Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP T HỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI Ủ AN NH N N HU ỆN M LỘ TỈNH NAM ĐỊNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Người hướng dẫn : VŨ THỊ THẢO Sinh viên thực hiện : 1405QTVB049 Mã số sinh viên : 2014-2018 Khóa : ĐH QTVP 14B Lớp

HÀ NỘI - 2018

LỜI AM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn

của ThS. Đinh Thị Hải Yến. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài

này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.

Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh

giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham

khảo.

Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng

như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú

thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn

chịu trách nhiệm về nội dung của mình.

Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Thảo

LỜI CẢM ƠN

Đối với tôi, được làm khóa luận tốt nghiệp là một thuận lợi vô cùng

lớn. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã cố gắng vận dụng kiến thức đã có

khi ngồi trên ghế nhà trường cũng như của bản thân và trau dồi kiến thức lĩnh

hội được.Đây là nền tảng vững chắc cho bước ngoặt khi ra trường, đồng thời

giúp tôi nắm bắt một cách khái quát nhất về lĩnh vực mình nghiên cứu.

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Đinh Thị Hải Yến, người đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thiện bài khóa luận này.

Qua bài khóa luận này, tôi xin cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo khoa

Quản trị văn phòng nói riêng và toàn thể thầy, cô trường Đại học Nội Vụ nói

chung, những người đã dạy dỗ truyền đạt kiến thức bổ ích trong suốt 4 năm

học vừa qua.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban thuộc Ủy

ban Nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi

được tìm hiểu thực tiễn tại cơ quan.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên

văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và tạo

diều kiện tìm kiếm và sử dụng tài liệu để tôi hoàn thành bài nghiên cứu của

mình một cách chính xác nhất.

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất

định, vì vậy báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ

quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Tôi rất mong

nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ,

chuyên viên văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc, các Thầy, Cô trong

khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện tốt hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

ANH MỤ TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nguyên nghĩa

HĐND Hội đồng nhân dân

UBND Ủy ban nhân dân

CVP Chánh văn phòng

PCVP Phó chasnh văn phòng

MỤC LỤC

LỜI AM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu: ............................................................. 1

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4

5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4

6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 4

7. Bố cục đề tài ............................................................................................ 5

PHẦN NỘI DUNG ..................................................................................... 6

HƢƠNG 1 Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÕNG ..................................................................................... 6

1.1 Khái niệm cơ bản .................................................................................. 6

1.2 Nguyên tắc tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng: ...................... 9

1.3 Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng ........................ 10

1.3.1 Tổ chức bộ máy văn phòng .............................................................. 10

1.3.2 Xây dựng chương trình, công tác kế hoạch ..................................... 11

1.3.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quản lý .. 11

1.3.4 Tổ chức công tác thông tin ............................................................. 12

1.3.5 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ ..................................................... 13

1.3.6 Tổ chức hậu cần ............................................................................... 14

1.3.7 Giao quyền, ủy quyền. ..................................................................... 15

1.3.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận ................................ 15

1.3.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng. ........................................ 16

1.3.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất ................................ 16

1.3.11 Tổ chức các cuộc hội họp .............................................................. 17

1.3.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp .......................................................... 17

1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và điều hành văn phòng..................... 19

Tiểu kết: .................................................................................................... 20

HƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ÔNG TÁ T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG THUỘC Ủ AN NH N N HU ỆN

M LỘC TỈNH NAM ĐỊNH ....................................................................... 21

2.1 Khái quát về UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định. ......................... 21

2.1.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức UBND huyện

Mỹ Lộc. ..................................................................................................... 21

b,Cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Lộc .................................................. 23

2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng tại UBND

huyện Mỹ lộc. ........................................................................................... 24

a,Chức năng .............................................................................................. 24

b, Nhiệm vụ, quyền hạn: ........................................................................... 25

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại

UBND huyện Mỹ Lộc ............................................................................... 29

2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng tại UBND huyện Mỹ Lộc ................... 29

2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và tổ chức thực hiện kế

hoạch ......................................................................................................... 36

2.2.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quy chế . 39

2.2.4 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ ..................................................... 40

2.2.4.1 Trong công tác văn thư: ................................................................ 40

b,Quản lý văn bản ..................................................................................... 43

2.2.4.2 Trong công tác lưu trữ .................................................................. 52

2.2.5 Tổ chức công tác thông tin .............................................................. 55

2.2.6 Công tác hậu cần .............................................................................. 57

2.2.7 Giao quyền, ủy quyền ...................................................................... 59

2.2.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận ................................ 59

2.2.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng ......................................... 60

2.2.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất ................................ 61

2.2.11 Tổ chức hội họp ............................................................................. 62

2.2.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp .......................................................... 65

2.3 Đánh giá chung ................................................................................... 67

2.3.1 Đánh giá ưu điểm- nhược điểm ....................................................... 67

2.3.2 Hạn chế ............................................................................................ 70

2.3.3 Nguyên nhân .................................................................................... 70

Tiểu kết: .................................................................................................... 71

HƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT N NG AO ÔNG TÁ

T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG .................... 72

3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo .............................................................. 72

3.2 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng .......................... 73

3.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ

thông tin trong văn phòng ......................................................................... 73

3.4 Tăng cường công tác đào tạo và phát triển nhân sự ........................... 74

3.5 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ........................... 76

3.6 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng .......... 77

Tiểu kết: .................................................................................................... 77

KẾT LUẬN .................................................................................................... 78

DANH MỤ TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 79

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Để hướng tới một nền cải cách hành chính hiệu quả, đất nước ta đã và

đang bước sang một giai đoạn phát triển mới với các cơ hội mới, thời cơ mới,

thách thức mới. Nhà nước đang đứng trước nhiều nhiệm vụ mới, cần được

giải quyết bởi vai trò mới, hình thức và phương thức hoạt động mới. Theo đó,

sự chuyển mình trong công tác văn phòng là yếu tố tiên quyết để đáp ứng

được sự đồng điệu đó. Bởi văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong

cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước cũng như giữ vai trò then chốt của nhiều

cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, điều hành và

đảm bảo hoạt động có chất lượng cho quá trình quản lý.

Cũng như vậy, văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định cũng

không phải ngoại lệ, luôn đề cao công tác văn phòng từ việc tổ chức hoạt

động đến khâu điều hành văn phòng. Tuy nhiên, trong việc thực hiện nghiệp

vụ quan trọng này có một số khó khăn, vướng mắc xảy ra. Đó là một số vấn

đề như tổ chức giải quyết công việc, thủ tục hành chính, sắp xếp nơi làm việc,

bố trí nguồn nhân lực, cách thức quản lý nhân sự, mang lại tác động xấu tới

thực hiện công việc và ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình phục vụ nhân dân.

Xuất phát từ các vấn đề nêu trên tác giả lựa chọn đề tài “T ch c và

i u hành ho t n v n ph n t i n nhân ân huyện c t nh m

nh làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp. Với mong muốn góp phần lý giải

nhiều vấn đề cả về lý luận và thực tiễn, đưa ra một số giải pháp nâng cao chất

lượng trong việc khắc phục những bất cập trong việc tổ chức điều hành văn

phòng tại cơ quan.

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn

phòng không còn là đề tài xa lạ với các nhà nghiên cứu, do vậy, đây là đối

1

tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học.

Sách iáo trình:

Giáo trình Quản tr v n ph n của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri đã bao

quát được khối kiến thức nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng; nội

dung cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng và các mối quan hệ vận động diễn ra

trong hoạt động văn phòng.

Giáo trình Quản tr v n ph n của GS.TS Nguyễn Thành Độ đã tổng

hợp được những kiến thức liên quan tới những vấn đề chung về văn phòng và

tổ chức văn phòng (lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và quản trị văn

phòng); các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.

Giáo trình T ch c i u hành ho t ng của các côn sở do của

PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm biên soạn trình bày về tổ chức hoạt động của

các công sở hành chính, nêu lên vai trò của văn phòng, kỹ thuật và kỹ năng

hành chính, điều kiện làm việc và thiết bị trong điều hành công sở.

Giáo trình Côn tác t ch c v n ph n và so n thảo v n ản Nhà xuất

bản: Lao động - Xã hội biên soạn giúp cho hiểu thêm về các quy định liên

quan đến các yêu cầu về đổi mới sắp xếp tổ chức bộ máy, về tuyển dụng, sử

dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, về quy chế làm việc, hội họp

và ban hành các văn bản của các cơ quan trong bộ máy nhà nước.

Giáo trình Quản tr v n ph n của Nghiêm Kỳ Hồng & Lê Văn In

(2015) trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản như: những vấn đề cơ

bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đề cập đến vấn đề đổi mới và hiện

đại hóa văn phòng; một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản.

=> Về cơ bản, những giáo trình này đã cung cấp cho tác giả rất nhiều

nội dung về mặt lí luận của đề tài.

Các tài n hiên c u:

Đó là đề tài khóa luận Tiếp tục hoàn thiện côn tác v n ph n t i Sở

Thươn m i- Du l ch t nh Phú Thọ được công bố của tác giả Vũ Thị Thanh

2

Nga, năm 2012.Đề tài đã làm rõ vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hoạt

động văn phòng và đưa ra đánh giá bản thân về công tác này.

Luận văn thạc sĩ T ch c và ho t ng củ v n ph n Uỷ n hân

ân cấp huyện từ thực tiễn Thành phố Hồ Chí inh được công bố của tác giả

Khuất Thị Kim Dung, Học viện Khoa học Xã hội, năm 2016. Đề tài chỉ ra cơ

sở lý luận cần thiết và pháp lý của công tác tổ chức hoạt động của Ủy ban

Nhân dân cấp huyện, thực tiễn trong quá trình tổ chức và hoạt động của Văn

phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện tại thành phố Hồ Chí Minh, đưa ra đánh

giá chung, quan điểm cá nhân trong đổi mới công tác.

Cùng với đó là đề tài khóa luận có nội dung liên quan như: T ch c và

i u hành ho t n v n ph n t i b phận m t cửa, m t cử liên thôn

thu c n nhân ân hu ện Tĩnh Gi t nh Th nh Hó của sinh viên Phạm

Trần Đức. Đây là đề tài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Quản trị văn

phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Các đề tài này lần lượt cung cấp cho tác giả những kiến thức lý luận về

văn phòng; công tác tổ chức, điều hành các hoạt động trong văn phòng phù

hợp với hướng nghiên cứu.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu: Trên cơ sở nghiên cứu lí luận và thực trạng công tác tổ chức

và điều hành văn phòng, đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác này cho

UBND huyện Mỹ Lộc và các cơ quan nói chung.

Nhiệm vụ: Để thực hiện mục tiêu đề ra trong đề tài tác giả tập trung

nghiên cứu những nhiệm vụ chủ yếu sau:

* Thứ nhất tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác tổ chức và điều hành văn

phòng;

* Thứ hai, nghiên cứu phản ánh, đánh giá thực trạng công tác tổ chức

và điều hành văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc;

* Thứ ba, trên cơ sở nhận xét đánh giá thực trạng, đề xuất một số giải

3

pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành văn phòng UBND

huyện Mỹ Lộc.

4. Đ i tƣ ng và ph vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn

phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

Phạm vi nghiên cứu:

Về mặt không gian: Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu thực tiễn công

tác tổ chức và điều hành hoạt động củaVăn phòng UBND huyện Mỹ Lộc.

Về mặt thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu thực tiễn công tác tổ

chức và điều hành hoạt động của Văn phòng UBND Mỹ Lộc trong thời gian

từ đầu năm 2016 đến hết năm 2017.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Phươn pháp sử ụn tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên

cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài.

Phươn pháp qu n sát t ng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này

nhằm mục đích thu thập những thông tin thực tế về tất cả những nội dung về

công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một

số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài.

Phươn pháp i u tr khảo sát thực tế: Đây là phương pháp nghiên

cứu chính mà tác giả sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài, để tổng hợp các

thông tin, tài liệu một cách chính xác nhất trong thực tế.

Phươn pháp thốn kê toán học: tác giả sử dụng phương pháp này

đề thu thập những số liệu có liên quan một cách chính xác nhất để lập các

bảng biểu, thống kê số liệu.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng UBND cấp huyện

còn nhiều hạn chế, khuyết điểm.Nếu đưa ra một số giải pháp phù hợp thì liệu

4

có thể nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn

phòng UBND huyện Mỹ lộc nói riêng và UBND cấp huyện nói chung.

7. B cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận , danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục

đề tài gồm ba chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và điều hành văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và điều hành văn phòng thuộc

Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và

5

điều hành văn phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

PHẦN NỘI UNG

HƢƠNG 1 Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÕNG

1.1 Khái niệm cơ bản

Trong cuốn sách Thuật ngữ hành chính, Nxb Viện nghiên cứu Khoa

học hành chính, năm 2002 dẫn ra một số cách hiểu như sau:

Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có

nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ,

văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ

quan, tổ chức. Các nước phương tây gọi Văn phòng là office.

Từ iển Oxford Advanced xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn

phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi

thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức

(Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật

sư ).

Theo Từ iển tiến Việt định nghĩa văn phòng được giải thích là bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan1.Tuy nhiên,

đây chỉ là cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được

hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ

máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị (văn phòng

giám đốc, văn phòng luật sư); hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là

địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn

được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các tổ

chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp

Trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản

ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời

6

kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản, 1 Từ iển tiến Việt do Viện Ngôn ngữ học chủ biên, năm 1992. [tr. 1408]

hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng2: Thứ nhất, tiếp cận về mặt

cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực

tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.

Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có

thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn

vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là

nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn

phòng tổng giám đốc... Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng

hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu

trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.

Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn

phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau.

Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa Văn phòng là

một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp

thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó3.

T ch c:

 Cách hiểu về tổ chức theo tác giả Hoàng Phê4:

Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những

chức năng nhất định.

Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có

được một hiệu quả lớn nhất.

2 Cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng của Nguyễn Thị Thu Vân và Nguyễn Thị Thu Hà, Nxb Chính trị Quốc gia, 7/ 2013 [tr. 7-8]. 3 Giáo trình: “Quản tr v n ph n – Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền. NXB. Đại

học Kinh tế Quốc dân, năm 2005.

4 Từ iển tiến Việt, Viện ngôn ngữ, Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa ấn hành, Hoàng Phê chủ biên, năm 2010.

7

Làm công tác tổ chức cán bộ.

 Định nghĩa về tổ chức theo PGS.TS. Phạm Huy Tiến5:

Với nghĩa động từ: Chỉ một tập hợp hoạt động được thiết kế, chuẩn bị

và thực hiện trong một giới hạn thời gian nhằm đạt được mục tiêu nhất định

=> chỉ đến một quá trình.

Với nghĩa danh từ: Chỉ sự hiện diện của một cơ quan nhất định, có

chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, với cơ cấu bộ máy bao gồm con

người và cơ sở vật chất hỗ trợ như nhà xưởng, văn phòng, trang thiết bị,v.v

Với nghĩa là danh từ tổ chức được xem như là một thưc thể xã hội.

 Định nghĩa tổ chức của Tô Hạ Tử6: Tổ chức là một đơn vị xã hội, được

điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm

đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung.

Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa chung về tổ chức thì đó là tập

hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm

quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc

nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau

bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung.

i u hành v n ph n :

Điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo

một đường lối, chủ trương nhất định7.

Điều hành văn phòng là một loại hoạt động được thực hiện trong cơ

quan công sở mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài

hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành văn phòng bao gồm những

hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt

động nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban,

5 T ch c học i cươn , Nhà xuất bản Hà Nội, năm 2007. 6 S tay nghiệp vụ cán làm côn tác t ch c nhà nước, Tô Tử Hạ chủ biên, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, năm 2000. 7 http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/%C4%90i%E1%BB%81u_h%C3%A0nh.

8

các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động

của cơ quan đạt mục tiêu chung. Điều hành văn phòng là hoạt động hướng

dãn, chỉ đạo công việc của văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định hay là

những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong

một cơ quan để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải

quyết một hoạt động cụ thể.

T ch c và i u hành ho t n v n ph n : Dựa theo khái niệm chung

về văn phòng, tổ chức, điều hành tác giả khái quát khái niệm tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng như sau:

Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng là việc bố trí, sắp xếp các

công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho

chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của văn

phòng.

1.2 Nguyên tắc tổ chức và điều hành ho t động văn phòng

u ên tắc côn kh i: Đây là nguyên tắc cần kíp của bất kỳ văn phòng

nào. Mục đích là tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, đòng thời tạo

điều kiện để văn phòng linh ứng thích nghi với những diễn biến không ổn

định khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung. Đây là nguyên tác là cho tính

cục bộ và quan liệu hạn chế trong quá trình tổ chức cũng như điều hành công

sở.

u ên tắc liên tục: Cơ sở áp dụng nguyên tắc này là do quá trình quản

lý là quá trình diễn ra thường xuyên và liên tục. Do vậy, quá trình tổ chức,

điều hành dựa trên tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động của văn

phòng.

u ên tắc phân côn rõ ràn v nhiệm vụ, quy n h n và trách nhiệm

của từn cá nhân từng b phận: Tại sao phải phân công như vậy? là để thúc

đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng đề cao trách nhiệm cá

nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nó cho phép phát huy năng lực

9

sáng tạo trên cơ sở tìm kiếm những phương thức hoạt động thích hợp. Việc

phân công cũng tránh làm công việc chồng chéo, giảm bệnh quan liêu. Tùy

theo đặc thù, đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn để phân

công một cách khoa học, hợp lý.

u ên tắc tập trun ân chủ: Mục đích của nguyên tắc này là tập hợp

trí tuệ tập thể, trên cơ sở đó người điều hành quyết định đưa ra nhất quán

nhằm đảm bảo quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao. Quy

trình thực hiện nguyên tắc này là lấy ý kiến thông qua hình thức bỏ phiếu,

biểu quyết, tổ chức hội họp, bàn bạc dân chủ và công khai.

u ên tắc tuân thủ pháp luật:Tuân thủ pháp luật để đảm bảo các hoạt

động là đúng đắn pháp luật. Khi vi phạm sẽ bị xử lý bằng biện pháp chế tài.

1.3 Nội dung tổ chức và điều hành ho t động văn phòng

1.3.1 Tổ chức bộ máy văn phòng

Căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà

nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây

dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm

xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt

động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ,

đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa.

Cơ cấu bộ máy hay nói cách bộ máy của văn phòng phải được thiết kế

gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động của bộ máy phải

thông suốt từ cấp trên xuống cấp dưới, có hiệu quả, xây dựng các phân hệ

chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho

từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp

trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin. Xác

định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa

các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn

hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn

10

cho các bộ phận. Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao

quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ

phận.Về cơ bản cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng bao gồm lãnh đạo văn

phòng (Chánh văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng) và các cán bộ, công

chức phụ trách các công việc chuyên môn, nghiệp vụ, phục vụ sau: Thông tin-

tổng hợp, Văn thư lưu trữ, quản trị mạng công nghệ thông tin, kế toán, thủ

quỹ, lái xe, tạp vụ, phục vụ nhà khách.

1.3.2 Xây dựng chương trình, công tác kế hoạch

Chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng trong tổ chức hoạt

động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân. Nó giúp cho cơ quan, tổ

chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế

hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình,

kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức

trong các hoạt động; chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công

việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.

Đối với văn phòng HĐND-UBND thì công tác tổ chức và xây dựng

chương trình kế hoạch cũng được tiến hành thực hiện như các phòng ban

chuyên môn khác. Không chỉ phục vụ cho hoạt động công tác tổ chức và điều

hành văn phòng mà còn giúp tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tình

hình hoạt động trong một năm, kết quả đạt được hay những hạn chế tồn tại

cần khắc phục. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch chung, lãnh đạo hay

trưởng các bộ phận tiến hành phân chia công việc, mục tiêu cho từng giai

đoạn như công tác năm, quý, tháng hay lịch công tác tuần.

Thực hiện tốt nhiệm vụ này tạo ra guồng máy hoạt động luôn luôn chủ

động, sáng tạo, hàn thành công việc theo quy định. Thường xuyên và đồng bộ

là tất yếu đối với xây dựng chương trình công tác, kế hoạch của văn phòng

thuộc UBND cấp huyện nói riêng và văn phòng nói chung.

1.3.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quản lý

11

Quy chế là hệ thống các điều khoản được quy định thành văn bản về

chế độ hoạt động thống nhất của tổ chức, cơ quan, đơn vị; do tổ chức, cơ quan

có thẩm quyền phê duyệt nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương, nâng cao tinh

thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và chất lượng công tác của

tổ chức, cơ quan, đơn vị đó. Đây là văn bản mang tính nguyên tắc với những

điều khoản quy định thành chế độ để mọi người chấp hành, nhằm hoàn thành

những công việc theo chức trách nhiệm vụ được giao. Nội quy, quy chế là

công cụ quan trọng của văn phòng để duy trì hoạt động hàng ngày, là phương

tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý. Trong văn phòng, các phong trào thi

đua; cải tiến tổ chức và lề lối làm việc, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,

quan liêu, chống tham nhũng; việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, bổ

nhiệm cán bộ, công chức; thực hiện chế độ, chính sách liên quan đến quyền

và lợi ích của cán bộ, công chức; thực hiện quy chế dân chủ, nội quy cơ quan.

Việc xây dựng nội dung quy chế cần đảm bảo tính khoa học, thực tiễn và tính

cụ thể. Hiện nay, một số văn phòng đã xây dựng quy chế nhưng quá trình

thực hiện ở nhiều nơi vẫn chưa chuẩn, chưa đúng với quy định đề ra, thậm chí

còn vi phạm. Do đó phải có những điều chỉnh sửa đổi, sắp xếp lại hợp lý các

hoạt động theo cách quản lý thống nhất.

1.3.4 Tổ chức công tác thông tin

Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức

nhằm đạt mục tiêu chung. Không có hoạt động nào của tổ chức nào mà không

có thông tin. Không có thông tin thì tổ chức đó không thể thực hiện được bất

kỳ sự điều phối và thay đổi nào cả. Thông tin là cơ sở để ra quyết định, xác

định phương hướng hoạt động, đưa ra hình thức quản lý phù hợp và hiệu quả.

Đối với văn phòng HĐND-UBND cấp huyện, ngay từ khâu thu thập,

xử lý thông tin phải cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng

ngày, hàng tuần trên tất cả mọi mặt. Thông tin phong phú, phức tạp và ở

nhiều nguồn khá nhau.Từ việc thu thập thông tin hoạt động các phòng ban

12

chuyên môn khác, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cấp trên hay tiếp nhận

thông tin từ phía công dân để có thể nắm bắt, giải quyết công việc kịp thời

chính xác. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm kết quả phân tích không chính xác,

kéo theo quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu. Ngược lại, nếu nắm bắt

thông tin kịp thời giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí. Làm

tốt công tác thông tin thì hoạt động và dịch vụ phục vụ cho công dân, tổ chức

đạt chất lượng cao.

Ngày nay, văn phòng ngày càng hội nhập với sự bùng nổ mạnh mẽ của

công nghệ thông tin, bên cạnh việc trang bị máy móc hiện đại cho công tác

thông tin còn đòi hỏi cập nhật nắm bắt thông tin thường xuyên, liên tục hơn

để đáp ứng thực tiễn.

1.3.5 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ

Công tác Văn thư- Lưu trữ không thể thiếu được trong hoạt động của

tất cả các cơ quan, tổ chức. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,

phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại

những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối

với văn phòng cấp huyện là cơ quan trực tiếp giúp tổ chức điều hành bộ máy,

có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn

thư- Lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác tổ chức

và điều hành hoạt động văn phòng.

Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu trữ

chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực

hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và

các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh

lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản

ở kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.

13

Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự

quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ

quan.

Căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống

nhất về công tác văn thư- Lưu trữ văn phòng thuộc UBND cấp huyện nói

riêng là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành Văn thư- Lưu trữ.

Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy

phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác này. Có như vậy tổ chức công

tác Văn thư- Lưu trữ mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.

1.3.6 Tổ chức hậu cần

Tổ chức công tác hậu cần ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, thành công

của chương trình. Đặc biệt, công tác hậu cần bao gồm nhiều hoạt động liên

quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó không chỉ là những công việc nhỏ làm

trước khi bắt đầu diễn ra mà còn bao gồm các hạng mục phức tạp khác diễn ra

xuyên suốt trong quá trình đó. Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên

kết trong khi hội họp được triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các tổ chức,

nguồn lực được đảm bảo để chương trình sự kiện được tiến hành theo đúng

mục tiêu đặt ra.

Cũng như vậy, công tác tổ chức hậu cần phục vụ cấp huyện là một

trong những chức năng quan trọng của văn phòng cấp huyện, ảnh hưởng

không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của cấp huyện và

hình ảnh, thương hiệu của địa phương trong hoạt động đối ngoại của cấp

huyện. Đặc biệt là trong quá trình tổ chức hội nghị hay các cuộc họp.

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho Ban lãnh đạo, chức năng

này thể hiện thông qua các hoạt động: Xây dựng triển khai chương trình, kế

hoạch công tác; tổ chức hội nghị, hội họp; tổ chức chuyến đi công tác của

lãnh đạo.

Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở

14

vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong

cơ quan. Đồng thời cũng phải quan tâm đời sống cán bộ trong cơ quan. Chính

vì vậy, công tác này ngày càng đánh giá cao.

1.3.7 Giao quyền, ủy quyền.

Giao quyền hay ủy quyền là công cụ không thể thiếu để người quản lý

vận hành một tổ chức, và thực hiện các giao dịch với đối tác thông qua các

nhân sự thuộc quyền. Đây là cách mà lãnh đạo văn phòng sử dụng khi vắng

mặt, công tác xa hay đi tập huấn,bồi dưỡng. Nghiệp vụ giao quyền ủy quyền

cho cấp dưới để đảm bảo công việc đơn vị diễn ra bình thường, duy trì thường

xuyên liên tục. Đôi khi, lãnh đạo văn phòng do có nhiều công việc phải giải

quyết, cần phân công người trợ giúp giám sát điều hành hoạt động văn phòng

thông qua người ủy quyền. Dựa vào chức năng, nhiệm vụ văn phòng mà lãnh

đạo phân quyền, phân công trách nhiệm giải quyết, đó là phương thức tạo độ

linh hoạt cao trong công việc. Để đạt được hiệu quả cao, trước hết lãnh đạo

cần bàn bạc, xác định rõ quan điểm, nội dung nguyên tắc giao quyền ủy

quyền, lập văn bản cam kết chấp hành nghiêm túc nghiệp vụ này để tạo thuận

lợi cho người tín nhiệm và người nhận quyền. Cần lập kế hoạch dự kiến giao

quyền, ủy quyền nhận quyền đồng thời phải theo dõi, đãnh giá quá trình thực

hiện công việc của người nhận quyền. Khi hết thời gian giao quyền ủy quyền,

lãnh đạo tiếp tục chịu trách nhiệm công việc.

Như vậy, đây là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi

phải nắm vững. Không giao quyền uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập

lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu giao quyền uỷ

quyền không tốt sẽ gây tốn nhiều nguồn lực, không đạt được kết quả mong

muốn. Vì vậy, giao quyền uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ

năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo văn phòng.

1.3.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận

Ngày nay, trong mỗi tổ chức đơn vị nói riêng đều chia ra các phòng,

15

ban bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau. Đôi khi, ngay giữa các bộ

phận cũng nảy sinh những mâu thuẫn về lợi ích, dẫn đến các quyết định tồi,

những xung đột không được giải quyết, việc thực thi nghèo nàn và các cơ hội

bị bỏ lỡ. Do đó, tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng

nói riêng là điều cần thiết giúp công việc thuận lợi, trôi chảy hơn.

Phối hợp công việc giữa các bộ phận phát huy được các nguồn lực để

tập trung và xử lý có hiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp trong văn

phòng mà đối với một người, một bộ phận không thể giải quyết được. Bên

cạnh đó, định rõ về trách nhiệm phối hợp theo dõi giữa các bộ phận để có cơ

sở pháp lý thực hiện công tác phối hợp đạt chất lượng.

1.3.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng.

Trong quá trình tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng, kiểm tra

giám sát là công tác quan trọng và không thể thiếu. Bởi có kiểm tra giám sát

sẽ phát hiện được sai sót hay những điểm chưa hợp lý trong quá trình thực

hiện công việc cần khắc phục sửa lỗi và điều chỉnh ngay. Có như thế mới

nâng cao chất lượng công việc, đánh giá hiệu quả công việc cá nhân. Hơn

nữa, xóa bỏ được tâm lý làm cho có, sự chống đối, bao che. Đặc biệt hơn là

đối với văn phòng thuộc cơ quan nhà nước, bệnh thành tích hay tư duy nhiệm

kỳ cần triệt để ngay thông qua hình thức kiểm tra giám sát. Muốn thực hiện

tốt việc giám sát thì phải có quan sát, theo dõi, xem xét tình hình thực tế của

đối tượng được giám sát. Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra thì phải thường

xuyên thực hiện việc giám sát. Càng làm tốt việc giám sát thì sẽ giúp cho việc

kiểm tra càng trúng, càng đúng; chất lượng và hiệu quả của kiểm tra càng cao.

1.3.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất

Trang thiết bị văn phòng hay cơ sở vật chất đóng vai trò hỗ trợ tích cực

cho quá trình hoạt động, phục vụ công việc văn phòng và là một trong các yếu

tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng công tác tổ chức văn phòng,

đồng thời giúp cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nên đòi

16

hỏi phải được quản lý tốt và hiệu quả.

Việc đề ra quy định về quản lý, các quy định và định mức quy trình về

mua sắm đổi mới, sử dụng, sửa chữa, bảo trì, khấu hao tài sản và các chế độ

khác liên quan đến cơ sở vật chất là rất cần thiết cần được thực hiện quản lý

đối với mỗi văn phòng nói chung.

1.3.11 Tổ chức các cuộc hội họp

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng để tổ chức thực hiện chương

trình công tác đối với văn phòng thuộc UBND. Đây là phương pháp tốt nhất

để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành

viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.

Họp là một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng trực

tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết

các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định

của pháp luật. Theo đó, họp được phân thành nhiều loại khác nhau như họp

tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp tập huấn, triển khai

chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham

mưu, tư vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác...

Tuy nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền

bạc. Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc

họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả. Một cuộc họp gồm những người

có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề

nào đó.

Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn

định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung... (nếu cần thiết,

những nội dung chính có thể được gửi trước cho những người tham dự). Cần

tuân thủ nguyên tắc họp- hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến

nó thành cỗ máy nuốt thời gian của nhân viên.

1.3.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp

17

Giao tiếp giữ vai trò là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt

động. Chất lượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của

quá trình giao tiếp được tiến hành. Khi giao tiếp chia sẻ lợi ích cho cả hai bên

tham gia thì cả hai đều cảm thấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây

dựng được giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cùng quan tâm.

a,T ch c thực hiện côn tác ối n i ối ngo i:

Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại có thể nói rằng văn phòng UBND

cấp huyện là đầu mối giao tiếp của UBND huyện thực hiện chế dộ một cửa.

Các chủ thể muốn liên hệ với UBND huyện hay lãnh đạo thì phải qua văn

phòng để đăng ký và giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn

phòng sẽ trình lãnh đạo UBND xin ý kiến để giải quyết. Văn phòng UBND

cấp huyện đóng góp vai trò hết sức quan trọng, giúp thiết lập mối quan hệ tốt

đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong giữa các phòng ban, đơn vị cũng như bên

ngoài như khách, công dân.

b,Côn tác tiếp ân:

Việc tiếp công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến

nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo là một công việc phức tạp đòi hỏi người

tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân phải nắm vững các quy định của pháp luật

đồng thời phải luôn luôn chủ động linh hoạt về mặt nghiệp vụ, có kiến thức

tương đối sâu sắc và toàn diện về nhiều lĩnh vực, có lối ứng xử văn hoá, nghệ

thuật giao tiếp để có thể giải quyết những công việc phát sinh trong quá trình

tiếp công dân cũng như trả lời, hướng dẫn cho người đến khiếu nại, tố cáo để

đạt được mục đích của pháp luật về công tác tiếp công dân.

Làm tốt công tác tiếp công dân cũng sẽ góp phần khơi dậy tiềm năng,

trí tuệ của nhân dân giúp cho Đảng và Nhà nước nói chung, các cơ quan nhà

nước nói riêng thu nhận được những thông tin phản hồi về những vấn đề nảy

sinh trong cuộc sống từ đó đề ra những chủ trương, quyết định đúng đắn hợp

18

lòng dân.

1.4 Yếu t ảnh hƣởng đến tổ chức và điều hành văn phòng

Con n ười: Để có hiệu quả tốt trong quá trình tổ chức đến điều hành

công việc, ngoài việc đầu tư thời gian, cơ sở vật chất thì yếu tố con người là

không thể xem nhẹ. Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung

tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng có nơi quan niệm là loại

hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Ngày nay nhân

tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết trong công tác tổ chức và đặc

biệt là khâu điều hành văn phòng. Những kỹ năng, kinh nghiệm, tác phòng,

thái độ, tình cảm, trong công việc của từng chủ thể trong công sở cũng là

các yếu tố quan tâm trong điều hành công việc. Lao động trong Văn phòng

được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do

đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng

đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo

hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo

nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải

chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn,

phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao.

Các ếu tố môi trườn : Môi trường là một yếu tố ảnh hưởng đến quá

trình tổ chức và điều hành các hoạt động văn phòng, bao gồm môi trường bên

trong là mục tiêu, điều kiện làm việc, khung cảnh làm việc, mối quan hệ trong

văn phòng, tài chính, văn hóa tổ chức và môi trường bên ngoài là môi

trường chính trị, hệ thống cơ sở pháp luật,

Qu chế ho t n củ cơ qu n ơn v : Quy chế này được xây dựng

với mục đích quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của

từng bộ phận, cá nhân trong đó có văn phòng. Quy chế hoạt động cũng ảnh

hưởng đến việc tổ chức bộ máy, cơ cấu tổ chức, xác định nhiệm vụ cụ thể của

văn phòng. Bởi, nếu cơ cấu hợp lý thì hoạt động văn phòng trở lên nhịp

19

nhàng, thuận tiện, đảm bảo công việc tốt hơn. Chức năng nhiệm vụ là yếu tố

cơ bản nhưng thiết yếu để văn phòng thực hiện.

Cơ sở vật chất k thuật: Đây là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu

quả tổ chức va điều hành của văn phòng. Nếu cơ sở vật chất hiện đại thì kép

theochất lượng công việc cao hơn. Trang thiết bị hiện đại sẽ góp phần giải

phóng sức lao động, tạo cho cán bộ thực hiện công việc nhanh chóng, chính

xác. Yếu tố này đòi hỏi lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên quan tâm, tạo

điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động.

Tiểu kết:

Cơ sở lý luận của công tác tổ chức và điều hành văn phòng là tiền đề

giúp hiểu thêm phần nào lý luận của công tác này. Đồng thời góp phần đi sâu

vào thực tế tìm hiểu các nghiệp vụ hành chính để đạt hiệu quả cao trong lĩnh

20

vực văn phòng nói chung.

HƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ÔNG TÁ T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG THUỘC Ủ AN NH N N HU ỆN

M LỘC TỈNH NAM ĐỊNH

2.1 Khái quát về UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Na Định.

Địa lý

Thị trấn Mỹ Lộc Huyện lỵ

Vị trí

Phía Bắc tỉnh Nam Định 73,69 km2 Diện tích

Số xã, thị trấn 10 xã, 1 thị trấn

Dân số

Số dân 71.225người (năm 2015)

Thành phần dân tộc Người Việt

Trụ sở chính: KM số 8 Quốc lộ 21A thị trấn Mỹ Lộc huyện Mỹ Lộc

tỉnh Nam Định.

2.1.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức UBND

huyện Mỹ Lộc.

a,Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Mỹ Lộc

21

Căn cứ hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm

1992;

Căn cứ vào Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND quy định về chức năng, nhiệm vụ

của HĐND và UBND cấp huyện.

- UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan

hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước

HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

- UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của cơ

quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.

- UBND huyện phối hợp với Thường trực UBND huyện và các ban của

HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình

HĐND xét và quyết định.

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực công – nông nghiệp,

thương mại, y tế, văn hóa, giáo dục, tài nguyên môi trường .

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra

việc chấp hành Hiến pháp, luật và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ

quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp.

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ

xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ

khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý cư trú của người nước ngoài ở địa

phương.

- Quản lý công tác biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp của

UBND cấp trên.

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy

định của pháp luật.

- UBND huyện thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính, xây

22

dựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính địa phương.

b,Cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Lộc

UBND huyện Mỹ Lộc hoạt động trên Luật tổ chức HĐND- UBND

ngày 26/11/2013 của Quốc hội.

V cơ cấu: Hiện tại UBND huyện Mỹ Lộc có 01 Chủ tịch và 02 Phó

Chủ tịch, 05 ủy viên và các phòng ban chuyên môn.

Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo, điều hành, công việc của

UBND huyện, chịu trách nhiệm về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được

quy định tại Điều 29, Điều 121, Điều 124 Luật Tổ chức chính quyền địa

phương ngày 19/6/2015 và cá văn bản quy định khác, cung với tập thể UBND

huyện chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND huyện trước HĐND huyện,

trước UBND tỉnh, trước Nhân dân trong huyện và trước pháp luật.

Các Phó Chủ tịch UBND huyện được Chủ tịch UBND huyện phân

công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chỉ đạo, theo dõi hoạt động của

một số xã. Trong đó, 01 Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa Xã hội, 01

Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Nông nghiệp- Kinh tế. Các Phó Chủ tịch

được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch giải quyết công việc thuộc lĩnh vực

được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước

HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện, đồng thời cùng các thành viên

khác của UBND huyện chịu trách nhiệm trước HĐND- UBND huyện và

trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

V b má : UBND huyện Mỹ Lộc có phòng 12 chuyên môn và 27 đơn

vị sự nghiệp.

Các phòng, ban chuyên môn:

1.Văn phòng HĐND- UBND

2. Phòng Tư Pháp

3. Phòng Nội Vụ

4. Phòng Thanh Tra

23

5. Phòng Lao động Thương binh- Xã hội

6. Phòng Văn hóa Thông tin

7. Phòng Giáo dục- Đào tạo

8. Phòng Tài chính- Kế hoạch

9. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

10. Phòng Công thương

11. Phòng Tài nguyên Môi trường

12. Phòng Y tế

Các đơn vị sự nghiệp chính: Đài phát thanh, Trung tâm Y tế huyện, Hội

Chữ thập đỏ, Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình, Kho bạc Nhà nước

huyện, Chi cục thuế, Trạm khuyến nông, Ngân hàng nông nghiệp và phát

triển nông thôn, Công an huyện, Quân sự huyện.

Sơ ồ cơ cấu t ch c UBND huyện M L c (Phụ lục 01).

2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ quyền h n của văn phòng t i

UBND huyện Mỹ lộc.

Căn cứ Quyết định số 1735/QĐ- UBND ngày 21/6/2010 của huyện Mỹ

Lộc tỉnh Nam Định ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

văn phòng HĐND- UBND huyện Mỹ Lộc.

a,Ch c n n

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện tham mưu tổng hợp cho Hội

đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy

ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành

của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt

động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa

phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận

tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn,

tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền

24

giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để

trả cho tổ chức, cá nhân.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyên tham mưu Ủy ban nhân dân

cấp huyện về công tác ngoại vụ.

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có tư cách pháp nhân, có con

dấu riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và được mở tài khoản tại Kho

bạc Nhà nước theo quy định.

b, hiệm vụ qu n h n:

* ối với ch c n n là cơ qu n chu ên môn củ n nhân ân:

1. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công

tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện.

Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị

trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và

Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,

kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã,

thị trấn theo quy định của pháp luật;

2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,

đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3. Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng

năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban

nhân dân huyện;

4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn,

Ủy ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ

trách;

25

5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các

phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy ban

nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;

6.Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối

quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường

trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân

dân cấp huyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng

trên địa bàn địa phương;

7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân

dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có

liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng

theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng

chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;

8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ

tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,

lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;

9. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực

hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy

ban nhân dân huyện;

10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị

trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính

nhà nước theo quy định của pháp luật;

11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham

nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện

theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

huyện;

12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động

của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện

26

hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ

chức có liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện;

13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

chức, viên chức của cơ quan;

14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và

tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của

pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;

15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy

ban nhân dân huyện giao.

* ối với việc t ch c phục vụ ho t n củ H i ồn nhân ân

Thườn trực H i ồn nhân ân B n củ H i ồn nhân ân và i iểu H i

ồn nhân ân hu ện V n ph n H i ồn nhân ân và n nhân ân

hu ện có các nhiệm vụ s u â :

1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động

hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường

trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc

thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

2. Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành

công việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các

Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của

Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân

dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân

giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội

đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân

dân trong hoạt động đối ngoại;

3. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ

chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng

nhân dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan

27

chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường

trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;

4. Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân

xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề

án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn

chỉnh Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân

dân hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;

5. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban

của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám

sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong

kết luận giám sát;

6. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban

của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp

nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn

đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

7. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng

nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý

kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải

quyết;

8. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng

góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của

Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố;

9. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại

biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết

quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;

10. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân

dân trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt

động cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.

28

11. Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban

của Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và

huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc

Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức,

đoàn thể ở địa phương;

12. Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt

động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng

nhân dân;

13. Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác

hành chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân,

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội

đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội

đồng nhân dân thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân

dân;

14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân

giao.

2.2 Thực tr ng công tác tổ chức và điều hành ho t động văn phòng

t i UBND huyện Mỹ Lộc

2.2.1 Tổ chức bộ áy văn phòng t i UBND huyện Mỹ Lộc

a,Cơ cấu v n ph n hu ện M L c:

Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tổ chức và làm việc theo chế độ thủ

trưởng. Chánh văn phòng phụ trách chung và là người đứng đầu văn phòng,

giúp việc là các Phó Chánh văn phòng và các phòng ban. Để phù hợp với

chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc, cơ cấu tổ

chức của mỗi phòng phù hợp nhiệm vụ quản lý cơ quan. Văn phòng tại

UBND huyện Mỹ Lộc có 20 cán bộ, nhân viên, người lao động, trong đó 12

biên chế và 08 hợp đồng (Hợp đồng 44 và hợp đồng 68). Căn cứ vào yêu cầu

nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của địa phương, Chủ tịch UBND huyện quyết

29

định cụ thể số lượng biên chế của Văn phòng UBND trong tổng số biên chế

quản lý nhà nước, của huyện được UBND tỉnh giao. Trên cơ sở chức năng –

nhiệm vụ của Văn phòng UBND, số lượng biên chế được giao, Chánh văn

phòng xác định cụ thể cơ cấu tổ chức của phòng báo cáo UBND huyện để

xem xét bố trí cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn

ngạch công chức, viên chức phù hợp với chức danh đảm nhận và bao quát đầy

đủ các lĩnh vực công tác của phòng.

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ8:

+ Thạc sỹ: 01/20, chiếm 5%

+ Đại học: 10/20, chiếm 60%

+ Cao đẳng: 01/20, chiếm 05%

+ Trung cấp: 02/20, chiếm 10%

+ Chưa qua đào tạo: 04/20, chiếm 20%

Bản ánh iá chất lượn nhân sự củ v n ph n :

- Phần lớn lãnh đạo có kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn

Đại học, với những kỹ năng trong văn phong hành chính rất hoàn

chỉnh.

- Có kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản.

- Luôn tạo được lòng tin đối với nhân dân bởi sự nhiệt tình và giải

quyết công việc nhanh chóng. Điểm - Có sức khỏe tốt. mạnh - Có trách nhiệm đối với công việc.

- Mọi thành viên trong cơ quan luôn cởi mở, thân thiện với nhau và

với dân, với các bộ phân có liên quan thì luôn có sự chia sẻ trong

công việc.

- Cán bộ trẻ rất năng động, nhiệt tình trong công viêc, có tâm huyết

8 Báo cáo số: 42/BC-VP ngày 30 tháng 12 năm 2016 – Báo cáo tổng kết công tác văn phòng HĐND và UBND huyện năm 2016 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2017

30

với nghề, không ngừng nâng cao, trau dồi kiến thức, học hỏi kinh

nghiệm từ lãnh đạo, từ các đồng nghiệp nhằm phục vụ và nâng cao

công tác chuyên môn.

- Phân công công việc rõ ràng thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc

nhở và rà soát toàn bộ công việc.

- Phòng cũng được trang bị một số máy móc, trang thiết bị phục vụ

cho công việc và hoạt động của cơ quan như máy vi tính, máy in.

- Khối lượng công việc nhiều, cán bộ chuyên môn còn thiếu so với

biên chế được giao.

- Việc chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các xã, thị trấn, cơ quan, đơn vị Điểm thực hiện nhiệm vụ chưa sát sao, thường xuyên dẫn đến tiến độ giải yếu quyết một số công việc còn chưa đảm bảo thời gian quy định.

- Làm việc đôi khi chưa có sự thống nhất hoàn chỉnh từ cấp trên

xuống, quá trình xem xét một Kế hoạch, thông báo chưa kỹ.

- Nguồn nhân lực được đào tạo ngày càng nhiều.

- Các nhân viên có cơ hội được cử đi đào tạo, tập huấn về các lĩnh

vực được giao. Cụ thể trong tháng 7, cán bộ và chuyên viên trong

phòng được tham gia lớp học Quản lý nhà nước dưới sự chỉ đạo của

văn phòng tỉnh, lớp học khai giảng 01/7/2017.

- Được nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng làm việc.

- Văn phòng là một trong những cơ quan chuyên môn quan trọng Cơ hội thuộc UBND huyện nên các nhân viên trong phòng có cơ hội được

gặp gỡ, giao lưu và làm việc với các phòng, ban và lãnh đạo trong

huyện, và các huyện khác.

- Được sự quan tâm, ủng hộ của UBND huyện, văn phòng UBND

tỉnh

- Có những chế độ ưu tiên, khen thưởng đối với các cá nhân có

31

thành tích xuất sắc trong công việc.

- Có thể nắm bắt chính xác các nguồn thông tin trong nội bộ huyện.

Thách Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công việc ngày càng nhiều, đòi

thức hỏi phải luôn đổi mới và thích nghi.

b,Cơ cấu v n ph n ảm bảo:

Nguyên tắc không trùng lặp: các bộ phận chức danh trong văn phòng

không bị trùng lặp

Nguyên tắc phối hợp: các bộ phận đơn vị có sự phồi hợp với nhau để

đạt hiệu qủa cao.

Nguyên tắc linh hoạt: cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng thiết lập gọn

gàng, không cồng kềnh đủ để đáp ứng nhu cấu công việc.

Nguyên tắc tập trung dân chủ: quyền lực cao nhất thuộc về lãnh đạo

văn phòng. Chánh văn phòng có quyền quyết định công việc thuộc thẩm

quyền, có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi kiểm tra cấp dưới nhưng không áp

đặt.

c,Phân côn côn việc và t ch c l o ng khoa học v n ph n t i

UBND huyện M L c :

Có thể thấy, phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản

và quan trọng trong điều hành văn phòng. Việc bố trí, sắp xếp cho từng bộ

phận cá nhân theo đúng vị trí từng người giúp mọi người trong văn phòng

nắm bắt công việc và triển khai chính xác. Văn phòng HĐND-UBND huyện

Mỹ Lộc làm khá tốt công tác này. Tuy nhiên, trong việc xây dwungj kế hoạch

vẫn còn mắc một số hạn chế nhất định.Ví dụ về bản kế hoạch do văn phòng

ban hành: Kế hoạch số 11/KH-VP triển khai đào tạo, tập huấn nghiệp vụ năm

32

2016 của văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc

33

34

Thông qua bản kế hoạch này, có thể thấy, lãnh đạo văn phòng phân

công đúng với chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận được giao. Tuy nhiên,

phân công như vậy chưa chi tiết, đòi hỏi lãnh đạo phân công rõ ràng từng đối

tượng liên quan để tránh việc ỷ lại hay dừa nhau trong quá trình thực hiện

nhiệm vụ.

Mặt khác, việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ

phận hoạt động trong văn phòng, có sự phân công và hợp tác lao động, đồng

thời tạo ra môi trường lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng. Để thực

hiện tốt công tác này, văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc đã tiến hành phân

công công tác theo chuyên môn hóa. Việc bố trí cán bộ làm các công việc

khác nhau đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng.

Qua khảo sát thực tế, Chánh văn phòng phân công công tác phù hợp với khả

năng và sắp xếp đúng người đúng việc, ví dụ cụ thể là trong việc tổ chức hội

họp, cán bộ tổng hợp xây dựng kế hoạch, nhân viên văn thư chuẩn bị tài liệu

liên quan, chánh văn phòng dự thảo. Lãnh đạo Ủy ban ký duyệt, văn thư đóng

dấu và thông báo đến các bộ phận có trong thành phần tham dự họp. Công tác

này khá là hiệu quả bởi không chỉ tạo mối liên quan cần thiết của công việc,

giúp văn phòng thực hiện công việc hiệu quả và khoa học về thời gian.

d,Các mối quan hệ củ v n ph n :

Quan hệ với các đơn vị liên quan, phối hợp văn phòng huyện ủy trong

việc xây dựng chương trình làm việc của thương trực UBND huyện nhằm

đảm bảo mối quan hệ làm việc và công tác chỉ đạo điều hành nhanh chóng,

thuận tiện, không chồng chéo. Phối hợp chặt chẽ với cơ quan chuyên môn

thuộc UBND huyện, thường trực HĐND và UBND các xã, thị trấn để thực

hiện nhiệm vụ, trao đổi kinh nghiệm và công tác nghiệp vụ.

Quan hệ giữa lãnh đạo văn phòng và Đảng ủy cơ quan: Lãnh đạo văn

phòng và Đảng ủy làm tốt công tác giáo dục, chính trị đối với các đảng viên,

35

quần chúng. Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong cơ quan, thường xuyên trao

đổi về tình hình thực hiện nhiệm vụ chung của cơ quan.

Quan hệ giữa lãnh đạo văn phòng với tổ chức công đoàn cơ quan: lãnh

đạo văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công đoàn họa động, phối hợp chặt

chẽ trong việc vận động công chức, thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ đựơc

giao. Thực hiện quy chế dân chủ cơ quan và chăm lo vật chất tinh thần cán

bộ, công chức.

Quan hệ giữa lãnh đạo Văn phòng với cán bộ công chức cơ quan: thực

hiện theo trách nhiệm và nhiệm vụ được giao, chấp hành theo quy chế làm

việc và có trách nhiệm tự học tập, nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm đề xuất

những giải pháp và thực hiện có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được

phân công.

Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, chế độ thủ trưởng, cá nhân chấp

hành nguyên tắc tổ chức.

2.2.2 Xây dựng chƣơng trình kế ho ch công tác và tổ chức thực

hiện kế ho ch

Để đảm bảo hoạt động cơ quan diễn ra liên tục, hiệu quả thì văn phòng

có trách nhiệm lập chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và

hàng năm để thực hiện kế hoạch nhằm đạt hiệu quả cao.

Chương trình công tác năm: các phòng, ban UBND huyện tham mưu

những nội dung cần đưa vào chương trình công tác năm của UBND huyện và

gửi về Văn phòng chậm nhất là ngày 30 tháng 11 hàng năm. Giữa tháng 12

hàng năm, căn cứ vào nội dung đề xuất của các ngành, Chánh văn phòng dự

thảo chương trình công tác năm sau và gửi cho các thành viên UBND. Sau khi

nghiên cứu, các thành viên UBND thông báo lại những vấn đề cần bổ sung,

chỉnh sửa để văn phòng hoàn chỉnh văn bản dự thảo, trình UBND huyện thảo

luận thông qua vào phiên họp tháng 01 năm sau. Đầu tháng 01 của năm sau,

UBND họp tổ chức kiểm điểm, đánh giá tổ chức thực hiện chương trình công

36

tác năm trước, thảo luận và thông qua chương trình công tác của năm kế

hoạch. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày UBND huyện thông qua, Văn

phòng hoàn chỉnh văn bản, trình ký và gửi cho cá thành viên UBND, thủ

trưởng các đơn vị, Chủ tịch UBND xã để tổ chức thực hiện.

Chương trình công tác quý, tháng: Căn cứ Chương trình công tác năm,

căn cứ tình hình triển khai thực hiện, kết quả tham mưu cho UBND huyện và

xem xét các vấn đề còn tồn đọng, phát sinh, các phòng, ban tham mưu cho

UBND (qua Văn phòng huyện) những nội dung, vấn đề cần đưa vào chương

trình công tác trong quý, tháng sau của UBND huyện. Văn phòng có trách

nhiệm tổng hợp và dự thảo Chương trình công tác quý, tháng trình UBND

huyện.

Lịch công tác tuần: Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo

của UBND huyện, văn phòng xây dựng lịch công tác tuần sau cho Chủ tịch,

Phó chủ tịch, trình Chủ tịch UBND xem xét,quyết định chậm nhất là chiều

thứ sáu tuần trước và thông báo cho các đợn vị liên quan biết và thực hiện.

Trong trường hợp một số đồng chí được phân công cùng dự họp hoặc làm

việc với UBND huyện tại các địa phương, đơn vị thì Văn phòng chủ động báo

trước hoặc xếp vào lịch của UBND trong tuần. Khi có vấn đề phát sinh

(không có trong lịch công tác tuần), các phòng, ban kịp thời phối hợp với văn

phòng để xin ý kiến của UBND huyện chỉ đạo thực hiện. Trong thực tế, lịch

công tác tuần tại đây không có tính ổn định, bởi đôi khi lịch làm việc hai tuần

xây dựng một lần, không dự đoán hết được những công việc phát sinh.

Qu trình xâ ựng:

Chuyên viên

Lãnh đạo huyện Văn thư phát hành Lãnh đạo Văn phòng

- Chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản: Chuẩn bị các tài liệu

liên quan đến việc soạn thảo. Dự thảo văn bản theo đúng quy định nhà nước

37

về kỹ thuật, thể thức, nội dung và phù hợp với nội dung, tính chất, hình thức

văn bản.

- Lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng)

sẽ kiểm tra thể thức, kỹ thuật, ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản. Phê

duyệt văn bản. Đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của

văn bản.

- Lãnh đạo UBND phê duyệt văn bản lần cuối và ký.

- Văn thư sẽ lấy số, đóng dấu của UBND huyện, chuyển đến các phòng

ban hay đơn vị liên quan, thực hiện ban hành văn bản và lưu hồ sơ. Văn thư

lưu bản gốc văn bản đi.

Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác: Hàng

tháng, quý, sáu tháng và một năm văn phòng tổng hợp tiến độ, kết quả xử lý

công việc của các phòng, ban chuyên môn , các công việc tồn đọng, hướng xử

lý tiếp theo, bổ sung điều chỉnh công việc trong chương trình công tác thời

gian tới trình lên UBND huyện xem xét, quyết định. Văn phòng giúp UBND

huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc chuẩn bị các đề án, công việc

của các đơn vị chuyên môn, UBND xã và các đơn vị khác. Các vấn đề chiến

lược, những nội dung lớn về các lĩnh vực kinh tế - xã hội từ năm 2006 đến nay,

việc tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, cấp trên... đã được đưa

vào chương trình và thực hiện đạt kết quả tốt. Văn phòng chủ động thực hiện

tốt chương trình công tác năm, 04 chương trình công tác quý, 12 chương trình

công tác tháng và một số chương trình kế hoạch công tác khác. Theo khảo sát,

năm 2016, Văn phòng UBND huyện tham mưu, ban hành 52 chương trình kế

hoạch công tác cho UBND huyện, năm 2017 tham mưu ban hành 65 chương

trình kế hoạch. Các chương trình kế hoạch này có nội dung chương trình bám

sát sự chỉ đạo cấp trên và thực tiễn ở địa phương. Bên cạnh đó, Một số điểm

trong chương trình công tác còn chưa rõ ràng nên mức độ hoàn thành kế

hoạch theo mục tiêu không đạt được 100%. Có thể kể đến đó là chương trình

38

công tác phát triển kinh tế xã hội 6 tháng, nhiệm vụ tháng 6 của văn phòng

HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc, bước đầu mới chỉ đáp ứng yêu cầu về thể

thức, kỹ thuật trình bày nhung về nội dung phát triển kinh tế ít, vấn đề xã hội

nhiều, nên gây ra loãng nội dung thiết yếu cho chương trình công tác này. Ở

văn phòng huyện Mỹ Lộc, việc thực hiện công tác này đạt 75% so với mục tiêu đề ra9.

2.2.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quy

chế

UBND huyện là cấp chính quyền trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà

nước. UBND huyện có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội trong các địa phương. Vì vậy ngoài quy chế chung do UBND

huyện, các ngành các cấp ban hành cho phù hợp với thực tiễn của địa phương.

Thì căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND huyện tổ chức xây

dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác đặt dưới

sự điều chỉnh hoạt động theo quản lý cấp trên. Một số quy chế được xây

dựng, kể đến như:

Văn phòng đã xây dựng và ban hành Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 27

tháng 3 năm 2016 của Văn phòng HĐND và UBND huyện về việc ban hành

Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc.

Quyết định số 06/QĐ-VP ngày 14 tháng 09 năm 2016 về việc Ban hành

quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện

Mỹ Lộc.

Quyết định số 13/QĐ-VP ngày 20 tháng 01 năm 2016 của Văn phòng

HĐND và UBND huyện về việc Ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và

sử dụng tài sản công cơ quan Văn phòng HĐND và UBND huyện.

Quyết định số 05/QĐ-VP ngày 25 tháng 02 năm 2017 về việc ban hành

9 Nguồn số liệu lấy từ cuộc họp nội bộ văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc về tổng kết công tác năm 2016

39

Quy chế văn hóa công sở của Văn phòng HĐND-UBND huyện .

Để tổ chức xây dựng được quy chế phù hợp, hiệu quả, văn phòng Mỹ

Lộc thực hiện trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh

thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát bổ sung hoàn thiện nội quy, quy

chế.

Nhìn chung, Các quy chế được văn phòng hành ra nhằm đưa mọi người

vào nề nếp và có sự chỉ đạo hướng dẫn. Nhờ đó các cán bộ, nhân viên trong

văn phòng luôn thực hiện tốt công việc, chuyên môn nghiệp vụ của mình. Văn

phòng đã thực hiện nhiệm vụ trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy

chế làm việc khá tốt. Nổi bật là cuối năm 2017, trên cơ sở xây dựng và thực

hiện quy chế văn hóa công sở, văn phòng đã xây dựng “Cơ quan có đời sống

văn hóa tốt” và được công nhận. Tác phong, lề lối làm việc và chất lượng

chuyên môn của cán bộ, công chức có nhiều chuyển biến tích cực; kỷ cương,

kỷ luật được tăng cường, nội bộ đoàn kết, đồng thuận, thống nhất cao trong

thực hiện công việc. Mặc dù vậy, có quy chế ban hành nhưng nhiều khi cán

bộ nhân viên không tực hiện chấp hành đúng quy định, như việc đeo thẻ mà

đặc biệt là chuyên viên quản trị mạng thường xuyên mắc phải lỗi này và đã bị

nhắc nhở. Hay vấn đề đi sớm về muộn còn xảy ra đối với nhân viên văn thư vì

lý do là con nhỏ, nhà xa, do đó, nhiều khi cán bộ khác sang lấy dấu hay gửi

văn bản để trình ký thì lại là nhân viên khác thực hiện thay công việc. Đây là

những lỗi tưởng đơn giản nhưng đã gây cản trở lớn trong quá trình thực hiện

công việc.

2.2.4 Tổ chức công tác văn thƣ lƣu trữ

2.2.4.1 Trong công tác văn thƣ:

Công tác văn thư lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với

mục đích nâng cao hiệu quả chất lượng công tác trong quá trình giải quyết

công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện- là cơ quan quản lý Nhà

nước ở dịa phương. Công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng đang rất được quan

40

tâm, chỉ đạo giám sát, đôn đốc của lãnh đạo văn phòng để công tác này ngày

một đi vào nề nếp, đúng quy trình. Do vậy công tác này có vai trò đặc biệt

quan trọng đối với văn phòng cơ quan. Công tác văn thư tại văn phòng huyện

Mỹ Lộc được tuân thủ thực hiện theo nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày

08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110

/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết

định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Nam Định ban

hành quy định về công tác Văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 06/QĐ-

VP ngày 14 tháng 09 năm 2016 về việc Ban hành quy chế công tác Văn thư,

lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc.

a,Soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật

Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân ngày 03/12/2004. Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì

tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND huyện

giao cho cán bộ Văn phòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên

môn khác soạn thảo.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng, việc rà soát văn

bản trước khi ban hành thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ, 100% văn bản đến được văn phòng tiếp nhận và

phát hành đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng. Việc soạn thảo văn bản ở Văn

phòng UBND huyện cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc đảm

bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo

tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Nhìn chung trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn

phòng UBND huyện Mỹ Lộc cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm

vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy

định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là

41

phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý.

Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà

nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan

trọng cho các hoạt động cụ thể của văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng là bộ

phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho UBND và Thường

trực UBND xã, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành

chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện thường soạn

thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), báo cáo, thông báo,

chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng

nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,

giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà

cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn

thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra

các quyết định hành chính.

Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm

Trong quá trình kiểm tra soạn thảo và ban hành văn bản, phát hiện 06

văn bản sai xót trình tự thủ tục, thể thức kỹ thuật trình bày. Các văn bản hầu

hết đều được văn phòng kiểm tra trước khi trình thông qua, ký ban hành, đạt

92%. Tất cả văn bản sau khi ban hành đã được đăng Công báo, công bố trên trang thông tin điện tử, đạt 100%10. Công văn chuyển đúng đến địa chỉ trong

ngày, không để xảy ra tồn đọng, thất lạc công văn;

Trong quá trình thực hiện công tác này, việc rà soát, kiểm tra văn bản

phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong

việc soạn thảo văn bản. Một số văn bản sai thể thức như trong tờ trình số

165/TTr-UBND ngày 25/12/2017 thì ô địa điểm ngày tháng năm ban hành

văn bản đặt lệch so với quy định. Theo quy định, ô này được đặt ngang bằng

10 Báo cáo số 42/BC-VP về kiểm điểm kết quả công tác năm 2017 và phương hướng nhiệm vụ năm 2018 của văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ lộc ngày 27/12/2017

42

với ô số, kí hiệu văn bản (phụ lục 03). Hay một số lỗi vẫn xảy ra trong quá

trình soạn thảo: thời gian từ năm 2016 đến nay Văn phòng đã soạn thảo

được trên 1000 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này

đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những

nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành. Do đó đặt ra

một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác

định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không

trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành

văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa

số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành

để giải quyết.

b,Quản lý v n ản

Văn phòng UBND huyện là bộ phận giúp UBND huyện quản lý về

hành chính nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ

quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ; văn

bản của UBND tỉnh, các sở ngành cấp tỉnh; văn bản của UBND huyện, các

phòng ban cấp huyện) và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư

từ của người dân. Tại văn phòng UBND huyện thì công tác tổ chức quản lý

văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được

thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật. Để quản lý tập

trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, đến cơ quan

đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn

bản chuyển giao qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển

giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.

Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm

11 Qua khảo sát thực tế tại phòng văn thư- Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc.

43

2016 và năm 2017, văn phòng đã tiếp nhận, xử lý và soạn thảo và phát hành số lượng lớn văn bản thông qua bảng số liệu sau11.

Lo i văn bản S lƣ ng văn bản nă 2016 S lƣ ng văn bản nă 2017

Công văn UBND 713 745

Tờ trình UBND 170 205

Báo cáo của UBND 185 267

Quyết định 3685 4021

Giấy mời 252 345

Giấy phép thi công và xây dựng 594 703

Văn bản HĐND 152 160

Văn bản Văn phòng 52 65

Nghị quyết và QĐ của HĐND 29 35

Sao y- Sao lục 2047 3110

Chỉ thị 08 12

Chương trình 12 19

Thông báo 282 355

Kế hoạch 88 102

8269 10.144 Tổng cộng

 Quản lý văn bản đến:

Nguyên tắc chung về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng:

- Văn bản đến dù dưới hình thức nào đều phải tập trung tại phòng văn

thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận.

- Tất cả các văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ: Đăng ký theo

phương pháp truyền thống (bằng sổ)

Văn bản đến Công ty được đăng ký theo từng năm và được đánh số 01

cho văn bản đầu tiên trong năm tính từ ngày 01 tháng 01 và số cuối cùng nhận

được vào ngày 31 tháng 12 của năm.

Về việc lập sổ: tất cả các văn bản đến được đăng ký vào một sổ đăng ký

văn bản đến và được chia thành các phần khác nhau để thuận tiện cho việc tìm

44

kiếm văn bản. Cách chia này thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu văn bản khi cần.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến phải trình chánh văn phòng trước khi giao cho các đơn

vị, cá nhân giải quyết.

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác và bí

mật.

- Phải theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.

Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan (do bưu điện, liên lạc cơ quan

khác chuyển đến, do cán bộ trực tiếp nhận được ở các cơ quan khác hay đi

họp đem về) đều do bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng tiếp nhận và quản

lý thống nhất.

Trung bình mỗi năm văn phòng tiếp nhận trên 1000 văn bản đến. Các

văn bản này chủ yếu đến từ Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở,ban ngành, đơn thư

của công dân, đơn vị sự nghiệp,

Vì vậy, đối với văn bản được gửi đến văn phòng UBND Mỹ Lộc, bộ

phận văn thư cơ quan thực hiện tương đối chính xác quy trình từ khi tiếp nhận

45

cho tới khâu chuyển giao văn bản đến.

Qu trình quản lý iải qu ết v n ản ến:

Trách nhiệ Trình tự thực hiện Tài liệu, biểu ẫu liên quan

Cán bộ văn thư

Tiếp nhận văn bản đến từ bưu điện hoặc gửi trực tiếp

Cán bộ văn thư Phân loại văn bản đến

Cán bộ văn thư Bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thư Phần mềm quản lý văn bản hoặc sổ công văn đến

Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản

Văn phòng – Tổng hợp Trình Chánh văn phòng

Chánh văn phòng Giao việc cho Phó chánh văn phòng phê duyệt văn bản

Cán bộ văn thư

Nhân văn bản, giao cho các đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng

Cán bộ văn thư Chuyển văn bản Sổ chuyển giao văn bản đến các phòng chuyên môn

46

Lưu hồ sơ Cán bộ văn thư Phòng chuyên môn

Tiếp nhận công văn đến: Quá trình này do cán bộ văn thư thực hiện

theo quy định. Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu

điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp

bằng Fax.

Đăng ký công văn đến: Sau khi kiểm tra, bóc bì, phân loại, cán bộ văn

thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký

công văn đến đối với các văn bản phải vào sổ đăng ký công văn đến. Tuy

nhiên, trong quá trình vào sổ công văn, thông tin văn bản viết tắt quá nhiều và

ghi không đầy đủ thông tin của văn bản đến, đi (phụ lục 04)

Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ Văn thư photo lưu

lại 1 bản, bản gốc trình ngay cho chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng

để nắm bắt nội dung, xin ý kiến chỉ đạo.

Chánh văn phòng duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên

môn hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền. Văn thư thông báo cán bộ đầu

mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký công

văn đến.

Nhìn chung số lượng văn bản đến văn phòng tương đối nhiều, cho nên

văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản đến, có ngày, tháng, năm

văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ .

Sau hai năm cán bộ Văn thư – Lưu trữ đưa vào kho lưu trữ hồ sơ của UBND

huyện.

 Quản lý văn bản đi:

Vai trò quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản được chuyển phát đi đảm

bảo đúng nội dung, thể thức văn bản. Văn bản đi là phương tiện truyền đạt

một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết. Quản lý tốt văn bản đi giúp

văn phòng nắm bắt được kết quả của việc ban hành văn bản đó.

47

Theo thống kê năm 2016, văn thư tiếp nhận 1322 văn bản đi trong đó

quyết định là 449 văn bản, 234 văn bản thuộc nhóm tờ trình, văn bản thuộc nhóm văn phòng là 168 văn bản, còn lại là các văn bản khác12. Do đó, công

tác quản lý văn bản đi thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng.

Đối với tất cả các văn bản của cơ quan đều phải thông qua văn phòng

và được gửi đi đều phải đăng ký như sau: Đăng ký theo phương pháp truyền

thống (bằng sổ)

Để thuận tiện cho việc đăng ký và tra tìm thông tin, văn phòng đã phân

chia làm hai loại sổ:

+ Sổ đăng ký Quyết định;

+ Sổ đăng ký tổng hợp gồm Thông báo, tờ trình, công văn, biên bản,

Văn bản sẽ được đăng ký vào sổ văn bản đi theo mẫu quy định hiện hành

Tùy vào khối lượng văn bản mà có thể ghép sổ đăng ký để thuận tiện

cho việc quản lý văn bản một cách dễ dàng nhất.

Khi đăng ký văn bản đi, văn thư phải đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác

những nội dung có trong các mục của sổ đăng ký, gồm các mục: ngày, tháng

công văn; số, ký hiệu; trích yếu nội dung; người ký; nơi nhận; số lượng bản.

Sổ đăng ký văn bản phải được ghi sạch, chữ dễ đọc và chỉ được viết tắt những

12 Phòng Văn thư- Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc

48

từ được quy định trước đó.

Qu trình quản lý iải qu ết v n ản i.

Bước công việc Biểu mẫu Trách nhiệm

- Thông tư Các đơn vị, cá nhân 01/2011/TT-BNV soạn thảo Các đơn vị, cá nhân - QĐ 1131/2008/QĐ-

TTCP

Trưởng bộ phận, Kiểm tra thể thức VB Lãnh đạo VP ký

nháy

Chánh văn phòng, Duyệt Phó Chánh văn

phòng

Vào sổ, Scan, Photo,

Đóng dấu, phát hành Phần mềm QL hoặc sổ Văn thư VB công văn đi

Theo dõi và lưu hồ sơ Văn Thư

Có thể thấy nghiệp vụ quản lý văn bản đi đảm bảo tính thống nhất và

khoa học, đúng quy trình. Công văn gửi đi đôi khi chưa đảm bảo được thời

gian,cụ thể là bị chậm đã có trường hợp gửi giấy mời họp đến các xã do văn

thư quên khồng gửi cho đến khi lãnh đạo nhắc đến vẫn đề đó mới nhớ và cấp

tốc gửi, dẫn đến tình trạng các xã chưa chuẩn bị tài liệu báo cáo họp kịp

thời.Hay, một số cơ quan thực hiện chỉ đạo của UBND huyện còn chậm, ảnh

49

hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.

c,Việc sử dụn và quản lý con ấu:

Cơ quan có các loại con dấu: Dấu HĐND, dấu UBND, dấu Văn phòng,

dấu chức danh: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, Phó Chánh văn

phòng, dấu của chi bộ, dấu công đoàn.

Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhân viên văn thư thực hiện theo

Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác

văn thư. Kết quả thực hiện Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng

quyền hạn và trách nhiệm của mình.

* Quản lý con dấu: Qua khảo sát, tác giả nhận thấy công tác quản lý con dấu

của cơ quan được thực hiện tốt:

- Con dấu được Văn thư giữ, được bảo quản trong hộp cẩn thận và

được lau chùi thường xuyên. Dấu sau khi đóng xong sẽ được Văn thư niêm

phong lại đưa vào tủ và khóa cẩn thận, được bảo quản tốt trong giờ làm việc

cũng như ngoài giờ làm việc.

- Không giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa được phép bằng

văn bản của người có thẩm quyền.

- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có

trách nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất phải tiến

hành lập biên bản, báo cáo lãnh đạo văn phòng và báo ngay cho cơ quan công

an nơi gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu,

đồng thời thông báo hủy bỏ ngay con dấu bị mất.

- Khi cơ quan có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu

cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới với cơ quan có thẩm quyền.

* Sử dụng con dấu:

- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của HĐND,

UBND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện.

- Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký

50

của người có thẩm quyền. Những phụ lục, biểu kèm theo thì phải đóng dấu

giáp lai.

- Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực

dấu quy định.

- Dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Cán bộ văn thư luôn giữ gìn con dấu sạch sẽ, cất giữ cẩn thận. Khi hết

giờ con dấu được cất vào tủ có khóa cẩn thận, chắc chắn.

- Không được đóng dấu trong các trường hợp: Đóng dấu và giấy không

có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng

dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Xét về vấn đề sử dụng con dấu sao cho đúng kỹ thuật thì việc đóng dấu

văn bản tại đây vẫn mắc lỗi không chính xác. Theo căn cứ pháp lý đóng dấu

1/3 chữ ký nhưng so với thực tiễn, cán bộ văn thư tại văn phòng UBND

huyện Mỹ Lộc một số văn bản đóng dấu không chính xác, đóng 2/3 chữ ký

(phụ lục 05).

d,Lập hồ sơ và i o n p hồ sơ vào lưu trữ cơ qu n

 Lập hồ sơ: là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá

trình

theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo

những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Lập hồ sơ tốt sẽ gíup cho cơ

quan quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức; tạo thuận lợi cho tra tìm văn bản; đảm bảo thông tin bí

mật của văn bản; giúp cho cán bộ chuyên môn quản lý và theo dõi công việc

mà mình được giao; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan.

Trên thực tế Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc gồm các hồ

sơ:

* Hồ sơ văn bản đến:

- Hồ sơ văn bản đến HĐND trong năm.

51

- Hồ sơ văn bản đến UBND trong năm.

- Hồ sơ văn bản đến Văn phòng HĐND và UBND trong năm.

* Hồ sơ văn bản đi:

- HĐND: mở sổ chung (do số lượng ít).

- UBND:

+ Sổ Quyết định

+ Sổ Báo cáo, tờ trình, công văn, Kế hoạch, Thông báo, Giấy mới,

được mở chung sổ (sỏ tổng hợp)

Hình thức tổ chức lập hồ sơ: Văn phòng tiến hành mở hồ sơ căn cứ vào

danh mục hồ sơ.

 Tình hình lập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ sẽ được lập theo từng hồ sơ riêng. Thu thập đầy đủ văn bản, giấy

tờ vào bìa hồ sơ. Sắp xếp theo trình tự từ số bé đến lớn. Đến ngày 31/12 hàng

năm sau khi công việc kết thúc sẽ kiểm tra văn bản, xem xét, bổ sung văn bản

còn thiếu, loại ra văn bản trùng, bản nháp sau đó đưa lên kho để lưu trữ.

Hiện tại chưa tiến hành thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu về kho Lưu trữ huyện. Kho Lưu trữ Huyện có tài liệu của

HĐND và UBND huyện.

2.2.4.2 Trong công tác lưu trữ

Về công tác lưu trữ tài liệu, Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ

Lộc đã thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của UBND huyện theo

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Nghị định Chính phủ Quy định chi tiết thi

hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Ban hành ngày 08/4/2006.

a,Thu thập và bổ sung tài liệu.

Mỗi năm văn thư đều tổng kết số lượng văn bản, tài liệu hình thành

trong hoạt động của cơ quan. Văn thư yêu cầu các phòng ban, đơn vị tổng hợp

các văn bản và nộp lưu về văn phòng. Sau đó cán bộ văn thư làm công tác

kiểm tra và rà soát lại toàn bộ văn bản theo sổ đăng ký văn bản đi – đến,

52

trường hợp thiếu văn bản cán bộ văn thư yêu cầu các phòng ban, đơn vị hoàn

thiện, bổ xung để kịp tiến độ nộp lưu. Đảm bào cho việc khai thác và sử dụng

tài liệu.

b,Phân loại tài liệu.

Văn bản, tài liệu được cán bộ văn thư phân loại như Quyết định, Hợp

đồng, công văn đi – đến gồm (Tờ trình, Công văn, Biên bản .).

Văn thư văn phòng sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc số bé đến lớn, từ

ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu văn phòng được

xếp thẳng đứng do đó thuận tiện cho việc lấy ra, tiện cho việc tra cứu

c,Xác định giá trị tài liệu và Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là định ra thời hạn bảo quản của tài

liệu trong các kho lưu trữ, góp phần tối ưu hóa phông lưu trữ cơ quan. Xác

định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác

định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh

những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu

trữ. Đồng thời cũng cần có cở sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ

những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết

về nhân lực và kinh tế.

Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn

được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Góp

phân nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, tiết kiệm

kho tài liệu, trang thiết bị bảo quản.

Ba năm một lần văn phòng tiến hành việc tổ chức tiêu hủy tài liêu: Cán

bộ văn thư thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu để phân loại ra tài liêu

còn giá trị bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau khi đã phân loại tài

liệu cán bộ văn thư xin ý kiến của Chánh văn phòng và được sự đồng ý của

Chánh văn phòng và có hai người làm chứng thì cán bộ văn thư tiến hành tổ

chức tiêu hủy tài liệu và phải có biên bản tiêu hủy tài liệu sau hoàn thành

53

công việc. Tuy nhiên, trong thực tế, kho lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ

Lộc có diện tích kho lưu trữ nhỏ, trong khi đó, tài liệu hết giá trị hay tài liệu

trùng lặp chưa hủy theo thời gian quy định, vẫn để trong kho 1 góc lộn xộn

(phụ lục 06)

d,Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu.

Tất cả các tài liệu lưu trữ đều được đưa vào cặp ba dây và hộp đựng tài

liệu để xếp lên giá tủ. Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn thường xuyên làm các

nghiệp vụ để bảo quản tài liệu như: tiến hành các biện pháp chống mối mọt,

vệ sinh phòng..Nhằm hạn chế các nguyên nhân gây hại cho tài liệu. Các tài

liệu được bảo quản tại các phòng an toàn do được trang bị đầy đủ Các hộp,

giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất, Thiết bị phòng chống cháy, Dụng

cụ làm vệ sinh tài liệu, điều hòa. Tuy nhiên vẫn chưa có các thiết bị cần thiết

chống mọt, ẩm mốc như: Máy hút bụi, quạt thông gió..gây ảnh hưởng tới tuổi

thọ và sự an toàn thông tin của tài liệu.

Tại kho lưu trữ việc phân loại tài liệu tại tài liệu theo cơ quan ban hành

văn bản, theo ngày tháng năm ban hành văn bản và theo số kí hiệu của văn

bản. Tất cả các văn bản được chỉnh lý, sắp xếp để trong bìa cứng, đưa vào hộp

lưu trữ . Sau hai năm cán bộ Văn thư Lưu trữ đưa vào kho lưu trữ hồ sơ của

UBND huyện với diện tích 24 mét vuông tại vị trí góc khuất tầng 4. Không để

xảy ra trường hợp mất mát hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản. Bố trí

kho lưu trữ tài liệu gồm: 04 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn

của các phòng ban, 2 bàn để tài liệu và chỉ có người có nhiệm vụ mới được

vào. (Phụ lục 07)

e,Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu:

Khi các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong cơ quan có nhu cầu nghiên

cứu sử dụng văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công việc thì văn thư tra

tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc

trong tình trạng hư hỏng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp

bản sao.

54

Nhìn chung, quản lý công tác văn thư, tài liệu lưu trữ tại văn phòng đáp

ứng được cho UBND huyện theo luồng việc đạt yêu cầu đề ra. Ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác văn thư, thực hiện quét và lưu văn bản đến,

việc gửi/ nhận các văn bản qua mạng được thực hiện. Các tác nghiệp về văn

thư, lưu trữ, sản xuất văn bản đều đảm bảo an toàn, bảo mật theo quy định

hiện hành như việc đặt mật khẩu cho máy tính tại, mật khẩu file,... Bên cạnh

chuyên môn, văn phòng cũng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho

công tác văn thư khá đầy đủ, đó là 02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy fax và

01 máy phôtôcopy để phục vụ tốt công việc. Nhưng đòi hỏi thay mới máy

photo bởi thường xuyên phải sửa chữa nên gây cản trở trong công việc.

2.2.5 Tổ chức công tác thông tin

Hàng ngày tại văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc có rất nhiều thông tin

khác nhau và mỗi loại có biểu hiện riêng, đều mang đặc thù riêng và yêu cầu

riêng.

Trong quá trình tổ chức công tác này, việc thu nhận được nhiều thông

tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra,

xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân

tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác

của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến

tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.

Ở văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, thông tin được phân loại theo từng

lĩnh vực hoạt động. Ví dụ như thông tin có nội dung về nông nghiệp; thông

tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; thông tin có nội dung về quân

sự; thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền. Hình thức thể hiện

thông tin là thông tin văn bản, thông tin tài liệu hình ảnh, thông tin điện tử.

Tổ chức thu thập thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo: Những thông

tin có giá trị, phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, chuyên viên không chỉ dựa vào

nguồn tin có giá trị pháp lý cao như văn bản mà còn thu thập khai thác nguồn

55

tin khác như sách, báo, internet, Quá trình thu thập, xử lý thông tin không

chỉ mang tính thời vụ mà đây còn là nhiệm vụ thường xuyên. Các quyết định

quản lý của lãnh đạo có thể thông qua văn phòng để truyền đạt tới các đơn vị

và ngược lại, ý kiến các đơn vị được thông qua văn phòng và văn phòng sàng

lọc thông tin trưng ý kiến lên cấp trên. Ví dụ như chương trình công tác, báo

cáo định kỳ, đột xuất của các phòng ban đơn vị phải được văn phòng nghiên

cứu, tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn

diện. Hoặc, văn phòng soạn thảo ý kiến lãnh đạo để phổ biến tới các đơn vị

liên quan nhằm triển khai công việc.

Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ : soạn thảo các văn bản quản lý

nhà nước, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tư vấn, cho lãnh đạo,sắp xếp lịch công tác

cho lãnh đạo nhưng chức năng quan trọng là nhận thông tin từ ngoài vào,

xử lý thông tin sơ bộ,và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo

gửi tới các cá nhân, tổ chức, đơn vị, có liên quan. Để thực hiện được điều đó,

văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin quản lý : cán bộ, nhân viên văn

phòng, hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, các phần mềm

hoạt động và các cơ sở dữ liệu của nội bộ cơ quan. Cụ thể là khi văn phòng

nhận được công văn đề nghị yêu cầu của một xã trong huyện, khi công văn

được chuyển tới thì có nhân viên nhận và văn phòng đọc, kiểm tra nội dung

của văn bản, xác định những văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trong

kho dữ liệu và lên lịch để trình lãnh đạo xem xét. Sau khi lãnh đạo xem xét và

có ý kiến trả lời văn phòng thì tiến hành soạn thảo công văn trình lãnh đạo ký,

văn thư đóng dấu, sau đó lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu. Quá

trình này có thể do một cán bộ văn phòng thực hiện.

Tất cả các thông tin tiếp nhận được (nội bộ và ngoại bộ) đều được văn

phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Việc tổ

chức thông tin: Bộ phận chuyên viên tổng hợp do chánh văn phòng phụ trách

phối hợp phòng văn thư và các phòng ban khác để thu thập thông tin có tính

56

định hướng, tổ chức xử lý thông tin cho đối tượng cần thiết. Chánh văn phòng

phụ trách chung, báo cáo trực tiếp, đề xuất lãnh đạo UBND huyện. Thực hiện

nghiệp vụ này, văn phòng phối hợp các phòng ban liên quan trong và ngoài

UBND. Ngoài ra, văn phòng luôn có trách nhiệm cung cấp thông tin cho toàn

cơ quan, đoàn thể nhân dân bằng cách thông qua trang thông tin điện tử huyện

với địa chỉ http://myloc.namdinh.gov.vn/ do bộ phận quản trị mạng phụ trách.

Nhìn chung, việc tổ chức công tác thông tin tại đây tương đối khoa học

và đảm bảo. Mặc dù vậy, việc thất thoát thông tin còn xảy ra nên cần được

chú ý hơn nữa trong quá trình thực hiện công tác.

2.2.6 Công tác hậu cần

Công tác quản trị, hậu cần là một trong những chức năng quan trọng

của văn phòng huyện, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh

đạo điều hành của UBND huyện và hình ảnh, thương hiệu của địa phương

trong hoạt động đối ngoại của UBND huyện. Do đó, văn phòng huyện Mỹ

Lộc đã làm tốt công tác hậu cần qua các mặt như:

Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức,

nghi lễ theo quy định trong các phiên họp UBND huyện; các buổi họp giao

ban, làm việc, tiếp khách của các đồng chí Thường trực cấp uỷ như loa, đài,

ánh sáng, nước uống, hoa trang trí, cờ,

Bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại, phục vụ làm việc của các lãnh

đạo UBND huyện. Tổ lái xe luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, phục vụ lãnh

đạo UBND huyện đi công tác đúng giờ, an toàn. Quản lý xe theo đúng quy

định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối

khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao. Có trách nhiệm lập kế

hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tô đảm bảo sử dụng tiết kiệm,

có hiệu quả. Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu. Tham

mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác lớn khi có yêu

cầu.

57

Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm

phục vụ làm việc của cán bộ, công chức cơ quan.

Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ của khách đến làm việc với UBND

huyện theo quy định; tiếp nhận, quản lý những quà tặng do các tổ chức, cá

nhân gửi tặng (nếu có); chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho các cá nhân, tổ chức.

Cụ thể là nhân dịp tết đến, bộ phận hậu cần chuẩn bị quà, hoa tặng lãnh đạo

cấp trên, các phòng ban đơn vị chuyên môn và các cá nhân, tổ chứ theo yêu

cầu lãnh đạo

Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thực hành tiết

kiệm, chống lãng phí trong cơ quan. Qua thực tế khảo sát, văn phòng tổ chức

thực hiện tiết kiệm tối thiểu 12% kinh phí chi hội nghị, hội thảo, tọa đàm, họp, chi tiếp khách13.

Quản lý toàn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương

tiện đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động

tăng, giảm, sửa chữa thanh lý tài sản.

Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các

ngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm như treo cờ, khẩu hiệu, mua quất đặt

tại sảnh UBND huyện.

Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở

cơ quan: thực hiện công tác vệ sinh và điều kiện làm việc ở các phòng làm

việc lãnh đạo cơ quan; các phòng họp, phòng tiếp khách và nhà khách; kiểm

tra, giám sát công việc của lao động hợp đồng làm vệ sinh hàng ngày tại

khuôn viên trụ sở cơ quan và công tác vệ sinh của các đơn vị trực thuộc Văn

phòng.

Bảo đảm an ninh, an toàn tuyệt đối khu vực trụ sở cơ quan bằng việc ký

hợp đồng với công ty vệ sỹ chuyên nghiệp để làm công tác bảo vệ tại cơ quan

13 Báo cáo hoạt động công tác văn phòng năm 2017 và phương hướng hoạt động công tác năm 2018 của văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc ngày 16/12/2017

58

một cách quy củ. Bộ phận bảo vệ luôn túc trực 24/24, đặc biệt là dịp tết.

Qua quá trình khảo sát, cho thấy công tác hậu cần tại đây vẫn chưa đạt

thực hiện hiệu quả tối ưu. Trong cuộc họp kiểm điểm công tác tháng 01 và

triển khai nhiệm vụ tháng 02 năm 2018, của UBND huyện, bộ phận hậu cần

chuẩn bị thiếu nước uống, tuy nhiên đã phát hiện kịp thời và xử lý ngay. Hay

khi lãnh đạo đi họp nơi khác, xe bị chục chắc, hỏng giữa đường do đội xe

không kiểm tra xe trước khi đi. Đây chỉ là một trong số các vấn đề cơ bản mà

đòi hỏi công tác hậu cần của văn phòng cần chú ý và chấn chỉnh để nâng cao

chất lượng hiệu quả công việc.

2.2.7 Giao quyền, ủy quyền

Vấn đề giao quyền ủy quyền của văn phòng huyện được thực hiện theo

các nguyên tắc sau: đúng quy định của pháp luật; phạm vi được ủy quyền, nội

dung ủy quyền, thời gian được ủy quyền phải được xác định rõ;người được ủy

quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba; người được ủy quyền chịu

trách nhiệm trước pháp luật và trước người ủy quyền về những quyết định của

mình có liên quan đến phạm vi, nội dung và thời gian được ủy quyền. Từ đó,

khuyến khích cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc tích cực, nhất là trong

những việc đột xuất, ngoại lệ. Đồng thời khắc phục, hạn chế tâm lý chờ đợi, ỷ

lại, thiếu tự tin vào bản thân của người được ủy quyền. Mặt khác, người ủy

quyền mà cụ thể là chánh văn phòng có điều kiện giải phóng bớt công việc

cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng có tính vĩ mô, định

hướng cho toàn bộ hoạt động của văn phòng.

Tuy nhiên, khi Chánh văn phòng đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó Chánh

văn phòng quyết định vấn đề cấp thiết nếu không thì phải chờ Chánh văn

phòng về giải quyết. Vì thế, vô tình gây ra tình trạng công việc bị trì trệ.

2.2.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận

Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận được văn phòng quy định

rõ trách nhiệm và sự hợp tác giữa các bộ phận. Văn phòng UBND huyện Mỹ

59

Lộc có sự phân công, phối hợp giữa các bộ phận thống nhất và bổ trợ công

việc cho nhau tạo ra quy trình tổng thể, đem đến hiệu quả công việc cao.

Trong văn phòng UBND cấp huyện đều có các bộ phận thực hiện các nhiệm

vụ khác nhau như bộ phận tổng hợp, hành chính văn thư, bộ phận quản trị, bộ

phận bảo vệ, tạp vụ, lái xe,..nhưng tất cả các bộ phận đó đều liên kết với nhau,

phối hợp thực hiện công việc chung trong văn phòng, đáp ứng hoạt động phục

vụ công việc cho UBND. Ví dụ trong việc tổ chức hội họp, cán bộ tổng hợp

xây dựng kế hoạch, nhân viên văn thư chuẩn bị tài liệu liên quan, chánh văn

phòng dự thảo. Lãnh đạo Ủy ban ký duyệt, văn thư đóng dấu và thông báo

đến các bộ phận có trong thành phần tham dự họp. Công tác này khá là hiệu

quả bởi không chỉ giúp văn phòng thực hiện hiệu quả công việc mà còn tạo sự

đoàn kết giữa các bộ phận nên mọi người trong các bộ phận đều hòa đồng vui

vẻ.

2.2.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng

Văn phòng đề cao công tác kiểm tra giám sát hoạt động thực hiện công

việc. Lãnh đạo văn phòng không ngừng thi hành các biện pháp kiểm tra, giám

sát, kiểm soát nhân viên cấp dưới, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001:20015 động viên sự sáng tạo của họ để hoàn thành tốt

nhiệm vụ. Thực hiện kiểm tra đột xuất, không báo trước; chủ động phát hiện,

ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi vi phạm của cán bộ, công nhân viên; giám

sát việc kê khai tài sản đối với cán bộ theo định kỳ 1 năm/ 1lần. Kiểm tra,

giám sát, đôn đốc việc chấp hành hệ thống quy chế, nội quy và hoạt động này

được văn phòng thực hiện nghiêm túc theo đúng quan điểm: “Thực hiện ồng

b giữ côn tác kiểm tr và côn tác iám sát ; “ iám sát phải mở r n

“kiểm tra phải có trọn tâm trọn iểm để chủ động phòng ngừa xảy ra

khuyết điểm, vi phạm ngay tại cơ quan, ở trong từng bộ phận . Có thể nói, văn

phòng UBND huyện Mỹ lộc luôn coi trọng kiểm tra, giám sát công tác cán

bộ; việc sinh hoạt, việc phân tích chất lượng từng cán bộ, nhận xét, đánh giá

60

cán bộ, công chức hằng để bảo đảm thực chất.

Tuy nhiên, còn không ít khuyết điểm, yếu kém trong thực hiện công tác

kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng. Công tác quản lý, đôn đốc, kiểm tra,

giám sát, giáo dục, rèn luyện đội ngũ cán bộ, bị buông lỏng hoặc chưa được

coi trọng đúng mức, do đó “bệnh thành tích” còn khá phổ biến. Nổi cộm là

vấn đề chia bè phái, chia nhóm ẩn bên trong mà lãnh đạo văn phòng chưa

phát hiện được khi phát hiện thì việc đấu tranh phê bình, tự phê bình, kiểm

tra, xác định trách nhiệm của tập thể, cá nhân không rõ ràng, đầy đủ, đồng bộ,

thống nhất. Do đó, đòi hỏi phải có việc kiểm tra giám sát phải sát sao hơn,

đồng thời lãnh đạo cần để ý quan tâm hơn nữa tới cán bộ, nhân viên.

2.2.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất

Công tác tổ chức quản lý trang thiết bị và cơ sở vật chất được văn

phòng huyện thực hiện thông qua việc xây dựng các phương án bảo vệ, quản

lý. Định kỳ báo cáo công tác quản lý tài sản trang thiết bị, cơ sở vật chất. Tổ

chức kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, cơ sở vật chất định kỳ ngày, tuần, tháng,

quý, năm đảm bảo chúng luôn trong trạng thái tốt, ổn định. Tham gia xây

dựng sửa đổi các quy trình, quy định về công tác này.

Cơ sở vật chất văn phòng HĐND-UBND Mỹ Lộc được bố trí làm việc

tại tầng 1 và tầng 4 là kho lưu trữ trong dãy nhà A1 với địa điểm thông thoáng

của tòa nhà 4 tầng, diện tích rộng có cả khuôn viên, chỗ để xe. Để tạo thuận

lợi cho các cán bộ thực hiện và giải quyết công việc, văn phòng được trang bị

đầy đủ phương tiện cần thiết như điều hòa, ghế xoay và cá trang thiết bị khác

phục vụ cho công việc của cán bộ và công chức của phòng. Văn phòng sử

dụng chủ yếu các phần mềm như phần mềm quản lý văn bản đến, đi, trang

thông tin điện tử, hệ thống thư điện tử. Tất cả được sắp đặt khoa học, dễ sử

dụng và có các phương tiện bảo quản như tủ, giá, hòm, vật che phủ, phương

tiện chống ẩm, chống mối, mọt, dụng cụ phòng chữa cháy. Tùy theo tính chất,

quy mô của thiết bị mà bố trí diện tích phòng và địa điểm thích hợp, bảo đảm

61

cho mộ cán bộ thao tác, đi lại thuận tiện và an toàn khi sử dụng.

Theo thống kê, có số liệu một số trang thiết bị văn phòng14: Máy vi tính

09 cái, Máy photocopy 01 chiếc, máy in 04 chiếc, máy scan 01, quạt trần 05

cái, ghế xoay 07 cái, tủ đựng hồ sơ hàng ngày 02 chiếc, tủ đựng văn phòng

phầm 01 chiếc.

Tuy nhiên, văn phòng Mỹ Lộc vẫn tồn đọng một số hạn chế cho việc

thực hiện quản lý công tác này. Hầu như, tất cả máy móc như máy photo, máy

in, scan, máy tính, văn phòng phẩm, giá tủ để tài liệu,giấy tờ, phục vụ nhu

cầu thực hiện công việc của văn phòng đều đặt tại phòng văn thư. Trong khi

đó, phòng văn thư huyện Mỹ Lộc khá chật chội nên càng trở nên chật hẹp

hơn. Mặt khác, phòng văn thư là đầu mối các văn bản trong và ngoài UBND,

việc nhiều người qua lại, photo in ấn, gửi nhận, chuyển văn bản càng trở nên

ngột ngạt, ách tắc. Nhìn chung, cách sắp xếp trang thiết bị văn phòng gây ảnh

hưởng đến công tác quản lý chúng hiệu quả tối ưu. Văn phòng không có

phòng đảm bảo diện tích rộng cho việc sắp xếp và bảo quản thiết bị. Chất

lượng thiết bị còn thấp như máy photocopy đã xuống cấp, sửa lại rất nhiều

lần. Nội quy còn chung chung chưa cụ thể cho việc bảo quản, tu sửa và sử

dụng thiết bị của cán bộ phụ trách thiết bị và các cán bộ cơ quan.

2.2.11 Tổ chức hội họp

H i ngh : Ở HĐND và UBND huyện thường có các hội nghị:

- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác

một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND huyện, hội nghị chuyên đề.

Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa

nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung.

Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các

cuộc họp thông thường khác.

Cu c họp: Ở cơ quan UBND huyện thường có các cuộc họp: Phiên

62

họp UBND; họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; cuộc họp của Chủ 14 Biên bản kiểm kê số liệu vật tư văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc ngày 22/12/2017

tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện với lãnh đạo các xã; cuộc họp liên tịch

giữa UBND huyện với thường trực đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch

Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; các cuộc họp của

lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp tỉnh hoặc với các cơ quan chuyên môn của

cấp tỉnh; cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân.

Quy trình tổ chức hội họp văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc

Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn

phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và

quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng

tháng; phân công chuyên viên tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa

điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp. Kế hoạch tổ

chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho

các đối tượng được triệu tâp hoặc mời tham dự. Xây dựng kế hoạch tổ chức

cuộc họp chuẩn bị tiến hành cuộc họp, kết thúc cuộc họp. Đồng thời phối hợp

bộ phận hành chính quản trị đảm bảo công tác hậu cần như tổ chức tiếp

khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài

liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài,

điện.

Xác định thời gian tiến hành cuộc họp: Thời gian tiến hành một cuộc

họp được quy định như sau:

- Họp tham mưu, tư vấn: không quá một buổi làm việc.

- Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể

kéo dài hơn nhưng không quá hai ngày.

- Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày.

- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất

và nội dung chuyên đề.

- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy

63

theo tính chất và nội dung vấn đề. Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội

dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhưng không quá 02 ngày.

Trên văn bản quy định là như vậy, nhưng qua khảo sát thực tế, nhiều

hội nghị chưa đảm bảo về mặt thòi gian, bị kéo dài so với thời gian quy định,

gây tâm lý không thỏa mái cho những người tham dự.

Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí với tiêu chí tiết kiệm và hiệu quả

hàng tháng, căn cứ vào chương trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn

phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết kiệm,

hiệu quả, cụ thể với các mức chi được căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc15.

+ Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế

và có hóa đơn kèm theo.

+ Chi mua nước uống : 7000 đ/ngày/đại biểu.

+ Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị.

+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hưởng

lương từ ngân sách Nhà nước : 50.000 đ/ngày/đại biểu.

+ Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hưởng

lương từ ngân sách Nhà nước : 100.000 đ/ngày/đại biểu.

Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp nhờ thực hiện tốt

khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến

hành cuộc họp để cuộc họp được thành công, đạt được mục tiêu đặt ra. Tổ

chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian

tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành

cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do

đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Các công việc khi tiến

hành cuộc họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi

người đều hiểu rõ được trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tượng

64

chồng chéo công việc, hoặc một người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên 15 Quy chế chi tiêu nội bộ ngày 12 tháng 06 năm 2015 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc

các cuộc họp, hội nghị được tiến hành thuận lợi. Tuy nhiên, trong quá trình

thực hiện công tá này, vẫn mắc phải một số sai sót trong quy trình tổ chức hội

họp như tài liệu trong các cuộc họp nhiều nhưng chỉ phát cho đại biểu trước

đó vài giờ, thậm chí phát ngay khi đến hội nghị nên không đủ thời gian

nghiên cứu, đọc trước tài liệu nên các ý kiến đóng góp chưa thực sự đạt hiệu

quả cao.

2.2.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp

a,Côn tác ối n i ối ngo i

Có thể nói rằng: Văn phòng UBND huyện là trung tâm đầu mối giao

tiếp của UBND huyện thực hiện chế độ một cửa. Các chủ thể muốn liên hệ

với UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện thì phải qua bộ phận văn phòng để

đăng ký và giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn phòng sẽ trình

lãnh đạo UBND huyện xin ý kiến để giải quyết. Đây là một trong các hoạt

động đối nội đối ngoại thường xuyên của văn phòng.

Ngoài ra, hoạt động đối nội của văn phòng như thực hiện chính sách

nhằm đoàn kết, xây dựng cơ quan vững mạnh. Quan tâm đến đời sống cán bộ,

nhân viên, cụ thể là trong những năm qua, đặc biệt từ 2016 đến nay, văn

phòng làm tốt công tác thực hiện chính sách đối với cán bộ như: tại thời điểm

này, có 02 chuyên viên được tham gia học bồi dưỡng chính trị. Ngoài chế độ

tiền lương, chế độ bảo hiểm xẫ hội, hưu trí theo quy định pháp luật, lãnh đạo

văn phòng cũng có chế độ thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần càng tăng hiệu

quả làm việc, đảm bảo hoạt động thường nhật. Hoạt động đối ngoại như

Văn phòng UBND huyện đóng góp vai trò hết sức quan trọng, giúp

UBND huyện thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong

cũng như bên ngoài UBND huyện

b,Côn tác tiếp ân:

Để tạo thuận lợi cho công tác giải quyết khiếu nại tố cáo, văn phòng

65

UBND huyện Mỹ Lộc được UBND huyện giao phân công nhiệm vụ, xây

dựng lịch tiếp dân, niêm yết công khai và thông báo đến các xã. Địa điểm tiếp

công dân được bố trí thuận lợi, bảo đảm các điều kiện cần thiết. Phòng văn

thư là bộ phận tiếp công dân nên trực tất cả các ngày hành chính trong tuần

tiếp nhận xử lý kịp thời 100% các đơn thư của công dân. Các kiến nghị, phản

ánh của công dân được cán bộ tiếp công dân tổng hợp hàng ngày, hàng tuần

báo cáo UBND huyện để chỉ đạo các ngành, xã tập trung giải quyết.

Trong năm 2017, toàn huyện đã tiếp 185 lượt công dân, tăng 33% so

với năm 2016. Nội dung các kiến nghị, phản ánh của công dân tập trung vào

các vấn đề như: Đất đai, chính sách xã hội, tranh chấp dân sự... Tại các buổi

tiếp công dân, các kiến nghị, phản ánh của công dân được cán bộ tiếp dân ghi

chép, tổng hợp báo cáo đầy đủ với Thường trực Huyện ủy, UBND huyện để

chỉ đạo các ngành chức năng, các địa phương xử lý, giải quyết kịp thời...

Cùng với hoạt động tiếp dân, việc giải quyết đơn, thư khiếu nại của

công dân cũng được huyện tập trung chỉ đạo giải quyết tích cực, kịp thời.

Năm 2017, cơ quan hành chính 2 cấp của huyện đã tiếp nhận 289 đơn khiếu

nại, kiến nghị, phản ánh của công dân, tăng 73 đơn so với năm 2016; trong

đó, số đơn thuộc thẩm quyền cấp huyện giải quyết là 101 đơn; số đơn thuộc

thẩm quyền cấp xã, thị trấn giải quyết là 163 đơn; số đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội là 25 đơn16.

Thái độ tiếp công dân của cán bộ văn phòng Mỹ Lộc luôn hòa nhã, lịch

sự và hướng dẫn công dân các thủ tục một cách nhiệt tình, vui vẻ.

Công tác tiếp công dân đã đi vào nền nếp, tạo thuận lợi cho người dân,

góp phần quan trọng trong việc củng cố niềm tin, tăng cường mối quan hệ

giữa đại biểu dân cử với cử tri và giữa chính quyền với nhân dân, không

ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước ở địa phương. Đặc biệt,

những vụ việc khiếu nại tố cáo có tính chất phức tạp được giải quyết dứt

66

điểm. 16 Nguồn: Phòng Văn thư- văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc

2.3 Đánh giá chung

2.3.1 Đánh giá ưu điểm- nhược điểm

a,Ưu iểm:

Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ văn phòng huyện, giành bằng khen

của tỉnh, có nhiều thành tích khen thưởng trong công tác phòng trào thi đua.

Ngày càng thấy sự trưởng thành, lớn mạnh, là đầu tàu của UBND huyện.

Cơ cấu tổ chức, sự phân công nhiệm vụ rõ ràng thông qua bản mô tả vị

trí việc làm từng cá nhân, mỗi người phụ trách một mảng công việc nên

không bị chồng chéo, lộn xộn. Với mô hình văn thư tập trung thì toàn bộ công

đoạn, thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản đều ở một nơi chung của cơ quan

và do một văn thư đảm nhiệm nên góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực

hiện công tác văn thư, tạo sự thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ, dễ dàng

quản lý thống nhất, kiểm soát văn bản. Từ đó nâng cao công tác tổ chức điều

hành trong văn phòng.

Văn phòng chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán bộ

công nhân viên làm việc thuộc văn phòng một cách khoa học, hợp lý

Trang thiết bị đảm bảo phục vụ đủ, phòng làm việc sắp xếp khoa học,

thoáng mát, tạo không khí làm việc thoải mái, nằm trong trung tâm của

UBND huyện đảm bảo công việc hiệu quả cao.

Thu thập thông tin chính xác, nhanh chóng đảm bảo cho hoạt động

quản lý, điều hành của lãnh đạo.

Việc tổ chức xây dựng và chấp hành nội quy, quy chế cơ quan thực

hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều thực hiện theo sự chỉ đạo, điều hành của

lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực xây dựng mối quan hệ

tốt đẹp trong văn phòng và các đơn vị chuyên môn khác. Việc xây dựng nội

dung Quy chế đảm bảo tính khoa học trong điều hành hoạt động của huyện;

quy định rõ chế độ làm việc và phương pháp công tác; quy định rõ chế độ

67

sinh hoạt, trao đổi hội ý, hội họp; chương trình làm việc với cấp trên, cấp dưới

và với các ban, ngành khác, thể hiện rõ vai trò lãnh đạo của cấp ủy bằng

nguyên tắc, khắc phục cách làm việc cảm tình, tùy tiện, chạy theo sự vụ.

Công tác hậu cần luôn được đảm bảo, đặc biệt công tác tổ chức hội

họp, hội nghị nhân kỷ niệm các ngày lễ lớn luôn phát huy vai trò chủ đạo.

Công tác quản lý văn bản đáp ứng đâỳ đủ dữ liệu, trên cơ sở đó giúp

lãnh đạo văn phòng và cán bộ nắm được chính xác tình hình tiếp nhận, ban

hành, giải quyết văn bản đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản được thuận

tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan chặt

chẽ và cung cấp thông tin kịp thòi cho hoạt động quản lý.

Văn phòng chú trọng tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ,

công nhân viên trong văn phòng, đáp ứng nhu cầu công việc.

Nhà lãnh đạo có tác phong lãnh đạo, có trách nhiệm quản lý, tinh thần

phán đoán quản lý có đạo đức, lối sống trong sạch lành mạnh, luôn hòa đồng,

tích cực đóng góp cho tập thể, có năng lực và kỹ năng tốt đáp ứng để hoàn

thành công việc, luôn cẩn thận trong cách xử lý công việc, nhạy bén tiếp thu

sự đánh giá và phân công công việc từ lãnh đạo phòng. Lãnh đạo quan tâm

đến tâm tư, đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, được mọi người ủng hộ

và tôn trọng.

Cán bộ, công chức có chuyên môn về nghiệp vụ hành chính, có tư

tưởng vững vàng, an tâm công tác, đạo đức, lối sống trong sạch lành mạnh;

chấp hành nghiêm đường lối chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật

của Nhà nước. An ninh trật tự nội bộ giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu

nại, luôn đoàn kết tốt, trên dưới một lòng, quyết tâm xây dựng đơn vị vững

mạnh toàn diện, phát triển vững chắc, an toàn, hiệu quả. Đồng thời, cán bộ,

công nhân viên có tinh thần kỷ luật và ý thức cao trong công việc nên chấp

hành tốt mọi sự phân công và phát huy hết năng lực của mình. Hơn nữa cán

bộ, nhân viên văn phòng được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp yêu cầu

68

công việc nên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Hoàn thành 100%

mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong thời

đại mới.

Ngoài ra, có được sự quan tâm từ cấp ủy đảng, cấp tỉnh, chính quyền

trung ương, đặc biệt là văn phòng tỉnh đối với các mặt tổ chức và hoạt động

của văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, từng bước đi vào nền nếp, tính chuyên

môn, chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ có hiệu quả

cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.

b, hược iểm:

Bộ máy tổ chức thiếu khoa học. Vì số lượng cán bộ nhân viên còn hạn

chế nên quá trình bố trí, sắp xếp nhân sự còn hạn chế, được phân công không

đúng năng lực sở trường phải mất thời gian bắt nhịp công việc.

Tổ chức cán bộ trong văn phòng còn hiều hạn chế, không đảm bảo

nguồn cán bộ trẻ kế thừa. Công tác văn phòng chưa đảm bảo hoàn thành công

việc xuất sắc vì cách làm việc còn dập khuôn.

Công tác tổ chức điều hành hoạt động chưa có tính đổi mới, chưa đưa

ra giải pháp tối ưu, đột phá, lâu dài.

Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa triển khai đầy đủ, nghiêm túc như việc

tổ chức thực hiện quy chế, quy định đề ra, dẫn đến chất lượng, hiệu quả công

tác văn phòng hạn chế

Làm việc theo chế độ báo cáo nên xử lý công việc chưa đạt yêu cầu.

Cán bộ, nhân viên văn phòng còn mắc một số lỗi trong quá trình soạn

thảo như về thể thức, kỹ thuật trình bày hay kỹ thuật đóng dấu của văn thư

không chịu sửa vẫn còn cố chấp, bảo thủ nên vẫn còn vướng mắc trong công

việc.

Một số cán bộ, công chức năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm chưa

nhiều, còn trông chờ ỷ lại vào cấp trên.

Trong văn phòng chưa có sự phối hợp chặt chẽ các phòng ban, còn hoạt

69

động riêng lẻ, chưa có sự đồng thuận làm việc của hai thế hệ.

Công tác giám sát, kiểm tra chưa chặt chẽ, việc thực hiện các khâu

nghiệp vụ lỏng lẻo, hiệu quả không cao.

Việc chấp hành chế độ báo cáo của một số đơn vị chưa nghiêm túc ảnh

hưởng đến chất lượng công tác tham mưu của phòng.

Khối lượng công việc nhiều tạo áp lực cao nên còn xảy ra những sai sót

nhất định trong quá trình làm việc hay quên trong quá trình làm việc.

2.3.2 Hạn chế

Tổ chức bộ máy còn chưa được quan tâm kiện toàn, chức năng nhiệm

vụ của văn phòng còn chưa được hướng dẫn, quy định thống nhất; mối quan

hệ, cơ chế phối hợp, cơ chế thông tin còn thiếu khoa học, thiếu chặt chẽ, thậm

chí có phần rời rạc, chưa tạo và phát huy được đầy đủ sức mạnh tổng hợp của

công tác văn phòng.

Nhận thức của người đứng đầu cơ quan về chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của Văn phòng, vị trí, vai trò của công tác văn phòng còn chưa

đầy đủ; còn thuần túy coi văn phòng là bộ phận phục vụ, chưa quan tâm

đúng mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực hiện kế hoạch,

điều phối chung trong quản lý, chỉ đạo, điều hành của đơn vị.

Tính chuyên nghiệp trong văn phòng chưa cao; công tác đào tạo nghiệp

vụ văn phòng còn chưa được chú trọng đúng mức.

Văn phòng chưa có chế tài cứng rắn trong việc thực hiện nội quy, quy

chế đối với cán bộ, nhân viên nên vấn đề vi phạm lỗi vẫn xảy ra.

Cơ sở vật chất phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, đơn vị chưa được trang

bị đầy đủ kéo theo sự đáp ứng công việc cũng trở lên khó khăn.

Đội ngũ công chức cấp huyện vẫn còn thiếu so với chỉ tiêu được biên

chế nên phải kiêm nhiệm nhiều dẫn đến việc ảnh hưởng đến tiến độ, chất

lượng công việc.

2.3.3 Nguyên nhân

70

Lãnh đạo Văn phòng chưa thường xuyên kiểm tra hoặc kiểm tra không

nghiêm túc quy trình quản lí và giải quyết văn bản, lãnh đạo chưa có sự bố trí,

sắp xếp nhân sự một cách khoa học.

Do trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ còn đang hạn chế nên soạn

thảo, tổ chức và xử lí văn bản , tình trạng công tác nghiệp vụ chưa đạt yêu cầu

và hiệu quả chưa cao, bên cạnh đó thái độ làm việc chưa thật sự nghiêm túc.

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản chưa theo quy định của Nhà

nước mà chỉ áp dụng phần nào đó. Tuy văn bản ban hành đầy đủ đúng thời

gian công việc đề cập nhưng cán bộ chuyên môn soạn thảo chưa vận dụng hết

kĩ năng nghề nghiệp vào công việc.

Việc bố trí phòng làm việc chưa khoa học, phòng của cán bộ văn thư

quá nhỏ, điều kiện âm thanh ánh sáng không đảm bảo. Đồng thời, Cán bộ văn

thư chưa được trang bị những kiến thức hiện đại về văn thư như nâng cao

trình độ công nghệ thông tin, sử dụng phương tiện hiện đại trong công tác văn

thư.

Kinh phí đầu tư cho văn phòng còn hạn chế khiến cho việc mua sắm

trang thiết bị, nâng cao nghiệp vụ cũng như các hoạt động khác liên quan đến

công tác điều hành chưa được giải quyết. Ví dụ như phòng Văn thư có 3 cán

bộ nhưng mới chỉ có 2 máy tính như vậy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu

công việc trong thời đại công nghệ thông tin.

Tiểu kết:

Tóm lại, công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại UBND

huyện Mỹ Lộc nhìn chung đã thực hiện tốt đúng theo chức năng, nhiệm vụ

của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số khuyết điểm tồn tại, gây ảnh hường đến

chất lượng hiệu quả công việc. Do đó, đòi hỏi tất yếu là cần đưa ra giải pháp

cụ thể để phát huy hết các ưu điểm, khắc phục những nhược điểm, bất cập còn

71

tồn đọng.

HƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT N NG AO ÔNG TÁ

T CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG

3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đ o

Lãnh đạo cần phải có một “tầm nhìn” mang tính chiến lược, quán

xuyến, toàn diện, căn cơ, lâu dài, sự quyết tâm, kiên trì, sáng tạo với những

giải pháp căn bản, đột phá, thấu đáo, triệt để để giải quyết, tạo chuyển biến cơ

bản trong công tác văn phòng, trong đó đặc biệt tập trung vào một số nội dung

sau:

Xây dựng hệ thống chế tài nghiêm minh, có tính răn đe. Xây dựng,

củng cố tổ chức, bộ máy của Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo

quy định và theo hướng chuyên môn hóa. Luân chuyển công chức Văn phòng

luôn đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.

Xây dựng hoàn thiện về các quy chế, nội quy, quy định ví dụ như quy

chế quản lý, sử dụng trang thiết bị cho từng phòng, quy chế phối hợp giữa các

bộ phận

Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chặt chẽ trình tự

quản lý văn bản đi, đến và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-

BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản,

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Đảm bảo bố trí nhân lực đủ về số lượng và đáp ứng về chất lượng,

thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ.

Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực công tác của công chức làm

công tác văn phòng; định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ

công tác văn phòng cho cán bộ, nhân viên như cử cán bộ nhân viên đi học

các trường Luật Hà Nội, Đại học Nội Vụ Hà Nội để có kiến thức chuyên

sâu.Tích cực chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công chức, tạo

điều kiện an tâm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

72

Không những thế, lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho mình các kỹ

năng sau:

 Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng

 Kỹ năng quản lý nhân sự

 Kỹ năng điều hành cuộc họp

3.2 Tăng cƣờng cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Trong hoạt động văn phòng các máy móc hiện đại sử dụng ngày càng

nhiều. Giúp nhân viên văn phòng thực hiện công việc dễ dàng, nhanh chóng,

đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Với hệ thống trang thiết bị đầy đủ,

hiện đại sẽ làm giảm bớt sức lực cũng như tiết kiệm thời gian, nhân viên văn

phòng làm việc sẽ cảm thấy hứng thú, năng động, linh hoạt hơn trong công

việc.

Đổi mới cơ sở vật chất trang thiết bị để nhằm tạo hiệu quả công việc

trong toàn cơ quan. Chất lượng văn phòng UBND Mỹ Lộc cần đươc bảo đảm

và duy trì một cách bền vững. Do đó, bên cạnh trang thiết bị cho văn phòng

cần được thay mới như: máy vi tính, máy scan, máy in, máy photocop thì cần

bổ sung thêm điện thoại bàn, phần mềm tra cứu tin, phần mềm tra cứu các văn

bản quy phạm pháp luật, máy hút bụi, máy hủy tài liệu và một máy in nữa vì

hiện tại số lượng máy in còn ít và đã bị hỏng nên không đáp ứng được số lượng

văn bản, giấy tờ của cơ quan, nhất là vào những cuộc họp lớn (họp HĐND)

nhằm phục vụ công việc thuận tiện. Cùng với đó là các dụng cụ cần thiết, các

văn phòng phẩm cũng phải được trang bị đầy đủ, đặt ở chỗ thuận tiện, dễ sử

dụng.

3.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ và ứng dụng công

nghệ thông tin trong văn phòng

Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng, áp dụng rộng rãi hơn phần

mềm văn phòng điện tử góp phần mang lại hiệu quả cao trong công tác quản

lý của đơn vị. Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các

73

cơ quan, đơn vị và cán bộ cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời

gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến. Mỗi một lãnh đạo cơ

quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân

công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng văn phòng

điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch,

nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, nhân viên tạo tiền đề cán

bộ, nhân viên sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện

đại khác. Bên cạnh đó, đồng bộ hóa trong phần mềm nội bộ sẽ giúp ích rất

nhiều trong xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến các đầu mối. Cụ thể như

phần mềm qủan lý văn bản và hồ sơ công việc Foldio hay phần mềm Cloud

office là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và điều hành

quản trị công việc toàn diện, phần mềm thiết kế khoa học với đầy đủ thông

tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tiếp

trên mạng máy tính

Tiếp tục hoàn thiện trang thông tin điện tử của huyện nhằm thông tin

kịp thời công khai các thủ tục hành chính của huyện tới tất cả cán bộ, công

chức, viên chức và nhân dân trong và ngoài huyện nắm bắt và thực hiện.

Bên cạnh đó, cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ

tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Có thể

quản lý chất lượng cán bộ, nhân viên thông qua việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO

văn phòng Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015

vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Đây là sự

khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng công tác tổ

chức và điều hành văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực

hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự

chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa

học, hiệu quả hơn.

3.4 Tăng cƣờng công tác đào t o và phát triển nhân sự

74

Có thể khẳng định rằng, chính đội ngũ cán bộ là nhân tố quyết định sự

thành công hay thất bại của mọi hoạt động.

Trước hết cần bảo đảm số biên chế được giao, tuyển dụng người có

năng lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu và

trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thực

hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của

lãnh đạo. Mặt khác, do công tác Văn phòng HĐND và UBND luôn gắn liền

với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, do đó chuyên viên

văn phòng phải luôn nhận thức được vị trí, vai trò của mình để tự nâng cao

bản lĩnh chính trị, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn

bản, thành thạo các thao tác tin học văn phòng, tích cực phát huy điểm mạnh,

khắc phục điểm yếu. Mỗi cán bộ văn phòng phải luôn nhận thức được vai trò,

vị trí của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ nghiệp vụ, đáp ứng

cao nhất yêu cầu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo. Đồng thời, phải thường

xuyên đổi mới phong cách và lề lối làm việc của cơ quan văn phòng, làm việc

có chương trình, các khâu công tác đều có quy trình, quy chế cụ thể. Phải bám

sát cơ sở, sát thực tiễn, kịp thời phát hiện các vấn đề mới nảy sinh.

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, là nơi tiếp nhận các mối quan

hệ đối nội, đối ngoại. Vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất

quan trọng. Sự nhiệt tình ân cần chu đáo sẽ khiến cho công dân đến liên hệ

giao dịch công việc có ấn tượng tốt và đội ngũ nhân viên ở đó. Vì vậy để nâng

cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng thường xuyên cử cán bộ công

nhân viên tham gia các khóa học về kỹ năng giao tiếp. Có kỹ năng giao tiếp

tốt nắm được các quy luật tâm lý của con người họ mới có thể tận dụng được

những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến

công việc. Đồng thời có kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên văn phòng có

thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp.

Nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại, đặc biệt

75

là các phương tiện tin học. Tại văn phòng các thiết bị phục vụ công việc như

máy tính, máy photo, máy in, máy fax không phải nhân viên nào cũng sử

dụng thành thạo. Do vậy cán bộ, nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng

cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, học cách bảo quản và sử dụng có

hiệu quả các loại máy móc thiết bị dùng trong văn phòng.

Đề nghị văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh quan tâm tới

văn phòng, từ đó mà công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng đạt

chất lượng cao.

3.5 Tăng cƣờng kiể tra, đánh giá công tác văn phòng

Thường xuyên kiểm tra chất lượng tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được

giao của từng cán bộ, công chức. Trong sinh hoạt định kỳ của cơ quan, cần

thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm những tồn tại hạn chế và đề ra hướng

khắc phục hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ công chức không chỉ

đơn thuần quản lý hành chính về mặt thời gian mà còn gắn công tác này với

nâng cao chất lượng công việc, rèn luyện kỷ cương, chấp hành kỷ luật hành

chính trong cơ quan. Thực hiện nghiêm túc việc đánh giá chất lượng, hiệu qủa

làm việc của cán bộ, công chức nhằm động viên khuyến khích đề nghị xét

khen thưởng kịp thời những cán bộ công chức làm việc năng suất, hiệu quả

cao. Đồng thời kiên quyết hạ bậc thi đua cũng như đề nghị xử lý kỷ luật, kỷ

cương làm việc kém hiệu qủa để có thể răn de kịp thời. Phải gắn liền công tác

kỷ cương kỷ luật hành chính trong cơ quan với phong trào thi đua học tập và

làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh trên cơ sở phát triển từng chuyên

đề, trọng tâm, tùy theo thời điểm cụ thể.

Không chỉ tăng cường, kiểm tra giám sát về yếu tố con người, việc

trang thiết bị trong văn phòng cũng là tiêu chí quan trọng phục vụ cho công

tasc tổ chức văn phòng hiệu quả. Do đó, cần tăng cường kiểm tra, theo dõi các

kỹ thuật máy móc, kiểm tra định kỳ trang thiết bị nhằm đảm bảo sự thông

76

suốt trong quá trình làm việc.

3.6 Hoàn thiện hệ th ng văn bản quy định về công tác văn phòng

Để mang lại chất lượng cao cho công tác văn phòng phục trong quá

trình tổ chứcc và điều hành văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc nói riêng cần

ban hành các quy định trọng tâm cho công tác này. Đó là:

Ban hành quy trình soạn thảo và phát hành văn bản trên cơ sở quy định

của nhà nước. Cần quy định rõ các nhiệm vụ, vai trò, công việc của từng bộ

phận trong văn phòng để tránh hiện tượng ỷ lại cấp trên.

Qua khảo sát, tác giả nhận thấy rằng, sự phối hợp giữa văn phòng với

các phòng ban hay giữa các bộ phận lỏng lẻo, chưa đề ra quy chế, quy định cụ

thể về sự phối hợp đó, văn phòng cần đưa ra quy định trong sự phối hợp đó

trên quy định cấp trên để đảm bảo tính ổn định trong công tác tổ chức, điều

hành hoạt động văn phòng.

Tiểu kết:

Hướng đến văn phòng một cách toàn diện, chuyên môn đòi hỏi nhiều

yếu tố để xây dựng và phát triển hoàn thiện. Trên đây là một số giải pháp giúp

công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng HĐND- UBND huyện

Mỹ Lộc nói riêng và cơ quan nói chung một cách khả quan. Tuy nhiên, cần có

những giải pháp cụ thể, chi tiết hơn nữa của nhà nước để nâng cao công tác

77

này.

KẾT LUẬN

Tóm lại, trong giai đoạn đổi mới cải cách hành chính hiện nay, văn

phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc luôn giữ vai trò thết yếu trong bộ máy

chính quyền địa phương, do đó ngày càng đòi hỏi công tác tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng được chú trọng quan tâm. Bởi, văn phòng là công

cụ đắc lực cho hoạt động quản lý UBND huyện. Xây dựng văn phòng mạnh

là yếu tố giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc,

nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lãnh đạo, điều hành. Hay nói cách

khác, tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng là điều kiện quan trọng, tiên

quyết nếu muốn đưa văn phòng hoạt động một cách đúng hướng, khoa học

đem lại hiệu quả cao trong công việc.

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc,

tôi nhận thấy công tác tổ chức và điều hành văn phòng của cơ quan đạt được

nhiều kết quả. Tuy nhiên trước sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nói

chung và sự phát triển của huyện Mỹ Lộc nói riêng thì công tác này tại cơ

quan hành chính nhà nước cần phải đổi mới mạnh mẽ mới đáp ứng nhiệm vụ

đặt ra, với cương vị là đầu tàu của cơ quan.

Đề tài nghiên cứu đã đánh giá thực trạng trong hoạt động văn phòng

thời gian qua và chỉ ra được những hạn chế tồn tại. Đồng thời đưa ra những

giải pháp hữu ích để Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc có thể thực

hiện trong thời gian tới nhằm đáp ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do kiến thức chuyên ngành còn hạn chế nên

tôi không tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về đề tài

nghiên cứu . Tôi rất mong nhận dược sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo

để đề tài nghiên cứu của tôi được đầy đủ và hoàn chỉnh.

Xin chân thành cảm ơn!

78

DANH MỤ TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (2013), “Thôn tin phục vụ lãnh o

và quản lý , Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.

2. Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS. Thomas, Ths. Diễm Chi, TS. Trần

Nguyễn (2003), “Cẩm nang t ch c và quản tr hành chính v n ph n Nxb

Tài chính, Hà Nội.

3. Lê Minh Thông (2001), “ t số vấn hoàn thiện t ch c và ho t

ng của b má nhà nước C n hoà xã h i chủ n hĩ Việt m , Nhà xuất

bản Khoa học Xã hội.

4. TS. Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2009), “Giáo trình Hành chính

v n ph n tron cơ qu n nhà nước , Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội,

Học viện Hành chính

5. TS. Lưu Kiếm Thanh (2009), “ hiệp vụ Hành chính v n ph n ,

Nxb Thống kê, Hà Nội.

6. GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản tr v n ph n , trường

Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

7. Nguyễn Hữu Thân (2004), “Quản tr Hành chính v n ph n , Nxb

Thống kê, Hà Nội.

8. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), “Quản tr v n ph n , NXB

Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.

9. Phạm Thi Diệu Linh (11/2014), “Quản tr v n ph n : Khái niệm

và các mô hình t ch c , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

10. Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (2005), “Kỷ yếu h i

thảo khoa học v Quản tr v n ph n – ý luận và thực tiễn , Nxb Đại học

Quốc gia Hà Nội.

11. Vũ Duy Yên (2015), “Khun n n lực củ lãnh o V n ph n

H D và UB D cấp huyện , Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành

79

chính Quốc gia.

12. Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn (07/2015), “T ng thuật các côn

trình n hiên c u v v n ph n và quản tr v n ph n ở Việt m , Tạp chí

Văn thư lưu trữ Việt Nam.

13. http://myloc.namdinh.gov.vn/default.aspx?sname=huyenmyloc&sid

=1228&pageid=29407

14. https://123doc.org/document/4245028-thuc-trang-cong-tac-to-

chuc-dieu-hanh-hoat-dong-trong-van-phong.htm

15. https://luatduonggia.vn/khai-quat-ve-dieu-hanh-cong-so-va-cai-

80

cach-hanh-chinh-nha-nuoc

PHỤ LỤC

Chủ tịch

PCT (Phụ trách lĩnh vực VH-XH)

PCT (Phụ trách lĩnh vực NN-KT)

Văn phòng HĐND - UBND huyện

Phòng NN&PTNT

Phòng tư pháp

Kho bạc nhà nước huyện

Phòng LĐTB - XH

Phòng Còng thương

Phòng nội vụ

Chi cục thuế

Phòng VHTT

Phòng TNMT

Chi cục thống kê

Phòng tài chính kế hoạch

Phòng GD-ĐT

Trạm bảo vệ thực vật

Phòng thanh tra

Phòng Y tế

Chi cục thi hành án dân sự

Trạm thú y

Đài PT

Công an huyện

BVĐKTT huyện

Trạm khuyến nông

Quân sự huyện

TT y tế huyện

Hạt QL đê điều

Hội CTĐ

TT DS KHHGD Huyện

CT TNHH MTV khai thác công tác thủy lợi Mỹ thành

TT dạy nghề huyện

Đội QL thị trường

TT VH - TT&DL

Ngân hàng NN&PTNT

Trường THPT Mỹ Lộc

Chi nhánh điện

Trường THPT Trần Vãn Lan

VP đăng ký quyền SD đất

TT GDTX

BHXH HUYỆN

Ngân hàng chính sách xã hội huyện

Bưu điện huyện

TT viễn thông huyện

Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Lộc

Phụ lục 02. Sơ đồ cơ câu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định

Chánh văn phòng

(Phụ trách chung)

Phó Chánh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

(Hành chính – Quản trị) (Tổng hợp)

Lái xe

Kế toán

Bảo vệ

Quản trị mạng

Tiếp công dân

Nhân viên phục vụ

Văn thư lưu trữ

Chuyên viên tổng hợp

Bộ phận một cửa

Phụ lục 03: Sai thể thức văn bản

Phụ lục 04: Sổ đăng ký công văn đến

Phụ lục 05: Sai về thể thức đóng dấu văn bản

Phụ lục 06: tài liệu chưa hủy

Phụ lục 07: Tài liệu đã được chỉnh lý đưa vào kho lưu trữ