Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hà

Mã SV: 1305QTVD010

Lớp: ĐH_QTVP13D

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 10 tháng 2 năm 2017 đến ngày 10 tháng 3 năm

2017 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến

thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả

công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế”. Em xin cam

đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã

được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi phòng Hành chính

Văn phòng Bộ Y Tế và tham khảo tại các tạp chí, internet. Vì vậy kết quả

nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách

nhiệm.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Hà

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 3

4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 3

6. Giả thiết nghiên cứu ...................................................................................... 3

7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 4

8. Kết cấu của khóa luận ................................................................................... 4

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ

QUẢN LÝ VĂN THƯ ..................................................................................... 6

1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 6

1.1.1. Khái niệm Tổ chức ........................................................................... 6

1.1.2. Khái niệm Quản lý ........................................................................... 7

1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư ............................................ 8

1.1.4. Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành

chính hiện nay .......................................................................................... 13

1.1.4.1. Vị trí .................................................................................................... 13

1.1.4.2. Ý nghĩa ................................................................................................ 13

1.1.4.3. Yêu cầu của công tác văn thư ............................................................. 14

1.2. Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư .......................... 14

1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác văn thư ................................................ 14

1.2.2. Tổ chức bộ máy công tác văn thư. .................................................. 15

1.2.3. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư ................................... 15

1.2.4. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư

của cơ quan .............................................................................................. 16

1.2.5. Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn

thư ....................................................................................................... 16

1.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 17

1.2.7. Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư ................... 17

1.3. Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư ............................. 18

1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan ............................................. 18

1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành

chính) ....................................................................................................... 18

1.3.3. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị ..................................................... 19

1.3.4. Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn ....................................... 19

1.3.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư ..................................................... 19

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ.................................................... 21

2.1. Khái quát chung về Bộ Y Tế ................................................................ 21

2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 21

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế ........................... 22

2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 25

2.2. Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế ............................................ 25

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ .................. 25

2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế......................................... 26

2.3. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y

Tế ................................................................................................................. 28

2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư ................................................ 28

2.3.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư ........................................... 30

2.3.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư ............................... 33

2.3.3.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện công

tác văn thư ...........................................................................................................

33

2.3.3.2. Xây dựng và ban hành văn bản ........................................................... 34

2.3.3.3. Tổ chức và quản lý văn bản đi ............................................................ 36

2.3.3.4. Tổ chức và quản lý văn bản đến ......................................................... 40

2.3.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu ................................................................ 43

2.3.3.6. Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ................................................. 44

2.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư ........... 47

2.3.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ ............................................................ 47

2.3.4.2. Công tác kiểm tra công tác văn thư .................................................... 48

2.3.5. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư .................. 49

2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ...................... 51

2.3.7. Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư .............................. 52

CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI

VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ ............................................................................... 54

3.1. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y

Tế ................................................................................................................. 54

3.1.1. Những thành tựu đạt được .............................................................. 54

3.1.2. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư

tại Văn phòng Bộ Y Tế ............................................................................ 55

3.1.3. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong

công tác tổ chức quản lý về văn thư ......................................................... 56

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản

lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế .......................................................... 58

3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ

quan ....................................................................................................... 58

3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp

vụ ............................................................................................................. 60

3.2.3. Chuẩn hóa trình độ và năng lực của các cán bộ văn thư ................. 60

3.2.4. Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư ......................................... 61

3.2.5. Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư ...... 62

3.2.6. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công

tác văn thư tại cơ quan ............................................................................. 63

3.2.7. Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý

công tác văn thư ....................................................................................... 64

3.2.8. Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công tác

văn thư ..................................................................................................... 65

3.2.9. Một số giải pháp khác .................................................................... 65

KẾT LUẬN .................................................................................................... 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 68

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016..... 32

Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016 .... 38

Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ...................... 39

Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016 .................. 42

Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 ................... 42

Bảng 2.4. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư....................................... 50

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CTVT : Công tác văn thư

VP : Văn phòng

CNTT : Công nghệ thông tin

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ, có ảnh

hưởng sâu sắc tới các hoạt động của con người trong đó có hoạt động quản lý

nhà nước. Để đảm bảo trong hoạt động quản lý có những quyết định chính

xác và hợp lý nhất các nhà quản lý phải có nguồn thông tin chính xác, trong

hoạt động hành chính ở Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu sử dụng kênh thông

tin truyền thống là văn bản giấy tờ. Tại các cơ quan lớn với khối lượng văn

bản sản sinh trong hoạt động quản lý là rất lớn, vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế

nào để tổ chức và quản lý khối lượng giấy tờ này tốt nhất, phục vụ quyết định

quản lý hiệu quả nhất?

Nước ta hiện nay đang trong quá trình thực hiện cải cách hành chính

Nhà nước, theo đó việc hiện đại hóa các công việc giấy tờ là yêu cầu cần thiết

và quan trọng. Đổi mới quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản để thông

tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng nhất để phục vụ cho hoạt động quản lý của

lãnh đạo. Để đổi mới được toàn diện hiệu quả công tác văn thư đòi hỏi quá

trình tổ chức phải khoa học, hợp lý và Lãnh đạo cơ quan tổ chức cần quản lý

chặt chẽ, đề ra được những biện pháp để hạn chế những tồn tại, khó khăn phát

huy tối đa những thế mạnh để nâng cao hiệu quả công tác văn thư. Nhờ vậy

trong nền hành chính nước ta, công tác văn thư ngày càng được chú trọng thực

hiện theo đúng các quy định của nhà nước về văn thư. Công tác văn thư là mắt

xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan t ổ chức, là nhiệm vụ quan

trong của Văn phòng mỗi cơ quan. Công tác văn thư phục vụ thông tin cho các

cơ quan tổ chức trong việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan.

Hiện nay trong hoạt động của Bộ Y Tế, Văn phòng là đơn vị chịu trách

nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ Y Tế và

các đơn vị trực thuộc Bộ. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác

1

tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ vẫn còn những vướng mắc

khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ

chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị. Nhận thức được vấn đề đó trong quá

trình thực tập thực tế tại Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với những kiến thức lý

luận, lý thuyết, tác giả đã thực hiện nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả

công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” cho Khóa luận

tốt nghiệp của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu

Về mặt lý luận đã có một số công trình nghiên cứu sau:

* Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007.

Quyển giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung về công tác văn thư và

những vấn đề liên quan.

* Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của

Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao

thông vận tải

Cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để

đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật.

* Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức

và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã

hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác

văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ

Hà Nội

Các đề tài khóa luận trên cung cấp cho tác giả những kiến thức có liên

quan đến văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại

các cơ quan khác từ đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách

2

quan. Đồng thời là cơ sở để đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những

vấn đề còn tồn tại cho các nghiên cứu sau này.

Ngoài ra đề tài tham khảo thêm các bài báo, tạp chí và các bài viết có

liên quan của một số tác giả.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở những lý luận về công tác văn thư; Lý luận về công tác tổ

chức và kiểm tra về văn thư trong hoạt động của văn phòng; Qua quá trình

thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế:

- Làm rõ các vấn đề lý luận tổ chức và quản lý công tác văn thư

- Khảo sát về thực tiễn công tác quản lý văn thư từ đó làm sáng tỏ các

vấn đề về lý luận công tác quản lý như quản lý về bộ máy làm công tác văn

thư, về nghiệp vụ công tác văn thư tại VP Bộ Y Tế .

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát và đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn

phòng Bộ Y Tế từ đó đưa ra những nguyên nhân, ưu điểm, nhược điểm trong

công tác tổ chức và quản lý văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế.

- Đề xuất những nhiệm vụ, phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao

công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Bộ Y Tế.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và quản

lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư

tại Văn phòng Bộ Y Tế.

6. Giả thiết nghiên cứu

Căn cứ vào các lý luận trong giáo trình, các nghiên cứu và các văn bản

quy phạm pháp luật về công tác văn thư, về công tác tổ chức quản lý cùng với

3

những số liệu thực tế, đề tài làm rõ được một số vấn đề lý luận và thực tế về

công tác tổ chức và quản lý về văn thư. Đánh giá đúng thực trạng về công tác

tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế. Từ đó đề xuất các giải pháp

nhằm khắc phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn

phòng Bộ Y Tế trong thời gian tới. Kết quả của quá trình nghiên cứu là nguồn

thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác văn thư cho lãnh đạo

Văn phòng và các đơn vị thuộc Bộ Y tế. Đồng thời đây là nguồn tài liệu tham

khảo cho những nghiên cứu sau này đê làm rõ hơn về công tác văn thư.

7. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực

hiện một số phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: nguồn số liệu từ phòng hành

chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ Y tế,

nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet…

- Phương pháp quan sát: Quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện

nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình.

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh đối chiếu số liệu, thông tin

giữa các thời kì, các đơn vị với nhau.

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý

từ đó đưa ra các đánh giá

Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để

đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn

thư tại Văn phòng Bộ Y Tế.

8. Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham

khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

4

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn

phòng Bộ Y Tế

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý

văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

5

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG

VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm Tổ chức

Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về

danh từ và động từ:

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau

đây:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những

chức năng nhất định

- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có

được một hiệu quả lớn nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ.

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức

nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với

sự sống” .

Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động

hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý

thức.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ

chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là

việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để

giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu

của doanh nghiệp”.

Qua tìm hiểu có thể tóm lại khái niệm tổ chức như sau:

“Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy

tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo

6

đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối

hợp công việc giữa các thành viên. Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập

bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức

tốt”[23,1]

1.1.2. Khái niệm Quản lý

Khái niệm quản lý được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, có nhiều cách

tiếp cận khác nhau, ở nhiều góc độ khác nhau.

- Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được

thực hiện thông qua người khác".

- Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm

sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện

thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức".

- Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì

môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt

động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm"

- Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua

người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi.

Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng

các nguồn lực giới hạn".

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và

hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các

nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội

2001).

Trong đề tài này có thể hiểu:

“Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể

quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt

được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi”[19,6]

7

1.1.3. Một số khái niệm về Công tác Văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản

gồm văn bản của cá nhân, dòng họ và văn bản do Nhà nước ban hành để phục

vụ cho quản lý và điều hành công việc chung[16,11]

Văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở

Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu

chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và

là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày

nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là

hành chính nhà nước.

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu

được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện

thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được

sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Có rất nhiều

khái niệm để định nghĩa về CTVT:

- Theo định nghĩa trong giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009)

của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo

thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quá trình tổ chức

hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị

xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn

bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu

trữ cơ quan.

Từ các định nghĩa đã được trình bày có thể đưa ra định nghĩa về công

tác văn thư như sau:

Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

8

văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

cơ quan tổ chức.[16,11-12]

Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao

gồm:

 Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn

bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm

của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được

mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với

những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong

việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng

phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ

trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định.

 Quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ

cơ quan.

Thứ nhất: Quản lý văn bản đi gồm 5 bước: - Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng

cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có

thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ

quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ.

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần

mềm trên máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký

bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp

9

và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc

nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với

văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu

văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên

trái. Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện

hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công an .

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản

thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản

(Lựa chịn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản

được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo,

sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn

bản.

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 2 bản (1 bản gốc lưu tại

văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc)

 Quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn

thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu

trước khi ký nhận văn bản. Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính

nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật

về bóc bì văn bản.

- Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực

hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập

sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-

BNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012.

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản

đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để

xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn

10

thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn

bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo.

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các

đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng

đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách

nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản.

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập

hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất

định. Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22

tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình giải quyết công việc, cán

bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan theo thời hạn Luật định

 Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số

99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử

dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và

kiểm tra việc sử dụng dấu; Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản

và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan.

Khái niệm Văn bản: Là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin

bằng ngôn ngữ nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của

đời sống. Tùy theo từng lĩnh vực xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có

nội dung và thể thức khác nhau.[17,23]

Khái niệm Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản

sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát

hành.[7,1]

Khái niệm văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp

11

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn

bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức[7,1]

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bước được

sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước tiến hành trong công tác soạn

thảo và ban hành văn bản theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan.

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền

đăng ký, quản lý và được sử dụng trên các văn bản của cơ quan, tổ chức, chức

danh nhà nước. Con dấu có nhiều loại: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có

hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng

dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi[5,1]. Con dấu có thể được khắc chìm

hoặc khắc nổi nhằm mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản, con

dấu thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân cho một cơ quan, tổ chức hay

cá nhân trong hoạt động của cơ quan tổ chức.

Khái niệm về Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành

trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân[2,2]

Khái niệm về Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ

quan, tổ chức, cá nhân hình thành hồ sơ theo những nguyên tác và phương

pháp nhất định[2,2]. Quy trình lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước :

- Mở hồ sơ: trong bước này có thể chia làm 2 trường hợp là những cơ

quan tổ chức đã xây dựng danh mục hồ sơ và những cơ quan chưa có danh

mục hồ sơ, tùy theo trường hợp để thực hiện mở hồ sơ phù hợp.

- Thu thập, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ

- Kết thúc hồ sơ: Để kết thúc hồ sơ cần thực hiện các khâu nghiệp vụ

như kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ; phân chia đơn vị bảo quản đối với

những hồ sơ dày; sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo các cách như thời gian

12

hình thành, số thứ tự; cuối cùng là thực hiện biên mục hồ sơ với việc đánh số

tờ, ghi mục lục, viết chứng từ và kết thúc hồ sơ.

1.1.4. Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động

hành chính hiện nay

1.1.4.1. Vị trí

Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai

trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh

đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng

thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan. Các cơ quan, tổ chức

muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản đẻ

phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối

hợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của

cơ quan. Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn

phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng.

1.1.4.2. Ý nghĩa

- Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao

năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn

quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do

đó công tác văn thư không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan

nhiều bên khác.

- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng

đắn, chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý. Thông tin cung cấp

cho lãnh đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi

nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất.

- Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh

quá trình hoạt động của cơ quan. Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn

13

bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần

bảo vệ bí mật nhà nước và cơ quan.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công

tác văn thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ.

1.1.4.3. Yêu cầu của công tác văn thư

Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu:

- Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của

văn bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu

trách nhiệm giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và

đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.

- Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu

công việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước. Văn bản phải

đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản.

- Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính

chính trị của công tác văn thư.

- Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng

suất, chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời

đại công nghệ thông tin.

1.2. Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư

1.2.1. Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Công tác văn thư mang tính chất phức tạp với rất nhiều khâu nghiệp vụ

khác nhau, Lãnh đạo cơ quan phải có những kế hoạch cụ thể trong việc thực

hiện các khâu nghiệp vụ này để đảm bảo hoạt động được thông suốt có sự liên

kết giữa các khâu nghiệp vụ. Trong việc tổ chức thực hiện cần phân công cụ

thể rõ ràng trách nhiệm thực hiện công việc, mỗi khâu nghiệp vụ mang đặc

trưng riêng và tuân thủ theo những quy định của pháp luật. Trong tổ chức

14

thực hiện phải thể hiện được nhiệm vụ rõ ràng: công việc do ai làm? Thực

hiện những công việc gì? Trách nhiệm như thế nào? Vì vậy vấn đề tổ chức

thực hiện công tác văn thư cần chính xác, tính khoa học. Làm tốt công tác tổ

chức thực hiện các nghiệp vụ này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đây là nền

tảng cho những hoạt động của cơ quan trong việc thực hiện chức năng quản lý

nhà nước và là cơ sở để quy rõ trách nhiệm trong thực hiện công việc, tránh

việc chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm.

1.2.2. Tổ chức bộ máy công tác văn thư.

Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều

giấy tờ, đây là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng mang tính chất phức tạp,

liên quan đến tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo

trong việc giải quyết các thủ tục giấy tờ. Trong thực tế lãnh đạo không thể

theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ này đặc biệt là trong các cơ quan có

quy mô và phạm vi lớn. Vì vậy cần có bộ phận phụ trách công tác văn thư của

cơ quan. Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà lãnh đạo có thể tổ chức

thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm. Tổ chức thiết lập bộ

máy có nghĩa là quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng cá

nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc điều đó có vai trò duy trì

hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng, khoa học.

1.2.3. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

CTVT là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ

quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rất

nhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất

quan trọng. Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công

tác văn thư lãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các

cán bộ, chuyên viên văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các

cơ quan nhỏ. Cán bộ văn thư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với

15

cơ quan có tính chất công việc phức tạo thì cần tuyển dụng cán bộ văn thư có

trình độ cao như đại học, sau đại học. Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ

quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyên môn hóa.

1.2.4. Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác

văn thư của cơ quan

Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày

càng được chú trọng. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học

hay trực tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan

thực hiện. Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và

ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ. Sau quá trình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến

hành kiểm tra để tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử

lý. Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện

công việc của các đơn vị, cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư. Tổ chức tốt

hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát

hiện được những sai sót nhằm nâng cao tối đa hiệu quả công việc.

1.2.5. Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào

công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần

trang bị đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Đây là điều kiện tiên quyết

để các cơ quan tổ chức duy trì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù

hợp với từng lĩnh vực hoạt động và tính chất của từng cơ quan. Tổ chức

phòng làm việc cần bố trí theo đúng chức năng, tính chất công việc. Đối với

Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài;

Các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện

lợi khi sử dụng; Vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức

danh làm việc. Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như

16

không gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật

chất làm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao.

1.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Đối với một cơ quan lớn thì việc hiện đại hóa càng phải được chú trọng

đặc biệt trong công tác văn thư hiện nay. Số lượng văn bản mỗi ngày lớn, thời

gian yêu cầu nhanh thì việc trang thiết bị giúp cho việc tổ chức và sắp xếp

công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian tiền bạc và công sức. Khoa học công

nghệ ngày càng phát triển vì vậy cần được áp dụng vào để quản lý công việc

một cách hiệu quả nhất. Hiện đại hóa công tác văn thưlà yêu cầu cần thiết

trong quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ vì vậy phải đảm bào được cơ sở

vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các

quy trình để đảm bảo nhanh chóng chính xác.

1.2.7. Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư

Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp

quản lý các hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất. Trong công tác

văn thư sau khi tiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh

giá quá trình thực hiện lãnh đạo cần có những khen thưởng đối với các nhân,

đơn vị thực hiện tốt, đồng thời kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không

đúng. Hằng năm báo cáo về hoạt động của ngành văn thư cơ quan cho Lãnh

đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. Việc khen thưởng, kỉ luật luôn

phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật và quy định của cơ quan.

Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có

một vị trí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được

thông suốt và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác

nhất. Bởi vậy để công tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản

lý cần phải khoa học, hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị.

17

1.3. Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư

1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

Thủ trưởng cơ quan là người đứng đầu của một cơ quan, tổ chức trong

phạm vi, quyền hạn được giao trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động

của toàn bộ cơ quan. Trong công tác văn thư, thủ trưởng có trách nhiệm:

- Điều hành, quản lý và chỉ đạo việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào CTVT. - Kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc về việc thực hiện CTVT - Giải quyết các vấn đề khiếu nại, tố cao về văn thư - Ký ban hành văn bản hoặc phân công giao nhiệm vụ cho cấp dưới

trong việc ký thay, ký thừa lệnh các văn bản do cơ quan ban hành

- Cho ý kiến chỉ đạo trong việc giải quyết các văn bản các đơn vị, cá

nhân Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Ban hành các quyết định về quản lý và sử dụng con dấu của văn thư

cơ quan.

1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành

chính)

Là người đứng đầu văn phòng có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hoạt

động trong công tác văn thư, Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính)

có trách nhiệm:

- Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện

công tác văn thư như: tổ chức soạn thảo và xây dựng quy trình quản lý văn

bản đi, đến; Quản lý văn bản trong môi trường mạng chặt chẽ, thống nhất.

- Giúp thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản quy định về công tác văn thư - Chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản trước khi ban hành văn bản.

- Theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện các văn

bản chỉ đạo.

18

- Giúp thủ trưởng trong kiểm tra và giám sát việc sử dụng con dấu cơ

quan tại văn thư.

1.3.3. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị

Trong việc tổ chức và quản lý về công tác văn thư, trưởng các đơn vị có

trách nhiệm:

- Soạn thảo hoặc phân công soạn thảo văn bản mà đơn vị mình được

phân công phụ trách và chỉ đạo soạn thảo văn bản ở đơn vị mình.

- Kiểm tra về nội dung văn bản của đơn vị trước khi ban hành. - Tiếp nhận và giải quyết các văn bản đến thuộc phạm vi, trách nhiệm

của cá nhân, đơn vị mình.

- Phối hợp với các đơn vị khác trong việc giải quyết văn bản đúng thời

hạn quy định, lập hồ sơ với công việc được phân công và nộp lưu hồ sơ khi

đến thời hạn quy định nộp lưu.

- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.3.4. Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn

- Cán bộ chuyên môn là người trực tiếp tham gia vào thực hiện nghiệp

vụ văn thư có trách nhiệm:

- Soạn thảo văn bản mình được phân công phụ trách

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến theo đúng trách nhiệm của mình

- Phối hợp với các cá nhân, đơn vị khác trong giải quyết các văn bản

đến đúng thời hạn.

- Lập hồ sơ các tài kiệu hình thành trong quá trình giải quyết văn bản

theo đúng thời hạn nộp lưu vào lưu trữ.

- Giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu.

1.3.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư

Là người làm công tác văn thư của cơ quan, cán bộ văn thư phải thực

19

hiện đúng trách nhiệm của mình:

- Tham mưu cho Lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản quy định về

công tác văn thư như quy chế văn thư, quy định về quản lý sử dụng con dấu…

- Giúp thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi các quy trình quản lý

văn bản đi như: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; Đăng ký văn bản, ghi số

ngày tháng; Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật khẩn; Làm thủ tục phát

hành văn bản và lưu văn bản đi.

- Theo dõi quy trình quản lý văn bản đến như: Tiếp nhận văn bản đến;

Đăng ký văn bản đến; Trình và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, cá nhân

có trách nhiệm; Theo dõi việc giải quyết văn bản.

- Trong công tác lập hồ sơ, văn thư có trách nhiệm trong việc tham

mưu xây dựng danh mục hồ sơ, giúp thủ trưởng trong việc hướng dẫn phương

pháp lập hồ sơ cho các cán bộ chuyên môn của cơ quan. Đồng thơi lập hồ sơ

công việc của mình được giao, giao nộp vào lưu trữ.

- Giúp thủ trưởng cơ quan trong việc sử dụng con dấu theo quy định

của pháp luật và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan; Thực hiện bảo quản con

dấu tránh sứt mẻ hay làm mất.

- Quản lý các văn bản: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, sổ sách…

Tiểu kết: Công tác văn thư đóng vai trò vô cùng quan trong trong các

hoạt động của cơ quan tổ chức, đặc biệt là hoạt động hành chính nhà nước.

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện nay, đòi hỏi sự

đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó công tác văn thư giữ

vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính. Để hội nhập

và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả cần có những biện pháp

nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư phù hợp với đất nước.

20

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

2.1. Khái quát chung về Bộ Y Tế

2.1.1. Lịch sử hình thành

Cách mạng Tháng 8 thành công nước ta giành được nền độc lập tự chủ

về tay nhân dân, chính quyền nhân dân được thành lập để khẳng định và bảo

vệ chủ quyền dân tộc. Tuy nhiên chính quyền non trẻ lại phải đối mặt với

nhiều thách thức như giặc đói, giặc dốt, giặc ngoại xâm…Đặc biệt là cả nước

đối mặt với bệnh dịch, sức khỏe nhân dân suy kiệt, tệ nạn xã hội tràn lan.

Trước tình hình đó để củng cố chính quyền cách mạng ngay sau khi cách

mạng thành công, ngày 28/8/1945 Chính phủ lâm thời ra tuyên cáo thành lập

một số Bộ để quản lý các lĩnh vực trong đó có Bộ Y Tế. Bác sĩ Phạm Ngọc

Thạch được cử giữ chức Bộ trưởng Bộ Y Tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân

Chủ Cộng Hòa, ngày 13/9/1946 Bác sĩ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng

Bộ Y Tế theo Sắc lệnh số 33 để chỉ đạo công tác y tế. Các cơ quan của Bộ Y

Tế được thành lập dựa trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng thanh tra vệ sinh và Y

tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha Y Tế Bắc Bộ.

Kể từ khi thành lập tới nay để phù hợp với tình hình đất nước Bộ Y Tế

có những sự thay đổi trong chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cụ thể có thể

chia thành các giai đoạn:

Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960:Trong giai đoạn này Bộ Y Tế

tập trung phòng chống dịch bệnh, cứu thương chiến tranh.

Giai đoạn từ năm 1961 đến năm 1971: Bộ Y Tế một mặt nghiên cứu

chiến lược phát triển y tế, đào tạo cán bộ… một mặt phải chỉ đạo đảm bảo

phòng chống dịch bệnh và đảm bảo công tác y tế, cứu thương ở miền Nam.

Giai đoạn từ năm 1972 đến năm 1992: Là giai đoạn đất nước thống

nhất đòi hỏi khắc phục dịch bệnh của chiến tranh để lại, củng cố hoàn thiện

21

bộ máy, tổ chức để đáp ứng với nhệm vụ, yêu cầu mới của đất nước.

Giai đoạn từ năm 1993 đến năm 2001: Chức năng nhiệm vụ của Bộ Y

Tế trong thời gian này tương đối ổn định. Bộ Y Tế là cơ quan của Chính phủ

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và bảo về sức

khỏe cho nhân dân bao gồm các mặt: vệ sinh phòng chống dịch, khám chữa

bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc và trang

thiết bị trong phạm vi cả nước.

Giai đoạn từ năm 2002 đến nay: Bộ Y Tế Việt Nam là cơ quan của

Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức

khỏe nhân dân, bao gồm các lĩnh vực: y tế dự phòng, khám, chữa bệnh, phục

hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người, mỹ phẩm

ảnh hưởng đến sức khỏe con người, an toàn vệ sinh thực phẩm và trang thiết

bị y tế; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ

và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có

vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật. Tổ chức hoạt

động, cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện và ổn định đáp ứng với tình hình

công nghiệp hóa của đất nước.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế

Bộ Y Tế là cơ quan nhà nước phụ trách về công tác y tế, là một trong

những cơ quan đầu tiên và có vai trò quan trong trong hoạt động điều hành

nhà nước. Mỗi thời kì Bộ có chức năng nhiệm vụ cụ thể riêng tuy nhiên cốt

lõi là đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho nhân dân. Chức năng nhiệm vụ cụ thể

của Bộ hiện nay được quy định rõ trong Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày

31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ.

Vị trí, chức năng: Bộ Y Tế là cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng

quản lý nhà nước về y tế bao gồm các lĩnh vực: Y tế dự phòng, khám chữa

bệnh, phục hồi chức năng, giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần, y dược

22

cổ truyền, sức khỏe sinh sản, trang thiết bị y tế, dược phẩm, mĩ phẩm, an toàn

vệ sinh thực phẩm, bảo hiểm y tế, kế hoạch hóa gia đình, các dịch vụ công

trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế :

1. Trình Chính phủ dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án

pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị

quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp

luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân

công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch

phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng

quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn

bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ hoặc

theo phân công.

3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản

lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

4. Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp

luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, các

dự án, công trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin,

tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và theo dõi tình hình thi hành pháp

luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

Quản lý về các lĩnh vực:

5. Về y tế dự phòng

6. Về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng

7. Về y dược cổ truyền

8. Về trang thiết bị và công trình y tế

9. Về dược và mỹ phẩm

10. Về an toàn thực phẩm

23

11. Về dân số - kế hoạch hóa gia đình và sức khỏe sinh sản

12. Về bảo hiểm y tế

13. Về bảo vệ môi trường trong hoạt động y tế

14. Về quản lý viên chức chuyên ngành y, dược, dân số

15. Về đào tạo nhân lực y tế

16. Về khoa học, công nghệ

17. Về công nghệ thông tin

18. Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc

thực hiện công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe.

19. Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc

phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật; quy định cụ

thể tiêu chí phân loại đơn vị sự nghiệp y tế công lập phù hợp với yêu cầu quản

lý của ngành y tế.

20. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan phòng, chống, cấp cứu

và điều trị nạn nhân trong thiên tai, thảm họa.

21. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dự trữ quốc gia về thuốc,

hóa chất, trang thiết bị y tế, phương tiện phòng, chống dịch bệnh, thiên tai

thảm họa theo danh mục dự trữ quốc gia đã được Chính phủ quyết định và các

quy định của pháp luật.

22. Quản lý nhà nước về hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật.

23. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của

ngành y tế theo mục tiêu và nội dung của Chương trình tổng thể cải cách hành

chính nhà nước của Chính phủ.

24. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; cán bộ, công chức, viên chức;

thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng,

kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ

theo quy định của pháp luật.

24

25. Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý

nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật.

26. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách

được phân bổ theo quy định của pháp luật.

27. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và

giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị liên quan các lĩnh vực thuộc thẩm

quyền quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện phòng, chống tham nhũng và xử lý

các hành vi vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà

nước của Bộ theo quy định của pháp luật.

28. Xây dựng, ban hành hệ thống chỉ tiêu thống kê và chế độ báo cáo

thống kê của ngành y tế theo quy định của pháp luật; tổ chức thu thập, tổng

hợp, phân tích, quản lý và lưu trữ thông tin thống kê ngành y tế; xây dựng cơ

sở dữ liệu ngành y tế.

29. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo đương niệm của Bộ Y tế: Bà Nguyễn Thị Kim Tiến – Bộ

trưởng và 5 Thứ trưởng gồm:

- Ông Nguyễn Viết Tiến

- Ông Lê Quang Cường

- Ông Nguyễn Thanh Long

- Ông Phạm Lê Tuấn

- Trương Quốc Cường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Bộ Y Tế (Phụ lục số 01)

2.2. Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ

25

Văn phòng Bộ Y Tế là đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế có chức năng giúp

lãnh đạo trong công tác tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan,

quản lý tài chính, nguồn ngân sách nhà nước giao cho Bộ. Chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Y Tế được thực hiện theo Quyết định số

3449/QĐ-BYT ngày 16 tháng 9 năm 2013 của Bộ Trưởng Bộ Y Tế. Văn

phòng Bộ hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Văn phòng Bộ có chức năng

tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Y Tế theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực

thuộc Bộ thực hiện các chương trình, kế hoạch làm việc và quy chế công tác

của Bộ; Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý cơ

sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động phục vụ

hoạt động nội bộ của cơ quan theo quy định của pháp luật. Văn phòng bộ có

con dấu riêng và tài khoản riêng.

2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế

- Lãnh đạo văn phòng: TS.Bs Nguyễn Xuân Trường - Chánh Văn

phòng và 6 Phó Chánh Văn phòng

- Các đơn vị trực thuộc Văn phòng:

Phòng Tổng hợp (Viết tắt VPB1): Tổng hợp, đôn đốc theo dõi việc

thực hiện các quy chế làm việc, chương trình kế hoạch, lịch làm việc, lịch

công tác, lịch tiếp khách… của Lãnh đạo Bộ. Tổ chức của phòng Tổng hợp

gồm 2 bộ phận là Tổ thư kí và bộ phận Tổng hợp. Lãnh đạo phòng Tổng hợp

có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng. Hoạt động theo chế độ Thủ

trưởng, lãnh đạo phòng phân công công việc cho mỗi cán bộ, chuyên viên của

phòng.

Phòng Tài chính kế hoạch ( VPB3) giúp Chánh văn phòng Bộ quản lý

và thực hiện công tác tài chính kế toán cấp 2 theo quy định của pháp luật với

các nguồn kinh phí và tài sản nhà nước được giao cho Văn phòng Bộ quản lý.

Tổ chức phòng có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng, biên chế cán bộ

26

và kế toán viên theo quy định. Phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng, thực

hiện theo mô hình kế toán tập trung.

Phòng Quản trị ( VPB4): Giúp Chánh Văn phòng điều phối hoạt động

về các công tác quản trị, hậu cần, lễ tân trong cơ quan Bộ. Phòng Quản trị

được cơ cấu gồm 5 bộ phận là: Quản trị, lễ tân, Y tế, Điện nước và vệ sinh.

Nhân sự phòng Quản trị gồm Trưởng phòng, phó trưởng phòng và biên chế

cán bộ, nhân viên theo quy định và yêu cầu công việc.

Phòng Hành chính (VPB5): Giúp chánh Văn phòng quản lý và tổ chức

thực hiện công tác hành chính, văn thư của Bộ Y tế và công tác tổ chức cán

bộ của Văn phòng Bộ. Phòng Hành chính gồm bộ phận Văn thư và bộ phận

Tổ chức cán bộ, mỗi bộ phận thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định.

Phòng Lưu trữ (VPB6): Quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

và thư viện trong cơ quan Bộ Y Tế, Hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ của

các đơn vị thuộc Bộ. Phòng gồm 2 bộ phận là bộ phận lưu trữ và bộ phận Thư

viện hoạt động theo chế độ thủ trưởng.

Đơn vị phòng chống thảm họa và tìm kiếm cứu nạn (VPB7): Thường

trực giúp Ban chỉ huy tìm kiếm cứu nạn Bộ Y Tế; Triển khai, điều phối, tổng

hợp hoạt động tìm kiếm cứu nạn phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của

lãnh đạo Bộ.

Phòng Công nghệ thông tin (VPB8): Tổ chức, xây dựng và quản lý

cổng thông tin điện tử ngành y tế; Làm đầu mối triển khai hành chính công,

hành chính điện tử ngành y tế; Quản lí và điều hành mạng máy tính nội bộ,

mạng điện thoại cơ quan; Xây dựng và triển khai ứng dụng công nghệ thông

tin tại cơ quan Bộ Y Tế.

Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính (VPB9): Giúp Chánh Văn phòng

trong việc kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý và phản ánh, kiến

nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi chức năng

quản lý của Bộ Y Tế theo quy định của pháp luật.

27

Phòng Bảo vệ ( VPB10): Quản lý và tổ chức thực hiện công tác an bảo

vệ cơ quan Bộ Y Tế, đảm bảo an toàn trật tự trong cơ quan Bộ.

Đội Xe (VPB11): Giúp Chánh Văn phòng quản lý và sử dụng phương

tiện phục vụ các hoạt động của lãnh đạo Bộ, các đơn vị trong cơ quan.

Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh (VPB2): Là cơ quan

đại diện của Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh, thực hiện các công

việc được giao phó.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Y Tế (Phụ lục số 02)

2.3. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng

Bộ Y Tế

2.3.1. Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư

Bộ Y Tế là cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Chính phủ, khối lượng

công việc rất lớn vì vậy số lượng các văn bản hình thành rất lớn, đồng thời

văn bản nhận được từ các cơ quan đơn vị là không nhỏ. Để đáp ứng được

khối lượng công việc lớn, Văn phòng Bộ Y Tế thiết lập ra Phòng hành chính

với bộ phận Văn thư để phụ trách về văn thư cho Bộ Y Tế theo hướng dẫn tại

thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ

Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,

Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân

các cấp và Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của

Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ

chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ. Văn thư Bộ Y Tế được tổ chức

theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn

thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Bộ Y Tế như : Các văn bản trình

ký lãnh đạo Bộ, các văn bản đến cơ quan Bộ ; Một số công việc được thực

hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các

đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…

28

Bộ phận thực hiện CTVT trực thuộc Phòng Hành Chính, thực hiện theo

những quy định về chức năng và nhiệm vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh

đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính. Trưởng phòng Hành chính chịu

trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về CTVT của cơ quan. Bộ phận văn thư

thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 199/QĐ-

VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Chánh Văn phòng Bộ về ban hành

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực

thuộc Văn phòng Bộ Y Tế như sau:

- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định

tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây

dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia

hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan Bộ và

các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế;

- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao.

Việc bố trí phòng ban làm việc ngoài chú trọng vào việc làm rõ chức

năng, nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phòng quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng

làm việc để có không gian làm việc, môi trường tốt nhất trong điều kiện của

cơ quan Bộ Y Tế. Bộ phận văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế: Bộ phận Văn thư

thuộc Phòng Hành chính được bố trí ở phòng 102B nhà B – toà nhà chính

thuận tiện cho khách đến làm việc hoặc cán bộ văn thư di chuyển để chuyển

giao văn bản, phòng được bố trí thành nhiều phòng nhỏ hơn trong đó bộ phận

Văn thư có không gian rộng nhất và được bố trí bàn ghế và có vách ngăn cách

29

với khu vực khách đến làm thủ tục. Một phòng riêng cho Trưởng, phó phòng

giúp cho việc giải quyết và xử lý văn bản cũng như dễ dàng trong việc quản lý

nhân viên. Trong phòng các máy photo, máy in, máy tính được bố trí hợp lý,

dễ dàng khi cần sử dụng; Ánh sáng trong phòng làm việc luôn được đảm bảo

tốt nhất để không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của các cán bộ nhân viên.

Do khối lượng công việc lớn, bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành

chính được chia làm 3 bộ phận là bộ phận một cửa, bộ phận quản lý văn bản

đi và bộ phận quản lý văn bản đến.

Qua việc tổ chức bộ máy làm văn thư có thể nhận thấy:

Ưu điểm:

Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng tại cơ quan có thể rút ngắn được

thời gian ban hành văn bản vì giảm thiểu được thời gian đi lại, thời gian trình

ký;

Văn thư hỗn hợp giúp đạt hiệu quả trong thông tin quản lý, đồng thời

thống nhất trong việc tiếp nhận văn bản và đăng lí văn bản, tránh chồng chéo

văn bản như đối với hình thức văn thư phân tán. Hình thức văn thư hỗn hợp

giúp giảm tải khối lượng văn bản, công việc dồn về một chỗ như hình thức

tập trung. Đây là hình thức phù hợp với các cơ quan có quy mô lớn như Bộ Y

Tế với khối lượng văn bản lớn, nhiều khâu, nhiều bộ phận thực hiện.

Nhược điểm:

Một khó khăn của hình thức này đó là đối với các đơn vị trực thuộc

nằm ngoài khuôn viên của Bộ thì việc di chuyển đến các địa điểm này gây

mất thời gian có thể làm ảnh hưởng đến công việc giải quyết.

Hiện nay việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư được thực hiện

theo văn bản hướng dẫn cũ đã hết hiệu lực, công tác văn thư thực hiện không

được thống nhất trong hệ thống với các cơ quan khác.

2.3.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư

30

Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn

đến hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công

chức, viên chức của cơ quan. Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ

là nhân tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng

Bộ Y Tế việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng vì

đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ

việc bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động. Nhân sự có trình độ cao sẽ

tìm ra được những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt

hơn. Việc tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để

nâng cao và hoàn thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư,

lưu trữ của cơ quan.

Để nâng cao năng lực cũng như trình độ chuyên môn của các cán bộ

làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế, Lãnh đạo Văn phòng xem xét

dựa trên sự đề xuất của trưởng các phòng ban phụ trác để cử người đi học các

khóa tập huấn ngắn hạn về văn thư. Hằng năm Văn phòng Bộ còn tổ chức từ

4 – 5 lớp học, mỗi lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư gồm 150 học viên là các

cán bộ trong cơ quan Bộ Y Tế và các cơ quan trực thuộc cả 3 miền; Cử cán bộ

tham gia các lớp đào tạo của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. Chính nhờ

những nỗ lực nhằm nâng cao năng lực làm việc cho cán bộ về văn thư mà

nhìn chung hiện nay công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế được đổi mới

và hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư

năm 2016 của Văn phòng Bộ gửi báo cáo cho Cục Văn thư, lưu trữ thì tổ chức

nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016 như sau:

31

Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016

Nhân sự làm công tác văn thư Số lượng Đơn vị: Người Ghi chú

Tổng số Nữ Kiêm nhiệm công tác khác

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

10 6 2 Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2 1 Trên đại học chuyên ngành khác 3 Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2 Đại học chuyên ngành khác 1 Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ 1 Trung cấp chuyên ngành khác

Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư

Chuyên viên chính văn thư Chuyên viên văn thư Nhân viên văn thư Khác Độ tuổi

Từ 30 trở xuống Từ 31 đến 40 Từ 41 đến 50 Từ 51 đến 60 3 2 1 4 2 6 1 1

Nguồn: Phòng Hành chính, VP Bộ Y Tế

Qua bảng 2.1 cho thấy nữ giới chiếm phần lớn trong thực hiện công tác

văn thư tại cơ quan, đây là công việc cần tính cẩn thận, tỉ mỉ, phù hợp cho

giới nữ. Về trình độ chuyên môn của các cán bộ có hơn một nửa số nhân sự

làm việc đã được đào tạo chuyên nghiệp về ngành văn thư, lưu trữ và có trình

độ đại học và sau đại học chiếm hơn 50%, đối với các cán bộ thuộc các

chuyên ngành khác được đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rõ

nghiệp vụ cần phải được đào tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp

32

học tại chức về văn thư. Cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các

cán bộ. Độ tuổi các cán bộ làm văn thư phần lớn từ 31 đến 40 tuổi có kinh

nghiệm làm việc, sức khỏe ổn định.

Nhân sự trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư đều là những cán bộ trẻ,

nhiệt huyết, năng động vì vậy hiệu quả công việc được nâng cao, nhanh

chóng thực hiện tốt các nghiệp vụ được giao.

Bộ phận Văn thư có 04 cán bộ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư,

kinh nghiệm làm việc của các cán bộ văn thư đều khá dày dặn, kinh nghiệm ít

nhất là 2 năm làm việc tại cơ quan vì vậy hiểu rõ được tính chất, đặc trưng

hoạt động của cơ quan tạo nền tảng thuận lợi cho việc thực hiện nghiệp vụ

nhanh chóng, chính xác. Vì khối lượng công việc lớn và có tình trạng nghỉ

thai sản, ốm đau, lãnh đạo phải điều chuyển hoặc cử cán bộ kiêm nhiệm trong

phòng để thực hiện công việc thay thế.

Bên cạnh đó hiện nay chế độ chính sách, lương bổng của cá bộ làm

công tác văn thư còn khá thấp, nhiều cán bộ đời sống còn thấp ảnh hưởng đến

quá trình công tác như tư tưởng nhảy việc, chuyển công tác và có thể gây ra

một số nạn quan liêu trong hoạt động văn thư.

2.3.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

2.3.3.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện

công tác văn thư

Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm giúp Bộ trưởng trực tiếp

quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại các Vụ, Cục,

Tổng cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ Y Tế, đồng thời tổ chức hướng dẫn

nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế.

Đối với công tác văn thư Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm các công

việc:

- Giúp Thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức, hướng dẫn xây dựng và

33

ban hành các quy chế, quy định về công tác văn thư tại cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc.

- Ký thừa lệnh Bộ trưởng những văn bản được giao và kí văn bản do

Văn phòng Bộ ban hành.

- Giúp Thủ trưởng kiểm tra lần cuối cùng về thể thức, kỹ thuật trình

bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản, kí nháy/tắt vào cuối “nơi nhận” văn

bản.

- Đối với văn bản đến, Chánh Văn phòng xem xét văn bản, cho ý kiến

chỉ đạo và phân phối văn bản đến các đơn vị có liên quan để giải quyết văn

bản, báo cáo Lãnh đạo Bộ các công việc quan trọng, khẩn cấp.

- Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và sử

dụng con dấu cơ quan theo đúng quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm

trước Thủ trưởng cơ quan.

- Chánh Văn phòng tham mưu cho Thủ trưởng về lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ đồng thời hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các đơn vị trong việc lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ đúng thời hạn vào lưu trữ cơ quan.

Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm về công tác văn thư trước

Lãnh đạo cơ quan vì vậy thể hiện được chức năng tham mưu trong công tác

văn thư.

2.3.3.2. Xây dựng và ban hành văn bản

Bộ Y Tế là cơ quan thuộc Chính phủ quản lý về ngành Y Tế vì vậy

được ban hành các hình thức văn bản gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính, văn bản hợp nhất, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi

với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài. Các văn bản soạn thảo đều phải

thực hiện theo những quy định của pháp luật ( Quy định trong quy chế văn

thư của Bộ Y tế - Phụ lục số 03)

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được

34

quy định tại Khoản 1 Điều 7 trong Quy chế công tác văn thư của Bộ Y Tế

quy định: các văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành

văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6

năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Đối với văn bản Hành chính, đây là hình thức được ban hành nhiều

nhất trong hoạt động của cơ quan. Tại Bộ Y Tế quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản hành chính cơ bản thực hiện theo quy định của Thông tư số

01/2011/TT-BNV gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Trong bước này căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn

thảo Lãnh đạo văn phòng giao cho các đơn vị, các nhân soạn thảo văn bản.

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản

Sau khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, người soạn thảo xác

định được hình thức, nội dung, độ mật khẩn của văn bản được soạn thảo; Thu

thập và xử lý các thông tin có liên quan, sau khi thông tin được thu thập và

xử lý tiến hành soạn thảo văn bản.

Bước 3: Duyệt bản thảo

Sau khi văn bản được soạn thảo, người có thẩm quyền thực hiện duyệt

bản thảo về nội dung và hình thức, trưởng đơn vị chịu trách nhiệm ký duyệt

về nội dung và Lãnh đạo văn phòng ký duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản.

Bước 4:Hoàn thiện các thủ tục hành chính như đăng kí văn bản, nhân

bản, đóng dấu

Văn bản sau khi được duyệt thông qua sẽ tập trung tại bộ phận văn thư

để đăng kí văn bản đi, nhân bản và đóng dấu. Khi hoàn tất văn bản sẽ được

ban hành và gửi cho nơi nhận.

Đối với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hợp nhất, văn bản

chuyên ngành hay văn bản trao đổi của Bộ được thực hiện theo khoản 4,5 và

35

6 Điều 7 của Quy chế văn thư của Bộ Y Tế.

Ưu điểm: - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và tuân thủ theo Luật

ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 của Quốc Hội.

- Các cán bộ, chuyên viên Văn phòng nắm bắt rõ các quy định, quy

trình soạn thảo văn bản từ thể thức đến nội dung.

- Đảm bảo thực hiện đúng pháp luật nội dung phù hợp với chủ trương

của Đảng và Nhà nước

Nhược điểm: - Các văn bản của một số cơ quan trực thuộc Bộ Y Tế vẫn còn một số

những sai sót tồn tại như một số văn bản được đánh số bằng máy, lãnh đạo cơ

quan chưa ký nháy về duyệt thể thức và nội dung hay cuối mỗi văn bản vẫn

còn trường hợp sử dụng dấu chấm(.) thay cho dấu(./.) để kết thúc văn bản.

2.3.3.3. Tổ chức và quản lý văn bản đi

Trong việc tổ chức và quản lý văn bản đi, Lãnh đạo Văn phòng có trách

nhiệm quản lý, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện theo quy định.

Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi của Bộ Y Tế được thực hiện

qua các bước:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi văn bản được ban hành cán bộ văn thư giữ con dấu cơ quan

có trách nhiệm thực hiện kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu

văn bản đúng theo quy định thì Văn thư thực hiện tiếp nghiệp vụ, nếu phát

hiện có sai sót, cán bộ văn thư sẽ báo lại cho người có trách nhiệm và chuyển

trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo để sửa đổi, bổ sung.

36

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Y Tế được

thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và

Quy chế về công tác văn thư của Bộ Y tế bao gồm 9 thành phần thể thức bắt

buộc. Ngoài ra tùy theo tính chất của văn bản mà có thể thêm một số thành

phần thể thức theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Ghi số và ghi ngày tháng năm cho văn bản

Đối với những văn bản đáp ứng đúng về thể thức và kỹ thuật cán bộ

văn thư trình ký lãnh đạo, khi người có thẩm quyền ký phê duyệt, văn bản sẽ

được chuyển cho bộ phận cấp cố văn bản để ghi số cho văn bản và ngày tháng

năm ban hành văn bản. Số văn bản được ghi theo hệ thống số chung của cơ

quan: Đánh số từ số 01 của ngày làm việc đầu tiên của năm theo các loại văn

bản quyết định, công văn, tờ trình, thông tư…Văn bản của Văn phòng Bộ,

Ban dự án được đánh theo hệ thống số riêng. Đối với các văn bản mật được

cấp số riêng.

Trong trường hợp văn bản phát hành đã có văn bản gốc nhưng chưa có

văn bản điện tử thì bộ phận Văn thư (Phòng Hành chính) không cấp số cho

văn bản. Số văn bản được cấp trên hệ thống điện tử và trên văn bản giấy.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn

Nhân bản văn bản đúng theo số lượng tại nơi nhận được xác định cụ thể,

đối với các văn bản mật việc nhân bản phải có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ,

Lãnh đạo đơn vị và được thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28

tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lênh bảo vệ bí

mật nhà nước và Thông tư số 06/2015/TT-BYT ngày 31 tháng 3 năm 2015 của

Bộ Y Tế quy định về công tác bảo về bí mật nhà nước ngành y tế.

Việc đóng dấu cơ quan, đóng dấu mật khẩn được thực hiện theo quy định

của pháp luật và Quy chế công tác văn thư của Bộ Y Tế.

37

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Chuyển phát văn bản được thực hiện qua đường bưu điện và qua fax, qua

mạng theo những quy định của pháp luật và theo quy định của Bộ Y Tế. Cán bộ

văn thư có trách nhiện trong việc theo dõi chuyển phát, nếu xảy ra lỗi hoặc thất

lạc văn bản phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết.

Mẫu giấy đề nghị chuyển phát văn bản đi (Phụ lục số 05)

Bước 5: Lưu văn bản

Văn bản đi phải được lưu 2 bản: một bản gốc lưu tại Văn phòng Bộ,

một bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại Văn phòng phải có

chữ ký nháy của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo và được đóng dấu và sắp xếp theo

thứ tự ban hành. Đối với văn bản mật được thực hiện theo quy định nhà nước

về bảo vệ bí mật.

Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016

Tên loại văn bản 2016 2015

Quyết định 7719 5642

Công văn 8934 8236

Kế hoạch 1244 529

Báo cáo 1304 1172

Thông báo 503 1078

Thông tư 52 59

(Nguồn: Cổng thông tin điện tử Bộ Y Tế)

38

Với các số liệu bảng 2.2 được thể hiện trong biểu đồ 2.1 sau:

10000

9000

8000

7000

6000

5000

4000

3000

2000

1000

0

Năm 2015

Năm 2016

Công văn

Báo cáo

Thông báo

Quyết định

Kế hoạch

Thông tư

Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016

Qua số liệu bảng 2.2 và biểu đồ 2.1 thể hiện số lượng văn bản đi của

Bộ Y Tế trong 2 năm gần đây 2015 - 2016 có thể nhận thấy khối lượng văn

bản hành chính năm 2016 tăng so với năm 2015, số lượng Quyết định và Kế

hoạch tăng mạnh, thông báo có khối lượng văn bản giảm mạnh gần ½ nguyên

nhân một phần các cán bộ sử dụng mạng máy tính thay cho giấy truyền thông

trong nhiều thông báo của cơ quan. Công văn là hình thức văn bản hành chính

được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất với nhiều loại công văn trả lời, công

văn đề nghị... Với số liệu này vẫn chưa đưa đến cho người xem một cái nhìn

tổng quan về khối lượng văn bản đi với các loại văn bản khác. Mỗi năm hoạt

động của cơ quan lại sản sinh ra khối lượng lớn giấy tờ. Trong hai năm gần

đây mặc dù cơ quan sử dụng hình thức văn bản điện tử nhưng khối lượng văn

bản ban hành tăng nhiều có thể thấy việc trao đổi thông tin giữa Bộ Y Tế với

các cơ quan ngày càng nhiều.

Ngoài các văn bản của Bộ ban hành thì hằng năm Văn phòng Bộ Y Tế

39

cũng ban hành một khối lượng văn bản lớn trong việc trao đổi thông tin với

các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế và các cơ quan, ban ngành khác.

Bên cạnh đó để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về y tế hằng năm

Bộ Y tế còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực y tế như số

lượng Thông tư ban hành năm 2016 là 52 văn bản và năm 2015 là 59 văn bản,

ngoài ra Bộ Y Tế ban hành các văn bản hợp nhất và thông tư liên tịch về các

vấn đề y tế. Có thể nhận thấy trong hoạt động quản lý văn bản hành chính là

loại văn bản được sử dụng chủ yếu và thường xuyên.

Nhìn chung trong công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng Bộ Y tế

đều được thực hiện theo đúng quy trình và tuân thủ đảm bảo các quy định của

pháp luật và cơ quan, Văn bản đi được kiểm soát tương đối kỹ càng trước khi

ban hành nhằm hạn chế những sai sót, vì vậy hiện tượng các văn bản gửi đi

không bị trả lại hoặc có phản ánh vê sai về thể thức hay kỹ thuật trình bày của

văn bản. Tuy nhiên quy trình quản lý văn bản đi còn nhiều thủ tục cần có

những biện pháp để giảm thiểu tránh gây trở ngại cho cán bộ soạn thảo và khi

có văn bản cần ban hành khẩn.

Một số văn bản do Bộ Y Tế ban hành (Phụ lục số 04)

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 06)

2.3.3.4. Tổ chức và quản lý văn bản đến

Khối lượng văn bản đến của Bộ Y Tế là con số không nhỏ, cần có quy

trình tổ chức và quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả

Trình tự quản lý văn bản đến của Bộ y tế được thực hiện

Bước 1:Tiếp nhận, bóc bì và đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều tập trung tại Phòng Hành chính (Văn phòng

Bộ) để làm thủ tục, phân loại sơ bộ và đăng lý văn bản đến. Các văn bản được

scan và đăng ký vào hệ thống văn bản điện tử sau đó được chuyển cho Lãnh

đạo Văn phòng để phân phối ý kiến văn bản đến. Đối với văn bản điện tử phải

40

được xác minh tính chính xác và đăng ký số văn bản trên hệ thống và chuyển

Lãnh đạo phân phối ý kiến. Văn bản mật được đăng ký số riêng.

Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải ký nhận với người chuyển phát

ghi rõ ngày tháng nhận và phải giữ bì văn bản tối thiểu là 1 tháng mới được

hủy. Đối với việc bóc bì, văn bản bóc bì phải giữ nguyên vẹn không được làm

mất nội dung bên trong. Văn bản bóc bì theo thứ tự sau khi bóc bì văn bản

phải được đóng dấu đến, lập phiếu xử lý văn bản đến và đăng ký vào sổ văn

bản đến.

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến

Phòng Hành chính sau khi nhận được văn bản đến thì cán bộ văn thư

làm thủ tục đăng ký văn bản đến trên hệ thống và chuyển đến Lãnh đạo, các

cán bộ, phòng ban qua hệ thống để giải quyết công việc, đối với văn bản mật,

tối mật, tuyệt mật thì Chánh Văn phòng bóc bì và xử lý. Việc chuyển giao văn

bản được thực hiện đúng người, đúng đối tượng, người nhận ký vào sổ

chuyển giao văn bản của Văn phòng Bộ. Khi chuyển giao văn bản có kèm

theo phiếu xử lý văn bản để theo dõi việc giải quyết văn bản.

Mẫu Phiếu trình ký Lãnh đạo Bộ Y Tế (Phụ lục số 03)

Bước 3:Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến

Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở trong việc xử lý

văn bản

Chánh Văn phòng có trách nhiệm: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của

các đơn vị và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, cho ý kiến đề

xuất trong Hệ thống trình Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển đến cho các đơn vị giải

quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

văn bản đến; Văn bản đến của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chính phủ sau

khi trình, giải quyết được lưu bản chính tại Văn phòng Bộ (Tổ thư ký).

Theo thống kê của Phòng Hành Chính (Văn phòng Bộ Y Tế) khối

lượng văn bản đến của Bộ năm 2015 - 2016 trong đó:

41

Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016

Nguồn 2015 2016

Tổng văn bản 3684 4596

Cơ quan Bộ 1045 1157

CQ ban ngành NN 1721 2118

Đơn vị trực thuộc 600 978

Cá nhân, đơn vị khác 318 343

Nguồn: Phòng Hành chính, VP Bộ Y Tế

5000

4500

4000

3500

3000

2500

2000

1500

1000

500

0

Năm 2015

Năm 2016

CQ ban ngành

Cá nhân, ĐV khác

Tổng

CQ Bộ

Đơn vị trực thuộc

Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016

Qua biểu đồ 2.2 cho thấy mỗi năm số lượng văn bản mà văn thư cơ

quan tiếp nhận là con số không nhỏ và tăng hằng năm, trong đó các văn bản

thông thường chiếm phần lớn là các văn bản trao đổi thông tin giữa các Bộ,

ngoài ra trong bảng số liệu của Phòng Hành chính vẫn chưa được thể hiện đầy

đủ nội dung các văn bản đến như hằng năm Bộ nhận được nhiều văn bản mật

và các đơn thư của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước và các văn bản

42

gửi theo đường điện tử chưa được thống kê đầy đủ. Các văn bản chủ yếu là

trao đổi thông tin từ các cơ quan ban nganh như Ủy ban nhân dân, các bệnh

viện, Bộ Công an… Có thể so sánh thấy số lượng văn bản đến chiếm con số

nhỏ hơn rất nhiều so với số lượng văn bản mà hằng năm cơ quan ban hành,

bởi tính chất đặc trưng trong hoạt động quản lý nhà nước ở cơ quan trung

ương. Do đó việc tổ chức và quản lý văn bản đến phải được xử lý nhanh

chóng, chính xác để đảm bảo tiến độ giải quyết công việc.

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến Bộ Y Tế (Phụ lục số 06)

2.3.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu Bộ Y Tế là đại diện pháp lý cho cơ quan việc quản lý và sử

dụng con dấu được thực hiện theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Bộ

trưởng. Trong việc quản lý và sử dụng con dấu, cơ quan Bộ Y Tế chưa có một

văn bản riêng nào quy định, tuy nhiên việc sử dụng và quản lý con dấu vẫn

được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016

của Chính phủ về bảo quản và sử dụng con dấu và theo Điều của Quy chế văn

thư của Bộ Y tế. Trong việc quản lý và sử dụng con dấu Chánh Văn phòng Bộ

chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng.

Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư thuộc phòng Hành

chính Văn phòng Bộ bảo quản và sử dụng, cán bộ công chức đó chịu trách

nhiệm trước Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng theo quy định:

- Con dấu được bảo quản trong két sắt trong phòng làm việc của bộ

phận văn thư và được cất giữ cẩn thận sau khi làm xong việc

- Cán bộ văn thư không được mang con dấu ra ngoài cơ quan khi chưa

có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan hay Lãnh đạo văn phòng

- Không cho người khác sử dụng con dấu khi chưa có sự đồng ý của

Lãnh đạo

- Không đóng dấu khống chỉ ( đóng khi chưa có chữ ký của người có

43

thẩm quyền ký văn bản, đóng dấu vào văn bản không có nội dung), đối với

các chữ ký sao chụp thì phải có bản gốc và văn thư phải lưu bản gốc đó.

- Con dấu được đảm bảo không bị sứt, mẻ hay bị cong nếu phát hiện

tình trạng dấu có dấu hiệu hỏng cần phải báo cáo cho Trưởng phòng hoặc

Lãnh đạo văn phòng để kịp thời giải quyết.

- Khi sử dụng dấu con dấu phải đóng trùm lên 1/3 chũ ký, dấu đóng

thẳng, rõ ràng, đúng chiều, mực dấu đỏ tươi không bị nhòe.

Việc sử dụng và bảo quản con dấu ở Bộ Y Tế được thực hiện nghiêm

túc, tuân thủ đúng theo thủ tục quy định đảm bảo an toàn, chặt chẽ. Con dấu

cơ quan và dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu “Đến”, dấu “Mật”, “Khẩn”

được đặt trong tủ của bộ phận văn thư có khóa cẩn thận sau giờ làm việc,

mực dấu có màu đỏ tươi. Việc đảm bảo đúng các quy định về quản lý và sử

dụng con dấu đảm bảo tính pháp lý cho văn bản chính xác góp phần vào bảo

vệ bí mật nhà nước, tránh trường hợp rủi ro do con dấu đóng sai mang lại.

2.3.3.6. Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơ là bước cuối cùng của công tác văn thư và là tiền đề, cơ sở

cho bước đầu thực hiện công tác lưu trữ.

Đối với cơ quan Bộ Y Tế danh mục hồ sơ được xây dựng và ban hành

từ năm 2002 cho đến nay vẫn đang sử dụng theo Danh mục này nên quá trình

lập hồ sơ tương đối khó khăn và còn nhiều thủ tục rườm rà, gây khó khăn cho

các cán bộ, chuyên viên. Danh mục hồ sơ tương đối đơn giản vì vậy cần phải

nghiên cứu, xây dựng mẫu Danh mục hồ sơ mới để phù hợp hơn với thực tiễn

hoạt động của cơ quan hiện nay

Qua quá trình tìm hiểu về việc thực hiện Lập hồ sơ ở Văn phòng Bộ Y

Tế có thể thấy, đối với các văn bản đều được cán bộ văn thư lưu lại đúng với

quy định, được phân loại theo từng thể loại văn bản tuy nhiên việc sắp xếp tài

liệu còn chưa khoa học, đầy đủ gây khó khăn cho công tác lưu trữ sau này.

44

Khối lượng văn bản hình thành nhiều nên số lượng hồ sơ cũng tương đối lớn

vì vậy đơn vị áp dụng cách sắp xếp theo tên loại văn bản và theo số thứ tự của

văn bản.

Tên hồ sơ của Bộ được sắp xếp theo trình tự: Tên loại văn bản + tác giả

+ thời gian. Ví dụ như Quyết định của Bộ Y Tế năm 2016.

Dưới đây là trích dẫn danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Y Tế (Danh

mục hồ sơ hằng năm của cơ quan Bộ ban hành kèm theo Quyết định số

5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Bộ Y Tế về việc ban

hành quy định danh mục hằng năm của cơ quan Bộ Y Tế)

01. Các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ đạo việc thực hiện theo chức

năng, nhiệm vụ chuyên môn của ngành Y tế.

02. Các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ đạo công tác không thuộc

nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành.

03.Hồ sơ về Xây dựng dự án Luật, Pháp lệnh, chính sách, chế độ về

quản lý ngành Y tế.

04. Tập Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Công văn của Bộ Y tế.

05. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm và nhiều năm

của cơ quan Bộ.

06. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm và nhiều năm

của các đơn vị trực thuộc Bộ.

07. Tài liệu các Hội nghị sơ kết, tổng kết công tác năm của cơ quan Bộ.

08. Hồ sơ Hội nghị tổng kết nhân dịp ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan

trọng của cơ quan, ngành.

09. Hồ sơ về Hoạt động của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan Bộ với tư

cách là thành viên của Chính phủ ( bản báo cáo, bản thuyết trình, giải trình,

văn bản trả lời chất vấn của đại biểu quốc hội).

10. Hồ sơ về Cải cách hành chính ở cơ quan Bộ và ngành Y tế.

11. Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác Văn

45

phòng,Văn thư, Lưu trữ hàng năm của cơ quan, của ngành.

12. Hồ sơ các Hội nghị về công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ của

cơ quan, của ngành.

13. Hồ sơ Xây dựng các văn bản quy phạm phápluật về công tác Văn

thư, Lưu trữ.

14. Báo cáo Thống kê tổng hợp công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan.

15. Hồ sơ về việc Nộp hồ sơ lưu trữ của cơ quan Bộ vào Lưu trữ Nhà

nước (Biên bản giao nhận tài liệu, Danh mục hồ sơ nộp lưu và một số văn bản

khác).

16. Hồ sơ Đánh giá, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá

trị của cơ quan (quyết định thành lập hội đồng đánh giá giá trị tài liệu, bản kê

tài liệu loại vv...)

17. Danh mục hồ sơ hàng năm cuả cơ quan Bộ, sổ sách xuất nhập, tra

tìm tài liệu lưu trữ, mục lục hồ sơ bảo quản trong kho Lưu trữ Bộ.

18. Hồ sơ Ban hành Quy chế làm việc, sinh hoạt và bảo vệ trong khu

vực cơ quan Bộ.

19. Hồ sơ về Xây dựng, cải tạo, sửa chữa các công trình xây dựng của

cơ quan Bộ.

20. Sơ đồ và các tài liệu liên quan tới trụ sở làm việc của cơ quan.

Như vậy có thể thấy việc ban hành theo mẫu quy định của Nhà nước là

chưa được thực hiện đúng, gây khó khăn trong quá trình lập hồ sơ. Danh mục

hồ sơ của Bộ Y Tế chưa được hoàn thiện và đầy đủ nội dung theo đúng quy

định của Nhà nước trong việc xây dựng danh mục hồ sơ.

Về công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Lãnh đạo Văn

phòng nhắc nhở, đôn đốc tuy nhiên đối với các văn thư đơn vị việc nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vẫn còn chậm, phòng Lưu trữ phải thường xuyên nhắc nhở, đôn

đốc. Tài liệu khi nộp lưu trong tình trạng lộn xộn, không được sắp xếp cẩn

thận, văn bản có nhiều nếp gấp gây khó khăn và mất thời gian cho công tác

46

chỉnh lý văn bản sau này.

Cán bộ văn thư ở Phòng Hành chính với khối lượng công việc nhiều và

được giao nhiệm vụ riêng biệt vì vậy chưa có sự tương tác với nhau trong việc

lập hồ sơ dẫn tới chất lượng hồ sơ nộp lưu còn thấp.

2.3.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư

2.3.4.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là hoạt động chính và thường xuyên của

Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan và

các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế đồng thời nâng cao trình độ, hiểu biết về

nghiệp vụ văn thư cho lãnh đạo, các cán bộ văn thư và các cán bộ chuyên

môn các phòng ban, đơn vị.

Đối với các văn bản mà các đơn vị cơ quan gửi về Bộ Y Tế bắt buộc

phải qua bộ phận Văn thư của phòng Hành chính để đăng kí và kiểm tra thể

thức trước khi được chuyển cho các đơn vị giải quyết. Các văn bản không đảm

bảo đúng thể thức sẽ không được giải quyết gửi trả văn bản đồng thời Văn

phòng Bộ sẽ gửi công văn góp ý sửa đổi văn bản tới các đơn vị có văn bản sai.

Đây là cách gián tiếp để hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đối với

các cơ quan trực thuộc. Bộ phận Văn thư giúp Chánh Văn phòng trong việc

góp ý xây dựng văn bản cho các đơn vị cần xây dựng văn bản quản lý.

Để đơn giản và thuận tiện hơn cho các cán bộ, chuyên viên trong việc

thực hiện cac nghiệp vụ văn thư, Bộ ban hành quy chế văn thư áp dụng cho

tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ. Quy chế hướng dẫn đầy đủ, chi tiết

các nghiệp vụ văn thư. Ngoài ra còn ban hành một số văn bản hướng dẫn thực

hiện công tác văn thư như:

Quy chế Công tác văn thư của Bộ Y Tế (Phụ lục số 03)

Một số văn bản hướng dẫn sửa lỗi văn bản của VP Bộ (Phụ lục số 08)

Để trực tiếp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ văn thư cho các cán bộ,

47

công chức trong cơ quan, Bộ Y tế thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn

nghiệp vụ, cử cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng về văn thư tại các

trường, cơ sở đào tạo về văn thư, đồng thời các cán bộ văn thư Phòng Hành

chính trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản cho các chuyên viên

và các nghiệp vụ khác cho cán bộ văn thư của các đơn vị. Bộ Y Tế còn tổ

chức tập huấn cho cán bộ trong việc sử dụng quản lý các phần mềm quản lý

văn bản, mạng LAN…

Từ các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ, các cán bộ chuyên viên ngày

càng nhận thức rõ tầm quan trong của CTVT và nâng cao được kiến thức về

văn thư. Lãnh đạo cơ quan và các đơn vị ngày càng quan tâm hơn tới hoạt

động hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.

2.3.4.2. Công tác kiểm tra công tác văn thư

Kiểm tra là hoạt động không thể thiếu trong việc duy trì tính ổn định và

lâu dài của cơ quan, tổ chức, qua quá trình kiểm tra có thể đánh giá được mức

độ thực hiện công việc, là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc.

Hoạt động kiểm tra, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại văn phòng

Bộ Y Tế được tiến hành dựa trên các cơ sơ là các văn bản của Nhà nước quy

định về văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ, các Thông tư

của Bộ Nội Vụ về các nghiệp vụ văn thư, đặc biệt là Quy chế công tác văn thư

của Bộ Y tế ban hành kèm theo Quyết định số 4345/QĐ-BYT .

Hằng năm Lãnh đạo văn phòng triển khai thực hiện báo cáo hằng năm

về công tác văn thư, đồng thời thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư tại

các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế. Nội dung của các đợt kiểm tra tập trung vào

các vấn đề như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi đến;

Lập hồ sơ và kiểm tra hồ sơ công việc; Kiểm tra việc ứng dụng công nghệ

thông tin. Qua quá trình kiểm tra có thể nhận được những đề xuất từ các đơn

vị nhằm hoàn thiện được công tác tổ chức và quản lý và là cơ sở để thực hiện

48

chế độ khen thưởng và kỷ luật đối với các lãnh đạo, cán bộ trong việc thực

hiện công tác văn thư.

Ý nghĩa của công tác kiểm tra:

- Nhằm đảm bảo tính nghuyên tắc, thống nhất trong hoạt động văn thư

của Bộ Y Tế

- Nắm bắt tình hình thực tế của bộ phận văn thư cơ quan và văn thư các

đơn vị trực thuộc

- Phát hiện sai sót, đưa ra phương án xử lý kịp thời hạn chế những tổn

thất nâng cao hiệu quả.

Công tác kiểm tra là hoạt động có mặt trong tất cả các lĩnh vực, việc

kiểm tra phải mang tính khách quan, thực tế để đưa ra những nhận định chuẩn

xác nhất. Kiểm tra là công cụ để các nhà Lãnh đạo có thể nắm rõ tình hình

hoạt động vì vậy trong công tác văn thư công tác kiểm tra có ý nghĩa vô cùng

quan trọng.

2.3.5. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng trong hoạt động của bất cứ cơ quan,

tổ chức nào. Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng được yêu cầu công việc, trang

thiết bị hiện đại giảm thiểu rủi ro, tăng tính hiệu quả, vì vậy phải cần phải đầu

tư đúng mức. Đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu về cơ sở vật

chất cao như phòng làm việc, máy móc hiện đại.

Văn phòng Bộ là đơn vị lớn, yêu cầu công việc cao, số lượng văn bản

lớn vì vậy cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư là vấn đề

được Lãnh đạo Văn phòng đặc biệt quan tâm.

Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư được tổ chức như sau:

Bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính được đặt tại tầng 1 tòa nhà B

– Tòa nhà chính của Bộ Y Tế thuận tiện cho việc trao đổi công việc, đến liên

hệ, trình ký văn bản…, phòng được bố trí với 4 phòng làm việc của trưởng,

49

phó phòng; Bộ phận Tổ chức cán bộ và bộ phận Văn thư.

Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển, để thực hiện

hiện đại hóa văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Bộ Y Tế đã trang bị nhiều thiết

bị, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư của cơ quan.

Bảng 2.4. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư

Máy vi tính Chiếc 10

Máy in Chiếc 2

Máy quét (Scanner) Chiếc 4

Máy Photocoppy Chiếc 4

Máy Fax Chiếc 1

Máy hủy tài liệu Chiếc 0

(Theo số liệu báo cáo từ phòng hành chính tháng 12/2016)

Ngoài ra phòng làm việc của bộ phận Văn thư cũng được trang bị đầy

đủ các cơ sở vật chất như:

- Bàn ghế làm việc của cán bộ văn thư là bàn dài có vách ngăn nhằm

đảm bảo an toàn và trật tự

- Tủ đựng tài liệu được thiết kế nhiều ngăn để bên dưới bàn thuận tiện

cho việc tìm kiếm văn bản, đựng con dấu và tiết kiệm được không gian.

- Đồ dùng văn phòng phẩm cũng được trang bị đầy đủ như dập ghim,

keo dán, giấy, bút…

- Bên cạnh đó phòng làm việc trang bị đầy đủ đèn điện, máy điều hòa,

đồng hồ.. đảm bảo không gian làm việc tốt nhất.

Các trang thiết bị được sử dụng một cách hiệu quả, hằng năm Văn

phòng luôn kiểm tra, bảo trì máy móc, trang thiết bị góp phần hiện đại hóa

văn phòng. Việc đảm bảo cơ sở vật chất cho phòng làm việc của bộ phận văn

thư cũng đem lại một hình ảnh văn minh hiện đại cho cơ quan bởi có thể nói

50

bộ phận văn thư là bộ mặt của cơ quan khi là nơi trực tiếp đón tiếp các cá

nhân, tổ chức đến làm việc.

2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Ngày nay với sự phát triển mạnh của CNTT, nhiều phần mềm quản lý

ra đời giúp cho các nhà quản lý thực hiện hoạt động quản lý dễ dàng, nắm bắt

thông tin một cách nhanh chóng nhất.

Là đơn vị giữ vị trí đầu mối thông tin của cả cơ quan, Văn phòng Bộ Y

Tế luôn tích cực tìm hiểu và ứng dụng những phần mềm vào trong tổ chức

công việc và quản lý của cơ quan. Đặc biệt trong tổ chức và quản lý về văn

thư, Lãnh đạo Văn phòng đã cho ứng dụng nhiều phần mềm vào công việc

nhằm hiện đại hóa quy trình thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian và quản

lý công việc dễ dàng.

Với sự trợ giúp của máy tính, trong công tác soạn thảo văn bản các

chuyên viên dễ dàng soạn thảo những văn bản với phông chữ, căn lề chuẩn

nhất đồng thời cho ra những văn bản chuẩn và thống nhất tránh những sai sót.

Một số phần mềm hiện đang được sử dụng để quản lý văn thư tại Văn

phòng Bộ Y Tế như:

- Phần mềm Quản lý và điều hành văn bản điện tử văn bản điện tử: Là

thành phần trong hệ thống mạng thông tin của cơ quan phục vụ công tác quản

lý và điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin chia sẻ dữ liệu của các đơn vị

trong cơ quan Bộ Y Tế với những chức năng cơ bản như: Quản lý văn bản đi

đến, chuyển nhận văn bản thông qua mạng máy tính của cơ quan; Xử lý văn

bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm; Quản lý

tài nguyên, chia sẻ tài liệu và báo cáo thống kê. Phần mềm hỗ trợ lãnh đạo

trong điều hành hoạt động tác nghiệp của các cán bộ, chuyên viên về công tác

văn thư trong cơ quan. Trao đổi thông tin nội bọ và trao đổi với bên ngoài cơ

quan. Văn phòng tổ chức triển khai sử dụng phần mềm và quản lý quá trình

51

sử dụng phần mềm đối với các cơ quan đơn vị của Bộ Y Tế. Phòng Công

nghệ thông tin của Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm vận hành hoạt động của

phần mềm và quản lý người dùng bằng các tài khoản. Với phần mềm này giúp

cho việc trao đổi thông tin dễ dàng, việc quản lý văn bản khoa học và công tác

văn thư trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn với cán bộ công chức. Để quản lý

phần mềm Văn phòng ban hành Quy chế sử dụng phần mềm quản lý và điều

hành văn bản điện tử trong cơ quan Bộ Y Tế. Những các nhân muốn truy cập

phần mềm cần có tài khoản được đăng ký.

Giao diện đăng nhập vào phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện

tử Bộ Y Tế (Phụ lục số 07)

- Hệ thống thư điện tử cơ quan: Theo chỉ đạo của Bộ Trưởng Bộ Y Tế,

Văn phòng Bộ đã ứng dụng việc sử dụng thư điện tử vào trong cơ quan giúp

trao đổi thông tin nhanh chóng, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy truyền

thống góp phần vào công cuộc cải cách hành chính của cơ quan.

Giao diện đăng nhập vào hệ thống thư điện tử Bộ Y Tế (Phụ lục số 07)

- Một số các phần mềm sọan thảo văn bản, phần mềm V-office về quản

trị Văn phòng hiện đại trong đó có quản lý về văn bản tài liệu của đơn vị, cơ

quan.

Các phần mềm giúp cho quá trình trao đổi thông tin, cung cấp và xử lý

thông tin, văn bản nhanh chóng, thuận tiện, tạo nên sự thống nhất trong thông

tin nội bộ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp giải phóng được sức lao

động của các cán bộ, tiết kiệm được chi phí trong việc mua sắm văn phòng

phẩm, giúp thực hiện các nghiệp vụ văn thư một cách thuận tiện nhanh chóng

và hiệu quả.

2.3.7. Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư

Trong hoạt động của các cơ quan đơn vị, nhằm khuyến khích, động

viên các cán bộ thực hiện công tác văn thư, hằng năm dựa trên kết quả kiểm

52

tra định kì và báo cáo thống kê nộp về, Văn phòng Bộ xem xét và đề nghị

khen thưởng, tặng bằng khen và phần thưởng cho những đơn vị, cá nhân có

thành tích trong công tác văn thư của cơ quan. Đây là nguồn động viên

khuyến khích tinh thần làm việc cho các cán bộ của cơ quan làm tốt nhất, hạn

chế những áp lực trong công việc đồng vời với những sai phạm thường sẽ bị

xử phạt như nhắc nhở, khiển trách, hạ thi đua hay cắt giảm khen thưởng năm.

Trong những năm qua công tác văn thư Bộ Y Tế chưa xảy ra những vấn đề

nghiêm trọng, tuy nhiên trong hoạt động văn thư vẫn chưa có chế tài chặt chẽ

để xử lý những sai phạm. Vấn đề xử phạt mới chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở

hoặc cao hơn là hạ thi đua điều này chưa thực sự hợp lý trong môi trường mà

tính pháp lý đặt lên cao.

Công tác khen thưởng và kỷ luật được quy định trong chương III, Điều

31 của quy chế văn thư Bộ Y Tế. Hằng năm Bộ Y Tế trao bằng khen cho các

đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư của cơ quan từ

đó là nguồn động viên khuyến khích cho các cán bộ làm việc hiệu quả và tích

cực hơn.

Tặng bằng khen cho cán bộ có thành tích xuất sắc ( Phụ lục số 09)

Tiểu kết: Công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

trong những năm gần đây đã có những sự thay đổi đáng kể, bộ máy làm văn

thư được hoàn thiện hơn; Kinh nghiệm làm việc cũng như trình độ của các

cán bộ được nâng cao; Các nghiệp vụ văn thư được nhanh chóng chính xác,

hạn chế được những sai sót; Đặc biệt với sự phát triển không ngừng của công

nghệ thông tin đã góp phần giúp cho các công việc trong văn phòng trở nên

nhanh chóng, chính xác, góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính

quốc gia và hiện đại hóa văn phòng làm việc của cơ quan Bộ Y Tế nói riêng

và hệ thống các cơ quan nhà nước nói chung.

53

CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

3.1. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng

Bộ Y Tế

3.1.1. Những thành tựu đạt được

Trong những năm qua, công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế có

những thay đổi đáng kể do được sự quan tâm và nhận thức đúng đắn của Lãnh

đạo Văn phòng trong việc tổ chức và quản lý về văn thư được biểu hiện:

- Mô hình văn thư hoạt đọng ổn định, các khâu nghiệp vụ được đảm

bảo đúng tiến độ, thủ tục.

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị của các cán bộ được đáp ứng đầy đủ, tốt

nhất; Điều kiện làm việc về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…phù hợp đảm bảo sức

khỏe cho các cán bộ công tác. Phòng làm việc được bố trí hợp lý, thuận tiện

cho công việc. Vị trí ngồi của các cán bộ văn thư tương đối hợp lý tạo điều

kiện phối hợp tốt với nhau trong quá trình làm việc

- Nhân sự làm văn thư ở cơ quan có trình độ, năng lực và được đào tạo

nghiệp vụ thông qua các lớp ngắn hạn. Phần lớn các cán bộ văn thư là người

có kinh nghiệm và gắn bó lâu dài với nghề văn thư.

- Ứng dụng các phần mềm trong quản lý văn bản đã làm giảm được

thời gian, đáp ứng kịp thời, chuyển giao văn bản đúng hạn đồng thời kết hợp

với phần mềm điều hành văn phòng V-office góp phần xây dựng hiện đại hóa

Văn phòng Bộ Y Tế. Toàn bộ các cơ quan đơn vị sử dụng mạng nội bộ (Mạng

LAN) tăng tính liên kết trong thông tin hoạt động, Lãnh đạo trực tiếp nắm bắt

tình hình hoạt đọng cũng như cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính

xác.

- Ban hành được các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về các nghiệp vụ là cơ

54

sở cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư như Quy chế về

công tác văn thư.

- Quản lý văn bản tạo nên một khối thống nhất trong công tác văn thư

của cơ quan, hạn chế những sai sót xảy ra, thực hiện tốt các quy định của nhà

nước về quản lý văn bản

- Khen thưởng đối với các đơn vị hoàn thành tốt những nhiệm vụ về

văn thư được giao và xử lý những sai phạm.

Những thành quả đạt được khẳng định vai trò, vị trí của công tác văn

thư trong hoạt động của cơ quan, những chuyển biến tích cực hơn cho thấy sự

quan tâm, chú trọng của lãnh đạo đối với công tác giấy tờ; Góp phần nâng cao

trình độ chuyên môn, năng lực của các cán bộ thực hiện công tác văn thư;

Nền tảng để hiện đại hóa văn phòng và cải cách hành chính đơn giản gọn nhẹ

từ khâu thông tin giấy tờ truyền thống; Góp phần vào những quyết định quản

lý của Lãnh đạo cơ quan.

3.1.2. Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về

văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Bên cạnh những kết quả đạt được công tác tổ chức và quản lý văn thư

vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế như sau:

- Phần lớn các văn bản đều trình bày đúng về thể thức cũng như kỹ thuật,

tuy nhiên vẫn còn một số lượng nhỏ văn bản vẫn còn sai sót như cỡ chữ chưa

thống nhất, đánh số, ngày tháng bằng máy hay dấu phần nơi nhận chưa đúng.

- Các văn bản điện tử được gửi đến chưa in ra giấy để vào sổ đăng ký

văn bản do đó quản lý khó khăn và nguy cơ mất văn bản khi xảy ra lỗi hệ

thống quản lý hay máy tính.

- Cập nhật các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư chưa nhanh

chóng, vẫn sử dụng theo hướng dẫn của nhiều văn bản cũ.

- Sự phối hợp làm việc giữa các phòng trong việc tham gia xây dựng

55

văn bản chưa thống nhất chặt chẽ, lãnh đạo nhiều đơn vị chưa tích cực nhắc

nhở, đôn đốc cán bộ triển khai đúng theo những nội dung quy chế về văn thư

đã quy định.

- Nộp lưu tài liệu hồ sơ vào lưu trữ còn chậm, đôn đốc nhắc nhở nhiều

lần, tình trạng hồ sơ nộp lưu lộn xộn, không khoa học, thủ tục nộp lưu văn

bản còn rườm rà nhiều khâu, nhiều thủ tục gây lãng phí thời gian. Danh mục

hồ sơ tài liệu của cơ quan chưa được xây dựng cụ thể, chi tiết đúng với những

quy định, vì vậy cần có giải pháp xây dựng và hoàn thiện danh mục hồ sơ tạo

điều kiện cho quá trình lập hồ sơ của các cán bộ.

- Cán bộ văn thư vẫn còn công tác kiêm nhiệm, chưa chuyên môn hóa

trong công tác. Đồng thời việc chế độ chính sách chưa thực sự đáp ứng yêu

cầu cần thiết về cuộc sống cho các cán bộ, điều này làm cho thế hệ cán bộ trẻ

không thực sự gắn bó lâu dài với công việc hoặc không thực sự phát huy hết

khả năng và sức trẻ của mình.

- Còn nhiều hạn chế trong việc để các cán bộ văn thư tham gia tham

mưu cho lãnh đạo trong việc thay đổi thói quen làm việc, cải thiện nâng cao

tính khoa học trong quá trình làm việc để phù hợp với điều kiện thực tế của cơ

quan, tránh dập khuôn máy móc.

- Việc kiểm tra, giám sát thực hiện quy chế về văn thư chưa thực sự sát

sao, vẫn còn xảy ra tình trạng sai về thể thức văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản.

3.1.3. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại

trong công tác tổ chức quản lý về văn thư

a. Nguyên nhân của kết quả đạt được

- Nhận đựơc sự quan tâm lãnh đạo của Thủ trưởng cơ quan, Lãnh đạo

văn phòng trong công tác văn thư của cơ quan và Văn phòng

- Trình độ, năng lực làm việc của các cán bộ, chuyên viên làm công tác

văn thư ngày càng được chú trọng, được nâng cao, đáp ứng yêu cầu công việc

56

- Cán bộ làm công tác văn thư có nhiệt huyết, tuổi trẻ, có trí tuệ góp

phần tạo thành đội ngũ cán bộ trẻ đầy triển vọng.

- Trang thiết bị, cơ sở vật chất tốt là điều kiện để làm việc hiệu quả, là

cơ sở để xây dựng một mô hình văn phòng hiện đại trong cơ quan nhà nước

- Thủ trưởng đơn vị hiểu được tầm quan trọng của công tác tổ chức và

quản lý VTLT trong đơn vị mình, luôn quan tâm, tổ chức và quản lý công

việc hiểu quả nhất.

b. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế

- Một số đơn vị, cá nhân chưa nhận thức hết tầm quan trọng của công

tác tổ chức và quản lý về văn thư.

- Chế tài xử lý trong công tác văn thư còn lỏng lẻo chưa tạo được sự

thống nhất trong việc xử lý vi phạm quy định về văn thư.

- Lãnh đạo chưa thực sự sát sao trong việc theo dõi, đánh giá thực hiện

các nghiệp vụ.

- Các thủ tục vẫn còn khá rườm rà mất thời gian, giảm thiểu tính hiệu

quả trong các khâu chuyển giao, trình ký, nộp lưu văn bản.

Công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế có

những thay đổi tích cực so với trước đó. Công tác tổ chức được chú trọng và

đảm bảo tốt phục vụ cho hoạt động của cơ quan về văn thư. Công tác tổ chức

cán bộ được chú trọng tuyển chọn đúng chuyên môn nghiệp vụ và đào tạo;

Lãnh đạo quan tâm dành kinh phí để phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý

về văn thư. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định

cần có những biện pháp khả thi để ứng dụng vào thực tiễn cơ quan để hoàn

thiện tốt nhất vào công tác văn thư góp phần vào công cuộc cải cách nền hành

chính quốc gia và hiện đại hóa công tác tổ chức và quản lý nhà nước.

57

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và

quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác tổ chức và quản lý về văn

thư tại Văn phòng Bộ Y Tế vẫn còn tồn tại những khó khăn hạn chế. Trong

quá trình thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư tại đơn vị nhận thấy

những khó khăn bất cập, để khác phục những khó khăn đó tác giả xin đưa ra

một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn

thư tại Văn phòng Bộ Y Tế:

3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của

cơ quan

Thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo phòng ban là những người đưa ra những

quyết định quản lý trong các hoạt động thuộc thẩm quyền của mình, việc tăng

cường nhận thức cho lãnh đạo về tầm quan trọng của văn thư trong hoạt động

của cơ quan có vai trò vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt

động. Đối với việc lãnh đạo được trang bị đầy đủ các kiến thức về văn thư và

nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn thư trong hoạt động

của cơ quan sẽ đưa ra được những quyết định quản lý tốt nhất.

- Về Thủ trưởng cơ quan: Là người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm

quản lý và chỉ đạo thực hiện về công tác văn thư. Thủ trưởng có thể giao

nhiệm vụ cho các Thứ tưởng hoặc Chánh Văn phòng trong việc tổ chức và

quản lý về văn thư nhưng phải luôn nắm được tình hình hoạt động và có

những ý kiến chỉ đạo để chấn chỉnh và thực hiện văn thư cơ quan; Lãnh đạo

cơ quan phải dành thời gian để nghiên cứu về các vấn đề về công tác văn thư

đồng thời tham gia các hội nghị tổng kết về văn phòng để nghe và có những

chỉ đạo về phương pháp, cách làm phù hợp nhất với tình hình hoạt động của

cơ quan.

- Về Lãnh đạo Văn phòng: Là người chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng

58

về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, vì vậy Lãnh đạo Văn phòng cần phải

đề xuất, tham mưu cho thủ trưởng trong việc tổ chức và quản lý VTLT; Bố

trí, sắp xếp nhân sự, nguồn lực làm công tác văn thư một cách hợp lý, khoa

học; Chỉ đạo cho cấp dưới thực hiện đúng những quy định, quy chế về văn

thư. Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm tới đời sống của các cán bộ làm nhiệm

vụ để tạo sự yên tâm khi làm việc. Chánh văn phòng có thể giao quyên hạn

cho Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính để chỉ đạo trực tiếp công việc

và phổ biến đến các cán bộ, chuyên viên những quy định về văn thư đồng thời

chịu trách nhiệm và báo cáo thường xuyên công tác văn thư tới cấp trên như

vậy tránh được việc chồng chéo hay quá tải trong việc điều hành công việc.

- Về trưởng các đơn vị: Nhận thức vai trò ý ghĩa của văn thư trong hoạt

động của toàn bộ cơ quan, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ thuộc đơn vị mình hoàn

thành tốt những nghiệp vụ văn thư như soạn thảo văn bản theo đúng quy định,

lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng hạn và đúng quy định.

- Đối với Trưởng phòng Hành chính là người quản lý gần nhất với hoạt

động văn thư, cần phải nắm bắt rõ nhất những công việc đến từng chi tiết,

tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Văn phòng những kế hoạch phát triển, cơ sở

vật chất, nhân sự, bộ máy… từ đó tạo được sự liên tục trong hoạt động tổ

chức và quản lý từ cấp thấp nhất lên với lãnh đạo.

Các cấp Lãnh đạo cần có những kế hoạch nhằm tổ chức bộ máy hợp lý,

sắp xếp nhân sự phù hợp với vị trí mà công việc yêu cầu, năng lực, trình độ

của từng cán bộ, chuyên viên. Đồng thời trong quá trình tuyển dụng nhân sự

làm công tác văn thư cần xây dựng thang đo tiêu chuẩn phù hợp với vị trí văn

thư như cần tốt nghiệp các chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, có tính cẩn thận,

tỉ mỉ.

Lãnh đạo cần trao quyền giám sát và thực hiện công việc cho các cán

bộ chuyên viên thông qua việc kiểm tra chéo, tự phê bình và nhận trách nhiệm

trong công việc của mỗi chuyên viên.

59

Trang bị cho Lãnh đạo văn phòng về các nghiệp vụ văn thư để có thể

phát hiện lỗi sai, nắm vững thực tiễn là điều kiện cho Lãnh đạo hiểu rõ hơn về

nghiệp vụ và đưa ra những chỉ đạo thiết thực, đúng đắn.

Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hiệu quả tổ chức của cơ

quan, vì vậy trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, Lãnh đạo cần xây

dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng toàn diện cho cán bộ làm công tác văn thư

như thường xuyên được đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng, tham gia các buổi

thuyết trình; cử đi học hỏi các mô hình tiên tiến ở các cơ quan ngay cả các

doanh nghiệp để học hỏi và ứng dụng hiện đại hóa văn phòng.

3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp

vụ

Thứ nhất: Lãnh đạo Văn phòng tham gia những buổi tập huấn về

nghiệp vụ để nắm bắt quy trình nghiệp vụ như quản lý văn bản đi đến, lập hồ

sơ… từ đó phát hiện được những sai sót và đánh giá được quá trình thực hiện

công việc. Trong các khóa bồi dưỡng, Lãnh đạo phải đặt mình vào vai trò của

một cán bộ chuyên môn, một cán bộ văn thư của cơ quan để có đánh giá

khách quan.

Thứ hai: Nâng cao năng lực quản lý công tác văn thư cho nhà Lãnh đạo

văn phòng qua các lớp do Cục văn thư lưu trữ tổ chức hoặc các khóa tham

quan mô hình quản lý của các cơ quan khác

3.2.3. Chuẩn hóa trình độ và năng lực của các cán bộ văn thư

Xây dựng đội ngũ nhân sự luôn là vấn đề trọng tâm trong các cơ quan,

tổ chức. Đối với công tác văn thư, con người giữ vai trò then chốt trong việc

vận hành công việc, để có được đội ngũ làm văn thư tốt nhất yêu cầu đặt ra là

làm thế nào có thể chuẩn hóa được về trình độ cũng như năng lực của các cán

bộ.

Thứ nhất: Lãnh đạo văn phòng đề ra những thước đo chuẩn cho trình

60

độ, năng lực của cán bộ văn thư. Tuyển dụng những cá nhân đạt đủ các yêu

cầu trong thước đo, thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực cán bộ làm văn

thư, tạo điều kiện cho việc xây dựng một đội ngũ nhân sự làm văn thư đồng

đều về trình độ, chất lượng sau khi làm việc, đây là nhiệm vụ trọng tâm mà

Lãnh đạo cần quan tâm.

Thứ hai: Hoàn thiện các chương trình đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ

cho các đơn vị thuộc Bộ Y Tế. Quá trình đào tạo nhân sự chú trọng đến các

kiến thức thực tế, hạn chế các kiến thức lý thuyết, hàn lâm, giúp cho cán bộ

có thể áp dụng vào thực tế một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Tăng cường

mở rộng các lớp đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư và

các cán bộ trong cơ quan. Quá trình đào tạo là khâu then chốt trong việc

chuẩn hóa được năng lực của các cán bộ làm về công tác văn thư và các cán

bộ có liên quan

Thứ ba: Các cán bộ làm công tác văn thư tự nhận thức được vai trò của

mình, tham gia đề xuất ý kiến, tham mưu cho Lãnh đạo trong việc xây dựng

các phương án, kế hoạch hoạt động cho đơn vị về văn thư. Tự bản thân mỗi

các cán bộ cần phải thường xuyên tôi luyện bản thân, tự nghiên cứu học tập

kinh nghiệm từ những cán bộ khác để rèn luyện cho mình những phẩm chất

cần có của người làm văn thư

3.2.4. Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư

Thứ nhất: Xây dựng và ban hành những văn bản mang tính chuẩn hóa

theo tình hình thực tế cua Văn phòng Bộ để hướng dẫn các nghiệp vụ. Việc

xây dựng văn bản phải dựa vào những văn bản quy định của cơ quan nhà

nước quản lý về văn thư và tình hình hoạt động, năng lực trình độ của các cán

bộ

Thứ hai: Tiếp tục hoàn thiện những quy chế đã được xây dựng và ban

hành, phổ biến đến các đơn vị, cơ quan thực hiện tốt các quy chế văn thư bằng

61

các chế tài xử lý. Đồng thời phổ biến tới toàn thể các cán bộ làm việc trong cơ

quan để tại được sự đồng bộ trong công tác tổ chức.

Thứ ba: Xây dựng các quy trình thực hiện một cách khoa học và chuẩn

hóa để cán bộ dễ dàng thực hiện và là thang đo để đánh giá hiệu quả thực hiện

công việc. Văn phòng Bộ Y Tế nên tìm tòi và học hỏi thêm các mô hình xây

dựng quy trình của các cơ quan khác đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân

hiện nay đang áp dụng.

Thứ tư: Rà soát lại toàn bộ các văn bản quy định về công tác văn thư

của Nhà nước cũng như của cơ quan, đơn vị, loại bỏ những văn bản hết hiệu

lực hay có sửa đổi bổ sung để xây dựng, sửa đổi văn bản quy định, hướng dẫn

của cơ quan cho phù hợp với quy định của pháp luật.

Thứ năm: Văn phòng Bộ đề xuất, tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan,

Lãnh đạo đơn vị trực thuộc trong việc xây dựng những văn bản riêng quy

định về công tác văn thư phù hợp với thực tiễn đơn vị nhưng phải theo những

quy định chung của Bộ và pháp luật.

Thứ sáu: Nghiên cứu, sửa đổi và lấy ý kiến trong việc xây dựng danh

mục hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước tại Thông tư số 07/2012/TT-

BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

3.2.5. Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Thứ nhất: Quản lý việc ứng dụng phần mềm vào làm văn thư; Đảm bảo

an toàn thông tin mạng nội bộ. Thường xuyên cập nhận những phiên bản mới

của các phần mềm có liên quan để đưa ra những đề xuất tham mưu hợp lý,

hiệu quả

Thứ hai: Thường xuyên kiểm tra, theo dõi hoạt động của các trang thiết

bị nhằm sớm phát hiện những hư hỏng tránh gây gián đoạn trong công tác

thông tin. Sủa chữa, thay thế những máy tính bị hỏng, hoạt động chậm hay

62

các trang máy móc khác có vấn đề xảy ra để đảm bảo an toàn và tính liên tục

trong công việc

Thứ ba: Đầu tư kinh phí để trang bị những trang thiết bị mang tính ổn

định, phục vụ lâu dài, văn phòng phẩm luôn được đáp ứng không để xảy ra

tình trạng thiếu hay hết làm chậm quá trình làm việc.

Thứ tư: Phòng làm việc có thể bố trí thêm các tủ đựng tài liệu để tránh

việc để tài liệu trưc tiếp xuống sàn nhà hoặc để đống trong một góc gây mất

mĩ quan và hư hỏng, mất mát tài liệu.

3.2.6. Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý

công tác văn thư tại cơ quan

Không thể phủ nhận vai trò ngày càng to lớn của công nghệ thông tin

vào trong các hoạt động quản lý của nhà nước, để làm ứng dụng tốt nhất, đem

lại hiệu quả tối ưu nhất cần có những biện pháp cụ thể:

Thứ nhất: Đầu tư, nâng cấp các phần mềm đang được ứng dụng tại cơ

quan, thường xuyên cập nhật phần mềm ở phiên bản mới hoặc đầu tư những

phần mềm mới phù hợp với công việc và môi trường làm việc của Bộ để tránh

việc các phần mềm sử dụng trở nên lạc hậu, không còn đáp ứng được yêu cầu

công việc.

Thứ hai: thường xuyên phổ biến, tập huấn về cách sử dụng và quản lý

các phần mềm cho các cán bộ trong cơ quan, đặc biệt là các cán bộ văn thư

đơn vị trực thuộc để sử dụng hiệu quả nhất những tính năng của các phần

mềm tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.

Thứ ba: Nâng cấp hệ thống mạng LAN (mạng nội bộ) của cơ quan

trong việc tăng cường tính kết nối và trao đổi thông tin, cập nhật nhanh chóng

các văn bản, các quy định của Đảng, Nhà nước. Đây là điều kiện cơ bản nhất

để có thể ứng dụng và sử dụng tốt nhất các phần mềm quản lý về văn thư.

Thứ tư: Xây dựng chương trình để mẫu hóa các văn bản theo một mẫu

63

chung nhằm tạo sự thống nhất và dễ dàng trong hoạt động quản lý tránh

những sai sót nhỏ dễ mắc phải khi thực hiện soạn thảo văn bản. Cài đặt những

mẫu văn bản chung, đối với những đơn vị mang tính chất đặc biệt, những mẫu

văn bản riêng đó cũng cần phải mẫu hóa trên cơ sở những quy định của cơ

quan và pháp luật. Tất cả những mẫu văn bản đảm bảo đúng về kỹ thuật, thể

thức và văn phong của văn bản.

Thứ năm: Hiện nay các văn bản của Bộ cũng được số hóa và có chữ ký

số giúp cho việc quản lý dễ dàng, Lãnh đạo cần có những kế hoạch để triển

khai thực hiện con dấu điện tử để hoàn chỉnh việc thực hiện văn bản trên phần

mềm điện tử, như vậy sẽ giúp thay đổi những nhận thức, dần thay đổi thói

quen sử dụng văn bản giấy truyền thống cho các cán bộ, góp phần vào xây

dựng một văn phòng xanh, hiện đại.

3.2.7. Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản

lý công tác văn thư

Thứ nhất: Hiện nay công tác báo cáo văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế

được tổ chức báo cáo hằng năm trong Hội nghị tổng kết công tác văn phòng

vì vậy chưa nắm rõ tình hình. Đối với chế độ báo cáo cần phải thường xuyên

và liên tục như báo cáo theo tháng, quý, năm để nhanh chóng phát hiện những

thiếu sót và có biện pháp khắc phục.

Thứ hai: Căn cứ vào quy chế, quy định văn thư của cơ quan và pháp

luật, xây dựng thang đo để đánh giá đối với hoạt động văn thư của cơ quan và

các đơn vị, dựa vào những tiêu chí cụ thể nhất để đánh giá được mức độ hoàn

thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị.

Thứ ba: Tăng cường tính chặt chẽ trong việc kiểm tra và phát hiện

những lỗi sai trong việc soạn thảo và ban hành văn bản tại văn thư cơ quan.

Thứ tư: Thành lập ban thanh tra thực hiện kiểm tra chéo trong các đơn

vị, tạo sự minh bạch, khách quan. Tiến hành kiểm tra thường xuyên và định

64

kỳ 6 tháng 1 lần thay vì một năm một lần như hiện nay.

Thứ năm: Lãnh đạo văn phòng đề ra những đánh giá, xếp loại và có chế

độ xử phạt đối với những vi phạm. Xây dựng những chế tài xử phạt, tạo thói

quan tự nhận trách nhiệm trong công việc đối với các cán bộ.

3.2.8. Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công

tác văn thư

Thứ nhất: Quan tâm, cải thiện đời sống của các cán bộ làm về văn thư

như trợ cấp độc hại, các chế độ thai sản, ốm đau, khen thưởng. Việc đảm bảo

tốt đời sống các cán bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ yên tâm làm

việc trong quá trình công tác.

Thứ hai: Có chính sách để phổ biến, cập nhật liên tục các quy định mới

của nhà nước về văn thư, tránh sự lạc hậu, sử dụng sai các mẫu như con dấu,

thể thức văn bản.

Thứ 3: Tạo sự liên kết giữa cán bộ văn thư của cơ quan với cán bộ văn

thư của các đơn vị thuộc Bộ Y Tế như giao lưu học tập kinh nghiệm, tổ chức

các chương trình giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao.

Thứ tư: Dựa theo quy định của pháp luật có những chính sách thu hút

những cán bộ trẻ gắn bó lâu dài với đơn vị.

3.2.9. Một số giải pháp khác

- Gắn liền công tác văn thư với cải cách hành chính nhà nước: Giấy tờ

là sản phẩm của nền hành chính truyền thống vì vậy để cải cách nền hành

chính phải cải cách từ công tác văn thư, giảm thiểu việc sử dụng giấy truyền

thống thay vào đó là các văn bản điện tử để tiết kiệm và tăng dung lượng lưu

trữ thông tin trên văn bản. Cải cách hành chính là giảm thiểu các thủ tục, giảm

thiểu các khâu trung gian không cần thiết như vậy việc trao đổi thông tin có

thể được giảm bớt, rút ngắn, việc sử dụng văn bản giấy từ đó cũng được hạn

chế nhiều nhất có thể.

65

- Nâng cao ý thức cho các cán bộ trong việc chấp hành đúng các quy

chế về văn thư: Ý thức của người làm văn thư ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả

công việc. Cần tăng cường nhận thức cho các cán bộ thông qua những buổi

tập huấn hoặc phổ biến, tuyên truyền thông qua các trang thông tin của cơ

quan. Việc nâng cao ý thức cho các cán bộ chuyên viên về tầm quan trọng của

công tác văn thư.

Tiểu kết: Qua quá trình học tập và tìm hiểu về hoạt động tổ chức và

quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế, tác giả nhận thấy các tồn tại vướng

mắc trong quản lý công tác văn thư là không quá lớn, đều do những nguyên

nhân chủ quan của bản thân các nhà quản lý, các cán bộ trực tiếp thực hiện

nghiệp vụ văn thư vì vậy tác giả đã đưa ra một số giải pháp với mong muốn

đề xuất ý kiến tham mưu chủ yếu nhằm cải thiện và thay đổi nhận thức của

nhân sự về tầm quan trọng của công tác văn thư để khắc phục những tồn tại,

để công tác tổ chức và quản lý về văn thư của Văn phòng Bộ cũng như các cơ

quan, đơn vị ngày càng hoàn thiện hơn đáp ứng được với những yêu cầu trong

hoạt động quản lý nhà nước và thức đẩy quá trình cải cách hành chính tại cơ

quan nhà nước mà Đảng và Nhà nước đề ra.

66

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh nước ta đang tiến hành cải cách nền hành chính, công

tác văn thư,lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng vào trong hoạt động quản

lý hành chính nhà nước. Các hoạt động của cơ quan tổ chức luôn sản sinh ra

một khối lượng lớn văn bản, vì vậy cần tổ chức và quản lý các văn bản một

cách khoa học, hiệu quả nhất để tránh những sai sót, không thống nhất trong

quá trình cung cấp thông tin quản lý cho lãnh đạo, đề tài “Nâng cao hiệu quả

công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” đã đáp ứng được

phần nào những yêu cầu nói trên.

Vì vậy qua quá trình thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế tác giả đã tìm

hiểu khảo sát và đánh giá về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn

phòng Bộ Y Tế để làm rõ thêm những kiến thức lý luận và đánh giá hoạt động

tổ chức quản lý văn thư lưu trữ trong thực tế. Bên cạnh đó đưa ra được những

kết quả đạt được, tồn tại hạn chế và nêu lên giải pháp giải quyết để nâng cao

hiệu qủa công tác tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ tại cơ quan thực tập.

Trong quá trình thực tập, tác giả nhận được sự giúp đỡ từ Lãnh đạo

Văn phòng, các cô, các chị phòng Hành chính và phòng ban khác của Văn

phòng Bộ Y Tế. Do thời gian và kiến thức còn hạn chế vì vậy đề tài còn nhiều

thiếu sót, tác giả sẽ cố gắng tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện đề tài để giúp nâng

cao hiệu quả tổ chức và quản lý về văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Y Tế

trong thời gian tới.

Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường ĐH Nội Vụ

Hà Nội, tập thể cán bộ, giản viên Khoa Quản trị Văn phòng đã tận tình truyền

đạt kiến thức, kinh nghiệm để tác giả hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp.

Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên Ths. Lâm Thu Hằng đã

hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để tác giả hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình,

Tác giả xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong Văn phòng Bộ Y Tế

đã tiếp nhận và nhiệt tình hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian qua.

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Các văn bản Nhà nước quy định về công tác văn thư

1. Quốc Hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

2. Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015

3. Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10

năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

4. Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 về Công tác văn thư

5. Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7

năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

6. Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01

năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính

7. Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11

năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

8. Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4

năm 2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu

trữ của các cơ quan, tổ chức

9. Bộ Nội Vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10

năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn

nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

10. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 822/HD-

VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường

mạng.

68

Các Đề tài nghiên cứu

11. Trần Thị Thúy (2013). Khóa luận tốt nghiệp, Thực trạng và biện

pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

12. Nguyễn Thị Hằng (2015), Báo cáo thực tập, “ Công tác văn thư tại

Văn phòng Bộ Y Tế”.

13. Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “ Tổ chức công

tác văn thư tại HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.

14. Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp. “ Nâng cao hiệu quả tổ

chức và quản lý về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh

và xã hội

15. Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác

văn thư, NXB Giao thông vận tải

16. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp quản lý công

tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội, 2007

17. Triệu Văn Cường và Trần Nghiêm Như (2008), Những văn bản của

Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản, công tác văn thư, NXB

Giao thông vận tải

18. Nghiêm Hồng Kỳ, Xây dựng, ban hành và quản lý văn bản và công

tác lưu trữ, Nguyễn Quốc Hảo sưu tầm và tuyển chọn, NXB Chính trị Quốc

gia, Hà Nội

19. Khái niệm về nội dung quản lý, Nhóm 1 lớp QLKT4-K19, ĐH

Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội.

Các trang web

20. www.moh.gov.vn. Cổng thông tin điện tử Bộ Y Tế

21. www.archives.gov.vn Cổng thông tin điện tử Cục Văn thư lưu trữ

Nhà nước

22. www.moha.gov.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ

23. quantri.vn/dict/details/14234

69

PHỤ LỤC

Phụ lục số 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Y Tế

LÃNH ĐẠO BỘ

Khối các đơn vị tham mưu

Thanh tra bộ

Vụ TC CB

Vụ KH- TC

Vụ pháp chế

Văn phòng Bộ

Vụ bảo hiểm y tế

Vụ hợp tác quốc tế

Vụ TH và TĐ- KT

Vụ sức khỏe bà mẹ- trẻ em

Vụ trang TB và công trình y tế

Khối các đơn vị tham mưu

Khối các đơn vị chức năng

Cục y tế dự phòng

Cục CN TT

Cục QL dược

Cục phòng chống HIV/A IDS

Cục quản lý môi trường y tế

Cục QL y dược cổ truyền

Cục an toàn thực phẩm

Cục QL khám chữa bệnh

Tổng cục DS- KHHG Đ

Cục KH- CN và đào tạo

Khối các đơn vị chức năng

Tạp chí dược học

Báo sức khỏe và đời sống

Tạp chí y học thực hành

Viện chiến lược và CS y tế

Khối các đơn vị sự nghiệp

Văn phòng Bộ

Chánh VP

VP đại diện TP.HCM

P.Chánh VP

P. Tổng hợp

P. Tài chính kế toán

P. Hành chính

ĐV phòng chống thảm họa và tìm kiếm cứu nạn

P. Lưu trữ

P. CNTT

P.Kiểm soát thủ tục hành chính

P. Quản trị thiết bị

Đội xe

P. Bảo vệ

Phụ lục số 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Y Tế

Phụ lục số 03: Quy chế về công tác văn thư của Bộ Y Tế

Phụ lục số 04: Một số văn bản do Bộ Y Tế ban hành

Phụ lục số 05: Mẫu phiếu chuyển phát văn bản đi của Bộ Y Tế

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

BỘ Y TẾ VĂN PHÒNG BỘ -------

Hà Nội, ngày … tháng … năm 20…..

GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI

Đơn vị:………………………………………………………………………

Đề nghị gửi các văn bản/tài liệu sau:

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Đến địa chỉ: …………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Hình thức gửi:

□ Chuyển phát nhanh

□ Hỏa tốc

□ Hỏa tốc hẹn giờ (đến trước ….. giờ …. ngày …../…./20…)

□ Gửi chuyển phát nhanh đi nước ngoài

LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, ghi rõ họ tên) LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG BỘ DUYỆT

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày VB

Tiếp nhận văn bản đến

Cấp số, ngày tháng năm

Bóc bì văn bản, phân loại văn bản

Scan VB, đăng ký VB vào phần mềm quản lý

Nhân bản, đóng dấu

Chuyển Lãnh đạo VP phân phối ý kiến

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát

Chuyển VB giấy cho đơn vị giải quyết

Lưu VB

Đối với VB mật đăng ký riêng

Phụ lục số 06: Quy trình quản lý văn bản đi, đến của Bộ Y Tế Quy trình quản lý văn bản đi Quy trình quản lý văn bản đến

Bước

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

Trình tự, nội dung công việc

Trách nhiệm

B1

Văn phòng Bộ

Trong ngày

Tiếp nhận văn bản đến, đóng dấu đến và vào số văn bản đến

(P. Hành chính)

B2

Phân chuyển sơ bộ văn bản

Văn phòng Bộ

Trong ngày

(P. Hành chính)

B3

Phân, chuyển văn bản đến

BM.BYT.04.01: Phiếu yêu cầu xử lý văn bản

Chánh Văn phòng Bộ

Từ 1-2 ngày

- Lãnh đạo Bộ chuyển xuống các đơn vị

- Chuyển đến

các đơn vị

B4

Phân công xử lý văn bản tại các đơn vị

Trong ngày

Các đơn vị

(Lãnh đạo)

B5

Xử lý văn bản và Báo cáo Lãnh đạo đơn vị

Các đơn vị

BM.BYT.04.02: Phiếu trình giải quyết công việc

Tùy theo chỉ đạo của Lãnh đạo

(Chuyên viên được phân công)

B6

Văn phòng Bộ kiểm tra và trình Lãnh đạo Bộ

Văn phòng Bộ

Trong ngày

(Lãnh đạo)

B7

Ban hành văn bản

Văn phòng Bộ

Trong ngày (trước 14h00)

(P. Hành chính)

B8

Theo yêu cầu quản lý hồ sơ công việc

Các đơn vị

Lập hồ sơ công việc và cập nhật Hệ quản lý văn bản

(Chuyên viên được phân công

Phụ lục số 07: Giao diện đăng nhập phần mềm quản lý, điều hành văn bản và giao diện đăng nhập thư điện tử Bộ Y Tế

Phụ lục 08: Hướng dẫn sửa lỗi văn bản của Văn phòng Bộ Y Tế

Phụ lục 09: Một số hoạt động tổ chức và quản lý văn thư Bộ Y Tế

Hội nghị trực tuyến tập huấn sử dụng phần mềm VOFFICE | Bộ Y Tế năm 2016

Tài liệu tập huấn phần mềm quản lý văn bản điện tử Bộ Y Tế

Tặng bằng khen cho các cán bộ có thành tích xuất sắc năm 2016