BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

MÃ SỐ: 8320303

Người thực hiện: Trương Thanh Lộc

Lớp thạc sĩ khóa: 2 niên khóa: 2018-2020

Người hướng dẫn: CVCC. TS. Phan Đình Nham

Hà Nội, Tháng 12/2020

2

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................... 2

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................... 4

3.1. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................... 4

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................................... 4

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................................... 4

4.1. Đối tượng nghiên cứu ........................................................................................ 4

4.2. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 5

5. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 5

5.1. Phương pháp luận............................................................................................... 5

5.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp ...................................................................... 5

5.3. Phương pháp so sánh ......................................................................................... 5

5.4. Phương pháp khảo sát ........................................................................................ 6

5.5. Phương pháp đánh giá ........................................................................................ 6

5.6. Phương pháp hệ thống ....................................................................................... 6

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................................. 6

7. Bố cục của luận văn .............................................................................................. 6

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU

TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động lưu trữ ................................................................... 8

1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................................. 8

1.1.1.1. Hoạt động lưu trữ ......................................................................................... 8

3

1.1.1.2. Nâng cao ....................................................................................................... 8

1.1.1.3. Hiệu quả ....................................................................................................... 8

1.1.1.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ........................................................... 9

1.1.2. Nội dung, vai trò của hoạt động lưu trữ .......................................................... 9

1.1.2.1. Nội dung hoạt động lưu trữ .......................................................................... 9

1.1.2.2. Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với hoạt động của Sở ............................ 10

1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hoạt động lưu trữ đối với đời sống xã hội ................. 10

1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ ............................................... 12

1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động lưu trữ ................................................................ 16

Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................... 18

Chương 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU

TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ

MINH

2.1. Khái quát về Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh ............... 19

2.1.1. Lịch sử hình thành ......................................................................................... 19

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức .................................... 21

2.2. Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Khoa

học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh ........................................................... 24

2.2.1. Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ ..................................................... 24

2.2.1.1. Thành phần tài liệu lưu trữ ......................................................................... 24

2.2.1.2. Nội dung của tài liệu lưu trữ ...................................................................... 26

2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ ............................................................ 27

2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở ................................................................. 29

2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ ................................................................ 29

2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ............................................................................. 32

2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu .................................................................. 33

2.3.4. Công tác thống kê tài liệu ............................................................................ 35

4

2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu ............................................................................ 35

2.3.6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................................. 37

2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở .................................................... 39

2.4.1. Ưu điểm ......................................................................................................... 39

2.4.2. Hạn chế .......................................................................................................... 39

2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................. 41

Tiểu kết Chương 2 ................................................................................................... 41

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH

PHỐ HỒ CHÍ MINH

3.1. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ .......................................................................... 42

3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu

trữ cơ quan ............................................................................................................... 42

3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu ............................................................... 43

3.1.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu

phông lưu trữ Sở ..................................................................................................... 44

3.1.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các biện pháp ............................................... 46

3.1.5. Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................................................. 46

3.1.6. Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 47

3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí ..................................................... 47

3.3. Nhóm giải pháp chung ..................................................................................... 48

3.3.1. Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ ..................................................... 48

3.3.2. Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu

trữ cơ quan .............................................................................................................. 49

3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt

động lưu trữ tại Sở .................................................................................................. 49

5

3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động

lưu trữ ..................................................................................................................... 49

Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................... 50

PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................ 52

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 54

PHỤ LỤC

6

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại

Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh” là bản nghiên cứu

do tôi tìm hiểu và hoàn thành. Những thông tin và nội dung trong đề tài đều

dựa trên nghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai

tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả luận văn

Trương Thanh Lộc

7

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các giảng viên đã tận tình giảng dạy,

trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học

tập tại Trường.

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của lãnh đạo Văn phòng Sở

và các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành

luận văn.

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của CVCC.

TS. Phan Đình Nham đã giúp tôi hoàn thành luận văn này.

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm

hiểu của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên

cứu đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn

không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy

(cô) và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cám ơn./.

Hà Nội, ngày tháng năm

Tác giả

Trương Thanh Lộc

8

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao,

và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công cụ không

thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản lý, trong nghiên

cứu hay trong đời sống của mỗi cá nhân. Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng

khẳng định được vai trò, vị trí của mình để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước,

phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.

Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chuyên môn

có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà

nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy

được tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các

mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu

thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong

những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới nói chung và của

Việt Nam nói riêng đã tiến những bước dài. Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với các

chính sách của Đảng và Nhà nước, đang ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với

tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp lưu trữ quốc

tế. Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước mạnh mẽ, xây dựng chính phủ

điện tử, hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước

được kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng, khối lượng tài liệu lưu trữ sẽ

ngày càng lớn và công tác lưu trữ sẽ ngày càng phức tạp.

Trong những năm gần đây, hoạt động lưu trữ của Sở Khoa học và Công nghệ

Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là Sở) đã có nhiều tiến bộ và được Ban lãnh đạo

Sở dành sự quan tâm. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại, hạn chế những vấn đề như: các hồ

sơ, tài liệu lưu trữ vẫn còn phân tán ở các phòng chuyên môn; tình trạng giao nộp

tài liệu vào lưu trữ chưa đúng quy định. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về cơ

bản đã đáp ứng được nhu cầu nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập chưa được pháp

luật quy định như làm thế nào để vừa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ mà

vẫn bảo đảm nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước cũng như bí mật đời tư trong bối

9

cảnh an ninh thế giới và trong nước ngày càng phức tạp, danh mục tài liệu hạn chế

sử dụng; thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ; việc sao, chứng thực tài liệu

lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng; việc mang tài liệu lưu trữ ra

nước ngoài… Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay tại Sở chủ yếu vẫn

là hình thức phục vụ độc giả tại chỗ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của xã hội

thông tin. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm hồ

sơ, tài liệu lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu, hình thức sử dụng chủ yếu là tra

cứu sổ sách gây mất khá nhiều thời gian cho công chức lưu trữ trong việc tìm kiếm.

Xuất phát từ những vấn đề như trên nên tác giả đã chọn đề tài “Nâng cao

hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh”

làm luận văn của mình. Thông qua luận văn này, tác giả hy vọng giúp cho hoạt

động lưu trữ của Sở được nâng cao qua đó phát huy tối đa hiệu quả hoạt động của

Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đáp ứng yêu cầu cải cách hành

chính.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lưu trữ đặc biệt là hoạt động lưu trữ là vấn đề không mới và đã có

rất nhiều bài viết, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến. Tuy nhiên, ở mỗi

công trình nghiên cứu đề cập đến những khía cạnh và những vấn đề khác nhau, cơ

quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau do đó chúng ta có thể hoàn toàn nghiên

cứu, tìm hiểu vấn đề theo cách riêng của đề tài. Các công trình nghiên cứu đều đi

vào nghiên cứu vấn đề này ở từng khía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất

định, nó có tác dụng lớn cho việc vận dụng trong hoạt động của cơ quan. Dưới đây

là một số công trình nghiên cứu đề cập tới những vấn đề về hoạt động lưu trữ như:

+ Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình

Quyền và Nguyễn Văn Thâm đã thể hiện từng khâu nhiệm vụ như sau: phân loại,

xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.

+ Giáo trình “Lưu trữ học Đại cương” do hai tác giả Phan Đình Nham - Bùi

Loan Thùy biên soạn, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015.

+ “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do tác

10

giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu.

+ Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do tác giả Vũ Thị Phụng chủ biên,

NXB Hà Nội, năm 2006.

+ “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh”

của Đào Xuân Chúc trên Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam số 1/2002 – tr 12-15.

+ “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước” của tác

giả Phan Đình Nham trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1993.

+ Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng

Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” của tác giả

Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013. Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

+ Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện

của thành phố Hà Nội” tác giả Phạm Thị Diệu Linh, năm 2009. Nơi bảo vệ luận

văn trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

+ Luận văn “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác

lưu trữ tại Bộ Tư pháp” tác giả Hoàng Hải Yến, năm 2014. Nơi bảo vệ luận văn

trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

+ Luận văn “Nghiên cứu một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác

thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, tác

giả Nguyễn Thị Thanh Linh, năm 2013. Nơi bảo vệ luận văn trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

+ Luận văn “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan

Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)”, tác giả Nguyễn Thị Lan, năm 2019. Nơi bảo vệ

luận văn trường Đại học Nội vụ - Đại học Quốc gia Hà Nội.

+ Luận văn “Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ

Giáo dục và Đào tạo”, tác giả Phạm Thị Chung, năm 2009. Nơi bảo vệ luận văn

trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

Các công trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu tập trung nghiên cứu các

nguyên tắc, cơ sở và phương pháp thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; đề

xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ở một cơ quan cụ thể.

11

Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một công trình khoa học hay đề tài

luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề đi sâu nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả về hoạt động lưu trữ ở Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố. Do vậy,

đề tài của Luận văn này hoàn toàn không bị trùng lặp, mặc dù tác giả có tham khảo,

kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác giả đi trước.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:

Thứ nhất: Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học

và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh;

Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở

Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:

- Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Sở Khoa học

và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh;

- Tìm hiểu về thành phần và ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt

động tại Sở;

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động lưu trữ;

- Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động lưu trữ cũng như việc thực hiện

các nghiệp vụ lưu trữ tại Sở;

- Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành

phố Hồ Chí Minh;

- Nghiên cứu, xây dựng và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt

động lưu trữ tại Sở.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

- Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ

Chí Minh.

12

- Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và Công

nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Nghiên cứu phạm vi hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học

và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh.

Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa

học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2003 đến nay. Đây là giai đoạn

đổi tên Sở Khoa học - Công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và Công nghệ

theo Quyết định số 123/2003/QĐ-UB ngày 18 tháng 7 năm 2003 của Ủy ban nhân

dân Thành phố Hồ Chí Minh.

5. Phương pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận

Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện

chứng, duy vật lịch sử và tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận mang

tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả

sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực

tiễn của hoạt động lưu trữ tại Sở. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác

giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ trong

Sở.

5.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp

Tác giả sử dụng phương pháp này để phân tích thực trạng, những kết quả và

hạn chế của hoạt động hiện nay; phân tích những nguyên nhân của sự tồn tại này và

từ đó đưa ra các nhận định trong đề tài.

5.3. Phương pháp so sánh

Phương pháp này đuợc tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn

tình hình hoạt động lưu trữ tại Sở so với tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu

trữ được xây dựng. Từ kết quả so sánh đó, tác giả có cơ sở để đưa ra những giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Sở.

13

5.4. Phương pháp khảo sát

Phương pháp này được tác giả sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu đề

tài, nhằm khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt động lưu trữ tại Sở, quan sát các

kho, quan sát tình trạng tài liệu.

5.5. Phương pháp đánh giá

Qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế trên cơ sở các tài liệu thu thập được,

tác giả tiến hành đánh giá các mặt hoạt động về công tác lưu trữ. Từ đó, tác giả nắm

bắt được tình hình hoạt động lưu trữ của Sở một cách chính xác.

5.6. Phương pháp hệ thống

Tác giả đã nghiên cứu sử dụng phương pháp này để hệ thống hoá các quy

định pháp lý về hoạt động lưu trữ. Trên cơ sở tiếp cận hệ thống để đánh giá thực

trạng hoạt động lưu trữ của Sở trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp nâng cao

hoạt động lưu trữ của Sở trong thời gian tới.

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên được kết hợp đan xen

và vận dụng một cách linh hoạt.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần khẳng định thêm vai

trò và sự cần thiết của hoạt động lưu trữ.

Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả hoạt

động lưu trữ tại Sở. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài

liệu tham khảo cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực

này.

7. Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần Kết luận, nội dung Luận văn gồm có 03 chương:

Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lưu trữ của các cơ quan tổ

chức

Chương 2. Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa học và

Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

14

Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở Khoa

học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

15

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG

LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN TỔ CHỨC

1.1. Cơ sở lý luận của hoạt động lưu trữ

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Hoạt động lưu trữ

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Hoạt động lưu trữ là

hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu

lưu trữ”.

1.1.1.2. Nâng cao

Theo từ điển nâng cao được hiểu là diễn tả sự cao hơn về mức độ so với mức

cơ bản, đòi hỏi khả năng giải quyết cao hơn.

1.1.1.3. Hiệu quả

Theo các nhà ngôn ngữ học, khái niệm hiệu quả được hiểu là: “Kết quả như

yêu cầu của việc làm mang lại". Nhưng theo Từ điển Le Petit Larousse định nghĩa:

"Hiệu quả là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định" (Từ

điển Le Petit Larousse, 1999, Paris, p. 57). Hiệu quả là một phạm trù kinh tế phản

ánh trình độ sử dụng các nguồn lực có sẵn của đơn vị cũng như của nền kinh tế để

thực hiện tốt nhất các mục tiêu đề ra với chi phí thấp nhất và được lượng hóa bằng

cách so sánh giữa kết quả đầu ra và chi phí đầu vào. Trong khi đó các nhà quản lý

hành chính lại cho rằng: Hiệu quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là

sự so sánh giữa các chi phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng tối đa lợi nhuận

và tối thiểu chi phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra - đầu

vào. Việc xác định hiệu quả một hoạt động kinh tế thường cho chúng ta những con

số chính xác và cụ thể, nhưng với bất kỳ hoạt động xã hội nào nói chung và hoạt

động lưu trữ nói riêng, để tính được hiệu quả đạt được rất khó khăn và phức tạp, bởi

loại hoạt động này chủ yếu mang đặc trưng định tính chứ khó định lượng; theo cách

tiếp cận này, hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực

hiện cho mục tiêu hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả

16

đó trong những điều kiện nhất định. Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2007: “Hiệu

quả là quan hệ giữa kết quả đạt được và nguồn lực được sử dụng”. Hiệu quả trong

hoạt động lưu trữ được thể hiện qua việc các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được cải

thiện đồng thời hiệu quả áp dụng chính là việc thực hiện các quá trình xử lý công

việc đạt được kết quả tốt hơn so với trước khi áp dụng.

1.1.1.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ

Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ là tập hợp biện pháp của các lưu trữ

nhằm làm cho hoạt động lưu trữ đạt được mục tiêu đề ra.

1.1.2. Nội dung, vai trò của hoạt động lưu trữ

1.1.2.1. Nội dung hoạt động lưu trữ

Nội dung hoạt động lưu trữ chủ yếu được thể hiện qua việc thực hiện nghiêm

túc các khâu nghiệp vụ như: thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng kho lưu trữ,

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng

đọc, giới thiệu, công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản

an toàn tài liệu.

Đối với các cơ quan Nhà nước thì việc lưu trữ đều phải tiến hành theo đúng

những tiêu chuẩn mà Nhà nước đã đề ra. Nhưng đối với các cơ quan Nhà nước như:

ở lưu trữ của các bộ, ban ngành hay ở các địa phương thì công tác lưu trữ được khái

quát một cách rộng lớn hơn. Đó là phải xây dựng được một hệ thống các phông lưu

trữ thích hợp từ trung ương đến cơ sở, có sự chỉ đạo thống nhất, có những quy định

chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản, sử dụng tài liệu và áp dụng các biện pháp

kỹ thuật tổ chức tài liệu. Đồng thời phải xây dựng được một hệ thống lý luận khoa

học về lưu trữ.

Nhưng nói tóm lại thì nội dung của hoạt động lưu trữ đó là việc áp dụng các

chuỗi nghiệp vụ cơ bản như: sắp xếp, phân loại, xác định giá trị, bổ sung, chỉnh lý,

thống kê, kiểm tra để nhằm mục đích cuối cùng là bảo quản an toàn và khai thác sử

dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và của mỗi đơn vị nói riêng.

17

1.1.2.2. Vai trò của hoạt động lưu trữ đối với hoạt động của Sở

Trong hoạt động của Sở hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều

hành, quyết định, thi hành đều được triển khai bằng văn bản. Vai trò của hoạt động

lưu trữ đối với hoạt động của Sở có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở

những nội dung sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Sở;

cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích quản lý nhà nước

trong lĩnh vực chuyên môn khi có nhu cầu. Đồng thời cung cấp những thông tin quá

khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của Sở.

- Giúp cho công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời

các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,

kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó công chức có thể kiểm tra, đúc kết

kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,

hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà

nước ở nước ta hiện nay.

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân. Góp phần giữ gìn những tài liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc

kiểm tra, thanh tra, giám sát.

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin, tài liệu có liên quan đến Sở và các

các tài liệu bí mật nhà nước.

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt hoạt động lưu trữ

sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của Sở được thông suốt. Nhờ đó góp phần

nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền

hành chính hiện nay.

1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hoạt động lưu trữ đối với đời sống xã

hội

Thứ nhất, có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà

nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành

chính. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà

18

nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có

vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết

kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung,

xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ

trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ.

Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó, để

xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng

cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp

với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài

liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống

xã hội.

Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật

vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự

vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối

tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản

ứng của họ khi nhận được văn bản. Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với

quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng.

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá

trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung

văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng

văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý,

phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những

thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng

pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật đã được ban

hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo

đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với

pháp luật hiện hành. Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều

khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong

phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế

nền hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ góp phần thúc đẩy

19

cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) được tốt, góp

phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản

quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành

chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn

bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.

1.1.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở, tác giả khái quát

khung tiêu chí đánh giá theo bảng sau:

STT Tên tiêu chí Nội dung đánh giá Đánh giá hiệu quả Mức độ đánh giá

Các phòng, công chức Thực hiện 100% Tốt

lập hồ sơ công việc; Thực hiện từ 50% Đạt yêu

giao nộp hồ sơ vào đến dưới 100% cầu

Lưu trữ cơ quan đúng Thực hiện dưới thời hạn; theo Danh Không đạt 50% mục hồ sơ cơ quan

Có xác định, đầy đủ Tốt Các phòng xác định Có xác định, không Đạt yêu thành phần hồ sơ, tài đầy đủ cầu Thu thập tài liệu nộp vào Lưu trữ 1 liệu vào lưu trữ Không đạt cơ quan Không có cơ quan yêu cầu

Có biên bản giao

nhận, có mục lục hồ Tốt sơ nộp lưu theo Thủ tục giao nộp tài đúng quy định liệu vào Lưu trữ cơ Có biên bản giao quan nhận nhưng không Đạt yêu

có mục lục hồ sơ cầu

nộp lưu theo quy

20

STT Tên tiêu chí Nội dung đánh giá Đánh giá hiệu quả Mức độ đánh giá

định hoặc ngược lại

Không có biên bản

giao nhận và mục Không đạt

lục hồ sơ nộp lưu

Chỉnh lý hoàn chỉnh Tốt Thực hiện chỉnh lý tài

liệu thu thập vào lưu Chỉnh lý sơ bộ yêu Đạt

trữ theo đúng quy cầu

trình nghiệp vụ Chưa chỉnh lý Không đạt

Có xác định thời

hạn bảo quản đầy Tốt đủ cho từng hồ sơ

theo quy định

Xác định thời hạn bảo Có xác định thời Chỉnh lý khoa

quản cho hồ sơ lưu hạn bảo quản cho Đạt yêu 2 học kỹ thuật tài

trữ theo quy định hồ sơ lưu trữ nhưng cầu liệu lưu trữ

chưa đầy đủ

Chưa xác định thời

hạn bảo quản cho Không đạt

hồ sơ lưu trữ

Lập Mục lục hồ sơ, Có, đầy đủ Tốt

cơ sở dữ liệu tra cứu Đạt yêu Có, chưa đầy đủ và Danh mục tài liệu cầu

hết giá trị) Không có Không đạt

Bố trí kho lưu trữ Kho lưu trữ và thiết đủ diện tích, bảo Bảo quản tài bị, phương tiện bảo Tốt 3 đảm các yêu cầu kỹ liệu lưu trữ quản tài liệu thuật và có đầy đủ

21

STT Tên tiêu chí Nội dung đánh giá Đánh giá hiệu quả Mức độ đánh giá

các thiết bị bảo

quản

Bố trí kho lưu trữ

nhưng chưa đủ diện Đạt yêu

tích và các thiết bị cầu

bảo quản

Không có kho bảo Không đạt quản tài liệu

Kho sạch sẽ, tài liệu Tốt

được sắp xếp ngăn

nắp đúng quy định

Hiện trạng kho và sắp Tài liệu được sắp

xếp ngăn nắp nhưng Đạt yêu xếp tài liệu trong kho

lưu trữ không đúng quy cầu

định

Tài liệu không ngăn Không đạt

nắp

Thường xuyên, định Tốt Chế độ thống kê, kỳ kiểm tra, vệ sinh kho

tàng và tài liệu Không đạt

thường Không xuyên, không định kỳ Có, đầy đủ Tốt Công cụ tra cứu khoa

học tài liệu lưu trữ Đạt yêu Thống kê tài Có, chưa đầy đủ 4 (Mục lục hồ sơ, cơ sở cầu liệu lưu trữ

dữ liệu,…) Không có Không đạt

Tốt Có, đầy đủ Vận dụng nguyên tắc, Xác định giá trị 5 phương pháp, tiêu tài liệu lưu trữ Có nhưng chưa đầy Đạt yêu

22

STT Tên tiêu chí Nội dung đánh giá Đánh giá hiệu quả Mức độ đánh giá

chuẩn xác định giá trị đủ cầu

tài liệu Không có Không đạt

Bảng thời hạn bảo Có Tốt

quản hồ sơ, tài liệu Chưa có Không đạt

Có thành lập Hội

đồng xác định giá Tốt

trị tài liệu Tổ chức xác định giá

trị tài liệu Không có thành lập

Hội đồng xác định Không đạt

giá trị tài liệu

Tiêu hủy tài liệu

đúng thủ tục, quy Tốt

trình Tiêu hủy tài liệu hết

giá trị Tiêu hủy tài liệu Đạt yêu không đúng thủ tục, cầu quy trình

Nội quy, quy chế về Có quy định Tốt

khai thác, sử dụng tài Chưa quy định Không đạt

liệu

Đáp ứng kịp thời Tốt

yêu cầu, đúng trình Sử dụng tài liệu tự, thủ tục quy định 6 lưu trữ Thực hiện khai thác, Đáp ứng kịp thời Đạt yêu sử dụng tài liệu lưu yêu cầu, chưa đúng cầu trữ trình tự, thủ tục quy

định

Chưa đáp ứng yêu Không đạt

23

STT Tên tiêu chí Nội dung đánh giá Đánh giá hiệu quả Mức độ đánh giá

cầu

Tổ chức đầy đủ Tốt Tổ chức các hình thức Có tổ chức nhưng Đạt yêu khai thác sử dụng tài chưa đầy đủ cầu liệu lưu trữ Không tổ chức Không đạt

1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động lưu trữ

Có rất nhiều văn bản pháp lý quy định về hoạt động lưu trữ. Ngoài những

văn bản mang tính bắt buộc và pháp lý cao như luật, nghị định, thông tư đang có

hiệu lực, còn có các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo do Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ

Chí Minh, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành để quy định chi tiết, cụ thể

hơn để phù hợp với yêu cầu quản lý của địa phương. Do luận văn đang nghiên cứu

về hoạt động lưu trữ trong khoảng thời gian từ năm thành lập Sở (năm 2003), do đó

tác giả chỉ liệt kê những văn bản chính ra đời từ năm 2003:

Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ

nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011,

Chủ tịch nước ký Lệnh số 10/2011/L-CTN công bố ngày 25 tháng 11 năm 2011, có

hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2012; Luật gồm có 7 chương và 42 điều;

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết

thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về

công tác Văn thư;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy

định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ

quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

24

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử các cấp;

Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về

Quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư,

các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý

công việc của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về

Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ

điện tử;

Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa

học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa

học và công nghệ;

Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành

chính;

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn

thư và lưu trữ nhà nước về ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban

nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số

hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức

trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

Quyết định số 1028/QĐ-SKHCN ngày 29 tháng 12 năm 2016 của Sở Khoa

học và Công nghệ về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

25

Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính

phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn

2020-2025”.

Có thể nói, đến nay Lưu trữ cơ quan Sở đã có tương đối đầy đủ căn cứ pháp

lý và hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ. Những văn bản được ban hành đã tạo

cơ sở và điều kiện quan trọng để tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ trong thời gian

qua.

Tiểu kết Chương 1

Như vậy ở Chương 1, tác giả đã hệ thống và khái quát những vấn đề chung

về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về hoạt động lưu trữ của các cơ quan tổ chức đồng

thời xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở. Qua đó có thể

khẳng định, hoạt động lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ. Hệ

thống văn bản pháp lý đã góp phần quan trọng trong việc củng cố và phát triển

ngành lưu trữ và là cơ sở để các cơ quan thực hiện thống nhất hoạt động lưu trữ.

Đây là cơ sở để tác giả khảo sát, đánh giá hoạt động lưu trữ của Sở Khoa học

và Công nghệ ở Chương 2.

26

CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1. Khái quát về Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí

Minh

2.1.1. Lịch sử hình thành

Ngày 05 tháng 8 năm 1976, cơ quan quản lý khoa học của Thành phố Hồ Chí

Minh ra đời mang tên Ban Khoa học và Kỹ thuật theo Quyết định số 1810/QĐ-UB

của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.

- Ngày 10 tháng 3 năm 1984 được đổi tên thành Ủy ban Khoa học và Kỹ

thuật theo Quyết định số 45/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.

- Ngày 29 tháng 01 năm 1994 được đổi tên thành Sở Khoa học, Công nghệ

và Môi trường theo Quyết định số 340/QĐ-UB-NC của Ủy ban nhân dân Thành phố

Hồ Chí Minh.

- Ngày 18 tháng 7 năm 2003 được đổi tên thành Sở Khoa học và Công nghệ

theo Quyết định số 123/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.

Đại hội Đảng bộ Thành phố Hồ Chí Minh lần VI và VII đã đánh giá:

- Hoạt động khoa học và công nghệ TP. HCM đã có những đóng góp tích

cực trong quá trình đổi mới cơ chế quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu

quả sản xuất - kinh doanh.

- Hoạt động khoa học và công nghệ là một thế mạnh của TP.HCM với tiềm

lực lớn cả về đội ngũ và trình độ. Thế mạnh đó phải trở thành động lực thúc đẩy sự

phát triển của thành phố và của toàn vùng.

Có thể chia chặng đường phát triển khoa học và công nghệ của TP.HCM

thành 3 thời kỳ:

Thời kỳ 1976 - 1985: Nét đặc trưng của thời kỳ đầu là tập hợp, đoàn kết và

phát huy đội ngũ trí thức từ nhiều nguồn đào tạo khác nhau tại TP.HCM nhằm phục

hồi sản xuất.

Thời kỳ 1986 - 1996:

27

- Xây dựng chiến lược phát triển khoa học và công nghệ TP.HCM giai đoạn

1986 - 1996 và giai đoạn 1996 - 2010.

- Chương trình hóa hoạt động khoa học và công nghệ ở TP.HCM - Một hình

thức kế hoạch hóa hoạt động khoa học và công nghệ, tập trung có chọn lọc thành

các chương trình nghiên cứu ưu tiên.

- Thành lập Ủy ban Bảo vệ Môi trường TP.HCM; Ban hành các Quy định về

bảo vệ môi trường TP.HCM; Khởi xướng phong trào “Sạch và Xanh”; Phát hành

“Sách đen” 100 xí nghiệp gây ô nhiễm nghiêm trọng trên địa bàn TP. HCM; Tổ

chức xử lý hiệu quả các vụ tràn dầu quy mô lớn trên sông Sài Gòn…

Thời kỳ 1997 đến nay:

Bối cảnh trong thời kỳ này là hội nhập trên quy mô toàn cầu, trong đó có

hoạt động khoa học và công nghệ. Sự tiến bộ về khoa học và công nghệ sẽ làm tăng

năng suất lao động, giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh. Vì thế, cần phải hiện đại hóa

công nghệ, thiết kế sản phẩm để tạo lợi thế lâu dài và bền vững. Những nổi bật

trong thời kỳ này là:

- Hình thành và phát triển mô hình liên kết tam giác: “Doanh nghiệp - Nhà

nước - Cơ sở nghiên cứu khoa học” trong hoạt động khoa học và công nghệ thông

qua chương trình hỗ trợ doanh nghiệp hiện đại hóa với chi phí thấp, tạo ưu thế cạnh

tranh tổng hợp và đẩy mạnh xuất khẩu” (thực hiện Chỉ thị số 04/2000/CT-UB-KT

ngày 23 tháng 02 năm 2000 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh).

- Bước đầu hình thành thị trường Khoa học và Công nghệ thông qua tổ chức

các Chợ thiết bị - công nghệ, Chợ tư vấn khoa học và công nghệ.

- Phát triển công nghiệp công nghệ thông tin thông qua sự thành lập một số

Trung tâm và Công viên phần mềm tập trung, đặc biệt là Công viên Phần mềm

Quang Trung - mô hình mẫu trong quản lý một ngành công nghệ cao. Thành phố

Hồ Chí Minh ưu tiên đầu tư cho việc ứng dụng CNTT theo Chương trình mục tiêu

ứng dụng và phát triển CNTT TP.HCM từ năm 2002 đến 2005 (bao gồm 9 chương

trình ứng dụng và 12 dự án phát triển CNTT tại TP.HCM).

- Đưa Khu Công nghệ cao TP.HCM vào hoạt động và đã đi vào giai đoạn

định hình.

28

- Tăng cường liên kết hợp tác với các ngành, địa phương và hợp tác quốc tế

về khoa học và công nghệ để huy động nhiều nguồn lực phát triển khoa học và công

nghệ thành phố, hỗ trợ doanh nghiệp hiện đại hóa, hướng tới chủ động hội nhập

quốc tế.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

a) Chức năng

- Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan chuyên

môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh có chức năng tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm:

hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; tiêu

chuẩn, đo lường, chất lượng; sở hữu trí tuệ; ứng dụng bức xạ và đồng vị phóng xạ;

an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý và tổ chức thực hiện các dịch vụ công về các

lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng của Sở theo quy định của pháp luật trên địa bàn

Thành phố.

- Sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành sự chỉ

đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân, đồng thời chấp hành sự

chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Khoa học

và Công nghệ

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

+ Dự thảo Quyết định, Chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng

năm, các đề án, dự án về khoa học và công nghệ; chương trình, biện pháp tổ chức

thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực khoa học và công

nghệ trên địa bàn Thành phố; Các cơ chế, chính sách, biện pháp thúc đẩy hoạt động

nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, chuyển giao công nghệ, phát triển thị

trường khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực và ứng dụng tiến bộ khoa học và

công nghệ vào sản xuất và đời sống; Dự thảo văn bản quy định cụ thể chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở; quyết định việc thành lập và quy

định về tổ chức và hoạt động của Quỹ phát triển Khoa học và Công nghệ của Thành

phố theo quy định của pháp luật; Dự thảo văn bản quy định về điều kiện, tiêu chuẩn

29

chức danh đối với Trưởng, cấp Phó các đơn vị trực thuộc Sở; tiêu chuẩn chức danh

lãnh đạo, quản lý về lĩnh vực khoa học và công nghệ của Phòng Kinh tế hoặc Phòng

Kinh tế và hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

+ Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sở theo

quy định của pháp luật; thành lập các Hội đồng tư vấn khoa học và công nghệ theo

quy định tại Luật Khoa học và Công nghệ, hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công

nghệ; Dự thảo Quyết định về giao quyền sở hữu, quyền sử dụng kết quả nghiên cứu

khoa học và phát triển công nghệ sử dụng ngân sách nhà nước trong phạm vi quản

lý cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; Dự thảo Quyết định, chỉ thị

cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ

Chí Minh về lĩnh vực khoa học và công nghệ; Dự thảo các văn bản quy định về

quan hệ, phối hợp công tác giữa Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM với các Sở,

ban, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch,

kế hoạch, đề án, dự án, cơ chế, chính sách về khoa học và công nghệ sau khi được

ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục, theo

dõi thi hành pháp luật về khoa học và công nghệ của Thành phố; hướng dẫn các Sở,

ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, tổ chức khoa học và công nghệ của Thành

phố về quản lý khoa học và công nghệ.

- Quản lý, tổ chức giám định, đăng ký, cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn các

loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký, văn bằng, chứng chỉ trong phạm vi

chức năng, nhiệm vụ được giao theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy

ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ

Chí Minh.

- Lập kế hoạch và dự toán chi đầu tư phát triển, chi sự nghiệp khoa học và

công nghệ từ ngân sách nhà nước hàng năm dành cho lĩnh vực khoa học và công

nghệ của địa phương trên cơ sở tổng hợp dự toán của các Sở, ban, ngành, Ủy ban

nhân dân cấp huyện và các cơ quan liên quan. Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng ngân

sách nhà nước cho lĩnh vực khoa học và công nghệ của Thành phố theo quy định

30

của Luật Ngân sách nhà nước và Luật Khoa học và Công nghệ.

- Về quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ.

- Về phát triển thị trường khoa học và công nghệ, doanh nghiệp khoa học và

công nghệ, tổ chức khoa học và công nghệ và tiềm lực khoa học và công nghệ.

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ;

khai thác, công bố, tuyên truyền kết quả nghiên cứu khoa học, nghiên cứu khoa học

và phát triển công nghệ và các hoạt động khoa học và công nghệ khác; phối hợp

triển khai thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia sử dụng ngân

sách nhà nước tại Thành phố.

- Quản lý về sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; ứng dụng bức

xạ và đồng vị phòng xạ, an toàn bức xạ và hạt nhân; thông tin, thống kê khoa học và

công nghệ; dịch vụ công; hoạt động khoa học và công nghệ đối với doanh nghiệp,

tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân hoạt động trên địa bàn theo quy định của

pháp luật.

- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học và công nghệ theo quy định của

pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân Thành

phố Hồ Chí Minh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong

lĩnh vực khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật và theo sự phân công

hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố.

- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các hội, các tổ chức phi Chính phủ hoạt

động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ thuộc thẩm quyền của Thành phố theo

quy định của pháp luật.

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Sở theo quy định của

pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí

Minh.

- Tổng hợp thông tin, báo cáo định kỳ sáu tháng, hàng năm hoặc đột xuất về

tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí

Minh và Bộ Khoa học và Công nghệ.

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh,

31

Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh giao và theo quy định của pháp

luật.

c) Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ

+ Sở Khoa học và Công nghệ có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.

- Các tổ chức tham mưu, tổng hợp và chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở Khoa

học và Công nghệ

+ Văn phòng;

+ Thanh tra;

+ Phòng Kế hoạch - Tài chính;

+ Phòng Quản lý Khoa học;

+ Phòng Quản lý Công nghệ và Thị trường Công nghệ;

+ Phòng Quản lý Khoa học và Công nghệ cơ sở;

+ Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ;

+ Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng

- Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Khoa học và Công nghệ

+ Trung tâm Thông tin và Thống kê khoa học và công nghệ;

+ Trung tâm Ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ;

+ Trung tâm Dịch vụ phân tích thí nghiệm (đơn vị hoạt động tự chủ hoàn

toàn);

+ Viện Khoa học và Công nghệ tính toán;

+ Quỹ phát triển Khoa học và Công nghệ Thành phố;

+ Tạp chí Thế giới Vi tính (đơn vị hoạt động tự chủ hoàn toàn);

+ Tạp chí Khám phá (đơn vị hoạt động tự chủ hoàn toàn).

2.2. Tổng quan thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

tại Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1. Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ

2.2.1.1. Thành phần tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở kho lưu trữ Sở không chỉ lớn về khối

32

lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Bên cạnh các chính sách, chủ

trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của Sở, tài liệu lưu trữ còn phản

ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của Sở, đặc biệt là lĩnh vực khoa học và công nghệ.

Trong quá trình hoạt động Sở sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn. Chính vì vậy

hàng năm khối tài liệu này được nộp vào lưu trữ rất nhiều. Tài liệu lưu trữ của Sở

bao gồm:

- Tài liệu hành chính: là thành phần tài liệu chiếm khối lượng tương đối lớn

trong Phông lưu trữ Sở, hình thành từ hoạt động quản lý và thực hiện các nhiệm vụ

khác của bộ máy lãnh đạo, các phòng chuyên môn của Sở dưới các hình thức văn

bản như tài liệu tổng hợp, thống kê báo cáo, tài liệu tổ chức cán bộ, công tác thi đua,

khen thưởng, tài liệu quản trị hành chính văn thư, lưu trữ…

- Tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): bao gồm các hồ sơ, tài

liệu có nội dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng

chế như hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ; hồ sơ, tài liệu quản lý các

nhiệm vụ khoa học và công nghệ; hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học; hồ sơ, tài liệu

phát triển công nghệ; hồ sơ tài liệu sở hữu trí tuệ; hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo

lường, chất lượng; hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử;

Tài liệu xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Sở như: Tài liệu đo đạc, khảo sát;

luận chứng kinh tế kỹ thuật; các văn bản pháp lý; thiết kế kỹ thuật tổng dự toán;

Bản vẽ thiết kế, thi công, bản tính toán, thuyết minh kỹ thuật;

- Tài liệu nghe nhìn: bao gồm các phim khoa học thuộc các lĩnh vực như

nông nghiệp, công nghiệp, khoa học công nghệ, môi trường, kinh tế, văn hóa xã hội,

y dược,…; các tài liệu ảnh về hoạt động kỷ niệm Ngày khoa học và công nghệ; về

tổ chức các sự kiện về lĩnh vực hoạt động khoa học và công nghệ;…

- Tài liệu điện tử: bao gồm các hồ sơ, tài liệu được số hóa hình thành trong

quá trình hoạt động của Sở dưới dạng các hồ sơ, tài liệu điện tử.

Trong các loại hình tài liệu trên, tài liệu giấy chiếm số lượng lớn nhất với

nội dung phong phú và đa dạng. Tài liệu nghe nhìn có khối lượng không nhiều.

Tài liệu điện tử chiếm một khối lượng ít và tính đến nay hầu như chưa giao nộp

vào Lưu trữ cơ quan Sở.

33

2.2.1.2. Nội dung tài liệu lưu trữ

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đã được quy định của Sở mà

nội dung tài liệu phản ánh theo các nhóm sau đây:

- Tài liệu về nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm: Các văn bản pháp

lý có liên quan, đề cương, dự toán, quyết toán, báo cáo...

- Đề tài, dự án, tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn bao gồm: Hợp đồng khoa

học công nghệ, các quyết định, biên bản hội đồng các cấp, biên bản nghiệm thu và

thanh lý, công văn đến, đi, báo cáo tổng kết, phiếu đăng ký kết quả, quyết toán kinh

phí.

- Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật bao gồm:

+ Hợp đồng kinh tế, quyết định, công văn đến, đi, biên bản nghiệm thu và

thanh lý (giai đoạn, quyết toán);

+ Đề cương, phương án, thuyết minh, dự toán, quyết toán.

- Các tài liệu xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Sở:

+ Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ và tăng cường trang thiết bị (kể cả vốn nhà

nước và vốn tự có) bao gồm: Dự án, hợp đồng, quyết định, tờ trình, công văn đi,

đến, biên bản nghiệm thu thanh lý, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thầu - báo giá cạnh tranh

(nếu có);

+ Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vốn nhà nước và vốn tự có) bao gồm: Dự án,

các cơ sở pháp lý, hồ sơ thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, quyết toán,

hồ sơ hoàn công;

+ Dự án phát triển, kế hoạch, báo cáo tổng kết, quy chế;

- Văn bản đến, đi chung của Sở;

- Các báo cáo trong các hội nghị, hội thảo khoa học do Sở, do các hội chuyên

ngành, tổ chức hay do các cơ quan khác tổ chức mà Sở góp phần tài trợ hay được

mời;

- Báo cáo định kỳ hằng năm của Sở, hoặc nhân các sự kiện đặc biệt (kỷ niệm

thành lập Sở, đón huân chương);

- Các báo cáo khoa học, khảo sát, thực tập của cán bộ Sở thực hiện ở nước

ngoài;

34

- Các bằng khen, huy, huân chương, giấy chứng nhận về hoạt động khoa học

và công nghệ được các cấp trao;

Theo khảo sát, tình trạng vật lý của tài liệu: Do Sở đã thành lập lâu và qua

thay đổi cơ cấu, chức năng nhiệm vụ cho nên tài liệu của Sở có phần bị mai một và

bị lão hóa tự nhiên do bảo quản lâu năm. Có một số tài liệu cũ bị ố vàng, rách, mục

nát. . . những tài liệu mới gần đây thì tình trạng tài liệu tương đối tốt.

2.2.2. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ

- Về chính trị

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của văn bản được lưu lại, giữ lại phục

vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những

thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm

căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức và mục đích

chính đáng của công dân

- Về kinh tế

Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên

cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị

hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu

trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được

tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.

- Về nghiên cứu khoa học

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để

biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt

động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.

- Về văn hóa

Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các

loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di

chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc điêu khắc, hội

họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự

xuất hiện các loài văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong

những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất

35

hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của

mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện

dân tộc có nền văn hóa lâu đời.

- Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân

Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền

lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có

liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng

của cá nhân.

- Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của Sở, tác giả nhận thấy khối lượng tài liệu ở đây rất lớn,

chúng không chỉ có giá trị mà còn đem lại ý nghĩa về nhiều mặt đối với Sở, cụ thể:

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục

vụ hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với chức

năng, nhiệm vụ của Sở.

Tài liệu lưu trữ được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và

hoạt động khoa học và công nghệ của Sở. Chúng phản ánh đầy đủ và đúng đắn

những chức năng, nhiệm vụ của Sở và chứa đựng những thông tin quan trọng cần

thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Sở như ban hành các quyết định,

lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, … Để điều

hành hoạt động của Sở có hiệu quả, Ban lãnh đạo Sở cần phải được cung cấp thông

tin và những thông tin này sẽ là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo

Sở đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của Sở theo

đúng đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước. Chúng được cung cấp từ nhiều

nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ

tin cậy cao. Việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo Sở đưa

ra các chính sách quản lý kịp thời đúng đắn mà còn xây dựng các kế hoạch hợp lý,

hiệu quả.

Thứ hai, tài liệu lưu trữ là căn cứ giải quyết công việc hằng ngày của các

phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở. Chúng không chỉ chứa đựng các thông tin

36

pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng chuyên môn ở từng giai

đoạn phát triển nhất định. Nhờ đó, các phòng chuyên môn có thể hoàn thành tốt hơn

nhiệm vụ công tác được giao của mình.

Thứ ba, tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ.

Với chức năng vốn có của mình, tài liệu lưu trữ được sử dụng khi cần để phục vụ

công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hay các đơn thư của cơ

quan, đơn vị về hoạt động của Sở.

Thứ tư, tài liệu lưu trữ là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối

với hoạt động của Sở. Tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử hình thành và phát triển của Sở

với các sự kiện quan trọng về sự hình thành của Sở, tài liệu về thay đổi tên, sáp

nhập, giải thể các phòng, đơn vị của Sở. Chúng phản ánh từng bước phát triển của

Sở từ khi thành lập đến nay. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ có thể giúp lãnh đạo Sở đưa

ra những quyết định hợp lý trong hoạt động quản lý của mình trong tương lai.

Thứ năm, qua tài liệu lưu trữ có thể phần nào thấy được hoàn cảnh lịch sử và

những giai đoạn phát triển của ngành khoa học và công nghệ. Do đó, tài liệu lưu trữ

của Sở được xem là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử hình thành Sở.

Cuối cùng, Tài liệu lưu trữ của Sở có vai trò quan trọng trong sự phát triển

khoa học công nghệ đất nước. Các tài liệu sẽ là cơ sở để tiến hành áp dụng các công

nghệ hiện đại vào Việt Nam trên diện rộng. Đồng thời đó cũng là tài liệu tham khảo

hữu ích để cải tiến, sáng tạo ra nhiều máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ mới

góp phần thúc đẩy sự phát triển khoa học công nghệ, đẩy nhanh quá trình công

nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

2.3. Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở

2.3.1. Công tác Thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu vào lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác lưu trữ,

nó tác động và quyết định tới chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là khâu

nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu trữ, là căn cứ để công chức lưu trữ thực hiện

các khâu nghiệp vụ tiếp theo.

Trong các kho lưu trữ của Sở, công chức lưu trữ đã thực hiện thu thập các hồ

sơ, tài liệu khoảng 220 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghiên

37

cứu khoa học và công nghệ của các phòng chuyên môn giao nộp về. Hiện nay diện

tích kho tại Sở đang trong tình trạng quá tải, không đáp ứng được yêu cầu bảo quản,

điều này gây trở ngại rất lớn cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu. Vì vậy,

hiện nay một khối lượng lớn tài liệu ở các phòng chuyên môn chưa thu thập về do

không có kho chứa đựng, kể cả trang thiết bị cũng không đáp ứng được yêu cầu.

Qua thực tế công việc, tác giả xin khái quát việc thực hiện các hoạt động lưu

trữ ở Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM, cụ thể như:

- Hồ sơ khi thu về kho lưu trữ, công chức các phòng chuyên môn có lập hồ

sơ sơ bộ khi thực hiện giao nộp tuy nhiên phần nhiều hồ sơ chưa đảm bảo chất

lượng và chưa đúng về thành phần hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ví

dụ như có nhiều bản thảo, nháp, photo, không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng.

Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa khái quát được đầy đủ nội dung của các

văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn

bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm được tài liệu. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa

được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp

xếp cũng đưa nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Việc tiến hành giao nộp tài liệu về cơ bản cũng đã tuân thủ trình tự thủ tục

nộp lưu được pháp luật quy định như: khi tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu, công

chức chuyên môn tại các phòng có thực hiện sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp

lưu, công chức lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp

lưu của các phòng chuyên môn, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, đối với những hồ sơ

chưa đạt yêu cầu công chức lưu trữ đề nghị các phòng, cá nhân sửa chữa, hoàn

chỉnh. Khi thực hiện việc giao nộp, có lập thành 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu". Phòng hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ cơ

quan mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Bên giao và bên nhận ký nhận; ghi rõ họ tên

vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu".

- Việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ và xác định chính

xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập cũng rất quan trọng. Thực tế tại Lưu

trữ cơ quan Sở cho thấy, tài liệu lưu trữ được thu thập là những tài liệu phản ánh

đúng chức năng, nhiệm vụ của các nguồn nộp lưu, là những tài liệu có giá trị, công

38

việc liên quan đến tài liệu đã được giải quyết xong. Công chức lưu trữ đã thực hiện

thu các loại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Tài liệu tổng hợp, hồ sơ về tài

chính, kế toán; hồ sơ về khoa học công nghệ; hồ sơ về tổ chức, cán bộ; hồ sơ về thi

đua khen thưởng; hồ sơ về xây dựng cơ bản; hồ sơ về thanh tra và giải quyết khiếu

nại tố cáo; hồ sơ về hợp tác quốc tế;… từ nguồn thu tài liệu lưu trữ: từ văn thư cơ

quan; từ các phòng chuyên môn, cá nhân được giao giải quyết công việc, Lãnh đạo

Sở; từ tài liệu lưu trữ cũ. Bên cạnh đó, Sở chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ

sơ cơ quan hàng năm nên Lưu trữ cơ quan cũng chưa chủ động được trong việc thu

thập, bổ sung nguồn tài liệu từ các phòng về Kho lưu trữ nên Lưu trữ cơ quan cũng

khó nắm được tình hình hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn giao nộp về kho

lưu trữ hàng năm.

Theo quy định về thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Đối với tài liệu hành

chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; Đối với tài liệu nghiên cứu khoa

học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được

nghiệm thu chính thức; Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình

được quyết toán. Trường hợp các phòng, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu

đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo cơ quan đồng ý.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của phòng, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày

đến hạn nộp lưu. Tuy nhiên, hiện nay thực tế ở cơ quan Sở, thời hạn nộp lưu hồ sơ,

tài liệu của các phòng chuyên môn chưa thực hiện theo đúng quy định. Bên cạnh đó,

việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn về Kho lưu trữ vẫn

chưa thực hiện đầy đủ và đúng quy định. Hầu hết công chức làm công tác chuyên

môn vẫn còn giữ lại các hồ sơ, tài liệu tại nơi làm việc của mình, có những hồ sơ

thời hạn giải quyết kéo dài hoặc những văn bản mà công chức giải quyết công việc

đến thời hạn chưa giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng lại và điều này làm cho Lưu

trữ cơ quan phải thu thập, bổ sung nhiều lần làm cho việc sắp xếp, phân loại, thống

kê tài liệu lưu trữ khó khăn hơn. Ngoài ra, Kho lưu trữ Sở không đủ diện tích để đáp

ứng yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu, điều này lại gây trở ngại rất lớn cho hoạt động

thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nên hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng chưa

thực hiện đúng thời gian quy định. Hơn nữa dẫn đến công chức lưu trữ thu thập, bổ

39

sung các tài liệu của các phòng ở thế bị động, chưa chủ động trong việc lập kế

hoạch thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cho từng năm. Chính

vì vậy mà trên thực tế việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan vẫn gặp

nhiều khó khăn, vướng mắc.

2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu

Qua khảo sát thực tế hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở thực hiện như

sau:

- Kho lưu trữ của Sở hiện đang bảo quản khoảng 220 mét tài liệu trong giai

đoạn thành lập Sở đến năm 2013. Để xử lý khối lượng hồ sơ, tài liệu này khi thu về

kho lưu trữ cơ quan trong tình trạng tồn đọng và tích đống, Sở đã thực hiện chỉnh lý

sơ bộ đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này cụ thể như: Việc phân

loại tài liệu trong phông lưu trữ Sở được áp dụng theo phương án Cơ cấu tổ chức -

Thời gian do cơ cấu tổ chức của cơ quan Sở ổn định và không thay đổi. Trong quá

trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở từ trước đến nay, hầu như không thực hiện việc

biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, hoặc có biên soạn

thì cũng chưa đảm bảo chất lượng, chất lượng phân loại, lập hồ sơ và biên mục hồ

sơ còn chưa đáp ứng yêu cầu quy định, đó là: Nhiều tài liệu bị phân tán, xé lẻ. Các

văn bản bên trong hồ sơ có giá trị không đồng đều, có nhiều bản thảo, nháp, photo,

không dấu và chữ ký; chưa rút bản trùng. Việc viết tiêu đề hồ sơ còn dài dòng, chưa

khái quát được đầy đủ nội dung của các văn bản bên trong hồ sơ, thậm chí có tiêu

đề hồ sơ không ăn khớp với nội dung văn bản bên trong hồ sơ dẫn đến không tìm

được tài liệu. Ví dụ: Tập lưu Thông báo, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch,… của các

Bộ, ngành Trung ương năm 2013. Tiêu đề này cần sửa là “Tập lưu văn bản đến của

các Bộ, ngành Trung ương năm 2014. Một số văn bản của các cơ quan không phải

Bộ, ngành Trung ương bị lẫn vào trong tập lưu này dẫn đến không tìm được tài liệu

khi cần. Tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp khoa học, hợp lý, thường chỉ

căn cứ vào thời gian của tài liệu để sắp xếp. Hệ thống hóa hồ sơ còn sai sót và chưa

triệt để. Về biên mục tài liệu mới chỉ dừng lại ở việc đánh số tờ, chưa viết chứng từ

kết thúc, chưa viết mục lục văn bản đầy đủ và chính xác; thiếu các thành phần như

tờ nhan đề, lời nói đầu và phần kết thúc, tài liệu dạng quyển chưa đánh số tờ; đánh

40

số tờ còn bỏ sót, nhầm số… Bên cạnh đó, việc xác định thời hạn bảo quản cho từng

hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành còn

chưa chính xác, chưa đảm bảo được các yêu cầu về nguyên tắc, tiêu chuẩn và

phương pháp xác định giá trị tài liệu. Việc xác định thời hạn bảo quản “lâu dài” và

“tạm thời” là chưa rõ ràng và cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc lựa chọn tài

liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau chỉnh lý, số lượng tài liệu phải bảo quản còn quá

nhiều so với giá trị thực tế của tài liệu. Nhiều hồ sơ, tài liệu tại thời điểm chỉnh lý đã

hết thời hạn bảo quản nhưng vẫn được lập hồ sơ, viết bìa, thống kê mục lục hồ sơ và

giữ lại bảo quản làm phát sinh diện tích kho tàng, vật tư, trang thiết bị bảo quản.

Khi chỉnh lý, Sở không có lập thành 03 danh mục: Danh mục hồ sơ có giá trị vĩnh

viễn, danh mục hồ sơ có thời hạn, danh mục hồ sơ hết giá trị. Việc lập chung mục

lục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời; kết cấu của mục lục hồ sơ chưa

được thực hiện theo quy định giữa các mục lục hồ sơ có sự chồng chéo về giai đoạn

và thành phần tài liệu. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, khai thác tài liệu và

giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và lựa chọn hồ sơ hết thời hạn bảo quản để tiêu

hủy.

- Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã xây dựng được công cụ tra cứu

khoa học tài liệu lưu trữ chủ yếu là mục lục hồ sơ, công cụ này giúp cho việc quản

lý và tra tìm tài liệu của Sở khi cần.

- Riêng đối với các hồ sơ, tài liệu từ năm 2014 đến nay khoảng 150 mét giá

tài liệu Sở chưa thực hiện chỉnh lý và hiện đang bảo quản ở các phòng chuyên môn

do Sở chưa bố trí đủ diện tích kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu

nên chưa thu thập về để chỉnh lý. Do vậy, các hồ sơ trong lưu trữ chưa phản ánh đầy

đủ các mặt hoạt động của Sở. Chính vì vậy, tài liệu trong Phông lưu trữ cơ quan còn

thiếu, làm cho chất lượng hồ sơ kém, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp

nhiều khó khăn.

2.3.3. Công tác xác định giá trị tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ của Sở chủ yếu được tiến

hành kết hợp trong quá trình chỉnh lý. Đây là hình thức chủ yếu để cơ quan xác định

giá trị tài liệu. Nhờ thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu thì mới được lựa

41

chọn và định ra được thời hạn bảo quản tài liệu đưa vào kho lưu trữ.

Qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ Sở, tác giả thấy việc định thời hạn bảo

quản cho hồ sơ là “lâu dài - vĩnh viễn, tạm thời” đối với giai đoạn tài liệu được

chỉnh lý từ năm 2011 trở về trước, khi chưa xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan và kinh nghiệm của công chức lưu

trữ. Bởi vậy, khi nghiên cứu Mục lục hồ sơ ở các năm trước đây, có thể nhận thấy,

tất cả các hồ sơ lưu trữ đều chỉ định thời hạn bảo quản “lâu dài” mà không tìm thấy

bất kỳ hồ sơ nào có giá trị “vĩnh viễn”.

Đến năm 2011, việc xác định giá trị tài liệu tại Sở được cụ thể và thuận lợi

hơn nhờ vận dụng Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 ngày 6 năm 2011 quy

định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, mặc dù

Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã xác định giá trị cho nhóm tài liệu

chuyên môn, nghiệp vụ tại Mục số 13 nhưng những hồ sơ quy định tại nhóm này

chỉ là một số tài liệu quản lý, chưa cụ thể được các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ

của từng ngành. Theo Khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03

tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật

Lưu trữ: “Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo

quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ…”.

Chính vì vậy, khi xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở gặp nhiều

khó khăn trong việc xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ, tài liệu chuyên

ngành trong khi Bộ Khoa học và Công nghệ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản

các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thì việc xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ,

tài liệu, chuyên ngành còn mang tính chủ quan của công chức lưu trữ nên việc ban

hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động

của Sở chưa thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó, tâm lý sợ tài liệu hủy có giá trị nên lưu

trữ hồ sơ tràn lan, không đưa vào tiêu hủy dẫn đến kho không đủ diện tích để bảo

quản hồ sơ, tài liệu nên Sở chưa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định đối với

những hồ sơ tài liệu không còn giá trị. Ngoài ra, việc lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có

thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ

42

lịch sử Thành phố cũng chưa thực hiện được.

2.3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản

tài liệu, là cơ sở để xác định việc bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tổ chức

sử dụng tài liệu được chính xác, nhanh chóng. Tại Sở Khoa học và Công nghệ, toàn

bộ tài liệu lưu trữ của cơ quan được thống kê vào Mục lục hồ sơ. Việc tra tìm tài

liệu ở Sở được thực hiện qua chủ yếu tra tìm qua Mục lục hồ sơ. Sở có duy nhất

mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để thống kê tài liệu vừa là công cụ để tra tìm tài

liệu lưu trữ, còn các công cụ tra cứu tài liệu khác như các bộ thẻ tra tìm tài liệu,

sách chỉ dẫn phông, kho lưu trữ... Sở không sử dụng.

Sở Khoa học và Công nghệ đang xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

hiện đại. Ngoài mục lục tra tìm thì hiện tại Sở đã và đang thực hiện số hóa đưa tất

cả các tài liệu lưu trữ vào trong máy tính tất cả các dữ liệu được lưu trữ bằng phần

mềm nhằm đảm bảo việc tra cứu tài liệu theo phương pháp hiện đại hoá tối ưu hiệu

quả khi cung cấp thông tin cho độc giả.

2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ của Sở được tận dụng từ các phòng làm việc để làm kho tạm với diện tích 18 m2 cho mỗi kho và được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

cơ bản để bảo quản hồ sơ, tài liệu của Sở như: quạt thông gió, máy hút ẩm, hệ thống

phòng cháy chữa cháy, máy điều hoà không khí. Kho lưu trữ cũng chưa có chế độ

duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.

Hiện trạng kho lưu trữ của Sở được minh họa cụ thể qua bảng thống kê sau:

STT Tên Kho Địa điểm Vị trí Diện tích Loại kho

1 Kho 1 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm

2 Kho 2 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm

3 Kho 3 Trụ sở làm việc của Sở Tầng trệt 18 m2 Tạm

Các kho lưu trữ được bố trí tại tầng trệt của Sở và các hồ sơ, tài liệu được

bảo quản trong các kho như sau: Kho lưu trữ số 1 các giá được sắp xếp theo thứ tự

43

gồm hồ sơ, tài liệu của các phòng như: Văn phòng; Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ và

Giám đốc; Phòng Kế hoạch - Tài chính; Kho lưu trữ số 2 và số 3 các giá được sắp

xếp theo thứ tự gồm hồ sơ, tài liệu của các phòng như: Phòng Quản lý Khoa học và

Phòng Quản lý Công nghệ. Với tổng diện tích thống kê cả 03 kho lưu trữ ở cơ quan là 54 m2 so với số lượng hồ sơ, tài liệu của Sở sản sinh hàng năm rất lớn nên công

tác bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn. So với phòng làm việc của các chuyên

viên tại các phòng chuyên môn, kho lưu trữ thậm chí có diện tích nhỏ hơn, không có

đặc điểm kỹ thuật gì khác biệt và đều là những kho tạm. Việc đầu tư kinh phí cho

các kho lưu trữ này rất hạn chế, cơ sở vật chất trang bị cơ bản. Với diện tích kho lưu

trữ được bố trí hạn chế như vậy không thể đáp ứng việc bảo quản tài liệu nếu thu

thập được đầy đủ tài liệu từ các phòng thuộc nguồn nộp lưu. Do diện tích các kho

nhỏ không chứa hết giá, tủ nên tài liệu dù được đựng trong các hộp vẫn phải xếp

chồng lên nhau, dẫn đến tài liệu nhanh chóng bị xuống cấp, hư hại. Mặt khác, hầu

hết các kho lưu trữ mới chỉ được trang bị hệ thống giá, tủ đựng tài liệu, cặp hộp và

bìa hồ sơ, điều hoà nhiệt độ… với trang thiết bị như vậy khó có thể đảm bảo tuổi

thọ của tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.

Kho lưu trữ cơ quan hiện đang bảo quản 220 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài

liệu hành chính và tài liệu khoa học - công nghệ từ năm thành lập Sở đến năm 2013

và một số tài liệu khác. Bên cạnh đó, theo định kỳ hàng quý trong năm để tránh cho

các hồ sơ, tài liệu không bị mối mọt, Sở chỉ áp dụng phương pháp bảo quản duy

nhất là phun thuốc xịt mối nhưng chưa áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài

liệu lưu trữ như chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống chuột,…. Mục

đích chính của việc phun thuốc nhằm chống mối, song song với việc chống được

mối thì việc phun thuốc là có tác dụng ngược lại đó chính là làm tăng độ ẩm ướt tại

kho dẫn đến tài liệu dễ bị nấm mốc, dễ bị hư hỏng, giảm tuổi thọ. Hơn nữa, việc

phun thuốc còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người sử dụng và người quản lý

kho lưu trữ.

Ngoài ra, công tác vệ sinh trong các kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm,

không thường xuyên thực hiện dẫn đến các hồ sơ, tài liệu bị bụi bám, tài liệu xuống

cấp. Một số tài liệu sau khi khai thác, sử dụng chưa được sắp xếp theo thứ tự hộp

44

đựng đã đăng ký, tài liệu đem ra cho mượn nhưng chưa sắp lại vào hồ sơ.

Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Sở được bảo quản an toàn,

không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mác hoặc thất lạc tài liệu lưu trữ, không

xảy ra tình trạng lọt, lộ thông tin hoặc làm mất tài liệu có nội dung bí mật nhà nước.

Tuy nhiên, hiện nay diện tích kho tại Sở đang trong tình trạng quá tải, không đáp

ứng yêu cầu bảo quản, gây trở ngại rất lớn cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu.

2.3.6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Xuất phát từ thực trạng không thu được các hồ sơ, tài liệu trong khi đây là

các tài liệu hết sức quan trọng và giá trị từ các công chức làm công tác chuyên môn

ở các phòng nên hồ sơ, tài liệu khai thác ở kho chủ yếu hiện nay là các hồ sơ, tài

liệu hành chính, tài liệu khoa học và công nghệ từ khi thành lập Sở đến năm 2013.

Riêng đối với các hồ sơ, tài liệu từ năm 2014 do chưa được thu thập về kho lưu trữ

điều này dẫn đến chưa có được sự thu hút, quan tâm khai thác từ độc giả đối với các

tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ ở cơ quan. Vì vậy, hầu hết đối tượng đến

khai thác tài liệu chủ yếu là công chức trong Sở và một số ít độc giả bên ngoài tra

cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình.

- Sở chưa tổ chức được cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

phòng đọc mà chỉ cung cấp tài liệu như photo, sao y chứng thực. Các loại tài liệu

liên quan đến đề tài khoa học, công nghệ đã nghiệm thu và các văn bản hành chính

thường được cung cấp khi có yêu cầu của độc giả cần khai thác, chủ yếu là công

chức trong Sở khai thác để làm báo cáo phục vụ cho các công tác chuyên môn hoặc

một số ít đơn vị bên ngoài tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình. Hàng

năm số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở là rất ít. Hình thức tổ

chức cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng còn hạn chế, mới chỉ có

hình thức như cho mượn tài liệu (photo), cấp bản sao y chứng thực tài liệu, phục vụ

độc giả đến khai thác trực tiếp tài liệu lưu trữ của cơ quan; trả lời, phúc đáp việc tìm

kiếm tài liệu lưu trữ còn các hình thức khác không sử dụng đến như: Thông báo,

giới thiệu tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu qua mạng.

Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Sở cũng đặc biệt chú trọng.

Bởi tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được lưu trữ. Nó không

45

chỉ mang những thông tin quan trọng của Sở mà nó còn mang tính chất bảo mật của

Sở. Chính vì vậy việc khai thác sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng. Nhận

thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Sở ra quy chế cho việc sử dụng này

nhằm đảm bảo giữ an toàn, cẩn mật cho những thông tin của Sở, tránh thất thoát,

hay để lộ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của Sở.

Đối với độc giả là công chức của Sở khi tra cứu, khai thác tài liệu bắt buộc phải nêu

rõ mục đích sử dụng trong phiếu yêu cầu khai thác tài liệu theo mẫu có tại lưu trữ,

điền đầy đủ thông tin và được đăng ký vào Sổ mượn tài liệu. Đối với độc giả là đại

diện của các cơ quan, đơn vị khác thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan hoặc xuất

trình chứng minh thư, sự phê duyệt của Chánh Văn phòng và được đăng ký vào Sổ

mượn tài liệu. Thông thường ít khi độc giả ngồi khai thác tài liệu tại chỗ, một phần

vì Lưu trữ cơ quan không bố trí được phòng đọc, phần khác vì các độc giả thường

muốn phô tô hoặc sao y chứng thực tài liệu làm minh chứng cho công việc của

mình.

Sau khi có sự đồng ý của Lãnh đạo Sở, công chức lưu trữ tiến hành khai thác

tài liệu theo đề nghị. Đối với công chức trong Sở, trong thời gian mượn tài liệu,

người mượn có thể mang về phòng làm việc của mình để nghiên cứu đối với những

tài liệu lưu trữ thông thường, còn đối với những tài liệu quan trọng và tài liệu mật

của Sở thì bắt buộc người sử dụng phải ngồi nghiên cứu tại lưu trữ, xong phải trả lại

ngay, không được mang tài liệu ra khỏi phạm vi của kho lưu trữ. Sau khi sử dụng

xong tài liệu đã mượn người mượn tài liệu trả tài liệu tại kho lưu trữ và phải ký

nhận đã trả. Khi nhận lại tài liệu, công chức lưu trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu

trữ xác nhận tài liệu còn nguyên vẹn và đầy đủ sau đó vào sổ trả tài liệu để hoàn tất

thủ tục. Kết thúc quá trình, công chức lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc

mượn và trả tài liệu. Công việc này giúp cho công chức lưu trữ có thể nắm được số

liệu về mức độ mượn tài liệu trong phòng một cách chính xác và nhanh chóng, giúp

cho công việc rà soát kiểm tra sau này được nhanh chóng.

Nhìn chung, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở về cơ bản đã

đáp ứng và phục vụ kịp thời, có hiệu quả nhu cầu của công chức trong cơ quan cũng

như độc giả bên ngoài đến khai thác tài liệu. Theo thống kê tổng số lượt khai thác

46

hồ sơ tài liệu không nhiều và chưa phổ biến, mỗi năm chỉ phục vụ khoảng 40 đến

50 lượt độc giả đến khai thác khoảng từ 40 đến 70 lượt hồ sơ, tài liệu trong đó độc

giả khai thác chủ yếu là các công chức chuyên môn trong cơ quan Sở.

2.4. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở

2.4.1. Ưu điểm

Có thể khẳng định, lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của

Sở Khoa học và Công nghệ. Muốn lưu trữ được hoàn thiện, trước hết cần có sự

quan tâm của Lãnh đạo Sở nói chung và Lãnh đạo văn phòng Sở nói riêng. Trong

những năm nay, nhờ sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Sở công tác Lưu trữ

nói chung và hoạt động lưu trữ Sở nói riêng đã đạt được những thành tựu nhất định.

Đối với hoạt động lưu trữ Sở Khoa học và Công nghệ đã ứng dụng các thành

tựu khoa học khi tổ chức các kho lưu trữ, ứng dụng tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp hồ sơ

theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác lưu trữ cũng được chỉ đạo, quán triệt.

2.4.2. Hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động lưu trữ còn những tồn tại, hạn

chế như sau:

Một số công chức trong cơ quan còn chưa thấy hết vai trò, ý nghĩa của tài

liệu lưu trữ, nên chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong việc lập hồ sơ theo

đúng quy định và xác định thành phần tài liệu khi nộp lưu.

- Cơ sở vật chất còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác thu thập,

bổ sung hồ sơ, tài liệu. Phần lớn các Kho bảo quản tài liệu lưu trữ còn chật hẹp gây

khó khăn cho việc thu thập, bổ sung tài liệu, chưa bố trí được đầy đủ các Kho lưu

trữ và trang thiết bị cần thiết để bảo quản số lượng lớn hồ sơ, tài liệu nộp lưu nên

chưa thể thu thập về đầy đủ, chưa được quản lý tập trung, thống nhất, vẫn còn phân

tán tại các phòng chuyên môn, bộ phận dẫn đến khó khăn trong việc khai thác và sử

dụng tài liệu do đó công chức lưu trữ không chủ động trong việc tiến hành thực hiện

được các nghiệp vụ lưu trữ. Bên cạnh đó, hồ sơ, tài liệu không được bảo quản tốt có

nguy cơ hư hỏng, thất lạc.

- Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính

47

khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân

phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hoá, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác

định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ

sơ. Ngoài ra, Sở đang thiếu nhân sự phụ trách về lưu trữ. Công tác thống kê, kiểm

tra và chỉnh lý làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn chậm, công cụ quản lý và

tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ còn mang tính truyền thống, chưa

đa dạng., chưa ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng hệ

thống máy tính. Nếunhiều độc giả đến nghiên cứu tra tìm cùng một lúc sẽ không thể

phục vụ được nhiều người, mất nhiều thời gian mà mang lại hiệu quả không cao.

- Các khâu công việc trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu chưa được quy

định tập trung trong một văn bản một cách đầy đủ, toàn diện. Các nội dung trong

nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu hiện được quy định nhiều văn bản. Khi thực hiện,

phải áp dụng nhiều văn bản khác nhau, gây mất thời gian và không đảm bảo tính

khoa học. Đối với tài liệu lưu trữ chuyên ngành mặc dù đã được Bộ Nội vụ quy

định, hướng dẫn về thời hạn bảo quản tài liệu, tuy nhiên việc vận dụng tại Sở cũng

còn nhiều hạn chế, cụ thể: chưa phản ánh đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu; chưa

thống nhất và hợp lý về thời hạn bảo quản của một số nhóm; mức độ đầy đủ, chi tiết

của các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành còn hạn chế. Do đó, việc áp dụng bảng

thời hạn bảo quản trong thực tế xác định giá trị tài liệu còn gặp nhiều khó khăn.

Việc lập và lưu hồ sơ tiêu hủy chưa được thực hiện tốt theo Luật Lưu trữ.

- Việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu như phòng chống ẩm,

nấm mốc, côn trùng; các phương pháp sắp xếp tài liệu, giá, tủ chưa nhận được sự

quan tâm đúng mức của lãnh đạo nên việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn,

tình trạng vật lý của văn bản xuống cấp nhanh chóng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng

bảo quản các văn bản lưu trữ. Các phương pháp bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

như phương án sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ gồm sắp xếp tài liệu theo hồ sơ,

sắp xếp tài liệu lên giá, sắp xếp giá trong kho, bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu; chế độ

bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ; chế độ sử dụng tài liệu... chưa được quan tâm

triển khai, hoặc triển khai chưa khoa học, chưa theo đúng quy định về tiêu chuẩn,

kỹ thuật bảo quản tài liệu.

48

2.4.3. Nguyên nhân

Bên cạnh những ưu điểm đó vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục:

Trong thời gian qua không thể không phủ nhận vai trò, trách nhiệm của các lãnh

đạo Sở trong việc quản lý công tác lưu trữ. Tuy nhiên việc chỉ đạo, điều hành, đôn

đốc, kiểm tra nhắc nhở còn chưa thường xuyên, kịp thời, cho nên công tác này chưa

được coi là một nhiệm vụ có tính chất cơ yếu trong hoạt động của cơ quan. Bên

cạnh đó, phương tiện, điều kiện, kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế,

chưa thỏa đáng với yêu cầu mà công việc đặt ra. Chính những nguyên nhân trên đã

ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng hoạt động lưu trữ của Sở. Thực tế này đặt ra

yêu cầu cấp thiết cho cơ quan phải nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm phát

huy những ưu điểm đã làm được và có giải pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế

để nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ trong Sở.

Tiểu kết Chương 2

Trong chương này, đề tài đã phản ánh khách quan thực trạng hoạt động lưu

trữ tại Sở, tác giả trình bày kết quả khảo sát hiện trạng từ chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến thực trạng hoạt động lưu trữ tại Sở. Do vậy việc hoàn

thiện hoạt động lưu trữ tại Sở trở thành nhu cầu mang tính tất yếu, vấn đề là phải

hoàn thiện như thế nào để phù hợp với thực tiễn hiện nay. Những mặt tồn tại và

nguyên nhân được đưa ra là cơ sở để tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện

hoạt động lưu trữ tại Sở ở Chương 3.

49

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

3.1. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ

Để làm tốt hoạt động lưu trữ đòi hỏi các nghiệp vụ trên phải được thực hiện

một cách xuyên suốt và thống nhất với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các quy

trình nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được,

khắc phục những điểm còn hạn chế ở từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản

hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước.

3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu

vào lưu trữ cơ quan

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ

cơ bản của công tác lưu trữ nhằm tập hợp tài liệu của cơ quan để quản lý tập trung

thống nhất. Nếu làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi

cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, làm các công cụ tra cứu khoa học và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ. Tài liệu thuộc phông lưu trữ Sở mới chỉ thu nộp được một phần, còn phần lớn

tài liệu đang nằm rải rác ở các phòng chuyên môn thuộc Sở. Vì vậy, muốn làm tốt

công tác thu thập, bổ sung, cần phải thực hiện những việc sau:

- Bố trí Kho lưu trữ để tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.

Qua đó, công chức lưu trữ sẽ chủ động được trong việc ban hành Kế hoạch và thực

hiện thu thập 100% tài liệu vào kho lưu trữ theo đúng thời hạn quy định.

- Xác định thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ

cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm

trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ về những công

việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ

của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo. Để xác định đúng

thành phần tài liệu nộp lưu bảo quản được tập trung thống nhất, tránh mất mát, thất

lạc cần phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan. Danh

50

mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài

liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ nộp lưu của cơ quan xác thực với tình hình giải quyết công việc của cơ

quan, của từng cá nhân và được tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc.

- Khi các phòng nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thì thủ tục giao nộp

hồ sơ, tài liệu thực hiện như sau:

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Trước ngày 31/12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ

sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào

Lưu trữ cơ quan.

- Các phòng, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và

thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết để chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu.

- Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu

phải được thống kê thành ‘‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu“ (2 bản) để đính kèm

‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“.

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra,

đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.

- Lưu trữ cơ quan lập ‘‘Biên bản giao nhận tài liệu“. Biên bản có đủ chữ ký,

họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và

cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 2 bản (bên giao giữ 1 bản,

bên nhận giữ 1 bản).

3.1.2. Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công

tác lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, xác định giá trị tài liệu và xây

dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài

liệu lưu trữ, đòi hỏi các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách thống nhất và

xuyên suốt với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các nghiệp vụ này được xây dựng

trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở

51

từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước và

thực tiễn chỉnh lý tài liệu.

3.1.3. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu phông

lưu trữ Sở

Trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì vấn đề xác định giá trị tài liệu

được coi là vấn đề then chốt. Mục đích của xác định giá trị tài liệu chính là lựa chọn

những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho, phục vụ tốt nhất nhu cầu khai

thác, sử dụng tài liệu. Do đó phải xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở phù hợp với quy định (căn

cứ theo quy định của Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về việc quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày

10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ). Đây là công cụ quan trọng,

tạo tiền đề để lưu trữ xác định chính xác giá trị tài liệu lưu trữ và cũng là căn cứ

quan trọng để công chức trong Sở căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình xác

định rõ ràng cần giao nộp những tài liệu gì và lưu trữ cơ quan có thể kiểm soát được

danh mục tài liệu cần nộp lưu hàng năm.

- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở để tham mưu cho Lãnh

đạo cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào

Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu

trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu Sở phải

thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do

Lãnh đạo Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo Sở

là Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ cơ quan là Thư ký Hội đồng; Đại diện

Lãnh đạo phòng có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác

định giá trị là ủy viên.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý

kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở. Trên cơ

sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn

52

bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài

liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá

trị theo quy định của luật Lưu trữ.

- Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Sở phải thành lập hội đồng tiêu hủy

tài liệu theo quy định. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị do Lãnh đạo

Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan. Việc hủy tài liệu hết giá trị

phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Hồ sơ

hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do Lãnh đạo Sở quyết định thành lập để

thẩm tra tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng

thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

+ Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết

giá trị;

+ Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

+ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

+ Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị

hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

- Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ

Lịch sử của Thành phố đối với những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo

quản vĩnh viễn.

Việc xác định giá trị tài liệu trong Phông dẫn tới hệ quả tất yếu là lập danh

sách tài liệu hủy. Việc loại hủy tài liệu sẽ tiết kiệm được chi phí, kho tàng, thiết bị

bảo quản. Việc loại hủy tài liệu phải được thực hiện đúng quy trình, thủ tục.

53

3.1.4. Nâng cấp kho tang và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ gìn tài

liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ các mục đích sử dụng khác nhau thì cần phải bổ

sung diện tích cho kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu. Ngoài ra, trang bị đầy đủ

các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp

bảo quản an toàn tài liệu như phòng chống côn trùng, chống ẩm, khử a-xít và các

tác nhân gây hư hỏng tài liệu, thực hiện vệ sinh kho định kỳ và duy trì nhiệt độ, độ

ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và kéo dài

tuổi thọ của tài liệu nhằm tránh khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây

ra, tạo ra môi trường bảo quản tài liệu ổn định và tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc

khi mà công chức đến khai thác, tra cứu tài liệu để phục vụ công việc. Do đó sẽ tạo

điều kiện cho công tác phục vụ khai thác tài liệu được tốt hơn và chuẩn hóa thống

nhất trong toàn Sở. Bên cạnh đó, cần đem đi tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, bị

loại ra sau đợt chỉnh lý ở cơ quan để lấy diện tích kho bản quản hồ sơ, tài liệu.

3.1.5. Đa dạng hóa công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện để tra tìm tài liệu lưu trữ, giới

thiệu thành phần, nội dung tài liệu của một kho lưu trữ và chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ tài

liệu. Thông qua việc nghiên cứu công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể thấy được

thành phần, nội dung của tài liệu trong một kho lưu trữ, từ đó giúp công tác tra cứu

tài liệu lưu trữ được thuận lợi.

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông

tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao

hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu. Vì vậy Sở cần xây dựng

hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu:

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, không để mất mát, thất lạc

- Khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ

- Bảo vệ được bí mật tài liệu

- Hồ sơ tài liệu sau khi truy cập vào máy tính vẫn phải bảo quản an toàn bản

chính

54

- Thông tin tài liệu lưu trữ còn giá trị mật, giá trị hiện hành không được kết

nối vào mạng Internet.

Lập mục lục tài liệu trong hồ sơ trên máy tính sẽ cho ra mục lục văn bản in ra

và được lưu trong hồ sơ, đồng thời có cơ sở dữ liệu để chiết xuất, in ấn khi cần thiết

và giúp tra cứu từng văn bản trong hồ sơ nhanh chóng mà chưa cần phải xem trực

tiếp tài liệu. Cùng với các loại công cụ tra cứu tài liệu khác, công cụ tra cứu “mục

lục tài liệu trong hồ sơ” sẽ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của

độc giả.

3.1.6. Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bố trí phòng đọc cho độc giả sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

- Tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu như Thông báo, giới thiệu

tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng.

- Lập sổ theo dõi độc giả, sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu, sổ đóng góp ý

kiến của độc giả để qua đó nắm việc theo dõi tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ được

chính xác các kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức và tổng kết công tác phục

vụ khai thác tài liệu, rút ra những ưu khuyết điểm, góp phần cải tiến công tác phục

vụ độc giả chưa được Sở quan tâm.

3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí

Để hoạt động lưu trữ thực sự có hiệu quả, có được những tiền đề vững chắc

để phát triển, bên cạnh những giải pháp về nghiệp vụ, chúng ta cần phải đặt ra các

giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ.

Lãnh đạo Sở cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực hiện việc thu thập và

chỉnh lý những khối tài liệu đã đến thời hạn giao nộp nhưng chưa thu thập, chỉnh lý

được. Khối tài liệu này cần được thu thập và chỉnh lý dứt điểm. Để thu thập toàn bộ

tài liệu lưu trữ vào bảo quản trong kho lưu trữ, Sở cần có sự đầu tư về phòng kho,

trang thiết bị bảo quản cho phù hợp với đặc điểm từng loại hình tài liệu, mức độ

quan trọng cũng như giá trị bảo quản của tài liệu như là hệ thống giá, tủ, các loại

cặp, hộp đựng tài liệu hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia. Để lập những dự toán

kinh phí, công chức lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo dựa trên cơ sở pháp lý,

những văn bản quy phạm pháp luật. Khi có sự cung cấp đầy đủ về cơ sở vật chất,

55

kinh phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động lưu trữ được thực hiện một cách

tốt nhất. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí tuy không phải là giải pháp

quyết định đến hiệu quả của hoạt động lưu trữ nhưng được đánh giá là quan trọng,

có vai trò hỗ trợ đắc lực cho hoạt động lưu trữ đạt kết quả cao.

3.3. Nhóm giải pháp chung

3.3.1. Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ

a) Đối với Ban Giám đốc Sở

Cần nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với nhiệm

vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý hành chính. Cần triển khai kịp thời

các chế độ, quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ tổ chức lại các khâu nghiệp

vụ còn mang tính tự phát, tùy tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả của công việc

này, đem lại lợi ích thiết thực cho sự phát triển chung của Sở.

b) Đối với Lãnh đạo Văn phòng

Cần đề xuất đưa các chế tài xử lý đối với phòng, cá nhân không làm tốt công

tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào trong quy chế làm việc của Sở; hàng năm phải có

hướng dẫn, rà soát, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác này.

c) Đối với công chức lưu trữ

Phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ,

luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới nhất để áp dụng trong công

việc cụ thể tại Sở mình công tác.

Tham mưu cho lãnh đạo Sở ban hành các quy định có liên quan về hoạt động

lưu trữ của Sở theo quy định;

Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

Làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo qui định.

Không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật những

văn bản mới nhất về công tác lưu trữ để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ.

d) Đối với công chức chuyên môn

56

Thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu,

lập hồ sơ về phần việc có liên quan và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng định

kỳ.

3.3.2. Tăng cường kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp

vào Lưu trữ cơ quan

Để nâng cao chất lượng lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ

quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu, cần phải:

- Trang bị những kiến thức cơ bản về lập hồ sơ và tập huấn lập hồ sơ công

việc để mỗi công chức có thể làm tốt công việc này.

- Kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ

quan nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng công chức trong lập hồ sơ công

việc.

- Đưa tiêu chí lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

thành một trong những tiêu chí để đánh giá, phân loại cán bộ, công chức hàng năm.

3.3.3. Rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về

nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở

- Ban hành Hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan;

- Ban hành Hướng dẫn việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá

trình phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Ban hành Hướng dẫn về thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Lập Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử

Thành phố.

3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong

hoạt động lưu trữ

Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo Sở nên sử

dụng những chương trình, phần mềm chuyên dụng đã được lập trình sẵn vào công

tác lưu trữ giúp cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được nhanh

hơn, để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn. Hồ sơ, tài liệu

57

đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu

ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.

Việc lưu trữ có thể dùng các thiết bị lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn.

Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông

tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng

cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần

thiết, có thể chi phí lúc đầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại vô

cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức.

Tiểu kết Chương 3

Từ những kết quả nghiên cứu ở Chương 1 và Chương 2, tác giả nhận thấy có

rất nhiều nguyên nhân dẫn đến hoạt động lưu trữ tại Sở còn nhiều hạn chế như các

nghiệp vụ lưu trữ thực hiện chưa được đồng bộ, không thống nhất, không đầy đủ và

thiếu chính xác. Xuất phát từ thực tế công việc và trách nhiệm của một người được

giao phụ trách công tác lưu trữ ở cơ quan với mong muốn góp một phần nhỏ trong

việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở, tác giả mạnh dạn đề xuất các giải

pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Sở như: Nhóm giải

pháp về nghiệp vụ; Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp

chung. Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất giải pháp cụ thể trong

nhóm giải pháp chung như: Nâng cao nhận thức về hoạt động lưu trữ; Tăng cường

kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; Rà soát, sửa

đổi và ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ hoạt động lưu trữ tại Sở; Ứng

dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả trong hoạt động lưu trữ. Nhóm giải

pháp về nghiệp vụ gồm có các giải pháp cụ thể là: Nâng cao chất lượng công tác thu

thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài

liệu; Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu phông lưu

trữ Sở; Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các biện pháp; Đa dạng hóa công cụ tra cứu

tài liệu lưu trữ; Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hiệu quả hoạt động lưu trữ Sở có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản

lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, công việc chuyên môn của các công chức; ảnh

hưởng trực tiếp đến việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị tài

58

liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị về mọi

phương diện. Vì vậy, trong các giải pháp được nêu, có giải pháp mang tính cấp

thiết, có giải pháp mang tính lâu dài. Nếu điều kiện cho phép có thể thực hiện đồng

bộ các giải pháp đã nêu sẽ đem lại kết quả tốt nhất cho hoạt động lưu trữ tại Sở.

59

PHẦN KẾT LUẬN

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công

việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền

với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng

văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác lưu

trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.

Hoạt động lưu trữ là một công việc có tính khoa học và tính liên kết cao đòi

hỏi phải có sự quan tâm và phối hợp một cách chặt chẽ của tất cả các công chức

trong cơ quan, nếu đa số làm tốt song chỉ có một số ít không tuân thủ các quy chế,

quy định thì cũng dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng và những sai sót không đáng

có. Chẳng hạn nếu một trong số những con người đó thiếu tinh thần trách nhiệm

không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ thì có thể dẫn đến

những hậu quả: Mất mát, thất lạc tài liệu từ đó không những không cung cấp được

thông tin cho hoạt động quản lý mà còn ảnh hưởng tới bí mật của trường nói riêng

và của Đảng, nhà nước nói chung; Kết quả giải quyết công việc không được như

mong muốn, tức là có thể quá trễ hoặc không đúng với chế độ, chính sách của đảng

và Nhà nước từ đó không đáp ứng được nguyện vọng chính đáng của người học.

Để cho hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp và ngày càng được đổi mới đáp ứng

được những yêu cầu của thời đại nói chung và công cuộc cải cách hành chính nhà

trường nói riêng thì đòi hỏi đầu tiên là Ban Giám đốc Sở phải hiểu được tầm quan

trọng đồng thời phải có sự quan tâm đặc biệt đến công tác này, để từ đó đưa ra

những quy định và các chế tài cụ thể. Bên cạnh đó phải thường xuyên kiểm tra, đôn

đốc, nhắc nhở để tất cả công chức trong cơ quan để thực hiện tốt các khâu nghiệp

vụ của công tác này.

Hoạt động lưu trữ là một mảng công việc quan trọng của công tác văn phòng.

Để thực hiện tốt này trong giai đoạn hiện nay phải có một cách nhìn đúng đắn, phải

tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt, cách thức thực hiện phải được tiến hành một

cách đồng bộ, có sự phối hợp của nhiều công chức chuyên môn nghiệp vụ đồng thời

phải có sự hỗ trợ của trang thiết bị văn phòng hiện đại. Chính vì vậy công tác lưu

trữ nói chung và hoạt động lưu trữ nói riêng thực sự đòi hỏi phải có hiểu biết khoa

60

học, là một công tác cần được nghiên cứu nghiêm túc để làm tốt, đặc biệt là trong

giai đoạn hiện nay.

Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đúng mục đích đã phát huy

được tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư

liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu, kế hoạch công tác

của mỗi cơ quan, tổ chức.

----

61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Trọng Biên (2002), Luận văn tốt nghiệp Cơ sở khoa học xác định

các loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ ở các trường đại học, Tư liệu Khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐH Khoa học xã hội và nhân văn Hà

Nội.

2. Nguyễn Trọng Biên (2003), Một số cơ sở lý luận lưu trữ học về vấn đề thu

thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các trường đại học, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 5),

tr. 139-143.

3. Bộ Khoa học và Công nghệ (2012), Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày

23 tháng 7 năm 2012 về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 9251:2012 Bìa

hồ sơ lưu trữ).

4. Bộ Khoa học và Công nghệ (2019), Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN

ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học và công nghệ;

5. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT/BNV ngày 26 tháng 11 năm

2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

6. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT/BNV ngày 26 tháng 11 năm

2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

7. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm

2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức.

8. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm

2011 quy định định mức kinh tế kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ

sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.

9. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

10. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm

2014 về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

11. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm

2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

62

12. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm

2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ

lịch sử các cấp.

13. Bộ Tài chính (2004), Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm

2004 về ban hành biểu mức thu phí khai thác, sử dụng tài liệu.

14. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

15. Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007

về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

16. Cục Lưu trữ Nhà nước (1990), Quyết định số 18/QĐ-KHKT ngày 06

tháng 3 năm 1990 về việc ban hành Tiêu chuẩn thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ.

17. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam.

18. Cục Lưu trữ Nhà nước (1997), Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02

tháng 8 năm 1997 về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.

19. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2002), Quyết định số 246/QĐ-

VTLTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.

20. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-

NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành

chính.

21. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2005), Quyết định số 321/QĐ-

VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu.

22. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐ-

VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy”

theo TCVN ISO 9001:2000.

23. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD-

VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

24. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2010), Quy định số 163/QĐ-VTLTNN

ngày 04 tháng 8 năm 2010 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

63

25. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ-

VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 ban hành “Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài

liệu lưu trữ”.

26. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2014), Quyết định số 150/QĐ-

VTLTNN ngày 08 tháng 7 năm 2014 ban hành quy trình khử trùng tài liệu lưu trữ

trên nền giấy.

27. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2014), Quyết định số 230/QĐ-

VTLTNN ngày 20 tháng 11 năm 2014 Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho

tài liệu giấy.

28. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2017), Kỷ yếu Hội thảo khoa học

“Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Những vấn đề đặt ra”.

29. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB ĐH và Giáo dục chuyên

nghiệp, Hà Nội.

30. Đào Xuân Chúc (2002), Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh

kèm theo phim điện ảnh - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (số 01), tr. 12-15;

31. Trần Châu Giang (năm 1999), Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học kỹ

thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Khóa luận tốt nghiệp, Tư

liệuKhoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn.

32. Nguyễn Văn Hàm (2016), Một số vấn đề về Lưu trữ - Lịch sử và Công bố

tài liệu lưu trữ, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.

33. Chu Thị Hậu (2000), Luận án Tiến sĩ Sử liệu học Xây dựng hệ thống

công cụ tra cứu nguồn sử liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng – Thư viện

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

34. Chu Thị Hậu chủ biên (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công

tác lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội.

35. Phạm Thanh Hoa (năm 2001), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu

dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

64

36. Hà Văn Huề (1997), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho

tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước.

37. Phan Thị Hoàng Hương (năm 2000), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu

Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ

Công nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

38. Dương Văn Khảm chủ biên (2000), Công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất

Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

39. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Việt Nam, NXB Văn hoá Thông tin, Hà Nội.

40. Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn

phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.

41. Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình công tác lưu trữ, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội.

42. Nguyễn Minh Phương - Triệu Văn Cường (2016), Lưu trữ tài liệu của

các cơ quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia.

43. Phan Đình Nham – Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình Lưu trữ học đại

cương, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh.

44. Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, NXB Hà

Nội.

45. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

Luật Lưu trữ.

46. Vương Đình Quyền chủ biên (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu

trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

47. Quốc Thắng (2008), Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn thư

lưu trữ một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta, Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr. 3-6.

48. Quốc Thắng (2009), Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu KHCN –

một yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số

1), tr. 8-10.

65

49. Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước,

lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính (tuyển chọn các bài viết), NXB Chính trị -

Hành chính.

50. Từ điển Thuật ngữ lưu trữ xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng

Pháp.

51. Từ điển Thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa, M.1982.

PHỤ LỤC

_______

Các biểu mẫu theo thứ tự như sau:

1. Phụ lục I: Mẫu Phiếu yêu cầu khai thác tài liệu khoa học

2. Phụ lục II: Mẫu Phiếu yêu cầu khai thác tài liệu hành chính

3. Phụ lục III: Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

4. Phụ lục IV: Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu

5. Phụ lục V: Hình ảnh về Kho lưu trữ Sở

6. Phụ lục VI: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt

động của Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

7. Phụ lục VII: Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Khoa học và

Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm 20..

PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC TÀI LIỆU KHOA HỌC

Họ và tên người khai thác tài liệu: ..........................................................................

Chức danh (nếu có): ................................................................................................

Giấy CMND số: ......................................................................................................

Giấy giới thiệu số (nếu có): .....................................................................................

Đơn vị công tác: ......................................................................................................

Điện thoại cơ quan:....................................Điện thoại di động:...............................

Ngày đến khai thác tài liệu: .....................................................................................

Mục đích khai thác tài liệu: .....................................................................................

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Sở:

Đề nghị được khai thác tài liệu sau:

- Tên đề tài:

...............................................................................................................................

- Chương trình: ........................................................................................................

- Chủ nhiệm đề tài: ..................................................................................................

- Cơ quan chủ trì: ....................................................................................................

- Thời gian thực hiện: ..............................................................................................

- Hình thức tham khảo: Tại chỗ Mượn về phòng Photo Sao y

- Số bản.............................................Số tờ...............................................................

- Tài liệu cần trích lục: ............................................................................................

- Thời gian tham khảo: từ ngày .........../.........../............Ngày trả:......./........./.........

Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo phòng/đơn vị Người đề nghị

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm 20..

PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH

Họ và tên người khai thác tài liệu: ..........................................................................

Chức danh (nếu có): ................................................................................................

Giấy CMND số: ......................................................................................................

Giấy giới thiệu số (nếu có): .....................................................................................

Đơn vị công tác: ......................................................................................................

Điện thoại cơ quan:....................................Điện thoại di động:...............................

Ngày đến khai thác tài liệu: .....................................................................................

Mục đích khai thác tài liệu: .....................................................................................

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Sở:

Đề nghị được khai thác tài liệu sau:

- Số ký hiệu văn bản: .............................................................................................

- Trích yếu nội dung văn bản: ................................................................................

.................................................................................................................................

- Ngày ban hành văn bản: ........................................................................................

- Cơ quan ban hành văn bản: ..................................................................................

.........................................................................................................................

- Hình thức tham khảo: Tại chỗ Mượn về phòng Photo Sao y

- Số bản.............................................Số tờ...............................................................

- Tài liệu cần trích lục: ............................................................................................

- Thời gian tham khảo: từ ngày .........../.........../............Ngày trả:......./........./.........

Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo phòng/đơn vị Người đề nghị

TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20…

Tiêu đề hồ sơ Số tờ Ghi chú Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS Thời gian TL

(1) (2) (3) (6) (7) (4) Thời hạn bảo quản (5)

Mục lục này gồm: …………………………….………. hồ sơ (đơn vị bảo

quản).

Viết bằng chữ: ………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo

quản).

Trong đó có:

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

………., ngày …. tháng ..… năm

20…….

Người lập

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

……, ngày tháng năm 20…..

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

__________

Căn cứ Kế hoạch số ngày tháng năm của Sở về thu thập tài liệu

lưu trữ;

Căn cứ ………… (Danh mục hồ sơ năm …..),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà): ………………………………………………………………….

Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………….

BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (bà): …………………………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

I. TÀI LIỆU GIẤY

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………….

2. Thời gian của tài liệu: ………………………………………………..

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra mét giá: ……….mét

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………………………

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

II. TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Tài liệu điện tử (kèm theo Mục lục tài liệu số hóa):

- Số lượng file: …………………………………………….……………

- Dung lượng: ……………………………………………KB, MB hoặc GB.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản,

bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên và ghi rõ họ tên)

HÌNH ẢNH MINH HỌA VỀ KHO LƯU TRỮ CỦA SỞ KHOA HỌC

VÀ CÔNG NGHỆ

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

1

Vĩnh viễn 20 năm

2

30 năm 10 năm

3 30 năm

4

Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 5

20 năm 6

30 năm 7

50 năm

8

50 năm 9

Vĩnh viễn 10

11 10 năm

I. Hồ sơ, tài liệu quản lý khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu các cuộc điều tra khoa học và công nghệ - Báo cáo tổng kết điều tra khảo sát - Tài liệu khác Hồ sơ, tài liệu tổ chức triển lãm, hội chợ khoa học và công nghệ - Do cơ quan chủ trì - Do cơ quan phối hợp Hồ sơ, tài liệu tổ chức sàn giao dịch khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học trong nước và quốc tế Do cơ quan chủ trì Do cơ quan phối hợp Hồ sơ, tài liệu hoạt động Hội đồng sáng kiến, Hội đồng giám định và định giá công nghệ, … của ngành, cơ quan Hồ sơ, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hoạt động khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu quản lý, hỗ trợ hoạt động ươm tạo doanh nghiệp khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ (cấp mới, thay đổi, bổ sung hoặc cấp lại); Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ trong nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận hoạt động ứng dụng công nghệ cao, nghiên cứu và phát triển công nghệ cao; Giấy chứng nhận doanh nghiệp công nghệ cao (cấp mới, thu hồi) Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ nước ngoài tại Việt Nam (cấp mới, sửa đổi, bổ sung, gia hạn hoặc cấp lại) Công văn trao đổi về hoạt động khoa học và công nghệ II. Hồ sơ, tài liệu quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

30 năm 12

30 năm 13

14

Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 15

16

30 năm 20 năm 10 năm Vĩnh viễn 17

Vĩnh viễn 18

20 năm 19

30 năm 20

21

Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm

22

50 năm 50 năm 20 năm

10 năm 23

20 năm 24

25 Hồ sơ, tài liệu đặt hàng, tuyển chọn, giao trực tiếp thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu tư vấn xác định nhiệm vụ khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu phê duyệt kết quả tuyển chọn nhiệm vụ khoa học và công nghệ - Hồ sơ, tài liệu được phê duyệt - Hồ sơ, tài liệu không được phê duyệt Hồ sơ, tài liệu thẩm định, phê duyệt kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ - Cấp quốc gia - Cấp bộ, cấp tỉnh - Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu đánh giá, nghiệm thu, công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu đăng ký, lưu giữ thông tin về kết quả thực hiện, kết quả ứng dụng nhiệm vụ khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu ký kết, thanh lý Hợp đồng thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ III. Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học Hồ sơ, tài liệu xây dựng thuyết minh, kế hoạch và dự toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Hồ sơ, tài liệu thực hiện các nội dung phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và công nghệ - Cấp quốc gia - Cấp bộ, cấp tỉnh - Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu thực hiện các thí nghiệm, thử nghiệm, thực nghiệm, khảo nghiệm phục vụ nghiên cứu khoa học Cấp quốc gia Cấp bộ, cấp tỉnh Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu xin ý kiến chuyên gia về các nội dung công việc liên quan đến nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Hồ sơ, tài liệu điều tra, khảo sát thu thập số liệu phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Hồ sơ, tài liệu nghiệm thu chính thức nhiệm vụ nghiên Vĩnh viễn

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

Vĩnh viễn 26

27

Vĩnh viễn 50 năm 20 năm

28

30 năm 30 năm 20 năm Vĩnh viễn 29

Vĩnh viễn 30

31

30 năm 30 năm 20 năm 30 năm 32

33 34

50 năm 50 năm 50 năm 35

30 năm 36

50 năm

37

20 năm 38

39 cứu khoa học Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học IV. Hồ sơ. tài liệu phát triển công nghệ Hồ sơ, tài liệu khảo sát, điều tra, đánh giá hoạt động ứng dụng, chuyển giao và đổi mới công nghệ -Cấp quốc gia -Cấp bộ, cấp tỉnh - Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu tổ chức ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ - Cấp quốc gia - Cấp bộ, cấp tỉnh - Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu thẩm định công nghệ mới trong từng lĩnh vực Hồ sơ, tài liệu sản xuất thử nghiệm các sản phẩm vật liệu mới, công nghệ mới … Hồ sơ, tài liệu thẩm định/hoặc có ý kiến về công nghệ dự án đầu tư - Cấp quốc gia - Cấp bộ, cấp tỉnh - Cấp cơ sở Hồ sơ, tài liệu thẩm định cơ sở khoa học của chương trình phát triển kinh tế - xã hội Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép chuyển giao công nghệ Hồ sơ, tài liệu chấp thuận chuyển giao công nghệ Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận đăng ký chuyển giao công nghệ (cấp mới, sửa đổi, bổ sung, gia hạn) Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ đánh giá công nghệ; Giấy chứng nhận đủ điều kiện dịch vụ giám định công nghệ (cấp mới, sửa đổi, bổ sung hoặc cấp lại) Hồ sơ, tài liệu xác nhận phương tiện vận tải chuyên dùng trong dây chuyền công nghệ sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất của dự án đầu tư Hồ sơ, tài liệu xác nhận hàng hóa sử dụng trực tiếp cho đổi mới công nghệ Hồ sơ, tài liệu thẩm định hoặc đánh giá đồng thời thẩm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn 40

41 30 năm

20 năm 42

43 30 năm

44 30 năm

45 30 năm

46 50 năm

47 20 năm 05 năm

48

20 năm 05 năm 20 năm

49

định kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng ngân sách nhà nước mà có tiềm ẩn yếu tố ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quốc phòng, an ninh, môi trường, sức khỏe con người Hồ sơ, tài liệu thẩm định, giám định công nghệ của các dự án đầu tư, nội dung công nghệ của dự án thành lập tổ chức khoa học và công nghệ, doanh nghiệp khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu thẩm định Danh mục công nghệ khuyến khích chuyển giao, Danh mục công nghệ hạn chế chuyển giao và Danh mục công nghệ cấm chuyển giao Hồ sơ, tài liệu cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng Hồ sơ, tài liệu chỉ định tổ chức giám định máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng trong trường hợp khác Hồ sơ, tài liệu thẩm định hoặc có ý kiến về nội dung chuyển giao công nghệ trong các chương trình, đề án nghiên cứu khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu đánh giá, thẩm định công nghệ mới, sản phẩm mới tạo ra tại Việt Nam từ kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, đánh giá liên quan đến công tác đánh giá, thẩm định, giám định công nghệ, chuyển giao công nghệ Hồ sơ, tài liệu đăng ký vay vốn và bảo lãnh vốn từ nguồn vốn của Quỹ Phat triển khoa học và công nghệ quốc gia Được duyệt Không được duyệt Hồ sơ, tài liệu hỗ trợ nâng cao năng lực khoa học và công nghệ quốc gia Được duyệt Không được duyệt Hồ sơ, tài liệu cung cấp thông tin về hoạt động khoa học và công nghệ, danh mục các tổ chức, doanh nghiệp khoa học và công nghệ, cán bộ nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, thống kê khoa học và công nghệ, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

30 năm

50

51

Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ sở dữ liệu khoa học và công nghệ, các trang thông tin, vườn ươm công nghệ, công nghệ phần mềm và cổng thông tin điện tử về khoa học và công nghệ; xây dựng thư viện điện tử, thư viện số; số hóa tài liệu; xây dựng các tài liệu đa phương tiện về khoa học và công nghệ Hồ sơ, tài liệu thi sát hạch công nghệ thông tin đạt chuẩn kỹ năng tương đương Nhật bản -Hồ sơ, tài liệu tổ chức thi, danh sách thí sinh, bài thi -Công nhận kết quả và danh sách đạt chứng nhận 05 năm Vĩnh viễn

52 Vĩnh viễn

53 05 năm

Vĩnh viễn 54

55

Vĩnh viễn 25 năm

56

50 năm 15 năm 05 năm

57

20 năm 05 năm Vĩnh viễn 58

59 60

61 30 năm Vĩnh viễn 50 năm

62 V. Hồ sơ, tài liệu sở hữu trí tuệ Hồ sơ, tài liệu đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp đối với sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, thiết kế bố trí Hồ sơ, tài liệu đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp không được cấp văn bằng bảo hộ (rút đơn, bỏ đơn, đơn bị từ chối) Hồ sơ, tài liệu đăng ký hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp Hồ sơ, tài liệu về văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp - Gia hạn, sửa đổi, duy trì hiệu lực - Chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực Hồ sơ, tài liệu giải quyết đề nghị, khiếu nại liên quan đến sở hữu công nghiệp -Chấp nhận đề nghị, khiếu nại của người nộp đơn -Không chấp nhận đề nghị, khiếu nại của người nộp đơn -Đã rút đơn, hoặc bỏ đơn Hồ sơ, tài liệu kiểm tra nghiệp vụ đại diện và giám định sở hữu công nghiệp -Báo cáo kết quả, danh sách đạt yêu cầu -Hồ sơ, tài liệu dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi Hồ sơ, tài liệu quản lý các tổ chức, cá nhân hành nghề đại diện và giám định sở hữu công nghiệp Hồ sơ, tài liệu giám định về sở hữu trí tuệ Hồ sơ, tài liệu định giá tài sản trí tuệ Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu quy trình tái lập, mô phỏng sáng chế, công nghệ phục vụ hoạt động giải mã, làm chủ, chuyển giao và đổi mới công nghệ Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu, đề xuất mô hình quản lý và 50 năm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

63 Vĩnh viễn

64

10 năm 10 năm 65

66

20 năm 20 năm 67

20 năm

68

10 năm 69

10 năm 70

07 năm

71

72 05 năm

73 10 năm

74

10 năm 10 năm 75 cơ chế khai thác sáng chế VI. Hồ sơ, tài liệu tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng Hồ sơ, tài liệu về tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Hồ sơ, tài liệu xây dựng, thẩm định, sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ, công bố tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Hồ sơ, tài liệu tiếp nhận công bố hợp chuẩn, hợp quy Hồ sơ, tài liệu đào tạo nghiệp vụ về tiêu chuẩn hóa, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Hồ sơ nghiên cứu của Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia Hồ sơ, tài liệu thông báo, xuất bản, phát hành, phổ biến tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép vận chuyển hàng hóa nguy hiểm Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép vận chuyển hàng hóa nguy hiểm là các chất oxy hóa, các hợp chất oxit hữu cơ (thuộc loại 5) và các chất ăn mòn (thuộc loại 8) bằng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, đường sắt và đường thủy nội địa (cấp mới, cấp bổ sung, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu mã số mã vạch Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch (cấp mới, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch Hồ sơ, tài liệu về thử nghiệm Hồ sơ, tài liệu thử nghiệm thiết bị điện – điện tử, vật liệu công trình xây dựng (thép, vật liệu xây dựng, cáp điện, ống nước …) Hồ sơ, tài liệu thử nghiệm lĩnh vực hóa học, vi sinh (thực phẩm, hóa chất, xăng dầu, than khoáng, thuốc bảo vệ thực vật, môi trường, chất thải…) Hồ sơ, tài liệu về đo lường Hồ sơ, tài liệu chỉ định tổ chức thực hiện hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường Hồ sơ, tài liệu chứng nhận chuẩn đo lường Hồ sơ, tài liệu chứng nhận, cấp thẻ kiểm định viên đo lường

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

76

77

05 năm 15 năm Vĩnh viễn 78

10 năm 79

10 năm 80

81

10 năm

10 năm 82

10 năm 83

84 10 năm

85

20 năm Vĩnh viễn 86

87 Hồ sơ, tài liệu đăng ký cung cấp dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm phương tiện đo, chuẩn đo lường Hồ sơ, tài liệu phê duyệt mẫu phương tiện đo Hồ sơ, tài liệu phê duyệt chuẩn quốc gia, chỉ định tổ chức giữ chuẩn quốc gia Hồ sơ, tài liệu về chứng nhận Hồ sơ, tài liệu chứng nhận sản phẩm: điện, điện tử, thang máy, thiết bị nâng, nồi hơi, thiết bị áp lực, kim loại cơ bản, vật liệu kim loại, bê tông nòng thép ứng lực chịu áp, khoáng phi kim, xi măng, vôi vữa, gỗ, các sản phẩm từ gỗ, hóa chất, các sản phẩm hóa chất, thực phẩm, thức ăn chăn nuôi… Hồ sơ, tài liệu chứng nhận các hệ thống quản lý ISO, OSHAS Hồ sơ, tài liệu về giám định Hồ sơ, tài liệu giám định máy móc thiết bị công nghệ, thiết bị nhập khẩu, an toàn thiết bị lao động, bảo hộ lao động nhập khẩu, phương tiện giao thông và phụ tùng, vật liệu kim loại, phế liệu, dầu mỏ và các sản phẩm dầu mỏ, điện, điện tử, thang máy, thiết bị nâng, nồi hơi, thiết bị áp lực, kim loại cơ bản, vật liệu kim loại, bê tông nòng thép ứng lực chịu áp, khoáng phi kim, xi măng, vôi vữa, gỗ, các sản phẩm từ gỗ, hóa chất, các sản phẩm hóa chất, thực phẩm, thức ăn chăn nuôi… Hồ sơ, tài liệu về đánh giá sự phù hợp Hồ sơ, tài liệu đăng ký chỉ định tổ chức đánh giá sự phù hợp trong nước Hồ sơ, tài liệu đăng ký chỉ định tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài thực hiện đánh giá sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Hồ sơ, tài liệu đăng ký hoạt động thử nghiệm, chứng nhận, giám định, kiểm định và công nh6an5 (cấp mới, cấp bổ sung, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu Hồ sơ, tài liệu đăng ký sử dụng phụ gia không thông dụng Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận đăng ký lĩnh vực hoạt động xét tặng giải thưởng chất lượng sản phẩm, hàng 10 năm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

10 năm 88

89 Vĩnh viễn

10 năm 90

10 năm 91

07 năm 92

93 10 năm

05 năm 94

95 10 năm

96 30 năm

97 Vĩnh viễn

hóa của tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu công bố đủ năng lực thực hiện hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá sự phù hợp Hồ sơ, tài liệu đăng ký sản phẩm mới có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện thực hiện hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nước cho chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá thực hiện hoạt động tư vấn, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 đối với cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận và cấp thẻ chuyên gia tư vấn đủ điều kiện tư vấn, đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 đối với cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện thực hiện hoạt động đào tạo về tư vấn, đánh giá HTQLCL theo TCVN ISO 9001 đối với cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với sản phẩm, hàng hóa xuất khẩu thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ (cấp mới, cấp lại, thu hồi); Yêu cầu Giấy chứng nhận lưu hành tự do đối với sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu Hồ sơ, tài liệu thực hiện các hợp đồng tư vấn năng suất chất lượng tại doanh nghiệp Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra nhà nước Hồ sơ, tài liệu kiểm tra nhà nước về đo lường, chất lượng sản phẩm hàng hóa VII. Hồ sơ, tài liệu an toàn bức xạ, hạt nhân và năng lượng nguyên tử Hồ sơ, tài liệu cấp Chứng chỉ hành nghề hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng dụng năng lượng nguyên tử trừ hoạt động đào tạo an toàn bức xạ (cấp mới, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu thẩm định Báo cáo đánh giá an toàn trong hoạt động thăm dò, khai thác quặng phóng xạ

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

98 05 năm

99 05 năm

Hồ sơ, tài liệu khai báo chất phóng xạ, chất thải phóng xạ Hồ sơ, tài liệu khai báo thiết bị bức xạ (trừ thiết bị X- quang chuẩn đoán trong y tế)

100 Hồ sơ, tài liệu khai báo vật liệu hạt nhân, thiết bị hạt 05 năm

15 năm 30 năm nhân Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy phép tiến hành công việc bức xạ (cấp mới, cấp sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại) 101 102 Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy đăng ký hoạt động dịch vụ đào

103 30 năm

104 10 năm

105

tạo an toàn bức xạ (cấp mới, sửa đổi, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu cấp Chứng chỉ nhân viên bức xạ, Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đào tạo an toàn bức xạ (cấp mới, cấp lại) Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, giám sát hoạt động đào tạo an toàn bức xạ của các đơn vị thực hiện dịch vụ đào tạo an toàn bức xạ Hồ sơ, tài liệu phê duyệt kế hoạch ứng phó sự cố bức xạ và hạt nhân - Cấp quốc gia - Cấp tỉnh - Cấp cơ sở

30 năm 30 năm 15 năm 20 năm 106 Hồ sơ, tài liệu về kiểm định thiết bị bức xạ và hiệu

chuẩn thiết bị ghi đo bức xạ

107 Hồ sơ, tài liệu về quan trắc, cảnh báo phóng xạ, đánh giá Vĩnh viễn

tác động môi trường

108 Hồ sơ, tài liệu về chuẩn đo lường bức xạ, kiểm chuẩn 20 năm

các thiết bị bức xạ và thiết bị đo lường bức xạ

109 Hồ sơ, tài liệu tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và thực hiện dịch 10 năm

110 15 năm

vụ hỗ trợ ứng dụng năng lượng nguyên tử Hồ sơ, tài liệu cấp Giấy đăng ký hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng dụng năng lượng nguyên tử (cấp mới, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại, thu hồi)

111 Hồ sơ, tài liệu phê duyệt dự án đầu tư xây dựng lò phản Vĩnh viễn

ứng hạt nhân

113 112 Hồ sơ, tài liệu phê duyệt địa điểm lò phản ứng hạt nhân Hồ sơ, tài liệu cấp phép lò phản ứng hạt nhân - Được cấp phép - Không được cấp phép

114 Hồ sơ, tài liệu thu gom và ứng phó sự cố đối với nguồn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn 115

116

117

118

119

120

121 122

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 05 năm Vĩnh viễn 05 năm 10 năm Vĩnh viễn 05 năm 20 năm 05 năm 10 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 123

Vĩnh viễn 124

phóng xạ đã qua sử dụng và vật liệu hạt nhân nằm ngoài kiểm soát Hồ sơ, tài liệu ứng phó sự cố bức xạ và hạt nhân cấp quốc gia VIII. Tài liệu tổng hợp HS văn bản gửi chung đến các cơ quan: - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) - Gửi để biết Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác - Tổng kết năm - Sơ kết Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của cơ quan cấp trên - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Báo cáo công tác đột xuất Thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan 125 Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan Vĩnh viễn

126

Vĩnh viễn 10 năm

127 10 năm

128 Vĩnh viễn

10 năm

129 130 Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo Sở (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…) Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung IX. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Tập văn bản về quy hoạch, kế hoạch, thống kê lĩnh vực Đến khi văn bản hết

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

hiệu lực thi hành

131

Vĩnh viễn 20 năm 05 năm

132 10 năm

133 Vĩnh viễn

134 Vĩnh viễn

135

khoa học và công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Công văn trao đổi về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê, điều tra Tài liệu quy hoạch Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan; Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan. Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước: - Tổng kết - Sơ kết

136 Hồ sơ về thành lập, giải thể, sáp nhập các đơn vị

Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn

137

138

Tài liệu kế hoạch Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực hiện - Cơ quan để biết Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan: - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng

139 Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

140

Tài liệu thống kê Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng

141 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, Vĩnh viễn Vĩnh viễn 05 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

142

143

144 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

145 Vĩnh viễn

146

hướng dẫn về thống kê của ngành Báo cáo phân tích và dự báo Báo cáo điều tra cơ bản - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra X. Tài liệu tổ chức, cán bộ Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng

147 Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Vĩnh viễn

148 Vĩnh viễn

149 Vĩnh viễn

150 Vĩnh viễn

151 Vĩnh viễn

152 Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức cơ quan và các đơn vị trực thuộc Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

153 Hồ sơ về quy hoạch cán bộ 20 năm

154 70 năm

155

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

156 Hồ sơ kỷ luật cán bộ 20 năm 05 năm 70 năm

157 70 năm Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bảo hiểm xã hội …)

158 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ 159 160 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Vĩnh viễn 70 năm Vĩnh viễn

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

của ngành, cơ quan

166

167

168

10 năm 20 năm 10 năm 70 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 05 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 10 năm Vĩnh viễn 169

161 Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ của cơ quan 162 Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan 163 Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ 164 Hồ sơ về công tác bảo hiểm xã hội của cơ quan Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ 165 XI. Tài liệu lao động, tiền lương Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Tập văn bản về lao động, tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Công văn trao đổi về công tác lao động, tiền lương Tài liệu lao động Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện Hợp đồng lao động vụ việc 170 05 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

171 Vĩnh viễn

172 Vĩnh viễn

173 Vĩnh viễn Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan Tài liệu tiền lương Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

174 Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

175 20 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

176 Vĩnh viễn

177

Vĩnh viễn 20 năm 05 năm

178 Vĩnh viễn XII. Tài liệu tài chính, kế toán Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

179 Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán của cơ quan

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

180

Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm

181 20 năm

182

183

Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm

184

185

Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm

186 10 năm

187 05 năm

188

189 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

190 Vĩnh viễn

191

- Hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán của đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Quý Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán XIII. Tài liệu xây dựng cơ bản Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng ban hành chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Hồ sơ Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn 192

Vĩnh viễn 20 năm 5 năm Theo tuổi thọ công trình 15 năm 193 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản STT

194 10 năm

195 20 năm

196

197 Công văn trao đổi về xây dựng cơ bản XIV. Tài liệu lựa chọn nhà thầu Hồ sơ về đấu thầu: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu. (Trừ trường hợp hủy thầu) Bản gốc Hồ sơ dự thầu (HSDT) của đơn vị trúng thầu xây lắp Bản gốc Hồ sơ dự thầu của đơn vị trúng thầu mua sắm hàng hóa

198 Bản sao HSDT của đơn vị trúng thầu, bản gốc và bản sao HSDT của đơn vị không trúng thầu

Hồ sơ lựa chọn nhà thầu đối với trường hợp Hủy thầu 199 Theo tuổi thọ của công trình 10 năm kể từ ngày quyết toán được duyệt 05 năm kể từ ngày quyết toán được duyệt 01 năm kể từ khi có quyết định hủy thầu

200 Cùng thời gian hoàn trả đảm bảo dự thầu

201

202

203

Hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỷ thuật theo phương thức đấu thầu 2 túi hồ sơ XV. Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ đoàn ra - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, … Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, …

205

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm

206 Vĩnh viễn

207 Vĩnh viễn 204 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

208 Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn

209 Vĩnh viễn Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát,

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

210 10 năm

211 Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

212 Vĩnh viễn

213

214

215

216

Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm 05 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm

217

Vĩnh viễn 05 năm

218 10 năm

219 Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

220 Vĩnh viễn thống kê…) Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế XVI. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ thanh tra các vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo XVII. Tài liệu thi đua, khen thưởng Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

222

Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 10 năm 223 221 Hồ sơ hội nghị thu đua do cơ quan chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

224 Vĩnh viễn 20 năm

10 năm

225

226 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

227 Vĩnh viễn

228

Vĩnh viễn 20 năm

229 05 năm

10 năm 230 Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Chủ tịch UBND Thành phố - Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng XVIII. Tài liệu pháp chế Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

231 Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật 232 Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật 10 năm Vĩnh viễn

233 05 năm

234

235 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

236 Vĩnh viễn

237 Vĩnh viễn 10 năm

238 10 năm Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì Công văn trao đổi về công tác pháp chế XIX. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

239 Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính 240 241 Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của 20 năm 20 năm Vĩnh viễn

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

242 20 năm

243 20 năm ngành, cơ quan Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai tác sử dụng…)

244 Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

245

246 20 năm Vĩnh viễn 50 năm 20 năm

247 10 năm

248 Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

249 Vĩnh viễn Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác Sổ đăng ký văn bản đến Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Tài liệu quản trị công sở Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

250 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 251 Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hoá công sở 20 năm 10 năm

252 10 năm Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

253 Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan 254 Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan 255

10 năm 10 năm 05 năm Theo tuổi thọ thiết bị 256

257

258 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở XX. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan Tài liệu của tổ chức Đảng Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

259 Hồ sơ Đại hội

260

10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm

261 Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

262 Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 263 Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát 10 năm 20 năm

STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản

264 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên 265 Hồ sơ đảng viên 266 267

268

70 năm 70 năm 20 năm 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 269

270

Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 271

20 năm 272

273 274

275 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) Công văn trao đổi về công tác Đảng Tài liệu của tổ chức Công đoàn Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ các nhiệm kỳ Đại hội của tổ chức công đoàn cơ quan Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức công đoàn Sổ sách Công văn trao đổi về công tác Công đoàn Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

276 Hồ sơ Đại hội

277

20 năm 10 năm Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 278

20 năm 279

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đoàn Thanh niên Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan Sổ sách Công văn trao đổi về công tác Công đoàn 280 281 20 năm 10 năm

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ

SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIAI ĐOẠN 2003 -2007

Phương án phân loại cho sở được lựa chọn phân loại phông lưu trữ là cơ cấu

tổ chức - thời gian. Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu trong phông

phân loại ra cơ cấu tổ chức; sau đó phân chia thành năm; tiếp theo phân loại theo

lĩnh vực hoạt động.

Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu của Sở Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2003-

2007, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau:

1. Văn phòng

2. Phòng Kế hoạch – Tài chính

3. Phòng Thanh tra

4. Phòng Quản lý Khoa học

5. Phòng Quản lý Công nghệ và Thị trường Công nghệ

6. Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ

7. Phòng Quản lý Khoa học và Công nghệ cơ sở

Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng thời

gian (năm hoạt động)

1. Văn phòng 2. Phòng Kế hoạch – Tài chính

1.1. Năm 2003 2.1. Năm 2003

1.2. Năm 2004 2.2. Năm 2004

1.3. Năm 2005 2.3. Năm 2005

1.4. Năm 2006 2.4. Năm 2006

1.5. Năm 2007 2.5. Năm 2007

3. Phòng Thanh tra 4. Phòng Quản lý Khoa học

3.1. Năm 2003 4.1. Năm 2003

3.2. Năm 2004 4.2. Năm 2004

3.3. Năm 2005 4.3. Năm 2005

3.4. Năm 2006 4.4. Năm 2006

3.5. Năm 2007 4.5. Năm 2007

5. Phòng Quản lý Công nghệ và Thị trường Công nghệ

5.1. Năm 2003

5.2. Năm 2004

5.3. Năm 2005

5.4. Năm 2006

5.5. Năm 2007

6. Phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ

6.1. Năm 2003

6.2. Năm 2004

6.3. Năm 2005

6.4. Năm 2006

6.5. Năm 2007

7. Phòng Quản lý Khoa học và Công nghệ cơ sở

7.1. Năm 2003

7.2. Năm 2004

7.3. Năm 2005

7.4. Năm 2006

7.5. Năm 2007

Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo

dựa vào những đặc trưng tên loại tài liệu

1. Văn phòng

1.1. Năm 2003

1.1.1. Tài liệu về tổ chức, cán bộ

1.1.2. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

…

Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo

cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể

1. Văn phòng

1.1. Năm 2003

1.1.1. Tài liệu về tổ chức, cán bộ

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung về công tác tổ chức, cán bộ

- Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy

định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ

- Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

- Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

1.1.2. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

- Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

- Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

…..

2. Phòng Kế hoạch – Tài chính

2.1. Năm 2003

2.1.1. Tài liệu về tài chính kế toán

- Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

- Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán của cơ quan

2.1.2. Tài liệu về kế hoạch

- Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ

quan

- Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

…..

Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị

bảo quản tùy thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và từng nhóm tài

liệu.