ............................................................................... 12

1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ................................................................ 13

1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường .................................................... 13

1.2.3. Văn bản chuyên ngành .......................................................................... 14

1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước ................. 15

1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền ......................................................................... 15

1.3.2. Yêu cầu về nội dung .............................................................................. 15

1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày............................................. 16

1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ ............................................................................. 17

1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ........................... 18

Tiểu kết ............................................................................................................ 19

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ........................ 21

2.1. Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia .......................................... 21

2.1.1. Lịch sử hình thành ................................................................................. 21

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 24

2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy ......................................................................... 26

2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn

bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ........................................................... 27

2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành

chính Quốc gia ................................................................................................ 28

2.3.1. Số lượng văn bản ban hành ................................................................... 28

2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản ......................................................... 30

2.3.3. Về nội dung văn bản ............................................................................. 31

2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................................ 32

2.3.5. Về ngôn ngữ văn bản ............................................................................ 41

2.3.6. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ...................... 41

2.4. Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện

Hành chính Quốc gia ....................................................................................... 45

2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 45

2.4.2. Hạn chế .................................................................................................. 48

2.4.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 49

Tiểu kết ............................................................................................................ 51

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN

HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ......................................................................... 52

3.1. Một số giải pháp ....................................................................................... 52

3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

......................................................................................................................... 52

3.1.2. Mẫu hóa văn bản ................................................................................... 53

3.1.3. Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ

chuyên môn của công chức, viên chức, người lao động làm công tác soạn thảo

và ban hành văn bản ........................................................................................ 54

3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác

soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

soạn thảo và ban hành văn bản ........................................................................ 55

3.1.5. Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm cũng như sự phối hợp chặt chẽ

giữa các công chức, viên chức, người lao động .............................................. 56

3.1.6. Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác soạn thảo và ban

hành văn bản .................................................................................................... 57

3.2. Một số đề xuất cụ thể ............................................................................... 58

Tiểu kết ............................................................................................................ 59

KẾT LUẬN .................................................................................................... 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 62

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp. Văn bản

ngày càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động giao

tiếp của con người. Trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan hiện nay, trên

mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành… đều gắn liền với

văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của

mỗi cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy,

thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ

quan mình. Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố quan

trọng để kiến tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước, là công cụ để tổ

chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, là kết quả của công tác quản lý.

Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động

của các cơ quan nói chung và các đơn vị sự nghiệp nói riêng hiện nay đã đạt

được nhiều thành tích đáng kể. Đặc biệt, sau khi Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban

hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính, thì công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính ngày càng được nề nếp, khắc phục được nhiều hạn chế trước

đây. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều hạn chế về cả

nội dung và thể thức.

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi em có thời gian công tác thực tế tại đây nên em

muốn tìm hiểu, khai thác thêm nhiều khía cạnh hơn về hoạt động của cơ quan,

đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản để gắn liền lý thuyết

học tập với thực tiễn.

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản của cơ quan, đơn vị cũng như để hoàn thành kế hoạch học tập của bản

thân, tác giả đã lựa chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu như: giáo trình,

sách, bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài khóa luận

tốt nghiệp,… nghiên cứu về vấn đề này. Sau đây, là danh mục các công trình

đã nghiên cứu có liên quan:

* Các giáo trình và sách:

- Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban

hành văn bản, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

- Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản

quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia

Thành phố Hồ Chí Minh.

- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh

Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao

động, Hà Nội.

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và

công tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.

- Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính,

Nxb Thống kê, Hà Nội.

- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao

động, Hà Nội.

- PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác

văn thư, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội.

- Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Đại học

Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh.

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.

- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao

thông Vận tải, Hà Nội.

* Các khóa luận tốt nghiệp:

- Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa

luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành

chính Quốc gia.

Các công trình nghiên cứu trên đã làm rõ các vấn đề lý luận về văn bản

quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản… trong các cơ

quan nhà nước.

Các bài khóa luận đã đề cập tương đối đầy đủ về công tác soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính, nêu ra thực trạng công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đề ra được những

quy định, giải pháp khắc phục hạn chế.

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác

soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.

3. Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

- Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia.

- Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và

ban hành văn bản của Học viện HCQG.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản và công tác soạn thảo và ban

hành văn bản.

- Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,

của Học viện Hành chính Quốc gia.

- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện Hành chính Quốc gia.

- Chỉ ra được những mặt đã đạt được và những mặt hạn chế của công

tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.

- Tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó và đề xuất một số giải

pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia.

- Phạm vi nghiên cứu gồm:

+ Về thời gian: Từ năm 2016 đến 30/11/2018,

+ Về không gian: Tại Học viện Hành chính Quốc gia, số 77 Nguyễn

Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội,

+ Về nội dung: Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Hiện tại công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành

chính Quốc gia còn có một số hạn chế, nếu có giải pháp hợp lý nâng cao hiệu

quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ khắc phục được những hạn

chế, bất cập đó.

7. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương khảo sát thực tế;

- Phương pháp phỏng vấn;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp;

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp so sánh.

8. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài

được chia thành 3 chương:

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện Hành chính Quốc gia.

Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và

ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Khái niệm về văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và được

tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Vì vậy, có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều

quan niệm khác nhau về văn bản.

Theo Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997,

văn bản là “Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu

lại làm bằng chứng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký

hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung

ý nghĩa trọn vẹn” [13,1078].

Trong Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Học viện Hành chính

Quốc gia, năm 2008, nêu “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông

tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [4,8]. Đây là khái niệm được

dùng rất phổ biến trong nghiên cứu văn bản hiện nay.

Theo tác giả Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp

công tác văn thư”, dưới góc độ văn bản học, “Văn bản là vật mang tin được

ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [8,45], ta có thể hiểu văn bản chính là

phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể

bằng chữ viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước. Cũng trong tài liệu

trên, dưới góc độ hành chính học, “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công

văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [8,47].

Ở Khóa luận này, tác giả nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành

văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, căn cứ vào đó tác giả sử dụng

khái niệm văn bản do tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho Khóa

luận: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức” [8,47].

1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác nhau.

Sau đây là một số quan niệm về văn bản quản lý nhà nước.

Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả

Vương Đình Quyền có nêu “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ

quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý

và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục

và thẩm quyền luật định” [8,48].

Hay trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”,

GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm định nghĩa văn bản quản lý nhà nước như sau:

“Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước

đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để

điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước. Văn

bản quản lý là nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật

định” [10,26].

Theo “Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản” năm 2008

của Học viện Hành chính Quốc gia đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà

nước là những quyết định và và thông tin quản lý thành văn (được văn bản

hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự,

thủ tục và hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng

những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ

nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân” [4,9].

Như vậy, có các cách hiểu khác nhau về văn bản quản lý nhà nước. Tuy

nhiên, trong Khóa luận này, khi nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành

văn bản, tác giả sử dụng khái văn bản quản lý nhà nước trong cuốn “Lý luận

và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền “Văn bản

quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi

chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt

động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [8,48].

1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau:

- Về chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước: do các cơ quan nhà

nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó ban hành theo thẩm quyền

được Nhà nước quy định.

- Về nội dung văn bản quản lý nhà nước: chứa quyết định quản lý và

thông tin quản lý.

- Về trình tự, thủ tục, hình thức ban hành văn bản quản lý nhà nước:

theo quy định.

- Về mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm

điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với

nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước

1.1.3.1. Chức năng thông tin

- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lý,

truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết

cho hoạt động quản lý, đánh giá các thông tin th được qua các hệ thống truyền

đạt thông tin khác.

- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp

nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử

dụng như thế nào trong thực tế quản lý hành chính nhà nước.

- Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:

+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết.

+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày.

+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược.

1.1.3.2. Chức năng quản lý

- Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả

công việc (trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các

hoạt động quản lý, ví dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, thông báo…)

- Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo được khả năng

thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản).

- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước

gồm 02 loại:

+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản

lý: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập

mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Nghị định, nghị quyết,

quyết định…

+ Văn bản giúp cho cơ quan hành chính nhà nước tổ chức các hoạt

động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công

văn, báo cáo…

1.1.3.3. Chức năng pháp lý

- Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành

chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các

quyết định hành chính).

- Thể hiện trên hai phương diện:

+ Chứa các quy phạm pháp luật.

+ Là căn cứ pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể

Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể

hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý

hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý.

- Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản

quản lý hành chính là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính

nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực.

- Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những

văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, có những loại mang

tính chất cưỡng chế thực hiện.

1.1.3.4. Một số chức năng khác

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn có

một số chức năng khác như chức năng văn hóa-xã hội, chức năng thống kê,

chức năng kinh tế…

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình

nhận thức lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên, luôn sản sinh ra

do một nhu cầu xã hội nhất định. Hay văn bản là một công cụ không thể thiếu

của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, xây dựng

văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật có hiệu quả.

1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ

quan quản lý nhà nước

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin

rất lớn, đa dạng và biến đổi. Thông qua các loại văn bản quản lý, có thể thu

thập rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, đó là các thông

tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu,

phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động

cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động, quan hệ công tác

giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; về tình hình đối tượng bị quản lý… Nếu

văn bản thiếu thông tin, không cụ thể về trách nhiệm sẽ không đảm bảo được

việc truyền đạt nội dung tới người đọc, cũng như khó khăn cho việc quản lý.

1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý

Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một phương tiện thu

thông tin và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức duy trì, điều hành hoạt

động quản lý. Văn bản quản lý nhà nước cũng là phương tiện thiết yếu để các

cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến, tạo

nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi

loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học.

1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi

hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý nhà nước là cơ sở quan trọng giúp

cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra

cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý nhà

nước là một căn cứ quan trong về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng

pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo

hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác

đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ

quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà

nước nói chung.

1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà

nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật

hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các

công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù

hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước.

Các hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự

phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các

luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật luật lệ đó. Đó là một công cụ

tất yếu của xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính

nói riêng.

1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính

phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành

trong hoạt động của các cơ quan bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã

hội. Theo các Nghị định này có thể nhận thấy, văn bản hành chính gồm 02

loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Trên

cơ sở đó và từ góc độ nghiên cứu về soạn thảo văn bản, văn bản quản lý nhà

nước được chia thành: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (cá

biệt, thông thường), văn bản chuyên ngành. Từ những lý luận trên và đối

tượng nghiên cứu, tác giả sẽ tập trung đi sâu vào nghiên cứu văn bản

hành chính.

1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật

- Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày

22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016 định nghĩa như sau: “Văn bản quy

phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo

đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật. Văn bản có

chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền,

hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản

quy phạm pháp luật” [16,1].

- Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:

+ Phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với những hình

thức theo luật định.

+ Nội dung của văn bản chứa quy phạm pháp luật.

+ Trình tự, thủ tục ban hành văn bản được quy định chặt chẽ trong Luật

ban hành văn bản QPPL và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

+ Nhà nước đảm bảo việc thực hiện các văn bản QPPL bằng các biện

pháp thích hợp như: Tuyên truyền, giáo dục thuyết phục, các biện pháp về tổ

chức, hành chính, kinh tế và trong trường hợp cần thiết là biện pháp cưỡng

chế bắt buộc thi hành.

1.2.2. Văn bản hành chính

- Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp

công tác văn thư: Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước

không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định,

phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể

khác của hoạt động quản lý [8,66-67].

- Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính

có đưa ra: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình

thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý

xã hội” [12,6].

- Đặc điểm của văn bản hành chính:

+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ

chức tham gia quản lý xã hội.

+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều

chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.

+ Văn bản hành chính được ban hành theo trình tự thủ tự nhất định

và có thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành

văn bản.

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-

CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị

định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

thì văn bản hành chính được chia thành 2 loại gồm văn bản hành chính cá biệt

và văn bản hành chính thông thường

1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt

- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành

chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính cá biệt là những quyết

định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan,

công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định

nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối

tượng cụ thể được chỉ rõ” [4,28]. Văn bản hành chính cá biệt bao gồm: Quyết

định cá biệt và Nghị quyết cá biệt.

- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt:

+ Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền

ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định.

+ Văn bản hành chính cá biệt có nội dung chứa những quy tắc xử sự

riêng, được áp dụng đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp

dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt.

+ Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo

quy định của pháp luật.

1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường

- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành

chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính thông thường là văn bản

dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố

hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung kết quả hoạt

động của một cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong hội

nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc

giữa nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường

không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho

văn bản QPPL hoặc văn bản cá biệt” [4,28]. Văn bản hành chính thông

thường bao gồm: Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn,

Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ

trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy chứng nhận, Giấy mới, Giấy giới thiệu, Giấy

đi đường, Thư công, Chỉ thị, Phiếu chuyển, Phiếu gửi, Giấy biên nhận hồ sơ,

Giấy nghỉ phép, Bản thỏa thuận, Giấy ủy quyền, công điện, Bản ghi nhớ, Bản

cam kết.

- Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường:

+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc

+ Mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành.

+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính

tự giác.

+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính,

có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng.

1.2.3. Văn bản chuyên ngành

- Văn bản chuyên ngành là văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn,

nghiệp vụ được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước

như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, ngoại giao… hoặc các văn bản được hình

thành trong các cơ quan tư pháp.

Ví dụ như: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại giao, hóa đơn, chứng

từ, bản án, bằng, chứng chỉ…

- Đặc điểm của văn bản chuyên ngành

+ Thẩm quyền ban hành thuộc các cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ

được nhà nước trao quyền ban hành;

+ Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại hình

văn bản này phải theo mẫu quy định không được tùy tiện thay đổi nội dung và

hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa giúp cho việc quản lý chuyên

môn được thống nhất.

1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá

nhân được ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn

bản và nội dung văn bản. Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước thể

hiện trên hai phương diện:

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân

khi ban hành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về hình thức – thể

loại văn bản được phép ban hành.

Thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản: Cơ quan, tổ chức, cá nhân

chỉ được phép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm

vi thẩm quyền cho phép. Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp,

pháp luật hiện hành và quy định của cấp trên.

1.3.2. Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến

chất lượng của văn bản. Nó chứa những quy phạm, những thông tin quản lý

cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung

của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu sau:

Tính mục đích: Trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác

định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn của văn bản; tính

cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào.

Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn

bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá

hiệu quả mang lại. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.

Tính khoa học: Tính khoa học thể hiện ở các điểm chính như: Thông

tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự

báo cáo; nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic; đảm bảo tính hệ

thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của

hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung; bố cục chặt chẽ, nhất quán về

chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp

lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản.

Tính đại chúng: Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là khác nhau,

có trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ

nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, dễ

hiểu, dễ thực hiện, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ

và khoa học của văn bản.

Tính pháp lý: Tính pháp lý cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở

những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà

nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của

các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi được ban hành

các cơ sở các căn cứ xác thực, nội dung văn bản phù hợp với quy định của

pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà

nước cấp trên, nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi

nhóm trong hệ thống văn bản.

Tính khả thi: Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là

sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính

Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản không có khả

năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải phù hợp với thực tế cuộc

sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội hiện tại, phù hợp với trình độ năng

lực, khả năng của các chủ thể thi hành, nêu được các điều kiện cần thiết để

đảm bảo thực hiện các quy định hay yêu cầu đưa ra trong văn bản, xác lập

được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành văn bản.

1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

“Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình

bày bác thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan

có thẩm quyền quy định” [8,112-113].

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Nghị

định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ và

Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ bao gồm 16 yếu tố

trong đó có 09 yếu tố thành phần bắt buộc và 07 yếu tố bổ sung, cụ thể:

- 09 yếu tố thành phần thể thức chung:

1. Quốc hiệu;

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

3. Số, ký hiệu của văn bản;

4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

6. Nội dung văn bản;

7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản;

8. Dấu của cơ quan, tổ chức;

9. Nơi nhận.

- 07 yếu tố thành phần thể thức bổ sung:

1. Dấu chỉ mức độ mật;

2. Dấu chỉ mức độ khẩn;

3. Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số telex,

số fax; địa chỉ trang thông tin điện tử;

5. Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành;

6. Chỉ dẫn, phụ lục kèm theo;

7. Số trang.

1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ

Ngôn ngữ hành chính là phong cách chủ yếu được sử dụng trong văn

bản quản lý nhà nước. Văn phong trong văn bản quản lý nhà nước là văn viết

nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các

thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo văn bản. Những yêu cầu về

mặt văn phong hành chính công vụ phải đảm bảo được:

- Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc;

- Tính phổ thông đại chúng;

- Tính khách quan, phi cá nhân;

- Tính trang trọng, lịch sự;

- Tính khuôn mẫu.

Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù

hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp

hành và thi hành văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản một cách đúng đắn

và thống nhất. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông,

diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.

1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản

lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng

và và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm

vi hoạt động của mình.

Tùy theo tính chất, nội dung, hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà

có thể xây dựng một trình tự ban hành phù hợp.

Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

Bước 1: Sáng kiến và dự thảo văn bản,

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo,

Bước 3: Thẩm định dự thảo,

Bước 4: Xem xét, thông qua,

Bước 5: Công bố,

Bước 6: Gửi và lưu trữ.

Quy trình ban hành văn bản hành chính:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần

soạn thảo, người đứng đầu cơ quan sẽ giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì

soạn thảo.

- Cá nhân, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc như sau:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản,

+ Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản,

+ Xác định nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản,

+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên

quan đến nội dung văn bản.

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào mục đích của văn bản và thu thập để soạn thảo văn bản:

- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản

- Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản,

- Hoàn thiện dự thảo.

Bước 3: Trình duyệt văn bản

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm

tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ quan và

trước pháp luật.

- Văn phòng hoặc phòng hành chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm

về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản sau đó ký vào văn

bản theo quy định.

- Thủ trưởng cơ quan duyệt và ký văn bản.

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành

- Hoàn thiện dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo và trình ký chính thức,

- Văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản,

- Nhân bản theo số lượng văn bản quy định,

- Đóng dấu,

- Làm thủ tục phát hành;

- Lưu văn bản.

Tiểu kết

Vản bản là phương tiện truyền đạt thông tin một cách chính xác và có

hiệu quả trong việc thực thi các quyết định quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Hiện nay, công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại các cơ quan

ngày càng được chú trọng, hoàn chỉnh. Trong Chương 1 của khóa luận tác giả

đã cung cấp được cơ sở lý luận chung một cách khái quát về công tác soạn và

ban hành văn bản như: Các khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước,

văn bản QPPL, văn bản hành chính…; hệ thống văn bản quản lý nhà nước;

những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước… Đây chính

là cơ sở cho tác giả đi sâu để nghiên cứu, khảo sát công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia trong chương tiếp theo.

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

2.1. Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia

2.1.1. Lịch sử hình thành

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ; là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào

tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản

lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu

khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản

lý nhà nước.

Học viện có trụ sở chính đặt tại Hà Nội và 03 Phân viện tại TP. Hồ Chí

Minh, TP. Huế và Khu vực Tây Nguyên (TP. Buôn Ma Thuột)

Học viện đã trải qua quá trình phát triển cụ thể là:

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/1959 – 9/1961): Ngày 29-

5-1959, Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị

định số 214-NV thành lập Trường Hành chính. Trường trực thuộc Bộ Nội vụ,

có nhiệm vụ huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện. Khi mới thành lập,

Trường đặt cơ sở ở thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, Bắc Ninh.

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 9/1961 –

5/1980): Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ, Trường

Hành chính đổi tên là Trường Hành chính Trung ương. Trụ sở tại Láng Hạ –

Đống Đa – Hà Nội. Học viện Hành chính Quốc gia hiện nay đang làm việc tại

cơ sở này.

Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP

chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực

thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ.

Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 231-CP

chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính phủ sang

trực thuộc Phủ Thủ tướng. Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng các

cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương...

Theo Quyết định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân

hiệu phụ trách các khu vực:

+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội

+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP. Hồ Chí Minh

+ Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH VÀ KINH TẾ TRUNG ƯƠNG (TỪ

THÁNG 5/1980 – 6/1981): Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành

Quyết định số 142-CP sát nhập Trường Hành chính Trung ương và Trường

Kinh tế Trung ương thành Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương.

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TRUNG ƯƠNG (TỪ THÁNG 6/1981 –

11/1990): Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP

tách Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường

Hành chính Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương. Trường

Hành chính Trung ương trực thuộc Chính phủ.

Ngày 26-9-1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành

Quyết định số 91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành

chính Trung ương.

- TRƯỜNG HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 11/1990 –

7/1992): Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên

thành Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch

Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/1992 ĐẾN

THÁNG 5/2007): Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính TW được đổi tên

thành HVHCQG gia theo NĐ số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng.

+ Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng

Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ.

+ Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số

234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện

Hành chính Quốc gia.

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH (TỪ THÁNG 5/2007 ĐẾN THÁNG

6/2014): Từ tháng 5 năm 2007 hợp nhất Học viện HCQG và Học viện Chính trị

– Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60-QĐ/TW ngày 07-

5-2007 của Bộ Chính trị. Học viện HCQG được đổi tên Học viện Hành chính.

- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA (TỪ THÁNG 7/2014 ĐẾN

NAY): Từ tháng 7/2014 Học viện Hành chính được chuyển vào Bộ Nội vụ

đổi tên là Học viện Hành chính Quốc gia.

Ngày 23/01/2018 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số

05/2018/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Học viện Hành chính Quốc gia, đó là cơ sở pháp lý vững chắc để Học

viện Hành chính Quốc gia thực hiện nhiệm vụ, xây dựng, định hướng chiến

lược phát triển trong những năm tiếp theo, tạo thế và lực để xây dựng Học

viện thực sự trở thành trung tâm bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý ngang

tầm khu vực.

Chặng đường 59 năm (1959-2018) xây dựng và phát triển Học viện

Hành chính Quốc gia đã có bước phát triển mạnh mẽ nhưng cũng còn không

ít những tồn tại, khó khăn. Song, được sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chính phủ,

cấp trên, sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị và đặc biệt là sự nỗ lực phấn đấu

mọi mặt của tập thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong toàn

Học viện nên Học viện đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, được nhận

nhiều thành tích khen thưởng của các cấp trao tặng, kết quả đó đã đóng góp

vào sự nghiệp phát triển của đất nước. Trong thời gian tới, Học viện HCQG

sẽ tiếp tục phát huy sức mạnh đoàn kết, nỗ lực phấn đấu, thực hiện thành

công sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ tri thức, cán bộ, công chức, viên

chức có chất lượng cho đất nước, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại

hóa và hội nhập quốc tế.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng, nhiệm vụ của Học viện Hành chính Quốc gia được quy

định tại Quyết định số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành

ngày 23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ

chức của Học viện Hành chính Quốc gia:

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ.

Học viện Hành chính Quốc gia là trung tâm quốc gia thực hiện các

chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về

lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực;

nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành

chính và quản lý nhà nước.

Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài

khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.

Học viện Hành chính Quốc gia (sau đây gọi tắt là Học viện) có các

nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1. Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức:

a) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung

đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý

nhà nước trên phạm vi cả nước;

b) Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước trước khi bổ nhiệm chức vụ

lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch

công chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức, vị trí việc làm.

c) Bồi dưỡng năng lực, kiến thức và kỹ năng lãnh đạo, quản lý theo tiêu

chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý;

d) Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật về hành chính, quản lý nhà

nước cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;

e) Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của ngành

Nội vụ; bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên

chức về chuyên ngành, lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ Nội vụ;

f) Bồi dưỡng kỹ năng hành chính, quản lý nhà nước cho cán bộ, công

chức, viên chức trong đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội, người lãnh

đạo, quản lý và đối tượng khác trong doanh nghiệp nhà nước;

k) Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất

lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ và ngành Nội vụ;

nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng

phù hợp với đặc thù và yêu cầu của ngành Nội vụ;

2. Đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ các chuyên ngành theo quy định của

pháp luật.

3. Về nghiên cứu khoa học:

a) Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học

chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện;

b) Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính;

4. Tham gia với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây dựng chiến lược, chương

trình, kế hoạch, quy chế và các văn bản quy phạm pháp luật khi được cấp có

thẩm quyền giao.

5. Quản lý phôi và cấp các loại văn bằng, chứng chỉ thuộc lĩnh vực đào

tạo, bồi dưỡng của Học viện theo quy định của pháp luật.

6. Hợp tác quốc tế trong đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi học thuật, nghiên

cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và các lĩnh vực liên quan.

7. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và số người làm việc; thực hiện

các chế độ, chính sách; đào tạo, bồi dưỡng; thi đua, khen thưởng và kỷ luật

đối với công chức, viên chức và người lao động của Học viện theo quy định

của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

8. Cung cấp dịch vụ công, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo

sự phân công của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

…

(Phụ lục 01, Tr66 ).

2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy

Cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia cũng được quy định

tại Quyết định Số 05/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày

23/01/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của và cơ cấu tổ chức

của Học viện Hành chính Quốc gia:

- Tổ chức bộ máy Lãnh đạo Học viện là Ban Giám đốc Học viện gồm

Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.

Giám đốc Học viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo

đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Các Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng

Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện.

- Hoạt động của Học viện Hành chính Quốc gia được tổ chức phân giao

cho 17 đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện, ngoài ra còn có 05 đơn vị cấp

phòng thuộc Giám đốc Học viện cụ thể:

+ Các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện

1. Ban Tổ chức cán bộ;

2. Văn phòng;

3. Ban Kế hoạch - Tài chính;

4. Ban Hợp tác quốc tế;

5. Ban Quản lý bồi dưỡng;

6. Ban Quản lý đào tạo Sau đại học;

7. Khoa Nhà nước - Pháp luật và Lý luận cơ sở;

8. Khoa Khoa học hành chính và Tổ chức nhân sự;

9. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;

10. Khoa Quản lý nhà nước về Kinh tế và Tài chính công;

11. Khoa Quản lý nhà nước về Xã hội;

12. Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính;

13. Tạp chí Quản lý nhà nước;

14. Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học và Thông tin - Thư viện;

15. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thành phố Hồ Chí Minh;

16. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia tại thành phố Huế;

17. Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên. 26

+ Ngoài ra có các đơn vị thuộc Giám đốc Học viện

1. Bộ môn Ngoại ngữ;

2. Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng;

3. Phòng Kiểm tra – Pháp chế;

4. Phòng Quản lý và Phát triển nhân lực hành chính;

5. Văn phòng Đảng – Đoàn thể.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính QG (Phụ lục 02, Tr71).

2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và

ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

* Quy định chung của Nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

Công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ về Công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

* Quy định chung của Học viện HCQG

- Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Giám đốc Học

viện Hành chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

- Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Giám đốc Học

viện Hành chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính

Quốc gia.

- Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính

Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm

quyền ký văn bản.

- Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính

Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.

2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện Hành chính Quốc gia

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc

biệt trực thuộc Bộ Nội vụ, là trung tâm quốc gia thực hiện chức năng đào tạo,

bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý

cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa

học hành chính và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý

nhà nước.

Để tổ chức điều hành tốt mọi hoạt động của Học viện cũng như thực

hiện công việc được cấp có thẩm quyền giao một cách hiệu quả, đảm bảo

được chức năng và nhiệm vụ, Học viện HCQG ban hành 02 loại văn bản: văn

bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Nhưng trong giới hạn nghiên cứu, tác

giả chỉ tiến hành nghiên cứu văn bản hành chính. Đây là nhóm văn bản mà

bất cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng ban hành và cũng là nhóm văn bản

mà Học viện Hành chính Quốc gia ban hành nhiều nhất.

2.3.1. Số lượng văn bản ban hành

Qua quá trình khảo sát sổ quản lý văn bản tại bộ phận văn thư, tác giả

tổng hợp số lượng văn bản ban hành tại Học viện Hành chính Quốc gia từ

năm 2016 đến ngày 30/11/2018 cụ thể như sau:

ĐVT: Văn bản

Năm Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018

(Tính đến

30/11/2018) Loại văn bản

Quyết định 4984 5248 5063

(78%) (77,5%) (72,8%)

Công văn 892 961 1244

(14%) (14,2%) (17,9%)

Kế hoạch, 509 557 648

Thông báo, (8%) (8,2%) (9,3 %)

Tờ trình,

Báo cáo,

….

Tổng số 6385 6766 6955

(100%) (100%) (100%)

Bảng thống kê số lượng một số văn bản hành chính do Học viện Hành chính QG ban hành từ 2016 – 30/11/2018 (Nguồn: Bộ phận Văn thư, Học viện HCQG)

Biểu đồ Số lượng một số loại văn bản hành chính ban hành

từ năm 2016 đền 30/11/2018 Qua bảng thống kê trên, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Học

viện HCQG soạn thảo và ban hành trong mỗi năm đều tăng lên nhiều và đa

dạng, nhưng chủ yếu vẫn là quyết định và công văn (không tính hợp đồng,

giấy đi đường, giấy giới thiệu, các loại phiếu). Tổng số văn bản Học viện 29

HCQG ban hành trong năm 2016 là 6385 văn bản, năm 2017 là 6766 văn bản,

đến 30/11/2018 là 6955 văn bản, số lượng ban hành khoảng hơn 6000 văn

bản/năm, đối với năm 2018 mới tính đến 30/11 mà số lượng văn bản đã ban

hành nhiều hơn so với cả năm 2016, cả năm 2017. Bởi vì, năm 2018 Học viện

triển khai rất nhiều công việc lớn và quan trọng như triển khai Quyết định số

05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23/01/2018 quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG, theo đó hệ

thống văn bản được ban hành để quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức, quy chế làm việc, sắp xếp nhân sự đối với các đơn vị, công chức, viên

chức, người lao động thuộc Học viện; cộng thêm nữa là các lớp bồi dưỡng do

Học viện tổ chức cũng ngày càng nhiều liên quan đến việc trao đổi, thông tin

tới nhiều cơ quan, tổ chức, học viên; triển khai xây dựng Đề án Vị trí việc

làm; Đề án cơ chế đặc thù; triển khai xây dựng Đề án thành lập Trung tẩm

Khảo thí và Kiểm định chất lượng công chức, viên chức; mở thêm mã ngành

đào tạo sau đại học… Hệ thống số thứ tự văn bản của Học viện HCQG được

đánh số theo 2 hệ thống, hệ thống số thứ nhất là đối với quyết định, hệ

thống số thứ 2 là đối với công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo,

giấy mời… Ngoài ra như hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy đi đường… đăng

ký số riêng.

2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản

Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ

tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Học viện HCQG là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt trực thuộc Bộ

Nội vụ, Học viện có thẩm quyền ban hành những loại văn bản sau:

Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Học viện Hành chính Quốc gia

không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, dựa

trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được cấp có thẩm quyền giao, Học

viện HCQG có trách nhiệm tham mưu, đề xuất ý kiến về nội dung của văn

bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình đối

với Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, quyết định.

Đối với văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá

biệt), chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương

án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam

kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận,

giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu

chuyển, giấy biên nhận.

Ngoài ra, Học viện HCQG còn được phép ban hành một số loại văn

bản chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực giáo dục (văn bằng, chứng chỉ, giấy

chứng nhận) và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài

để phục vụ hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động, tăng cường mối

quan hệ đối với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước của Học viện.

Vì vậy, có thể nói Học viện Hành chính Quốc gia có thẩm quyền ban

hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo đúng quy định của

pháp luật.

2.3.3. Về nội dung văn bản

Qua khảo sát, nhìn chung các văn bản được ban hành do Học viện

HCQG ban hành là van bản hành chính, nội dung văn bản chủ yếu mang nội

dung về lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học,… Vì vậy, các văn

bản được ban hành tương đối chính xác và đảm bảo được các yêu cầu.

Nội dung văn bản làm rõ được mục đích ban hành như văn bản này ban

hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Kết quả là gì?... Nội dung văn bản

thực tế, phù hợp với quy định, đảm bảo tính chính xác.

Các văn bản được ban hành đều có nội dung văn bản hợp pháp, phù

hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước,

không trái với pháp luật, quy định của cấp trên.

Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học, những văn bản do

Học viện HCQG ban hành đều có đầy đủ căn cứ pháp lý còn hiệu lực và căn

cứ thực tiễn, nội dung văn bản logic, bố cục chặt chẽ, không chồng chéo.

Nội dung văn bản Học viện HCQG ban hành đều phù hợp với hình

thức văn bản.

2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Học viện Hành chính Quốc

gia được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính cụ thể như sau:

Sơ đồ thành phần thể thức văn bản (Phụ lục 03, Tr72)

a. Quốc hiệu:

Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dòng:

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”,

được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 13

nét đậm.

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng

chữ in thường, phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm

và chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có

cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của

dòng chữ.

Cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản

Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản.

Dòng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ NỘI VỤ” được trình

bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc

hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng.

Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “HỌC VIỆN HÀNH

CHÍNH QUỐC GIA” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New

Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng đậm, được

đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét

liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với

dòng chữ.

Cụ thể:

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

c. Số, ký hiệu văn bản

Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 13, kiểu chữ đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số

thứ tự văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng

trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và

ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn

bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Ví dụ: Số: 25/QĐ-HCQG; Số: 28/TB-HCQG; Số: 55/HCQG-TCCB

d. Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản

Địa danh Học viện Hành chính Quốc gia năm trên địa bàn thành phố

Hà Nội nên địa danh là Hà Nội.

Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng một dòng với

số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; các

chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và

ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2018.

e. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được

trình bày tại ô số 5a [Phu lục 03, Tr72];

Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và

các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu

chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại

văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích

yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng

chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng Sáng kiến năm 2018

Trích yếu nội dung của công văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ

Số: 239/HCQG-TCCB

chữ 12-13 in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu.

V/v đề cử xét trao tặng Giải thưởng Kovalevskaia năm 2018

Ví dụ:

f. Nội dung văn bản

Nội dung văn bản của Học viện HCQG được ban hành theo bố cục phù

hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại và nội dung văn bản, văn

bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu, có thể được bố

cục theo phàn, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành

các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,

điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

Nội dung văn bản của Học viện HCQG được trình bày tại ô số 6 [Phụ

lục 03, Tr74]; chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ

đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn là

6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng tối đa là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi

căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng

kết thúc bằng dấu phẩy [Phụ lục 07. Xem văn bản 01-02, Tr 108,109].

g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Giám đốc Học viện HCQG ký tất cả các văn bản do Học viện ban hành.

Cụ thể: GIÁM ĐỐC

Đặng Xuân Hoan

- Trường hợp ký thay Giám đốc thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào

trước chức vụ của Giám đốc Học viện.

Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

Vũ Thanh Xuân

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức

vụ của Giám đốc Học viện.

Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC CÁN BỘ

Nguyễn Tiến Hiệp

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào

trước chức vụ của Giám đốc Học viện.

Ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG Bùi Huy Tùng

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bạy tại ô số 7a được trình

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày canh giữa dưới quyền hạn,

chức vụ, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm tại ô số 7b.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

[Phụ lục 03, Tr72]

h. Dấu của cơ quan

Mẫu dấu của Học viện HCQG được khắc theo quy định, dấu tròn có

hình Quốc huy.

Việc đóng dấu trên văn bản của Học viện được thực hiện theo quy định

Điều 26 Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.

Dấu của Học viện được trình bày tại ô số 8, khi đóng dấu lên chữ ký thì

dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu giáp lai được

đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên

một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; dấu chỉ đóng lên

văn bản có nội dung và thể thức đúng theo quy định.

[Phụ lục 03, Tr72]

k. Nơi nhận

- Phần nơi nhận tại ô số 9a [Phụ lục 03, Tr72]:

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, đứng.

Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm sau đó là tên cơ quan hoặc tổ chức

hoặc cá nhân nhận văn bản; trường hợp công văn gửi cho 2 cơ quan, tổ chức,

cá nhân trở lên thì sau hai chấm là xuống dòng, sau đó là tên mỗi cơ quan, tổ

chức, cá nhân trình bày trên một dòng, đầu mỗi dòng có gạch đầu dòng, cuối

dòng có chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.

Ví dụ: Kính gửi: Bộ Nội vụ

Hoặc:

Kính gửi:

- Bộ Nội vụ;

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Phần nơi nhận tại ô số 9b [Phụ lục 03, Tr72]:

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với

dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trá), sau có dấu hai

chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, chữ nghiêng, đậm.

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày

bằng chữ in thường, cỡ 11, đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi

nhóm tên nhận văn bản trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch dòng

sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng gồm chữ “Lưu” sau

đó hai chấm, VT, dấu phẩy, chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, cuối cùng là dấu chấm.

Ví dụ:

Nơi nhận: - Như trên; - ………..; - Lưu: VT, TCCB.

Hoặc :

Nơi nhận: - Các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; - ………..; - Lưu: VT, TCCB.

Ngoài ra, thành phần thể thức khác có thể thêm vào tùy từng văn bản như:

Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: dùng chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 14.

Chỉ dẫn dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo.

Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản.

Địa chỉ cơ quan, email, số điện thoại, fax, địa chỉ trang thông tin điện tử.

Số trang văn bản

* Qua khảo sát thực tế về văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia,

đa số các văn bản của Học viện ban hành đã trình bày theo đúng thể thức và

kỹ thuật. Bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản trình bày sai quy định như

không in đậm, thiếu dấu hai chấm, gạch nét liền chưa đúng… dưới đây là một

số lỗi sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày tác giả xin nêu ra và

xin phép được sửa lỗi sai cụ thể như sau:

- Trình bày Quốc hiệu, chưa đúng theo quy định:

Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 [Phụ lục 08. Chi

tiết tại văn bản số 01, Tr138].

Lỗi sai:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sửa đúng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Trình bày phần tên cơ quan chưa đúng theo quy định:

Ví dụ: Công văn số 504/HCQG-TCCB ngày 18/4/2018 [Phụ lục 08.

Chi tiết tại văn bản số 02, Tr139]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

- Trình bày phần địa danh, ngày tháng năm và đường kẻ dưới tên cơ

quan chưa đúng theo quy định

Ví dụ: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 phần địa danh chưa

canh giữa với Quốc hiệu và chưa trình bày trên cùng một dòng với số; công văn

số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 đường kẻ dưới tên cơ quan gạch chưa

đúng quy định [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 01, Tr138. 03, Tr140]

Lỗi sai:

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017

Sửa đúng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Số: Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2017

- Trình bày phần trích yếu nội dung chưa đúng theo quy định:

Ví dụ 1: Công văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 [Phụ lục.

08 Chi tiết tại văn bản số 03,Tr140]

V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi kỳ thi nâng ngạch công chức theo chỉ tiêu năm 2016

Lỗi sai:

V/v cử viên chức tham gia Ban coi thi kỳ thi nâng ngạch công chức theo chỉ tiêu năm 2016

Sửa đúng:

Ví dụ 2: Kế hoạch số 187/KH-HCQG ngày 08/02/2018 có trình bày:

[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 04,Tr141]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 05/2018/QĐ-TTg NGÀY 23/01/2018 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KẾ HOẠCH Triển khai thực hiện Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

Ví dụ 3: Kế hoạch số 645/KH-HCQG ngày 14/5/2018 có trình bày:

[Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 05, Tr144]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KẾ HOẠCH Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động tại Học viện Hành chính Quốc gia

Ví dụ 4: Công văn số 1119/ HCQG-TCCB ngày 27/10/2017 có trình

bày: [Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 06, Tr147]

Lỗi sai:

Công văn chưa có trích yếu nội dung văn bản V/v cử tham dự “Lễ tuyên dương người có uy tín, nhân sỹ, trí thức và doanh nhân tiêu biểu dân tộc thiểu số năm 2017”

Sửa đúng:

- Trình bày phần chức vụ của người có thẩm quyền chưa đúng theo quy

định (trường hợp ký thừa lệnh):

Ví dụ: Thông báo số 172/TB-HCQG ngày 23/02/2016 [Phụ lục 08. Chi

tiết tại văn bản số 07, Tr148]

Lỗi sai:

T/L. GIÁM ĐỐC Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ

Sửa đúng:

TL. GIÁM ĐỐC Q. TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - CÁN BỘ

- Trình bày phần nơi nhận chưa đúng theo quy định:

Ví dụ 1: Công văn số 632/HCQG-KHTC ngày 18/7/2017 có trình bày

[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 08, Tr149]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

Kính gửi: - Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường - Vụ Kế hoạch - Tài chính Kính gửi: - Thứ trưởng Bộ Nội vụ Triệu Văn Cường; - Vụ Kế hoạch - Tài chính.

Ví dụ 2: Quyết định số 1176/QĐ-HCQG ngày 11/4/2018 [Phụ lục 08.

Chi tiết tại văn bản số 9, Tr150]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

Nơi nhận: - Như điều 3; - Giám đốc Học viện; - Các Phó Giám đốc HV (để biết); - Lưu: VT, TCCB. Nơi nhận: - Như điều 3; - Giám đốc Học viện; - Các Phó Giám đốc HV (để biết); - Lưu: VT, TCCB.

Ví dụ 3: Thông báo số 1801/TB-HCQG ngày 14/11/2018 có trình bày:

[Phụ lục 08.Chi tiết tại văn bản số 10, Tr151]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

Nơi nhận: - Như trên; - …..; - Lưu VT, TCCB. Nơi nhận: - Như trên; - ……; - Lưu: VT, TCCB.

Ví dụ 4: Kế hoạch số 1663/KH-HCQG ngày 19/10/2018 có trình bày:

[Phụ lục 08. Chi tiết tại văn bản số 11, Tr152]

Lỗi sai:

Sửa đúng:

Nơi nhận: -; -; - Lưu: VP. Nơi nhận: - ; -; - Lưu: VT, VP.

Ngoài ra, các văn bản còn có lỗi như: sai chính tả [phụ lục 08. văn bản

số 06, Tr147 ], đường kể dưới trích yếu nội dung văn bản còn chưa đúng quy

định [Phụ lục 08. văn bản số 11, Tr152 ], thông báo lại có kính gửi [phụ lục.

08 văn bản số 10, Tr151].

2.3.5. Về ngôn ngữ văn bản

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc

Bộ Nội vụ, được phép ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

(văn bằng chứng chỉ…) theo quy định chung của cấp có thẩm quyền và tham

gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật khi cấp có thẩm quyền giao.

Nhìn chung, văn phong ngôn ngữ được dùng trong các văn bản tại Học

viện HCQG là phong cách ngôn ngữ hành chính, sử dụng ngôn ngữ Tiếng

Việt một cách chính xác, không sử dụng từ đồng nghĩa hay từ nhiều nghĩa

trong văn bản. Các câu trong văn bản đã được người soạn thảo viết ngắn gọn,

súc tích, dễ hiểu, nghĩa các câu văn phù hợp với chủ đề văn bản.

Bố cục nội dung của các văn bản do Học viện HCQG ban hành đã áp

dụng đúng theo các quy định của Nhà nước ban hành và đã theo một trình tự

hợp lý, có sự logic với nhau, không mẫu thuẫn, không trùng lặp với nhau.

2.3.6. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc

gia được ban hành năm 2012 và thực tiễn hoạt động của Học viện nhìn chung

quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện HCQG được thực hiện

một cách thống nhất theo văn bản đã quy định gồm 04 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung, thẩm quyền ban

hành của văn bản cần soạn thảo cũng như chức năng nhiệm vụ của đơn vị liên

quan, Giám đốc Học viện giao cho một đơn vị hoạc một cá nhân soạn thảo

hoặc chủ trì soạn thảo văn bản hoặc đơn vị chủ động đề xuất việc soạn thảo và

ban hành văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình.

- Đơn vị, cá nhân soạn thảo thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các

công việc:

Xác định mục đích, nội dung, tính chất của vấn đề cần ban hành văn bản.

Xác định tên loại, trích yếu nội dung của văn bản cần soạn thảo.

Xác định nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản.

Thu thập thông tin, phân tích, xử lý thông tin có liên quan để xây dựng

nội dung văn bản.

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Căn cứ vào mục đích, nội dung của văn bản và những thông tin đã thu

thập được, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản. Sau khi soạn thảo xong,

đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra lại về thể thức, kỹ thuật trình bày văn

bản theo đúng quy định hiện hành, cụ thể theo Thông tư 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ.

Đối với những văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh

hưởng đến nhiều đối tượng, đơn vị thì đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo sẽ

tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản (có dự thảo văn bản được chỉnh

sửa xin ý kiến đến lần thứ 3), nếu cần thiết thì đề xuất với Lãnh đạo Học viện

lấy ý kiến tham khảo, góp ý của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên

quan. Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc đăng tải tại Cổng thông tin điện

tử của Học viện hoặc qua email, đảm bảo dân chủ, khách quan, tiết kiệm

trong hoạt động. Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến nếu có, hoàn chỉnh bản thảo.

Bước 3: Trình và ký duyệt văn bản

- Khi hoàn chỉnh bản thảo cá nhân trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn

vị soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội

dung văn bản trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật, ký nháy hoặc tắt

vào cuối nội dung văn bản sau dấu “./.” hoặc ký nháy ở cuối mỗi trang văn

bản nếu cần thiết trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất

mức độ khẩn, mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết

định. Khi trình duyệt đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Phiếu trình [Phụ lục

6.Văn bản 07, Tr106] kèm thảo các hồ sơ, văn bản, tài liệu liên quan. Hồ sơ

trình duyệt gồm có:

+ Phiếu trình có chữ ký của người soạn thảo (xử lý) văn bản, Thủ

trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo, Lãnh đạo Văn phòng Học viện, trưởng đơn vị

liên quan (nếu có) trình đích danh Giám đốc Học viện hoặc người được giao

giải quyết công việc.

+ Văn bản được sử dụng làm căn cứ trình.

+ Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có).

+ Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có).

+ Các hồ sơ, tài liệu khác liên quan.

- Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Văn phòng Học viện (qua Bộ

phận Thư ký thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp) để kiểm tra thể thức văn

bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và nếu dự thảo văn bản

trình bày đúng, đủ hồ sơ thì Chánh Văn phòng ký nháy ở cuối dòng “Nơi

nhận”, Phiếu trình trước khi trình Người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành

văn bản. Khi giao nhận đều có sổ theo dõi.

Trường hợp cần thiết, Giám đốc Học viện yêu cầu Thủ trưởng đơn vị

chủ trì soạn thảo trình trực tiếp để duyệt. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể

thức, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản (nếu phát hiện sai

sót báo cáo với đơn vị, cấp có thẩm quyền kịp thời xử lý, giải quyết).

- Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Trường hợp cần bổ sung, chỉnh sửa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá

nhân chỉ trì soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét,

quyết định.

Sơ đồ hóa quy trình trình ký văn bản của Học viện HCQG [Phụ lục 04, Tr74]

Bước 4: Phát hành và lưu văn bản

Sau khi văn bản được Lãnh đạo Học viện ký, Bộ phận Thư ký có trách

nhiệm trả hồ sơ, văn bản lại cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành tại

bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Văn phòng Học

viện. Tuy nhiên, để thực hiện theo quy định của Học viện đề ra cũng như

thuận lợi trong phát hành văn bản từ tháng 7/2018 văn bản sau khi được Lãnh

đạo Học viện ký cần lấy số, dấu thì Bộ phận Thư ký có trách nhiệm chuyển

Bộ phận Văn thư để làm thủ tục phát hành (cho số, nhân bản, đóng dấu).

Bộ phận Văn thư kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản (nếu phát hiện sai sót báo cáo với đơn vị, cấp có thẩm quyền kịp thời xử

lý, giải quyết). Sau đó, tiến hành các bước theo quy định: Văn thư điền số,

ngày tháng năm vào văn bản, vào sổ đăng ký, số văn bản được đánh theo hệ

thống số chung (trừ Quyết định được đánh số riêng và văn bản mật cũng được

đánh số riêng), tiến hành nhân bản (phối hợp với Trung tâm Thông tin thư

viện và cá nhân thuộc đơn vị chủ trì soạn thảo để nhân bản), đóng dấu. Văn

thư sẽ lưu bản gốc của văn bản, trả lại hồ sơ cho đơn vị chủ trì soạn thảo

(trong đó có hồ sơ trình cùng 01 bản chính văn bản) để đơn vị lưu hồ sơ công

việc. Sau đó, văn thư có trách nhiệm phối hợp với đơn vị soạn thảo phát hành

văn bản đến các cá nhân, đơn vị, tổ chức theo phần nơi nhận văn bản.

Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

của Học viện HCQG [Phụ lục 05, Tr75]

Nhìn chung, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện đã

và đang áp dụng đúng theo quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà

nước cũng như Học viện quy định. Các bước có sự liên kết logic chặt chẽ với

nhau. Nhưng trong một số trường hợp đặc biệt, các bước trong quy trình có

thể được thay đổi để đáp ứng yêu cầu công việc thực tế của Học viện nói

chung và các đơn vị, cá nhân nói riêng (Học viện là đơn vị sự nghiệp công lập

có quyền hạn, chức năng cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực đào tạo, bồi

dưỡng, nghiên cứu khoa học... trong một số trường hợp nhất định do đáp ứng

nhu cầu xã hội, cơ quan, cá nhân nên có giảm tiện một số khâu nhằm phục vụ

đối tác, khách hàng).

2.4. Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện Hành chính Quốc gia

Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu thực tế về công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, có thể rút ra một

số ưu điểm, hạn chế sau:

2.4.1. Ưu điểm

- Về công tác chỉ đạo, lãnh đạo: Lãnh đạo Học viện, Lãnh đạo các đơn

vị thuộc và trực thuộc Học viện đã có những nhận thức, sự quan tâm đúng về

công soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện cũng như tầm quan trọng

của công tác soạn thảo và ban hành văn bản đối với hoạt động quản lý, điều

hành Học viện trong thời gian qua. Giám đốc Học viện đã chỉ đạo, ban hành

Quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện [Phụ lục

06. Văn bản số 01, Tr77]; khi Học viện đang trong giai đoạn kiện toàn tổ

chức, nhân sự của các đơn vị theo Quyết định 05/2018/QĐ-TTg của Thủ

tướng Chính phủ thì Lãnh đạo Học viện đã chỉ đạo kịp thời việc hướng dẫn

thể thức, phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản trình của

các đơn vị [Phụ lục 06. Văn bản số 02,Tr96]; để tiến độ giải quyết hồ sơ văn

bản được đảm bảo Lãnh đạo Học viện chỉ đạo, ban hành văn bản yêu cầu các

đơn vị thực hiện [Phụ lục 06.Văn bản số 03, Tr100]. Đặc biệt, gần đây Giám

đốc Học viện đã chỉ đạo, giao Bộ phận Thư ký lập sổ theo dõi những đơn vị,

cá nhân soạn thảo văn bản bị sai, bị chậm để nhắc nhở [Phụ lục 06. Văn bản

số 04, Tr102; văn bản 05, Tr104; văn bản 06, Tr105]. Tất cả các quan tâm, chỉ

đạo của Lãnh đạo Học viện cũng nhằm thực hiện đúng các quy định của cấp

có thẩm quyền cũng như đảm bảo sự thống nhất, nâng cao hiệu quả trong

công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

- Về số lượng, chất lượng văn bản: Do khối lượng công việc của Học

viện ngày càng nhiều, việc giao dịch với các đối tác mà Học viện cung cấp

dịch vụ về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học ngày một tăng nên số

lượng văn bản qua các năm tăng về số lượng, chất lượng văn bản được đảm

bảo, số văn bản bị lỗi cũng giảm.

- Về đội ngũ nhân sự: Học viện HCQG cũng là nơi đào tạo, giảng dạy

về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, có đội ngũ chuyên gia, giảng viên,

nhà khoa học giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này, đào tạo, bồi dưỡng rất

nhiều sinh viên, học viên cung cấp nguồn nhân lực hành chính cho đất nước,

nước ngoài, những cán bộ, công chức, viên chức công tác trong các Bộ,

ngành, các cơ quan từ Trung ương đến địa phương nên đội ngũ nhân sự của

Học viện cũng đã được đào tạo, bồi dưỡng, đều có trình độ chuyên môn nhất

định về công tác này. Các cá nhân, đơn vị soạn thảo và ban hành văn bản

trong Học viện đều được trang bị những kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng cơ bản

theo đúng quy định của Nhà nước nên trong quá trình làm việc đã tự rà soát,

phát hiện lỗi sai để chỉnh sửa kịp thời.

- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị: Học viện đã đầu tư tương đối đầy đủ

các trang thiết bị như máy tính kết nối mạng, máy in, máy photo, máy fax,

máy scan, tủ, giá đựng tài liệu… Ứng dụng, sử dụng có hiệu quả các trang

thiết bị vào soạn thảo và ban hành văn bản. Phòng ốc được thiết kế thoáng

mát, hợp lý, Phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng là nơi trung gian

trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và được đặt tại vị trí trung tâm

dễ tìm, thuận lợi. Cơ sở vật chất, trang thiết bị là những hỗ trợ, tạo điều kiện

tốt nhất cho công chức, viên chức, người lao đông thuộc Học viện trong công

tác soạn thảo và ban hành văn bản.

- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Các văn bản của Học viện soạn

thảo, ban hành đều căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp có

thẩm quyền giao. Các khoa, ban, đơn vị, bộ phận, chuyên viên có trách nhiệm

soạn thảo văn bản theo đúng nhiệm vụ được giao. Các văn bản Học viện ban

hành đều tuân thủ theo đúng thẩm quyền ban hành văn bản của pháp luật và

quy định của cấp trên, không xảy ra những trường hợp vượt thẩm quyền nhà

nước quy định hay ban hành văn bản không thuộc thẩm quyền của Học viện.

- Về nội dung, văn phong, ngôn ngữ, bố cục văn bản ban hành: Nội

dung văn bản ban hành của Học viện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ,

đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, phù hợp với mục đích ban hành, khoa học,

khả thi. Thông tin trong văn bản chính xác, khách quan, trung thực, đáng tin

cậy. Ngôn ngữ sử dụng mạch lạc, rõ ràng, chính xác, lịch sự, trang trọng, biểu

đạt rõ mục đích nội dung văn bản muốn cung cấp, đều có nội dung ngắn gọn.

Bố cục văn bản rò ràng, logic, hợp lý, bổ sung cho nhau.

- Về thể thức và kỹ thuật trình bày: Văn bản do Học viện soạn thảo và

ban hành đa phần đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng thẩm

quyền và quy định của pháp luật. Tùy vào từng nội dung, mục đích ban hành

văn bản Học viện có lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Văn bản được trình

bày trên khổ giấy A4 có đầy đủ cá yếu tố thể thức, văn bản được đánh máy rõ

ràng, trình bày đúng kỹ thuật, kích cỡ, lề văn bản theo quy định của Nhà

nước. Hiện nay, Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành một số thủ tục

hành chính liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và đang trong quá trình xây

dựng mẫu các văn bản mà Học viện có thẩm quyền ban hành, nhằm tạo điều

kiện thuận lợi cho việc soạn thảo và ban hành văn bản một cách chính xác về

thể thức và kỹ thuật trình bày cũng như làm tăng tính khoa học, thuận tiện, tạo

được sự thống nhất đối với văn bản được ban hành tại Học viện.

- Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản của Học viện tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo theo quy

định của pháp luật, đáp ứng nhanh, kịp thời và hiệu quả cho yêu cầu giải

quyết công việc. Quy định rõ trách nhiệm soạn thảo, ban hành văn bản cũng

như trách nhiệm pháp lý của các đơn vị, chủ động giải quyết công việc tạo

điều kiện cho văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành… một

cách nhanh chóng, kịp thời tạo nên tính liên hoàn và giảm tình trạng chậm trễ

trong giải quyết văn bản.

- Công tác văn thư, hành chính được chú trọng: Các khoa, ban, đơn vị

thuộc Học viện đa số được bố trí chuyên viên hành chính tổng hợp, có trách

nhiệm làm đầu mối trong việc thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn

bản (ví dụ như trình văn bản, phối hợp với văn thư Học viện phát hành văn

bản nếu cần…). Tất cả các văn bản do Học viện ban hành đều được tập trung

vào một đầu mối thống nhất đó là văn thư Học viện.

Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành

chính Quốc gia được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, nhất là

những năm gần đây công tác này đã đi vào quy chuẩn theo đúng quy định

hiện hành ít sai sót, các văn bản ban hành kịp thời, đảm báo đúng tiến độ công

việc. Những kết quả đạt được trong soạn thảo và ban hành văn bản đã có đóng

góp không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả công việc cũng như hoạt động

của Học viện Hành chính Quốc gia.

2.4.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản

tại Học viện Hành chính Quốc gia còn tồn tại một số những hạn chế nhất

định, cụ thể như sau:

- Nhận thức về tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn

bản tới hoạt động điều hành, quản lý cũng như hoạt động hàng ngày của Học

viện vẫn chưa thực sự sâu sắc. Vẫn xảy ra tình trạng Lãnh đạo Học viện, Lãnh

đạo các đơn vị, cá nhân soạn thảo thuộc Học viện coi nhẹ khâu soạn thảo và

ban hành văn bản (với lý do sai, nhầm nhỏ không ảnh hưởng ai…).

- Một số văn bản do Học viện ban hành vẫn còn sai về nội dung như

nội dung văn bản chưa đầy đủ, chưa cung cấp đủ thông tin cho cá nhân, đơn

vị có trách nhiệm thực hiện hoặc trích dẫn văn bản chưa rõ ràng; có văn bản

vẫn sử dụng văn nói; đặc biệt sai về thể thức và kỹ thuật trình bày. Qua khảo

sát thì có thể thấy yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình bày là lỗi sai nhiều nhất

trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

như cỡ chữ, vạch kẻ, dấu câu, chữ đậm, không đậm, căn lề… [Phụ lục 08, Tr137].

- Trong thời đại 4.0 và đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nên tất cả

các hoạt động đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào để phục vụ công

việc một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay tại Học viện Hành chính

chưa có những phần mềm công nghệ thông tin để ứng dụng vào công tác văn

thư – lưu trữ. Việc đăng ký văn bản vẫn thủ công tốn giấy bút, mất thời gian,

trong khi đó ngoài thị trường đã có những phần mềm tiện ích quản lý văn bản

trên máy tính một cách nhanh chóng, chính xác. Nếu như Học viện ứng dụng

phần mềm vào quản lý văn bản thì việc đăng ký, tra tìm rất nhanh chóng,

thuận tiện. Hơn nữa, nếu Học viện cài đặt hệ thống mạng nội bộ thì việc sửa,

duyệt văn bản, gửi văn bản, thông tin đến các đơn vị, cá nhân sẽ tiết kiệm

được một khoản kinh phí không nhỏ.

Trên đây là một số những mặt tồn tại, hạn chế cơ bản trong công tác

soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia.

2.4.3. Nguyên nhân

- Lãnh đạo Học viện cũng như Trưởng các đơn vị đã có nhận thức đúng

về vai trò, tầm quan trọng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện nhưng chưa thực sự đầu tư, chỉ đạo quyết liệt cho công tác này.

- Thời gian gần đây Học viện nói chung và các đơn vị nói riêng có rất

nhiều công việc phát sinh, đột xuất không có tiền lệ tại Học viện; khối lượng

công việc lớn, nhiều nội dung chỉ đạo mới; lãnh đạo Học viện gần đây thay

đổi liên tục (Năm 2017: Học viện được Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm Giám

đốc Học viện mới; 03 Phó Giám đốc nghỉ quản lý; tiếp nhận toàn bộ Trường

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức sáp nhập vào; thực hiện quy trình, hoàn

thiện hồ sơ đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm 03 Phó Giám đốc Học

viện. Năm 2018: triển khai Quyết định 05/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng

Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Học viện; kiện toàn bộ máy, nhân sự các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện

theo Quyết định 05; xây dựng chức năng nhiệm vụ của 22 đơn vị thuộc trực

thuộc Học viện, 59 đơn vị cấp phòng bộ môn thuộc các khoa ban và tương

đương, 28 đơn vị cấp phòng bộ môn thuộc 3 phân viện trực thuộc Học viện;

tinh giản biên chế; thanh lý hợp đồng lao động vượt quá chỉ tiêu được giao;

xây dựng Đề án Vị trí việc làm, xây dựng Đề án Cơ chế đặc thù của Học viện;

triển khai xây dựng Đề án thành lập Trung tâm Khảo thí và Kiểm định chất

lượng công chức, viên chức; triển khai mở thêm một số mã ngành mới đối với

đào tạo sau đại học; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo

nhiệm vụ chính trị Bộ Nội vụ giao và theo nhu cầu xã hội; tổ chức hội thảo

khoa học quốc tế; …).

- Chưa áp dụng nghiêm biện pháp xử phạt cụ thể nào cho công tác soạn

thảo và ban hành văn bản cũng chưa có sự truy cứu trách nhiệm đối với

những văn bản sai. Bởi vậy, vẫn còn tình trạng soạn thảo vản bản sai, chưa

đúng về thể thức, cách trình bày theo quy định của Nhà nước, của Học viện.

Khi phát hiện lỗi sai của người soạn thảo thì mới chỉ có biện pháp nhắc nhở

mà chưa có chế tài xử lý mặc dù có thể quy trách nhiệm rõ ràng dẫn tới việc

văn bản năm sau tiếp tục lặp lại sai sót như văn bản năm trước.

- Trách nhiệm của một số công chức, viên chức, người lao động thuộc

Học viện còn chưa cao, vẫn còn chủ quan trong việc rà soát, kiểm tra văn bản

trước khi trình ký, đôi khi còn bảo thủ không bỏ thói quen cũ không còn phù

hợp với quy định hiện hành; tinh thần học tập, tự giác tìm hiểu, nâng cao trình

độ soạn thảo văn bản chưa cao. Sự phối hợp giữa các cá nhân, đơn vị thuộc

Học viện chưa chặt chẽ.

- Mặc dù, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại Học viện đã được trang bị nhưng những trang thiết bị

này bị cũ, lạc hậu; chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

lưu trữ; chưa có hệ thống mạng nội bộ dẫn đến công việc bị trì trệ và nhiều

văn bản không kịp tiến độ, không phát hành đúng thời gian quy định. Điều

này ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả làm việc của công chức, viên chức,

người lao động.

- Quy trình chi tiết, cụ thể dành cho công tác soạn thảo văn bản nói

chung và đối với từng loại văn bản nói riêng chưa khoa học. Có những văn

bản cần phải thực hiện nghiêm túc theo quy trình thì lại bị bỏ qua một số

bước, khiến cho chất lượng văn bản bị ảnh hưởng. Có những văn bản đơn

giản lại đi qua nhiều bước làm tốn thời gian xử lý văn bản.

- Ngoài ra, còn lý do Học viện chưa mẫu hóa một số văn bản Học viện

ban hành để cho các cá nhân khi soạn thảo chỉ cần lắp ghép, hoặc thay đổi

môt số thông tin thì sẽ chính xác, nhanh chóng, hạn chế những lỗi sai xảy ra.

Tiểu kết

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn

bản trong Chương 1, qua quá trình khảo sát nghiên cứu trực tiếp công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia tác giả đã trình

bày ở Chương 2, tác giả nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Học viện HCQG đã thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước quy định. Từ

bước chuẩn cho đến khi ban hành văn bản, tất cả các bước đều thực hiện tốt.

Tuy nhiên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện vẫn còn gặp

một số lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản làm ảnh hưởng đến

chất lượng, tính thẩm mỹ, tính thống nhất của văn bản. Qua đó, tác giả đã rút

ra một số nhận xét của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện

Hành chính Quốc gia và nêu ra được nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

đó. Qua đó, tác giả mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc

gia trong Chương 3.

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

3.1. Một số giải pháp

3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành

văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác quan trọng không

thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và của

Học viện Hành chính Quốc gia nói riêng. Vì vậy, nếu công tác soạn thảo và

ban hành văn bản được tổ chức khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và

điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy

việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn

vị. Để nâng cao hiệu quả cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Học

viện cần phải hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định một cách hệ thống và

cụ thể.

Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Học viện đối với công tác

soạn thảo và ban hành văn bản, để từ đó họ có quan tâm, chỉ đạo sát trong

việc xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn, đầu tư kinh phí… vào công

tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ từ năm 2012. Tuy nhiên, Học viện cần tiến hành sửa đổi, bổ sung quy

chế cho phù hợp với những thay đổi về nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Học

viện phù hợp với hiện nay.

Học viện nên đặt ra những quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của

Lãnh đạo Học viện, trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản,

trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo, trách nhiệm của Lãnh đạo

Văn phòng, trách nhiệm của bộ phận thư ký, văn thư – lưu trữ; quy định rõ

ràng về sự phối hợp khi soạn thảo và ban hành văn bản giữa các đơn vị

chuyên môn, cá nhân thuộc Học viện. Xây dựng quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản hoàn chỉnh, đặc biệt ở mỗi nội dung công việc trong các bước

đó, quy định rõ ngày giờ tối đa để giải quyết việc đó, nếu cá nhân, đơn vị nào

chậm thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Trong các văn bản quy định, bên cạnh nội dung chỉ đạo, hướng dẫn cần

xây dựng chế tài cụ thể làm căn cứ cho cơ quan, tổ chức trong đánh giá phân

loại, thi đua khen thưởng công chức, viên chức, người lao động hàng năm.

Thời gian qua Giám đốc Học viện đã trực tiếp chỉ đạo Bộ phận Thư ký lập sổ

theo dõi những đơn vị cá nhân soạn thảo, trình văn bản chậm và khi trình lên

Giám đốc Học viện sai nhiều lỗi thì mới bị nhắc nhở, ở đây ngoài việc nhắc

nhở, Giám đốc nên chỉ đạo một bộ phận chuyên tổng hợp và cuối năm đến

thời điểm đánh giá phân loại, thi đua khen thưởng đối với cá nhân, tập thể thì

đây cũng là căn cứ để thực hiện đánh giá phân loại, bình xét thi đua khen

thưởng, có như vậy thì tình trạng văn bản chậm, sai sót sẽ hạn chế hơn.

3.1.2. Mẫu hóa văn bản

Tổng số công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện là gần

900 người và rất nhiều sinh viên, học viên các khóa đào tạo, bồi dưỡng, để

giải quyết chế độ chính sách, giải quyết công việc về đào tạo bồi dưỡng hàng

ngày cho các đối tượng trên là rất nhiều và liên tục, nên việc mẫu hóa một số

văn bản hành chính thông dụng do Học viện thường xuyên ban hành một cách

chính xác và triển khai áp dụng vào thực tế hiện nay là cần thiết. Chức năng,

nhiệm vụ chính của Học viện là đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học cho

nên những văn bản Học viện thường xuyên ban hành là những quyết định cử

đi công tác, Quyết định tổ chức lớp, Quyết định thành lập Hội đồng bảo vệ

luận văn, luận án, Quyết định cấp bằng, chứng chỉ, công văn trả lời việc xác

minh bằng cấp, công văn cử sinh viên đi thực tập, công văn triệu tập học viên

các lớp bồi dưỡng, Quyết định nâng lương cho công chức, viên chức, người

lao động, Quyết định cử đi học, thông báo, giấy mời… vì nội dung, hình thức

văn bản tương đối giống nhau nên Học viện cần nghiên cứu hoàn thiện sớm

những mẫu văn bản có tính lặp đi lặp lại để viên chức, người lao động được

giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có thể làm mẫu cũng như để thuận tiện cho

việc soạn thảo và ban hành văn bản được thống nhất, nhanh chóng, chính

xác hơn.

Những văn bản đã được mẫu hóa, Học viện cần phải được thông báo

cũng như đưa lên mạng nội bộ hoặc website Học viện cho viên chức, người

lao động có nhu cầu tải về, nghiên cứu, áp dụng vào công việc.

3.1.3. Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao

trình độ chuyên môn của công chức, viên chức, người lao động làm công

tác soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị nào sẽ giao cho đơn vị

đó soạn thảo. Trong đơn vị đó, trưởng đơn vị sẽ phân công cho một hoặc một

số người soạn thảo. Có nhiều người đã qua đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo

văn bản. Nhưng có người chưa qua đào tạo nên chủ yếu soạn thảo văn bản

theo kinh nghiệm. Vì vậy, cần tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về

soạn thảo văn bản.

Đây là việc có ý nghĩa quan trọng và quyết định chất lượng hiệu quả

ban hành văn bản. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng của công chức,

viên chức, người lao động là một yếu tố quan trọng để thực hiện tốt công tác

soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện. Cần thực hiện nghiêm túc đảm

bảo yếu tố chất lượng, cần duy trì việc tổ chức tập huấn định kỳ và những lần

đột xuất khi có quy định mới của cấp trên; cần xây dựng kế hoạch tập huấn,

bồi dưỡng cụ thể trong đó xác định rõ trọng tâm (có thể là về công nghệ thông

tin, kỹ thuật, kỹ năng soạn thảo, ban hành văn bản…), xác định các đối tượng

cần bồi dưỡng để cử viên chức, người lao động tham gia các khóa bồi dưỡng

với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu

của hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Tuy

nhiên, cần khuyến khích mỗi cá nhân tự học, tự bồi dưỡng, tự nâng cao trình

độ, kinh nghiệm, phải thường xuyên cập nhật các văn bản mới của cấp có

thẩm quyền liên quan về soạn thảo và ban hành văn bản để đảm bảo tính mới,

đúng quy định hiện hành.

3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ

công tác soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Cơ sở vật chất, môi trường làm việc là một yếu tố tác động không nhỏ

đến hiệu quả làm việc của công chức, viên chức, người lao động cũng như các

trang thiết bị là những điều kiện, công cụ trợ giúp góp phần đắc lực cho công

chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc tại Học

viện. Nhận thức rõ được điều đó, Học viện đã có sự quan tâm, đầu tư cho việc

xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục

vụ công việc hàng ngày. Cụ thể trụ sở Học viện HCQG khang trang, nằm

cạnh trục giao thông, các đơn vị, bộ phận trung tâm thì cũng được bố trí ở nơi

dễ tìm, nhìn thấy; trang thiết bị đảm bảo để giải quyết văn bản nhanh hiệu

quả. Tuy nhiên, tính đồng bộ cũng như chất lượng của cơ sở vật chất, trang

thiết bị chưa đảm bảo tốt đáp ứng yêu cầu công việc, nhu cầu xã hội; tình

trạng nghẽn mạng vẫn xảy ra thường xuyên, công tác bảo quản, bảo trì các

trang thiết bị không được thực hiện nghiêm túc, phòng làm việc còn chật hẹp.

Khoảng giữa tháng 6/2018, Học viện đã có kế hoạch triển khai lắp đặt mạng

nội bộ; các văn bản cần thông tin tới các đơn vị, cá nhân thuộc Học viện sẽ

gửi trên mạng nội bộ; triển khai chấm công bằng quét vân tay, nhưng kế

hoạch đó chưa triển khai được vì cơ sở vật chất, hạ tầng chưa đồng bộ. Vì

vậy, vấn đề đặt ra đối với Học viện là cần đầu tư sớm cơ sở vật chất, hệ thống

mạng, trang thiết bị, bố trí các phòng làm việc hợp lý, ưu tiên mua sắm các

thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản, hoàn thiện việc kết

nối mạng nội bộ, đảm bảo kết nối mạng của máy tính trong suốt quá trình làm

việc của cơ quan để các cá nhân, đặc biệt là viên chức soạn thảo văn bản có

thể trao đổi thông tin, tìm kiếm, thu thập, xử lý thông tin, gửi văn bản để

duyệt một cách nhanh nhất; các thiết bị khác cũng cần được kết nối để không

bị gián đoạn trong quá trình trao đổi, làm việc cũng như để hoạt động của Học

viện được thông suốt, nhanh chóng.

Trong thời đại công nghệ hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác soạn thảo và ban hành văn bản được các cơ quan đã, đang tổ chức

thực hiện như: soạn thảo văn bản bằng máy tính; trao đổi văn bản bằng email,

trình lãnh đạo bằng email; ký bằng chữ ký số; đăng ký văn bản bằng phần

mềm; phát hành văn bản, gửi văn bản các cơ quan, đơn vị bằng bản điện tử;

lưu trữ bằng bản điện tử. Tuy nhiên, tại Học viện HCQG mới chỉ ứng dụng

được một số bước như: soạn thảo văn bản bằng máy vi tính; có lúc trao đổi

văn bản bằng email với bạn bè, đồng nghiệp; trình văn bản lãnh đạo đơn vị

bằng email (rất ít); có lúc gửi văn bản tới các đơn vị, cá nhân qua email hoặc

gửi Trung tâm Thông tin thư viện đăng website của Học viện. Chính vì vậy,

Học viện HCQG nói chung, mỗi công chức, viên chức, người lao động cần

tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình giải quyết công việc, vào

công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn, bởi nó sẽ làm tăng hiệu suất

hoạt động công việc, giúp cho việc giám sát, quản lý văn bản, thực hiện quy

trình dẽ dàng, nhanh chóng mà còn thể hiện được tính chuyên nghiệp, hiện

đại trong công việc đáp ứng công cuộc đổi mới và yêu cầu thực tiễn xã hội.

3.1.5. Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm cũng như sự phối hợp

chặt chẽ giữa các công chức, viên chức, người lao động

Lãnh đạo Học viện cần có sự quan tâm thường xuyên hơn nữa đối công

tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện, để có những chỉ đạo, những

kế hoạch, biện pháp cụ thể đối với công tác này thể hiện tính chuyên nghiệp

trong giảng dạy lý thuyết cũng như tính thực tế của Học viện để Học viện Hành

chính Quốc gia luôn xứng đáng là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng của quốc gia

về lĩnh vực hành chính và góp phần phát triển nền hành chính nước ta.

Chánh Văn phòng phải có cái nhìn bao quát và toàn diện hơn về vấn đề,

nhìn nhận vấn đề một cách hệ thống hơn. Đồng thời trau dồi thêm kỹ năng về

công tác soạn thảo và ban hành văn bản, là nơi tin cậy “gác cổng” cho Lãnh

đạo Học viện trong công tác này, góp phần nâng cao vai trò của văn phòng về

công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện.

Trưởng đơn vị soạn thảo, cá nhân được giao soạn thảo nói riêng và mỗi

viên chức, người lao động thuộc Học viện nói chung cần nâng cao tinh thần

trách nhiệm hơn trong thực hiện công việc, học tập, rèn luyện, nâng cao trình

độ, chuyên môn, kỹ năng, nghiệp vụ để đáp ứng tốt công việc hơn, phù hợp

với thời đại; tự kiểm điểm bản thân, góp ý chân thành đối với lãnh đạo, đồng

nghiệp để cùng nhau thông cảm, chia sẻ, hoàn thiện bản thân, hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tự học, cập nhật những hướng dẫn, thay đổi để

đảm bảo tính mới, phù hợp với các quy định của pháp luật về công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Học viện HCQG.

Cần tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa lãnh đạo quản lý với nhân

viên, giữa nhân viên với nhân viên, giữa các tập thể với tập thể, giữa cá nhân

với tập thể trong công việc, trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản góp

phần thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, tổ chức, góp phần vào công tác soạn

thảo và ban bành văn bản của Học viện phù hợp với xu thế phát triển nền

hành chính và xã hội.

Tóm lại, con người luôn là nhân tố trung tâm, then chốt trong mọi hoạt

động, công việc, là yếu tố quyết định sự tồn tại, phát triển của bất kỳ cơ quan,

tổ chức, đơn vị nào. Ở mỗi chức vụ, vị trí đều đòi hỏi tinh thần trách nhiệm

của từng người, thủ trưởng cơ quan, đơn vị không làm hết việc cho nhân viên

được và nhân viên không thể làm việc của trưởng đơn vị, cơ quan được. Nên

cần có sự phối hợp, gắn kết, phân giao trách nhiệm giải quyết công việc của

cơ quan được tốt, thống nhất đưa cơ quan, đơn vị luôn phát triển, hội nhập.

3.1.6. Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác soạn

thảo và ban hành văn bản

Để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học

viện HCQG, Học viện cần thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện

công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện; các đơn vị, cá nhân chủ

trì soạn thảo sau khi soạn thảo xong cũng phải tự kiểm tra, trưởng đơn vị cũng

cần kiểm tra kỹ trước khi ký để trình; mỗi một bước trong quy trình soạn thảo

và ban hành văn bản cũng cần chú trọng kiểm tra. Mục đích của công tác này

là nhằm phát hiện ra những văn bản vi phạm, lỗi sai để kịp thời chỉnh sửa, bãi

bỏ, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và tính hệ thống của quy định. Ngoài ra,

công tác kiểm tra, rà soát văn bản cần phải quán triệt thực hiện, các đơn vị,

thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ban hành ra, đồng

thời có biểu dương, khen thưởng những cá nhân, đơn vị đạt thành tích tốt và

đồng thời cũng để có căn cứ đánh giá phân loại, bình xét thi đua khen thưởng

hàng năm đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện.

Để có cơ sở đánh giá phân loại, bình xét thi đua khen thưởng thì cũng

cần có các tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc soạn thảo và ban hành văn

bản của Học viện. Tiêu chí đánh giá chất lượng làm việc của đội ngũ viên

chức, người lao động trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản cần xây

dựng dựa trên thực tế soạn thảo và ban hành văn bản của những cá nhân, đơn

vị được giao soạn thảo; sự phối hợp giữa cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo

với những cá nhân, đơn vị có liên quan; đồng thời dựa trên mức độ chính xác

khi văn bản được ban hành; tiến độ thời gian để hoàn thành một văn bản. Lúc

này cần làm rõ trách nhiệm của cá nhân, đơn vị như trách nhiệm của Lãnh đạo

Học viện; trách nhiệm của cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo; trách nhiệm

của người đứng đầu đơn vị soạn thảo; trách nhiệm của đơn vị cá nhân liên

quan; trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính – Tổng

hợp, bộ phận Thư ký (thuộc Văn phòng); trách nhiệm của văn thư. Từ đó đưa

ra cách đánh giá, cho điểm, những cá nhân đơn vị tham gia vào công tác soạn

thảo và ban hành văn bản đạt điểm tốt thì sẽ tuyên dương khen thưởng, nếu

không đạt thì tùy vào mức độ dể đánh giá phân loại, khen thưởng, hay có biện

pháp xử lý phù hợp.

3.2. Một số đề xuất cụ thể

Học viện Hành chính Quốc gia cho đến nay vẫn chưa có sơ đồ hóa quy

trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng như mẫu hóa một số văn bản

thường xuyên ban hành. Trên cơ sở phân tích và nhận xét thực trạng thực hiện

công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia, để

khắc phục những hạn chế, tác giả xin đề xuất một quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính phù hợp, rõ ràng, khoa học hơn, một số mẫu văn bản

(mẫu hóa chính về tính thể thức của văn bản, vì chủ yếu xảy ra lỗi về thể

thức) đối với Học viện Hành chính Quốc gia như sau :

- Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính [Phụ

lục 09, Tr155].

- Mẫu hóa một số văn bản [Phụ lục 10,Tr156].

Tiểu kết

Dựa vào những kiến thức đã được học, được tham khảo, nghiên cứu và

quá trình khảo sát thực tế tại Học viện Hành chính Quốc gia (cụ thể đã được

trình bày ở Chương 2), tác giả xin đưa ra một số giải pháp cơ bản nhằm nâng

cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện. Qua đó

góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong việc soạn thảo và ban hành văn bản

tại Học viện Hành chính Quốc gia ngày càng tốt hơn.

KẾT LUẬN

Văn bản có vai trò rất quan trọng trọng đối với mọi hoạt động của các

cơ quan, tổ chức. Văn bản là công cụ, phương tiện truyền đạt các thông tin

của chủ thể ban hành đối với các đối tượng có liên quan. Chính vì thế, thời

gian qua, Đảng, Nhà nước đã rất quan tâm tới công tác văn bản nói chung và

công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng; thể hiện qua các văn bản

quy định về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tổ chức các

cuộc hội thảo, các công trình nghiên cứu… Nhờ sự quan tâm, đầu tư đó nên

công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan, tổ chức có những

thay đổi tích cực, ngày càng thống nhất và đảm bảo phù hợp với pháp luật

quy định.

Trong thời gian qua, các văn bản do Học viện Hành chính Quốc gia đã

ban hành đạt được nhiều thành tích đáng kể, đảm bảo phù hợp với pháp luật

quy định, đáp ứng được yêu cầu cơ bản trong hoạt động quản lý và trong việc

duy trì, phát triển Học viện Hành chính Quốc gia. Tuy nhiên, công tác soạn

thảo và ban hành văn bản vẫn còn những hạn chế nhất định, mặc dù những

hạn chế đó chưa để lại những hậu quả nghiêm trọng, nhưng vẫn cần phải được

khắc phục, sửa đổi.

Trong Khóa luận này, tác giả tập trung nghiên cứu vào công tác soạn

thảo và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia. Qua

thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, tác giả đã đưa ra những ý kiến nhận xét của

mình về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Học viện và

mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia để có thể từng

bước hoàn thiện công tác này cũng như góp phần củng cố chất lượng hiệu quả

hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập giảng dạy, đào tạo, bồi dưỡng

lĩnh vực hành chính, công tác văn bản. Song, nhân tố quan trọng nhât nhằm

khắc phục những hạn chế không đáng có trong công tác soạn thảo và ban

hành văn bản phải nói đến là yếu tố con người. Vì thế, để khắc phục những

khuyết điểm trên đòi hỏi sự cố gắng không chỉ ở Lãnh đạo Học viện mà đặc

biệt là những công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện, là những

chủ thể trực tiếp tiến hành thực hiện soạn thảo văn bản, là nhân tố quan trọng

trong việc nâng cao chất lượng của hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản.

Chỉ khi nào và ở đâu cán bộ, công chức, viên chức nhận thức được vai trò,

trách nhiệm trong công việc, quyết tâm thực hiện công việc tốt, cải cách hành

chính thì vấn đề nâng cao chất lượng văn bản quản lý nhà nước, công tác soạn

thảo và ban hành văn bản với đúng quy định, đi vào nề nếp, chuyên nghiệp,

hiện đại, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý hành

chính Nhà nước trong giai đoạn hiện nay./.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

* Các giáo trình và sách:

1. PGS.TS Triệu Văn Cường (chủ biên) (2017), Giáo trình Văn thư,

NXB Lao động, Hà Nội.

2. Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và

công tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.

3. Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính,

NXB Thống kê, Hà Nội.

4. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban

hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

5. Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản

quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia

Thành phố Hồ Chí Mính.

6. Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao

động, Hà Nội.

7. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành

văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội..

8. PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác

văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.

9. Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Đại học

Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh.

10. Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

11. Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan

nhà nước, NXB Sự Thật, Hà Nội.

12. Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao

thông Vận tải, Hà Nội.

13. Trung tâm Từ điển ngôn ngữ (1997), Từ điển Tiếng Việt, Hà Nội.

* Các văn bản quy định hiện hành:

14. Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 của Học viện Hành chính

Quốc gia về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm

quyền ký văn bản.

15. Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 của Học viện Hành chính

Quốc gia về việc đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản.

16. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

17. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chỉnh phủ về

công tác văn thư.

18. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chỉnh phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chỉnh phủ về công tác văn thư.

19. Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chỉnh phủ quy

định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

20. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chỉnh phủ về

quản lý và sử dụng con dấu.

21. Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14/3/2017 của Ủy ban

Thường vụ Quốc hội quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy

phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước.

22. Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng

Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Học viện Hành chính Quốc gia.

23. Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 của Học viện Hành

chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

24. Quyết định số 3448/QĐ-HCQG ngày 28/9/2018 của Học viện Hành

chính về việc ban hành Quy chế làm việc của Học viện Hành chính Quốc gia.

25. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

* Các khóa luận tốt nghiệp:

26. Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa

luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

27. Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện

Hành chính.

* Tạp chí:

28. Vũ Đình Lãm (2017), Một số lưu ý trong soạn thảo văn bản hành

chính, Tạp chí Quản lý nhà nước, số 12, Học viện Hành chính Quốc gia.

* Website:

29. http://www1.napa.vn (phần giới thiệu chung).

PHỤ LỤC

STT Phụ lục số Nội dung chính Trang số

1. Phụ lục 01 Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

71 2. Phụ lục 02 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG

72 3. Phụ lục 03 Sơ đồ thành phần thể thức văn bản của Học

viện HCQG

4. Phụ lục 04 Sơ đồ hóa quy trình trình ký văn bản của Học 74

viện HCQG

75 5. Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành

văn bản của HCQG

6. Phụ lục 06 Một số văn bản, phiếu của Học viện HCQG liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản

7. Phụ lục 07 Một số văn bản hành chính, chuyên môn Học 107

viện HCQG đã ban hành từ năm 2016 đến 30/11/2018

8. Phụ lục 08 Một số văn bản do Học viện HCQG ban hành 137

có lỗi, sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày

155

9. Phụ lục 09 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của HCQG do tác giả đề xuất

10. Phụ lục 10 Mẫu hóa một số văn bản do tác giả xây dựng 156

Phụ lục 01

Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG

Giám đốc

Phó Giám đốc

Ban

Văn phòng

Ban

Hợp tác quốc tế

QL ĐT Sau ĐH

Tổ chức cán bộ

Kế hoạch tài chính

QL bồi dưỡng

Trung tâm NNTH TTTV

Khoa HCH và QLNS

Tạp chí QLNN

Khoa KT và TCC

Khoa NNPL và LLCS

Khoa VB và CNHC

Viện NCKH HC

Khoa QLNN về XH

Văn phòng Đảng Đoàn

Phòng Kiểm tra Pháp chế

Bộ môn Ngoại ngữ

Phân viện Huế

Phòng QLĐT và PTNLHC

Phân viện Tây Nguyên

Phòng KTKĐCL ĐTBD

Phân viện TP Hồ Chí Minh

Phụ lục 02 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

Ghi chú:

: Thành phần thể thức văn bản : Quốc hiệu : Tên cơ quan : Số, ký hiệu của văn bản : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản : Trích yếu nội dung công văn : Nội dung văn bản : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền : Dấu của cơ quan : Nơi nhận : Dấu chỉ mức độ mật (nếu có) : Dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có) : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (nếu có) : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (nếu có) : Số lượng bản phát hành (nếu có)

Ô số 1 2 3 4 5a 5b 6 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13

Phụ lục số 04

Sơ đồ hóa quy trình ký văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia

Trách nhiệm Nội dung

Đơn vị soạn thảo Soạn thảo văn bản, chuẩn bị phiếu trình, hồ sơ trình ký

Văn phòng (Phòng HC-TH) Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản, hồ sơ trình ký

Phòng HC-TH (Bộ phận Thư ký) Trình ký văn bản

Lãnh đạo Học viện Xem xét và ký duyệt văn bản

Bộ phận Thư ký Nhận và chuyển Bộ phận Văn thư làm tục phát hành

(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia)

Phục lục 05 Sơ đồ hóa Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Bước 1

Chuẩn bị soạn thảo

Đơn vị soạn thảo và chuyên viên soạn thảo

- Xác định nội dung, mục đích ban hành văn bản; - Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản; - Xác định nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập thông tin, phân tích, xử lý thông tin có liên quan để xây dựng nội dung văn bản.

Bước 2

Soạn thảo văn bản

Đơn vị soạn thảo và chuyên viên soạn thảo

- Soạn thảo văn bản; - Lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản (nếu có); - Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến nếu có, hoàn chỉnh bản thảo; - Ký, trình theo quy trình.

Bước 3

Trình và ký Trình và ký duyệt văn bản duyệt văn bản

- Văn phòng kiểm tra văn bản, ký theo quy định; - Lãnh đạo Học viện duyệt, ký văn bản.

Văn phòng Học viện, Lãnh đạo Học viện

Bước 4

Bộ phận Văn thư, lưu trữ

Phát hành và lưu văn bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định; - Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; - Đăng ký, vào sổ văn bản đi; - Phô tô, nhân bản; - Đóng dấu; - Phát hành văn bản; - Lưu trữ văn bản.

Bước Nội dung công việc Đơn vị, người thực hiện

Chú thích: Trình tự các bước Những công việc cần thực hiện trong 1 bước

(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia)

Phụ lục 06

Một số văn bản, phiếu của Học viện HCQG liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đôn đốc nhắc nhở trong công tác soạn thảo văn bản

TT Nội dung Trang số

Văn bản 01: Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính;

Văn bản 02: Công văn số 366/HCQG ngày 21/3/2018 về việc hướng dẫn thể thức phiếu trình, cách ghi chức danh và thẩm quyền ký văn bản;

Văn bản 03: Công văn số 1025/HCQG ngày 12/7/2018 về việc 100

đảm bảo tiến độ giải quyết hồ sơ, văn bản;

102

Văn bản 04: Phiếu trình số 43 ngày 27/3/2018 về trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức cán bộ của Học viện HCQG do Ban Tổ chức trình, bị Giám đốc Học viện nhắc nhở;

Văn bản 05: Phiếu nhắc việc số 07 ngày 10/9/2018 của Giám 104

đốc Học viện về việc góp ý văn bản đúng tiến độ;

105

Văn bản 06: Phiếu nhắc việc số 11 ngày 10/9/2018 của Giám đốc Học viện về việc trả lời công văn đúng tiến độ;

106

Văn bản 07: Phiếu trình số 61 ngày 23/4/2018 của Ban Tổ chức cán bộ về phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động tại Học viện HCQG.

Văn bản 01

Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày 27/9/2012 ban hành

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính

Văn bản 02

Văn bản 03

100

101

Văn bản 04

102

103

Văn bản 05

104

Văn bản 06

105

Văn bản 07

106

Phụ lục 07 Một số văn bản hành chính, chuyên môn Học viện Hành chính Quốc gia đã ban hành từ năm 2016 đến 30/11/2018

Tên loại, trích yếu nội dung

Trang số

TT

Số, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản

108

Văn bản 01 3059/QĐ-HCQG ngày 20/10/2016

lý cấp huyện khóa I/2016

Quyết định về việc tổ chức lớp Bồi dưỡng lãnh tại đạo, quản HVHCQG cơ sở tại TP Hồ Chí Minh (Quy định trực tiếp);

Văn bản 02 2805/QĐ-HCQG

109

ngày 20/8/2018

Quyết định về việc ban hành Quy chế giảng viên thỉnh giảng, giảng viên kiêm nhiệm và cáo cáo viên của Học viện HCQG (Quy định gián tiếp);

Văn bản 03 93/HCQG-VP

115

ngày 22/01/2016

Công văn về việc tham gia ý kiến vào dự thảo Chương trình công tác năm 2016 của Bộ Nội vụ;

118

Văn bản 04 563/TTr-HCQG ngày 02/5/2018

Tờ trình về việc lựa chọn, giới thiệu gương điển hình tiên tiến tham dự Lễ kỷ niệm 70 năm ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ra lời kêu gọi thi đua Ái quốc;

119

Văn bản 05 587/KH-HCQG ngày 02/5/2018

Kế hoạch xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm của Học viện HCQG;

121

Văn bản 06 873/TB-HCQG ngày 19/6/2018

Thông báo về việc xét tuyển công chức năm 2018 của Bộ Nội vụ;

122

Văn bản 07 665/BC-HCQG ngày 06/6/2016

Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ 5 tháng đầu năm và các nhiệm vụ trọng tâm trong Quý III/2016 của Học viện HCQG;

124

Văn bản 08 938/ĐA-HCQG ngày 29/6/2018

Đề án xác định vị trí việc làm của Học viện HCQG;

Văn bản 09

126

Phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tài chính giai đoạn 2018-2020 của Học viện HCQG;

Văn bản 10 88/HĐGK-HCQG

Hợp đồng giao khoán công việc;

128

ngày 26/7/2018

Văn bản 11 1049/GM-HCQG

129

ngày 05/9/2016

Giấy mời họp giao ban để kiểm điểm công tác tháng 8 và triển khai nhiệm vụ công tác tháng 9 năm 2016 của Học viện;

Văn bản 12 343/GUQ-HCQG

Giấy ủy quyền

130

ngày 31/3/2016

132

Văn bản 13 472/BB-HCQG ngày 27/4/2016

Biên bản Hội nghị công tác bồi dưỡng năm 2016 của Học viện HCQG;

Văn bản 14 22/6/2018

Bản ghi nhớ hợp tác;

134

136

Văn bản 15 2782 ngày 25/01/2016

Cấp bằng Thạc sĩ Quản lý hành chính công cho bà Vy Thị Thu Sinh (Văn bản chuyên ngành).

107

Văn bản 01

108

Văn bản 02

109

110

111

112

113

114

Văn bản 03

115

116

117

Văn bản 04

118

Văn bản 05

119

120

Văn bản 06

121

Văn bản 07

122

123

Văn bản 08

124

125

Văn bản 09

126

127

Văn bản 10

128

Văn bản 11

129

Văn bản 12

130

131

Văn bản 13

132

133

Văn bản 14

134

135

Văn bản 15

136

Phụ lục 08 Một số văn bản Học viện HCQG ban hành có lỗi, sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày

TT Nội dung

Trang số

Văn bản 01: Công văn số 460/HCQG-ĐT ngày 13/6/2017 về việc 138

xác minh sinh viên đã tốt nghiệp Đại học Hành chính;

Văn bản 02: Công văn số 504/HCQG-TCCB ngày 18/4/2018 về việc 139

báo cáo nhu cầu tuyển dụng năm 2018;

140

Văn bản 03: Công văn số 1342/HCQG-TCCB ngày 05/12/2017 về việc cử viên chức tham gia Ban coi thi kỳ thi nâng ngạch công chức theo chỉ tiêu biên chế năm 2016;

141

Văn bản 04: Kế hoạch số 187/KH-HCQG ngày 08/02/2018 triển khai thực hiện Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện HCQG;

144

Văn bản 05: Kế hoạch số 645/KH-HCQG ngày 14/5/2018 triển khai phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động tại Học viện HCQG;

Văn bản 06: Công văn số 1119/HCQG-TCCB ngày 27/10/2017; 147

148

Văn bản 07: Thông báo số 172/KH-HCQG ngày 23/02/2016 về việc tổ chức Hội nghị tập huấn về chính sách tinh giản biên chế;

149

Văn bản 08: Công văn số 632/HCQG-KHTC ngày 18/7/2017 về kế hoạch và dự toán kinh phí thực hiện nhiệ vụ trọng tâm năm 2017 của Đề án Ngoại ngữ Quốc gia 2020;

150

Văn bản 09: Quyết định số 1176/QĐ-HCQG ngày 11/4/2018 Thành lập Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng;

Văn bản 10: Thông báo số 1801/TB-HCQG ngày 14/11/2018 về việc 151

viên chức nghỉ hưu hưởng chế độ bảo hiểm xã hội;

152

Văn bản 11: Kế hoạch số 1663/KH-HCQG ngày 19/10/2018 về tập huấn công tác phòng cháy chữa cháy và CNCH năm 2018.

137

Văn bản 01

138

Văn bản 02

139

Văn bản 03

140

Văn bản 04

141

142

143

Văn bản 05

144

145

146

Văn bản 06

147

Văn bản 07

148

Văn bản 08

149

Văn bản 09

150

Văn bản 10

151

Văn bản 11

152

153

154

155

Phụ lục 10

Mẫu hóa một số văn bản do Học viện Hành chính Quốc gia ban hành

TT Nội dung Trang số

Mẫu 01: Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp; 157

Mẫu 02: Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp; 158

Mẫu 03: Văn bản có tên loại; 160

Mẫu 04: Tờ trình; 161

Mẫu 05: Công văn; 162

Mẫu 06: Giấy mời. 163

156

Mẫu 01. Quyết định quy định trực tiếp

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /QĐ-HCQG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ……………(1)……………………

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia;

Căn cứ……………………………(2)……………………………….;

Xét đề nghị của ……………………(3)……………………………….,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. …………………………(4)……………………………………

Điều 2. …………………………(5)…………………………………....

Điều 3. …………………………(6)……chịu trách nhiệm thi hành

Quyết định này./.

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận: - Như Điều....; - …..; - Lưu: VT, (7).

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung quyết định. (2) Căn cứ pháp lý khác. (3) Chức vụ của người đề nghị. (4) Trích yếu nội dung quyết định. (5) Trách nhiệm, hiệu lực thi hành. (6) Tên những đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành quyết định. (7) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

157

Mẫu 02. Quyết định quy định gián tiếp

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /QĐ-HCQG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ……………(1)……………………

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Căn cứ Quyết định số 05/2018/QĐ-TTg ngày 23 tháng 01 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia; Căn cứ……………………………(2)…………………………………; Xét đề nghị của ……………………(3)……………………………….,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định (Phê duyệt) này

Điều 2. Quyết định có hiệu lực ……………………(5)……………… Điều 3. …………………………(6)……chịu trách nhiệm thi hành

……(4)……….. Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều....; - …..; - Lưu: VT, (7).

GIÁM ĐỐC Họ và tên

Ghi chú: 1. Trích yếu nội dung quyết định. 2. Căn cứ pháp lý khác. 3. Chức vụ của người đề nghị. 4. Trích yếu nội dung quyết định. 5. Hiệu lực thi hành và nêu văn bản bị sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ (nếu có). 6. Tên những đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành quyết định. 7. Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo.

158

Văn bản ban hành kèm theo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯

TÊN LOẠI VĂN BẢN …………………………(1)…………………….. (Ban hành kèm theo Quyết định số QĐ-HCQG ngày tháng năm của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. …………………………………………………………………. Điều 2. …………………………………………………………………

Chương … ………………………………….

Điều. ……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… Chương … ………………………………….

Điều . …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………… ………………………………………../.

GIÁM ĐỐC Họ và tên

Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung của văn bản

159

Mẫu 03.Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, chương trình,

kế hoạch…

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /(1)-HCQG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

TÊN LOẠI VĂN BẢN (2) …………..…(3)………………

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ ……………………………………(4)…………………………………

……………………………………….………………………………………… ……………………………………………………………../.

Nơi nhận: -.......; - …..; - Lưu: VT, (5).

GIÁM ĐỐC Họ và tên

Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên loại văn bản. (2) Tên văn bản như: thông báo, kế hoạch, chương trình, báo cáo... (3) Trích yếu nội dung văn bản. (4) Nội dung văn bản. (5) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản.

160

Mẫu 04. Tờ trình

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /TTr-HCQG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

TỜ TRÌNH ……………(1)………………

Kính gửi: …………………(2)………………………

……………………………………(3)………………………………… ……………………………………….………………………………………. ……………………………………………………………………./.

Nơi nhận: - Như trên; - …..; - Lưu: VT, (4).

GIÁM ĐỐC Họ và tên

Ghi chú:

1. Trích yếu nội dung tờ trình. 2. Tên cơ quan, lãnh đạo cấp trên. 3. Nội dung tờ trình. 4. Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản.

161

Mẫu 05. Công văn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /HCQG-(1) V/v ……(2)………

Kính gửi: ……………………(3)…………………

……………………………………….…………………………………

…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………../.

GIÁM ĐỐC

Nơi nhận: - Như trên; - ….. (4); - Lưu: VT, (5).

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản. (2) Trích yếu nội dung của công văn. (3) Tên cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. (4) Tên cơ quan, đơn vị để báo cáo, phối hợp, để biết. (5) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản.

162

Mẫu 06. Giấy mời

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ¯¯¯¯¯ Số: /GM-HCQG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 201

GIẤY MỜI ………………(1)………………

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Kính gửi: ........................(2)........................

Căn cứ (Thực hiện hoặc Để...) ..................................(3)..........................

Học viện Hành chính Quốc gia tổ chức ………………(4)……………...

Thời gian: ……………………………………………………………

Địa điểm: …………………………………………………………….

Chủ trì (nếu có): ....................................................................................

Thành phần (nếu có): ..............................................................................

Nội dung cuộc họp (nếu có): ...................................................................

Học viện Hành chính Quốc gia trân trọng kính mời./.

Nơi nhận: -.......; - …..; - Lưu: VT, VP.

GIÁM ĐỐC Họ và tên

Ghi chú:

1. Trích yếu nội dung cuộc họp. 2. Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của người

được mời. 3. Lý do để mời. 4. Tên nội dung cuộc họp, hội thảo, hội nghị, giảng dạy…

(Năm 2018 toàn bộ Giấy mời của Học viện HCQG Giám đốc Học viện giao cho Văn phòng Học viện soạn thảo và báo dự).

163

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Chủ đề:

Luận văn thạc sĩ quản lý dự án

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG