Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Người hướng dẫn : NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực hiện : 1405QTVC017 Mã SV : ĐH_QTVP14C Lớp : 2014 - 2018 Khóa

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng

Mã SV: 1405QTVC017

Lớp: ĐH_QTVP14C

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 18 tháng 12 năm 2017 đến ngày 11 tháng 2 năm

2018 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp

Việt Nam để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp

“Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam”. Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu

dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung

cấp bởi Tổ Hành chính Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và

tham khảo tại các tạp chí, internet. Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực,

nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam ........................................................................................................................... 30

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1. Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng ........................ 31

Bảng 2.2. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư ...................................................... 32

Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư đến năm 2017 .............. 33

Bảng 2.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến của Tổng công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam ........................................................................................................................... 38

Bảng 2.5: Thống kê số lượng văn bản đến của Tổng công ty Truyền hình cáp Việt

Nam năm 2016-2017 ................................................................................................. 39

Bảng 2.6. Thống kê số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam năm 2016-2017 ................................................................................................. 44

Bảng 2.7: Trang thiết bị được dùng cho Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình cáp

Việt Nam ................................................................................................................... 51

Bảng 2.8: Hoạt động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tại Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam ............................................................................................................ 54

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

năm 2016-2017 .......................................................................................................... 39

Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

năm 2016- 2017 ......................................................................................................... 45

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1 2. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 2

3. Nhiêm vụ nghiên cứu ......................................................................................... 2

4. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................. 3

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 4

6. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 5 8. Bố cục của khóa luận ......................................................................................... 6

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ .................................................................................................................. 7 1.1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................ 7

1.1.1. Khái niệm văn thư ...................................................................................... 7

1.1.2. Khái niệm Tổ chức ................................................................................... 12

1.1.3. Khái niệm quản lý ..................................................................................... 13

1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư ........................................... 15

1.2.1. Nội dung công tác tổ chức văn thư ........................................................... 15

1.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư........................................................... 17

Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................... 22

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM ........... 23

2.1. Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ............................................ 23

2.1.1. Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ........ 23

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty

Truyền hình cáp Việt Nam. ................................................................................. 24 2.1.3. Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ............................................... 27

2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam .................................................................. 28 2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ............................................................................................. 28

2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam ............................................................................................. 52

Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 59 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM ....................................... 60

3.1. Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam .................................................................. 60 3.1.1. Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam. ............................................................................................ 60

3.2. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư ....................................................................... 63 3.2.1. Nguyên nhân của kết quả đạt được .......................................................... 63

3.2.2. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế ............................................................ 64

3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về

văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. ................ 64

3.3.1. Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức ................................................... 65

3.3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy .......................................................... 67

3.3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ ................................................................... 69

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 74

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá

nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo

định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành

tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn

xã hội đồng thời tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa của đất nước

cũng tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển

- thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến

nay, Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội,

về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Trước những xu thế

thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, doanh nghiệp

cần được đẩy mạnh hơn nữa.

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Việt Nam đã tạo ra những

chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp

cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu

phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng

đóng một vai trò hết sức quan trọng. Bởi công tác văn thư không chỉ là phương tiện

cần thiết để ghi và truyền đạt lại các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động

của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện

tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được

giao và theo đúng pháp luật. Vì vậy, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông

tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị

đạt hiệu quả cao hơn.

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng

đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp

thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức

hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn

phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu

của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là một đơn vị truyền hình trực

thuộc Đài truyền hình Việt Nam, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty

đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động

của các đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công

văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối

lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo

quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này.

Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng là

đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan và

các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong

công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam, vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu,

điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý nhân lực, trang thiết bị. Nhận thức

được vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, chúng tôi đã lựa

chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp của

mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao

hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

3. Nhiêm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tổng hợp lý luận về hoạt động tổ chức và quản lý văn thư

- Tìm hiểu, thu thập, phân tích, đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư

trong hoạt động của văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.

4. Lịch sử nghiên cứu

Cho đến thời điểm hiện nay đã có nhiều sách báo tạp chí,… viết về nội dung

công tác văn thư. Cụ thể:

* Các giáo trình:

- Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần phương Hiền (2012), Quản

trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân: Giáo trình cung cấp những kiến

thức tổng hợp về văn phòng, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ cơ bản của văn

phòng trong đó có công tác văn thư. Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu những cơ

sở lý luận để tác giả đi sâu nghiên cứu những nội dung có liên quan đến công tác

văn thư

- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo dục,

NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội: Giáo trình cung cấp những kiến thức tổng hợp về

quản lý, từ đó chúng tôi làm căn cứ để đi sâu tìm hiểu về nội dung quản lý văn thư

tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của Đảng và

Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải:

Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đối

chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật.

- Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư,

NXB Giao thông vận tải

- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007: Giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung trong

công tác văn thư và những vấn đề liên quan.

* Đề tài khóa luận:

- Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn

thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy An Hòa”

- Trần Thị Thúy (2013). Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp

hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và

quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại

học Nội vụ Hà Nội

Khóa luận cung cấp cho tác giả những kiến thức liên quan đến hoạt động văn

thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác, từ

đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách quan. Đồng thời là cơ sở để

đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại cho các nghiên

cứu sau này.

Trong quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu đề tài, chúng tôi thấy rằng

chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam cả về lý luận cũng như thực tiễn. Thông qua đề tài “Nâng cao hiệu

quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam” góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư tại văn phòng Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và đóng góp cho nghiên cứu khoa học cũng

như các tác giả nghiên cứu lý luận để làm các đề tài tiếp theo

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam từ tháng 01 năm 2016 đến hết năm

2017

Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian nghiên cứu: Tháng 01 năm 2016- tháng 12 năm 2017

- Không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Dựa trên mục tiêu nghiên cứu, chúng tôi tìm hiểu về nội dung tổ chức và

quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam. Thông qua

việc khảo sát, tác giả tìm ra những tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức và quản lý

công tác văn thư tại tổng công ty. Từ đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp nhằm khắc

phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Tổng Công ty

trong thời gian tới.

7. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện

một số phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để liên kết lý

luận và thực tiễn từ đó giúp chúng ta xâu chuỗi và dễ dàng nhận diện những vấn đề

tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, đồng thời rút ra đánh giá thực

trạng thực hiện công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam.

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nguồn số liệu từ phòng hành

chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo,

mạng internet… Chúng tôi sử dụng phương pháp này để tổng hợp và loại bỏ những

thông tin không có tính khả dụng tìm ra các thông tin mang tính chinh xác, từ đó,

tác giả làm căn cứ để tìm ra bản chất, các mối quan hệ trong công tác văn thư.

- Phương pháp quan sát: Với phương pháp này chúng tôi quan sát các cán bộ

phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều

hành của mình, từ đó đánh giá đúng về việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

tại Văn phòng tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Phương pháp phỏng vấn: Chúng tôi phỏng vấn các đối tượng khác nhau

làm việc trong Văn phòng. Việc phỏng vấn giúp chúng tôi đánh giá được thái độ

cũng như những quan điểm của họ trong công tác văn thư

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý từ đó

đưa ra các đánh giá

Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa ra

các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

8. Bố cục của khóa luận

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì

phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn

thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản,

bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc,

gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…)

để phục vụ cho quản lý điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng

khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ

thời Trung Cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ

quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công

văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng.

[20, tr11]

Như vậy, văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở

Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc

lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện

để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai

trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước.

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được

các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin

trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều

và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Những công việc như soạn thảo,

duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn

bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ

quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành

hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất

lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng,

các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương. Không những vậy còn rất

quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp.

Trong đề tài này, tôi sử dụng khái niệm công tác văn thư của tác giả Vương

Đình Quyền: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện

hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ

chức. [20, tr 11]

Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm:

• Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ

chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu

của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản;

Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung

của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền

quy định.

• Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao

văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[9, tr1]

Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-

BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan. Quản lý văn bản đi gồm 05

bước:

- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho

văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem

xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo

những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ.

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên

máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm

dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp và tuân thủ những quy

định của pháp luật về lĩnh vực này.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân

bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật

cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng

quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với dấu mật

khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ

Công An .

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực

hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chọn

bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản được chuyển phát

đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi,

văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản.

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 02 bản (1bản gốc lưu tại văn

thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc):

• Quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn

bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. [9, tr1]. Quản lý văn bản đến gồm 04

bước:

- Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư

cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký

nhận văn bản. Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn

bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản.

- Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện

đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng

ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ

Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012.

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến

phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và

phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn thư cơ quan đăng

ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của

Lãnh đạo.

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị

cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng đầu cơ quan

hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn

đốc trong quá trình giải quyết văn bản.

• Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp

và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Nghiệp

vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007

của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan. Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có trách

nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định

Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP

ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thủ

trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng

dấu; cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sự

chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan.

* Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành

chính hiện nay

- Vị trí: Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai

trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạo

trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênh

thông tin cho hoạt động của cả cơ quan. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản để phổ biến chủ trương chính

sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự

kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của cơ quan. Công tác văn thư đặc biệt

quan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong

công tác văn phòng.

- Ý nghĩa:

+ Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng

suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn quan liêu giấy

tờ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do đó công tác văn thư

không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan nhiều bên khác.

+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn,

chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý. Thông tin cung cấp cho lãnh

đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi nguồn thông tin

bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất.

+ Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quá

trình hoạt động của cơ quan. Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,

gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần bảo vệ bí mật nhà

nước và cơ quan.

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công tác văn

thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ.

- Yêu cầu: Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các

yêu cầu:

+ Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của văn

bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm

giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục

giải quyết văn bản.

+ Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu công

việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước. Văn bản phải đúng thể

loại, thẩm quyền, thể thức văn bản.

+ Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính chính

trị của công tác văn thư.

+ Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng suất,

chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời đại công

nghệ thông tin.

1.1.2. Khái niệm Tổ chức

Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về danh từ

và động từ:

Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn

nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của

họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con người

được coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, công

nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng

tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mục

tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều

có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả

các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người. Theo đó, mối quan hệ của con

người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định. [23, tr2]

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có các nghĩa sau đây:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức

năng nhất định

- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được

một hiệu quả lớn nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ.

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên

một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .

Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ

lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức

là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao

phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là

việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.

Trong đề tài này, tác giả sử dụng tổ chức như một động từ có nghĩa là quá

trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực

của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu

chung của doanh nghiệp.

Trong đề tài, chúng tôi sử dụng từ “tổ chức” với nghĩa: “Tổ chức là quá

trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành,

thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá

khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên.

Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất

cần thiết để duy trì một tổ chức tốt” [21, trg 1]

Từ khái niệm về tổ chức, chúng ta có thể hiểu tổ chức công tác văn thư là

quá trình sắp xếp, bố trí các nội dung công việc có liên quan đến công tác văn thư

như tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, tổ chức nghiệp vụ văn thư, tổ chức mua sắm

trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,… trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên

môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các

thành viên.

1.1.3. Khái niệm quản lý

Bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển,

kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức

nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra.

Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản

lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra,

điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của

chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang

trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều

khiển hệ thống” [14, tr5]

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu

quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực

của tổ chức" [18, tr7]

- Theo F. Taylor: Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác

làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ

nhất. Sau này ông Lerence chủ tịch hiệp hội các nhà kinh doanh Mỹ đã khái quát

quan điểm của F. Taylor và cho rằng: Quản lý là thông qua người khác để đạt được

mục tiêu của mình. [22, tr.11].

- Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” Harold Koontz cho

rằng: “Quản lý là một dạng thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt

được mục tiêu của nhóm. Ngoài ra ông còn cho rằng: Mục tiêu của nhà quản lý là

nhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục

đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với tư cách

thực hành thì quản lý là một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một

khoa học” [15, tr.33]

- Theo Paul Hersey và KenBlanc Heard trong cuốn “Quản lý nguồn nhân

lực” thì: Quản lý là một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý và người bị quản

lý nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác

để đạt mục tiêu của tổ chức.” [13, tr.17].

- Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng: “Quản lý là những tác hoạch

định của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều

phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức( chủ yếu là nội

lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất [17,

tr74].

- Vũ Dũng và Nguyễn Thị Mai Lan cho rằng: “ Quản lý là sự tác động có

định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến

khách thể của nó” [16, tr 10]

- Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “ Hoạt động quản lý là tác

động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể

quản lý ( người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt

mục đích của tổ chức” [11, tr.16].

- Cho dù cách tiếp cận nào thì bản chất của hoạt động quản lý là cách thức

tác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách

thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong

muốn và đạt mục tiêu đã đề ra. Quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

Trong đề tài này, chúng tôi sử dụng từ “quản lý” với nghĩa: “Quản lý là sự

tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu

quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều

kiện môi trường luôn biến đổi” [19, tr6]

Từ khái niệm chung về quản lý, chúng ta có thể hiểu khái niệm quản lý công tác

văn thư là: Sự tác động của Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan lên quá trình thực hiện công

tác văn thư bằng các phương pháp, công cụ quản lý thích hợp nhằm đảm bảo cho việc

thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan, tổ chức đề ra.

1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư

1.2.1. Nội dung công tác tổ chức văn thư

1.2.1.1. Tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Tổ chức bộ máy là quá trình dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác

định của cơ quan để sắp xếp về lực lượng, quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng,

nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc, đồng thời

bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống của cơ quan hoạt

động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. Điều này có vai trò duy trì hoạt động của

tổ chức một cách rõ ràng, khoa học.

Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều giấy tờ,

đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng mang tính chất phức tạp, liên quan đến

tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết

các thủ tục giấy tờ.

Trong thực tế lãnh đạo không thể theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ

này đặc biệt là trong các cơ quan có quy mô và phạm vi lớn. Vì vậy cần có bộ phận

phụ trách công tác văn thư của cơ quan. Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà

lãnh đạo có thể tổ chức thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm.

Bên cạnh đó, việc tổ chức phòng làm việc cũng chiếm một phần quan trọng.

việc bố trí cần theo đúng chức năng, tính chất công việc. Đối với văn thư cần phải

có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài; các máy móc như máy

photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làm

việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức danh làm việc. Để bố trí được phòng

làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như không gian, số lượng nhân sự trong phòng…

Vì vậy, lãnh đạo văn phòng là người tổ chức phòng ban văn thư, kiểm tra, quan sát

và đưa ra quyết định tốt nhất, phù hợp nhất.

1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

Tổ chức nhân sự là quá trình tìm người phù hợp để giao phó một chức vụ,

một cương vị đang trống, hoặc đang cần được thay thế. Nói cách khác tổ chức nhân

sự là sắp xếp đúng người vào đúng vị trí và đúng thời điểm.

Công tác văn thư là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của

các cơ quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rất

nhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất quan

trọng. Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công tác văn thư

lãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các cán bộ, chuyên viên

văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các cơ quan nhỏ. Cán bộ văn

thư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với cơ quan có tính chất công việc

phức tạp cần tuyển dụng cán bộ văn thư có trình độ cao như đại học, sau đại học.

Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyên

môn hóa.

1.2.1.3. Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày càng

được chú trọng. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học hay trực

tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan thực hiện.

Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và ban hành văn

bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Sau quá

trình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến hành kiểm tra để

tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử lý. Kiểm tra, đánh giá

công tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện công việc của các đơn vị,

cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư. Tổ chức tốt hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm

tra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát hiện được những sai sót nhằm nâng

cao tối đa hiệu quả công việc.

1.2.1.4. Tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào công

cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần trang bị đầy đủ

các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Đây là điều kiện tiên quyết để các cơ quan tổ chức

duy trì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù hợp với từng lĩnh vực hoạt

động và tính chất của từng cơ quan. Tổ chức phòng làm việc cần bố trí theo đúng

chức năng, tính chất công việc. Đối với Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có

vách ngăn với khu vực bên ngoài; các máy móc như máy photocoppy, máy in…

phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh

sáng, phù hợp với chức danh làm việc. Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý

các vấn đề như không gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ

cơ sở vật chất làm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao.

1.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư

1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, nhằm giúp cho công việc điều hành, quản

lý được thuận lợi, các Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan thường ban hành các hệ thống

văn bản quản lý để thống nhất hoạt động của tổ chức.

Vậy ban hành văn bản được hiểu là hoạt động xây dựng các văn bản chứa

đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, doanh nghiệp ban hành

theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối

quan hệ quản lý hành chính giữa các cơ quan nói chung và trong nội bộ cơ quan nói

riêng.

Đối với công tác văn thư cũng vậy, để hoạt động văn thư đạt được hiệu quả

cao thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng đều ban hành hệ thống văn bản quản lý văn

thư. Điều này giúp cho việc thực hiện công tác văn thư diễn ra một các thống nhất,

dễ dàng và thuận lợi hơn, tránh những sai lầm lớn trong quá trình thực hiện công

việc.

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là việc xây dựng và

thực hiện một hệ thống văn bản quản lý chất lượng công tác văn thư trong các cơ

quan, doanh nghiệp, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra

một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các

quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư trong cải cách nền

hành chính. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó của công tác văn

thư đối với mỗi cơ quan nói chung và với nhân dân nói riêng.

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư có vai trò

quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư:

* Đối với các cơ quan, tổ chức:

- Giúp cơ quan thống nhất trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư

- Việc ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là một phương pháp quản

lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công

việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy

định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức giúp Lãnh

đạo cơ quan rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quá trình xử lý công

việc khoa học và hợp lý

- Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư cũng tạo điều kiện

để Lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công

việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả

của công tác quản lý

* Đối với người thực hiện công tác văn thư

- Hệ thống văn bản quản lý văn thư tạo thuận lợi trong việc trao đổi nghiệp

vụ giữa mỗi cán bộ, công nhân viên khi thực hiện công tác văn thư

- Việc áp dụng hệ thống văn bản quản lý trong các lĩnh vực của công tác văn

thư tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn

thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực,

trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan

hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công

tác văn thư cũng được nâng cao…

1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư của

cơ quan

* Hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện công tác văn thư

Chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thư được thể hiện ở hai mặt là lý

luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành:

- Lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ

về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều

kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn

nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ

trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người

cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý

thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng

bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

- Kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận

nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước

đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất.

Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán

bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận

nghiệp vụ.

Như vậy, để mỗi cán bộ văn thư nắm chắc được chuyên môn nghiệp vụ của

mình thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần tiến hành hướng dẫn nghiệp vụ văn thư

đồng thời tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư.

Để hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ văn thư được thực hiện tốt, trước hết mỗi

cơ quan, doanh nghiệp cần phổ biến về các nội dung của nghiệp vụ văn thư. Điều

này giúp cho các cán bộ chuyên môn cũng như các cán bộ chuyên trách biết và hiểu

rõ hơn về hoạt động văn thư cũng như yêu cầu của văn thư trong các lĩnh vực mà

mình phụ trách.

Thông qua hoạt động phổ biến những kiến thức chuyên môn về văn thư,

Lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan hoặc những người có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ

văn thư sẽ trực tiếp hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư cho từng cán bộ

trong cơ quan. Sau khi hướng dẫn lãnh đạo sẽ kiểm tra việc thực hiện công tác văn

thư thông qua các công việc hằng ngày tại cơ quan. Nếu việc thực hiện nghiệp vụ

văn thư chưa tốt sẽ phải tìm những biện pháp phù hợp để nâng cao trình độ chuyên

môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan

* Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư

Kiểm tra là hoạt động không thể thiếu trong việc duy trì tính ổn định và lâu

dài của cơ quan, tổ chức, qua quá trình kiểm tra có thể đánh giá được mức độ thực

hiện công việc, là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc.

Ý nghĩa của công tác kiểm tra:

- Nhằm đảm bảo tính nghuyên tắc, thống nhất trong hoạt động văn thư của

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Nắm bắt tình hình thực tế của bộ phận văn thư cơ quan và văn thư các đơn

vị trực thuộc

- Phát hiện sai sót, đưa ra phương án xử lý kịp thời hạn chế những tổn thất

nâng cao hiệu quả.

1.2.2.3. Hoạt động thi đua, khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác văn thư

Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp quản lý

các hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất. Trong công tác văn thư sau khi

tiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện

lãnh đạo cần có những khen thưởng đối với cá nhân, đơn vị thực hiện tốt, đồng thời

kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không đúng. Hằng năm báo cáo về hoạt

động văn thư của cơ quan cho Lãnh đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra.

Việc khen thưởng, kỉ luật luôn phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật và

quy định của cơ quan.

Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có một vị

trí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được thông suốt

và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác nhất. Bởi vậy để

công tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản lý cần phải khoa học,

hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị.

1.2.2.4. Hoạt động quản lý, đào tạo và bồi dưỡng công tác văn thư

Cán bộ, công nhân viên có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triển

khai và tổ chức thực hiện nội dung công việc của mỗi cơ quan; quyết định sự thành

công hay thất bại của đường lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra. Vì vậy, đội

ngũ cán bộ, công chức phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác,

kỹ năng nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả

công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan trọng

được xác định trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn

2011-2020. Đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức

thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả,

hiệu quả và chất lượng.

Công tác văn thư là một hoạt động đặc biệt quan trọng trong các cơ quan,

doanh nghiệp vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ thường

xuyên, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực công

tác, chất lượng và hiệu quả làm việc của cán bộ, công nhân viên; hướng tới mục tiêu

là tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn. Đào tạo, bồi

dưỡng tập trung trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc cho

cán bộ, công nhân viên; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận cơ bản, trang bị

kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện công

việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ.

Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư không chỉ

góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của một nền hành

chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn có tác động tích cực đến nhiều

mặt của đời sống kinh tế - xã hội. Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp,

việc đào tạo cán bộ, công chức qua hoạt động thực tiễn cũng phải được quan tâm

thực hiện liên tục trong quá trình sử dụng cán bộ

Tiểu kết Chương 1

Ở Chương 1, Chúng tôi đã làm rõ một số khái niệm liên quan đến việc tổ

chức và quản lý công tác văn thư. Đồng thời chúng tôi nêu lên những nội dung của

công tác tổ chức và quản lý văn thư, có thể thấy công tác văn thư đóng vai trò vô

cùng quan trong trong các hoạt động của cơ quan tổ chức, đặc biệt là hoạt động

hành chính nhà nước. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện

nay, đòi hỏi sự đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó công tác văn

thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính. Để hội

nhập và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả cần có những biện pháp

nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư phù hợp với đất nước

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

2.1. Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.1.1. Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam hay hay Trung tâm truyền hình

Cáp-MMDS là đơn vị truyền hình trả tiền duy nhất trực thuộc trực tiếp Đài truyền

hình Việt Nam. Tổng Công ty được thành lập tử năm 1995 đến nay trải qua 3 giai

đoạn phát triển:

* Giai đoạn trước năm 2000: Trong giai đoạn này, Trung tâm thực hiện

một số nhiệm vụ: quản lý trực tiếp hệ thống truyền hình cáp MMDS trong phạm vi

toàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống truyền

hình CATV-MMDS được Đài Truyền hình Việt Nam phê duyệt, trung tâm được

đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế kỹ thuật với các tổ chức tuyên truyền nước ngoài

nhằm phục vụ phát triển hệ thống truyền hình MMDS.

* Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2003: Thời kỳ này, Trung tâm tập trung

vào các ngành nghề kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trình

truyền hình kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trình truyền

hình trong nước và quốc tế do Thủ Tướng Chính Phủ và Đài Truyền hình Việt Nam

cho phép, các dịch vụ truyền tin, quảng cáo trên hệ thống truyền hình Cáp; sản xuất

lắp ráp, bảo dưỡng các thiết bị thuộc lĩnh vực truyền hình Cáp, truyền hình trả tiển;

thực hiện các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật.

* Giai đoạn từ năm 2003 đến nay

Chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Đài

Truyền Hình Việt Nam, Trung tâm chính thức lấy tên là Tổng Công ty Truyền hình Cáp

Việt Nam, tên giao dịch quốc tế là Vietnam Cable Television Technique Center.

Hệ thống mạng cáp CATV ngày càng được mở rộng, việc sử dụng hệ thống

cáp quang ngày càng phát huy tác dụng tốt, tạo tiền đề cho việc mở rộng mối quan

hệ hợp tác và triển khai hệ thống truyền hình trả tiền với quy mô lớn. Ngày

01/11/2004, triển khai truyền hình số vệ tinh DTH hoàn tất và chính thức phát sóng

trên phạm vi toàn quốc. Năm 2005 VCTV thành lập 4 Chi nhánh trên địa bàn

thành phố Hà Nội, ngoài ra VCTV còn hợp tác với 3 đơn vị khác triển khai nhanh

chóng mạng cáp CATV khu vực Hà Nội. Năm 2006 VCTV tiếp tục phát triển

CATV tại các tỉnh, thành phố như: Thái Bình, Ninh Bình, Vũng Tàu, Tiền Giang,

Phú Thọ. Ngày 15/09/2006, VCTV chính thức được Đài THVN giao quyền tự chủ

tài chính - nhân sự, tạo điều kiện tốt nhất để VCTV phát triển. Cũng thời gian này,

Đài THVN quyết định giao nhiệm vụ kinh doanh quảng cáo trên truyền hình trả tiền

cho VCTV. Năm 2007, với cơ chế quản lý và tài chính thông thoáng, quyền tự chủ

cao, đây sẽ là năm bứt phá của VCTV. VCTV theo đuổi các chiến lược nâng cao

chất lượng dịch vụ và chính sách ưu đãi hợp lý nhất cho khách hàng. Ngày

06/03/2007, Info TV - kênh thông tin tài chính kinh tế - kênh truyền hình chứng

khoán trực tiếp đầu tiên tại Việt Nam, do VCTV ký kết triển khai cùng đối tác

Ocean Media chính thức phát sóng. VCTV nghiên cứu và chuẩn bị các dự án để đưa

ra các gói sản phẩm công nghệ cao như: IP TV, Mobile TV ... Đầu tư mạnh mẽ cho

DTH, xúc tiến liên doanh với đối tác nước ngoài nhằm phát triển DTH cả về nội

dung và kỹ thuật.

Để đáp ứng nhu cầu đời sống tinh thần ngày càng cao của các khách hàng có

thu nhập khá giả, Trung tâm đã có rất nhiều nỗ lực vượt bậc trong nghiên cứu thị

trường, tìm hiểu kinh doanh các nhóm kênh ưa thích cho khách hàng bao gồm

khách hàng hiện tại và tiềm năng, từ đó đưa ra những chiến lược, biện pháp thích

hợp nhằm thu hút khách hàng một cách cao nhất. Vì vậy, số lượng khách hàng, thuê

bao, doanh số của Trung tâm tăng lên một cách đáng kể.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty

Truyền hình cáp Việt Nam.

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Truyền hình cáp

Việt Nam.

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là đơn vị sự nghiệp có thu trực

thuộc Đài Truyền hình Việt Nam có các chức năng và nhiệm vụ sau:

Kinh doanh dịch vụ hệ thống truyền hình trả tiền: MMDS, CATV, DTH;

dịch vụ truy nhập Interner (ISP), Quảng cáo và các dịch vụ gia tăng khác.

Quản lý về công nghệ, hệ thống mạng và khách hàng thuê bao dịch vụ truyền

hình trả tiền: CATV, DTH… trên địa bàn toàn quốc. Tổ chức và thực hiện mở rộng

thị trường kinh doanh.

Quản lý và phát triển dịch vụ khách hàng thuê bao các loại hình dịch vụ trên

hệ thống truyền hình trả tiền, Internet và các dịch vụ khác.

Xuất, nhập khẩu trực tiếp vật tư, thiết bị phục vụ kinh doanh truyền hình trả

tiền, Internet và các dịch vụ gia tăng khác.

Thực hiện các vấn đề liên quan đến bản quyền chương trình phát trên kênh

truyền hình trả tiền của Đài Truyền hình Việt Nam.

Trực tiếp ký kết các hợp đồng hợp tác kinh doanh, liên doanh liên kết với các

đối tác trong và ngoài nước và các hợp đồng kinh tế với các cá nhân tập thể về hoạt

động dịch vụ truyền hình trả tiền và dịch vụ truy cập Internet, các dịch vụ gia tăng

khác theo quy định của pháp luật và của Tổng Giám Đốc Đài Truyền hình.

Tham gia nghiên cứu khoa học, tham gia thẩm định các dự án nhằm xây

dựng đẩy mạnh phát triển dịch vụ truyền hình trả tiển.

Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ soạn thảo Quy chế hoạt động, lể lối làm

việc, mối quan hệ công tác của đơn vị trình Tổng Giám đốc phê duyệt.

Cùng với Ban tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo. đào tạo lại, bồi

dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ , viên chức và người lao dộng thuộc Tổng

công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.

Quản lý tổ chức cán bộ viên chức, người lao động, tài chính, tài sản của

Tổng công ty truyền hình Cáp Việt Nam theo quy định phân cấp của Đài.

* Hệ thống cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt nam.

Cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm Kỹ thuật Truyền hình Cáp Việt Nam

gồm các phòng, chi nhánh như sau:

Ban Giám đốc:

- Tổng Giám đốc: Hoàng Ngọc Huấn

- Các Phó Giám đốc: Bùi Huy Năm, Nguyễn Văn Ninh, Tạ Sơn Đông,

Nguyễn Tuất Anh

Các phòng ban thuộc khối kỹ thuật:

- Phòng Kỹ thuật

- Phòng Truyền dẫn phát sóng

Các đơn vị thuộc khối văn phòng, kinh doanh:

- Tổ Kinh doanh

- Tổ Kế toán

- Tổ Quảng cáo

- Tổ Tổng hợp

- Tổ Hành chính

Các phòng ban thuộc khối Cavt bao gồm các chi nhánh:

- Chi nhánh số 1 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 2– Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 3 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 4 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 5 – Tại Hà Nội

Và 47 chi nhánh khác trực thuộc các tỉnh thành phố

Các phòng ban thuộc khối DTH

Phòng DTH

Hệ thống đại lý bảo hành

Các đơn vị liên doanh

( sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam- Phụ lục 1)

Trải qua các thời kì khác nhau tùy thuộc vào những nhiệm vụ được giao mà

cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam cũng có những sự thay

đổi, tuy nhiên sự thay đổi không lớn mà mang tính chất hoàn thiện tổ chức hơn.

Hiện nay, Tổng Công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo và tốt

nghiệp từ các trường Đại học, Cao đẳng uy tín trong nước với trình độ chuyên môn

kỹ sư cử nhân. Đội ngũ nhân viên có trình độ kỹ thuật cao trong tất cả các lĩnh vực

của Tổng Công ty.

2.1.3. Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là đơn vị trực thuộc

Tổng Công ty Truyền hình Cáp, có chức năng giúp lãnh đạo trong công tác tham

mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, quản lý tài chính, nguồn ngân sách

của Tổng Công ty. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam được thực hiện theo Quyết định số 1129/QĐ-VCTV

ngày 16 tháng 9 năm 2012 của Tổng giám đốc Công ty. Văn phòng có chức năng

tham mưu giúp Ban lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc Tổng

Công ty thực hiện các chương trình, kế hoạch làm việc và quy chế công tác của

Tổng Công ty; Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý cơ

sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động phục vụ hoạt

động nội bộ của cơ quan theo quy định của pháp luật. Văn phòng Tổng công ty có

con dấu riêng và tài khoản riêng.

Để cụ thể và dễ dàng thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm, chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức phòng ban đơn vị của Văn phòng được quy định cụ

thể, chi tiết tại Quyết định số 200/QĐ-VCTV ngày 28 tháng 12 năm 2012 của

Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam quy định:

- Lãnh đạo văn phòng:

Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Quốc Hạnh

Phó Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Tuấn Anh

- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng:

Bộ phậnTổng hợp

Bộ phận Tài chính kế hoạch

Bộ phận Quản trị

Bộ phận Hành chính

(Sơ đồ cơ cấu Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam- Phụ lục 2)

2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam

2.2.1.1. Công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan ban

ngành Trung ương cùng với sự nỗ lực phấn đấu của CBCNV, Tổng Công ty liên tục

giành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tế

của cả nước nói chung và ngành Truyền thông nói riêng.

Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trung

khai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệu

quả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nền

kinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của lĩnh vực truyền thông.

Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừng

chăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư bởi đây

chính là công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung

và Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nói riêng. Công tác Văn thư là toàn bộ

quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khai

thác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan.

Bộ phận thực hiện công tác văn thư trực thuộc Văn Phòng Tổng Công ty

Tryền hình Cáp Việt Nam, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm

vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng. Văn thư

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn

hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn

thư của Tổng Công ty như : Các văn bản trình ký lãnh đạo Công ty, các văn bản đến

cơ quan ; một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc

thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…

Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết

định số 189/QĐ-VCTV ngày 22 tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty

Truyền hình Cáp về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các

phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty như sau:

- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại

khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của

Chính Phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các

văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác

văn thư;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng

dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan và các đơn vị trực

thuộc Tổng Công ty;

- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng giao.

Mục đích chính của công tác Văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghi

chép lưu trữ tài liệu về mọi hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu

quả. Ngoài ra, Lãnh đạo Văn phòng còn quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làm

việc để có không gian và môi trường làm việc tốt nhất trong điều kiện của cơ quan:

* Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư

Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố quyết

định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc phải đảm

bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải

dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòng

ban để phân chia và bố trí hợp lý.

Đối với Văn phòng cơ quan Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được

bố trí (8 tầng) theo chiều ngang gồm một dãy nhà quay mặt ra đường. Văn phòng

Tổng Công ty được đặt tại trụ sở chính của Công ty và được bố trí các phòng gần

nhau chạy dài theo chiều ngang của cửa vào trụ sở Cơ quan Công ty:

Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam

Nguồn: Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Tầng 1 : Quầy lễ tân, gồm có 3 lễ tân trực đón khách với nhiệm vụ yêu cầu

khách đến cơ quan xuất trình giấy tờ ( Phụ lục 4)

- Tầng 6: Đối diện với cửa vào là bộ phận Văn thư; phía tay phải là quầy lễ

tân. ( Phụ lục 4)

- Tầng 7: Phòng Thư ký được bố trí ngay đối diện phòng Giám đốc

Cách bố trí trên rất thuận lợi và phù hợp với đặc trưng công việc của từng phòng

ban. Việc quầy lễ tân được đặt dưới tầng 1 giúp cơ quan có trật tụ ra vào, đồng thời

việc khách đến cơ quan sẽ k có tình trạng phải chờ lâu. Tuy nhiên khối văn phòng lại

bố trí theo tính chất văn phòng mở, gây khó khăn cho việc khách đến cơ quan làm việc

không rõ các vị trí bộ phận cụ thể trong văn phòng. Nhưng nhờ có hệ thống điện thoại

nội bộ và cầu thang máy nên lễ tân có thể liên hệ trước với văn phòng hạn chế được

nhược điểm trên.

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ra

vào tầng 6 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế

đi thẳng lên tầng 6), bộ phận văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước và

sau bằng kính chịu nhiệt. Do Văn phòng Tổng Công ty mang tính chất văn phòng

mở nên các bộ phận có liên quan với nhau cùng làm việc trong một phòng được

chia thành nhiều ngăn.

* Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ

Nếu công tác Văn phòng trì trệ, công việc của văn thư không giải quyết

nhanh chóng thì toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng không thể mang lại hiệu quả

cao, thậm chí việc chậm thông tin mang lại hậu quả rất trầm trọng. Đồng thời, nhận

thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp

đến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc

có chất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động. Ban Lãnh

đạo Công ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công

ty đã giành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết

bị để thay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả.

Bảng 2.1. Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng

Chi phí ( triệu đồng) Năm 2016 Năm 2017

Chi phí sửa chữa 50 80

Chi phí mua mới 100 120

Nguồn: Tổ Tài chính- kế toán

Hiện nay tổ văn thư đã được đầu tư tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng

cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.

- Hàng loạt các loại trang thiết bị, máy móc: Bàn làm việc, bàn đánh máy, tủ

đựng hồ sơ, tài liệu, tủ đựng đồ, máy điều hoà, máy in, máy photo, máy tính, máy

sấy giấy, ấm nước nóng, hệ thống chiếu sáng, đồng hồ…

- Các thiết bị văn phòng phẩm: Giấy, gim, keo, tài liệu, bút xoá, bút ký, con

dấu, hộp dấu…

- Các phương tiện liên lạc: Điện thoại nội bộ, máy fax …

Bảng 2.2. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư

Bàn làm việc Chiếc 04

Ghế tựa Chiếc 05

Máy vi tính Chiếc 02

Máy in Chiếc 02

Máy quét (Scanner) Chiếc 01

Máy Photocoppy Chiếc 02

Máy Fax Chiếc 01

Máy hủy tài liệu Chiếc 01

Nguồn: Theo số liệu báo cáo từ phòng hành chính tháng 12/2017

- Ngoài ra báo chí, internet còn là những phương tiện hữu ích cho việc giải trí

và là nguồn cung cấp thông tin, nâng cao vốn hiểu biết cho nhân viên.

2.2.1.2. Công tác tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn đến

hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên

chức của cơ quan. Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố ảnh

hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng Tổng Công ty Tryền

hình Cáp Việt Nam, việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng

vì đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ việc

bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động. Nhân sự có trình độ cao sẽ tìm ra được

những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt hơn. Việc tuyển

dụng và đào tạo, bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để nâng cao và hoàn

thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm

2016- 2017 của Văn phòng Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam gửi báo cáo

cho Tổng Giám đốc, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng

12 năm 2017 như sau:

Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư đến năm 2017

Nhân sự làm công tác văn thư Ghi chú

Số lượng Đơn vị: Người 2 Tổng số

Nữ 02

Kiêm nhiệm công tác khác 01

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Trên đại học chuyên ngành khác

Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 01

Đại học chuyên ngành khác 01

Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Trung cấp chuyên ngành khác

Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp

văn thư

Chuyên viên chính văn thư

Chuyên viên văn thư 1

Nhân viên văn thư 1

Khác

Độ tuổi

Từ 30 trở xuống 1

Từ 31 đến 40 1

Từ 41 đến 50

Từ 51 đến 60

Nguồn: Bộ phận văn thư- Tổ hành chính

Qua bảng 2.1 cho thấy nữ giới chiếm phần lớn trong thực hiện công tác văn

thư tại cơ quan, đây là công việc cần tính cẩn thận, tỉ mỉ, phù hợp cho giới nữ. Về

trình độ chuyên môn của cán bộ, đã được đào tạo chuyên nghiệp về ngành văn thư,

lưu trữ và có trình độ đại học, đối với các cán bộ thuộc các chuyên ngành khác được

đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rỗ nghiệp vụ cần phải được đào

tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp học tại chức về văn thư. Cần nâng cao

trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ. Độ tuổi cán bộ làm văn thư từ 31

đến 40 tuổi có kinh nghiệm làm việc, sức khỏe ổn định.

2.2.1.3. Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư không chỉ cán bộ văn thư mà toàn thể nhân

viên cơ quan làm việc liên quan đến văn bản đều phải có trách nhiệm thực hiện

đúng các nghiệp vụ trong công tác văn thư

* Công tác tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Văn bản không

thể thiếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Việc tiếp nhận

các văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt

động của cơ quan. Là một đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam nên số

lượng văn bản mà văn thư thường xuyên tiếp nhận tương đối nhiều.

Khối lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là con

số không nhỏ, cần có quy trình tổ chức và quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả:

* Về nguyên tắc:

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư cơ quan để

làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

* Công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản đến của Tổng Công ty đã được

thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về

số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì,

tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán

bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó

Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người

chuyển giao văn bản. Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn

thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát

hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh

văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó chánh Văn phòng, Trưởng ban

Hành chính) xem xét giải quyết.

- Cán bộ văn thư Công ty không bóc các loại phong bì văn bản đến sau đây:

+ Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn Thanh Niên.

+ Các bì văn bản gửi đích danh tên người nhận:

Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến

công việc chung của Công ty thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển văn

bản cho cán bộ văn thư Công ty để làm thủ tục đăng ký.

+ Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người

có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư Công ty đã vào sổ chuyển đến người

được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết.

- Cán bộ văn thư Công ty được phép bóc tất cả các bì văn bản đến còn lại gửi đến

Công ty và làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi bóc bì đã thực hiện theo hướng dẫn sau:

+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp thời.

+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn

bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện được soát lại tránh để sót văn bản.

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.

Trường hợp phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác

minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì cán bộ văn thư đã giữ lại bì và đính kèm với văn bản để

làm chứng.

- Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống

dưới địa danh và ngày tháng văn bản kể cả bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán).

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Số đến………………….

Ngày đến………………. ĐẾN Chuyển…………………

Lưu hồ sơ số……………………….

- Các thông tin như số, ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày nhận văn bản đến

đều đã được cán bộ văn thư đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

* Bìa ngoài:

Năm 2017

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ số 01……………………Đến số………

Từ ngày 01/01/2017………..Đến ngày…...

Quyển số: 01

* Phần ghi trong sổ:

Ngày đến

Tác giả

Số đến

Số, ký hiệu

Tên loại trích yếu nội dung

Ghi chú

Ngày, Tháng văn bản

Ký nhậ n

Đơn vị hoặc người nhận 7

Về việc tham gia đặt mua

Tạp chí

GĐ, PGĐ

29/01/2018

Truyền

13/TCTH 29/01/2018

tạo chí TH số Tết Mậu

Lan

(Nam)

Tuất

hình

PGĐ

Tòa án

Giấy triệu tập của Tòa án

29/01/2018

NDTP

92/GTT 28/01/2018

( Đông)

Nga

nhân dân TP Hà Nội

P.TCCB

Hà Nội

Công ty

Về việc đề nghị xem xét

PGĐ

CP Điện

29/01/2018

tử tin học

12/VPCT 27/01/2018

chuyển nhượng mạng cấp

( Đông)

Nga

tại Hải Phòng

P.TCCB

viễn

thông

Lưu ý: Những văn bản do lãnh đạo Công ty, các phòng nghiệp vụ thuộc cơ

quan Công ty nhận trực tiếp đều được chuyển lại Văn thư Công ty để đăng ký văn

bản đến theo quy định.

Bước 2: Trình chuyển giao văn bản đến.

- Sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng kí văn bản đến, cán bộ văn thư công ty đã

thực hiện như sau:

Trước tiên, cán bộ văn thư chuyển Chánh văn phòng xử lý, kí vào phiếu trình

văn bản rồi thực hiện việc trình Lãnh đạo Công ty xin ý kiến giải quyết trong thời

hạn không quá 01 ngày kể từ khi văn bản được đăng kí tại văn thư Công ty. (Đối

với văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo công ty) .

Trường hợp văn bản gửi đến vào cuối giờ chiều của ngày làm việc thì cán bộ

văn thư trình vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau .

Đối với những văn bản thông thường gửi đến Công ty thuộc chức năng

nhiệm vụ của các phòng, Chánh văn phòng phê chuyển ngay các văn bản đến các

phòng đó để giải quyết.

- Sau khi lãnh đạo Công ty đã có ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản được

chuyển trở lại văn thư Công ty để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn bản đến.

Sau đó văn thư Công ty lưu bản gốc, sao gửi các đầu mối theo bút phê của

Lãnh đạo Công ty.

Các văn bản do bộ phận Văn thư Công ty chuyển đến các phòng ban, đã

được nhân viên của phòng đó kí nhận vào sổ giao nhận văn bản của văn thư Công

ty.

- Sau đó nhân viên đã ký nhận văn bản của phòng chuyển văn bản đến cho

Trưởng phòng xin ý kiến phân phối, rồi chuyển văn bản tới các bộ phận theo ý kiến chỉ

đạo của Lãnh đạo phòng theo mẫu sổ chuyển giao văn bản như sau:

Bảng 2.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến của công ty

Số, ký hiệu hoặc nơi gửi văn bản Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản hay bì Ký nhận Ghi chú

Ngày tháng chuyển 1 2 Số lượng văn bản hoặc số bì 3 4 5 6

29/01/2018 33/GP GD Huấn 01

29/01/2018 13/TCTH Vân + Nga (KTTH) Nga 02

29/01/2018 92/GTT PGĐ .Đông Đông 01

Nguồn: Bộ phận Văn thư- Tổ Hành chính

Trường hợp văn bản chuyển đến nếu nhầm địa chỉ thì nhân viên ký nhận văn

bản phòng có trách nhiệm chuyển trả ngay cho văn thư Công ty để cán bộ văn thư

chuyển đúng địa chỉ mà không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác.

- Khi nhận được bản chính của Fax đến, cán bộ văn thư Công ty đã làm thủ

tục đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng,

năm đã đăng ký Fax) và thực hiện việc chuyển cho phòng ban cá nhân nhận bản

Fax.

- Đối với các văn bản “khẩn”, “hoả tốc”, “thượng khẩn” có hẹn giờ cán bộ

văn thư đã trình Chánh Văn phòng ngay sau khi nhận được văn bản. Nếu các văn

bản này được gửi đến Công ty ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ cơ quan

báo ngay cho Chánh văn phòng để giải quyết kịp thời. Các loại văn bản khác, nhân

viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận và giữ gìn cẩn thận để đầu giờ ngày làm việc

hôm sau bàn giao lại cho cán bộ văn thư Công ty.

Bước 3:Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

- Giám đốc Công ty/ Thủ trưởng đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo,

giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Giám đốc/Cấp phó của Thủ Trưởng đơn vị

thành viên có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm

của Giám đốc/ Thủ trưởng đơn vị thành viên và những văn bản đến thuộc các lĩnh

vực đựơc phân công phụ trách.

- Căn cứ nội dung của văn bản đến, lãnh đạo Công ty/ đơn vị thành viên giao

cho một phòng (bộ phận) hoặc một cá nhân giải quyết. Phòng (bộ phận) hoặc cá

nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vản bản đến theo thời hạn được quy

định trong văn bản hoặc thời hạn được giao.

- Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các

phòng nghiệp vụ theo thời hạn quy định tại văn bản hoặc thời hạn mà lãnh đạo

Công ty/đơn vị thành viên yêu cầu xử lý (Sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến – theo

mẫu của Bộ Nội vụ).

- Ban thư ký– Văn phòng, bộ phận được giao trách nhiệm tại các đơn vị

thành viên có trách nhiệm hàng tuần tổng hợp, theo dõi các văn bản đã chuyển đến

các phòng, đơn vị để giúp lãnh đạo Văn phòng kiểm tra, đôn đốc, triển khai xử lý

văn bản và giải quyết công việc theo ý kiến đã chỉ đạo.

Bảng 2.5: Thống kê số lượng văn bản đến công ty năm 2016-2017

Năm 2016 2017

Tổng văn bản 2030 2338

Cơ quan ban ngành NN 1045 1157

Đơn vị trực thuộc 600 752

Cá nhân, đơn vị khác 385 405

Nguồn: Bộ phận văn thư- Lưu trữ Tổng Công ty

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản đến Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

năm 2016-2017

Qua biểu đồ 2.1 cho thấy mỗi năm số lượng văn bản mà văn thư cơ quan tiếp

nhận là con số không nhỏ và tăng hằng năm, trong đó các văn bản thông thường

chiếm phần lớn là các văn bản trao đổi thông tin giữa các cơ quan tổ chức cùng

ngành, ngoài ra trong bảng số liệu của Tổ Hành chính vẫn chưa được thể hiện đầy

đủ nội dung các văn bản đến như hằng năm Tổng Công ty nhận được nhiều văn bản

mật và các đơn thư của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước và các văn bản gửi

theo đường điện tử chưa được thống kê đầy đủ. Các văn bản chủ yếu là trao đổi

thông tin từ các cơ quan ban ngành như Đài Truyền hình Việt nam, Các công ty đặt

trụ sở tại các tỉnh thành phố khác nhau…

Như vậy, công tác quản lý văn bản đến là một công việc quan trọng trong

thực hiện công tác văn. Công việc có được giải quyết nhanh chóng hay không phụ

thuộc rất nhiều vào việc giải quyết văn bản đến tại Cơ quan. Do vậy, Ban lãnh đạo

cần chú trọng hơn nữa trong công tác quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty truyền

hình Cáp Việt Nam để công việc được thực hiện một cách hiệu quả.

* Công tác tổ chức, quản lý văn bản đi

Trong việc tổ chức và quản lý văn bản đi, Lãnh đạo Văn phòng có trách

nhiệm quản lý, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện theo quy định.

Tất cả văn bản do Công ty phát hành đều đã được quản lý theo trình tự sau:

Thứ nhất: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bảo

đảm đúng quy định của Nhà nước.

Thứ hai: Ghi số, ngày, tháng của văn bản do Công ty ban hành theo quy định

đăng ký văn bản đi. Số của văn bản được đánh số theo hệ thống số chung của Công

ty do cán bộ văn thư của Công ty thống nhất quản lý.

Thứ ba: Đăng ký văn bản đi:

Cán bộ văn thư của Công ty đã thực hiện vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu

sổ của Bộ Nội vụ

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY

* Bìa ngoài:

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM Năm 2017

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số 01……………….Đến số……………..

Từ ngày 01/01/2017 Đến Ngày………….

Quyển số: 01

* Phần ghi trong sổ:

Người ký Nơi nhận văn bản Ghi chú Số ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Số lượng bản

1 2 4 5 Đơn vị, người nhận bản lưu 6 7 8 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. 3

Về việc khen

Tổng Công thưởng đối 119/VTV với cá nhân M.Bìn ty Truyền CAB- 24/01/2018 Nga 05 Nga đạt danh hiệu h hình Cáp PNS thi đua năm Việt Nam

2017.

Về việc ban Tổng công hành chính 118/VTV ty sách ưu đãi CAB- 24/01/2018 Hùng Truyền Trung 02 Trung sử dụng dịch CLPTKD hình Cáp vụ VTVCab Việt Nam ON

Khi vào sổ đăng ký văn bản đi cán bộ văn thư đã đáp ứng theo yêu cầu ghi rõ

ràng, đúng và đầy đủ các cột mục trong sổ; không viết bằng bút chì, không gạch xoá

hoặc viết tắt những từ ít thông dụng dễ gây hiểu nhầm.

Thứ tư: Làm thủ tục nhân bản tại văn thư theo đúng số lượng quy định tại

mục “Nơi nhận” hoặc theo yêu cầu của người ký văn bản.

Thứ 5: Đóng dấu Công ty vào văn bản và các dấu chỉ mức độ khẩn, độ mật

do người ký văn bản yêu cầu và đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

Thứ 6: Chuyển giao và theo dõi chuyển giao văn bản đi.

+ Tất cả các văn bản do Công ty làm ra được gửi tới các đối tượng liên quan

đều được thực hiện theo nguyên tắc chung: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.

+ Cán bộ văn thư của Công ty có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì

và viết bì đúng tên cơ quan hoặc tên người nhận, địa chỉ nơi nhận, dán bì và đóng

dấu độ “khẩn”, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì đều đảm bảo theo đúng yêu

cầu của pháp luật hiện hành.

+ Cán bộ văn thư của Công ty thực hiện chuyển giao trực tiếp văn bản đi

theo yêu cầu của Lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong cơ quan theo yêu

cầu tại mục: “Nơi nhận” hoặc yêu cầu của người ký. Việc chuyển giao văn bản phải

được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi như

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY

* Bìa: Giống bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.

* Phần ghi trong sổ:

Ký nhận Ngày tháng chuyển Số, ký hiệu hoặc nơi gửi văn bản Ghi chú

1 2 Số lượng văn bản hoặc số bì 3 Đơn vị hoặc cá nhân Nhận văn bản hay bì. 4 6 5

24/01/2018 120/VTVCAB-PNS Tổng Giám đốc Huấn 01

23/01/2018 115/VTVCAB-PNS Ông Nguyễn Giác Giác 01

114/VTVCab- 23/01/2018 Ông Hành, Tổng Giác 02 PNS Giám Đốc Huấn

+ Văn bản đi được chuyển qua đường bưu điện được đăng ký vào sổ chuyển

giao tài liệu qua bưu điện và phải có chữ ký của nhân viên bưu điện.

Nơi nhận Nội dung Ký nhận Ghi chú Ngày tháng chuyển Phòng, cá nhân gửi Số lượng bì gửi

1 2 3 4 5 Số hoá đơn, phiếu gửi 6 7 8

Về việc khen hưởng đối với cá P.Nhân Tổng Công ty Truyền 24/01/2018 nhân đạt danh 01 036 Quốc sự

hình Cáp VN hiệu thi đua năm 2017.

Về việc ủy quyền

cho ông Nguyễn

P.Nhân Chi nhánh Giác, GĐ Chị 24/01/2018 01 038 Tuấn sự Khánh Hòa nhánh Khánh

Hòa thực hiện

công viêc

Tổng Công Về việc nghỉ hưu

P. Nhân ty Truyền đối với ông Hành, 08/01/2018 02 039 sự hình Cáp Nguyễn Minh Huấn

VN Hành

+ Trường hợp cần chuyển phát nhanh theo yêu cầu của công việc thì các

phòng ban có thể chuyển phát bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng đăng ký vào sổ

Fax.

+ Văn bản đi được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày văn

bản được ký, chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản khẩn

hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người ký đã được chuyển ngay và đảm bảo

đúng hạn như yêu cầu.

+ Cán bộ văn thư của Công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi. Những văn bản bưu điện trả lại (do không có người nhận, thay đổi địa chỉ…)

được chuyển trả lại phòng, cá nhân soạn thảo văn bản và ghi chú vào sổ gửi văn bản

đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, cán bộ văn thư Công ty kịp thời

báo cáo Chánh văn phòng xem xét giải quyết.

Bước cuối cùng: Sắp xếp, bảo đảm và phục vụ sử dụng văn bản lưu.

+ Mỗi văn bản đi đều được lưu ít nhất 02 bản (hoàn chỉnh về nội dung, thể

thức văn bản và đã được đóng dấu)

01 Bản chính lưu tại Văn thư Công ty có chữ ký trực tiếp của người có thẩm

quyền và chữ ký nháy của Trưởng phòng soạn thảo văn bản.

01 bản khác lưu ở hồ sơ công việc của phòng hoặc người soạn thảo văn bản..

+ Văn bản lưu tại Văn thư Công ty đã được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

trong sổ đăng ký văn bản đi.

+ Khi các phòng ban hoặc người ngoài cơ quan có nhu cầu tra cứu, đối chiếu

bản gốc, bản lưu thì đều đã được sự đồng ý của Giám đốc hoặc lãnh đạo Văn

phòng. Văn bản khi đưa ra tra cứu đều đã vào sổ sách của cơ quan ( Sổ đăng ký văn

bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản).

Bảng 2.6. Thống kê số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam năm 2016-2017

Năm 2016 2017 Tên loại VB

Quyết định 5622 7529

Công văn 8246 8936

Kế hoạch 1452 2045

Báo cáo 1382 1859

Thông báo 1278 645

(Nguồn: Bộ phận Văn thư- Tổ Hành chính)

Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

năm 2016- 2017

Qua số liệu bảng 2.2 và biểu đồ 2.2 thể hiện số lượng văn bản đi của Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam trong 2 năm gần đây 2016 – 2017, nhận thấy

khối lượng văn bản hành chính năm 2017 tăng so với năm 2016, số lượng Quyết

định và Kế hoạch tăng mạnh, thông báo có khối lượng văn bản giảm mạnh gần ½

nguyên nhân một phần do các cán bộ sử dụng mạng máy tính thay cho giấy truyền

thông trong nhiều thông báo của cơ quan. Công văn là hình thức văn bản hành

chính được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất với nhiều loại công văn như công văn

trả lời, công văn đề nghị... Với số liệu này vẫn chưa đưa đến cho người xem một cái

nhìn tổng quan về khối lượng văn bản đi với các loại văn bản khác. Mỗi năm hoạt

động của cơ quan lại sản sinh ra khối lượng lớn giấy tờ. Trong hai năm gần đây mặc

dù cơ quan sử dụng hình thức văn bản điện tử nhưng khối lượng văn bản ban hành

tăng nhiều có thể thấy việc trao đổi thông tin giữa Tổng Công ty Truyền hình Cáp

Việt Nam với các cơ quan khác ngày càng nhiều.

Ngoài các văn bản của Tổng Công ty ban hành, hằng năm Văn phòng Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam cũng ban hành một khối lượng văn bản lớn

trong việc trao đổi thông tin với các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty và các cơ quan,

ban ngành khác. Có thể nhận thấy trong hoạt động quản lý văn bản hành chính là

loại văn bản được sử dụng chủ yếu và thường xuyên.

Nhìn chung trong công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam đều được thực hiện theo đúng quy trình và tuân thủ đảm

bảo các quy định của pháp luật và cơ quan, văn bản đi được kiểm soát tương đối kỹ

càng trước khi ban hành nhằm hạn chế những sai sót, vì vậy hiện tượng các văn bản

gửi đi không bị trả lại hoặc có phản ánh sai về thể thức hay kỹ thuật trình bày của

văn bản. Tuy nhiên, quy trình quản lý văn bản đi cần chú trọng cả về việc lưu văn

bản trên phần mềm máy tính cũng như đăng ký văn bản tại sổ đăng ký văn bản đi

của cơ quan, như vậy việc rà soát kiểm tra văn bản sẽ chặt chẽ hơn. Đồng thời nhiều

thủ tục cần có những biện pháp để giảm thiểu tránh gây trở ngại cho cán bộ soạn

thảo và khi có văn bản cần ban hành khẩn.

Một số văn bản do Tổng Công ty Truyền hình Cáp ban hành (Phụ lục số 03)

* Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu

- Quản lý và sử dụng con dấu.

Bộ phận Văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Tổng Công ty hoặc đơn

vị thành viên và các con dấu khác của Công ty hoặc đơn vị nếu có.

Cán bộ văn thư của Công ty hoặc đơn vị thành viên được giao trách nhiệm

quản lý và sử dụng con dấu theo quy định sau đây:

+ Con dấu để tại trụ sở cơ quan Tổng Công ty. Trong trường hợp cần thiết do

yêu cầu giải quyết công việc ở ngoài cơ quan, Giám đốc là người quyết định cho

phép mang dấu ra ngoài và được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc sử dụng

con dấu trong thời gian mang ra khỏi Cơ quan.

+ Hết giờ làm việc con dấu được vệ sinh và cất vào nơi quy định.

+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy

tờ đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký

của người có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu, kiểm tra kỹ văn bản để đảm bảo

đóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh.

+ Cán bộ văn thư của Công ty tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ,

không tuỳ tiện mang dấu ra khỏi phòng văn thư hoặc cho người khác tuỷ tiện sử

dụng (kể cả người trong công ty). Không giao dấu cho người khác khi chưa được

phép bằng văn bản của Chánh văn phòng Đối ngoại hoặc Trưởng phòng tổ chức

hành chính.

- Đóng dấu.

+ Dấu được đóng vào văn bản rõ ràng, đúng mầu mực quy định (màu đỏ). .

+ Dấu được đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía trái . Trong một số

trường hợp cụ thể như: Các bản đề án, kế hoạch, dự án, báo cáo trình hội

nghị…muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu Công ty vào tiêu đề

Công ty ở góc trái phía trên văn bản (Đóng dấu treo).

+ Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng

dấu lên chữ ký, việc đóng dấu giáp lai giữa những tờ của văn bản do Giám đốc

Công ty hoặc Thủ trưởng đơn vị thành viên quyết định.

+ Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ được

huỷ văn bản để làm văn bản khác.

+ Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Việc sử dụng và bảo quản con dấu ở Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ đúng theo thủ tục quy định đảm bảo an

toàn, chặt chẽ. Con dấu cơ quan và dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu “Đến”, dấu

“Mật”, “Khẩn” được đặt trong tủ của bộ phận văn thư có khóa cẩn thận sau giờ làm

việc, mực dấu có màu đỏ tươi. Việc đảm bảo đúng các quy định về quản lý và sử

dụng con dấu đảm bảo tính pháp lý cho văn bản chính xác góp phần vào bảo vệ bí

mật nhà nước, tránh trường hợp rủi ro do con dấu đóng sai mang lại.

* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm, công việc thường xuyên và liên tục của

cán bộ, công chức, viên chức và văn thư cơ quan, đơn vị. Lập hồ sơ hiện hành tốt

góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức

và văn thư cơ quan. Qua đó, giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ, tạo

điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất.

Nội dung, yêu cầu lập hồ sơ tài liệu.

- Nội dung của việc lập hồ sơ.

+ Mở hồ sơ dựa vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan đã được duyệt, các cán

bộ, chuyên viên tiến hành mở hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản bìa ,hồ sơ.

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,

giải quyết công việc vào hồ sơ.

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.

- Yêu cầu của việc lập hồ sơ

+ Hồ sơ được lập, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban

nghiệp vụ trong cơ quan Công ty hoặc đơn vị thành viên.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau

và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối

đồng đều.

+ Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác.

Thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ công ty hoặc lưu trữ

đơn vị.

+ Thời hạn giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ công ty hoặc Lưu trữ đơn vị thành

viên

+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ khi công việc kết thúc.

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01

năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.

+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfilm, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu

khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

+ Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến

hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ công ty/Lưu trữ đơn vị thành

viên, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.

- Thủ tục giao nộp tài liệu.

Khi giao nộp tài liệu,đã lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản

Biên bản giao nhận tài liệu. đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ Công ty

mỗi bên 01 bản.

Trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, các văn bản, giấy tờ

được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt, có loại sau khi

giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài,

giữ gì bí mật nội dung riêng của tài liệu. Hiện nay, Văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam có khối lượng tài liệu được sản sinh ở các phòng ban rất

nhiều, đồng thời các Bộ phận khác thuộc văn phòng Tổng Công ty cũng chính là

nguồn chủ yếu sản sinh ra hồ sơ chính vì vậy việc lập hồ sơ không những là công

việc của cán bộ văn thư mà còn là công việc của tất cả các chuyên viên thuộc các

phòng ban có tài liệu cần lập hồ sơ.

Quá khảo sát chúng tôi thấy: Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan

chặt chẽ với nhau. Văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá

trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ,

Cán bộ Văn thư cũng như đa số các Cán bộ thuộc các Phòng, ban khác đã biên mục

đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ. Ví dụ:

- Hồ sơ về việc nâng lương cho Cán bộ, công chức năm 2017 gồm:

+ Biên bản họp hội đồng ngày 12 tháng 6 năm 2016 về việc xét nâng lương

cho Cán bộ, công chức năm 2016

+ Danh sach cán bộ đề nghị nâng lương đợt 1

+ 07 Quyết định nâng lương của từng Cán bộ, công chức

+ Danh sách Cán bộ, công chức đề nghị nâng lương đợt 2

+ 24 Quyết định nâng lương của từng Cán bộ, công chức

Tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam có 24 phòng ban

thuộc sự quản lý của Chánh Văn Phòng, qua khảo sát trên thưc tế, chúng tôi thấy

việc lưu hồ sơ như sau:

Tài liệu chưa tập trung hết về một nơi mà mỗi một mảng công việc do một

người lập hồ sơ và giữ.

Ví dụ: Công tác trang bị, sửa chữa nội thất, cung cấp văn phòng phẩm, đảm

bảo tiện nghi phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học do một chuyên

viên tại Tổ quản trị lập hồ sơ và lưu giữ tại bộ phận đó.

Tài liệu mới được thu hồi ban đầu và được xử lý sơ bộ, chưa sắp xếp hoàn

chỉnh

Do tình trạng tài liệu lưu giữ ở nhiều bộ phận vì vậy gây khó khăn cho hoạt

động của cơ quan cung như các Cán bộ nghiên cứu cần tài liệu. Việc tra tìm gặp

nhiều khóa khắn, tốn nhiều công sức và thời gian. Riêng chỉ có tài liệu của các cơ

quan cấp trên chỉ đạo và gửi đến Văn phòng, khi thực hiện xong đươc bộ phận Văn

thư lập hồ sơ và lưu trữ.

Trong công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Lãnh đạo Văn phòng

nhắc nhở, đôn đốc tuy nhiên tài liệu khi nộp lưu trong tình trạng lộn xộn, không

được sắp xếp cẩn thận, văn bản có nhiều nếp gấp gây khó khăn và mất thời gian cho

công tác chỉnh lý văn bản sau này.

Cán bộ văn thư ở Tổ Hành chính với khối lượng công việc nhiều hơn nữa

kiêm cả công tác lưu trữ vì vậy công việc đôi khi chưa được giải quyết nhanh chóng

và hiệu quả.

2.2.1.4. Tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ

chức nào. Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng được yêu cầu công việc, trang thiết bị hiện

đại giảm thiểu rủi ro, tăng tính hiệu quả, vì vậy phải cần phải đầu tư đúng mức. Đặc

biệt trong công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu về cơ sở vật chất cao như phòng làm

việc, máy móc hiện đại.

Văn phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam là đơn vị lớn, yêu cầu

công việc cao, số lượng văn bản lớn vì vậy cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ

công tác văn thư là vấn đề được Lãnh đạo Văn phòng đặc biệt quan tâm.

Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư được tổ chức như sau:

Bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính được đặt tại tầng 6 Tòa nhà chính

của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, thuận tiện cho việc trao đổi công

việc, đến liên hệ, trình ký văn bản...

Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển, để thực hiện hiện

đại hóa văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Tổng Công ty đã trang bị nhiều thiết bị,

máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư của cơ quan

Bảng 2.7: Trang thiết bị được dùng cho Văn phòng Tổng Công ty

Bàn Chiếc 130

Ghế tựa Chiếc 240

Tủ đựng tài liệu Chiếc 24

Máy vi tính Chiếc 50

Máy in Chiếc 25

Máy quét (Scanner) Chiếc 10

Máy Photocoppy Chiếc 20

Máy Fax Chiếc 5

Máy hủy tài liệu Chiếc 0

Nguồn: Tổ Quản trị- Văn phòng Tổng Công ty

Ngoài ra phòng làm việc của bộ phận Văn thư cũng được trang bị đầy đủ các

cơ sở vật chất như:

- Bàn ghế làm việc của cán bộ văn thư là bàn dài có vách ngăn nhằm đảm

bảo an toàn và trật tự

- Tủ đựng tài liệu được thiết kế nhiều ngăn để bên dưới bàn thuận tiện cho

việc tìm kiếm văn bản, đựng con dấu và tiết kiệm được không gian.

- Đồ dùng văn phòng phẩm cũng được trang bị đầy đủ như dập ghim, keo

dán, giấy, bút…

- Bên cạnh đó phòng làm việc trang bị đầy đủ đèn điện, máy điều hòa, đồng

hồ.. đảm bảo không gian làm việc tốt nhất.

Các trang thiết bị được sử dụng một cách hiệu quả, hằng năm Văn phòng

luôn kiểm tra, bảo trì máy móc, trang thiết bị, góp phần hiện đại hóa văn phòng.

Việc đảm bảo cơ sở vật chất cho phòng làm việc của văn phòng Tổng Công ty cũng

đem lại một hình ảnh văn minh hiện đại cho cơ quan bởi có thể nói Văn phòng là bộ

mặt của cơ quan khi là nơi trực tiếp đón tiếp các cá nhân, tổ chức đến làm việc.

2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam

2.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là đơn vị truyền hình trả tiền duy

nhất trực thuộc trực tiếp Đài truyền hình Việt Nam vì vậy được ban hành các hình

thức văn bản gồm: Văn bản hành chính, văn bản hợp nhất, văn bản chuyên ngành,

văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài. Các văn bản soạn

thảo đều phải thực hiện theo những quy định của pháp luật

- Đối với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Hành chính: Đây là hình

thức được ban hành nhiều nhất trong hoạt động của cơ quan. Tại Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cơ

bản thực hiện theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản

Bước 3: Duyệt bản thảo

Bước 4:Hoàn thiện các thủ tục hành chính như đăng kí văn bản, nhân bản,

đóng dấu

- Đối với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hợp nhất, văn bản chuyên

ngành hay văn bản trao đổi của Tổng Công ty được thực hiện theo quy định của Cơ

quan về nội dung và thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức của

Văn bản.

- Trong công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ của

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, các phòng ban thực hiện theo Thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Đối với công tác quản lý và sử dụng con dấu, về cơ bản tổ văn thư thực

hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu.

Nhìn chung, Tổng Công ty Truyền hình Cáp chưa ban hành các văn bản quản

lý cụ thể. Tuy nhiên, tất cả các hoạt động trong công tác văn thư đề được thực hiện

theo các văn bản do Nhà nước quy định. Riêng đối với công tác thi đua, khen

thưởng được thực hiện theo quy định trong văn bản nội quy lao động.

2.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư của

cơ quan

* Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là hoạt động chính và thường xuyên của Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. Đây là hoạt động nhằm nâng cao

chất lượng công tác văn thư của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty

đồng thời nâng cao trình độ, hiểu biết về nghiệp vụ văn thư cho lãnh đạo, các cán bộ

văn thư và các cán bộ chuyên môn các phòng ban, đơn vị.

Việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam được thực hiện theo Quyết định số 189/QĐ-VCTV ngày 22

tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty Truyền hình Cáp về ban hành chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn

phòng Tổng Công ty. Tại điều 2 có nêu rõ Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức

hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư theo các nội dung của Nghị định

110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

cho các Cán bộ thuộc các bộ phận trong văn phòng.

Đối với các văn bản các đơn vị cơ quan gửi về Tổng Công ty bắt buộc phải

qua bộ phận Văn thư của Tổ Hành chính để đăng kí và kiểm tra thể thức trước khi

được chuyển cho các đơn vị giải quyết. Các văn bản không đảm bảo đúng thể thức

sẽ không được giải quyết và văn thư sẽ gửi trả văn bản đồng thời Văn phòng Tổng

Công ty sẽ gửi công văn góp ý sửa đổi văn bản tới các đơn vị có văn bản sai. Đây là

cách gián tiếp để hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đối với các cơ quan

trực thuộc. Bộ phận Văn thư giúp Chánh Văn phòng trong việc góp ý xây dựng văn

bản cho các đơn vị cần xây dựng văn bản quản lý.

Để trực tiếp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ văn thư cho các cán bộ, công

chức trong cơ quan, Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam thường xuyên tổ chức

các lớp tập huấn nghiệp vụ, cử cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng về văn thư

tại các trường, cơ sở đào tạo về văn thư. Cụ thể:

Bảng 2.8: Hoạt động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tại Tổng Công ty

Thời Địa điểm Nội dung Số lượng cán bộ tham gia gian

Tổng Công ty Truyền Thực hành nghiệp Tất cả Cán bộ, chuyên viên Tháng hình Cáp Việt Nam vụ soạn thảo văn thuộc các phòng ban trong 6/2016 bản Tổng Công ty

Trung tâm đào tạo Thực hành các Chánh Văn phòng, các Cán Tháng nghiệp vụ hành chính- nghiệp vụ Công tác bộ thuộc Tổ Hành chính 12/2016 Văn phòng Văn thư

Tổng Công ty Tập huấn các phần Tất cả Cán bộ, chuyên viên Tháng mềm Quản lý văn thuộc các phòng ban trong 4/2017 bản Tổng Công ty

Tháng Tổng Công ty Tập huấn nghiệp vụ Các Cán bộ, chuyên viên

10/2017 lập hồ sơ trong Tổng Công ty

Nguồn: Bộ phận Văn thư- Tổ Hành chính

Qua bảng 2.2.1, chúng ta thấy hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn

thư cho các cán bộ tại cơ quan được tổ chức một năm 2 lần, khoảng 6 tháng lại tổ

chức một lần, nội dung các buổi đào tạo chủ yếu xoay quanh các nghiệp vụ của

công tác văn thư như: Soan thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ,…

Theo thông tin bên bộ phận văn thư cung cấp, chúng tôi biết được tại các buổi

hướng dẫn, đa số các cán bộ tại cơ quan đều được tham gia học tập và tham gia khá

đầy đủ, chỉ có một số ít các cán bộ chưa tham gia đầy đủ các buổi đào tạo, hướng

dẫn vì lý do đi công tác hoặc bận công việc cá nhân. Giảng viên trực tiếp giảng dạy

là những người có kinh nghiệm và nghiệp vụ giỏi về công tác văn thư đã và đang

tham gia giảng dạy ở nhiều trường Đại học được Ban Lãnh đạo Tổng Công ty mời

đến giảng dạy. Tại buổi đào tạo, học viên được truyền đạt rất nhiều kiến thức bổ ích

về công tác văn thư, được thực hành các nghiệp vụ văn thư tại lớp, nhiều Cán bộ rất

thích thú, say mê và học hỏi nhiệt tình,…

Từ các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ, các cán bộ chuyên viên ngày càng

nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư và nâng cao được kiến thức về

văn thư. Lãnh đạo cơ quan và các đơn vị ngày càng quan tâm hơn tới hoạt động

hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.

* Tổ chức kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư

Hoạt động kiểm tra, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại văn phòng

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tiến hành dựa trên các cơ sơ là các

văn bản của Nhà nước quy định về văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của

Chính Phủ, các Thông tư của Bộ Nội Vụ về các nghiệp vụ văn thư như: Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

Hằng năm Lãnh đạo văn phòng triển khai thực hiện báo cáo hằng năm về

công tác văn thư, đồng thời thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư tại các đơn vị

trực thuộc Tổng Công ty, cụ thể:

Chủ thể kiểm tra: Ban Lãnh đạo Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

gồm có Chánh Văn phòng, Các phó Chánh văn phòng, Chuyên viên hành chính

thuộc bộ phận Văn thư

Đối tượng kiểm tra: Tất cả các đơn vị thuộc Tổng Công ty Truyền hình Cáp

Việt Nam, các bộ phận trực thuộc văn phòng có tài liệu, hồ sơ cần kiểm tra

Nội dung của công tác kiểm tra: Tập trung vào các vấn đề như thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi đến; lập hồ sơ và kiểm tra hồ sơ công

việc; kiểm tra việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Trên thực tế, tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, công tác kiểm tra

đã có mặt trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của các đơn vị. Tuy nhiên, trong hoạt

động này một số đơn vị còn mang tính đối phó rất cao, việc kiểm tra đôi khi không

mang lại hiệu quả, tính chính xác cao. Nhiều đơn vị khi bị kiểm tra đột xuất, xuất

hiện rất nhiều sai sót trong việc thực hiện công tác văn thư. Điều này không chỉ tồn

tại ở Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam mà còn là vấn đề thường xuyên xảy

ra ở nhiều cơ quan, doanh nghiệp.

Công tác kiểm tra tại Tổng công ty vẫn chưa được thực hiện thường xuyên,

hơn nữa để có thể kiểm tra được tất cả các đơn vị trong cơ quan phải mất rất nhiều

thời gian từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tiến hành kiểm tra, đây là cơ hội cho một

số đơn vị chuẩn bị phương án đối phó với mỗi đợt kiểm tra và cũng chính là nguyên

nhân dẫn đến hiệu quả của công tác kiểm tra chưa tốt.

Tại Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam hoạt động kiểm tra chỉ tập

trung vào hai thời điểm lớn là đầu năm và cuối năm. Chánh Văn phòng cũng thường

xuyên tổ chức những đợt kiểm tra đột xuất, tuy nhiên việc kiểm tra chỉ đến được

một vài đơn vị trong cơ quan vì số lượng các phòng ban, bộ phận trong Công ty rất

lớn, khó có thể kiểm tra hết trong vòng một ngày, trong khi nội dung kiểm tra rất

nhiều.

Như vậy, việc tổ chức kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư tại Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chưa được thực hiện tốt, cần có những biện

pháp phù hợp trong việc tổ chức kiểm tra để hoạt động này đi vào lề lối và được

thực hiện nghiêm túc.

2.2.2.3. Hoạt động thi đua, khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác văn thư

Hoạt động thi đua khen thưởng tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt nam

được thực hiện theo Quyết định số 424/QĐ- VCTV ngày 22 tháng 8 năm 2012 của

Tổng Giám đốc Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam về nội quy lao động. Tại

Chương VI, Điều 2 Nội quy lao động có ghi rõ, các tập thể, cá nhân có thành tích

xuất sắc trong công tác về các lĩnh vực, chuyên môn mình đảm nhiệm sẽ được tặng

bằng khen, mức thưởng tùy vào năng lục của cán bộ đó đạt được. Đối với công tác

văn thư, tại Điều 3, Chương VI nêu rõ các Cán bộ, Công chức không kể trong lĩnh

vực chuyên môn nào, nếu thực hiện đúng các nội dug trong công tác văn thư đồng

thời sáng tạo, đóng góp tíc cực trong hoạt động văn thư như: Nghiên cứu khoa học,

tham mưu tích cực cho lãnh đạo các kế hoạch có liên quan đến hoạt động của Công

ty,… các hoạt động góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư và đảm bảo

thông tin cho cơ quan sẽ được tặng bằng khen, mức thưởng tùy thuộc vào khả năng

thực hiện công việc của mỗi Cán bộ.

Trên thực tế, trong hoạt động của Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam

nhằm khuyến khích, động viên các cán bộ thực hiện công tác văn thư, hằng năm

dựa trên kết quả kiểm tra định kì và báo cáo thống kê nộp về Văn phòng Tổng Công

ty, Văn phòng sẽ xem xét và đề nghị khen thưởng, tặng bằng khen và phần thưởng

cho những đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư của cơ quan. Hoạt

động trao thưởng, tặng bằng khen được tổ chức cùng dịp với các hoạt động của

công ty như: Sinh nhật công ty, Tổng kết cuối năm hoặc tiệc sinh nhật theo quý

được tổ chức cho Các cán, bộ nhân viên làm việc tại Công ty. Nhìn chung, công tác

thi đua, khen thưởng tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tổ chức

thường xuyên, mỗi năm khoảng 3-4 lần. Đối với công tác văn thư, có nhiều cá

nhân, tập thể đạt thành tích xuất sắc và được ban lãnh đạo Công ty Khen thưởng,

nhiều cá nhân nhờ làm việc và công tác tốt đã được thăng chức, làm việc ở nhiều vị

trí mới và tốt hơn.

Trong những năm qua công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp

Việt Nam chưa xảy ra những vấn đề nghiêm trọng, tuy nhiên trong hoạt động văn

thư vẫn chưa có chế tài chặt chẽ để xử lý những sai phạm. Vấn đề xử phạt mới chỉ

dừng lại ở việc nhắc nhở hoặc cao hơn là hạ thi đua điều này chưa thực sự hợp lý

trong môi trường mà tính pháp lý đặt lên cao.

2.2.2.4. Hoạt động quản lý, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác văn thư

Con người chính là nguồn tài liệu vô giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự

tồn tại của Doanh nghiệp. Vì tất cả mọi hoạt động đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí

óc của con người. Trong công tác Văn thư cũng vậy, mỗi cơ quan cần tích cực đào tạo

bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư là điều tất yếu.

Hoạt động quản lý, đào tạo, và bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác văn tư tại

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được thực hiện tại Quyết định số

189/QĐ-VCTV ngày 22 tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty Truyền

hình Cáp về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và

đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty. Tại điều 2 có nêu rõ Chánh Văn phòng

có trách nhiệm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư theo các nội

dung của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư cho các Cán bộ thuộc các bộ phận trong văn phòng.

Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư như: Mở lớp tập huấn và

mời giảng viên- những người có trình độ chuyên sâu về công tác văn thư đến giảng

dạy tại cơ quan, hay do chính ban lãnh đạo cơ quan trực tiếp tham gia đào tạo hoặc

cử các cán bộ đi học các lớp về đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,…

Nội dung đào tạo: Chủ yếu là hướng dẫn, trao đổi về công tác quản lý văn

bản đi, văn bản đến; việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ tài liệu của công

chức, viên chức chuyên môn vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Đây

là những nội dung thu hút được sự quan tâm nhiều của các học viên. Trong các buổi

tập huấn, các học viên đã có sự trao đổi, thảo luận hết sức sôi nổi, đưa ra những tình

huống, khó khăn trong thực tế để chia sẻ và giải quyết vấn đề. Phần lớn các cán bộ

tham gia tập huấn đã xác định được vai trò, trách nhiệm của mình trong công tác

văn thư, nắm được những nội dung cơ bản và những nguyên tắc, phương pháp nhất

định trong công tác văn thư. ( Phụ lục 4- Lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ soạn

thảo văn bản tại Tổng Công ty

Trong quá trình tập huấn, lãnh đạo Tổng Công ty đã nhấn mạnh tầm quan

trọng của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đồng thời đôn

đốc, nhắc nhở các cán bộ làm văn thư lưu trữ nâng cao hơn nữa ý thức, trách nhiệm

của mình trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao nhằm góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ nói riêng và của cơ quan, tổ chức

nói chung.

Tiểu kết chương 2

Công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam trong những năm gần đây đã có những sự thay đổi đáng kể, bộ

máy làm văn thư được hoàn thiện hơn; kinh nghiệm làm việc cũng như trình độ của

các cán bộ được nâng cao; các nghiệp vụ văn thư được thực hiện nhanh chóng chính

xác, hạn chế được những sai sót; đặc biệt với sự phát triển không ngừng của công

nghệ thông tin đã góp phần giúp cho các công việc trong văn phòng trở nên thuận

lợi. Tổ chức và quản lý tốt công tác văn thư sẽ góp phần vào công cuộc cải cách nền

hành chính quốc gia và hiện đại hóa văn phòng làm việc của cơ quan Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam nói riêng và hệ thống các cơ quan nhà nước nói chung.

CHƯƠNG 3:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI

VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

3.1. Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Tất cả mọi công văn, giấy tờ dù đến bằng bất cứ nguồn nào và hình thức nào

đều là những thông tin quý giá đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Theo quy định

chung mọi công văn giấy tờ đến công ty hay từ công ty gửi đi nhất thiết phải qua bộ

phận văn thư để đăng ký. Điều này chứng tỏ công tác văn thư là bước khởi đầu của

quá trình xử lý thông tin. Làm tốt công tác văn thư cũng chính là giúp cho mọi công

việc trong Công ty tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn.

Công tác văn thư càng chính xác bao nhiêu, công tác lưu trữ càng thuận lợi

bấy nhiêu. Công tác văn thư giúp cho người quản lý xử lý thông tin một cách chính

xác, khoa học và hiệu quả nhất. Điều này khẳng định sự cần thiết của công tác Văn

thư trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu và nhiệm

vụ được giao, việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư là vô cùng cấp

bách và cần thiết. Các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức, quản lý văn thư

cần được triển khai trong thời gian sớm nhất nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt

động của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

3.1.1. Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam.

* Ưu điểm

Trong những năm qua, công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam có những thay đổi đáng kể do được sự quan tâm và nhận thức

đúng đắn của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức công tác văn thư, được biểu

hiện:

- Đối với Công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách văn thư:

+ Công tác bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư có một số ưu

điểm sau: Cách bố trí phòng họp tương đối hợp lý

• Bộ phận văn thư được bố trí ngay đối diện của chính của văn phòng cơ

quan nên việc tiếp nhận và giải quyết văn bản được thực hiện một cách khá nhanh

chóng, thuận tiện.

• Tường phía trước và phía sau được bố trí bằng cửa kính chông nhiệt nên

phòng làm việc có ánh sáng tư nhiên tạo không khí làm việc.

• Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phong làm việc rất thoáng

• Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ các bộ phận được bố trí phía

ngoài và phục vụ lưu trữ của cơ quan được bố trí bên trong rất thuận lợi cho việc sử

dụng và bảo quản.

• Do đặc thù công việc của bộ phận văn thư nên bàn làm việc của nhân viên

được bố trí theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc tiếp nhận, giải quyết, và phát

văn bản…

• Tủ đựng con dấu và giấy tờ văn bản lưu văn thư được bố trí ngay sau bàn

làm việc của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử dụng.

• Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được bố trí ngay cạnh

máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng.

+ Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ:

• Toàn bộ các cơ quan đơn vị sử dụng mạng nội bộ (Mạng LAN) tăng tính

liên kết trong thông tin hoạt động, Lãnh đạo trực tiếp nắm bắt tình hình hoạt động

cũng như cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.

• Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện

đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy Fax, mail qua mạng… Thay vì việc

trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn, giấy tờ của Công ty

cần gửi nhanh, văn thư phải đi đến tận nơi gửi qua bưu điện, hiện nay văn thư có thể

liên lạc với các cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, Fax hoặc mail rất nhanh

và thuận tiện

- Đối với công tác tổ chức nhân sự phụ trách văn thư: Bộ phận văn thư được

bố trí bao gồm 02 nhân viênCác cán bộ đều là những người có trình độ, qua đào tạo

và có thâm niên về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ do đó mà họ dày dặn kinh nghiệm

trong việc xử lý, giải quyết văn bản, giấy tờ của Công ty.

- Đối với công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư: Bộ phận văn thư nói

riêng cũng như các chuyên viên tại các phòng ban nói chung đều thực hiện tốt các

nghiệp vụ trong công tác văn thư.

- Đối với công tác tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ văn thư: Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam luôn quan tâm đến điều kiện làm việc của bộ

phận văn thư do vậy việc tổ chức mua sắm, bảo trì, sửa chữa được thực hiện thường

xuyên.

* Nhược điểm:

- Đối với công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách văn thư:

• Do phòng làm việc được thiết kế bằng cửa kính nên phòng làm việc nóng

và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác lưu trữ văn bản.

• Do tính chất văn phòng mở nên sự tương tác giữa nhiều người với cường

độ công việc cao làm các nhân viên khác không tập trung, thiếu không gian riêng tư

bởi mỗi người có thời điểm giải lao khác nhau, muốn giao tiếp ở các thời điểm khác

nhau, năng xuất cao nhất cũng ở những thời điểm khác nhau trong ngày, vì vậy một

không gian thiếu sự riêng tư sẽ làm nhân viên bị gò bó.

- Đối với công tác tổ chức nhân sự phụ trách văn thư:

• Hiện tại có 02 CBCNV làm việc trong công tác Văn thư, tuy nhiên trên

thực tế mới chỉ có 01 nhân viên trong số họ là đã được đào tạo chính quy về nghiệp

vụ Văn thư. Còn lại mới chỉ được cập nhật kiến thức này thông qua những lớp bồi

dưỡng ngắn hạn, họ mới chỉ đơn thuần làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm,

xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuân, ít sáng tạo

• Nhân sự tại bộ phận văn thư rất ít, hơn nữa họ còn kiêm cả công tác lưu

trữ, do vậy khối lượng công nhiều, đôi khi chưa được giải quyết nhanh chóng.

- Đối với công tác tổ chức nghiệp vụ thực hiện văn thư:

• Hoạt động đăng ký vào sổ các loại văn bản, giấy tờ của cơ quan mới chỉ

đơn thuần được thực hiện trên phần mềm, chưa chú trọng đăng ký vào sổ, thực tế

phải quan tâm đúng mức cho cả việc đăng ký sổ ở bản cứng và bản mềm. Các văn

bản điện tử được gửi đến chưa in ra giấy để vào sổ đăng ký văn bản do đó quản lý

khó khăn và nguy cơ mất văn bản khi xảy ra lỗi hệ thống quản lý hay máy tính.

• Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu của Công ty hiện vẫn chưa được chú

trọng. Hiện nay, do điều kiện về phòng ốc nên tại trụ sở của cơ quan vẫn chưa có

phòng riêng phục vụ hoạt động lưu trữ của cơ quan, nên hoạt động lập hồ sơ, lưu trữ

giấy tờ tài liệu cơ quan chưa được đảm bảo. Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các phòng

ban còn rắc rối và nhiều sơ hở làm cho việc tra cứu tài liệu tài liệu, bảo quản tài liệu

gặp rất nhiều khó khăn. Hiện tại, cơ quan chưa có kho lưu trữ tập trung riêng, do

vậy, phòng ban nào phát hành văn bản sẽ lưu tại phòng ban đó, còn bản lưu sẽ được

lưu ngay tại phòng Văn thư Công ty.

• Cán bộ cơ quan còn công tác kiêm nhiệm ( kiêm nhiệm công tác lưu

trữ,…) chưa chuyên môn hóa trong công tác văn thư. Đồng thời việc chế độ chính

sách chưa thực sự đáp ứng yêu cầu cần thiết về cuộc sống cho các cán bộ, điều này

làm cho thế hệ cán bộ trẻ không thực sự gắn bó lâu dài với công việc hoặc không

thực sự phát huy hết khả năng và sức trẻ của mình.

3.2. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công

tác tổ chức quản lý về văn thư

3.2.1. Nguyên nhân của kết quả đạt được

Nhận đựơc sự quan tâm lãnh đạo của Thủ trưởng cơ quan, Lãnh đạo Văn

phòng trong công tác văn thư của cơ quan và Văn phòng

Trình độ, năng lực làm việc của các cán bộ, chuyên viên làm công tác văn

thư ngày càng được chú trọng, được nâng cao, đáp ứng yêu cầu công việc

Cán bộ làm công tác văn thư có nhiệt huyết, tuổi trẻ, có trí tuệ góp phần tạo

thành đội ngũ cán bộ trẻ đầy triển vọng.

Trang thiết bị, cơ sở vật chất tốt là điều kiện để làm việc hiệu quả, là cơ sở để

xây dựng một mô hình văn phòng hiện đại trong cơ quan nhà nước

Thủ trưởng đơn vị hiểu được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý

VTLT trong đơn vị mình, luôn quan tâm, tổ chức và quản lý công việc hiểu quả

nhất.

3.2.2. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế

Một số đơn vị, cá nhân chưa nhận thức hết tầm quan trọng của công tác tổ

chức và quản lý về văn thư.

Chế tài xử lý trong công tác văn thư còn lỏng lẻo chưa tạo được sự thống

nhất trong việc xử lý vi phạm quy định về văn thư.

Khi tuyển dụng cán bộ làm CTVT-LT chưa xác định được vị trí việc làm

theo đúng vị trí tuyển dụng do vậy khi làm việc các cán bộ thường hạn chế về kỹ

năng xử lý công việc.

Lãnh đạo chưa thực sự sát sao trong việc theo dõi, đánh giá thực hiện các

nghiệp vụ.

Các thủ tục vẫn còn khá rườm rà mất thời gian, giảm thiểu tính hiệu quả

trong các khâu chuyển giao, trình ký, nộp lưu văn bản.

Như vậy, công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam có những thay đổi tích cực so với trước đó. Công tác

tổ chức được chú trọng và đảm bảo tốt phục vụ cho hoạt động của cơ quan về văn

thư;lãnh đạo quan tâm dành kinh phí để phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý về

văn thư. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định cần có

những biện pháp khả thi để ứng dụng vào thực tiễn cơ quan để hoàn thiện tốt nhất

vào công tác văn thư góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia và

hiện đại hóa công tác tổ chức và quản lý nhà nước.

3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về

văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là một cơ quan lớn, được bạn hàng

cũng như các đối tác quốc tế đánh giá cao về chất lượng hàng hóa dịch vụ, cũng như

thái độ phục vụ của toàn thể CBCNV trong Công ty.

Là một sinh viên thực tập, tôi nhận thấy với quy mô, đặc điểm, lĩnh vực kinh

doanh như Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, việc nâng cao chất lượng hiệu

quả công tác Văn thư là vấn đề hết sức cần thiết và cần được giúp đỡ của Ban lãnh

đạo Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Trong thời gian thực tập và tìm hiểu về hoạt động của công tác Văn thư – Lưu trữ

tại Tổng Công ty, Tác giả đã được học hỏi từ các cán bộ phụ trách văn thư Công ty

những kinh nghiệm thực tế quý báu đồng thời, căn cứ vào thực trạng còn tồn đọng

trong công tác Văn thư, chúng tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nâng cao

chất lượng và hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty đó là:

3.3.1. Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức

Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức

đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do đó,

điều đầu tiên phải làm là để tất cả các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan bao

gồm từ các cấp Lãnh đạo trở xuống, phải nhận thức đúng về tầm quan trọng của

công tác văn thư, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác văn thư trong hoạt động

của cơ quan.

- Đối với Lãnh đạo cơ quan:

Trong bất kỳ hoạt động nào cũng vậy, Lãnh đạo luôn đóng vai trò quan

trọng. Với công tác văn thư, nếu không được sự chỉ đạo quyết liệt từ các cấp lãnh

đạo, cấp dưới sẽ không thấy được vai trò của mình và quyết tâm thực hiện.

Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng trong các cơ quan, tổ chức.

Muốn mọi người có nhận thức đúng, các Lãnh đạo phải tuyên truyền, thể hiện ở các

tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư đăng trên Trang

thông tin điện tử của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam; thể hiện ở niềm tin

của Lãnh đạo Công ty đối với công tác Văn thư; sự quán triệt thực hiện nghiêm túc

công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư.

Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư của

Tổng Công ty và của Bộ Nội vụ như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về

công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của bộ nội vụ; các văn bản hướng dẫn

quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

của cục văn thư và lưu trữ nhà nước,… để toàn thể Cán bộ công chức trong cơ quan

nắm bắt một cách hệ thống về công tác văn thư, những việc cần làm để bảo đảm

hoạt động của công tác văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.

Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư còn có hiệu lực

của các cơ quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ

biến văn bản. Ngoài những văn bản của Tổng Công ty đã quán triệt, yêu cầu các

đơn vị thực hiện Quy chế Văn thư áp dụng thống nhất trong các đơn vị trực thuộc,

cần phổ biến thêm một số văn bản liên quan đến danh mục bí mật trong cơ quan,

văn bản về ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm

quyền và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam…

- Đối với Cán bộ, công nhân viên:

Hoạt động nâng cao nhận thức cho các Cán bộ, công nhân viên chức trong

công tác văn thư như: Đổi mới nhận thức cho cán bộ, viên chức bằng hình thức

xuống cơ sở phổ biến trao đổi, mở lớp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên trang web

của ngành, phô tô tài liệu. Qua đó giúp Cán bô hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của

công tác văn thư.

Cán bộ Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn

bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ

năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ

năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn

phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh

nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công

việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn thư là phải bảo đảm bí mật văn

bản. Do đó, ngoài việc nắm vững các danh mục tuyệt mật, tối mật trong cơ quan để

xử lý đúng quy trình, văn thư cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn.

Ngoài ra cán bộ văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác mình

phụ trách, yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ

xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ

quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các thông tin, văn bản

làm việc của một cơ quan, tổ chức. Muốn thông tin có chất lượng, đạt yêu cầu, văn

thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm

vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có

sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư, Văn thư cơ quan và toàn

thể cán bộ, công chức sẽ nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.

3.3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy

Hiện nay, bộ máy quản lý của Nhà nước ta còn nhiều bất cập như: Bộ máy

cồng kềnh, thủ tục hành chính giải quyết tốn nhiều thời gian, gây khó khăn cho

công dân. Vì bộ máy Nhà nước có nhiều ảnh hưởng và có tính quyết định đối với

các cơ quan, tổ chức. Điều này cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác tổ chức bộ máy

của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam.

Để hoàn thiện bộ máy làm việc trong Công tác văn thư trong Văn phòng,

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam cần kiện toàn lại bộ máy, có sự phân

công công việc hợp lý để giảm bớt được biên chế và khối lượng công việc giao cho

nhân viên được hợp lý, tránh trường hợp mỗi người phải làm quá nhiều công việc.

Tiếp tục hoàn thiện những quy chế đã được xây dựng và ban hành, phổ biến

đến các đơn vị, cơ quan thực hiện tốt các quy chế văn thư bằng các chế tài xử lý.

Đồng thời phổ biến tới toàn thể các cán bộ làm việc trong cơ quan thực hiện tốt

trong công tác tổ chức.

Bên cạnh đó, tổ chức bố trí nơi làm việc sẽ tạo hứng thú cũng như môi

trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng, đáp ứng

yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học.

Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố

quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc.

Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết

công việc một cách nhanh gọn, chính xác.

Thực tế tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam như đã trình bày tại

phần thực trạng, việc sắp xếp, bố trí vị trí ngồi theo tính chất văn phòng mở, đồng

thời việc phân công công việc phù hợp với từng cá nhân là chưa được quan tâm

thực hiện. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần mang tính chất “việc tới tay ai

người ấy làm” nên hiệu quả công việc và tốc độ thực hiện công việc trong những

giờ cao điểm chưa được phát huy cao nhất khả năng có thể thực hiện. Ban lãnh đạo

khối văn phòng nên có ý kiến chỉ đạo tới Ban Giám đốc về việc đề xuất thêm vị trí

nhân viên làm công tác văn thư nhằm cắt cử, bố trí từng nhân viên theo từng nghiệp

vụ: tiếp nhận văn bản, photo, chuyển giao văn bản, kiểm tra vào sổ văn bản đi

…theo vị trí ngồi tại phòng làm việc cố định, ví dụ như: Nhân viên tiếp nhận văn

bản nên bố trí ngồi đầu bàn, ngay cửa ra vào sau đó đến nhân viên kiểm tra và vào

sổ văn bản đi, nhân viên photo và lưu văn thư, rồi đến nhân viên chuyển giao văn

bản,…

Nhân viên văn thư cần chú ý:

+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.

+ Những hồ sơ, tài liệu sau khi đã giải quyết xong cần chuyển ngay đi.

+ Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà cần sắp xếp vào các

tủ, kệ, giá.

+ Đối với những giấy tờ chưa giải quyết, cần xếp gọn gàng vào ngăn bàn.

Thực hiện những yêu cầu trên sẽ tạo tâm lý thoải mái, kích thích tâm trạng

cũng như hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư.

Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh khỏi hội chứng căng

thẳng thần kinh (streess) có thể bố trí đặt trên bàn uống nước của nhân viên văn thư

một lọ hoa để tạo tâm lý thoải mái.

Con người không thể làm việc tốt mang lại hiệu quả cao nhất trong tư thế

làm việc gượng ép, không thoải mái và cách bố trí công việc thiếu khoa học. Do đó

để công việc được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng nhất, cần tạo tâm lý

thoải mái dễ chịu, tránh mệt mỏi và bố trí tổ chức công việc một cách khoa học là

hết sức cần thiết.

Hiện tại, khối lượng công việc, số lượng văn bản được hình thành trong một

ngày rất nhiều. Tuy nhiên, tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

chỉ có hai nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ. Vì vậy để đảm bảo cho công tác này

được thực hiện một cách tốt nhất và có hiệu quả cần bố trí thêm nhân sự có trình độ

Cao đẳng văn thư trở lên và được tuyển dụng theo đúng quy định của nhà nước.

Xây dựng quy chế về tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ hợp

lý. Khi đã có quy chế làm việc, sẽ quy trách nhiệm cho từng cá nhân, nhất là trong

việc ký văn bản, xử lý văn bản của Cơ quan

Bộ phận văn thư Công ty có 02 nhân viên đảm nhiệm công tác Văn thư –

Lưu trữ, họ đều là những người đã trải qua nhiều năm công tác nên bản thân họ đã

đúc rút được không ít những kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiện, do trước đây chỉ có

một cán bộ được tham dự các khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn

hạn nên về mặt trình độ chuyên môn họ còn có phần hạn chế. Trên thực tế thấy

rằng, công tác văn thư thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật

hay không, phần lớn phụ thuộc vào chính những năng lực và trình độ của Cán bộ ,

công nhân viên văn thư. Theo tác giả, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công

tác Văn thư – Lưu trữ tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, trước tiên cần

phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực,

trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện

đại như máy vi tính, máy photo đặc biệt là có trình độ ngoại ngữ tốt.

Sự kết hợp hài hòa giữa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với những

người có kiến thức chuyên môn vững vàng chắc chắn sẽ đưa công tác Văn thư –

Lưu trữ của Công ty hoạt động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.

3.3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ

Muốn công tác văn thư đạt chất lượng, vai trò quản lý rất quan trọng, việc

định hướng, chỉ đạo đúng, sát thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao. Lãnh đạo Văn

phòng cần tổng hợp, nghiên cứu sâu hơn các văn bản về công tác văn thư, học tập

rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của cơ quan, ban, ngành để

tham mưu cho Thủ trưởng vận dụng trong cơ quan

Trong năm 2017, Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam phối hợp với các

cơ quan, các trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn thư tập huấn về công tác Văn thư.

Tuy đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vì cán bộ văn thư của các đơn vị

trực thuộc chưa đáp ứng về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư nên việc áp

dụng vào thực tiễn vẫn gặp nhiều khó khăn, chưa đạt kết quả như mong muốn. Do

đó, qua sự đánh giá thực trạng, những mặt còn hạn chế, Tổng Công ty Truyền hình

Cáp Việt Nam tiếp tục phối hợp với các cơ sở đào tạo nghiệp vụ văn thư tổ chức tập

huấn, chủ yếu đề cập sâu vào những công việc làm chưa tốt, còn vướng mắc, khó

khăn. Tập huấn có thể được thực hiện hàng năm cho đến khi công tác này đạt yêu

cầu. Đồng thời, Tổng Công ty cần quan tâm hơn nữa công tác này, thường xuyên tổ

chức tập huấn cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc để có sự thống nhất thực hiện

trong hoạt động của cơ quan.

• Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản:

Lãnh đạo cần xây dựng và ban hành những văn bản mang tính chuẩn hóa

theo tình hình thực tế của Văn phòng Tổng Công ty để hướng dẫn các nghiệp vụ.

Việc xây dựng văn bản phải dựa vào những văn bản quy định của cơ quan nhà nước

quản lý về văn thư và tình hình hoạt động, năng lực trình độ của các cán bộ

Xây dựng các quy trình nghiệp vụ văn thư một cách khoa học và chuẩn hóa

để cán bộ dễ dàng thực hiện và là thang đo để đánh giá hiệu quả thực hiện công

việc. Văn phòng Tổng Công ty nên tìm tòi và học hỏi thêm các mô hình xây dựng

quy trình của các cơ quan khác đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân hiện nay đang

áp dụng.

Cán bộ văn thư cơ quan cần kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn

bản chặt chẽ hơn, cương quyết không đóng dấu đối với những văn bản đi không

đúng thể thức, kỹ thật trình bày văn bản. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ, văn thư cơ

quan ngoài việc phải nắm vững thể thức và kỹ thuạt trình bày văn bản được Tổng

Công ty đã hướng dấn áp dụng thống nhất trong ngành còn phải có bản lĩnh, phải

đặt mục đích chất lượng văn bản lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo văn

phòng để được xử lý những vướng mắc, khó khăn.

• Đổi mới công tác quản lý văn bản trong Văn phòng Tổng Công ty truyền

hình Cáp Việt nam:

Các phòng, ban chuyên môn tự chịu trách nhiệm về nội dun, hình thức của

văn bản do bộ phận mình soạn thảo và trình Lãnh đạo ký trực tiếp.

Như đã trình bày tại phần thực trạng, hiện tại phòng văn thư của cơ quan đã

được cung cấp đầy đủ hệ thống máy tính, máy in, máy photo và việc sử dụng máy

tính vào công tác vào sổ văn bản vẫn đang được áp dụng thực hiện. Tuy nhiên, công

tác vào số văn bản bằng bản cứng chưa được quan tâm, vì vậy việc quản lý văn bản

bằng sổ cần có quy định rõ ràng trong việc sử dụng, đông thời cần có những loại sổ

khác nhau để quản lý và sử dụng khi cần thiết.

Bên cạnh đó, việc quản lý văn bản trên máy tính cần lập các file, có các phần

mềm khác nhau để quản lý văn bản, việc này giúp cho công tác tìm kiếm văn bản

được nhanh chóng, không gặp khó khăn.

Hạn chế việc sao văn bản để tránh được những sai sót tói những những nơi

cần gửi văn bản. Chỉ sao văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

của cơ quan, phòng, ban có trách nhiệm để giải quyết. Việc sao y văn bản gửi đi

mang tính chất để biết nên hạn chế, có thể thông báo qua các cuộc họp hoặc đưa lên

mạng,…

• Nâng cao công tác lập hồ sơ,nộp hồ sơ và lưu trữ hồ sơ: Lãnh đạo cơ quan

cần nghiên cứu, sửa đổi và lấy ý kiến trong việc xây dựng danh mục hồ sơ theo

đúng quy định của Nhà nước tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012

của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ

cơ quan

Lãnh đạo các phòng, ban có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo

quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào Lưu trữ cơ quan. Trên cơ sở đó

lãnh đạo các phòng cần phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng lập hồ

sơ về những việc mà phòng được giao chủ trì thực hiện sau đó tổ chức tiếp nhận hồ

sơ, tài liệu của các cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của

phòng mình khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức lựa chọn và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ của trường theo đúng thời hạn quy định.

Các Cán bộ trong mỗi phòng đảm nhiệm theo từng mảng công việc riêng khi

xác định hồ sơ cần lập để phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ: Hồ sơ về công tác

thi đua khen thưởng, công tác cán bộ hay công tác nghiên cứu khoa học bao gồm

những văn bản liên quan nào sẽ lập thành hồ sơ bao gồm các tài liệu liên quan theo

từng mảng đó. Điều này rất có ích và thuận tiện hơn cho người đảm nhiệm trực tiếp

công việc được lãnh đạo giao phó.

• Đẩy mạnh việc kiểm tra đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý công tác

văn thư: Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt, Lãnh đạo cơ quan

cần triển khai, sao gửi kịp thời các văn bản của cấp trên, đồng thời tham mưu ban

hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn.

Thường xuyên phân công cán bộ phụ trách đơn vị xuống cơ sở, kiểm tra việc thực

hiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về công tác văn thư.

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh nước ta đang tiến hành cải cách nền hành chính, công tác văn

thư,lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng vào trong hoạt động quản lý hành chính

nhà nước. Các hoạt động của cơ quan tổ chức luôn sản sinh ra một khối lượng lớn

văn bản, vì vậy cần tổ chức và quản lý các văn bản một cách khoa học, hiệu quả

nhất để tránh những sai sót, không thống nhất trong quá trình cung cấp thông tin

quản lý cho lãnh đạo, đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư

tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” đã đáp ứng được phần

nào những yêu cầu nói trên

Như vậy qua quá trình thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty, chúng tôi đã

tìm hiểu khảo sát và đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nhằm làm rõ thêm những kiến thức lý

luận và đánh giá hoạt động tổ chức quản lý văn thư trong thực tế.

Trong quá trình làm việc, tác giả nhận được sự giúp đỡ từ Lãnh đạo Văn

phòng, các cô, các chị bộ phận văn thư và các bộ phận khác của Văn phòng Tổng

Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. Do thời gian và kiến thức còn hạn chế vì vậy

đề tài còn nhiều thiếu sót, tác giả sẽ cố gắng tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện đề tài để

giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp trong thời gian tới.

Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường ĐH Nội Vụ Hà

Nội, tập thể cán bộ, giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng nói chung và ThS. Đặng

Văn Phong đã tận tình truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm để tác giả hoàn thành khóa

thực tập và đề tài khóa luận. Tác giả xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị

trong Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam đặc biệt bộ phận Hành

chính đã tiếp nhận và nhiệt tình hướng dẫn nghiệp vụ trong thời gian qua.

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Các văn bản Nhà nước quy định về công tác văn thư

[1]- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 822/HD-VTLTNN

ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý

văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

[2]- Quốc Hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

[3]- Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015

[4]- Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm

2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

[5]- Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP của Chính phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 về Công tác văn thư

[6]- Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm

2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

[7]- Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính

[8]- Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức

[9]- Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan

[10]- Bộ Nội Vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10

năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ

chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

Các giáo trình

[11]- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2012), Đại cương khoa học

quản lý, NXB Trường Đại học giáo dục, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội

[12]- Thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol

[13]- Paul Hersey và KenBlanc Heard, giáo trình“Quản lý nguồn nhân lực”

[14]- Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB Khoa Học Kỹ Thuật -2001

[15]- Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB Khoa học - Kỹ thuật, 1993

[16]- Tâm lý học dân tộc, NXB Khoa học xã hội 2013

[17]- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo

dục, NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội

[18]- Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 2001

[19]- Nhóm 1 lớp QLKT4-K19 ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội, Khái

niệm về nội dung quản lý

[20]- Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp quản lý công tác

văn thư, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội

[21]- Nguyễn Hải Sản, Quản trị học, NXB Hồng Đức

[22]- Thuyết quản lý theo khoa học của Frederick Winslow Taylor

[23]- Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương, Giáo trình hành vi tổ chức, NXB

Kinh tế Quốc dân,

Các Đề tài nghiên cứu

[23]- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp. “ Nâng cao hiệu quả tổ chức

và quản lý về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội”

[24]- Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “ Tổ chức công tác

văn thư tại HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh”.

[25]- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số

giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạ công ty cổ phần giấy An Hòa”.

[26]- Trần Thị Thúy (2013). Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp

hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

PHỤ LỤC 1:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT

TỔNG GIÁM ĐỐC HOÀNG NGỌC HUẤN

P.TÔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN VĂN NINH

P.TÔNG GIÁM ĐỐC TẠ SƠN ĐÔNG

P.TÔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN TUẤT ANH

P.TÔNG GIÁM ĐỐC BÙI HUY NĂM

NAM

KHỐI KINH QUẢN LÝ ( VĂN PHÒNG)

KHỐI KINH DOANH, DỊCH VỤ

VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY

VĂN PHÒNG ĐẢNG VÀ ĐOÀN THỂ

BAN CL VÀ PT KINH DOANH

TT TRUYỀN THÔNG VÀ MARKETING

KINH DOANH BẢN QUYỀN

TRUNG TÂM DV KHÁCH HÀNG

TT QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ, TÀI CHÍNH

BAN PHÁP CHẾ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRUNG TÂM QUẢN LÝ THUÊ BAO

KHỐI KỸ THUẬT

PHÒNG ĐIỀU HÀNH BÁN HÀNG TOÀN QUỐC

TT KT SẢN XUẤT CHƯƠNG TRÌNH

TT CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÒNG PHẦN MỀM

TT KT TRUYỀN DẪN PS

TRUNG TÂM VTVCAB HOATEL BÁN HÀNG TOÀN QUỐC CÔNG TY CON

VTVCAB VITA

VTVCAB CMC

TT NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG & PTCN

VTVCABLIVE

CHI NHÁNH 5

TRUNG TÂM DV NỘI DUNG SỐ

TT KT HẠ TẦNG

CÔNG TY LIÊN KẾT

TRUNG TÂM BẢO HÀNH

PHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

SMART MEDIA

TNHH MSTN VTV HUYN DAI

TT VIỄN THÔNG & KSCL HẠN TẦNG

VTV CAP NAM ĐỊNH

KHỐI NỘI DUNG TRUNG TÂM SX NỘI DUNG THỂ THAO

CHI NHÁNH

HỢP TÁC LIÊN DOANH

HÀ NỘI

MIỀN TRUNG

MIỀN BẮC

MIỀN NAM

PHỤ LỤC 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng

CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN QUỐC ANH

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN TUẤN ANH

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH

BỘ PHẬN QUẢN TRỊ

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN TỔNG HỢP

PHỤ LỤC 3

MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA TỔNG CÔNG TY

TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

PHỤ LỤC 4: MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI TỔNG CÔNG TY

TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Một góc làm việc tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Quầy lễ tân tại tầng 1 Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam

Quầy lễ tân tại tầng 6 trước Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ soan thảo văn bản tại Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

Chủ đề:

Luận văn thạc sĩ kinh tế

Luận văn thạc sĩ quản trị nhân lực

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Người hướng dẫn : NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực hiện : 1405QTVC017 Mã SV : ĐH_QTVP14C Lớp : 2014 - 2018 Khóa

HÀ NỘI - 2018

Năm 2017

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ số 01……………………Đến số………

Từ ngày 01/01/2017………..Đến ngày…...

Quyển số: 01

Ngày đến

Tác giả

Số đến

Số, ký hiệu

Tên loại trích yếu nội dung

Ghi chú

Ngày, Tháng văn bản

Ký nhậ n

Đơn vị hoặc người nhận 7

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM Năm 2017

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số 01……………….Đến số……………..

Từ ngày 01/01/2017 Đến Ngày………….

Quyển số: 01

KHỐI KINH QUẢN LÝ ( VĂN PHÒNG)

KHỐI KINH DOANH, DỊCH VỤ

BAN CL VÀ PT KINH DOANH

KHỐI KỸ THUẬT

TRUNG TÂM VTVCAB HOATEL BÁN HÀNG TOÀN QUỐC CÔNG TY CON

CÔNG TY LIÊN KẾT

KHỐI NỘI DUNG TRUNG TÂM SX NỘI DUNG THỂ THAO

CHI NHÁNH

HỢP TÁC LIÊN DOANH

HÀ NỘI

MIỀN TRUNG

MIỀN BẮC

MIỀN NAM

Tài liệu liên quan

Luận văn Thạc sĩ: Chiến lược kinh doanh ngân hàng Liên doanh Lào - Việt giai đoạn 2011-2020

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Chính sách phát triển nguồn nhân lực thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa tỉnh Bắc Ninh

Luận án Tiến sĩ: Chính sách phát triển nguồn nhân lực thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa tỉnh Bắc Ninh

Luận án Tiến sĩ: Ảnh hưởng của phong cách lãnh đạo chuyển đổi đến chia sẻ tri thức của nhân viên trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hà Nội

Luận án Tiến sĩ: Di cư lao động của người Khmer ở thị xã Tịnh Biên, tỉnh An Giang

Đồ án tốt nghiệp: Tăng cường cho vay giải quyết việc làm tại Ngân hàng Chính sách Xã hội – Chi nhánh thành phố Hà Nội

Luận án Tiến sĩ: Tạo động lực cho người lao động tại các cơ sở dịch vụ y tế ở Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Phát triển nhân lực quản lý nhà nước về kinh tế cấp tỉnh ở Lào Cai

Đề án Thạc sĩ: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Viettel tại Đắk Lắk

Đề án Thạc sĩ: Quản lý nhân sự tại Trường Cao đẳng FPT Polytechnic cơ sở Tây Nguyên

Tài liêu mới

Luận án Tiến sĩ: Trích xuất mạch vành và phát hiện bất thường trên mạch vành hỗ trợ trong chẩn đoán

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Trích xuất mạch vành và phát hiện bất thường trên mạch vành hỗ trợ trong chẩn đoán

Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp, đặc trưng và ứng dụng của vật liệu khung cơ kim loại trên cơ sở Bismuth

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Tổng hợp, đặc trưng và ứng dụng của vật liệu khung cơ kim loại trên cơ sở Bismuth

Luận án Tiến sĩ: Tác động của trách nhiệm xã hội đến tài sản thương hiệu, sự hài lòng và ý định quay lại của du khách - Trường hợp các điểm đến ở khu vực Đông Nam Bộ, Việt Nam

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Tác động của trách nhiệm xã hội đến tài sản thương hiệu, sự hài lòng và ý định quay lại của du khách - Trường hợp các điểm đến ở khu vực Đông Nam Bộ, Việt Nam

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu chế tạo vật liệu xúc tác quang trên nền TiO₂, ZnO biến tính bởi chấm lượng tử Graphene pha tạp nitơ và nano bạc

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu chế tạo vật liệu xúc tác quang trên nền TiO₂, ZnO biến tính bởi chấm lượng tử Graphene pha tạp nitơ và nano bạc

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phát triển các mô hình sinh kế bền vững dựa vào canh tác nông nghiệp của người dân ở vùng đệm Vườn quốc gia Tà Đùng

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu phát triển các mô hình sinh kế bền vững dựa vào canh tác nông nghiệp của người dân ở vùng đệm Vườn quốc gia Tà Đùng

Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp dung dịch Ferrate (FeO₄²⁻) bằng phương pháp điện hoá và ứng dụng trong xử lý nước thải

Tóm tắt Luận án Tiến sĩ: Nghiên cứu tổng hợp dung dịch Ferrate (FeO₄²⁻) bằng phương pháp điện hoá và ứng dụng trong xử lý nước thải

Tóm tắt Đề án Thạc sĩ: Đào tạo nguồn nhân lực trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Đề án Thạc sĩ: Đào tạo nguồn nhân lực trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Luận án Tiến sĩ: Tác động của văn hoá doanh nghiệp đến năng lực sáng tạo của nhân viên các doanh nghiệp ICT Việt Nam - Nghiên cứu trường hợp Tập đoàn FPT

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật