Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

TẠI VĂN PHÒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG

SƯ PHẠM NAM ĐỊNH

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN HỒNG THU

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1507QTVA054, 2015– 2017, ĐHLT.QTVP15A

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận “Công tác tham mưu, tổng hợp tại

văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định” là công trình nghiên cứu

của tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt trong thời gian

qua, thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác

nhau. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi

xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 24 tháng 7 năm 2017

Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Hồng Thu

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công

tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định” đối với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản

thân là sự giúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế.

Qua đây, tôi xin trân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy

cô trong khoa QTVP đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng

dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận.

Ngoài ra, tôi xin trân thành cảm ơn cùng các cô chú cán bộ, công chức,

viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đặc biệt là bác Vũ Tiến

Vân trưởng phòng Hành chính tổng hợp đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo

mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận của mình.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song với khả năng có hạn, trình độ lý luận

còn non kém và hiểu biết thực tế chưa sâu nên đề tài khóa luận này không thể

tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bài báo cáo

này được đầy đủ và hoàn thiện hơn.

Sau cùng tôi xin kính chúc quý thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng

cùng toàn thể các cô chú cán bộ,công chức, viên chức tại Trường Cao đẳng

Sư phạm Nam Định dồi dào sức khỏe và nhiều thành công./ .

Tôi xin trân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................

LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2

3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 3

5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4

6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 4

7. Đóng góp của đề tài ................................................................................... 5

8. Cấu trúc dự kiến của đề tài ........................................................................ 5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG

HỢP CỦA VĂN PHÒNG ............................................................................... 6

1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 6

1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................... 6

1.1.2. Tham mưu, tổng hợp ....................................................................... 7

1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp ....................................................... 10

1.2. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp .................................................. 11

1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp ............................................ 12

1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp ..................................................... 13

1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ............................. 15

Tiểu kết ........................................................................................................... 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH

......................................................................................................................... 17

2.1. Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ............................ 17

2.1.1. Lịch sử phát triển và hình thành ................................................... 17

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định ................................................................ 17

2.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định ............................................................................................................. 20

2.2.1. Vị trí, chức năng ............................................................................ 20

2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ..................................................................... 20

2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp ..................... 22

2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định .................................................................... 22

2.3.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và bồi dưỡng

cán bộ của Phòng Hành chính -Tổng hợp .............................................. 22

2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hành chính ......................... 25

2.3.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế ............................. 43

2.3.4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại............................. 45

2.3.5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác thi đua khen thưởng ........... 46

2.3.6. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cần ............................... 56

Tiểu kết ........................................................................................................... 59

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO

ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH ................................................................... 60

3.1. Nhận xét, đánh giá ................................................................................ 60

3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................... 60

3.1.2. Hạn chế ......................................................................................... 61

3.1.3. Nguyên nhân .................................................................................. 63

3.2. Giải pháp .............................................................................................. 64

3.2.1. Xây dựng hoàn thiện đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp

chuyên nghiệp .......................................................................................... 65

3.2.2. Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp ..... 71

3.2.3. Ứng dụng CNTT vào công tác tham mưu, tổng hợp ..................... 72

3.2.4. Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp ...... 73

Tiểu kết ........................................................................................................... 74

KẾT LUẬN .................................................................................................... 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 79

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Nghĩa của từ Từ viết tắt/ký hiệu STT

Khoa học - Công nghệ KH- CN 1

Văn phòng VP 2

Cao đẳng Sư phạm CĐSP 3

Công chức, viên chức CC, VC 4

Văn bản VB 5

Học sinh, sinh viên HS, SV 6

Hành chính- Tổng hợp HC-TH 7

Văn thư, lưu trữ VT, LT 8

Công tác văn thư CTVT 9

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay đời sống xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại

hóa, đa dạng hóa, hoạt động hành chính văn phòng đang đứng trước những cơ

hội và thách thức đòi hỏi sự đổi mới hoàn thiện phù hợp với xu hướng của

thời đại. Chính vì thế, hành chính văn phòng là yêu cầu mang tính khác quan

thường xuyên cần thực hiện về cả chiều rộng lẫn chiều sâu là hoạt động đặc

biêt đóng vai trò rất quan trọng không thể thiếu. Và đối với bất cứ một cơ

quan tổ chức nào thì bộ máy văn phòng là trung tâm quản lý điều hành, là

cánh tay đắc lực của lãnh đạo. Nó là bộ phận hiện hữu vận dụng những

phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều hành hoạt động hành chính

văn phòng của các cơ quan nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc thực

hiện nhiêm vụ và mục tiêu đã định.

Và xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, sự tồn tại của công tác tham mưu,

tổng hợp như một yếu tố khách quan. Chú trọng quan tâm đúng mức đến công

tác tham mưu, tổng hợp sẽ nâng cao tăng cường hiệu suất cũng như chất

lượng công tác của các cơ quan, tổ chức nói riêng và các lĩnh vực trong đời

sống xã hội nói chung. Bởi thế, qua các thời kỳ thì việc nâng cao chất lượng

công tác tham mưu, tổng hợp luôn được các cấp lãnh đạo coi trọng và không

ngừng đổi mới nỗ lực. Tuy nhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện

đại hoá, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp

của các văn phòng vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu

sắc và có giải pháp khắc phục kịp thời.

Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết

thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng

cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Trường

Cao đẳng Sư Phạm Nam Định”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc

biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin

mới về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó

có thể ứng dụng vào công việc sau này.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quan

tâm, nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiên

cứu sau:

- Lưu Đình Chúc (2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà

nước, NXB Giáo dục Hà Nội

- Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB

Thống Kê, Hà Nội

- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản

trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh

- Vũ Đình Quyền, Quản trị Hành chính Văn phòng, tái bản lần thứ 1,

NXB Thống Kê, Hà Nội.

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB

thống kê Hà Nội.

- Lưu Kiếm Thánh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội.

Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về công

tác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm:

- Cao Thị Thanh Hải (2016), Nâng cao chất lượng công tác tham mưu,

tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

- Đinh Thị Tuyết Ngân (2017), Báo cáo khóa luận Nâng cao chất lượng

công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Văn Tất Thu (2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục

vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành

chính hiện nay

Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và

tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này tôi sẽ làm rõ các nội dung về

công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định. Và mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng

hợp tuy nhiên, qua khảo sát tôi xin khẳng định, chưa có công trình nào nghiên

cứu về công tác tham mưu, tổng hợp của VP trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định.

3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp.

- Thông qua việc đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài “Công tác tham

mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định” để làm

rõ được thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém hiện

nay của trường.

- Đánh giá, tìm ra được nguyên nhân và đề xuất những giải pháp chủ

yếu làm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn

phòng của trường phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của ban lãnh đạo nhà trường

trong các khối công việc.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại văn phòng

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

- Xây dựng giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng

hợp tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định trong thời gian tới.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp

- Về phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp

tại Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định trong khoảng thời gian từ

năm 2010 đến nay.

5. Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp

nghiên cứu sau:

- Phương pháp tổng hợp lý luận và thu thập tài liệu có liên quan trực

tiếp đến công tác tham mưu, tổng hợp

- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện

chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên

quan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý

luận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan

hành chính nhà nước nói chung, trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định nói

riêng.

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công

tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu

đã thu thập được.

- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham

mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường Cao Đẳng Sư phạm Nam Định.

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được

với phần lý luận và quy định của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định

được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một

số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại văn

phòng trường.

6. Giả thuyết nghiên cứu

- Kết quả thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng trường

Cao đẳng sư phạm Nam Định đã đáp ứng được tiến độ và yêu cầu trong việc

thực hiện công việc chưa? Còn tồn tại những hạn chế thiếu sót gì? Có thể chỉ

ra những nguyên nhân hạn chế còn vướng mắc không ?

- Bằng cách nào để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu,

tổng hợp tại Văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

7. Đóng góp của đề tài

- Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường

chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng trường Cao

đẳng Sư phạm Nam Định.

- Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu có thể được

ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác tham

mưu, tổng hợp.

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các

nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề.

- Đề tài góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công chức, viên

chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng nhà trường.

8. Cấu trúc dự kiến của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia

làm 3 Chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu, tổng hợp của văn

phòng

Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu, tổng hợp của Văn

phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Tham mưu, tổng

hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC

THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm văn phòng

Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò của

hoạt động văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng

giúp việc, phục vụ cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác

lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường

xuyên, liên tục và có hiệu quả. Từ thời Trung Cổ (1000-1300) văn phòng đã

được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các

văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ.

Và ngày nay trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng

XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan

quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp;

tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực

lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu

của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu,

thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp

luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh

doanh. Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” thì có nhiều cách hiểu khác

nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo

khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu

về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất

tuyệt đối.

Theo Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê cho rằng “ VP là bộ phận

phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các

nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022]

Cũng cùng trong từ điển tiếng việt, tác giả Lê Tân “Văn phòng là bộ

phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn

vị”[27;847]

Ngoài ra, VP còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, nơi mà ở đó

diễn ra hoạt động quản lý điều hành, nơi mà cán bộ công chức đến hàng ngày

để thực thi nhiệm vụ.

Ở mỗi góc độ tiếp cận khác nhau, VP lại được hiểu theo từng nghĩa

nhất định. VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính

chất

Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của

cơ quan.

Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục

vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo.

Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến

hành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động

quản lý của lãnh đạo.

Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP

ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi.

Tóm lại, từ nhiều cách tiếp cận ở mỗi góc độ khác nhau về Văn phòng

nêu trên, ta có thể hiểu:

“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi

thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm

lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho

hoạt động của cơ quan, tổ chức.”

1.1.2. Tham mưu, tổng hợp

a, Tham mưu

Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn

phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý

và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin

đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng

trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các

biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết

định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong

công tác quản lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, tổ chức

trên cơ sở các quy định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với

các đơn vị chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy

chế, các quy trình nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá

nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất cả các quy định đó

nếu được xây dựng và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong

sự thành công trong công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo.

Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng là

đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị

chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh

đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của

văn phòng các cơ quan, tổ chức.

Theo Đại từ điển Tiếng Việt “Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ

huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về

chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [30;

593].

Trong quản trị văn phòng, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến,

đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể

đưa ra những quyết định phù hợp nhất.

Đối với thực tiễn đời sống, tham mưu chính là hiến kế, kiến nghị, đề

xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến,

các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu

cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch

công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao

nhất.

Từ những ý kiến nêu trên, ta có thể rút ra được: “Tham mưu là đề xuất,

đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực,

một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo

cho người lãnh đạo, người chỉ huy”

b, Tổng hợp

Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong

việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động

của cơ quan, tổ chức. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như

các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi,

nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh

nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó

được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh

đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin. Thông

qua các thông tin của văn phòng cung cấp, người lãnh đạo nắm được mọi

thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bên ngoài

xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và

điều hành được chính xác và hợp lý.Trong hoạt động của VP, muốn công việc

đạt hiệu quả cao và chất lượng thì cần phải có sự tổng hợp. Theo Từ điển

Tiếng Việt “Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [26;

721].

Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, tổng hợp thông tin, tình

hình, ý kiến cho mọi hoạt động của cơ quan, phân tích, xử lý nhiều vấn đề.Để

tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy

đủ nhất.

Như vậy, tổng hợp chính là sự thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên

quan đến nhau nhưng lại đang tách rời thành một chỉnh thể thống nhất.

Hoặc ta có thể hiểu một cách đơn giản “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu

chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể

bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung”

1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các

công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện

một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng. Theo từ điển Hán Việt

của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “Công tác được định nghĩa là công

việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi

khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm

việc nhà nước, đoàn thể giao cho” [22;96].

Trong công tác quản lý thì người quản lý phải quán xuyến mọi đối

tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp

nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính

vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi

vấn đề. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý

trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.

Công tác tham mưu là hoạt động tổng hợp các công việc, các hoạt

động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một

cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ

chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu, trợ giúp

về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định

như : Tham mưu trong việc tổ chức bộ máy của VP; xây dựng quy chế, nội

quy cơ quan; xây dựng chương trình công tác; trong việc tổ chức các chuyến

đi cho lãnh đạo; trong việc tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp; trong việc tổ

chức công tác văn thư lưu trữ; thi đua khen thưởng…

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu

chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp

chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định.

Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao

vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan.

1.2. Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh

đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà

nước. Công tác tham mưu được chọn lọc theo hai tiêu chuẩn:đủ kiến thức, đủ

trung thực.

Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng được thể hiện ở chỗ nó có chức

năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực

hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành,

điều phối công việc hàng ngày của cơ quan.

Chức năng tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm

những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ

thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể

tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Chức năng tham mưu được quy

định cụ thể trong các quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng được xác định bởi

đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó.

Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu, tổng

hợp tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham

mưu,văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, những ý

kiến đó được tổng hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm

cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án quyết định kịp thời

và đũng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa

mang tính tham vấn, và chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo.

Đây là nội dung tham mưu của công tác Văn phòng.

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những

thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của

nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy dần được

sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản

lý trong từng lĩnh vực cụ thể.

Như vậy, Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò

đặc biệt quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầu góp phần và thành

công của cơ quan, tổ chức giúp cơ quan được duy trì và ổn định lâu dài.

1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu và tổng hợp

Theo nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng “ Chức năng

của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh

đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm

cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy,

còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu

chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực ”.[23;14]

Theo một nghiên cứu khác của tác giả Nguyễn Hữu Tri “Văn phòng có

chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan

hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin

đầu vào, đầu ra mà VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp”.[30;8]

Hai mặt tổng hợp và tham mưu luôn đi liền với nhau, có mối quan hệ

chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Chúng tác động qua lại với nhau trong

việc hoàn thành công việc. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện

pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân

tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu

quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp

thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn.

Nếu việc tổng hợp thông tin mà chính xác, đúng đắn, nhanh chóng thì

việc tham mưu sẽ dễ dàng, đúng nội dung, chặt chẽ từ đó sự chỉ đạo của lãnh

đạo cũng chuẩn xác, đúng đắn, nhanh chóng, công việc sẽ hoàn thành với kết

quả tốt nhất. Nếu việc tổng hợp thông tin mà sai lệch, thiếu thì việc tham mưu

sẽ không chuẩn xác, sai sót gây ảnh hưởng tới việc chỉ đạo công việc của lãnh

đạo, chất lượng công việc sẽ kém.

Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hoạt

động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và tham mưu dựa trên kết quả của tổng

hợp.

1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp

Cùng là chức năng của VP. Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí, vai

trò đặc biệt quan trọng. Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất

lượng cần phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau:

* Yêu cầu tham mưu

- Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham

mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác

hại không lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không

sửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan,

có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước. Do đó, cần hiểu thực hiện

nghiêm túc các quy định của pháp luật.

- Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ, là hoạt động do cấp

thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông tin, xây dựng các

phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thực hiện công việc. Kỹ

năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho công tác tham mưu

trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ.

- Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để

triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết

điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục.

Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các

ý tưởng đã tham mưu, đề xuất. Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ,

không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu.

- Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận

và quyết định của lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn

đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo,

ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều

hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Tham mưu phải đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin. Đồng thời

phải căn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp

thông tin hữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo.

- Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của

người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính

chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là

bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo giao cho nhiệm

vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những

sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.

* Yêu cầu tổng hợp

Tổng hợp phải toàn diện, chính xác, thông tin phải phải đầy đủ, chặt

chẽ. Nếu việc tổng hợp thông tin mà chính xác, đúng đắn thì việc tham mưu

sẽ dễ dàng, đúng nội dung sự chỉ đạo của lãnh đạo từ đó công việc sẽ được

hoàn thành với kết quả tốt nhất. Ngược lại, nếu việc tổng hợp thông tin mà sai

lệch, thiếu thì việc tham mưu sẽ không chuẩn xác, sai sót gây ảnh hưởng tới

việc chỉ đạo công việc của lãnh đạo, chất lượng công việc sẽ kém.

Tổng hợp phải mang tính chất kịp thời vừa đáp ứng được nhu cầu

công việc, đem lại hiệu quả công việc với tiến độ nhanh chóng. Tổng hợp mà

chậm trễ, trì trệ thì công việc sẽ bị tồn đọng.

1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

Mỗi một cơ quan khác nhau, quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động

của mỗi cơ quan đó cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung, công tác tham mưu,

tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung cơ bản sau:

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi

dưỡng cán bộ

+ Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, VP sẽ

đảm nhiệm chức năng tổ chức cán bộ của cơ quan. Nếu có cơ quan có bộ

phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân sự

của VP.

+ Các nội dung liên quan đến nhân sự mà VP tham mưu bao gồm:

tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giá và

đãi ngộ nhân sự. Đối với hoạt động này, VP có trách nhiệm tham mưu cho

lãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác

VP. Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ,

công chức đang làm việc. VP sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu

công việc để phân công nhiệm vụ phù hợp.

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác hành chính

+ Xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ

của cơ quan

+ Xây dựng tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

+ Xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc, nội quy của cơ quan

+ Xây dựng tổ chức các cuộc họp, hội nghị của cơ quan

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế

+ Tuyên truyền phổ biến các văn bản giáo dục pháp luật cho cán bộ cơ

quan

+ Rà soát, kiểm tra hệ thống hóa văn bản trong cơ quan

+ Thẩm định các quy chế quy tắc, nội quy trong cơ quan đảm bảo thực

hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật.

- Tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng

+ Tổ chức bộ phận theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng;

thành lập hội đồng thi đua khen thưởng

+ Xây dựng các văn bản quy chế công tác thi đua khen thưởng; tham

mưu, tổng hợp và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị thi đua

khen thưởng

+ Kiểm tra, đánh giá trong công tác thi đua khen thưởng

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cầu

+ Đảm bảm công tác y tế

+ Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính

+ Đảm bảo trật tự, an ninh và bảo vệ

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổng hợp thông tin

- Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại

Tiểu kết

Tham mưu, tổng hợp trong VP là công việc vô cùng quan trọng. Nó là

một trong những yếu tố hàng đầu góp phần và thành công của cơ quan, tổ

chức. Như vậy, trong chương 1, tôi đã tiến hành hệ thống hóa cơ sở lý luận về

công tác tham mưu, tổng hợp dưới một số khía cạnh bao gồm khái niệm, tầm

quan trọng, nguyên tắc, nội dung, mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

CỦA VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH

2.1. Khái quát về trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

2.1.1. Lịch sử phát triển và hình thành

- Năm 1965 tỉnh Nam Hà được thành lập trên cơ sở hợp nhất hai tỉnh

Nam Định và Hà Nam.

- Năm 1969 trường Sư phạm cấp II Nam Hà được thành lập.

- Năm 1976 tỉnh Hà Nam Ninh được thành lập trên cơ sở hợp nhất Nam

Hà và Ninh Bình.

- Năm 1978 Trường Sư phạm 10+3 Hà Nam Ninh được nâng cấp thành

Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam Ninh ( đóng tại xã Liên Bảo, huyện Vụ

Bản).

- Năm 1990 trường chuyển về địa chỉ 813- Trường Chinh- Thành phố

Nam Định.

- Năm 1992 tỉnh Ninh Bình được tách ra, trường đổi tên là trường Cao

đẳng Sư phạm Nam Hà

- Năm 1994 trường Cán bộ quản lý giáo dục Nam Hà sát nhập vào

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà

- Năm 1997 tỉnh Hà Nam được tách ra, trường đổi tên là trường Cao

đẳng Sư phạm Nam Định.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Cao

đẳng Sư phạm Nam Định

* Chức năng, sứ mạng của trường

Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là đơn vị sự nghiệp đào tạo, nằm

trong hệ thống giáo dục đại học, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Có mục

đích đào tạo sinh viên trở thành giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp

vụ của trường trung học cơ sở, tiểu học, mầm non, có lòng yêu nghề, gắn bó

với sự nghiệp giáo dục - đào tạo, có phẩm chất chính trị đạo đức tốt, có kiến

thức và kỹ năng giáo dục, giảng dạy tương xứng với trình độ đào tạo, có sức

khoẻ, có hiểu biết cần thiết về văn thể mỹ, có năng lực tiếp cận với kiến thức

và phương pháp giảng dạy tiên tiến, đáp ứng được yêu cầu phát triển sự

nghiệp giáo dục của tỉnh.

Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định còn nhằm mục đích xây dựng

nhà trường trở thành trung tâm văn hoá, khoa học của địa phương. Tiến tới

nâng cấp, xây dựng trở thành trường Đại học.

* Quyền hạn của trách nhiệm của trường

Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định được quyền tự chủ và tự chịu

trách nhiệm theo quy định của pháp luật và Điều lệ trường cao đẳng về quy

hoạch, kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức các hoạt động đào tạo, khoa

học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức và nhân sự, cụ thể là:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của nhà

trường phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước

- Xây dựng nội dung, chương trình kế hoạch giảng dạy, học tập theo

chương trình khung của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Tổ chức tuyển sinh theo chỉ

tiêu của Nhà nước, đào tạo, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng tốt nghiệp

cho sinh viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Quyết định thành lập các tổ chức trực thuộc Trường theo cơ cấu tổ

chức đã được phê duyệt, việc thành lập các pháp nhân thuộc Trường phải thực

hiện đúng quy định của pháp luật; bổ nhiệm các chức vụ từ Chủ nhiệm khoa,

Trưởng các phòng, ban và tương đương trở xuống; quyết định điều động cán

bộ trong Trường và các vấn đề liên quan đến công tác cán bộ cấp phòng, khoa

trở xuống.

- Tổ chức nghiên cứu khoa học phù hợp với yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng

của trường sư phạm. Được phép in ấn công trình, đề tài khoa học, tài liệu,

giáo trình phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng. Hợp tác liên doanh, nhận tài

trợ của các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật để tiến hành các hoạt

động khoa học và công nghệ.

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân

tỉnh và Bộ Giáo dục và Đào tạo theo quy định.

* Nhiệm vụ của trường

- Về đào tạo, bồi dưỡng:

+ Đào tạo, bồi dưỡng giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ

cho các trường trung học cơ sở, tiểu học, mầm non có trình độ cao đẳng sư

phạm trở xuống, trên địa bàn tỉnh Nam Định và ở ngoài tỉnh, khi được Uỷ ban

nhân dân tỉnh cho phép.

+ Liên kết với các trường đại học, cao đẳng khác mở các lớp đào tạo

giáo viên có trình độ đại học sư phạm và các lớp đào tạo giáo viên có trình độ

cao đẳng sư phạm thuộc các ngành mà nhà trường chưa có khả năng và điều

kiện đào tạo.

+ Đào tạo một số loại nhân viên nghiệp vụ trong các trường trung học

cơ sở, tiểu học mầm non như nhân viên thiết bị, thí nghiệm, thư viện...

+ Đào tạo một số ngành ngoài sư phạm như tin học, ngoại ngữ và các

ngành khác khi địa phương có nhu cầu và được cấp có thẩm quyền cho phép.

- Tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; liên kết đào tạo

và nghiên cứu Khoa học - Công nghệ theo quy định của Luật Khoa học và

Công nghệ, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật.

- Tổ chức tuyển sinh và quản lý người học theo quy định của pháp luật

và quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Tổ chức cho giảng viên, cán bộ, công nhân viên và học viên tham gia

các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động

giáo dục.

- Quản lý cán bộ, viên chức, đất đai, tài sản, trang thiết bị và tài chính

của nhà trường theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác, theo quy định của pháp luật và Uỷ ban

nhân dân tỉnh giao

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường

(Xem phụ lục 01)

2.2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm

Nam Định

2.2.1. Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính- Tổng hợp là đơn vị thuộc trường Cao đẳng Sư

phạm Nam Định, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện

quản lý về công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách

hành chính; thi đua khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của trường;

điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc trường theo chương trình, kế hoạch

làm việc.

2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

* Thực hiện công tác hành chính

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong

trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các

quyết định, chỉ thị, thông báo của trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn

trường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong trường (Nội

quy cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng

họp, nhà khách, …) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của trường; xây dựng quy chế và

hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo quy định

của trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức

văn bản do trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của

sinh viên do trường cấp và các loại văn bản do trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách,

phòng truyền thống của trường;

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các

đơn vị xây dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

hành chính của trường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp

nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao

động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của trường; phối hợp với

các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc

họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của trường; thông báo thành phần, thời

gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của trường.

- Phối hợp với Công đoàn trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc

hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong

trường và các cơ quan có quan hệ công tác với trường.

- Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm y tế, phòng chống

dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho

công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.

* Công tác thi đua, khen thưởng và công tác pháp chế

- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của trường;

- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với

công chức, viên chức, người lao động trong trường;

- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét

phong tặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định

của pháp luật;

- Thực hiện công tác pháp chế của trường: Tuyên truyền phổ biến giáo

dục pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong trường; kiểm

tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc,

nội quy trong trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

* Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột

xuất về các nhiệm vụ của trường theo quy định;

- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp

khác và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong trường.

* Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo

phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp

(Xem phụ lục 02)

2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định

2.3.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức cán bộ và bồi dưỡng cán

bộ của Phòng Hành chính -Tổng hợp

2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng

hợp luôn được Phòng Hành chính -Tổng hợp và Ban Giám hiệu nhà trường

hết sức quan tâm và đặc biệt chú trọng.

Trong năm 2017, công tác tổ chức cán bộ của Phòng Hành chính- Tổng

hợp đã và đang tiếp tục siết chặt tuyển dụng, ổn định số lượng biên chế và

từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Việc xem xét các đề xuất khi

bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồng lao động được tập thể lãnh đạo

cũng như Ban Giám hiệu nhà trường thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở

bám sát nhu cầu công việc của Phòng.

Việc triển khai và thực hiện kế hoạch hành động chung để nâng cao

chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là

hoàn toàn đúng đắn, tạo sự chuyển biến tích cực từ các cấp lãnh đạo tới công

nhân viên nhà trường đồng thời tăng cường mối quan hệ gắn bó, đoàn kết,

phối hợp chặt chẽ và hiểu biết lẫn nhau trong công tác của Văn phòng trường,

góp phần tích cực trong việc tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định phát huy tốt lợi thế của cơ quan, huy

động được nguồn lực và tăng cường sức mạnh tổng hợp của các phòng ban

nhà trường để thực hiện nhiệm vụ chung về công tác đào tạo, bồi dưỡng

CBCC. Đến năm 2020, trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định phấn đấu hoàn

thành khung chương trình cho 100% vị trí việc làm được xác định tại trường.

* Về số lượng nhân sự và trình độ đào tạo

Theo như khảo sát tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, đội ngũ

cán bộ nhân viên phòng Hành chính- Tổng hợp tính đến tháng 7 năm 2017 là

15 cán bộ, viên chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính

quy đến bằng nghề.

Trình độ đào tạo đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của

phòng Hành chính- Tổng hợp được thống kê trong bảng dưới đây:

Bảng 2.1:Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ

của Phòng Hành chính- Tổng hợp trường Cao đẳng Sư phạn Nam định

Số lượng STT Trình độ Tỷ lệ (%) Ghi chú (Người)

1 Thạc sĩ 2 13,33%

Đại học và Cao đẳng 2 4 26,66%

3 Trung cấp 1 6,66%

4 Lao động khác 9 53,33%

TỔNG 15 100%

(Nguồn: Văn phòng trường)

* Về cơ cấu lao động theo giới tính và theo độ tuổi

- Đối với giới tính: Theo như khảo sát thì phòng Hành chính - Tổng

hợp có số lao động nam chiếm 2/3 so với lao động của cả phòng còn số lao

động nữ chỉ chiếm 1/3. Vì nếu tuyển dụng lao động nữ sẽ nảy sinh rất nhiều

vấn đề về thai sản, sức khỏe dễ dẫn đến tình trạng chuyển giao công việc gặp

nhiều khó khăn, thậm chí khối lượng công việc bị tồn đọng. Do đó, phòng

Hành chính- Tổng hợp với cơ cấu lao động nam lớn hơn được xem là một

thuận lợi trong tổ chức hoạt động và bố trí sắp xếp lao động của phòng.

- Đối với độ tuổi: Hầu hết những cán bộ làm công tác hành chính tại

phòng Hành chính tổng hợp đều là những người có thâm niên lâu năm và hầu

hết có độ tuổi từ 30- 45 tuổi, chỉ có 1 cán bộ nhân viên trên 50 tuổi.

2.3.1.2. Công tác bồi dưỡng cán bộ

Nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về chất lượng và hiệu quả góp phần

xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp có đủ phẩm

chất, trình độ và năng lực, đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác giảng dạy cũng

như làm việc tại trường, duy trì và phát triển sự nghiệp giáo dục của Nước

nhà, thì Ban Giám hiệu đã luôn cân nhắc và đề cao việc đào tạo đạo, bồi

dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong Phòng Hành chính -

Tổng hợp của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

Phòng Hành chính- Tổng hợp thường xuyên kết hợp với Khoa Bồi

dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục Trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định để tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị

và nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm

vụ cho đội ngũ cán bộcông nhân viên nhà trường; xây dựng đội ngũ làm công

tác VP chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ;

Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực.

Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác tham mưu,

tổng hợp bao gồm:

- Tạo điều kiện cho cán bộ, CC, VC tham gia các lớp học bồi dưỡng

những kiến thức theo quy định tiêu chuẩn nâng ngạch: cán sự, giảng viên,

giảng viên chính.

- Tạo điều kiện để cán bộ, CC, VC có thể tham gia các khóa Bồi dưỡng

nghiệp vụ công tác kiến thức chuyên nghiệp vụ về lĩnh vực văn thư- lưu trữ,

hành chính văn phòng, kỹ năng sư phạm, kỹ năng giảng dạy…cho cán bộ,

CC, VC.

- Trang bị kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức về văn hóa công sở, tinh thần

và trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ, CC, VC và người lao

động của Phòng Hành chính- Tổng hợp.

2.3.2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Hành chính

2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành chương trình, kế

hoạch công tác

Việc tham mưu, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được xác

định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị,

các ban trong trường để thực hiện những nội dung mà Ban Giám hiệu nhà

trường giao phó. Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình

được xây dựng theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất

định như sau một năm, sau một tháng….

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm

việc khoa học nói chung và của cơ quan nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở

chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm,

6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh

vực công tác giúp công việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác

thường kỳ đảm bảo cho Ban Giám hiệu nhà trường điều hành hoạt động được

thống nhất tránh được sự chồng chéo của công việc. Làm việc theo chương

trình giúp cho tất cả các cán bộ, CC, VC trong Trường Cao đẳng Sư phạm

Nam Định chủ động công việc biết làm việc gì trước, việc gì sau, ưu tiên cho

công việc trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.

* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác

Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng

tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của phòng phải

dựa vào các căn cứ như:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động

củaPhòng Hành chính- Tổng hợp của nhà trường

- Căn cứ vào chủ trương giáo dục của Nước nhà.

- Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu

nhà trường cùng với lãnh đạo phòng HC-TH.

- Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc;

- Căn cứ vào nguồn nhân lực đang có trong khoảng thời gian thực hiện

chương trình công tác.

Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận

được xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các đơn vị cá nhân phụ

trách của các phòng, ban trong Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đăng ký

công tác cho Văn thư nhà trường, Văn thư tổng hợp thành chương trình công

tác chung cho toàn trường. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị cá

nhân hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình Trưởng phòng Hành chính-

Tổng hợp phê duyệt, sau đó viết ở bảng tin nhà trường và gửi đến các phòng,

ban khác trong trường biết để thực hiện.

Chương trình công tác năm sau của trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác

quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình

công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác

tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.

Các chương trình, kế hoạch công tác đã được Văn phòng trường tham

mưu xây dựng đảm bảo đúng nguyên tắc; nội dung bao quát, toàn diện, có

trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn giáo dục của địa phương;

trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm,

thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền trách nhiệm tập thể và cá nhân theo quy

chế làm việc của nhà trường. Chất lượng tham mưu xây dựng và tổ chức thực

hiện chương trình, kế hoạch công tác được đánh giá ngày càng tốt có 73,2% số

người được hỏi nhận xét ở mức “tốt”, 22,5% nhận xét ở mức “khá”; chỉ có

1,9% đánh giá ở mức “trung bình”; 0,3% cho rằng ở mức “kém”.

* Đánh giá ưu điểm, hạn chế

+ Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các đơn vị

và cá nhân phụ trách từng phòng, ban của trường thì ý kiến tổng hợp được

chính xác phù hợp với nhu cầu của cácđơn vị, cá nhân.

Tổng hợp, trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp quyết định điều

chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều

hành của phòng.

Việc soạn thảo xây dựng nội dung văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ

tục và trình tự soạn thảo, đảm bảo đúng thời hạn.

Nhìn chung, các chương trình, kế hoạch và các nội dung trong chương

trình, kế hoạch công tác của Phòng Hành chính- Tổng hợp được đánh giá tốt

khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn

vị, phòng ban trong trường được giao nhiệm vụ. Hơn nữa, đây là cơ sở có thể

tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp

vụ của các phòng ban, khoa tổ trực thuộc của trường.

+ Hạn chế: Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản

ánh đúng thực tế hoạt động của nhà trường do những đặc thù và khó khăn

riêng của đơn vị, cá nhân phụ trách từng phòng, ban khác nhau. Chính vì thế,

chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, theo khuôn mẫu chưa

thực sự phù hợp với điều kiện thực tế, có thể phù hợp vs đơn vị, cá nhân này

nhưng lại không phù hợp với đơn vị, cá nhân khác.

Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc vào ý

thức tự giác của con người, dễ dẫn đến ỉ lại.

Vì vậy, việc thực hiện chương trình công tác không thể trách khỏi

những hạn chế nhất định, đây chính là vấn đề Ban Giám hiệu và lãnh đạo

Phòng Hành chính- Tổng hợp đang tích cực xem xét và đưa ra những chính

sách thích hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của VP trường hơn nữa.

2.3.1.2. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và ban hành quy chế, nội quy

của trường

Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải

xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp

dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động cũng như

phục vụ công tác giảng dạy của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. Nhờ có

các nội quy, quy chế cán bộ, công chức, viên chức cũng như học sinh, sinh

viên làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình.

Ban Giám hiệu có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn.

Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, Phòng Hành

chính- Tổng hợp đã tham mưu cho lãnh đạo nhà trường ban hành nhiều nội

quy, quy chế bao gồm: Quy chế văn hóa công sở, Nội quy trường học; Nội

quy phòng cháy chữa cháy, Nội quy sử dụng xe công, Nội quy lớp học, Nội

quy sử dụng các trang thiết bị nhà trường...

Các nội quy, quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của

trường đi vào nề nếp, giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện chuyên

môn, nghiệp vụ tốt hơn, giúp HS, SV thực hiện nghiêm túc đầy đủ.

Để tham mưu, ban hành được các quy chế phù hợp Phòng Hành chính-

Tổng hợp đã tổng hợp những ý kiến, đề xuất của các cán bộ, công chức, viên

chức nhà trường sau đó trình lãnh đạo xem xét. Căn cứ vào mức độ phù hợp,

điều kiện khách quan của trường, Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng sẽ đưa ra

kết luận chung nhất.

Trước khi trình lãnh đạo ký, Phòng Hành chính- Tổng hợp luôn xây

dựng bản thảo, tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp sau đó sửa đổi và bổ sung trước

khi trình. Điều này cho thấy, Phòng Hành chính- tổng hợp luôn chú trọng đến

tính chính xác, cẩn thận trong công tác này.

Quy trình xây dựng nội quy, quy chế:

- Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các VB Quy phạm pháp luật, các VB

của Chính phủ, các Bộ ngành liên quan và từ thực tế cơ quan.

- Bước 2. Xử lý thông tin: Dự thảo nội quy, quy chế

- Bước 3. Lấy ý kiến đóng góp

- Bước 4. Hoàn thiện, trình lãnh đạo ký

- Bước 5. Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế

Sau khi ban hành, Phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm giám

sát thực hiện quy trình thực hiện, nếu phát hiện sai phạm sẽ tiến hành kỷ luật

theo quy định.

Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm

của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cũng như của toàn thể học sinh,

sinh viên từ đó nâng cao chất lượng công tác giảng dạy và làm việc tại trường.

Hơn thế nữa còn tạo ra nét văn hóa riêng của trường sư phạm mà không cơ

quan nào có được. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động của

trường đã giúp Phòng Hành chính- Tổng hợp khẳng định sự đa dạng trong

tầm nhìn cũng như chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong hoạt động chung

của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

2.3.2.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Văn thư

Công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử

của Nước nhà nói chung cũng như chiều dài lịch sử hình thành của từng cơ

quan nói riêng. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn

bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của cơ

quan, tổ chức; là bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh

hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích

quan trọng trong hoạt động quản lý.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công

nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng

không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm

tải nhưng không vì thế mà vị trí văn thư sẽ mất đi vai trò bởi trong mỗi cơ

quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập

trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.Công tác văn thư được làm tốt sẽ

khiến công việc của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính

xác, năng suất, đem lại hiệu quả cũng như chất lượng.

Chính vì thế, có thể nói công tác văn thư không thể thiếu được trong

hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, muốn

thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để

phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,

liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt

động hàng ngày.

a, Tham mưu, tổng hợp trong công tác quản lý về Văn thư, Lưu trữ

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu với lãnh đạo trường ban

hành các VB về VT, LT của trường:

- Quyết định số 162/QĐ- CĐSP ngày 12/11/2014 của Hiệu trưởng

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy định soạn thảo

văn bản quản lý của trường.

- Quyết định số 206/QĐ- CĐSP ngày 25/6/2015 của Hiệu trưởng

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy chế Công tác văn

thư, lưu trữ của trường.

Để công tác văn thư được hoạt động thống nhất, xuyên suốt, cần phải tổ

chức đội ngũ cán bộ có chuyên môn, phù hợp với các nội dung công việc.

Hiện tại phòng Hành chính- Tổng hợp có 2 cán bộ văn thư. Cán bộ được phân

công trách nhiệm, công việc cụ thể, có thể là thực hiện theo cá nhân hoặc phối

hợp thực hiện.

* Nội dung công tác văn thư bao gồm :

- Xây dựng văn bản.

- Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn

bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu.

b, Tham mưu, tổng hợp trong công tác soạn thảo văn bản

Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các

thông tin từ các cơ quan, đơn vị hay cá nhân này cho các cơ quan, đơn vị hay

cá nhân khác bằng ngôn ngữ hoặc bằng ký hiệu nhất định để thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của mình. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị thì công tác soạn thảo văn bản là rất quan

trọng không thể thiếu, mang tính chất quyết định tới chất lượng quản lý của

Nhà nước ở mỗi cơ quan.

Phòng Hành chính- Tổng hợp là đơn vị tham mưu, giúp việc Hiệu

trưởng, có chức năng giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức và ban hành các

VB của trường. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo,

ban hành VB mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại VB; văn

phong và quy trình ban hành VB là hết sức quan trọng và cần thiết.

Và để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản cán

bộ văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định,

sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Tùy từng trường hợp cụ thể mà

cán bộ văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn trực

tiếp trên máy vi tính.

Trong Phòng Hành chính- Tổng hợp thường ngày tiếp nhận, xử lý và

ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong trường được thống

nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo,

trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an

toàn. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Phòng Hành chính- Tổng hợp

đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành

đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công

tác văn thư.

-Về thẩm quyền ban hành văn bản, Phòng Hành chính- Tổng hợp ban

hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.

-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các

thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành

ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.

- Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn

bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

Xác định đúng, chính xác về các văn bản hành chính được nhà nước

quy định ban hành cả về hình thức và nội dung, từ đó có phương pháp soạn

thảo văn bản đúng theo quy định hiện hành. Văn bản được áp dụng đúng theo

quy định của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản.

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa

trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Ở Phòng Hành chính- Tổng

hợp nói riêng và trường CĐSP Nam Định nói chung quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản được khái quát như sau:

- Tùy thuộc vào tính chất, tầm quan trọng, nội dung công việc mỗi cá

nhân mà lãnh đạo chỉ định một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo văn bản.

Khi đó đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo sẽ xác định tên loại văn bản

để diễn đạt ngôn ngữ trong nội dung.

- Thu thập thông tin, nội dung, tài liệu có liên quan và cần thiết phục vụ

cho việc soạn thảo.

- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản

thảo về thể thức, ngôn ngữ.

- Chuyển bản thảo cho lãnh đạo (Phó trưởng phòng, Trưởng phòng)

duyệt nội dung, hình thức. Sau khi duyệt xong, có chỗ sai, đơn vị hoặc cá

nhân sửa rồi chuyển tiếp cho lãnh đạo duyệt tiếp cho tới khi lãnh đạo đồng ý

về cả nội dung và hình thức.

- Người soạn thảo soạn văn bản xong ký nháy.

- Trình Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp xem xét, duyệt và ký

hoặc chuyển cho người có thẩm quyền ký rồi lấy số và ban hành văn bản.

Tóm lại, các văn bản do Phòng Hành chính- Tổng hợp ban hành, thể

thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là tương đối đúng so với

quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. Các văn

bản hầu hết đảm bảo được tính khoa học, tính mục đích, tính đại chúng, tính

công quyền, tính khả thi, tính pháp lý chân thực cũng như tính thẩm mĩ.

Về kỹ thuật trình bày đã đảm bảo được tính chuẩn xác và đúng tiêu

chuẩn, khổ giấy, kiểu trình bày văn bản định lề, phông chữ cỡ chữ, dãn dòng.

Công tác soạn thảo văn bản của phòng đều đúng trình tự, thể thức theo

quy định của pháp luật Nhà nước hiện hành.

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, phòng vẫn có một số lỗi nhỏ về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản như dấu chấm, dấu phẩy, khoảng cách

trong số ký hiệu, số ký hiệu tên văn bản thiếu …

Trong giai đoạn 2010 - 2017, phòng Hành chính- Tổng hợp đã trực tiếp

tham mưu và phối hợp tham mưu cho trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

ban hành gần 30.000 văn bản các loại. Văn bản phát hành đảm bảo đầy đủ thể

thức văn bản và đúng thẩm quyền, tiến độ thời gian, chất lượng ngày càng

được nâng cao, truyền đạt đúng tinh thần lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám

hiệu nhà trường.

Nhiều văn bản đã đi vào thực tiễn, tạo nên những chuyển biến tích cực

trong nền giáo dục tỉnh Nam Định nói chung và trường Cao đẳng Sư phạm

Nam Định nói riêng.

Bảng 2.2:Thống kê số lượng các loại VB đã ban hành

của VP trường Cao đẳng Sư phạm Nam định

trong 3 năm gần đây: 2014, 2015, 2016

Năm ban hành STT Tên loại văn bản 2015 2016 2014

2226 2678 Quyết định 1 2411

2892 2423 Công văn 2 2832

110 125 Hợp đồng 3 67

89 95 Tờ trình 4 86

54 80 Báo cáo 5 90

357 423 Thông báo 6 431

42 41 Giấy mời 7 80

35 24 Giấy giới thiệu 8 241

28 38 Giấy ủy quyền 9 30

Tổng 6001 5833 5927

(Nguồn: Văn phòng trường)

Các văn bản đã phản ánh đúng nội dung, vấn đề cần ban hành VB, các

thông tin đưa vào văn bản được xử lý kịp thời và mang tính chính xác cao.

Các hình thức văn bản đã đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng và đúng

thẩm quyền ban hành.

c, Tham mưu, tổng hợp trong công tác quản lý và giải quyết văn bản

Về hình thức tổ chức quản lý và giải quyết văn bản các cơ quan, đơn vị

căn cứ vào phạm vi hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để

lựa chọn hình thức tổ chức quản lý cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình

thức tổ chức công tác văn thư: văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư

hỗn hợp… Mỗi hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng

công việc mà có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của

cơ quan mình.

Trong quá trình khảo sát, Phòng Hành chính- tổng hợp trường Cao

đẳng Sư phạm Nam Định đã lựa chọn mô hình tổ chức quản lý công tác văn

thư tập trung; tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập

trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.

* Giải quyết văn bản đến

Theo như khảo sát, cán bộ văn thư của phòng tiếp nhận với các thể loại

đa dạng, phong phú về nội dung và đến từ nhiều nguồn khác nhau như: văn

bản do cấp dưới gửi lên để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản do cơ quan

ngang cấp gửi đến nhằm phối hợp giải quyết công việc, văn bản do lãnh đạo

nhà trường gửi xuống để chỉ đạo điều hành.

- Trước khi nhận văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có đúng địa

chỉ gửi, có bị rách, hay bóc trước hay không, đối chiếu để đưa ra những biện

pháp khắc phục kịp thời khi xảy ra trường hợp ngoài ý muốn. Nguyên tắc

chung của việc quản lý văn bản đến là phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác,

bí mật, đảm bảo các quy trình.

- Sau khi tiếp nhận và kiểm tra cán bộ văn thư phải phân loại sơ bộ, bóc

bì văn bản đến gồm 2 loại:

+ Loại 1: là các văn bản được gửi đến phòng phải bóc bì

Những văn bản đề tên trường thì cán bộ văn thư được bóc. Công văn có

dấu hỏa tốc văn thư phải bóc ngay và chuyển cho các đơn vị, cá nhân văn bản

để giải quyết kịp thời các công việc. Khi bóc bì đối chiếu số, ký hiệu ghi ở

góc bì, ngày tháng năm.

+ Loại 2: là các văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi

đích danh cá nhân trong cơ quan thì văn thư không được bóc bì, phải chuyển

tiếp cho nơi nhận.

- Tiếp đó tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải

được đóng dấu đến, ghi số đến và ngày tháng đến. Dấu phải được đóng rõ

ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu.

- Tất cả các văn bản đến cơ quan được đăng ký bằng một sổ thống nhất,

văn bản đến ngày nào thì đăng ký ngày đó, đăng ký đầy đủ rõ ràng, chính xác

các thông tin cần thiết về văn bản, không viết tắt những từ, cụm từ không

thông dụng.

- Sau khi đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư phải trình Hiệu trưởng

xem xét và cho ý kiến, phân phối chỉ đạo, giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ

các mức độ khẩn phải được trình ngay sau khi nhận được. Hiệu trưởng căn cứ

vào nội dung văn bản, căn cứ vào quy chế làm việc của nhà trường và căn cứ

vào chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, khoa để giao, chỉ đạo công việc.

Ý kiến phân phối chỉ đạo được ghi vào dấu đến và được chuyển trở lại văn

thư để đăng ký bổ sung.

- Căn cứ vào ý kiến của Trưởng phòng, cán bộ văn thư lại chuyển giao

văn bản đến các đơn vị cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao phải đảm bảo

kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn

bản.

- Tất cả các văn bản đều có ấn định thời gian giải quyết đều phải được

theo dõi và đôn đốc. Cán bộ văn thư tổng hợp số liệu báo cáo với người được

giao trách nhiệm để người đó giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp

thời.

* Giải quyết văn bản đi

Ở phòng Hành chính- Tổng hợp, cán bộ văn thư đã tham mưu, tổng hợp

thực hiện tốt các công đoạn của tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.

- Cán bộ văn thư là người dự thảo văn bản xong gửi đến các cán bộ có

liên quan và các phòng, khoa khác để xem ý kiến mọi người, các cán bộ

phòng, khoa khác đóng góp ý kiến để văn bản chính thức được thực thi nhiệm

vụ công việc được giao.Bên cạnh đó có những văn bản trực tiếp lãnh đạo nhà

trường soạn thảo mà không giao cho cán bộ soạn thảo (Khi soạn thảo xong

lãnh đạo tự ký và chỉ xuống Văn thư để lấy số, ngày tháng và đóng dấu ban

hành văn bản)

- Tất cả những văn bản đi được ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm theo

hệ thống chung của nhà trường, tổ chức do văn thư quản lý. Trước khi ghi số,

ký hiệu văn bản, văn thư có nhiệm vụ soát lại lần cuối xem đã đúng thể thức

văn bản hay chưa, đã có chữ ký của người có thẩm quyền và yêu cầu người

chịu trách nhiệm về văn bản đã ký nháy vào nội dung của văn bản đó.

- Đóng dấu văn bản đi được cán bộ văn thư nhà trường thực hiện theo

quy định tại Nghị định 110. Trước khi đóng dấu, cán bộ văn thư phải xem lại

toàn bộ thể thức, chữ ký có đúng, có phù hợp hay không thì mới được đóng.

Nếu không đúng với quy định, phải đề nghị xem xét lại.

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm làm thủ tục và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi.

+ Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn những hình thức

chuyển giao văn bản đi: qua Bưu điện, trực tiếp trong nội bộ cơ quan, trực

tiếp cho các cơ quan tổ chức khác, qua máy fax hoặc qua mạng, chuyển phát

văn bản mật.Trước khi chuyển giao văn bản, cán bộ Văn thư phải xem lại

toàn bộ nội dung văn bản được gửi đến những đối tượng nào, cần bao nhiêu

văn bản để đánh máy, in sao văn bản đủ số lượng gửi.

+ Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lập

Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký

văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá

nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.

- Văn thư có trách nhiệm, lưu và lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời

yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức.

- Ưu điểm: Áp dụng hình thức tổ chức quản lý công tác văn thư tập

trung phòng Hành chính- Tổng hợp đã nhanh chóng giải quyết khối công việc

kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận tiện trong việc tra cứu, sử

dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.

- Nhược điểm: Do mỗi đơn vị trong trường Cao đẳng Sư phạm Nam

Định đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nên đôi khi gây nhiều khó khăn trong

việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.

d, Tham mưu, tổng hợp trong quản lý và sử dụng con dấu

- Quản lý con dấu: Dấu của đơn vị, trường được giao cho 01 cán bộ văn

thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con

dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu

của đơn vị mình. Con dấu phải được quản lý, sử dụng tại phòng làm việc.

Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý sử dụng

con dấu. Con dấu phải được đảm bảo an toàn trong và ngoài giờ làm việc.

Cán bộ văn thư không được phép giao con dấu cho người khác trừ khi được

sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng không sử dụng được, người được

giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan để là

thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan có

trách nhiệm báo cáo với công an nơi xảy ra sự việc để lập biên bản.

- Sử dụng con dấu: cán bộ văn thư được giao cho sử dụng và bảo quản

con dấu, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn bản

đứng thể thức và kỹ thuật trình bày và đóng khi đã có chữ ký của người có

thẩm quyền.

Qua quá trình khảo sát thực tế tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

con dấu của trường được bộ phận Văn thư ( Thuộc Phòng Hành chính- tổng

hợp) bảo quản và sử dụng hợp pháp và hợp lý. Con dấu được bảo quản cẩn

thận trong ngăn tủ có khóa.

e, Tham mưu, tổng hợp trong công tác lập hồ sơ hiện hành

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư là mắt

xích nối liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp

đến công tác Lưu trữ của nhà trường.

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu về phương pháp lập hồ sơ

hiện hành:

- Trước khi lập hồ sơ phải thu thập văn bản tài liệu để đảm bảo hồ sơ có

chất lượng và chính xác, loại bỏ những văn bản tài liệu hết giá trị, trùng hay

thừa, giữ lại những văn bản tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ.

- Căn cứ vào từng loại hồ sơ, từng loại tài liệu trong hồ sơ để lựa chọn

cách sắp xếp sao cho hợp lý : theo thời gian, theo chữ cái, theo mức độ quan

trọng, theo quá trình giải quyết công việc

Công tác lập hồ sơ tại Phòng Hành chính- Tổng hợp đã được thực hiện

theo các trình tự, đầy đủ các yêu cầu cần thiết có trong hồ sơ, biên mục bên

trong và ở cả bên ngoài đảm bảo cho việc tra tìm văn bản một cách nhanh

chóng và hiệu quả khi cần thiết. Sau 1 năm, toàn bộ hồ sơ về các văn bản tài

liệu có liên quan đều được lưu trữ trong tủ sắt, có khóa, phân theo từng ngăn.

Sau thời gian 5 năm, số hồ sơ đó sẽ được chuyển lên kho lưu trữ của nhà

trường và chỉ có những người có nhiệm vụ mới được vào.

Tóm lại, CTVT những năm gần đây có những bước chuyển rõ nét về

chất lượng, điều này góp phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả công tác VP

của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định. Từ việc tiếp nhận văn bản, gửi văn

bản đi, theo dõi quá trình vận hành các văn bản; tổ chức nhân sao, in ấn, phát

hành các loại văn bản cho đến việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư

trong hệ thống nhà trường đều được tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt, không

để xảy ra sai sót đáng tiếc.

2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác Lưu trữ

Ở trường Cao đẳng Sư phạm hiện nay kho lưu trữ tài liệu gồm 1 phòng

có diện tích khoảng 50m2 thuộc tầng 4 khu nhà Hiệu bộ bảo quản hơn 100m

giá cùng tủ đựng hồ sơ, tài liệu. 1560 bức ảnh (trong đó 967 bức ảnh đã được

phân loại, sắp xếp), 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình về các hoạt động

của trường. Đây là kho tài liệu quý để phục vụ cho công tác quản lý cũng như

công tác đào tạo và giảng dạy của nhà trường.

Và với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao bước đầu đã

quản lý chặt chẽ, thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu hiện có trong kho lưu trữ

vào cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của Ban Giám hiệu, các đơn vị,

phòng, khoa khi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu

quả. Công tác lưu trữ ở trường đã đảm bảo an toàn bí mật hồ sơ tài liệu, tổ

chức khai thác và sử dụng tài liệu khá hiệu quả.

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu của các

phòng, ban, khoa được đưa vào kho lưu trữ và đã được tiến hành và thường

xuyên theo định kì mỗi năm một lần.

- Công tác chỉnh lý những tài liệu còn tồn đọng đã bước đầu được cán

bộ lưu trữ tiến hành khảo sát tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị của tài

liệu để loại ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông hoặc những tài

liệu hết giá trị.

- Công tác phục vụ cho khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Đã dần đi

vào nề nếp, đúng nguyên tắc. Tài liệu lưu trữ được quản lý ở trong kho lưu trữ

và phục vụ có hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các

đơn vị chức năng.

Trên cơ sở phát huy những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của

trường hiện nay đã có những chuyển biến tích cực. Ý thức, trách nhiệm của

các cá nhân, đơn vị trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ

đúng hạn. Tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, tuân thủ đúng quy

trình bảo quản, giữ gìn an toàn tài liệu.

Nhưng do còn nhiều bất cập, do là trường học tại địa phương thuộc

Nhà nước nên cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ còn thiếu, chủ yếu

là những tủ to đựng tài liệu, không có kệ, ngăn phù hợp nên đa phần văn thư

bó gói tài liệu rồi để trong các tủ tài liệu theo sự sắp xếp chủ quan, không có

sự phân biệt giữa những tài kiệu khác nhau.Các sách, báo tham khảo chưa

phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai thác, sử dụng tài liệu.

Nhưng bên cạnh đó Ban Giám hiệu và lãnh đạo phòng Hành chính-

Tổng hợp đã có sự quan tâm chỉ đạo về các biện pháp bảo quản tài liệu như:

trang bị bình chữa cháy mini, thuốc chống ẩm, mốc, thuốc chống gián, muỗi,

mối mọt..

Công tác lưu trữ giai đoạn 2010 đến nay được đánh giá khá tốt. Từ

việc, bảo đảm an toàn và giữ tài liệu mật của nhà trường; thu hồi, chỉnh lý,

bảo quản … các tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý của văn phòng trường; tổ

chức khai thác tài liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo của các phòng ban nhà

trường đều đem lại kết quả khá tốt.

2.3.2.5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổng hợp thông tin

Theo như khảo sát, phòng Hành chính- Tổng hợp của trường Cao đẳng

Sư phạm Nam Định đã có sự quan tâm sâu sắc và làm tốt chức năng tổng hợp

thông tin là cầu nối giữa các phòng ban, khoa trong trường nói riêng và giữa

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định với các trường Cao đẳng, Đại học khác

nói chung.

Cán bộ văn phòng đã bám sát thực tiễn của nhà trường, phối hợp chặt

chẽ với các phòng, ban, khoa trong trường theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn

đốc và thực hiện các chủ trương đào tạo và giáo dục của Bộ Giáo dục, của

Tỉnhvà Thành phố góp phần đảm bảo thực hiện một cách nghiêm túc và có

hiệu quả. Chất lượng thông tin, nội dung thông tin báo cáo với ban lãnh đạo

nhà trường phải được đảm bảo chính xác, kịp thời, khách quan, trung thực, có

sự chắt lọc, mang tính tổng hợp cao.

Thông tin mà Phòng Hành chính- Tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo

nhà trường thông qua 4 con đường chủ yếu: Thông qua các cuộc họp, thông

qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua các VB và thông qua các phương tiện

công nghệ thông tin.

2.3.2.6. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức các cuộc hội họp

Hoạt động hội họp là một hình thức giao tiếp, là một nhóm người tập

trung lại với nhau với mục đích để thảo luận, tranh luận hoặc quyết định.

Nhằm huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để

giải quyết những vấn đề phức tạp hay tổ chức trao đổi thông tin giữa các

thành viên trong tổ chức hoặc truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến

những người thực hiện, các nhà quản lý phải tiến hành hội họp.

Ngoài ra, họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một

cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính

nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong

việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình

theo quy định của pháp luật.

Ở trường CĐSP Nam Định, Văn phòng trường đã tham mưu, giúp lãnh

đạo nhà trường xây dựng và ban hành: Quy định chế độ họp trong hoạt động

của trường Cao đẳng sư phạm Nam Định (Ban hành kèm theo Quyết định

số135 /QĐ-CĐSP ngày 15/02/2012của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Sư

phạm Nam Định về việc ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của

trường Cao đẳng sư phạm Nam Định)

Đồng thời, Phòng HC- TH chuẩn bị chu đáo các điều kiện, cả nội dung

lẫn vật chất, hậu cần để tổ chức thành công các cuộc hội họp, hội nghị. Trách

nhiệm của phòng HC- TH trong tổ chức hội họp là:

- Tham mưu đề xuất các cuộc họp như: Đại hội, Hội nghị, Hội thảo

khoa học cấp trường, Hội thảo phương pháp học tập; các cuộc họp giao ban,

chuyên môn, tổng kết, sơ kết ...

- Tham mưu thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khách tiết của trường

- Phối hợp với các cán bộ, CC, VC các phòng, khoa, tổ trực thuộc nhà

trường có liên quan để xây dựng chương trình và thực hiện công tác chuẩn bị

nội dung cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện lớn của trường

- Thông báo thành phần, bố trí sắp xếp lịch, địa điểm, nội dung và báo

cáo quân số trong cuộc họp các cuộc họp.

- Ghi biên bản cuộc họp.

* Sơ đồ hóa tổ chức 1 cuộc hội họp, hội nghị của trường

(Xem tại phụ lục 03)

2.3.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế

Theo như khảo sát, thì hiện nay tại trường Cao đẳng sư phạm Nam

Định chưa có bộ phận chuyên trách để thực hiện công tác pháp chế, mà chỉ có

một cán bộ tại phòng Hành chính- Tổng hợp kiêm nhiệm thực hiện. Điều đó

khiến công việc đôi khi không được thực hiện một cách nhanh chóng và đạt

hiệu quả một cách tối ưu nhanh chóng.

Bên cạnh đó, thì phòng Hành chính- Tổng hợp đã có những biện pháp

tích cực tuyên truyền phổ biến pháp luật cho cán bộ, giảng viên, nhân viên,

người lao động trong trường như: Luật Giáo dục ban hành ngày 14 tháng 6

năm 2005, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục ngày 25

tháng 11 năm 2009, Các quy chế công tác sinh viên đối với chương trình đào

tạo Cao đẳng hệ chính quy, Thông tư liên tịch về quy định công tác y tế

trường học…

Đồng thời, phòng cũng đã tham mưu giúp nhà trường kiểm tra, rà soát,

hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy

trong trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và Nhà

nước.

Không những thế, năm 2016 đến tháng 6 năm 2017 vừa qua Phòng

HC-TH đã làm tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban Giám hiệu nhà trường

xây dựng các văn bản quy chế, nội quy của nhà trường; xây dựng cải cách

hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008, đồng

thời giữ vai trò đầu mối trong việc đóng góp và tổng hợp ý kiến đóng góp cho

nhiều dự thảo VB quy phạm pháp luật do cơ quan, bộ, ngành gửi đến trường.

Một số văn bản Phòng HC- TH đã trình lãnh đạo nhà trường ban hành

quản lý, cụ thể:

- Quyết định số 206/QĐ-CĐSP ngày 26/6/2014 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của

trường

- Quyết định số 162/QĐ-CĐSP ngày 12/11/2014 của Hiệu trưởng

trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy định soạn thảo

văn bản quản lý của trường

- Quyết định số 108/QĐ-CĐSP ngày 1/10/2016 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô

tô tại trường

- Quyết định số 221/QĐ-CĐSP ngày 12/1/2015 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy chế tuyển dụng viên chức

nhà trường.

- Quyết định số 138/QĐ-CĐSP ngày 21/2/2014 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy định mời kiêm nhiệm

giảng dạy tại trường.

- Quyết định số 224/QĐ-HCTH ngày 22/12/2016 của Trưởng phòng

Hành chính tổng hợp ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của phòng Hành

chính- Tổng hợp

2.3.4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại

Ở trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định thì Phòng Hành chính - Tổng

hợp là đại diện cũng như là bộ mặt của nhà trường trong công tác đối ngoại.

Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh

đạo nhà trường, phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm tiếp nhận nhu

cầu. Sau khi báo cáo và được Ban Giám hiệu nhà trường đồng ý, phòng sắp

xếp lịch làm việc.

Mối quan hệ công tác giữa trường với các cơ quan, đoàn thể và nhân

dân được thông qua bằng nhiều hình thức có thể trực tiếp, cũng có thể gián

tiếp

- Trực tiếp: Thông qua các cuộc họp, thông qua việc gặp gỡ trao đổi

trực tiếp

- Gián tiếp: Thông qua các văn bản, thư từ, công văn được gửi đến nhà

trường; thông qua các phương tiện công nghệ thông tin ứng dụng trong công

tác văn phòng như điện thoại, máy tính ...

Ngoài ra phòng Hành chính- Tổng hợp trường CĐSP Nam Định thường

xuyên có những cuộc gặp gỡ giao lưu phương pháp giảng dạy cũng như đào

tạo với trường CĐSP Điện Biên. Đồng thời, trường Cao đẳng Sư phạm Nam

định còn liên kết đào tạo với trường Cao đẳng khác trong nước cũng nước

ngoài, góp phần đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo nhà trường.

2.3.5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác thi đua khen thưởng

2.3.5.1. Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ phận thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, theo

như khảo sát tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định thì Phòng Hành chính-

Tổng hợp là Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của trường, có trách

nhiệm giúp Ban Giám hiệu nhà trường tổ chức theo dõi thực hiện công tác thi

đua khen thưởng trong trường đối với cán bộ, CC, VC trong trường.

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tổ chức các cuộc hội nghị, rút kinh

nghiệm, nhân điển hình chiến sĩ thi đua cấp cơ sở, chiến sĩ thi đua tiên tiến,

khen thưởng đối với những cán bộ giảng viên nhân viên có thành tích xuất sắc

trong giảng dạy và làm việc...

2.3.5.2. Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng các văn bản quy định thi đua

khen thưởng

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu xây dựng và ban hành các

văn bản như:

Quyết định số 421/QĐ-CĐSP ngày 12/5/2017 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy định đánh giá và phân

loại viên chức tại trường năm 2017

Quyết định số 331/QĐ-CĐSP ngày 12/5/2012 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy chế xét thi đua khen

thưởng đối với viên chức nhà trường

Các văn bản đó này được xây dựng nhằm đề ra các tiêu chuẩn, nguyên

tắc, mục đính, nội dung, trách nhiệm và hình thức thi đua đua khen thưởng để

có thể thực hiện tốt việc hướng dẫn các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng

các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp

luật.

* Hình thức tổ chức thi đua, khen thưởng

- Thi đua thường xuyên là hình thức thi đua căn cứ vào chức năng,

nhiệm vụ được giao của cá nhân, tập thể để tổ chức phong trào thi đua, nhằm

thực hiện tốt công việc hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của cơ

quan, tổ chức, đơn vị.

- Việc tổ chức phong trào thi đua thường xuyên phải xác định rõ mục

đích, yêu cầu, mục tiêu, các chỉ tiêu cụ thể và được triển khai thực hiện tại

đơn vị hoặc theo khối thi đua để hưởng ứng phong trào thi đua, ký kết giao

ước thi đua. Kết thúc năm công tác, thủ trưởng đơn vị tiến hành tổng kết và

bình xét các danh hiệu thi đua.

- Thi đua theo chuyên đề (hoặc theo đợt) là hình thức thi đua nhằm thực

hiện tốt nhiệm vụ trọng tâm được xác định trong khoảng thời gian nhất định

hoặc tổ chức thi đua để phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ đột xuất, cấp bách của

đơn vị. Đơn vị chỉ phát động thi đua theo chuyên đề (hoặc theo đợt) khi đã

xác định rõ mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu, nội dung, giải pháp và thời gian.

* Nội dung tổ chức phong trào thi đua, khen thưởng

- Xác định rõ mục tiêu, phạm vi, đối tượng thi đua và nội dung phong

trào thi đua cụ thể. Phong trào thi đua có chủ đề, tên gọi dễ nhớ, dễ tuyên

truyền, dễ thực hiện; nội dung bám sát nhiệm vụ chính trị, nhiệm vụ trọng

tâm, cấp bách để đề ra nội dung, phương pháp thi đua cụ thể, thiết thực, phù

hợp với điều kiện, khả năng tham gia của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.

- Căn cứ vào nội dung, chỉ tiêu của phong trào thi đua để xây dựng các

tiêu chí đánh giá phù hợp với thực tế và để làm căn cứ bình xét thi đua, khen

thưởng trong các kỳ sơ kết, tổng kết.

- Trong quá trình tổ chức thực hiện chú trọng công tác chỉ đạo điểm,

đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra. Nâng cao trách nhiệm, vai trò của người đứng

đầu trong việc phát hiện, xây dựng, bồi dưỡng, tuyên truyền, nhân rộng điển

hình tiên tiến, nhân tố mới, cách làm hay trong phong trào thi đua. Việc phát

hiện điển hình tiên tiến là nhiệm vụ trọng tâm trong tổ chức các phong trào thi

đua.

- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất công tác, lao động, nghề nghiệp, phạm

vi và đối tượng tham gia thi đua để có hình thức tổ chức phát động thi đua cho

phù hợp; chống mọi biểu hiện phô trương, hình thức trong thi đua.

- Triển khai các biện pháp tổ chức vận động thi đua, theo dõi quá trình

tổ chức thi đua, tổ chức chỉ đạo điểm để rút kinh nghiệm và phổ biến các kinh

nghiệm tốt trong các đối tượng tham gia thi đua.

- Sơ kết, tổng kết phong trào, đánh giá kết quả thi đua; đối với phong

trào thi đua theo chuyên đề (hoặc theo đợt) đợt thi đua dài ngày phải tổ chức

sơ kết vào giữa đợt để rút kinh nghiệm; kết thúc đợt thi đua phải tiến hành

tổng kết, đánh giá kết quả, lựa chọn công khai để khen thưởng những tập thể,

cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trong phong trào thi đua.

* Trách nhiệm tổ chức phong trào thi đua, khen thưởng

- Thủ trưởng Phòng Hành chính- Tổng hợp chủ trì, phối hợp với tổ

chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cùng cấp để tổ

chức phong trào thi đua, nhân rộng điển hình tiên tiến trong phạm vi quản lý;

- Chủ động phát hiện, lựa chọn các tập thể, cá nhân có thành tích xứng

đáng để khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng kịp thời.

- Thủ trưởng các đơn vị phải trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và chịu trách

nhiệm về chất lượng, hiệu quả công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị; tăng

cường kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa tiêu cực trong công

tác thi đua, khen thưởng, tránh tình trạng khen thưởng tràn lan, không thực

chất.

* Nguyên tắc bình xét thi đua, khen thưởng

a, Nguyên tắc thi đua

- Tự nguyện, tự giác, công khai;

- Đoàn kết, hợp tác và cùng phát triển;

- Việc xét tặng các danh hiệu thi đua phải dân chủ, khách quan, bình

đẳng, bảo đảm thực chất trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ

được giao của tập thể và cá nhân;

- Việc xét tặng danh hiệu thi đua phải căn cứ vào phong trào thi đua;

mọi cá nhân, tập thể tham gia phong trào thi đua phải có đăng ký thi đua;

không được xem xét, công nhận các danh hiệu thi đua nếu không đăng ký thi

đua.

- Mọi danh hiệu thi đua được bình xét và đề nghị từ đơn vị bình xét thi

đua.

b, Nguyên tắc khen thưởng

- Công khai, khách quan, kịp thời và đúng pháp luật;

- Kết hợp chặt chẽ động viên tinh thần với khuyến khích lợi ích vật

chất;

- Thành tích đạt được trong điều kiện khó khăn và có phạm vi ảnh

hưởng lớn được khen thưởng mức cao hơn. Chú trọng khen thưởng cá nhân là

người trực tiếp lao động và cá nhân có nhiều sáng tạo trong lao động, công

tác;

- Khi xét khen thưởng người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị phải

căn cứ vào thành tích của tập thể do cá nhân đó lãnh đạo;

- Đối với nữ là cán bộ lãnh đạo, quản lý, thời gian giữ chức vụ để xét

khen thưởng các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước theo quá trình cống

hiến được giảm 03 năm so với quy định chung;

- Đối với khen thưởng thành tích thực hiện nhiệm vụ do Giám đốc giao,

khi có nhiều cá nhân, tập thể cùng đủ điều kiện, tiêu chuẩn thì lựa chọn cá

nhân nữ và tập thể có tỷ lệ nữ từ 70% trở lên để xét khen thưởng;

- Thời gian để đề nghị khen thưởng cho lần tiếp theo được tính từ thời

điểm ngày, tháng, năm của quyết định khen thưởng lần trước;

- Khen thưởng các danh hiệu thi đua phải căn cứ vào kết quả của phong

trào thi đua.

* Các danh hiệu thi đua, khen thưởng

- Đối với cá nhân gồm: “Lao động tiên tiến”, “Chiến sĩ thi đua cơ sở”,

“Chiến sĩ thi đua cấp Bộ”, “Chiến sĩ thi đua toàn quốc”.

- Đối với đơn vị gồm: “Tập thể lao động tiên tiến”, “Tập thể lao động

xuất sắc”, “Cờ thi đua của Bộ Giáo dục và Đào tạo ”, “Cờ thi đua của Chính

phủ”.

Các danh hiệu thi đua được xét tặng hàng năm vào thời điểm kết thúc

năm học hoặc năm công tác.

2.3.5.3. Tham mưu, tổng hợp của trong công tác kiểm tra đánh giá viên chức

Kiểm tra, đánh giá viên chức trong VP là những hoạt động có nội dung

so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng VP với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định

kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Để kiểm tra, đánh

giá đạt đc hiệu quả thì trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đã xây dựng ra

các tiêu chuẩn (các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức,

của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của Phòng

HC-TH đã đề ra), các tiêu chuẩn phải phù hợp với từng chức danh, từng đối

tượng, từng mặt hoạt động cụ thể. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng

công việc của Văn phòng với chuẩn mực. Đánh giá kết quả đạt được ở từng

công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả VP. Ngoài ra, để việc kiểm tra được

thực hiện tốt thì kiểm tra, đánh giá phải phù hợp với các phương pháp và hình

thức kiểm tra, Hội đồng kiểm tra phải có chuyên môn về lĩnh vực kiểm tra.

Có 2 hình thức đánh giá chất lượng công tác tham mưu tổng hợp bao

gồm tự đánh giá và lãnh đạo đánh giá. Cán bộ, CC, VC làm công tác tham

mưu, tổng hợp sẽ tự đánh giá theo thang điểm và xếp loại mình trong lĩnh vực

công tác. Sau đó, lãnh đạo Phòng Hành chính tổng hợp sẽ là người tổng hợp,

đánh giá lại và lập báo cáo gửi Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt. Dựa vào

báo cáo tổng hợp, Hiệu trưởng sẽ xem xét và có quyết định khen thưởng các

cá nhân có thành tích xuất sắc.

* Mục đính của việc đánh giá, kiểm tra

- Đánh giá viên chức nhằm làm rõ ưu điểm, khuyết điểm, mặt mạnh,

mặt yếu về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, năng lực chuyên môn,

nghiệp vụ, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và triển vọng phát triển của

viên chức.

- Kết quả đánh giá, phân loại viên chức hàng năm được sử dụng làm

căn cứ chủ yếu để lập kế hoạch, quy hoạch phát triển nguồn nhân lực; để bố

trí, sử dụng viên chức đúng năng lực sở trường; phục vụ công tác đào tạo, bồi

dưỡng; bổ nhiệm, đề bạt theo quy hoạch và thực hiện chính sách tiền lương,

đãi ngộ, khen thưởng viên chức.

* Nguyên tắc đánh giá viên chức

- Việc đánh giá phải căn cứ vào chức trách, nhiệm vụ được giao và kết

quả thực hiện nhiệm vụ. Việc đánh giá cần làm rõ ưu điểm, khuyết điểm, tồn

tại, hạn chế về phẩm chất, năng lực, trình độ của viên chức.

- Phải xác định cụ thể trách nhiệm của tập thể và cá nhân trong đánh

giá viên chức; phát huy tinh thần thẳng thắn tự phê bình và phê bình trong

đánh giá viên chức; thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ; công khai đối với

viên chức được đánh giá; bảo đảm khách quan, công bằng, chính xác và

không nể nang, trù dập, thiên vị, hình thức.

- Qua đánh giá, phân loại phải phân biệt được những người làm việc

tốt, tận tụy, trách nhiệm, có hiệu quả với những người làm việc thiếu trách

nhiệm, không hiệu quả, vi phạm kỷ luật, kỷ cương. Từ đó, làm cơ sở để thực

hiện việc khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bố trí sử dụng đối với viên chức.

- Việc đánh giá, phân loại viên chức quản lý phải dựa vào kết quả hoạt

động của đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý; mức độ hoàn thành nhiệm vụ

của người đứng đầu không được cao hơn mức độ hoàn thành nhiệm vụ của

đơn vị.

- Trường hợp viên chức không hoàn thành nhiệm vụ do yếu tố khách

quan, bất khả kháng thì được xem xét trong quá trình đánh giá, phân loại.

* Nội dung đánh giá viên chức

a, Đối với viên chức không giữ chức vụ quản lý, nội dung đánh giá

thực hiện theo 04 nội dung được quy định tại Khoản 1 Điều 41 Luật Viên

chức, cụ thể:

- Kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã

ký kết;

- Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp;

- Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với

đồng nghiệp và thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức;

- Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức.

b, Đối với viên chức lãnh đạo, quản lý (bao gồm Phó Hiệu trưởng,

Trưởng, Phó các phòng/khoa/tổ trực thuộc) ngoài các nội dung nêu trên còn

được đánh giá thêm 02 nội dung được quy định tại Khoản 2 Điều 41 Luật

Viên chức, như sau:

- Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ;

- Kết quả hoạt động của đơn vị được giao quản lý, phụ trách.

* Tiêu chí và thang điểm đánh giá viên chức

( Xem tại phụ lục 04)

* Về thẩm quyền, trách nhiệm đánh giá, phân loại

a,Từng viên chức tự nhận xét, đánh giá quá trình công tác và chịu trách

nhiệm về nội dung nhận xét, đánh giá của bản thân.

b, Thẩm quyền, trách nhiệm đánh giá viên chức thực hiện theo quy

định tại Điều 43 Luật Viên chức, được cụ thể hóa như sau:

- Hiệu trưởng nhận xét, đánh giá, phân loại đối với viên chức quản lý

trong đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá và có trách

nhiệm báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý.

- Hiệu trưởng phân công, phân cấp việc đánh giá, phân loại viên chức

không giữ chức vụ quản lý thuộc thẩm quyền quản lý cho các trưởng đơn vị.

Người được giao thẩm quyền đánh giá, phân loại viên chức phải chịu trách

nhiệm trước Hiệu trưởng về kết quả đánh giá, phân loại viên chức của đơn vị

mình; Hiệu trưởng xác nhận và phân loại loại viên chức của các đơn vị thông

qua tổng hợp báo cáo của Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp

- Viên chức khi chuyển công tác thì đơn vị mới có trách nhiệm đánh

giá, phân loại kết hợp với ý kiến nhận xét của đơn vị cũ (đối với trường hợp

có thời gian công tác ở đơn vị cũ từ 06 tháng trở lên).

* Trình tự, thủ tục đánh giá, phân loại viên chức

Theo quy đinh tại tại Điều 24 Nghị định số 56/2015/NĐ-CP ngày

09/6/2015 của Chính phủ về đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức

thì trình tự, thủ tục đánh giá viên chức hàng năm được thực hiện như sau:

a, Đối với viên chức quản lý (Phó Hiệu trưởng, Trưởng, Phó các đơn vị

phòng, khoa, tổ trực thuộc)

- Viên chức viết báo cáo kiểm điểm, tự đánh giá, phân loại kết quả

công tác theo nhiệm vụ được giao và tự nhận xét ưu, nhược điểm trong công

tác, tự chấm điểm . Báo cáo này được trình bày trước cuộc họp kiểm điểm

công tác, đánh giá, phân loại viên chức hàng năm của đơn vị (thành phần dự

cuộc họp cơ quan tham gia góp ý gồm cấp trưởng đơn vị, Thường vụ Đảng ủy,

Chủ tịch Công đoàn trường, Bí thư Đoàn trường). Ý kiến góp ý được ghi vào

biên bản và thông qua tại cuộc họp;

- Thư kí cuộc họp ghi ý kiến nhận xét vào phần tổng hợp ý kiến nhận xét

của đơn vị.

- Hiệu trưởng ghi ý kiến đánh giá nhận xét, chấm điểm theo nội dung

quy định và phân loại đối với viên chức quản lý các đơn vị sau khi tham khảo

ý kiến của tập thể nơi viên chức công tác qua cuộc họp đánh giá viên chức hàng

năm.

b, Đối với viên chức không giữ chức vụ quản lý

- Viên chức viết báo cáo kiểm điểm, tự đánh giá kết quả công tác theo

nhiệm vụ được giao, tự chấm điểm. Báo cáo này được trình bày trước cuộc họp

kiểm điểm công tác, đánh giá, phân loại viên chức hàng năm của đơn vị nơi viên

chức đang công tác (thành phần gồm tất cả các thành viên trong đơn vị). Ý kiến

góp ý được ghi vào biên bản và thông qua tại cuộc họp. Trưởng phòng, khoa, tổ

ghi ý kiến của tập thể nhận xét và chấm điểm theo nội dung quy định vào Phiếu

đánh giá của viên chức và kết luận, phân loại viên chức theo các mức quy định

tại cuộc họp đánh giá viên chức hàng năm của đơn vị mình và gửi kết quả

đánh giá về Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng phòng HC- TH.

Đối với đơn vị chưa có cấp Trưởng, thì cấp Phó phụ trách hoặc người

được giao phụ trách đơn vị có các tiêu chuẩn xem xét như cấp Trưởng.

c, Tổ chức cuộc họp tham gia góp ý

+ Cá nhân trình bày bản tự đánh giá, chấm điểm;

+ Tập thể tham gia góp ý, người chủ trì cuộc họp kết luận, lập thành

biên bản;

+ Thông qua biên bản góp ý tại cuộc họp.

* Về mức đánh giá kết quả phân loại viên chức

a, Căn cứ vào kết quả đánh giá cán bộ, viên chức được phân loại theo

04 mức sau:

- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ: Tổng điểm đạt từ 90 đến 100 điểm

(trong đó điểm của nội dung đánh giá về Kết quả thực hiện nhiệm vụ được

giao phải đạt 35 điểm trở lên).

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ: Tổng điểm đạt từ 70 đến 89 điểm (trong đó

điểm của nội dung đánh giá về Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao phải đạt

từ 30 điểm trở lên).

- Hoàn thành nhiệm vụ: Tổng điểm đạt từ 50 đến 69 điểm (trong đó

điểm của nội dung đánh giá về Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao phải đạt

từ 25 điểm trở lên).

- Không hoàn thành nhiệm vụ: Tổng điểm đạt dưới 50 điểm.

Trong trường hợp tổng điểm đánh giá đạt yêu cầu của mức đánh giá,

nhưng điểm Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao không đạt yêu cầu của

mức đó, thì căn cứ vào mức độ điểm Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao

thuộc mức nào thì phân loại tại mức đó.

b, Viên chức không giữ chức vụ quản lí có một trong các tiêu chí sau

đây thì phân loại, đánh giá ở mức không hoàn thành nhiệm vụ:

- Hoàn thành dưới 70% công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng, phân

công;

- Chưa nghiêm túc chấp hành sự phân công công tác của người có thẩm

quyền; thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để xảy ra sai sót gây hậu quả

nghiêm trọng;

c, Viên chức quản lí có một trong các tiêu chí sau đây thì phân loại,

đánh giá ở mức không hoàn thành nhiệm vụ:

- Để xảy ra các vụ vi phạm kỉ luật, vi phạm pháp luật đến mức phải xử

lí kỉ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên;

- Công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các các văn bản

về lĩnh vực được phân công phụ trách để xảy ra sai sót chưa gây hậu quả

nghiêm trọng

- Cơ quan đơn vị được giao quản lí, điều hành hoàn thành dưới 70%

khối lượng công việc.

* Mẫu phiếu đánh giá viên chức quản lý, và viên chức không giữ

chức vụ quản lý

( Xem tại phụ lục 05)

* Kết quả xếp loại của cá nhân được thể hiện qua bảng sau:

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ VIÊN CHỨC

NĂM HỌC 20….. - 20….

Xếp loại

Điểm HT Điểm cá HT Không LĐ Ghi xuất HT TT Họ và tên nhân tự tốt HT đơn vị chú sắc nhiệm chấm nhiệm nhiệm chấm nhiệm vụ vụ vụ vụ

2.3.6. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cần

2.3.6.1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác y tế

Một trong những chức năng, nhiệm vụ hàng đầu của Phòng Hành

chính- Tổng hợp trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định là chỉ đạo, kiểm tra,

giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ y tế trường học; tổ chức vệ sinh phòng

bệnh, chăm sóc sức khỏe cho đội ngũ cán bộ, CC, VC đang làm việc tại

trường cũng như của học sinh, sinh viên đang theo học tại trường. Phòng

Hành chính tổng hợp đã tham mưu giúp Ban Giám hiệu nhà trường trong

công tác kiểm tra sức khỏe và cấp phát thuốc điều trị cho các cán bộ, công

chức, viên chức, HS, SV để có thể đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu làm

việc, học tập. Trường học phải có phòng y tế riêng, bảo đảm diện tích, ở vị trí

thuận tiện cho công tác sơ cứu, cấp cứu và chăm sóc sức khỏe học sinh, sinh

viên. Nhân viên y tế trường phải có trình độ chuyên môn từ y sĩ trung cấp trở

lên. Nhân viên y tế trường phải được thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên

môn y tế thông qua các hình thức hội thảo, tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng

nghiệp vụ chuyên môn do ngành Y tế, ngành Giáo dục tổ chức để triển khai

được các nhiệm vụ quy định. Phòng y tế đã tổ chức kiểm tra sức khỏe sinh

sản định kì cho các cán bộ, CC, VC nữ và người lao động một cách khoa học,

đảm bảo chất lượng. Không những thế, phòng y tế phối hợp với các cơ sở y tế

địa phương tổ chức khám sức khỏe đầu năm cho sinh viên nhập học vào

trường.

Bên cạnh công tác khám chữa bệnh, Phòng Hành chính- Tổng hợp còn

tích cực tuyên truyền, vận động cá nhân, đơn vị mua bảo hiểm y tế, thực hiện

vệ sinh phòng chống dịch, bệnh truyền nhiễm; phòng chống ngộ độc thực

phẩm; phòng chống tác hại của thuốc lá; phòng chống tác hại của rượu, bia;

phòng chống bệnh, tật học đường; chăm sóc răng miệng; phòng chống các

bệnh về mắt; phòng chống tai nạn thương tích và các chiến dịch truyền thông,

giáo dục khác liên quan đến công tác y tế trường học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục

và Đào tạo phát động. Lồng ghép các nội dung giáo dục sức khỏe, phòng

chống bệnh tật trong các giờ giảng.

Hàng năm, Phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ xây dựng các kế hoạch về

công tác y tế, trình Hiệu trưởng xin ý kiến chỉ đạo, và cuối mỗi quý, mỗi năm

sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả để lãnh đạo nhà trường biết và có những sự

điều chỉnh kịp thời.

Công tác Y tế trong những năm qua luôn được xem là vấn đề quan

trọng, được lãnh đạo trường CĐSP Nam Định quan tâm và chú trọng đến

công tác đầu tư trang thiết bị y tế, phục vụ khám chữa bệnh, giúp cho cán bộ,

CC, VC, HS, SV có sức khỏe tốt và yến tâm công tác giảng dạy và học tập.

2.3.6.2. Tham mưu, tổng hợp đảm bảo trật tự, an ninh trường học

Công tác bảo vệ, đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự của trường CĐSP

Nam Định trong những năm qua luôn được phòng HC-TH tăng cường, củng

cố. Vì là trường Cao đẳng nên số lượng người và phương tiện ô tô, xe máy ra

vào rất nhiều, nên phòng HC- TH đã giúp Ban Giám hiệu nhà trường kiểm

tra, kiểm soát khách ra vào cơ quan.

Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo, phòng HC- TH đã tham mưu trong việc

ban hành các hệ thống giải pháp nhằm tăng cường công tác an ninh kiểm tra

sử dụng hệ thống camera giám sát của trường. Nhiệm vụ trông giữ xe máy, xe

đạp, ô tô tại trường được thực hiện tốt.

2.3.6.3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin

của VP

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công

nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản. Hầu

hết công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của

máy tính và phương tiện hiện đại. Đặc biệt, Phòng HC- TH đã tham mưu với

Ban Giám hiệu nhà trường xây dựng và đưa vào sử dụng các phần mềm tin

học phần mềm Microsoft Word - một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến

trong các bộ phận soạn thảo văn bản.

Không những thế, việc ứng dụng CNTT đã giúp cán bộ, CC, VC của

Phòng HC-TH thực hiện thành thạo tin học văn phòng trong việc thực hiện

công việc được giao. Thông qua trang thông tin điện tử và mạng Lan nội bộ,

các thông tin được truyền tải chính xác đã góp phần nâng cao hiệu quả điều

hành của lãnh đạo phòng HC-TH nói riêng và nhà trường nói chung.

Công tác triển khai ứng dụng CNTT đang được phòng HC-TH quan

tâm và có nhiều ý kiến đóng góp với ban lãnh đạo nhà trường.

Tiểu kết

Công tác, tham mưu tổng hợp của Phòng Hành chính- Tổng hợp trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định đa dạng về nội dung và hình thức, chất lượng

cũng ngày càng được nâng cao, đáp ứng được yêu cầu của Ban Giám hiệu,

góp phần giúp lãnh đạo nhà trường thực hiện tốt chức năng quản lý điều hành

của mình. Mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn, song đội ngũ cán bộ, CC, VC làm

công tác tham mưu, tổng hợp với sự sáng tạo, nhiệt tình và chuyên môn cao

đã luôn hoàn thành nhiệm vụ và nhận được sự tin tưởng của lãnh đạo nhà

trường.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG

TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH

3.1. Nhận xét, đánh giá

3.1.1. Ưu điểm

Trước hết, cán bộ, CC, VC phòng Hành chính- Tổng hợp đã nhận thức

được tầm quan trong của công tác tham mưu, tổng hợp. Phòng luôn chủ động,

tích cực tham mưu giúp Ban Giám hiệu xây dựng các loại văn bản quản lý,

chỉ đạo, điều hành ngày càng có chất lượng. Tham mưu các kế hoạch, chương

trình công tác năm của các đơn vị, các phòng, khoa, tổ trực thuộc nhà trường

giúp các đơn vị, phòng , khoa, tổ trực thuộc nhà trường bám sát chương trình,

kế hoạch đã đề ra. Kế hoạch công tác năm phải có sự phân công, phân nhiệm

rõ ràng đối với các đơn vị nhà trường giúp công việc được thống nhất, không

bị chồng chéo. Đồng thời phòng Hành chính- Tổng hợp theo dõi chặt chẽ việc

thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của các đơn vị thông qua các báo

cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, 6 tháng, năm,…; thực hiện kiểm tra, kịp

thời phát hiện sai sót, vi phạm để có biện pháp uốn nắn, chấn chỉnh kịp thời;

biểu dương những tấm gương cá nhân, tập thể có những sáng kiến, những

việc làm tốt, nên gươngnhững chiến sĩ lao động tiên tiến, chiến sĩ thi đua để

các cán bộ khác trong nhà trường học tập và làm theo.

Phòng Hành chính- Tổng hợp đã tham mưu cho Ban Giám hiệu quán

triệt toàn thể cán bộ, CC, VC trong trường cũng như toàn bộ HS, SV theo học

nhà trường về nội quy, quy chế trường học, lớp học….; bám sát nội dung yêu

cầu của quy chế để chấp hành quy chế và trên cơ sở đưa ra những kết luận về

ưu điểm, thiếu sót của phòng, khoa, tổ trực thuộc nhà trường cũng như của

HS, SV; yêu cầu khắc phục ngay, cũng như có hình phạt xử lý nghiêm khắc

nếu vi phạm để cùng rút kinh nghiệm chung.

Lãnh đạo nhà trường luôn coi trọng và chú trọng đội ngũ làm công tác

tham mưu, tổng hợp phải có cái nhìn đúng đắn về chuyên môn, nghiệp vụ và

xem đây là nhiệm vụ mấu chốt trong công tác VP. Nên công tác đào tạo, bồi

dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp

trong trường CĐSP Nam Định đã và đang được đẩy mạnh, thực hiện theo các

chương trình đào tạo cán bộ do nhà Nước quy định. Trình độ, năng lực của

đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp không ngừng được nâng cao, đáp

ứng yêu cầu ngày càng khó của công việc.

Phòng Hành chính- Tổng đã tham mưu, phục vụ cơ bản đáp ứng được

yêu cầu, nhiệm vụ của Ban Giám hiệu nhà trường giao phó, các nội dung mà

phòng Hành chính- Tổng hợp tham mưu, tổng hợp luôn đảm bảo đúng với các

quy định của pháp luật, các VB hướng dẫn của các Bộ, ngành và của trường.

Các ý kiến đóng góp mà phòng Hành chính- Tổng hợp tham mưu cho Ban

Giám hiệu nhà trường về công tác văn thư, công tác lưu trữ…bám sát với thực

tiễn công việc và điều kiện thực tế của cơ quan, do đó có tính khả thi cao.

Các thông tin phòng Hành chính- Tổng hợp thu thập, tổng hợp và cung

cấp đáp ứng được tính chính xác, đầy đủ và kịp thời. Phải nắm thông tin từ

nhiều nguồn khác nhau để đối chiếu, so sánh nhằm phát hiện ngay những nội

dung báo cáo chưa chính xác để bổ sung, sửa chữa kịp thời.

Cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm

phương tiện bảo quản tài liệu. Đồng thời, phòng Hành chính- Tổng hợp tham

mưu tổ chức tốt các cuộc hội họp của nhà trường, sắp xếp thời gian họp cũng

như địa điểm các cuộc họp để tránh bị chồng chéo về mặt thời gian, cuộc họp

được diễn ra đúng dự kiến, không ảnh hưởng đến công việc.

3.1.2. Hạn chế

Công tác tham mưu, tổng hợp tuy đã có nhiều cố gắng, bên cạnh những

mặt tích cực đã đạt được thì vẫn còn tồn tại những hạn chế và thiếu sót không

thể tránh khỏi:

Còn thiếu tính chủ động, giải quyết chưa kịp thời, chất lượng, hiệu quả

chưa cao; việc tham mưu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng công tác

còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra: việc chấp hành Quy

chế Trường học còn chưa nghiêm túc…

Chất lượng tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác vẫn

còn mặt còn hạn chế. Chương trình công tác quý, chương trình công tác

tháng, lịch công tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay

đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được. Lịch làm việc không dự đoán hết

được những công việc phát sinh.

Công tác báo cáo, tổng hợp có lúc còn chậm tiến độ, chất lượng chưa

đảm bảo (báo cáo còn chung chung, số liệu trong một số báo cáo tổng hợp

chưa thống nhất, phản ảnh chưa sát với thực tế công việc); xử lý tình huống

có lúc thiếu linh hoạt. Không những thế, một số thông tin chưa được cập nhật

một cách đầy đủ, kịp thời có hệ thống để cung cấp thường xuyên cho Ban

Giám hiệu, đôi khi thông tin chủ yếu theo chiều thuận mà chưa thu thập xử lý

thông tin theo chiều ngược.

Việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra thực hiện các chế độ, quy định về

công tác tham mưu, tổng hợp tuy có được tăng cường nhưng vẫn còn rất hạn

chế.Một số cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nắm rõ những yêu

cầu tham mưu trong từng nội dung công việc. Hơn nữa do công việc mang

tính kế thừa trên những thành tựu đã có nên khả năng phát huy chưa phát triển

triệt để, chưa có nhiều ý kiến mới, sáng tạo.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu áp dụng vào công tác văn

thư, công tác lưu trữ còn chậm, đôi khi không ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác lưu trữ mà chỉ thực hiện bằng phương pháp thủ công truyền

thống nên rất khó khăn trong công tác tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ. Công

tác lưu trữ tài liệu điện tử và công tác số hóa chưa được thực hiện.

Công tác lưu trữ tại trường vẫn còn nhiều bất cập, do là trường học tại

địa phương thuộc Nhà nước nên cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ

còn thiếu, chủ yếu là những tủ to đựng tài liệu, không có kệ, ngăn phù hợp

nên đa phần văn thư bó gói tài liệu rồi để trong các tủ tài liệu theo sự sắp xếp

chủ quan, không có sự phân biệt giữa những tài kiệu khác nhau. Các sách, báo

tham khảo chưa phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai thác, sử dụng tài

liệu.

3.1.3. Nguyên nhân

Mặc dù được lãnh đạo quan tâm sâu sắc, song trong một số trường hợp,

việc thực hiện nhiệm vụ có lúc chưa thực sự chủ động, chưa nắm bắt được hết

những ý kiến chỉ đạo của cấp trên khiến công việc chưa được giải quyết

nhanh chóng.

Công tác tham mưu, tổng hợp là hết sức phức tạp, khó khăn trong khi

yêu cầu của Ban Giám hiệu nhà trường đặt ra thường cao. Thêm vào đó công

tác này thường bị động do phải huy động lực lượng và thời gian để giải quyết

các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu công việc.

Kinh phí hoạt động cho bộ phận tham mưu tổng hợp còn hạn chế, cơ sở

vật chất, trang thiết bị phục vụ đã được quan tâm đầu tư nhưng chưa đáp ứng

được yêu cầu của nhiệm vụ. Hệ thống máy tính cũ kỹ, trang thiết bị không

đồng bộ cũng phần nào ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Chưa có quy chế, quy trình, quy định sự phối hợp rõ ràng, cụ thể giữa

phòng HC- TH với các đơn vị, phòng, khoa, tổ trực thuộc nhà trường liên quan,

nên sự phối hợp trong công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện

chương trình công tác của các đơn vị chưa thật đồng bộ, chặt chẽ, kịp thời;

đôi khi cùng một lúc tổ chức quá nhiều các cuộc họp ở các cơ quan khác

nhau, gây khó khăn cho các đơn vị trực thuộc.

Vị trí cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp đòi hỏi phải nắm rõ kiến

thức tổng quát chung về ngành. Tuy nhiên, năng lực cán bộ làm công tác tham

mưu, tổng hợp không đồng đều và chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ

được giao; mặt khác một số các cán bộ chưa chủ động, sáng tạo, nhạy bén

trong công tác.

Chất lượng thông tin, báo cáo của các đơn vị trong trường chưa đáp

ứng được yêu cầu đặt ra, xây dựng báo cáo còn nhiều chỗ không hợp lý, mất

thời gian làm lại sửa đổi, bổ sung.

Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn

nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp tại VP. Cán bộ

làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn phải ở trong tình trạng áp lực công

việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng công việc phải giải quyết đòi

hỏi độ chính xác và khái quát rất cao, nhưng thu nhập của đa số cán bộ làm

công tác tham mưu tổng hợp còn thấp; các chế độ, chính sách chưa được quan

tâm đúng mức, dẫn đến một số cán bộ chưa thực sự yên tâm công tác. Do đó

chưa khuyến khích, thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng cao, cán bộ

giỏi về làm công tác tham mưu, tổng hợp.

3.2. Giải pháp

Đi cùng với sự phát triển vượt bậc của xã hội, mỗi cơ quan tổ chức phải

tự hoàn thiện nâng cao năng lực hiệu quả làm việc, cải tiến các quy trình

nghiệp vụ.

Mọi việc trong cơ quan đều được thông qua tại phòng Hành chính tổng

hợp. Nó là phòng luôn được lãnh đạo trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

quan tâm và đạt được nhiều thành tích đáng ghi nhận. Tuy nhiên, công tác này

vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và sự phát triển

của nhà trường phấn đấu trở thành trường Đại học, cùng với đó là yêu cầu đặt

ra đối với công tác tham mưu, tổng họp ngày càng cao, do đó cần thiết phải có

những giải pháp để kịp thời khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Chính vì

vậy, tôi xin được đưa ra một số đề xuất với cơ quan để phát huy những ưu

điểm, khắc phục những nhược điểm:

3.2.1. Xây dựng hoàn thiện đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp

chuyên nghiệp

3.2.1.1. Nâng cao nhận thức của Ban Giám hiệu về công tác tham mưu,

tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp là công tác quan trọng không thể thiếu

được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, nếu công tác

tham mưu, tổng hợp được thực hiện một cách khoa học, trật tự, nề nếp thì

việc quản lý và điều hành sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai

hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức, đơn vị.

Chính vì thế, Ban Giám hiệu cần có nhận thức đúng đắn về vai trò của

người làm công tác VP đặc biệt là phải coi người làm công tác tham mưu,

tổng hợp là yếu tố tiên quyết đầu tiên giúp Ban Giám hiệu đạt được mục tiêu

đề ra góp phần thúc đẩy chất lượng đào tạo cũng như giáo dục của nhà

trường.

Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công

tác tham mưu, tổng hợp đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi công tác tham

mưu, tổng hợp là trách nhiệm chung của từng đơn vị, cá nhân mà đầu mối chính

là phòng Hành chính- Tổng hợp nhà trường.

Nâng cao nhận thức của lãnh đạo trong công tác tham mưu, tổng hợp về

tổ chức quản lý thông tin, công tác xây dựng quy chế văn hóa công sở, công tác

phụ vụ bảo vệ, công tác đối ngoại, công tác văn thư, lưu trữ …nhằm đem lại hiệu

quả công việc, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đồng bộ, nâng cao chất

lượng đội ngũ nhân viên, phát huy vai trò chỉ đạo, điều hành hoạt động của VP.

Để chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của VP tại trường CĐSP

Nam Định được nâng cao cần phải có sự quan tâm thường xuyên, kiện toàn

về tổ chức, đáp ứng đủ cán bộ phụ trách và cán bộ chuyên trách, tránh việc

kiêm nhiệm nhiều công tác.

3.2.1.2. Chuẩn hóa đội ngũ cán bộ văn phòng làm công tác tham mưu,

tổng hợp

Công tác chuẩn hóa đội ngũ cán bộ văn phòng làm công tác tham mưu,

tổng hợp đại học và cao đẳng là mục tiêu của nhà trường nhằm phát huy lợi

thế của nhà trường với sứ mạng là “ đơn vị sự nghiệp đào tạo, nằm trong hệ

thống giáo dục đại học, thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Có mục đích đào

tạo sinh viên trở thành giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ của

trường trung học cơ sở, tiểu học, mầm non, có lòng yêu nghề, gắn bó với sự

nghiệp giáo dục - đào tạo, có phẩm chất chính trị đạo đức tốt, có kiến thức và

kỹ năng giáo dục, giảng dạy tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khoẻ, có

hiểu biết cần thiết về văn thể mỹ, có năng lực tiếp cận với kiến thức và

phương pháp giảng dạy tiên tiến, đáp ứng được yêu cầu phát triển sự nghiệp

giáo dục của tỉnh”

Từ năm 2010 đến năm 2017, nhà trường đẩy mạnh liên kết đào tạo có

hiệu quả với các đơn vị trong và ngoài nước, phục vụ kịp thời yêu cầu đào tạo

nhân lực, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài cho tỉnh Nam Định nói riêng và

cả nước nói chung. Thực hiện đúng như chủ trương của Đảng trong Cương

lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên Chủ nghĩa xã hội đã nêu “Đổi

mới căn bản và toàn diện giáo dục và đào tạo theo nhu cầu phát triển của xã

hội; nâng cao chất lượng theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hoá, dân chủ hóa

và hội nhập quốc tế, phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Đẩy mạnh xây dựng xã hội học tập, tạo cơ hội và điều kiện cho mọi công dân

được học tập suốt đời”.

Nhà trường đã siết chặt khâu tuyển dụng, xây dựng bản tiêu chuẩn và

mô tả công việc để các ứng viên xem xét mức độ phù hợp và người tuyển

dụng có cơ sở để dễ dàng lựa chọn. Đồng thời, nhà trường cũng xây dựng quy

hoạch cán bộ chuyên môn và triển khai công tác định biên cán bộ viên chức

đến năm 2020 theo hướng chuẩn hóa về mặt chức danh, trình độ, đảm bảo

chất lượng, đủ số lượng nhằm đáp ứng công tác văn phòng cũng như công tác

giảng dạy của nhà trường.

Không những thế, nhà trường đã xác định công tác chuẩn hóa và nâng

cao chất lượng, trình độ cho cán bộ làm công tác văn phòng là khâu trọng

tâm, “Tiếp tục đẩy mạnh thực hiện chiến lược cán bộ từ nay đến năm 2020”

Trường CĐSP Nam Định đã xây dựng các đề án, chương trình, kế

hoạch thực hiện công tác xây dựng, phát triển nhân sự theo từng năm học,

phân bố chỉ tiêu và giám sát việc thực hiện chỉ tiêu của các đơn vị, thay đổi cơ

cấu giảng viên, theo hướng tăng nhanh tỷ lệ Tiến sĩ, Thạc sĩ; cơ cấu chuyên

viên theo hướng tăng tỉ lệ Đại học…

Phương hướng từ nay đến năm 2030, nhà trường sẽ mở rộng tổ chức

liên kết đào tạo với các trường Đại học, Cao đẳng có uy tín để trường từ

trường “Cao đẳng” phấn đấu trở thành trường “Đại học” góp phần xây dựng

nền kinh tế tri thức, hoàn thành cơ bản công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại

hóa ở nước ta hiện nay.

Từ thực tiễn của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Đinh trên ta có thể

đưa ra những biện pháp chuẩn hóa sau:

Thứ nhất là: chuẩn hóa cán bộ làm công tác lãnh đạo văn phòng

Hiện nay, lãnh đạo nhà trường đã có chú trọng công tác phát triển đội

ngũ chuyên viên tại các đơn vị; phấn đấu bảo đảm các tiêu chuẩn về số lượng,

phẩm chất, chuyên môn và hiệu quả công tác, cải tiến công tác thi đua, khen

thưởng; kỷ luật nhằm phát huy cao nhất tiềm năng của các chuyên viên làm

công tác văn phòng.

Lãnh đạo nhà trường nên nắm bắt tiếp thu và ứng dụng công nghệ khoa

học vào thực tiên như quy trình quản lý. Các phần mềm, trang thiết bị…để

không bị tụt hậu so với sự phát triển của xã hội và cũng nhằm mục đích đáp

ứng nhu cầu của cơ quan về hoạt động quản lý hành chính.

Lãnh đạo nhà trường phải thường xuyên nâng cao vai trò trách nhiệm

của mình bằng những việc làm cụ thể, nâng cao kiến thức không ngừng học

tập phấn đấu rèn luyện làm tấm gương đi đầu cho cấp dưới noi theo.

Quan tâm đến các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức làm

công tác tham mưu tổng hợp; định kỳ kiểm tra trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ của cán bộ, CC, VC. Từ đó đưa ra kết luận đánh giá nhân sự, nếu trình độ

nhân sự còn nhiều thiếu sót thì bồi dưỡng, đưa những người có trình độ

chuyên môn cao vào vị trí phù hợp với năng lực.

Tạo điều kiện để cán bộ VP tham gia học tập, trao đổi kinh nghiệm về

công tác VP với các cơ quan, dễ dàng lĩnh hội được sự tiến bộ và không

ngừng cố gắng trau dồi, để có thể hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ mà Ban

Giám hiệu nhà trường tin tưởng giao phó.

Quan tâm tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp

được tham gia các khóa học đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận

chính trị, tin học, ngoại ngữ,…cũng như có cơ chế đề bạt, bổ nhiệm các chức

vụ, chức danh đối với cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp.

Cần có chính sách điều động, luân chuyển hợp lý nhằm đảm bảo quyền

lợi cho cán bộ, nhất là đối với cán bộ có trình độ chuyên môn, năng lực, kinh

nghiệm và thâm niên làm công tác thực tiễn.

Thường xuyên tổ chức tọa đàm, hội nghị để thảo luận về nâng cao chất

lượng công tác tham mưu, tổng hợp của VP để có thể phát huy những điều đã

làm được và có giải pháp để khắc phục những mặt hạn chế, tránh gây ra

những phát sinh không mong muốn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

Tuyên dương những việc làm tốt, nhắc nhở những việc làm chưa tốt.

Xây dựng và biên soạn bộ tiêu chuẩn đánh giá riêng đối với công tác tham

mưu, tổng hợp. Đồng thời có thêm nhiều chính sách đãi ngộ để kích thích tinh

thần làm việc, khát khao công hiến cho công việc của đội ngũ làm công tác

này.

Bên cạnh chuyên môn, lãnh đạo cũng cần có sự quan tâm hơn nữa đến

đời sống của đội ngũ cán bộ, CC, VC nói chung, đội ngũ làm công tác tham

mưu, tổng hợp nói riêng.

VP ngoài chức năng tham mưu, tổng hợp cần làm tốt công tác hậu cần

để tác động đến nhận thức của lãnh đạo, giúp lãnh đạo nhìn nhận rõ hơn vị trí

quan trọng và không thể thiếu của VP.

Thứ hai là: chuẩn hóa chuyên viên làm công tác tham mưu, tổng

hợp

Ở trường CĐSP Nam Định hiện nay thì các bộ hành chính ở các phòng

ban nhà trường đã được tham gia học tập, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ

phục vụ tốt công tác ở các phòng ban chức năng.

Ngoài ra, các cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp nên nâng cao ý

thức trách nhiệm với công việc, khả năng chủ động trong việc xử lý, chủ động

đổi mới, hoàn thiện mình cả về trình độ chuyên môn cũng như trau dồi đạo

đức lối sống, bản lĩnh nghiệp vụ giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.

Cán bộ nhân viên cần phải đổi mới tác phong, hiện đại hóa phong cách

làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng và hàng

tuần) riêng của mình đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám

sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề mới nảy sinh, đề xuất các biện pháp giải

quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với các

cơ quan phòng, ban chức năng trong công tác tham mưu tổng hợp.

Đội ngũ cán bộ nhân viên cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp

thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật; không ngừng tự học

tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các kênh thông tin nhằm nâng

cao trình độ lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững các chủ

trương, nội dung các quy định của pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu

rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp lãnh đạo trong thực hiện

nhiệm vụ.

3.2.1.3. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn tham gia vào công tác tham

mưu, tổng hợp

Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán

bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết và chuyên sâu về công tác văn phòng.

Có thể tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn hoặc tổ chức các buổi hội thảo, tọa

đàm để các cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp giữa các đơn

vị để có thể trao đổi, học hỏi lẫn nhau vừa tăng tính đoàn kết trong toàn trường.

Gắn kết chặt chẽ giữa cơ sở đào tạo phối hợp, giúp đỡ cơ sở đào tạo

trong việc biên soạn giáo trình, tài liệu giảng dạy, trong đào tạo, bồi dưỡng

đội ngũ giáo viên, trong việc cử giảng viên tham gia giảng dạy, phối hợp

trong nghiên cứu lý luận và tổng kết thực tiễn về công tác tham mưu… Cần

có các quy chế cụ thể để xác định rõ trách nhiệm của mỗi đơn vị.

Đào tạo, bồi dưỡng tập trung trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ

thực hiện công việc cho cán bộ, công chức, viên chức; trong đó, cung cấp

những kiến thức, lý luận cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực

thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh

thần trách nhiệm của người cán bộ, công chức, viên chức.

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phải gắn với việc bố trí, sử dụng; tránh tình

trạng đào tạo không đúng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ. Xác định rõ

trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện quy

hoạch đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng cán bộ.

Cần có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ tham mưu, tổng hợp học tập

nâng cao trình độ lý luận chính trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ

để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tham mưu để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong

tình hình mới.

Đổi mới nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn

nghiệp vụ công chức, viên chức và tập trung theo hướng chuyên nghiệp,

chuyên sâu; mỗi chức danh, mỗi vị trí việc làm được bồi dưỡng những kiến

thức và kỹ năng phù hợp, thiết thực với công việc đang đảm nhận, các chương

trình cụ thể như: kỹ năng dành cho công chức, viên chức lãnh đạo quản lý;

nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác nhân sự, cải cách hành

chính, văn thư lưu trữ…Tiếp tục đổi mới và áp dụng các phương pháp truyền

đạt kiến thức theo từng đối tượng đào tạo, bồi dưỡng như: thuyết trình, làm

việc theo nhóm, nghiên cứu tình huống, thảo luận, đóng vai... Hình thức đào

tạo, bồi dưỡng kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, chia tổ nhóm thảo luận,

làm bài tập tình huống; minh họa quy trình, thao tác thực thi nhiệm vụ bằng

hình ảnh trình chiếu, hướng dẫn nghiệp vụ theo hình thức “cầm tay, chỉ việc”.

3.2.2. Hiện đại hóa Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp

- Đổi mới và hiện đại hóa phong cách làm việc

+ Công tác tham mưu, tổng hợp có hiệu quả, đòi hỏi bộ phận làm VP

thuộc nhà trường phải có sự hoạt động thống nhất về lề lối làm việc. Chính vì

thế, VP phải nắm chắc và chủ động tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường

trong các lĩnh vực được phân công để Ban Giám hiệu giải quyết kịp thời và

hiệu quả. .

+ Thực hiện những biện pháp rèn tác phong làm việc và lề lối công tác

cho đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp trong phạm vi quản lý;

tạo môi trường, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời sửa đổi những tồn tại,

hạn chế về tác phong, lề lối làm việc.

+ Tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ

luật và quy chế làm việc của cán bộ, CC, VC tại trường học. Có chế tài xử lý

đối với các hành vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm để nâng cao chất lượng

công tác.

+ Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kỳ kiểm tra các hoạt

động của VP.

+ Tiếp tục thực hiện việc học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo

đức, phong cách Hồ Chí Minh, lấy nội dung chính là thực hiện các quy định

về chuẩn mực đạo đức, tác phong.

- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị

+ Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở;

ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy

mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt chế độ công chức, công vụ.

+ Nâng cao ý thức, trách nhiệm của Cán bộ, CC, VC trong việc sử dụng

và giữ gìn tài sản công.

+ Đầu tư mua sắm trang thiết bị: Trang thiết bị là công cụ hỗ trợ cho

hoạt động của VP, cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn cho từng lĩnh

vực cụ thể.

+ Mở rộng diện tích Kho lưu trữ tài liệu để có thể chứa và sắp xếp, bó

trí hợp lý hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra, lãnh đạo VP cần đôn đốc, nhắc nhở nhân

viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một

cách khoa học và hợp lý. Có như vậy thì mới đảm bảo được hiệu quả công

việc và giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

+ Trường cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm

một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ

đựng hồ sơ, tài liệu cho VP.

- Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong tham mưu, tổng hợp

Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng ISO trong hoạt

động công tác văn phòng của nhà trường.

Vấn đề hiện đại hóa văn phòng cần phải được thực hiện trên tất cả mọi

phương diện như trang thiết bị văn phòng, con người làm văn phòng, các

nghiệp vụ Hành chính văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt của văn phòng

trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực.

3.2.3. Ứng dụng CNTT vào công tác tham mưu, tổng hợp

+ Phối hợp với Trung tâm Tin học của nhà trường tham mưu, giúp Ban

Giám hiệu trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý đối với

lĩnh vực ứng dụng CNTT.

+ Xây dựng, hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ, chuẩn hóa các mẫu

biểu hành chính nhằm tạo thuận lợi cho việc tin học hóa, đảm bảo tính nhanh

chóng, thuận lợi trong hướng dẫn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chuyên

môn tại VP trường.

+ Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công

tác tham mưu, tổng hợp; thực hiện việc chuyển văn bản, thông tin giữa các

phòng, ban, đơn vị cơ quan, đơn vị qua hệ thống quản lý và điều hành tác

nghiệp và Trang thông tin điện tử của trường. Duy trì và phát triển Trang

Thông tin điện tử nhà trường đạt hiệu quả.

+ Phối hợp với phòng Kế hoạch Tài chính trong việc tham mưu, đề

xuất các phương án đầu tư, mua sắm, nâng cấp các trang thiết bị tin học theo

hướng tiết kiệm, đồng bộ và hiệu quả.

3.2.4. Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp

Theo như khảo sát thì hiện nay trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

vẫn chưa hoàn thiện các văn bản liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp.

Chính vì thế, mà Phòng Hành chính- Tổng hợp cần rà soát bãi bỏ

những VB không còn phù hợp không còn phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện

thực tế công việc, cần phải có kiến nghị với Ban Giám hiệu để xem xét và xin

ý kiến cấp trên sửa đổi, bổ sung phù hợp đối với các văn bản như: Quy chế

làm việc của nhà trường; Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ; các Quy chế và

quy định về xây dựng và ban hành các chương trình kế hoạch…

Trên đây là một vài đề xuất của cá nhân tôi trong quá trình thực tập rút

ra được để có thể phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm giúp

công tác Hành chính VP của trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định đạt hiệu

quả công việc cao hơn

Tiểu kết

Như vậy, ở chương 3 này, tôi đã xác định nguyên nhân của những

thành tựu và hạn chế còn tồn tại, để từ đó có những đề xuất giải pháp nâng

cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp. Các giải pháp được xây dựng

dựa trên những nguyên nhân của hạn chế để có thể khắc phục những nhược

điểm và phát huy ưu điểm, góp phần tăng tính hiệu quả trong công tác tham

mưu, tổng hợp của VP trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

KẾT LUẬN

Nước ta đang tiến hành công cuộc đổi mới toàn diện và sâu sắc trên cơ

sở tăng cường sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng

thành công chủ nghĩa xã hội. Chính vì thế, để đạt được mục tiêu đề ra đó thì

trong bất cứ lĩnh vực nào của cơ quan nói chung và hoạt động Hành chính

văn phòng nói riêng chúng ta phải đổi mới vầ không ngừng cải cách đem lại

hiệu quả công tác làm việc cho cơ quan.

Và để có sự chuyển biến về chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp

cần phải có sự tác động mạnh mẽ đến yếu tố con người bao gồm cả lãnh đạo

và toàn bộ đội ngũ cán bộ nhân viên vì đây là nhân tố tiên quyết đến sự thành

công của tổ chức.

Trong quá trình khảo sát tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, tôi

đã được học tập rất nhiều kiến thức bổ ích áp dụng vào thực tế về Hành chính

nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của phòng

HC-TH trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định nói riêng. Qua đó em đã được

tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ chuyên môn cuả một cơ quan nhà nước, được

trực tiếp tham gia vào công việc của cơ quan.

Nhờ vậy mà em đã tạo được cho mình phong cách làm việc khoa học,

nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sáng tạo, năng động, trách nhiệm

cao trong công tác, kỹ năng giao tiếp, ứng dụng văn hóa công sở đối với

những đồng nghiệp trong cơ quan. Đồng thời, em học được cách kết hợp hài

hòa giữa thực tiễn và lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau khi ra trường,

nhận thức rõ ràng hơn về vai trò của công tác văn phòng cuả cơ quan.

Mặc dù đã rất cố gắng, song do hạn chế về trình độ chuyên môn nên đề

tài khóa luận này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được những

ý kiến đóng góp của thầy, cô để hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Các Văn bản quy phạm pháp luật

Quyết định số 19/2014/QĐ- TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ

tướng Chính phủ về việc Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008

Quyết định số 517/QĐ-CĐSP ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng hợp.

Quyết định số 135/QĐ-CĐSP ngày 15/02/2012 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy định chế độ họp trong

hoạt động của trường Cao đẳng sư phạm Nam Định

Quyết định số 162/QĐ-CĐSP ngày 12/11/2014 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy định soạn thảo văn bản

quản lý của trường.

Quyết định số 206/QĐ-CĐSP ngày 25/6/2015 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư,

lưu trữ của trường.

Quyết định số 108/QĐ-CĐSP ngày 1/10/2016 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô

tô tại trường

Quyết định số 221/QĐ-CĐSP ngày 12/1/2015 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy chế tuyển dụng viên chức

nhà trường.

Quyết định số 138/QĐ-CĐSP ngày 21/2/2014 của Hiệu trưởng trường

Cao đẳng Sư phạm Nam Định về việc ban hành quy định mời kiêm nhiệm

giảng dạy tại trường.

Quyết định số 224/QĐ-HCTH ngày 22/12/2016 của Trưởng phòng

Hành chính- Tổng hợp ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của phòng Hành

chính- Tổng hợp

Để hoàn thành báo cáo, trong quá trình nghiên cứu, tôi đã tham

khảo một số tài liệu sau:

1. Hoàng Anh, Vương Hoàng (2007), Kiến thức cần thiết cho nhân viên

văn phòng hiện nay quốc gia, Hà Nội.

2. Nguyễn Văn Ba (2007), Tăng cường công tác tham mưu, đáp ứng

yêu cầu thời kỳ hội nhập, tạp chí Khoa giáo số 10/2007

3. Lưu Đình Chúc (2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan

nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội

4. Vũ Cao Đàm (2007), Giáo trình Phương pháp luận Nghiên cứu khoa

học, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

5. Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB

Thống Kê, Hà Nội

6. Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản

trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh

7. Hoàng Lê Minh (2005), Nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin,

NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội

8. Hoàng Phê (2000), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm

Từ điển học, Hà Nội

9. Nguyễn Minh Phương (2009), Sổ tay công tác Văn phòng, NXB

Chính trị quốc gia.

10. Vũ Đình Quyền, Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần thứ 1,

NXB Thống Kê, Hà Nội

11. Lê Tân (1997), Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội

12. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,

NXB thống kê Hà Nội.

13. Lưu Kiếm Thánh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội.

14. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

15. Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB

Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội

16. Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ Điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa và

Thông tin, Hà Nội

PHỤ LỤC

01. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

02. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp

03. Sơ đồ hóa tổ chức 1 cuộc hội họp hội nghị của Trường Cao đẳng Sư

phạm Nam Định

04.Tiêu chí và thang điểm đánh giá viên chức

05. Mẫu phiếu đánh giá viên chức quản lý, và viên chức không giữ

chức vụ quản lý

Phụ lục 01

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

BAN GIÁM HIỆU

Khối phòng

Khối Khoa

Các Tổ trực thuộc

Khối đoàn thể

Khối tổ chức KH- CN và dịch vụ

P. Đào tạo

Đảng bộ

Tổ Âm nhạc và mỹ thuật

Trung tâm tin học

Khoa Tự nhiên

Công Đoàn

Tổ Lí luận chính trị

Trung tâm Ngoại ngữ

Khoa Xã hội

P. Kế hoạch- Tài chính

Tổ Tâm lý – giáo dục

Trung tâm thư viện

Đoàn Thanh niên

Khoa Tiểu học– Mầm non

P. Hànhchính- Tổng hợp

Tạp chí

Hội Cựu chiến binh

Khoa Ngoạingữ

P. Quản trị đời sống

Tổ Giáo dục thể chất- Quốc phòng

Ban quản lý ký túc xá

Hội sinh viên

P. Khảo thí và kiểm địnhchất lượng

Khoa bồi dưỡng nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục

P. Khoa học- Công nghệ

Hội đồng tư vấn Hội đồng khoa học và đào tạo

Phụ lục 2

Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp

Họ và tên Chức vụ STT

1 Vũ Tiến Vân Giảng viên chính, Trưởng phòng

2 Đỗ Hoàng Kim Giảng viên, Phó Trưởng phòng

3 Nguyễn Thị Duyên Văn thư

4 Nguyễn Thị Thanh Văn thư

Trần Đức Hà Lái xe 5

Trương Thị Nhung Nhân viên Tạp vụ 6

Trần Văn Huyền Bảo vệ 7

8 Nguyễn Đức Hoa Bảo vệ

9 Đặng Đình Chiến Bảo vệ

10 Nguyễn Văn Thùy Bảo vệ

11 Trần Khánh Hưng Bảo vệ

12 Trần Ngọc Thụ Bảo vệ

13 Trần Thị Mai Nhân viên Y tế

14 Trần Hoàng Nam Nhân viên Y tế

15 Đỗ Thị Ngọc Nhân viên Tạp vụ

Phụ lục 3

Sơ đồ hóa tổ chức 1 cuộc hội họp hội nghị

của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn biểu diễn Giai đoạn kết thúc

Hội nghị Hội nghị Hội nghị

Kết luận và Nghi thức

Kiểm tra lại các công việc chuẩn bị Xác định và thống nhất chủ đề Hội nghị bế mạc

Tiễn đoàn đại biểu Tiếp đón đại biểu

Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức Hội nghị

Triển khai công tác Thu thập các tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ Khai mạc, tuyên bố lý do và thực hiện Nghi thức Nhà nước

Hội nghị

Kiểm tra và bàn giao các trang thiết bị Điều hành Hội nghị và phát tài liệu

Phân công công việc cho các đơn vị

Quyết toán kinh phí Theo dõi diễn biến

Hội nghị Hội nghị

Chuẩn bị công tác truyền thông và tin ấn tài liệu cho Hội nghị

Ghi biên bản Hội nghị

Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo

Phụ lục 4 Tiêu chí và thang điểm đánh giá viên chức

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GD&ĐT NAM ĐỊNH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

Nam Định, ngày tháng năm 201…

TIÊU CHÍ VÀ THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ

VIÊN CHỨC KHÔNG GIỮ CHỨC VỤ QUẢN LÍ

NĂM HỌC 201…..-201…

Họ và tên: .......................................................................................................................................;

Chức vụ: .........................................................................................................................................;

Đơn vị công tác: .........................................................................................................................;

Nhiệm vụ được phân công: .................................................................................................;

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

1

40 Kết quả thực hiện nhiệm vụ theo hợp đồng, phân công

40

Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, hoàn thành 100% công việc hoặc nhiệm vụ được giao, vượt tiến độ, có chất lượng, hiệu quả; nghiêm túc chấp hành sự phân công công tác của người có thẩm quyền; có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động, sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ được giao; kết quả lấy ý kiến phản hồi của người học đạt tiêu chí A

35

Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, hoàn thành 100% công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm tiến độ việc đã ký kết, bảo đảm

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

chấtlượng, hiệu quả; nghiêm túc chấp hành sự phân công công tác của người có thẩm quyền; có tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao; kết quả lấy ý kiến phản hồi của người học đạt tiêu chí B trở lên.

30

Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khá, hoàn thành từ 70% đến dưới 100% công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết, trong đó có công việc còn chậm về tiến độ, hạn chế về chất lượng, hiệu quả; có tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao; kết quả lấy ý kiến phản hồi của người học đạt tiêu chí C.

20

Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trung bình, hoàn thành dưới 70% công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết, trong đó có công việc còn chậm về tiến độ, hạn chế về chất lượng, hiệu quả; chưa có tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao; kết quả lấy ý kiến phản hồi của người học đạt tiêu chí D.

Tổng điểm mục 1

2

20 Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp và các quy định khác

20

Thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm túc các quy định về đạo đức nghề nghiệp, điều lệ, quy chế, nội quy của cơ quan, đơn vị, các quy định về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tâm huyết với nghề nghiệp, tận tụy

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

với công việc.

10

Thực hiện tốt các quy định, điều lệ, quy chế, nội quy của cơ quan, đơn vị, các quy định về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; có trách nhiệm trong công việc được giao. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, viên chức có biểu hiện vi phạm đạo đức nghề nghiệp, các quy định khác bị Thủ trưởng cơ quan nhắc nhở.

0

Thực hiện các quy định, điều lệ, quy chế, nội quy của cơ quan, đơn vị, các quy định về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, viên chức có biểu hiện vi phạm đạo đức nghề nghiệp, các quy định khác bị Thủ trưởng cơ quan ra văn bản kỷ luật từ hình thức khiển trách trở lên.

Tổng điểm mục 2

3

20 Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức

20

Thực hiện nghiêm túc quy tắc ứng xử của viên chức, có thái độ lịch sự, tôn trọng trong phục vụ, giao tiếp với nhân dân; có tinh thần đoàn kết, hợp tác hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

10

Thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức, có thái độ lịch sự, tôn trọng trong phục

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

vụ, giao tiếp với nhân dân; có tinh thần đoàn kết, hợp tác hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bị Thủ trưởng cơ quan nhắc nhở.

0

Thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ vẫn còn biểu hiện vi phạm quy tắc ứng xử của viên chức, gây phiền hà, sách nhiễu với nhân dân, người học; có hành vi chia rẽ nội bộ, gây mất đoàn kết tại cơ quan, đơn vị; chưa thể hiện tinh thần đoàn kết, hợp tác hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bị Thủ trưởng cơ quan ban hành quyết định kỷ luật từ hình thức khiển trách trở lên.

Tổng điểm mục 3

4 Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của

20

10 viên chức Có ít nhất 01 công trình khoa học, đề tài cấp trường, bài báo được đăng trên các tạp chí, tập san; sáng kiến kinh nghiệm được áp dụng và mang lại hiệu quả trong việc thực hiện công tác chuyên môn, nghề nghiệp được cấp có thẩm quyền công nhận hoặc tham gia xây dựng nội quy, quy chế được lãnh đạo trường phê duyệt; tham gia hội giảng cấp tỉnh trở lên; học tập nâng cao trình chuyên môn từ nghiên cứu sinh trở lên. Có tham gia biên soạn đề cương bài giảng; hội giảng cấp khoa, cấp trường;

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

tham gia viết bài tham luận tại hội thảo cấp khoa, cấp trường, hội nghị cấp trường và mang lại hiệu quả trong việc thực hiện công tác chuyên môn, nghề nghiệp; học tập để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, trình độ lí luận chính trị, nghiệp vụ đáp ứng với yêu cầu vị trí việc làm, nhiệm vụ được giao; thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức.

Tổng điểm mục 4

TỔNG

100 HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

VIÊN CHỨC

(Ký tên, đóng dấu)

(Ký, ghi rõ họ tên)

SỞ GD&ĐT NAM ĐỊNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TIÊU CHÍ VÀ THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ

VIÊN CHỨC GIỮ CHỨC VỤ QUẢN LÝ

NĂM 201.....

Họ và tên: .......................................................................................................................................;

Chức vụ: .........................................................................................................................................;

Đơn vị công tác: .........................................................................................................................;

Nhiệm vụ được phân công: .................................................................................................;

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

tối đa

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Hiệu trưởng đánh giá

1

40 Kết quả thực hiện nhiệm vụ theo hợp đồng, phân công

40

35

Có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, hoàn thành 100% công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết, bảo đảm tiến độ chất lượng, hiệu quả; nghiêm túc chấp hành sự phân công công tác của người có thẩm quyền; có tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

tối đa

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Hiệu trưởng đánh giá

giao.

30

20

2

20 Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp và các quy định khác

20

10

Thực hiện các quy định về đạo đức nghề nghiệp, điều lệ, quy chế, nội quy của cơ quan, đơn vị, các quy định về phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tâm huyết với nghề nghiệp, tận tụy với công việc. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ vẫn vi phạm nguyên tắc

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

tối đa

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Hiệu trưởng đánh giá

bị Thủ trưởng cơ quan nhắc nhở.

0

3

10 Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức

10

5

Thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức, có thái độ lịch sự, tôn trọng trong phục vụ, giao tiếp với nhân dân; Trong qua trình thực hiện nhiệm vụ vẫn chưa có tinh thần đoàn kết, hợp tác hiệu quả, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, cơ quan, đơn vị có liên quan.

4

10 Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức

10

Có ít nhất 01 công trình khoa học, đề án, đề tài, bài báo hoặc sáng kiến được áp dụng và mang lại hiệu quả trong việc thực hiện công tác chuyên môn, nghề nghiệp được cấp có

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

tối đa

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Hiệu trưởng đánh giá

thẩm quyền công nhận hoặc tham gia xây dựng nội quy, quy chế được lãnh đạo Trường phê duyệt.

5

10 Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ

10

Có ý thức chủ động, sáng tạo trong công tác điều hành, tổ chức thực hiện công việc; có năng lực lãnh đạo, quản lý; năng lực tập hợp, đoàn kết viên chức; kết quả thực hiện công tác chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm công việc, công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách, công tác phối hợp thực thi nhiệm vụ, tinh thần thái độ làm việc đạt kết quả tốt.

5

0

Có ý thức trong công tác điều hành, tổ chức thực hiện công việc; có năng lực lãnh đạo, quản lý; năng lực tập hợp, đoàn kết viên chức; kết quả thực hiện công tác chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm công việc, công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách, công tác phối hợp thực thi nhiệm vụ, tinh thần thái độ làm việc đạt kết quả. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bản thân hoặc để viên chức trong đơn vị xẩy ra các vụ vi phạm bị Thủ trưởng cơ quan nhắc nhở; công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách để xảy ra sai sót nhưng chưa gây hậu quả nghiêm trọng. Có ý thức trong công tác điều hành, tổ chức thực hiện công việc; có năng lực lãnh đạo, quản lý; kết quả thực hiện công tác chỉ đạo,

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

tối đa

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Hiệu trưởng đánh giá

6

10 phân công, giao trách nhiệm công việc, công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách, công tác phối hợp thực thi nhiệm vụ, tinh thần thái độ làm việc đạt kết quả. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bản thân hoặc để viên chức trong đơn vị xẩy ra các vụ vi phạm kỷ luật từ hình thức khiển trách trở lên; công tác tham mưu rà soát, hoàn thiện và ban hành các các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách để xảy ra sai sót gây hậu quả nghiêm trọng. Kết quả hoạt động của đơn vị được giao quản lý, phụ trách. Đơn vị được giao quản lý, điều hành hoàn thành 90% đến 100% khối lượng công việc, đảm bảo tiến độ, có chất lượng, hiệu quả; các cá nhân của đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ được giao trong năm; tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động tiên tiến trở lên.

5

Đơn vị được giao quản lý, điều hành hoàn thành dưới 90% khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng; các cá nhân của đơn vị thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao trong năm.

TỔNG

100 HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

VIÊN CHỨC

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Phụ lục 05

Mẫu phiếu đánh giá viên chức quản lý,

SỞ GD&ĐT NAM ĐỊNH

và viên chức không giữ chức vụ quản lý

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU ĐÁNH GIÁ VIÊN CHỨC QUẢN LÝ

Họ và tên: .................................................................................... .

Chức danh nghề nghiệp: ...............................................................

Đơn vị công tác: ............................................................................

Hạng chức danh nghề nghiệp: ..............Bậc lương hiện hưởng: ...............Hệ số : .......

Năm 20...

I. TỰ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC, TU DƯỠNG, RÈN LUYỆN

1. Kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết:

- Tự đánh giá: ………. điểm.

2. Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp:

- Tự đánh giá: ………. điểm.

3. Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng

nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức:

- Tự đánh giá : ………. điểm.

4. Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức:

- Tự đánh giá : ………. điểm.

5. Năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ:

- Tự đánh giá : ………. điểm.

6. Kết quả hoạt động của đơn vị được giao quản lý, phụ trách:

- Tự đánh giá : ………. điểm.

II. TỰ ĐÁNH GIÁ, PHÂN LOẠI CỦA VIÊN CHỨC

1.Đánh giá ưu, nhược điểm:

.......................................................................................................................................

2. Tổng điểm tự nhận: ………. điểm.

3. Viên chức tự xếp loại:………………………

Ngày tháng năm 20

Viên chức tự đánh giá

(Ký, ghi đủ họ tên)

III. Ý KIẾN CỦA TẬP THỂ ĐƠN VỊ VÀ HIỆU TRƯỞNG

- Tổng hợp ý kiến thông qua cuộc họp đơn vị (Người tổng hợp ghi, ký và ghi rõ

họ tên)

......................................................................................................................................

- Nhận xét, đánh giá, phân loại của Hiệu trưởng:

* Đánh giá ưu, nhược điểm:

.......................................................................................................................................

KẾT QUẢ TỔNG HỢP ĐỂ XẾP LOẠI VIÊN CHỨC

(Phần này do Hiệu trưởng trực tiếp đánh giá)

STT

Nội dung

Ghi chú

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm Hiệu trưởng chấm

Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao

Thực hiện quy định đạo đức nghề nghiệp

Tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân…

Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức

Năng lực lãnh đạo, quản lí, điều hành…

Kết quả hoạt động của đơn vị

Tổng cộng

IV. KẾT LUẬN:

Viên chức đạt loại: ......................................................................................................

Ngày tháng năm 20…

(Ký và đóng dấu)

HIỆU TRƯỞNG

SỞ GD&ĐT NAM ĐỊNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU ĐÁNH GIÁ VIÊN CHỨC

Họ và tên: .................................................................................... .

Chức danh nghề nghiệp: ...............................................................

Đơn vị công tác: ............................................................................

Hạng chức danh nghề nghiệp: ..............Bậc lương hiện hưởng: ...............Hệ số : .......

Năm 20...

I. TỰ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC, TU DƯỠNG, RÈN LUYỆN

1. Kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết:

- Tự đánh giá: ………. điểm

2. Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp:

- Tự đánh giá: ………. điểm

3.Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng

nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức:

- Tự đánh giá: ………. điểm.

4. Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức

- Tự đánh giá: ………. điểm.

II. TỰ ĐÁNH GIÁ, PHÂN LOẠI CỦA VIÊN CHỨC

1. Đánh giá ưu, nhược điểm:

.......................................................................................................................................

2. Tổng điểm:...................

3. Viên chức tự nhận loại: .........................................

Ngày tháng năm 20...

Viên chức tự đánh giá

(Ký, ghi đủ họ tên)

III. Ý KIẾN CỦA TẬP THỂ VÀ TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRỰC TIẾP CỦA VIÊN

CHỨC

1. Tổng hợp ý kiến thông qua cuộc họp (Người tổng hợp ghi, ký và ghi rõ họ tên)

......................................................................................................................................

KẾT QUẢ TỔNG HỢP ĐỂ XẾP LOẠI VIÊN CHỨC

(Phần này do Trưởng đơn vị trực tiếp ghi)

Điểm cá

Điểm lãnh

Ghi

Nội dung

nhân tự

đạo đơn vị

STT

chú

chấm

1 Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao

Thực hiện quy định đạo đức nghề nghiệp

Tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân…

4 Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức

Tổng cộng

2. Phân loại của Trưởng đơn vị

Viên chức đạt loại: ......................................................................................................

Ngày tháng năm 20

TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký và ghi rõ họ tên)

3. Nhận xét, đánh giá, phân loại của Hiệu trưởng

* Đánh giá ưu nhược điểm:

.......................................................................................................................................

* Kết luận phân loại viên chức:..............................................

Ngày tháng năm 20…

HIỆU TRƯỞNG

(Ký và đóng dấu)

Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Chủ đề:

Luận văn thạc sĩ quản lý

Luận văn thạc sĩ quản lý dự án

BỘ NỘI VỤ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

TẠI VĂN PHÒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG

SƯ PHẠM NAM ĐỊNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM

TIÊU CHÍ VÀ THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ

VIÊN CHỨC KHÔNG GIỮ CHỨC VỤ QUẢN LÍ

NĂM HỌC 201…..-201…

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

1

40

Kết quả thực hiện nhiệm vụ theo hợp đồng, phân công

40

35

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

30

20

Tổng điểm mục 1

2

20

Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp và các quy định khác

20

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

10

0

Tổng điểm mục 2

3

20

Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức

20

10

Kết quả đánh giá

Điểm

TT

Tiêu chí chấm điểm

Hiệu trưởng

tối đa

(kết luận)

Điểm cá nhân tự chấm

Điểm do Trưởng đơn vị đánh giá

0

Tổng điểm mục 3

4 Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của

20

20

10

Kết quả đánh giá

Điểm

TT