Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần thương mại Hà Phan

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

Chuyên ngành: Kế Toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong

điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” là công

trình nghiên cứu của riêng tôi. Kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực

và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào.

Tác giả

Phạm Minh Quý

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

TÓM TẮT

ABSTRACT

PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1

Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1 1.

Tổng quan nghiên cứu ..................................................................................... 2 2.

3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu .................................................... 7

Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 7 4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 8 5.

Những đóng góp của đề tài .............................................................................. 8 6.

Kết cấu của đề tài ............................................................................................ 8 7.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. ................................................................................... 9

1.1. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................................. 9

1.1.1. Tổ chức thông tin đầu vào ........................................................................ 9

1.1.2. Tổ chức xử lý thông tin .......................................................................... 12

1.1.3. Tổ chức cung cấp thông tin .................................................................... 17

1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm ............................... 18

1.1.5. Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..................... 20

1.1.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán .......................................................... 21

1.2. Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) .................. 22

1.2.1. Khái niệm về ERP .................................................................................. 22

1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP ............................... 22

1.2.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP và phân loại phần mềm ERP ........ 25

1.2.4. Những lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP .......................................... 27

1.2.5. Cấu trúc của hệ thống ERP ..................................................................... 29

1.2.6. Mối quan hệ giữa phân hệ kế toán và các phân hệ khác trong hệ thống

ERP ......................................................................................................... 29

1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .......... 30

1.3.1. Tác động của ERP đến quy trình xử lý nghiệp vụ .................................. 30

1.3.2. Tác động của ERP đến tổ chức bộ máy kế toán ..................................... 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................. 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................ 37

2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan .................................. 37

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .......................................................... 37

2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý quá trình sản xuất kinh doanh ...................... 37

2.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty. ............................................................................ 40

2.2. Quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại công ty Cổ Phần

Thương Mại Hà Phan .................................................................................... 44

2.2.1. Lý do chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .......... 44

2.2.2. Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ...................... 44

2.2.3. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ............ 45

2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015.. 50

2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà

Phan trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .. 57

2.4.1. Kết quả khảo sát ..................................................................................... 57

2.4.2. Phân tích kết quả khảo sát ...................................................................... 64

2.4.3. Một số nhận xét, đánh giá. ...................................................................... 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ............................................................................................. 91

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................................... 92

3.1. Quan điểm hoàn thiện .................................................................................... 92

3.1.1. Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của công

ty ......................................................................................................... 92

3.1.2. Hoàn thiện dựa trên cơ sở kế thừa .......................................................... 93

3.1.3. Hoàn thiện dựa trên việc củng cố và phát triển công nghệ trong giai

đoạn Cách mạng Công nghiệp 4.0 .......................................................... 94

3.2. Giải pháp hoàn thiện ...................................................................................... 95

3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ ..................................... 95

3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán ........................................ 96

3.2.3. Giải pháp về bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống .................... 99

3.2.4. Giải pháp về mặt liên kết giữa các phân hệ của hệ thống .................... 100

3.2.5. Giải pháp hỗ trợ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán .......................... 100

3.3. Kiến nghị ..................................................................................................... 101

3.3.1. Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan ................................. 101

3.3.2. Đối với Công ty Netika Vietnam .......................................................... 103

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................... 105

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 106

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

Viết đầy đủ Viết tắt

Asset Accounting – Kế toán tài sản cố định AA

Accounts Payable – Kế toán các khoản phải trả AP

Accounts Receivable – Kế toán các khoản phải thu AR

BCTC Báo cáo tài chính

CNTT Công nghệ thông tin

CPTM Cổ Phần Thương Mại

CRM Customer Relationship Management – Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng

Capacity Requirement Planning – Kế hoạch yêu cầu năng lực CRP

Decision Sciences Institute DSI

Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

GTGT Giá trị gia tăng

HĐTC Hóa đơn tài chính

KTQT Kế toán quản trị

NCC Nhà cung cấp

PMKT Phần mềm kế toán

PO Purchase Order

SCM Supply Chain Management – Phần mềm Quản lý hệ thống cung ứng

SO Sales Order

TK Tài khoản

TSCĐ Tài sản cố định

UNC Ủy nhiệm chi

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL ............................................. 10

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................. 16

Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán ......................................................... 21

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Hà Phan ...................................... 40

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống NAV 2015 tại

Công ty CPTM Hà Phan ................................................................................................ 45

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................... 76

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Các hoạt động xử lý và các kiểm soát chủ yếu trong chu trình kinh doanh .. 38

Bảng 2.2: Bảng mô tả công việc của bộ phận Hệ thống ................................................ 43

Bảng 2.3: Các chức năng của hệ thống NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan. ......... 48

Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về tình hình triển khai và ứng dụng hệ thống

NAV 2015 ...................................................................................................................... 58

Bảng 2.5: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về phân hệ kế toán tài chính của hệ thống NAV

2015 tại công ty CPTM Hà Phan. .................................................................................. 59

Bảng 2.6: Bảng kết quả khảo sát lý do ứng dụng ERP .................................................. 62

Bảng 2.7: Bảng kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của Ban Lãnh Đạo về chất

lượng thông tin kế toán trên hệ thống NAV 2015 ......................................................... 63

Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập của bộ phận kế toán ... 78

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK tiền) ................ 65

Hình 2.2: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK hàng hóa) ....... 66

Hình 2.3: Chứng từ mua hàng (PO) nước ngoài ............................................................ 67

Hình 2.4: Chứng từ bán hàng (SO) của trụ sở Sài Gòn. ................................................ 68

Hình 2.5: Mô hình tích hợp hệ thống phần mềm của công ty và web hóa đơn điện tử . 69

Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng trên hệ thống NAV 2015 ................................................. 70

Hình 2.7: Bút toán chuyển tiền từ TK công ty ở MBBANK sang BIDV ...................... 71

Hình 2.8: Bút toán chuyển tiền hình 2.7 và bút toán đảo ngược ................................... 72

Hình 2.9: Thực hiện lệnh tính toán và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng

nhu cầu sản xuất ............................................................................................................. 73

Hình 2.10: Kết quả của lệnh tính toán ở hình 2.9 .......................................................... 73

Hình 2.11: Bút toán phân bổ chi phí trích trước ............................................................ 74

Hình 2.12: Tùy chọn báo cáo phân tích theo hàng hóa .................................................. 75

Hình 2.13: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng ......................................................... 83

Hình 2.14: Kết quả truy vết giao dịch bán hàng ............................................................ 83

TÓM TẮT

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng được ứng dụng rộng

rãi nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực. Với việc ứng dụng hệ

thống ERP thì việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ có nhiều thay đổi.

Luận văn nghiên cứu về những thay đổi đó trong doanh nghiệp cụ thể là nghiên cứu tại

Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá

thực trạng và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty CPTM Hà Phan. Các phương pháp sử dụng

trong quá trình nghiên cứu của luận văn là: khảo sát, phân tích, so sánh và đánh giá trong

nghiên cứu định tính. Luận văn thực hiện khảo sát thông qua bảng câu hỏi, đánh giá kết

quả thu được từ đó phân tích, so sánh và đưa ra giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán

tại đơn vị. Kết quả cho thấy những yếu tố bị ảnh hưởng bởi việc ứng dụng ERP trong

việc tổ chức công tác kế toán là: Quy trình tổ chức thông tin đầu vào, xử lý và cung cấp

thông tin đầu ra; tổ chức bộ máy kế toán và phân chia trách nghiệm; phân quyền truy

cập; công tác kiểm tra kế toán. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn góp phần nâng cao năng

lực hoạt động của bộ phận kế toán, hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty. Ý nghĩa

này không mang tính bao quát cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam nhưng nó là bài

học kinh nghiệm cho nhiều công ty mong muốn hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện ứng dụng ERP.

Từ khóa: ERP; tổ chức công tác kế toán; Hà Phan.

ABSTRACT

Enterprise resource planning (ERP) system is becoming more increasingly widely

applied to support the enterprises in the management of resources. With the application

of ERP system, the organization of accounting work in the enterprises will have many

changes. The thesis studies those changes in the enterprise which is specifically the

research at Ha Phan Trading Joint Stock Company. The research objective of the thesis

is to assess the situation and provide solutions to improve the organization of accounting

work in the context of applied ERP system at Ha Phan Trading Joint Stock Company.

The methods used in the research process of the thesis are: survey, analysis, comparison

and evaluation in qualitative research. The thesis conducts its survey through

questionnaires, assessment of results obtained from the analysis, comparison and supply

of solutions to fulfill the accounting system at the unit. The results show that the factors

affected by the application of ERP in the organization of accounting work are: Process

of organizing input information, processing and providing output information;

organization of accounting apparatus and division of responsibilities; decentralization of

access; accounting check. Practical significance of the thesis makes the great

contribution to improving the operational capacity of the accounting department,

supporting business development for the Company. This significance is not universal for

all enterprises in Vietnam but it is an experience for many companies that desire to fulfill

the organization of accounting work in the context of applied ERP.

Key words: ERP; Organization of accounting work; Ha Phan.

PHẦN MỞ ĐẦU



1. Lý do chọn đề tài

Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi theo xu thế toàn cầu hóa, các công ty

có quy mô lớn đang dần chuyển đổi thành các tập đoàn đa quốc gia, vì vậy cạnh tranh

ngày càng gia tăng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế số trong bối cảnh ứng dụng

thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 thì các công ty buộc phải tìm kiếm những

cách thức mới để tổ chức quản lý một cách hiệu quả, tồn tại và thành công. Có thể

cho rằng, CNTT cung cấp công cụ cần thiết cho các công ty để ứng phó hiệu quả với

những thay đổi của môi trường kinh doanh. Nói cách khác, trong môi trường kinh

doanh tự động, dẫn đầu, các công ty buộc phải cập nhật công nghệ mới để duy trì tính

cạnh tranh (Al-Mashari, 2001; Palaniswamy và Frank, 2000; Siriginidi, 2000a). Một

ví dụ về công nghệ như vậy là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP -

Enterprise Resource Planning) (Nicolaou, 1999). Một hệ thống ERP hoàn chỉnh là tự

động hóa các quy trình nghiệp vụ, chia sẻ dữ liệu chung cho toàn tổ chức nhưng quan

trọng nhất vẫn là cung cấp thông tin kịp thời. Xét về khía cạnh kế toán ERP giúp cải

thiện quy trình kế toán, tăng năng suất làm việc, rút ngắn được thời gian xử lý nghiệp

vụ, góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Từ đó nâng

cao chất lượng hệ thống thông tin hỗ trợ thông tin ra quyết định cho người sử dụng.

Hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp, bao gồm tất cả các ứng dụng trong kinh

doanh như phần mềm kế toán tài chính, quản lý nhân sự, phần mềm quan hệ khách

hàng (CRM), phần mềm quản lý hệ thống cung ứng (SCM)... Mặc dù ERP xử lý toàn

bộ các hoạt động trong cả một quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng ở Việt

Nam vẫn còn khá ít doanh nghiệp ứng dụng nó (chỉ ở mức 17%), thay vào đó thì các

phần mềm được sử dụng nhiều là phần mềm kế toán tài chính (90%), phần mềm quản

lý nhân sự (59%) số liệu thống kê năm 2016 theo báo cáo Chỉ Tiêu Thương Mại Điện

Tử Việt Nam năm 2017 của Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam.

Bởi vì ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng lại chưa được ứng

dụng phổ biến ở Việt Nam nên luận văn nhận thấy cần nghiên cứu để tìm hiểu về

ERP và những tính năng khác biệt mà ERP mang so với những phần mềm kế toán

khác cũng như là những lợi ích mà nó mang lại cho việc tổ chức công tác kế toán

trong doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề cùng với mong muốn

hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan, tác

giả nhận thấy đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” không chỉ mang

lại kiến thức tổng quan về ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

ERP mà còn có ý nghĩa về mặt thực tiễn. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn không mang

tính bao quát cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam mà chỉ tập trung nghiên cứu tại

Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

trong điều kiện ứng dụng ERP trên cơ sở khảo sát thực tế tại đơn vị.

2. Tổng quan nghiên cứu

[1] Peter Booth, Zoltan Matolcsy And Bernhard Wieder (2000) “The

impacts of enterprise resource planning systems on accounting practice – The

Australian experience”, Australian Accounting Review Vol. 10 No.3, November

2000, pp. 4-18.

Nội dung: Bài nghiên cứu nói về việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP) tại các công ty ở Úc. Với mẫu khảo sát ban đầu là 800 tập đoàn

lớn nhất của Úc lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu IncNet. Tác giả đã gửi bảng khảo sát đến

CFO của 800 tập đoàn trên và nhận được phản hồi từ 74 tập đoàn, chiếm 9,25 %

nhóm mục tiêu ban đầu. Kết luận của nghiên cứu đưa ra là khi sử dụng hệ thống ERP

thì mức độ tích hợp của thông tin giữa các vùng chức năng sẽ cao hơn. Hệ thống ERP

còn cho thấy nó hoạt động tốt hơn trong việc xử lý giao dịch và cung cấp thông tin

hỗ trợ việc đưa ra quyết định. Cuối cùng bài nghiên cứu đưa ra những ảnh hưởng của

hệ thống ERP đến công tác kế toán:

 Ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin tích hợp: Thông tin được cung cấp

bởi hệ thống ERP mang tính tích hợp cao giữa các vùng chức năng so với

những hệ thống gồm các phần mềm hoạt động riêng lẻ, độc lập nhau.

 Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: ERP hỗ trợ lập kế hoạch/ra

quyết định chiến lược, hỗ trợ lập kế hoạch/ra quyết định hoạt động. Sự hài

lòng của người dùng đối với ERP trong việc xử lý giao dịch, báo cáo và ra

quyết định về tài chính, kế toán tài chính và KTQT.

 Ảnh hưởng đến công tác kế toán: bài nghiên cứu cho thấy hệ thống ERP tạo

nên nguồn dữ liệu cho quy trình kế toán và hỗ trợ vận hành tốt quy trình kinh

doanh.

[2] Joseph F. Brazel, Li Dang (2005) “The Effect of ERP System

Implementations on the Usefulness of Accounting Information”, Journal of

Information System, October 2005.

Nội dung: Bài nghiên cứu xem xét việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP) có ảnh hưởng như thế nào đến tính hữu ích của thông tin kế toán

tài chính.

Tác giả lấy mẫu nghiên cứu về việc ứng dụng ERP từ cơ sở dữ liệu độc quyền

được cung cấp bởi một NCC quốc tế hàng đầu của hệ thống ERP. Số liệu duy nhất là

bản ghi tất cả các thỏa thuận cấp phép sử dụng hệ thống ERP được công ty bán cho

các công ty ở Hoa Kỳ từ năm 1993 đến năm 1999. Tập dữ liệu bao gồm tên của công

ty đã mua giấy phép, ngày bắt đầu triển khai, ngày cài đặt hoàn tất, thời gian hoạt

động của hệ thống, và các mô-đun (ví dụ: Kế toán tài chính, nguồn nhân lực, …) mà

công ty đã thực hiện.

Mẫu nghiên cứu ban đầu là 625 công ty mua hệ thống ERP và bắt đầu triển khai

từ năm 1993 đến năm 1999 và hệ thống ERP hoạt động trong khoảng thời gian từ

1994 đến năm 1999. Thời gian thực hiện trung bình là 1,73 năm. Tác giả đã tìm kiếm

ID Ticker cho các doanh nghiệp này trên COMPUSTAT theo tên công ty và có 315

công ty không có ID Ticker đã bị xóa khỏi mẫu nghiên cứu.

Sau khi phân tích dữ liệu bài nghiên cứu đã đưa ra kết luận với việc triển khai hệ

thống ERP giúp rút ngắn thời gian lập báo cáo dẫn đến việc cung cấp thông tin kịp

thời cho người sử dụng. ERP là hệ thống tích hợp nên cung cấp cho người quản lý

thông tin phong phú giúp họ đánh giá đúng về tình hình tài chính của doanh nghiệp,

ERP còn giúp người quản lý cập nhật thông tin kịp thời vì vậy làm tăng tính sẵn sàng

của thông tin. Trong môi trường ứng dụng ERP thì người dùng có thể truy cập nhiều

hơn vì vậy họ có thể dự đoán một cách dễ dàng về tiến độ hoàn thành cho mục tiêu

của các trung tâm hay các bộ phận trong doanh nghiệp từ đó họ có khuynh hướng can

thiệp vào dữ liệu để đạt được kết quả như ý muốn. Tóm lại triển khai ERP làm tăng

tính tích hợp của thông tin nhưng làm giảm độ tin cậy của thông tin cung cấp cho

người dùng bên ngoài.

[3] Charalambos Spathis and Sylvia Constantinides (2004), “Enterprise

resource planning systems’ impact on accounting processes”, Business Process

Management Journal, Vol. 10, 2004, pp. 234-247.

Nội dung: Nghiên cứu này xem xét lý do người dùng ứng dụng ERP và xác định

những lợi ích mà ERP mang lại cho quy trình kế toán từ đó cho thấy những thay đổi

của việc ứng dụng ERP so với sử dụng hệ thống thông tin thông thường. Ban đầu

nghiên cứu thực hiện các cuộc phỏng vấn sơ bộ với các quản lý trong các công ty ứng

dụng ERP. Các cuộc phỏng vấn sử dụng hệ thống câu hỏi mở liên quan đến các vấn

đề như lý do cho việc áp dụng ERP, những thay đổi và lợi ích đạt được trong quy

trình kế toán khi áp dụng ERP. Từ những thông tin thu được của các cuộc phỏng vấn

sơ bộ và tài liệu của một số nghiên cứu liên quan nghiên cứu đã hệ thống và xây dựng

thành bảng câu hỏi cũng là công cụ để thu thập dữ liệu, bảng câu hỏi bao gồm nhiều

câu trắc nghiệm và 1 câu hỏi đánh giá về mức độ tác động của hệ thống ERP đến quy

trình kế toán thông qua thang đo Likert 7 điểm. Mẫu khảo sát gồm 26 công ty. Bảng

khảo sát được gửi qua bưu điện, fax, email cho các nhà quản lý của các công ty ứng

dụng hệ thống ERP ở Hy Lạp. Kết quả khảo sát và các kết luận:

 Người trả lời khảo sát chỉ ra lý do phổ biến để ứng dụng hệ thống ERP là: Nhu

cầu về thời gian cung cấp thông tin nhanh, vai trò của thông tin hỗ trợ việc đưa

ra quyết định, tích hợp các ứng dụng. Đây cũng là những lợi ích mà ERP mang

lại so với các ứng dụng khác.

 Những thay đổi về thực hành kế toán trong giai đoạn ứng dụng ERP là: Nâng

cao chức năng kiểm soát nội bộ, giúp quản lý các chỉ số hiệu suất tài chính,

phân tích chuyên sâu theo phân khúc kinh doanh và theo sản phẩm.

 Sử dụng thang đo Likert 7 điểm để đánh giá về tác động của ERP lên quy trình

kế toán, những lợi ích được đánh giá cao nhất là: Tăng tính linh hoạt trong

việc tạo lập thông tin, tăng tính tích hợp các ứng dụng, nâng cao chất lượng

BCTC.

Nhìn chung, việc ứng dụng ERP có tác động lớn đến việc cập nhật thông tin, thực

hành kế toán và lên kế hoạch tổ chức ở cấp độ chiến lược. Tuy nhiên, những lợi ích

từ việc ứng dụng ERP vẫn chưa được đánh giá cao do hầu hết các công ty trong mẫu

nghiên cứu đều mới ứng dụng và đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống ERP.

[4] Nguyễn Bích Liên (2012), “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng

chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”, Luận án tiến

sĩ, năm 2012

Nội dung: Ứng dụng ERP mang lại những thay đổi lớn đối với hệ thống kế toán

và chất lượng thông tin kế toán theo cả hai hướng là gia tăng chất lượng và tạo điều

kiện làm giảm chất lượng thông tin kế toán do những người quản lý can thiệp đến

những hoạt động ước tính kế toán vào cuối kỳ nhằm đạt được những mục tiêu đã định

sẵn. Trong quản lý, ERP giúp cho doanh nghiệp tái cấu trúc và sắp xếp lại quy trình

hoạt động một cách hiệu quả nhằm tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Luận án chỉ ra sự khác biệt về quan điểm giữa 3 nhóm đối tượng nghiên cứu là

nhà tư vấn triển khai ERP, doanh nghiệp sử dụng ERP và nhà nghiên cứu giảng dạy

ERP đối với tầm quan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế

toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.

Luận án xác định được 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán

trong môi trường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam và mức ảnh hưởng

của chúng tới chất lượng thông tin kế toán là khác nhau nhưng chênh lệch không quá

cao: (1) tầm nhìn, cam kết và sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp, (2)

năng lực, kinh nghiệm và sự hỗ trợ của nhà tư vấn triển khai, (3) năng lực Đội Dự Án

doanh nghiệp, (4) chất lượng dữ liệu, (5) huấn luyện và sự tham gia của nhân viên

doanh nghiệp, (6) thử nghiệm hệ thống, (7) chất lượng thiết bị, cơ sở hạ tầng, (8) quy

trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP, (9) chính sách quản lý thay đổi, (10) chính

sách chất lượng và kiểm soát, (11) môi trường văn hóa doanh nghiệp, (12) môi trường

giám sát, kiểm tra, (13) chính sách nhân sự.

Ngoài ra luận án còn tìm ra 6 nhân tố mới ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế

toán trong môi trường ERP tại Việt Nam và mức xếp hạng ảnh hưởng của chúng: (1)

năng lực của ban quản lý và kiến thức tư vấn triển khai, (2) kinh nghiệm, phương

pháp nhà tư vấn triển khai & chất lượng dữ liệu, (3) chất lượng phần mềm kế toán,

(4) thử nghiệm và huấn luyện nhân viên, (5) kiểm soát đảm bảo hệ thống ERP tin cậy

(6) chính sách nhân sự và quản lý thông tin cá nhân.

[5] Nguyễn Thị Bích Hà (2013), “Tổ chức công tác kế toán cho các doanh

nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP”, luận văn thạc sĩ,

năm 2013

Nội dung: Phạm vi khảo sát của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng ERP thuộc

nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TP. HCM, Bình Dương, Đồng Nai. Cuộc

khảo sát đã được tác giả tiến hành trong thời gian từ tháng 02/2013 đến 04/2013 bằng

hai cách: (1) gửi bảng câu hỏi đến các doanh nghiệp sử dụng ERP, (2) phỏng vấn

(hỏi) trực tiếp nhân viên sử dụng ERP tại các doanh nghiệp mà tác giả trực tiếp tham

gia triển khai ERP cho các doanh nghiệp đó. Kết quả khảo sát: Nhận được phản hồi

từ 22 doanh nghiệp ứng dụng ERP bao gồm 4 doanh nghiệp TNHH, 16 doanh nghiệp

cổ phần, 2 doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài.

Những kết quả nhận được từ khảo sát đã được tác giả phân tích và tổng hợp để

đưa ra nhận xét, đánh giá về tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam từ đó đưa ra kết

luận: giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có

thể triển khai thành công hệ thống ERP không phải dễ dàng vì doanh nghiệp phải đối

mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là tư duy quản lý theo quy trình

trên nền tảng công nghệ. Doanh nghiệp nên quan tâm đến việc kết hợp chặt chẽ hệ

thống kế toán và hệ thống ERP đồng thời thực hiện kiểm soát chất lượng thông tin kế

toán chặt chẽ để có thể khai thác các ưu thế của hệ thống ERP đối với hoạt động quản

lý nói chung và hoạt động kế toán nói riêng. Đề tài còn chỉ ra để ứng dụng ERP thành

công thì cần phải có sự nỗ lực của nhiều phía nhưng quan trọng nhất vẫn là doanh

nghiệp sử dụng và nhà cung cấp ERP.

Nhìn chung những nghiên cứu về ERP đều là những nghiên cứu tổng quan về

một vùng địa lý nhất định như Úc, Hoa Kỳ, Hy Lạp, Việt Nam… Các đề tài này

thường phân tích tình trạng ứng dụng ERP và những tác động của ERP đến tổ chức

công tác kế toán ở khu vực địa lý đó chứ chưa quan tâm nhiều đến khía cạnh quy mô

doanh nghiệp và ý nghĩa của các vấn đề nghiên cứu này chỉ mang tính tổng quan về

lý thuyết chứ không mang tính thực tiễn áp dụng. Vì vậy hiện nay còn thiếu các

nghiên cứu thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP theo

quy mô doanh nghiệp bởi vì với quy mô khác nhau các doanh nghiệp sẽ có điều kiện

và xu hướng ứng dụng ERP là khác nhau. Các nghiên cứu về thực trạng tổ chức công

tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại một công ty cụ thể từ đó làm sáng tỏ

các nghiên cứu tổng quan trước đây là chưa nhiều.

3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu:

Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống

Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan.

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan.

Câu hỏi nghiên cứu:

Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft

Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan như thế nào?

Những giải pháp nào để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan?

4. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của đề tài sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu là

phương pháp định tính cụ thể là khảo sát, phân tích, so sánh, đánh giá kết quả khảo

sát. Trong đó phương pháp quan trọng nhất là phương pháp khảo sát.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu của đề tài: Về lý thuyết chủ yếu là giáo trình ngành kế

toán, các tạp chí, báo cáo khoa học,…; về thực tế là dữ liệu thực tế tại Công ty CPTM

Hà Phan.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán tại Công ty CPTM

Hà Phan. Đối tượng khảo sát là Ban lãnh đạo và nhân viên của Công ty CPTM Hà

Phan.

Phạm vi không gian: Tại Công ty CPTM Hà Phan.

Phạm vi thời gian: Thực hiện nghiên cứu trong vòng 4 tháng từ tháng 05/2018

đến tháng 08/2018.

6. Những đóng góp của đề tài

Thứ nhất, đề tài chỉ ra những tác động của việc ứng dụng ERP đến tổ chức công

tác kế toán trong doanh nghiệp.

Thứ hai, từ kết quả khảo sát luận văn tiến hành đánh giá, phân tích để đưa ra các

nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công

ty CPTM Hà Phan. Luận văn đưa ra quan điểm hoàn thiện phù hợp với quan điểm

của Ban lãnh đạo và môi trường cạnh tranh hiện tại cũng là cơ sở để đưa ra các giải

pháp hoàn thiện. Những giải pháp này không chỉ nâng cao năng lực hoạt động của bộ

phận kế toán mà còn hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty đồng thời cũng là bài

học kinh nghiệm cho nhiều công ty khác mong muốn hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán trong điều kiện ứng dụng ERP.

7. Kết cấu của đề tài

Kết cấu đề tài gồm 3 chương sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng

ERP

- Chương 2: Thực trạng ứng dụng ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan.

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP.

1.1. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và các cộng sự (2012) thì tổ chức công tác kế toán

trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải

thực hiện hay tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành

một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Hay tổ chức công tác kế toán cũng có thể hiểu là việc tổ chức thực hiện các Chuẩn

mực và Chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất

kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu

kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và thực hiện các nhiệm vụ khác của kế toán.

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu liên quan đến việc tổ chức

thông tin đầu vào, xử lý thông tin, cung cấp thông tin đầu ra, tổ chức bộ máy kế toán,

phân chia trách nhiệm, công tác kiểm tra kế toán và việc lựa chọn phần mềm kế toán.

1.1.1. Tổ chức thông tin đầu vào

Việc tổ chức thu thập thông tin đầu vào phải đáp ứng được yêu cầu của đối tượng sử

dụng thông tin, có hai nhóm đối tượng chính sử dụng thông tin kế toán đó là đối tượng

bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các đối tượng bên ngoài doanh

nghiệp thì chủ yếu sử dụng những thông tin được doanh nghiệp cung cấp thông qua hệ

thống BCTC. Còn các đối tượng bên trong doanh nghiệp thì cần những thông tin nội bộ

trong doanh nghiệp, mức độ chi tiết của thông tin tùy thuộc vào yêu cầu của đối tượng

sử dụng chúng.

Phân tích hoạt động theo chu trình và mô hình REAL hiện nay thường được sử dụng

để xác định yêu cầu thông tin theo từng hoạt động của từng chu trình khác nhau. Hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là bước phát triển của hệ

thống thông tin kế toán tập trung vào sự kiện.

Mô hình REAL (Resources – Event – Agent – Location):

REAL phân tích quá trình hoạt động của doanh nghiệp thành một mô hình liên kết

dựa trên 4 nội dung cơ bản: Nguồn lực (Resources), sự kiện (Event), tác nhân (Agent),

vị trí (Location). Xác định các nội dung thu thập dữ liệu của các đối tượng, nguồn lực,

sự kiện và vị trí từ đó tổ chức ra mô hình dữ liệu của hệ thống kế toán.

Tổ chức kế toán theo mô hình REAL thì hệ thống kế toán hầu như phản ánh đầy đủ

các nội dung hoạt động của một doanh nghiệp. Điều này cho phép kế toán không chỉ đáp

ứng được đầy đủ các yêu cầu BCTC, báo cáo quản lý bắt buộc, mà còn chủ động trong

việc xử lý dữ liệu để tạo các thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng của các đối tượng

sử dụng.

Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc tổ chức thu thập

và ghi nhận các nội dung liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL

(Nguồn: Sách Hệ thống thông tin kế toán, 2016)

Tổ chức thu thập dữ liệu chủ yếu cho ba nhóm đối tượng sau:

Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán

Để tiện cho việc theo dõi, thu thập dữ liệu thì kế toán cần phản ánh các hoạt động

của doanh nghiệp lên các đối tượng kế toán cụ thể. Vì thế kế toán phải xây dựng danh

mục các đối tượng kế toán phù hợp với yêu cầu thông tin đã được xác định từ trước, đặc

điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Dựa vào danh mục các đối tượng kế toán để xác định đối tượng quản lý chi tiết có

liên quan. Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng được theo dõi bởi hệ thống tác

nghiệp, ở mức độ hạch toán nghiệp vụ. Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán

có thể được theo dõi một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không

theo dõi đối tượng chi tiết nào tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời

một đối tượng kế toán chi tiết có thể dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán.

Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết

Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động và các hoạt động

này thông thường thuộc cùng một chu trình. Các bước (quy trình) sau cần thực hiện để

tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết:

- Phân loại hoạt động theo chu trình kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí, tài

chính, sản xuất – sử dụng mô hình REAL để phân loại).

- Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định

các đối tượng cần theo dõi chi tiết.

- Tổng hợp các hoạt động trong chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi

tiết cho từng chu trình.

- Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.

Xác định đối tượng quản lý chi tiết là việc xác định nội dung chi tiết cần thu thập:

Mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng, các nội dung cần

thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra.

Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoạt động kinh tế

phát sinh, các hoạt động kinh tế này sẽ được lặp đi lặp lại trong suốt quá trình kinh doanh

gọi là các sự kiện kinh tế. Mỗi hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội

dung và những tính chất nhất định. Tóm lại khi thu thập nội dung dữ liệu cho từng hoạt

động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, gọi tên hoạt động đó, hoạt động đó sẽ liên

quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?... Để thu

thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động thì cần phải tổ

chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế đó.

1.1.2. Tổ chức xử lý thông tin

Xây dựng hệ thống chứng từ

Theo Luật kế toán năm 2015 định nghĩa thì “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và

vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn

cứ để ghi sổ kế toán”.

Chứng từ có thể là đầu vào và cũng có thể là đầu ra của hệ thống thông tin tùy vào

những trường hợp khác nhau. Xây dựng chứng từ trong doanh nghiệp không chỉ là xây

dựng hệ thống chứng từ kế toán mà còn là thiết lập toàn bộ hệ thống chứng từ của doanh

nghiệp.

Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp là các văn bản pháp lý về

chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, hoạt động kinh doanh và yêu

cầu quản lý của doanh nghiệp.

Sẽ có nhiều cách tiếp cận để xây dựng được hệ thống chứng từ nhưng cách tiếp cận

phổ biến nhất là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Một chu trình kinh doanh cần được

phân tích thành các hoạt động, xác định các bộ phận có liên quan cùng với các đối tượng

có tham gia vào quá trình hoạt động từ đó xác định các chứng từ cần được lập, xây dựng

thành danh mục chứng từ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh

nghiệp.

Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, doanh nghiệp cần đối chiếu với danh mục

chứng từ theo Chế độ kế toán. Nếu chứng từ của doanh nghiệp không có trong danh mục

này doanh nghiệp cần lưu ý trong việc xây dựng chứng từ mới, một vài lưu ý khi xây

dựng chứng từ mới:

- Trình bày đầy đủ và rõ ràng mục đích, nội dung chứng từ.

- Xác định số liên, mục đích sử dụng mỗi liên.

- Xác định nơi lập, nơi duyệt và nơi lưu chứng từ.

- Trình bày mẫu biểu rõ ràng, hướng dẫn chi tiết việc lập, sửa, hủy chứng từ.

- Xác định rõ chứng từ là cơ sở cho việc nhập liệu vào phần mềm sử dụng trong

công tác kế toán hay chứng từ được in ra từ phần mềm.

- Tuân thủ theo yêu cầu kiểm soát khi mô tả và luân chuyển chứng từ.

Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải đáp ứng được các mục tiêu sau:

- Tuân thủ theo các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp.

- Việc lập và luân chuyển chứng từ sẽ đóng vai trò hỗ trợ kế toán ghi nhận, xử lý

và cung cấp thông tin cho những đối tượng có nhu cầu về thông tin và góp phần

nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin.

- Ghi nhận kịp thời những thay đổi của các đối tượng kế toán.

Một số yêu cầu của việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán:

- Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phải phù hợp với hoạt động quản lý và tổ

chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

- Đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt ra trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh trên chứng từ kế toán.

- Chứng từ phải được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, có trình tự, tránh

tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển lòng vòng.

- Chứng từ sau khi được lập dùng để ghi sổ, nhập liệu sẽ được lưu lại theo quy định

của Luật Kế Toán (Luật số 88/2015/QH13).

Tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán

Luật Kế Toán năm 2015 quy định Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống

hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được

sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định

của Bộ Tài Chính.

Hệ thống tài khoản kế toán được cho là thành phần quan trọng bậc nhất của hệ thống

kế toán, đảm bảo xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Khi tiến

hành xây dựng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp cần chú ý đến việc đảm bảo ổn

định và sử dụng lâu dài trong suốt một quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tránh tình

trạng thêm, bớt, điều chỉnh tài khoản khi đã được ghi nhận số liệu sẽ gây ra rắc rối khi

tiến hành điều chỉnh. Hệ thống tài khoản phải được xây dựng dựa trên căn cứ là Thông

tư 200/2014/TT-BTC, đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết cũng như là phải phù

hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bất kể doanh nghiệp

xây dựng hệ thống tài khoản trong điều kiện thủ công, Excle, phần mềm kế toán hay là

ứng dụng ERP thì việc xây dựng hệ thống tài khoản đều rất quan trọng.

Để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, doanh nghiệp cần tiến hành như sau:

- Căn cứ vào danh mục các đối tượng kế toán đã được xây dựng trước đó và hệ

thống tài khoản kế toán theo quy định của Chế độ kế toán, xác định các tài khoản

kế toán cấp 1, cấp 2 và cấp 3 cần được sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần

thiết hay không phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.

- Từng tài khoản kế toán sẽ được sử dụng để xác định các nội dung quản lý của nó.

Mỗi tài khoản có thể có nhiều yêu cầu quản lý và phần lớn các yêu cầu quản lý

này đã được thể hiện rõ thông qua các đối tượng quản lý chi tiết.

Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán

Theo Luật kế toán năm 2015 định nghĩa thì “Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế

toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán”.

Theo quy định của Chế độ kế toán thì doanh nghiệp sẽ được áp dụng một trong năm

hình thức sổ kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

- Hình thức kế toán trên máy tính

Trong mỗi hình thức kế toán đều có những quy định cụ thể khác nhau về số lượng,

kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Để lựa chọn được một hình thức sổ phù hợp thì doanh nghiệp phải căn cứ vào quy

mô, đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của

cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị.

Hiện nay hầu như các doanh nghiệp đều áp dụng hình thức kế toán trên máy tính,

một vài nét giới thiệu về hình thức kế toán trên máy tính:

- Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện

theo một chương trình phần mềm kế toán hay phần mềm ERP trên máy vi tính

(sau đây gọi chung là phần mềm kế toán). Phần mềm kế toán được thiết kế theo

nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế

toán theo quy định.

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

(Nguồn: Sách tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, 2012)

- Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ và bảng phân loại các chứng từ để tổ

chức ghi sổ kế toán, xác định tài khoản Nợ, Có và nhập liệu vào máy vi tính.

(2) Cuối tháng hoặc khi cần thiết kế toán tiến hành khóa sổ và lập BCTC.

(3) Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.

(4) Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy

lưu lại theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Các chính sách kế toán khác:

Các chính sách kế toán được quy định bởi các văn bản Pháp Luật tuy nhiên các chính

sách này cũng bị ảnh hưởng bởi yêu cầu quản lý hay chính sách kinh doanh của doanh

nghiệp. Các chính sách kế toán: Phương pháp kê khai hàng tồn kho, tính giá hàng tồn

kho, tính giá TSCĐ, hạch toán ngoại tệ, chính sách tín dụng, chính sách về hợp nhất

BCTC.

1.1.3. Tổ chức cung cấp thông tin

Một hệ thống thông tin được cho là hoạt động hữu hiệu khi chúng thực hiện tốt các

công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế

hoạch, đưa ra quyết định và có khả năng kiểm soát thông tin. Mục đích được cho là quan

trọng nhất của việc xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp thông tin cho người sử dụng,

những đối tượng khác nhau thì yêu cầu về nội dung thông tin cung cấp là khác nhau.

Cũng vì mục đích đó nên hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp thường gồm 2 loại: Hệ

thống BCTC dành cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và hệ thống báo cáo quản

lý dành cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp.

Tổ chức tạo lập báo cáo tài chính

“BCTC là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày

theo biểu mẫu quy định tại Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán” là định nghĩa theo

Luật kế toán năm 2015.

BCTC được xem là một sản phẩm cung cấp thông tin có nội dung về tình hình tài

sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh và dòng tiền trong một kỳ kế

toán, giúp người sử dụng thông tin phân tích và đánh giá tình hình tài chính cũng như

tình hình kinh doanh trong một kỳ kế toán và dự báo dòng tiền trong tương lai. Hệ thống

BCTC trong doanh nghiệp bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động

kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC.

Việc lập và trình bày BCTC là việc bắt buộc theo quy định của Chuẩn mực kế toán,

Chế độ kế toán không phân biệt hình thức xử lý thủ công hay máy tính, quy mô và ngành

nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

BCTC cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp nên thông

tin trên BCTC phải đáng tin cậy, dễ so sánh và dễ hiểu. BCTC phải kèm theo thông tin

bổ sung giải thích cho những thông tin tài chính và các sự kiện ảnh hưởng đến tình hình

tài chính. Để kiểm soát tính minh bạch của thông tin trên BCTC, hiện nay đã có quy định

về những đối tượng bắt buộc phải kiểm toán BCTC ở Điều 37 của Luật kiểm toán độc

lập và Điều 15 của Nghị định số 17/2012/NĐ-CP.

Tổ chức tạo lập báo cáo quản lý

Báo cáo quản lý được lập theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị bên trong doanh

nghiệp và là cơ sở để đưa ra các quyết định trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Các

báo cáo này sẽ không được xây dựng dựa trên các nguyên tắc, Chế độ hay Chuẩn mực

kế toán mà chỉ xây dựng dựa trên nhu cầu của ban quản lý các cấp trong doanh nghiệp.

Các loại báo cáo quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp:

Báo cáo hoạt động:

Báo cáo hoạt động giúp cho nhà quản trị có những đánh giá và quản lý được quá

trình thực hiện của một hoạt động trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

ở một thời kỳ nhất định. Báo cáo hoạt động gồm:

- Báo cáo hoạt động là báo cáo tổng hợp các nội dung về quá trình thực hiện một

loại hoạt động trong kỳ theo trình tự thời gian. Một hoạt động như vậy được kế

toán ghi nhận và liệt kê thành một bảng tổng hợp.

- Báo cáo phân tích hoạt động là báo cáo để phân tích việc thực hiện các hoạt động

theo những nội dung cần quản lý trong một thời kỳ.

Báo cáo về các đối tượng, nguồn lực:

Báo cáo này được lập ra nhằm cung cấp thông tin về các nguồn lực của doanh nghiệp

liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, nó sẽ bao gồm các nội dung (1) thông tin về

các đối tượng, nguồn lực làm cơ sở để thực hiện các hoạt động; (2) thông tin về tình

trạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực sử dụng, được tham gia trong quá trình

thực hiện các hoạt động.

1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm

Tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm phải đảm bảo cho việc ghi nhận,

xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, trung thực, chính xác. Việc phân chia

trách nhiệm phải công bằng cho mỗi nhân viên kế toán tránh tình trạng trùng lặp công

việc lãng phí nguồn lực. Một yêu cầu được cho là rất quan trọng đó là phải đảm bảo mối

quan hệ từ cấp trên xuống hay từ cấp dưới lên luôn được thông suốt và minh bạch tránh

tình trạng cấu kết gây mất mát nguồn lực của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần phải quan tâm

xây dựng mối quan hệ trong công việc của bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong

doanh nghiệp.

Các căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp:

- Cơ cấu quản lý doanh nghiệp.

- Khối lượng công việc kế toán.

- Đặc điểm và định hướng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán và cơ cấu nhân sự trong bộ phận kế toán:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp

mà hình thức tổ chức bộ máy kế toán có thể là hình thức tổ chức tập trung, phân tán hay

vừa tập trung vừa phân tán.

Tổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân công công tác:

Tổ chức cơ cấu phòng kế toán:

- Mục đích của việc cơ cấu phòng kế toán là xây dựng các phần hành kế toán hay

các bộ phận, các tổ kế toán; phân công nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán một

cách khoa học, hợp lý.

- Tổ chức bộ máy kế toán cần quy định rõ ràng các mối quan hệ trong bộ phận kế

toán về việc chỉ đạo, kiểm tra, báo cáo, xây dựng các phần hành kế toán và quy

định mối quan hệ giữa các phần hành kế toán.

- Có hai cách tiếp cận xây dựng cơ cấu bộ phận kế toán dựa trên khối lượng công

việc kế toán sẽ đảm nhiệm. Cách thứ nhất tiếp cận theo quá trình xử lý các đối

tượng kế toán. Cách thứ hai, các phần hành kế toán được xây dựng theo các hoạt

động kinh doanh trong doanh nghiệp, hoặc theo chu trình nghiệp vụ.

Phân công nhân sự cho từng phần hành kế toán: Việc bố trí nhân viên vào các phần

hành kế toán sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc, mức độ phức tạp của một phần

hành kế toán và trình độ nghiệp vụ của các nhân viên mà có sự phân công một cách phù

hợp. Khi bố trí nhân sự cho một phần hành kế toán cần lưu ý một phần hành có thể được

bố trí nhiều nhân viên kế toán cùng đảm nhiệm và ngược lại một nhân viên kế toán có

thể đảm nhiệm công việc của nhiều phần hành kế toán.

Riêng đối với việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ứng dụng CNTT thì

cần quan tâm đến việc phân quyền truy cập trên hệ thống.

Phân quyền truy cập trên hệ thống:

Với đặc điểm kế toán trong môi trường máy tính và do ảnh hưởng của CNTT đến

kiểm soát nội bộ, nên khi tổ chức bộ máy kế toán phải quan tâm đến phân quyền truy

cập trên hệ thống, việc phân quyền dựa trên các căn cứ sau:

- Ba nhóm chức năng là khai báo ban đầu, nhập liệu, cung cấp thông tin.

- Quan điểm về kiểm soát hệ thống: Việc chỉnh sửa cần để lại đầy đủ dấu vết kiểm

toán và tuân thủ các quy định của Chế độ kế toán.

- Trình độ và phẩm chất của nhân viên kế toán: Nhân viên kế toán có trình độ, có

năng lực tốt sẽ ít phạm những sai sót trong quá trình thao tác trên phần mềm.

- Đặc điểm môi trường CNTT của doanh nghiệp: Môi trường CNTT phức tạp

(mạng ngang hàng, Internet,…) sẽ có khả năng xảy ra rủi ro cao do đó cần phân

quyền chặt chẽ.

1.1.5. Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Những năm gần đây cùng với sự phát triển của CNTT hầu hết các doanh nghiệp đều

đã ứng dụng phần mềm để xử lý số liệu trong quá trình kinh doanh hay trong công tác

kế toán. Vì vậy để bắt kịp với nhu cầu của người sử dụng thì hiện nay thị trường phần

mềm kế toán rất đa dạng. Đối với công tác kế toán thì phần mềm kế toán được xem là

một công cụ tiêu chuẩn trong môi trường kinh doanh hiện đại (Elikai et al., 2007) vì thế

việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp là một yếu tố được cho là rất

quan trọng. Phần mềm kế toán được chia thành 2 loại: Loại 1, low – end là loại phần

mềm kế toán riêng lẻ nó được tách biệt với các hoạt động khác trong chu trình kinh

doanh của doanh nghiệp; loại 2, high – end là nhóm phần mềm kế toán tích hợp tất cả

các hoạt động của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu được hiểu như là nhóm phần mềm

ERP.

Việc lựa chọn phần mềm được cho là rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế

toán trong doanh nghiệp vì vậy Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 103/2005/TT-BTC

quy định về điều kiện và tiêu chuẩn phần mềm kế toán. Thông tư này đưa ra những quy

định cụ thể về tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại một doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

(Nguồn: Sách tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, 2012)

Những tiêu chí trong việc đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán thực tế của doanh

nghiệp: Hỗ trợ người sử dụng tuân thủ yêu cầu của Pháp Luật hiện hành về kế toán; đáp

ứng yêu cầu người sử dụng; có tính linh hoạt, kiểm soát cao; phải phổ biến và có tính ổn

định cao; giá của phần mềm (giá mua, cài đặt, huấn luyện,…)

1.1.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Theo Luật Kế toán năm 2015 thì “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân

thủ Pháp Luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán”.

Ngoài việc kiểm tra kế toán được quy định theo Pháp Luật thì kiểm tra kế toán còn

được doanh nghiệp tự thực hiện để phục vụ cho việc kiểm soát hoạt động của doanh

nghiệp hoặc là việc kiểm tra kế toán giữa công ty mẹ với công ty con. Nội dung kiểm tra

kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu là: Kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quy định của

công ty về công tác kế toán, việc tính toán, ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và

báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hóa, tiền mặt, …

1.2. Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1.2.1. Khái niệm về ERP

ERP là một thuật ngữ được Gartner Group sử dụng vào những năm 1990. ERP có

thể được hiểu khác nhau bởi những người sử dụng khác nhau:

Hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần

lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động của toàn doanh nghiệp,

tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and

Labuschagne, 2005).

Theo APICS Dictionary ấn bản thứ mười một (Blackstone and Cox, 2005) - Hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem như là một khuôn khổ để tổ

chức, xác định và chuẩn hóa các quy trình kinh doanh cần thiết từ đó lập kế hoạch kiểm

soát hiệu quả tổ chức và có thể sử dụng kiến thức nội bộ của mình vào việc tìm kiếm lợi

thế bên ngoài.

ERP có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng tóm lại cho dù là định nghĩa gì đi nữa thì

hệ thống ERP vẫn được hiểu như một hệ thống được tích hợp để trở thành hệ thống đa

chức năng có chứa các mô đun phần mềm có thể lựa chọn giải quyết một loạt các hoạt

động trong công ty như kế toán tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng và phân phối

(Robey et al. 2002).

1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP

Hệ thống ERP được hình thành và trải qua 5 giai đoạn phát triển như sau (F. Robert

Jacobs a and F.C. ‘Ted’ Weston Jr.b, 2006):

Những năm 1960 – thời kỳ đầu của máy tính, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reorder

Point Systems – ROP) và thời kỳ đầu của hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

(Material Requirements Planning – MRP).

Trong giai đoạn này cạnh tranh chủ yếu là dựa vào chi phí, dẫn đến các công ty định

hướng chiến lược sản xuất tập trung với khối lượng sản phẩm lớn để giảm chi phí. Hệ

thống ROP ra đời nhằm quản lý hàng tồn kho. Dựa vào thông tin quá khứ để xác định

nhu cầu đặt hàng và mức hàng tồn kho phục vụ cho kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

MRP là tiền thân của MRP II và ERP ra đời từ cuối những năm 1960. Vào thời điểm

đó, phần mềm ứng dụng MRP đầu tiên được xem như là một phương pháp hiện đại để

lập kế hoạch và quản lý nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm phức tạp.

Những năm 1970 – MRP, sự phát triển của phần mềm và phần cứng máy tính.

Các giải pháp MRP ban đầu có dung lượng lớn, vụng về và tốn kém yêu cầu phải có

một đội ngũ kỹ thuật lớn để hỗ trợ cho các máy tính lớn. Hệ thống MRP trong giai đoạn

này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và tích hợp lập báo cáo, lập lịch biểu mua

sắm và kiểm soát nguyên vật liệu; hoạch định quản lý, sử dụng và kiểm soát nguyên vật

liệu trong quá trình sản xuất.

Sự phát triển của phần cứng và phần mềm khiến các hệ thống MRP mới nhất có vẻ

lỗi thời. Với việc cải tiến phần cứng liên tục cùng với sự phát triển phần mềm là thêm

nhiều chức năng và có thể truy cập cơ sở dữ liệu tập trung. Công nghệ mới này cho phép

mở rộng hệ thống để hỗ trợ tăng số lượng các hàm nâng cao lợi thế của tích hợp.

Những năm 1980 – MRP II

Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II - Manufacturing Resource

Planning) lấy MRP làm trọng tâm cơ bản để xây dựng và mở rộng theo nhu cầu bấy giờ.

Ngoài những chức năng cơ bản của MRP là hoạch định nguồn nguyên vật liệu thì MRP

II còn có khả năng tích hợp các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật, bán hàng để tạo

nên thông tin tích hợp cung cấp cho việc hoạch định nguồn lực sản xuất. MRP II được

xây dựng hoàn chỉnh với việc bổ sung lập kế hoạch quản lý việc mua sắm và kiểm soát

vật liệu xuất kho, tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất.

Những năm 1990 – MRP II và sự xuất hiện của các hệ thống ERP đầu tiên.

Thuật ngữ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được Gartner Group

(Wylie,1990) đưa ra vào đầu những năm 1990. Định nghĩa của họ về ERP bao gồm các

tiêu chí để đánh giá mức độ tích hợp cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp của phần

mềm. ERP được phát triển từ MRP II, ERP tại thời điểm bấy giờ là một hệ thống tích

hợp hoàn chỉnh giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp là bán hàng, mua hàng, kế

toán tài chính, sản xuất, quản trị nguồn lực. ERP có khác biệt cơ bản so với MRP II đó

là ngoài việc hoạch định nguồn lực bên trong doanh nghiệp hệ thống còn hỗ trợ kế hoạch

bán hàng, nhu cầu của khách hàng và quản lý NCC.

Trong giai đoạn này ERP bắt đầu được triển khai ở nhiều nước trên thế giới. Năm

1997 DSI đã giới thiệu ERP lần đầu tiên tại Hội nghị thường niên và đến năm 1999 bài

thuyết trình về ERP được thực hiện tại hội nghị DSI Châu Á. Sau đó ERP được cho là

chủ đề được lặp đi lặp lại ở nhiều hội nghị. Các bài thuyết trình về ERP ngày càng được

đón nhận tích cực hơn và cũng được đưa ra thảo luận ở các Hội nghị người dùng ERP là

hội nghị J.D. Edwards Focus 2000 tại Denver.

Những năm 2000 – hợp nhất nhà cung cấp phần mềm.

Sự cố Y2K1 được cho là một lời báo hiệu cho sự trưởng thành của nền công nghiệp

ERP và sự hợp nhất của các NCC ERP lớn và nhỏ. Cùng với sự phát triển của thương

mại điện tử, ERP cho phép doanh nghiệp cung cấp thông tin và cho phép các đối tượng

bên ngoài đăng nhập vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp.

Bắt đầu vào năm 2000, các công ty phần mềm ERP tìm cách để cải tiến sản phẩm

và tăng thị phần. Để thực hiện mục đích trên thì chỉ có các công ty quy mô lớn mới có

1 Sự cố máy tính năm 2000 (còn được gọi là sự cố Y2K, lỗi thiên niên kỷ) là sự cố máy tính diễn ra vào thời khắc đầu tiên bước sang năm 2000. Nguyên nhân là do các máy tính thế hệ cũ, các vi mạch đồng hồ điện tử cũ không thể nhận biết được sự khác biệt giữa các năm 2000 và 1900, bởi vì chúng được lập trình với 2 chữ số cuối cùng của năm nhằm tiết kiệm dung lượng lưu trữ khi mà giá cả sản xuất phần cứng máy tính trong giai đoạn đầu còn đắt đỏ. Vấn đề này là do máy tính nhận dạng ngày 01/01/00 (ngày 1 tháng 1 năm 2000) như là ngày 1 tháng 1 năm 1900.

khả năng vì vậy các công ty nhỏ trong ngành thường bị mua lại, sáp nhập với các công

ty cạnh tranh. Năm 2002 những phần mềm ERP được sử dụng nhiều bởi các doanh

nghiệp lớn là SAP, Oracle, PeopleSoft và J.D.Edwards.

Hệ thống ERP ngày càng trở nên thông minh hơn, nó là một công cụ để khai thác dữ

liệu và là một công cụ thông minh giúp cho các nhà quản lý thực hiện chức năng quản

lý, hoạch định chiến lược và cung cấp một nguồn thông tin chính xác hỗ trợ việc ra quyết

định.

1.2.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP và phân loại phần mềm ERP

Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP:

Theo Nguyễn Bích Liên (2012), một hệ thống ERP bao giờ cũng gồm các thành phần

cơ bản sau:

- Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong

quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

- Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.

- Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ

thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.

- Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp

được lưu trữ chung.

- Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP.

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt

động theo một nguyên tắc nhất định và có những đặc điểm sau:

- Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử lý hoạt

động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung

mà các phân hệ này đều có thể truy cập được.

- Cơ sở dữ liệu quản lý tập chung và chia sẻ thông tin.

- Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp.

- ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh.

- ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và quy trình

kinh doanh.

Phân loại phần mềm ERP:

Theo Nguyễn Bích Liên (2012), phần mềm ERP không chỉ là phần mềm xử lý dữ

liệu đơn thuần mà nó là công cụ tích hợp quy trình quản lý vào các xử lý tự động được

lập trình trong phần mềm. Vì vậy nhiều người gọi nó là giải pháp ERP, sau đây là một

vài cách phân loại:

- Phân loại theo quy mô của phần mềm.

Phần mềm nước ngoài cấp thấp là các loại phần mềm bán trên thế giới và

được dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở

một địa điểm.

Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung với mức chi phí không quá lớn có giá

trị trung bình từ 20.000 USD đến 150.000 USD kể cả chi phí triển khai

(Mekong Capital 2004).

Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao với giá trị trung bình hàng trăm ngàn cho

tới cả triệu Dollas Mỹ.

- Phân loại ERP theo thị phần tương ứng quy mô doanh nghiệp triển khai ERP.

Theo báo cáo của Tập đoàn tư vấn Panorama khi thực hiện nghiên cứu “Tình hình

ứng dụng ERP 2008” SAP chiếm 35% thị phần toàn thế giới, Oracle 28%,

Microsoft 14% và còn lại 23% cho các giải pháp khác nhau như Baan, Epicor,

IFS,… Phân loại theo quy mô doanh nghiệp sử dụng ERP thì SAP chiếm 30%

(doanh nghiệp nhỏ), 43% các doanh nghiệp lớn. Oracle 30% doanh nghiệp nhỏ,

33% doanh nghiệp lớn. Phần còn lại chia cho các giải pháp khác.

- Phân loại phần mềm ERP theo ngành nghề ứng dụng. Cũng theo số liệu thống kê

của Tập đoàn tư vấn Panorama (Panorama 2008), thị phần phần mềm ERP theo

các ngành nghề được phân bổ như sau: Tất cả các giải pháp ERP đều áp dụng ở

tất cả các ngành, cụ thể SAP được sử dụng cho ngành bán lẻ 30% (bằng với

Microsoft), 39 % cho các ngành sản xuất tiêu dùng (lớn nhất trong ngành tiêu

dùng), lên đến 44% ngành công nghiệp nặng khá. Oracle được ứng dụng 25%

trong doanh nghiệp bán lẻ, 32% trong sản xuất tiêu dùng và 29% trong sản xuất

công nghiệp nặng. Microsoft ứng dụng chủ yếu trong bán lẻ 30% và doanh nghiệp

sản xuất tiêu dùng 16%, sản xuất công nghiệp nặng 6%.

Tóm lại trên thế giới, giải pháp SAP và Oracle được sử dụng rất phổ biến nhất kế

đến là Microsoft.

1.2.4. Những lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP

Lợi ích của ERP:

Ứng dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, theo quan điểm của Mishra

Alok (2008) lợi ích của ERP hiện hữu ở rất nhiều khía cạnh trong và ngoài doanh nghiệp:

Lợi ích ERP mang lại về mặt hoạt động:

- Ứng dụng ERP làm giảm chi phí lao động cho các bộ phận dịch vụ khách hàng,

tài chính, nhân sự, mua sắm, CNTT.

- Giảm thời gian cho một chu trình nghiệp vụ như giảm thời gian xử lý đơn hàng,

giao hàng nhanh nhờ trao đổi thông tin nhanh chóng.

- Tăng năng suất làm việc cho nhân viên, ERP hạn chế bớt các thao tác dư thừa,

giảm thời gian làm thêm mà vẫn đảm bảo được năng suất.

- Cải thiện chất lượng thông tin, thông tin được cung cấp từ hệ thống ERP mang

tính chính xác cao.

- Ứng dụng ERP còn giúp cải thiện dịch vụ cung cấp cho khách hàng, khách hàng

dễ dàng truy cập và đưa ra yêu cầu cho doanh nghiệp, nhờ có ERP mà doanh

nghiệp nhận được thông tin nhanh và phản hồi nhanh cho khách hàng.

Lợi ích ERP mang lại về mặt quản lý:

- ERP giúp quản lý tốt các nguồn lực trong doanh nghiệp.

- ERP cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho việc lập kế hoạch và ra

quyết định, giúp phân tích lợi nhuận, kiểm soát chi phí chặt chẽ và lập kế hoạch

chiến lược hiệu quả.

- Nâng cao hiệu quả quản lý ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Lợi ích ERP mang lại về mặt chiến lược:

- Lợi ích chiến lược thể hiện ở loạt các hoạt động nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp

hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh, liên doanh, nâng cao năng lực lãnh đạo.

- Hỗ trợ việc tạo kế hoạch chiến lược cho sản phẩm, nâng cao khả năng chiến lược

và vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

- ERP thúc đẩy thương mại điện tử bằng cách thu hút khách hàng mới hoặc tiếp

cận gần hơn với khách hàng thông qua khả năng tích hợp web.

Lợi ích ERP mang lại về mặt cơ sở hạ tầng CNTT: ERP giúp doanh nghiệp giúp

giảm chi phí CNTT bên trong là tích hợp các trung tâm dữ liệu riêng biệt do đó nó giảm

bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ.

Lợi ích ERP mang lại về mặt về mặt tổ chức: ERP giúp nâng cao kỹ năng và tạo ra

sự tương tác giữa các nhân viên. Kết quả hoạt động của một doanh nghiệp phụ thuộc vào

kết quả hoạt động của mỗi cá nhân.

Lợi ích ERP mang lại về mặt cung cấp thông tin: Ứng dụng ERP giúp thu thập và

xử lý thông tin kịp thời, cung cấp thông tin có chất lượng cho doanh nghiệp phục vụ cho

việc đưa ra quyết định hoạt động và quản trị.

Hạn chế của ERP:

Mặc dù ERP là một ứng dụng được đánh giá cao bởi giới chuyên môn và người dùng

nhưng bản thân ERP cũng có những hạn chế đáng kể. Sau đây là những hạn chế lớn có

thể gây thất bại trong việc ứng dụng ERP:

- Chi phí đầu tư để triển khai phần mềm: Trong thị trường phần mềm ERP hiện nay

thì hầu hết các phần mềm ERP được viết bởi các doanh nghiệp nước ngoài và

được các doanh nghiệp Việt Nam làm trung gian để cung cấp và triển khai. Mức

giá cho một gói phần mềm ERP do các doanh nghiệp nước ngoài viết vào khoảng

vài triệu đô còn các phần mềm do các doanh nghiệp Việt Nam viết và cung cấp

có giá vào khoảng vài trăm triệu đồng cho đến vài tỷ đồng. Mức giá này được

thỏa thuận còn tùy thuộc vào lượng user sử dụng và các điều chỉnh phù hợp với

hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Ngoài chi phí ban đầu mua bản quyền phần

mềm ERP thì trong quá trình triển khai ERP cũng phát sinh nhiều chi phí khác

như: Chi phí nâng cấp phần cứng và phần mềm liên quan để phù hợp với bối cảnh

cộng nghệ hiện tại; chi phí phát sinh yêu cầu NCC ERP thiết kế những chứng từ,

biểu mẫu báo cáo để đáp ứng nhu cầu của công ty; chi phí huấn luyện nhân viên;…

- Thời gian triển khai ERP kéo dài: Thời gian để triển khai một phần mềm ERP vào

khoảng từ 2 đến 5 năm, tùy vào quy mô của doanh nghiệp.

- Do phần mềm ERP có một quy chuẩn chung nhưng không có một hình mẫu chuẩn

nên mỗi doanh nghiệp viết ERP sẽ có các phân hệ riêng và khi áp dụng vào một

doanh nghiệp thì họ phải yêu cầu nhà tư vấn thiết kế lại cho phù hợp với họ. Cũng

chính vì lý do đó mà sẽ có nhiều trường hợp doanh nghiệp yêu cầu thiết kế lại hệ

thống ERP làm phá vỡ quy chuẩn của ERP dẫn đến ERP không giữ được những

đặc trưng của nó nữa. Tuy nhiên trường hợp này chỉ có thể xảy ra nếu doanh

nghiệp lựa chọn nhà tư vấn chưa có kinh nghiệm.

- Môi trường ERP cũng giống như những môi trường phần mềm khác là những

người sử dụng có thể lợi dụng công nghệ cao để thực hiện gian lận.

1.2.5. Cấu trúc của hệ thống ERP

Theo tài liệu của CIBRES cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified

Implementer of ERP – chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP) thì một hệ thống

ERP có các phân hệ cơ bản sau: Phân hệ kế toán tài chính, hậu cần, sản xuất, quản lý dự

án, dịch vụ, dự đoán và lập kế hoạch, công cụ lập báo cáo.

Những phân hệ trên chỉ là những phân hệ thường có trong hệ thống ERP, những sản

phẩm ERP khác nhau thường có những phân hệ khác nhau và tên gọi các phân hệ cũng

có thể khác nhau.

1.2.6. Mối quan hệ giữa phân hệ kế toán và các phân hệ khác trong hệ thống ERP

Hệ thống ERP là hệ thống thông tin tích hợp, cung cấp các phân hệ xử lý đầy đủ các

hoạt động cho một chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy các phân hệ của hệ

thống luôn có sự liên kết chặt chẽ. Hệ thống ERP thường gồm các phân hệ: Mua hàng,

bán hàng, hàng tồn kho, kế toán tài chính, nhân sự, quan hệ khách hàng… dạng hệ thống

tích hợp nhưng bản chất của nó vẫn chỉ là một phần mềm kế toán được mở rộng để tích

hợp chức năng của các phần mềm khác mà doanh nghiệp vẫn thường sử dụng để phục

vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị. Phân hệ kế toán được cho là bộ não của doanh

nghiệp vì vậy nói “phân hệ kế toán là phân hệ quan trọng nhất trong hệ thống ERP” là

một nhận định đúng. Bởi vì sự quan trọng đó mà hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trong doanh nghiệp được ghi nhận đều phục vụ cho công tác thu thập thông tin đầu vào

cho phân hệ kế toán. Các phân hệ còn lại trong hệ thống ERP mang vai trò hỗ trợ cho

phân hệ kế toán.

Các sự kiện, hoạt động kinh doanh diễn ra hàng ngày sẽ được xử lý và phản ánh trên

các phân hệ khác nhau, chúng được ghi nhận ở các phân hệ đó và đồng thời ghi nhận ở

phân hệ kế toán sổ cái. Phân hệ kế toán sẽ là phân hệ cuối cùng sử dụng các dữ liệu sau

khi kết thúc một chu trình kinh doanh từ đó xử lý và tổng hợp những dữ liệu này để lên

báo cáo phục vụ cho những đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp khi có yêu

cầu.

Hầu hết việc xây dựng hệ thống chứng từ ở các phân hệ khác đều để phục vụ cho

yêu cầu quản lý nguồn lực và cung cấp thông tin hiệu quả cho phân hệ kế toán.

Để có được một hệ thống ERP hoàn chỉnh và cung cấp được một hệ thống thông tin

có chất lượng thì buộc phải có sự phối hợp và liên kết giữa các phân hệ trong hệ thống.

Bởi vì thông tin được cung cấp từ một quá trình sẽ khách quan hơn là được cung cấp bởi

việc nhập liệu bằng chứng từ giấy thông thường. Người làm kế toán sẽ được giảm bớt

công việc nhưng vai trò của họ thì được nâng cao hơn vì họ là những người đóng vai trò

hỗ trợ về công việc và kiểm soát số liệu của các phân hệ khác.

1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

ERP khác với phần mềm kế toán thông thường bởi nó là một hệ thống tích hợp của

các phần mềm khác nhau để đáp ứng được nhu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp

trong một chu trình kinh doanh. Vì vậy việc áp dụng ERP mang lại những thay đổi đáng

kể trong việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

1.3.1. Tác động của ERP đến quy trình xử lý nghiệp vụ

1.3.1.1. Thu thập thông tin đầu vào

Trong môi trường ứng dụng hệ thống ERP hệ thống chứng từ của doanh nghiệp có

thể bị ảnh hưởng cả về hình thức lẫn nội dung chứng từ.

Những thông tin được thu thập bởi hệ thống ERP ngoài những thông tin tài chính

như thông thường thì còn có thông tin phi tài chính.

Các hình thức thu thập dữ liệu của hệ thống ERP ngoài hình thức thu thập bình

thường là qua chứng từ giấy, chứng từ điện tử thì dữ liệu còn được thu thập từ các hệ

thống khác liên kết với ERP là hệ thống thông tin của khách hàng và NCC bởi vậy quy

trình thu thập thông tin sẽ ít xảy ra sai sót hơn so với việc nhập liệu dựa vào chứng từ

giấy.

Các giao dịch xảy ra trong quy trình hoạt động kinh doanh hàng ngày thường được

cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch. Những thông tin được xử lý từ các giao

dịch này nhanh chóng được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu chung, cơ sở dữ liệu này được truy

cập bởi những người có liên quan hầu như những người này là nhân viên kế toán. Họ sẽ

sử dụng những dữ liệu này để tiếp tục xử lý hoàn tất quy trình và đưa ra báo cáo.

Dữ liệu trong hệ thống ERP được truy xuất nguồn gốc dễ dàng. Đây cũng chính là

một đặc điểm để có thể kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.

Dữ liệu thu thập được của hệ thống ERP thường là thông tin tích hợp giữa các bộ

phận và quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện ngay trên hệ thống ERP chứ

không thực hiện trao tay như các phần mềm kế toán khác.

1.3.1.2. Tổ chức xử lý thông tin

Một vài tác động của việc ứng dụng hệ thống ERP đến quá trình xử lý thông tin:

- ERP sử dụng các phương pháp hay các chỉ tiêu phân tích thông tin kiểu mới.

- Môi trường ERP có tính cập nhật cao, bởi vì đặc điểm sử dụng cơ sở dữ liệu chung

và được chia sẻ rộng rãi qua các phân hệ nên khi ghi nhận một thông tin nào đó

thì hệ thống cũng nhanh chóng cập nhật trên cơ sở dữ liệu chung, vì vậy các bộ

phận trong doanh nghiệp luôn được cập nhật thông tin nhanh chóng.

- ERP cho phép một vài chức năng tự động làm đơn giản hóa công việc của kế toán.

- ERP là hệ thống được thiết kế theo quy trình, các hoạt động có thể phát sinh từ

phân hệ này nhưng nó sẽ được kết thúc ở phân hệ khác vì vậy ERP mang lại cho

doanh nghiệp một quy trình quản lý khá chặt chẽ và phân công trách nhiệm một

cách hợp lý.

- Các phân hệ trong hệ thống ERP có tính liên kết cao vì vậy sai sót của một bộ

phận có thể làm sai sót cho cả một quy trình nghiệp vụ nên ERP triển khai nhiều

hơn so với các phần mềm khác về các tính năng kiểm soát truy cập hệ thống.

1.3.1.3. Cung cấp thông tin đầu ra

ERP giúp phân tích và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng. Do ERP

sử dụng hệ thống dữ liệu chung và dữ liệu được thu thập cả về thông tin tài chính và

thông tin phi tài chính nên hệ thống ERP luôn được trang bị những báo cáo phân tích dữ

liệu nhanh chóng và tối ưu.

Tốc độ cung cấp thông tin từ hệ thống ERP nhanh chóng hơn các phần mềm khác,

đặc biệt trên hệ thống ERP người sử dụng thông tin có thể tạo ra hoặc lấy thông tin mình

cần trực tiếp trên cơ sở dữ liệu chung của hệ thống.

Kỳ báo cáo được rút ngắn do dữ liệu được cập nhật liên tục và sẵn sàng cho việc

phân tích để đưa ra báo cáo khi cần. Thông tin luôn được sẵn sàng cung cấp trong mọi

tình huống.

Thông tin được cung cấp bởi hệ thống ERP mang tính chính xác cao hơn hỗ trợ tốt

cho công tác quản lý doanh nghiệp và người sử dụng thông tin bên ngoài.

1.3.2. Tác động của ERP đến tổ chức bộ máy kế toán

1.3.2.1. Tác động đến nhân sự

Tác động đầu tiên của ERP đến tổ chức nhân sự là ERP thay đổi rất nhiều về vai trò

của người kế toán, giảm thời gian ghi chép và tạo lập báo cáo thay vào đó là việc phân

tích dữ liệu trên báo cáo để hỗ trợ người quản lý đó cũng chính là lý do mà hệ thống ERP

luôn yêu cầu chất lượng nhân sự kế toán cao hơn so với hệ thống khác. Với những thay

đổi này từ việc áp dụng hệ thống ERP thì tình hình biến động nhân sự sẽ xảy ra theo bốn

trường hợp sau:

- Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ giữ lại toàn bộ nhân viên cũ và cũng không tuyển thêm

nhân viên mới. Trường hợp này có ưu điểm là nhân viên cũ sẽ rất am hiểu về các

đặc điểm doanh nghiệp, phong cách làm việc và yêu cầu của doanh nghiệp nhưng

họ sẽ có thể thiếu một vài kỹ năng cũng như là chưa quen với môi trường làm

việc mới bởi vậy yêu cầu đặt ra cho doanh nghiệp là phải đào tạo nhân viên về

những kỹ năng cần thiết để có thể làm việc trong môi trường mới.

- Thứ hai, doanh nghiệp vẫn giữ nguyên nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên mới

trường hợp này sẽ xảy ra nếu công việc phức tạp và khối lượng công việc nhiều

hơn nên doanh nghiệp buộc phải tuyển thêm nhân viên để đảm bảo được khối

lượng công việc và cung cấp thông tin kịp thời cho người sử dụng.

- Thứ ba, doanh nghiệp sa thải một vài nhân viên cũ và tuyển thêm một số nhân

viên mới. Môi trường ERP yêu cầu những người có kiến thức, kỹ năng và trình

độ về CNTT, loại bỏ một vài cá nhân khả năng không đáp ứng được điều kiện

của môi trường hiện tại nữa.

- Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một vài nhân viên cũ và không tuyển thêm nhân viên

mới nữa trường hợp này xảy ra nếu sau khi áp dụng ERP thì nhiều bộ phận khác

cũng tham gia vào việc thu thập dữ liệu, nhiều công việc được xử lý tự động rút

ngắn thời gian làm việc của bộ phận kế toán.

Tóm lại việc ứng dụng ERP ảnh hưởng rất lớn đến việc biến động nhân sự, nhưng

nhìn chung những biến động đó cũng là những thay đổi để phù hợp với môi trường hiện

tại. Yêu cầu không chỉ đặt ra cho nhân viên mà còn cho quản lý các cấp trong doanh

nghiệp để góp phần triển khai thành công hệ thống ERP nói chung và phân hệ kế toán

tài chính nói riêng.

1.3.2.2. Tác động đến việc phân chia trách nhiệm

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ bao gồm nhiều phân hệ liên kết với nhau bởi chu

trình kinh doanh của doanh nghiệp, trong mỗi phân hệ thì lại chia thành nhiều phần hành

khác nhau. Với phân hệ kế toán cũng vậy, nó sẽ được chia thành nhiều phần hành khác

nhau, những phần hành này tùy vào cấu trúc, khối lượng công việc cần xử lý mà ban

quản lý có thể phân chia trách nhiệm cho phù hợp. Một phần hành có thể do một nhân

viên phụ trách cũng có thể là nhiều nhân viên phụ trách hoặc một nhân viên có thể đảm

nhận công việc trong nhiều phần hành khác nhau miễn là hợp lý. Việc phân chia trách

nhiệm này phải đảm bảo được các nguyên tắc: Đảm bảo được tính kiểm soát, không phân

chia công việc một cách trùng lặp, không được để thiếu sót công việc của một phần hành

nào.

Mỗi phần hành kế toán khi tổ chức phân công phải được trình bày trên bảng kê về

các nội dung: Danh sách các công việc có trong phần hành, phạm vi công việc, phân chia

trách nhiệm rõ ràng và những tiêu chuẩn để đánh giá công việc cùng với xác nhận của

các bên liên quan để xác định rõ trách nhiệm của nhân viên.

1.3.2.3. Tác động đến phân quyền truy cập trên hệ thống

Hệ thống ERP tác động đến việc phân quyền truy cập trên hệ thống thể hiện qua 3

yếu tố:

- Khai báo: Khai báo trong hệ thống ERP bao gồm khai báo về thông tin chung,

khai báo về các đối tượng kế toán, hàng hóa cũng như việc khai báo về NCC hay

khách hàng. Thông thường chức năng khai báo này trong hệ thống ERP sẽ được

phân công một cách rõ ràng, trong đó chỉ có một vài cá nhân có quyền này để

phục vụ cho việc kiểm soát dữ liệu trên hệ thống.

- Nhập liệu: Công việc nhập liệu của bộ phận kế toán bao gồm xử lý nghiệp vụ ghi

nhận số phát sinh và số dư trên tài khoản. Khi ứng dụng hệ thống ERP thì công

việc nhập liệu của bộ phận kế toán sẽ giảm bớt do việc kế thừa dữ liệu của các

phân hệ khác. Những dữ liệu này có thể kế thừa nhưng hầu như không được quyền

chỉnh sửa.

- Về việc cung cấp thông tin: Những thông tin được tạo ra bởi hệ thống ERP đều

mang tính bảo mật cao bởi vậy phân quyền truy cập trên hệ thống luôn được kiểm

soát chặt chẽ ở các quyền như: Xem, thêm, sửa. Vì vậy, ngay cả trong phân hệ kế

toán thì có thể một vài phần hành không thể nhìn thấy được dữ liệu của nhau.

Tương tự thì các phân hệ mua hàng, bán hàng, dịch vụ… sẽ không thể nhìn thấy

được dữ liệu được tạo ra từ phân hệ kế toán nếu không được cấp quyền.

1.3.2.4. Tác động đến chức năng kiểm soát của hệ thống

Ứng dụng ERP làm tăng tính năng kiểm soát của chu trình kinh doanh trong doanh

nghiệp, quản lý tốt các nguồn lực tránh thất thoát. ERP làm tăng tính năng kiểm soát

thông tin, nâng cao chất lượng thông tin cung cấp. Dữ liệu thu thập được ở một phân hệ

sẽ được đối chiếu với phân hệ khác một cách tự động, đồng thời hệ thống luôn đảm bảo

tính xét duyệt, tính có thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời về chu trình kinh doanh trong

doanh nghiệp

ERP được xây dựng có tính đối chiếu, kiểm soát cao vì vậy nó làm hạn chế những

sai sót trong quá trình nhập liệu.

ERP sử dụng dữ liệu dùng chung, nhiều người truy cập nên sẽ ảnh hưởng tiêu cực

đến việc kiểm soát của hệ thống, để khắc phục được hạn chế này thì doanh nghiệp cần

thực hiện tốt việc quản lý truy cập trên hệ thống.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP. Chương này hệ thống hóa kiến thức về tổ chức công tác kế toán

trong doanh nghiệp, giới thiệu tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP). Từ đó tiến hành phân tích để đưa ra các tác động của ERP đến tổ chức công tác

kế toán trong doanh nghiệp. Những yếu tố bị tác động được trình bày là thu thập thông

tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin và công tác tổ chức bộ máy kế toán trong doanh

nghiệp. Những thay đổi mang lại từ hệ thống ERP hầu hết là những thay đổi mang tính

tích cực vì thế ERP hiện nay được cho là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp có

quy mô vừa và lớn.

Chương này còn cho thấy những lợi ích và hạn chế từ việc ứng dụng ERP. Chúng

cũng là cơ sở để doanh nghiệp có thể đánh giá và lựa chọn có nên ứng dụng hệ thống

ERP hay không. Một lưu ý để xây dựng thành công một hệ thống ERP nói chung và phân

hệ kế toán tài chính nói riêng dựa vào lý thuyết vẫn chưa đủ mà doanh nghiệp còn phải

quan tâm đến điều kiện thực tế của mình.

Chương 1 sẽ là tiền đề để đánh giá về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng ERP tại Công ty CPTM Hà Phan ở chương 2 và đưa ra các quan điểm cũng như

giải pháp hoàn thiện tổ chức công kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP của công ty

trong chương 3 của luận văn.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI HÀ PHAN.

2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty CPTM Hà Phan được thành

lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số

4103003622 ngày 19/05/2005 do Sở kế

hoạch đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.

Ngày 01/08/2005 Công ty CPTM Hà Phan

chính thức đi vào hoạt động.

Qua 13 năm phát triển, Công ty CPTM Hà Phan đã khẳng định vị trí của mình trong

lĩnh vực cung cấp thiết bị in ấn mã vạch, mực Ribbon in ấn mã vạch, máy in văn phòng,

dịch vụ sửa chữa máy in và các loại hóa chất không gây độc hại. Những khách hàng tiêu

biểu của công ty trong và ngoài nước là: Nokia, DHL, Canon, Lotte Mart, Metro,

Viettel,…

Công ty CPTM Hà Phan cũng là nhà phân phối chính thức của các thương hiệu hàng

đầu thế giới như: Zebra, Ricoh, Avery Dennision, Novexx Solution,…

Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sự tăng trưởng nhanh chóng trong

kinh doanh, Công ty CPTM Hà Phan đã và đang cung cấp sản phẩm rộng khắp thị trường

trong và ngoài nước.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý quá trình sản xuất kinh doanh

Sản phẩm và dịch vụ cung cấp:

Những sản phẩm mà Công ty CPTM Hà Phan đang cung cấp:

- Decal

- Ribbon (mực) dùng cho máy in

- Máy in các loại

- Hóa chất (trừ những hóa chất độc hại)

Dịch vụ Công ty đang cung cấp: Sửa chữa máy in, cung cấp các giải pháp về kho

bãi.

Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty CPTM Hà Phan:

Trong môi trường kinh doanh ngày càng áp lực đôi khi hiệu quả kinh doanh của các

công ty chỉ hơn nhau ở khía cạnh áp dụng công nghệ. Nắm bắt được xu hướng cạnh tranh

hiện nay công ty đã chú ý xây dựng một hệ thống quản lý nguồn lực chặt chẽ và hiệu

quả dựa trên hệ thống phần mềm ERP. Nhằm đạt được mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi

nhuận, tăng năng suất và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường công ty lựa chọn cách

quản lý các nguồn lực là quản lý theo chu trình kinh doanh. Chu trình kinh doanh này

được phản ánh thành một chuỗi sự kiện có liên quan đến nhau và được chia thành 5 chu

trình cơ bản: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất

và chu trình tài chính. Những chu trình này sẽ được xây dựng tạo thành một chu trình

kinh doanh hoàn chỉnh trên hệ thống ERP để đáp ứng yêu cầu quản lý công ty và góp

phần cung cấp cho người dùng một hệ thống thông tin tốt nhất.

Bảng 2.1: Các hoạt động xử lý và các kiểm soát chủ yếu trong chu trình kinh doanh

Chu trình Hoạt động Hoạt động kiểm soát

Chu trình doanh thu - Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng - Kiểm tra hạn mức tính dụng - Kiểm tra hàng tồn kho - Tạo đơn bán hàng - Gửi yêu cầu duyệt - Xuất kho và giao hàng - Phát hành hóa đơn - Ghi nhận doanh thu bán hàng và nợ

- Trong chu trình doanh thu hoạt động kiểm soát được thực hiện ở khâu nhập liệu nhằm đảm bảo nội dung dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Những nội dung được kiểm soát là: Ngày chứng từ; số chứng từ; mã khách hàng; tên hàng, đơn vị tính; số lượng đặt hàng, xuất kho, bán hàng; giá bán; giá xuất; thành tiền; các tài khoản ghi nhận.

phải thu - Thu tiền - Tiến hành lập các báo cáo liên quan đến doanh thu định kỳ (hàng tháng, hàng quý và hàng năm).

- Tạo đơn mua hàng đột xuất để bán hàng - Lập kế hoạch mua hàng - Lập bảng đề nghị mua hàng hóa, vật tư - Gửi yêu cầu duyệt - Tiến hành mua hàng, nhập hàng vào

kho, tạo phiếu nhập hàng

Chu trình chi phí Chu trình chi phí kiểm soát các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ; thanh toán và kiểm soát nhập liệu đầu vào: - Kiểm soát nhập liệu bao gồm các nội dung: Ngày phát sinh, mã NCC, số lượng mua, giá mua. - Tiếp nhận hóa đơn - Ghi nhận chi phí giá vốn, chi phí hoạt

động của doanh nghiệp. - Cập nhật công nợ phải trả - Thực hiện báo cáo công nợ phải trả cho - Thực hiện kiểm soát giá mua hàng hóa, dịch vụ qua việc so sánh báo giá của các NCC, giá mua ghi nhận ở lần mua trước. - Kiểm soát chứng từ ghi nhận thanh toán NCC cho NCC phải đầy đủ, hợp lệ.

- Chi tiền thanh toán cho NCC. - Thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân viên phù hợp với môi trường làm việc của công ty. Lưu trữ thông tin của nhân viên.

- Tính toán, ghi nhận và chi trả tiền Chu trình nhân sự lương cho nhân viên

- Chu trình nhân sự của công ty tiến hành kiểm soát các nội dung: Quy trình tuyển dụng, tính toán và chi trả tiền lương cho nhân viên, tính toán và nộp các khoản bảo hiểm.

- Tính và nộp các khoản bảo hiểm - Chi trả tiền bảo hiểm cho nhân viên - Chuẩn bị các báo cáo về nhân sự. - Lập kế hoạch gia công sản phẩm - Yêu cầu về nguyên vật liệu phục vụ cho

gia công

Chu trình Sản xuất - Gia công và đóng gói sản phẩm - Tính toán chi phí liên quan đến gia

công - Chu trình sản xuất của công ty thực hiện kiểm soát các nội dung: Theo dõi nguyên vật liệu gia công tránh để tồn kho và đảm bảo chất lượng cho nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, theo dõi và kiểm tra hoạt động gia công, kế hoạch gia công.

Chu trình tài chính - Thực hiện báo cáo. - Lập dự toán ngân sách - Phân tích các nguồn lực tài chính - Báo cáo kế hoạch tài chính - Báo cáo tình hình sử dụng các khoản - Chu trình tài chính của công ty thực hiện kiểm soát các nội dung: Theo dõi dự toán ngân sách, mục đích sử dụng và phân bổ các khoản vay. vay ngắn và trung hạn.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

2.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Hà Phan

Chức năng cơ bản của các thành phần trong cơ cấu tổ chức của Hà Phan:

Hội đồng Quản trị: Hội đồng Quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết

định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến chiến lược của công ty.

Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do Hội đồng Quản trị bầu ra nhằm giúp Hội đồng

Quản trị kiểm tra, giám sát: tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong việc quản lý;

điều hành hoạt động kinh doanh; ghi chép sổ sách kế toán, BCTC và việc chấp hành điều

lệ công ty, Quyết định của Hội đồng Quản trị.

Tổng Giám Đốc: Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh

doanh và các phương án đầu tư đồng thời quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt

động kinh doanh cũng như đầu tư. Tổ chức thực hiện tất cả các quyết định của Hội đồng

Quản trị.

Giám Đốc Điều Hành: Nghiên cứu và đề xuất những biện pháp để nâng cao hoạt

động kinh doanh và quản trị công ty. Đưa ra các quyết định về chiến lược, chiến dịch,

chương trình phát triển thương hiệu của công ty, các tuyến sản phẩm mới và đa dạng hóa

các sản phẩm hiện hữu, các chương trình marketing quảng bá sản phẩm.

Giám Đốc Tài Chính: Làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động tài chính đưa ra báo

cáo về tài chính công ty, cân đối nguồn vốn, các khoản nợ…Chịu trách nhiệm làm hồ sơ

vay vốn trung hạn, ngắn hạn từ ngân hàng, lập kế hoạch và huy động vốn từ các nguồn

khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc Tài Chính là người

đứng ra làm việc với các tổ chức tài chính có liên quan.

Phòng Kế Toán – Tài Chính: Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công tác tài chính,

kế toán tài vụ, kiểm toán nội bộ. Lập BCTC và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

để thuyết minh trước Hội đồng Quản trị. Chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan Thuế

về tình hình thực hiện các quy định theo Luật Thuế của công ty.

Phòng Kinh Doanh: Thực hiện các hoạt động kinh doanh theo chiến lược, kế hoạch

kinh doanh của Ban lãnh đạo đề ra. Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, trình cấp trên duyệt

và triển khai thực hiện. Thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng.

Phòng Kỹ Thuật: Thực hiện các hoạt động liên quan đến kỹ thuật: Lắp đặt, bảo trì,

sửa chữa máy móc theo yêu cầu của khách hàng và nhân viên kinh doanh. Kiểm tra thiết

bị máy móc, hàng hóa nhập về trước khi nhập kho/giao cho khách hàng. Quản lý, bảo trì

và sữa chữa hệ thống máy móc công ty.

Phòng Vật Tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy

móc thiết bị, TSCĐ, hàng hóa theo chu kỳ thời gian hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Cùng với bộ phận kế toán chịu trách nhiệm kiểm kê định kỳ (theo tháng hoặc theo quý).

Phòng Marketing: Tạo dựng hình ảnh và sản phẩm của công ty, phát triển thương

hiệu. Nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường. Tham mưu cho

Ban Giám Đốc công ty về các chiến lược marketing, sản phẩm, khách hàng. Tổ chức

thực hiện các chương trình marketing (event, hội trợ, triễn lãm), theo dõi, điều chỉnh và

báo cáo tình hình thực hiện.

Phòng Xuất – Nhập Khẩu: Lên báo cáo so sánh bảng báo giá của các NCC nước

ngoài, trình Ban Giám Đốc phê duyệt, tiến hành mua hàng nhập kho theo lịch trình để

đáp ứng nhu cầu bán hàng theo đúng kế hoạch của nhân viên kinh doanh. Thực hiện

kiểm tra, giám sát, quản lý các giao dịch liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của

công ty.

Phòng Thu Mua Hàng: Lập kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ cho

hoạt động kinh doanh. Thực hiện so sánh bảng báo giá của các NCC trong nước, gửi yêu

cầu duyệt đơn hàng, tiến hành mua hàng, phối hợp với kho hàng thực hiện nhập kho

hàng hóa.

Phòng Hành Chính Nhân Sự: Thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính và nguồn

lực của công ty. Tổ chức quản lý các công văn, giấy tờ sổ sách hành chính, hồ sơ nhân

viên, con dấu. Tính toán và ghi nhận lương, các khoản bảo hiểm cho nhân viên.

Phòng IT: Quản lý mạng nội bộ (mail, Website, điện thoại,…), hệ thống bảo mật

công ty. Phòng IT có nhiệm vụ cùng với phòng hệ thống ERP lập trình và làm việc với

nhà tư vấn phần mềm về những yêu cầu của Ban Giám Đốc và các bộ phận khác, chuẩn

bị phần cứng để triển khai và hoàn thiện hệ thống ERP. Theo dõi bảo trì hệ thống máy

tính.

Phòng Hệ Thống:

Là bộ phận thành lập theo quyết định của Ban Giám Đốc công ty ở giai đoạn công

ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP.

Phòng hệ thống bao gồm 2 nhân viên phòng kế toán được điều chuyển công tác sang

cùng làm việc với phòng IT để xây dựng hệ thống ERP của công ty. Mô tả công việc của

bộ phận hệ thống:

Bảng 2.2: Bảng mô tả công việc của bộ phận Hệ thống

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HỆ THỐNG

ERP - Tạo tài liệu thực hành

trên hệ thống ERP

- Đào tạo thực hành trên

hệ thống ERP KẾ TOÁN QUẢN TRỊ - Lập kế hoạch kinh doanh theo năm. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đến Ban Giám Đốc

- Tìm hiểu cải tiến hệ QUY TRÌNH - Xây dựng và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình mới phát sinh trong công ty. - Tính giá bán hàng hóa theo quy

thống ERP định của công ty

- Hỗ trợ các phòng ban xử lý vấn đề liên quan đến quy trình. - Bám sát quy trình thực tế để đưa lên thực hiện trên hệ thống ERP. - Thực hiện các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Giám Đốc - Kiểm soát các chỉ tiêu tài chính của năm, theo kế hoạch kinh doanh đã được Hội đồng Quản trị thông qua.

- Xử lý lỗi hệ thống ERP - Cài đặt và phân quyền trên ERP theo quy định của công ty và yêu cầu của Kế toán trưởng. - Tạo mã hàng hóa, khách hàng, NCC theo quy định của công ty.

- Kiểm tra và giám sát tuân thủ quy chế tài chính do công ty đề ra.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Bộ phận Hệ Thống có vai trò đặc biệt quan trọng đối với công ty vì các công việc

của bộ phận đều có liên quan mật thiết đến công tác quản lý của công ty, giúp cải thiện

năng lực các cá nhân và hỗ trợ thông tin ra quyết định cho Ban Giám Đốc.

2.2. Quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại công ty Cổ Phần

Thương Mại Hà Phan

2.2.1. Lý do chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015

Việc ứng dụng hệ thống ERP tại công ty CPTM Hà Phan có một vài lý do sau:

- Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt nên đòi hỏi phải có sự thay đổi trong

công tác quản lý của công ty để mang lại lợi thế cạnh tranh so với bên ngoài.

- Hệ thống phần mềm kế toán cũ không còn phù hợp, cần phải đổi mới để mang lại

hiệu quả tích cực.

- Hệ thống ERP đáp ứng được tầm nhìn của ban lãnh đạo công ty.

- Hệ thống ERP có đặc điểm là hệ thống thông tin tích hợp và có khả năng đáp ứng

yêu cầu thông tin nhanh chóng.

- Hệ thống ERP cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định cho Ban Giám Đốc .

- ERP giúp hệ thống lại quy trình kinh doanh và quản lý của công ty, giảm tải áp

lực công việc cho bộ phận Kế Toán, tăng hiệu quả và năng suất làm việc.

Đây là những lý do chính dẫn đến việc ứng dụng ERP tại Công ty CPTM Hà Phan.

Qua quá trình tìm hiểu, so sánh để lựa chọn các phần mềm ERP, công ty đã quyết định

chọn phần mềm Microsoft Dynamics NAV 2015 bởi nó có những đặc điểm thiết kế cũng

như chi phí phù hợp với công ty.

2.2.2. Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

Microsoft Dynamics NAV là một ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) của Microsoft. Tháng 09 năm 2005, Microsoft đưa ra phiên bản Microsoft

Dynamics NAV đầu tiên, hệ thống được tạo ra nhằm tăng năng suất, hiệu quả giải quyết

các công việc trong các tập đoàn hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đến tháng 10 năm 2014, Microsoft đã phát hành Microsoft Dynamics NAV 2015

phiên bản này cải tiến các tính năng về khách hàng, báo cáo tài liệu bằng Microsoft

Word, tích hợp ngân hàng và nhiều thứ nữa.

Theo pcworld.com.vn thì Microsoft chiếm 14% thị phần ERP trên thế giới chỉ sau

SAP là 35% và Oracle là 28% thị phần chung. Xét về thị trường doanh nghiệp lớn ứng

dụng ERP thì thị phần của Microsoft chỉ là 6% nhưng trong thị trường ERP dành cho

các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì thị phần của Microsoft chiếm tới 22%. Đến nay thì

Microsoft Dynamics NAV đã có hơn 42 phiên bản ở nhiều quốc gia trên thế giới.

Hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 (sau đây gọi tắt là hệ thống NAV) là ứng

dụng tích hợp bao gồm các chức năng kinh doanh trong chu trình kinh doanh của một

doanh nghiệp: Quản lý tài chính, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, kho hàng, bán hàng

và Marketing, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, thông minh kinh doanh.

2.2.3. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

2.2.3.1. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015

Với quyết định ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý của đơn vị, công ty Hà

Phan đã lựa chọn hệ thống NAV để triển khai và hệ thống này do công ty NETiKA Việt

Nam cung cấp. Được thành lập năm 1987 đến nay NETiKA GROUP phát triển bao gồm

5 công ty hoạt động trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng các phần mềm mang tính tích

hợp và các dịch vụ CNTT khác. Các công ty có trụ sở tại Bỉ, Pháp và Việt Nam. NETiKA

Việt Nam được đánh giá có một đội ngũ nhân viên kinh nghiệm và trình độ chuyên môn

cao.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống NAV 2015 tại

Công ty CPTM Hà Phan

Quá trình ứng dụng hệ thống NAV tại Hà Phan gồm có 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án

Giai đoạn chuẩn bị dự án là giai đoạn được xem là nền móng để xây dựng một hệ

thống ERP thành công, các công việc chính của giai đoạn chuẩn bị dự án:

- Lựa chọn Đội Dự Án: Đội Dự Án được lựa chọn ngay từ những ngày đầu có quyết

định ứng dụng hệ thống ERP. Đội Dự Án được công ty lựa chọn bao gồm 4 nhân

viên đóng vai trò trực tiếp làm việc với NCC và nhà tư vấn triển khai phần mềm.

Ban lãnh đạo sẽ có vai trò tư vấn cho Đội Dự Án để cùng xây dựng hệ thống ERP.

- Lựa chọn nhà tư vấn: Đội Dự Án bắt đầu những công việc chuẩn bị đầu tiên là

khâu lên kế hoạch và tìm kiếm tài liệu liên quan đến ERP. Bước tiếp đến là tiến

hành buổi họp đầu tiên khởi động dự án, lúc này Ban Giám Đốc và Đội Dự Án

của công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà tư vấn hỗ trợ việc xây dựng và phân tích

quy trình kinh doanh.

- Lựa chọn phần mềm: Đội Dự Án làm việc với nhà tư vấn để tìm ra giải pháp ERP

phù hợp với công ty, từ đó trình lên Ban Giám Đốc để đưa ra quyết định cuối

cùng về việc lựa chọn phần mềm ERP dựa trên các tiêu chí: phù hợp, hiệu quả và

chi phí. Từ những số liệu tổng hợp của Đội Dự án về các phần mềm ERP được

trình bày dưới dạng phân tích, tổng hợp và so sánh. Ban Giám Đốc sẽ quyết định

lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất.

Đối với Công ty Hà Phan thì công ty quyết định lựa chọn nhà tư vấn triển khai thống

ERP và NCC phần mềm ERP là một để tiện cho việc trao đổi, làm việc.

Giai đoạn 2: Triển khai, thực hiện

Giai đoạn này có vai trò quan trọng không kém giai đoạn 1, nếu không thận trọng

trong giai đoạn này thì hệ thống ERP của công ty sẽ không thành công. Giai đoạn 2 gồm

các hoạt động:

- Phân tích quy trình kinh doanh: Đội Dự Án kết hợp với nhiều phòng ban khác

tiến hành phân tích quy trình kinh doanh của công ty đã được xây dựng trước đó

nhờ vào sự hỗ trợ của công ty tư vấn.

- Tùy chỉnh hệ thống: Đội Dự Án làm việc với NCC phần mềm để tùy chỉnh hệ

thống ERP mẫu thành hệ thống ERP phù hợp với quy trình thực tế của công ty.

- Huấn luyện và đào tạo: Đến giai đoạn này Đội Dự Án đã có được hệ thống ERP

đã hiệu chỉnh, tiếp tục tiến hành lên báo cáo, hệ thống tài liệu đào tạo và hướng

dẫn cho nhân viên các phòng ban sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả.

Giai đoạn 3: Hoàn thành

Đến giai đoạn này việc ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Hà Phan đã đi đến giai

đoạn cuối cùng:

- Kiểm tra phần mềm: Sau khi nhận được hệ thống ERP đã tùy chỉnh theo thỏa

thuận với NCC phần mềm. Đội Dự Án tiến hành kiếm tra hệ thống so với những

cam kết ban đầu giữa hai bên.

- Chuyển đổi dữ liệu: Hệ thống ERP tùy chỉnh theo yêu cầu đã sẵn sàng, bộ phận

kế toán kết hợp với Đội Dự Án tiến hành chuyển đổi toàn bộ dữ liệu trong phần

mềm kế toán cũ sang hệ thống ERP mới.

- Vận hành và hiệu chỉnh: Số liệu đã sẵn sàng, tùy vào nhiệm vụ của mỗi người,

nhân viên sẽ được tạo quyền đăng nhập và phân công các thao tác phù hợp trên

hệ thống ERP mới. Đội Dự Án tiếp tục tiến hành làm việc với NCC phần mềm để

đạt được thỏa thuận trong việc hiệu chỉnh những hoạt động chưa phù hợp trên hệ

thống ERP. Tiến hành chế độ bảo trì dữ liệu thường xuyên.

2.2.3.2. Hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan

Công ty Hà Phan ban đầu khi thành lập ứng dụng phần mềm kế toán thông thường

để quản lý tài chính và các phần mềm có chức năng riêng lẻ để quản lý các nguồn lực

khác. Nhưng những năm gần đây Ban Giám Đốc công ty muốn tìm kiếm sự đổi mới

trong cách quản lý các nguồn lực để thu được hiệu quả cao hơn nên yêu cầu thay đổi và

ERP được cho là giải pháp phù hợp nhất.

Dựa vào yêu cầu hoạt động và quản lý các cấp cùng với điều kiện ứng dụng thực tế

tại Công ty Hà Phan thì hệ thống ERP được thiết kế gồm các chức năng sau:

Bảng 2.3: Các chức năng của hệ thống NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan.

Chức năng Nội dung

Quản lý kế toán tài chính

Bán hàng và tiếp thị

Mua hàng

Kho hàng

Sản xuất

- Phân hệ sổ cái - Phân hệ quản lý tiền mặt - Phân hệ kế toán chi phí - Phân hệ lưu chuyển tiền tệ - Phân hệ các khoản phải thu - Phân hệ các khoản phải trả - Phân hệ TSCĐ - Phân hệ tồn kho - Phân hệ các hoạt động định kỳ - Phân hệ báo cáo VAS - Bán hàng - Xử lý đơn hàng - Tiếp thị - Kho và giá cả - Kế hoạch - Xử lý đơn hàng - Kho và chi phí - Đơn hàng và liên hệ - Kế hoạch và thực hiện - Xử lý hàng hóa theo từng đơn hàng - Xử lý hàng hóa theo nhiều đơn - Tồn kho - Lắp ráp - Thiết kế sản phẩm - Công suất - Kế hoạch - Thực thi

Dịch vụ

Nhân sự

Quản trị - Chi phí - Quản lý hợp đồng - Lập kế hoạch dịch vụ - Xử lý đơn hàng - Danh sách nhân viên - Báo cáo và phân tích - Quản trị CNTT - Cài đặt ứng dụng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Dựa vào quy trình kinh doanh của công ty, Ban Giám Đốc đã kết hợp với các trưởng

bộ phận cũng như Đội Dự Án để cùng phân tích các yêu cầu quản lý của công ty. Từ đó

xây dựng nên các chức năng như bảng 2.3. Với việc triển khai ứng dụng hệ thống NAV

thành công đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, quản lý chặt chẽ hơn chu trình

doanh thu, chi phí và các nguồn lực của công ty. Ngoài ra hệ thống NAV còn quản lý

quy trình gia công nhằm tăng năng suất và giảm chi phí bằng cách lập kế hoạch gia công,

kế hoạch nguyên vật liệu.

Ngoài những lợi ích mang lại cho quy trình hoạt động kinh doanh của công ty hệ

thống NAV còn mang lại những lợi ích đặc biệt cho bộ phận kế toán tài chính là giảm

bớt công việc nhập liệu đầu vào do hệ thống sử dụng một trung tâm dữ liệu chung nên

kế toán có thể sử dụng dữ liệu trực tiếp từ các bộ phận khác. Cũng chính vì lý do đó mà

quá trình tạo lập báo cáo kế toán trở nên đơn giản hơn.

Việc ứng dụng hệ thống NAV tạo cho nhân viên một thói quen làm việc theo quy

trình. Hệ thống còn tạo ra sự liên kết giữa các nhân viên của các bộ phận trong công ty

và một hệ thống thông tin liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau tạo ra một dòng

thông tin thống nhất và duy nhất. Vì vậy thông tin cung cấp từ hệ thống rất hữu ích cho

người dùng, đặc biệt hỗ trợ ra quyết định của các cấp lãnh đạo.

Ở những hệ thống ERP tiên tiến thì ERP sẽ được xây dựng trên nền tảng là công

nghệ Wed. Thế nhưng với việc ứng dụng ERP tại công ty CPTM Hà Phan thì công ty

vẫn chưa có nhu cầu tích hợp dữ liệu của công ty với các đối tượng bên ngoài nên việc

ứng dụng ERP của công ty chỉ đang dừng lại ở việc tập hợp dữ liệu ở một địa điểm,

những thiết bị yêu cầu để triển khai hệ thống NAV tại công ty là:

- Máy chủ (server)

- Hệ thống máy lẻ để triển khai các máy trạm

- Hạ tầng mạng: Sử dụng mạng WAN (Wide Area Networks – mạng diện rộng) và

LAN (Local Area Network – mạng cục bộ) trung bình.

2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015

Hệ thống NAV tại công ty Hà Phan được xây dựng trên cơ sở lấy phân hệ kế toán

tài chính đóng vai trò trung tâm, các phân hệ khác được xây dựng không chỉ để quản lý

nguồn lực mà nó còn đóng vai trò hỗ trợ cho phân hệ kế toán tài chính. Một số vai trò

nổi bật của phân hệ kế toán tài chính:

- Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh

- Đo lường hiệu quả tài chính dựa trên các giao dịch.

- Phân hệ kế toán tài chính tập hợp dữ liệu từ các phân hệ khác, quản lý hệ thống

thông tin của công ty.

- Cung cấp thông tin tài chính và thông tin quản lý cho những người có nhu cầu,

tạo lập BCTC theo kỳ, báo cáo hoạt động theo kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ

cấp trên. Thông tin luôn sẵn sàng và báo cáo luôn được cung cấp kịp thời.

- Thực hiện chức năng bảo mật thông tin.

- Quản lý chặt chẽ nguồn lực tài chính của công ty và lập kế hoạch để sử dụng ngân

sách hiệu quả.

- Phân hệ kế toán tài chính là trung tâm của hệ thống và hỗ trợ các thông tin về hạn

mức công nợ, tình hình chi trả công nợ của khách hàng,… để ban quản lý tiến

hành xét duyệt đơn hàng ở các bộ phận khác.

Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống NAV tại Công ty Hà Phan gồm:

Phân hệ kế toán sổ cái

Phân hệ kế toán sổ cái của hệ thống NAV chứa đựng tất cả các tài khoản kế toán liên

quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thiết kế theo Thông tư và nhu cầu của

công ty. Là nơi ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh

doanh, phân tích và tổng hợp dữ liệu thành báo cáo cung cấp cho người dùng.

Phân hệ kế toán sổ cái còn là trung tâm dữ liệu của công ty và là xương sống của hệ

thống NAV bởi vì nó chứa đựng toàn bộ dữ liệu tài chính và phi tài chính của công ty.

Cung cấp toàn bộ các báo cáo quan trọng của công ty như: BCTC; các báo cáo phân tích

về các nguồn lực, đối tượng kế toán;…

Phân hệ kế toán sổ cái có các chức năng sau:

Ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh, bút toán ghi nhận số dư đầu từ phần mềm

cũ vào tài khoản và sổ cái trên hệ thống mới.

Ghi sổ chứng từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bắt đầu từ các bộ phận khác chuyển

đến bộ phận kế toán tài chính. Sau khi ghi sổ nghiệp vụ được cho là đã phát sinh và số

phát sinh được cập nhật lên các tài khoản có liên quan ở phân hệ.

Xử lý nhanh các nghiệp vụ, phân tích dữ liệu tạo báo cáo đáng tin cậy về tình hình

tài chính của công ty ở một thời điểm nhất định.

Cho phép thực hiện truy tìm nguồn gốc của nghiệp vụ đã phát sinh.

Phân hệ quản lý tiền mặt

Phân hệ quản lý tiền mặt của hệ thống NAV giúp bộ phận tài kế toán tài chính lập

dự toán thu chi bằng tiền mặt và tiền gửi để cân đối dòng tiền đáp ứng cho việc sử dụng,

tránh được tình trạng tài chính không đáp ứng được yêu cầu thực tế làm gián đoạn quy

trình kinh doanh của công ty.

Phân hệ quản lý tiền mặt có các chức năng chính sau:

Lập dự toán thu chi tiền mặt và tiền gửi định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm).

Báo cáo theo dõi tình hình thu chi theo dự toán.

Hiển thị toàn bộ tài khoản và số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Hiển thị và cập nhật liên tục nhật ký thu chi tiền, cập nhật số dư tài khoản tiền khi

có phát sinh giao dịch.

Phân tích và tạo lập các báo cáo liên quan đến tài khoản ngân hàng như: Báo cáo số

dư tài khoản, báo cáo tình hình phải thu và tiến trình phải trả, kiểm tra chi tiết từng tài

khoản tiền. Nghiệp vụ sau khi được ghi nhận thì số dư sẽ được cập nhật trên phân hệ kế

toán sổ cái.

Phân hệ kế toán chi phí

Phân hệ kế toán chi phí trong hệ thống NAV được lập ra nhằm mục đích ghi nhận

và tính toán các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp. Phân hệ chứa đựng toàn bộ thông tin chi phí của công ty ghi nhận dưới dạng

nhật ký để tiện theo dõi. Những dữ liệu được trình bày ở phân hệ kế toán chi phí được

ghi nhận nhằm phân tích và đưa ra bức tranh tổng thể về những chi phí mà công ty gánh

chịu trong một chu trình kinh doanh từ đó cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn chân

thực về tình hình tài chính của công ty để đưa ra các giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả

chi phí đồng thời cắt giảm những phi phí không cần thiết.

Phân hệ kế toán chi phí có các chức năng chính sau:

Ghi nhận chi phí theo nhật ký phát sinh, phân tích và tổng hợp chi phí theo khoản

mục.

Phân tích và lập các biểu đồ về chi phí theo khoản mục và đối tượng chi phí.

Giảm sát cũng như báo cáo về các khoản mục chi phí như: Giá vốn hàng bán, chi

phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, …

Thực hiện lập ngân sách cho các khoản mục chi phí định kỳ, lịch trình giải ngân …

để thực hiện đúng tiến độ của kế hoạch mua hàng và bán hàng.

Phân hệ lưu chuyển tiền tệ

Với mục đích ban đầu xây dựng phân hệ lưu chuyển tiền tệ để theo dõi dòng tiền,

quản lý tài sản và phân tích trách nhiệm của nguồn vốn hiện thời, chi tiết các khoản đầu

tư vào sản xuất và các khoản đầu tư tài chính của công ty, rút ngắn thời gian chuẩn bị

báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Chức năng chính của phân hệ là phân tích kết quả sử dụng

dòng vốn gồm tiền mặt và các khoản đầu tư khác.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền được sử dụng ở ba hoạt động: hoạt

động sản xuất – kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động đầu tư.

Tuy nhiên phân hệ vẫn chưa đưa vào hoạt động vì lý do chưa có nguồn lực để đáp

ứng việc thực hiện các hoạt động của phân hệ.

Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR - Accounts Receivable)

Phân hệ kế toán các khoản phải thu (AR) là phân hệ được thiết kế tích hợp giữa chức

năng của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và chức năng của bộ phận theo

dõi công nợ phải thu khách hàng trong phần mềm kế toán. AR quản lý thông tin và tình

hình công nợ của khách hàng, phân tích và đưa ra các hướng thu hồi nợ để xoay vòng

vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư. Phân hệ được theo dõi bởi

kế toán viên dưới sự giám sát của kế toán trưởng và được quản lý bởi Giám đốc tài chính,

những hoạt động của phân hệ giúp quản lý chặt chẽ quy trình ghi nhận và thu hồi công

nợ.

AR được liên kết chặt chẽ với phân hệ bán hàng và các phân hệ khác tạo thành một

quy trình bán hàng và ghi nhận công nợ. Chẳng hạn đơn hàng từ đầu sẽ được lập ở bộ

phận bán hàng, sau đó thông tin đơn hàng được chuyển qua kho hàng để kiểm hàng, đơn

hàng tiếp tục được xử lý bởi bộ phận giao nhận, được ghi sổ công nợ và xem như kết

thúc nghiệp vụ bán hàng ở AR.

Các chức năng chính của Phân hệ kế toán các khoản phải thu:

AR theo dõi thông tin toàn bộ khách hàng của công ty: thông tin chung của khách

hàng, lịch sử mua hàng, hạn mức tín dụng, thói quen mua hàng, chế độ bảo hành sau bán

hàng. Đây là một trong những kho dữ liệu quan trọng nhất của hệ thống NAV. AR cung

cấp hạn mức tính dụng bằng một khung các thời hạn nợ của mỗi khách hàng từ đó cài

đặt hệ thống để kiểm soát các món nợ quá hạn tránh tình trạng hàng vẫn bán nhưng công

nợ thì không thu về được. Mỗi khách hàng sẽ có một hạn mức tín dụng riêng tùy thuộc

vào doanh thu mang lại cho công ty, sự uy tín của khách hàng.

AR ghi sổ toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng, giảm

giá hàng bán, trả hàng,... từ phân hệ bán hàng chuyển sang sau khi hàng được giao.

AR tổ chức theo dõi công nợ phải thu theo từng khách hàng phản ánh lên tài khoản

phải thu và những dữ liệu này được chuyển đến phân hệ sổ cái. Cách ghi nhận theo dạng

nhật ký bán hàng, thu tiền.

Các báo cáo và phân tích về công nợ phải thu của AR đều được trình bày theo dạng

thống kê từ tổng hợp đến chi tiết cho từng khách hàng, theo dõi chi tiết về công nợ theo

thời hạn nợ (trong hạn, tới hạn, quá hạn), công nợ chi tiết theo hàng bán hay công nợ

theo hóa đơn, danh sách nhắc nợ tới hạn của khách hàng. AR còn có khả năng truy tìm

nguồn gốc của giao dịch nên công nợ luôn được theo dõi chính xác.

Ngoài ra AR còn được cài đặt sẵn các điều khoản thanh toán, phương thức thanh

toán, kỳ hạn nhắc nợ và các điều khoản phạt nợ quá hạn.

Phân hệ kế toán các khoản phải trả (AP - Account Payable)

Phân hệ kế toán các khoản phải trả (AP) là phân hệ được xây dựng với mục đích

quản lý các khoản nợ mua hàng và cung ứng dịch vụ từ các NCC. Phân hệ giúp quản lý

và cung cấp các báo cáo về tình hình công nợ với NCC từ đó nhân viên kế toán sẽ xây

dựng kế hoạch thanh toán cho từng NCC và trình lên Giám đốc tài chính xem xét và

duyệt lịch thanh toán góp phần nâng cao hiệu quả việc sử dụng nguồn tiền trong công

ty.

Các chức năng cơ bản của Phân hệ kế toán các khoản phải trả:

AP cung cấp một cơ sở dữ liệu về NCC: thông tin chung (tên, địa chỉ, MST), lịch sử

mua hàng, giá mua. Các PO trước khi được thực hiện phải thông qua bước xét duyệt, AP

cung cấp thông tin xét duyệt một cách đáng tin cậy về số lượng cần mua và giá cả của

hàng hóa.

Các nghiệp vụ mua hàng phát sinh và thanh toán được ghi nhận dưới dạng nhật ký:

Nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền. Tất cả số liệu khi ghi sổ sẽ được ghi nhận đồng thời

vào Phân hệ kế toán sổ cái và được theo dõi từ chi tiết đến tổng hợp tất cả các NCC của

công ty.

Các báo cáo chủ yếu trong AP là báo cáo về công nợ phải trả cho NCC, đơn hàng

mua theo từng NCC, báo cáo công nợ tới ngày thanh toán. Nâng cao uy tín của công ty

và đáp ứng được các điều kiện thanh toán đối với NCC trên hợp đồng.

AP còn cho phép truy tìm nguồn gốc của các giao dịch đã phát sinh và ghi nhớ các

điều khoản thanh toán và phương thức thanh toán cho từng NCC.

Phân hệ kế toán tài sản cố định (AA - Asset Accounting)

Phân hệ kế toán TSCĐ (AA) của hệ thống NAV là phân hệ dùng để quản lý tài sản

của công ty, tất cả các TSCĐ của công ty ở AA còn được ghi nhận vào Phân hệ kế toán

sổ cái và được theo dõi ở đây. Việc ghi nhận và theo dõi này được thực hiện chi tiết cho

từng TSCĐ (theo dõi theo thẻ TSCĐ).

Các chức năng chính của Phân hệ kế toán TSCĐ:

Theo dõi TSCĐ theo các nội dung chi tiết như: Mã tài sản, mô tả, ngày mua, thời

gian sử dụng, phương pháp khấu hao, bảo hiểm, bảo hành, lịch bảo trì, khấu hao…

Mỗi TSCĐ khi ghi nhận ban đầu đều được tạo thẻ, trên thẻ này hiển thị tất cả các

thông tin nêu trên về TSCĐ và tất cả các TSCĐ được ghi nhận dưới dạng nhật ký TSCĐ.

AA có sẵn nghiệp vụ khấu hao TSCĐ, nghiệp vụ sẽ tự động ghi nhận vào cuối kỳ.

AA cung cấp báo cáo ghi nhận TSCĐ theo nhóm, chia lịch bảo trì, ghi nhận việc

phân bổ khấu hao cho TSCĐ, đóng bảo hiểm cho TSCĐ.

Phân hệ kế toán hàng tồn kho

Phân hệ kế toán hàng tồn kho ghi nhận toàn bộ thông tin về hàng hóa lưu kho của

công ty, tất cả các hàng hóa đều được quản lý bởi thẻ kho. Phân hệ này quản lý việc xuất,

nhập, luân chuyển các hàng hóa. Theo dõi danh sách hàng tồn kho theo vị trí lưu kho

(Công ty có 3 kho), tính toán số lượng hàng hóa xuất, nhập và tồn kho để tập hợp thành

các báo cáo chi tiết về tồn kho cung cấp thông tin chính xác hỗ trợ cho công tác bán hàng

của nhân viên kinh doanh, bộ phận sản xuất và lên kế hoạch sử dụng hiệu quả hàng hóa

trong kho.

Các chức năng chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho:

Phối hợp với bộ phận kho hàng quản lý toàn bộ các hàng hóa trong kho.

Cung cấp danh sách hàng hóa, số lượng tồn kho, thời hạn tồn kho, cách bảo quản…

Ghi nhận các nghiệp vụ xuất nhập và tính toán lượng hàng tồn kho, những nghiệp

vụ này được ghi nhận đồng thời tại phân hệ kế toán hàng tồn kho và phân hệ kế toán sổ

cái.

Cung cấp các báo cáo phân tích hàng hóa tồn kho từ chi tiết đến tổng hợp cho nhà

quản lý để điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu bán hàng và tránh tình

trạng hàng hóa lưu kho đến khi hết hạn. Ngoài ra, phân hệ còn cung cấp báo cáo theo

tuổi hàng hóa, chi phí cho hàng tồn kho, báo cáo phân tích về hàng tồn kho…

Phân hệ các hoạt động định kỳ

Phân hệ các hoạt động định kỳ là phân hệ chứa đựng các thông tin tổng hợp về: Sổ

cái, thuế GTGT, tiền tệ, năm tài chính,…

Các chức năng chính của Phân hệ các hoạt động định kỳ:

Cung cấp và ghi nhận tự động các bút toán định kỳ (thường vào cuối kỳ báo cáo)

của doanh nghiệp như bút toán tổng hợp của sổ cái, bút toán kết chuyển thuế VAT, kết

chuyển lãi lỗ trong kỳ, phân bổ chi phí trích trước theo kỳ… Phân hệ còn có chức năng

cảnh báo việc tiếp tục trích khấu hao TSCĐ hay trích chi phí theo kỳ khi TSCĐ hết thời

hạn khấu hao và khoản chi phí trích trước đã hoàn thành.

Tới cuối kỳ, cuối tháng phân hệ còn cung cấp các báo cáo theo kỳ, theo tháng như:

Báo cáo thuế GTGT, báo cáo các khoản công nợ cần nhắc nợ …

Phân hệ các hoạt động định kỳ làm đơn giản hóa công việc của kế toán, hạn chế các

sai sót không đáng có và cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy cho nhà quản trị.

Phân hệ báo cáo VAS

Phân hệ báo cáo VAS là phân hệ cung cấp toàn bộ những thông tin về kết quả kinh

doanh của doanh nghiệp, phân hệ được xây dựng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Phân hệ báo cáo VAS có chức năng cung cấp các báo cáo kinh doanh: Sổ nhật ký

chung; bảng cân đối số phát sinh; sổ cái chi tiết; nhật ký mua hàng, bán hàng; báo cáo

hàng tồn kho; bảng tổng hợp công nợ phải thu; bảng tổng hợp công nợ phải trả; báo cáo

chi tiết bán hàng; nhật ký chi tiền; sổ quỹ tiền mặt; báo cáo thuế GTGT (đầu vào và đầu

ra); bảng tính khấu hao tài sản; sổ chi tiết vật liệu dụng cụ.

Và các báo cáo trong bộ BCTC:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Phân hệ báo cáo VAS là phân hệ có vai trò quan trọng trong hệ thống NAV vì phân

hệ giúp đơn giản hóa công việc của kế toán và cung cấp một lượng lớn thông tin chất

lượng cao cho các đối tượng bên trong và bên ngoài công ty.

2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà

Phan trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015

2.4.1. Kết quả khảo sát

Để đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ

thống NAV 2015 tại công ty CPTM Hà Phan, tác giả đã thực hiện khảo sát thực tế tại

công ty CPTM Hà Phan với sự tham gia khảo sát của Ban lãnh đạo, nhân viên kế toán

và nhân viên đại diện cho các phòng ban khác. Nội dung bảng câu hỏi khảo sát được xây

dựng dựa trên mục tiêu nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu đã xác định trước của luận

văn. Tùy vào nội dung khảo sát sẽ tiến hành khảo sát ở các đối tượng có liên quan và

cho ra kết quả được trình bày ở các bảng 2.4, 2.5, 2.6 và 2.7 dưới đây:

Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về tình hình triển khai và ứng dụng hệ thống

NAV 2015

Đơn vị tính: %

Câu hỏi Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn không đồng ý Hoàn toàn đồng ý

Lựa chọn nhiều nhất (1) (2) (3) (4) (5)

- - - 72.73 27.27 (4)

- - - 36.36 63.64 (5) (Hệ thống Microsoft Dynamics NAV được thay thế bằng Hệ thống NAV) Hệ thống NAV của đơn vị được xây dựng dựa trên mẫu chuẩn và tùy chỉnh theo điều kiện thực tế của đơn vị. Nhân viên trước khi sử dụng Hệ thống NAV đều được đào tạo.

- 18.18 22.73 50.00 9.09 (4)

- - 13.64 63.64 22.73 (4)

- - 13.64 72.73 13.64 (4)

- - 13.64 54.55 31.82 (4)

- 13.64 22.73 40.91 22.73 (4)

- 13.64 22.73 50.00 13.64 (4)

4.55 13.64 45.45 31.82 4.55 (3) Hệ thống NAV đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ, chứng từ, báo cáo của tất cả các phòng ban. Các bộ phận có thể yêu cầu thêm, sửa chữa hệ thống theo yêu cầu của mình. Hệ thống NAV đã đáp ứng được nhu cầu quản trị và kinh doanh của đơn vị. Các phân hệ của hệ thống NAV được xây dựng theo chu trình kinh doanh của đơn vị. Giao diện của Hệ thống NAV phù hợp, dễ hiểu và dễ sử dụng. Hệ thống NAV cài đặt sẵn tất cả các nghiệp vụ, người dùng chỉ cần nhập liệu hệ thống sẽ tự định khoản. Tất cả các phân hệ đều sử dụng các nghiệp vụ kế toán để ghi nhận số liệu mà không cần biết về kế toán.

- 18.18 13.64 63.64 4.55 (4)

- 22.73 22.73 45.45 9.09 (4) Hệ thống NAV thường được cập nhật và nâng cấp. Dữ liệu trên Hệ thống NAV được tích hợp đầy đủ và được chia sẻ.

- - - 50.00 50.00 (4) và (5)

- 0.00 4.55 54.55 40.91 (4)

- 4.55 - 68.18 27.27 (4) Việc phân quyền thao tác và truy cập tùy thuộc vào nhiệm vụ của mỗi nhân viên. Người dùng trên hệ thống NAV bị hạn chế quyền truy cập dữ liệu nếu không nằm trong phạm vi công việc của mình. Dữ liệu trên Hệ thống NAV có tính bảo mật cao.

- - 18.18 72.73 9.09 (4) Hệ thống NAV truy xuất được nguồn gốc dữ liệu rõ ràng.

9.09 68.18 18.18 - 4.55 (2) Hệ thống NAV chưa bao giờ bị lỗi dữ liệu và lỗi hệ thống.

- - 13.64 81.82 4.55 (4) Đội Dự Án có khả năng sửa chữa, khắc phục nhanh chóng các lỗi xảy ra trên hệ thống.

Nội dung khảo sát của bảng 2.4 chủ yếu là những đánh giá về hệ thống NAV 2015

tại công ty CPTM Hà Phan dưới góc nhìn của người dùng. Những đối tượng được khảo

sát ở bảng này là những người hàng ngày trực tiếp sử dụng hệ thống NAV 2015.

Bảng 2.5: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về phân hệ kế toán tài chính của hệ thống

NAV 2015 tại công ty CPTM Hà Phan.

Đơn vị tính: %

Câu hỏi Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Lựa chọn nhiều nhất (1) (2) (3) (4) (5) (Hệ thống Microsoft Dynamics NAV được thay thế bằng Hệ thống NAV)

- - 11.11 66.67 22.22 (4)

- - - 66.67 33.33 (4)

- - 22.22 77.78 - (4)

- - - 77.78 22.22 (4)

- 11.11 33.33 55.56 - (4)

- - 11.11 66.67 22.22 (4)

- 44.44 55.56 - - (3)

- - - 100.00 - (4)

- - - 88.89 11.11 (4)

Nhân viên kế toán có tham gia vào quá trình lựa chọn, thiết kế, chạy thử hệ thống NAV. Anh/Chị luôn được hỗ trợ kịp thời khi có vướng mắc về bất cứ vấn đề gì trên phân hệ kế toán tài chính của Hệ thống NAV. Hệ thống NAV cập nhật thông tin nhanh chóng và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng. Dữ liệu thu thập và ghi nhận vào hệ thống NAV được loại bỏ sự trùng lắp và nguồn dữ liệu được tạo ra từ hệ thống là duy nhất. Hệ thống NAV đã có danh mục báo cáo quản trị. Các dữ liệu ban đầu được thu thập chủ yếu là dữ liệu về kế toán tài chính, sau quá trình phân tích và xử lý tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin về KTQT. Phân hệ kế toán tài chính có các báo cáo phân tích theo yêu cầu quản trị của Tổng Giám đốc phục vụ cho kế hoạch và phát triển kinh doanh. Thông tin được ghi nhận ở các bộ phận và đồng thời ghi nhận ở sổ cái phân hệ kế toán tài chính để phục vụ cho việc tạo ra các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp. Thông tin ban đầu được ghi nhận ở các phân hệ tạo nên các báo cáo chi tiết, dựa vào cơ sở dữ liệu chung hệ thống sẽ lập thành các báo cáo tổng hợp.

- - 11.11 55.56 22.22 (4) Hệ thống NAV có khả năng phân tích số liệu nhanh và hiệu quả hơn các phần mềm kế toán khác.

- - - 77.78 22.22 (4)

- - - 55.56 44.44 (4)

- 22.22 44.44 33.33 - (3)

- 22.22 - 66.67 11.11 (4)

- - 44.44 44.44 11.11 (3) và (4)

- - - 100.00 - (4)

- - - 100.00 - (4) Hệ thống tài khoản kế toán trên hệ thống NAV phù hợp với nhu cầu công ty và Chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống chứng từ đã được thiết kế phù hợp với nhu cầu của công ty và Chế độ kế toán hiện hành. Mẫu BCTC của Hệ thống NAV phù hợp với quy định của thông tư và chuẩn mực kế toán mới nhất. Hệ thống báo cáo và mẫu báo cáo đã đáp ứng được đủ nhu cầu của đơn vị. Hệ thống NAV có khả năng hạn chế được các sai sót trong quá trình nhập liệu. Việc phân chia trách nhiệm của bộ phận kế toán đã đáp ứng được nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nhân viên trước khi nhập liệu chứng từ đều phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Việc nhập liệu các nghiệp vụ trên phân hệ kế toán tài chính được kiểm tra chéo giữa các nhân viên.

22.22 44.44 - 33.33 - (2) Nhân viên kế toán được cấp quyền nhập liệu/ sửa/ xóa chứng từ ở mọi thời điểm

- - - 77.78 22.22 (4)

- - - 66.67 33.33 (4)

- - - 88.89 11.11 (4)

Hệ thống NAV có chốt chặn xét duyệt từng nghiệp vụ. Kế toán trưởng thực hiện rà soát chứng từ đã nhập liệu. Hệ thống NAV giúp cho nhân viên phòng kế toán giảm bớt thời gian chuẩn bị thông tin cung cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.

- - - 66.67 33.33 (4)

- - - 77.78 22.22 (4)

- - - 55.56 44.44 (4)

- 11.11 22.22 66.67 - (4) Hệ thống NAV có các bút toán tự động Dữ liệu sau khi được tạo và xử lý qua các phân hệ được chuyển đến và ghi sổ kết thúc ở bộ phận kế toán. Dữ liệu được ghi nhận đồng thời ở phân hệ xảy ra giao dịch và sổ cái của phân hệ kế toán tài chính. Đơn hàng mua hoặc bán của các bộ phận khác phải thông qua bộ phận kế toán để kiểm tra và xét duyệt. (hạn mức tín dụng và thời hạn công nợ). Anh/Chị cảm thấy thoải mái khi làm việc trên Hệ thống NAV.

Nội dung khảo sát ở bảng 2.5 là đánh giá mức độ hài lòng và những hiểu biết của

nhân viên kế toán về phân hệ kế toán tài chính cũng như là mối liên hệ giữa phân hệ kế

toán tài chính và các phân hệ khác. Đối tượng được khảo sát ở bảng này là Giám Đốc

Tài chính và nhân viên bộ phận kế toán.

Bảng 2.6: Bảng kết quả khảo sát lý do ứng dụng ERP

Đơn vị tính: %

STT Lý do Lựa chọn Không lựa chọn

Tầm nhìn của nhà lãnh đạo 100.00 - 1

ERP là một hệ thống tích hợp các ứng dụng riêng lẻ 37.50 62.50 2

Sự phát triển của Internet - 100.00 3

87.50 12.50 4

75.00 25.00 5 Vì mục đích tái cấu trúc doanh nghiệp (thay đổi toàn diện về chiến lược kinh doanh, tổ chức lại bộ máy, thay đổi văn hóa doanh nghiệp). Nâng cao hiệu quả cạnh tranh nhờ quy trình xử lý thông tin hiệu quả

6 62.50 37.50 Hệ thống thông tin tích hợp, sử dụng cơ sở dữ liệu chung

7 Đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời 100.00 -

8 Đảm bảo tiến độ báo cáo 100.00 -

9 Tạo thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định 100.00 -

10 Triển khai kế hoạch kinh doanh mới 37.50 62.50

11 Hệ thống phần mềm cũ không còn phù hợp 87.50 12.50

12 Giảm tải bớt áp lực công việc cho Phòng Kế Toán 50.00 50.00

Bảng 2.6 khảo sát nhà quản trị của công ty về lý do công ty quyết định ứng dụng hệ

thống NAV 2015 thay vì sử dụng phần mềm kế toán cũ.

Bảng 2.7: Bảng kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của Ban Lãnh Đạo về chất

lượng thông tin kế toán trên hệ thống NAV 2015

Đơn vị tính: %

Câu hỏi Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Hoàn toàn không đồng ý

Lựa chọn nhiều nhất (1) (2) (3) (4) (5) (Hệ thống Microsoft Dynamics NAV được thay thế bằng Hệ thống NAV)

- - 12.50 62.50 25.00 (4) Hệ thống NAV phù hợp với tầm nhìn chiến lược của nhà lãnh đạo.

- - - 62.50 37.50 (4)

- - 37.50 50.00 12.50 (4) Sử dụng Hệ thống NAV giúp Công ty tăng năng suất, hiệu quả làm việc. Thông tin kế toán cung cấp chính xác, trung thực và đầy đủ.

- - 25.00 50.00 25.00 (4)

Thông tin kế toán được cung cấp nhanh chóng, kịp thời. Báo cáo tài chính và quản trị được cung cấp đúng hạn.

- - 12.50 62.50 25.00 (4) Thông tin kế toán được cung cấp có tính hỗ trợ cao cho việc ra quyết định.

- - - 87.50 12.50 (4) Báo cáo được trình bày tổng hợp và chi tiết.

- - 12.50 75.00 12.50 (4)

- - - 50.00 50.00 Hình thức báo cáo đa dạng và dữ liệu được phân tích cụ thể, chi tiết. Hệ thống NAV giúp nâng cao chất lượng thông tin. (4) và (5)

- - 25.00 50.00 25.00 (4)

Anh/Chị đã phân tích mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích mà hệ thống NAV mang lại bao gồm cả lợi ích hữu hình và vô hình.

- - 37.50 37.50 25.00 (3) và (4) Những lợi ích (cả hữu hình và vô hình) của hệ thống NAV đã tương xứng với những chi phí mà công ty bỏ ra.

- - - 37.50 62.50 (5) Anh/Chị mong đợi những lợi ích dài hạn từ ERP hơn là các lợi ích ngắn hạn từ các phần mềm khác.

- - - 100.00 - (4) Anh/Chị hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại.

Bảng 2.7 đánh giá về mức độ hài lòng về của ban lãnh đạo công ty về chất lượng

thông tin của công ty nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng được cung cấp

bởi hệ thống NAV 2015. Những đối tượng được khảo sát là lãnh đạo các cấp trong công

ty những người thường xuyên được tiếp cận thông tin báo cáo từ cấp dưới.

2.4.2. Phân tích kết quả khảo sát

2.4.2.1. Quy trình xử lý nghiệp vụ

Về xây dựng hệ thống tài khoản theo đối tượng:

Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên quy định của Bộ Tài Chính kết

hợp với yêu cầu quản lý các nguồn lực của công ty.

Tài khoản tiền được phân loại và đưa vào 2 đối tượng đó là tiền của Trụ sở chính -

công ty ở TP. HCM, tiền tại văn phòng Hà Nội. Ngoài tài khoản tiền VND thì các tài

khoản như ngoài tệ, vàng bạc đá quý cũng được xây dựng tương tự.

Hệ thống tài khoản cho một chu trình bán hàng của công ty được xây dựng dựa trên

nhóm sản phẩm của công ty kinh doanh (có 4 nhóm sản phẩm: Ribbon, decal, hóa chất

và máy móc thiết bị). Ví dụ thành phẩm decal đưa vào tài khoản 1552 - decal, mua decal

để bán lại 1562 - decal, bán hàng ghi nhận doanh thu 5112 – decal, giá vốn ghi nhận là

6322– decal…

Hình 2.1: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK tiền)

Nhờ có cách quản lý như vậy mà hệ thống NAV xây dựng được quy trình hạch toán

theo đối tượng. Công ty chia việc hạch toán hoạt động kinh doanh theo 4 đối tượng chính

là decal, mực, hoát chất, máy móc. Với việc xây dựng hạch toán như vậy giúp công ty

Hình 2.2: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK hàng hóa)

quản lý theo cơ cấu sản phẩm kinh doanh từ đó đánh giá và có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho từng đối tượng.

Thiết lập hệ thống tài khoản trung gian:

Đây là một đặc điểm có ở hệ thống NAV cũng như các hệ thống ERP khác ở Việt

Nam. Một quy trình hạch toán kế toán có thể có một vài trường hợp hạch toán không thể

xảy ra trực tiếp giữa 2 tài khoản nào đó, lúc này buộc hệ thống phải thiết lập một vài tài

khoản trung gian để tiện cho việc hạch toán. Nghĩa là thay vì hạch toán trực tiếp giữa 2

tài khoản đó thì họ sẽ thực hiện hạch toán trung gian qua một tài khoản khác (gọi là tài

khoản trung gian), trên góc độ kinh tế thì sự vận động và giá trị của các tài sản và nguồn

vốn trong các nghiệp vụ không có gì thay đổi. Vì vậy việc hạch toán được ghi nhận qua

các tài khoản trung gian sẽ không làm ảnh hưởng đến BCTC của công ty. Ngoài ra với

việc kiểm tra số dư các tài khoản trung gian này công ty có thể kiểm soát được quy trình

nghiệp vụ đã được thực hiện đầy đủ chưa.

Về xây dựng hệ thống chứng từ:

Hệ thống NAV làm thay đổi kết cấu chứng từ kế toán nhưng vẫn đảm bảo được

những nội dung yêu cầu của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Những thay đổi của việc tổ

chức chứng từ là nội dung chứng từ, hình thức chứng từ, số hiệu chứng từ, số liên chứng

từ tùy thuộc vào chức năng của chứng từ. Một vài chứng từ mới được xây dựng để đáp

ứng nhu cầu quản lý của công ty với mục đích cung cấp thông tin nhanh chóng trong quá

trình hoạt động kinh doanh của công ty ví dụ PO, SO, phiếu giao hàng, biên nhận công

nợ… Những chứng từ này sẽ được xét duyệt theo từng gian đoạn trong quy trình nghiệp

vụ đến khi hoàn tất quy trình.

Hệ thống NAV loại bỏ hầu hết chứng từ giấy trong khâu nhập liệu đầu vào mà thay

vào đó là sử dụng các dữ liệu (chứng từ điện tử) ở các bộ phận khác.

Hình 2.3: Chứng từ mua hàng (PO) nước ngoài

Hình 2.4: Chứng từ bán hàng (SO) của trụ sở Sài Gòn.

Trên hình thể hiện chứng từ mua hàng của công ty số chứng từ sẽ bắt đầu bằng việc

phân biệt mua hàng trong nước (VN) hay nước ngoài (NN), đối với chứng từ bán hàng

(SO) bắt đầu dãy ký tự sẽ là SG hoặc HN để phân loại và tính doanh thu cho văn phòng

Hà Nội hay cho trụ sở Sài Gòn. Tiếp theo sẽ là PO nếu là chứng từ mua hàng và SO nếu

là chứng từ bán hàng. Sau đó là dãy số mô tả năm và tháng mà chứng từ phát sinh cuối

cùng là số thứ tự chứng từ được thực hiện trong tháng đó. Chứng từ sẽ được hạch toán

bằng VNĐ nếu là chứng từ mua hoặc bán hàng trong nước và hạch toán bằng USD nếu

là mua hàng hoặc bán hàng nước ngoài.

Hệ thống ERP liên kết với Web xuất hóa đơn điện tử:

Dựa theo Quyết định 1209/QĐBTC và Thông tư 32/2011/TT-BCT của Bộ Tài Chính

về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Công ty Hà Phan đã quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, hình 2.5 mô tả mô hình tích

hợp giữa ERP và Wed hóa đơn điện tử.

Hình 2.5: Mô hình tích hợp hệ thống phần mềm của công ty và web hóa đơn điện tử

Mô tả quá trình xuất hóa đơn điện tử:

- Bước 1: Nhân viên kế toán tiến hành lập hóa đơn trên hệ thống NAV.

- Bước 2: Tải dữ liệu hóa đơn vừa lập từ hệ thống NAV lên Web hóa đơn điện tử.

- Bước 3: Thực hiện công tác ký điện tử trên hóa đơn, lúc này hóa đơn sẽ được gửi

tới email của nhân viên kế toán. (lưu ý hóa đơn trước khi lập ở hệ thống NAV đã

được xét duyệt).

Dữ liệu của hóa đơn sau khi xuất trên web hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật trên hệ

thống NAV, thông tin về hóa đơn vừa xuất sẽ được nhân viên kế toán gửi cho khách

hàng hoặc khách hàng tự truy cập trên hệ thống hóa đơn của công ty để lấy về. Cơ quan

Thuế sẽ dễ dàng theo dõi hơn.

Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng trên hệ thống NAV 2015

Về công tác hạch toán:

Quy trình hạch toán của công ty trên hệ thống NAV được xây dựng dựa trên quy

trình nghiệp vụ phát sinh trên thực tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.

Một nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi kết thúc có thể trải qua nhiều bước

hạch toán của nhiều bộ phận khác nhau nhưng nghiệp vụ chỉ thực sự được ghi nhận số

phát sinh khi thông tin chuyển đến đến bộ phận kế toán và được kế toán ghi sổ. Ví dụ,

trong quy trình bán hàng ban đầu khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng nhân

viên Sale thực hiện kiểm tra hàng tồn kho sau khi có đầy đủ hàng bán thì thực hiện SO,

SO sau đó sẽ được đưa lên phần chờ duyệt của hệ thống NAV. SO sẽ được duyệt bởi

trưởng bộ phận hệ thống nếu đơn hàng được thông qua thì đơn hàng sẽ được gửi đến

kho, thủ kho sẽ thực hiện phiếu xuất kho xuất hàng và thông tin đến bộ phận kế toán xuất

HĐTC và ghi nhận công nợ trên hệ thống, khâu cuối cùng là giao hàng và thu tiền nếu

là tiền mặt.

Phân hệ kế toán tài chính của hệ thống NAV ngoài chức năng thực hiện ghi sổ nghiệp

vụ trực tiếp phát sinh ở phân hệ như các phần mềm kế toán khác thì nó còn ghi sổ các

nghiệp vụ được chuyển đến từ các phân hệ khác của hệ thống. Tất cả các nghiệp vụ đều

tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán một nhiều hay nhiều một thông thường

không được sử dụng đến, vì vậy việc hạch toán vào một tài khoản để tách số dư ra các

tài khoản đối ứng là không thể. Thay đổi này mang lại hiệu quả cao cho công ty do bút

toán được cài đặt tự động và được kiểm soát qua quá trình phê duyệt, vì vậy việc xảy ra

sai sót trong công tác hạch toán là hầu như không có.

Về bút toán đảo:

Bất kỳ phần mềm kế toán nào được thực hiện hạch toán bởi con người thì đều có thể

xảy ra sai sót, ERP cũng vậy cũng có thể xảy ra sai sót về số liệu do người dùng có thể

chọn sai nghiệp vụ hay nhập sai số liệu. Cũng giống như các hệ thống ERP khác số liệu

sai sót trên hệ thống NAV không được sửa chữa như công tác hạch toán truyền thống

của các phần mềm kế toán là xóa, bổ sung. Ở hệ thống NAV cách sửa sai duy nhất là ghi

nhận bút toán đảo.

Bút toán đảo được thực hiện khi phát hiện ra số liệu có sai sót, ghi nhận bút toán đảo

sẽ làm mất đi số liệu đã ghi nhận trước đó và nghiệp vụ sai sẽ không thể hiện trên báo

cáo nữa. Chính vì đặc điểm này mà thông tin được cung cấp bởi hệ thống NAV trở nên

đáng tin cậy hơn.

Hình 2.7: Bút toán chuyển tiền từ TK công ty ở MBBANK sang BIDV

Hình 2.8: Bút toán chuyển tiền hình 2.7 và bút toán đảo ngược

Về cung cấp thông tin:

Ngoài những thông tin được cung cấp bởi các phần mềm kế toán thông thường như:

Tiền; tài sản; nợ phải thu, phải trả … hệ thống NAV còn cung cấp các thông tin phi tài

chính về hợp đồng nhân sự công ty hay những kế hoạch, chiến dịch tiếp thị,… để phục

vụ tốt cho nhu cầu quản lý của công ty.

Hệ thống NAV giúp cho công ty quản lý thông tin tập trung. Đó cũng là đặc điểm

khác biệt của hệ thống NAV so với hệ thống quản lý thông thường trong các công ty sử

dụng một hệ thống gồm nhiều các phần mềm riêng lẻ kết hợp lại. Mỗi bộ phận trong các

công ty sử dụng hệ thống quản lý thông thường có thể sử dụng một phần mềm khác nhau

để đáp ứng nhu cầu xử lý hoạt động tại bộ phận. Vì thế dữ liệu giữa chúng không có sự

liên kết, các bộ phận chỉ làm việc với nhau thông qua chứng từ giấy, văn bản hay qua

email thế nên việc sử dụng hệ thống NAV đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho công

tác luân chuyển chứng từ. Thay vì trước đây khi cần thông tin ở bộ phận thì phải yêu cầu

họ cung cấp thì nay các bộ phận có thể thấy được dữ liệu của nhau thông qua hệ thống,

hệ thống đã giúp đơn giản hóa công tác cung cấp thông tin giữa các bộ phận.

Thông tin được cung cấp trên hệ thống NAV ngoài thông tin về BCTC còn có các

báo cáo hoạt động của công ty nhờ đó mà nhà quản trị có thể phân tích được tình hình

hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý của công ty không cần phải thông qua

bước tổng hợp thông tin. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin mang tính chính xác

cao cho người dùng so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ ở các công ty khác.

Hệ thống có khả năng xử lý nhanh số liệu tạo báo cáo kịp thời, các báo cáo thường

là BCTC và báo cáo quản trị kèm theo đó là thông tin cho các kế hoạch kinh doanh, sản

xuất, mua hàng…

Hình 2.9: Thực hiện lệnh tính toán và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng

nhu cầu sản xuất

Hình 2.10: Kết quả của lệnh tính toán ở hình 2.9

Hình 2.9 và 2.10 mô tả quá trình tính toán và đề xuất kế hoạch sản xuất hàng phục

vụ cho nhu cầu bán hàng.

- Hình 2.9 sử dụng tùy chọn ‘MRP’ để hệ thống tính toán và đề xuất các lệnh mua

nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các lệnh sản xuất trong một khoảng thời

gian nhất định.

- Hình 2.10 là Bảng Kế Hoạch, hệ thống đề xuất ra các lệnh mua hàng tại kho chính

và lệnh chuyển kho về kho sản xuất khi quy trình mua hàng hoàn tất.

Các bút toán tự động

Các bút toán hạch toán tự động phát sinh định kỳ ở phân hệ kế toán. Ví dụ: Trích

khấu hao, kết chuyển công nợ nội bộ, kết chuyển thuế GTGT, phân bổ chi phí trích

trước... Hình 2.11 là bút toán phân bổ chi phí trích trước cho các khoản chi phí thuê văn

phòng, chi phí quà tặng khác hàng,… bút toán ghi nhận những khoản chi phí phân bổ

này được ghi nhận hàng tháng, nhân viên chỉ cần chỉnh ngày và ghi sổ. Chứng từ này có

cột hạn sử dụng, ghi nhận thời hạn phân bổ. Ví dụ hạn sử dụng là 31/07/2018 thì đến

ngày 31/07/2018 là thời điểm cuối cùng ghi nhận phân bổ khoản này, nếu kỳ sau là ngày

31/08/2018 nhân viên tiến hành trích phân bổ thì hệ thống sẽ báo cáo phần chi phí đó đã

hết số dư để phân bổ.

Hình 2.11: Bút toán phân bổ chi phí trích trước

Mẫu báo cáo:

Mẫu BCTC trên hệ thống NAV được thiết kế theo quy định của Bộ Tài Chính. Còn

mẫu báo cáo quản trị của công ty được xây dựng dựa trên cả yêu cầu của người thực hiện

và người sử dụng báo cáo, các báo cáo quản trị trên hệ thống NAV gồm:

- Báo cáo về tình hình kinh doanh một đối tượng sản phẩm bất kỳ của công ty ví

dụ báo cáo kinh doanh thiết bị, máy in về doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong kỳ

từ đó đưa ra các phân tích và giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Báo cáo về nguồn lực của công ty (từ tổng hợp đến chi tiết từng nguồn lực) để

quản lý tốt và tránh thất thoát nguồn lực công ty.

- Báo cáo về một hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ về hoạt động triển khai bán

giải pháp về truy xuất nguồn gốc hàng hóa ở tỉnh Đăk Lăk. Dự án chỉ mới được

bắt đầu và đang được triển khai thế nên từng hoạt động của dự án sẽ được theo

dõi cụ thể và báo cáo chi tiết phục vụ cho công tác quản lý.

Những báo cáo phát sinh thường được Đội Dự Án làm việc với NCC phần mềm để

thêm vào hệ thống NAV và phải mất phí. Còn các báo cáo có sẵn mẫu thì những đối

tượng yêu cầu hiển thị trên báo cáo còn tùy thuộc vào yêu cầu của người sử dụng.

Hình 2.12: Tùy chọn báo cáo phân tích theo hàng hóa

Hệ thống có tính cập nhật cao:

Các nghiệp vụ thường được ghi nhận vào thời điểm phát sinh và cùng thời điểm đó

được chia sẻ trên cơ sở dữ liệu chung, nhưng không phải ai cũng có thể sử dụng những

dữ liệu này, mà chúng chỉ được cấp quyền dùng cho một vài người có liên quan.

Hệ thống tạo ra một dòng chảy thông tin đều đặn, kịp thời vì vậy mặc dù với khối

lượng báo cáo lớn như thế nhưng các bộ phận trong công ty đặc biệt là bộ phận kế toán

luôn cung cấp được báo cáo đúng kỳ, cũng nhờ có hệ thống NAV mà kỳ của một vài báo

cáo được rút ngắn, đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhà quản trị và các đối tượng bên ngoài.

2.4.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Chức năng và nhiệm vụ của các đối tượng trong bộ máy:

Giám đốc Tài Chính: Chịu trách nhiệm quản lý Phòng kế toán.

Kế toán trưởng: Tổ chức bộ máy kế toán và chịu trách nhiệm về BCTC trước Hội

đồng Quản trị. Lập kế hoạch về thu chi tài chính.

Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán chịu trách nhiệm

trước kế toán trưởng. Thực hiện các báo cáo thuế hàng tháng, quyết toán thuế cho công

ty, chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan Thuế.

Kế toán thanh toán: Ghi sổ quỹ tiền mặt dựa trên chứng từ gốc phát sinh. Ghi nhận

các nghiệp vụ ngân hàng phát sinh, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân

hàng và thực hiện các thủ tục vay vốn ngân hàng.

Kế toán bán hàng: Thực hiện xuất hóa đơn bán hàng và ghi nhận công nợ (kể cả

chiết khấu) trên hệ thống NAV.

Kế toán công nợ: Theo dõi chặt chẽ hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào và tờ khai

nhập khẩu để phản ánh kịp thời và chính xác công nợ phải thu với khách hàng và công

nợ phải trả đối với NCC. Lập kế hoạch thanh toán cho NCC cũng như thu hồi công nợ

của khách hàng. Cập nhật và lên báo cáo các khoản công nợ phải thu quá hạn trình lên

Ban Giám Đốc để đưa ra hướng giải quyết.

Kế toán kho: Theo dõi quá trình nhập – xuất – tồn hàng hóa cả số lượng và giá trị.

Theo dõi từng loại hàng hóa, mã hàng, vật tư, phiếu xuất kho, nhập kho, điều chuyển

kho. Kiểm kê kho hàng quý, lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu để phát hiện

mất mát và đề xuất hướng xử lý.

Kế toán giá thành: Kế toán giá thành có nhiệm vụ ghi chép và tập hợp các đối tượng

chi phí để tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo về giá thành sản phẩm. Từ giá thành thực

tế thực hiện nghiên cứu, phân tích để lập báo cáo lợi nhuận cho từng sản phẩm.

Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt, kiểm tra tồn quỹ hàng ngày với kế toán tổng

hợp và lập biên bản kiểm kê quỹ.

Để thực hiện chức năng chính của phân hệ kế toán tài chính là cung cấp một hệ thống

thông tin đầy đủ, chính xác và minh bạch thì việc phân chia trách nhiệm cũng như phân

quyền truy cập để thực hiện các hoạt động trên hệ thống NAV là rất quan trọng. Nguyên

tắc của việc phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập tại đơn vị là bất kiêm nhiệm.

Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập của bộ phận kế toán

Nhiệm vụ Quyền truy cập Nhân viên Kiểm soát / kiểm soát chéo

- Thực hiện công tác xây dựng, thiết kế, quản trị , bảo trì, nâng cấp hệ thống ERP.

- Làm việc với NCC phần mềm về những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống ERP, tiến hành sửa lỗi hệ thống gặp phải trong quá trình sử dụng.

- Tạo mới các đối tượng trên hệ thống ERP (khách hàng, NCC, mã hàng hóa,…) - Được cấp tất cả các quyền thao tác trên thống hệ NAV, Account duyệt đơn hàng.

Nhân viên Admin (nhân viên phòng hệ thống)

- Giám đốc Tài chính và Kế toán trưởng sẽ theo dõi các tổ hoạt động chức hạch toán, và cùng thực hiện thiết kế hệ thống với nhân viên admin.

- Xây dựng các nhóm tài khoản định khoản theo từng mặt hàng, định khoản ngầm các nghiệp vụ liên quan đến chu trình hoạt động kinh doanh của công ty.

- Duyệt PO, SO cho các bộ phận.

toán

Kế trưởng - Chịu trách nhiệm về các báo cáo của phòng kế toán trước cấp trên. - Thực hiện công tác kiểm tra tình hình làm việc của nhân viên trên hệ thống NAV.

- Lên kế hoạch về tài chính, dự toán

- Được cấp tất cả các quyền trên hệ trừ thống NAV một số quyền của Admin (khóa sổ số liệu, bảo trì hệ thống, duyệt đơn hàng…).

- Giám đốc Tài chính là người xét duyệt các các dự toán thu – chi và kế hoạch tài chính của Kế toán trưởng.

thu – chi trên hệ thống.

- Tổ chức cải tiến, hoàn thiện việc hạch toán kế toán và quy trình kinh doanh trên hệ thống NAV.

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn kế toán viên về các hoạt động của phân kế toán tài chính trên hệ thống NAV.

- Thực hiện các bút toán hạch toán

định kỳ.

- Thực hiện các báo cáo thuế trên hệ

- Kết toán trưởng là người rà soát lại số liệu trên các báo cáo do kế tổng toán hợp thực hiện.

thống NAV. toán Kế tổng hợp

- Được cấp tất cả các quyền trên phân hệ kế toán tài chính và quyền xem dữ liệu liên quan đến kế toán ở các phân hệ khác.

- Thực hiện các bút toán đảo nếu có sai sót trong quá trình hạch toán (khi đã được duyệt bởi Kế toán trưởng).

- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về hoạt động của kế toán viên trên hệ thống.

- Kiểm tra hàng tồn kho, báo với bộ phận thu mua trong và ngoài nước về lượng hàng cần, lập SO cho khách hàng.

- Tạo và cập nhật trạng thái các lệnh - Được cấp quyền thao tác tại phân hệ bán hàng và tiếp thị. bán hàng. Kế toán bán hàng

toán

- Quyền xem dữ liệu của toàn phân hệ kế tài chính.

- Kế tổng toán hợp theo dõi các dữ liệu do toán bán kế hàng tạo ra. - Kế toán kho, kế toán công nợ sẽ kiểm tra được dữ liệu của kế toán bán hàng. - Xuất HĐTC cho khách hàng. - Định kỳ thực hiện báo cáo phân tích về tình hình bán hàng tổng hợp cho cả công ty, chi tiết cho từng khách hàng khi cần.

- Lập chứng từ gia công và lắp ráp - Kế hàng hóa.

toán - Lập chứng từ điều chuyển hàng

hóa. Kế kho

- Xuất kho dùng nội bộ và xuất kho - Được cấp quyền để thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ kho hàng, xem dữ liệu phân toán tổng trách hợp có nhiệm giám sát dữ liệu của kế toán kho tạo ra. bán hàng.

- Kế

- Nhập kho mua hàng để gia công và toán tài

- Kiểm kho thực tế với phần mềm,

hệ kế chính. bán hàng.

lên báo cáo.

- Kế

- Lập chứng từ thu chi tiền mặt và

ngân hàng trên hệ thống.

toán toán bán hàng, bộ phận thu mua và xuất nhập khẩu sẽ kiểm soát được dữ liệu của kế toán kho. tổng toán hợp có trách nhiệm giám sát số liệu của kế toán thanh toán tạo ra.

- Được cấp quyền các thực hiện nghiệp vụ trên phân hệ quản lý các tiền mặt, khoản phải thu, phải trả. Kế thanh toán

- Tính toán các khoản chiết khấu bán hàng, thanh toán cho khách hàng.

- Đối chiếu, xác nhận các khoản tạm ứng của nhân viên (1 lần/1 tháng) - Thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng khi có phát sinh: lập UNC, hồ sơ vay vốn và giải ngân, gửi tiền kỳ hạn….

- Quyền được xem tất cả các dữ liệu trên phân hệ kế toán tài chính.

- Kế

- Theo dõi công nợ phải thu: Kiểm tra trên phần mềm, hối thúc thu hồi công nợ.

toán - Được cấp quyền thực hiện các thao tác trên phân hệ công nợ phải thu, phải trả.

- Lên báo cáo về công nợ quá hạn trình lên cấp trên, phân tích nợ xấu và lên kế hoạch thu hồi nợ để đưa ra hướng xử lý.

- Quyền xem dữ liệu ở phân hệ kế toán tài chính, phân hệ mua hàng, bán hàng.

- Thủ quỹ và kế toán công nợ, bán hàng có thể kiểm soát được số liệu của kế toán thanh toán. toán tổng hợp sẽ là người kiểm soát dữ liệu kế toán công nợ tạo ra. - Kế toán thanh toán và thủ quỹ tra sẽ kiểm liệu được số của kế toán công nợ.

Kế công nợ - Tiến hành theo dõi công nợ phải trả, lập kế hoạch thanh toán cho NCC.

Kế toán giá thành

- Được cấp quyền thao tác trên phân hệ kế toán hàng tồn kho, sản xuất - Kế toán trưởng sẽ kiểm soát dữ liệu do kế toán giá thành tạo ra. - Hạch toán chi phí gia công - Cập nhật giá thành sản phẩm - Kết chuyển chi phí gia công - Ghi sổ chứng từ hóa đơn mua hàng - Cập nhật chi phí hàng nhập khẩu

- Cập nhật giá bán nội bộ - Tính giá bán tạm gửi Sales - Kiểm tra giá bán trên SO trước khi

gửi đến Account duyệt.

- Giá thành sau khi được tính xong sẽ được duyệt bởi nhân viên Admin.

- Kế

của phân hệ kế toán tài chính. - Được quyền xem dữ liệu phân hệ kế toán tài chính, kho hàng, sản xuất.

- Được cấp quyền xem tất cả các dữ liệu tại phân hệ kế toán tài chính.

Thủ quỹ

tổng toán hợp sẽ giám sát việc kiểm kê quỹ cuối ngày.

- Thực hiện thu chi tiền theo chứng từ (chứng từ phải được kiểm tra tính hợp lệ trước khi thanh toán). - Lập bảng kiểm quỹ cuối ngày và đối chiếu với báo cáo tồn quỹ trên hệ thống NAV.

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Nhờ có công tác phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập hiệu quả mà phân hệ

kế toán tài chính của hệ thống NAV luôn có sự quản lý chéo giữa các bộ phận vì vậy

thông tin được tạo ra từ hệ thống có chất lượng cao.

2.4.2.3. Công tác bảo mật và kiểm soát thông tin trên hệ thống

Về công tác bảo mật và kiểm soát thông tin trên hệ thống:

Quyền xem dữ liệu trên hệ thống bị hạn chế. Nghĩa là các tài khoản chỉ được cấp

quyền xem dữ liệu ở phân hệ liên quan đến công việc của mình chứ không thấy được dữ

liệu của cả hệ thống NAV.

Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp cho những người có liên quan tránh tình

trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Thông tin đầu vào trên hệ thống thông thường là thông tin được cung cấp bởi các bộ

phận khác vì vậy số liệu sẽ mang tính khách quan hơn thay vì nhân viên kế toán trực tiếp

nhập liệu. Số liệu được ghi nhận và cập nhật lên số dư tài khoản ở bộ phận kế toán được

xem là khâu cuối cùng của một hoạt động kinh tế phát sinh. Dựa vào số liệu ở các bộ

phận khác kế toán sẽ tiến hành tính toán, phân tích và đưa ra báo cáo cho các bên liên

quan thế nên hệ thống NAV được đánh giá là kiểm soát tốt quá trình tạo lập và cung cấp

thông tin.

Về công tác kiểm soát quy trình trên hệ thống NAV:

Quy trình nghiệp vụ trên hệ thống NAV được kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều so với

các phần mềm kế toán khác. Các nghiệp vụ trong một quy trình kinh doanh xảy ra trên

hệ thống phải trải qua từng bước theo quy trình không được làm tắt hay bỏ qua bất cứ

bước nào bởi vì trên hệ thống có vài chốt chặn xét duyệt để thông qua bộ phận này và đi

đến bộ phận khác. Ví dụ một nghiệp vụ mua hàng phát sinh khi nhận được yêu cầu nhân

viên bán hàng yêu cầu bổ sung hàng để bán thì nhân viên thu mua phải tiến hành tìm

NCC và giá của hàng hóa, lập PO mua hàng và chờ duyệt giá sau đó mới đi mua hàng.

Một ưu điểm nữa trong công tác quản lý hàng hóa là khi nhân viên bán hàng yêu cầu

kho xuất 1 lượng hàng lớn nhưng kho không có đủ để xuất thì lúc này để đáp ứng nhu

cầu sử dụng của khách hàng kho sẽ tiến hành xuất lượng hàng tồn thực tế cho khách

hàng dùng trước. Để quản lý được đơn hàng này thì chứng từ kho sẽ có 2 cột số lượng,

một cột là số lượng đơn hàng yêu cầu, cột còn lại là ghi nhận số lượng thực xuất thế nên

đơn hàng sẽ được theo dõi và xuất đủ khi kho có đủ hàng.

Khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu:

Hệ thống NAV cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu ở mức độ cao mà không thể thấy

ở các phần mềm khác. Hầu hết ở các phần mềm kế toán nếu có khả năng truy xuất cũng

chỉ ở mức đơn giản, còn ở hệ thống NAV thì dữ liệu có thể được truy xuất đến cấp độ

đầu vào.

Hình 2.14: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng

Hình 2.13: Kết quả truy vết giao dịch bán hàng

2.4.2.4. Mối quan hệ giữa phân hệ kế toán tài chính và các phân hệ khác trong

hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015

ERP trong thực tế là một quy trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận trong đơn

vị và thông tin được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu chung, chia sẻ cho tất cả các bộ phận.

Và hệ thống NAV tại công ty Hà Phan cũng vậy nên khi nghiên cứu về tổ chức công tác

kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cần quan tâm đến mối quan hệ giữa phân hệ kế

toán tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống NAV.

Các phân hệ khác cung cấp thông tin đầu vào cho phân hệ kế toán tài chính, nhờ đó

mà khối lượng công việc của bộ phận kế toán giảm đi và năng suất làm việc tăng lên.

Thay vì sử dụng chứng từ giấy và văn bản như trước kia để làm việc giữa phòng ban thì

khi áp dụng hệ thống NAV giúp công ty giảm bớt lượng chứng từ, văn bản giấy này mà

mối liên kết giữa các phòng ban vẫn chặt chẽ và thông tin được cung cấp nhanh chóng

giữa các bộ phận.

Các nghiệp vụ trên hệ thống được thiết kế dạng định khoản ngầm, đến khi các nghiệp

vụ phát sinh thì người dùng ở các bộ phận khác chỉ cần nhấp chọn nghiệp vụ đó và điền

các thông tin cơ bản (thông tin về khách hàng, NCC, số lượng, giá,…) thì hệ thống sẽ tự

động ghi nhận vào nhóm đối tượng người dùng chọn để hạch toán, dữ liệu lúc này được

cập nhật ngay làm thay đổi số dư tài khoản liên quan. Vậy nên từ khi các bộ phận tạo

yêu cầu mua, bán hàng hóa đến khi đơn hàng được ghi nhận thì người dùng không cần

phải định khoản, mà đơn giản chỉ là một quá trình xử lý thông tin giữa các bộ phận.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tạo lập tại bộ phận phát sinh nghiệp

vụ, sau đó thì thông tin nghiệp vụ tiếp tục được xử lý và cập nhật liên tục khi chuyển qua

các bộ phận khác nhau. Cuối cùng thông tin được ghi sổ ở bộ phận kế toán và được ghi

nhận đồng thời ở sổ cái tài khoản. Cũng chính vì dòng thông tin được tạo ra là do quá

trình xử lý của cả một quy trình mà thông tin trên hệ thống NAV của công ty chỉ có 1

nên tránh được vấn đề nhiễu loạn thông tin gây khó khăn cho nhà quản trị khi cần thông

tin ra quyết định.

Những dữ liệu của bộ phận kế toán sẽ hỗ trợ cho công tác xét duyệt và hoạt động

mua bán hàng ngày ở các bộ phận khác như: Dữ liệu về hàng tồn kho ảnh hưởng rất lớn

đến bộ phận bán hàng và mua hàng trong cũng như ngoài nước, dữ liệu về thời hạn công

nợ, hạn mức tính dụng,… những thông tin này là cơ sở để nhà quản trị duyệt đơn hàng

bán và đơn hàng mua.

2.4.3. Một số nhận xét, đánh giá.

Qua việc thực hiện khảo sát và phân tích tình hình ứng dụng hệ thống NAV, xây

dựng phân hệ kế toán tài chính cũng như tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty

Hà Phan luận văn có một số nhận xét và đánh giá sau:

Về quy trình xử lý nghiệp vụ:

Ưu điểm:

- Với việc ứng dụng hệ thống NAV làm giảm thời gian nhập liệu đầu vào do hệ

thống loại bỏ hầu hết công tác nhập liệu bằng chứng từ giấy mà sử dụng dữ liệu

của các bộ phận khác làm đầu vào.

- Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt và phù hợp với yêu cầu của công ty.

- Chứng từ trên hệ thống NAV ngoài chứng từ kế toán còn có các chứng từ phục

vụ cho chu trình kinh doanh của công ty. Những chứng từ này được trình bày rõ

ràng, dễ hiểu và được liên kết để tạo nên một chu trình kinh doanh đầy đủ.

- Công tác hạch toán tự động tiết kiệm được thời gian cho nhân viên kế toán.

- Hệ thống NAV có khả năng kết xuất dữ liệu nhanh chóng, dữ liệu này mang tính

thống kê cao phù hợp với các báo cáo quản trị.

- Hệ thống NAV cung cấp một hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với nhu cầu quản

lý của công ty về công tác tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh, báo cáo phân

tích về kết quả kinh doanh là cơ sở để dự đoán tương lai.

- Thông tin trên hệ thống đã loại bỏ sự trùng lặp và là nguồn dữ liệu duy nhất.

Chúng được đánh giá cao về chất lượng và hỗ trợ tích cực cho việc đưa ra quyết

định của Ban Giám Đốc.

- Thông tin được tạo ra từ hệ thống NAV được cập nhật nhanh chóng và được chia

sẻ trên cơ sở dữ liệu chung.

- Hệ thống NAV giúp nhân viên kế toán giảm bớt các sai sót trong việc hạch toán

còn nhân viên các bộ phận khác thì không cần biết đến định khoản nhưng vẫn làm

việc hiệu quả trên hệ thống.

Nhược điểm:

- Hệ thống tài khoản của công ty chỉ dừng lại ở việc phục vụ công tác kế toán tài

chính chứ chưa phục vụ cho công tác kế toán quản trị.

- Chưa có văn bản quy định về việc lập và luân chuyển chứng từ để nhân viên thực

hiện theo đúng quy trình.

- Việc tổ chức dữ liệu trên hệ thống NAV vẫn chưa được tổ chức theo đối tượng

cho các hoạt động kinh doanh hay dự án mới của công ty.

- Hệ thống chứng từ chưa được hoàn thiện vẫn còn thiếu một vài chứng từ phục vụ

cho quá trình sản xuất kinh doanh.

- Công tác kiểm tra việc lưu trữ chứng từ (cả chứng từ giấy và điện tử) chưa được

thực hiện thường xuyên nên việc lưu trữ chưa được thực hiện tốt.

- Hệ thống NAV còn thiếu một vài báo cáo quản trị có khả năng phân tích tình hình

hoạt động của công ty.

- Chưa đưa phân hệ kế toán lưu chuyển tiền tệ vào hoạt động dẫn đến phải tạo lập

báo cáo lưu chuyển tiền tệ khi tới kỳ báo cáo.

- Báo cáo quản trị được tạo lập bởi nhân viên chưa mang tính so sánh.

- Do hệ thống NAV là một chu trình kinh doanh khép kính, thực hiện một loạt các

xử lý đi qua nhiều bộ phận để hoàn thành được 1 hoạt động kinh tế phát sinh. Nên

khi thực hiện 1 nghiệp vụ phải trải qua đầy đủ các bước. Thế nên khi gặp sự cố ở

một bộ phận thì bộ phận khác sẽ phải chờ đến khi vấn đề được giải quyết mới có

thể đi tiếp.

Nguyên nhân:

- Công ty vẫn chưa tách biệt được nhu cầu thông tin của các đối tượng yêu cầu để

thực hiện tốt công tác phân loại thông tin.

- Nhân viên vẫn còn quen với việc làm việc dựa trên chứng từ giấy.

- Thiếu nguồn lực để thực hiện xây dựng các văn bản về quy trình và thực hiện

công tác kiểm tra lưu trừ chứng từ của bộ phận kế toán nói chung và công ty nói

riêng.

Về tổ chức bộ máy kế toán:

Ưu điểm:

- Việc tổ chức bộ máy và phân công trách nhiệm của bộ phận kế toán được đánh

giá là hợp lý góp phần ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp

thời và thông tin có chất lượng cao.

- Việc phân quyền truy cập trên hệ thống là hợp lý mang lại hiệu quả cho công tác

kiểm soát thông tin trên hệ thống NAV.

- Nhờ có ứng dụng hệ thống NAV mà trình độ nhân viên kế toán được nâng cao.

Nhược điểm:

- Nhân viên vẫn chưa thay đổi tư duy làm việc trên hệ thống cũ, vẫn còn thụ động

trong một vài tình huống, chưa linh hoạt trong công tác xử lý số liệu. Ví dụ khi

khách hàng thanh toán cho đơn vị thiếu 100 VNĐ nhưng khi thực hiện nghiệp vụ

thanh toán của khách hàng trên hệ thống nhân viên không thực hiện bút toán làm

tròn dẫn đến số dư công nợ của khách hàng còn 100 VNĐ, đến khi khách hàng

mua đơn hàng mới qua chặn xét duyệt thì bị giữ lại do khách hàng còn nợ 100

VNĐ (công nợ quá hạn). Cần thường xuyên tổ chức đào tạo nhân viên kế toán để

nâng cao hiệu quả năng lực xử lý nghiệp vụ.

- Vẫn còn một số phần hành chưa được được đưa vào sử dụng nên hiệu quả của hệ

thống mang lại không được tuyệt đối.

- Có một số phân hệ và phần hành kế toán vẫn giữ nguyên tác là tiếng Anh nên

nhân viên vẫn chưa nắm được và hiểu hết chức năng của chúng.

- Công tác kiểm tra, kiếm soát trên hệ thống NAV chưa thực hiện thường xuyên.

Nguyên nhân:

- Do phân hệ kế toán tài chính đang được hoàn thiện nên lượng công việc cần phải

xử lý nhiều, nhân sự chưa được ổn định.

- Do thiếu nguồn nhân lực nên khó có thể thực hiện được toàn bộ các chức năng

của hệ thống NAV.

Về công tác bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống:

Ưu điểm:

- Công tác bảo mật thông tin của hệ thống NAV được thực hiện tốt.

- Thông tin trên hệ thống NAV mang tính bảo mật cao.

Nhược điểm:

- Việc xác định trách nhiệm cho nhân viên khi thực hiện sai số liệu trên hệ thống

NAV là khó vì vẫn có một vài nhân viên sử dụng chung 1 tài khoản truy cập nên

việc thao tác trên hệ thống vẫn chưa quản được quản lý tốt.

- Công tác bảo trì hệ thống vẫn chưa được thực hiện thường xuyên.

Nguyên nhân:

- Việc cung cấp tài khoản truy cập trên hệ thống vẫn còn hạn chế.

- Rủi ro không lường trước về lỗi phần cứng, đặc biệt là thiết bị cài đặt server của

hệ thống.

Về mặt liên kết giữa các phân hệ của hệ thống NAV:

Ưu điểm:

- Quy trình kinh doanh và luân chuyển chứng từ của công ty được hiện thực hóa

thành các quy trình trên hệ thống NAV. Và các bộ phận đã thực hiện tốt công tác

hỗ trợ nhau hoàn thành quy trình kinh doanh.

- Công tác kiểm soát chéo giữa các bộ phận trên hệ thống NAV được thực hiện tốt

hạn chế tối đa các sai sót.

- Hệ thống NAV được tích hợp với web xuất hóa đơn điện tử, liên kết để tạo nên

cơ sở dữ liệu chung.

Nhược điểm:

- Hệ thống NAV vẫn chưa phát huy được tối đa lợi ích mà nó mang lại bởi vì chưa

liên kết được hệ thống với khách hàng và NCC.

- Việc liên kết các phòng ban trên hệ thống NAV chưa thực hiện đúng cách, các bộ

phận vẫn quen làm việc trên giấy tờ xác nhận của các bên liên quan

- Chưa có sự chuyển giao tri thức giữa các bộ phận: Hiện nay hệ thống NAV gồm

nhiều phân hệ và các phân hệ được phụ trách bởi các bộ phận khác nhau và các

bộ phận chỉ biết cách làm việc trên chính phân hệ của mình mà không có tìm hiểu

về các phân hệ khác của hệ thống.

Nguyên nhân:

- Hạn chế về mặt nhân lực.

- Công ty vẫn chưa có nhu cầu liên kết hệ thống với hệ thống của khách hàng và

NCC.

- Công tác đào tạo nhân viên vẫn chưa được chú trọng, không thường xuyên. Nhân

viên chỉ được đào tạo chủ yếu về công việc trên phân hệ mình thao tác, vẫn chưa

có sự tìm hiểu về việc sử dụng báo cáo, dữ liệu của các bộ phận khác.

- Thực hiện liên kết sử dụng hóa đơn điện tử để chuẩn bị cho tương lai về lộ trình

áp dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy.

Về công tác xây dựng hệ thống NAV:

Ưu điểm:

- Công ty đã xây dựng được quy trình kinh doanh hoàn chỉnh góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động.

- Hệ thống NAV giúp quản lý chặt chẽ các nguồn lực như: Hàng tồn kho, nguyên

vật liệu, máy móc,…từ đó xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn lực hiệu quả.

- Hệ thống NAV giúp quản lý được hiệu quả công nợ phải thu, phải trả và kiểm

soát quy trình thanh toán và thu công nợ đúng hạn.

- Hệ thống có cài đặt sẵn các nghiệp vụ hạch toán tự động và có các chốt chặn xét

duyệt cả bán hàng và mua hàng như hạn mức tín dụng, thời hạn nợ hay giá mua

hàng hóa,… việc này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên các phòng

ban cũng như ban quản lý trong công tác xét duyệt đơn hàng.

- Nhờ có việc ứng dụng hệ thống NAV mà doanh nghiệp chú trọng hơn về việc đầu

tư vào thiết bị, cơ sở vật chất tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.

Nhược điểm:

- Nhân viên công ty vẫn chưa quen với giao diện của hệ thống.

- Do chi phí để thực hiện bản hoàn chỉnh của hệ thống NAV là cao nên công ty chỉ

sử dụng bản tùy chỉnh theo yêu cầu sử dụng thực tế. Vì vậy trong quá trình sử

dụng hệ thống sẽ phát sinh một vài yêu cầu tùy chỉnh về báo cáo hay chứng từ,…

các tùy chỉnh này nếu muốn thực hiện đều mất phí. Chính vì lý do đó nên công ty

hạn chế tùy chỉnh trên hệ thống nếu không thật cần thiết và người dùng tất nhiên

phải hạn chế yêu cầu nên công việc của họ sẽ gặp phải một vì khó khăn.

- Chưa thực hiện khảo sát thực tế ghi nhận ý kiến của nhân viên để xây dựng hệ

thống NAV 2015.

- Chưa sử dụng được chức năng liên kết với dữ liệu bên ngoài: khách hàng, NCC

để đơn giản hóa quá trình thu thập dữ liệu đầu vào và giảm thời gian cung cấp

thông tin cho bên ngoài.

- Hệ thống NAV vẫn có thể xảy ra lỗi do lỗi phần cứng.

Nguyên nhân:

- Một số nguyên tắc xử lý trên hệ thống ERP của nước ngoài khác với Việt Nam.

- Hệ thống ERP là phần mềm nước ngoài được viết toàn bộ bằng tiếng Anh và dựa

trên cơ sở môi trường kinh doanh của nước ngoài. Nhân viên công ty chưa có

trình độ tiếng Anh tốt để hiểu và xử lý được hết các nghiệp vụ trên hệ thống.

- Nguồn nhân lực của công ty hạn chế để có thể thực hiện hoàn chỉnh một hệ thống

ERP cũng như là thực hiện khảo sát ý kiến của nhân viên.

- Kinh phí để thực hiện triển khai và ứng dụng của hệ thống còn hạn chế

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Chương 2 của luận văn giới thiệu về công ty CPTM Hà Phan, quá trình hình thành

và phát triển cũng như đặc điểm tổ chức quản lý của công ty. Đồng thời đưa ra lý do tại

sao công ty lại quyết định lựa chọn ứng dụng ERP. Từ đó trình bày quá trình triển khai

và ứng dụng hệ thống NAV tại công ty.

Qua việc thực hiện khảo sát thực tế tại công ty Hà Phan luận văn đã đưa ra những

đánh giá về tác động của hệ thống NAV đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Chủ yếu

là về những lợi ích mà hệ thống NAV mang lại cho công ty nói chung và phân hệ kế toán

tài chính nói riêng là: Tích hợp các phần mềm riêng lẻ thành một hệ thống duy nhất; tạo

ra một chu trình kinh doanh hoàn chỉnh; nguồn thông tin cung cấp là duy nhất; nâng cao

chất lượng thông tin tài chính, kế toán; giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế

toán; giảm sai sót thường gặp trong quá trình nhập liệu; cung cấp báo cáo đúng hạn;…

Bên cạnh những lợi ích mang lại thì hệ thống NAV vẫn còn tồn tại một vài hạn chế

như: Hệ thống chưa đáp ứng được một vài yêu cầu của công ty ví dụ như thiếu các báo

cáo phân tích phục vụ cho việc quản lý, việc ứng dụng công nghệ mới phức tạp thì vấn

đề trình độ nhân viên cũng là một hạn chế buộc công ty phải khắc phục… với những hạn

chế này thì chương 3 sẽ đưa ra những quan điểm để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

mà công ty định hướng để từ đó đưa ra các giải pháp thực tế nâng cao hiệu quả việc tổ

chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Cuối cùng luận văn đưa ra những

kiến nghị đối với Công ty CPTM Hà Phan và NCC phần mềm Công ty Netika Việt Nam.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG

MẠI HÀ PHAN.

3.1. Quan điểm hoàn thiện

Trước khi đưa ra các giải pháp cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong

điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty CPTM Hà Phan thì luận văn đưa ra các quan điểm

hoàn thiện sau:

3.1.1. Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của công ty

Tăng cường tính liên kết giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ khác

để tạo nên một hệ thống thông tin tích hợp, chất lượng cao. Phân hệ kế toán tài chính

được xem là trung tâm của hệ thống NAV vì vậy cần tăng cường mối liên kết giữa phân

hệ kế toán tài chính với các phân hệ khác. Các phân hệ khác mang vai trò hỗ trợ về mặt

cung cấp thông tin và là những mảnh ghép để hoàn thiện quy trình kinh doanh. Thông

tin trên hệ thống NAV được luân chuyển qua các bộ phận thông qua các bước thu thập,

ghi nhận, phân tích và cung cấp tới người dùng. Thông tin cung cấp từ các phân hệ của

hệ thống NAV sẽ là thông tin đầu vào chính cho bộ phận kế toán, những thông tin này

sẽ được xử lý, phân tích ở bộ phận kế toán để cung cấp cho các đối tượng bên trong và

bên ngoài công ty. Vì vậy NAV cung cấp một hệ thống thông tin duy nhất và thông tin

của hệ thống được đánh giá chất lượng hơn các hệ thống khác do thông tin đầu vào có

nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy.

Tăng cường khả năng bảo mật thông tin. Do hệ thống NAV tại công ty là hệ thống

thông tin tích hợp và cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn công ty nên việc đảm bảo tính

bảo mật cho thông tin là rất quan trọng. Việc thực hiện bảo mật thông tin là điều không

thể thiếu bởi vì bất kỳ thông tin nào được tiết lộ cho những người không phận sự hay ra

bên ngoài công ty cũng chứa đựng nhiều rủi ro không thể lường trước, mức độ thiệt hại

sẽ phụ thuộc vào mức độ quan trọng của thông tin bị tiết lộ.

Hệ thống phải đáp ứng được quy trình kinh doanh của công ty và quản lý hiệu

quả nguồn lực. Để quản lý tốt được tất cả các nguồn lực công ty cần siết chặt quy trình

quản lý sao cho những hoạt động kinh doanh và việc ghi nhận thông tin hạch toán kế

toán đều nằm trong tầm kiểm soát của mình. Có được một quy trình quản lý chặt chẽ có

thể giảm thiểu được nhiều rủi ro về gian lận tài sản của công ty và gia tăng hiệu quả sử

dụng nguồn lực.

Tăng cường năng suất hoạt động và hiệu quả làm việc của công ty. Xây dựng hệ

thống NAV với mục đích tăng năng suất hoạt động của bộ máy công ty nói chung và

phòng kế toán nói riêng, hạn chế việc thông tin bị pha loãng ở các hệ thống được hợp

thành từ các phần mềm riêng lẻ khác. Việc ứng dụng hệ thống NAV sẽ giảm bớt công

việc của kế toán, đơn giản hóa việc tạo lập báo cáo giúp cho việc cung cấp báo cáo đúng

hạn hơn vì vậy mà hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán cũng được cải thiện hơn.

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị đa dạng và đáng tin cậy trong công ty. Hệ

thống NAV cần cung cấp được một hệ thống báo cáo quản trị đa dạng đáp ứng được yêu

cầu của các cấp quản lý trong công ty. Báo cáo phải rõ ràng, có khả năng phân tích và

đáng tin cậy. Những báo cáo quản trị này sẽ được cung cấp cho các nhà quản trị cấp cao

lẫn cấp cơ sở khi họ có yêu cầu hoặc cung cấp định kỳ theo tháng, theo quý hay theo

năm. Những thông tin cung cấp từ các báo cáo quản trị này sẽ hỗ trợ nhà quản trị đưa ra

quyết định chính xác hơn.

3.1.2. Hoàn thiện dựa trên cơ sở kế thừa

Quyết định ứng dụng hệ thống NAV của công ty CPTM Hà Phan là một sự đổi mới

tư duy và tin tưởng rằng đổi mới sẽ mang lại hiệu quả cao hơn là vẫn sử dụng hệ thống

phần mềm cũ. Nhưng chấp nhận đổi mới không có nghĩa là phủ nhận tất cả của hệ thống

phần mềm cũ mà ở đây việc chấp nhận hệ thống mới sẽ dựa trên cơ sở kế thừa ưu điểm

của hệ thống phần mềm cũ. Một vài ưu điểm được kế thừa từ hệ thống phần mềm cũ:

- Xây dựng danh mục tài khoản theo đối tượng kế toán để dễ dàng trong việc quản

lý nguồn lực của công ty.

- Cung cấp số liệu kinh doanh hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và chiến lược kinh

doanh, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các cấp quản lý.

- Quản lý chặt chẽ nguồn lực tài chính của công ty.

- Cung cấp thông tin tài chính hỗ trợ cho việc tạo lập BCTC.

- Hệ thống phải phù hợp với Chế độ kế toán Việt Nam.

3.1.3. Hoàn thiện dựa trên việc củng cố và phát triển công nghệ trong giai đoạn

Cách mạng Công nghiệp 4.0

Cách mạng Công nghiệp 4.0 đã và đang làm thay đổi môi trường kinh doanh trên

thế giới, bao gồm cả việc làm thay đổi điều kiện và môi trường làm việc của kế toán. Vì

vậy để đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh trong kinh doanh, khả năng xử lý dữ liệu và

cung cấp thông tin kế toán cho người dùng thì Công ty CPTM Hà Phan đang hướng đến

việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo xu hướng công nghệ hóa. Những định

hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP dựa trên xu

hướng củng cố và phát triển công nghệ trong giai đoạn Cách mạng Công nghiệp 4.0:

- Ứng dụng cách mạng Công nghiệp mở rộng hoạt động kế toán bỏ qua vấn đề địa

lý.

- Công tác kế toán chủ yếu là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Những

công việc này trong tương lai sẽ được máy móc thực hiện vì thế để chuẩn bị cho

tương lai kế toán phải trau dồi kiến thức, am hiểu về công nghệ để thích nghi với

môi trường tương lai.

- Máy móc sẽ là công cụ trực tiếp thực hiện phân tích và đưa ra các nhận định về

thông tin có thể nói là theo lý thuyết bởi vì suy cho cùng thì nó cũng chỉ là trí tuệ

nhân tạo mà thôi, nên thay vào việc tin và làm theo những nhận định đó thì đòi

hỏi người kế toán phải biết vận dụng những phân tích đó vào điều kiện thực tế để

có thể đưa ra nhận định thích hợp.

- Quy trình làm việc của kế toán được tự động hóa giảm bớt lượng công việc và

nâng cao hiệu quả.

Như vậy với việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

tại công ty CPTM Hà Phan theo xu thế của cuộc Cách mạng Cộng nghiệp 4.0 đòi hỏi

chất lượng người làm kế toán phải được nâng cao. Chú ý là việc hoàn thiện theo xu

hướng này cũng sẽ có những mặt tiêu cực mà công ty cần phải tránh là những vấn đề

liên quan đến vi phạm đạo đức nghề nghiệp.

3.2. Giải pháp hoàn thiện

3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ

Giải pháp hoàn thiện về công tác thu thập dữ liệu:

- Tăng cường công tác kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ trước khi ghi nhận.

- Cần đưa ra văn bản hướng dẫn về tính hợp lệ của chứng từ điện tử.

- Thực hiện tổ chức lưu trữ chứng từ một cách khoa học và hợp lý theo quy định

của Luật Kế Toán.

- Dữ liệu trước khi hạch toán phải được phân loại để được ghi nhận đúng vào các

đối tượng kế toán, hạn chế việc hạch toán nhầm đối tượng dẫn đến sai số liệu.

- Cần tổ chức dữ liệu một cách khoa học theo từng hoạt động kinh doanh của công

ty để tiện cho việc theo dõi và báo cáo.

Giải pháp hoàn thiện về tổ chức xử lý thông tin kế toán:

- Tiếp tục công tác hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán qua các bộ

phận, nên cụ thể quy trình và hướng dẫn bằng văn bản, chỉ rõ đường đi của chứng

từ qua các đối tượng hoặc nhóm đối tượng trong quy trình sản xuất kinh doanh.

- Xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác thu thập, xử lý

và phân tích thông tin đáp ứng cho nhu cầu về KTQT.

- Thiết kế hệ thống chứng từ, sổ, báo cáo để ghi chép và phản ánh công tác KTQT

phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp.

- Thực hiện các phương pháp phân tích dữ liệu mới phục vụ cho công tác KTQT.

Giải pháp hoàn thiện về tổ chức cung cấp thông tin kế toán:

Giải pháp hoàn thiện tổ chức tạo lập BCTC:

- Cần thống nhất phương pháp tạo lập BCTC qua các kỳ kế toán qua đó trình bày

các thông tin tài chính dễ hiểu, dễ so sánh và dễ sử dụng.

- Nâng cao tính minh bạch của thông tin trên BCTC.

- Cần thiết kế và đưa vào hoạt động phân hệ lưu chuyển tiền tệ để giảm bớt công

việc khi tiến hành tạo lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và nâng cao hiệu quả quản

lý nguồn tài chính của công ty.

Giải pháp hoàn thiện tổ chức tạo lập báo cáo KTQT:

- Hệ thống báo cáo KTQT phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý của công

ty nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định.

- Thông tin trên báo cáo quản trị phải được ghi nhận theo đối tượng, từng hoạt động

kinh doanh từ đó dễ dàng tiến hành phân tích được các chỉ tiêu xung quanh hoạt

động hay đối tượng đó.

- Việc thực hiện báo cáo về một đối tượng hay một hoạt động kinh doanh phải được

trình bày theo một quy chuẩn chung, các chỉ tiêu phải được trình bày thống nhất

và phải có quan hệ logic với nhau.

- Các chỉ tiêu khi được trình bày trên báo cáo KTQT phải có tính so sánh qua các

kỳ kế toán hay qua các năm.

- Báo cáo KTQT phải phân tích rõ quá khứ, thực trạng của công ty hiện tại để đưa

ra được các dự báo trong tương lai.

- Tiếp tục xây dựng hệ thống báo cáo KTQT trên NAV theo yêu cầu quản trị của

đơn vị.

3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

3.2.2.1. Giải pháp về phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập trên hệ thống

Hệ thống NAV cũng giống như các hệ thống ERP khác là có rất nhiều phân hệ, các

phân hệ sẽ được phân chia thành nhiều phần hành khác nhau chính vì thế mà việc phân

chia trách nhiệm và phân quyền truy cập trên hệ thống là rất quan trọng. Công ty cần căn

cứ vào những công việc thực tế phát sinh trong chu trình kinh doanh và chức năng, nhiệm

vụ của mỗi bộ phận mà phân chia trách nhiệm hợp lý hơn.

Để phân quyền truy cập hợp lý đơn vị cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi cá

nhân. Phân quyền truy cập dựa vào ba nhóm chức năng đó là khai báo ban đầu, nhập liệu

và cung cấp thông tin chi tiết hơn là các chức năng: Xem dữ liệu, tạo và xử lý giao dịch,

lập báo cáo. Cần dựa vào mức độ liên quan của người dùng với dữ liệu để phân chia sao

cho hợp lý. Quản lý việc phân quyền truy cập một cách chặt chẽ để hệ thống NAV được

an toàn và phát huy hiệu quả cao.

3.2.2.2. Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán

Công tác kiểm tra kế toán trong công ty được phụ trách bởi Kế toán trưởng và bộ

phận Hệ Thống. Công tác kiểm tra chủ yếu là: Kiểm tra việc thực hiện các chính sách,

Chế độ kế toán và các quy định theo Thông Tư hay Luật Kế Toán, kiểm tra việc tuân thủ

theo các quy trình của hệ thống NAV. Công tác kiểm tra còn có thể được thực hiện giữa

các phần hành với nhau thông qua mối liên kết dữ liệu giữa chúng, kiểm tra kế toán được

thực hiện bởi cấp trên với cấp dưới. Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm thực

hiện báo cáo trực tiếp với Ban Giám Đốc về kết quả tổ chức công tác kiểm tra. Việc tổ

chức công tác kiểm tra kế toán được cho là rất quan trọng nhưng công tác kiểm tra của

công ty vẫn chưa được quan tâm. Vì vậy luận văn chỉ ra một vài yêu cầu để công ty nâng

cao hiệu quả công tác kiểm tra kế toán:

- Cần phải căn cứ vào yêu cầu quản lý mà tổ chức công tác kiểm tra kế toán phù

hợp với: thời gian (định kỳ hay đột xuất), địa điểm, phạm vi, phương pháp và nội

dung kiểm tra.

- Cần xây dựng quy trình và phương pháp kiểm tra cụ thể đối với các kiểm tra

thường xuyên và định kỳ trong năm. Quy trình kiểm tra kế toán cần được soạn

thảo ra văn bản theo đó là một vài xử lý các tình huống sai phạm thường gặp.

- Thực hiện báo cáo kết quả kiểm tra cho các cấp quản lý, báo cáo phải kèm theo

những phân tích và nêu ra các vấn đề hạn chế còn tồn đọng, tư vấn cho nhà quản

trị về cách xử lý những tồn đọng đó để hoàn thiện công tác kế toán trong đơn vị.

- Nên thực hiện công tác kiểm tra kế toán thường xuyên để nâng cao chất lượng

thông tin kế toán, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng thông tin và nâng cao chất

lượng của bộ máy kế toán trong đơn vị.

3.2.2.3. Giải pháp về chất lượng nhân viên kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

Trong môi trường ứng dụng hệ thống ERP cần quan tâm đến cơ cấu nhân viên kế

toán, vấn đề này liên quan đến cả chất lượng và số lượng. Ban Giám Đốc cần tổ chức lại

cơ cấu nhân viên các bộ phận để phù hợp với môi trường ứng dụng công nghệ hiện tại

loại bỏ các công việc trùng lặp, dư thừa để tránh lãng phí nguồn nhân lực.

Công ty nên dựa vào cơ cấu tổ chức, yêu cầu công việc của từng bộ phận kết hợp

với các thao tác thực tế trên hệ thống và yêu cầu quản lý của công ty để thực hiện phân

chia trách nhiệm hợp lý. Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên phụ thuộc vào

khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời hạn để hoàn thành công việc.

Mỗi nhân viên cần xây dựng cho mình một bảng mô tả về các công việc của mình kèm

theo là cách thức thực hiện và cần hiểu rõ trách nhiệm của mình cũng như sự liên quan

giữa công việc của mình với các bộ phận khác để tránh tình trạng làm ảnh hưởng đến

công việc của người khác.

Do đơn vị giữ lại hoàn toàn nhân viên cũ nên việc tiến hành đào tạo, huấn luyện về

các kỹ năng để sử dụng tốt hệ thống NAV là rất quan trọng, cần mở thường xuyên hơn

các buổi đào tạo định kỳ để nhân viên có thể trau dồi thêm kiến thức từ đó hoàn thành

tốt nhiệm vụ được giao. Những nội dung cần đào tạo cho nhân viên: Quy trình kinh

doanh thực tế, kỹ năng của nhân viên (làm việc nhóm, phân tích, đánh giá số liệu,…),

hiểu được thiết kế hệ thống và các hoạt động hạch toán trên hệ thống. Ngoài ra nhân viên

cần được đánh giá về đạo đức nghề nghiệp để đảm bảo hệ thống luôn công khai, minh

bạch, không có những sai phạm cố ý chiếm đoạt tài sản hay làm lộ thông tin của đơn vị.

Đối với môi trường làm việc mới thì công việc của bộ phận kế toán sẽ ít hơn nhưng

tính chất phức tạp thì lại tăng lên so với việc sử dụng các phần mềm kế toán cũ. Vì thế

khi giao nhiệm vụ cho nhân viên thì cấp quản lý sẽ xem xét nhân viên có phù hợp với

nhiệm vụ đó hay có đảm bảo được hiệu quả cho công việc đó không. Nếu không công ty

cần đưa ra hướng xử lý phù hợp là chuyển công tác hay sa thải để nâng cao chất lượng

của hệ thống NAV.

3.2.3. Giải pháp về bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống

Vì hệ thống NAV là hệ thống tích hợp nên dữ liệu là dữ liệu dùng chung cho toàn

công ty vì vậy tính bảo mật và kiểm soát thông tin trên hệ thống đóng vai trò rất quan

trọng. Một vài giải pháp để hoàn thiện và nâng cao tính bảo mật và kiểm soát tốt thông

tin trên hệ thống:

- Thực hiện phân quyền truy cập cụ thể và hợp lý .Ví dụ: Nhân viên phòng kinh

doanh chỉ có thể thấy được phần công nợ của khách hàng nhưng không được thao

tác làm thay đổi số công nợ đó.

- Chỉ cấp thao tác toàn quyền cho cho những nhân viên am hiểu về quy trình kinh

doanh, kế toán và hệ thống NAV để tránh những điều chỉnh làm sai lệch về số

liệu do thiếu hiểu biết.

- Công ty cần phải thực hiện bảo đảm an toàn cho hệ thống máy tính bằng cách cài

đặt các chương trình phần mềm diệt virus hay phát hiện, phòng ngừa virus. Đảm

bảo an ninh mạng internet công ty đang sử dụng.

- Thường xuyên theo dõi cảnh giác nếu hệ thống có sự xâm nhập của người bên

ngoài để ngăn chặn thông tin của hệ thống bị tiết lộ ra bên ngoài.

- Cần quy định về số lần truy cập không thành công của người dùng. Ví dụ: Một

tài khoản nếu truy cập 3 lần không được sẽ phải nhờ sự hỗ trợ của nhân viên

admin để mở lại tài khoản.

- Hạn chế quyền xuất dữ liệu từ phần mềm, chỉ cấp cho những người thực sự cần

và liên quan đến công việc của họ.

100

- Thường xuyên sao y dữ liệu, ví dụ như cuối mỗi ngày tổ chức sao y dữ liệu trong

ngày. Công việc này nên do nhân viên admin thực hiện.

- Thực hiện khóa sổ kỳ kế toán và dữ liệu sử dụng hàng ngày. Ví dụ: Hệ thống chỉ

được thao tác chỉnh sửa trong 10 ngày, những ngày trước đó dữ liệu sẽ bị khóa.

Những công việc trên nên được Đội Dự Án thực hiện dưới sự giám sát và quản lý

của Ban Giám Đốc. Để có căn cứ và thực hiện tốt công tác bảo mật thì những nguyên

tắc bảo mật nên được soạn thảo thành văn bản và gửi đến các phòng ban để thực hiện,

kèm theo những cảnh báo về việc làm trái nguyên tắc sẽ bị xử phạt theo quy định của

công ty.

3.2.4. Giải pháp về mặt liên kết giữa các phân hệ của hệ thống

Nhân viên các bộ phận cần được bồi dưỡng kiến thức về quy trình kinh doanh để

nắm bắt được công việc, dòng luân chuyển của dữ liệu, chứng từ. Quy trình này nên

được hệ thống thành sơ đồ, văn bản đính kèm để nhân viên dễ dàng thực hiện và không

mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới.

Tăng cường tính kiểm soát dữ liệu giữa các bộ phận với nhau trên hệ thống. Đặc biệt

là bộ phận kế toán tài chính tăng cường kiểm soát thông tin của các bộ phận khác.

Cần thực hiện tốt công tác chuyển giao tri thức giữa các bộ phận, đặc biệt là việc

chuyển giao tri thức từ bộ phận kế toán đến các bộ phận khác để nâng cao hiệu quả vận

hành của quy trình.

3.2.5. Giải pháp hỗ trợ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

3.2.5.1. Giải pháp nâng cao chất lượng phần cứng và phần mềm

Để có được một hệ thống ERP hoạt động ổn định, không bị lỗi thì việc nâng cao chất

lượng phần cứng và phần mềm là rất quan trọng.

Một số giải pháp để nâng cao chất lượng phần cứng của công ty.

- Bộ phận IT thường xuyên thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống để tránh tình

trạng lỗi hệ thống do máy móc, thiết bị gây ra.

101

- Hệ thống server của hệ thống phải là thiết bị hiện đại và dung lượng lớn, cần

thường xuyên được kiểm tra, bảo trì.

- Dữ liệu phải thường xuyên được sao lưu để tránh rủi ro hệ thống.

Giải pháp về phần mềm để hỗ trợ cho công tác tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP:

- Thực hiện ghi nhận ý kiến của nhân viên về hệ thống để từ đó tiến hành thiết kế,

xây dựng và làm việc với nhà tư vấn để hoàn thiện hệ thống.

- Tìm hiểu và thường xuyên nâng cấp các phiên bản phần mềm mới để nâng cao

hiệu quả và tránh bị lỗi do không nâng cấp kịp thời.

3.2.5.2. Giải pháp về hoàn thiện thiết kế hệ thống

Tuy hệ thống NAV ứng dụng ở Công ty CPTM Hà Phan đã được 3 năm nhưng vấn

đề về thiết kế hệ thống vẫn luôn được quan tâm để hoàn thiện hệ thống bởi vì vẫn có

những nhu cầu của người dùng chưa được đáp ứng và chưa phù hợp. Hoàn thiện thiết kế

hệ thống giúp người dùng ổn định công việc, không phải chỉnh sửa và tiêu tốn nhiều

công sức và chi phí của công ty. Vì vậy, luận văn đưa ra một số giải pháp về việc hoàn

thiện thiết kế hệ thống:

- Khi có một hoạt động mới phát sinh thực tế để đưa nó lên hệ thống NAV trước

hết Đội Dự Án phải đóng vai trò thiết kế, hợp tác với NCC phần mềm để được hỗ

trợ lên thiết kế phù hợp, ngoài ra cần phải xác nhận lại với người dùng về thiết kế

cuối tránh tình trạng xây dựng sai làm hao tốn chi phí. Trước khi quyết định

chuyển cho nhà tư vấn để hiện thực hóa trên hệ thống mẫu thiết kế cần được thông

qua bởi Ban Giám Đốc.

- Nên khảo sát người dùng để lấy ý kiến về hệ thống hiện tại để từ đó đưa ra những

thiếu sót trong quy trình và yêu cầu hoàn thiện để góp phần xây dựng hệ thống.

3.3. Kiến nghị

3.3.1. Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan

102

Sau đây là một vài kiến nghị mà luận văn đưa ra đối với công ty Hà Phan nhằm hoàn

thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống NAV:

Đối với Ban Giám Đốc công ty:

- Ban Giám Đốc cần quan tâm đến lợi ích dài hạn mà hệ thống NAV mang lại hơn

là những lợi ích ngắn hạn trước mắt.

- Ban Giám Đốc nên quan tâm, chia sẻ với các nhân viên trực tiếp thực hiện công

tác hoàn thiện hệ thống NAV để động viên họ cố gắng khi gặp khó khăn.

- Cần tính toán trong việc đưa ra quyết định là có thực hiện hay không các tùy chỉnh

khi hệ thống NAV đã vận hành bởi vì phải cân đo giữa lợi ích và chi phí khi thực

hiện tùy chỉnh đó.

- Hệ thống NAV của công ty lấy phân hệ kế toán tài chính là trung tâm thế nhưng

các phân hệ khác cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Với cương vị của một

nhà quản trị Ban Giám Đốc cần liên kết các bộ phận với nhau để cùng xây dựng

nên một quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả cao cho đơn vị.

- Vì hệ thống NAV là một hệ thống mới có phần phức tạp hơn phần mềm kế toán

thông thường nên Ban Giám Đốc phải cân nhắc về vấn đề nhân sự.

Phòng IT:

Phòng IT giữ vai trò trực tiếp thực hiện các công việc xây dựng và đưa hệ thống vào

sử dụng ở giai đoạn đầu, chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hệ thống NAV cho công ty:

- Phòng IT nên phối hợp cùng với phòng Hệ Thống và NCC phần mềm tiến hành

thu thập và soạn thảo các tài liệu liên quan đến quá trình sử dụng hệ thống NAV.

Những tài liệu này được sử dụng để đào tạo nhân viên nên cần được trình bày rõ

ràng, dễ hiểu.

- Phải tiến hành nâng cao chất lượng trang thiết bị để ứng dụng hệ thống NAV ngày

càng hiệu quả.

- Thường xuyên kiểm tra và xây dựng các điều khoản bảo mật trên hệ thống để đảm

bảo tính bảo mật cho thông tin.

103

- Thường xuyên sao lưu, nâng cấp dữ liệu để giữ an toàn cho hệ thống.

- Chịu trách nhiệm hợp tác với các phòng ban để cùng nhau xây dựng quy trình

kinh doanh trên hệ thống NAV.

Phòng Hệ Thống:

Đây là phòng mới được thành lập với yêu cầu quản lý, vận hành hệ thống NAV và

chuẩn bị các báo cáo quản trị, một số kiến nghị cho phòng hệ thống:

- Hỗ trợ bộ phận IT về công tác đào tạo nhân viên.

- Nên xây dựng các mẫu báo cáo quản trị đặc thù trên hệ thống để giảm bớt các

thao tác thu thập và xử lý dữ liệu để ra báo cáo bằng thủ công gia tăng độ tin cậy

của báo cáo.

- Bám sát quy trình thực tế để cùng với phòng IT tổ chức thực hiện trên hệ thống.

- Thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động trên hệ thống.

- Thường xuyên trau dồi thêm kiến thức về ERP và những phiên bản cập nhật mới

để cùng bộ phận IT nâng cấp.

Phòng Kế Toán Tài Chính:

- Bộ phận kế toán tài chính phải thường xuyên nâng cao trình độ để đáp ứng được

những thay đổi của hệ thống NAV.

- Không những thực hiện tốt nhiệm vụ được giao mà còn hỗ trợ cho các bộ phận

khác để thực hiện tốt quy trình kinh doanh trên hệ thống NAV.

- Chịu trách nhiệm hoàn thiện hệ thống thông tin của công ty.

- Với những đổi mới của hệ thống NAV mang lại kế toán viên cần phải thay đổi tư

duy làm việc thụ động để phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống mới.

- Kế toán trưởng cần phối hợp với Đội Dự Án để phân chia quyền truy cập hợp lý

hơn để đáp ứng được yêu cầu kiểm soát của hệ thống và tránh gây lãng phí nguồn

nhân lực.

3.3.2. Đối với Công ty Netika Vietnam

104

Do việc ứng dụng ERP tại Việt Nam vẫn chưa phổ biến nên công việc tư vấn triển

khai hệ thống ERP của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm.

Trong quá trình triển khai và ứng dụng hệ thống ERP thì nhà tư vấn triển khai phần mềm

đóng vai trò rất quan trọng nên các công ty muốn ứng dụng hệ thống ERP thành công

phải làm tốt bước lựa chọn nhà tư vấn.

Công ty CPTM Hà Phan quyết định lựa chọn Netika VietNam vừa là NCC vừa là

nhà tư vấn triển khai hệ thống ERP. Qua quá trình làm việc thực tế với Netika với Hà

Phan tác giả có một vài kiến nghị với công ty Netika VietNam như sau:

- Netika cần cử các nhân viên có kinh nghiệm trong việc triển khai ứng dụng NAV

để làm việc với Hà Phan. Do Hà Phan chưa có kinh nghiệm về triển khai ứng

dụng ERP và nhân viên của công ty vẫn chưa có hiểu biết cụ thể về ERP.

- Những tài liệu về việc nâng cấp, bảo trì hay huấn luyện của Netika cung cấp cho

Hà Phan phải được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu.

- Cần hỗ trợ tối đa khi Đội Dự Án có yêu cầu xây dựng các nghiệp vụ cho một hoạt

động phát sinh hay thêm một báo cáo đặc thù cho đơn vị. Mỗi lúc như vậy Netika

và Đội Dự Án cần họp lại, Netika với kinh nghiệm tư vấn của mình cần chỉ ra

những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụng tùy chỉnh mới để tránh tình

trạng phát sinh không đáng có trong quá trình hoạt động và phải chỉnh sửa liên

tục.

- Netika cần phải cân nhắc đưa ra các giải pháp phù hợp với Hà Phan để giải quyết

các khó khăn, vướng mắc trong quá trình hoàn thiện hệ thống NAV nói riêng và

phân hệ kế toán tài chính nói chung.

- Netika phải đáp ứng kịp thời và hiệu quả các yêu cầu tùy chỉnh, tạo mới hay

những vấn đề liên quan đến việc tư vấn dịch vụ, bảo trì, sửa chữa hệ thống khi

phát sinh .

105

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Từ việc phân tích thực tế khảo sát ở chương 2, luận văn đã đưa ra những đánh giá

về việc ứng dụng hệ thống NAV nói chung và phân hệ kế toán tài chính nói riêng. Bên

cạnh những ưu điểm mà hệ thống mang lại cho công ty thì nó cũng tồn tại một số hạn

chế vốn có cũng như là phát sinh khi ứng dụng hệ thống NAV tại công ty. Để đảm bảo

được việc hoàn thiện hệ thống cũng như tổ chức công tác kế toán trên hệ thống thì chương

này cung cấp các quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng

dụng ERP theo định hướng của Ban Giám Đốc và yêu cầu của môi trường kinh doanh

hiện tại. Từ những quan điểm đó luận văn đã đưa ra những giải pháp cụ thể phù hợp với

đặc điểm của công ty. Để thực hiện được các giải pháp đưa ra thì luận văn đã nêu lên

một số kiến nghị đối với công ty CPTM Hà Phan và công ty Netika Vietnam. Những

quan điểm, giải pháp và kiến nghị này rất cần cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế

toán của công ty vì mục đích nâng cao hiệu quả quy trình kế toán và chất lượng thông

tin, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả làm việc, tạo ra một môi

trường làm việc chuyên nghiệp. Vì trong tương lai hệ thống NAV sẽ là nền tảng công

nghệ để hỗ trợ việc phát triển kinh doanh và là lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị

trường.

106

KẾT LUẬN



Môi trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt, đòi hỏi doanh

nghiệp kinh doanh trong mọi ngành nghề buộc phải thay đổi cách nhìn về khía cạnh quản

lý nguồn lực để tạo lợi thế cạnh tranh. Một giải pháp được cho là công cụ quản lý hiệu

quả và được doanh nghiệp đánh giá cao đó là ERP thế nhưng không phải doanh nghiệp

nào cũng có điều kiện để sử dụng ERP và không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng

ERP thành công.

Việc ứng dụng hệ thống ERP đến nay đã không còn là mới mẻ với các doanh nghiệp

trên thế giới. Nhưng ở Việt Nam thì ứng dụng ERP vẫn chưa được sử dụng nhiểu bởi vì

một hạn chế lớn của nó là chi phí chi trả cho việc triển khai và ứng dụng ERP là khá cao.

Trước đây thì chỉ có những doanh nghiệp lớn mới có điều kiện để ứng dụng ERP. Nhưng

những năm gần đây thì ERP đã trở nên phổ biến hơn do thị trường cung cấp ERP đã đa

dạng hơn nên người dùng đã có thể có nhiều lựa chọn hơn.

Mặc dù đã có không ít doanh nghiệp ứng dụng ERP thế nhưng ở Việt Nam vẫn còn

nhiều người xa lạ đối với khái niệm này, ERP chỉ được biết đến đối với những đối tượng

quan tâm và muốn tìm hiểu nó. Luận văn này cung cấp cho người đọc kiến thức khái

quát về ERP đủ để hiểu được ERP là gì? Các đặc trưng của ERP? Cấu trúc của ERP?

ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp ứng dụng, cung cấp kiến thức về ERP cho

những doanh nghiệp quan tâm và muốn ứng dụng nó. Từ những kiến thức cơ bản về

ERP, luận văn đã góp một phần nhỏ vào việc cung cấp kiến thức về tổ chức công tác kế

toán trong điều kiện ứng dụng ERP.

Ứng dụng hệ thống NAV là một quyết định được xem là chiến lược của công ty

CPTM Hà Phan. Để ứng dụng hệ thống này công ty đã phải bỏ ra rất nhiều thời gian,

công sức và chi phí. Hệ thống NAV của công ty được đánh giá là thành công khi nó đáp

ứng được yêu cầu quản lý của các cấp trong đơn vị, thúc đẩy kinh doanh, tăng năng suất,

hiệu quả công việc cho công ty nói chung cho phòng Kế toán tài chính nói riêng. Để

107

đánh giá đúng về phân hệ kế toán tài chính tại công ty CPTM Hà Phan, luận văn đã tiến

hành khảo sát thực tế tại công ty. Bằng việc vận dụng lý thuyết luận văn đã tiến hành

phân tích kết quả thu được. Với việc ứng dụng hệ thống NAV đã mang lại cho công ty

rất nhiều lợi ích về thay đổi tư duy quản lý và cách làm việc truyền thống kém hiệu quả,

nâng cao khả năng quản lý nguồn lực, giảm áp lực công việc cho Phòng kế toán, giảm

thiểu những sai sót về số liệu, nâng cao chất lượng thông tin,.. Với mong muốn đạt được

lợi ích dài hạn mà mà ERP mang lại thì qua 3 năm triển khai và ứng dụng thì hệ thống

NAV đã và đang phát huy hiệu quả, nó sẽ là một lợi thế về cạnh tranh của công ty trong

tương lai.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đề tài nghiên cứu vẫn không tránh khỏi những

thiếu sót do điều kiện khó khăn trong việc tiếp cận với doanh nghiệp và giới hạn về thời

gian. Ngoài ra, các kết quả thu được từ bảng câu hỏi khảo sát có thể có sai sót khách

quan liên quan đến sự nhiệt tình, trình độ và thời gian đầu tư của người khảo sát.

TÀI LIỆU THAM KHẢO



Danh mục tài liệu tiếng Việt:

1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, 2012. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.

Nhà xuất bản Phương Đông.

2. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, 2016. Hệ thống thông tin kế toán, tập 2. Nhà

xuất bản Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh.

3. Bộ Tài Chính, 2005. Thông tư Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm

kế toán.

4. Hồ Minh Hải, 2015. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại

công ty TNHH Silk Việt Nam – thực trạng và giải pháp hoàn thiện. Luận văn thạc

sỹ. Trường Đại học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh.

5. Luật Kế Toán năm 2015

6. Nguyễn Bích Liên, 2012. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng đến chất

lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn

nhân lực (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường đại học

Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh

7. Nguyễn Bích Liên, Phạm Trà Lam, 2016. Lựa chọn phần mềm kế toán trong

doanh nghiệp: Mối quan hệ giữa kỹ thuật lựa chọn và kết quả lựa chọn phần

mềm.Tạp chí Phát triển KH & CN, tập 19, số Q3 – 2016. Trang 5-17.

8. Nguyễn Thị Bích Hà , 2013.Tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt

Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP. Luận văn thạc sĩ.Trường Đại học

Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh.

9. Nguyễn Thị Nga, 2017. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong Tập Đoàn

Công Nghiệp Than – Khoán Sản Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Học Viện Tài Chính.

Danh mục tài liệu tiếng Anh:

1. Booth, P., Matolcsy, Z. & Wieder, B., 2000. The impacts of Enterprise Resource

Planning Systems on Accounting Practice - The Austratian Experience.

Australian Accounting Review 10 No.3, pp 4-17.

2. Brazel, J. F. & Li, D, 2005. The effect of ERP System Implementation on

usefulness of Accounting Information. Journal of Information System, October

2005.

3. Charalambos Spathis, Sylvia Constantinides, 2004. Enterprise resource planning

systems’ impact on accounting processes. Business Process Management Journal,

Vol. 10, pp. 234-247

4. F. Robert Jacobs , F.C. ‘Ted’ Weston Jr, 2007. Enterprise resource planning

(ERP) - A brief history. Journal of Operations Management 25, pp 357–363.

5. Kenneth E Murphy, Steven John Simon, 2002. Intangible beneﬁts valuation in

ERP project. Systems J (2002) 12, pp 301–320.

6. Marnewick, C. & Labuschagne, L, 2005. A conceptual model for enterprise

resource planning (ERP). Information Management & Computer Security 13

No.2.

7. Mishra Alok, 2008. Achieving Business Benefits From ERP Systems. In: Salim,

R. & Ferran, C, ed. 2008. Enterprise Resource Planning for Global Economies:

Managerial Issues and Challenges. IGI Global, p77-93.

Website:

http://tapchitaichinh.vn

https://baomoi.com

https://haphan.com/

https://phanmemketoanerp.com

pcworld.com.vn

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần thương mại Hà Phan

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

Chuyên ngành: Kế Toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019

Có thể bạn quan tâm

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố tác động đến quyết định vay tiêu dùng của khách hàng cá nhân tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam - Chi nhánh Thủ Thiêm

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp đẩy mạnh huy động vốn tại ngân hàng phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long chi nhánh Long An

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp mở rộng huy động vốn dân cư tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Sài Gòn

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp phát triển hoạt động huy động vốn tiền gửi tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Đại Tín

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng huy động vốn tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tăng cường hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn Công thương - Chi nhánh Tân Định

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Phân tích báo cáo tài chính Công ty của TNHH Digivi

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Lương An

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại công ty TNHH CMC Global trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Phân tích ảnh hưởng cấu trúc vốn đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Nhựa Xanh

Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Nghiên cứu mức độ tuân thủ thuế của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Ngọc Sơn

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Thiên Phú

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty TNHH Thương mại MIDO

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế chính trị: Phát triển du lịch theo hướng bền vững ở tỉnh Ninh Bình

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên trường Đại học Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Ước lượng các yếu tố tác động lên dòng vốn đầu tư vào thị trường mới nổi

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Tăng cường cơ chế tự chủ tài chính tại Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh Cà Mau

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của các ngân hàng thương mại Việt Nam

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng thuật toán thích nghi và học tăng cường cấu trúc Actor - Critic điều khiển bám quỹ đạo cho robot di động đa hướng mecanum

Luận án Tiến sĩ: Cơ cấu bệnh tim mạch và chất lượng cuộc sống của người cao tuổi mắc suy tim, rung nhĩ điều trị tại Bệnh viện Thống Nhất, thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu xây dựng giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho quá trình học liên kết dựa trên mật mã

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Phát triển năng lực đánh giá công nghệ cho học sinh trong dạy học môn Công nghệ 11 ở trường trung học phổ thông

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phân loại chi cầu diệp – Bulbophyllum Thouars (Orchidaceae) ở vùng Tây Nguyên bằng phương pháp hình thái và phân tử

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu đặc điểm phân bố và dinh dưỡng của các loài lưỡng cư ở Vườn Quốc gia Bến En và Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Luông, tỉnh Thanh Hóa

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp luật dẫn và điều khiển cho một lớp tên lửa đối hải trên cơ sở ứng dụng mạng nơ ron và hệ mờ

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp hệ điều khiển góc Pitch tua bin gió trong điều kiện có nhiễu tác động

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hóa học lipid của hai loài san hô thủy tức Millepora dichotoma và Millepora platyphylla ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu kiểm soát phân phối công suất kéo trên cầu chủ động của ô tô con bằng ABS

Luận án Tiến sĩ: Ứng dụng phản ứng Domino vào tổng hợp các dẫn xuất Podophyllotoxin, Pyrimidine và đánh giá hoạt tính sinh học của các chất tổng hợp được

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và một số hoạt tính sinh học của cây chùm ngây (Moringa oleifera)

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu thành phần hóa học và ứng dụng ức chế ăn mòn cho thép của cao chiết xuất từ cây Lộc vừng thuộc họ Lecythidaceae

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu hiện tượng nứt dăm đê sông vùng đồng bằng sông Hồng và dự báo khả năng bị nứt của một số đoạn đê

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi