BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
MÃ SỐ: 8320303
Người thực hiện: Trương Thanh Lộc
Lớp thạc sĩ khóa: 2 niên khóa: 2018-2020
Người hướng dẫn: CVCC. TS. Phan Đình Nham
Hà Nội, Tháng 12/2020
2
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................... 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................... 4
3.1. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................... 4
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................................... 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................................... 4
4.1. Đối tượng nghiên cứu ........................................................................................ 4
4.2. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 5
5. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 5
5.1. Phương pháp luận............................................................................................... 5
5.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp ...................................................................... 5
5.3. Phương pháp so sánh ......................................................................................... 5
5.4. Phương pháp khảo sát ........................................................................................ 6
5.5. Phương pháp đánh giá ........................................................................................ 6
5.6. Phương pháp hệ thống ....................................................................................... 6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................................. 6
7. Bố cục của luận văn .............................................................................................. 6
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động lưu trữ ................................................................... 8
1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................................. 8
1.1.1.1. Hoạt động lưu trữ ......................................................................................... 8
3
1.1.1.2. Nâng cao ....................................................................................................... 8
1.1.1.3. Hiệu quả ....................................................................................................... 8
1.1.1.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ........................................................... 9
1.1.2. Nội dung, vai trò của hoạt động lưu trữ .......................................................... 9
1.1.2.1. Nội dung hoạt động lưu trữ .......................................................................... 9
1.1.2.2. Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với hoạt động của Sở ............................ 10
1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hoạt động lưu trữ đối với đời sống xã hội ................. 10
1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ ............................................... 12
1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động lưu trữ ................................................................ 16
Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................... 18
Chương 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
2.1. Khái quát về Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh ............... 19
2.1.1. Lịch sử hình thành ......................................................................................... 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức .................................... 21
2.2. Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Khoa
học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................... 24
2.2.1. Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ ..................................................... 24
2.2.1.1. Thành phần tài liệu lưu trữ ......................................................................... 24
2.2.1.2. Nội dung của tài liệu lưu trữ ...................................................................... 26
2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ ............................................................ 27
2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở ................................................................. 29
2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ ................................................................ 29
2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ............................................................................. 32
2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu .................................................................. 33
2.3.4. Công tác thống kê tài liệu ............................................................................ 35
4
2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu ............................................................................ 35
2.3.6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................................. 37
2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở .................................................... 39
2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................................... 39
2.4.2. Hạn chế .......................................................................................................... 39
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................. 41
Tiểu kết Chương 2 ................................................................................................... 41
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ .......................................................................... 42
3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan ............................................................................................................... 42
3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu ............................................................... 43
3.1.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu
phông lưu trữ Sở ..................................................................................................... 44
3.1.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các biện pháp ............................................... 46
3.1.5. Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................................................. 46
3.1.6. Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 47
3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí ..................................................... 47
3.3. Nhóm giải pháp chung ..................................................................................... 48
3.3.1. Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ ..................................................... 48
3.3.2. Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan .............................................................................................................. 49
3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt
động lưu trữ tại Sở .................................................................................................. 49
5
3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động
lưu trữ ..................................................................................................................... 49
Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................... 50
PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................ 52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 54
PHỤ LỤC
