ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ THƢƠNG
TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
HÀ NỘI - NĂM 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
NGUYỄN THỊ THƢƠNG
TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành : Quản trị văn phòng
Mã số: 60340406
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG
HÀ NỘI - NĂM 2019
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
1. Lý do lựa chọn đề tài ................................................................................. 1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài………………………………………....3
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………..4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 5
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 6
6. Nguồn tài liệu tham khảo ........................................................................... 7
7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC LƢU TRỮ ............................................................................................................. 9
1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm ................................................................................ 9
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. ..................................... 10
1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan..... 11
1.1.4. Vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ ............................... 18
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ............................................ 21
1.2.1. Giới thiệu khái quát các văn bản pháp lý và văn bản hướng dẫn
về tổ chức công tác lưu trữ. ............................................................. 21
1.2.2. Nội dung các quy định về tổ chức công tác lưu trữ ................. 23
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 30
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC
BHXH QUẬN, HUYỆN THUỘC TP. HÀ NỘI……………………………31
2.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành
phần tài liệu hình thành trong hoạt động của BHXH quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội ......................................................................... 31
2.1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội…………………………..…...31
2.1.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong
hoạt động của BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội. ............ 34
2.2. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện thuộc TP
Hà Nội ..................................................................................................... 42
2.2.1. Xác định và phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ. 42
2.2.2. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện .... 43
2.2.3. Các quy định hiện hành của ngành Bảo hiểm xã hội và BHXH
Thành phố Hà Nội về tổ chức công tác lưu trữ ................................ 46
2.2.4. Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ....................... 48
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện ..... 70
2.2.6. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................ 71
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 78
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BHXH THÀNH PHỐ HÀ
NỘI .................................................................................................................................. 79
3.1. Bổ sung, ban hành mới một số quy định về công tác lưu trữ. .............. 79
3.2. Nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ .......................................................... 81
3.2.1. Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ. ................... 81
3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình
độ, chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ .......................................................................................... 83
3.3. Thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. ..................................... 85
3.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. ...................... 85
3.3.2. Phân loại tài liệu. .................................................................. 87
3.3.3. Xác định giá trị tài tiệu. ......................................................... 88
3.4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. ..................................... 91
3.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong công tác lưu
trữ. .......................................................................................................... 92
3.6. Nâng cao trách nhiệm của bộ phận Hành chính - Văn phòng trong việc
tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện...................................94
KẾT LUẬN....................................................................................................................... 97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 99
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, đánh giá đúng thực
trạng và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn
trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ
Nguyễn Thị Thƣơng
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô
giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã tận tâm dạy giỗ, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học và đề tài nghiên cứu này.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn cô PGS.TS Vũ
Thị Phụng đã tận tâm hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình
nghiên cứu này.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới chị Đỗ Thị Kim Dung, Phó
phòng quản lý hồ sơ Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội, Anh Nguyễn Thành Chung
- Phó chánh văn phòng Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội và các anh chị phụ trách
bộ phận một cửa kiêm lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội các quận huyện thuộc Bảo
hiểm xã hội TP Hà Nội đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong
quá trình nghiên cứu đề tài.
Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo của Trung tâm Đào tạo Nghiên
cứu khoa học tổ chức và quản lý đã tạo điều kiện để tôi có thời gian chuyên
tâm vào nghiên cứu đề tài.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp
đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này!
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
Tác giả
Nguyễn Thị Thƣơng
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1 BHXH Bảo hiểm xã hội
2 BHYT Bảo hiểm y tế
3 HC Hưu công an
4 HQ Hưu quân đội
5 MC Mất sức
6 TLLT Tài liệu lưu trữ
7 TNLĐ Tai nạn lao động
8 TP Thành phố
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh – Chủ
tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt
số 1/CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã
tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính chất
phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia.Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các
Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những
công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc
rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên
chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong
những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng
quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Hiện nay không chỉ riêng gì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
mà ở ngành BHXH cũng vậy, tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Tài liệu lưu trữ là căn cứ xác thực để giải quyết các đơn thư, khiếu nại, khiếu
tố giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết các chế độ, chính sách cho
người tham gia BHXH, BHYT, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý
hành chính. Tài liệu lưu trữ ngành BHXH lưu giữ thông tin an sinh của hàng
triệu người lao động. Theo Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ
sơ BHXH TP Hà Nội - Đỗ Thị Kim Dung: "Mỗi hồ sơ là chế độ của một con
người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi trong thời gian không chỉ một
vài năm mà cả vài chục năm”
Hiện nay, đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày một tăng cao, việc
giải quyết chế độ cho người tham gia rất lớn, phức tạp, tài liệu sản sinh ngày
càng nhiều, đòi hỏi công tác lưu trữ ở đây cần được tổ chức khoa học, do đó
1
gặp nhiều khó khăn trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu.
Theo thống kê của Phòng Quản lý hồ sơ BHXH Thành phố Hà Nội, số
hồ sơ đưa vào lưu trữ những năm gần đây liên tục tăng cao. Nếu như năm
2012 có 37.182 hồ sơ thì đến năm 2015 số lưu trữ và rà soát đã lên 55.242 hồ
sơ. Như vậy hồ sơ năm sau nhiều hơn năm trước.
Cho đến hiện nay, lãnh đạo ngành Bảo hiểm xã hội đã quan tâm và chỉ
đạo các đơn vị cấp dưới thực hiện công tác lưu trữ theo đúng quy trình, đúng
nghiệp vụ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức công
tác lưu trữ tại BHXH TP Hà Nội vẫn còn nhiều tồn tại. Qua khảo sát bước
đầu, chúng tôi thấy, do khối lượng tài liệu quá nhiều, công tác phân loại chưa
đảm bảo tính khoa học, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số
lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, nên chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu
thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế trên xuất phát từ nhiều nguyên
nhân, trong đó theo chúng tôi có nguyên nhân từ các biện pháp tổ chức công
tác lưu trữ. Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên , công
tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội sẽ còn
gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới.
Là một học viên cao học chuyên ngành Quản trị văn phòng, trong thời
gian qua, khi có điều kiện tham gia chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở một số bảo hiểm
xã hội quận, huyện của Thành phố Hà Nội, tôi mong muốn vận dụng kiến
thức đã học qua chương trình thạc sĩ về quản trị văn phòng để góp phần nâng
cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan nói trên. Do đó, tôi chọn
đề tài : “Tổ chức công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội một số quận, huyện
trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp
2
thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
- Mục tiêu nghiên cứu:
+ Trên cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, đề tài khảo
sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH một số quận,
huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
+ Đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ
chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
- Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ
+ Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BHXH TP
Hà Nội
+ Khảo sát, thống kê khối lượng, giới thiệu thành phần, nội dung và phân
tích giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại BHXH một số quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội.
+ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận,
huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội thời gian qua, chỉ ra những vấn đề
hạn chế cần có giải pháp khắc phục
+ Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu
trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức công tác lưu trữ là một vấn đề được quan tâm và chú trọng từ
nhiều năm nay và đã có rất nhiều công trình nghiên cứu .Trong đó trước hết
phải kể đến một số giáo trình như “Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do
tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
NguyễnVăn Thâm biên soạn, Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản năm 1981;
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà
Nội, năm 2006;
Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam trong thời gian quan
3
đã có khá nhiều bài viết về công tác lưu trữ như:
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004; bài viết “Những vấn đề
cần xem xét trong quản lý công tác lưu trữ ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam”;
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2007; Nguyễn Thị Dung-
Nguyễn Thị Hiểu với bài viết: “Thực trạng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và những vấn đề cần giải quyết”… Những bài viết trên
đã phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ của
các cơ quan tổ chức.
Bên cạnh đó là các luận văn thạc sĩ về tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ như:
- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt
Nam của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình tập trung nghiên cứu các mặt của
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ
chức, công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng TLLT và công tác thu thập TLLT của các Tổng công ty 91 vào Lưu
trữ lịch sử
- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100%
vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành
phố Biên Hòa - Đồng Nai) của tác giả Trần Vũ Thành nghiên cứu về vấn đề
tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư
nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa
- Đồng Nai).
- Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam
của tác giả Trần Thị Vân Anh đi sâu tìm hiểu thực trạng các biện pháp tổ
chức, quản lý về lưu trữ và trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp giúp cho việc tổ
chức quản lý công tác lưu trữ của toàn Tổng Công ty Đường Sắt Việt Nam
được tập trung thống nhất.
Các đề tài này mặc dù không đề cập đến thực trạng tổ chức công tác
lưu trữ tại một số BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội mà chỉ tập
trung nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp, nhưng
4
đây là nguồn tài liệu tham khảo giúp tác giả có thêm những thông tin và kiến
thức bổ ích về tổ chức công tác lưu trữ nhằm phục vụ cho việc thực hiện đề
tài của mình.
Như vậy, cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến
công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn chưa có công trình
nào nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ tại ngành BHXH quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội. Vì vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tham khảo
nhưng không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các biện pháp tổ chức công tác
lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nội dung
Đề tài luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức công tác lưu trữ ở góc độ Quản
trị văn phòng, vì vậy, nội dung của luận văn không đi sâu vào những vấn đề
nghiệp vụ cụ thể, mà tập trung vào các biện pháp của những người đứng đầu
cơ quan và người hoặc bộ phận được ủy quyền (cụ thể là Phòng Hành chính
của BHXH các quận, huyện) trong việc tổ chức công tác lưu trữ.
Với góc độ tiếp cận như trên, phạm vi nội dung của luận văn tập trung làm
rõ những vấn đề sau:
+ Xác định trách nhiệm trong tổ chức công tác lưu trữ
+ Phổ biến, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác
lưu trữ
+ Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ
+ Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ
+ Hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ lưu trữ
+ Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Trong từng nội dung trên, luận văn sẽ nhấn mạnh đến vai trò, trách
nhiệm của bộ phận hành chính thuộc BHXH quận, huyện của thành phố Hà
5
Nội.
Phạm vi không gian
Hiện nay, Thành phố Hà Nội có 30 Bảo hiểm xã hội quận, huyện. Tuy
nhiên do điều kiện và thời gian thực hiện đề tài có hạn nên tác giả chỉ tập
trung điều tra, khảo sát sâu tại một số cơ quan BHXH như: BHXH quận Hoàn
Kiếm, BHXH quận Thanh Xuân, BHXH huyện Gia Lâm, BHXH huyện Phú
Xuyên để phục vụ cho việc thực hiện đề tài của mình. Ngoài ra đây cũng là
các đơn vị mà tác giả có điều kiện được tiếp xúc nhiều trên phương diện công
việc của mình, do đó tương đối thuận lợi cho việc khảo sát và phản ảnh được
chính xác thực trạng về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận,
huyện kể trên.
Đối với các BHXH các quận, huyện còn lại, tác giả áp dụng nghiên cứu
gián tiếp thông qua các báo cáo, phỏng vấn và qua số liệu thống kê của Bảo
hiểm xã hội TP Hà Nội
Phạm vi thời gian
Tác giả tiến hành khảo sát công tác lưu trữ ở các BHXH quận, huyện
trực thuộc BHXH TP Hà Nội trong thời gian 10 năm (2008-2018). Đây là
khoảng thơì gian mà BHXH TP Hà Nội có sự thay đổi lớn, khi tỉnh Hà Tây cũ
được sát nhập vào TP Hà Nội, Ngành BHXH trải qua một bước ngoặt lớn, có
nhiều thay đổi về quy mô, nhân sự, cách thức tổ chức….
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Được áp dụng để hệ thống những
vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ.
- Phương pháp khảo sát
` Được áp dụng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
các BHXH quận huyện; tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các
6
BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê
Phương pháp này được áp dụng để thu thập tài liệu và phân tích các kết
quả khảo sát tình hình tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện để
từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp tổ chức công tác lưu trữ một
cách khoa học phục vụ tốt quá trình khai thác và tra cứu thông tin.
- Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được áp dụng trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với
cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ và một số cán bộ trong cơ
quan khi họ có nhu cầu tra cứu tài liệu để từ đó hiểu và nắm bắt được thực
trạng và đưa ra những giải pháp sát thực nhất.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, ngoài các thông tin khảo sát từ thực tế, tác giả
đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:
- Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về
công tác lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ; Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…
- Các văn bản của Bộ Tài chính, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm
xã hội TP Hà Nội quy định về tổ chức công tác lưu trữ
- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
các Bảo hiểm xã hội quận, huyện
- Một số giáo trình về công tác văn thư lưu trữ mà tiêu biểu là cuốn
giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm.
- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu
trữ và Quản trị Văn phòng - Trường ĐHKHXHNV có những nội dung liên
7
quan đến đề tài.
- Các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên báo, tạp
chí như: Tạp chí VT-LTNN; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí nghiên cứu
lịch sử,...
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác lƣu trữ.
Trong Chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái
niệm, nội dung và vai trò của công tác lưu trữ, đồng thời hệ thống các văn bản
pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức công tác công tác lưu trữ.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức công tác lƣu trữ ở các BHXH quận,
huyện qua khảo sát tại một số BHXH quận, huyện TP. Hà Nội.
Tại Chương này tác giả khái quát về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của BHXH quận, huyện. Căn cứ vào cơ sở lý luận và những quy định
của Nhà nước về tổ chức công tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác
giả phân tích thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ của BHXH quận, huyện
qua khảo sát thực tế ở một số BHXH quận, huyện để đưa ra các giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lƣu trữ
tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
Trên cơ sở những phân tích ở Chương 2, Từ thực trạng về vấn để tổ
chức công tác lưu trữ, tác giả đã đi sâu nghiên, đề xuất các giải pháp tổ chức
để giúp cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà
8
Nội đạt hiệu quả cao.
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Khái niệm
a, Khái niệm tổ chức.
Theo tập bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng thuộc
Chương trình đào tạo thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng
– Trường Đai học Khoa học xã hội và Nhân văn, khái niệm “Tổ chức”
được phân tích theo loại từ là động từ, danh từ và tính từ.
Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, đơn vị, nhóm người có
sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự.
Theo nghĩa động từ: là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một
nhóm người hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm
người đó có trật tự, thứ bậc.
Theo nghĩa tính từ: được hiểu là một hoạt động, một công việc hay một
nhóm người đã được bố trí, sắp xếp đạt được hiệu quả và mục tiêu đặt ra, hay
còn gọi là “có tổ chức”.
Tuy nhiên, trong đề tài này tác giả sử dụng từ “ Tổ chức” theo nghĩa
động từ để tiếp cận vấn đề và được định nghĩa như sau: “ Tổ chức là cách sắp
xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy
định hiện hành”. Một tổ chức hoạt động cần có khuôn khổ, quy định, quy chế
nhất định phù hợp với tình hình hoat động, đặc thù công việc và quy mô của
cơ quan, đơn vị đó. Do vậy, một cơ quan đơn vị được coi là tổ chức tốt khi
đảm bảo được con người hay công việc thực hiện đúng quy chế, quy định đã
đề ra.
b, Khái niệm công tác lưu trữ.
Theo PGS.TS Dương Văn Khảm (2003) trong Công tác văn thư, lưu trữ,
9
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động
quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Theo TS. Nguyễn Lệ Nhung – www.vanthuluutru.com : Công tác lưu
trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tóm lại, công tác lưu trữ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng
dù hiểu theo cách nào thì cũng đều là tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ
sao cho khoa học và hiệu quả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục
vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội.
c, Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ.
Từ hai khái niệm trên, có thể hiểu: Tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể
các biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm
bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Các biện pháp được
nói đến ở đây là tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành quy
định, quy chế về công tác lưu trữ; tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ…
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng
với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Việc
quản lý tập trung thể hiện ở cả việc quản lý tài liệu và quản lý việc chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ.
Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các cơ
quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ
tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó và các đơn
vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của cơ quan BHXH đó. Việc quản lý
10
tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực
hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà
nước Việt Nam. Tại khoản 9, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy
định:“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu
và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”. Như
vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị
BHXH đã được Luật Lưu trữ xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà
nước Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở ngành Bảo hiểm cũng cần phải tuân
theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu lưu
trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài
liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được
thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ
trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ
quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp
pháp của tổ chức, cá nhân.
Để quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam
đã ban hành các văn bản hướng dẫn khá đầy đủ để chỉ đạo hướng dẫn các đơn
vị trong Ngành thực hiện công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ một
cách thống nhất và có căn cứ. Hệ thống văn bản chính là hành lang pháp lý để
các đơn vị, cá nhân tuân thủ và thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước
và của Ngành một cách thống nhất.
1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan.
Tổ chức công tác lưu trữ bao gồm các biện pháp sau:
a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ:
11
....... Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong mỗi
cơ quan, tổ chức. Do đó để công tác này được thực hiện thống nhất về chuyên
môn, nghiệp vụ thì cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác
lưu trữ để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan hay lãnh đạo văn phòng
các công việc như:
- Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan bao gồm
các kế hoạch về thực hiện công tác lưu trữ, kế hoạch thu thập tài liệu, kế
hoạch thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, kế hoạch loại hủy tài liệu hết giá
trị, kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ …..
- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ, xây
dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan.
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
cơ quan như thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…
- Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc
bảo quản tài liệu lưu trữ như giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây…
- Đề xuất tổ chức các buổi tập huấn đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ
lưu trữ, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ cho các bộ phận
chuyên môn.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về hoạt động lưu trữ của cơ quan…
Từ các nhiệm vụ kể trên cho thấy công tác lưu trữ cần thiết phải tổ chức
bộ phận chuyên trách để thực hiện thống nhất các nhiệm vụ này. Nếu không
bố trí bộ phận chuyên trách mà chỉ là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ
thì khó có thể đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay tại các cơ quan Nhà nước bộ phận lưu trữ được bố trí nằm
trong Văn phòng và chịu sự quản lý điều hành của Chánh Văn phòng cơ quan.
Ở các cơ quan cấp cao thì đơn vị giúp việc về công tác lưu trữ có thể là các
Phòng Lưu trữ hoặc Phòng Văn thư - Lưu trữ, chịu sự quản lý của Chánh Văn
12
phòng. Ở các cơ quan cấp huyện thì bố trí bộ phận lưu trữ nằm trong Văn
phòng và chịu sự quản lý của Văn phòng. Ở các khu vực doanh nghiệp hay
các đơn vị có quy mô nhỏ thì tùy thuộc vào lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí bộ
phận lưu trữ hay cán bộ làm công tác lưu trữ.
Tại các cơ quan BHXH cần quan tâm bố trí bộ phận quản lý công tác
lưu trữ, đặc biệt tại các BHXH quận, huyện là cơ quan BHXH tại địa phương
cần bố trí bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lưu trữ để giúp cho cơ
quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là
đáp ứng nhu cầu giải quyết chế độ, chính sách cho các tổ chức, cá nhân trên
địa bàn một cách kịp thời. Như vậy, tại hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quan
tâm đến việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ, bộ phận này được sắp
xếp, bố trí tùy thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu của
cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ
chức đó.
b. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
Hiện nay, việc bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ đang ngày
càng được các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp chú ý quan tâm hơn đặc biệt là
khối các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng
tài liệu nhiều và phức tạp.
Ở khu vực cơ quan Nhà nước, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu
trữ đang ngày càng được chú trọng thể hiện ở yêu cầu tuyển dụng: cán bộ lưu
trữ cần được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ chuyên
môn nhất định về công tác lưu trữ (tùy thuộc vào cấp bậc quản lý mà yêu cầu
cán bộ được đào tạo ở bậc trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học). Tùy
thuộc vào cấp bậc quản lý và khối lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí số lượng
cán bộ làm công tác lưu trữ. Ở cơ quan cấp Trung ương như Quốc hội, Chính
phủ với khối lượng công văn, giấy tờ nhiều thì có thể bố trí hàng chục cán bộ
làm công tác lưu trữ. Ở các cơ quan cấp Bộ thì bố trí 5-7 cán bộ làm công tác
lưu trữ và chịu trách nhiệm về công việc trước Chánh Văn phòng. Tại các cơ
13
quan ở địa phương bố trí 2-3 cán bộ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về công tác của mình. Còn ở các cơ quan địa phương thấp hơn thì có thể bố trí
1-2 cán bộ làm công tác lưu trữ hoặc bố trí cán bộ làm công tác văn thư kiêm
nhiệm công tác lưu trữ, điển hình ở các cơ quan như HĐND-UBND cấp
huyện. Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu
công tác văn thư là nơi đăng ký văn bản, lập hồ sơ công việc thì đến giai đoạn
lưu trữ là nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để khai thác tra tìm. Do vậy nếu
thực hiện tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ thực hiện
nhanh chóng, hiệu quả hơn. Vì vậy, đối với các cơ quan nhỏ thường bố trí cán
bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ. Tuy nhiên khi kiêm nhiệm cán bộ phải thực
hiện song song đồng thời hai công việc và không đủ thời gian để thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ, do đó các khâu nghiệp vụ khó có thể thực hiện đầy đủ
thống nhất bằng bố trí cán bộ chuyên trách.
Ở các cơ quan BHXH, việc bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu
trữ phụ thuộc vào ý chí, nhận thức của người đứng đầu. Hiện nay, ở khu vực
này đã có sự quan tâm đáng kể thể hiện ở việc bố trí bộ phận chuyên trách
làm công tác lưu trữ đối với các cơ quan có quy mô lớn, khối lượng tài liệu
nhiều. Tại các đơn vị BHXH cấp quận, huyện có quy mô nhỏ hơn thì lãnh đạo
bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công tác khác. Tuy
nhiên, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bảo hiểm
xã hội quận, huyện còn mang tính hình thức và chưa mang lại hiệu quả. Do
vậy, lãnh đạo cơ quan cần có biện pháp quyết liệt hơn trong việc tuyển dụng,
bố trí cán bộ lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ
quan cũng như giúp cho lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý công tác lưu trữ.
Từ các phân tích nêu trên có thể thấy, trong các cơ quan, tổ chức tùy
thuộc vào khối lượng công việc của cơ quan để bố trí nhân sự sao cho phù
hợp. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm
bảo hiệu quả, chất lượng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành
khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp và
14
thực hiện thống nhất các quy định và khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
c. Ban hành và phổ biến các văn bản pháp luật và văn bản hướng dẫn về
công tác lưu trữ
Trên cơ sở những văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của
nhà nước, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
cần ban hành những quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ để làm
căn cứ, cơ sở cho cán bộ, nhân viên thực hiện một cách thống nhất. Việc xây
dựng những văn bản quy định, hướng dẫn không những giúp cho cán bộ lưu
trữ thực hiện tốt nghiệp vụ mà còn giúp cho các cán bộ chuyên môn nhận
thức được trách nhiệm của mình, tránh tâm lý xem nhẹ công tác này và đặc
biệt giúp lãnh đạo kiểm soát và nắm được tình hình thực hiện công tác đến
đâu để kịp thời điều chỉnh, sửa đổi quy định sao cho phù hợp, hạn chế tình
trạng quy định xa rời thực tiễn.
Bên cạnh việc ban hành văn bản thì tiếp theo cần phổ biến những văn
bản, quy định của nhà nước nói chung và của cơ quan nói riêng. Công tác này
cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Phổ biến văn bản giúp cho
cán bộ nhân viên nắm được và hiểu đúng nội dung quy định để tránh thực
hiện sai, thực hiện thiếu dẫn đến vi phạm pháp luật về lưu trữ, gây ra những
hậu quả đáng tiếc.
d. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ.
Ở Trung ương, việc tổ chức bảo quản tài liệu, xây dựng kho tàng, mua
sắm trang thiết bị phục công tác bảo quản an toàn tài liệu cả về thông tin trên
tài liệu cả về mặt vật lý của tài liệu được Nhà nước đặc biệt quan tâm. Cụ thể
như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn hướng dẫn số
111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài
liệu lưu trữ, ban hành một số tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu như : Tiêu chuẩn
hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ sơ, tiêu chuẩn giá đựng tài liệu…
Tại các lưu trữ lịch sử như Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III, IV, nhà
nước đã rất quan tâm đến công tác bảo quản những tài liệu lưu trữ đặc biệt là
15
các tài liệu quý hiếm như châu bản, mộc bản triều Nguyễn… đồng thời cấp
kinh phí đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như:
Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa
nhiệt độ tại kho…
Tuy nhiên, tại hầu hết các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua
sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu chưa được thực
hiện tốt, chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng với các điều kiện đảm
bảo tuy nhiên cũng đã đầu tư mua sắm các thiết bị tối thiểu như giá kệ, tủ,
hộp, cặp ba dây đựng tài liệu…để phục vụ cho việc bảo quản tài liệu. Có thể
thấy, việc tổ chức bảo quản tài liệu trong mỗi cơ quan phụ thuộc vào sự quan
tâm, nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ cũng như vai trò của công tác lưu
trữ của từng lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng.
e. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Hiệu quả của công tác lưu trữ cũng là kết quả của việc thực hiện
đúng và đủ các nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên để thực hiện đúng những
nghiệp vụ đó thì không phải cơ quan hay cán bộ làm công tác lưu trữ nào
cũng làm được. Vì vậy, muốn thực hiện tốt, cán bộ lưu trữ cũng cần phải có
hiểu biết và trình độ nhất định về công tác này để thực hiện các khâu sao
cho hợp lý và hiệu quả.
Các nghiệp vụ lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại,
xác định giá trị tài liệu; bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
Đối với công tác thu thập tài liệu là một trong những bước đầu tiên
nhằm thu thập, tập hợp tài liệu trong một Phông để tránh làm phân tán tài
liệu ở nhiều nơi, nhiều phòng ban góp phần làm hoàn thiện Phông lưu trữ
cơ quan đó. Hơn nữa, công tác thu thập thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho
công tác tổ chức khoa học tài liệu và cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo của
công tác lưu trữ.
Công tác phân loại là phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu
16
đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương
án phân loại nhất định, được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh
lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn
phông được thống nhất.
Trên thực tế, tùy thuộc vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông; các nguyên tắc, phương pháp trong phân loại tài liệu phông lưu trữ và
thực tế hình thành, đặc điểm tài liệu, yêu cầu tổ chức, sắp xếp, quản lý và khai
thác sử dụng tài liệu của cơ quan để cán bộ lưu trữ lựa chọn những phương án
phân loại tài liệu phù hợp.
Về công tác xác định giá trị tài liệu là khâu khá quan trọng trong công
tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, khâu này quyết định những tài liệu nào
được giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị. Bởi vậy nếu công tác xác định
giá trị thực hiện tốt sẽ đảm bảo những hồ sơ sau khi được lập đạt chất lượng,
có giá trị sử dụng và giá trị pháp lý cao. Mặt khác nếu công tác này không
thực hiện tốt sẽ dẫn đến tình trạng xác định không đúng giá trị của tài liệu gây
những hậu quả đáng tiếc hoặc làm phân tán tài liệu, loại sai, loại nhầm những
tài liệu có giá trị.
Có thể thấy các nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau,
làm tốt nghiệp vụ thu thập sẽ tạo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu. Do
vậy các nghiệp vụ được thực hiện đồng bộ và thống nhất sẽ mang lại hiệu quả
và góp phần đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ của cơ quan ngày càng
tốt hơn.
f. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.
Kiểm tra, đánh giá đối với bất cứ công việc hay lĩnh vực nào cũng là
bước quan trọng và trong công tác lưu trữ cũng không ngoại lệ. Kiểm tra,
đánh giá giúp lãnh đạo kiểm soát được kết quả thực hiện công tác lưu trữ đã
đạt hiệu quả chưa, công tác này đang có những hạn chế nào để từ đó đưa ra
những biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó sao cho kịp thời. Tuy
nhiên không phải bất cứ cơ quan nào cũng thực hiện tốt công tác này, do vậy
17
hiệu quả thường không cao, nguyên nhân có thể do cơ quan không quan tâm
chú trọng kiểm tra công tác lưu trữ hoặc kiểm tra nhưng không thường xuyên
hay kết quả đạt được không cao nhưng chưa đưa ra được những biện pháp
khắc phục và rút kinh nghiệm cho giai đoạn sau. Bởi vậy, muốn công tác lưu
trữ đạt hiệu quả thì cần có sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, thường xuyên
kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ, bên cạnh đó nhận thức và trách nhiệm của
cán bộ chuyên môn và đặc biệt là ý thức của người trực tiếp làm công tác lưu
trữ cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ của cơ quan về lâu dài.
Nói tóm lại, hiệu quả của công tác lưu trữ không phải là thực hiện tốt
một hoặc hai biện pháp mà là thực hiện đồng bộ, thống nhất của nhiều biện
pháp khác nhau như đã trình bày ở trên. Thực tế trong từng cơ quan, tổ chức
sẽ có những biện pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ khác nhau, tuy
nhiên mục tiêu mà họ hướng tới đều là hiệu quả và chất lượng công tác lưu
trữ để phục vụ nhiều mục đích khác nhau của từng cá nhân và tập thể.
1.1.4. Vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ
a. Vai trò của công tác lưu trữ
Trong các cơ quan, tổ chức hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo,
điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác
văn thư, lưu trữ là rất quan trọng, được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, đồng thời cung cấp những thông tin quá
khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các
cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
18
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ
quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Đối với BHXH cấp quận, huyện công tác lưu trữ ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo và quá trình
giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên. Thực hiện tốt công tác lưu trữ là
rút ngắn quá trình giải quyết chế độ chính sách cho người được hưởng, thể
hiện ở việc cán bộ chuyên môn có thể tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác
thông tin phục vụ cho công việc chuyên môn tránh những thủ tục hành chính
rườm rà, nhiều công đoạn gây khó khăn cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân,
người lao động đến để giải quyết chế độ, chính sách cho bản thân họ và người
thân của họ. Mặt khác, công tác lưu trữ tại đây được thực hiện tốt sẽ cung cấp
những thông tin, số liệu xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý, ra quyết
định của lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo cơ quan không những nắm được tình
hình công tác thu BHXH, BHYT, cấp sổ, cấp thẻ BHYT, công tác giải quyết
chế độ chính sách, giám định…qua đó còn nắm được tình hình công tác lưu
trữ tại cơ quan để lập kế hoạch thực hiện các công tác trong giai đoạn tiếp
theo sao cho hợp lý và có tính khả thi hơn.
b. Vai trò của tổ chức công tác lưu trữ.
Từ những ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ giúp con người nhận thức
được việc tổ chức công tác lưu trữ là việc làm cần thiết, và nên được chú ý
thực hiện đầu tiên khi cơ quan mới đi vào hoạt động. Như đã trình bày ở trên,
tổ chức công tác lưu trữ là ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu
19
trữ; bố trí bộ phận, cán bộ làm công tác lưu trữ; thực hiện đầy đủ các nghiệp
vụ lưu trữ như tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng
tài liệu … Nếu các công tác này được tổ chức tốt sẽ đạt được hiệu quả trong
khâu tổ chức cũng như thực hiện nghiệp vụ lưu trữ nhằm phát huy được giá trị
tài liệu.
Nếu các cơ quan BHXH cấp quận, huyện ban hành các văn bản quy
định, quy chế , hướng dẫn về công tác lưu trữ cho cơ quan mình sẽ giúp cho
lãnh đạo, cán bộ, nhân viên từ cán bộ chuyên môn đến người làm công tác lưu
trữ xác định được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện
công tác lưu trữ, nắm rõ hơn các căn cứ pháp lý để thực hiện tốt quy định,
tránh được quy định không phù hợp với điều kiện thực tiễn, gây khó khăn
trong việc tổ chức thực hiện. Trái lại, nếu cơ quan chưa ban hành được quy
định về công tác lưu trữ thì cán bộ, nhân viên khó có thể nắm được quy định
của ngành, cơ quan về công tác này, hơn nữa chưa ban hành quy định đồng
nghĩa với việc thiếu các chế tài xử lý nếu công tác này chưa thực hiện tốt hoặc
các nhân viên chưa có ý thức thực hiện, do đó thiếu các hình thức răn đe, chế
tài xử phạt để có các hình thức rút kinh nghiệm cho lần tiếp theo.
Mặt khác, nếu công tác lưu trữ được tổ chức tốt, có nghĩa là bố trí cán
bộ làm công tác lưu trữ, thì người đó sẽ nắm được thành phần, nội dung tài
liệu lưu trữ, từ đó đưa ra các phương án thực hiện các khâu nghiệp vụ sao cho
hợp lý đúng quy trình, giúp tổ chức khoa học tài liệu, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
và chính xác . Nếu công tác chưa được tổ chức tốt, chưa bố trí được cán bộ
làm công tác lưu trữ dù là kiêm nhiệm thì sẽ không có đầu mối quản lý khối
tài liệu có giá trị của cơ quan, từ đó dễ rơi vào tình trạng lộn xộn, tài liệu bị
thất lạc, hoặc việc tra tìm sẽ khó khăn.
Thêm vào đó, tài liệu lưu trữ được hình thành, sản sinh ra trong quá
trình hoạt động sản xuất của cơ quan. Do đó, tổ chức công tác lưu trữ chính là
tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhằm bảo vệ an toàn, giữ gìn
bằng chứng, căn cứ về quá trình hoạt động của cơ quan, lưu lại, giữ lại những
20
hồ sơ, tài liệu có giá trị là nguồn thông tin quý báu, những bài học kinh
nghiệm trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức. Vì
vậy, tổ chức công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong
việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ
cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm
bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Từ những phân tích như trên cho thấy việc tổ chức công tác lưu trữ tốt có
thể mang lại nhiều vai trò, ý nghĩa hơn nữa nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ, nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động của cơ quan, tổ chức.
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lƣu trữ
1.2.1. Giới thiệu khái quát các văn bản pháp lý và văn bản hướng dẫn về tổ
chức công tác lưu trữ.
a. Các văn bản pháp lý
Ở Việt Nam, công tác lưu trữ từ lâu đã được quan tâm, chú trọng, thể
hiện ở việc Nhà nước đã ban hành hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật
nhằm áp dụng các quy tắc xử sự chung trong công tác lưu trữ cũng như đối
với tài liệu lưu trữ.
Năm 1982, Hội đồng Nhà nước đã ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu
lưu trữ Quốc gia. Pháp lệnh quy định rõ việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu
trữ quốc gia, tại Điều 7:“Thủ trưởng các ngành từ trung ương đến cơ sở, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, trong phạm vi quyền hạn của mình, có trách
nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia”. Điều 8 quy định
: “Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong
quá trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ
quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà
nước theo quy định của Hsi đồng bộ trưởng”. Như vậy từ lâu việc quản lý tài
liệu lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ đã được Nhà nước ta quan tâm, chú
trọng, tạo tiền đề cho sự phát triển của Ngành Lưu trữ nói chung và phát triển
21
hệ thống các Trung tâm lưu trữ lịch sử nói riêng.
Ngày 04/9/1997, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 726/TTg
về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới. Điểm 1 của Chỉ thị
đã nêu: "Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn các Bộ, Tổng cục, các
tỉnh, thành phố tổ chức thống nhất bộ phận làm công tác lưu trữ ở các cơ
quan nhà nước các cấp". Căn cứ vào trách nhiệm được giao, ngày 24/01/1998
Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP
về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan nhà nước các cấp. Tại Thông tư
quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức lưu trữ ở các cơ
quan Trung ương và địa phương bao gồm tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương và quận, huyện, thị xã trực thuộc tỉnh. Thông tư được ban hành giúp cho
hệ thống các bộ phận có nhiệm vụ quản lý về công tác lưu trữ từ Trung ương
đến địa phương được thành lập.
Năm 2001, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10
ngày 04/4/2001 được ban hành, trong Pháp lệnh được Ủy ban thường vụ
Quốc hội quy định cụ thể về quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ trong đó có quy
định chi tiết về thu thập, quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu
lưu trữ. Tại Điều 11 quy định : “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình
xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ
và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào
phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó”.
Cho đến năm 2011, Luật Lưu trữ ra đời, đây là văn bản quy phạm pháp
luật cao nhất quy định về công tác lưu trữ cho tới hiện nay. Văn bản này có
phạm vi điều chỉnh rộng khắp trong phạm vi lãnh thổ của Việt Nam. Lưu trữ
quy định những vấn đề về các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, xác định giá trị
tài liệu, bảo quản, thống kê, hủy tài liệu hết giá trị, quy định về hoạt động đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ,….
Trải qua các thời kỳ thể hiện ở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về
công tác lưu trữ trên cho thấy việc quy định về công tác này ngày càng cụ thể
22
và đối tượng điều chỉnh được mở rộng hơn.
b. Văn bản hướng dẫn khác
Hiện nay, ngoài những quy định tại Luật lưu trữ nói trên, vấn đề tổ
chức công tác lưu trữ còn được quy định ở một số văn bản khác như:
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ
Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
- Thông tư 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên
ngành Lưu trữ.
Từ những phân tích trên cho thấy, Nhà nước Việt Nam đã quan tâm đến
công tác lưu trữ và ban hành các quy định để điều chỉnh công tác này
nhằm góp phần vào việc chỉ đạo, định hướng để các cơ quan, tổ chức thực
hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
1.2.2. Nội dung các quy định về tổ chức công tác lưu trữ
Một số nội dung về tổ chức công tác lưu trữ đã được quy định trong các
23
văn bản pháp lý như sau:
a. Quy định về trách nhiệm của người đứng đầu
Tại Điều 6, Luật Lưu trữ 2011 quy định về trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức : “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ
chức mình.”
Qua quy định trên, có thể thấy, người đứng đầu cơ quan là người có
trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện, nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ cho cơ quan. Khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định trách nhiệm của lãnh
đạo cơ quan là ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan. Tuy nhiên
trên thực tế, tùy thuộc về quy mô tổ chức và tình hình hoạt động của công tác
lưu trữ mà lãnh đạo ban hành quy chế văn thư – lưu trữ hay ban hành quy chế
tách biệt cho 02 lĩnh vực này. Quy chế về công tác lưu trữ là công cụ để lãnh
đạo quản lý và nắm bắt được tình hình công tác tại cơ quan, văn bản này được
ban hành trước khi ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ.
Tuy nhiên không phải cơ quan, tổ chức nào cũng thực hiện đầy đủ quy định
này, việc ban hành quy chế đôi khi phụ thuộc vào sự quan tâm, nhận thức của
lãnh đạo về công tác lưu trữ.
b. Quy định về tổ chức và trách nhiệm của bộ phận quản lý công tác
lưu trữ
Tại Điều 10 Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh
mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo
24
quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ cơ quan là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo và thực hiện các
nghiệp vụ về lưu trữ. Theo như quy định trên, cán bộ lưu trữ cần hướng dẫn
các cán bộ chuyên môn lập hồ sơ công việc từ giai đoạn văn thư và hướng dẫn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Bên cạnh đó, bộ phận lưu
trữ có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ sau khi tài liệu được giao
nộp vào Lưu trữ cơ quan. Với khối lượng công việc nhiều cộng thêm những
nghiệp vụ lưu trữ phức tạp cho thấy việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu
trữ là cần thiết nhằm thực hiện thống nhất trong các cơ quan, đơn vị từ Trung
ương đến địa phương.
c. Quy định về nhân sự làm công tác lưu trữ
Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định về Người làm lưu trữ như sau:
- Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải
có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công
việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được
hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của
pháp luật.
- Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1
Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và
kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi
của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
- Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với
công việc.
Như vậy, Luật Lưu trữ đã quy định những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn,
chế độ đối với cán bộ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tại Thông
tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức
25
danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ. Tạị Điều 3 của Thông tư
quy định Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên
ngành lưu trữ cụ thể như sau:
- Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc.
- Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự,
thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
- Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc.
- Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ.
- Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và
quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ.
d. Quy định về tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Tại Luật Lưu trữ đã có quy định những vấn đề về các nghiệp vụ lưu trữ
như thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ. Cũng theo văn bản Luật này mỗi nghiệp vụ lưu trữ đều được
quy định một cách cụ thể về trách nhiệm và nội dung tổ chức thực hiện từng
nghiệp vụ. Cụ thể như sau:
- Quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Tại khoản 2, Điều 12, Luật Lưu trữ quy định: “Lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
Bên cạnh đó, tại văn bản Luật cũng quy định cụ thể về thời hạn nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định
26
như sau:
++ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
++ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ,
tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
++ Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02
năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Quy định về tổ chức khoa học tài liệu
+ Công tác phân loại tài liệu được quy định tại mục a, Khoản 2, Điều 15
+ Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 16, Luật
Lưu trữ như sau:
++ Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử,
toàn diện và tổng hợp.
++ Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống,
phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
++ Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau
đây:
Nội dung của tài liệu;
Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
27
Hình thức của tài liệu;
Tình trạng vật lý của tài liệu.
- Quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
Tại Điều 25, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
cụ thể:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho
lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật
nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử
dụng tài liệu lưu trữ.
- Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều
kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
- Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ
Tại Điều 31, Luật Lưu trữ quy định như sau: “Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp
luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
của cơ quan, tổ chức mình”
Như vậy, từng nghiệp vụ lưu trữ đều được quy định khá cụ thể trong
Luật Lưu trữ. Đặc biệt, tại văn bản Luật chủ yếu quy định về trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan trong việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ
như tổ chức công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, trách nhiệm
của lãnh đạo cần bố trí, xây dựng kho tàng, quy định về các hình thức khai
thác, sử dụng tài liệu. Như vậy cho thấy sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan đóng vai trò quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ của cơ quan, nhằm bảo quản an toàn khối thông tin quý báu và phát huy
được giá trị của nó trong thực tế công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viên
trong toàn cơ quan.
28
e. Quy định về kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Trong Luật Lưu trữ việc kiểm tra, đánh giá không có quy định cụ thể.
Tuy nhiên, tại phần Tổ chức thi hành, có quy định việc xử lý vi phạm. Muốn
vậy, các cơ quan cần phải tổ chức kiểm tra, đánh giá
Có thể thấy hành lang pháp lý về công tác lưu trữ tại Việt Nam tương
đối đầy đủ và chặt chẽ. Đây là công cụ, phương tiện để các cơ quan có thẩm
quyền kiểm tra, kiểm soát công tác lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị. Ngược
lại, đối với các tổ chức, đơn vị thì hệ thống quy định của Nhà nước về lưu trữ
giúp các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên có căn cứ pháp lý để tổ chức thực hiện,
đưa hoạt động lưu trữ của cơ quan đi vào nền nếp và tránh được việc thực
hiện sai quy định dẫn đến vi phạm pháp luật về các lĩnh vực khác nói chung
29
và lĩnh vực lưu trữ nói riêng.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương này, tác giả đã hệ thống và phân tích những vấn đề sau:
Thứ nhất là hệ thống và phân tích cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu
trữ, bao gồm các khái niệm liên quan đến đề tài như: Khái niệm tổ chức, khái
niệm công tác lưu trữ và khái niệm tổ chức công tác lưu trữ. và phân tích các
nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ theo quy định chung và việc áp dụng
nguyên tắc đó cho Ngành Bảo hiểm xã hội nói riêng. Bên cạnh đó tác giả
phân tích các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội quận,
huyện bao gồm: Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ; tuyển dụng và bố
trí các bộ làm công tác lưu trữ; phổ biến, ban hành các văn bản pháp luật và
văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ; Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho
công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; Kiểm tra, đánh giá
công tác lưu trữ. Phân tích vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ
Thứ hai, tác giả hệ thống các quy định của Nhà nước về tổ chức công tác
lưu trữ. Cụ thể là khái quát các văn bản pháp lý và văn bản hướng dẫn về tổ
chức công tác lưu trữ và phân tích nội dung các quy định về tổ chức công tác
lưu trữ
Những nội dung trên là căn cứ và cơ sở để tác giả thực hiện việc khảo
sát, đánh giá công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà
30
Nội tại chương 2.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở
CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN THUỘC TP. HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành
phần tài liệu hình thành trong hoạt động của BHXH quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội
2.1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội.
Theo Quyết định số 1414/QĐ-BHXH ngày 04/10/2016 của BHXH Việt
Nam, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH quận,
huyện (sau đây gọi là BHXH huyện) được quy định như sau:
a. Vị trí, chức năng của BHXH huyện.
- BHXH huyện là cơ quan trực thuộc BHXH tỉnh đặt tại huyện, có chức
năng giúp Giám đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH,
bảo hiểm y tế; quản lý thu, chi BHXH, bảo hiểm y tế trên địa bàn huyện theo
phân cấp quản lý của BHXH Việt Nam và quy định của pháp luật.
- BHXH huyện chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc
BHXH tỉnh và chịu sự quản lý hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân
huyện.
- BHXH huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và trụ
sở riêng.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của BHXH huyện
- Xây dựng trình Giám đốc BHXH tỉnh kế hoạch phát triển BHXH
huyện dài hạn, ngắn hạn và chương trình công tác hàng năm; tổ chức thực
hiện kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến các chế
độ, chính sách, pháp luật về BHXH, bảo hiểm y tế.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của BHXH Việt Nam
31
và BHXH tỉnh, cụ thể:
+ Cấp sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế cho những người tham gia BHXH,
bảo hiểm y tế;
+ Khai thác, đăng ký, quản lý các đối tượng tham gia và hưởng chế độ
BHXH, bảo hiểm y tế;
+ Thu các khoản đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối
với các tổ chức và cá nhân tham gia;
+ Giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế;
+ Chi trả các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; từ
chối việc đóng hoặc chi trả các chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp không đúng quy định;
+ Tiếp nhận khoản kinh phí từ Ngân sách Nhà nước chuyển sang để
đóng, hỗ trợ đóng cho các đối tượng tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp;
+ Quản lý và sử dụng, hạch toán kế toán các nguồn kinh phí và tài sản;
+ Ký hợp đồng với các cơ sở khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu
chuẩn chuyên môn, kỹ thuật; giám sát việc thực hiện hợp đồng, cung cấp dịch
vụ khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế và bảo vệ quyền lợi người tham gia bảo
hiểm y tế; chống lạm dụng quỹ bảo hiểm y tế.
- Kiểm tra, giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện
chế độ, chính sách BHXH, bảo hiểm y tế đối với các tổ chức, cá nhân tham
gia và các cơ sở khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo
chỉ đạo, hướng dẫn của BHXH tỉnh; tổ chức bộ phận tiếp nhận, trả kết quả
giải quyết chế độ BHXH, bảo hiểm y tế theo cơ chế “một cửa” tại BHXH
huyện.
- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ của đối tượng tham gia và hưởng các
chế độ BHXH, bảo hiểm y tế theo quy định.
- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ BHXH, bảo hiểm y tế cho các tổ chức,
32
cá nhân tham gia.
- Tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của BHXH huyện.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã
hội trên địa bàn, với các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, bảo hiểm y tế để
giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện các chế độ BHXH, bảo
hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
- Đề xuất, kiến nghị, phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
thanh tra, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các chế độ
BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Có quyền khởi kiện vụ án dân sự đối với các đơn vị nợ BHXH, bảo
hiểm y tế để yêu cầu tòa án bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích nhà nước trong
lĩnh vực BHXH, bảo hiểm y tế trên địa bàn.
- Cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được
hưởng các chế độ, thủ tục thực hiện chính sách BHXH, bảo hiểm y tế khi
người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu;
Cung cấp đầy đủ và kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quản lý viên chức của BHXH huyện.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc BHXH tỉnh giao.
c. Cơ cấu tổ chức của BHXH huyện
- Đối với BHXH huyện có biên chế từ 36 viên chức trở lên hoặc có chỉ
tiêu dự toán thu - chi BHXH, bảo hiểm y tế hàng năm từ 1.700 tỷ đồng trở
lên, được thành lập 05 Tổ Nghiệp vụ gồm:
+ Tổ Thu BHXH, bảo hiểm y tế;
+ Tổ Cấp sổ, thẻ và Kiểm tra;
+ Tổ Thực hiện chính sách BHXH;
+ Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ;
33
+ Tổ Kế toán - Chi trả và Giám định bảo hiểm y tế.
- Đối với BHXH huyện có biên chế từ 26 đến 35 viên chức hoặc có chỉ
tiêu dự toán thu - chi BHXH, bảo hiểm y tế hàng năm từ 1.000 tỷ đồng đến
dưới 1.700 tỷ đồng, được thành lập 04 Tổ Nghiệp vụ gồm:
+ Tổ Thu - Cấp sổ, thẻ và Kiểm tra;
+ Tổ Thực hiện chính sách BHXH;
+ Tổ Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ;
+ Tổ Kế toán - Chi trả và Giám định bảo hiểm y tế.
- Đối với BHXH huyện có biên chế từ 16 đến 25 viên chức và có chỉ
tiêu dự toán thu - chi BHXH, bảo hiểm y tế hàng năm từ 100 tỷ đồng đến
dưới 1.000 tỷ đồng, được thành lập 03 Tổ Nghiệp vụ gồm:
+ Tổ Thu - Cấp sổ, thẻ và Kiểm tra;
+ Tổ Thực hiện chính sách BHXH và Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ;
+ Tổ Kế toán - Chi trả và Giám định bảo hiểm y tế.
- Đối với những BHXH huyện không thuộc quy định tại Khoản 1,
Khoản 2, Khoản 3 Điều này thì không thành lập Tổ Nghiệp vụ.
+ Tổ Nghiệp vụ thuộc BHXH huyện do Giám đốc BHXH tỉnh Quyết
định thành lập sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Tổ Nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc BHXH huyện thực hiện
các nhiệm vụ được giao đối với từng lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ theo
quy định của Tổng Giám đốc.
+ Tổ Nghiệp vụ chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của Giám đốc
BHXH huyện.
2.1.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt
động của BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội.
a. Thành phần, nội dung của tài liệu hình thành trong hoạt động của
BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội.
* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu hành chính bao gồm các nhóm:
- Nhóm tài liệu hành chính - quản trị chung:
34
- Nhóm tài liệu về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương.
- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng
- Nhóm tài liệu tài chính, kế toán
- Nhóm tài liệu về hoạt động của các tổ chức: Đảng, Công đoàn, Đoàn
thành niên
* Về thể loại và nội dung hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
- Nhóm tài liệu về thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp
- Nhóm tài liệu về công tác quản lý chi BHXH, khám chữa bệnh BHYT
và bảo hiểm thất nghiệp
- Nhóm tài liệu cấp sổ, thẻ
- Nhóm tài liệu về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất
nghiệp
Sau quá trình khảo sát có thể thống kê thành phần và số lượng tài liệu
tại một số BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội như sau:
Bảng 1. Bảng thống kê tình hình tài liệu đã chỉnh lý
STT Thành phần tài liệu đã chỉnh lý
Tên Ngành Bảo hiểm Tài Hồ sơ Tài liệu Tài Tài Tổng
liệu thu hành liệu sổ liệu số mét
chính chính thẻ kế giá
sách toán
1. BHXH quận Hoàn Kiếm 34,5 312,7 0 68,6 0 415,8
2 BHXH quận Ba Đình 46,7 230 80 18 207,5 582,2
3 BHXH quận Hai Bà Trưng 83 246,8 60 43 212,3 542,1
4 BHXH huyện Phú Xuyên 42,6 238,9 54,8 203 539,3
35
5 BHXH Gia Lâm 59,2 38,6 52 234,3 384,1
Bảng 2. Bảng thống kê tình hình tài liệu chƣa chỉnh lý
Thành phần tài liệu chƣa chỉnh lý
STT Tên Ngành Bảo hiểm Tài
liệu Hồ sơ Tài Tài Tổng
chính thu liệu sổ liệu số
sách thẻ kế mét
toán giá
1. BHXH quận Hoàn Kiếm 64 200 264
BHXH quận Hai Bà Trưng 65 152 127 344 2
BHXH quận Ba Đình 390,6 140 530,6 3
BHXH huyện Phú Xuyên 202,3 138,4 341,1 5
5 BHXH Gia Lâm 289,6 109 398,6
Theo bảng thống kê trên, có thể thấy số lượng tài liệu của các đơn vị
BHXH quận, huyện thuộc BHXH thành phố Hà Nội đang quản lý có sự chênh
lệch khá rõ (đơn vị mét giá). Một trong những lý do quan trọng có thể kể đến
được cán bộ chia sẻ là do số lượng đơn vị thu, đối tượng chính sách mà cơ
quan đó quản lý (các đơn vị thu là các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, hộ
kinh doanh…) trên địa bàn quận, huyện đó. Bởi vì, trong thành phần tài liệu
của Bảo hiểm thì các tài liệu chuyên môn chiếm đa số và nhiều hơn gấp nhiều
lần so với tài liệu hành chính. Do đó đối với những quận, huyện có địa bàn
rộng và phát triển, có nhiều cơ quan, doanh nghiệp đóng trên địa bàn thì sẽ
sản sinh ra nhiều tài liệu hơn.
b. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại BHXH quận, huyện thuộc thành phố
Hà Nội.
Tài liệu lưu trữ tại hầu hết các cơ quan, đơn vị đều mang nhiều ý nghĩa,
giá trị về mọi mặt như kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, chính trị…và chúng
36
phục vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội. Tài liệu lưu trữ
của các cơ quan BHXH quận, huyện cũng mang nhiều giá trị phục vụ các hoạt
động thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình và các cơ quan, đơn vị
ngoài ngành khác, cụ thể như sau:
Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ cho hoạt động giải
quyết chế độ, chính sách BHXH, bảo hiểm y tế trên địa bàn
Vừa qua ngày 01/5/2019 BHXH (BHXH) Việt Nam vừa ban hành
Quyết định số 166/QĐ-BHXH về hướng dẫn quy trình giải quyết hưởng các
chế độ BHXH và chi trả các chế độ BHXH, Bảo hiểm tự nguyện (BHTN).
Theo Quyết định, khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH, cán bộ làm công
tác chi trả phải đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu thu, số thẻ trên hồ sơ
điện tử; sổ BHXH được đưa vào lưu trữ theo quy định sau khi đã giải quyết
hưởng chế độ hưu trí, tử tuất. Trường hợp đã được giải quyết hưởng BHXH
mà việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH liên quan đến cơ sở dữ liệu
thu, số thẻ thì trước hết phải điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu trên Hệ thống và điều
chỉnh lại sổ BHXH; căn cứ cơ sở dữ liệu và sổ BHXH đã được điều chỉnh để thực hiện việc điều chỉnh, hủy, chấm dứt hưởng BHXH theo quy định 1.
Chiếu theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng
đối với công tác giải quyết các chế độ, chính sách nói chung và chế độ
BHXH, BHTN nói riêng. Tài liệu lưu trữ cung cấp các căn cứ, cơ sở, minh
chứng xác thực phục vụ công tác giải quyết chế độ, chính sách cho người
được hưởng. Hơn nữa nhờ có tài liệu lưu trữ nên có thể rút ngắn quá trình xác
minh, đối chiếu thông tin từ đó có thể giải quyết nhanh, kịp thời cho người
được hưởng, đáp ứng được yêu cầu của bản thân người đó và phương châm
làm việc của ngành.
Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ công tác quản lý
1 Phạm Thọ (2019), Đột phá mới trong giải quyết hưởng và chi trả chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, Báo BHXH, truy cập ngày 20/6/2019 http://baobaohiemxahoi.vn/vi/tin-chi-tiet-dot-pha-moi-trong-giai-quyet- huong-va-chi-tra-che-do-bhxh-bh-that-nghiep-57838cc4.aspx
37
thu, chi BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trên địa bàn quận, huyện
Để việc lập kế hoạch về công tác thu, chi BHXH mang tính khả thi thì
sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ luôn là những ưu tiên hàng đầu. Tài
liệu lưu trữ ở đây cụ thể là báo cáo, kế hoạch về công tác thu, chi các năm
trước là nguồn cung cấp những thông tin, số liệu xác thực về tình hình thu chi
trên địa bàn để từ đó các cán bộ có thể lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo
sát với thực tế và tránh được việc lập kế hoạch xa dời thực tế.
Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện là bằng chứng,
là căn cứ giúp cho Ngành Bảo hiểm trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý
những vi phạm của các doanh nghiệp và các đối tượng có hành vi gian lận.
Đứng trước tình hình phát triển kinh tế- xã hội, ngày càng nhiều các tổ chức,
doanh nghiệp được đăng ký hoạt động với nhiều hình thức khác nhau trong đó
bao gồm cả doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lành mạnh, nhưng bên cạnh
đó là hàng loạt doanh nghiệp ma được thành lập để thực hiện các hành vi gian
lận để chiếm đoạt tài sản của nhà nước, cụ thể ở đây là chiếm đoạt tiền quỹ
BHXH. Nhiều doanh nghiệp có hành vi lập hồ sơ giả hoặc làm sai lệch nội
dung hồ sơ để lừa dối cơ quan BHXH hoặc để hưởng các chế độ bảo hiểm.
Đối với bảo hiểm y tế đang xuất hiện ngày càng nhiều các đối tượng lập hồ sơ
bệnh án, kê khống đơn thuốc, chi phí giường bệnh.. hoặc giả mạo hồ sơ, sử
dụng thẻ bảo hiểm y tế giả, thẻ của người khác nhằm hưởng chế độ bảo hiểm
y tế trái quy định. Hay là những thủ đoạn gian lận liên quan đến quản lý và
thực hiện BHXH và bảo hiểm y tế của nhân viên y tế như chiếm đoạt thuốc
chữa bệnh, lập khống chứng từ thanh toán thuốc để nhằm chiếm đoạt tài sản
của Nhà nước. Đứng trước thực trạng đó thì các số liệu về giám định y tế, dự
toán thu chi BHXH, bảo hiểm y tế sẽ giúp cho Ngành Bảo xã hội hiểm kiểm
soát, quản lý và phát hiện sai phạm nằm ở khâu nào để từ đó có các giải pháp
xử lý phù hợp và khắc phục được những sai phạm đã xảy ra
Thực tế, trong những năm qua, do quy định mức phạt đối với hành vi
chậm đóng BHXH và mức phạt lãi suất chậm đóng ở mức thấp nên nhiều
38
doanh nghiệp lợi dụng quy định để sử dụng tiền BHXH của người lao động
vào mục đích đầu tư, kinh doanh mang lại lợi nhuận cao và chấp nhận nộp
phạt. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn sử dụng nhiều chiêu thức nhằm lách luật
như ký hợp đồng lao động thời vụ hoặc kéo dài thời gian thử việc…hay sử
dụng hai hệ thống sổ lương khác nhau để đối phó với cơ quan Bảo hiểm nhằm
tính mức đóng bảo biểm thấp hơn bảng lương thực chi trả cho người lao động để trốn đóng cho cơ quan Bảo hiểm2. Để ứng phó với hiện tượng xã hội phổ
biến đó như hiện nay thì tài liệu, hồ sơ thu BHXH, bảo hiểm y tế giúp cho các
cán bộ làm công tác thu có cơ sở để kiểm tra, đối chiếu với các doanh nghiệp
chậm đóng hoặc chậm nộp phạt để có các hình thức thu nợ, hoặc xử lý những
doanh nghiệp sử dụng nhiều bảng lương ảo để đối phó với cơ quan Bảo hiểm
nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi cho người lao động và thực hiện thu BHXH,
bảo hiểm y tế theo quy định
Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ cho hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài ngành.
- Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ cho hoạt động của
các cơ quan Thuế
Tài liệu lưu trữ của các BHXH quận, huyện không chỉ phục vụ cho các
hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của bản thân Ngành Bảo hiểm xã hội
mà còn phục vụ cho các đơn vị ngoài ngành, đặc biệt là cơ quan Thuế. Hiện
nay ngành Bảo hiểm đang khai thác triệt để dữ liệu từ cơ quan thuế cung cấp
để đưa ra các giải pháp quản lý tối ưu nhằm phát triển số người tham gia
BHXH bắt buộc. Cụ thể các cơ quan, doanh nghiệp khi thành lập phải đến cơ
quan thuế để đăng ký mã số thuế, do vậy tại các cơ quan Thuế là nơi quản lý
thông tin của các đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn một cách tương đối đầy
đủ. Nguồn tài liệu này giúp cho BHXH quản lý, kiểm soát được những cơ
quan, doanh nghiệp đang thực hiện đóng hay trốn đóng, chưa đóng để từ đó
2 Mai Lâm, Nhiều chiêu thức trục lợi BHXH, BHYT ngày 13/12/2017, http://thoibaotaichinhvietnam.vn/pages/nhip-song-tai-chinh/2017-12-13/nhieu-chieu-thuc-truc-loi-bhxh-bhyt- 51487.aspx, truy cập ngày 20/7/2019
39
có biện pháp phát triển số người, đối tượng tham gia bảo hiểm. Ngược lại,
nguồn tài liệu lưu trữ tại Bảo hiểm giúp cho cơ quan thuế có thể so sánh, đối
chiếu thông tin xem doanh nghiệp có thực hiện các hành vi gian lận để giảm
số thuế thu nhập doanh nghiệp hay không. Cụ thể, tại cơ quan Bảo hiểm,
doanh nghiệp có thể khai giảm số lượng lao động để giảm tiền đóng BHXH
cho người lao động, nhưng tại cơ quan thuế để giảm số thuế thu nhập doanh
nghiệp phải nộp cho nhà nước thì doanh nghiệp đó có thể kê khai nhiều hơn
số lượng lao động thực có trong doanh nghiệp để kê tăng chi phí, giảm lợi
nhuận để giảm thuế phải nộp cho Nhà nước. Trong vấn đề này, cơ quan thuế
có thể khai thác thông tin trong tài liệu của BHXH để đối chiếu và có biện
pháp xử lý, truy thu thuế cho Nhà nước.
- Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ cho hoạt động của
các doanh nghiệp
Ngoài việc các doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm xã hội bắt
buộc cho Ngành Bảo hiểm thì bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng cần sử
dụng tài liệu lưu trữ của Ngành Bảo hiểm để phục vụ cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh của đơn vị mình. Đơn cử như khi thực hiện đấu thầu bất kỳ dự án
nào, trong khi làm hồ sơ thầu, doanh nghiệp cũng cần làm hồ sơ nhân sự,
nhân sự phải đáp ứng yêu cầu là những người đã được đóng bảo hiểm xã hội.
Trong trường hợp này doanh nghiệp cần có xác nhận của Bảo hiểm về nhân
sự đã đóng bảo hiểm và là nhân viên đã ký hợp đồng lao động để doanh
nghiệp có thể hoàn thiện hồ sơ thầu.
Trong một số trường hợp khác tài liệu lưu trữ của Ngành Bảo hiểm xã
hội là minh chứng, căn cứ phục vụ cho các đợt kiểm tra của đơn vị quản lý về
lao động trên địa bàn mà doanh nghiệp đó đang chiếm đóng. Thực tế hàng
năm, trên địa bàn quận, huyện, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thuộc
UBND quận, huyện thường tổ chức kiểm tra về tình hình quản lý lao động và
đảm bảo các chế độ đối với người lao động của các doanh nghiệp trên địa
bàn. Trong các đợt kiểm tra thì doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
40
minh chứng cho tình hình quản lý, sử dụng lao động và đảm bảo các chế độ,
quyền lợi cho người lao động trong đó hồ sơ thu bảo hiểm xã hội bắt buộc của
doanh nghiệp tại Bảo hiểm chính là thành phần trong hồ sơ kiểm tra đó.
Doanh nghiệp thường phải liên hệ với Bảo hiểm để sử dụng thông tin và sao
chụp hồ sơ thu bảo hiểm xã hội để phục vụ cho các đợt kiểm tra.
Như vậy chúng ta có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ tại Ngành Bảo hiểm
xã hội phục vụ cho nhiều mục đích, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, là
căn cứ, bằng chứng cho việc thực hiện hay chưa thực hiện quy định của pháp
luật về bảo hiểm xã hội và đây cũng là công cụ để các cơ quan quản lý nhà
nước có cơ sở để kiểm tra, kiểm soát, xử lý các cơ quan, doanh nghiệp thực
hiện quy định của Nhà nước và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận, huyện phục vụ cho hoạt động của các
cá nhân, người lao động.
Hiện nay, tại Ngành Bảo hiểm xã hội đang quản lý khối tài liệu, hồ sơ
phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho nhiều đối tượng như người hưởng
chế độ hưu trí, đối tượng có công với cách mạng…bao gồm hồ sơ hưởng
lương hưu hàng tháng, chế độ mất sức, tai nạn lao động, tử tuất…Chẳng hạn
khi đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng chuyển nơi sinh sống và muốn
chuyển thủ tục lĩnh lương về nơi ở mới thì thường phải đến rút hồ sơ gốc tại
Bảo hiểm để làm thủ tục chuyển về Bảo hiểm tại nơi ở mới để thuận lợi cho
việc đi lại và giải quyết các thủ tục phát sinh. Nhờ đó ta thấy được tài liệu lưu
trữ không chỉ cần thiết cho bản thân Ngành Bảo hiểm, các đơn vị chức năng,
các doanh nghiệp… mà tài liệu lưu trữ cũng cần thiết và có giá trị đối với các
đối tượng được hưởng chế độ chính sách.
Hay đối với người lao động tại các cơ quan, doanh nghiệp: Người lao
động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong quá trình làm việc người lao
động thường làm các thủ tục hưởng chế độ ốm đau, thai sản hoặc đến khi
người đó nghỉ việc thì thường thanh toán bảo hiểm xã hội một lần hoặc làm
41
thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp. Trong trường hợp này, người lao
động thường lấy thông tin từ hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội và các thủ tục
chốt sổ trước đó tại Ngành Bảo hiểm để giải quyết các thủ tục hưởng chế độ.
Từ những phân tích trên đây có thể thấy tài liệu lưu trữ của Ngành Bảo
hiểm xã hội có giá trị nhiều mặt không những phục vụ cho Ngành Bảo hiểm
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn phục vụ nhiều mục đích
khác nhau của các cơ quan, doanh nghiệp, và các cá nhân, người dân, người
được hưởng chế độ chính sách của Nhà nước, người lao động… Do đó, tài
liệu lưu trữ của các Ngành Bảo hiểm xã hội là nguồn tài liệu quý giá, có giá
trị, ý nghĩa đối với nhiều đối tượng, nhiều cơ quan và rộng hơn nữa là toàn xã
hội.
2.2. Các biện pháp tổ chức công tác lƣu trữ ở BHXH quận, huyện thuộc
TP Hà Nội
2.2.1. Xác định và phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ.
Căn cứ theo quy định tại khoản 6, Điều 3, Quyết định số 1139/QĐ-
BHXH ngày 28/10/2013 của BHXH Việt Nam về công tác lưu trữ của hệ
thống BHXH Việt Nam có quy định: Giám đốc BHXH huyện có trách nhiệm
tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại BHXH huyện. Tại khoản 03, Điều 4 quy
định BHXH huyện trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH huyện.
Theo như quy định trên, Giám đốc BHXH huyện là người đứng đầu cơ
quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan. Trách
nhiệm của người đứng đầu phải ban hành các văn bản quy định về công tác
lưu trữ trên cơ sở những quy định của nhà nước, quy định của BHXH Việt
Nam nói chung và BHXH thành phố Hà Nội nói riêng; giao nhiệm vụ cho các
đơn vị, cá nhân để tổ chức triển khai việc thực hiện các quy định về công tác
lưu trữ; quyết định các vấn đề về tổ chức, nhân sự, kinh phí, cơ sở vật chất
liên quan đến công tác lưu trữ; quyết định việc kiểm tra và các biện pháp khen
thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
Trên thực tế, tác giả đã có cơ hội khảo sát tại một số cơ quan BHXH
42
quận, huyện tại Hà Nội như quận Hoàn Kiếm, quận Đống Đa, quận Thanh
Xuân, huyện Gia Lâm, huyện Phú Xuyên. Hầu hết các lãnh đạo của những cơ
quan trên đã nhận thức được vai trò của tài liệu lưu trữ, xác định trách nhiệm
và phân công cho các bộ phận tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan
mình, đã có những quan tâm thích đáng đến công tác lưu trữ như bố trí cán bộ
kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ hoặc giao cho các bộ phận chuyên môn tự
bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu do bộ phận mình sản sinh ra; mua sắm
các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu như cặp, hộp
đựng hồ sơ, giá, kệ,…Trong đó đặc thù tài liệu lưu trữ của ngành Bảo hiểm xã
hội được tra cứu hàng ngày, đặc biệt là hồ sơ, tài liệu về chính sách, do đó
lãnh đạo đã chỉ đạo mua sắm hộp đựng hồ sơ chuyên dụng, được phủ một lớp
sơn nhằm bảo quản tài liệu lâu dài, tránh được các tác động về vật lý như ẩm,
mốc, ánh nắng… và dễ dàng cho công tác khai thác, tra cứu tài liệu.
Bên cạnh những việc làm được vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế
trong việc tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ tại một số Bảo hiểm xã hội
quận, huyện tại Hà Nội như: chưa ban hành quy chế, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ cho cơ quan mình, một số cơ quan chưa bố trí cán bộ lưu trữ hoặc
cán bộ lưu trữ chuyên trách như BHXH huyện Phú Xuyên và Gia Lâm…
2.2.2. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy tại hầu hết các cơ quan nêu trên đều đã
bố trí bộ phận tham mưu, giúp việc về công tác lưu trữ, tuy nhiên chưa bố trí
cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách. Bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ
có nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả và quản lý hồ sơ lưu trữ được quy định
tại mục 2.4, khoản 2, Điều 3, Quyết định số 1306/QĐ-BHXH ngày 31/7/2017
của BHXH Việt Nam. Tuy nhiên, do khối lượng công việc hàng ngày giải
quyết chế độ, tiếp nhận hồ sơ, giải đáp thắc mắc của người dân và doanh
nghiệp, cho nên công tác quản lý hồ sơ chưa được tập trung, chú trọng mà hầu
hết tài liệu lưu trữ tại các bộ phận, phòng, ban tự lưu, bảo quản và khai thác
sử dụng. Hiện tượng nêu trên xuất phát từ một thực tế, thứ nhất là cán bộ phải
43
kiêm nhiệm nhiều công tác khác, thứ hai do trụ sở làm việc tại những cơ quan
mà tác giả khảo sát có diện tích làm việc chật hẹp, hầu như không có không
gian bố trí được kho lưu trữ, có những cơ quan tận dụng cả hội trường để làm
việc, điển hình như BHXH huyện Gia Lâm, BHXH quận Hoàn Kiếm do đó
cán bộ làm công tác lưu trữ chưa có đủ điều kiện về thời gian và cơ sở vật
chất để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Căn cứ điều 5, Quyết định 1139/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2013
của BHXH Việt Nam quy định công chức, viên chức làm lưu trữ như sau:
- Công chức, viên chức làm lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy
định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu
trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ,
quyền lợi và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi
khác theo quy định của pháp luật và của Ngành BHXH.
- Công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được
bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù
hợp với công việc.
Theo như quy định trên, cán bộ làm công tác lưu trữ có thể là người
được đào tạo chuyên ngành văn thư – lưu trữ, hoặc tốt nghiệp chuyên ngành
khác nhưng được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.
Qua khảo sát tại một số Ngành Bảo hiểm kể trên có thể tóm tắt tình
hình cán bộ làm công tác lưu trữ như trong bảng dưới đây:
Bảng 3: tình hình cán bộ lƣu trữ tại một số bhxh quận, huyện
STT Tên cơ quan Số Chính Kiêm Trình độ Giới Ghi
lƣợng nhiệm nhiệm tính chú
1. BHXH quận 01 Đại học Nữ
Hoàn Kiếm chuyên
ngành
44
khác
2. BHXH quận 01 Như trên Nữ
Đống Đa
3. BHXH quận 01 Như trên Nữ
Thanh Xuân
4. BHXH huyện 02 Như trên Nữ
Gia Lâm
5. BHXH huyện 01 Như trên Nữ
Phú Xuyên
Theo bảng thống kê về tình hình cán bộ lưu trữ như trên cho thấy hầu
hết các cơ quan đều đã bố trí cán bộ phụ trách, kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Tuy nhiên thực tế trên lại cho thấy số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
thực sự khiêm tốn. Hầu hết các cơ quan chỉ bố trí 01-02 cán bộ văn thư làm
kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thì thực tế chỉ có ½ số cán bộ làm lưu trữ. Với
số lượng cán bộ ít ỏi cộng với khối lượng công việc và số lượng tài liệu trong
kho thì cán bộ khó có thể đáp ứng được yêu cầu đặt ra về công tác lưu trữ và
càng khó hơn cho cán bộ khi bố trí, sắp xếp thời gian để thực hiện các khâu
nghiệp vụ về lưu trữ. Đấy là còn chưa kể đến hầu hết cán bộ được bố trí kiêm
nhiệm lưu trữ đều chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, mà họ
được đào tạo và tốt nghiệp các chuyên ngành khác như kế toán, quản trị nhân
lực…nên họ gặp nhiều khó khăn khi thực hiện nghiệp vụ. Thực tế, các cán bộ
lưu trữ chưa được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ như quy định
trên của BHXH Việt Nam mà khi được bố trí làm công việc đó cán bộ chủ
yếu dành thời gian cho công tác văn thư và coi công tác lưu trữ chỉ là thứ yếu
nên phần nào họ cũng chưa ý thức được trách nhiệm của mình. Cùng với hai
lý do trên và thực tế cơ quan chưa có quy định, quy chế về công tác lưu trữ
đối với BHXH cấp quận, huyện cộng với tâm lý xem nhẹ công tác này của
45
các cán bộ chuyên môn cũng là nguyên nhân dẫn đến công tác lưu trữ tại một
số BHXH quận, huyện chưa đạt được hiệu quả và chưa đi vào nền nếp như
hiện nay.
Từ những phân tích trên đây cho thấy việc bố trí cán bộ làm công tác
lưu trữ dù là chuyên trách hay kiêm nhiệm tại các cơ quan BHXH cấp huyện,
quận là việc đáng được quan tâm. Bởi lẽ tài liệu lưu trữ ngành bảo hiểm đóng
vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến chế độ của mỗi cá nhân, tổ chức
và toàn xã hội trong khoảng thời gian dài. Do vậy người quản lý khối tài liệu
quý báu ấy cần được quan tâm bố trí, tuyển chọn kỹ càng, được đào tạo bài
bản chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc nếu kiêm nhiệm thì cần được bồi
dưỡng nghiệp vụ lưu trữ phù hợp.
2.2.3. Các quy định hiện hành của ngành Bảo hiểm xã hội và BHXH
Thành phố Hà Nội về tổ chức công tác lưu trữ
Chiếu theo những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, ngành
Bảo hiểm cụ thể là BHXH Việt Nam đã ban hành những văn bản nhằm quản
lý công tác lưu trữ như sau:
Quyết định số 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 của BHXH Việt Nam
về việc ban hành Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống lưu trữ
của BHXH Việt Nam. Quyết định này quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của các cơ quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam,
gồm: cơ quan BHXH Việt Nam; BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương (gọi chung là BHXH tỉnh); BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh (gọi chung là BHXH huyện). Ban hành kèm theo quyết định là bảng thời
hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các Ngành Bảo hiểm. Ngoài các nhóm tài liệu chung giống với
những cơ quan khác như tài liệu tổng hợp, hành chính quản trị, thi đua khen
thưởng, tài chính kế toán…, ngành Bảo hiểm là ngành đặc thù hình thành ra
nhóm hồ sơ như tài liệu thu, chi, cấp sổ, thẻ, thực hiện chính sách BHXH,
BHYT, BHTN và quản lý quỹ BHXH. Quyết đinh này đã quy định tương đối
46
đầy đủ và cụ thể đối với nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ kể trên
nhằm tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ,
hơn nữa còn góp phần xác định được giá trị tài liệu để có biện pháp phát huy
giá trị tài liệu của Ngành một cách hiệu quả và hợp lý.
Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của BHXH Việt Nam
về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam. Ban hành kèm theo Quyết
định này là Quy định hướng dẫn về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt
Nam, được áp dụng tại cơ quan BHXH các cấp gồm: BHXH Việt Nam;
BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ( gọi chung là BHXH tỉnh);
BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( gọi chung là BHXH
huyện). BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân, BHXH Ban Cơ
yếu Chính phủ thực hiện quản lý, lưu trữ đối với hồ sơ hưởng BHXH theo
quy định này.
Ngoài ra, trong quá trình tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ, BHXH
Việt Nam đã ban hành nhiều công văn hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị cấp
dưới thực hiện tốt công tác lưu trữ như: Công văn số 2004/BHXH-LT ngày
30/5/2012 về việc tăng cường công tác lưu trữ; Công văn số 2301/BHXH-LT
ngày 24/6/2013 của BHXH Việt Nam về chỉ đạo công tác nộp hồ sơ lưu trữ;
Công văn số 1576/BHXH-LT ngày 27/4/2015 về kế hoạch thu thập tài liệu
vào Trung tâm lưu trữ năm 2015…
Căn cứ báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của
BHXH thành phố Hà Nội báo cáo lên Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam
năm 2018 và qua phỏng vấn cán bộ phòng tiếp nhận hồ sơ tại BHXH thành
phố Hà Nội, tác giả được biết cơ quan BHXH thành phố Hà Nội chưa quan
tâm ban hành quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ cho cơ quan vmà các
đơn vị BHXH trực thuộc mà thực tế hệ thống các cơ quan này đang áp dụng
hoàn toàn văn bản quy định hướng dẫn do BHXH Việt Nam ban hành. BHXH
thành phố Hà Nội hiện nay đang quản lý về nghiệp vụ và công tác lưu trữ của
30 BHXH quận, huyện, thị xã thuộc thành phố. Do vậy, việc cơ quan chưa
47
xây dựng và ban hành quy định về công tác lưu trữ cũng gây nhiều khó khăn
cho các đơn vị cấp dưới khi thực hiện công tác quản lý hay nghiệp vụ về công
tác lưu trữ. Mặt khác, tác giả cho rằng việc chưa ban hành quy chế, quy định
như trên có thể là nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng việc tổ chức, thực
hiện công tác lưu trữ chưa mang lại hiệu quả như hiện nay tại một số BHXH
quận, huyện thuộc Thành phố Hà Nội.
2.2.4. Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Qua khảo sát, tại hầu hết các cơ quan BHXH quận, huyện thuộc thành
phố Hà Nội đều chưa quan tâm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các
cán bộ chuyên môn và cán bộ lưu trữ. Bên cạnh đó, BHXH TP Hà Nội cũng
chưa tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho các
đơn vị trực thuộc mà chủ yếu chỉ cử các cán bộ tham gia các buổi tập huấn,
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ do cấp trên tổ chức.
Hàng năm, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội tổ chức các buổi tập huấn về
công tác văn thư cho các đơn vị, BHXH thành phố Hà Nội thường có văn bản
chỉ đạo xuống các quận, huyện cử cán bộ văn thư tham gia tập huấn về công
tác này. Tuy nhiên tại BHXH các quận, huyện thường giao cán bộ văn thư
kiêm nhiệm lưu trữ nên cán bộ được cử đi tập huấn, đào tạo nhưng nội dung
của các cuộc tập huấn tập trung các nội dung trong công tác văn thư nên chưa
đạt được hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đó, BHXH thành phố Hà Nội là
đơn vị chịu sự quản lý Ngành về công tác lưu trữ của Trung tâm lưu trữ thuộc
BHXH Việt Nam, do đó việc thực hiện nghiệp vụ cũng được thực hiện theo
sự hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ. Thông thường Trung tâm lưu trữ tổ chức
các buổi tập huấn khi có văn bản quy định mới của Ngành ban hành, buổi tập
huấn nhằm mục đích cập nhật quy định mới, bồi dưỡng thêm kiến thức
nghiệp vụ và tạo cơ hội giao lưu cho các cán bộ lưu trữ trong toàn ngành học
hỏi kinh nghiệm. Các buổi tập huấn, đào tạo bồi dưỡng diễn ra cũng đạt được
nhiều kết quả nhất định nhưng bên cạnh đó có nhiều nội dung chưa thực sự
thu hút hoặc do ý thức xem nhẹ công tác lưu trữ của các cán bộ nên hiệu quả
48
của công tác tập huấn chỉ dừng lại ở mức khiêm tốn, cán bộ có biết đến nội
dung tập huấn nhưng việc áp dụng nội dung đó vào thực tế công việc đôi khi
còn xa thực tế. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến thực trạng
như hiện nay.
Một thực tế là cán bộ làm công tác lưu trữ vẫn thực hiện công việc theo
lối mòn từ những quy định cũ và không được đi tập huấn thường xuyên để
chuyên sâu cũng như nâng cao nghiệp vụ. Qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ
làm công tác lưu trữ tại BHXH quận Đống Đa: “Chúng em làm công tác lưu
trữ là kiêm nhiệm và khi được giao nhiệm vụ thì được hướng dẫn theo văn
bản của BHXH Việt Nam quy định và ở BHXH TP Hà Nội sao lại văn bản đó
chuyển xuống cho chúng em thực hiện, cũng không có văn bản nào quy định
riêng về công tác lưu trữ cho BHXH cấp quận, huyện. Ngoài ra cũng không
có lớp tập huấn nào cho riêng đối tượng làm công tác lưu trữ như chúng em”
Một trong số các nguyên nhân kể trên đã có những tác động không nhỏ theo
chiều hướng tiêu cực về công tác lưu trữ đối với các cơ quan trên, các tác
động này có thể nhìn nhận qua thực tế việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, cụ thể
như sau:
a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã
giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao
nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ
cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu thập được bổ sung
theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị
cho các kho lưu trữ.
Đối với cơ cấu tổ chức của BHXH quận, huyện có đội ngũ cán bộ biên
chế từ 16-25 người được chia thành 3-4 bộ phận thì các bộ phận phải nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bộ phận chính sách, bộ phận thu, bộ phận sổ
thẻ, bộ phận giám định. Trên thực tế, do cơ quan chưa có quy định cụ thể, do
một số mặt hạn chế về kho tàng và chưa có cán bộ chuyên trách nên việc các
49
đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện tốt.
Một số lý do được các cán bộ chuyên môn chia sẻ là do chưa có cán bộ
lưu trữ chuyên trách nên việc khai thác và tra tìm tài liệu sẽ mất thời gian.
Hơn nữa, khối tài liệu này được cán bộ chuyên môn giải quyết công việc hằng
ngày nên cán bộ tự lưu trữ sẽ theo dõi được quá trình giải quyết việc hoặc do
tâm lý lo ngại sợ tài liệu bị mất mát thất lạc. Đây cũng là tâm lý chung của
hầu hết các cán bộ chuyên môn tại một số đơn vị Bảo hiểm mà tác giả có cơ
hội khảo sát. Sỡ dĩ có tâm lý lo ngại ấy là điều hoàn toàn dễ hiểu và phổ biến
hầu hết trong các cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp không riêng
ngành Bảo hiểm xã hội. Bởi vậy, việc phổ biến hướng dẫn các quy định về
công tác lưu trữ là công việc nên được ưu tiên hàng đầu để các cán bộ chuyên
môn nhận thức được vai trò của công tác lưu trữ, nhận thức được trách nhiệm
của mình trong công tác này và từ đó thay đổi cách nhìn nhận để thực hiện
thống nhất quy định của Nhà nước, của ngành Bảo hiểm xã hội và của cơ
quan.
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu tại một số BHXH quận, huyện
thuộc thành phố Hà Nội đang gặp nhiều khó khăn. Điển hình có thể kể đến là
chưa có đầu mối thu thập tài liệu, xuất phát từ thực tế những cơ quan chưa có
cán bộ lưu trữ chuyên trách mà chỉ có kiêm nhiệm. Thuật ngữ “thu thập tài
liệu vào lưu trữ cơ quan” còn khá xa lạ đối với các cán bộ chuyên môn do
khối lượng công việc hàng ngày của họ khá nhiều, cán bộ thường xuyên phải
làm thêm ngoài giờ để giải quyết công việc phát sinh trong ngày nên họ chưa
quan tâm nhiều đến công tác lưu trữ hay giao nộp tài liệu.
Thực tế khảo sát cho thấy, tài liệu của mỗi cá nhân được bó gói, sắp
xếp trong hòm tôn có khóa, đôi khi số lượng hòm không đủ thì cán bộ bó gói
tài liệu trong thùng bìa cát tông, hoặc chứa trong bao tải rồi đưa vào kho hoặc
chứa trong gầm cầu thang và hành lang của cơ quan. Đây là thực tế phổ biến
trong những cơ quan mà tác giả có cơ hội khảo sát và cũng là một trong số
những hạn chế rất lớn của công tác lưu trữ cần được khắc phục kịp thời để
50
tránh ảnh hưởng đáng tiếc đến tuổi thọ của tài liệu, tình trạng vật lý và tính
bảo mật của tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với khối tài liệu của ngành Bảo hiểm
ảnh hưởng đến chế độ chính sách của con người và toàn xã hội.
Thực tế, việc tài liệu lưu trữ đang bị phân tán ở các phòng ban chuyên
môn thì thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu, rút ngắn thời gian tra
tìm và hơn ai hết người trực tiếp giải quyết hồ sơ tài liệu đó sẽ nắm được giá
trị của tài liệu để từ đó lưu giữ, bảo quản tài liệu tốt hơn. Trái lại, thực tế trên
lại khiến cho cơ quan gặp khó khăn cho việc tổ chức quản lý tập trung thống
nhất tài liệu lưu trữ, theo mục đích của công tác lưu trữ là phục vụ khai thác
sử dụng tài liệu và phát huy giá trị tài liệu thì việc tài liệu đang phân tán ở các
phòng ban đang tồn tại nhiều hạn chế và chưa thực hiện đúng theo quy định.
b. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức khoa học tài liệu thực chất là việc thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ, bao gồm: Phân loại khoa học tài liệu lưu trữ;
xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ thống kê, công cụ tra tìm
tài liệu lưu trữ.
Tại hầu hết các cơ quan tác giả đến khảo sát đều chưa ban hành quy
định phân loại tài liệu. Tuy nhiên tại các bộ phận chuyên môn, tài liệu được
các cán bộ phân loại theo vấn đề khá rõ ràng và cẩn thận. Hồ sơ, tài liệu của
từng bộ phận được cán bộ phân chia về theo năm và theo vấn đề. Thực tế tài
liệu của từng cán bộ được họ quản lý cẩn thận để tiện cho việc khai thác sử
dụng để giải quyết công việc khi cần.
Qua quá trình quan sát cách lưu trữ hồ sơ của một số cán bộ làm việc
tại bộ phận Chính sách và bộ phận Thu - Sổ thẻ tại các cơ quan kể trên, tác
giả nhận thấy các cách phân loại hồ sơ chưa có sự thống nhất thể hiện điển
hình ở hai loại tài liệu được coi là quan trọng và có thời hạn bảo quản lâu dài
là tài liệu: hồ sơ chế độ, chính sách và hồ sơ thu BHXH bắt buộc, BHXH thất
51
nghiệp, BHXH y tế.
Tại BHXH huyện Gia Lâm, quận Thanh Xuân, Hoàn Kiếm, Đống
Đa lƣu trữ hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc theo mã đơn vị từ
năm nhỏ đến năm lớn.
Ví dụ 1: Cách lưu hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc.
I. Nhóm các công ty trên địa bàn quận Hoàn Kiếm có mã từ T000001-
T900998.
1) Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc của Công ty A mã đơn vị
T000001 từ năm 1995-2018.
2) Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc của Công ty B mã đơn vị
T000002 từ năm 1995-2018.
3) Tương tự cho các công ty có mã đơn vị từ T000003-T900998.
II. Nhóm các Trường học từ tiểu học đến trung học phổ thông có mã đơn vị từ
H000001-H900999.
1) Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc của Trường tiểu học A mã đơn vị
H000001 từ năm 1995-2018.
2) Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc của Trường tiểu học A mã đơn vị
H000002 từ năm 1995-2018.
3) Tương tự cho các Trường học có mã đơn vị từ H000003-H900999.
Ví dụ 2: Cách lưu hồ sơ giải quyết chế độ chính sách cho các đối tượng hưu
trí hưởng lương từ Ngân sách nhà nước và hưởng từ Quỹ BHXH được lưu
theo số hiệu điện tử của mỗi người tương ứng với số sổ BHXH. Tài liệu được
sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số hiệu điện tử .
1) Hồ sơ đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng từ nguồn Ngân sách nhà
nước của BHXH quận Hoàn Kiếm từ số 293021-294261. Mỗi một dãy số
gồm 6 chữ số như 293021 hay 294261 là số hiệu điện tử của từng người (đối
tượng) đã hoặc đang hưởng chế độ, chính sách do cơ quan Bảo hiểm cấp. Mỗi
số hiệu điện tử được coi là một hồ sơ giải quyết chế độ, chính sách cho từng
người và được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số hiệu điện tử đó để dễ dàng
52
tra cứu hồ sơ. Do vậy khi cần tra cứu hồ sơ của bất kỳ đối tượng nào thì cán
bộ chỉ cần tra số hiệu điện tử của người đó rồi tìm kiếm trong số hồ sơ đã
được sắp xếp.
2) Hồ sơ đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng từ nguồn quỹ BHXH của
BHXH quận Hoàn Kiếm từ số 340091-346787. Tương tự như các đối tượng
hưởng lương từ Ngân sách nhà nước, các đối tượng hưởng lương hưu từ Quỹ
Bảo hiểm xã hội cũng được cấp số hiệu điện tử, khi tra cứu bất cứ đối tượng
nào tương ứng với số hiện điện tử để khai thác hồ sơ giải quyết chế độ, chính
sách nhanh chóng và chính xác hơn, rút ngắn được thời gian và công sức của
cán bộ chuyên môn cũng như cán bộ lưu trữ.
Tại BHXH huyện Phú Xuyên, cán bộ lƣu trữ hồ sơ thu và hồ sơ
chính sách theo cách khác nhƣ sau:
Ví dụ 1: Cán bộ làm công tác thu BHXH lưu hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN
bắt buộc theo thời gian.
1)Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc tháng 01 năm 2000 của BHXH
huyện Phú Xuyên.
2)Hồ sơ thu BHXH/BHYT/BHTN bắt buộc tháng 02 năm 2000 của BHXH
huyện Phú Xuyên.
3)Tương tự cho các tháng còn lại và các năm tiếp theo.
Ví dụ 2: Cán bộ làm việc tại bộ phận chính sách lưu hồ sơ theo đơn vị xã và
không lưu theo số hiệu điện tử.
I. Xã Khai Thái.
1)Hồ sơ đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng nguồn Ngân sách nhà nước
và nguồn quỹ BHXH xã Khai Thái.
2)Hồ sơ đối tượng hưởng chế độ tử tuất nguồn Ngân sách nhà nước và nguồn
quỹ BHXH xã Khai Thái.
3)Hồ sơ đối tượng hưởng chế độ mất sức, tai nạn lao động nguồn Ngân sách
nhà nước và nguồn quỹ BHXH xã Khai Thái.
4)Hồ sơ đối tượng hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp nguồn Ngân sách nhà
53
nước và nguồn quỹ BHXH xã Khai Thái.
II. Tương tự với các xã còn lại thuộc huyện Phú Xuyên, Hà Nội.
Qua phỏng vấn anh Nguyễn Hồng Thái, cán bộ chính sách tại BHXH
huyện Phú Xuyên với một vài câu hỏi ngắn thì được anh cho biết: “ Vì anh
chưa nắm được quy định về lưu trữ hồ sơ như thế nào là chuẩn theo quy định
của ngành Bảo hiểm, và cơ quan anh chưa có bất cứ một quy định nào về
công tác lưu trữ. Do vậy, cách anh lưu trữ hồ sơ là do thói quen tra cứu hồ sơ
chính sách của các đối tượng theo xã, vậy nên tiêu chí để anh lưu hồ sơ là tên
các xã, sau đó các loại hồ sơ chính sách khác nhau như hưu Ngân sách, hưu
quỹ BHXH, mất sức, tử tuất…anh kẹp vào các file khác nhau để dễ tra tìm
chứ anh không hề lưu theo số hiệu điện tử như các đơn vị khác”.
Qua cách lưu trữ hồ sơ như trên, có thể thấy các cán bộ chưa có sự
thống nhất khi phân loại tài liệu trong hệ thống các cơ quan trực thuộc
BHXH thành phố Hà Nội. Sự khác nhau này gây một số mặt hạn chế liên
quan đến công tác tra tìm tài liệu, thời gian tra tìm lâu, khó kiểm soát tài liệu
mất mát, hồ sơ đã chuyển đến cơ quan khác để giải quyết hay chưa…
Như vậy, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên các cơ
quan mà tác giả có cơ hội khảo sát chưa tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ
gây ảnh hưởng đến công tác khai thác tra tìm tài liệu của các cán bộ cũng như
nhu cầu khai thác của người dân.
Bên cạnh những tài liệu nghiệp vụ chuyên môn được phân loại khoa
học vẫn tồn tại một số ít tài liệu đang được cán bộ lưu giữ và bảo quản bao
gồm các tài liệu đang giải quyết ở giai đoạn hiện hành, đã giải quyết xong và
chưa được đưa vào lưu trữ và cả các tài liệu nháp thảo, phô tô, tài liệu không
có dấu, chữ ký… không có giá trị pháp lý được lưu chung trong các thùng
tôn, thùng bìa cát tông mà chưa hề được phân loại ra theo tên loại hay bất cứ
tiêu chí nào dẫn đến tình trạng tài liệu có giá trị lưu chung với tài liệu hết giá
trị, những tài liệu hết giá trị chưa được phân loại, xác định giá trị để loại hủy
54
gây lãng phí diện tích kho tàng.
Đứng trước tình hình thực tế đó, năm 2018 vừa qua BHXH Thành phố
Hà Nội đã triển khai chỉnh lý hồ sơ cho một số quận, huyện trong thành phố
bao gồm những cơ quan mà tác giả có cơ hội khảo sát. Xuất phát từ thực tế
chưa có quy định về phương án phân loại tài liệu nên việc xây dựng phương
án căn cứ vào tình hình thực tế khi chỉnh lý tài liệu.
Tại những cơ quan đã qua chỉnh lý thì tài liệu đều đang sử dụng
phương án Mặt hoạt động - Thời gian cho phông BHXH quận, huyện.
Nhìn chung, đối với cơ cấu tổ chức của BHXH cấp huyện và tình hình
thực tế tài liệu và thói quen tra tìm của các cán bộ thì việc sử dụng phương án
phân loại “ Mặt hoạt động – Thời gian” vừa mang lại ưu điểm đồng thời tồn
tại nhiều bất cập. Về ưu điểm, việc phân loại theo phương án này giúp cán bộ
theo dõi được quá trình tham gia BHXH của một cá nhân hay đơn vị bất kì
một cách hệ thống trong một khoảng thời gian từ khi bắt đầu tham gia tới thời
điểm hiện tại.
Về mặt hạn chế, phương án này thường dùng cho những đơn vị hình
thành phông đã ngừng hoạt động, tuy nhiên các ngành Bảo hiểm kể trên vẫn
đang hoạt động và sản sinh ra nhiều tài liệu lưu trữ. Do vậy sử dụng phương
án này sẽ gây khó khăn cho giai đoạn chỉnh lý tiếp theo khi đánh số hồ sơ
trong Phông vì phân loại theo mặt hoạt đông – thời gian nên sẽ làm cho khối
tài liệu trong mặt hoat động đó không được liên tục với giai đoạn chỉnh lý
trước. Tuy nhiên, về cơ bản phương án này không làm phân tán tài liệu trong
Phông nên được cơ quan chấp nhận đưa vào thực hiện.
c.Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Ngày 22/12/2011, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số
1538/QĐ-BHXH quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH
Việt Nam dựa trên Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
55
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, do vậy việc xác định giá trị tài liệu trong
ngành được thực hiện thống nhất, đảm bảo có căn cứ, cơ sở, phát huy được
giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tại khoản 1, Điều 4, Quyết định 1538 quy định cụ thể như sau:
- Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư
+ Căn cứ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, các chuyên viên khi lập hồ
sơ về công việc được giao giải quyết thực hiện ghi thời hạn bảo quản cho
từng hồ sơ.
+ Đối với những tài liệu mà thời hạn bảo quản dưới 05 năm không
phải giao nộp vào lưu trữ của cơ quan, hết thời hạn bảo quản đã định có thể
tiến hành tiêu hủy tại đơn vị, không phải thông qua Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của cơ quan.
- Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan
+ Căn cứ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, cán bộ lưu trữ tiến hành
kiểm tra, chỉnh sửa lại thời hạn bảo quản các hồ sơ đã được lập ở văn thư
hoặc ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ được lập mới trong quá trình chỉnh lý
tài liệu; đánh giá tổng thể tài liệu trong toàn phông để giữ lại những hồ sơ,
tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu của các đơn vị,
loại bỏ những tài liệu trùng thừa giữa các đơn vị.
+ Trường hợp những hồ sơ, tài liệu khi đánh giá lại nếu có giá trị lịch
sử thì phải nâng lên bảo quản vĩnh viễn; những hồ sơ, tài liệu vẫn còn giá trị
thì gia hạn thêm thời hạn bảo quản; những hồ sơ, tài liệu thực sự hết giá trị
thì loại ra để làm thủ tục tiêu hủy.
+ Đối với những khối, nhóm tài liệu bị mất, thất lạc không có khả năng
bổ sung đầy đủ thì có thể nâng mức thời hạn bảo quản những hồ sơ, tài liệu
hiện có.
+ Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy
định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu thì có thể vận dụng các mức thời hạn
56
bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong bảng kê để xác định.
Như vậy, việc BHXH Việt Nam ban hành bảng thời hạn bảo quản tài
liệu lưu trữ riêng cho ngành là một điểm tích cực. Đây là căn cứ, cơ sở xác
thực nhất giúp cho các cán bộ lưu trữ có thể xác định giá trị tài liệu một cách
rõ ràng, đặc biệt là khối tài liệu chuyên môn của ngành từ đó có phương án,
kế hoạch để tổ chức quản lý, bảo quản khối tài liệu đó một cách hợp lý.
Mặc dù đã có quy định cụ thể về công tác này nhưng tại hầu hết các
BHXH quận, huyện (nơi tác giả đến khảo sát) đều chưa quan tâm và chưa biết
đến thuật ngữ xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Do thực trạng đó dẫn đến tình
trạng tài liệu hết giá trị và còn giá trị hiện hành đang được lưu chung với nhau
và được xếp chung trong các hòm tôn, thùng cát tông hay tủ đựng hồ sơ. Về
nguyên nhân dẫn đến thực trạng kể trên, theo tôi, có thể do cơ quan chưa phổ
biến kỹ các quy định đã có, hoặc nếu đã được phổ biến thì có thể do ý thức,
trách nhiệm và trình độ chuyên môn của các cán bộ chuyên môn cũng như
cán bộ lưu trữ. Nếu công tác này còn tiếp diễn trong thời gian dài thì việc
chỉnh lý hồ sơ tồn đọng qua các năm là điều khó tránh khỏi.
d. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tại Điều 23, Chương 4, Quyết định 1139/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10
năm 2013 của BHXH Việt Nam quy định cụ thể về bảo quản tài liệu lưu trữ
như: Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; các yêu cầu của kho lưu
trữ, quy định tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho; lập sơ đồ giá bảo
quản tài liệu trong kho…Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được BHXH Việt
Nam quy định khá rõ ràng và chi tiết giúp cho các cơ quan, đơn vị trong
ngành có căn cứ để tổ chức bảo quản tài liệu sao cho hiệu quả.
Qua quá trình khảo sát một số kho lưu trữ tại những cơ quan BHXH
quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội kể trên, tác giả nhận thấy thực trạng
57
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:
Về xây dựng và cải tạo nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ:
Như đã đề cập ở phần trên, hầu hết các Ngành Bảo hiểm chưa xây dựng
kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tập trung tài liệu lưu trữ. Một số cơ
quan như BHXH huyện Phú Xuyên, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân đã bố trí kho
nhưng vẫn chỉ là kho tạm, kho đi thuê với diện tích chật hẹp và điều kiện bảo
quản tài liệu không đảm bảo. Diện tích kho quá nhỏ, thiếu mọi điều kiện cần
thiết để bảo quản tài liệu. Chính vì vậy, việc hướng dẫn về sắp xếp, bảo quản
tài liệu không được thực hiện theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Thực tế đó dẫn
tới tài liệu lưu trữ hình thành nhiều năm trong hoạt động của các cơ quan còn
ở tình trạng bó gói, tích đống, bị hư hại nặng, thất thoát.
Hiện nay tại kho lưu trữ của BHXH TP Hà Nội đang đang lưu giữ một
khối lượng tài liệu của BHXH quận Thanh Xuân. Khối lượng tài liệu này
được bố trí một khoảng diện tích cùng chung với phòng kho của BHXH TP
Hà Nội. Khối lượng này đã được chỉnh lý. Tuy nhiên vấn đề bất cập ở chỗ
mỗi lần tra cứu tài liệu thì cán bộ của BHXH quận Thanh Xuân phải đi quãng
đường từ Nguyễn Quý Đức đến phố Tô Hiệu, Hà Đông và muốn vào kho phải
xin ý kiến của phòng Quản lý hồ sơ của BHXH TP vì phòng tài liệu để chung
và dưới sự quản lý của phòng Quản lý hồ sơ. Qua phỏng vấn với chị Huyền
phụ trách lưu trữ của BHXH quận Thanh Xuân thì “Mỗi một lần chúng em
muốn tra cứu hay lấy tài liệu thì cũng phải mất cả một buổi”. Như vậy là rất
mất thời gian, ảnh hưởng đến công việc của cán bộ làm công tác lưu trữ.
Tại BHXH quận Hoàn Kiếm, do không có đủ không gian bố trí kho lưu
trữ nên đã thuê kho lưu trữ tại Trung tâm triển lãm Vân Hồ có địa chỉ tại số 2,
phố Hoa Lư, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội và bố trí 02 cán bộ thường xuyên
trực ở đó để phục vụ công tác khai thác, tra tìm tài liệu. Cơ quan này có quan
tâm đến công tác lưu trữ hơn do địa bàn rộng và cơ quan quản lý nhiều đơn
vị, do đó tần suất tra tìm tài liệu của cán bộ, các cá nhân, nhân dân cao hơn
58
một số đơn vị khác. Vậy nên công tác lưu trữ được thực hiện một cách
nghiêm ngặt và quy củ hơn phục vụ cho quá trình giải quyết công việc hàng
ngày.
Tại BHXH huyện Gia Lâm chưa bố trí kho lưu trữ do diện tích trụ sở
làm việc quá chật hẹp, tài liệu lưu trữ được các bộ phận, các cán bộ tự lưu và
bảo quản. Toàn bộ khối tài liệu thu bảo hiểm y tế có giá trị bảo quản thấp
được các cán bộ đánh giá là không quan trọng thì đưa lên tầng tum của tòa
nhà để lưu trữ và nơi đây được coi là kho lưu trữ của cơ quan.
Theo quan sát chủ quan của tác giả thì đây chưa được coi là một kho
lưu trữ vì không đủ điều kiện về cơ sở vật chất, kho tàng, tài liệu gần như tiếp
xúc trực tiếp với ánh nắng, nước mưa gây hư hỏng phần lớn về mặt vật lý làm
nhòe, rách, ẩm khiến cho tài liệu không còn toàn vẹn về mặt thông tin cũng
như giá trị pháp lý. Khi được phỏng vấn cán bộ làm công tác thu Bảo hiểm y
tế thì anh cho rằng đây là khối tài liệu không quan trọng nên đưa lên đó để cất
giữ để ưu tiên kho tàng cho các tài liệu có giá trị hơn được lưu trữ trong
phòng làm việc của các cán bộ. Riêng bộ phận kế toán có phòng để lưu trữ
riêng các loại chứng từ kế toán, bảng lương cán bộ công chức, tài liệu chính
sách từ năm 1992 được chuyển từ Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
huyện Gia Lâm về . Hiện tại kho lưu trữ này đang chứa nhiều khối tài liệu bó
gói trong bao tải, thùng cát tông và xếp lên nóc các giá sắt. Khi được hỏi các
cán bộ ở đây đều trả lời đây là khối tài liệu từ ngày xưa của các cán bộ đã
nghỉ hưu được xếp vào trong kho, khối tài liệu này đã rất cũ, ẩm mốc, bụi bẩn
và bị rách do các loại côn trùng như mối mọt tấn công. Bởi tâm lý lo ngại liên
đới trách nhiệm và không phải khối tài liệu của mình cộng với không có thời
gian nên các cán bộ ở đây không ai chạm tới và vẫn cất giữ nó bao nhiêu năm
59
trong kho, tài liệu chưa từng được chỉnh lý hay sắp xếp sơ bộ.
Hình 1. Hình ảnh kho lưu trữ gác mái tại BHXH huyện Gia Lâm do tác
60
giả chụp ngày 03 tháng 6 năm 2019
Hình 2. Tài liệu lưu trữ của BHXH huyện Gia Lâm trong tình trạng
chất đống, bó gói trong bao tải, bụi bẩn, ẩm, nóng, tiếp xúc trực tiếp với ánh
nắng mặt trời (ảnh do tác giả chụp ngày 07 tháng 6 năm 2019)
Tại BHXH quận Thanh Xuân, kho lưu trữ được bố trí rải rác ở nhiều
tầng và tận dụng các phòng làm việc nên gây khó khăn cho công tác quản lý
tập trung tài liệu lưu trữ. Tại các tầng, tài liệu được phân chia để lưu trữ theo
các bộ phận như tài liệu kế toán, tài liệu thanh tra, kiểm tra, giám định; tài liệu
chính sách…Do diện tích chật hẹp nên một số ít tài liệu, hồ sơ thu BHXH
được lưu trữ ở kho lưu trữ của BHXH thành phố Hà Nội. Tài liệu được lưu
trữ và phân tán ở nhiều kho do vậy rất khó để kiểm soát và quản lý được tài
liệu, khó khăn cho việc khai thác, tra tìm và bảo quản thống nhất tài liệu trong
61
Phông.
Tại BHXH huyện Phú Xuyên được bố trí 03 phòng làm kho lưu trữ tập
trung tài liệu của các bộ phận giao nộp vào. Mỗi phòng có diện tích khoảng
25-30 m2 kê được 03 hàng giá, mỗi hàng gồm 4 giá, tổng cộng mỗi kho kê
được 12 giá tài liệu, mỗi giá có 05 tầng, mỗi tầng tương đương 01m ( một
mét) giá. Tổng cộng trung bình mỗi kho lưu trữ chứa trên dưới 60m giá tài
liệu. Trong mỗi kho được trang bị các trang thiết bị thô sơ như bóng điện,
quạt, chưa được trang bị điều hòa không khí, diện tích kho chật hẹp và chưa
đủ để lưu trữ hết khối hồ sơ của cơ quan. Mỗi kho phân công cho một bộ
phận quản lý và giữ chìa khóa, hiện tại có 03 bộ phận đang lưu trữ hồ sơ là bộ
phận chính sách, bộ phận thu và bộ phận một cửa.
Thực tế tài liệu của bộ phận thu nhiều hơn các bộ phận khác do vậy có
một số lượng lớn hồ sơ thu đang lưu trữ chung trong kho tài liệu giải quyết
chế độ chính sách. Tài liệu được lưu trữ trong các hộp đựng tài liệu của cơ
quan đã đầu tư mua sắm từ đầu năm 2018, còn lại một số ít hồ sơ 4027 (hồ sơ
thu hồi sổ BHXH của người lao động) chứa trong bao tải, hòm tôn và thùng
cát - tông.
Hình 3. Kho lưu trữ của BHXH huyện Phú Xuyên đang tiến hành công tác
chỉnh lý tài liệu (ảnh do tác giả chụp trong quá trình làm việc với đơn vị ngày
62
08 tháng 4 năm 2019)
Khi đến khảo sát tại kho lưu trữ của BHXH TP Hà Nội, tác giả thấy
tại tầng 12 của kho lưu trữ bố trí một phòng chứa các bao tải tài liệu của các
quận như Đống Đa, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân và Hai Bà Trưng, bản thân bộ
phận quản lý hồ sơ tại TP cũng không rõ đây là tài liệu gì. Thực tế các quận,
huyện này đã chỉnh lý khối tài liệu tại kho lưu trữ của đơn vị. Tuy nhiên khối
tài liệu tại kho của BHXH TP thì không ai để ý đến và không ai quan tâm đến.
Do đó, quá trình khảo sát tài liệu của đơn vị chỉnh lý đã bỏ qua khối tài liệu
này. Dẫn đến việc khi BHXH TP rà soát lại khối lượng tài liệu tại kho để đem
ra chỉnh lý thì cũng không rõ đây là khối tài liệu gì và có văn bản yêu cầu các
đơn vị đem tài liệu về tại đơn vị để giải quyết. Qua đây có thể thấy vấn đề kho
tàng chật hẹp dẫn đến việc tài liệu bị phân tán và có thể thất lạc ảnh hưởng
lớn đến quá trình giải quyết công việc khi có sự việc liên quan xảy ra.
Hình 4. Tài liệu chất đống của BHXH các quận, huyện tại kho lưu trữ BHXH
TP Hà Nội được chụp trong quá trình tác giả khảo sát và tiếp xúc với Bộ
63
phận quản lý hồ sơ tại BHXH TP Hà Nội ngày 28 tháng 6 năm 2019
Về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Cũng tại Điều 23 Quyết định 1139/QĐ - BHXH ngày 28 tháng 10 năm
2013 quy định về trang thiết bị bảo quản tài liệu cụ thể như:
- Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có
biện pháp phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ
gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi
cần thiết.
- Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản
hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo môi trường lưu trữ thích
hợp để bảo quản an toàn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ
sơ, tài liệu thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ
lưu trữ , TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và TCVN
9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trên thực tế, hầu hết các cơ quan đều đã chú trọng đầu tư mua sắm các
trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như giá, kệ đựng tài liệu, hộp đựng
hồ sơ có sơn chống ẩm và chống thấm, bình cứu hỏa… Tuy nhiên do kinh phí
đầu tư cho công tác lưu trữ có hạn nên các thiết bị được mua sắm hạn chế,
nhất là hộp đựng hồ sơ. Theo quan niệm của các cán bộ chuyên môn, tài liệu
chính sách, hồ sơ thu BHXH…có giá trị lưu trữ cao được ưu tiên lưu trữ trong
hộp. Trên các hộp có các thông tin ghi chú về tên tài liệu, loại hình tài liệu,
năm tài liệu…
Ví dụ, đối với hồ sơ thu thì tùy vào số lượng tài liệu nhiều hay ít được
chứa trong số hộp tùy theo và được dán nhãn trên hộp theo tên đơn vị, mã đơn
vị, năm tài liệu như Mặt trận tổ quốc huyện Gia Lâm, mã đơn vị HL 04922
năm 1995-2017; Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Gia Lâm, mã đơn vị
HL 04926, hộp 1 từ năm 1995-2007, hộp 2 từ năm 2008-2017…
Đối với tài liệu chính sách thì lưu theo mã đối tượng như hưu quân đội
(HQ), hưu công an (HC), mất sức (MS), tuất, tai nạn lao động ( TNLĐ)
64
hưởng theo Ngân sách nhà nước hay theo quỹ BHXH. Đây là cách lưu truyền
thống mà cả 05 đơn vị tác giả khảo sát đều áp dụng hình thức này, có thể nói
cách lưu này là cách lưu tạm thời giúp cho các cán bộ chuyên môn có thể tìm
kiếm nhanh vì thông tin hồ sơ thể hiện ngay trên nhãn hộp đựng tài liệu. Tuy
nhiên cách bảo quản hồ sơ trên chưa thực hiện đúng quy định về công tác lưu
trữ, khối tài liệu trên chưa có mục lục tra cứu và chưa được thống kê đơn vị
bảo quản, hơn nữa cơ quan mới đang chú trọng ưu tiên những hồ sơ có giá trị,
thời hạn bảo quản lâu dài, còn những tài liệu có thời hạn bảo quản thấp chưa
được quan tâm.
Qua đây, tác giả nhận thấy một trong những yếu điểm nhất về công tác
lưu trữ tại những đơn vị Bảo hiểm kể trên đó là kho tàng và cơ sở vật chất
phục vụ trong công tác lưu trữ. Thực tế công tác này chưa đáp ứng được yêu
cầu tối thiểu trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu. Hơn nữa khối tài liệu có giá
trị của các cơ quan đơn vị đang ngày càng gia tăng về số lượng và luôn phải
đối diện với nhiều nguy cơ và tác hại thường trực từ môi trường và ý thức
khai thác sử dụng tài liệu của con người diễn ra hàng ngày. Do vậy, tại đây
luôn thường trực nỗi lo ngại về sự an toàn về mặt vật lý cũng như giá trị thông
tin, giá trị pháp lý của tài liệu, nó không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi và chế
độ của một người hay vài người mà còn ảnh hưởng đến nhiều tổ chức, cá
nhân và toàn xã hội.
e. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các Bảo hiểm xã hội
thường xuyên được diễn ra do tài liệu lưu trữ của Bảo hiểm xã hội có giá trị
không những đối với những cán bộ chuyên môn trực tiếp giải quyết công
việc mà còn có giá trị đối với nhiều cơ quan, nhiều đối tượng khác trong xã
hội. Do vậy về công tác này cũng được BHXH Việt Nam quy định chi tiết
trong Quyết định 1139/QĐ-BHXH cụ thể tại Điều 25 quy định quyền và
trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu
65
trữ như sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh quy định, quy chế về sử dụng tài liệu lưu
trữ.
- Nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc, không được phép mang tài liệu ra
khỏi kho lưu trữ; trường hợp để phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc thì
được cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc bản chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, tẩy, xóa, thêm, bớt, đánh
dấu, ghi chép vào tài liệu, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay làm xáo trộn
trật tự tài liệu; không được tự ý sao chụp tài liệu.
- Khi sử dụng xong phải trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn.
Qua khảo sát, công tác khai thác sử dụng tài liệu tại một số cơ quan kể
trên như sau:
Hình thức khai thác tài liệu
Hiện nay, tại Bảo hiểm quận, huyện đang tồn tại song song hai hình
thức sử dụng tài liệu là sử dụng tài liệu văn bản giấy và sử dụng tài liệu qua
mạng nội bộ.
Đối với hình thức sử dụng tài liệu giấy chủ yếu là các cán bộ trong cơ
quan mượn, sao chụp văn bản để giải quyết công việc. Hình thức này được áp
dụng đối với các nhóm tài liệu đã được tổ chức bảo quản như hồ sơ thu, tài
liệu chính sách…Trước mắt thì cách tra tìm tài liệu giấy có những ưu điểm
nhiều hơn hạn chế. Ví dụ sử dụng văn bản giấy thì khó sửa được thông tin
trên văn bản, việc tra tìm tài liệu không gặp nhiều khó khăn vì cán bộ tự quản
lý nên họ nắm được vị trí, số lượng văn bản, tình trạng văn bản, theo dõi được
quá trình giải quyết văn bản, hồ sơ đó nên sẽ không mất nhiều thời gian và
công sức. Xuất phát từ thực tế là những nhóm tài liệu hay tra tìm thường là
những tài liệu đã cũ từ rất lâu mà thời điểm đó chỉ sử dụng văn bản bằng chất
liệu giấy gió thì cán bộ chỉ có cách sử dụng những văn bản đó để tra cứu, xác
minh thông tin và giá trị pháp lý của văn bản. Tuy nhiên nếu sử dụng hình
66
thức này về lâu dài thì công tác lưu trữ sẽ dễ bị lạc hậu, thủ công.
Đối với công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ với phần mềm
Quản lý đối tượng hưởng BHXH phiên bản 3.0 hiện nay mới chỉ đáp ứng
được việc lưu trữ một số thông tin, địa chỉ hồ sơ phục vụ khai thác và tổng
hợp, thống kê, báo cáo. Tuy nhiên dữ liệu trong phần mềm không thể hiện
được hết toàn bộ nội dung của hồ sơ, không thay thế được hồ sơ giấy khi xảy
ra thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn.
Nhóm tài liệu thƣờng xuyên khai thác
Từ thực tế khảo sát công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một
số Bảo hiểm quận, huyện kể trên cho thấy nhóm tài liệu chủ yếu được khai
thác là hồ sơ thu, tài liệu giải quyết chế độ chính sách ( hưu trí, mất sức, tai
nạn lao động, ốm đau thai sản, chế độ BHXH một lần…), tài liệu cấp sổ
BHXH. Nhóm tài liệu này được cán bộ chuyên môn dùng để giải quyết
công việc hằng ngày, có thể là cán bộ giải quyết trực tiếp hoặc là cán bộ
chuyển hồ sơ về thành phố hoặc các quận, huyện khác giải quyết chế độ
nếu đối tượng đó chuyển công tác hoặc chuyển nơi cư trú. Trong thực tế có
những hồ sơ cần phải giải quyết nhiều lần trong thời gian dài, các cán bộ
chuyên môn khai thác để theo dõi quá trình và kết quả giải quyết công việc.
Đôi khi tài liệu được khai thác để xác minh thông tin như quá trình làm
việc, thời gian bắt đầu tham gia bảo hiểm, hay tài liệu là bằng chứng chứng
minh đối tượng đó đã làm việc tại một cơ quan để giải quyết các chế độ
bảo hiểm thất nghiệp, ốm đau, thai sản…
Đối tƣợng khai thác sử dụng tài liệu
Một số đối tượng khai thác sử dụng tài liệu thường xuyên có thể kể đến
như cán bộ chuyên môn trong cơ quan, vì các bộ phận trong cơ quan Bảo
hiểm có mối liên hệ mật thiết với nhau, các bước công việc của từng bộ phận
nằm trong quy trình giải quyết một thủ tục hành chính. Có thể mô tả trong sơ
67
đồ sau:
Nộp hồ sơ vào lưu trữ
Bộ phận quản
Bộ phận thu Bộ phận sổ thẻ lý hồ sơ
Người Bộ phận
Bộ phận kế toán tham gia BHXH, Chính sách
BHYT
Nộp hồ sơ vào lưu trữ
Theo sơ đồ trên, trong quá trình giải quyết hồ sơ, chế độ cho bất cứ
trường hợp nào thì các bộ phận cũng cần phải liên hệ, phối hợp với nhau, đặc
biệt là các bộ phận như bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với bộ phận thu, bộ
phận sổ thẻ. Chẳng hạn khi phát sinh tăng mới 01 đối tượng tham gia BHXH
hoặc BHYT thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ (bộ phận một cửa) sẽ tiếp nhận hồ sơ,
sau đó chuyển cho bộ phận thu làm thủ tục thu tiền bảo hiểm, tiếp theo bộ
phận thu chuyển cho bộ phận sổ thẻ làm thủ tục cấp sổ hoặc cấp thẻ và cuối
cùng là bộ phận sổ thẻ chuyển cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ để trả hồ sơ cho
đối tượng hoặc đơn vị đó. Hoặc một ví dụ khác như đối tượng đề nghị giải
quyết hưởng chế độ thai sản hoặc chế độ bảo hiểm xã hội một lần, bảo hiểm
thất nghiệp…thì bộ phận một cửa sẽ nhận hồ sơ đó và chuyển cho bộ phận
chính sách, tùy vào từng trường hợp mà bộ phận chính sách phối hợp với bộ
phận thu để theo dõi quá trình tham gia bảo hiểm của đối tượng, xác minh
thời gian tham gia đóng bảo hiểm, thời gian chốt sổ của doanh nghiệp nơi đối
tượng đó làm việc để giải quyết chế độ cho họ. Sau khi giải quyết xong
chuyển cho bộ phận một cửa để trả hồ sơ và kết quả cho đối tượng đó. Trên
68
đây là một vài ví dụ về mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ quan, từ những
phân tích trên cho thấy hồ sơ lưu trữ tại từng bộ phận không những có giá trị
đối với bản thân bộ phận ấy mà còn được các bộ phận khác khai thác sử dụng
triệt để cho mục đích giải quyết công việc chung của toàn cơ quan.
Ngoài các đối tượng là cán bộ chuyên môn, thì các doanh nghiệp, các
đơn vị, cá nhân, nhân dân cũng là các đối tượng khai thác sử dụng tài liệu
thường xuyên. Nhóm tài tiệu mà doanh nghiệp thường xuyên khai thác là hồ
sơ thu, tài liệu giải quyết chế độ ốm đau thai sản cho cán bộ, nhân viên trong
doanh nghiệp.
Nhóm tài liệu mà người dân thường xuyên tra cứu là tài liệu chính sách
ở những đối tượng có độ tuổi cao, đã về hưu, hoặc những đối tượng hưởng
chế độ mất sức, tai nạn lao động…
Nhóm tài liệu các cá nhân, người lao động thường khai thác sử dụng là
hồ sơ giải quyết bảo hiểm thất nghiệp, giải quyết BHXH một lần…
Như vậy, đối tượng đến khai thác tài liệu lưu trữ tại các BHXH quận,
huyện có những mục đích khác nhau. Việc xác định rõ đối tượng và nhu cầu
khai thác tài liệu giúp cho dự báo chính xác nhu cầu trong tương lai để các cơ
quan xây dựng kế hoạch sắp xếp hồ sơ lưu trữ và kế hoạch phục vụ khai thác
tài liệu lưu trữ tốt hơn.
Qua khảo sát, cho thấy hầu hết các đơn vị Bảo hiểm đều không lập sổ
theo dõi tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, vì vậy khó có thể thống kê
con số chính xác lượt người khai thác sử dụng tài liệu hàng năm. Nếu có đưa
ra con số ước lượng số lượt người khai thác tài liệu hàng ngày để tính được số
lượt khai thác mỗi năm thì con số đó chưa chính xác. Trung bình mỗi ngày có
khoảng 2-3 lượt người khai thác tài liệu, chủ yếu là cán bộ chuyên môn, thỉnh
thoảng có doanh nghiệp hay người dân tới khai thác, những con số này có thể
nhiều hơn đối với những cơ quan như BHXH quận Hoàn Kiếm, Thanh Xuân,
Đống Đa do các đơn vị này quản lý nhiều đơn vị hơn huyện Gia Lâm và Phú
Xuyên.
Tại hầu hết các cơ quan cũng đều chưa bố trí phòng đọc tài liệu do điều
69
kiện diện tích chật hẹp, do vậy những đối tượng khai thác tài liệu thông
thường liên hệ với bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ để mượn và sao chụp
tài liệu rồi trả về cho các bộ phận. Hinh thức này chưa thực hiện theo đúng
quy định của Ngành tuy nhiên để khắc phục những điều kiện hạn chế về cơ sở
vật chất và điều kiện làm việc tại cơ quan.
Từ những thực tế nêu trên, có thể thấy tài liệu Ngành Bảo hiểm xã hội
là một trong những nhóm tài liệu có giá trị sử dụng cao, được khai thác nhiều
và nó đóng góp vai trò rất lớn trong việc giải quyết các chế độ, chính sách và
đảm bảo cuộc sống cho con người như trong Chỉ thị số 15-CT/TW ngày
26/5/1997 của Bộ Chính Trị: “BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà
nước góp phần bảo đảm ổn định đời sống cho người lao động ổn định chính
trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy sự nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ tổ
quốc”.
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra việc thực hiện các
văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ trong một cơ quan, tổ
chức và trong khoảng thời gian nhất định. Các hình thức tiến hành kiểm tra
như là kiểm tra định kỳ, đột xuất, qua các văn bản báo cáo. Một số nội dung
để kiểm tra trong công tác lưu trữ như : kiểm tra việc tổ chức thực hiện công
tác lưu trữ tại cơ quan, kiểm tra việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ , kiểm
tra công tác bảo quản tài liệu, và kiểm tra các khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ như thu thập tài liệu, phân loại, xác định giá trị tài liệu…
Hiện nay, tại BHXH Việt Nam cũng như BHXH Hà Nội chưa ban hành
bất cứ văn bản hướng dẫn về việc kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.
Trên thực tế, BHXH thành phố Hà Nội chưa thực hiện kiểm tra công
tác lưu trữ thường xuyên và sát sao mà trong quá trình thanh tra, kiểm tra việc
thực hiện các quy trình nghiệp vụ của các cán bộ nghiệp vụ cấp dưới đồng
thời lồng ghép kiểm tra lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Một năm cơ quan BHXH thành
phố Hà Nội tiến hành kiểm tra từ 2-3 đợt tại các cơ quan BHXH cấp quận
huyện, việc kiểm tra này nằm trong kế hoạch của thành phố được xây dựng kế
70
hoạch từ đầu mỗi năm nhằm đánh giá hiệu quả giải quyết công việc của cấp
dưới, đồng thời thanh tra kiểm tra những việc làm sai phạm, khai khống đối
tượng tham gia bảo hiểm để hưởng lợi từ chính sách BHXH của Nhà nước.
Từ việc thanh tra quy trình, nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác thu,
sổ thẻ cụ thể là hồ sơ thu, hồ sơ cấp sổ, thẻ chính là gián tiếp kiểm tra hoạt
động lưu trữ hồ sơ của cơ quan, phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng
ngày.
Kết quả của công tác kiểm tra là một nội dung đưa vào tổng kết cuối
năm của BHXH thành phố Hà Nội, đây cũng là cơ sở khách quan để tiến hành
bình xét thi đua khen thưởng hay kỷ luật cho các đơn vị, cá nhân trong việc
thực hiện các quy định về lưu trữ. Hàng năm, BHXH thành phố Hà Nội đều
thực hiện công việc xét thi đua khen thưởng cho các cá nhân, đơn vị trực
thuộc vào cuối mỗi năm trong đó kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ là
một nội dung, tiêu chí trong việc bình xét đó. Đây được coi như là hành động
khích lệ tinh thần, nâng cao ý thức, trách nhiệm làm việc của các cán bộ, nhân
viên trong toàn bộ cơ quan BHXH thành phố nói chung và các cán bộ làm
công tác lưu trữ nói riêng.
Tuy nhiên, việc kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ chưa được quan
tâm đúng mực, chưa thực hiện theo đúng quy định dẫn đến công tác lưu trữ
tại một số quận, huyện kể trên chưa đạt hiệu quả và còn tồn tại nhiều bất cập
chưa được khắc phục. Nếu công tác này không được quan tâm, chú trọng
trong thời gian tới sẽ dẫn tới nhiều hậu quả đáng tiếc hơn.
2.2.6. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định
* Thống kê về lưu trữ
Thống kê về lưu trữ là một trong những biện pháp quan trọng trong
công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ. Đó là những bản thống kê tổng hợp
phản ánh bằng số liệu tình hình về các mặt của phòng, kho lưu trữ như: tình
hình kho tàng, trang thiết bị, khối lượng, thành phần TLLT, tình hình khai
thác sử dụng, tình hình cán bộ lưu trữ,...
Theo quy định, các đơn vị BHXH quận, huyện phải thường xuyên báo
71
cáo thống kê công tác lưu trữ theo định kỳ. Đối tượng thống kê lưu trữ cụ thể
gồm có: khối lượng thành phần TLLT, kho tàng, phương tiện bảo quản tài
liệu, tình hình sử dụng TLLT và tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, công
chức lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu
thống kê được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12
cùng năm.
Thông thường, BHXH cấp huyện sử dụng Bảng báo cáo thống kê cơ sở
công tác lưu trữ. Cuối mỗi năm, BHXH các quận, huyện gửi báo cáo thống kê
lưu trữ về BHXH thành phố Hà Nội, sau đó BHXH thành phố sẽ tổng hợp số
liệu và gửi báo cáo về Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam. Việc tổ chức
thống kê về lưu trữ được thực hiện tương đối tốt trong hệ thống các cơ quan
của Bảo hiểm, đây là nền tảng, cơ sở để lãnh đạo cơ quan BHXH thành phố
cũng như các quận, huyện quản lý, kiểm soát được tình hình công tác lưu trữ
trong ngành và trong cơ quan mình với những số liệu cụ thể phản ánh một
cách trung thực về tình hình công tác lưu trữ, từ đó lãnh đạo có thể đưa ra
những biện pháp quản lý sao cho phù hợp và kịp thời.
Nhận xét chung.
Những phân tích như đã trình bày ở trên về công tác lưu trữ là thực
trạng đang diễn ra hàng ngày tại một số cơ quan BHXH quận, huyện thuộc
thành phố Hà Nội. Thực trạng này bao gồm cả những việc đã làm được và
những mặt hạn chế chưa được khắc phục, có thể khái quát như sau:
Về ưu điểm .
Thứ nhất, lãnh đạo cơ quan đã nhận thức được trách nhiệm của mình
trong việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, quan tâm tới công tác lưu trữ,
như bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ, phân công các phòng ban
tự lưu trữ tài liệu do phòng, bộ phận mình sản sinh ra…
Thứ hai, tại hầu hết các cơ quan lãnh đạo đã có hành động quan tâm
đầu tư mua sắm một số thiết bị như giá kệ đựng hồ sơ, hộp, cặp ba dây để lưu
trữ, bảo quản tài liệu, tuy nhiên số lượng này không nhiều mà chỉ đủ để bảo
72
quản những tài liệu có thời hạn bảo quản cao như tài liệu chính sách, hồ sơ
thu, tài liểu sổ thẻ… mà những tài liệu có thời hạn bảo quản thấp như hồ sơ
cấp thẻ bảo hiểm y tế, cấp đổi cấp lại thẻ…chưa được quan tâm lưu trữ.
Thứ ba, do thực tế diện tích làm việc tại hầu hết các cơ quan BHXH
quận, huyện tại thành phố Hà Nội rất chật hẹp, tuy nhiên một số cơ quan đã
khắc phục khó khăn, bố trí được kho để lưu trữ tài liệu, tận dụng hội trường,
phòng làm việc để có diện tích lưu trữ hồ sơ. Đây cũng là một trong những
biện pháp đáng được ghi nhận, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với
công tác lưu trữ cũng như thể hiện việc lãnh đạo đã nhận thức ở mức độ nhất
định vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức.
Thứ tư, về mặt nghiệp vụ lưu trữ, tuy chưa được cán bộ lưu trữ thực
hiện tốt do một số lí do khách quan và chủ quan, tuy nhiên tài liệu lưu trữ
được các bộ phận, cán bộ chuyên môn tổ chức phân loại khá tốt, ưu tiên bảo
quản những tài liệu có giá trị cao và trước mắt đáp ứng được nhu cầu khai
thác sử dụng tài liệu của bản thân các cán bộ chuyên môn và các nhu cầu khác
của các đối tượng như doanh nghiệp và người dân.
Thứ năm, công tác thống kê về lưu trữ thực hiện tương đối tốt trong hệ
thống BHXH quận, huyện thuộc thành phố. Nội dung thống kê đầy đủ các
mặt của công tác lưu trữ, các số liệu thống kê trung thực, phản ánh đúng tình
hình lưu trữ tại các cơ quan.
Về hạn chế.
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác lưu trữ tại một số cơ
quan BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội vẫn còn tồn tại nhiều hạn
chế song song với những ưu điểm kể trên như:
Thứ nhất, hầu hết các cơ quan chưa ban hành quy định, quy chế về
công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ là cơ
sở để lãnh đạo cơ quan quản lý, kiểm soát công tác lưu trữ. Nếu cơ quan
không ban hành quy chế, quy định này thì sẽ không phân công nhiệm vụ, quy
định trách nhiệm cho cán bộ làm công tác lưu trữ cả chuyên trách hay kiêm
73
nhiệm, quy định trách nhiệm đối với các cán bộ chuyên môn.
Ví dụ, trách nhiệm của cán bộ chuyên môn thể hiện ở việc lập hồ sơ
hoàn chỉnh giao nộp vào lưu trữ theo đúng thời gian quy định hết một năm kể
từ khi giải quyết công việc và khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan đảm bảo số
lượng và chất lượng của hồ sơ. Trách nhiệm của cán bộ làm công tác lưu trữ
phải thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, hướng dẫn các bộ phận chuyên môn lập
hồ sơ công việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quy định loại tài liệu được
giao nộp; tham mưu đề xuất các vấn đề về công tác lưu trữ cho lãnh đạo văn
phòng cũng như lãnh đạo cơ quan.
Thứ hai, phần lớn đội ngũ cán bộ, nhân viên có nhận thức chưa cao về
vai trò của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ. Đây cũng là hiện tượng
phổ biến trong nhiều cơ quan, tổ chức chứ không riêng gì các Ngành Bảo
hiểm. Bởi lẽ họ quan niệm công tác lưu trữ là công tác không quan trọng, nếu
không thực hiện thì cũng không ảnh hưởng tới hiệu quả công việc chuyên
môn của họ. Do có những tư tưởng này đã dẫn đến việc lập hồ sơ và nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan không được thực hiện đồng bộ, thống nhất hoặc nếu có
giao nộp thì chất lượng hồ sơ không cao, hoặc tài liệu giao nộp ở dạng rời lẻ
gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ cũng như các khâu nghiệp vụ tiếp theo trong
công tác lưu trữ. Những tài liệu chuyên môn quan trọng thì cán bộ giữ lại để
giải quyết và bảo quản, những tài liệu không có giá trị, không quan trọng thì
đưa vào kho lưu trữ. Trong khi một thực tế tại các cơ quan chưa quan tâm bố
trí cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách. Cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều
công tác như văn thư nên phần lớn thời gian giải quyết công việc hằng ngày ở
giai đoạn này nên không thể chuyên tâm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ,
cộng với thực tế tài liệu nhiều và lộn xộn, do đó việc tổ chức thực hiện công
tác lưu trữ chưa đạt hiệu quả ở hầu hết các cơ quan nói trên.
Thứ ba, hệ thống kho tàng chưa được bố trí, đầu tư, xây dựng đạt tiêu
chuẩn. Các cơ quan chỉ đơn giản là bố trí diện tích để chứa tài liệu, chứ chưa
quan tâm bảo quản thế nào cho an toàn cả về mặt vật lý và thông tin tài liệu.
74
Thậm chí có một số cơ quan như BHXH Gia Lâm còn bố trí tầng tum của trụ
sở làm việc để chứa tài liệu, đây là một trong những cơ quan có diện tích trật
hẹp nhất trong những cơ quan mà tác giả khảo sát.
Một số cơ quan khác vì diện tích bị hạn chế nên phải đi thuê, mượn kho
lưu trữ như BHXH quận Hoàn Kiếm và Thanh Xuân. Những cơ quan này có
bố trí được một phòng khoảng 40-50m2 để lưu trữ tài liệu và trang bị điều
hòa, quạt máy. Tuy nhiên các thiết này để phục vụ cho các cán bộ lưu trữ chứ
mục đích không phải để bảo quản tài liệu. Bên cạnh việc bố trí kho tàng chưa
được tốt thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài
liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế, thiết bị còn thô sơ với số lượng ít. Hệ thống
phòng cháy chữa cháy chưa được quan tâm, bình cứu hỏa có khoảng 5-7 bình
được dùng chung cho cả tòa nhà.
Thứ tư, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ chưa được quan tâm chú
trọng. Công tác thu thập tài liệu vẫn là thuật ngữ mới lạ đối với những cơ
quan này. Tài liệu chỉ được đưa vào lưu trữ khi không còn giá trị, hoặc cán bộ
không còn diện tích chứa tài liệu nữa. Do vậy hàng năm tài liệu được nộp
theo kiểu tự phát, không theo quy định và tình trạng giao nộp thường lộn xộn,
rời lẻ. Trong hầu hết các cơ quan hầu như chưa có cán bộ làm lưu trữ là đầu
mối thu thập tài liệu về lưu trữ. Mặt khác tài liệu không có hoặc ít có giá trị
thì sẽ gây khó khăn cho các khâu nghiệp vụ như phân loại, xác định giá trị,
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Thứ năm, tài liệu lưu trữ chưa được quản lý tập trung, mà đang bị phân
tán ở nhiều phòng ban chuyên môn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu và
quản lý tập trung tài liệu lưu trữ. Thực tế, tài liệu đang được các bộ phận
chuyên môn tự lưu trữ và bảo quản thì tạo thuận lợi cho việc tra tìm, dễ thấy,
dễ lấy, tuy nhiên thực tế này lại trái với quy định về quản lý tài liệu lưu trữ.
Thứ sáu, việc kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ chưa được quan
tâm, chú trọng, nội dung kiểm tra chỉ dừng lại ở việc thực hiện nghiệp vụ của
cán bộ chuyên môn mà chưa tập trung kiểm tra nội dung công tác lưu trữ dẫn
đến hiện tượng chưa sát sao và đồng nghĩa kết quả kiểm tra chưa mang lại
75
nhiều hiệu quả.
Nguyên nhân:
Để dẫn đến thực trạng công tác lưu trữ như hiện nay bao gồm nhiều
nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau tuy nhiên phải kể đến một số
nguyên nhân cơ bản sau:
- Thứ nhất là sự quan tâm của lãnh đạo và nhận thức của cán bộ
chuyên môn. Như đã trình bày ở trên, lãnh đạo các cơ quan mà tác giả khảo
sát đã phần nào quan tâm đến công tác lưu trữ, tuy nhiên sự quan tâm đó chưa
thực sự sâu sát với tình hình công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, sự chỉ đạo của
lãnh đạo chưa mang tính chất quyết liệt trong việc tổ chức thực hiện công tác
lưu trữ thể hiện ở việc chưa ban hành văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn
về công tác lưu trữ, có chỉ đạo mua sắm vật tư, hộp, cặp ba dây tuy nhiên chỉ
ở mức độ đáp ứng nhu cầu tối thiểu cho công tác bảo quản tài liệu…
Đối với những cán bộ chuyên môn, mặc dù không có nhiệm vụ thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ nhưng họ là những người liên quan trực tiếp đến
những hồ sơ đó, vì vậy nhận thức của cán bộ chuyên môn có tốt thì hồ sơ
công việc từ bộ phận chuyên môn được lập mới có chất lượng tạo thuận lợi
cho cán bộ lưu trữ trong những khâu nghiệp vụ tiếp theo. Mặt khác, tại
những cơ quan kể trên, cán bộ chuyên môn chưa ý thức được giá trị của tài
liệu lưu trữ, chưa có ý thức trong việc thực hiện công tác lưu trữ. Đây cũng
là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng công tác lưu trữ
như hiện nay.
- Thứ hai là trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ. Đây là tình trạng phổ
biến tại những cơ quan trên, cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo,
hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ một cách bài bản, do vậy khi họ thực
hiện các nghiệp vụ còn mang tính kinh nghiệm và chưa thống nhất. Mặt khác,
do họ phải kiêm nhiệm nhiều công tác chuyên môn khác nên cán bộ không có
đủ thời gian để thực hiện các khâu nghiệp vụ, hay nói cách khác là tâm lý của
cán bộ làm công tác lưu trữ tại đây đang còn xem nhẹ và chưa thực sự quan
76
tâm tới công tác này. Hơn nữa cơ quan cũng chưa có quy định cụ thể về trách
nhiệm của cán bộ làm công tác lưu trữ vì vậy công tác này chưa được cán bộ,
nhân viên thực hiện triệt để dẫn đến tình trạng dễ bị bỏ ngỏ như hiện nay.
- Thứ ba là cơ sở vật chất, kho tàng chưa đảm bảo. Đây có thể được coi
là nhược điểm chung của một số cơ quan trên và cũng là nguyên nhân chủ yếu
dẫn đến thực trạng công tác lưu trữ chưa tốt như hiện nay. Thử đặt ra giả thiết
nếu các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lỷ hồ sơ được cán bộ thực hiện tốt
nhưng kho tàng, cơ sở vật chất không đủ điều kiện đảm bảo thì công tác bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu khó có thể thực hiện tốt.
Khi có cơ hội khảo sát thực tế một số kho lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội
một số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội, tác giả nhận thấy cơ sở vật chất,
kho tàng, giá kệ tại đây thực sự chưa được đảm bảo, kho lưu trữ có diện tích
trật hẹp, chưa được trang bị trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ...Do
vậy, tài liệu lưu trữ tại những cơ quan này vẫn đang hàng ngày phải đối diện
77
với nhiều nguy cơ ảnh hưởng đến tình trạng vật lý như ẩm, mốc, côn trùng …
Tiểu kết chƣơng 2
Trong chương này, tác giả giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ
, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành
trong hoạt động của BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội. Tác giả đã
khảo sát, đánh giá các biện pháp và kết quả tổ chức công tác lưu trữ ở các
BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội, bao gồm 8 nội dung: Xác định
và phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ; các quy định hiện hành
của Ngành Bảo hiểm xã hội và BHXH Thành phố Hà Nội về tổ chức công tác
lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện; hướng dẫn
và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ ở
BHXH quận, huyện; báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định.
Trên cơ sở đó, tác giá phân tích những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ
chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội
Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại chương 2 là cơ sở để tác giả đề
78
xuất các giải pháp ở chương 3.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC
BHXH QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BHXH THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Từ thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ tại một số BHXH quận,
huyện thuộc Thành phố Hà Nội đã trình bày tại Chương 2, tác giả xin đề xuất
một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại những cơ quan
trên như sau:
3.1. Bổ sung, ban hành mới một số quy định về công tác lƣu trữ.
Hiện nay, Ngành Bảo hiểm xã hội đã ban hành hệ thống văn bản quản
lý về công tác lưu trữ khá đầy đủ, việc làm này có ý nghĩa vô cùng quan trọng
đối với hoạt động quản lý thống nhất, đồng bộ công tác lưu trữ trong toàn
ngành. Hơn nữa, với tư cách là một ngành dọc thì việc xây dựng hệ thống văn
bản quản lý về công tác lưu trữ thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo, nhận thức
được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong ngành mình.
BHXH các quận, huyện là đơn vị trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội,
chịu sự quản lý xuyên suốt về công tác lưu trữ trong toàn ngành. Do vậy các
Bảo hiểm quận, huyện phải đảm bảo thực hiện các quy định của BHXH Việt
Nam và BHXH thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, đối với từng đơn vị cần thực
hiện quy định, quy chế về công tác lưu trữ do cơ quan ban hành. Quy định,
quy chế đó được xây dựng dựa trên quy định thống nhất trong toàn ngành và
quy định chi tiết, cụ thể cho cơ quan mình để phù hợp với đặc thù công việc
và quy mô tổ chức. Tuy nhiên việc ban hành văn bản quy định về công tác lưu
trữ tại hầu hết các cơ quan còn yếu hoặc chưa ban hành quy định. Do vậy, các
cơ quan cần bổ sung, ban hành kịp thời quy định về công tác lưu trữ. Cụ thể,
theo tác giả, BHXH TP Hà Nội nên ban hành văn bản „„Quy chế về công tác
lưu trữ đối với BHXH cấp quận, huyện”. Trong quy chế cần đề cập các vấn
đề sau: quy định trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức công
tác lưu trữ; quy định trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn, cán bộ làm
công tác lưu trữ trong việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ; quy định thực hiện
79
nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, thống kê,
bảo quản tài liệu lưu trữ, quy định về công tác khai thác sử dụng tài liệu; đặc
biệt là quy định chế tài xử phạt nếu cán bộ không thực hiện quy chế, quy định
về công tác lưu trữ…
Đối với quy mô Bảo hiểm cấp huyện thì không cần thiết phải ban hành
nhiều văn bản quy định về công tác lưu trữ mà chỉ cần ban hành một văn bản
nhưng quy định nhiều nội dung như những nội dung trình bày ở trên để làm
căn cứ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan đặc biệt là cán bộ văn thư và lưu
trữ có cơ sở để thực hiện trách nhiệm của mình và thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ như thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu theo đúng quy định của
cơ quan và của Ngành. Ban hành được văn bản quy định về công tác lưu trữ
giúp cho lãnh đạo cơ quan kiểm soát và nắm được tình hình thực hiện các vấn
đề về lưu trữ tại cơ quan, từ đó khắc phục những hạn chế, tồn tại để có biện
pháp quản lý phù hợp và kịp thời.
Cùng với việc ban hành quy định thì vấn đề phổ biến quy định của Nhà
nước và của ngành, cơ quan về công tác lưu trữ cho toàn bộ cán bộ chuyên
môn và cán bộ lưu trữ của cơ quan được biết cũng là việc làm hết sức quan
trọng. Đứng trước một thực tế tại hầu hết các cơ quan, tổ chức nói chung và
một số cơ quan BHXH nói riêng vẫn tồn tại một bộ phận cán bộ chuyên môn,
cán bộ lưu trữ chưa ý thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như
vai trò của công tác lưu trữ nên vẫn còn hiện tượng chủ quan, tâm lý xem nhẹ
vai trò của công tác này, thực tế trên dẫn đến hậu quả là việc lập hồ sơ và việc
giao nộp tài liệu vào lưu trữ chưa được thực hiện tốt. Hiện tại cơ quan vẫn
chưa có chế tài xử phạt đối với bất cứ hành vi vi phạm quy định về công tác
lưu trữ. Do vậy hiện tượng này vẫn đang được tái diễn hàng năm mà chưa có
sự can thiệp. Qua đó việc phổ biến quy định của Nhà nước và của cơ quan là
việc làm cần thiết và nên được thực hiện sớm để ngăn chặn hiện tượng kể trên
càng sớm thì sẽ giảm được những hạn chế trong công tác lưu trữ tại các cơ
quan. Việc phổ biến các quy định, văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ thì
có thể lồng ghép vào nội dung giao ban đầu tuần của cơ quan để quán triệt
80
trước toàn bộ cán bộ, nhân viên trong cơ quan từ cán bộ chuyên môn đến cán
bộ văn thư - lưu trữ để họ có ý thức được trách nhiệm của mình trong việc tổ
chức công tác lưu trữ. Và rất cần thiết được ban hành văn bản quy định về
công tác lưu trữ riêng cho BHXH cấp quận, huyện.
3.2. Nâng cao trình độ cán bộ lƣu trữ
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm, bố trí đội ngũ công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ, ổn định lâu dài, hạn chế
kiêm nhiệm nhiều công việc khác để họ có thể tập trung vào công việc chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ.
Trước tiên, để có được đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ về
công tác lưu trữ thì hai nhiệm vụ hàng đầu mà lãnh đạo cần quan tâm đó là
tuyển dụng, bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ và thường xuyên
đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kiến thức cho cán bộ làm công tác lưu
trữ. Đây là hai nhiệm vụ được coi là trọng tâm quyết định đến hiệu quả tổ
chức công tác lưu trữ của cơ quan bởi lẽ yếu tố con người luôn đóng vai trò
quan trọng và không thể thiếu đối với sự thành công của bất cứ lĩnh vực hay
công việc nào.
3.2.1. Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Xuất phát từ thực tế, hầu hết các cơ quan BHXH quận, huyện kể trên
chưa bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ hoặc chỉ bố trí cán bộ kiêm nhiệm dẫn
đến việc thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ chưa đạt hiệu quả. Do vậy việc bố
trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ đáng được xem xét và quan tâm.
Bởi lẽ, cán bộ chuyên trách có thể chuyên tâm thực hiện các nghiệp vụ phức
tạp, liên quan mật thiết với nhau như các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Hơn
nữa, việc bố trí tối thiểu một cán bộ lưu trữ giúp cơ quan có đầu mối thu thập
tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hướng dẫn các đơn vị chuyên môn lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo các vấn đề về
công tác lưu trữ như xây dựng quy định, quy chế, đề xuất các giải pháp nâng
cao ý thức trách nhiệm của cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện công tác
lưu trữ; tham mưu việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quy
81
định của Nhà nước về lưu trữ…
Muốn thực hiện được những nhiệm vụ như trên, cán bộ phải là người
có chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ. Do vậy, họ phải là người được đào tạo
bài bản về lĩnh vực này ít nhất từ bậc trung cấp đến đại học. Đây là một trong
những tiêu chí, yêu cầu đầu tiên để tuyển dụng một cán bộ lưu trữ chuyên
trách cho cơ quan. Mặt khác, người làm công tác lưu trữ đòi hỏi phải có phẩm
chất đạo đức, có tình yêu nghề, cần cù, chăm chỉ thì mới có thể đảm nhận và
gắn bó lâu dài với công việc này.
Thực tế Nhà nước ta hiện nay đang thực hiện công tác cải cách hành
chính, tinh giảm biên chế, do vậy việc bố trí đồng bộ cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ cho tất cả các BHXH cấp huyện là việc làm khó khăn và
thiếu tính khả thi. Tuy nhiên, đứng trước thực trạng sự phát triển lớn mạnh
của ngành Bảo hiểm dẫn đến một số lượng lớn văn bản, tài liệu hình thành,
sản sinh ra hàng ngày, do đó việc cân nhắc bố trí cán bộ lưu trữ cho những
đơn vị quận, huyện có khối lượng tài liệu nhiều nên được BHXH thành phố
Hà Nội quan tâm và xem xét càng sớm càng tốt. Bởi lẽ việc làm này không
những khắc phục được hiện tượng tài liệu tồn đọng, tích đống như hiện tại mà
nó còn là giải pháp lâu dài để đưa công tác lưu trữ tại các ngành Bảo hiểm xã
hội đi vào nền nếp, và hoạt động đạt hiệu quả. Do đó, mỗi BHXH cấp quận,
huyện cần bố trí tối thiểu từ 01- 02 cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ để
đạt hiệu quả cao hơn trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận lưu trữ
cũng như việc phối hợp với các bộ phận liên quan.
Việc phân bổ biên chế hay bố trí cán bộ hợp đồng ở bất cứ vị trí hay
lĩnh vực nào cũng đều quan trọng, khó khăn và cần có kế hoạch rõ ràng. Do
vậy, các đơn vị Bảo hiểm cấp huyện cần có kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng
năm, nhiều năm về công tác nhân sự để đưa ra phương án bổ sung thêm cán
bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách sao cho hợp lý để đề xuất lên BHXH
thành phố. Đây là việc làm quan trọng, quyết định đến hiệu quả của công tác
lưu trữ nên được thực hiện sớm để ứng phó với tình hình thực tế như hiện
82
nay.
3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ,
chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Với đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ được đào tạo đúng chuyên
ngành thì công tác đào tạo bồi dưỡng giúp họ nâng cao trình độ lý luận cũng
như trình độ chuyên môn, cập nhật thêm nhiều kiến thức và pháp luật về lưu
trữ. Mặt khác, đối với các cán bộ được đào tạo ở các lĩnh vực khác kiêm
nhiệm công tác lưu trữ thì việc làm này càng có ý nghĩa quan trọng hơn, nó sẽ
giúp họ hiểu thêm về công việc mình đang làm, nâng cao hiểu biết và trau dồi
thêm kiến thức về các khâu nghiệp vụ, nắm bắt được các quy định của pháp
luật về công tác mình đang làm để hạn chế những việc làm sai quy định, quy
trình và thẩm quyền.
Trước tình hình hệ thống quy định về công tác lưu trữ luôn được sửa
đổi, điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực tiễn công tác diễn ra hàng ngày
thì việc tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ là việc làm đáng
được quan tâm. Việc làm này vừa nhằm mục đích cập nhật thông tin, củng cố
kiến thức, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác
lưu trữ, đồng thời cũng là một việc làm thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối
với công tác lưu trữ và người đang ngày đêm cống hiến thầm lặng cho công
việc này, góp phần nâng cao vị thế và vai trò của họ cho sự phát triển của cơ
quan. Đây là nguồn động viên tinh thần lớn lao giúp họ có thể cống hiến và
thêm yêu công việc họ đang làm hơn.
Để thực hiện được công tác đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ lưu trữ các cơ
quan BHXH cần tham mưu, đề xuất ý kiến cho lãnh đạo, xây dựng kế hoạch
tổ chức các lớp tập huấn theo nhiều hình thức đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn.
Những kiến thức lý thuyết và thực hành này phải được xây dựng phù hợp dựa
trên thực tiễn của công tác lưu trữ Ngành Bảo hiểm xã hội để chúng có thể áp
dụng được trong hệ thống toàn ngành. Các lớp tập huấn, bồi dưỡng cán bộ
văn thư – lưu trữ cần được tổ chức đều đặn và định kỳ, nhằm nâng cao trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, liên tục bổ sung những kiến thức mới ,
83
cập nhật những quy định pháp luật mới, đặc biệt là các kiến thức ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ để theo kịp với xu thế với các ngành, lĩnh
vực khác trong xã hội. Ngoài ra trong các đợt tập huấn cũng cần mở rộng
phạm vi, đối tượng để những cán bộ chuyên môn có điều kiện nâng cao hiểu
biết và trình độ chuyên môn lưu trữ, thay đổi nhận thức về vai trò của công
tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, giúp họ có ý thức trong việc lập hồ sơ hiện hành và
có trách nhiệm giao nộp tài liệu về lưu trữ cơ quan đảm bảo chất lượng và số
lượng của hồ sơ, hơn nữa những kiến thức này phục vụ trực tiếp cho quá trình
giải quyết công việc của họ.
Ngoài việc tổ chức các lớp tập huấn do cơ quan tổ chức, lãnh đạo cũng
nên cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn về văn thư, lưu
trữ do các Trường Cao đẳng, Đại học hoặc các Trung tâm Đào tạo tổ chức.
Khi tham gia các lớp học này, cán bộ có cơ hội giao lưu, học hỏi với các cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan khác, giúp họ trao đổi kinh
nghiệm, học hỏi những kiến thức, những tư duy mới mà đôi khi những kiến
thức này không được đào tạo mà chỉ được đúc kết khi con người trực tiếp bắt
tay vào làm việc.
Hơn nữa, các BHXH quận, huyện cần cử cán bộ tham gia các lớp tập
huấn nâng cao trình độ do cơ quan cấp trên tổ chức như BHXH thành phố Hà
Nội, hoặc Trung tâm lưu trữ của BHXH Việt Nam tổ chức. Đây cũng là cơ
hội quý báu giúp cán bộ được học tập, giao lưu với các đồng nghiệp khác
trong ngành. Những buổi tập huấn này thường cung cấp những kiến thức bổ
ích khi cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ. Ví dụ, Trung tâm lưu trữ
thuộc BHXH Việt Nam thường hay tổ chức các lớp tập huấn về ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ, mặc dù cơ quan
chưa được trang bị, hay sử dụng bất cứ phần mềm lưu trữ nào nhưng đây
cũng là cơ hội để cán bộ lưu trữ biết và sau khi học về tham mưu, đề xuất với
lãnh đạo cơ quan về hình thức tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ này.
Nói tóm lại, việc tuyển dụng, bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ là điều
kiện cần, còn đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về công tác lưu trữ là điều kiện đủ
84
giúp cho họ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Qua đây, chúng ta có thể
thấy được vai trò của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức
công tác lưu trữ, cụ thể là bố trí nhân sự làm lưu trữ và hơn nữa là thấy được
vai trò của người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ trong
cơ quan, tổ chức.
3.3. Thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ.
3.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thứ nhất, việc quy định về công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu
trữ cơ quan được BHXH Việt Nam quy định khá rõ ràng, bài bản. Tuy nhiên,
một bộ phận không nhỏ cán bộ, nhân viên trong cơ quan chưa chấp hành
nghiêm túc quy định này. Do vậy, Lãnh đạo cơ quan BHXH quận, huyện cần
có những quy định cụ thể, biện pháp quyết liệt trong công tác thu thập tài liệu
để quản lý tập trung thống nhất, tránh tình trạng phân tán tài liệu như hiện
nay. Muốn vậy, cán bộ lưu trữ cần là người tham mưu cho thủ trưởng các vấn
đề về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập như thông báo tới các bộ
phận chuyên môn để chuẩn bị giao nộp tài liệu. Đối với những đơn vị Bảo
hiểm chỉ có 3-4 bộ phận thì không cần thiết phải ban hành văn bản chỉ cần
thông báo cho các bộ phân qua cuộc họp, để thống nhất nội dung và phương
án thu thập tài liệu. Sau đó, để công tác thu thập được thực hiện một cách
khoa học, thì cán bộ cần phải thực hiện các bước dưới đây:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định
những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
Thứ hai, xác định phạm vi thu tài liệu trong cơ quan. Đối với cơ cấu tổ
chức của BHXH cấp quận có đội ngũ cán bộ biên chế từ 16-25 người được
85
chia thành 3-4 bộ phận thì các bộ phận đều là các đơn vị phải nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ cơ quan là bộ phận chính sách, bộ phận thu, bộ phận sổ thẻ, bộ
phận tài vụ kế toán.
Thứ ba, để công tác thu thập tài liệu được thực hiện thống nhất thì cán
bộ lưu trữ cần lập kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu. Trong bản kế hoạch cần
quy định rõ ràng thời gian giao nộp, thứ tự giao nộp, tên loại hồ sơ cần thu,
những thủ tục cần thực hiện khi giao nộp. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ cần hỗ
trợ các bộ phận chuyên môn về mặt nghiệp vụ như giúp cán bộ lựa chọn tài
liệu để nộp lưu, hướng dẫn làm bảng kê các hồ sơ chuẩn bị giao nộp theo mẫu
có sẵn, do đó người làm công tác lưu trữ cần mẫu hóa một số văn bản, bảng
biểu phục vụ công tác lưu trữ để thống nhất cách làm cho nhiều bộ phận,
nhiều đơn vị thể hiện sự thống nhất, khoa học, có thể thực hiện nhiều lần và
tiết kiệm thời gian. Một số văn bản cần mẫu hóa để phục vụ công tác giao nộp
tài liệu như biên bản giao nộp tài liệu, danh mục tài liệu khi giao nộp hoặc
bảng kê các hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Khi tiến hành thu thập cần chú ý các hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan đã
được lập hồ sơ hay ở dạng văn bản rời lẻ. Nếu tài liệu đưa vào lưu trữ dạng hồ
sơ hoàn chỉnh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu, tra
tìm, khai thác sử dụng, giúp cho hồ sơ được trọn vẹn thông tin và giá trị pháp
lý của văn bản, giúp tiết kiệm thời gian cho cán bộ lưu trữ, góp phần nâng cao
hiệu quả công tác này. Nếu tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan ở dạng rời lẻ thì
khó có thể thống kê được hồ sơ theo đơn vị bảo quản sẽ khiến cán bộ lưu trữ
mất thời gian chỉnh lý, phân loại tài liệu và khó có thể quản lý được văn bản,
không tránh khỏi việc mất mát, thất lạc tài liệu. Bởi vậy, người làm công tác
lưu trữ cần đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan cũng như lãnh đạo văn
phòng về quy chế, quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu nhằm thực
hiện thống nhất cách thu thập, quản lý tài liệu trong cơ quan, góp phần giảm
thiểu các công việc rườm rà không cần thiết, rút ngắn thời gian thực hiện công
việc, hơn nữa là thực hiện đúng quy định của Nhà nước và ngành Bảo hiểm
86
xã hội về công tác lưu trữ.
3.3.2. Phân loại tài liệu.
Công tác phân loại tài liệu được thực hiện tốt sẽ góp phần tổ chức khoa
học tài liệu tốt, tạo điều kiện cho công tác xác định giá trị tài liệu. Hiện nay
những quận, huyện đã tiến hành chỉnh lý tài liệu đang sử dụng phương án
phân loại “ mặt hoạt động – thời gian” tuy nhiên phương án này chỉ nên áp
dụng cho những Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động do vậy việc sử dụng
phương án phân loại này cho Phông lưu trữ BHXH quận, huyện như hiện nay
thuận lợi đối với loại hồ sơ thu, và tài liệu chính sách, góp phần giúp cán bộ
chuyên môn theo dõi được quá trình tham gia bảo hiểm của một đối tượng
nào đó một cách có hệ thống và trong một khoảng thời gian dài. Tuy nhiên
như đã trình bày ở trên phương án này vẫn thể hiện sự chưa hợp lý bởi vì các
cơ quan này đang hoạt động và ngày càng sản sinh ra nhiều hồ sơ, tài liệu.
Cán bộ lưu trữ cần nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ
quan và đặc điểm loại tài liệu chuyên môn của cơ quan mình để đề xuất
phương án phân loại phù hợp tạo thuận lợi cho các giai đoạn tiếp theo khi tiến
hành chỉnh lý.
Xuất phát từ quá trình khảo sát tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan kể trên
và căn cứ vào yêu cầu quản lý và khai thác sử dụng tài liệu của BHXH Quận,
huyện, tác giả xin đề xuất phương án phân loại cho phông Lưu trữ Bảo hiểm
xã hội quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội là phương án “cơ cấu tổ chức -
thời gian”. Phương án này áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành
phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, bộ phận tương
đối rõ ràng, ổn định. Phương án phân loại “cơ cấu tổ chức- thời gian” sẽ khắc
phục được những nhược điểm của phương án “mặt hoạt động - thời gian”. Cụ
thể khi tài liệu được phân loại theo phương án này nghĩa là được đưa về từng
bộ phận hay phòng sản sinh ra nó và sắp xếp theo trật tự tăng dần của thời
gian, điều này đồng nghĩa với việc tài liệu được đưa về theo năm và phản ánh
được quá trình giải quyết công việc đó. Hơn nữa, khi phân loại theo phương
án này không làm phân tán tài liệu trong Phông mà nó còn tạo thuận lợi cho
87
công tác hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ khi được chỉnh lý, đảm bảo sự logic về
mặt thời gian. Mặt khác, sau khi chỉnh lý tài liệu theo phương án này sẽ góp
phần tạo thuận lợi cho công tác xác đinh tài liệu hết giá trị và tiêu hủy chúng
theo đúng quy định, ngoài ra các giai đoạn chỉnh lý tiếp theo cũng dễ dàng
hơn khi đánh số hồ sơ liên tiếp trong Phông. Những phân tích nêu trên cho
thấy phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian” phù hợp với tình hình tài liệu và
yêu cầu tra cứu tài liệu hơn phương án “ mặt hoạt động- thời gian”.
3.3.3. Xác định giá trị tài tiệu.
Đây là nghiệp vụ được đánh giá là khó nhất trong tất cả các khâu
nghiệp vụ của lưu trữ. Để xác định giá trị tài liệu được chính xác, đảm bảo
tính khách quan và khoa học cần đảm bảo nhiều yếu tố như vị trí, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu, nội dung của tài liệu, mức độ trọn
vẹn của Phông lưu trữ , hình thức của tài liệu và tình trạng vật lý của tài
liệu…Quá trình xác định giá trị tài liệu quyết định số phận của tài liệu do vậy
đòi hỏi người làm công tác này cần có kiến thức chuyên môn cao, hiểu về bản
chất của quá trình hình thành ra hồ sơ tài liệu, hiểu về ý nghĩa của vấn đề
phản ánh trong hồ sơ, tài liệu, từ đó đánh giá được mức độ quan trọng hay
không quan trọng của tài liệu để định thời hạn bảo quản cho chúng.
Kết quả của khâu xác định giá trị tài liệu là phải xác định được tài liệu
cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu cần bảo quản có thời hạn được tính bằng số
năm bảo quản cụ thể và tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy. Tài liệu
bảo quản vĩnh viễn được bảo quản, lưu trữ tại cơ quan, sau đó được lựa chọn
nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam theo quy định về thời hạn
nộp lưu và thành phần hồ sơ trong diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Những
hồ sơ, tài liệu có thời hạn được lưu tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn
được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan để xác định
tiếp tục lưu giữ hay loại ra để tiêu hủy. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu
cần thành lập hội đồng để tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan xác định tài liệu
lưu trữ tại cơ quan, xác định hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và xác định tài
88
liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
Các quy định về công tác xác định giá trị tài liệu được quy định rất rõ
trong Quyết định 1139/QĐ-BHXH quy định về công tác lưu trữ của BHXH
Việt Nam, các cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào quy định để thực hiện công tác
xác định giá trị một cách chính xác, góp phần đánh giá được giá trị của tài
liệu, giữ lại những tài liệu có giá trị để khai thác sử dụng, phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giá trị để giảm tải, tiết kiệm kho
tàng, cơ sở vật chất nhằm tổ chức bảo quản tài liệu có giá trị sao cho hiệu quả
và hợp lý.
3.3.4. Số hóa tài liệu
Như đã trình bày ở Chương II, tài liệu lưu trữ ngành Bảo hiểm xã hội
có giá trị sử dụng cao, do vậy trong phạm vi bài luận văn này, tác giả xin
được mạnh dạn đề xuất các đơn vị BHXH, đặc biệt là những đơn vị mà tác giả
khảo sát nên tiến hành triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu
có giá trị quan trọng và được khai thác, sử dụng nhiều lần. Bởi vì kinh phí đầu
tư cho công tác số hóa khá cao nên ưu tiên cho khối hồ sơ thu và tài liệu giải
quyết chế độ chính sách như mất sức, hưu trí, tai nạn lao động… vì khối tài
liệu này đã được sản sinh từ rất lâu nên đã cũ, ngả màu và bị rách do khai thác
nhiều lần và có thời hạn bảo quản 70 năm. Theo quan điểm chủ quan của tác
giả, công tác số hóa cần được triển khai vì các lý do sau:
Thứ nhất, tận dụng tài liệu đã được chỉnh lý, tổ chức khoa học sẵn có
để tiến hành số hóa tài liệu, rút ngắn được thời gian sắp xếp, phân loại tài liệu.
Thứ hai, khi số hóa tài liệu đồng nghĩa với việc chuyển đổi dần việc
khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử,
giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và
tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử
dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc
89
thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
Thứ tư, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý, hóa học của tài liệu gốc
do phải khai thác, sử dụng thường xuyên, bởi vì hồ sơ bằng giấy dễ bị ẩm
mốc, mối mọt và bị lão hóa theo thời gian. Hiện nay, nhiều hồ sơ giải quyết
chế độ chính sách và hồ sơ thu những năm 1995-1997 đã bị bay mất chữ, bị
mờ, nhòe mực, rách khiến cho công tác khai thác hồ sơ phục vụ việc giải
quyết chế độ cho đối tượng rất khó khăn.
Thứ năm, hồ sơ sau quá trình số hóa được biên mục, sắp xếp để quản lý
và lưu trữ, việc tìm kiếm diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn nhiều so với
quá trình tìm kiếm hồ sơ giấy, tiết kiệm được thời gian, sức lực của cán bộ
nghiệp vụ BHXH. Thời gian thực hiện quy trình này đối với 01 hồ sơ chỉ mất khoảng vài phút.3
Thứ sáu, số hóa sẽ giúp phần cho việc giảm tải kho tàng, đặc biệt là
trong tình hình thuê mượn kho lưu trữ như hiện nay. Tài liệu lưu trữ sản sinh
mỗi năm một nhiều. Kể cả việc nếu như ở các đơn vị có kho tàng thì khối
lượng tài liệu tăng lên hằng năm như hiện nay cũng không thể tải hết được.
Từ những phân tích được trình bày ở trên, công tác số hóa góp phần
từng bước giảm thiểu việc lưu trữ tài liệu giấy, đồng nghĩa với việc hạn chế
công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ, góp phần giảm chi phí đầu tư cho
công tác bảo quản tài liệu, tiết kiệm kho tàng, vật tư. Đứng trước thực tế cơ sở
hạ tầng ngày càng hạn chế việc bố trí kho lưu trữ ngày càng khó khăn, trong
khi hồ sơ tăng hàng năm với thời gian bảo quản kéo dài (70 năm) và số lượng
lớn, nếu lưu trữ bằng phương pháp thủ công với hồ sơ giấy sẽ còn tồn tại
nhiều bất cập như bố trí thêm kho tàng, mua sắm đầu tư trang thiết bị phục vụ
công tác bảo quản tài liệu, hồ sơ.
Trong khi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo
được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ
việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản
90
lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một 3 Thái Dương, Ngành BHXH phấn đấu 100% số hóa hồ sơ điện tử vào năm 2025, ngày 16/10/2018, http://tapchibaohiemxahoi.gov.vn/tin-tuc/nganh-bhxh-phan-dau-100-so-hoa-ho-so-dien-tu-vao-nam-2025- 20048
nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi
người lao động, BHYT toàn dân của Ngành.
Tuy nhiên, để tiến hành lưu trữ điện tử đạt hiệu quả, các cơ quan
BHXH Hà Nội cũng phải đối mặt với nhiều rủi ro bảo mật thông tin bởi xã
hội công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, các cơ quan cần chú trọng bố
trí nhiều kho lưu trữ điện tử có giá trị pháp lý như nhau là phương án dự
phòng để tránh rủi ro (thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn...) không may xảy ra; cũng
như giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả
và tiết kiệm thời gian nhằm cải cách thủ tục hành chính, thúc đẩy hoạt động
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác
lưu trữ.
Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm lưu trữ điện tử sẽ bảo vệ tài liệu về
mặt vật lý, bởi vì hạn chế quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, giảm rủi ro
mất mát, hư hỏng tài liệu. Như vậy, việc sử dụng lưu trữ điện tử vừa có những
ưu điểm nhất định và cũng có hạn chế, tuy nhiên đối với đặc thù tài liệu được
nhiều đối tượng khai thác sử dụng tài liệu như tài liệu bảo hiểm thì có lẽ
những ưu điểm của lưu trữ điện tử sẽ ưu việt và được các cơ quan đưa vào sử
dụng rộng rãi hơn.
3.4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ.
Bên cạnh các giải pháp liên quan đến con người thì giải pháp về đảm
bảo cơ sở vật chất để thực hiện bất cứ công việc hay lĩnh vực nào cũng được
đánh giá cao. Đối với công tác lưu trữ thì việc đầu tư kho tàng, trang thiết bị
máy móc hiện đại đang được Nhà nước, các cơ quan Nhà nước, tổ chức, đơn
vị, các doanh nghiệp… quan tâm.
Về kho tàng: Việc bố trí cơ sở hạ tầng, kho tàng lưu trữ hồ sơ đối với
các Bảo hiểm quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội đang gặp nhiều khó khăn,
do vậy tối thiểu các cơ quan cần bố trí đủ diện tích kho, các phương tiện thiết
yếu để bảo quản hồ sơ, tài liệu hoặc có thể tận dụng, cải tạo phòng làm việc
thành kho lưu trữ nhưng nên ưu tiên chọn phòng kho bảo quản đảm bảo khô
91
ráo, thoáng mát, đáp ứng nhu cầu tối thiểu về điều kiện bảo quản an toàn tài
liệu về mặt vật lý cũng như thông tin chứa trong tài liệu. Tài liệu thường
xuyên được kiểm tra và vệ sinh để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và hạn chế độc
hại cho cán bộ trực tiếp làm việc trong kho, cần bố trí hệ thống điện, phòng
cháy chữa cháy phải an toàn để giảm được rủi ro cho tài liệu.
Về cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác bảo quản: Thực tế, một số
Bảo hiểm kể trên đã quan tâm triển khai chỉnh lý tài liệu, tuy nhiên tài liệu sau
khi chỉnh lý được đưa vào cặp hộp để lưu trữ nhưng chưa được đưa lên giá kệ
để bảo quản bởi vì số lượng giá kệ tại một số cơ quan không đủ để sử dụng.
Thực trạng đang diễn ra ở một số cơ quan như BHXH quận Đống Đa, Hoàn
Kiếm, Thanh Xuân.
Tài liệu hiện đang được xếp chồng lên nhau và để sát mặt đất rất dễ dẫn
đến tài liệu bị ẩm, do các hộp xếp dồn lên nhau gây bết, dính, ảnh hưởng đến
mặt vật lý, làm nhòe chữ và gây hư hỏng tài liệu và khó khăn cho công tác tra
tìm tài liệu đối với những tài liệu xếp ở phía dưới. Do đó, biện pháp trước mắt
để bảo quản tài liệu tốt, các cơ quan đang gặp thực trạng trên cần đầu tư mua
sắm bổ sung giá kệ để bảo quản khối tài liệu kể trên, đưa tài liệu vào bảo quản
an toàn góp phần khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả. Bên cạnh đó, lãnh đạo
cơ quan cũng cần quan tâm đầu tư kinh phí hàng năm cho công tác lưu trữ để
mua sắm bổ sung vật tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ đáp ứng nhu
cầu bảo quản nhiều tài liệu do sản sinh ra hàng năm của mỗi cơ quan, tổ chức
như hiện nay.
3.5. Tăng cƣờng kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong công tác
lƣu trữ.
Để công tác kiểm tra, đánh giá đạt hiệu quả, thì hàng năm BHXH thành
phố cần xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác lưu trữ và đưa vào kế hoạch
năm của cơ quan. Việc tổ chức thực hiện các đợt kiểm tra có thể thực hiện
theo các bước sau đây:
Thành lập đoàn kiểm tra bao gồm: Lãnh đạo văn phòng BHXH thành
92
phố, Trưởng/ phó Phòng phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ thuộc Văn phòng
BHXH thành phố, chuyên viên/ cán bộ lưu trữ. Ngoài ra có thể mời thêm
chuyên viên của Trung tâm lưu trữ thuộc BHXH Việt Nam…
Nội dung kiểm tra công tác lưu trữ cần chú trọng những vấn đề sau:
- Tổ chức, quản lý cán bộ làm công tác lưu trữ trong đó tập trung kiểm tra vấn
đề tổ chức, biên chế, đào tạo bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Tuyên truyền, phổ biến các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ.
- Ban hành các quy chế, quy định về công tác văn thư – lưu trữ theo tình hình
thực tế của cơ quan.
- Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, công tác thu thập tài liệu vào
lưu trữ cơ quan, tổ chức khoa học, chỉnh lý, số hóa, bảo quản…
- Bố trí kho và trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu…
Sau khi xây dựng kế hoạch kiểm tra, phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ
cần soạn thảo văn bản gửi đến những đơn vị kiểm tra và yêu cầu xây dựng
báo cáo và chuẩn bị tài liệu phục vụ cho công tác kiểm tra của đoàn.
Đợt kiểm tra kết thúc, kết quả kiểm tra cần được thông báo cho các đơn
vị nhằm mục đích công khai kết quả, tổng kết đợt kiểm tra và là bằng chứng
để theo dõi các đợt kiểm tra tiếp theo. Văn bản thông báo cần có các nội dung
như những kết quả đạt được, những mặt hạn chế, những kiến nghị hướng dẫn
hướng giải quyết…
Ngoài những đợt kiểm tra định kỳ đã được lên kế hoạch từ trước, thì
BHXH thành phố nên tổ chức các cuộc kiểm tra đột xuất để nắm được tình
hình thực tế thực hiện công tác lưu trữ của các đơn vị cấp dưới một cách trung
thực và khách quan. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, cần chỉ ra những điểm
mạnh, hạn chế để từ đó đúc rút kinh nghiệm, phát huy những mặt tích cực,
khắc phục những hạn chế để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và dần đưa
hoạt động này đi vào nền nếp.
Thêm vào đó, để xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm thì
việc sử dụng kết quả kiểm tra để đưa vào tiêu chí đánh giá thi đua, khen
thưởng cũng là một hình thức khách quan và nó được coi như là một biện
93
pháp nhắc nhở đối với những cơ quan thực hiện chưa tốt và là hình thức
khuyến khích đối với những cơ quan đã nghiêm túc chấp hành những quy
định của Nhà nước cũng như quy định của Ngành về công tác lưu trữ. Đây là
một hình thức răn đe giống như một chế tài để những cơ quan, cá nhân, đơn vị
chưa có ý thức chấp hành thì sẽ thay đổi nhận thức và rút kinh nghiệm góp
phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong Ngành.
3.6. Nâng cao trách nhiệm của bộ phận Hành chính - Văn phòng trong
việc tổ chức công tác lƣu trữ tại BHXH các quận, huyện
Như trên đã trình bày, trong cơ cấu tổ chức của BHXH cấp quận, huyện
nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng, không có bộ phận hành chính - văn
phòng như ở các cơ quan khác. Tuy nhiên, chức năng, nhiệm vụ quản lý hành
chính và đảm nhận công việc văn phòng được giao cho Bộ phận tiếp nhận và
quản lý hồ sơ.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao, ở góc độ quản trị văn phòng, Bộ
phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ có trách nhiệm giúp lãnh đạo BHXH trong
việc tham mưu và tổ chức thực hiện các biện pháp để tổ chức công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, chúng tôi cho rằng, trên thực tế, bộ phận này chưa làm hết trách
nhiệm, nên đây chính là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến những hạn chế
trong công tác lưu trữ ở các cơ quan này như đã trình bày ở chương 2.
Vì vậy, để công tác lưu trữ ở các BHXH quận, huyện thuộc Thành phố
Hà Nội có sự chuyển biến tốt hơn, Bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ cần
thực hiện tốt chức năng tham mưu và nâng cao trách nhiệm trong việc tổ chức
thực hiện công tác lưu trữ, cụ thể như sau:
- Thứ nhất, tham mưu và giúp lãnh đạo trong việc bổ sung, ban hành
mới một số quy định về công tác lưu trữ; tham mưu việc bố trí nhân sự
chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ; tham mưu các biện pháp
về đảm bảo cơ sở vật chất và tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi
phạm trong công tác lưu trữ;
- Thứ hai, trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện công tác lưu trữ sau khi
được lãnh đạo phê duyệt. Ví dụ: phân công, bố trí, sắp xếp cán bộ làm
94
công tác lưu trữ; phố biến, hướng dẫn các quy định về công tác lưu trữ;
tổ chức kiểm tra và đề xuất việc đánh giá kết quả thực hiện công tác lưu
trữ ở các đơn vị…
Nếu thực hiện tốt hai vấn đề trên, Bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ sẽ
góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ tại
95
BHXH các quận, huyện của thành phố Hà Nội.
Tiểu kết chƣơng 3
Như vậy, toàn bộ Chương 3 tác giả đã đưa ra các giải pháp nâng cao
hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ dựa trên tình hình thực trạng còn nhiều vấn
đề bất cập và còn xảy ra tại các BHXH quận, huyện. Cụ thể là: Bổ sung, ban
hành mới một số quy định về công tác lưu trữ; Nâng cao trình độ cán bộ lưu
trữ; Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác
lưu trữ; Tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ;
Nâng cao trách nhiệm của bộ phận Hành chính - Văn phòng trong việc tổ
chức công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện.Trong từng giải pháp, tác
giả đã chỉ rõ những vấn đề cần thực hiện, trách nhiệm của các đối tượng có
liên quan.
Để thực hiện các giải pháp trên, theo tác giả cần có những điều kiện
nhất định như: Sự quan tâm của lãnh đạo, trình độ cán bộ lưu trữ và cơ sở
vật chất, tài chính... Có như vậy thì những giải pháp mà tác giả đề xuất
96
mới có tính khả thi.
KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển nhanh chóng trên mọi lĩnh vực của xã hội thì
nhu cầu an sinh của con người ngày càng tăng cao, xã hội càng phát triển thì
đời sống vật chất và tinh thần của con người ngày càng được cải thiện, từ đó
nó thúc đẩy các loại hình dịch vụ ngày một phát triển hơn trong số đó có
những dịch vụ đảm bảo an toàn cho phương tiện và thân thể con người người
như bảo hiểm. Sự gia tăng nhanh chóng và phát triển của các loại hình bảo
hiểm trong đó có bảo hiểm xã hội là một báo động cho sự phát triển của kinh
tế xã hội và con người. Trong những năm gần đây số lượng người tham gia
bảo hiểm xã hội tăng cao dẫn đến số lượng hồ sơ lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội
gia tăng nhanh chóng. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn tới thực
trạng công tác lưu trữ tại những cơ quan này như hiện nay. Qua quá trình
khảo sát nghiên cứu về thực trạng công tác lưu trữ tại một số Bảo hiểm xã hội
quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội, tác giả nhận thấy bên cạnh những kết
quả đã đạt được, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục. Nguyên nhân dẫn
đến thực trạng đó là bao gồm nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ
quan. Nguyên nhân khách quan là khối lượng công việc ngày càng nhiều
khiến cho cán bộ nhân viên bị quá tải, cơ sở vật chất của cơ quan chưa đảm
bảo…Nguyên nhân chủ quan nằm ở phía ý thức của cán bộ, nhân viên trong
cơ quan và sự chỉ đạo của lãnh đạo trong việc tổ chức thực hiện công tác lưu
trữ. Từ những nguyên nhân đó tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc
phục giải quyết thực trạng trên để đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp và đạt
hiệu quả.
Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội quận, huyện
thuộc Thành phố Hà Nội, tìm hiểu về nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc
phục vào thời điểm này tuy muộn nhưng lại cần thiết và đúng đắn. Nghiên
cứu này tuy là bước khởi đầu nhưng đã sẽ tạo tiền đề cho những nghiên cứu
tiếp theo có cơ sở để phát triển hơn. Kết quả nghiên cứu của đề tài là đóng
góp nhỏ giúp cơ quan định hướng lại và khắc phục kịp thời những hạn chế
97
trong thời điểm hiện tại về công tác tổ chức thực hiện công tác lưu trữ. Khi
bắt đầu nghiên cứu, tác giả nhận thấy đề tài không chỉ có ý nghĩa đối với bản
thân BHXH quận, huyện mà sâu xa hơn còn hướng tới cách thức quản lý
công tác lưu trữ của cơ quan chủ quản như Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội
và BHXH những tỉnh, thành phố khác trên cả nước, bởi đâu đó trên các tỉnh
thành khác cũng khó tránh khỏi những thực trạng giống như những cơ quan
tác giả đã kể trên. Bởi vậy, tác giả mong rằng đề tài này sẽ tạo tiền đề và mở
ra nhiều hướng nghiên cứu mới, có ý nghĩa hơn cho công tác lưu trữ đối với
Ngành Bảo hiểm xã hội nói chung và Bảo hiểm xã hội quận, huyện thuộc
Thành phố Hà Nội nói riêng nhằm góp phần vào sự phát triển ổn định của
98
Ngành Lưu trữ Việt Nam.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trương Thị Mai Anh (2015) “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở công ty
TNHH không có vốn sở hữu Nhà nước” Luận văn thạc sỹ - Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn Hà Nội;
2. Nguyễn Thị Lan Anh (1995), “Một số ý kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ
chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, Khóa luận tốt nghiệp khóa 1991 –
1995, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội;
3. Trần Thị Vân Anh “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty
Đường Sắt Việt Nam” Luận văn thạc sỹ - Đại học Khoa học xã hội và nhân
văn Hà Nội;
4. Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ (1998), Thông tư số 40/1998/TT-TCCP
ngày 24 tháng 01 năm 1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà
nước các cấp, Hà Nội
5. Nguyễn Thị Kim Bình (2005)“Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
Tổng công ty 91” Luận văn thạc sỹ - Đại học Khoa học xã hội và nhân văn
Hà Nội;
6. Nguyễn Mạnh Cường (2017) “Nghiên cứu về tổ chức và quản lý lưu trữ
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”, Luận án tiến sĩ - Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn Hà Nội;
7. Vũ Thị Duyên (2014) “Tổ chức, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử Tỉnh
Đồng Nai” Luận văn thạc sỹ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà
Nội;
8. Đại học KHXH và Nhân văn TP Hồ Chí Minh (1955- 1975 ) “LT VN
Cộng hòa (1955-1975) từ góc nhìn lịch sử học” Kỷ yếu hội thảo khoa học;
9. Nguyễn Văn Hàm “Pháp luật về lưu trữ và vai trò của nó trong việc xây
dựng nền lưu trữ quốc gia” (1994),Tạp chí VT-LTNN, số 2;
10. Lê Thanh Hùng (2014) “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài
liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” Luận văn thạc sỹ - Đại học
99
Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội;
11. Vũ Huyên (1974) “Vì sao công tác lưu trữ cần đặt ở văn phòng và do
Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo” Tạp chí Văn thư, lưu trữ 1974 số 1,
trang 23-24
12. Nguyễn Thu Loan (2008) “Tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu
NCKH tại trường đại học KHXH & NV, ĐHQG Hà Nội” Luận văn thạc
sỹ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội;
13. Phạm Thị Diệu Linh (2009), “Các giải pháp nâng cao hiệu quản hoạt
động công tác lưu trữ cấp huyện”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 8, tr 13-
17;
14. Ngô Kiểu Oanh (2013) “Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các chi
cục thuế trên địa bàn Hà Nội. Thực trạng và giải pháp” Luận văn thạc sỹ
- Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội;
15. PGS.TS Vũ Thị Phụng (1990) “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta”, Tạp chí VT-LTNN, số 2;
16. PGS.TS. Vũ Thị Phụng (2006 )“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” NXB Hà Nội;
17. PGS.TS Vũ Thị Phụng (1990) “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên
cứu lịch sử dân tộc”, do tác giả in trên Tạp chí VT-LTNN, số 3;
18. Trần Văn Quang (2014 )“Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh” Luận văn thạc sỹ - Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn Hà Nội;
19. Nguyễn Văn Thâm (1987) “Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ ở nước ta hiện nay” Tạp chí văn thư, lưu trữ 1987, số 3, Trang
16-26
20. Minh Văn (1990) “ Nhìn lại sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước đối với
công văn giấy tờ và công tác lưu trữ (45 năm qua).Tạp chí văn thư, lưu
100
trữ số 4, trang 10-13.
PHỤ LỤC
1. Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 của Bảo hiểm xã hội
Việt Nam Ban hành quy định về công tác lưu trữ của hệ thống bảo hiểm xã
hội Việt Nam
2. Quyết định số 1414/QĐ-BHXH ngày 04/10/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt
Nam Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bảo
hiểm xã hội địa phương
3. Quyết định số 1306/QĐ-BHXH ngày 31/7/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt
Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu, trách nhiệm và chế
độ quản lý của các tổ nghiệp vụ thuộc bảo hiểm xã hội huyện, quận, thị xã,
thành phố trực thuộc tỉnh.
4. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2018 của
Bảo hiểm xã hội quận Hoàn Kiếm gửi Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội.
5. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bảo hiểm xã
hội Thành phố Hà Nội gửi Trung tâm lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam
năm 2018.
6. Báo cáo số lượng hồ sơ năm 2018 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội
gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
7. Một số hình ảnh kho lưu trữ của Bảo hiểm xã hội quận, huyện trực thuộc
101
Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội.
