Kỹ năng trình bày văn bản của luật sư

Chia sẻ: Nguyen CCC | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:18

Thêm vào BST

Báo xấu

153
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Để thuận tiện cho quá trình viết các văn bản pháp lý, chúng tôi xin giới thiệu các nguyên tắc cơ bản của lối viết pháp lý do các giáo sư, luật sư Hoa Kỳ biên soạn. Đây chỉ là tóm tắt những nguyên tắc cơ bản. Bạn muốn nghiên cứu sâu hơn có thể tìm cuốn sách với tiêu đề “Legal Writing”.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỹ năng trình bày văn bản của luật sư

Kỹ năng trình bày văn bản của luật sư Để thuận tiện cho quá trình viết các văn bản pháp lý, chúng tôi xin giới thiệu các nguyên tắc cơ bản của lối viết pháp lý do các giáo sư, luật sư Hoa Kỳ biên soạn. Đây chỉ là tóm tắt những nguyên tắc cơ bản. Bạn muốn nghiên cứu sâu hơn có thể tìm cuốn sách với tiêu đề “Legal Writing”. 1 — GIỚI THIỆU: Nội dung dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn sơ lược về các nguyên tắc cơ bản của lối viết pháp lý rõ ràng, chính xác và hiệu quả. Sáu nguyên tắc cơ bản được giới thiệu dưới đây sẽ cung cấp một khung chung cho cách viết phân tích đặc biệt và áp dụng cho tất cả các khía cạnh và dạng của lối viết pháp lý. 2 — NGUYÊN TẮC THỨ NHẤT: NGHĨ, SAU ĐÓ MỚI VIẾT Kết thúc việc phân tích của bạn trước khi bắt tay vào việc viết. Phải xác định được độc giả của bạn. Hãy nghĩ về việc độc giả của bạn sẽ sử dụng như thế nào và bạn sẽ viết cái gì. 3 — NGUYÊN TẮC THỨ HAI: ĐẶT NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG LÊN TRƯỚC TIÊN Vạch ra một danh sách các quan điểm mà bạn cần đưa ra hoặc mục đích viết của bạn. Hiểu rõ yêu cầu của khán giả của bạn, rồi tổ chức các ý hoặc mục đích bằng
cách đặt những điều quan trọng nhất với người đọc của bạn lên đầu tiên. Thường thì điều đó có nghĩa là nói rõ các kết luận của bạn đầu tiên. Sau khi bạn đã tạo được một dach sách các quan điểm của mình, hãy kiểm tra lại để chắc chắn rằng bạn sẽ không có các chủ đề trùng hoặc tương tự ở các chỗ khác nhau. Hãy kiểm tra lại để đảm bảo rằng các chủ đề được thảo luận có sự liên kết chặt chẽ với nhau nhất ở mức có thể, cũng như trật tự dựa trên sự quan trọng của chúng. 4 — NGUYÊN TẮC THỨ BA: TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI, SAU ĐÓ HÃY GIẢI THÍCH Hầu hết các dạng của lối viết pháp lý thường cung cấp các câu trả lời cho các câu hỏi pháp luật. Hầu hết những người đọc đều muốn biết các câu trả lời ngay lập tức. Điều đó bao gồm cả các khách hàng đọc các bản ý kiến pháp lý và các thẩm phán đọc các bản tóm tắt hồ sơ của vụ kiện của luật sư. Câu trả lời nên được đưa ra trước tiên, trước khi đưa ra các luận điểm hay ý kiến tranh luận. 5 — NGUYÊN TẮC THỨ TƯ: SỬ DỤNG CÁC CÂU NGẮN VÀ ĐƠN GIẢN Giữ các câu ngắn và đơn giản đến mức có thể. Hạn chế mỗi câu là một ý, đó là một chủ ngữ-một động từ, bất cứ khi nào bạn có thể. Tất cả các lối viết bắt đầu với một “đơn vị ý”. Trong tiếng Anh, nó thường bao gồm một chủ ngữ hoặc chủ thể và một động từ hoặc một hành động. Các đơn vị ý thường là các cặp danh từ và động từ.
Lấy ví dụ, “mặt trời mọc” và “hội thẩm đoàn thận trọng” là các đơn vị ý. Trong tiếng Anh, một đơn vị ý là một khối của sự truyền đạt. Bước đầu tiên trong lối viết các câu đơn giản là quyết định ai hoặc cái gì sẽ làm cái gì hoặc trở thành cái gì. Đối với người đọc, các đơn vị ý tốt nhất là truyền đạt một mức nhỏ nhất các thông tin kèm theo. Người đọc sẽ nhanh chóng và dễ dàng hiểu ý được nhấn mạnh bằng cụm từ “mặt trời mọc” hơn là “đằng sau rặng núi, những tia nắng của mặt trời mùa đông mang lại một chút hơi ấm cho mặt đất, từ từ ló dạng”. Tất nhiên, cũng có một lối viết thuyết phục nhưng hoa mỹ và bay bướm (chúng tôi sẽ giới thiệu sau). Tuy nhiên, hầu hết người đọc mong muốn nhận được các thông tin nhanh chóng và súc tích, và càng ít các thuật ngữ chuyên ngành càng tốt. Nếu cấu trúc câu của bạn phải phức tạp hoặc phải chứa một vài đơn vị ý, hãy cố gắng sử dụng các cấu trúc lập lại, chẳng hạn như là quan hệ song song (chúng tôi sẽ giới thiệu sau). Quan hệ song song đơn giản chỉ là một sự lập lại theo thứ tự và các dạng của từ. Để tiết kiệm thời gian viết và đọc, người viết pháp lý nên xác định chủ ngữ chính và động từ chính (hoặc vị ngữ) trong mỗi câu trước khi viết chúng. Bất cứ khi nào có thể, mỗi câu nên bắt đầu với một danh từ hay các dạng của chúng. 6 — NGUYÊN TẮC THỨ NĂM: SỬ DỤNG CÁC TỪ ĐƠN GIẢN, BÌNH THƯỜNG VÀ SỬ DỤNG CHÚNG MỘT CÁCH NHẤT QUÁN Chọn các từ đơn giản nhất, ngắn nhất để thể hiện ý kiến của bạn. Các từ ngữ thông dụng là tốt nhất. Các từ ngắn thì dễ đọc và dễ hiểu và nên chọn chúng bất cứ khi nào có thể. Để trách sự nhầm lẫn hoặc đa nghĩa, nên sử dụng cùng một từ khi đề cập đến cùng một vấn đề. Không giống với các lối viết khác, lối viết pháp lý không
được lợi gì từ việc sử dụng các từ đồng nghĩa hoặc đa nghĩa của ngôn ngữ. Người viết pháp lý nên lập lại các danh từ hơn là việc sử dụng các đại từ, thậm chí nó khiến câu có vẻ nặng nề. Đối với người đọc, điều đó sẽ dễ hiểu hơn thay vì cố gắng quyết định xem thử một từ khác co ngụ ý một nghĩa bóng gì. Hãy sử dụng ngôn ngữ lặp lại dù cho nó có thể là buồn tẻ với người viết. Người đọc của các văn bản kỹ thuật thường tìm ngôn ngữ lập lại để cho dễ hiểu. Tương tự, sử dụng các từ khác nhau cho các vấn đề khác nhau. Đối với luật sư, các từ khác nhau chỉ các khái niệm luật pháp khác nhau. Thận trọng trong việc chọn từ là một công thức cần thiết đối với lối viết pháp lý. 7 — NGUYÊN TẮC THỨ SÁU: LẬP LẠI, LẬP LẠI VÀ LẬP LẠI Lập lại là điều quyết định trong truyền đạt, đặc biệt là các lĩnh vực phức tạp như luật. Công thức cổ điển cho tranh luận là nói những gì bạn dự định nói, nói chúng và sau đó nói lại những gì bạn đã nói. Đối với nhiều loại của lối viết pháp lý, công thức này được tuân theo. Lập lại giúp cho người đọc, ngay cả khi nó là sự lập lại cùng từ để thể hiện lại cùng khái niệm, sự lập lại của cấu trúc câu sẽ tăng khả năng đọc hoặc việc lập lại của nội dung để làm cho rõ hoặc nhấn mạnh chúng. (SUN LAW FIRM)
Kỹ năng đàm phán của luật sư Quantcast Đàm phán là việc hai hay nhiều bên thảo luận và thương lượng với nhau nhằm đạt tới một sự thỏa thuận về một vấn đề nào đó, điều mà sau đó có thể trở thành hiện thực hoặc thậm chí không trở thành hiện thực được (không đạt được thỏa thuận và đàm phán thất bại). PHẦN I. LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN 1. Khái niệm Đàm phán là việc hai hay nhiều bên thảo luận và thương lượng với nhau nhằm đạt tới một sự thỏa thuận về một vấn đề nào đó, điều mà sau đó có thể trở thành hiện thực hoặc thậm chí không trở thành hiện thực được (không đạt được thỏa thuận và đàm phán thất bại). Đàm phán có lịch sử lâu đời (việc thương lượng để trao đổi với nhau những thứ săn bắn, hái lượm được của thời tiền sản xuất hàng hóa…) Đàm phán được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội loài người. 2. Mô hình lý thuyết chung về đàm phán Gulliver/1973: Về mặt lý luận người ta tìm cách nhận dạng và mô hình hóa quá trình đàm phán. Siegel and Fouraker [1960]; Thomas Shelling [1963]; Charles Osgood [1962]: mô hình hóa diễn biến các cuộc mặc cả trong quá trình đàm phán. Ví dụ: Theo Siegel and Fouraker thì mô hình đàm phán diễn ra như sau: - Việc đàm phán bắt đầu bằng việc đưa ra yêu cầu và hy vọng vào một kết quả với một tỷ lệ phần trăm cao, thường là cao nhất; - Sau đó, người ta cố gắng tìm ra sự bất hợp lý trong yêu cầu cao mà đối tác đưa ra, từ đó làm rõ việc phải có nhượng bộ để đạt tới một thỏa thuận; - Sự đưa ra những đề xuất sau đó sẽ nhằm làm cho các nhà đàm phán tìm ra, làm cho họ có thể thiết lập được nguyện vọng của họ một cách thực tế. Nghĩa là,
nguyện vọng của họ đã được điều chỉnh cùng với quá trình đàm phán, mặc dù hy vọng tối thiểu của họ có thể không bị phương hại; - Việc tìm kiếm những nhượng bộ hữu hiệu đưa các nhà đàm phán đến với giải pháp hoàn tất việc đàm phán. Một xu hướng khác cũng được phát triển, tập trung nhiều hơn vào việc nghiên cứu và mô hình hóa hành vi của con người tham gia đàm phán: Walton and McKersie (1965); Douglas (1962). Ví dụ: Trước hết, Walton and McKersie phân biệt giữa “distributive” and “integrative” bargaining. Distributive bargaining (tạm dịch là sự phân chia của quá trình mặc cả) cho rằng có 2 quá trình cơ bản cùng xảy ra: quá trình giải quyết vấn đề và quá trình mặc cả. Trong đó, quá trình giải quyết vấn đề là việc thu thập thông tin từ phía đối tác về nguyện vọng và khả năng của họ trong khi giữ kín càng nhiều càng tốt thông tin tương tự của mình. Còn quá trình mặc cả là quá trình sử dụng những thông tin thu thập được để làm thay đổi những nguyện vọng của đối tác nhằm đạt kết quả cuối cùng tối ưu cho mình. Integrative bargaining (sự hợp nhất của quá trình mặc cả) cho rằng có 03 bước cơ bản trong quá trình xác định một kết quả cùng có lợi cho các bên đàm phán: Bước 1 là nhận diện vấn đề; Bước 2 là tìm ra và làm rõ các phương án và hệ quả của nó; Bước 3 là giải quyết vấn đề thông qua việc tìm ra giải pháp tốt nhất. Tuy việc khái quát và đưa ra những mô hình lý thuyết về đàm phán có một giá trị nhất định về mặt lý luận, làm cho chúng ta hình dung được một cách chung nhất thế nào là đàm phán và các định dạng cơ bản của chúng, nhưng trong từng lĩnh vực của đời sống xã hội, quá trình đàm phán mang nặng yếu tố đặc thù, cần được chú ý một cách đúng mức thì mới mong thành công được. 3. Lý luận về hoạt động đàm phán của Luật sư Trên thế giới, luật sư được liệt vào danh sách những nhà đàm phán chuyên nghiệp (professional negotiators). Những yếu tố nào chi phối điều đó? những quy tắc nghề nghiệp được hình thành chính trong quá trình hoạt động của nhiều thế hệ luật sư, kể cả những chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp và được các tổ chức luật sư, hiệp hội luật sư quy định thành những nguyên tắc ứng xử có tính bắt buộc đối với từng luật sư (trung thực,
không thiên vị, chân thành, hợp tác, v.v). Những ràng buộc đó làm cho vai trò của luật sư trong quá trình đàm phán khác biệt rất lớn so với các nhà đàm phán trong các lĩnh vực khác. Ngoài ra, phải kể đến những ràng buộc của hệ thống luật pháp của từng quốc gia (những quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc xác lập và thực hiện giao dịch) cũng như những hiểu biết sâu sắc về pháp luật của luật sư với tư cách là một chuyên gia. Tất cả các yếu tố trên chi phối và điều khiển hành vi và cách ứng xử của luật sư, tạo ra chính uy tín cho luật sư và ảnh hưởng rất lớn đến tính chất và kết quả của công việc đàm phán do luật sư tiến hành. 4. Hai loại hình cơ bản của đàm phán: (different objectives of negotiation – different strands of negotiation) - “rulemaking negotiation” (tạm dịch là: đàm phán nhằm xác lập quan hệ pháp lý [xác lập những quy tắc xử sự chi phối hành vi của các bên trong tương lai], và vì thế mà ở các nước theo luật án lệ mới dùng thuật ngữ rulemaking; Negotiation for the establishment of rules to govern future conduct.); đàm phán nhằm thiết lập quan hệ hợp đồng thuộc loại này. - “dispute negotiation” (đàm phán nhằm giải quyết tranh chấp; Negotiation for resolving disputes arising out of past events). Đàm phán nhằm giải quyết các tranh chấp hợp đồng thuộc loại này. Lý luận về hoạt động đàm phán của luật sư còn phân biệt giữa việc đàm phán trong bối cảnh không có sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bên (nondependent context) và đàm phán trong bối cảnh có sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bên (interdependent context). Bối cảnh có sự phụ thuộc cũng như bối cảnh không có sự phụ thuộc lẫn nhau đều có thể xảy ra cả khi đàm phán nhằm xác lập quan hệ pháp lý cũng như khi đàm phán nhằm giải quyết tranh chấp. Sự phân biệt này có ý nghĩa quan trọng cả đối với bản thân hoạt động đàm phán cũng như việc áp dụng các kỹ thuật đàm phán trên thực tế. Chúng ta sẽ làm rõ vấn đề này trong khi tìm hiểu những đặc trưng cơ bản của từng loại hình đàm phán. 5. Một số đặc trưng cơ bản của hoạt động đàm phán nhằm giải quyết tranh chấp giữa các bên
- Trong quan hệ hợp đồng ….. đặc trưng cơ bản: giữa các bên tranh chấp đã tồn tại một quan hệ pháp lý ….. ràng buộc các bên – một quan hệ mà người ta không thể chối bỏ được (quyền tự do định đoạt bị hạn chế) - Việc giải quyết vấn đề tranh chấp thông qua đàm phán …. Phụ thuộc vào các quy định của hợp đồng và của pháp luật có liên quan … đặc trưng thứ hai là tính chi phối rất nhiều của các quy định của hợp đồng và của pháp luật có liên quan trong quá trình đàm phán (norm-centered negotiation) - Diễn biến quá trình đàm phán: trong khi một bên đưa ra yêu cầu trên cơ sở viện dẫn các quy định của hợp đồng và pháp luật – bên kia tìm kiếm sự tự vệ trước quyền yêu cầu – mặc cả và nhượng bộ được thực hiện dựa trên việc xác định các bằng chứng và áp dụng các quy định của pháp luật …. Thể hiện quyền tự do định đoạt một cách tương đối của các bên. - Đàm phán cũng có thể thông qua trung gian, có thể được tiến hành trước hoặc trong quá trình tố tụng 6. Một số đặc trưng cơ bản của hoạt động đàm phán nhằm xác lập những quy tắc xử sự chi phối hành vi của các bên trong tương lai - đặc trưng cơ bản đầu tiên là giữa các bên chưa hề có sự ràng buộc bởi một quan hệ pháp lý… bằng chứng là một bên có thể ngừng việc đàm phán và đến thỏa thuận với một đối tác khác - quyền tự do định đoạt của các bên rộng lớn hơn - quá trình đàm phán thường tiến hành theo một quy trình: giải quyết các điều kiện cơ bản trước – các điều kiện thứ yếu sau; các bên tìm cách thuyết phục đối phương rằng đề nghị của mình đưa ra là mức tối thiểu mà mình có thể thực hiện và quyền lợi của đối phương cũng vẫn được đảm bảo nếu chấp nhận đề nghị của mình; quá trình đàm phán là quá trình nhượng bộ trên nguyên tắc có đi có lại và do đó, vấn đề thời gian và mức độ nhượng bộ cần được cân nhắc một cách cẩn trọng. PHẦN THỨ HAI. GIỚI THIỆU MỘT SỐ THỦ PHÁP KỸ THUẬT VÀ VIẾC SỬ DỤNG CÁC THỦ PHÁP KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN. 1. Một số thủ pháp kỹ thuật thông dụng
- Đưa ra đề nghị đầu tiên: Một số tài liệu nước ngoài đặt tên cho thủ pháp này là “First Offer, Large Demand” Nên hiểu thủ pháp này là: đề nghị ban đầu thường rất xa với dự định thực của người đề nghị. Mong muốn làm cho đối phương đưa ra đề nghị thực tế trước Khi tính toán của mình chưa chính xác thì việc đối phương đưa ra đề nghị thực tế trước sẽ rất hữu ích Biện pháp tự vệ tốt nhất chống lại yêu cầu của đối phương đòi mình đưa ra đề nghị trước (đàm phán đòi bồi thường thiệt hại) Vấn đề không phải là cứ đưa ra đề nghị đầu tiên một cách xa vời mà là làm sao cho đối phương là người đưa ra đề nghị trước. Trong các giao dịch thương mại, thì có thể yêu cầu người bán ra giá trước; lao động: người sử dụng lao động đề xuất mức lương trước, v.v Bản chất: che giấu ý định thực và thăm dò ý định đối phương hay thậm chí đơn thuần chỉ là để bắt đầu quá trình thương lượng. - Đề nghị có nội dung không thật (false demand): Thể hiện trong đề nghị những mức độ không thật về sự quan tâm của mình về những nội dung đàm phán (khi nội dung đàm phán gồm nhiều vấn đề khác nhau phải giải quyết). Bản chất: che giấu ý định thực. - Whipsaw – Tạo sự cạnh tranh giả tạo: làm cho đối phương nghĩ rằng mình đang tiếp xúc với các đối thủ cạnh tranh khác để thương lượng về cùng một vấn đề đang đàm phán. Mục đích làm thay đổi vị thế của đối phương với tư cách là một đối thủ mạnh hơn ta. (đàm phán hợp đồng thuê nhà; hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ….) - Giữ thái độ kín đáo (ỉncrutability): Thực chất là đòi hỏi người đàm phán giấu kín thái độ thật của mình không bộc lộ ra ngoài, nhất là trong những tình huống căng thẳng (luôn cười, im lặng, không tỏ thái độ gì cả khi nói cũng như khi lắng nghe đề nghị của đối phương). Poker face (mặt lạnh như tiền). Bản chất là nhằm che giấu phản ứng thật và suy nghĩ thật của mình. Cách thực hiện tùy thuộc vào từng người. - Nhân nhượng và thỏa hiệp: Nhân nhượng luôn nhằm tới 04 mục đích: xác định xem đối phương muốn gì; họ muốn đạt tới mức độ nào; tình trạng xấu đến mức độ nào; và liệu đối phương có sẵn sàng nhượng bộ để đạt mục đích không.
Nhân nhượng cần sử dụng như một thủ pháp nhằm đo thử dự định của đối phương. Nhân nhượng lại cũng không được phép để lộ quá nhiều về dự định cuả mình do đó nhân nhượng phải từ từ, từng bước một. Khi một bên nhân nhượng, bên kia có rất nhiều sự lựa chọn: thừa nhận; nhân nhượng một chút ở một điểm để đổi lấy một điểm lớn hơn; hứa hẹn một điều gì đó cho tương lai; cũng có thể không thừa nhận, không nhân nhượng mà chỉ tiếp tục thảo luận…. Mức độ khác nhau của vấn đề có đi có lại. Nhân nhượng có tác động đến tinh thần của đối tác và cũng là một bước nhích gần đến đích mà người đàm phán nhắm tới. - Thủ pháp chia đôi sự khác biệt/bình quân hóa sự khác biệt = điểm thỏa thuận: Áp dụng rất phổ biến trong việc đàm phán về giá cả. - Đóng vai một người đàm phán không có thẩm quyền quyết định cuối cùng: Thực tế thì có thể đúng là như vậy và mọi người cũng có thể tin như vậy. Nhưng sử dụng nó thành công cụ để có thể thay đổi cả những điều mà trên bàn đàm phán không thể thay đổi được. Cách thức thực thi thủ pháp này trên thực tế rất phong phú: tỏ vẻ mình là người rất hợp lý và đứng về phía đối phương nhưng viện ra là chủ của mình lại không muốn như vậy; viện cớ phải báo cáo và xin chuẩn thuận cuối cùng…. - Hỏi và Trả lời trong đàm phán: Đọc một đoạn của Edwards and White (P.127) cho mọi người cùng nghe. - Thay người đàm phán: có thể áp dụng khi cần có những sự điều chỉnh cần thiết trong quá trình đàm phán. 2. 18 lời khuyên khi tiến hành đàm phán Trước khi đàm phán 1. Understand your patrons’ needs. 2. Negotiation is not an “I-win-you-lose” affair. 3. Be prepared by having all the information you need. 4. Write down your goals. 5. Know what you can give up. 6. Plan your negotiations. 7. Know the party on the other side. Trong khi đàm phán 1. Listen carefully and actively.
2. Ask pro-active questions. 3. Never assume anything at any point. 4. Be assertive—not aggressive. 5. Communicate clearly and neutrally. 6. Take notes. 7. Be on track with your needs. 8. Watch body language. 9. Clear up any misunderstandings promptly. 10. Know when to take a break. 11. Know when to walk away. Before You Begin Negotiations When you license an online journal or database you must first ask yourself how you will be using this particular content in your library. Are you aware of your patrons’ needs and how will you go about ensuring that your patrons’ needs are met in your agreement? Sometimes it is helpful to put any legal agreement aside, and to write a list of all the things that you and your patrons might do with the journal or database. For instance, will you need to negotiate rights to print out certain parts of it, or email parts of it to yourself or to colleagues, or perhaps to copy it to a disk? Be prepared by having all the information you need. What do you want from the copyright-owner? Know what it is you want and how it will be used. It is a good idea to talk to others in your workplace to see how certain content will be used — will software be placed on six or eight computers? Will access to the online database be permitted only to staff or will the general public have access to the database? Will access be permitted off the library’s premises, and how about in other states or countries? What sorts of terms and conditions did you enter into last time with this copyright holder; how about with other copyright holders? Were those effective agreements or did they cause problems? For instance, under your previous agreements, were you only able to make a single copy of an article from the CD-ROM for each library patron or were you able to make class sets of 100? Preparation of your frame of mind is also an important initial task. Negotiation is not an “I-win-you-lose” affair. The content owner and yourself have the same thing in mind. You both want to enter into a relationship in which the content owner is fairly compensated for the use of its content while you have the right to use that content in the manners necessary for your situation (e.g., provide access to patrons, store in a digital form or distribute by email.)
In a library setting, keep in mind who will be using the copyright-protected material and what they will be doing with this material. Will it be your patrons wanting to download information from your website? When negotiating with the copyright holder, discuss who will be allowed to use the material, how it can be used and what happens in the case of unauthorized use. Will fair use be covering the materials or will it be more restrictive? If you agree on something more restrictive with the copyright owner for your licensing agreement, then fair use is not open to you with respect to those materials. As a result, it is a good idea to negotiate with the copyright owner of the materials how your library’s patrons will be allowed to use these materials. Write down your goals so you do not get lost in the moment of the negotiation. Know what you want and need. There is a difference between what you want and what you need. You may want a Cadillac but you need transportation of some sort. If someone offers you the Cadillac at a price you can afford then go for it. But if that just is not going to happen and someone gives you a good deal on a K-car, be reasonable. Be prepared that you may not reach an agreement. Develop a set of alternatives for yourself. Is there someone else or another publisher you could approach for similar materials? How important are the materials to the library? It is important to have options available to you and these options may prove useful during your negotiations. Know what you can give up—for the right price. Always go to the negotiating table with a few items that you are willing to toss away altogether. They are called bargaining chips. They can be used to get something in return. Again remember the difference between what you want and what you need. For instance, are you willing to be flexible with delivery of the information or is this unacceptable for what you plan on doing with the materials? If you toss out one of these want items in exchange for a break on a need item, then you are ahead of the game. Know your price! How much are you willing to pay to license the materials? If the publisher wants fees based on the number of patrons, would they be willing to accept a pay-per-use model? What are you willing to give up and at what price? Do not just toss items to be agreeable. Use them and get something for them. Plan your negotiations—decide when, where, who and how. Setting the stage is important – even how the furniture is arranged can set the tone for the negotiations. For instance, one party sitting behind a big desk and the other party on the other
side of it sets a much different tone from negotiating at a round table. Pick a place where you feel comfortable. If you feel better negotiating in your own office, choose this as the setting. If negotiations will take place in another setting, be sure to arrive fifteen minutes before your meeting. Get used to the surroundings. If you feel more comfortable with a mediator of some sort or an advisor, talk to the parties on the other side of the table and arrange for one. Note that negotiations need not take place in person, and may be done over the telephone or via email. Know the party on the other side. This does not necessarily mean personally (although that too could have its uses). Know the corporation or content owner you are dealing with. Have some idea of its background, its financial situation, where its interests lie. Does the company want to expand into a certain market or create a reputation in a certain area? Can you be the door that company uses to achieve those goals? If you are, then that may be one bargaining chip right there. Be sure that you are negotiating with the appropriate party. Negotiating with someone who has no real power in the organization or who cannot make the decisions you are asking them to make is a waste of time. Find out who the decision-makers are and talk to them. Make sure the party does indeed have ownership of the materials you want to license from them or that they have secured permissions from other copyright owners if necessary. During the Negotiations Listen carefully and actively. The opposing party could provide you with some information that you can use to your advantage. If you are unsure about something, ask for clarification so that there are no misunderstandings. Also, you should be sure that you understand exactly what it is you are hearing. Do not read something into what you are hearing and do not fill in gaps. Likewise, be careful not to miss anything that could turn out to be crucial. Ask pro-active questions that require more than “yes” or “no”. Information librarians are well acquainted with this technique. “Yes” or “no” answers tell you very little. You need information and clues as to where the negotiations are heading. Ask open-ended questions to get the other side to talk. Some individuals may be uncomfortable negotiating at all. If your are unable to get answers from the other party, perhaps changing the subject might be a good idea. For instance, if the other party is an artist, talking about the latest art exhibit might be a good way to get her or him to open up and then negotiations can proceed.
Never assume anything at any point. If you are unsure about what you just heard–ask them to repeat it. If something appears to be missing, ask them why. It bears repeating–do not fill in gaps or read items into a statement that are not there. For example, if the other party says he wants to monitor how his copyright- protected materials is used, ask for clarification on how this is to be done and what sort of time and costs are involved. Be assertive (quyết đoán)—not aggressive. You have a right to expect co- operation in negotiations. You have a right to ask for items on your “want” and “need” list. But you do not have a right to bully. Aggression is not negotiation. Aggression will rarely get you anywhere–if anything it may cause the other party to walk away from the table entirely, realizing that you as a customer or partner are more trouble than you are worth. Do not be too dogmatic about your position—you are there to negotiate. Communicate clearly and neutrally. You are there as a representative of your library and do not have a personal stake in this negotiation. Neither does the party on the other side (usually). Do not compromise your own values and beliefs during the process. You are negotiating over a product, not a personality. Do not use doubletalk or veiled allusions in an attempt to stymie the other party. If you do have a personal stake in it, you might want a more objective person to conduct the negotiations on your behalf. Take notes. This is very important, particularly when the written agreement is presented for your approval. If something is missing or misrepresented then it is far easier to refer to your notes and bring it and them to the attention of the other party. Also, frequently check the notes you made while preparing for the negotiations. Make sure you are on track with your goals, and needs. If the negotiation takes place in person, watch their, and your own, body language. If on the phone, “listen” for intonations, and if by fax or email, look for any helpful signs in the language used to communicate. Clear up any misunderstandings promptly. Negotiations commence and continue under an aura of trust. Part of that trust involves keeping the other party’s goodwill. It is possible that innocent misunderstandings can destroy that aura of trust and finish your negotiations before they even get off the ground. Do not let misunderstandings get in the way of negotiations. Admitting that there was a misunderstanding is not a sign of weakness. Be honest. Do not bluff unless you
definitely mean it. Bluffing does have its uses but be prepared to carry through on the bluff if the other party calls it. If your negotiations include discussions of licensing terms and conditions with which you are unfamiliar, take time to consult a lawyer or colleagues. Know when to take a break. Take some time during negotiations if things appear to be getting too heated. Take time if you have just been given a great deal of information to absorb. Take time if you need to consult with someone else. Ideas can come to you in the middle of negotiations that you need to have approval for before you act on them. The other party may toss out something on an unrelated matter that gives you some additional insight. Most importantly, take some time to think over the deal before closing it. A Final Tip Lastly, know when to walk away–and do it. Do not be afraid to walk away from the negotiations if the negotiations are going nowhere. If you are not reaching your goals, then further negotiations are a waste of your time and theirs. Sometimes minds just cannot meet in the middle. Your time would be far better spent looking for another supplier that may meet your needs. Now is the time to consider the alternatives to your negotiated agreement. PHẦN THỨ III VAI TRÒ CỦA LUẬT SƯ TRONG THỰC TIỄN ĐÀM PHÁN Ở VIỆT NAM 1. Những vấn đề chung Thực tế thì vài trò của luật sư chưa cao. Được sử dụng nhiểu hơn trong giải quyết tranh chấp Được sử dụng hoặc là người đại diện hoặc là trung gian hòa giải 1. Đàm phán nhằm thiết lập quan hệ hợp đồng Luật sư với vấn đề đàm phán hợp đồng cung cấp dịch vụ của chính mình Hầu như không được đề cập trực tiếp trong bất cứ tài liệu nào nhưng lại là việc mà luật sư nào cũng phải làm.
Thực tế diễn ra như thế nào? - Đàm phán thường gồm 02 giai đoạn: Đàm phán trực tiếp với khách hàng về những điều kiện cơ bản của việc cung cấp dịch vụ và đàm phán về các điều khoản của hợp đồng cung cấp dịch vụ - Giai đoạn 1: phạm vi cung cấp dịch vụ – giá cả – thời hạn - Giai đoạn 2: các điều kiện và điều khoản cụ thể - Cũng không loại trừ việc khách hàng yêu cầu gửi trước bản chào cho họ và sau đó là công việc đàm phán trực tiếp, còn việc thể hiện kết quả trên hợp đồng được coi là công việc kỹ thuật mà thôi. - Một số kinh nghiệm sử dụng các thủ pháp kỹ thuật trong đàm phán: First Offer – Large Demand; Whipsaw; Concession and Compromise; Splitting the Difference; Negotiation without Authority; Take break and Walk away…. Luật sư với vấn đề đàm phán hợp đồng cho khách hàng của mình Khác với các nước, ở Việt nam luật sư chưa được sử dụng làm người hướng dẫn đàm phán. Công việc đàm phán mặc dù được coi trọng nhưng không được thực hiện một cách bài bản của các doanh nhân. Việc đàm phán thường được coi là công việc riêng của doanh nghiệp không phải của luật sư. Luật sư chỉ đóng vai trò là người gác gôn về mặt pháp lý mà thôi, trong khi đó vấn đề pháp lý lại được xem là vấn đề kỹ thuật và thường được biến thành việc trao đổi giữa các luật sư của hai bên vào giai đoạn cuối. Một số ngoại lệ: Soạn thảo hợp đồng – cùng tham gia đàm phán – hoàn thiện hợp đồng; Những việc luật sư có thể làm và nên làm đề giúp ích cho quá trình đàm phán: 1. 1.
oTư vấn trong việc lập kế hoạch đàm phán – lưu ý cách đặt vấn đề o Tư vấn về việc áp dụng thủ pháp kỹ thuật đàm phán o Cảnh báo trước những vấn đề bất lợi o Lưu ý những giới hạn về pháp lý 2. Đàm phán giải quyết tranh chấp hợp đồng Thực tế luật sư được nhờ không phải do giỏi giải quyết tranh chấp mà là trong lúc khẩn cấp khách hàng cần đến sự hỗ trợ về mặt pháp lý. Dù làm đại diện hay trung gian hòa giải, những công việc mà luật sư nhất thiết phải làm gồm: o Tìm hiểu thật kỹ sự việc và diễn biến sự việc cho đến thời điểm mà mình được nhờ o Trên cơ sở đó, dự tính khả năng thành công và mức độ thành công; dự tính phương thức giải quyết vấn đề và thảo luận với khách hàng của mình o Tìm cách khai thác tối đa điểm yếu của đối phương để đạt được một thỏa thuận khả quan nhất; xây dựng phương án đàm phán phù hợp o Tổ chức triển khai phương án đàm phán đã được chuẩn bị sẵn o Lập biên bản ghi nhận kết quả và làm căn cứ theo dõi việc thực hiện Vấn đề sử dụng thủ pháp kỹ thuật trong đàm phán giải quyết tranh chấp hợp đồng o Reasonable Elaboration (tiên lễ hậu binh) o Threat o Concession and Compromise o Splitting the Difference o Take it or Leave it (Boulwareism) – thủ pháp được đặt theo tên của một nguyên Phó chủ tịch tập đoàn General Electric, là người khởi xướng thủ pháp này. Lưu ý: Việc áp dụng các thủ pháp là rất khác nhau tùy theo tính chất và mức độ của tranh chấp và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của thân chủ….. Phân tích qua một số ví dụ.
(SUN LAW FIRM st)